Unidades temáticas:

Unidad 1: Empresa ¿Qué es empresa?

La empresa se define como una entidad conformada por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales, capacidades técnicas y capacidad financiera. Todo ello le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de servicios para satisfacer con sus productos y/o servicios, las necesidades o deseos existentes en la sociedad.La empresa es la más común y constante actividad organizada por el ser humano, la cual, involucra un conjunto de trabajo diario, labor común, esfuerzo personal o colectivo e inversiones para lograr un fin determinado.

Clasificación de las empresasLas empresas se pueden clasificar de la siguiente manera: Sectores Económicos El origen de su capital. Su Tamaño Conformación de su capital El pago de impuestos El número de propietarios La función social La forma de explotación Este curso hace parte de un conjunto que estarán a su disposición una vez haya finalizado éste, cursado el paquete completo y realizada las practicas pertinentes usted desarrollará la competencia de gestionar la Contabilidad en las Organizaciones Empresariales.

POR SECTORES ECONOMICOSLos sectores económicos son la división de la actividad económica de un Estado o territorio en los sectores primario, secundario y terciario.Sector primario: Es aquel sector que explota los recursos naturales, obtiene de la naturaleza sus productos; son ejemplo de este sector las empresas agrícolas, pesqueras, sector minero.Sector secundario: Es aquel que se encarga de transformar materias primas en productos elaborados o semi-elaborados, lo componen las empresas industriales y manufactureras.Sector terciario: Es aquel encargado de la distribución de bienes y prestación de servicios, se caracteriza por NO producir los productos que comercializa y/o por prestar servicios; a este sector pertenecen todas las empresas comerciales que no elaboran sus productos y las empresas de servicios.

POR SU TAMAÑO

Clasificación de empresas en Colombia

En Colombia el segmento empresarial está clasificado en micro, pequeñas, medianas y grandes empresas, esta clasificación está reglamentada en la Ley 590 de 2000 conocida como la Ley Mipymes y sus modificaciones (Ley 905 de 2004).

Clasificacion de la empresas año 2011

Tamaño Activos Totales SMMLV

Microempresa Hasta 500

Pequeña Superior a 500 y hasta 5.000

Mediana Superior a 5.000 y hasta 30.000

Grande Superior a 30.000

SMMLV para el año 2011 $535.600

DIARIO OFICIAL 45.628

LEY 90502/08/2004

Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.

El Congreso de Colombia

DECRETA:

CAPITULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º. El literal b) del artículo 1º de la Ley 590 de 2000 quedará así:

b) Estimular la promoción y formación de mercados altamente competitivos mediante el fomento a la permanente creación y funcionamiento de la mayor cantidad de micro, pequeñas y medianas empresas, Mipymes.

Artículo 2º. El artículo 2º de la Ley 590 de 2000 quedará así:

Artículo 2º. Definiciones. Para todos los efectos, se entiende por micro incluidas las Famiempresas pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a dos (2) de los siguientes parámetros:

1. Mediana empresa:

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o

b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

2. Pequeña empresa:

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabaja-dores, o

b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o,

3. Microempresa:

a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,

b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes o,

Parágrafo. Los estímulos beneficios, planes y programas consagrados en la presente ley, se aplicarán igualmente a los artesanos colombianos, y favorecerán el cumplimiento de los preceptos del plan nacional de igualdad de oportunidades para la mujer.

POR EL ORIGEN DEL CAPITALPúblico: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcaldía de Pereira, Gobernación de Risaralda.Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales.Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancafé, La Previsora S.A.

POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL.Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo ( globalización). Ejemplo: Nicole

Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños. Ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo.Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras.Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.

POR EL PAGO DE IMPUESTOSPersonas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se inscribe en la Cámara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrícula del Establecimiento Comercial. Están obligados a pagar impuestos, su declaración de renta aquí le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio. Los libros que se deben inscribir ante Cámara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances. ·Sucesiones Ilíquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidación.

Régimen Simplificado: A este pertenecen los comerciantes y personas no responsables del Impuesto a las Ventas y que no llenan requisitos queExige la DIAN. Ejemplo: Las pequeñas tiendas, no están obligados a llevar contabilidad. Régimen Común: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del régimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad y son responsables del Impuesto a las ventas; pueden ser personas naturales o jurídicas.Gran Contribuyente: Agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantías superiores a los miles de millones de pesos. Son las más grandes del país.

POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOSIndividuales: Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del negocio.Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles.Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estén vinculados a la citada empresa.Sociedades: Todas para su constitución exigen la participación como dueño de más de una persona lo que indica que mínimo son dos (2) por lo general corresponden al régimen común. Aunque actualmente existe una figura de “asociación” empresarial donde se puede constituir la sociedad con una sola persona las SAS

POR LA FUNCIÓN SOCIALCon Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero.Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T.Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.

Requisitos para la conformación de una empresa1. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia; 2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código; 3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución; 4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquél; 5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año; 6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad; 7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia;

8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse; 9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma; 10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie; 11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores; 12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados; 13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y 14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.ARTÍCULO 111. (CC) <INSCRIPCIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN EN EL REGISTRO DE LA CÁMARA DE COMERCIO>. Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las cámaras de comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal.

Además de lo anterior se debe inscribir la escritura ante la Tesorería Departamental.

Cuando le sea otorgada la personería Jurídica a la sociedad (NIT), esta deberá inscribirse ante el Municipio – Dpto de Hacienda – para el pago del impuesto de ICA, y así mismo debe inscribir el establecimiento ante el Departamento de Bomberos, Uso de Suelos del Departamento de planeación de la alcaldía correspondiente; si el establecimiento hace uso de música como es el caso de las discotecas y bares, también deberá solicitar autorización de Sayco y Acimpro.

Para las personas naturales:1. Solicitará inscripción en el Registro Único Tributario RUT, el cual se puede tramitar ante la

Dirección de Impuestos, si se constituye como comerciante y con establecimiento de comercio este trámite lo puede realizar directamente en la Cámara de Comercio de la ciudad diligenciando el formulario correspondiente; si el comerciante ha solicitado con anterioridad un RUT, después de realizar el trámite en Cámara de Comercio, se debe realizar una actualización del RUT directamente ante la DIAN.

2. El establecimiento se matricula también ante el departamento de Hacienda Municipal para el pago del Impuesto de industria y comercio; esto se hace diligenciando el formulario correspondiente y presentandolo con los documentos que se exijan.

3. Se debe inscribir el establecimiento ante el Departamento de Bomberos, Uso de Suelos del Departamento de planeación de la alcaldía correspondiente; si el establecimiento hace uso de música como es el caso de las discotecas y bares, también deberá solicitar autorización de Sayco y Acimpro.

Obligaciones de los comerciantesCAPÍTULO II - CCDeberes de los comerciantesArt. 19.- Es obligación de todo comerciante:

1. Matricularse en el registro mercantil;

2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;5. Subrogado. Ley 222 de 1995.6. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Personas naturales y jurídicasUna empresa puede estar constituida legalmente como Persona Natural o Persona Jurídica.En otras palabras, en el momento que decidimos formalizar una empresa, debemos elegir si la constituiremos bajo la forma de Persona Natural o bajo la forma de Persona Jurídica.Veamos la definición de cada una de estas personerías, sus diferencias, y las ventajas y desventajas que presenta cada una de ellas:Persona NaturalPersona Natural es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a título personal todos los derechos y obligaciones de la empresa.Lo que implica que la persona asume la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estén a su nombre), las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa.Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, la persona deberá hacerse responsable por ella a título personal y, en caso de no pagarla, sus bienes personales podrían ser embargados.Ventajas Persona Natural

la constitución de la empresa es sencilla y rápida, no presenta mayores trámites, la documentación requerida es mínima.

la constitución de la empresa no requiere de mucha inversión, no hay necesidad de hacer mayores pagos legales.

no se les exige llevar y presentar tantos documentos contables. si la empresa no obtiene los resultados esperados, el giro del negocio puede ser replanteado

sin ningún inconveniente. las empresas constituidas bajo la forma de persona natural pueden ser liquidadas o vendidas

fácilmente. la propiedad, el control y la administración recae en una sola persona. se puede ampliar o reducir el patrimonio de la empresa sin ninguna restricción. pueden acogerse a regímenes más favorables para el pago de impuestos.

Desventajas Persona Natural tiene responsabilidad ilimitada, es decir, el dueño asume de forma ilimitada toda la

responsabilidad por las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, lo que significa que deberá garantizar dichas deudas u obligaciones con su patrimonio o bienes personales.

capital limitado sólo a lo que pueda aportar el dueño. presenta menos posibilidades de poder acceder a créditos financieros, los bancos o entidades

financieras se muestran menos dispuestos a conceder préstamos a Personas Naturales. falta de continuidad en caso de incapacidad del dueño.

Persona JurídicaPersona Jurídica es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta.Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa.Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están garantizadas y se limitan sólo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio).

Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, ésta se pagará sólo con los bienes que pueda tener la empresa a su nombre, sin poder obligar al dueño o dueños a tener que hacerse responsable por ella con sus bienes personales.Ventajas Persona Jurídica

tiene responsabilidad limitada, es decir, el dueño o los dueños de la empresa, asumen sólo de forma limitada la responsabilidad por las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, las cuales solo se garantizan con los bienes, capital o patrimonio que pueda tener la empresa.

mayor disponibilidad de capital, ya que éste pude ser aportado por varios socios. mayores posibilidades de poder acceder a créditos financieros, los bancos o entidades

financieras se muestran más dispuestos a conceder préstamos a Personas Jurídicas antes que a Personas Naturales.

posibilidad de acceder sin mayores restricciones a concursos públicos. el propietario y los socios trabajadores de la empresa, pueden acceden a beneficios sociales y

seguros.

Desventajas Persona Jurídica mayor dificultad al momento de constituirla, presenta una mayor cantidad de trámites y

requisitos. requiere de una mayor inversión para su constitución. se les exige llevar y presentar una mayor cantidad de documentos contables. la propiedad, el control y la administración pueden recaer en varias personas (socios). presenta una mayor cantidad de restricciones al momento de querer ampliar o reducir el

patrimonio de la empresa. presenta una mayor dificultad para liquidarse o disolverse.

Clasificación de las sociedades comercialesEn Colombia las sociedades comerciales se clasifican en diferentes tipos, las cuales se dividen en dos grandes grupos: Sociedades de capital y Sociedades de personas.Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes económicos, las acciones y no las personas (Predomina el elemento “intuitus rei”). Para este tipo de sociedades no importa en manos de quien están sus acciones.En cambio, se consideran sociedades de personas (Predomina el elemento “intuitus personae”), aquellas sociedades donde lo mas importante son sus las personas que la conforman, su socios, y por lo general éstas sociedades están conformadas por miembros de una familia o por amigos muy cercanos.Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus personae” se tienen:Sociedad limitadaSociedad colectivaSociedad en comandita simpleSociedad unipersonalCooperativasEntre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus rei” se tienen:Sociedad anónimaSociedad en comandita por accionesSociedad de economía mixtaSe debe hacer claridad, que la legislación Colombiana no define como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es una clasificación que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se ha convertido en doctrina.La legislación Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, “toma en consideración las alícuotas en que se divide el capital social; de ahí que la codificación comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas especificas a saber: sociedades por partes de interés, por cuotas, y por acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que está representado el

capital de las sociedades típicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, anónimas y en comandita por acciones las últimas”.La responsabilidad de las diferentes sociedades difiere según el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita monto de sus aportes, y en otras, los socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente. En otras como en las sociedades en comandita, se puede presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada.

Unidad 2: Partida doble y ecuación patrimonial

Que es contabilidad?Contabilidad es la ciencia social, que se encarga de estudiar, medir y analizar y registrar el patrimonio y hechos económicos de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. Posee además una técnica que produce sistemáticamente y estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicos interesados.La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado y de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a los usuarios en la toma de sus decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.

Que es partida dobleEl sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aquí tiene que ver dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar cargar o deudora, entre otras palabras debito. El haber es acreditar, abonar, entre otras palabras crédito.El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable.Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma.El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra.Cuando se emplea este sistema, se dice que seguimos el criterio de devengado, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro.

En resumen la partida doble expresa que para cada débito debe existir uno a mas créditos

Ecuación Patrimonial: Para determinar el estado de una empresa se deben tener el total de los activos y de los pasivos. La operación que calcula el estado de la empresa es la ecuación patrimonial. Esta ecuación dice que la suma de los activos menos la suma de los pasivos es igual al capital. Esta teoría se expresa como:

Patrimonio = Activo − Pasivo.

De donde se expresa que:

Activo: son todos los bienes y derechos que posee una empresa o ente económico.Pasivo: son todas las obligaciones y deudas que tiene una empresa o ente económico.Patrimonio: es el residuo de restar a todos los activos todos los pasivos de un empresa (Activo – Pasivo), representa el derecho de los socios de la misma, además, representa también los aportes iniciales y posteriores para constituir la empresa, así como las ganancias o pérdidas que se presenten.

Normas básicas de contabilidadDecreto 2649 del 93

CAPITULO IIINormas BásicasArt. 9o. Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.Art. 10. Valuación o medición. Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico. Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.Va de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para la expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90 días (DTF), la cual es certificada periódicamente por el Banco de la República.Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.Art. 14. Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflación.Art. 15. Revelación plena. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.Art. 16. Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.Art. 18. Características y practicas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y practicas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.

Unidad 3: Plan Único de CuentasEl Plan Único de Cuentas – PUC – es el catálogo de cuentas que se utilizan en contabilidad para reconocer y registrar la información de los diferentes hechos económicos de una empresa y así unificar la información financiera; en el PUC las cuentas están representadas por códigos numéricos que describen una estructura.

Clasificación del PUCEn Colombia existen varias clases de PUC para registrar la información según la actividad económica y sector al que pertenecen las empresas.

Clases de Puc: Existen variados tipos de plan único de cuentas, entre ellos encontramos>

1. PUC COMERCIAL – Para los comerciantes2. PUC ESTATAL O DEL SECTOR PUBLICO – Empresas del Estado3. PUC SECTOR FINANCIERO – Para el sector Bancario

4. PUC SECTOR SOLIDARIO - Cooperativas5. PUC SECTOR SALUD - EPS6. PUC FONDOS DE PENSIONES7. PUC DE LOS FONDOS DE CESANTIAS

Entre otros.

Estructura del PUCLa estructura de PUC corresponde a los niveles en la que están organizadas las cuentas que lo componen, y se dada de la siguiente manera:Clase: Es el primer dígitoGrupo: Los dos primeros dígitosCuenta: Los cuatro primeros dígitosSubcuenta: Los seis primeros dígitos

A continuación se describen la estructura del PUC: Clase (primer dígito) representa para la empresa:

1 – ACTIVO Clase ACTIVO: El dígito que la identifica es el 1 .

Esto quiere decir que todas las cuentas que empiecen con el dígito 1 pertenecen al Activo. EL ACTIVO representa todos los bienes y derechos de la empresa; por ejemplo: el dinero en efectivo, las deudas a favor, las propiedades, la mercancía para la venta, inversiones y los bienes intangibles. Esta clase es de naturaleza débito, lo que quiere decir que aumenta por el débito y disminuye por el crédito, cuando su valor aumenta se registra este mismo en la columna de los débitos y cuando su valor disminuye, este se registrará en la columna de los créditos. Es de tipo Balance, quiere decir que forman parte del Balance General, por tanto su saldo a fin del año (31/12), se traslada al siguiente año.

Los grupos del activo son: (dos primeros dígitos)

11 - DisponibleGrupo Disponible (código 11): Representa el dinero en efectivo, cheques y cuentas bancarias que posee la empresa y que componen la liquidez inmediata

Principales cuentas de este grupo (Cuatro primeros dígitos).

Cuenta Caja (código 1105): representa el dinero en efectivo y cheques de la empresa.Cuenta bancos (código 1110): representa el dinero en cuentas corrientes que la empresa posee

13 - Deudores Grupo Deudores (código 13): representa las deudas que otras personas tienen con la empresa, deudas a favor de la empresa, ya sea por ventas, préstamos u otros.

Principales cuentas de este grupo (Cuatro primeros dígitos).

Cuenta Clientes (código 1305): representa las deudas a favor de la empresa por ventas a crédito.

Cuenta anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor (código 1355): representa los dineros que le retienen a la empresa por concepto de pago anticipado de impuestos, se da cuando la empresa vende a ciertos clientes.

14 - InventariosGrupo Inventarios (código 14): representa la materia prima, productos en proceso, productos terminados y mercancía que la empresa tiene disponible para la venta.

Principales cuentas de este grupo (Cuatro primeros dígitos).

Cuenta materia prima (código 1405): representa los productos que se utilizan para producir o elaborar otro producto, que es el que al final se convierte en mercancía para la venta.

Cuenta mercancía no fabricada por la empresa (código 1435): representa la mercancía que la empresa compra para vender y que no sufre ninguna transformación, se compra en condiciones inmediatas para vender.

15 – Propiedad planta y equipoGrupo propiedad planta y equipo (código 15): representa todos los bienes tangibles que la empresa posee para uso de la misma y para obtener el objeto social, para desarrollar su actividad, su característica es que no son para vender y su vida útil (duración) en la empresa excede de un año.

Principales cuentas de este grupo (Cuatro primeros dígitos).

1504 Terrenos: lotes que posee le empresa1516 Edificaciones: que posea la empresa como oficinas, casas, edificios1524 Equipo de oficina: elementos de uso de la oficina, Teléfonos, muebles, etc.1528 Equipo de Cómputo: Computadores, impresoras, entre otros

16 – IntangiblesGrupo Intangibles (código 16): representa los bienes que no tienen forma física, por ejemplo: marcas, patentes, franquicias.

2 – PASIVO Clase PASIVO: El dígito que la identifica es el 2 .

Esto quiere decir que todas las cuentas que empiecen con el dígito 2 pertenecen al Pasivo.EL PASIVO representa todas las obligaciones y deudas de la empresa; por ejemplo: créditos con los bancos, por mercancía comprada a crédito, deudas por pagar. Esta clase es de naturaleza crédito, lo que quiere decir que aumenta por el crédito y disminuye por el débito, cuando su valor aumenta se registra este mismo en la columna de los créditos y cuando su valor disminuye, este se registrará en la columna de los débitos. Es de tipo Balance, quiere decir que forman parte del Balance General, por tanto su saldo a fin del año (31/12), se traslada al siguiente año.

Los grupos del Pasivo son: (dos primeros dígitos)

21 – Obligaciones Financieras Grupo Obligaciones Financieras (código 21): representa las deudas que la empresa adquiere con entidades bancarias, préstamos con bancos y entidades financieras.

Principales cuentas de este grupo (Cuatro primeros dígitos).

Cuenta Bancos Nacionales (código 2105): representa los préstamos que le otorgan a la empresa los bancos del País.

22 - ProveedoresGrupo proveedores (código 22): representa las deudas que la empresa adquiere por compras de mercancía para la venta o materia prima a crédito; esta cuenta solo se relaciona con las compras de mercancía, es decir con las cuentas de Inventarios (14) cuando se compra mercancía para la venta y que se queda debiendo por parte de la empresa. Principales cuentas de este grupo (Cuatro primeros dígitos).

Cuenta Nacionales (proveedores) (código 2205): representa las deudas por compras de mercancía a crédito con proveedores del País.

23 – Cuentas por pagarGrupo Cuentas por pagar (código 23), representa las deudas que adquiere la empresa por conceptos diferentes a compra de mercancía para la venta, impuestos o deudas con empleados; se acredita (aumenta) por el valor de las deudas adquiridas, incluyendo el valor del IVA y se debita (disminuye) cuando se abona a la deuda y/o se cancela.

24 – Impuestos Gravámenes y tasas(Código 24). Grupo que identifica los impuestos que debe la empresa, se acredita (aumenta) por el valor de los impuestos cobrados al momento de realizar una venta (caso IVA), al momento de generar una deuda con el Estado por concepto de declaraciones de impuestos; se debita (disminuye) al momento de registrar el IVA que nos cobran en una compra, gasto o servicio, o al momento de pagar un impuesto que se debía.

Principal cuenta 2408 – Impuesto sobre las ventas por pagar – IVA

25 – Obligaciones laborales.

Representa las deudas que la empresa adquiere cuando tiene a su cargo empleados (código 25), estas deudas pueden ser por concepto de cesantías, Prima de servicios, Vacaciones, Intereses de Cesantías o salarios que aun no se han pagado. Se acredita (aumenta) por el valor que se deba al empleado por estos conceptos y se debita (disminuye) cuando se abona y/o pagan estas deudas.

3 – PATRIMONIO Clase PATRIMONIO: El dígito que la identifica es el 3.

Representa el derecho de los socios o accionistas de una empresa, entre ellos encontramos los aportes que hacen los socios, accionistas o empresario para conformar una empresa, los aportes posteriores, las utilidades o ganancias así como también las perdidas, las reservas para atender posibles eventualidades, entre otras.Esta clase es de naturaleza Crédito, quiere decir que aumenta por la columna de los créditos y disminuye por la columna de los débitos; si la cuenta aumenta el valor se registrará en la columna del crédito, si disminuye su valor se registrará en la columna del débito.

Los principales grupos del Patrimonio son:

31 – Capital social.

Representa los aportes iniciales que hacen los socios, accionistas o empresarios al momento de conformar una empresa, así como los aportes posteriores. Se acredita (aumenta) por el valor de los aportes hechos por los socios, ya sea en dinero, bienes, propiedades, mercancía, vehículos, ect, y se debita (disminuye) por el valor de los aportes que se devuelven a los socios o accionistas al momento de terminar o liquidar la empresa.

33 – Reservas.

Son recursos monetarios que se destinan a cubrir posibles eventualidades o inversiones de la empresa, por ejemplo: reserva para ampliación o ensanche de la empresa (compra de maquinaria, edificaciones, etc) naturaleza crédito.

36 – Resultados del ejercicio.

Representa la ganancia o perdida que se obtuvo en un periodo fiscal (año), se acredita (aumenta), en la cuenta 3605 Utilidad del Ejercicio, por el valor de la ganancia obtenida en el año, y se debita (disminuye), en la cuenta 3610 Perdida del Ejercicio, por el valor de la perdida obtenida en el año.

4 – INGRESO

Clase INGRESO: El dígito que la identifica es el 4.

Representas los beneficios por ventas, prestación de servicios, intereses y otros (beneficios operativos y financieros), que obtiene una empresa. Su naturaleza es crédito, es decir que aumenta por la columna de los créditos y disminuye o cancela por la columna de los débitos.

Existen dos Grupos:

Ingresos Operacionales (código 41) – Representan los ingresos obtenidos por la empresa cuando ejecuta la labor para la cual fue creada, es decir cuando el ingreso proviene de su objeto social; por ejemplo: si una empresa se dedica a la comercialización de electrodomésticos, sus ingresos operacionales (41) serán los que provengan de las ventas de electrodomésticos. Esta cuenta se acredita (aumenta) al momento de registrar una venta, ya sea de un bien o un servicio, y se debita (disminuye) cuando hay una devolución de algún producto vendido.Principales cuentas:4135 – comercio al por mayor y por menor4120 – industrias manufactureras4140 – hoteles4175 – devoluciones en ventas (cuenta que se debita con el valor de las devoluciones)

Ingresos no Operacionales (código 42) – Representan los ingresos obtenidos por la empresa por conceptos distintos a su actividad u objeto social; por ejemplo: los intereses ganados en una cuenta bancaria, los descuentos ganados al momento de cancelar una deuda anticipadamente, venta de material de desecho, entre otros. Se acredita (aumenta) al momento de ganarse un descuento, interés u otros, normalmente solo se debita (disminuye) cuando se cierra el año contable.

Clase GASTOS: El dígito que la identifica es el 5.

Representa los cargos operativos y financieros en que incurre una empresa para ejecutar sus operaciones, es decir lo que gasta y debe pagar una empresa para poder ejercer sus actividades, por ejemplo: pagar el arriendo del local, pago de servicios públicos, pago a los empleados, pago de gastos bancarios, multas, entre otros. Esta clase es de naturaleza débito, quiere decir que aumenta por la columna de los débitos y disminuye por la columna de los créditos. Aumenta cada vez que se incurre en un gasto y disminuye cuando se cierra el año.

Existen tres Grupos:

Gastos Operacionales de Administración (código 51)

Representan todos los cargos (gastos, pagos, o sacrificio de recursos), necesarios para que la empresa ejecute sus actividades en lo correspondiente al área administrativa (gastos administrativos). Se debita (aumenta) por el valor a cancelar por los distintos gastos administrativos y se acredita (disminuye) cuando se cierra el año.

Principales cuentas:

5105 – Personal: son los gastos de nomina.5110 – Honorarios5120 – Arriendos5135 – Servicios – públicos, de vigilancia, de publicidad, servicios varios.5195 – Diversos – papelería, aseo y cafetería, parqueaderos, entre otrosGastos Operacionales de Ventas (código 52)

Representan todos los cargos (gastos, pagos, o sacrificio de recursos), necesarios para que la empresa ejecute sus actividades en lo correspondiente al área o fuerza de ventas. Se debita (aumenta) por el valor a cancelar por los distintos gastos de ventas y se acredita (disminuye) cuando se cierra el año.

Principales cuentas:

5205 – Personal: son los gastos de nomina.5210 – Honorarios5220 – Arriendos5235 – Servicios – públicos, de vigilancia, de publicidad, servicios varios.5295 – Diversos – papelería, aseo y cafetería, parqueaderos, entre otros

Gastos no Operacionales (código 53)

Así como existen ingresos no operacionales también hay gastos no operacionales, y son aquellos que aunque no son necesarios para ejecutar las actividades de la empresa se llega a incurrir en ellos, como por ejemplo: conceder un descuento a un cliente porque nos cancela antes de vencerse una factura que nos debía, pago de los intereses en un préstamo bancario, pago de multas, sanciones y otras. Se debita (aumenta) por el valor a cancelar por los distintos gastos no operacionales y se acredita (disminuye) cuando se cierra el año.

Clase COSTO DE VENTAS: El dígito que la identifica es el 6.

Representa todos cargos (sacrificio de recursos, pagos o erogaciones) necesarios para en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado. Es lo que le cuesta a la

empresa producir o adquirir (comprar) un bien destinado a la venta o prestar un servicio; en resumidas palabras es lo que cuesta obtener un ingreso; por ejemplo si la empresa vende televisores, entonces para poder venderlo debe primero comprarlo, el precio de compra constituye el costo de la mercancía y cuando se vende este mismo precio constituye el Costo De Ventas. Es de naturaleza debito, quiere decir que aumenta por la columna de los débitos y disminuye por la columna de los créditos. Aumenta cada vez que se vende un producto y disminuye cuando se cierra el año o hay devoluciones en ventas.

El grupo de esta cales es 61 Costo de Ventas y prestación de servicios

Representa el valor de compra o adquisición de la mercancía que se está vendiendo o el servicio que se está prestando: Por ejemplo, si la empresa se dedica a vender televisores, y compra 5 televisores a $100.000 cada uno, para un total de $500.000, y vende 2 televisores a $150.000 cada uno, entonces el costo de ventas (61) será de $200.000 que corresponde a 2 televisores COMPRADOS a $100.000 cada uno.

Para contabilizar el costo de ventas se debe llevar el valor de costo, compra o adquisición de la mercancía vendida a la columna debito de las cuentas del grupo 61 y este mismo valor a la columna crédito de las cuentas del grupo 14 (inventarios)

Cuenta más usada 6135 Comercio al por mayor y por menor

Cuentas de balance (activo-pasivo-patrimonio)

En contabilidad, en el plan de cuentas existen unas cuentas denominadas reales o de Balance, cuentas que conforman el balance general y de ahí su nombre, muestran la situación financiera de la empresa (lo que tiene, lo que debe y lo que queda).Las cuentas reales o de balance, son pues aquellas cuentas que al cerrar el ejercicio contable, permanecen dentro del balance general de la empresa.Recordemos que el balance general está compuesto por los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa, luego las cuentas reales con las cuentas que corresponden a estos rubros.En el plan único de cuentas para comerciantes colombiano, las cuentas reales son las siguientes:

1: Activo2: Pasivo3: Patrimonio

Las cuentas del Activo representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes y futuros.Su naturaleza es débito, esto quiere decir que aumentan por la columna del “debito”, por tanto disminuyen por la columna del “crédito”.

Las cuentas del Pasivo representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro de sus actividades, pagaderas en dinero, bienes o servicios.Su naturaleza es crédito esto quiere decir que aumentan por la columna del “crédito”, por tanto disminuyen por la columna del “débito”.

Las cuentas del Patrimonio el valor residual de comparar el Activo total menos el Pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el o los propietarios del mismo, ya sean directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.Su naturaleza es crédito esto quiere decir que aumentan por la columna del “crédito”, por tanto disminuyen por la columna del “débito”.

Las cuentas de Reales o de Balance son acumulativas, es decir que su valor o saldo se traslada al siguiente año: por ejemplo, si la empresa termino el año con un valor en sus inventarios (grupo 14) de $15.000.000, este mismo valor se traslada como saldo inicial del siguiente año.

Cuentas de resultado (ingresos-gastos-costos)

El principal objetivo de la cuenta de resultados es informar sobre los resultados financieros finales de la empresa un periodo determinado, mostrando los ingresos, costos y gastos, pero no es la única información que nos da.En la cuenta de resultados podemos conocer si la empresa se encuentra en beneficios o en pérdidas en el ejercicio analizado, aparte, y quizás una razón muy importante para conocer este documento contable es que informa sobre las causas de dicho resultado.Se llama de resultados porque al final de un periodo fiscal (año entero – del 1 de enero al 31 de diciembre) son cancelados sus saldos, de manera tal que estos no pasan al periodo fiscal siguiente.Se compone de la siguientes Clases:4: Ingresos.5: Gastos.6: Costo de ventas7: Costos de producción.

Las cuentas del Ingreso representan los beneficios operativos y financieros que recibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio o periodo determinado.Su naturaleza es crédito esto quiere decir que aumentan por la columna del “crédito”, por tanto disminuyen por la columna del “débito”.

Las cuentas de los Gastos representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio o periodo económico determinado.Su naturaleza es débito, esto quiere decir que aumentan por la columna del “debito”, por tanto disminuyen por la columna del “crédito”.

Las cuentas del Costo de ventas comprenden el monto asignado por el ente económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados durante un ejercicio contable.Su naturaleza es débito, esto quiere decir que aumentan por la columna del “debito”, por tanto disminuyen por la columna del “crédito”.

Las cuentas de los Costos de producción representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos.Su naturaleza es débito, esto quiere decir que aumentan por la columna del “debito”, por tanto disminuyen por la columna del “crédito”.

En resumen las cuentas de resultado muestran si la empresa obtuvo ganancias o pérdidas, y su saldo se cancela o cierra al final de cada año, por lo cual al siguiente año empiezan de cero.

Unidad 4: Registro de la información

ASIENTO CONTABLE:Se denomina así al registro o anotación en el Libro Contable de una partida referente a un hecho comercial que está conformada por una cuenta Deudora y otra Acreedora; varias cuentas Deudoras y una Acreedora y viceversa.

El modelo de asiento contable es el siguiente:CODIGO DESCRIPCION DEBITO CREDITO

SUMAS IGUALESRAZON O DETALLE:

Este modelo nos permite registrar la información contable de cada hecho que afecte la empresa de la siguiente manera:

En la columna de CODIGO, se registra el numero de código asignado a la cuenta según el PUC y según el hecho que represente este código; en la columna DESCRIPCION se registra el nombre de la cuenta que representa el código según el PUC; en las columnas DEBITO Y CREDITO se registran los valores en pesos que afectan las cuentas según el hecho económico; frente a la fila de SUMAS IGUALES se debe registrar la sumatoria de los valores en las columnas de los DEBITOS y de los CREDITOS, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos para que se dé el principio de partida doble; en la fila de RAZON O DETALLE se debe registrar una descripción resumida y clara de la operación que se realiza, por ejemplo “se compra mercancía para la venta según fac. 1101”.Los asientos contables deben llevar POR LO MENOS 2 cuentas (una con valor en el Débito y otra con valor en el Crédito) y pueden contener más de 2 cuentas.

Asientos contables simplesConsta de una cuenta Deudora (débito) y otra Acreedora (crédito).

Asientos contables compuestosConsta de varias cuentas Deudoras y una Acreedora y viceversa

Cuentas TEste es un tipo de registro que permite resumir todas las transacciones que presenta una cuenta, además permite resumir todos los movimientos que se registran en los asientos contables.Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.

Aquí vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:1. Concepto o nombre de la cuenta2. Código de la cuenta3. Su lado debito4. Su lado crédito5. Sus movimientos débitos y crédito6. Su saldoEl saldo de la cuenta es el resultado de restar a los débitos el valor de los créditos. En el caso de la cuenta de ejemplo, que es una cuenta del activo, en la cual su naturaleza es débito, el saldo debe ser debito. Caso contrario sucede en una cuenta de naturaleza crédito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta debe ser también crédito.La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado debito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.

Balance de pruebaInforme que contiene los asientos registrados en el libro mayor con indicación de sus saldos débitos y créditos.Nos permite analizar la información contable para así mismo realizar los ajustes contables a que haya lugar.

Para elaborar un Balance de Prueba se deben conocer los movimientos débito y crédito de las cuentas y su respectivo saldo.

A continuación se muestra un modelo de balance de prueba:

EMPRESA LA MAFIA S.A.NIT. 900.170.111-0BALANCE DE PRUEBA DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011CUENTA DESCRIPCION SALDO ANTERIOR MOVIMIENTO SALDO FINAL

DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO1105 CAJA 1.000 20.000 15.000 6.0001110 BANCOS 10.000 15.000 14.000 11.0001435 MERCANCIA 20.000 40.000 50.000 10.0001516 EDIFICACIONES 30.000 30.000 60.0002105 OBLIGACIONES

FINANCIERAS23.000 20.000 25.000 28.000

2205 PROVEEDORES 10.000 12.000 15.000 13.0002408 IVA POR

PAGAR1.000 4.000 5.000 2.000

3105 CAPITAL 20.000 20.000

3605 UTILIDAD DEL EJERCIICO

7.000 7.000

4135 COMERCIO VENTAS

66.000 66.000

5105 DE PERSONAL 4.000 4.0006135 COSTO DE

VENTAS45.000 45.000

SUMAS IGUALES 61.000 61.000 190.000 190.000 136.000 136.000

Elaboración de estados financieros

Los estados financieros son la representación de la situación económica de la empresa, mostrando los Activos (bienes y derechos), Pasivos (obligaciones), Patrimonio (Activo – Pasivo), los Ingresos, Gastos y Costos

En Colombia se establecieron 5 estados financieros según el decreto 2649 de 1990 y son: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Flujo de Efectivo; a estos se les denomina Estados Financieros Básicos.

Los estados financieros están compuestos de:

Encabezado: que identifica el ente económico, describiendo su razón social, número de identificación, ubicación, que clase de estado financiero es y el periodo al que pertenece la información que contiene.

Informe Financiero - Cuentas: es en esta sección de los estados financieros se registran las cuentas del puc según el tipo de estado financiero y sus respectivos valores de saldo.

Firmas: se registran las firmas junto a los nombres de los responsables de preparar estos estados financieros (Gerente, Contador Público y en algunos casos Revisor Fiscal)

A continuación se muestra un modelo sencillo de Balance General y de Estado de Resultados

BALANCE GENERALEMPRESA PARCIAL SAS

NIT.DIRECCION

BALANCE GENERALA 31 DE ENERO DE 2011

ACTIVOCORRIENTE

CAJA BANCOS CLIENTES INVENTARIOS

TOTAL ACT. CTE ACTIVO FIJO

MUEBLES Y ENCERES VEHICULOS

TOTAL ACTIVO FIJO TOTAL ACTIVO PASIVOSCORRIENTE

PROVEEDROES TOTAL PASIVO CORRIENTE ACTIVO NO CTE

OBLIG. FINANCIERA TOTAL NO CTE TOTAL PASIVO PATRIMONIO

CAPITAL SUSCRITO UTILIDAD DEL EJERC.

TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

EMPRESA PARCIAL SASNIT.

DIRECCIONESTADO DE RESULTADOS

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE ENERO DE 2011

INGRESOS OPERACIONALES MENOS COSTO DE VTAS UTILIDAD BRUTA EN VTAS MENOS GASTOS OPERACIONALES UTILIDAD OPERACIONAL MÁS OTROS INGRESOS MENOS OTROS GASTOS UTILIDAD DEL EJERCICIO

Soportes contablesSon los documentos que se generan al momento de realizar una operación, o transacción comercial que afecta al ente económico.Las transacciones comerciales de la empresa están soportadas y/o representadas en estos documentos y son la prueba o soporte de la realización del hecho económico.Los documentos soporte de la contabilidad siempre tienen un beneficiario e indican su valor de manera clara, y son estos valores y hechos los que se deben reconocer y registrar en la contabilidad.Estos pueden ser de origen interno y externo; los de origen interno son los documentos o soportes que genera la empresa o ente económico, como lo son las facturas de ventas, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas de contabilidad entre otros; los de origen externo son aquellos que generan las diferentes empresas o terceros con las cuales el ente económico tiene transacciones y relaciones comerciales, como son las facturas de compras, comprobantes de pago de obligaciones y otros.

A continuación presentamos algunos de las documentos soporte más usuales:

1. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

1.4 FACTURA DE VENTA

1.4.1. Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. 

1.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

♦ Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).

♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).

♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

♦ Fecha de expedición.

♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

♦ Valor total de la operación

♦ Valor del IVA si aplica

♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:

♦ Los tiquetes de maquinas registradoras

♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos

♦ Los tiquetes de transporte.

♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago

♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen

♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad

♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional

♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad

♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros

1.4.4. Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja

1.4.5. Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

1.5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito.

1.5.1. Concepto de tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

1.5.2. Consignación del comprobante de venta:

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

1.6. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 

1.7. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

1.8. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

1.10. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

1.11 Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y  dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

1.12 Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

1.9. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

1. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

2.1 Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Unidad 5: Sistemas de inventariosEs un método de control, medición y valuación de los inventarios.El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuánto es el costo de los productos vendidos.La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.Contabilización en el inventario periódico.En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

Método del sistema permanenteEl sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.Valuación de los inventarios en el sistema permanente.La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución.La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000

04-01 Venta 1.000 $10 $10.000

100 12 1.200 400 12 4.800

15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000

31-01 Ventas 400 12 4.800

600 15 9.000

200 18 3.600 300 18 5.400

El procedimiento es el siguiente:Se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.ooNótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron más económicas, se tiene un costo de venta relativamente más bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea más elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto más costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.

Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución.La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

01-01 Saldo inicial 1.000$10$10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000

04-01 Venta 500 $12 $6.000

600 10 6.000 400 10 4.000

15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000

31-01 Ventas 500 18 9.000

600 15 9.000

100 10 1.000 300 10 3.000

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.ooNótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general son más costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final

quedan las primeras unidades que en la mayoría de los casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países don la inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas más elevados, y otro efecto se ve en el Balance general al estar un tanto subvalorado por tener el inventario final con precios antiguos.

Promedio ponderadoCon este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.Ejemplo (Tomado de a universidad de la salle)Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.ooSolución.La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

01-01Saldo inicial

1.000 $10.00 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 1.500 10.67 16.000

04-01 Venta 1.100 $10.67 $11.737 400 10.67 4.263

15-01 Compras 600 15 9.000 1.000 13.26 13.263

28-01 Compras 500 18 9.000 1.500 14.84 22.263

31-01 Ventas 1.200 14.84 17.808 300 14.84 4.455

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta, dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de $4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del  período, las cuales ascendieron a $29.545.oo.Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado simple.El promedio ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado. Recordemos que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general más económicos, lo que significa que las últimas compras que entran, que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor, las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS.En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que la base para el impuesto al patrimonio se verá disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este método.

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta 14 de Inventarios (Activo).En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.

Unidad 6: Costos de producción Son las erogaciones necesarias para obtener un bien o prestar un servicio destinado a al objeto social de la empresa.

Clasificación de los costosCostos de ventas y costos de producción.

Costos de ventasRepresentan las erogaciones directas o indirectas necesarios en la elaboración y/u obtención de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con el objeto social desarrollado por un ente económico, en un periodo determinado.

Costos de producciónRepresentan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, d los cuales un ente económico obtiene sus ingresos.Las cuentas que integran esta clase siempre serán de naturaleza debito; al finalizar el periodo de producción o periodo fiscal, lo que se presente primero¡, los saldos de estas cuentas deberán cerrarse con cargo debito a la cuenta de inventarios.

Unidad 7: Impuestos Clasificación del Estado

Nacionales – Son impuestos de orden nacional afectan a todos los contribuyentes en cualquier parte del país.

Los más comunes son:

1. El Impuesto al Valor agregado o Impuesto a las Ventas – IVA2. El Impuesto de Renta y Complementarios.3. El Impuesto de timbre.

Departamentales – son de orden departamental y solo son aplicables en cada departamento de la nación, estos a su vez tienen independencia en su manejo.

Los más comunes son:

1. El Impuesto de Registro.2. El Impuesto Rodamiento.

Distritales o Municipales – son de orden municipal o distrital, se legislan y se recaudan en cada municipio o distrito de cada departamento.

1. El Impuesto de Industria y comercio2. El Impuesto Predial Unificado.3. El Impuesto de Alumbrado.

Hecho generador de los impuestosTambién se le llama hecho imponible es el presupuesto establecido por la ley, para tipificar el tributo y cuya realización origina el nacimiento de la obligación tributaria.Los hechos, bienes y servicios que están sujetos a pagar algún impuesto se les denomina que son hechos, bienes o servicios GRAVADOS, así mismo los hechos, bienes y servicios que no están sujetos al pago de algún impuesto se les denomina EXCLUIDOS.

Para el Impuesto de Renta el Hecho generador se refiere a la GANANCIA que obtiene una persona natural o jurídica; de lo que se deduce que si se obtiene ganancia en el desarrollo de las actividades corrientes, estas estarán sujetas a pagar el impuesto de renta.

Para el Impuesto al Valor agregado – IVA, el Hecho generador es la venta como tal; teniendo en cuenta que hay bienes y servicios que no están obligados a pagar este impuesto (productos EXCLUIDOS), el hecho generador se refiere a la venta de bienes y servicios que estén GRAVADOS con el IVA.

Para el Impuesto de Industria y Comercio – ICA, el Hecho generador es obtener ingresos relacionados con la actividad social dentro de cualquiera de los municipios del País.

Obligaciones de los contribuyentesLos artículos 571 a 573 del Estatuto tributario establecen quienes deben cumplir las obligaciones formales, entre ellas tenemos:DECLARAR: Presentar las declaraciones de renta, ingresos y patrimonio (renta para los no contribuyentes), ventas y retención, dentro de los plazos que cada año fija el gobierno mediante decreto, en los formularios indicados para tal fin y en los lugares que les corresponda de acuerdo a su jurisdicción y dirección, informando su identificación, los factores y las firmas del declarante, de revisor fiscal en el caso de personas obligadas de acuerdo al código de comercio, o por contador publico cuando el declarante haya superado los topes previstos en la ley 43 de 1990 y artículos del E.T. o cuando en la declaración de IVA tenga un saldo a favor; en algunos casos autorizados por la DIAN la presentación de las declaraciones es electrónica y solo quienes están expresamente contemplados en el art. 598 del E.T., son no contribuyentes no obligados a declarar ingresos y patrimonio y en el art. 601 se afirma que solo los responsables del régimen simplificado no están obligados a declarar IVA, igualmente el art. 606 del E.T., contempla que los agentes retenedores cuando no han practicado retención en un mes determinado están obligados a presentar declaración mensual de retención en la fuente. Las declaraciones presentadas por los no obligados a declarar no producirán efecto legal alguno. Los obligados a presentar declaración de renta por el año gravable 2004, son aquellas personas naturales que no cumplan una de las siguientes condiciones:En el caso de los contribuyentes de menores ingresos que no sean responsables del impuesto a las ventas, que obtuvieran en el 2006 ingresos brutos inferiores a 1.400 UVT ($29.364.000) y que el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2006 no exceda de 4.500 UVT ($94.383.000);

En el caso de asalariados que sus ingresos provengan por lo menos en un 80% de una relación laboral, que no sean responsables del impuesto a las ventas, que obtuvieran en el 2006 ingresos brutos inferiores a 3.300 UVT ($69.214.000) y que el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2006 no exceda de 4.500 UVT (94.383.000);En el caso de trabajadores independientes que sus ingresos estén facturados y provengan por lo menos en un 80% de honorarios, comisiones y servicios y hayan estado sometidos a retención en la fuente, que no sean responsables del impuesto a las ventas, que obtuvieran en el 2006 ingresos brutos inferiores a 3.300 UVT ($69.214.000) y que el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2006 no exceda de 4.500 UVT ($94.383.000. Así mismo no están obligados a presentar declaración de renta las personas naturales extranjeras sin residencia en el país, con sus ingresos sometidos a retención. En algunos casos el incumplimiento de obligaciones formales como las firmas, por ejemplo pueden dar una declaración por no presentada.INFORMAR SU DIRECCIÓN Y ACTIVIDAD ECONOMICA: El art. 612 contempla esta obligación formal así como informar los cambios. La importancia radica en que el mantener actualizada la dirección garantiza que el sujeto pasivo se entere de las actuaciones que le profieran y pueda ejercer el derecho a la defensa. La actividad económica es vital para la aplicación de índices que hace la DIAN, para correr programas de fiscalización.INSCRIBIRSE EN EL RUT: Es el registro que lleva la DIAN, para conocer identificación, domicilio, NIT, tipo de contribuyente, actividad económica y responsabilidades.INFORMAR EL CESE DE ACTIVIDADES: Se debe hacer dentro de los 30 días siguientes; mientras no se informe subsiste la obligación de declarar ventas.FACTURAR: Están obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no. Están excluidos quienes pertenezcan al régimen simplificado, los bancos, las corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras, los distribuidores minoristas de combustible, las empresas de servicio público de transporte de pasajeros, el servicio de baños públicos, la relación laboral, las personas naturales que vendan bienes o servicios excluidos cuando no superen los topes para pertenecer al régimen común y en las enajenaciones y arrendamientos de bienes que constituyan activos fijos y que no sea comerciante.Están obligados a facturar los tipógrafos y litógrafos aun cuando pertenezcan al régimen simplificado.Son documentos equivalentes, el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, tiquetes de transporte de pasajeros, recibos de pago de matrícula, las pólizas de seguros, los extractos, la factura electrónica, los contratos de medicina prepagada, la boleta de rifa o lotería, la nomina donde consta el descuento por venta de bienes o servicios, el certificado de liquidación de transacciones en bolsa, los expedidos por los no responsables de IVA y no contribuyentes de renta, el recibo de cobro de peajes. También existen documentos sustitutivos de la factura en los juegos de suerte y azar y en el expendio ambulante y masivo de bienes. En el caso de los obligados a facturar que lo hagan en talonario o por computador deben solicitar autorización de la numeración ante la DIAN.EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE: Co

Clases de impuestosSon impuestos las prestaciones en dinero o en especie, exigidas por el Estado en virtud del poder de imperio, a quienes se hallen en las situaciones consideradas por la ley como hechos imponibles

El impuesto, se fundamenta en la soberanía de la nación, justificado por la necesidad de atender requerimientos de interés social y es, sin duda, el más importante de los tributos que percibe el Estado para el desarrollo de sus fines.- Impuestos Directos: Son aquellos en los cuales coincide el sujeto jurídico responsable de la obligación y el sujeto económico que soporta el tributo. Ejemplo: El impuesto sobre la Renta y Complementarios. El declarante es el mismo contribuyente que paga el impuesto.- Impuestos Indirectos: Se trata de aquellos donde el sujeto jurídico no es el mismo sujeto económico, quien paga el monto respectivo. Ejemplo: El impuesto sobre las ventas: Quien declara (responsable jurídico) no es el mismo que paga el monto del impuesto (lo hace el comprador).CONTRIBUCIONES: Se define la contribución como, una compensación pagada con carácter obligatoria a un ente público, con ocasión de una obra realizada por él con fines de utilidad pública pero que proporciona ventajas especiales a los particulares propietarios de bienes inmuebles.- Contribuciones sociales: Son los mismos aportes parafiscales, que son percibidos por las entidades designadas para prestar servicios de seguridad social, fomentar la enseñanza de los trabajadores, fortalecer la familia, etc.- Contribuciones corporativas: Son los aportes pagados a determinadas instituciones, por servicios específicos, que pueden ser gremiales. Algunas son: Pagos a Cámaras de comercio, Superintendencias y Contralorías.- Contribuciones económicas: Son los pagos obligatorios que hacen los contribuyentes y que tienen destinación más o menos específica. Ej: Contribución por Valorización.- Otras contribuciones: A pesar de su denominación, son: Impuestos a la Gasolina y el Impuesto de Boca de Mina de Carbón.TASAS: Se refiere a un tributo con menor grado de obligatoriedad, ya que depende del sometimiento voluntario del particular al decidirse a utilizar un servicio del Estado, que se sabe implica una obligación de pagar y la existencia de un ente público que dará una contraprestación directa a quien paga.Dentro de los Impuestos Nacionales tenemos:- Impuesto sobre la Renta y Complementario- Impuesto sobre las Ventas- Impuesto al Gravamen Financiero- Impuesto de Remesa- Impuesto de Timbre Nacional

- Impuesto para preservar la seguridad democrática Impuesto de renta

Se llama Renta, al producto del capital, del trabajo o de la combinación del capital y del trabajo. Puede distinguirse para los efectos impositivos la renta bruta, que es el ingreso total percibido sin deducción alguna, como sucede por ejemplo cuando un impuesto grava los ingresos derivados del trabajo o derivados del capital en forma de intereses. Otras veces se grava la renta libre que queda cuando después de deducir de los ingresos los gastos necesarios para la obtención de la renta, se permite también la deducción de ciertos gastos particulares del sujeto del impuesto.

El impuesto sobre la renta y complementarios es de carácter nacional y se considera como un solo impuesto con tres componentes: renta, ganancias ocasionales y remesas. Es un impuesto directo.

Unidad 8: Impuesto al valor agregado I.V.A Hecho generador del impuesto del IVA

El impuesto sobre las ventas, comúnmente denominado impuesto al valor agregado IVA, es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios. En Colombia se aplica en las diferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación y distribución. El hecho generador de la obligación tributaria lo constituye:

La venta de bienes corporales muebles en el territorio nacional que no hayan sido expresamente excluidas.

La prestación de servicios salvo los excluidos, La importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos

expresamente, y La circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar con excepción de las

loterías.

Bienes gravados, exentos y excluidosEl sistema tributario colombiano, respecto al impuesto a las ventas ha clasificados los bienes y servicios en gravados y excluidos (aunque también se habla de un tercer grupo llamado no sometidos o que no causan Iva).

Los productos gravados son aquellos que causan Iva, y que se dividen según la tarifa que se les aplique. En Colombia existen varias tarifas. La tarifa del 16% es conocida como la tarifa general, y las otras se conocen como tarifas diferenciales.Una de las tarifas es la tarifa 0%, y lógicamente los productos que están gravados a una tarifa del 0%, pertenecen al grupo de los gravados.

Estos bienes de la tarifa 0%, son más conocidos como exentos. Que son los bienes gravados pero a una tarifa del 0%. Son gravados y por tal razón generan Iva, sólo que a la tarifa del 0%.

Esto en principio parece absurdo pero tiene su razón de ser.Un bien exento es un bien gravado, por tal razón, quienes produzcan bienes exentos, son responsables del impuesto a las ventas, y como tal deben declarar Iva. Quienes comercialicen bienes exentos no son responsables del impuesto a las ventas, sólo lo son los productores, por tanto, sólo los productores de bienes exentos pueden solicitar como descuento el Iva pagado en sus compras.

El ser responsables del Iva y presentar su respectiva declaración, les asiste el derecho de solicitar como descuento los valores que hayan pagado por concepto de Iva en la compra de materia prima y demás gastos relacionados con la producción o comercialización de los bienes exentos.

Como se puede ver, los bienes exentos dan derecho al descontar el Iva pagado, y como el Iva generado es del 0%, siempre resultará un saldo a favor, el cual pueden solicitar en devolución. A quien comercialice un bien exento le devuelven el Iva sin límite alguno.

Respecto a los bienes y servicios excluidos, estos no causan Iva. No están sometidos al impuesto sobre la a las  ventas, y al no estar sometidos a dicho impuesto, no son responsables de él, y al no ser responsables no deben declarar.

Si una persona no es responsable del impuesto a las ventas, no declara Iva, y en consecuencia no puede solicitar como descuento el Iva que hubiere pagado. Cualquier valor que pague por Iva, debe ser llevado al mayor valor del gasto o del costo, caso en el cual, lo puede deducir de la declaración de renta, pero no podrá descontarlo en la declaración de Iva puesto que no la presenta.

Las diferencias, pues, están en que los bienes exentos son gravados y dan derecho a devolución de Iva, y los bienes excluidos no causan Iva y por tal razón no se pueden descontar los valores pagados por Iva, y como consecuencia no tienen derecho a devolución de Iva.

Responsables del IVA

Forma en que una persona natural o persona jurídica puede llegar a ser o no un “responsable del IVA”. Para ello  se deben tener presentes las siguientes variables :

a. Si la persona natural o jurídica es un productor o simplemente un comercializador de los bienes

b. Si el producto o servicio se venda y/o presta a nivel nacional o se exporta, o se vende desde las zonas francas.

c. Si el bien o servicio que vende y/o presta es Excluido, exento o gravado.Por tal razón, al hacer la combinación de todas esas variables se tendrían las siguientes posibles situaciones (nota: para la interpretación del siguiente cuadro, entiéndase que la palabra “SI” significa que “Si se es responsable del IVA”; a su vez la palabra “NO” significa que “No se es responsable del IVA”).

Tipo de Actividad económica que se realiza

característica del Bien o Servicio con el que se realiza

1.Productor de Bienes… Excluidos Exentos Gravados

a-Cuando se venden a nivel nacionalb- Cuando se exportan

No.Sí

Sí Sí

Sí Sí

2. Comercializador de Bienes… Excluidos Exentos Gravados

a-Cuando se venden a nivel nacionalb- Cuando se exportan

No.Sí

No.Sí

Sí Sí

3. Prestador de Servicios… Excluidos Exentos Gravados A nivel Nacional No. No. Sí 4. Prestador de servicios intermedio de la producción y el bien resultante es un bien…

Excluidos Exentos Gravados

A nivel Nacional No. No. Sí

Una vez que la empresa o persona natural ha establecido que sí es responsable del impuesto sobre las ventas, solo existen dos posibles regimenes bajo los cuales pueden desarrollar su actividad económica:

1) El Régimen Común, régimen bajo el cual estarán en la obligación de inscribirse en el RUT (donde se les asigna la “responsabilidad No.11”), expedir factura de venta, cobrar el IVA y presentar bimestralmente sus declaraciones de IVA. También se convierten en agentes de retención a título de IVA si hacen compras de bienes o servicios gravados a personas naturales del régimen simplificado del IVA, razón por la cual en el RUT les asignarían la “responsabilidad 09” y deberán estar presentando obligatoriamente todos los meses, si han efectuado retenciones, su declaración mensual de retenciones en la fuente.

2) El Régimen Simplificado, régimen al cual solo pueden pertenecer las personas naturales que cumplan con la totalidad de los requisitos mencionados en el art.499 del ET. No están obligados a expedir factura de venta (art.616-2 del ET); deben inscribirse en el RUT donde se les asignará la “responsabilidad 12” (art.506 del ET) y si no lo hacen a tiempo se les aplicaría la sanción del art.658-3 del ET, y aunque el art.616 del ET indica que deben llevar un libro fiscal de

registro de operaciones diarias, no habría sanción aplicable para quienes no lo lleven. A este régimen  no podrían pertenecer las “sucesiones ilíquidas”.

Tarifas del IVALas tarifas del impuesto a las ventas se refiere al porcentaje que se debe aplicar a la base sujeta al impuesto; en Colombia hay varias tarifas aplicadas a los distintos bienes y servicios, la tarifa más común es la del 16%, se le conoce como tarifa general, a las demás se les conoce como tarifas diferenciales.

Las tarifas que se relacionan en los formularios para declarar y pagar el IVA son las siguientes:

-1.6% P.E. Para los servicios que prestan la Cooperativas de Trabajo Asociado.-Tarifa especial para la cerveza del 3%-Tarifa de los juegos de suerte y azar del 16% para maquinas tragamonedas-10% P.E. Para arrendamientos-16% Tarifa general para bienes y servicios que no incluyen en las tarifas diferenciales-20% P.E. para los servicios de telefonía celular-25% P.E. para los vehículos automotores-35% P.E. Licores, Aerodinos

Para la contabilización del IVA se debe tener en cuenta la operación que se este realizando; si la empresa realiza una compra de mercancía para la venta con IVA, el valor de este impuesto se llevara al débito de la cuenta 2408 del PUC; si la empresa realiza una venta con IVA, el valor del impuesto se lleva al crédito de la cuenta 2408 del PUC; si la empresa cancela un gasto o servicio con IVA, el valor del impuesto se lleva al débito de la cuenta 2408 del PUC

Requisitos para el régimen común

Pertenecen al régimen simplificado del Impuesto a las ventas las Personas naturales comerciantes y artesanos que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con los siguientes y con la totalidad de las siguientes condiciones:

Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad gravada inferiores a cuatro mil 4.000 UVT [$95.052.000].

Que tengan como máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier sistema que implique la explotación de intangibles.

Que no sean usuarios aduaneros.

Que no hayan celebrado en el 2009 contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior  3.300 UVT  [$78.418.000].

Que no celebre en el 2010 contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior  3.300 UVT  [$81.032.000].

Que el monto total de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior (2009)  no supere la suma de (4.500 UVT) [$106.934.000]

Que el monto total de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año  2010 no supere la suma de (4.500 UVT) [$110.498.000]

Para la celebración de contratos de venta de bienes o servicios en el 2010 por cuantía individual superior a 3.300 UVT [$81.032.000], el responsable del régimen simplificado deberá primero inscribirse en el Régimen común.

Si el contribuyente del régimen simplificado supera cualquiera de los topes mencionados anteriormente se debe inscribir como contribuyente del régimen común, por tanto los requisitos para el régimen común no se establecen con bases de ningún tipo sino con obligaciones formales, y lo que hace referencia a los topes es aplicable solo al régimen simplificado.

Obligaciones de los responsables

Se considera responsable del impuesto a las ventas toda Persona natural o Persona jurídica que venda productos o preste servicios gravados con el Iva.Son responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, todas las personas jurídicas y aquellas personas naturales que no cumplan los requisitos para pertenecer el Régimen simplificado. Toda Persona jurídica por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común. Las personas naturales solo serán responsables del régimen común si no cumplen todos o uno de los requisitos que la norma establece para poder formar parte del Régimen simplificado.Cuando una persona natural en un periodo determinado deje de cumplir uno o varios de los requisitos que le permiten estar en el Régimen simplificado, deberá actualizar el Rut en el periodo siguiente y pasarse o inscribirse en el régimen común. Recordemos que en el Impuesto a las ventas, el periodo es de dos meses, por lo que si supera los topes en el periodo 4, en el periodo 5 ya debe ser responsable del régimen común y cumplir con todas sus obligaciones.Obligaciones del régimen común.Llevar contabilidad.Todo comerciante debe llevar Contabilidad de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados, y esto supone inscribirse en el Registro mercantil, donde también deberá inscribir los Libros de contabilidad o Libros de comercio.Respecto a la obligación de llevar Contabilidad, esta, según el Código de comercio, solo lo es para los comerciantes (Personas que ejercen Actos mercantiles), mas no para los no comerciantes, como por ejemplo para las personas que ejercen una Profesión liberal, quienes no están obligadas a llevar contabilidad por lo que no se les puede exigir. Esto no impide que el contribuyente lleve registros contables que le permitan tener un control de sus operaciones.Respecto a la validez de la contabilidad como prueba, el artículo 772 establece que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente siempre y cuando se lleve en debida forma.El no llevar Contabilidad estando obligado o no llevarla debidamente, es sancionable en los términos del artículo 655 del Estatuto tributario.El artículo 654 señala cuales son los hechos que se considera irregulares en la contabilidad y que se consideran sancionables.La obligación de llevar contabilidad no está dada por pertenecer o no al régimen común, sino por ser comerciante, de suerte que aquellas personas naturales que no son comerciantes y que pertenecen al régimen común, no están obligadas a llevar contabilidad. [Consulte: Obligados a llevar contabilidad

Inscribirse en el Rut

Toda persona perteneciente al régimen común debe inscribirse en el Rut o actualizarlo si ha estado inscrito antes como Régimen simplificado.Expedir factura.El régimen común sin importar si está o no obligado a llevar Contabilidad, debe expedir factura con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario:Articulo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación.h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.PARAGRAFO. < Adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 del 2005.> Exigencias sobre numeración consecutiva para el caso de facturación mediante máquinas registradoras.- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.La no expedición de factura, o la expedición sin el lleno de requisitos es un hecho sancionable en los términos de los artículos 652 y 657 del Estatuto tributario.DeclararTodo responsable del régimen común está en la obligación de presentar bimensualmente la respectiva declaración de Iva en los plazos que el gobierno señale. Esta declaración se debe presentar así durante el periodo a declarar no se hayan realizado operaciones económicas – modificado ley 1430 de dic. De 2010.La declaración de Iva no es la única declaración que se debe presentar, puesto que existen otras como al de Retención en la fuente y la del Impuesto de renta.Toda Persona jurídica es Agente de retención y como tal debe declarar, y a partir de la ley 1066 de 2006, todo agente de retención debe presentar al respectiva declaración así se en cero – modificado ley 1430 de dic. de 2010. Adicionalmente, la declaración se debe presentar con pago, de lo contrario se considera como no presentada.Solo las juntas de acción comunal no están obligadas a presentar la declaración de retención si en el respectivo mes no han practicado retenciones.La ley 1111 de 2006, estableció que un Agente de retención puede presentar la declaración de retención sin pago, siempre y cuando tenga un saldo a favor el cual sea susceptible de compensación, y que el saldo a favor se hubiere generado antes de presentar la respectiva declaración de retención. Adicionalmente, el contribuyente debe solicitar tal compensación dentro de los 6 meses siguientes a la presentación de la declaración. Si no lo hace dentro de ese plazo, la declaración se considerara como no presentada.En cuanto a las personas naturales responsables del régimen común, estas están en la obligación de asumir el Iva en las adquisiciones que le hagan al Régimen simplificado. Esto se debe hacer mediante el mecanismo de retención, lo que las convierte en agentes de retención solo por este

concepto, y por tal razón deben presentar la declaración mensual así en el mes no hayan asumido Iva al Régimen simplificado.Respecto a la declaración del Impuesto de renta, y teniendo en cuenta que los topes para ser régimen simplificado y para no declarar son básicamente los mismos, toda Persona natural que pertenezca al régimen común debe declarar.En cuanto a las personas jurídicas estas deben declarar renta por el solo hecho de ser jurídicas. Hay que tener en cuenta que algunas pueden pertenecer al Régimen especial. Adicionalmente, declarar no siempre significa pagar impuestos.Las declaraciones deben ser presentadas en debida forma y firmadas por quien según la ley deba hacerlo. Si eso no se hace, se consideran como no presentadas.El artículo 580 del estatuto establece cuando una declaración tributaria se considera como no presentada:Articulo 580. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos: a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto. b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada. c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables. d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal. e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago.De ocurrir en una de las causales del artículo 580, supone tener que presentar nuevamente la declaración la cual será extemporánea, lo que implica el cálculo y el pago de la respectiva sanción.

Obligación de informar el cese de actividades.Los responsables del régimen común están en la obligación de informar a la DIAN cuando cesen las actividades gravadas con el Iva. Esto supone la actualización o Inactivación del Rut.Si el responsable no informa el cese de actividades, ante la DIAN seguirá siendo responsable, y debe seguir declarando, de lo contrario si en un futuro va a cancelar el Rut, deberá ponerse a paz y salvo con todas las declaraciones pendientes – modificado ley 1430 de dic. De 2010.En términos generales, las anteriores son las principales obligaciones que los responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, tienen con la Dirección de impuestos

Unidad 9: Retención en la fuente

La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de cobro anticipado de un impuesto en el momento en que sucede el hecho generador.Contrario el concepto popular, la retención en la fuente no es ningún impuesto, sino que es el simple cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio.La retención en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, ésta se puede descontar en la respectiva declaración, ya sea de Iva, de Renta o de Ica.La retención en la fuente comprende elementos como el sujeto pasivo, que es la persona a la que se le debe retener, el agente de retención que es la persona obligada a practicar la retención, el concepto de retención que es el hecho económico que se realiza y está sometido a retención, la tarifa que es el porcentaje que se aplica a la base de retención, y la base de retención es el valor o monto sujeto a retención.La retención en la fuente es diferente para cada impuesto.Existe la retención en la fuente por renta, la retención en la fuente por Iva o más conocida como reteiva y la retención en la fuente por Ica, también conocida como reteicaA veces se suele aplicar de forma generalizada el concepto de retención en la fuente al impuesto de renta, lo cual es equivocado, puesto que, como ya se explicó, existe retención en la fuente para cada impuesto, y en el caso del impuesto de renta, el concepto adecuado es retención en la fuente por renta o reterenta.

Agentes retenedores y retenidos

El estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido a la figura de la Retención en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efectúe una operación sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto.Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retención, y que además, el concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención.Las personas encargadas de practicar la retención se denominan Agentes de retención, y la norma señala expresamente quiénes son estos agentes.

En pocas palabras el sujeto pasivo de la retención en la fuente, es la persona natural o jurídica a la que se le debe practicar retención.La retención en la fuente es aplicada por el agente retenedor, quien es el que paga, de modo que el sujeto pasivo será quien recibe el pago, el vendedor del producto o prestador del servicio, quien es el que realiza la actividad gravada con el impuesto que se pretende recaudar anticipadamente mediante el mecanismo de retención en la fuente.Así pues, el sujeto pasivo en la retención en la fuente, es aquella persona sobre la que recae la obligación de pagar un impuesto, y en razón a ello es retenida en la fuente de la generación del ingreso sujeto a dicho impuesto.

Retención en la fuente en compras y ventasLa retención en la fuente por concepto de renta, como se mencionó anteriormente es un recaudo anticipado del impuesto de renta.Este tipo de retención tiene varias tarifas que se aplican a ciertas bases que están sujetas a dicha retención así:

Tabla de Retención en la Fuente año 2012

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos) Tarifa

Salarios Ingresos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria. 95 $ 2.475.001 Tabla Art 383 del E.T

Compras

Compras en general 27 $ 703.000 3,5%

Compras de bienes y productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento industrial 92 $ 2.397.000 1,5%

Compra de café pergamino o cereza 160 $ 4.168.000 0,5%

Compra de combustible o derivados del petróleo. n/a $ 1 0,1%

Servicios Servicios en general (personas jurídicas y a las naturales declarantes de renta) 4 $ 104.000 4%

Servicios en general (personas naturales NO declarantes de renta) 4 $ 104.000 6%

Servicios prestados por empresas temporales. 4 $ 104.000 1%

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos) Tarifa

Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de vigilancia y aseo. 4 $ 104.000 2%

Servicios integrales de salud 4 $ 104.000 2%

Servicios de hoteles, restaurantes, hospedaje. 4 $ 104.000 3,5%

Servicios de transporte nacional de carga (terrestre, marítimo o aéreo) 4 $ 104.000 1%

Servicios de transporte nacional de pasajeros. (terrestre) 27 $ 703.000 3,5%

Servicios de transporte nacional de pasajeros. (aéreo, marítimo) 4 $ 104.000 1%

Servicio de transporte internacional de carga (terrestre) 4 $ 104.000 1%

Servicios de transporte internacional de pasajeros (terrestre) 27 $ 703.000 3,5%

Arrendamientos

Arrendamiento de bienes muebles n/a $ 1 4%

Arrendamiento de bienes raíces 27 $ 703.000 3,5%

Contratos

Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada) n/a $ 1 11%

Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural No Declarante) n/a $ 1 10%

Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edificaciones (Declarantes de Renta) n/a $ 1 6%

Contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edificaciones (No Declarantes de Renta) n/a $ 1 10%

Contratos de construcción, urbanización o confección de obra material de bien inmueble. 27 $ 703.000 1%

Otros conceptos tributarios

Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea persona jurídica o asimilada) n/a $ 1 11%

Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural) n/a $ 1 10%

Rendimientos Financieros (Intereses) n/a $ 1 7%

Loterías, Rifas, Apuestas y Similares 48 $ 1.250.000 20%

Enajenación de Activos Fijos n/a $ 1 1%

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos) Tarifa

Pagos a establecimientos comerciales realizados con tarjeta débito o crédito. n/a $ 1 1.5%

Emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que sean declarantes de renta. 27 $ 703.000 4%

Emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que NO sean declarantes de renta. 27 $ 703.000 3,5%

Dividendos gravados n/a $ 1 33%

Retención en la fuente de IVA

Retención en la fuente del IVA por compras de bienes gravados. 27 $ 703.000 50% del IVA

Retención en la fuente del IVA por Servicios gravados. 4 $ 104.000 50% del IVA

Retención en la fuente del IVA aplicable a operaciones con tarjetas débito o crédito. n/a n/a 10% del IVA

Las tarifas de aplicara a las respectivas bases antes de liquidar el impuesto a las ventas IVA, y se descontará el valor resultante al total de lo que cueste el bien o servicio con el IVA incluido.

Retención en la fuente a titulo de IVA

La retención en la fuente por concepto de IVA es un recaudo anticipado del impuesto a las ventas, y corresponde a un porcentaje que se debe retener sobre el valor del IVA facturado; actualmente en Colombia el porcentaje de retención de IVA es del 50% del valor del mismo, por tanto las personas que retienen este impuesto deben descontar del total de la factura el 50% del valor del IVA reflejado en la factura.La base para aplicar esta retención es el valor de impuesto a las ventas (IVA).

Retención en la fuente a titulo de ICA

La retención en la fuente por concepto de ICA es un recaudo anticipado del impuesto de Industria y Comercio. La tarifa varía dependiendo del municipio donde se efectúe la operación y la retención; para el municipio de Neiva es del 5x1000 o 0.5%. Esta retención se aplicará al subtotal de la factura, es decir a la base antes del IVA, descontando este valor del total de la factura.

Tabla de retención en la fuente entre contribuyentes

Vendedor

comprador

Régimen simplificado

Régimen común

Gran contribuyenteNo autorretenedor

Gran contribuyente (auto retenedor)

Régimen simplificado no no no no

Régimen comúnretefuente rete.icaIva asumido

rete.fuenterete.ica

rete.fuenterete.ica

no

Gran contribuyenteNo autorretenedor

rete.fuente rete. IcaIva asumido

rete.fuente rete.ivarete.ica

rete.fuenterete.ica

no

Gran contribuyente (auto retenedor)

rete.fuente rete.icaIva asumido

rete.fuente rete.ivarete.ica

rete.fuenterete.ica

no

Estado

rete.fuente rete.icaIva asumido

rete.fuente rete.ivarete.ica

rete.fuenterete.ica

no

Para contabilizar las retenciones en la fuente se debe proceder de la siguiente manera y con las siguientes cuentas:

El comprador es quien está obligado a practicar las retenciones y descontarlas del total que debe pagar en la factura o cuenta de cobro; siendo así este debe tener en cuenta que clase de agente de retención es (Régimen Común, Gran contribuyente no auterretendor o gran contribuyente autorrretenedor), para de esta manera saber que retenciones debe practicar y así mismo contabilizarlas.Analizado lo anterior, daremos a conocer las cuentas contables que debe utilizar el COMPRADOR para registrar los valores retenidos o asumidos al vendedor y son:

2365; este es el código PUC de la cuenta para la retención en la fuente por concepto de renta (retefuente), en la cual el agente retenedor comprador registra en el CREDITO el valor retenido por este concepto y según la tabla de retención en la fuente.

2367; este es el código PUC de la cuenta para la retención en la fuente por concepto de IVA (reteiva), en la cual el agente retenedor comprador registra en el CREDITO el valor retenido por este concepto y según la tabla de retención en la fuente.

2368; este es el código PUC de la cuenta para la retención en la fuente por concepto de ICA (reteica), en la cual el agente retenedor comprador registra en el CREDITO el valor retenido por este concepto y según la tabla de retención en la fuente o normatividad del municipio correspondiente.

Los valores que se registran en estas cuentas se deben restar del valor total que se le va a pagar al vendedor o del total que se quede debiendo si la compra es a crédito.

Visto lo anterior, solo queda analizar la contabilización que debe hacer el vendedor, el cual utilizará las siguientes cuentas contables:135515; este es el código PUC de la cuenta para la retención en la fuente por concepto de renta (retefuente), en la cual el vendedor (agente retenido) registra en el DEBITO el valor que le retuvieron por este concepto y según la tabla de retención en la fuente.

135517; este es el código PUC de la cuenta para la retención en la fuente por concepto de IVA (reteiva), en la cual el vendedor (agente retenido) registra en el DEBITO el valor que le retuvieron por este concepto y según la tabla de retención en la fuente.

135518; este es el código PUC de la cuenta para la retención en la fuente por concepto de ICA (reteica), en la cual el vendedor (agente retenido) registra en el DEBITO el valor que le retuvieron por este concepto y según la tabla de retención en la fuente.

Los valores que se registran en estas cuentas se deben restar del valor total que va a recibir el vendedor o del total que se quede debiendo a este mismo si la venta es a crédito.

De lo anterior se concluye que para el comprador las retenciones en la fuente que practica se convierten en un pasivo ya que estos valores se deben transferir al Estado y por ello es que se registran como un pasivo en las cuentas 2365, 2367 y 2368; así mismo para el vendedor estas retenciones se convierten en un derecho a descontarse estos impuestos que le retuvieron cuando tenga que declararlos y pagarlos, por esta razón se registran en las cuentas del activo 1355.