ZTD Spanish

7/30/2019 ZTD Spanish

1/153

PRODUCTIVIDAD ZEN: UNATRADUCCIN DE ZEN TO

DONE DE LEO BABAUTA

Personal Development Books

http://ztdspanish.blogspot.com


2/153


3/153

Prlogo

La primera vez que entr en contacto con el sistema de producti-vidad Getting Things Done (GTD) a travs del libro de Dave Allen,podramos decir que mi vida distaba mucho de ser organizada. Lospapeles se almacenaban sobre mi escritorio, olvidaba compromisosy obligaciones, me encontraba a merced de los objetivos y deseos delos dems sin ser capaz de avanzar hacia los mos propios, e inclusollegu a odiar mi trabajo, cosa totalmente increble por tres motivos:tengo un trabajo en el que puedo hacer prcticamente lo que quiera,

estrechamente relacionado con lo que ha sido una de las pasiones demi vida, y que adems es envidiado por otras personas.

As que cuando abr las pginas del famoso libro de productivi-dad personal, pronto qued maravillado por los potenciales benefi-cios que me aguardaban siempre y cuando decidiera esforzarme yponer un poco de mi parte. Estren una pequea libreta y me hice un

resumen condensado de todo lo que le. Y an as, me encontr conuna gran cantidad de informacin que me desbordaba. No saba pordnde empezar, se me haca muy cuesta arriba intentar adquirir to-dos los hbitos necesarios para llegar a implementar el sistema al cienpor cien. Y he ah que un da, por casualidad, encontr Zen Habits, el

blog de Leo Babauta, y su libro electrnico Zen to Done.

Lo que se propone en Zen to Done (ZTD) es ir adquiriendo una

I


4/153

serie de hbitos, de forma progresiva, con el objetivo final de imple-mentar un sistema completo de productividad personal que coge lo

mejor de GTD y otros tantos sistemas para hacerlo todo ms simpley manejable. Gracias a ZTD fui capaz por fin de ponerme manos a laobra. Cada nuevo hbito que adquira produca un efecto increble enmi vida. Cada nuevo paso hacia la implementacin del sistema finalme haca darme cuenta de lo que yo realmente era capaz de hacer.

Hoy en da no he conseguido implementar el sistema de forma

completa, aunque pronto lo conseguir. Todo lo que he puesto enprctica de ZTD ha cambiado tanto mi vida que se me haca muydifcil pensar que haba mucha gente a la que esta informacin no lepoda llegar debido a sus dificultades con la lengua inglesa. No podaesperar ms. Decid, apoyado por la licencia libre del texto, comenzarsu traduccin para compartir esta informacin con cualquier personade habla hispana.

Lo que tienes en tus manos es el fruto de un trabajo realizado conmucha ilusin, y con el objetivo de poder ayudar al mayor nmeroposible de personas. Adems de la traduccin completa de Zen toDone, encontrars tambin otros artculos relacionados del blog ZenHabits (del mismo autor que ZTD) a los que se hace referencia desdeel propio texto, y gracias a los cuales comprenders mejor el sistema.Ojal disfrutes tanto leyendo esta traduccin como yo lo hice reali-

zndola, y tambin espero que tu vida empiece a cambiar desde estemismo momento. Ponte en marcha!

II


5/153

ndice general

1. Introduccin 3

2. Por qu ZTD? 7

3. Una visin general - Qu es ZTD? 11

4. ZTD mnimo - una alternativa ms simple 17

5. Adquiriendo los 10 hbitos 21

6. Hbito 1: recolectar 25

7. Hbito 2: procesar 31

8. Hbito 3: planificar 35

9. Hbito 4: hacer 39

10. Hbito 5: un sistema simple y confiable 45

11.Hbito 6: organizar 51

12.Hbito 7: revisar 55

13.Hbito 8: simplificar 59

14.Hbito 9: establecer rutinas 65

II I


6/153

ndice general

15.Hbito 10: encuentra tu pasin 69

16.Un da con Zen To Done 75

17.Preguntas frecuentes 79

18.Recursos 87

19.Otras traducciones 95

1


7/153

2


8/153

1 Introduccin

Mucho del stress que

sufre la gente no

proviene del hecho detener demasiadas cosas

que hacer, sino de no

conseguir finalizar

aquello que han

comenzado

(David Allen)

Este libro se escribi para aquellos que quieran organizar sus vidasy completar por fin las cosas que aparecen en sus listas de tareas.

Si eres una de esas personas, encontrars algunos conceptos tilesen este libro.

Zen To Done (ZTD) es un sistema que es simple a la vez que po-

deroso, y que te ayudar a desarrollar los hbitos que te permitirnmantener tus tareas y proyectos organizados, a simplificar y estruc-turar tu trabajo diario, a mantener tu escritorio y bandeja de entradadel correo electrnico limpios y organizados, y a hacer lo que necesi-tes hacer, sin distracciones.

Eso es mucho pedir para un pequeo libro. Y de hecho, este libro nohar todas estas cosas por ti - eres t el que tendrs que hacerlas. Eres

3


9/153

1 Introduccin

t el que realmente debe querer cambiar sus hbitos, pero lo que sete proporciona con este sistema son las herramientas para conseguir

esto.

Y permteme decir que cambiar tus hbitos es posible. Usando lastcnicas para el cambio de hbitos que describo en este libro, y en misitio web, Zen Habits, yo mismo he cambiado bastantes de los mos:dej de fumar, empec a correr, comenc a comer ms sano, comple-t un maratn, dupliqu mis ingresos y puse mis finanzas en orden,

me convert en vegano, casi elimin mis deudas, complet un triatln,perd ms de 9 kilos, y empec un blog exitoso, por poner unos cuan-tos ejemplos. As que s, modificar tus hbitos es perfectamente po-sible, siempre que empieces poco a poco, encuentres la motivacinadecuada y te mantengas enfocado.

Tambin me he vuelto ms organizado y productivo. Hace unospocos aos mi escritorio estaba desordenado, utilizaba muchas listas

que siempre perda u olvidaba, tena muchsimas cosas que hacer yme senta sobrecarcagado por el caos y la complejidad de mi jornadadiaria. La bandeja de entrada de mi correo electrnico estaba satura-da, y tambin lo estaban mi bandeja de entrada fsica y mi buzn devoz. Segua olvidndome de hacer cosas, y en general era desorgani-zado e improductivo.

Pero entonces comenc a cambiar todos estos hbitos, uno por uno.Hoy en da mis bandejas de entrada estn todas vacas. Mi lista de ta-reas para la jornada actual es una lista muy simple con nada ms quetres cosas muy importantes. Las consigo hacer. Soy capaz de eliminardistracciones y de enfocarme. Lo escribo todo en un nico lugar parano olvidarme de nada.

4


10/153

Mi vida es mucho ms cuerda ahora, ms simplificada y ms en-focada. Consigo finalizar MUCHAS ms tareas ya sea mi trabajo

diario en la oficina, escribir en el blog, escribir en otros seis blogs,completar proyectos personales, etc. Incluso tengo tiempo libre parami familia. Soy ms feliz y productivo, y todo ello ha sido gracias aunos pocos cambios de hbitos.

T tambin puedes hacer esto, creme. No soy un sper hombre simplemente me compromet a mejorar, y empec a cambiar mis

hbitos, de uno en uno.

Sigue leyendo, y comprueba cmo puedes hacer t todas estas co-sas. Eso s, no considero necesario que adoptes el sistema de formacompleta cada uno trabaja de forma diferente. Esa es la belleza deZTD: puedes elegir esos hbitos que son mejores para ti.

Buena suerte, y disfruta este libro. Modificar tus hbitos puede ser

excitante, y yo te animo a disfrutar del viaje.

5


11/153

6


12/153

2 Por qu ZTD?

La simplicidad es la

sofisticacin definitiva

(Leonardo DaVinci)

Decid tomar las mejores ideas de algunos de los mejores sistemasde productividad personal, incluyendo Getting Things Done de Da-vid Allen y Los 7 Hbitos De La Gente Altamente Efectiva, de Step-hen Covey, aadir otras ideas tiles, y unirlas todas en un sistema de

productividad personal muy simple y usable llamado Zen To Done(ZTD).

Por qu Zen to Done? Bien, en primer lugar, mi blog se llamabaZen Habits, y Habits to Done no me sonaba lo suficientemente bien.Tambin pens en Simple to Done, pero el acrnimo no me pareciadecuado. En segundo lugar, ZTD captura el espritu del nuevo sis-

tema: simplicidad, enfoque en lo que se est haciendo, en el aqu y elahora, ms que en la planificacin y en el propio sistema.

Si has intentado utilizar GTD y has tenido problemas, ZTD puedeser para ti. Se centra en conseguir los cambios de hbito necesariospara GTD, pero de una manera ms prctica, y se basa en hacer, sim-plicidad, y en aadir una estructura simple. Sigue leyendo para saberms.

7


13/153

2 Por qu ZTD?

ZTD intenta solucionar los cinco problemas a los que se enfrenta lamayora de la gente que trata de utilizar GTD. No quiero decir que

GTD tenga muchos fallos, o que necesite modificacin alguna, perocada uno es diferente, y ZTD es una manera de adecuarlo mejor paraadaptarlo a diferentes tipos de personalidad.

Estos son los problemas de GTD que ZTD intenta solucionar:

1. GTD conlleva un conjunto de cambios en tus hbitos. Esta esla principal razn por la que la gente falla al intentar utilizarGTD se deben modificar varios hbitos de manera simult-nea. Como suelo comentar en mi blog, Zen Habits, centrarse enun nico hbito funciona mejor, y garantiza una mayor proba-

bilidad de xito. Adems, aquellos que empiezan con GTD nosuelen aplicar mtodos probados para la modificacin de hbi-tos (aquellos de los que hablo en Zen Habits).

Solucin: ZTD se centra en modificar tus hbitos uno a uno. Noes necesario adoptar el sistema completo de una sola vez cen-trarse en varios hbitos a la vez es muy duro. En lugar de esto,nos centraremos en un hbito cada vez, adoptando el sistemaen fases. Todo esto usando mtodos probados para el cambiode hbitos (reto de treinta das, recompensas, trucos de moti-

vacin, compromisos, etc.) para adoptar con xito cada nuevohbito.

2. GTD no hace demasiado caso al hacer. A pesar de llamarseGetting Things Done, lo que ms ocupa nuestro tiempo es me-ter cosas en nuestro sistema confiable de registro de entradas.El libro presenta un sistema excelente, pero ste se centra msen las fases de captura y procesamiento que en la de realmente

8


14/153

hacer las cosas.

Solucin: ZTD se centra ms en el hacer y en como realmentecompletar tus tareas, de una forma sencilla y libre de stress.

3. GTD es demasiado desestructurado para mucha gente. Estopodra ser una de las mejores caractersticas de GTD su faltade estructura, su capacidad de prepararnos para tomar decisio-nes en el momento sobre qu hacer a continuacin pero tam-

bin puede ser una gran fuente de confusin para mucha gente.Esta gente necesita tener un da ms estructurado, y GTD puededesorientar en este sentido. Diferentes personas tienen diferen-tes estilos.

Solucin: ZTD ofrece una serie de hbitos para solucionar es-to: el hbito de planificacin, donde se planifican las tres MITs(Most Important Tasks tareas ms importantes) del da o los

Big Rocks de la semana, y el hbito de la rutina, en el que se es-tablecen rutinas diarias y semanales. Estos hbitos, como cual-quiera de los hbitos de ZTD, son opcionales. Si no te sirven,no los uses. Pero para mucha gente, complementarn perfecta-mente el resto del sistema GTD.

4. Con GTD tratas de hacer demasiado, lo que acaba genern-

dote ansiedad. GTD no establece discriminacin alguna sobretoda la informacin que entra en el sistema. Esto una vez mspuede ser visto como parte de su genialidad. Pero el problemaes que si ponemos todo en nuestras listas, podemos terminarsobrecargados, porque tratamos de completar todas las tareasapuntadas en ellas. Esto no es realmente un problema de GTD,sino que un problema de cmo lo implementamos. Pero se pue-

9


15/153

2 Por qu ZTD?

de solucionar.

Solucin: ZTD se centra en simplificar. Saca tanta informacinde tu sistema como puedas, de tal forma que te puedas centraren lo que realmente es importante y lo puedas hacer bien.

5. GTD no se centra suficientemente en tus objetivos: GTD esuna solucin que va de lo particular (tareas) a lo general (obje-tivos). A pesar de hacer referencia a los niveles ms altos, real-

mente el tema no se trata en profundidad. La consecuencia deesto es que GTD se centra ms en hacer todo lo que vaya en-trando en tu sistema en lugar de hacer lo que deberas estarhaciendo las cosas importantes.

Solucin: Con ZTD identificas las cosas importantes que deseasrealizar durante la semana y durante el da. Otro hbito de ZTDes el de revisar tus objetivos semanalmente, de tal forma que

puedas enfocarte en ellos a lo largo del ao. GTD contiene algode informacin sobre este tema, pero ZTD la ampla.

Una vez ms, debo aclarar que GTD es un sistema brillante quefunciona muy bien. Pero ZTD toma algunos de los problemas que lagente tiene al implementarlo, aade nuevas ideas, y lo adapta a lavida real.

10


16/153

3 Una visin general - Qu es ZTD?

Las cosas que ms

importan no deberan

estar a la merced de lascosas que menos

importan

(Goethe)

Vamos a echar un vistazo a lo que Zen To Done es realmente: es unconjunto de 10 hbitos que te ayudarn a ser ms organizado, simpli-ficar tu vida, tener las cosas bajo control y conseguir por fin que las

cosas se hagan.

Si adoptas el sistema ZTD, no estars obligado a hacer uso de los10 hbitos... deberas escoger aquellos que se adecuen a tu estilo indi-vidual, y centrarte en perfeccionarlos.

Cada uno de estos hbitos debera ser aprendido y practicado de

uno en uno, siempre que sea posible, o como mucho abordar 2 3 deellos simultneamente. Cntrate en tu cambio de hbito por 30 das,y entonces contina con el siguiente.

S que esto puede ser difcil, pero a la larga ser ms fcil mantenerestos hbitos si nos centramos en uno o dos cada vez. Siguiendo esteconsejo, a lo largo de un ao los habrs dominado todos y no creoque conseguir completamente organizado y productivo en un ao sea

11


17/153


un mal objetivo.

Los hbitos se pueden adoptar en el orden que se crea convenien-te el orden del listado que aparece a continuacin es tan solo unasugerencia. Los hbitos 1 al 8 son los ms esenciales, pero te aconsejoque consideres seriamente tambin los hbitos 9 y 10. Cada uno deestos 10 hbitos ser explicado en ms detalle durante los siguientescaptulos.

1. Recolectar (hbito de la captura ubicua). Lleva siempre contigouna pequea libreta (o cualquier herramienta de captura de in-formacin que te sea til) y escribe en ella cualquier tarea, idea,proyecto o cualquier otra informacin que produzca tu cabeza.Saca todo esto de tu cabeza y ponlo en papel. As no lo olvi-dars. Te aconsejo utilizar una herramienta de captura simple,porttil y fcil de usar es preferible hacer uso de una pequea

libreta o una pila de tarjetas (aunque no es obligatorio), sim-plemente porque son ms fciles de llevar por ah y utilizarque una PDA o un ordenador ultraporttil. Cuanto ms sim-ples sean las herramientas, mejor. Cuando llegues a casa o a laoficina, traspasa todas estas anotaciones a una lista de tareas.

2. Procesar (hbito de tomar decisiones rpidas acerca de las cosas

en tu bandeja de entradas). Dejar que la informacin de la ban-deja de entrada se acumule es atrasar en la toma de decisiones.Procesa tus bandejas de entrada (correo electrnico, bandejasfsicas, buzn de voz, libreta) al menos una vez al da, y msfrecuentemente en el caso en el que sea necesario. Cuando pro-ceses, lo hars de arriba a abajo, tomando una decisin sobrecada elemento individual: hacerlo (si te va a tomar menos dedos minutos de tu tiempo), descartarlo, delegarlo, archivarlo o

12


18/153

ponerlo en una lista de tareas o en la agenda para hacerlo msadelante.

3. Planificar (hbito de establecer MITs por semana y da). Cadasemana, haz una lista de los Big Rocks (las tareas ms impor-tantes) que deseas completar durante esa semana, y progrma-las para ser las primeras que realices. Cada da, realiza una listade 1 a 3 MITs (bsicamente, tus Big Rocks para ese da) y ase-grate de cumplirlas. Completa tus MITs lo ms pronto posible

ese da para asegurarte de que haces lo ms importante.

4. Hacer (hbito de completar tareas de una en una, sin distrac-ciones). Este es uno de los hbitos ms importantes de ZTD.Consiste en seleccionar una tarea (preferentemente, una de tusMITs) y centrarte exclusivamente en ella. En primer lugar, eli-mina todas las distracciones, como el email, el telfono mvil,Internet en el caso en el que sea posible (si sigues el hbito 2, es-

to ser bastante fcil), y el desorden de tu escritorio (si sigues elhbito 2, esto ser bastante fcil). A continuacin, imponte unacantidad de tiempo para trabajar en dicha tarea, o trabaja enella todo el tiempo que sea posible. No permitas que alguien tesaque de lo que ests haciendo. Si te interrumpen, escribe cual-quier peticin o tarea entrante en tu libreta, y contina con tutarea. No intentes hacer varias cosas a la vez (evita la actitud

multitarea).

5. Un sistema simple y confiable (hbito de mantener listas sim-ples que son comprobadas diariamente). Puedes usar listas di-ferenciadas por contexto, como @trabajo, @telfono, @casa, @re-cados, @a la espera, etc., si esto te funciona, aunque ZTD teaconseja que mantengas tus listas de la forma ms simple po-

13


19/153


sible. No crees un sistema complicado, y deja de probar cons-tantemente nuevas herramientas. Es una prdida de tiempo, tal

como suena. O bien usa una simple libreta o tarjetas para tuslistas, o usa el programa ms simple posible. No necesitas unplanificador o una PDA u Outlook o un complicado sistema deetiquetas. Tan solo una lista para cada contexto, y una lista deproyectos que revises diariamente o semanalmente. Enlazar ac-ciones tanto a proyectos como a contextos est bien, pero puedecomplicar tu sistema demasiado. Mantenlo simple, y cntrate

en lo que tienes que hacer ahora, no en jugar con tu sistema otus herramientas.

6. Organizar (hbito de tener un lugar para todo). Todo el mate-rial entrante se dirige a tu bandeja de entrada. Desde all, sedirige hacia tus listas ordenadas por contexto y una carpeta deacciones, o una carpeta en tu sistema de almacenamiento, o a tu

bandeja de salida si vas a delegar, o a la basura. Pon las cosas

donde les corresponda estar, en lugar de apilarlas para ordenar-las ms adelante. Esto mantendr tu mesa despejada para quete puedas centrar en tu trabajo. No cedas a la pereza pon lascosas en su sitio.

7. Revisar (hbito de revisar semanalmente tu sistema y tus me-tas). La revisin semanal de ZTD consiste en realizar una rpida

comprobacin de tu sistema, y tambin consiste en revisar tusobjetivos cada semana. Durante tu revisin semanal deberascomprobar el progreso realizado durante la ltima semana conrespecto a tus metas anuales, y deberas decidir qu pasos se-guir para acercarte a ellas durante la siguiente. Resrvate mstiempo una vez cada mes para revisar tus metas, y cada ao pa-ra una revisin anual de tus objetivos anuales y tus metas en la

14


20/153

vida.

8. Simplificar (hbito de reducir tus metas y tareas a lo esencial).Si intentas completar todas las tareas que entran en tu sistema,pronto acabars sobrecargado. Adems, esto evitar que te cen-tres es tus tareas ms importantes (MITs). As que ZTD te servi-r en este mbito para revisar tus listas de acciones y proyectoscon el objetivo de ver si es posible simplificarlas. Elimina todomenos los proyectos o las tareas esenciales, de tal forma que te

puedas centrar en ellos. Simplifica tus compromisos y tu siste-ma de entrada de informacin. Asegrate de que tus proyectosy tareas estn en concordancia con tus proyectos anuales y me-tas en la vida. Haz esto diariamente (de forma breve, a pequeaescala), y tambin durante tus revisiones semanales y mensua-les.

9. Rutinas (hbito de establecer y mantener rutinas). Si otros sis-

temas de productividad personal son demasiado desestructura-dos para ti, intenta adoptar el hbito de crear rutinas. Un hbitomatinal, por ejemplo, podra incluir examinar tu agenda, repa-sar tus listas contextuales, establecer tus MITs para la jornada,hacer ejercicio, procesar el correo y las bandejas de entrada, ycompletar tu primera MIT del da. Por la tarde, tu rutina podraincluir procesar tu correo electrnico y tus bandejas de entra-

da (otra vez), revisar cmo te est yendo el da, escribir en tudiario, y prepararte para la siguiente jornada. Las rutinas sema-nales podran incluir un da de recados, un da de lavandera,un da de finanzas, una revisin semanal, un da para la familia,etc. Es cosa tuya establece tus propias rutinas y hazlas trabajarpara ti.

15


21/153


10. Encuentra tu pasin (hbito de buscar un trabajo que te apa-sione). Puede que este sea el ltimo hbito, pero a la vez podra

ser el ms importante. GTD te permite manejar las tareas de tuvida diaria e intentar no atrasar su ejecucin. Pero si tu trabajoes adems algo que te apasiona, no solo no procrastinars, sinoque te encantar hacerlo y querrs hacer ms. El hbito a formares el de buscar constantemente cosas que te apasionen, y ver sieres capaz de hacer una carrera de ellas. Haz que tu trabajo seaalgo que te apasione, no algo que no te apetezca hacer, y tu lista

de tareas parecer una lista de recompensas.

16


22/153

4 ZTD mnimo - una alternativa ms

simple

Todo debera ser hecho

de la manera ms simple

posible, pero no ms

(Albert Einstein)

Para algunas personas, implementar 10 hbitos nuevos, incluso deuno en uno, es algo muy complicado. As que para aquellos que deseen

implementar el sistema ms simple posible, en este captulo se mues-tra la versin minimalista de ZTD una manera de ser productivo sinlos.

Se basa tan solo en cuatro hbitos: recolectar, procesar, planificary hacer. Y solo utiliza dos herramientas: una pequea libreta y un

bolgrafo.

1. Recolectar: lleva siempre contigo una pequea libreta y anotacualquiera tarea, idea, proyecto u otro tipo de informacin quesurja en tu cabeza. Scalo de tu cabeza y ponlo en papel paraque no se te olvide.

2. Procesar: toma decisiones rpidas acerca de los elementos detu bandeja de entrada. Procesa todas tus bandejas de entrada

17


23/153

4 ZTD mnimo - una alternativa ms simple

(correo electrnico, bandejas de entrada fsicas, buzn de voz,libreta) al menos una vez al da, y ms frecuentemente si lo con-

sideras necesario.

3. Planificar: establece MITs para cada semana y cada da. Com-pleta tus MITs lo ms pronto posible durante tu jornada paraasegurarte de que se hacen.

4. Hacer: cntrate en una tarea cada vez. Elimina todas las dis-

tracciones, y a continuacin cntrate en una nica tarea todo eltiempo que puedas. No dejes que nada te distraiga. Evita reali-zar varias tareas a la vez.

Qu deja fuera el ZTD mnimo

Esta versin elimina seis hbitos: mantener un sistema de listas

simples, organizarlo todo, revisiones semanales, simplificacin de ta-reas y proyectos, establecimiento de rutinas, y bsqueda de tu pasin.

A pesar de que pienso que estos seis hbitos son valiosos, no sonabsolutamente necesarios para un sistema minimalista de este tipo.

La implementacin minimalista

As que, cmo puedes implementar este sistema, y qu necesitaspara ello? Primero las herramientas: una pequea libreta y un bol-grafo. Eso es todo.

A continuacin te indico cmo implementar el sistema:

1. Usa tu libreta para anotar cualquier cosa conforme se te ocurra.

18


24/153

Esto te permite sacarlo todo de tu mente y no olvidar nada.

2. Cuando llegues a tu trabajo o a casa, aade estas nuevas tareasa tu lista maestra de tareas, que tambin puedes mantener en tulibreta si as lo deseas.

3. Revisa tu lista al principio de cada da, y anota de 1 a 3 MITs quete gustara completar a lo largo de la jornada. En esto consistirtu sistema de planificacin. No necesitars nada ms.

4. Completa tus MITs tan pronto como puedas. Cuando ests rea-lizando una tarea determinada, elimina cualquier distraccin ycntrate en la nica tarea que ests realizando. Evita abordarmltiples tareas simultneamente. Cuando termines con unaMIT, sigue con la siguiente.

5. Si completas tus MITs, consulta tu lista maestra y comprueba

cul es la tarea ms importante de la lista. Compltala siguiendolas indicaciones del paso anterior. Repite tantas veces como seanecesario.

Realmente no necesitas 10 listas diferentes. Adems, si no mantie-nes tantas listas, tampoco necesitars una revisin semanal. De todasformas, te aconsejo que establezcas un nico objetivo para el presente

ao y que te centres siempre en el siguiente paso para llegar a alcan-zar dicho objetivo.

Opcionalmente podras optar por incluir los hbitos que se han de-jado fuera del ZTD mnimo ms adelante, si consideras que esto tepuede ayudar.

19


25/153

20


26/153

5 Adquiriendo los 10 hbitos

Comenzar es la mitad de

cualquier accin

(Proverbio griego)

Una parte esencial de ZTD es la adquisicin de los 10 hbitos, deuno en uno. Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta lagente cuando intentan adoptar otros sistemas de productividad per-sonal, quiz sin saberlo, es que stos requieren la adquisicin simul-tnea de varios hbitos.

Cuando alguien adopta un nuevo sistema de productividad perso-nal lo hace de manera entusiasta, intentando seguir completamentetodas las indicaciones a la primera, y entonces abandonan. Lo vuel-ven a intentar de nuevo, y una vez ms abandonan. Es como el casode la dieta sana o el ejercicio fsico si no adoptas mtodos exitosospara la modificacin de tus hbitos, seguirs fallando, y al final te

desmoralizars y lo dejars.

Bien, segn mi experiencia, los cambios de hbito no son algo paratomrselo a la ligera. Pueden completarse con xito, pero a cambio demucha energa, motivacin y estar muy centrado, por lo que es muydifcil ocuparse de varios hbitos a la vez. Te recomiendo encarecida-mente que comiences con un nico hbito, para el que aplicars unametodologa probada para el cambio de hbitos, y una vez consegui-

21


27/153


do, que sigas con el siguiente.

Entiendo que esto no es fcil. Cuando lees sobre un sistema deproductividad deseas adoptarlo completa e inmediatamente. Estsemocionado y entusiasmado! Creme, yo s lo que se siente. Pero to-ma ese entusiasmo y canalzalo en un nico hbito, y conseguirs ungran xito.

Abordar un nico hbito cada vez requerir algo de paciencia, pero

al mismo tiempo es ms sencillo triunfar de esta manera. Para ciertagente, convertirse en una persona productiva y organizada puede serexcesivamente difcil, y requerir un gran cambio en su vida. Yo soyun defensor de los cambios de vida graduales, que son aquellos quedurarn mucho tiempo, y no tan solo unas pocas semanas.

Si eres bueno en algunos de los hbitos planteados en ZTD, y ade-ms tienes facilidad para modificar tus hbitos, entonces es posible

abordar ms de uno a la vez. Sin embargo, nunca recomendara msde 2 3 simultneos, porque cuanto mayor sea el nmero, menoressern las posibilidades de xito. Si tienes facilidad para la recoleccinubicua de informacin, por ejemplo, podras intentar adoptar este h-

bito con, digamos, el de procesar tus bandejas de entrada. Pero no in-tentes ms que esto. Empieza de una manera sencilla y gradualmentete podrs ir adaptando al resto de hbitos.

Entonces, qu hbitos deberas adoptar primero? Te recomiendoque tomes el orden en el que estn listados, pero esto no es ni remota-mente obligatorio. Podras fcilmente empezar en orden contrario omezclarlos, o crearte un algoritmo para decidir. Te recomiendo que sino quieres adoptarlos en el orden recomendado, intentes ver culesde ellos te beneficiaran ms para darles la mayor prioridad.

22


28/153

Roma no se construy en un da, y no puedes pasar de ser alguiensin disciplina, desorganizado, procrastinador e improductivo (como

yo mismo lo fui una vez no te estoy acusando de todas estas cosas)a alguien organizado, productivo y con el hbito de hacerlo todo enel momento. Date tiempo para hacer estos cambios. Si adoptas 1 2hbitos por mes, al final de este ao habrs adoptado todo el sistema.

Metodologa para el cambio de hbitos

Cules son los mtodos que te permitirn tener xito a la hora decambiar tus hbitos? Aqu te muestro los ms importantes:

1. Compromiso. Compromtete contigo mismo a modificar tu h-bito. Haz tambin que tu compromiso sea lo ms pblico posi-ble ponlo en tu blog, nete a un foro de Internet y comntalo

con la gente, dselo a tu familia y amigos, enva un correo elec-trnico diario indicando el estado de tu progreso. Cunto mspositiva sea la presin pblica, mejor.

2. Practica. Cambiar de hbitos es una habilidad, y como cual-quier habilidad, requiere prctica. Compromtete contigo mis-mo mediante lo que se denomina un reto de los 30 das: trata

de cumplir con tu hbito todos y cada uno de los siguientes 30das. De esta forma te estars entrenando para cumplir con tunuevo hbito una y otra vez. Si no lo haces bien, no te desani-mes e intntalo de nuevo. La prctica hace la perfeccin.

3. Motivacin. Busca las mejores maneras posibles de motivarte.Consulta el post sobre los 20 mejores trucos de motivacin enmi blog Zen Habits (o al final de este libro).

23


29/153


4. Seguimiento. Lo mejor es que lleves un registro de tu progresodiario. Esto puede sonar como algo difcil, pero incrementar

tus posibilidades de xito. Registra tu progreso antes de ir a lacama; para ello, coloca el lugar donde ests llevando a cabo elregistro cerca de tu cama. Ver cmo has ido progresando te mo-tivar y te har sentir muy bien.

5. Apoyo. nete a un grupo online con el que compartas tu obje-tivo, o intenta adoptar tu nuevo hbito con un compaero. Haz

que otros lo intenten contigo, y todo ser mucho ms fcil.

6. Recompensas. Recompnsate a menudo y empieza pronto a ha-cerlo al final de los primeros tres das, y a continuacin al finalde cada semana, y entonces una gran recompensa al final de tureto de los 30 das.

7. Cntrate. Es extremadamente importante que te centres en tu

nuevo hbito la totalidad de los 30 das. Es por esto por lo quees difcil tratar de modificar ms de un hbito a la vez no tepuedes mantener enfocado. Encuentra maneras de volver a cen-trarte en tu hbito. Cuelga notas o post-its alrededor de tu escri-torio o en casa. Envate correos electrnicos como recordatorio.Hagas como lo hagas, mantente muy enfocado.

8. Pensamiento positivo. Este es quizs el elemento ms impor-tante. Si te convences a ti mismo de que puedes hacerlo, enton-ces lo hars. Elimina todos los pensamientos negativos, y reem-plzalos por pensamientos positivos. Puedes hacerlo!.

24


30/153

6 Hbito 1: recolectar

Mucho del stress que

sufre la gente no

proviene del hecho detener demasiadas cosas

que hacer, sino de no

conseguir finalizar

aquello que han

comenzado

(David Allen)

Demasiado a menudo surgen ideas en nuestra cabeza, llega correoa nuestra casa, se nos acumulan papeles en nuestro escritorio, se nosdan nmeros de telfono o citas sobre la marcha... y tan pronto co-mo toda esa informacin viene, desaparece o es olvidada o es dejadasobre un escritorio polvoriento, para no volver a ser vista nunca ms.

El problema es que no disponemos de un sistema para recolectar

toda la informacin y los papeles, as como los correos electrnicos,que entran en nuestras vidas, ni tampoco un sistema para mantenertoda esta informacin organizada de una manera sistemtica.

Para resolver este problema, deberemos tener un lugar para todala informacin que venga a nosotros, y tambin deberemos adquirirel hbito de anotarlo todo inmediatamente, en lugar de confiar ennuestro cerebro para mantener un seguimiento de todo. Confiar en

25


31/153


nuestro cerebro es pedirle demasiado, ya que nuestro cerebro tiene lacostumbre de olvidar aquello que necesitamos justo cuando lo nece-

sitamos.

El hbito de recoleccin es simple: consiste en disponer de un con-junto muy limitado de lugares para recolectar informacin y papeles,y en aguantar exclusivamente con ese sistema.

As que, para los papeles que llegan a tu escritorio, deberas dis-

poner de un lugar para recolectarlos: una bandeja de entrada. Nuncadejes cualquier nuevo papel que te llegue sobre el escritorio, cuelguesun post-it por ah, ni apiles tu correo en cualquier lugar que no sea tu

bandeja de entrada. Ese es el nico lugar que utilizars para recolec-tar cosas, y debers adecuarte a ello.

Tambin deberas tener una bandeja de entrada en casa, para reco-lectar todo el correo que te llegue, papeles del trabajo, universidad

o colegio, mensajes de telfono, cosas que traigas de tus recados porla calle, recibos cualquier cosa. A partir de ahora nunca volvers aperder nada ms.

Para el correo electrnico, intenta utilizar una nica cuenta (estoevita que tengas varias bandejas de entrada, y por lo tanto la confu-sin). Podras a lo mejor tener otras bandejas de entrada que com-

pruebas todo los das, algunas online, y no pensar en ellas como ban-dejas de entrada cuentas de MySpace o Facebook, foros, u otroslugares de donde obtengas mensajes. Todo esto son bandejas de en-trada, y deberas hacer un seguimiento de todas ellas y manejarlas dela misma forma. Cuantas menos tengas, mejor.

En el prximo captulo veremos como procesar todas estas bande-

26


32/153

jas de entrada hasta dejarlas vacas, gracias al hbito de procesar. Porahora, simplemente se consciente de la existencia de tus bandejas de

entrada, y trata de utilizarlas para almacenar todos los papeles que telleguen tanto en tu trabajo como en casa.

Tu libreta

Tambin necesitamos echarle un vistazo a una especie de bandejade entrada especial tu herramienta de recoleccin de ideas, notas,

informacin recibida mientras ests fuera, tareas que recuerdes quedebes hacer, elementos de accin que surjan en reuniones, etc. En po-cas palabras, cualquier novedad en tu vida que no se encuentre pre-viamente en forma escrita o grabada.

Hasta este momento puede que hayas confiado en tu mente pararecordar todas estas cosas, o puede que las hayas aadido a listas detareas cuando hubieras llegado de nuevo a tu escritorio. Desafortu-

nadamente, tu mente es una herramienta con fallos. Olvida las cosascuando las necesitas, y piensa sobre ellas cuando no las necesitas.

As que en lugar de esto, haremos de sacar las cosas de tu menteun hbito, y lo escribiremos todo. Lleva contigo una pequea libreta(o cualquier herramienta de captura que te sirva) y anota cualquiertarea, idea, proyecto o cualquier otra informacin que surja en tu ca-

beza. Scalo de all y plsmalo sobre el papel para no olvidarlo.

Cuando ests en una reunin y surja un elemento de accin quedebas realizar ms tarde, antalo. Cuando tu jefe te llame para pedirtetu participacin en un trabajo o un proyecto, antalo. Cuando alguiente de un nmero de telfono o una direccin de correo electrnico enun encuentro social, antalo. Creo que ya captas la idea.

27


33/153


Lo preferible en ZTD es que utilices cualquier herramienta simple,porttil y fcil de usar para la captura de informacin preferente-

mente (aunque no obligatoriamente) una pequea libreta o una pilade tarjetas, por el sencillo hecho de que son mucho ms fciles de usary de llevar por ah que una PDA o un ultraporttil. Cuando vuelvasa casa o a la oficina, vaca tus notas en tu lista de tareas (una lista detareas simple servir por ahora las listas contextuales vendrn msadelante con un hbito posterior).

Una eleccin popular, aunque no necesariamente la adecuada parati: una libreta Moleskine. Es mi herramienta de recoleccin favorita,porque es porttil, resistente y estticamente agradable. Me encantaescribir en ella. Sin embargo, cualquier pequea libreta servir. Tam-

bin podras probar la Hipster PDA (que consiste en una pila de tar-jetas unidas por un clip).

Para este hbito prefiero recomendar herramientas analgicas (pa-

pel) antes que digitales, pero si tu PDA o tu telfono te sirven, ade-lante. La razn por la que pienso que las herramientas analgicasfuncionan mejor es porque son mucho ms rpidas en el caso delas herramientas digitales, no solo tienes que encenderlas, sino queadems tienes que elegir el programa adecuado, seleccionar una en-trada, y entonces introducir la informacin mediante el sistema deentrada. Con un sistema analgico, simplemente sacas la libreta y es-

cribes. Cualquiera de los dos enfoques es vlido, pero creo que cuantoms sencillas y fciles sean las herramientas, ms probable ser quelas uses. Haz lo que sea mejor para ti, de todas formas.

La clave en este hbito de recoleccin es escribirlo todo antes de ol-vidarlo, y vaciar tu libreta tan pronto como llegues a casa o al trabajo.No seas perezoso con estos dos pasos, o sino la informacin se apilar

28


34/153

y te apetecer menos continuar. Trabaja constantemente en ello!

Recuerda llevar tu herramienta de captura encima a cualquier par-te. Sin importar la herramienta que utilices, debera ser sencilla dellevar encima, y debera ser fcil escribir ideas de forma rpida. De-

bes llevarla a donde quiera que vayas, incluyendo a la cama, a lastiendas, o si ests hospitalizado. A cualquier lugar.

Un hbito tan sencillo como el de recolectar toda la informacin

que te llegue desde cualquier fuente en una pequea libreta (y enotras pocas bandejas de entrada ms) incrementar de forma notabletu capacidad de organizacin y en ltimo trmino tu productividad.Dejars de olvidar cosas y de perder informacin, y siempre sabrsdonde estn las cosas en todo momento.

29


35/153

30


36/153

7 Hbito 2: procesar

Hay cosas ms

importantes en la vida

que acelerarla

(Gandhi)

Una vez que hayas adquirido el hbito de recolectar cualquier cosaen unas pocas bandejas de entrada, incluyendo una pequea libreta(o cualquier otra herramienta de captura simple) que lleves contigo atodas partes, surge una pregunta: qu debo hacer con toda esa infor-

macin?

Lo que debes hacer es procesarla, tomando decisiones rpidas so-bre cada elemento de tus bandejas de entrada hasta que estn vacasy todo lo que hubieras capturado en tu libreta haya sido procesado.

Procesar hasta vaciar.

Dejar que los elementos de informacin se apilen es atrasar a latoma de decisiones. Si procesas tus bandejas de entrada, toma deci-siones rpidas y pon las cosas donde pertenezcan, de tal forma queno se apilen. Procesa tus bandejas de entrada al menos una vez al da,o ms frecuentemente si lo consideras necesario.

Primero, minimiza tus bandejas de entrada. Cualquier lugar al que

31


37/153

7 Hbito 2: procesar

tengas que ir para comprobar si tienes mensajes o para leer infor-macin de entrada es una bandeja de entrada, y cuantas ms tengas,

ms difcil ser manejar el sistema. Reduce el nmero de bandejas deentrada que tengas al mnimo nmero posible que te permita seguirfuncionando sin problemas.

Haz un listado de todos los medios a travs de los que recibes in-formacin, y evala cada uno de ellos para ver si realmente te pro-porcionan valor, encontrando maneras de combinar o eliminar ban-

dejas de entrada sobrantes de tu vida. Comprueba si puedes pasaruna semana entera sin alguna de ellas. Para el resto, prueba a com-

binar mltiples fuentes de informacin en una nica bandeja de en-trada. Por ejemplo, cuntos lugares tienes destinados en tu casa acolocar papeles? Utiliza tan solo una bandeja de entrada en casa paratodo el correo, los papeles del trabajo o la universidad, notas toma-das por telfono, textos sacados por la impresora, citas, etc. Tienesvarias cuentas de correo electrnico? Quiz puedas hacer un forward

desde todas ellas a tan solo una direccin. Cuantas menos bandejasde entrada tengas, mejor. Intenta disponer tan solo de 4 a 7 dentro delo posible.

El siguiente paso es dominar tus bandejas de entrada. Esta etapale sonar familiar a mis lectores habituales, pero creo que debera sertratada aqu: no permitas que tus bandejas de entrada se saturen. Esto

har que se acumule una gran cantidad de material desfasado que teagobiar. En lugar de esto, convirtete en el amo de tus bandejas deentrada.

Comprueba y procesa tus bandejas de entrada una vez al da. Pa-ra algunas bandejas de entrada puede que sea necesario realizar elprocesamiento ms de una vez (yo compruebo mi correo electrnico

32


38/153

cada hora), pero evita comprobarlas de manera constante y obsesiva.Lo nico que consigues con esto es desperdiciar tu tiempo y limitar

tu productividad. Pero no las compruebes menos de una vez al da,porque de otra manera permitirs que todo se acumule. Las pilas decosas son tu enemigo.

A continuacin indico cmo debes procesar:

1. Procesa de arriba a abajo, tomando decisiones rpidas e inme-diatas. Comienza con el elemento superior de tu bandeja de en-trada, y toma una decisin rpida. No te saltes nada ni lo pon-gas ms abajo en la bandeja para tomar decisiones ms adelan-te.

2. Borrar. Si no lo necesitas, tralo a la basura. Haz que sta sea tuprimera opcin.

3. Delegar. Eres la persona a la que le corresponde realmente ha-cer esta tarea? Si no es el caso, enva el recado a quien corres-ponda y scalo de tu bandeja.

4. Hazlo inmediatamente. Si la tarea requiere 2 minutos para sercompletada o menos, entonces hazla inmediatamente en lugar

de apuntarla en tu lista de tareas.

5. Postergar para ms adelante. Si la tarea te tomar ms de dosminutos, adela inmediatamente a tu lista de tareas para rea-lizarla ms adelante.

6. Archivar. Si el elemento de la bandeja de entrada se trata sim-plemente de algo que necesitars consultar ms adelante como

33


39/153

7 Hbito 2: procesar

referencia, archvalo inmediatamente. No uses una carpeta eti-quetada como varios o para archivar esto es simplemente

retrasar la decisin. No permitas que tu material de referenciase archive formando una pila simplemente archvalo ya.

7. En ningn caso vuelvas a dejar el elemento en la bandeja de en-trada. Brralo o almacnalo. Toma una decisin para cada ele-mento hasta que tu bandeja de entrada est vaca. Nota: si tienescientos de elementos en tu bandeja de entrada, podra ser mejor

meterlo todo en una carpeta para procesarlo ms adelante (y re-servarte unas horas en tu agenda para ello), y entonces empezarel proceso con todos los nuevos elementos que lleguen a partirde ese momento.

8. Repite este proceso con todas tus bandejas de entrada, hasta de-jarlas vacas. Si has minimizado el nmero de bandejas de en-trada a tu disposicin, esto no debera ser demasiado difcil. No

te olvides celebrarlo cuando termines! Es un sentimiento mara-villoso. Recuerda: no las proceses constantemente a lo largo delda programa por adelantado tu horario de procesamiento.

Consulta Getting your email to empty y Keeping your deskclear en mi blog Zen Habits para tener ms informacin (o al finalde este libro).

34


40/153

8 Hbito 3: planificar

Pasa algn tiempo solo

todos los das

(Dalai Lama)

Supn que ahora dispones de una lista de tareas pendientes a hacer,y un flamante nuevo da entero ante ti. Qu es lo que vas a hacerhoy?

Las decisiones que tomas acerca de qu hacer cada semana, cada

da, y cada momento, son parte de un proceso denominado flujo detrabajo. En el caso de ZTD, sugiero coger el flujo de trabajo desestruc-turado y de decisiones sobre la marcha de GTD y cambiarlo para quetenga una estructura ptima.

Por qu planificar y aadir estructura a tu da y a tu semana? Por-que de otra forma estaras a merced del cambio de los acontecimien-

tos, simplemente reaccionando a lo que te fuera sucediendo en lugarde decidir qu es lo importante y qu es lo que realmente quieresconseguir. Toma el control de tu da, en lugar de dejar que las necesi-dades, rdenes y prioridades de los otros lo controlen por ti.

Ahora bien, cada persona tiene un estilo de trabajo diferente, y sila estructura no te sirve, te sugiero que adoptes el estilo de toma dedecisiones al vuelo de GTD. No es una mala forma de funcionar de

35


41/153

8 Hbito 3: planificar

todas formas.

Sin embargo, ste es el flujo de trabajo de ZTD:

Cada semana, haz un listado de los Big Rocks que deseas cumplir,y programa tu agenda para abordarlos en primer lugar (hablar msde esto un poco ms adelante). Cada da, crea un listado de las 1 a 3tareas ms importantes (Most Important Tasks MITs bsicamentese trata de los Big Rocks del da) y asegrate de cumplirlas. Completa

tus MITs durante las primeras horas de la jornada para librarte deellas y asegurarte de que las competas.

Cmo cumplir con ste hbito?

Aqu tienes algunas pistas:

1. Big Rocks. Al principio de cada semana (o bien el Domingo obien el Lunes, como t prefieras), sintate y chale un vistazo atu lista de tareas. Cules quieres completar esta semana? Estoson tus Big Rocks (grandes rocas). El trmino viene del librode Stephen Covey Los 7 hbitos de la gente altamente efecti-va. Significa que programars en tu agenda los Big Rocks enprimer lugar, y dejars que las piedras pequeas completen tu

agenda del da alrededor de los Big Rocks si en lugar de estopusieras la gravilla y las pequeas piedras primero, llenaran tuagenda y no dejaran espacio para los Big Rocks. Trata de no su-perar un total de 4 a 6 Big Rocks por semana, al menos al prin-cipio ms adelante, conforme empieces a familiarizarte conel volumen de tareas que puedes realmente completar, quizpuedas aadir ms. Asegrate de incluir al menos unas cuantastareas que te permitan avanzar hacia tus objetivos anuales.

36


42/153

2. Programar tareas. Ahora coge estas Big Rocks y bscales unlugar en tu agenda semanal. Coloca una o dos por da, para no

sentirte agobiado. Reserva bloques de 1 2 horas para cada una,lo ms pronto posible cada da a ser posible. Ahora que estas ta-reas importantes ya estn bien dispuestas, puedes programarteotras tareas alrededor de ellas siempre que sea necesario perodeja las Big Rocks siempre en su lugar.

3. MITs. Cada maana decide cuales van a ser tus MITs del da.

Estas MITs probablemente coincidirn con tus Big Rocks paraese da, aunque conforme las cosas cambien puede que tengasMITs diferentes. Selecciona aproximadamente 3 MITs para com-pletar durante el da esto podra incluir un Big Rock y unascuantas tareas importantes ms. Reserva tiempo para ellas loms pronto posible en tu jornada si las programas para mstarde, pueden surgir otras cosas que hagan que no puedas com-pletarlas.

4. Completa las tareas. Ahora viene la parte ms importante: com-pleta estas tareas. La primera cosa que debes hacer por la maa-na, antes incluso de comprobar tu correo, es completar la prime-ra MIT. Elimina todas las distracciones, y asegrate de centrartetan solo en la tarea hasta que est completada. Cuando la termi-nes, recompnsate a ti mismo... pero asegrate de comenzar

con tu siguiente MIT poco despus!.

5. Mira atrs y di aaah. Si completas tus MITs, te sentirs estu-pendamente. Asegrate de mirar atrs para comprobar lo quehas conseguido durante el da y date una palmadita en la espal-da o incluso recompnsate a ti mismo.

37


43/153

38


44/153

9 Hbito 4: hacer

Hablar no cuece el arroz

(Proverbio chino)

El hbito de hacer es la clave del sistema ZTD. Es el hbito quese echa en falta en cualquier otro sistema de productividad, y sin em-

bargo es el ms importante. Todo lo dems no es ms que perder eltiempo si realmente no llegas a hacer nada de tu lista de tareas.

Dale ms importancia al hacer que al sistema, las herramientas, la

planificacin y las listas de tareas.

ZTD consiste en completar tus tareas de una en una, excluyendocualquier otra cosa. Nada de hacer varias cosas a la vez (multitarea),y no dejes que te interrumpan nunca. A lo largo del da nos veremoscomprobando el correo electrnico, respondiendo llamadas de tel-fono o hablando con gente que viene a vernos a nuestro escritorio todo en detrimento de la tarea que deberamos estar haciendo.

El resultado? Las tareas no llegan a completarse. El ser una perso-na monotarea y el centrarse son claves para la ejecucin. Aqu encon-trars algunas pistas para conseguir centrarte y completar las tareasde tu lista:

1. Elige un Big Rock. En primer lugar selecciona una tarea (pre-

39


45/153

9 Hbito 4: hacer

ferentemente una de tus MITs) y decide si vas a trabajar sobreella hasta que la termines o hasta que pase una determinada

cantidad de tiempo (por ejemplo, 30 minutos).

2. Cntrate. Antes de comenzar elimina todas las distracciones,Cierra tu programa de correo electrnico, apaga tu mvil, des-conctate de Internet si es posible (o al menos cierra todas laspestaas de tu navegador que sean innecesarias), organiza tuescritorio y elimina cualquier cosa que pueda distraerte.

3. Apura el tiempo. Ponte un temporizador si lo deseas (uno sim-ple como CoolTimer es suficiente), o bien solamente trabaja enla tarea tanto tiempo como sea posible. No dejes que nada tedistraiga.

4. Interrupciones. Si te interrumpen, anota cualquier cosa que tepidan, cualquier nueva tarea o cualquier informacin nueva en

tu libreta, o deja el documento sobre tu bandeja de entrada, yvuelve a tu tarea. Nada de multitarea.

5. Si sientes la necesidad de comprobar tu correo electrnico ocambiar a cualquier otra tarea, detente. Respira profundamen-te. Vuelve a centrarte. Contina con tu tarea actual.

6. Lo inevitable. En ocasiones el motivo de una interrupcin estan urgente que no te es posible esperar a que termines con latarea actual. En ese caso, anota en un papel por dnde te hasquedado con la tarea actual, y coloca todos los documentos onotas de esa tarea juntos y a un lado (quizs en una carpetallamada accin o en la carpeta del proyecto). Cuando vuelvasa ponerte con la tarea, podrs consultar tus notas y continuar

40


46/153

donde lo hubieras dejado.

7. Reljate. Realiza respiraciones profundas, estrate y tmate al-gn descanso de vez en cuando. Disfruta de la vida. Sal afueray aprecia la naturaleza. Mantente cuerdo.

8. Ahhhh. Cuando hayas terminado, felictate a ti mismo! Recom-pnsate con un periodo corto de lectura de blogs o del correoelectrnico pero limita tu recompensa a tan solo 10 minutos.

Cuando se haya cumplido el tiempo, pasa a la siguiente tarea.No te distraigas es muy fcil distraerse y ponerse a no hacernada durante horas.

Arreglando problemas de ejecucin

Si sigues todos estos consejos y todava tienes problemas para po-

nerte a hacer las cosas de tu lista, he aqu algunas cosas que puedeshacer:

Pequeos bloques de tiempo. Considera que tienes tan solo5 minutos para trabajar en tu tarea. Esta pequea cantidad detiempo es menos intimidante.

Simplemente empieza. Una vez que ests en marcha, es mu-cho ms fcil continuar. As que convncete de que lo nico quetienes que hacer es empezar. Me gusta comparar esto con mifilosofa a la hora de correr: en lugar de preocuparme de tenerque hacer una carrera entera, me convenzo a mi mismo de quetan solo tengo que sacar los pies al otro lado de la puerta. Unavez hecho esto es muy fcil. Haz lo mismo con cualquier tarea simplemente ejecuta el programa que necesitas, y realiza las

41


47/153

9 Hbito 4: hacer

primeras acciones (por ejemplo, comienza a escribir). Se hacems fcil tras superar este paso.

Recompnsate. No te permitas comprobar el correo electrnico(o cualquier otra recompensa vlida para ti algo que necesi-tes hacer todos los das) hasta que al menos hayas trabajado 10minutos en la tarea (o 15, o 20, no importa). Activa un tempo-rizador. Una vez que se hayan cumplido los 10 minutos, ponel temporizador 5 minutos y comprueba el correo. Y entonces

vuelve a repetir los pasos.

Entusismate. Esta pista te ayudar con cualquiera de estospuntos. Si te entusiasma hacer algo, no parars hasta que consi-gas efectivamente hacerlo. Por ejemplo, me encant hacer unasugerencia sobre este tema, y estuve muy entusiasmado por es-cribirla. Tan pronto como tuve la oportunidad, me sent para es-cribirla y solo me tom un descanso. Pero, cmo puedes conse-

guir entusiasmarte por una tarea? Trata de encontrar algo emo-cionante sobre ella. Te aportar ingresos extra? Qu podrashacer con esos ingresos extra? Te traer nuevas oportunidades,nuevos clientes, reconocimiento? Si no puedes encontrar nadaque te entusiasme de una tarea, considera si realmente es im-portante para ti o no y si no lo es, encuentra un modo de norealizarla. A veces, eliminar (o delegar o atrasar) una tarea es la

mejor opcin.

Deja de centrarte en los aspectos negativos. Podras estar pen-sando constantemente en lo duro que es algo, o en todos losobstculos. En lugar de eso, trata de centrarte en los aspectospositivos. Piensa en la gran oportunidad que representa esteproyecto... una oportunidad de aprender, de ser mejor en al-

42


48/153

go, de ganar ms dinero, de mejorar una relacin, de ganar algode reconocimiento a largo plazo, de mejorar tus oportunidades

de promocin. Esto es algo parecido al consejo del punto ante-rior de entusiasmarse con lo que ests haciendo. Si te fijas en lasoportunidades, y no en los problemas, te sentirs menos aterra-do y ms predispuesto a hacerlo.

Compromtete. Si tu problema es la motivacin, compromte-te a conseguir algn progreso para conseguir un determinado

objetivo o meta durante el da de hoy, o todos los das de estasemana dselo a tu familia y amigos, escrbelo en tu blog, oapntate al foro de Zen Habits es una gran forma de motivar-se. El siguiente paso es ser responsable de ti mismo informandoa los dems de lo que hiciste hoy.

43


49/153

44


50/153

10 Hbito 5: un sistema simple y

confiable

Simplifica, simplifica,

simplifica

(Thoreau)

Una de las claves de cualquier sistema de administracin de tiempoes la lista de tareas sta mantiene organizadas todas las tareas queno puedes hacer ahora mismo de tal forma que puedas saber en cada

momento qu es lo que necesitas hacer.

El sistema GTD de David Allen propone separar tus tareas en di-ferentes listas de tareas, conocidas como listas contextuales, como@trabajo, @ordenador, @casa, @llamadas, @recados, y as sucesiva-mente. El motivo de esto es permitirte mirar tan solo las tareas quepuedes hacer en un momento determinado segn la situacin en la

que te encuentras, en lugar de tener que buscar en una larga lista com-puesta de muchas tareas que seguramente no podras realizar ahoramismo.

En ZTD, lo importante es mantener un sistema simple que real-mente vayas a utilizar... un sistema en el que confiars para mantenertu informacin. A continuacin enumero los tres componentes de unsistema simple y confiable:

45


51/153

10 Hbito 5: un sistema simple y confiable

1. Elementos bsicos. Un sistema simple constar de bandejas deentrada, una agenda, listas y un sistema de referencia.

2. Herramientas. Es tambin importante que utilices herramien-tas simples, de tal forma que tu sistema no requiera demasiadomantenimiento.

3. Uso. Finalmente, lo importante es que realmente utilices el sis-tema, y que te habites a echarle un vistazo diariamente.

Los elementos bsicos

ZTD se basa en utilizar las listas que necesites, pero manteniendoun sistema lo ms simple posible. A pesar de que las listas contex-tuales son tiles, pueden ser difciles de mantener. Es por esto porlo que deberas mantener tan pocas como fuera posible. Por ejemplo,podras disponer tan solo de las siguientes listas en tu sistema:

@trabajo: para todo lo relacionado con tu trabajo.

@personal: para todas tus tareas personales.

@recados: de tal forma que puedas disponer de una lista de recadosfcilmente.

@llamadas: para llamadas que puedas hacer desde cualquier parte.

@a_la_espera: una lista til para poder estar al tanto de todas lascosas que requieran un seguimiento.

Algn da/tal vez: una lista de cosas que no quieres o no puedeshacer ahora, pero que te gustara plantearte hacerlas en un futuro.

46


52/153

Sin importar qu listas utilices, recuerda que estas no son listas dia-rias de tareas. Las listas de trabajo y de tareas personales son tan solo

listas maestras de las que puedes extraer tus MITs diarias y tus BigRocks. Las listas de recados, llamadas y a la espera pueden ser com-probadas en cualquier momento, por supuesto. Adems, si lo consi-deras til, podras utilizar una lista de proyectos, para hacer un se-guimiento de tus proyectos actuales.

Los otros componentes de un sistema, aparte de las listas, son las

bandejas de entrada, una agenda, y un sistema simple de archivo.

Las herramientas

Mientras que muchas conocidas herramientas de GTD (Kinkless,Stikkit, Outlook, Remember the milk, etc.) complican un poco las co-sas, la verdad es que todo lo que necesitas son listas.

Mucha gente se obsesiona con probar todas las herramientas, concrear sistemas complicados, cambiar las herramientas o el sistema ca-da una o dos semanas, etc., en lugar de realmente conseguir comple-tar sus tareas. Por eso en ZTD te propongo utilizar las herramientasms simples que sea posible, de tal forma que puedas olvidarte deellas. ZTD trata acerca de hacer cosas, no de las herramientas.

As que la pregunta obvia es: qu herramientas debo utilizar paramantener mis listas? Aqu te pongo mis recomendaciones las herra-mientas de GTD ms simples y eficaces:

Simple GTD: esta es mi favorita, y la que utilizo ahora mismo.Estuve utilizando Tracks, que tambin es simple y buena, perorecientemente decid cambiar porque quera algo todava ms

47


53/153

10 Hbito 5: un sistema simple y confiable

simple. Simple GTD tiene todo lo que necesitas, con una bo-nita interfaz y sin florituras. Prubala la interfaz es extrema-

damente intuitiva y no requiere un manual. No tiene muchascaractersticas, pero se es precisamente su atractivo.

Moleskine: otra de mis herramientas favoritas. En realidad, cual-quier pequea libreta que te quepa en el bolsillo podra servir la facilidad de uso de una libreta (no tienes que encenderlani pulsar ningn botn) es perfecta para tu hbito GTD diario.

Pero el Moleskine tiene un atractivo especial es estticamenteagradable, y maravilloso de usar. La recomiendo!

Hipster PDA: popular entre los fans del GTD de baja tecnolo-ga, Hipster PDA es muy simple y porttil. Bsicamente consis-te un una pila de tarjetas unidas por un clip. Puedes encontrarplantillas para imprimirlas en Internet, o simplemente puedesescribir tus listas en ellas. Lo realmente bueno es que puedes

tirar las tarjetas cuando estn llenas y rellenar tu PDA en cual-quier momento.

Tadalist: quiz la herramienta ms simple de todas. Tadalist essimplemente un programa de listados. Sin florituras, aunquecon una bonita interfaz (es de los mismos autores que Backpacky Basecamp). Crea tantas listas como necesites, imprmelas si

quieres, y comprueba tan solo un contexto determinado. Sim-plicidad en su mxima expresin.

Todoist: otro gestor de listas de tareas simple e ingenioso. Tienecaractersticas adicionales, pero nada complicado. Yo no lo usosimplemente porque no me gusta la interfaz, pero puede seratractiva para cualquier otra persona. Merece la pena echarle

48


54/153

un vistazo, al menos.

Una vez que hayas seleccionado una herramienta, prepara tus lis-tas y mantenlas simples!

Otras herramientas para un sistema simple:

Agenda: aconsejo Google Calendar, 30 Boxes, Outlook o unaagenda en papel.

Sistema de archivo: para almacenamiento en papel, utiliza car-petas de tipo Manila ordenadas alfabticamente en un nico ca-

jn. Utiliza una carpeta para cada proyecto, cliente o asunto.Para archivos digitales, podras usar un sistema simple similaral sistema de archivo en papel, o simplemente almacenarlos y

buscarlos cuando los necesites.

El uso

El siguiente aspecto de este hbito, y desde luego el ms importante(incluso ms que la herramienta que utilices), es comprobar tus listastodos los das.

Te recomiendo hacer esto como parte de tu rutina diaria. Comprue-

ba tus listas por la maana y al final del da, y por supuesto com-prueba tus llamadas y tu lista de recados cuando sea necesario. No esun hbito difcil de adquirir, pero te dar mayor claridad durante 30das. Una vez que te acostumbres a comprobar tus listas diariamente,tu vida ser mucho ms organizada y productiva.

49


55/153

50


56/153

11 Hbito 6: organizar

La mejor forma de

predecir tu futuro es

crearlo

(Stephen Covey)

Uno de los dichos de organizacin ms antiguos, pero quiz el msimportante de todos, es: cada cosa en su sitio, y un sitio para cadacosa. Por qu es tan popular? Porque funciona. Echemos un vistazoa cmo formar este hbito y no volver a perder nunca nada.

Hay papeles desperdigados sobre tu escritorio? Tienes que bus-car las llaves de tu coche todos los das? Sabes donde se encuentranen este momento todas tus cosas?

Tu vida puede ser completamente organizada si sigues una nicaregla: pon cada cosa en su sitio. Es un hbito que estoy tratando de

ensear a mis hijos, de tal forma que no tenga que estar detrs deellos en todo momento, y tambin porque es uno de los hbitos mstiles que jams he adquirido.

Aqu tienes como conseguirlo:

Ten un sistema. Pon todos los papeles que recibas en tu bandejade entrada (tanto en tu trabajo como en casa). Procesa la bande-

51


57/153


ja de entrada, ya siendo completando las tareas, ponindolas enuna lista de tareas, archivndolas, delegndolas, o eliminndo-

las. Con este sistema no hay dudas sobre lo que hacer tienesun conjunto limitado de opciones.

Encuentra un lugar. Si ests a punto de poner algo sobre un ar-mario, una mesa, un escritorio, o lanzarlo sobre tu cama, piensa:Dnde debera ir esto? Cul es su lugar? Si no tiene un lugar,encuntrale alguno. Designa un lugar para colocar ese objeto o

ese tipo de objetos. Las llaves del coche? Ten algn lugar don-de colocar las llaves, en todo momento. Ropa sucia? Su lugarno es sobre la cama. Esposas? Colcalas en una caja especial entu armario etiquetada como Impuestos.

Sistema de archivo simple. Una vez que hayas procesado todoslos papeles de tu bandeja de entrada, necesitars algn lugardonde almacenarlos si los vas a necesitar ms adelante. No ten-

gas un montn de carpetas apiladas en cualquier lugar crea unsistema de archivo simple (lo mejor es utilizar orden alfabtico,aunque puedes utilizar un sistema hexadecimal si eres inform-tico). Dispn siempre de etiquetas en blanco y carpetas vacasa mano para poder clasificar nueva informacin cuando sea ne-cesario. Nunca tengas un archivo de varios. Podras llamarlotambin archivo de procrastinacin.

Gurdalo inmediatamente. S, lo se, vas a guardarlo despus.Solamente est ah esperando a que lo cojas. Bueno, despussuele tener como consecuencia acumulacin de papeles y des-orden. No esperes a luego. Hazlo ahora!

Hazlo un hbito. Poner las cosas donde les corresponda no es

52


58/153

algo que vayas a conseguir de la noche a la maana. Te olvida-rs o te entrar pereza. Para conseguir que el hbito permanez-

ca, necesitars centrarte en l durante 30 das. Empieza un retode 30 das, concentrando toda tu energa hasta que se conviertaen algo automtico.

Presta atencin a las transiciones. Las transiciones son los mo-mentos entre que ests haciendo una cosa y pasas a la siguiente.Es en estos momentos cuando debes guardarlo y ordenarlo to-

do, y cuando debers olvidarte de todo lo que acabas de recogery pensar sobre lo que vas a hacer a continuacin (o en el prxi-mo episodio de las Chicas Gilmore). Mientras ests trabajandoen tu hbito de Todo En Su Lugar, presta especial atencin alas transiciones. Ser consciente de estas transiciones te har msfcil el recordar que debes guardar las cosas.

Mantn las superficies planas despejadas. Nunca dejes nada

sobre un armario, mesa, escritorio, cama mesita de caf o el sue-lo. Si lo haces, detente y bscale otro lugar. De hecho, mientraslo haces, limpia todas estas superficies planas, tirando la mi-tad de lo que encuentres y encontrando un lugar para todo lodems. Ahhh! No es fantstico? Quien saba que haba unescritorio ah debajo?

Etiquetas. stas son las mejores amigas de la persona organiza-da. Ten un marcador de etiquetas a mano, o al menos algunasetiquetas en blanco, y etiqueta contenedores y cajas, de tal for-ma que conozcas cual es el lugar de cualquier cosa. Trat deetiquetar a mi esposa e hijos pero no se lo tomaron bien.

Evala. De vez en cuando es conveniente revisar todo tu siste-

53


59/153


ma de organizacin. Algunas veces no tiene sentido tener algoen una habitacin cuando normalmente lo usas en otra. A veces

es conveniente disponer de tres pares de tijeras si las usas fre-cuentemente en tres habitaciones diferentes. Puede que necesi-tes despejar o reorganizar un escritorio o un armario. Revisartodo esto peridicamente te ayudar a mantener el sistema msfcilmente.

Si vuelves a perder cosas otra vez, lee de nuevo los consejos ante-

riores, y trabaja sobre ellos un poco ms. Si no vuelves a perder nada,piensa cunto dinero te has ahorrado. Si es as, eres libre de mandar-me un cheque.

54


60/153

12 Hbito 7: revisar

Adems del noble arte

de hacer las cosas,

existe el noble arte dedejar las cosas sin hacer.

La sabidura de la vida

consiste en la

eliminacin de lo no

esencial

(Lin Yutang)

Seamos francos: incluso el ms eficiente de todos nosotros pierde elcontrol de las cosas con el tiempo, y pierde enfoque en sus objetivos,y deja que el sistema mejor planificado se derrumbe un poco. Conuna semana de trabajo tan ocupada, y una vida tan ocupada tambinfuera del trabajo, los mejores sistemas tienden al caos.

Aqu es donde interviene la revisin semanal te da la oportuni-

dad de volver a organizarlo todo y centrarte de nuevo en lo que esimportante.

Pero en este captulo vamos a ver como explotar el potencial de larevisin semanal utilizando la menor cantidad de tiempo posible larevisin semanal simplificada.

La revisin semanal simplificada se centra en revisar tus objetivos

55


61/153

12 Hbito 7: revisar

todas las semanas. Durante tu revisin semanal, deberas examinar tunico objetivo anual, ver cunto has avanzado para alcanzarlo duran-

te la ltima semana, y cules van a ser los siguientes pasos a realizarpara avanzar hacia l durante la siguiente.

A continuacin indico cmo realizar una revisin semanal potenteen cinco simples pasos:

1. Revisa tu nico objetivo a largo plazo, y tu objetivo a cortoplazo. Revisa tus objetivos en la vida (si no los has escrito toda-va, tmate un tiempo ahora para hacerlo). A partir de estos ob-

jetivos, deberas escoger un objetivo a largo plazo para cumplirdurante este ao. Tan solo un objetivo, para que te puedas cen-trar en l completamente. Escoge solo uno si escoges muchos,perders concentracin, y la concentracin en tus objetivos es elingrediente ms importante en la consecucin de los mismos. A

continuacin escoge un objetivo a corto plazo que puedas cum-plir durante la siguiente semana de tal forma que te acerque ala consecucin de tu objetivo a largo plazo. Una vez que hayashecho esto, las sucesivas revisiones semanales deberan ser tansolo una revisin del progreso que has hecho para alcanzar esenico objetivo, y para centrarte en dicho objetivo. Es importan-te volver a enfocarte hacia tu objetivo cada semana, ya que te

permitir mantenerte concentrado, y a mantener tu atencin ytu energa donde deberan estar, de tal forma que puedas se-guir avanzando hacia su consecucin (dedica 10-15 minutos entu sesin inicial de planificacin y 5 minutos las siguientes se-manas).

2. Revisa tus anotaciones. Si has estado siguiendo el hbito 1 deZTD (recolectar), tendrs varias anotaciones tomadas durante

56


62/153

la ltima semana. Algunas de las tareas en tus anotaciones yase habrn completado, pero es importante examinarlas de nue-

vo para que puedas encontrar tareas sin completar, nmeros detelfono que aadir a tus contactos, etc. Simplemente chales unvistazo rpido y apunta cualquier tarea que no hayas comple-tado (dedica 5-10 minutos a esto).

3. Revisa tu agenda. chale un vistazo a tu agenda de la ltimasemana para ver si hay algo que necesita moverse a alguna se-

mana posterior, o si hay algo que permita que nuevas tareaspuedan ser realizadas. Tambin chale un vistazo a tu calen-dario de la prxima semana para ver si hay algo que deberashacer (dedica 5 minutos a esta parte).

4. Revisa tus listas. Tanto en el caso en el que tengas mltiples lis-tas contextuales, como en el caso en el que tan solo tengas unalista de tareas, es importante que las examines, para asegurar-

te de que estn actualizadas. Borra de ellas tareas completadas.Actualiza tambin tu listado de a la espera, tu listado de al-gn da/tal vez, y tu lista de proyectos, si mantienes este tipode listas. (10 minutos).

5. Establece tu objetivo a corto plazo para esta semana y planifi-ca tus Big Rocks. Si has cumplido tu objetivo a corto plazo que

estableciste en el paso 1, es el momento de pensar en uno nue-vo. Si no, vuelve a concentrarte en ese objetivo a corto plazo, ypiensa qu nuevas tareas te pueden ayudar a completarlo. Hazun listado de esas tareas y de otras tareas realmente importan-tes que quieras completar durante esta semana, y progrmalaspara cualquiera de los das de esta semana que entra en tu calen-dario. Planifcalas para la primera hora de la maana. A estas

57


63/153

12 Hbito 7: revisar

tareas deberas darles la mayor prioridad cada da. Coloca tansolo una o dos por da. (5-10 minutos).

Tiempo total de revisin: 30 minutos, si ests lo suficientementecentrado.

No te distraigas, y completa cada uno de los pasos de la manerams rpida posible. Podra ser buena idea eliminar cualquier distrac-cin, apagar tu programa de correo electrnico y deshabilitar Internet

(a menos que mantengas tu calendario y tus listas online), y apagarel telfono. Como mucho, todos estos pasos te tomarn 45 minutos.

Al hacer estas tareas esenciales durante tu revisin semanal, no solotendrs un sistema ms cohesionado, sino que adems te mantendrsenfocado en tus metas.

Recuerda: cntrate en tan solo un objetivo cada vez, lo cual harmucho ms probable que lo alcances. Imprmelo y culgalo dondelo puedas ver si es necesario. Envate recordatorios por correo elec-trnico. Ponlo en tu blog. Sea como fuere, mantente centrado y loconseguirs.

58


64/153

13 Hbito 8: simplificar

Antes de alcanzar la

iluminacin, parta

madera y transportabaagua; despus de

alcanzar la iluminacin,

parta madera y

transportaba agua

(Proverbio zen)

Si eres como yo, tendrs una larga lista de tareas pendientes, qui-

z dividida en diferentes contextos (trabajo, personal, recados, llama-das, etc.). Tu lista de tareas es tan larga que es incluso sobrecogedora.Nunca podrs completarla porque no para de crecer constantemente.

Simplifica tu lista hasta lo meramente esencial, y podrs eliminarla necesidad de complejos sistemas de planificacin.

Uno de los problemas en la mayora de los sistemas de productivi-dad son las largas listas de tareas. En estas listas las tareas no estnordenadas por prioridad, y adems todo lo que se ocurra se aadea ellas. Al final, esto es insostenible y siempre ests tremendamenteocupado, tratando de terminar todas tus tareas.

En este captulo veremos algunas formas de reducir tus objetivos ytareas a un nmero ms manejable.

59


65/153


Pero primero imaginemos un escenario ideal. ltimamente he em-pezado a simplificar mi sistema de gestin del tiempo desde GTD

hasta prcticamente nada. Todava tengo largas listas de tareas quecompletar, pero no las miro ms. En lugar de esto, he comenzado unproceso de eliminacin y de enfoque en lo que realmente es impor-tante.

Ahora mis listas de tareas consisten bsicamente en una nica lis-ta con las tres cosas que quiero hacer hoy (mis MITs). Tambin tengo

una lista con unas pocas tareas que me gustara completar, todas ellasseguidas, en unos 30 minutos o as, dejando el resto del da libre pa-ra tareas ms importantes. Todava utilizo mi agenda, pero tan solocomo un medio para recordar mis citas, y no como una herramientade gestin del tiempo. Ya no necesito ninguna herramienta de admi-nistracin del tiempo he simplificado mi lista de tareas de tal formaque contendr solo tres tareas, todos los das.

Cmo puedes llegar a este punto? Aqu tienes los pasos clave:

Eliminar, eliminar. Tmate unos pocos minutos para revisartus listas de tareas y proyectos, y mira a ver cunto puedes sim-plificarlas. Convirtelo en un reto. Comprueba si puedes dejar-las a la mitad! Si tienes 50 elementos, deja tan solo 25. Y unos

das ms tarde, trata incluso de eliminar ms tareas. Cmo eli-minas tareas? A veces una tarea es antigua y ya no necesitascompletarla. Tacha todas estas. Algunas veces una tarea puedeser delegada. Hazlo, y tchalas. Sigue leyendo para obtener mspistas.

Conoce qu es lo esencial. Cmo sabes qu es lo esencial? Pormedio del conocimiento de tu objetivo principal, y de otros ob-

60


66/153

jetivos, si es necesario. Deberas centrarte en un solo objetivocada vez, pero si quieres centrarte en 2 o 3, eso tambin est

bien. Simplemente no te centres en 10 objetivos. Estos objeti-vos deberan ser tus proyectos esenciales. Todas las tareas mspequeas son esenciales tan solo si te ayudan a conseguir esosobjetivos, y no esenciales si no estn relacionadas con ellos.

Simplifica tus citas. Con cuntos de tus proyectos ests real-mente comprometido? En cuntas actividades extracurricula-

res participas? No puedes con todo. Debes aprender a decir no,y valorar tu tiempo. Y si ya has dicho que s, es todava posibledecir que no. Simplemente para ser sincero con la gente y de-cirles que como tienes un gran nmero de proyectos urgentesque completar no te puedes comprometer ms como lo habashecho hasta ahora. Lentamente puedes empezar a eliminar tuscompromisos hasta que sean muy pocos qudate tan solo conaquellos compromisos que te proporcionan valor y disfrute.

Simplifica tus flujos de informacin. ltimamente he empeza-do a eliminar la mayora de mis suscripciones RSS. Tambin heempezado a contestar cada vez menos correos electrnicos. Ydesde hace poco ms de un ao, no he ledo ni un solo peridi-co, no he visto televisin (excepto DVDs) ni he ledo una revista.Las noticias no me ofrecen ya valor. Simplifica las entradas de

informacin, y podrs simplificar las salidas.

Revisin semanal. Tu lista de tareas tiende a crecer durante lasemana. Tmate unos cuantos minutos cada semana para elimi-nar algunas tareas, y luego sigue eliminando unas pocas ms.No necesitas una lista de tareas enorme para ser productivo tan solo hacer las cosas que te importen.

61


67/153


Big rocks. Durante tu revisin semanal, averigua cuales son lastareas ms importantes que te gustara cumplir a lo largo de la

semana. Estas son tus Big Rocks. Ahora colcalas en tu agenda,a primera hora de la maana, a lo largo de diferentes das deesta semana que empieza. Haz que sean las tareas ms impor-tantes de cada da, y abrdalas en primer lugar no dejes quesean desplazadas al final del da.

El mayor valor. Considera el ejemplo de dos redactores de noti-

cias. El primero est sper ocupado y escribe una docena de ar-tculos por semana. Todos son artculos decentes, pero en esen-cia bastante rutinarios. El segundo redactor escribe un artculoesta semana, pero consigue un titular en la primera pgina, sehabla acerca de lo que ha escrito por toda la ciudad y en los

blogs de Internet, y obtiene un premio de periodismo y se con-vierte en un gran nombre dentro de la disciplina. A partir deeste artculo, consigue un mejor trabajo y el contrato para es-

cribir un libro. Este ejemplo es un poco extremo, pero ilustrahasta qu punto algunas tareas realmente compensan a la lar-ga, y otras simplemente te mantienen ocupado pero no impor-tan en absoluto. El primer redactor podra haber permanecidoen casa toda la semana durmiendo, y su mundo alrededor nohabra cambiado mucho (excepto que no le hubieran pagadoesa semana). Cntrate en tus grandes tareas, las que harn que

adquieras renombre, las que te generarn un beneficio a largoplazo, las que te darn la mayor satisfaccin y felicidad. Estasson tus Big Rocks. Elimina todo lo dems.

Tres MITs. Este ser tu sistema de planificacin diario: anotatus tres tareas ms importantes (MITs) en una hoja de papel (yoescribo las mas en un Moleskine). Eso es todo. Tacha las tareas

62


68/153

cuando las hayas completado. Dedica tu da entero, dentro de loposible, a estas tres tareas, o al menos dedica la primera mitad

del da a ellas. Tus MITs consistirn bsicamente en los Big Ro-cks que hayas programado para esta semana, aparte de algunaotra MIT que necesites para hoy.

Agrupa las pequeas tareas. A lo largo del da, aparecern otrastareas de las que te deberas ocupar, ya que en caso contrariopodran plantearte algn problema ms adelante. Antalas en

otra pequea lista de pequeas tareas (la ma se encuentra enla parte inferior de la pgina que toque de mi pequea libretade bolsillo). Lo ms seguro es que no necesites hacerlas ahora.Simplemente antalas para ms adelante. Establece un horarioms tarde durante el da (probablemente de 30 minutos o as)para agrupar el procesamiento de todas estas tareas (quiz alas 4 p.m.). Termina tus MITs primero, y entonces completa to-das esas pequeas tareas a la vez, que podran ser llamadas, co-

rreos electrnicos, escribir una corta carta, completar papeleo,etc. Trata de hacerlas rpidamente y eliminarlas de tu lista. Enel caso de que te queden unas pequeas tareas al final del da,es mejor dejar stas para maana que las MITs. Agrupa tambinla lectura del correo electrnico si lo haces a lo largo del da,no ser ms que una constante fuente de interrupciones. Hazlotan solo una o dos veces al da.

63


69/153

64


70/153

14 Hbito 9: establecer rutinas

El zen no trata tanto

acerca del entusiasmo,

sino que acerca de laconcentracin en tus

rutinas diarias habituales

(Shunryu Suzuki)

Establece rutinas diarias y semanales para disfrutar de un da y unasemana ms calmados y ordenados.

Las rutinas pueden tambin simplificar en gran medida tu trabajoy tu vida personal, ya que stas dejarn de ser caticas y complicadas.Puedes agrupar tareas similares juntas y procesarlas en lote, para ase-gurarte de que haces lo que realmente tienes que hacer.

Y ms importante, te ayudan a mantener tu da bajo control, en lu-gar de dejarte a merced del decaimiento y la afluencia de peticiones

de otras personas. Sin una rutina, no dispondrs de una buena mane-ra de decir no a las peticiones que te hagan, y estars a disposicinde cualquier persona que quiera utilizar tu tiempo y de cada webque requiera tu atencin. Eso no es algo bueno, sobre todo si quierescompletar tus tareas ms importantes.

Toma el control de tu vida. Establece algunas rutinas y aprende aseguirlas.

65


71/153


A continuacin tienes algunas pistas sobre cmo hacer esto:

Rutinas de trabajo. Haz una lista de todas las cosas que quie-res o necesitas cumplir en tu da a da en el trabajo. Podran sergrandes cosas como la revisin semanal, o pequeas cosas co-mo el papeleo o la redaccin de informes, o vaciar tu bandejade entrada fsica cada da, establecer tus MITs al principio decada da, revisar tus metas, comunicar tus progresos a tu jefe,

procesar tu bandeja de correo electrnico hasta dejarla vaca,llamadas de telfono, escribir, disear, etc.

Tareas personales. Haz lo mismo con tu vida personal. Estopodra incluir hacer ejercicio, yoga, meditar, escribir un diario,leer, consultar tus suscripciones RSS, as como deberes como pa-gar facturas, equilibrar tus finanzas, lavandera, rutinas de lim-pieza, la compra, cuidado de mascotas, temas relacionados con

tus hijos, ir al banco, ir a la oficina de correos, hacer la comidade tus hijos, etc.

Procesamiento agrupado. chale un vistazo a tus listas y en-cuentra formas de agrupar pequeas tareas. Esto te ahorra tiem-po y disminuye el riesgo de interrupciones. Por ejemplo, si tie-nes que ir a hacer la compra, ves al banco, a la oficina de correos,

y a la tienda de mascotas; en tu lista, pon todas estas tareas jun-tas como recados y hazlas durante un solo da. Podras es-tablecer un da de escritorio cada semana para temas perso-nales como procesar tu correo electrnico, pagar facturas, equi-librar tus finanzas, archivar papeles personales, preparar mate-rial para ser llevado a correos, crear tu men de cenas semanal yhacer la lista de la compra. En el trabajo, podras agrupar todaslas llamadas de telfono durante una hora determinada, pro-

66


72/153

cesar tu correo electrnico en el periodo de una hora, cosas depapeleo, etc.

Listado diario. Ahora observa tus listas y mira qu cosas nece-sitan ser hechas todos los das. Esto podra incluir correo elec-trnico, llamadas de telfono, establecer tus MITs, escribir en undiario, hacer ejercicio, leer suscripciones RSS, procesar tu ban-deja de entrada fsica, y ms cosas. Planea tu rutina diaria. Noplanifiques cada minuto de tu jornada, pero establece unos ho-

rarios cada da para relazar estas tareas diarias. Mi sugerenciaes que tengas una rutina para por la maana (quiz una paracasa y otra para cuando llegues al trabajo) y otra rutina para elfinal del da (una vez ms, esto incluye una para cuando finali-ces tu jornada laboral y otra para antes de irte a la cama). Deja laparte central del da (la porcin ms amplia del da) libre paracompletar tus MITs y otras cosas que surjan.

Listado semanal. Todas las cosas que debas hacer una o dos (oms veces) por semana deberan estar en tu Rutina Semanal.Esto podra incluir tareas como la revisin semanal, lavande-ra, revisar tus objetivos (aunque esto podras incluirlo en turevisin semanal), la limpieza de la casa, hacer ejercicio (si porejemplo haces ejercicio tres das a la semana), recados, temas fi-nancieros, tu da del escritorio, jardinera, etc. Planifica en tu

agenda estas tareas a lo largo de la semana, tratando de no jun-tar muchas en el mismo da. Deberas tener 2 3 cosas por dacomo mucho. Una cantidad ideal sera de 1 2 cosas por da.Si tienes tantas tareas semanales como para necesitar 3 4 co-sas por da, o ms, seguramente necesitars simplificar, ya quete ser muy difcil cumplir con tu agenda. Puedes optar o bienpor agrupar algunas cosas juntas, o bien por eliminar las menos

67


73/153


importantes.

Prubalas. Ahora que has establecido tus rutinas diarias y se-manales, prubalas. Para el caso de las rutinas diarias, trata deseguirlas durante al menos una semana. Al final de la semana,revisa cmo fue todo. Si hay algo que no funcion, haz los ajus-tes necesarios. Para la rutina semanal, comprueba a ver si pue-des seguirla al menos durante dos semanas (a menos que real-mente no est funcionando, en cuyo caso deberas hacer ajustes

sobre la marcha). Haz todos los ajustes necesarios e intntalootra vez, hasta que encuentres lo que realmente funciona parati.

Sguelas. Este es realmente el punto importante es fcil es-tablecer rutinas, pero es ms difcil cumplir con ellas. Una vezque encuentres un buen conjunto de rutinas que te funcionen

bien, y si puedes cumplirlas durante al menos 30 das, se con-

vertirn en un hbito. Y entonces te sentirs ms relajado y conms control sobre tu vida. Cmo puedes cumplir tus rutinasdurante estos 30 das? Haz un rato de 30 das, date recompen-sas, compromtete en pblico, cuelga tus rutinas en un trozo depapel en la pared de casa o cerca de tu escritorio, y no abordesotros objetivos o cambios de hbito mientras hagas esto. Si pue-des poner toda tu energa y centrarte durante estos 30 das, todo

ser automtico y requerir menos esfuerzo.

68


74/153

15 Hbito 10: encuentra tu pasin

Ninguno de los grandes

logros de la historia fue

conseguido sin pasin

(Hegel)

De todos los hbitos de Zen To Done, ste es sin duda el ms com-plicado y aun as, quiz el ms importante.

Si decidieras seguir tan solo uno de los hbitos de este libro, el n-

mero 10 es el que yo te recomendara. Es esencial dentro del sistema?No. Podras aplicar todos los dems hbitos, evitar este, y seguir sien-do una persona relajada, productiva y organizada. Pero este paso nosolo te har mucho ms feliz, sino que tambin ms productivo.

Pinsalo tan solo por un momento: si realmente deseas hacer algo,trabajars sin descanso hasta conseguirlo. Trabajars poniendo un es-

fuerzo extra, le dedicars incluso ms horas, y sers menos proclivea la pereza. Es el trabajo que no te importa el que realmente te haceprocrastinar.

Si le tienes miedo a ir al trabajo, o te encuentras constantementefalto de motivacin, o piensas que lo que has estado haciendo hastaahora es absurdo y repetitivo, deberas empezar a buscar un trabajonuevo. Continuar en tu actual empl

ZTD Spanish

Documents

Transcript of ZTD Spanish