MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE SEGUROS
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (MIDUVI-CGAF-DA-J.2.3)
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2017 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
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LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha de ejecución
Descripción del cambio o
eliminación
Fecha de vigencia Solicitado por
Responsable y/o Cargo
1.0 Diciembre.2016 Realización del Manual
Diciembre.2016 Ing. Silvia Gómez
Directora de Servicios, Procesos y Calidad
DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
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TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5
3.- Responsables............................................................................................................................ 5
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6
5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso ................................................................................ 7
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 8
6.1 Ficha del Proceso ................................................................................................................. 8
6.2 Diagrama de flujo del proceso de gestión de seguros ..................................................... 10
6.3 Matriz aclaratoria del proceso de gestión de seguros ...................................................... 11
6.4.- Indicadores de gestión del proceso de gestión de seguros ............................................ 12
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 13
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 14
8.1 Subproceso vinculado de pólizas de vehículos ................................................................. 14
8.1.1. Ficha del subproceso vinculado de pólizas de vehículos solicitud de bienes ............... 14
8.1.2 Controles del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ........................................ 15
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ........................... 16
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ........................... 17
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ................. 18
8.2 Subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos .................................................... 19
8.2.1. Ficha del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos ................................. 19
8.2.2 Controles del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos ........................... 20
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos. ............. 21
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos. ............. 22
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8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos. ... 24
9.- Anexos .................................................................................................................................... 25
9.1 Ficha técnica y diagrama del proceso de gestión de seguros ........................................... 25
9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ................... 27
9.3 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de equipos electrónicos. 29
9.4 Matriz única para asegurar bienes ................................................................................... 31
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PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUROS
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Preservar, conservar, precautelar y asegurar los bienes muebles, inmuebles, equipos electrónicos y vehículos de la institución realizando el respectivo control mediante la matriz única para asegurar los bienes del MIDUVI, determinando los bienes susceptibles de aseguramiento, cumpliendo la normativa legal y los controles que se establecen para este proceso.
1.2 Objetivos específicos
Determinar si los bienes muebles e inmuebles de la institución de la institución
son susceptibles para aplicar la gestión de seguros mediante las pólizas de
equipos electrónicos por robo o hurto del bien, cumpliendo la normativa legal
que se establece para este proceso.
Determinar si vehículos de la institución de la institución son susceptibles para
aplicar la gestión de seguros mediante las pólizas de vehículos por siniestro,
cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.
2.- Alcance
El proceso es aplicable para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda en matriz y
en sus unidades desconcentradas, inicia con el aseguramiento de los bienes muebles,
inmuebles y vehículos a nivel nacional registrados mediante la matriz única para
asegurar los bienes emitidos por las Unidades Administrativas de Matriz y de las
Oficinas Técnicas, hasta determinar si el bien está asegurado y proceder a dar uso del
Seguro aplicado para determinado bien.
3.- Responsables
Director/a Administrativo
Máxima Autoridad
Analistas de la Unidad de Control de Bienes
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Directores de las Oficinas Técnicas a nivel nacional
Director/a Financiero
Custodio del Bien
Analistas de la Unidad de Seguros
Director/a de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación
Responsables de Seguros Sucre
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
CGE Contraloría General del Estado
CGAF Coordinación General Administrativa Financiera
DA Dirección Administrativa
DF Dirección Financiera
DGTIC Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación
SS Seguros Sucre
MIPRO Ministerio de Industrias y Productividad
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Abigeato Hurto de ganado
Bienes muebles Bienes que pueden ser trasladados sin alterar su naturaleza o calidad, como dinero, acciones y participaciones, joyas, obras de arte, vehículos, etc.
Guardalmacén o Administrador de Bienes
Será el responsable administrativo del control en la inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes.
Hurto Consiste el delito de hurto en el apoderamiento ilegítimo de una cosa mueble ajena que, a diferencia del robo, es realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas
Remate Es una licitación, subasta o puja, donde un cierto artículo es ofrecido a la venta con un precio base (mínimo) y los interesados deben realizar sus ofertas. Aquel que ofrezca una mayor cantidad de dinero por el producto, será quien gane el remate y pueda quedarse con lo ofrecido.
Robo El robo es un delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, empleando para ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas.
Usuario Final o Custodio Responsable
Será el responsable del cuidado, uso, custodia y conservación de los bienes asignados, servidora o servidor de las entidades y organismos del sector público y aquel que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentre prestando servicios en la entidad, al cual se le haya asignado bienes para el desempeño de sus funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado.
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5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso
Las pólizas de seguros pueden contratarse con compañías nacionales
debidamente autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en las
condiciones más favorables para la institución y de conformidad con lo que
dispones la normativa legal vigente, acogiendo las directrices o regulaciones
administrativas.
Los vehículos pertenecientes a las entidades debe contar con el Seguro
Obligatorio de Accidentes de tránsito, estar asegurado contra accidentes,
incendios, robos, riesgos contra terceros y contar con el servicio de rastreo
satelital.
El custodio del bien asegurado que haya sufrido el siniestro, robo, hurto o
abigeato deberá cancelar el deducible del bien a cargo por la institución.
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6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del Proceso
Proceso:
Gestión de Seguros
Código del Proceso: J.2.3
Descripción:
PROPÓSITO:
Preservar, conservar, precautelar y asegurar los bienes muebles, inmuebles y vehículos de la institución realizando el respectivo control mediante la matriz única para asegurar los bienes del MIDUVI, determinando los bienes susceptibles de aseguramiento, cumpliendo la normativa legal y los controles que se establecen para este proceso.
DISPARADOR:
Necesidad de aseguramiento de los bienes muebles, inmuebles y vehículos de la Institución.
ENTRADAS:
Solicitud de aseguramiento de bienes
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Solicitar a Máxima Autoridad la aseguración de bienes muebles, inmuebles y vehículos Revisar instalaciones técnicamente
Remitir información de bienes a asegurar
Revisar y remitir la cotización
Remitir cotización y solicitar Certificación Presupuestaria
Contratación Pública
SUBPROCESOS VINCULADOS:
1. Pólizas de vehículos
2. Pólizas de vehículos electrónicos
Productos/Servicios del Proceso:
Asegurar los bienes muebles, inmuebles y vehículos
Atender el siniestro
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Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Director/a Administrativo
Tipo de cliente: Interno
Externo
Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA
Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público. (Acuerdo No. 017 CG-2016).
12 Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014).
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6.2 Diagrama de flujo del proceso de gestión de seguros
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6.3 Matriz aclaratoria del proceso de gestión de seguros
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar a Máxima
Autoridad la
aseguración de
bienes muebles,
inmuebles y
vehículos
Director/a
Administrativo
El proceso de aseguramiento de bienes
muebles, inmuebles y vehículos da inicio con
la solicitud por parte de él Director/a
Administrativo el aseguramiento de los
bienes pertenecientes o adquiridos por la
Institución.
Mediante el/la Coordinador/a General
Administrativo Financiero.
Memorando de
solicitud
2 Autorizar la
solicitud
Máxima
Autoridad o su
delegado
EL proceso de inicio de aseguramiento será
autorizado.
Memorando de
autorización
3
Solicitar inicio de
proceso de
aseguramiento de
bienes
Analista de la
unidad de
control de
bienes
Una vez autorizado por la Máxima Autoridad
o su delegado se solicitará el inicio del
proceso de aseguramiento de los bienes
muebles, inmuebles y vehículos de la
Institución.
Memorando de
solicitud
4
Realizar circular
solicitando
información
Director/a
Administrativo
La Dirección Administrativa mediante la
Unidad de Control de Bienes remitirá la
circular solicitando la información.
Esta información será remitida mediante la
matriz única para asegurar bienes la misma
que será llenada con la información
detallada en la misma.
1. Circular
solicitando
información;
2. Matriz única
para asegurar
bienes COD.
MUAB-J.2.3-
001
5
Remitir
información de
bienes a asegurar
Responsable de
las unidades
administrativas
en matriz y
oficinas
técnicas
Mediante la matriz única para asegurar los
bienes se remitirá la información de los
bienes muebles, inmuebles y vehículos de la
institución susceptibles de aseguramiento.
Como anexo CD adjunto.
1. Memorando;
2. Matriz única
para asegurar
bienes COD.
MUAB-J.2.3-
001;
3. CD adjunto
6 Consolidar la
información
Analista de la
unidad de
control de
bienes
La unidad de control de bienes consolidará la
información remitida de las oficinas técnicas
y matriz.
¿La información está correcta?
Si la información está correcta pasa a la
actividad 7;
Si la información no está correcta va a la
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6.4.- Indicadores de gestión del proceso de gestión de seguros
N° Indicador Fórmula de
Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Bienes asegurados
Número de bienes asegurados
Unidades Unidad de seguros
QUIPUX Anual
actividad 12.
7
Remitir
información a
aseguradora
Director/a
Administrativo
De la consolidación de la información
correcta remitida por las unidades
administrativas en matriz y las oficinas
técnicas se enviará la información de los
bienes a asegurar a la empresa asegurado
que para las Instituciones de la
Administración Pública Central y
Dependientes de la Función Ejecutiva en este
caso el MIDUVI es Seguros Sucre.
1. Oficio;
2. Informe de
bienes a
asegurar
8 Revisar y remitir la
cotización
Responsable de
la empresa
aseguradora
La empresa aseguradora remitirá la
cotización en base al listado de bienes a
asegurar.
Cotización
9
Remitir cotización
y solicitar
Certificación
Presupuestaria
Director/a
Administrativo
Obteniendo la cotización de los bienes a
asegurar se solicitará la certificación
presupuestaria para esto se deberá adjuntar
y/o remitir la cotización de bienes a
asegurar.
1. Cotización;
2. Solicitud de
certificación
presupuestaria
10 Certificación
Presupuestaria
Director/a
Financiero
Subproceso de certificación presupuestaria.
Para lo cual se necesita TdR´s, informe
técnico, reforma PAC y resolución.
11 Contratación
Pública
Director/a
Administrativo Subproceso de contratación pública
12 Solicitar
correcciones
Analista de la
unidad de
control de
bienes
Determinado inconformidad en la matriz
única para asegurar bienes se solicitará las
correcciones respectivas.
13 Corregir
observaciones
Responsable de
las unidades
administrativas
en matriz y
oficinas
técnicas
Se realizará las correcciones
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7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los Subprocesos
8.1 Subproceso vinculado de pólizas de vehículos
8.1.1. Ficha del subproceso vinculado de pólizas de vehículos
Subproceso:
Pólizas de vehículos
Código del Subproceso:
J.2.3.1
Descripción:
PROPÓSITO:
Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de vehículos, que hayan sufrido algún siniestro en cuanto al bien Institucional.
DISPARADOR:
Necesidad de atender el siniestro generado
ENTRADAS:
Siniestro
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Informar el siniestro
Solicitar documentación del bien
Enviar oficio informando el siniestro
Atender el siniestro
Realizar el proceso de pago
Productos/Servicios del Subproceso:
Liquidación del siniestro
Responsable del Subproceso:
Director/a Administrativo
Tipo de cliente: Interno
Externo
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8.1.2 Controles del subproceso vinculado de pólizas de vehículos
ARTÍCULO NORMATIVA
12 Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)
Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público, (Acuerdo No. 017 CG-2016).
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8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado de pólizas de vehículos
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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado de pólizas de vehículos
No. Actividad Rol Descripción Documento
1 Informar el
siniestro
Custodio del
bien
El custodio del bien informará el siniestro
ocurrido a la Director/a Administrativo para
proceder a hacer efectivo las pólizas de seguros
de vehículos.
Memorando
informando el
siniestro
2
Remitir
información de
siniestro
Director/a
Administrativo
La información de siniestro recibida en el
despacho de la Dirección Administrativa será
remitida a los analistas de la unidad de seguros
mediante el informe detallado acerca de lo
ocurrido.
Informe del
siniestro
3 Contactar al
custodio del bien
Analista de la
unidad de
seguros
El informe indicará el nombre del custodio del
bien para de esta manera contactarlo y
proceder a registrar la documentación
necesaria para poder hacer factible la póliza.
4
Solicitar
documentación
del bien
Analista de la
unidad de
seguros
Una vez contactado a la persona responsable
del bien en cuestión se solicitará la
documentación del mismo y la documentación
detallada.
Documentación
del bien
5
Solicitar parte
policial o
denuncia
Analista de la
unidad de
seguros
Parte de la documentación a presentar por el
custodio del bien es la denuncia o parte policial
misma que será solicitado y deberá ser
presentado para el expediente de solicitud de
póliza de seguros.
Parte policial o
denuncia
6
Adjuntar
documentación
del custodio y
documentos del
vehículo
Analista de la
unidad de
seguros
Parte principal del expediente es adjuntar la
documentación del custodio y los documentos
que avalen el vehículo al que le ocurrió el
siniestro.
7
Solicitar emitir
oficio a Seguros
Sucre
Analista de la
unidad de
seguros
Una vez que el expediente se encuentra
completo se solicitará emitir el oficio mediante
el/la Directora/a Administrativo a Seguros
Sucre.
Expediente
8
Enviar oficio
informando el
siniestro
Director/a
Administrativo Se enviará el oficio informando el siniestro
Oficio del
siniestro
9 Receptar
información
Responsable
de Seguros
Sucre
El expediente generado por el siniestro
suscitado es receptado por la empresa
aseguradora.
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8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado de pólizas de vehículos
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Número de pólizas de vehículos generadas
Sumatoria de pólizas efectivizadas
Unidades Unidad de seguros
QUIPUX Anual
10 Atender el
siniestro
Responsable
de Seguros
Sucre
Se realiza el proceso para atender el siniestro
11 Remitir
liquidación
Responsable
de Seguros
Sucre
Una vez atendido el siniestro la empresa
aseguradora remitirá la liquidación de la póliza
de seguros de vehículos.
1.- Oficio
2.- Liquidación
12 Receptar
información
Director/a
Administrativo
La liquidación es receptada por la Dirección
Administrativa y enviado a la unidad de
seguros.
13 Cotejar la
información
Analista de la
unidad de
seguros
El analista de seguros deberá cotejar la
información remitida por la empresa
aseguradora.
¿La información está conforme?
Si está conforme va a la actividad 14
Si no está conforme pasa a la actividad 18
14 Solicitar el pago
Analista de la
unidad de
seguros
Se solicitará el pago mediante memorando
suscrito por el/la directora/a Administrativo.
Memorando
solicitando el
pago
15
Gestión de
solicitud de
pagos
Director/a
Financiero
Se realizará el subproceso de Gestión de
Solicitud de Pagos.
Determinando valores comprometidos por la
institución hacia la aseguradora.
16 Cancelar el
deducible
Custodio del
bien
El custodio y/o responsable del bien deberá
cancelar el deducible
17 Realizar el
descargo del bien
Analista de la
unidad de
seguros
Cancelado los haberes adquiridos se procede a
realizar el descargo del bien al custodio o a la
persona responsable del mismo.
18 Solicitar
correcciones
Analista de la
unidad de
seguros
Se solicitará las correcciones
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8.2 Subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos
8.2.1. Ficha del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos
Subproceso:
Pólizas de equipos de electrónicos
Código del Subproceso:
J.2.3.2
Descripción:
PROPÓSITO:
Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de equipos electrónicos, que hayan sufrido algún siniestro, robo y/o hurto en cuanto al bien Institucional.
DISPARADOR:
Necesidad de atender el siniestro generado
ENTRADAS:
Siniestro, robo y/o hurto
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Informar el siniestro, robo y/o hurto del bien
Solicitar documentación del bien
Realizar denuncia
Obtener 3 proformas del equipo
Atender el siniestro
Certificar que el equipo cumpla con las características
Solicitar el pago
Realizar el descargo del bien
Productos/Servicios del Subproceso:
Liquidación del siniestro, robo y/o hurto
Responsable del Subproceso:
Director/a Administrativo
Tipo de cliente: Interno
Externo
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8.2.2 Controles del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos
ARTÍCULO NORMATIVA
12 Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)
Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público, (Acuerdo No. 017 CG-2016).
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8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado pólizas de equipos
electrónicos.
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8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado pólizas de equipos
electrónicos.
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Informar el
siniestro, robo
y/o hurto del
bien
Custodio del
bien
En el caso de que exista siniestro, robo y/o
hurto del bien el custodio informará a la unidad
competente mediante memorando.
Memorando
informando el
siniestro
2
Remitir
información del
siniestro
Director/a
Administrativo
Una vez recibido el memorando informando el
siniestro el/la Directora/a Administrativo
remitirá la información recibida hacia la unidad
respectiva para atender el caso suscitado.
3
Contactar al
custodio del
bien
Analista de la
unidad de
seguros
Cuando se haya designado el caso a un analista
de la unidad de seguros este contactará al
custodio del bien para iniciar el proceso para
generar el beneficio de la póliza de seguro.
4
Solicitar
documentación
del bien
Analista de la
unidad de
seguros
El analista de la unidad de seguros solicitará la
documentación del bien siniestrado.
5 Realizar
denuncia
Custodio del
bien
El custodio del bien deberá realizar y presentar
la denuncia del equipo electrónico siniestrado. Denuncia
6
Presentar
documentos
personales
Custodio del
bien
El custodio del bien deberá presentar los
documentos personales.
Documentos
personales
7
Adjuntar hoja
de control de
activos fijos
Custodio del
bien
Se deberá adjuntar al expediente la hoja de
control de activos fijos donde conste el bien en
cuestión.
Hoja de control
8
Obtener 3
proformas del
equipo
Analista de la
unidad de
adquisiciones
La unidad de adquisiciones mediante sus
analistas deberá obtener 3 proformas del
equipo que sufrió el siniestro para poder
presentar en el expediente.
Proformas del
equipo
9
Anexar
facturas del
equipo perdido
Custodio del
bien Se anexará las facturas del equipo perdido
1. Facturas;
2. Expediente
10
Solicitar emitir
oficio a Seguros
Sucre
Analista de la
unidad de
seguros
Una vez completado el expediente con todos los
documentos solicitados la unidad de seguros
mediante sus analistas solicitarán a el/la
Directora/a Administrativo emitir el oficio a
Seguros Sucre.
Expediente
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11
Enviar oficio
informando el
siniestro
Director/a
Administrativo
Se enviará el oficio a Seguros Sucre para
efectivizar la póliza de seguros de equipos
electrónicos.
1. Oficio
2. Expediente
12 Receptar
información
Responsable de
Seguros Sucre Seguros sucre receptará información
13 Atender el
siniestro
Responsable de
Seguros Sucre
Se realiza el subproceso para atender el
siniestro.
14
Informar que
se va a hacer
reposición del
bien
Responsable de
Seguros Sucre
Analizado los causales del siniestro y el
expediente generado por la recolección de los
documentos para hacer efectivo las pólizas de
seguros, se informará mediante oficio que se va
a hacer la reposición del bien, al cual se
anexará la cotización del bien asegurado.
Cotización del
bien
15 Receptar
información
Director/a
Administrativo
El/la Director/a Administrativo receptará la
información.
16
Remitir
información a
DGTIC
Director/a
Administrativo
La cotización y características del bien que fue
enviada por Seguros Sucre se remitirá a la
Dirección de Gestión de Tecnologías de la
Información y Comunicación para su análisis.
Cotización y
características
del bien
17
Certificar que el
equipo cumpla
con las
características
Director/a de
Gestión de
Tecnologías de
la Información y
Comunicación
El analista encargado de la revisión de los
documentos del bien a reponerse certificará que
el equipo cumpla con las características
idénticas o de mejor calidad al equipo que se va
a ser la reposición.
¿Cumple las características?
Si cumple con las características va a la
actividad 18;
Si no cumple con las características va a la
actividad 27.
18
Comunicar que
el equipo está
aprobado
Director/a de
Gestión de
Tecnologías de
la Información y
Comunicación
Mediante memorando se comunicará a el/la
directora/a Administrativo la aprobación del
equipo que cumplió con las características
requeridas para reposición del bien siniestrado.
Memorando de
aprobación
19
Informar
aprobación del
equipo
Director/a
Administrativo
El/la directora/a Administrativo informará la
aprobación del equipo al responsable de
seguros sucre.
Oficio de
aprobación
20
Entregar
equipo
físicamente
Responsable de
Seguros Sucre Se entregará el equipo físicamente
21 Remitir
liquidación
Responsable de
Seguros Sucre Se remitirá la liquidación mediante oficio
Oficio con
liquidación
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8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado pólizas de equipos
electrónicos.
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Número de pólizas de equipos electrónicos generadas
Sumatoria de pólizas efectivizadas
Unidades Unidad de seguros
QUIPUX Anual
22 Receptar bien
Analista de la
unidad de
seguros
Con la liquidación se receptará el bien mediante
acta de entrega – recepción para entrega del
custodio del mismo.
Acta de
entrega -
recepción
22a
Realizar el
ingreso del
bien de
reposición
Analista de la
unidad de
control de
bienes
Una vez receptada la reposición del bien por
parte de la unidad de seguros se realizará el
ingreso del mismo para que conste en el
inventario de los bienes institucionales.
22b
Realizar egreso
del bien
siniestrado
Analista de la
unidad de
control de
bienes
Se realizará el egreso del bien siniestrado
22c Solicitar el
pago
Analista de la
unidad de
seguros
Mediante memorando se solicitará el pago Solicitud de
pago
23
Gestión de
solicitud de
pagos
Dirección
Financiera
Se realiza el subproceso de gestión de solicitud
de pagos.
24 Cancelar el
deducible
Custodio del
bien
El custodio del bien deberá cancelar el
deducible de haber hecho efectivo la póliza de
seguros de equipos electrónicos.
25
Realizar el
descargo del
bien
Director/a
Administrativo
Con la cancelación del deducible se realiza el
descargo del bien
Acta de
entrega -
recepción
26
Solicitar bien
conforme a
necesidades
Director/a de
Gestión de
Tecnologías de
la Información y
Comunicación
En el caso de que no cumpla las características
se solicitará nuevamente las cotizaciones
conforme a las necesidades institucionales del
bien a reponerse.
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9.- Anexos
9.1 Ficha técnica y diagrama del proceso de gestión de seguros
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 29/11/2016
CÓDIGO: J.2.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESOPROCESO
DOCUMENTADOOperación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 29/11/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Responsable de la Unidad de Seguros
Director/a Financiero
Responsable de la empresa aseguradora
REGISTROS
QUIPUX
Número de bienes asegurados
Matriz única para asegurar bienes
Bienes asegurados
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Bienes asegurados
CLIENTES
Software de la institución
Unidad de Gestión Interna de Documentación y Archivo
Memorando de solicitud
Anual
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 29/11/2016 Fecha: 29/11/2016
INDICADOR No. 2
80%
Preservar, conservar, precautelar y asegurar los bienes muebles, inmuebles y vehículos de la institución realizando el respectivo control mediante la matriz
única para asegurar los bienes del MIDUVI, determinando los bienes susceptibles de aseguramiento, cumpliendo la normativa legal y los controles que se
establecen para este proceso.
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Analista de las Unidades de Administrativas Matriz y Provincias
Procesos Adjetivos
INDICADORES
PROVEEDORES
Reglamento general para la administración, util ización y control de los bienes y existencias del sector público
ENTRADAS
Dirección Administrativa
FICHA DE PROCESO
GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES
Gestión de Seguros
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
MUAB-J.2.3
El proceso inicia con la solicitud hacia la Máxima Autoridad la aseguración de bienes muebles, inmuebles y vehículos por parte de la Dirección
Administrativa hasta realizar la contartación de la empresa aseguradora.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Solicitud de aseguramiento de bienes
Código
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Solicitud de aseguramiento de bienes
Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)
Hardware de la institución
Contratación de empresa aseguradora
DENOMINACIÓN
Circular solicitando información
Director/a Administrativo
Responsable de la Unidad de Seguros
Aprobado por: Emma BarrosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Máxima Autoridad o su delegado
Analista de la unidad de control de bienes
Memorando de autorización
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
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9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de vehículos
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 29/11/2016
CÓDIGO: J.2.3.1
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESOPROCESO
DOCUMENTADOOperación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 29/11/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Responsable de la Unidad de Seguros
REGISTROS
QUIPUX
Liquidación del bien
Sumatoria de pólizas efectivizadas
Oficio del siniestro
Memorando solicitando el pago
Número de pólizas de vehículos generadas
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Solicitud de pólizas de vehículos generadas
Parte policial o denuncia
Responsable de la Unidad de Seguros
CLIENTES
Software de la institución
Unidad de Seguros
Memorando informando el siniestro
Analista de las unidades de gestión
Anual
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 29/11/2016 Fecha: 29/11/2016
INDICADOR No. 2
80%
Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de vehículos, que hayan sufrido algún siniestro en cuanto al bien Institucional.
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Procesos Adjetivos
INDICADORES
PROVEEDORES
Reglamento general para la administración, util ización y control de los bienes y existencias del sector público
Documentación del bien
ENTRADAS
Unidades de Gestión
FICHA DE PROCESO
GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES
Pólizas de Vehículos
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
El proceso inicia con la información acerca del vehículo siniestrado mediante memorando hasta obtener la efectivización de la póliza de seguros
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Necesidad de atender el siniestro
Código
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Memorando informando el siniestro
Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)
Acta de entrega - recepción
Hardware de la institución
Descargo del bien mediante acta de entrega - recepción
DENOMINACIÓN
Expediente
Aprobado por: Emma BarrosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Director/a Financiero
Director/a Administrativo
Analistas de la unidad de seguros
Informe del siniestro
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9.3 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de equipos
electrónicos. TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 29/11/2016
CÓDIGO: J.2.3.2
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESOPROCESO
DOCUMENTADOOperación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 29/11/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Denuncia
Analista de la unidad de control de bienes
DENOMINACIÓN
Facturas
Aprobado por: Emma BarrosRevisado por: Ing. Silvia Gomez
Director/a Financiero
Analista de adquisiciones
Director/a Administrativo
DISPARADOR
Necesidad de atender el siniestro generado
Código
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Memorando informando el siniestro
Solicitud de pago
Hardware de la institución
FICHA DE PROCESO
GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES
Pólizas de Equipos Electrónicos
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
El proceso inicia informando el siniestro, robo y/o hurto del bien por parte del custodio del bien hasta realizar el descargo del bien que fue susceptible de
reposición por uso de la póliza de equipos electrónicos.
Descargo del bien mediante acta de entrega - recepción
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
Procesos Adjetivos
INDICADORES
PROVEEDORES
Reglamento general para la administración, util ización y control de los bienes y existencias del sector público
Documentos personales
ENTRADAS
Fecha: 29/11/2016
INDICADOR No. 2
80%
Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de equipos electrónicos, que hayan sufrido algún siniestro, robo y/o hurto en cuanto al bien
Institucional
Unidades de Gestión
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Memorando informando el siniestro
Analista de las unidades de gestión
Analista de la unidad de seguros
Director de Gestión de Tecnología de Información y
Anual
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 29/11/2016
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Solicitud de pólizas de equipos electrónicos generadas
Hoja de control
Responsable de la Unidad de Seguros
CLIENTES
Software de la institución
Unidad de Seguros
QUIPUX
Oficio
Sumatoria de pólizas efectivizadas
Cotización del bien
Número de pólizas de equipos electrónicos generadas
Características del bien
Responsable de la Unidad de Seguros
Analista de la Dirección de Gestión de Tecnología de la
Información y Comunicación
REGISTROS
Expediente
Memorando de aprobaciónOficio de aprobaciónLiquidaciónActa de entrega - recepción
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2017.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE SEGUROS Versión: 1 .0.0 Página 31 de 31
3223210101121111110103
2
Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2017.
9.4 Matriz única para asegurar bienes
1
ITEM
CPPR
OVIN
CIA
RAM
O/TIP
OTIP
O DE
BIEN
VALO
RM
ARCA
No. S
ERIE
MOD
ELO
COLO
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2
ITEM
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O/TIP
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BIEN
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BIEN
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BIEN
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USO
BIEN
ES (E
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FORM
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O-M
AQUI
NARI
A -M
OBILI
ARIO
) BIEN
ES EN
PARA
DAR
DE B
AJA,
DON
ACIO
N O
FUER
A DE
USO
VEHI
CULO
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ESTÁ
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CIRC
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CULO
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