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Sesión 04:
Identificar los Riesgos
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®
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Objetivo de la Sesión
� Identificar todos los riesgos conocibles que afectanlos objetivos del proyecto.
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Contenido de la Sesión 044. Identificar los Riesgos
4.1 Propósito y Objetivos del Proceso Identificar los Riesgos.
4.2 Factores Críticos de Éxito del Proceso Identificar los Riesgos.
4.3 Herramientas y técnicas del Proceso Identificar los Riesgos
4.4 Documentar los Resultados del Proceso Identificar los Riesgos
4.5 Anexo D.2 Técnicas, ejemplos y plantillas para Identificar los Riesgos.
4.6 Identificar los Riesgos.
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4. IDENTIFICAR LOS RIESGOS
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4.1 Propósito y Objetivos del proceso Identificar los Riesgos
Propósito y
objetivos del
Proceso Identificar
los Riesgos
Identificarlos hasta el máximo
posible
Repetir el proceso de identificación para encontrar nuevos riesgos
Identificar respuestas
potenciales al mismo tiempo
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4.2 Factores Críticos de Éxito del Proceso Identificar los Riesgos
Factores Críticos de Éxito del Proceso
Identificar los Riesgos
Identificación Temprana
Identificación Iterativa
Identificación Emergente
Identificación Completa
Identificación Explicita de Oportunidades
Perspectivas Múltiples
Riesgos Enlazados a Objetivos del Proyecto
Declaración Completa del Riesgo
Propiedad y Nivel de Detalle
Objetividad
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4.3 Herramientas y Técnicas del Proceso Identificar los Riesgos
Tres Perspectivas de la Identificación de Riesgos
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4.3.1 Revisión Histórica
Revisión Histórica
Otros similares en la misma organización
El mismo proyecto
PASADO
Proyectos comparables en otra organización
Se basan en lo que ocurrió en el
tanto en
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4.3.2 Evaluaciones Actuales
Las evaluaciones actuales
Descansan en
Consideraciones detalladas del proyecto actual
Características en contraste
Marcos Modelos
Exponer áreas de
INCERTIDUMBRE
Para
CON
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4.3.3 Técnicas de Creatividad
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4.4 Documentar los Resultados del Proceso Identificar los Riesgos
Proceso de Identificación de Riesgos
Se deben
Registrar
Para
CapturarToda la
Para cadaRiesgo Identificado
Los resultados del R
esu
ltados
Información
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4.5 ANEXO D2. Técnicas, Ejemplos y plantillas para Identificar los Riesgos
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos
de Éxito) para efectiva
aplicaciónAnálisis de Supuestos y Restricciones
� Enfoque estructurado sencillo.
� Puede basarse ensupuestos y restricciones yaenumerados en el Acta de Constitución del Proyecto.
� Genera riesgos específicos del proyecto.
� Supuestos o restricciones Implícitos / Ocultosson a menudo perdidos
� Requiere un lista exhaustiva de supuestos ylimitaciones
D.4.5.1 TécnicasD.4.5.1.1 Análisis de Supuestos y Restricciones
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Supuestos /Restricciones Podría resultar Supuestos /Restricciones falso?
(Sí/No)
Si es falso, afectaría el proyecto?
(Sí/No)
Convertir en un riesgo?
Análisis de Supuestos y Restricciones 3 pasos
1. Listar los supuestos y restricciones del proyect o
2. Examinar supuestos y restricciones realizando dos preguntas:a. ¿Podrían los supuestos/restricciones ser falsos?b. Si fuera falso, ¿sería uno o más objetivos de lo s proyectos verse afectados (positiva o negativamente)?
3. Cuando ambas preguntas son contestadas "Sí", gen eran un riesgo, por ejemplo en la forma: <Supuestos /Restricciones puede resultar falso, lo que lleva a <Efecto en los objetivo(s)>
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D.4.5.1.2 Lluvia de ideas
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónLluvia de Ideas
� Permite a todos los participantes decir lo que piensan y contribuir a la discusión.
� Puede involucrar todas los Interesados.
� Generación creativa de Ideas
� Requiere asistencia delos principales interesados en untaller, por consiguiente, puedenser difíciles y costosos para organizar.
� Propensos al pensamiento en grupo yotras dinámicas grupales.
� Puede producir resultados parciales si es dominado por una persona fuerte (a menudo el Gerente).
� A menudo no bien equipadas.� Genera los riesgos ficticios y
duplicados, requiere filtrados.
� La asistencia deun grupo representativo de Interesados.
� Compromiso con la honestidad.
� Preparación.� Una buena facilitación.� El uso de la estructura
(Categorías o RBS)
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Es de uso general
Se es común estructurar la lluvia de ideas
Categorías de Riesgos
Estructura de Descomposición
e RiesgosEs importante para asegurar la participación activa de los interesados
importantes
usando
Lluvia de ideas
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D.4.5.1.3 Diagramas de Causa y Efecto (Ishikawa)
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Diagramas Causa y Efecto (Ishikawa)
� Representación visualde proyecto promuevepensamiento estructurado.
� Diagrama puede rápidamente llegar a ser excesivamente compleja.
� Selección eficaz de losimpactos críticos (por ejemplo,mediante el uso del Análisis de Sensibilidad)
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Fuga de
Talentos
Ejemplo de Diagrama de Causa y Efecto de Fuga de Talento
Diagramas de Causa y Efecto (Ishikawa)
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D.4.5.1.4 Listas de Control
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónListas de Control
� Capturas de Experiencias Anteriores.
� Presenta una lista detalladade riesgos.
� Consultar la lista puede crecer hastaser difícil de manejar.
� Riesgos no contenidos en la lista se perderán.
� A menudo sólo incluye amenazas, y se pierde oportunidades.
� El mantenimiento regular es necesario.
� El uso de estructuras puedeayudar. (Eje. RBS)
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CATEGORÍA DE RIESGO
SUBCATEGORÍA EJEMPLO DE RIESGO
Podría afectar el riesgo nuestro
proyecto?Sí, No, No Sabe,
no Aplicable1. RIESGO
TÉCNICO1.1 Definición delAlcance
Cambios dealcance puedensurgir durante elproyecto.Alcanceredundante puedeser descubierto
Etc.
1.2 InterfacesTécnicas Etc.
Ejemplo (Fragmento de una Lista de Control con la Estructura típica de categoría, subcategoría, riesgos específicos y efectos. )
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D.4.5.1.5 Técnica Delphi
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Técnica Delphi
� Captura entradas de expertos técnicos.
� Elimina las fuentes de parcialidad.
� Limitado a los riesgos técnicos
� Depende de la actualexperiencia de los expertos.
� Puede tardar más tiempo de lodisponible debido a las iteracionesde las entradas de los expertos.
� Facilitación efectiva.
� La selección cuidadosa deexpertos.
� Definición clara del alcance.
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Técnica
Identificar Riesgos
Expertos en la
materia
Área de Especialización
Votación anónima
Utiliza una
Facilitada por:
para
En su
Técnica Delphi
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D.4.5.1.6 Revisión de la Documentación
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Revisión de la Documentación
� Expone detalles de riesgos de proyectos específicos.
� No requiere herramientas especializadas.
� Limitado a los riesgos contenidos en la documentación del proyecto.
� Comprensión de relevancia de experiencia previa
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Revisión de la Documentación
Acta de Constitución del Proyecto, Declaración del Proyecto
Términos y condiciones del contrato
Subcontratos
Estipulaciones legales
Riesgos
Identificados
una cuidadosa revisión de la
documentación del proyecto
Pueden ser
A través de
Incluye
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Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónFMEA (El análisis de los modos y de los efectos de fallo)/Análisis de Árbol de Fallas
� Enfoque estructurado,bien entendido poringenieros.
� Produce una estimaciónde fiabilidad globalen el uso de herramientas cuantitativas.
� Buena herramienta de apoyo.
� Se centra en las amenazas,no es tan útil paralas oportunidades.
� Requiere herramientas avanzadas generalmente no disponibles excepto para los expertos.
� Descripción detalladade la zona que seha evaluado.
� Estadísticamente precisadatos sobre probabilidades de fallos de muchoseventos.
D.4.5.1.7 FMEA (El análisis de los modos y de los efectos de fallo)/Análisis de Árbol de Fallas
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D.4.5.1.8 Análisis del Campo de Fuerzas
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónAnálisis del Campo de Fuerzas
� Crea profundacomprensión defactores que afectanlos objetivos del proyecto.
� Consume mucho tiempo yes una técnica compleja.
� Por lo general sólo se aplica a unobjetivo único, también lo hace para no tener una vista de todo el proyecto.
� Objetivos Priorizados.
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Clientes desean nuevos producto
Controlan el aumento de los costos de mantenimiento
Mejoran la velocidad de la producción
Aumentan el volumen de salida
PLAN
Actualizar la fábrica con
equipos nuevos de fabricación
Pérdida de horas extraordinarias del personal
Personal ajustado con la nueva tecnología
Impacto medioambiental de la nueva tecnología
Costo
Ruptura
4
3
Fuerzas en contra del cambio
2
1
3
3
Total 10
1
1
3
Fuerzas del cambio
Total 11
Análisis del Campo de Fuerzas (Ejemplo)
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D.4.5.1.9 Base Conocimiento de la Industria
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Base conocimiento de la Industria.
� Captura experiencias anteriores.
� Permite la evaluación comparativacontra organizaciones externas.
� Se limita a lo que previamente pasó.
� Excluye Riesgos específicos del proyecto.
� El acceso a la información relevante.
Una Base de Conocimiento de la Industria es un caso especial de una Lista de Control.
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D.4.5.1.10 Diagramas de Influencia
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Diagramas de Influencia
� Expone factores clave de riesgos.
� Puede generar ideas contrarias a la intuición que no están disponibles a través de otras técnicas.
� Requiere pensamiento disciplinado.
� No siempre es fácildeterminar la estructura adecuada.
� Identificar áreas claves para la dirección.
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Emisión de la Invitación a la Licitación (IAL)
Competencia de los
Ofertantes
Calidad de información de la (IAL)
Competencia del Equipo de
Evaluación
Ejemplo de un Diagrama de Influencia en una situación de Licitación
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D.4.5.1.11 Entrevistas
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para
efectivaaplicación
Entrevistas � Aborda los riesgos endetalle.
� Generacompromiso de los Interesados.
� Tiempo de consumo.
� Genera no riesgos,preocupaciones, problemas, etc., por lo que requiere filtrados.
� Buena habilidades de entrevista e interrogatorio.
� Ambiente de confianza,transparencia, confidencialidad.
� Preparación.� Relación abierta
entre el entrevistador y el entrevistado.
Las Entrevistas deben incluir a todos los Interesados y se lleva acabo por un independiente entrevistador experto.
Documentos que se pueden usar como marco:• RBS.• Lista de control.• Lista puntual.
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D.4.5.1.12 Técnica de Grupo Nominal
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Técnica de Grupo Nominal
� Anima y permitetodos los participantesa contribuir.
� Permite diferentesniveles de competenciaen el lenguaje común
� En gran medida, auto-documentación.� Proporciona una base ideal para los
Diagramas de Afinidad(agrupando por categorías de Riesgopara el uso enla Estructura de Desglose de Riesgos y en Análisis de Causa Raíz).
� Puede conducir a la frustración enmiembros dominantes quesienten que se están moviendo lentamente.
� La sesión informativa de todosparticipantes en latécnica.
� Facilitación estricta.
Es una adaptación de una Lluvia de Ideas donde losparticipantes pueden compartir y debatir.
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D.4.5.1.13 Revisión Posterior al Proyecto/Lecciones Aprendidas/Información Histórica
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónRevisión posterior al proyecto /Lecciones Aprendidas /Información Histórica
� Aprovecha experiencia Anterior.
� Evita cometer losmismos errores opérdida de las mismasoportunidades dos veces.
� Mejora los Activos de los Procesos de la Organización.
� Limitado a los riesgos quehan ocurrido previamente
� La información es frecuentementeincompleta: detallesde los riesgos pasados pueden no incluir detalles deuna solución exitosa;estrategias ineficaces sonraramente documentadas.
� Base de Datos de Lecciones Aprendidas de proyectos bien estructurados.
� Participación anteriorde los miembros del equipo del proyecto(idealmente incluyendo elal Director del Proyecto).
La información relevante a los riesgos para un proyecto actual sepuede obtener mediante la revisión de las bases de datos de losriesgos que se produjeron en las anteriores situaciones similares.
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D.4.5.1.14 Listas Rápidas
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para efectiva
aplicación
Listas Rápidas � Garantiza la cobertura detodos los tipos de riesgo.
� Estimula la creatividad.
� Los temas pueden ser de nivel demasiado alto.
� Elección de lista correspondientepara el proyecto y su ambiente.
Una Lista Rápida es un conjunto de categorías de riesgo que pueden ser utilizados para estimular laidentificación de riesgos
La lista rápida PESTLE (PESTLM):• Políticos• Económico• Social• Tecnológico• Legal• Medio ambiente
La Lista Rápida TECOP (TMCOP):• Técnico.• Medio ambiente.• Comercial.• Operativo.• Político.
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Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónCuestionarios � Fomenta el
pensamiento amplio para identificar los riesgos.
� El éxito depende de la calidad de las preguntas.
� Limitado a los temas tratados en las preguntas
� Puede ser un simple reformateo de una Lista de Verificación.
� Preguntas claras y sin ambigüedades.
� Informe detallado de los encuestados.
D.4.5.1.15 Cuestionarios
Un cuestionario de identificación de riesgos se
puede presentar como
Una forma especial de las Listas de Control
Para presentar los títulos de una Lista Rápida
Como declaraciones de riesgos
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Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de
Éxito) para efectivaaplicación
Estructura de Desglose de Riesgo(RBS)
� Ofrece un marco paraotras técnicas de identificación de riesgos comoLluvia de Ideas
� Garantiza la cobertura detodos los tipos de riesgos.
� Pruebas para puntos falsos uomisiones.
� Ninguno � Requiere unRBS integral,a menudo adaptado al proyecto.
D.4.5.16 Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)
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RBS NIVEL 0 RBS NIVEL 1 RBS NIVEL 2
Todas las fuentes deriesgo del proyecto
1. Riesgos Técnicos 1.1 Definición de Alcance1.2 Definición de requisitos.
1.3 Estimaciones, supuestos y restricciones1.4 Procesos técnicos1.5 Tecnología1.6 Interfaces TécnicasEtc.
2. Riesgos de Gestión 2.1 Gestión del Proyecto del Proyecto
2.2 Gestión del Programa/portafolio.
2.3 Gestión de las Operaciones.
2.4 Organización2.5 Recursos2.6 ComunicaciónEtc.
Estructura de Desglose de Riesgos (Ejemplo Parcial)
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Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónAnálisis de causa raíz
� Permite la identificación de riesgos adicionales, dependientes.
� Permite a la organización Identificar los Riesgos que puedan estar relacionados, debido a sus causas subyacentes comunes.
� Bases para la elaboración de respuestas preventivas y completas.
� Puede servir para reduciraparente complejidad.
� La mayor parte de gestión técnica de riesgosse organizanpor riesgo individual. Estaorganización no espropicio para identificarlas causas
� Se puede simplificar en exceso yesconder la existencia de otrasposibles causas
� Capacidad para identificar si unriesgo es el resultado deuna causa más fundamental
� Disposición por la gestión para aceptar y abordar la causa raíz en lugar de adoptar soluciones temporales.
D.4.5.1.17 Análisis de Causa Raíz
Busca identificar las causas básicas de los riesgos que pueden ser síntomas visibles delas fuerzas más fundamentales.
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Análisis de Causa Raíz (Ejemplo)
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D.4.5.1.18 Análisis FODA (SWOT)
Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónAnálisis FODA (SWOT)
� Asegura la mima atención en las amenazas y lasoportunidades.
� Ofrece un enfoque estructurado para identificar las amenazas yoportunidades.
� Centrarse en internos (fortalezas y debilidades) y externos (oportunidades y amenazas).
� Se centra en los riesgos generados internamente se derivan de las fortalezas y debilidades organizacionales, excluye a los riesgos externos.
� Tiende a producir riesgos genéricos de nivel alto, específicos del proyecto.
� Una buena facilitación.
� Estricta adherencia ala técnica, para evitarconfundir las cuatro perspectivas delFODA (es decir, entre Fortalezasy oportunidades, oentre Debilidadesy Amenazas)
Identifica cuatro características de una situación dada: fortalezas, debilidades, oportunidades yamenazas.
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Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores Críticos de
Éxito) para efectivaaplicación
Dinámica de Sistemas
� Expone inesperadas interrelaciones entre los elementos del proyecto(retroalimentación y retroalimentación futura continua).
� Puede generar ideas contrarias a la intuición que no están disponibles a través de otras técnicas.
� Requiere software especializado y experiencia paraconstruir modelos.
� Se centra en los impactos, pero difícil de incluir el concepto de probabilidad.
� Comprensión de larealimentación.
� La competencia en la aplicación de herramientas y la comprensión de su salida.
� La calidad del modelo del sistema.
� La precisión de los datos de entrada recogidos en el proyecto específico.
D.4.5.1.19 Dinámica de Sistemas (SD)
Es una aplicación particular de los Diagramas de Influencia, y se puede utilizar paraidentificar los riesgos en una situación de proyecto
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Ejemplo de un modelo de SD con retroalimentación Constante
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Técnica Fortaleza DebilidadesCSF (Factores
Críticos de Éxito) para efectiva
aplicaciónRevisión EDT (WBS)
� Asegura que todos los elementosdel alcance del proyectose consideren.
� Proporciona para riesgosrelacionados diferentesniveles de detalle (desde alto nivel a los relacionados con los paquetes de trabajo individuales).
� No incluye los riesgos externoso los que no estén específicamenterelacionado con los elementos del WBS.
� Buen EDT (WBS).
D.4.5.1.20 Revisión EDT (WBS)
Lluvia de Ideas
Entrevistas de Riesgos
Listas de Control
Listas Rápidas
Construye un marco parauna serie de otrastécnicas de identificaciónde riesgos
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4.6 Identificar Riesgos
4.6.1 Resumen del Proceso
Proceso Identificar los Riesgos
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4.6.2 Entradas de Identificar los Riesgos
Plan de Gestión de Riesgos
Estimación de Costos de las Actividades y Estimació n de la Duración de las Actividades
Línea Base del Alcance
Registro de Interesados
Cronograma, costos y planes de gestión de calidad
Documentos del Proyecto
Factores Ambientales de la Empresa y Activos de los Procesos de la Organización
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4.6.3 Herramientas y Técnicas
Revisión de la Documentación
Técnicas de Recopilación
de información
Análisis de la Lista de Control
Análisis de los Supuestos
Técnicas de Diagramación
Evaluación de Expertos
Análisis SWOT (FODA)
Herramientas y Técnicas
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Herramientas y Técnicas de Evaluación
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4.6.4 Salidas del proceso Identificar los Riesgos
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Sesión 04:
Identificar los Riesgos
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
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