XLI ASAMBLEA AFIDA Abril 6 de 2010 Abril 2009 a Abril 201.

XLI ASAMBLEA AFIDA Abril 6 de 2010

Abril 2009 a Abril 201

PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un

operador ferial profesional de alcance regional e internacional

AGENDA

1. Palabras de Bienvenida 1.1. Presidente de AFIDA 1.2. Representantes País anfitrión 1.3. Representantes España y Portugal

2. Verificación del quórum y presentación de los asistentes

3. Consideración del acta de la Asamblea 2009

4. Informe de Gestión y Estados Financieros 2009

5. Plan de Trabajo 2010

6. Elección Comité Directivo

7. Candidatura Sedes para las Asamblea 2011 y 2012

8. Proposiciones y Varios

4. INFORME DE GESTION Abril 2009 a Abril 2010 &

ESTADOS FINANCIEROS 2009

Perspectiva

Del cliente

PC2 – Apoyar el

desarrollo de mercados

consolidándose como un

operador ferial profesional de

alcance regional e internacional

Internacionalización de las ferias de la entidad

Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB

4.1. EJECUCIÓN Abril 2009 a Abril 2010

4.1. EJECUCIÓN Abril 2009 a Abril 2010

1. REPRESENTACION Y PROMOCION

2. EDUCACION E INFORMACION

3. DESARROLLO Y CONSOLIDACION

INFORME FINANCIERO

Perspectiva

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1.REPRESENTACION1.REPRESENTACION

1.1 Participación en Foros Internacionales

1.2 Participación en medios de prensa

1.3 Alianzas con otras Asociaciones de Ferias

1.4 Incorporación nuevos Asociados

1.1.Participación en Foros Internacionales

Comité de Asociaciones de la UFI, Porto, Portugal. - AFIDA hace su presentación formal en junio de 2009 pasado, dejando una magnifica impresión del desarrollo de la Asociación.

Global Event Summit- Fernando Espinosa asistió al foro en septiembre de 2009- Uno de los mayores foros sobre la industria de turismo de negocios en Europa (UK)

Exposystems 2009- AFIDA estuvo representada por Ana María Arango en diciembre 2009- Primera vez que tenemos un stand en la mayor feria especializada en ferias en Brasil- Potencial de crecimiento en Brasil, contacto con potenciales Asociados

Congreso UFI- AFIDA participa en el Congreso de octubre 2009- Foro sobre la región ¨Americas¨

1.2. Participación en medios

Publicación de 4 artículos sobre la región en 3 importantes revistas a nivel internacional

1. Trade Show Week : – Articulos sobre el estado de la industria ferial en Brasil: edición diciembre

2009 – Articulo sobre el estado de la industria ferial en México: edición febrero 2010

2. Revista Expone: Panel sobre el entorno de la industria, compartido con otras Asociaciones Internacionales: edición enero 2010

3. Revista Feira & Cia : edición diciembre 2009, opinión del Presidente de AFIDA sobre las feiras latinoamericanas

1.3. Alianzas con otras Asociaciones Internacionales

Con el objetivo de posicionar a AFIDA ante diferentes instancias internacionales se envío una invitación para establecer una alianza estratégica con dichas entidades y compartir información con el fin de generar mejores prácticas sobre la industria.

Entidades con las que a la fecha se han establecido alianzas (8):

Auma, Centrex, Ifes, Poland National Association, Fairlnk, Tea, Maceos

.

1.4. Incorporación nuevos Asociados

Desde octubre de 2009 se ha contactado nuevamente a los mayoresRecintos y/o Organizadores Feriales del continente.

55 entidades18 de Argentina 6 de Chile1 Panamá1 Guatemala30 México

Se les invitó a participar en:

• Congreso UNIFIB• Libro sobre la Industria Ferial en América Latina• Entrega de documentos para ser evaluados como Asociados

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2.PROMOCION2.PROMOCION

2.1 Estrategia uso y uniformidad de criterios de los Calendarios 2009 2010

2. 2 Estrategia web

2.3 Publicación ¨Industria ferial en América Latina¨

2.4 Nuevo Brochure Institucional

2.1 Estrategia uso del Calendario 2009 y la página web

- Se envía el calendario físico a las principales entidades promotoras del comercio internacional

- Se Intercambian links web con posibles aliados estratégicos y entidades reconocidas en la industria

- Se incluye la información de nuestro Calendario en los10 Buscadores Feriales Internacionales más importantes

2.1.1 Políticas de Uniformidad y Cobertura en el manejo del Calendario

Unificación de conceptosEn el pasado Comité Directivo, El Salvador, abril 2008, se determina que

las ferias de AFIDA deben tener una identificación especial en el Calendario de AFIDA, con un logo que las identifique como FERIAS AFIDA. Es decir debe separarse el concepto de ferias de Asociados operadores o ferias que sean hechas en el recinto del Asociado, pero no sean operadas por el. (diferencia entre arrendatario y operador)

Formato de Información estándar para las ferias AFIDA

Se incluye la siguiente información en nuestro calendario web

Nombre del Evento e mailSector Contacto

URL (Web) del event # de expositores ultima versiónFecha # de visitantes ultima versiónOrganizador descripción

Recinto m2 de exhibición Ciudad

2.1.3 Elaboración del calendario de ferias 2010

- Versión WEB: Publicado en www.afida.org desde octubre de 2009 lo cual permite una correcta promoción, ¨a tiempo¨ de todos nuestros eventos

- Versión multimedia Distribuido en Exposystems 2009Disctribuido en Congreso UNIFIB 2010

- Inclusión de eventos de NO ASOCIADOS, generando un portal COMPLETO, con información de toda la región.

Eventos No Asociados: 468Eventos AFIDA: 722Total Eventos: 1.190

http://www.afida.org/

2. 2. Estrategia Web

2.2.1 Incorporación del concepto ¨PORTAL DE LAS AMERICAS¨

Se busca que nuestro portal se convierta en uno de las fuentes de información más representativas de América Latina.

Con este fin se aprovecha e incluye el concepto TURISMO DE NEGOCIOS y el con incluye información sobre la región: * Turismo

* Artículos de interés sobre la región: Cepal, The Economist, Latin Trade, etc. * Estadísticas * Mapas interactivos * Google Earth * Fotos de 14 países

2. Estrategia Web

2.2.2 . Remodelación de nuestro portal , incluyendo tecnología WEB 2.0

Inclusión de conceptos como: * Encuestas, * Mayor componente grafico

* Mapas interactivos

2.2.3 . Aumento de visitas Google Analytics

Mediciones reportan un aumento del 227% en visitas, en un periodo de 12 meses ( abril 2008-09 a abril 2009 a 2010)

* Tiempo promedio por visitas 5.3 minutos * 61% nuevos visitantes

2.2 Estrategia Web

2.2.4. Incorporar la tecnología Web 2.0 como forma de atraer más visitantes a www.afida.org y a las Ferias de sus Asociados

Al igual que las Asociaciones o los operadores feriales más importantes a nivel internacional, buscaremos atraer mas publico a través de la introducción de estrategias innovadoras como

WikisBlogsMapa interactivo de regionesMayor diseño y movilidad de la página

Se busca que nuestra web sea ESCRIBIBLE y que pueda COMPARTIR INFORMACION DE LADO Y LADO como lo busca el 2.0

http://www.afida.org/

3. Libro ¨La industria Ferial en América Latina¨Promoción del proyecto entre Asociados y No Asociados

A la fecha 12 Asociados pautarán en el libroEntrega del preámbulo del libro en el Congreso UNIFIBEntrega final del libro en la Asamblea Anual de AUMA; Alemania junio 2010

Greeting by AFIDA: History and Future of Exhibitions in LA

Economic Development as Basis of the Exhibition Business

a. Key facts and economic trends: reason for Latin America

Countries: Situation of different countries in foreign trade and economic development

b. Sectors: Objective view on opportunities and threats for certain sectors in Latin America or specific countries

Health Care Fashion & Design Agrobusiness (Environmental) Engineering Subcontracting Energy & Renewables IT/ICT Telekommunication Securityc. Sourcing in Latin Americad. Economical risks and Impact of financial crisis

3. Libro ¨La industria Ferial en América Latina¨

2. The Exhibition Business in Latin America

a. Facts & Figures, statistics of the LA trade fair sector

b. Portraits of selected venue owners

location, maps, focal topics etc.

c. Portraits of selected trade fair organizers

company, location, focal topics etc.

d. Portraits of selected exhibitions in Latin America

e.What do European companies expect from trade fairs in Latin America?

3. Best Practice

Reports of selected companies about their experiences on Latin American trade fairs

3.Libro ¨La industria Ferial en América Latina¨

4. Know How: Efficient trade fair participation in Latin America a. Planning Access to the market, information research financial planning booth construction HR recruiting logistics and customs b. Support for SME in Europe Germany Italy Spain France c. Intercultural Issues

What to do and not to do at trade fairs in Latin America d. After the trade fair: what to do next Processing of orders 5. Trade Fair Schedule

4. Nuevo Brochure Institucional

Buscando tener una imagen de marca mas profesional, dinámica y con un mejor contenido, hemos creado un nuevo brochure.

* Distribuido en Exposystems 2009 y en el Congreso UNIFIB

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3 y 4. EDUCACION E INFORMACION

3 y 4. EDUCACION E INFORMACION

EDUCACION

3.1. Webinars 2009

3.2 Webinars 2010

3.3 Lanzamiento programa mejores practicas

3.4. Agenda Académica Congreso UNIFIB

INFORMACION

4.1 Inclusión de Documentos claves sobre las tendencias de la industria ferial

3.1 WEBINARS 2009• Desarrollo del programa de webinars durante los meses de julio a

diciembre de 209 15 conferencistas internacionales de primer nivel

1. Inteligencia de Mercados2. Como atraer mas y mejores visitantes3. Incremento del retorno de la inversión en ferias4. Mejores canales y técnicas de ventas5. Integración tecnológica6. Ferias Virtuales7. Creación de marcas feriales8. Entregar servicios a los expositores9. Como exportar ferias10. Que estrategias no sirven para traer eventos11. Desarrollo sostenible en la industria12. Búsqueda de mercados13. Diseño de recintos14. Como atraer compañías que tradicionalmente no exhiben15. Ferias y la cadena de valor del cluster

3.1 WEBINARS 2010• A partir de abril de 2010, dos conferencias por mes.

15 conferencistas internacionales de primer nivel

1. Marketing ferial 2. Conceptos innovadores en el mercado ferial europeo3. Prepare a su empresa para una alianza o fusiones con los operadores internacionales

3.3. Programa de Mejores Practicas

La estrategia de mejores Practicas se divide en 3 componentes:

• ¨Encuentros de Negocios¨ en el marco del Congreso• Viajes presenciales de funcionarios entre entidades• Comunicación en tiempo real, a través del chat

• Junio de 2009: Expo Guadalajara como líder del Comité de Educación, envió un formato modelo

• En Julio de 2009 se envío a los Asociados el instructivo de cómo se desarrollará • el programa en sus 3 componentes.• El 31 de agosto de 2009 se envía el formulario de registro para uso de la herramienta en

tiempo real • Febrero de 2010: Se lanza el programa de Mejores Prácticas en el Congreso de UNIFIB

3.3. Programa de Mejores Practicas

3.4 Definición conceptual Congreso UNIFIB

– De acuerdo con las tendencias empresariales internacionales y el gran interés mundial en el tema, se escoge ¨Sostenibilidad y Medio Ambiente¨ como tema central del Congreso UNIFIB:

– Por primera vez en la historia de AFIDA, se logra una agenda de 10 conferencistas internacionales de primera talla

– Se exponen las tendencias internacionales y latinoamericanas

4.1. Documentos sobre tendencias de la industria

• Ferias: Una excelente herramienta de marketing para su empresa

a. Las Ferias y Exposiciones SI funcionan b. Why Exhibitions?c. The Selling Power of Exhibitions and the Statistics to prove it! d. How to measure the success of an exhibition

• Asegúrese de ser un expositor exitoso

a. Consejos para Expositores• Documentos de interés sobre la industria

a. Effective methods for visitor promotion 1b. Effective methods for visitor promotion 2 c. Digital Plus Exhibiting Marketing Insights d. Decision makers prefer Exhibitionse. Power of Exhibitions

• Industria Ferial Mundial

a. Estimativos Mundialesb. Estudio sobre el impacto de la crisis económica en la industria ferial mundial (UFI Global Economic Crisis

Barometer)

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5. DESARROLLO Y

CONSOLIDACION

5. DESARROLLO Y

CONSOLIDACION

5.1. Mejores Practicas

5.2. Nuevo logo

5.3. Desarrollo primer comité ejecutivo virtual

5.1. Mejores Practicas

Por primera vez, se incorpora el uso de una herramienta innovadora, que busca promover el desarrollo empresarial de nuestros Asociados y la transmisión de conocimientos.

Se desarrolla un software especializado para facilitar el agendamiento de citas a través de un perfil de empresas y de temas de interés para la industria ferial.

5.2. Lanzamiento nuevo logo

Con el fin de tener una imagen renovada y dinámica, se desarrollo un concepto nuevo que nos permitirá posicionarnos mejor en el mercado

5.3. Primer Comité Virtual

En febrero de 2010 se realiza el primer comité ejecutivo virtual, facilitando la interacción entre los Asociados

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4.2. INFORME FINANCIERO 4.2. INFORME FINANCIERO

1. Estados Financieros

2. Estado de Cartera

3. Flujo de caja a diciembre 2010

BALANCE GENERAL a 31 de diciembre de 2009SALDO EN DOLARES

ACTIVO USD 70.843DISPONIBLE USD 53.246

DEUDORES USD 17.597

PASIVO USD 13.450

CUENTAS POR PAGAR USD 13.450

PATRIMONIO USD57.393

APORTES SOCIALES USD 57.393Cuotas de Asociados USD 69.777

PERDIDAS ACUMULADAS -USD 12.384Perdidas del ejercicio -USD 6.146

Perdidas Acumuladas -

USD6.238

INGRESOS USD 96.737

OPERACIONALES USD 72.820Actividades de Asociación USD 72.820

NO OPERACIONALES USD 23.917Diferencia en Cambio USD 23.917

GASTOS USD 102.882

OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN USD 71.255

NO OPERACIONALESUSD31.627

PERDIDA DEL EJERCICIO USD( 6.145)

Estado de Resultados, de enero 1-2009 a diciembre 31 de 2009

Detalle de Gastos

Operacionales de Administración 71.255

Envió calendarios impresos 5.751

Gastos de viaje Asamblea y Comités Directivos 2.472

Mejora pagina web 3.273

Traducciones webinars y traducciones pagina web 3.926 Afiliaciones UFI y IAEE 4.719 Compra herramienta webinars 5.751 Reintegro de gastos ( Salarios Personal) 17.718 Impuestos 240 Material impreso Asamblea 2009, Calendario Impreso 2009 , Calendarios Multimedia 2009 y 2010, Brochures 2009 y 2010, Facturas 2009 24.374

Reconocimiento y placas Conferencistas Asamblea 1.002 Provisiones

Deudores 2.029

NO OPERACIONALES 31.627 Gastos Bancarios 183

Comisiones 1

Diferencia en cambio 30.028

Impuestos asumidos 373

Nota 3 Disponible:

A 31 de diciembre de 2009, la Asociación registra un saldo en Bancafé Panama de USD 53.246

Nota 5 Cuentas por Pagar:

La cuenta por pagar equivalente a USD 13.450, corresponde a los siguientes conceptos:

Impresión calendario multimedia y brochure US$ 3.500Corferias ( salarios meses de noviembre y diciembre) US$ 2.782Herramienta webinars US$ 5.554Impuestos US$ 1.795

NOTAS CONTABLES

COMENTARIOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

• A pesar de que se presenta una perdida del ejercicio para el año 2009, se nota un buen manejo financiero desde el punto de vista operacional. La perdida es por un simple asunto contable de diferencia en cambio.

• La actividad operacional ha mejorado en un 140%. • El resultado se hace más valioso si se considera que se realizaron importantes inversiones

tecnológicas y se desarrollaron interesantes programas académicos sin generar mayores gastos.

• Un ejemplo claro, es el desarrollo de programa de Webinars, en el cual no se pagó por honorarios de níngún conferencista

• Si bien se retiran 4 Asociados en el año 2009 (todos de Venezuela), ingresan 7, generando un mayores ingresos operacional

•

2. Informe de cartera

2.1 A marzo 30 de 2010 , los siguientes Asociados deben cuotas de afiliación del año 2009

Fimaule (US 1.300)

Esta situación genera un buen manejo de la cartera al ser el primer año en el cual solo se tenga la deuda de 1 Asociado

Perspectiva

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5.1 PLAN DE TRABAJO 2010

5.1 PLAN DE TRABAJO 2010

Perspectiva

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PLAN DE TRABAJO abril a diciembre de

2010


2010

REPRESENTACION

1.1 Foros Internacionales

1.2 Inclusión de 10 nuevos Asociados

PROMOCION

2.1 Fortalecer promoción calendario 2010 y región

2.2 Fortalecer la participación en revistas especializadas

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2010


2010

EDUCACION

3.1 Fortalecimiento del programa de webinars

3.4 Segunda etapa del programa mejores prácticas

INFORMACION

4.1 Entrega constante de documentos sobre la industria

4.2 Perfeccionar la información sobre la región

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PLAN DE TRABAJO

abril a diciembre de 2010

PLAN DE TRABAJO

abril a diciembre de 2010

DESARROLLO Y CONSOLIDACION

5.1. Identificación de criterios de selección de Asociados

5.2. Desarrollo comités virtuales bimestrales

5.3 Inicio del programa de calidad para eventos AFIDA

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1. Ejecutado enero a marzo de 2010

2. Proyectado de abril a diciembre de 2010

5.2. PRESUPUESTO FINANCIERO

5.2. PRESUPUESTO FINANCIERO

CONCEPTO US$Ingresos operacionales cuotas 2010 15,600 Ingresos de AFIDA 2009 53,245 Ingresos por cartera recuperada cuotas 2009 2,600 Cartera Publicidad (2009) 650 TOTAL INGRESOS 72,095 GASTOS Gastos de Personal Reintegro de Suledos Noviembre y diciembre 2,844 Directora Ejecutiva (enero y febrero ) 2,400 Asistente Directora Ejecutiva (enero y febrero ) 400 Gastos Operacionales Impuestos 498 Promocion Brochures AFIDA llevados a Exposystems 747 Calendario Multimedia 2010 2,592 Desarrollo nueva pagina Web 1,862 Representación Anticipos y Gastos de viaje Brasil y Ecuador 2,034 Tiiquetes Ecuador 407 Viaje Inspeccion Ecuador 1,700 Libros de Contabilidad 68 Educacion e Informacion Traducciones web 580 soporte tecnico webinars 2009 1,250 TOTAL GASTOS 17,382 Saldo final 54,713

FLUJO DE CAJA EJECUTADO ENERO A MARZO 2010

FLUJO DE CAJA PROYECTADO ABRIL - DICIEMBRE 2010

CONCEPTO US$ INGRESOS Saldo Inicial Bancafe 50,417 Saldo inicial Bancolombia 4,296 Ingresos operacionales cuotas 2010 39,000 Ingresos por cartera recuperada 2009 1,300 TOTAL INGRESOS 95,013 Gastos Gastos de Personal Directora Ejecutiva 10,800 Asistente de Directora Ejecutiva 1,800 Papeleria y oficina 2,000 Impuestos y bancos 1,500

FLUJO DE CAJA PROYECTADO ABRIL - DICIEMBRE 2010

Representación y Promoción Gastos de Viajes 8,000 Mejora Pagina web 1,000 Estrategia de Promoción Región y Calendario 4,000 Afiliación Asociaciones 2,400 Educación e Información Libro Local Global 6,000 Traducciones webinars 4,200 Herramienta video conferencias 4,500 Regalos conferencistas webinars 4,000

Regalos conferencistas y entidades Ecuatorianas Asamblea 2,500 Desarrollo y Consolidacion Mejores Practicas TOTAL GASTOS 52,700

Saldo final 42,313

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3.4 Integración del Comité Directivo 2010-2012

3.4 Integración del Comité Directivo 2010-2012

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3.5. Candidaturas sedes de las Asambleas AFIDA 2011 y 2012

3.5. Candidaturas sedes de las Asambleas AFIDA 2011 y 2012

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6. PROPOSICIONES Y VARIOS6. PROPOSICIONES Y VARIOS

6.1. Mención de Solidaridad

El congreso UNIFIB brinda su total respaldo a nuestros colegas de industria de Chile, como consecuencia del terremoto del pasado mes.

En particular queremos ofrecer nuestra mayor solidaridad a la Fundación Fimaule, en cabeza de nuestro Vicepresidente de AFIDA, señor Hector Brito.

XLI ASAMBLEA AFIDA Abril 6 de 2010 Abril 2009 a Abril 201.

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