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CONTROLANDO el CVI con las normas ISO 15489 e ISO 30300. Ejemplos. Impacto en las TRD Didier Mauricio Hurtado Collazos Director de Formación y Consultoria Saginfo Colombia Twitter: @Didier_Hurtado - @saginfocolombia

AGENDA • Introducción

• Objetivos

• Ciclo de Vida del Documento.

• Generalidades Sobre Normalización.

• Gestión de Documentos – Visto Desde la Perspectiva del P.G.D y la Normalización.

• ISO 15489 – ISO 30300 y su relación con el C.V.D

• Conclusiones

• Preguntas

El futuro tiene muchos

nombres, para los débiles

es lo inalcanzable, para los

temerosos, lo desconocido,

para los valientes es la

oportunidad…

Objetivos

• Brindar conocimientos sobre la evolución e importancia del Ciclo de Vida del Documento.

• Analizar el proceso del C.V.D a través del uso de modelos de Gestión. (ISO 15489 e ISO 30300).

• Brindar algunos conceptos sobre las normas ISO 15489 e ISO 30300.

Ciclo Vital del Documento

Análisis del Concepto de Ciclo Vital del Documento – Perspectiva Archivística • Teniendo en cuenta las edades del documento estas dan paso a la

conformación de tres tipos de archivos.

Ciclo vital del Documento – Gestión de Documentos

• Con la adopción del termino “Records Management” proveniente de la escuela americana adoptado al español como Gestión de documentos es cuando la teoría archivística comienza a involucrarse en la primera edad del documento “ Producción y tramitación”.

• Involucrándose en el análisis de procesos y eficiencia administrativa con miras a la reducción de costos.

Análisis de procesos del

negocio

Análisis de soportes

documentales

Análisis de contenido de

los documentos

Eficiencia administrativa – Reducción

de Costos

Ciclo vital del Documento – Gestión de Documentos

• Pero todo no ha sido color de rosa!!!

• Discusiones entre de los actores participantes en el modelo.

• Análisis de bondades, beneficios y posibles problemas.

• Sinergias estratégicas.

“La aparición de los documentos y entornos electrónicos, ha obligado a la

archivística a repensar y replantear todos sus principios, conceptos y metodologías”

M. Paz Martín-Pozuelo

Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso Documental.

• En este momento vivimos en una obesidad digital organizacional.

• Las organizaciones hoy se están convirtiendo en sociedades de Infoxicacion.

• Somos capaces de manejar toda la información que se produce??

Ciclo vital del Documento – Controlando el Proceso Documental.

• Pero el Archivo Digital también es vulnerable: Depende de:

• Software: (Sistema Operativo, Programa y formato de la Imagen).

• Hardware. (Maquina y Tecnología).

• Los documentos digitales en algunos países no es validez.

Integridad Disponibilidad

Confidencialidad

Prevenir accesos

no autorizados

(lectura, impresión)

Prevenir modificación

(escritura, eliminación) Portabilidad

Autenticidad

Garantizar vigencia en

los medios electrónicos

SW y HW

procedimiento que

autentique los procedimientos

de generación de la información;

su conservación temporal

cuando fuere necesario, y

almacenamiento definitivo

Prevenir denegación

del servicio para las

partes autorizadas

12

Fuente: Ebla Gestión Documental

Cita de la sentencia T443/94 de la Corte Constitucional, cuyo texto se explica por si mismo: “Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución,………..Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos,…….es un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los cuales se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad”

Generalidades sobre Normalización. Antecedentes:

• ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de Normalización (organismos miembros de ISO).

• Fue fundada en 1962 y tiene 163 países miembros activos.

• Su éxito radica en las exigencias y estrictos procedimientos para la aprobación de las normas y el reconocimiento a nivel mundial de las mismas.

• Tiene un aproximado de 18.600 normas.

Estructura de aprobación y redacción de normas.

• ISO tiene una estructura interna de elaboración de normas bajo comités y subcomités. Tiene en la actualidad un aproximado de 3.274 Organismos técnicos.

Comités Técnicos

Subcomités Técnicos

Grupos de Trabajo

Redacción de Normas

El promedio de tiempo para

publicación de una ISO es de 3 años

Information and Documentation Committee

• El desarrollo y control de la administración de información también cuenta con un Comité técnico el TC/46 “Information and Documentation”. Que tiene en la actualidad 43 normas y también es el encargado del SC11.

• Teniendo en cuenta la amplitud del concepto, se crea el SC11 “Archives/Records Management. Y por otro lado se encuentra el TC 171 “Document management aplications”.

• La normalización en procesos de información y documentación no es algo nuevo, recordemos a Otlet y a La Fontaine.

• Dentro de los grandes avances en normalización, existen:

• IFLA- (International Federation of Library Association) que mantienen las ISBD.

• ICA (International Council of Archives) que mantienen las normas ISAD.

• DLM- Forum que mantiene MoReq.

• Library of Congress que mantiene el MARC21

Objetivos del TC

TC46/SC11

Objetivo Principal del SC se aclara en la norma funcional ISO 15489, la cual busca incluir en la Gestión Documental todos los procesos y controles desde la creación del documento “Inicio del C.V.D”.

La norma busca la participación de la Gestión Documental en los

procesos de negocio.

Mejora de los proceso operativos.

Campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, conservación y disposición de documentos, incluyendo procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos.

Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del P.G.D y la normalización.

Planeamiento del C.V.I a través de la Normalización:

Establecer una estructura de Gestión que asegure el control de documentos.

Procesos que incluyan la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución, presentación, migración, intercambio, conservación y disposición.

Requisitos funcionales para el diseño de soluciones tecnológicas utilizadas para la creación Gestión de los documentos, incluyendo las aplicaciones de gestión, aplicaciones de gestión de documentos.

Procedimientos para la implantación, inspección y control de calidad para el almacenamiento, uso y conservación de los documentos, incluyendo los metadatos de apoyo.

Gestión de Documentos – Visto desde la perspectiva del P.G.D y la normalización.

• Los documentos deben contemplarse desde muchas perspectivas, no son estáticos, sino elementos que pueden ser utilizados en cualquier entorno.

Creador del Documento

Quienes los usan

Quienes los reciben

Quienes los usan más allá del uso de la Gestión Inicial

Pu

nto

s d

e vi

sta

El Proceso del Cambio

Desempeño actual

Valle de la

desesperación Negación

Resistencia

Intentos mentales

Intentos físicos

Aceptación

ALGUNAS DIFICULTADES…

Algunas Normas relevantes a los procesos de Gestión Documental

Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Records Continuum

• El modelo de Records Continuum: • Para comprender el modelo se debe entender que la información

no suceden en etapas lineales sino en ciclos.

• El modelo se orienta en la satisfacción de los usuarios.

• Siempre se debe considerar el documento como “evidencia”.

Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Record Continuum • El modelo de Records Continuum:

• Se conecta con conceptos y metodologías en Gestión de las tecnologías de la información, ingeniería de procesos, análisis funcionales, gestión de recursos, control de calidad y auditoria.

• El continuum no es relativo a los registros. El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”.

Aplicando la Norma ISO 15489 – Beneficios del control documental bajo un estándar ISO. Record Continuum • El modelo planteado por James B. Rhoads plantea una nueva fase

dentro del CVI

Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística

Los documentos físicos o electrónicos deben tener los siguientes componentes:

Contenido: La materia del

documento e información a transmitir .

Estructura: El uso de encabezamientos y otros

dispositivos para identificar y etiquetar

partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva,

negrita) para destacar la parte significativa del

contenido.

Contexto El entorno y la red de relaciones en los

que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el

documento se relaciona con otros en un grupo

de documentos).

Aplicando la Norma ISO 15489 – Record Continuum – Documentos Físicos y Electrónicos desde la Archivística

Análisis de características

Medio:

El portador Físico del

documento

Contenido

Formato de presentación

del Documento

Proceso que da origen al

Documento

Cuatro personas (las entidades actuantes

por medio del documento: autor,

destinatario, redactor, creador).

Contexto (el marco jurídico, administrativo,

procedimental y documental en el que es creado el documento).

Procesos de planeación documental

Documentos electrónicos

Aplicando la Norma ISO 15489 – Análisis organizacional interno

• Para la implementación de un SGD y controlar el C.V.I es importante:

Análisis del Entorno Normativo.

• Leyes aplicables.

• Normas de obligatorio cumplimiento.

• Códigos de buenas practicas

• Código de ética

Política y Responsables

• Documentar Políticas, Procesos y practicas enfocado a Gestión de Documentos.

• Creación de la política de Documentos (CVI)

Definición de procesos

• Elaborar tres tipos de procesos

• Diseño y puesta en funcionamiento del SGD.

• Proceso de Gestión de Documentos.

• Procesos de mejora.

Record Continuum

Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la norma

• Identificar factores administrativos, legales, empresariales y sociales que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos; además las fortalezas y debilidades en cuanto a la gestión documental.

Investigación Preeliminar

• Determinar qué hace la organización y cómo lo hace. Ésta mostrará la relación entre las actividades, la documentación producida y su tratamiento teniendo en cuenta la información electrónica.

Análisis de las actividades de la

organización

• Identificar las obligaciones legales y normativas, además de las responsabilidades a las que debe estar sujeta la organización en materia de documentación y conservación.

Identificación de los requisitos

-Comunicación del Sistema

-Diagnostico

-Conocimiento de Procesos

-Entrevistas

-Realizar Normograma

-Documentar y Caracterizar

procesos

-Revisión de la Documentación

- Aprobación


Evaluación de los sistemas existentes

Análisis de todos los sistemas existentes para valorar en qué

medida estos mantienen documentación que evidencie el

proceso administrativo. Ayudará a establecer vacíos en los requisitos

de la organización.


• Determinar políticas, procedimientos, normas, herramientas y otros instrumentos que la organización debe adoptar para asegurar la creación y mantenimiento de los documentos necesarios que reflejen su actividad.

Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos

1. Organización

2. Producción

3. Recepción y Distribución

4. Trámite

5. Conservación y Disposición

Final

6. Consulta

Proceso Actual

Propuesta de Mejoramiento


CUADRO DE CLASIFICACIÓN

CALENDARIO DE CONSERVACIÓN

TABLA DE ACCESO Y SEGURIDAD

VOCABULARIOS CONTROLADOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INCORPORACIÓN

REGISTRO

CLASIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO

VALORACIÓN

ACCESO

TRAZABILIDAD

DISPOSICIÓN

Reflejado e Integrado el modelo con las T.R.D

Aplicando la Norma ISO 15489 – Aplicación de las Etapas de la Norma

• Consiste en medir la eficacia del sistema de gestión de documentos para evaluar el proceso de desarrollo de la misma manera que las deficiencias puedan solucionarse y hacer controles periódicos. (documentación del sistema)

Revisión posterior a la

implementación


Factores Claves

de Éxito

Divulgación

Socialización

Documentación Sencilla

Documentación Clara

Documentación Racionalizada

Documentación Accesible

DUPLICIDAD

*MAPA DOCUMENTAL

Factores Claves

de Éxito

Eliminar Actividades

Que No Generan Valor

Disminuir Tiempos de Operación

Evitar Reprocesos

Optimización de los Recursos

Mejoramiento Continúo

Satisfacción del Cliente

Innovación

Simplificar Procesos

Pasando de una Norma de recomendaciones

A un sistema de Gestión dirigida al mejoramiento de un área de estratégica de la organización

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Principios del SGD

Documentos son evidencia del negocio.

Características de los

documentos.

Características de los sistemas de Gestión de documentos.

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Definiciones

Sistema de Gestión

• Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el propósito de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.

• ISO 30300 3.4.1

Sistema de Gestión para los documentos

• Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos

• ISO 30300 3.4.2

Aplicación de Gestión Documental

• Sistema que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

• ISO 30300 3.4.4

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Objetivo del SGD

Procesos del CVI

Asegurando el funcionamiento

del CVI

Fuente: Serie ISO 30300: sistema de gestión para los documentos por Carlota Bustelo.

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Por que es necesario un S.G.D?

• La necesidad de gestionar documentos de manera eficiente siempre ha estado latente, que los documentos sirvan como soporte.

• Propósitos contables, fiscales, administrativos, económicos y legales.

• Preservación y continuidad del “Know-How” empresarial.

Nivel Operativo

Nivel Estratégico

• Cambios Tecnológicos.

• Analizando riesgos reales.

• Impactos legales, jurídicos y reputacionales.

Una visión estratégica del manejo de la información organizacional

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Relación Estratégica y C.V.D

Beneficios:

Estr

atég

ico

s • Uso de un modelo internacionalmente aprobado para establecer políticas y objetivos

Niv

el O

rgan

izac

ion

al

• Mejoramiento continuo e implementación del proceso de auditorias de información.

• Integrar con otros modelo de Gestión.

• Eficiencia en el negocio.

• Cumplimiento de la normatividad. O

per

acio

nal

• Toma de decisiones.

• Eliminación de información duplicada e innecesaria.

• Mejoramiento en las aplicaciones de Gestión de información.

• Defensa de los intereses de los socios.

• Aseguramiento del Ciclo de Vida de la Información C.V.I

• Soporte de responsabilidad social

• Organizaciones que hayan implementado otro MSS (Management Standards System) Ej. (ISO 9000, ISO 27001)

• Organizaciones que hayan implementado el P.G.D siguiendo los lineamiento de la ISO 15489.

• Organizaciones cuyo objetivo sea la de administración de información (Buffet de Abogados, Sector Financiero, Laboratorios)

• Cualquier compañía podría implementar el modelo.

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Que organizaciones deben implementar el SGD.

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Estructura del Proceso

Investigación Preeliminar

Análisis de las actividades de la

Organización

Identificación de Requisitos

Evaluación de los sistemas

existentes

Identificación de las estrategias para

cumplir requisitos

Diseño del Sistema de Gestión de

Documentos

Implementación del SGD

Revisión posterior de la

implementación

Certificación

Mantenimiento y Auditorias

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Certificación

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI

Creación

A 1.1 Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y

capturados.

A 1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (Metadato) que deben incluirse en los documentos.

A 1.3 Decidir en que forma y estructurar se deben crear y

capturar los documentos.

A 1.4 Determinar tecnologías apropiadas para la crear y capturar

documentos

Control

A 2.1 Determinar que información de control (Metadatos) debe crearse en

los procesos de gestión documentos y como se vinculara con los documentos

y gestionara a largo plazo

A 2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo

del tiempo

A 2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo

A 2.4 Establecer las disposición/eliminación autorizada de los

documentos

A 2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicación de gestión de documentos

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Controles de la Norma – Relación con el CVI

Se deben documentar 36 procesos con sus respectivos controles.

Documentar 10 Procesos de creación y 25 procesos de control.

La decisión de no implementar algún proceso debe justificar. Ej. (Transferencias) A.2.4.3.

• La auditoria de información consiste en el examen y evaluación sobre los recursos de información de la organización.

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Proceso de Auditoria – Relación con el CVI

Objetivo: identificar el uso, los recursos y el flujo de la información

Conocimiento de los

objetivos y prioridades de

la organización.

Estructura y estilos de gestión.

Debe estar apoyada por la alta dirección

Aplicar el Check List del

Anexo C

Lista de Verificación

para la autoevaluación

Sistema de Gestión para los Documentos ISO 30300 – Normas asociadas a la implementación

• La implementación de modelos de Gestión proporciona herramientas para un acercamiento sistemático y verificable para el control organizacional en un ambiente de buenas practicas.

• Mayor calidad en la gestión: Sostenibilidad y continuidad de negocio.

• Gestión efectiva de recursos, control de costos y agilidad en los servicios de información.

• Mayor productividad en las aplicaciones tecnológicas.

• Reducción de información duplicada.

• Conservación de la memoria corporativa, permitiendo la reutilización del conocimiento corporativo.

Conclusiones

¿Preguntas?

Gracias por su atención

Didier Mauricio Hurtado Collazos

Saginfo Colombia Bogotá D.C 15 de Noviembre de 2013

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