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MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MANEJO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
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MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MANEJO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO
DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
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INDICE Página
PRESENTACIÓN 2
JUSTIFICACIÓN 3
OBJETIVO 4
PROCEDIMIENTOS
INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE
EMERGENCIAS Y DESASTRES............................................... 5
SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE
EMERGENCIAS Y DESASTRES............................................... 7
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PEDIDO
COMPROBANTE DE SALIDA - PECOSA. 10
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE STOCK 11
PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES NO APTOS
PARA EL CONSUMO HUMANO DEL ALMACÉN
ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES DE LA
OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL DEL
MINISTERIO DE SALUD 12
INDICADORES 15
GLOSARIO 16
FORMATOS
PEDIDO PROVISIONAL DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO
DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 18
ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE DONACIONES 19
INFORME DE CONSUMO INTEGRADO DEL ALMACEN
ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 20
PEDIDO-COMPROBANTE DE SALIDA 21
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PRESENTACIÓN
Los bienes tienen que ser protegidos en algún sitio hasta que puedan ser
distribuidos o utilizados; pero no se trata únicamente de encontrar un local
donde guardar los productos sino que además se debe utilizar un sistema
organizado que permita saber el tipo, la cantidad y la localización de los bienes
existentes en dicho lugar, así como la previsión de dotaciones de reserva para
necesidades ulteriores.
Este es el proceso de almacenamiento y tiene una importancia crucial para la
protección de los bienes. La organización de un almacén debe tener en cuenta
las normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la
seguridad de los productos.
El presente manual considera las actividades, procedimientos, formatos e
instructivos necesarios para la adecuada administración de los bienes del
Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de
Defensa Nacional del Ministerio de Salud, el cual está estrechamente ligado a
los “Procedimientos de Gestión Administrativa en el Almacén Especializado de
Emergencias y Desastres” que se ha propuesto a la Oficina General de
Defensa Nacional del Ministerio de Salud”
En referencia a los bienes para emergencias y desastres se establecen los
procedimientos de recepción, salida, elaboración y distribución de actas de
recepción y entrega de donaciones, registro de sus movimientos, control de
stocks, procedimientos para la baja de bienes no aptos para el consumo
humano e indicadores de control de inventarios, existencias óptimas, tiempos
de reposición de inventario
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JUSTIFICACIÓN
Se elabora el presente “Manual de Administración de Bienes y Manejo
del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres”, en cumplimiento a lo
dispuesto por la Dirección General de la Oficina General de Defensa Nacional.
El Ministerio de Salud requiere de unidades orgánicas responsables y
sólidas. Es en este contexto es que se hace imprescindible que se formule el
“Manual de Administración de Bienes y Manejo del Almacén Especializado de
Emergencias y Desastres”, a cargo de la Oficina General de Defensa Nacional,
como una propuesta de accionar responsable con sus deberes frente al apoyo
logístico en salud que debe brindar en forma oportuna para prevenir o enfrentar
las situaciones de emergencias y desastres que se presenten en el ámbito
nacional.
El desarrollo del Manual, permitirá a la Oficina General de Defensa
Nacional enfrentar la variedad de problemas que limitan su eficiencia logística,
y que resultarían difícil de resolver sino se enfrenta en forma estructurada; por
ello se requiere reordenar procesos y adoptar un conjunto de acciones
orientadas a lograr una gestión de excelencia en la custodia temporal de
bienes.
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OBJETIVOS
Establecer los lineamientos y procedimientos necesarios para administrar los
bienes y manejo del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la
Oficina General de Defensa Nacional, a efectos de lograr su control y óptimo
aprovechamiento, cumpliendo con lo establecido en las recomendaciones
dadas por la Oficina de Control Interno del Ministerio de Salud.
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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES Este procedimiento se inicia de dos formas: A.- INGRESO DIRECTO DE BIENES DEL PROVEEDOR AL ALMACEN
ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES, e B.- INGRESO DE BIENES DEL ALMACEN GENERAL DEL MINSA AL ALMACEN
ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
Almacén Especializado
OGDN – Almacén
General/MINSA
1
A.- Los bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres ingresan directamente al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres en cuyo caso la recepción se efectúa conjuntamente por el Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres y el Jefe del Almacén General.
B.- Si por la conveniencia de la adquisición, los bienes para emergencias y desastres son comprados conjuntamente con otros bienes destinados a otras dependencias del MINSA e ingresados directamente al Almacén General del MINSA; los bienes para emergencias y desastres serán trasladados al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN, en cuyo caso se realizará en forma coordinada por el Encargado del Almacén Especializado y el Jefe del Almacén General
Almacén Especializado
OGDN 2
El internamiento de los bienes se efectúa previa verificación cuantitativa y evaluación cualitativa de los bienes, de conformidad con las cantidades, especificaciones técnicas señaladas en los documentos de adquisión.
Almacén General/MINSA
3 La conformidad de la recepción será suscrita por el Jefe
del Almacén General del MINSA en el rubro “ Recibí Conforme” de la Orden de Compra – Guía de Internamiento.
Almacén Especializado
OGDN – Almacén
General/MINSA
4
De haber alguna observación en el momento de la recepción, sea por diferencias en cantidad, productos diferentes a lo expresado en el documento de entrega, en mal estado de conservación o incumplimiento en la presentación de documentación técnicos no deberá recepcionarse los productos observados e informar a la Oficina de Logística o la que haga sus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.
Almacén General/MINSA
5 En el caso de que los bienes procedan de una donación
o remesa, el Jefe del Almacén General, elabora la Nota de Entrada a Almacén – NEA.
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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCIÓN
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
Almacén General/MINSA
6
Copia del documento de ingreso (Orden de Compra – Guía de Internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida al Área de Información de Logística (Sistema Kardex) para efectos de registrar el ingreso de los bienes para emergencias y desastres, en las Tarjetas de Existencias Valorada de Almacén General del MINSA.
Almacén Especializado
OGDN 7
Los bienes para emergencias y desastres, se ubican en zonas previamente asignadas para su internamiento, agrupándose según criterios técnicos (orden alfabético, nivel de rotación, etc.); de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna, registrando el ingreso en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card), la misma que será colocada junto al grupo de bienes ingresados.
Almacén General/MINSA
8
El Responsable del Almacén General del MINSA elabora el Pedido Provisional del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – PPAEED (Anexo Nº 1), por el total de los bienes ingresados al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres,
Almacén General/MINSA
7
documento que será suscrito por: • Solicitante, Dirección General de la OGDN del
MINSA • Jefe del Almacén General, quién autoriza la salida
de los bienes. • Recibí conforme, del Encargado del Almacén
Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN.
FIN
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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCION
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES.
Almacén Especializado
OGDN 1
Los bienes de consumo humano (raciones frías), así como los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos y otros que tengan fecha de expiración más cercana, serán los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres.
Almacén Especializado
OGDN 2
En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 Segregación de funciones, la preparación del pedido debe ser efectuada por persona distinta a la que efectúala entrega del mismo.
Almacén Especializado
OGDN 3
La salida de los bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres, se registra en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card) del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres.
Almacén Especializado
OGDN 4
El documento administrativo que acredita para la salida de bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres es el Acta de Entrega y Recepción de Donaciones (Anexo Nº 2)
Almacén Especializado
OGDN 5
El Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN elabora el Acta de Entrega y Recepción de Donaciones – AERD, por el total de bienes que son destinados a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situación de emergencias y desastres, documento que será suscrito por: • Autorización, Director General de la OGDN, quien
autoriza la salida de los bienes del Almacén Especializado.
• Encargado del Almacén Especializado, quién controla y verifica la salida de los bienes.
• Entregue Conforme, persona quien transporta y/o entrega los bienes
Solicitante, Director de la Dirección Regional de Salud, Dirección Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situación de emergencias y desastres
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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCION
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES.
Almacén Especializado
OGDN 5
• Jefe de Almacén, Responsable del Almacén de la Dirección Regional de Salud, Dirección Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Responsable del Almacén de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Almacén del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situación de emergencias y desastres
• Recibí conforme, Director de la Dirección Regional de Salud, Dirección Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situación de emergencias y desastres.
Almacén Especializado
OGDN 6
El documento administrativo que consolida la salida mensual de bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres es el Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED (Anexo Nº 3), este documento integrará todas las Actas de Entrega y Recepción de Donaciones – AERD emitidas durante el mes que se reporta
Almacén Especializado –
Dirección General OGDN
7
El Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN elabora el Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED, por el total de bienes que son destinados a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situación de emergencias y desastres, documento que será suscrito por: • Director General de la OGDN, quien ha autorizado
la salida de los bienes del Almacén Especializado.• Encargado del Almacén Especializado, quién
controla y verifica la salida de los bienes.
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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES.
Almacén Especializado
OGDN 8
El Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED, se emitirá según detalle: • Un ICIAEED por la atención con bienes
destinados a enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
• Un ICIAEED por la atención con bienes destinados a la capacitación de recursos humanos para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
• Un ICIAEED por la atención con bienes provenientes de donaciones para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
Almacén Especializado
OGDN 9
El plazo para la emisión del Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED es dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al mes informado.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA - PECOSA.
Almacén Especializado
OGDN 1
El Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres elabora el Pedido Comprobante de Salida – PECOSA (Anexo Nº 4) en forma mensual, en función al consolidado de los Informes de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres - ICIAEED de bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres que se reporten durante el mes
Almacén Especializado
OGDN 2
El Pedido de Comprobante de Salida, se emitirá según detalle: • Una Pecosa por la atención con bienes
destinados a enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
• Una Pecosa por la atención con bienes destinados a la capacitación de recursos humanos para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
• Una Pecosa por la atención con bienes provenientes de donaciones para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
Almacén Especializado
OGDN – Dirección
General OGDN - Almacén
General/MINSA
3
El Pedido Comprobante de Salida - PECOSA deberá ser suscrito por los siguientes servidores o funcionarios:• Solicitante: Director General de la OGDN. • Jefe de Abastecimiento: Director de Logística o el
que haga sus veces. • Jefe de Almacén: Jefe del Almacén General de la
Dirección de Logística. • Recibí Conforme: Encargado del Almacén
Especializado de Emergencias y Desastres Almacén
Especializado OGDN – Oficina
Ejecutiva de Logística/MINSA
4
El Pedido Comprobante de Salida – PECOSA una vez formulado será remitido a la Oficina de Logística, para el registro, control y valorización en las Tarjetas de Existencias Valorada por el Área de Información (Sistema Kardex).
Almacén Especializado
OGDN 5
El plazo para la emisión del Pedido Comprobante de Salida - PECOSA es dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al mes informado.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE STOCK
Oficina Ejecutiva de Logística -
Almacén General/ MINSA
1
El Jefe del Almacén General de Logística bajo su responsabilidad efectúa inventarios selectivos sorpresivos en el Almacén Especializado de Emergencias y Desastres, en un horario que no interrumpa la atención en situaciones de emergencias y desastres.
Almacén Especializado
OGDN 2
Es responsabilidad del Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN, determinar los stocks máximos, mínimos y de seguridad, así como solicitar en forma oportuna la reposición de los bienes, evitando que se presenten situaciones de desabastecimiento o sobrestock en cada ítem que se encuentran en el Almacén Especializado de Emergencias y Desastres, con indicación expresa de sus fechas de expiración de tratarse de bienes de consumo humano (raciones frías y/o medicamentos)
Oficina General de
Administración/ MINSA - OGDN
3
Sin perjuicio de lo dictaminado en el punto 1, los inventarios se efectuaran ordinariamente cada trimestre, previa coordinación con la Dirección General de la OGDN y la Oficina General de Administración - MINSA
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PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES NO APTOS PARA EL CONSUMO HUMANO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES DE LA OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL DEL MINISTERIO DE SALUD
OGDN – Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones
1
Conformación del Comité para dar de Baja a los Bienes No Aptos para el Consumo Humano del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres • Se consideran productos no aptos para el
consumo humano sujetos a baja, los medicamentos o instrumental quirúrgicos y las raciones frías (alimentos) expirados, rotos, alterados y otros no utilizables
• Para proceder a dar de baja a los productos no aptos para consumo humano, se debe conformar un Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Este comité será responsable – entre otras actividades – de evaluar las solicitudes de baja de medicamentos o instrumental médico y raciones frías (alimentos), recomendar su baja, proyectar la resolución correspondiente y presenciar la destrucción de los mismos.
Comité de Altas, Bajas y
Enajenaciones – (Oficina de
Administración - Oficina de Economía -
Oficina de Asesoría Jurídica)
2
Integrantes del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones • El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones
estará conformado, como mínimo, por un representante de cada uno de las siguientes áreas: • Oficina de Administración o la que haga
sus veces, quien presidirá; • Oficina de Economía o la que haga sus
veces, quien actuará como secretario; • Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga
sus veces. • Los integrantes del Comité de Altas, Bajas y
Enajenaciones son nombrados mediante Resolución emitida por la mas alta autoridad administrativa.
OGDN – Oficina General de
Administración/MINSA 3
Procedimiento de baja de bienes no aptos para el consumo humano del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN • La Dirección General de la OGDN del
MINSA, inicia el procedimiento para el trámite de baja, mediante documento dirigido al Director General de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces, indicando lo siguiente:
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OGDN – Oficina General de
Administración/ MINSA
3
• Motivo de la Baja (Medicamentos o instrumental quirúrgico y raciones frías - alimentos expirados, rotos, alterados y otros no utilizables).
• Identificación del Medicamento, instrumental quirúrgico o raciones frías - alimentos)
• Nombre de la marca si lo tuviere. • Número de lote si lo tuviere. • Valor en libros (Valor que figura en las tarjetas
de Kardex Valorizado en la Oficina de logística)
• Otra especificación que se considere necesaria (Por ejemplo si el bien es de donación, de emergencia y desastre, etc.)
OGDN - Oficina Ejecutiva de
Logística 4
• Esta solicitud, deberá efectuarse una vez que se haya verificado que los bienes no son susceptibles de ser canjeados, en cumplimiento de obligaciones contractuales suscritos por las empresas al momento de ser adquiridas.
Oficina Ejecutiva de Logística 5
• Para ello si los bienes han sido adquiridos por la misma entidad – se debe contar con la opinión por escrito de la Dirección Ejecutiva de Logística confirmando esta situación. Si los bienes han sido remesados, se debe tener la opinión por escrito de la entidad que remesó los bienes
Oficina General de
Administración/ MINSA – Comité
de Gestión Patrimonial -
Comité de Altas, Bajas y
Enajenaciones – Oficina Ejecutiva
de Logística/ MINSA
6
Trámite de la solicitud de baja • El trámite que sigue posteriormente esta solicitud
se precisa a continuación: • El Director General de la Oficina General de
Administración remite esta solicitud al Comité de Gestión Patrimonial. Este Comité de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 9º del Decreto Supremo Nº 154-2001-EF “Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes y personal de las Oficinas de Control Patrimonial existentes o de la oficina que cumpla sus funciones.
• El Comité de Gestión Patrimonial, dispone el internamiento de los productos sujetos a baja en el Almacén de Logística o en un depósito especial.
• El Comité de Gestión Patrimonial, elabora un informe técnico, el mismo que contiene la solicitud de baja efectuado por la OGDN
• El Comité de Gestión Patrimonial, eleva el informe técnico al Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.
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Oficina General de
Administración/ MINSA – Comité
de Gestión Patrimonial -
Comité de Altas, Bajas y
Enajenaciones – Oficina Ejecutiva
de Logística/MINSA
6
• El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones sesionará ante la convocatoria de su presidente, previa citación por el secretario a cada uno de los miembros con no menos de 24 horas de anticipación, salvo casos excepcionales en los que no será necesario dicho plazo.
• El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones en sesiones plenas analizará los informes técnicos que sustentan la solicitud de baja.
• Inspectoría General de Salud o quien haga sus veces, acreditará en cada sesión un representante en calidad de observador.
• Los acuerdos que adopte el Comité serán asentados en un libro de actas.
• Si el Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones, recomienda la baja, eleva el proyecto de Resolución al Director General de la Oficina General de Administración.
• El Director General de la Oficina General de Administración procederá a aprobar u observar el proyecto de Resolución.
• Si la Baja de Bienes de Consumo Humano (medicamentos y/o instrumental quirúrgico o raciones frías – alimentos), es aprobada, bajo responsabilidad del Director General de Administración, los bienes deberán ser destruidos de acuerdo con las medidas sanitarias correspondientes que señale la DIGEMID O DIGESA, según corresponda.
• La destrucción o eliminación, se llevará a cabo en presencia de Notario Público.
• La Dirección Ejecutiva de Logística o quien haga sus veces, designará al personal de apoyo necesario para efectuar la eliminación recomendada.
• Culminado el acto de eliminación, el notario levantará un acta, la cual será suscrita por los miembros del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones y del Comité de Gestión Patrimonial.
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INDICADORES
Nivel máximo de stock
Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en
condiciones normales y por un período determinado, las necesidades de la entidad. Stock mínimo o de seguridad
Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que demore el trámite de reposición de stock. Punto de pedido
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición de existencias a fin de evitar el. consumo total del stock mínimo o de seguridad.
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GLOSARIO 1. ALMACEN INSTITUCIONAL.- Ambiente apropiado o espacio físico adecuado
que en la institución se utiliza para recibir, verificar, registrar y conservar
temporalmente los diversos bienes patrimoniales adquiridos por ésta, del cual
salen directamente a los usuarios o solicitantes.
2. ALMACEN PERIFÉRICO.- Ambiente apropiado o espacio físico adecuado,
ubicado en lugares alejados del Almacén Central Institucional, en los cuales
por la distancia, pérdida de tiempo, etc., se hace necesario mantener
determinados stocks de artículos; los mismos que al no haber sido aún
consumidos o utilizados por los usuarios, no es posible retirarlos del Almacén
Central mediante Pedido de Comprobante de Salida, ya que de así hacerlo,
estos documentos fuente de inmediato tendrían que ser trabajados en el
kárdex y contabilizados, no reflejando la realidad de la operación.
Para evitar lo antedicho y con el fin que los bienes o artículos que se retiran
del almacén central sólo sean trabajados del Kárdex y contabilizados una vez
que efectivamente han sido consumidos o utilizados, se recomienda que el
traslado de los artículos o bienes de éste a los Almacenes Periféricos (en
Obras, Proyectos, etc.), se haga previa suscripción de Pedidos Internos de
Almacén (PIA) y recién se suscriban Pedidos Comprobantes de Salida,
cuando los Almacenes Periféricos entreguen los artículos solicitados a los
usuarios, los que serán remitidos al Almacén Central para el trámite
correspondiente.
3. ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES DE LA
OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL DEL MINISTERIO DE
SALUD.- Es un área física para la conservación, seguridad, manejo y control
de bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres,
que se encuentra ceñido a las Buenas Prácticas de Almacenamiento y bajo la
dirección y responsabilidad técnica del Encargado del Almacén
Especializado.
4. PEDIDO PROVISIONAL DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE
EMERGENCIAS Y DESASTRES – PPAEED.- Documento control
administrativo que acredita el traslado de bienes del Almacén General de
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Logística al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la
Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
5. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DONACIONES – AERD.-
Documento de control administrativo que acredita la salida de bienes del
Almacén Especializado de Emergencias y Desastres a los Establecimientos
de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares
en situación de Emergencias y Desastres.
6. INFORME DE CONSUMO INTEGRADO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO
DE EMERGENCIAS Y DESASTRES – ICIAEED.- Documento de control
administrativo que consolida el consumo de los bienes del Almacén
Especializado de Emergencias y Desastres que se han distribuido a los
Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas
destacados a lugares en situación de Emergencias y Desastres.
7. TARJETAS DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN.- Conocida también como
Bind Card, son los formatos en los cuales el Almacén registra unitariamente o
por grupos de artículos del Catalogo Nacional de Bienes, sólo la cantidad de
artículos que ingresan o salen de éste, sustentado por el original de los
respectivos documentos fuente.
8. TARJETAS DE EXISTENCIA VALORADAS DE ALMACEN.- Conocidas
también como Kárdex, son los formatos en los cuales el Almacén de las
entidades, registra por Grupos de Artículos del Catálogo Nacional de Bienes,
la cantidad y el valor unitario de los artículos que ingresan o salen del
Almacén Institucional, sustentado por el original de los respectivos
documentos fuente.
OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MANEJO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
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ANEXO Nº 1
PPAEED Nº__ Nº
_______ PEDIDO PROVISIONAL DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO
DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
Dependencia Solicitante: _______________________________________________ _____________________________
Lugar y fecha_________
Solicito entregar a: Formulario utilizado hasta el reglón Con destino a: Nº ________________ inclusive Referencia: (en letras)
ARTICULOS SOLICITADOS
Ítem Código DESCRIPCION Unidad de Medida Cantidad
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
____________________ Fecha de Recepción __________________ ________________ _________________ Solicitante Jefe de Almacén General Recibí Conforme Director General de la MINSA Encargado del Almacén Especializado Oficina General de Defensa Nacional de Emergencias y Desastres
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ANEXO Nº 2
AERD
ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE DONACIONES
Lima, de del 200...
Mediante la presente Acta, hace entrega al......................................................................, en calidad de Donación lo Siguiente: ESPECIFICACIONES
Nº CANTIDAD DESCRIPCION EXPIRACIÓN S/ ACTA NºCANTIDAD
DESPACHADAUNIDAD DE
MEDIDA PRECIO
UNITARIO TOTAL
TOTAL
3_______________________ ENTREGUE CONFORME
4_______________________SOLICITANTE
5_______________________JEFE DE ALMACEN
6_______________________RECIBI CONFORME
1_______________________ AUTORIZACION
2_______________________ENCARGADO DEL ALMACEN
ESPECIALIZADO
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Nº OGDN- -2005
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ANEXO Nº 3
ICIAEED
INFORME DE CONSUMO INTEGRADO DEL ALMACEN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
BIEN DEL ALMACEN ESPECIALIZADODE EMERGENC. Y DESASTRES SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
DISTRIBUCION CODIGO DESCRIPCION PRESENTACION
PRECIO UNITARIO
SALDO DEL MES
ANTERIOR
INGRESOS DURANTE EL
MES UNIDADES DESPACHADAS VALORIZACION
TRANSFERENCIA NO VENCIDA
VENCIDOS EN EL MES TOTAL
SALDO STOCK FINAL
STOCK VALORIZADO
CONSUMO DONACIONES
FECHA DE EXPIRACION MAS
PROXIMA
A B C
D E F G H = D X G I J K = G + I + J
L = E + F - K M = L X D N O
TOTAL TOTAL
TOTAL ES IGUAL A LA SUMA DE SUB TOTALES 1 2 3 4 5
SUB TOTALES = SUMAS PARCIALES DE CADA HOJA SUB TOTAL SUB TOTAL
MIN
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MES / AÑO
FIRMA Y SELLO DEL ENCARGADO DEL ALMACEN ESPECIALIZADO FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR GENERAL DE LA OGDN
F = Incluye bienes de emergencias y desastres por todo concepto, excepto donaciones
J = Deberán ser acompañadas por un informe técnico sustentatorio N = Bienes recibidos en calidad de donación y distribuidos O = Fecha de vencimiento más próxima del bien (medicamentos, raciones frías u otros perecibles
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ANEXO Nº 4 PECOSA
PEDIDO-COMPROBANTE DE SALIDA MINISTERIO DE SALUD OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION CODIGO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE . . DEPENDENCIA LUGAR Y FECHA SOLICITO ENTREGAR A . AFECTACION PRESUPUESTAL CTA MAYOR PROGRAMA SUB'PROGRAMA PEDIDO Nº . CON DESTINO A . SALIDA Nº .
1 2 3 4 SOLICITADO DESPACHADO VALORES
REN ARTICULOS a b c d a b GLO a b c ESPECIFICACIONES CXANTIDAD UNIDAD DE
NES CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION MARCA O/C CLASIFICACION DESPACHADA MEDIDA UNITARIO TOTAL
EQUIPO DE BIENES EN TOTAL
OFICINA OPERACIÓN DEPOSITO EQUIPO DE RECONSTRUCCION PEDIDOS EN TRANSPORTE DE EQUIPOS TRANSITO FORMULARIO UTILIZADO HASTA EL RENGLON MAQUINARIA Y CONSTRUCCIONES Nº INCLUSIVE EQUIPO EN CURSO . EN LETRAS
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