MANUAL DENORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ASOCIACIÓN CRISTIANA PARA NIÑOS Y ANCIANOS DE SAN LUCAS TOLIMÁN, DEPARTAMENTO DE SOLOLÁ
-ACPNYASLT-
Universidad GalileoFISICC-IDEACalzada San JuanLicenciado: José Antonio LorenzanaSábados de 9:00 a 10:00 a.m.
Manual de Procedimientos
Elmer Estuardo Garcia Valenzuela
Ccarné: 10118009Guatemala, Agosto de 2010
ÍNDICE
PÁGINA
INTRODUCCIÓN
Autorización del Manual 4
Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos 5
Presentación a Directivos y Empleados 6
Campo de Aplicación 7
Normas de Aplicación General 9
Simbología Utilizada 10
Lista de Procedimientos 11
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Planificación de Actividades 12
Recepción de Donaciones 15
Informe Mensual del Proyecto a Kansas 18
Autorización de Fichas para Nuevos Apadrinados 21
Atención y Coordinación de Beneficios 24
Servicio de Correspondencia a Apadrinados 27
Recepción o Envío de Documentos a Kansas 30
Coordinación de Citas No Programadas entre
Padrinos y Apadrinados 33
Coordinación de Citas Programadas entre
Padrinos y Apadrinados 36
Elaboración de Fichas de Apadrinados 39
Elaboración de Cartas de Retiro 42
Planeación Financiera y Presupuestaria 45
Compras 48
Control Interno de Ingresos 52
Control Interno de Egresos 55
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Normas y Procedimientos es una guía para el personal en
de la Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán
-ACPNYASLT- en el cual se dan a conocer los pasos a seguir para el desarrollo
eficiente y eficaz de los distintos procesos relacionados con cada área de trabajo.
Dentro de su contenido se incluye la autorización del presente manual, sus
objetivos, campo de aplicación, normas generales, definición y descripción de
cada procedimiento, así también el flujograma respectivo para una mejor
comprensión del desarrollo de cada actividad.
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
AUTORIZACIÓN
Guatemala, Agosto 2010-.
Por este medio hago constar que es de mi conocimiento el contenido del presente
Manual de Normas y Procedimientos, así también de las ventajas que
proporcionará a la Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas
Tolimán -ACPNYASLT- su implementación.
Por lo anterior APRUEBO Y AUTORIZO el presente documento, para el
conocimiento de las actividades que debe desarrollar todo colaborador de la
Asociación.
Coordinador General
Licenciado Asesor
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán-ACPNYASLT-
3
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Objetivo General
Proveer de un instrumento técnico administrativo al personal de ACPNYASLT para
aplicarlo en la realización de sus actividades, prestando el servicio comunitario en
San Lucas Tolimán con eficiencia y eficacia, optimizando los recursos disponibles.
Objetivos Específicos
Dar a conocer las normas que se deben seguir al momento de ejecutar los
procedimientos.
Reducir tiempo y esfuerzo, al realizar las diferentes atribuciones delegadas
a cada puesto de trabajo.
Especificar cada una de las actividades que debe realizar el personal de
ACPNYASLT para evitar la duplicidad de funciones.
4
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
PRESENTACIÓN A DIRECTIVOS Y EMPLEADOS
El presente Manual de Normas y Procedimientos está orientado a facilitar el
desarrollo de los procesos de las distintas unidades administrativas que conforman
la ACPNYASLT, para que todos los usuarios del manual cuenten con una guía
técnica que permita realizar de mejor manera las actividades, optimizando al
máximo los recursos humanos y económicos.
El campo de aplicación es para el personal que labora en la Asociación Cristiana
para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán -ACPNYASLT-, el cual al hacer
efectivas las normas y procedimientos del mismo, permitirá mejorar el flujo de los
procesos que se realizan y el ahorro de tiempo.
5
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
CAMPO DE APLICACIÓN
El presente Manual de Normas y Procedimientos será utilizado por:
Junta Directiva: formada por el presidente, vicepresidente, secretario, tesorero,
vocal I y vocal II, los cuales tienen a su cargo supervisar y controlar todas las
actividades realizadas en ACPNYASLT, así también el tomar decisiones para el
avance de los programas y aprobar cualquier tipo de ayuda que se le otorgue a los
apadrinados.
Coordinador General: vela por el buen funcionamiento de la ACPNYASLT, y es
el encargado de todos los departamentos y unidades que la integran.
Auditor Interno: supervisa las actividades administrativas y contables, verifica la
correcta ejecución y aplicación de los procedimientos de control en todas las áreas
de la ACPNYASLT.
Jefe del Departamento Administrativo: ejecuta y revisa todas las actividades de
los departamentos que tiene a su cargo, los cuales son: Contabilidad,
Correspondencia, Traducción y Mantenimiento.
Contador: Se cuenta con un Contador General que se encargan de llevar el
registro contable de todas las operaciones, en forma ordenada, el control de
ingresos y egresos de la ACPNYASLT, así como la determinación de la situación
financiera actual, para conocer su capacidad de adquisición de nuevos bienes y
servicios, además el Auxiliar de Contabilidad apoya en todas las operaciones.
Encargado de Correspondencia: maneja, coordina y controla todo lo relativo a
correspondencia.
6
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Secretaria: verifica las actividades de traducción y asiste en todos los procesos
donde el coordinador necesite su apoyo.
Jefe de Investigación y Desarrollo: tiene a su cargo las actividades
encaminadas a realizar proyectos nuevos, bajo su mando se encuentra la unidad
de Programas y Proyectos.
Encargado de Programas: es el encargado de las actividades de los distintos
programas existentes en la fundación, con el objeto de que éstas se lleven a cabo
correctamente, para brindar bienes y servicios a los apadrinados.
Encargado de Compras: es el responsable de cotizar con distintos proveedores
los artículos a comprar, para beneficio de los apadrinados.
Encargado de Sectores: supervisa, controla y coordinada la planificación
trimestral de los proyectos en sus diferentes regiones.
Auxiliar de Correspondencia: entrega cartas y paquetes de los sectores,
también lleva las cartas para su traducción cuando se amerita.
7
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Todo tipo de información formal e interna deberá ser autorizada por el
Coordinador General del Proyecto de ACPNYASLT.
La Planificación Anual deberá realizarse convocando a una reunión a todos
los colaboradores del área administrativa y operativa.
Todos los beneficios proyectados para los apadrinados deberán realizarse
en las fechas estipuladas, para evitar descontrol en la programación.
Para entregar los beneficios a los apadrinados de ACPNYASLT, deberán
presentar su carné de identificación.
8
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
SI
9
INICIO, FINAL
OPERACIÓN
TRASLADO, CONECTOR A OTRA PÁGINA
ARCHIVO
NO
DECISIÓN
DOCUMENTOS
MULTI-DOCUMENTO
DIRECCIÓN DEL FLUJO
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
1. Planificación General.
2. Recepción de Donaciones.
3. Informe Mensual del Proyecto a Kansas.
4. Autorización de Fichas para Nuevos Apadrinados .
5. Atención y Coordinación de Beneficios.
6. Servicio de Correspondencia a Apadrinados.
7. Recepción o Envío de Documentos a Kansas.
8. Coordinación de Citas No Programadas entre Padrinos y Apadrinados.
9. Coordinación de Citas Programadas entre Padrinos y Apadrinados.
10. Elaboración de Fichas de Nuevos Apadrinados.
11. Elaboración de Cartas de Retiro.
12. Planificación Financiera y Presupuestaria.
13. Compras.
14. Control Interno de Ingresos.
15. Control Interno de Egresos.
10
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 1Planificación de Actividades
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Coordinador General
Definición:
Procedimiento que consiste en analizar, planificar, coordinar y evaluar, las
distintas actividades que anualmente realiza el Jefe Técnico Profesional I para
realizar la actividades de la Gobernación.
Objetivo:
Evaluar la ejecución de las actividades durante el año y establecer los
cursos de acción necesarios para cumplir con lo planificado.
Normas del Procedimiento:
En la elaboración de la planificación de actividades se deberá contar con la
participación de la Secretaria Administrativa.
Se realizarán reuniones mensuales para verificar el
avance de los planes.
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Procedimiento No. 1Planificación de Actividades
Número de Pasos:
Elaborado por:Grupo No. 19 Práctica
11
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Lucas Tolimán 5 Integrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Coordinador General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
Coordinador General
Jefes de Departamento.
Coordinador General
Junta Directiva
Coordinador General
Emisión de comunicación escrita, (Memorando, circular, nota, etc.) a los Jefes de Departamento para elaborar la planificación y revisión de lo ejecutado.
Reciben comunicación escrita y confirman reunión.
Junta anual / mensual con Jefes de Departamento, para evaluar lo planificado y retomar los cursos de acción para el alcance de los objetivos.
Revisa que la planificación esté enfocada a cumplir con los objetivos de la Asociación y lo aprueba, de lo contrario, regresa al Coordinador General .
Informa a los Jefes de Departamento sobre la aprobación de la planificación anual y mensual para su ejecución.
1 día
15 minutos
4 horas
4 horas
1 hora
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 1Planificación de Actividades
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.
12
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Coordinador General
13
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 2Recepción de Donaciones
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Encargado de Programas
Definición:
Procedimiento que consiste en la recepción de donaciones provenientes de
Kansas por parte de los padrinos.
Objetivos:
Conocer el proceso de recepción de las donaciones mensuales para la
transparencia en el manejo de los fondos.
Determinar el monto mensual recibido para una mejor distribución de los
recursos financieros.
Normas del Procedimiento:
La transferencia de fondos se hará a través del sistema bancario, por medio
de Internet.
Se utilizará el programa denominado “CASA”, para cuadrar el desembolso
de fondos.
14
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 2Recepción de Donaciones
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Encargado de Programas
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
Coordinador General
Coordinador General
Contador
Encargado de Programas
Encargado de Programas
Recibe el informe mensual de donaciones de CFCA Kansas por correo electrónico.
Ingresa los datos al programa “CASA”, para la distribución del dinero de acuerdo al plan operativo y financiero autorizado por la Junta Directiva. Traslada la información al Contador.
Revisa y prepara los cheques de depósito para los sectores. Traslada a Programas.
Convoca a encargados de sectores para entrega de cheques.
Entrega cheques a cada sector.
10 minutos
1 día
1 día
1 hora
1 hora
15
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 2Recepción de Donaciones
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Encargado de Programas
16
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 3Informe Mensual del Proyecto
a Kansas
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Investigación y Desarrollo TERMINA: Secretaria
Definición:
Procedimiento que consiste en elaborar y evaluar las principales actividades de la
ACPNYASLT durante el mes, para el envío de los resultados, mediante un informe
mensual a Kansas.
Objetivos:
Presentar los resultados mensuales con datos confiables a Kansas, para la
verificación de las actividades realizadas durante el mes.
Presentar un informe sobre la utilización de los recursos a la Casa Matriz.
Normas del Procedimiento:
Investigación y Desarrollo deberá presentar un informe mensual de las
actividades realizadas en cada sector.
La Unidad de Contabilidad tiene la responsabilidad de elaborar
mensualmente el informe de ingresos y gastos.
El reporte a Kansas deberá enviarse durante los primeros 10 días de cada
mes.
17
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 3Informe Mensual del Proyecto
a Kansas
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Investigación y Desarrollo TERMINA: Secretaria
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
Investigación y Desarrollo
Contador
Contador
Coordinador General
Secretaria
Elabora informe de actividades de los sectores para adjuntarlo al informe de ingresos y egresos. Lo traslada al Contador.
Revisa los planes ejecutados de cada sector.
Elabora un resumen mensual de ingresos y gastos generales en base a los datos del paso No. 2. Traslada al Coordinador General .
Revisa el informe y lo envía a Kansas.
Archiva una copia del informe.
1 hora
4 horas
1 día
2 horas
15 minutos
18
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 3Informe Mensual del Proyecto
a Kansas
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Investigación y Desarrollo TERMINA: Secretaria
19
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 4Autorización de Fichas para
nuevos Apadrinados
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Investigación y Desarrollo
Definición:
El procedimiento consiste en la integración de nuevos apadrinados en
ACPNYASLT; para lo cual se investiga al aspirante y se verifica si cumple con los
requisitos para recibir los beneficios.
Objetivos:
Autorizar fichas de nuevos apadrinados que cumplan con los requisitos que
exige la Asociación, con el fin de cubrir sus necesidades básicas.
Contar con un nivel de apadrinados que cubran la oferta por parte de la
Asociación.
Normas del Procedimiento:
Los nuevos niños o ancianos apadrinados deberán ser los más necesitados
de la comunidad.
Los encargados de realizar las entrevistas deberán dominar el idioma y
conocer las costumbres de la comunidad correspondiente.
Una nueva ficha será autorizada en los siguientes casos:
Autorización de nuevas fichas por parte de CFCA.
En caso de muerte o retiro de los apadrinados.
Al llegar al límite de edad para recibir los beneficios.
20
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 4Autorización de Fichas para
Nuevos Apadrinados
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Investigación y Desarrollo
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
Coordinador General
Investigación y Desarrollo
Encargado de Programas
Encargado de Sectores
Investigación y Desarrollo
Recibe autorización desde Kansas para el incremento de fichas para nuevos apadrinados.
Actualiza base de datos de los apadrinados por sectores, luego distribuye fichas de acuerdo a la necesidad y capacidad en cada programa y sector.
Se divulga el cupo disponible para nuevos apadrinados.
Entrevista y llena hoja de solicitud de apadrinamiento. Envía solicitudes y hace sus recomendaciones para el apadrinamiento a Investigación y Desarrollo.
Revisa y autoriza las fichas de los nuevos apadrinados, envía hoja autorizada a cada sector del listado de apadrinados. Se archiva el nuevo expediente.
10 minutos
4 horas
4 horas
1 día
1 día
21
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán
Procedimiento No. 4Autorización de Fichas para
Nuevos Apadrinados
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Coordinador General TERMINA: Investigación y Desarrollo
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
22
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 5Atención y Coordinación
de Beneficios
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Investigación y Desarrollo
Definición:Procedimiento por medio del cual se analizan las necesidades de los apadrinados,
se determinan los beneficios que recibirán y se coordina su distribución, de
acuerdo a los recursos disponibles.
Objetivo: Fijar las actividades para determinar y coordinar los beneficios, así como la
atención que los apadrinados reciben de ACPNYASLT, de manera que se logren
cubrir mensualmente sus necesidades eficientemente.
Normas del Procedimiento: Todos los encargados de los sectores deben realizar visitas periódicas para
determinar con exactitud las necesidades de los apadrinados.
El encargado de compras debe clasificar las necesidades de los
apadrinados de acuerdo a educación, salud, formación cristiana y nutrición.
La Junta Directiva determina las necesidades a cubrir.
Contabilidad debe informar sobre los recursos disponibles para cubrir las
necesidades mensuales de los apadrinados y cotizar los productos a
comprar.
La Junta Directiva aprueba el presupuesto asignado para cubrir los
beneficios.
El encargado de sectores es el responsable de hacer llegar los beneficios a
los apadrinados.
23
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 5Atención y Coordinación
de Beneficios
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Investigación y Desarrollo
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
Encargado de Sectores
Encargado de Compras
Encargado de Programas
Encargado de Programas
Investigación y Desarrollo
Elabora solicitud de artículos requeridos con base a necesidades básicas, determinadas mediante asambleas con los padres o encargados de los apadrinados.
Recibe las solicitudes de los sectores, las clasifica según programas de educación, formación cristiana, nutrición y salud. Realiza la compra y traslada al encargado de Programas.
Recibe los artículos y demás beneficios para clasificarlos por sectores según las solicitudes realizadas.
Traslada al encargado de sectores los beneficios de los apadrinados para su distribución.
Supervisa el desarrollo de la actividad e informa al coordinador.
2 horas
1 semana
1 semana
4 horas
2 horas
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 5Atención y Coordinación
de Beneficios
Número de Pasos:
5
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.
24
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Investigación y Desarrollo
25
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 6 Servicio de Correspondencia
a Apadrinados
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
Definición:Procedimiento que consiste en mantener la comunicación entre los apadrinados y
padrinos, mediante la recepción de cartas y paquetes que son enviados de
Kansas a Guatemala o bien de Guatemala hacia Kansas.
Objetivos: Mantener la comunicación constante y eficaz entre los apadrinados de
ACPNYASLT y sus respectivos padrinos que residen en Estados Unidos.
Normas del Procedimiento: En el servicio de correspondencia se debe contar con la participación del
encargado del área, secretaria, auxiliares de correspondencia y la
participación de los apadrinados.
Responsabilidad y cumplimiento de los auxiliares de correspondencia para
tener la información necesaria mensualmente.
Recibir la correspondencia de los sectores en la oficina central durante la
primera semana de cada mes, atendiendo dos sectores cada día.
La correspondencia que reciben los apadrinados consiste en: cartas de
contestación, presentación, notas rápidas, paquetes, etc.
Anotar en cada paquete el contenido del mismo y el nombre del apadrinado
a quien pertenece.
26
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 6Servicio de correspondencia
a Apadrinados
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO1
2
3
4
5
6
7
8
Encargado de correspondencia
Encargado de correspondencia
Secretaria
Encargado de correspondencia
Encargado de correspondencia
Encargado de correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Encargado de correspondencia
Recibe de CFCA la correspondencia, la verifica en el listado general de niños apadrinados de cada sector. Supervisa que se encuentre en buen estado; si presentan daños graves se devuelve a CFCA.
Revisa que las etiquetas de las cartas estén bien pegadas y verifica la existencia de fechas atrasadas de la correspondencia recibida por el apadrinado.
Traduce los paquetes y cartas ya revisados, para que el niño entienda su carta.
Revisa que todas las cartas tengan traducción y que corresponda a la misma carta enviada por el padrino.
Revisa que cada paquete lleve su identificación. Sella los paquetes con la fecha de recibido, enumera y distribuye en el buzón respectivo.
Elabora listados de las cartas y paquetes de cada sector y entrega al Auxiliar de Correspondencia.
Entrega las cartas y paquetes a los apadrinados.
Archiva los listados de las cartas y paquetes entregados.
3 horas
20 minutos
1 hora
10 minutos
4 horas
2 horas
1 semana
1 hora
27
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 6Servicio de correspondencia
a Apadrinados
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
28
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 7Recepción o Envío de
Documentos de Kansas
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja: 1/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
Definición:Los documentos que se reciben y envían a la ciudad de Kansas son vitales para el
desempeño de las actividades que realiza ACPNYASLT con el fin de mantener
una comunicación eficiente con la casa matriz, además de ser el canal de
comunicación entre padrinos y apadrinados.
Objetivos: Determinar los canales por los cuales deben pasar los documentos que se
reciben de la ciudad de Kansas para que lleguen a tiempo a la persona
indicada.
Fijar las actividades que se requieren para enviar los documentos a
Kansas, luego de haber cumplido con los trámites para realizar el envío.
Determinar la persona responsable de los documentos en cada una de las
actividades hasta el momento de su archivo.
Normas del Procedimiento: Los documentos se reciben de Kansas los primeros 10 días de cada mes.
Fotocopiar todos los documentos relacionados con información de niños
nuevos, órdenes de envíos de regalos y especiales en efectivo.
El encargado de correspondencia debe resolver cualquier duda de los
auxiliares de correspondencia.
Todos los documentos deben permanecer archivados para consultarlos
cuando sea requerido.
29
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 7Recepción o Envío de
Documentos de Kansas
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
Encargado de correspondencia
Encargado de correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Encargado de correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Encargado de correspondencia
Encargado de correspondencia
Recibe el paquete de cartas mensual de Kansas. Clasifica los documentos en: información de niños nuevos, envíos de regalos y especiales en efectivo
Envía al Auxiliar de Correspondencia solicitudes de información de los niños a los que les están buscando padrino o para actualizar datos.
La información solicitada es proporcionada por teléfono o es llevada a la oficina central, según sea necesario.
Firma un cuaderno de control para respaldar la entrega de la información y entrega una nota a cada Auxiliar de Correspondencia de la fecha del siguiente mes, en que debe venir a entregar toda la información necesaria.
Verifica si existen cartas atrasadas o si se reciben notas rápidas por correo electrónico para su contestación.
Verifica si la respuesta de la carta es correcta, de ser así se envía a Kansas; de lo contrario debe repetirse.
Ordena y archiva los documentos en su respectivo fólder.
2 horas
2 horas
1 hora
2 horas
1 hora
2 horas
1 hora
30
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 7Recepción o Envío de
Documentos de Kansas
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja: 3/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
31
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 8Coordinación de Citas No Programadas Entre Padrinos y Apadrinados
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Jefe Administrativo
Definición:
Este procedimiento surge cuando los padrinos deciden realizar una visita
inesperada a los apadrinados de ACPNYASLT, motivo por el cual se coordinan
diversas actividades para afinar los detalles del encuentro.
Objetivos:
Lograr que el apadrinado conozca a la persona que le proporciona ayuda y
que se produzca un acercamiento entre ambos.
Que el padrino conozca las condiciones bajo las cuales vive su apadrinado
para motivar su deseo de ayudar a los necesitados.
Coordinar todas las actividades para que se logre un encuentro entre
padrino y apadrinado de la mejor forma posible.
Facilitar todos los medios necesarios para que se realice la visita y que no
surjan contratiempos que dificulten el encuentro.
Normas del Procedimiento:
Recibir notificación por escrito sobre la llegada de un padrino al proyecto.
El Auxiliar de Correspondencia es el responsable de localizar al apadrinado
para la visita.
Se debe verificar que el padrino hable español, de lo contrario un traductor
debe facilitar la comunicación.
32
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
El Auxiliar de Correspondencia debe acompañar al apadrinado durante la
visita.
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 8Coordinación de Citas
No Programadas Entre Padrinos y Apadrinados
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Jefe Administrativo
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Encargado de correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Encargado de correspondencia
Secretaria
Jefe Administrativo
Secretaria
Auxiliar de Correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Jefe Administrativo
Recibe por correo una nota rápida donde se le informa de la visita de algún padrino. Verifica a qué sector pertenece el apadrinado y notifica sobre la visita al Auxiliar de Correspondencia.
Localiza al apadrinado para que esté pendiente de la llegada de su padrino.
Comunica a la secretaria sobre la visita para que asista en la coordinación de los detalles.
Brinda asistencia al Jefe Administrativo para coordinar la visita del padrino.
Coordina el lugar de encuentro entre el padrino y apadrinado. El transporte, si es necesario, la alimentación, y cuántos miembros de la familia pueden acompañar al apadrinado.
Verifica si el padrino puede hablar español, en caso contrario deberá traducir la comunicación entre padrino y apadrinado.
Debe acompañar junto con la secretaria al apadrinado en la visita con el padrino en el lugar convenido.
Informa al jefe Administrativo sobre el desarrollo de la visita.
Comunica al Coordinador mediante un informe el desarrollo de la visita.
1 hora
1 hora
10 minutos
1 hora
1 día
2 horas
2 horas
1 hora
1 hora
33
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas
Tolimán
Procedimiento No. 8Coordinación de Citas
No Programadas Entre Padrinos y Apadrinados
Número de Pasos:9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Encargado de Correspondencia TERMINA: Jefe Administrativo
34
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 9Coordinación de Citas
Programadas entre Padrinos y Apadrinados
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Jefe Administrativo TERMINA: Auxiliar de Correspondencia
Definición:
Procedimiento que consiste en realizar las gestiones necesarias para recibir a los
padrinos provenientes de Estados Unidos en la ACPNYASLT, con el fin de servir
como lazo de unión entre ambos.
Objetivos:
Proporcionar a los padrinos de los niños una visita placentera, brindándoles
las comodidades necesarias que se encuentren dentro de las posibilidades
de la asociación.
Mantener la relación entre los niños apadrinados y sus respectivos
padrinos, para que éstos conozcan más a fondo las condiciones en las
cuales vive el apadrinado y al mismo tiempo compartan tiempo juntos.
Normas del Procedimiento:
Contar con el apoyo del Jefe Administrativo, Secretaria y Auxiliar de
Correspondencia.
Tener a la mano los datos del niño apadrinado, como: nombre completo del
apadrinado, nombre del padrino, etc. para evitar confusiones.
35
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Responsabilidad en cuanto a la atención del padrino y apadrinado.
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 9Coordinación de Citas
Programadas entre Padrinos y Apadrinados
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Jefe Administrativo TERMINA: Auxiliar de Correspondencia
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PASO No. RESPONSABLE ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
Jefe Administrativo
Jefe Administrativo
Encargado de Correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Secretaria
Secretaria
Auxiliar de Correspondencia
Informa a correspondencia acerca de la visita de padrinos a cierta cantidad de niños, indicando nombres y números de registro para localizar a que sector pertenecen.
Hace los arreglos necesarios para que el niño pueda tener transporte para acudir a la cita con su padrino.
Procede a informar al Auxiliar de Correspondencia y entrega los datos solicitados al mismo.
Avisa al encargado de sectores, acerca de la visita, para que sea localizado el o los niños cuanto antes; inicia la recopilación de datos para realizar el informe personalizado del apadrinado el cual será entregado al padrino; y lo entrega a la secretaria para su traducción.
Revisa y traduce el informe para entregárselo al padrino.
Debe acompañar junto con el Auxiliar de Correspondencia al apadrinado en la visita con el padrino en el lugar convenido.
Informa al Jefe Administrativo como se desarrolló la visita del padrino.
15 minutos
4 horas
15 minutos
30 minutos
1 día
1 día
1 hora
36
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 9Coordinación de Citas
Programadas entre Padrinos y Apadrinados
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Jefe Administrativo TERMINA: Auxiliar de Correspondencia
37
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 10Elaboración del Fichas de
Apadrinados
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Secretaria
Definición:Procedimiento que consiste en elaborar las fichas que contienen toda la
información necesaria sobre los niños apadrinados.
Objetivos: Tener un documento confiable en el cual se lleve el registro adecuado de la
información de los niños apadrinados.
Mantener un registro ordenado del número total de niños apadrinados que
se encuentran dentro de la ACPNYASLT.
Normas del Procedimiento:
Para elaborar una nueva ficha debe ser previamente autorizada por el
Coordinador General.
En la elaboración de las fichas de apadrinados se debe tener la
participación de la secretaria y el Auxiliar de Correspondencia.
Tener a la mano los datos correctos del niño para la elaboración de las
fichas.
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 10Elaboración de Fichas de
Apadrinados
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.
38
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Secretaria
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PASO No. RESPONSALE ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
8
Auxiliar de Correspondencia
Auxiliar de Correspondencia
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Llenar ficha social del niño que solicita apadrinamiento y toma una fotografía.
Realiza listado de fichas sociales y entrega a la secretaria, con una copia del listado.
Cuenta las fichas sociales de acuerdo al listado y firma una copia del listado para el Auxiliar de Correspondencia como constancia de entregado.
Revisa las fichas sociales verificando que los datos coincidan con la fe de edad del niño. Ingresa los datos al archivo en Microsoft Excel donde están clasificadas por Sectores.
Procede a traducir las fichas sociales y a imprimirlas.
Realiza un nuevo listado de las fichas que serán enviadas a CFCA-KS.
Adjunta la fotografía a la ficha social con un clip y lo prepara para ser enviado. Empaca las fichas con sus listados en un sobre manila.
Traslada las fichas a correspondencia y una copia de todos los listados de fichas que serán enviadas y las coloca en la caja donde serán enviadas.
1 hora
1 hora
15 minutos
4 horas
1 día
4 horas
4 horas
½ hora
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas
Tolimán
Procedimiento No. 10Elaboración de Fichas de Apadrinados
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005
39
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Hoja 3/3
INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Secretaria
40
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 11Elaboración de Cartas de
Retiro
Número de Pasos:
6
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
Definición:
Procedimiento que consiste en la redacción y corrección de las cartas de retiro
que presenten los niños apadrinados por cualquier motivo.
Objetivos:
Contar con un documento en el cual el niño apadrinado expresa su voluntad
de no continuar con la ayuda que brinda ACPNYASLT.
Establecer las causas principales que inciden en la salida de los niños
apadrinados de ACPNYASLT.
Normas del Procedimiento:
En la elaboración de las cartas de retiro se debe contar con la participación
del Auxiliar de Correspondencia y la participación de los niños que deseen
terminar la relación con la ACPNYASLT.
Los auxiliares de correspondencia de cada sector deben entregar a la
secretaria las cartas finales a tiempo para que no afecten la planificación
del siguiente mes.
Toda carta de retiro debe ser traducida al idioma inglés para que la oficina
en Kansas esté informada y avise al padrino.
41
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 11Elaboración de Cartas de
Retiro
Número de Pasos:
6
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PASO No. RESPONSABLE ACTIVIDADESTIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
Auxiliar de Correspondencia
Secretaria
Auxiliar de Correspondencia
Secretaria
Secretaria
Encargado de Correspondencia
Entrega las cartas y el listado a la Secretaria para la respectiva traducción.
Traduce la carta. Traslada al Auxiliar de Correspondencia.
Firma el folder de Control de Retiros, coloca una etiqueta verde que dice CARTA FINAL en cada carta y regresa a la secretaria.
Ingresa el nombre de cada retirado, su No. de identificación y sector al listado de retiros en Microsoft Excel.
Empaca las cartas en grupos de 30 cartas y las envía a correspondencia.
Recibe las cartas ya empacadas y un listado general de todas las cartas de retiro que serán enviadas.
½ hora
4 horas
½ hora
1 hora
½ hora
15 minutos
42
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán
Procedimiento No. 11Elaboración de Cartas de
Retiro
Número de Pasos:
6
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Auxiliar de Correspondencia TERMINA: Encargado de Correspondencia
43
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 12Planificación Financiera y
Presupuestaria
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/3
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Secretaria
Definición:Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que debe realizarse en determinado tiempo, éste refleja
control para ACPNYASLT, mediante una comparación de los resultados contra los
datos presupuestados, para verificar los logros y analizar las diferencias existentes
obteniendo así una mejor proyección futura.
Objetivo: Fijar prevención y corrección dentro de ACPNYASLT, ya que sirve como medio
de comunicación entre unidades de un mismo nivel y verticalmente entre
ejecutivos de un nivel a otro.
Normas del Procedimiento: Todos los encargados de los sectores deben realizar proyecciones para
estimar lo que se necesita comprar cada mes a beneficio de los
apadrinados.
El encargado de compras debe consolidar las proyecciones de los
sectores para realizar la planificación financiera de todo el proyecto.
Contabilidad debe verificar la información consolidada por el encargado de
compras.
La Junta Directiva debe autorizar el presupuesto y determinar si los
aspectos incluidos cubren las necesidades básicas.
44
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 12Planificación Financiera y
Presupuestaria
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Secretaria
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
Encargado de Sectores
Encargado de Compras
Contador
Junta Directiva
Encargado de Compras
Contador
Secretaria
Realiza proyecciones de los costos y gastos para el trimestre siguiente.
Integra la información para realizar la planificación consolidada de la asociación.
Verifica la información consolidada.
Autoriza la información ya verificada.
Recibe la planificación financiera revisada y autorizada para que sea ejecutada.
Coteja la información real con la presupuestada
Recibe la documentación para ser archivada.
2 Días
½ Día
2 Horas
15 minutos
20 minutos
1 hora
20 minutos
45
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San Lucas Tolimán
Procedimiento No. 12Planificación Financiera y
Presupuestaria
Número de Pasos:
7
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/3
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Secretaria
46
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 13Compras
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 1/4
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Contador
Definición:El procedimiento de compras constituye el conjunto de actividades que desarrolla
la ACPNYASLT para adquirir bienes y servicios necesarios, para la realización de
sus objetivos.
Objetivo: Proponer metas, objetivos, políticas, técnicas y procedimientos.
Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de
acuerdo a las necesidades de la Asociación.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos
relacionados con este proceso.
Establecer y actualizar los requisitos de proveedores con sus precios y
condiciones de compra, de los diversos artículos que requiera la entidad,
así como mantener información histórica de estos artículos.
Recibir, revisar, procesar las solicitudes y requisiciones de bienes y
servicios requeridos durante el mes.
Seleccionar al proveedor que proporcione las mejores condiciones de venta
del artículo requerido, que garanticen al menor costo, mejor calidad y que
aseguren el abastecimiento oportuno de los artículos.
Verificar que las órdenes de compra estén de acuerdo con
lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo,
precio y demás condiciones de entrega.
47
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 13Compras
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/4
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Contador
Normas del Procedimiento:
Los encargados de sectores organizan mensualmente asamblea de padres
de apadrinados para determinación de necesidades básicas, elaborando la
solicitud correspondiente a encargado de compras.
El encargado de compras al recibir solicitudes de los sectores debe
clasificarlas de acuerdo a educación, salud, formación cristiana y nutrición,
solicitar cotizaciones a tres proveedores por cada producto.
Obtener por lo menos tres cotizaciones de distintos proveedores.
Auditoria Interna debe verificar si las cotizaciones son válidas y si cumplen
con los requisitos necesarios para su aprobación.
Junta Directiva se encarga de asignar un presupuesto por sector para
cubrir sus necesidades, luego aprueba las cotizaciones más convenientes y
firma cheque de anticipo al proveedor seleccionado.
Tres días antes de recibir los artículos, el encargado de compras debe
solicitar a Junta Directiva los cheques para cancelar el pedido.
Auditoria Interna debe evaluar la factura de compra de acuerdo a
cotización.
Contabilidad se debe registrar la factura en libro diario.
48
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 13 Compras
Número de Pasos:
Elaborado por: Grupo No.19 Practica Integrada 2005,
9 Fecha: Mayo 2005 Hoja 3/4INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Contador
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO1 Encargado
de SectoresConvoca a asamblea de padres de familia para la determinación de los artículos requeridos en base a necesidades básicas. Elabora solicitud de artículos requeridos
3 Días
2 Encargado de Compras
Recibe solicitudes y clasifica conforme a programas: Educación, Salud, Nutrición, Formación Cristiana y otros. Solicita cotizaciones a proveedores conforme solicitudes. Recibe las cotizaciones y las envía a Auditoria Interna.
5 Días
3 Auditoria Interna Verifica las cotizaciones seleccionadas y las envía a Junta Directiva.
2 Horas
4 Junta Directiva Selecciona cotizaciones de cada sector. Elaborara presupuesto y firma cheques de anticipos a los proveedores seleccionados.
½ Día
5 Encargado de Compras
Solicita artículos a proveedores y elabora contrato prenumerado firmado y sellado por ambas partes, luego entrega anticipo con recibo respectivo.
2 Días
6 Encargado de Compras
Solicita con tres días de anticipación a entrega de artículos, cheque para cancelar pedido. Recibirá artículos de acuerdo a pedido verificando cantidad y calidad.
1 Día
7 Encargado de Compras
Verifica cotización y factura para cancelar el pedido con cheque y recibo respectivo. Entrega facturas originales al departamento de Auditoria Interna.
2 Horas
8 Auditoria Interna Evalúa que el precio, descuento y otras condiciones de la compra para asegurarse de que estas están de acuerdo con el pedido y las traslada a contabilidad.
3 Horas
9 Contador Recibe factura y recibo de caja correspondiente, registrándolos en libro diario.
½ Hora
49
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 13Compras
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 4/4
INICIA: Encargado de Sectores TERMINA: Contador
50
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 14Control Interno de Ingresos
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja: 1/3
DefiniciónProcedimiento que consiste en la recepción, registro y manejo de los ingresos por
medio de transferencia, efectivo y/o derechos que representan un incremento en
activos que pueden derivarse de donaciones recibidas.
Objetivos Garantizar el adecuado registro de los ingresos provenientes de las
donaciones recibidas para la optimización de los recursos disponibles.
Adecuada distribución de los recursos existentes a distintos proyectos
(educación, salud, formación cristiana, alimentación, etc.), y gastos
administrativos.
Disminuir el riesgo de errores e irregularidades en la utilización de los fondos.
Normas: Toda recepción de efectivo o derechos obtenidos por donaciones de
Kansas City, deben documentarse y registrarse adecuadamente.
Todos los ingresos de efectivo y derechos de la Asociación relacionados
con intereses, deben documentarse y registrarse adecuadamente.
Debe realizarse una evaluación para determinar la cantidad razonable de la
donación asignada para la correcta distribución de los recursos de acuerdo
al programa de cada sector.
51
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 14Control Interno de Ingresos
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 2/3
INICIA: Auditor Interno TERMINA: Contador
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Auditor Interno
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Junta Directiva
Contador
Se encarga de la recepción de la transferencia y comprueba que las condiciones establecidas previamente con el banco se cumplan, tales como tasa de cambio y el plazo de disponibilidad.
En el momento del registro de ingreso de la transferencia debe observarse la conversión de la moneda extranjera a moneda local y confirmar con el banco el ingreso del efectivo.
El contador debe emitir un documento preimpreso, prenumerado y autorizado, correspondiente al ingreso obtenido.
Distribuye el 10% del total de los ingresos para gastos de administración y provisiones laborales, los cuales debe transferir a una cuenta bancaria específica para un mejor control, de igual forma el 90% restante debe ser utilizado por sectores.
Contabiliza los intereses por cuenta u otros al momento de ser devengados.
Revisar los estados de cuenta bancarios en los cuales se consignen los intereses percibidos en relación a los cálculos de los mismos.
Informa de resultado de ingresos a Junta Directiva.
Revisa la información sobre los ingresos.
Archiva toda la información.
2 Horas
15 minutos
20 minutos
½ Día
½ hora
3 horas
1 Día
½ Día
10 minutos
52
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 14Control Interno de Ingresos
Número de Pasos:
9
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja: 3/3
53
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 15Control Interno de Egresos
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja:1/4
DefiniciónProcedimiento que proporciona los lineamientos en la elaboración de documentos
sobre los desembolsos que se realicen, mediante procesos de seguridad a través
del Control Interno.
OBJETIVOS
Establecer los niveles de aprobación para la emisión de cheques.
Determinar el registro de las firmas, definiendo los lineamientos uniformes.
Verificar que se cumplan con los procedimientos de emisión de cheques,
establecidos por la Junta Directiva.
NORMAS
Los cheques se emitirán por desembolsos que por su naturaleza no deben
realizarse por cajas chicas.
Los cheques deben hacerse mediante voucher preimpresos y numerados
correlativamente.
Los cheques emitidos deben estar respaldados con documentación de
soporte que cumplan con los requisitos de control interno, establecidos por
Auditoria Interna.
54
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 15Control Interno de Egresos
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja:2/4
Debe existir descentralización de funciones en cuanto a la emisión y
autorización de cheques.
Para la emisión de cheques es necesario utilizar las siguientes medidas de
seguridad:
No emitirlos al portador.
Debe colocarse la palabra “No Negociable”
El valor consignado debe coincidir con el documento de soporte.
Los documentos de soporte deben tener el sello de cancelado.
Para los cheques emitidos a nombre de un banco deben expresar el
motivo de la emisión.
Ningún directivo debe firmar cheques en blanco.
Los cheques anulados deben ser perforados en el espacio de firmas
autorizadas y debe colocarse el sello de anulado.
El encargado de emitir los cheques no debe realizar las conciliaciones
bancarias.
El contador debe mantener medidas de seguridad para resguardar los
voucher en blanco (pendientes de emitirse).
Para la liquidación de gastos por compra de beneficios, contabilidad
recibirá los respectivos documentos de soporte, en un plazo máximo
que no exceda de diez días hábiles, respecto a la fecha de cierre
mensual.
Para la recepción de las liquidaciones deberá observarse que los
documentos extendidos como facturas de compra, se presenten según
las formalidades legales.
55
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 15Control Interno de Egresos
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja 3/4
INICIA: Auditor Interno TERMINA: Contador
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO
1
2
3
4
5
6
7
8
Auditor Interno
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Junta Directiva
Contador
Realizar revisión aritmética de la factura.
Revisar los datos que contiene la factura como: El nombre de la Asociación, NIT, fecha, descripción, cantidad de artículos, precio unitario, precio total, los cuales deben coincidir con el cheque emitido.
Emite todos los cheques mediante el uso de cheque voucher, el cual debe estar prenumerado y preparado en duplicado, archivando el original con toda la documentación de soporte.
Revisa el cheque, si está correcto debe firmar en la casilla de “Revisado por” del voucher.
Entrega el cheque al beneficiario.
Informa sobre los egresos a Junta Directiva.
Revisa la información y regresa a contador.
Archiva los documentos.
30 minutos
½ hora
½ Día
1 Hora
15 minutos
1 Día
1 Día
10 minutos
56
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
Asociación Cristiana para Niños y Ancianos de San
Lucas Tolimán
Procedimiento No. 15Control Interno de Egresos
Número de Pasos:
8
Elaborado por:Grupo No. 19 PrácticaIntegrada 2005.Fecha: Mayo 2005Hoja:4/4
57
Asociación Cristiana Para Niños y AncianosSan Lucas Tolimán, Sololá Manual de Normas y Procedimientos
58
Top Related