INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011Julio/17 – Octubre/17

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Asesor con Funciones de Control Interno de la Comisión de Regulación de Energía y Gas (en adelante CREG), presenta a continuación informe pormenorizado del Estado del Control Interno, correspondiente al periodo comprendido entre julio de 2017 y octubre de 2017.

1. Control de Planeación y Gestión

1.1. Talento Humano

Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.

El código de Ética vigente fue aprobado y entró en vigencia a partir del 04 de julio/17, producto del trabajo desarrollado por un equipo de funcionarios de diferentes niveles y áreas de la Comisión, con el acompañamiento de la Caja de Compensación Familiar CAFAM. Con el propósito de alinear el código de ética recién aprobado con el nuevo Código de Integridad, se tiene programado desarrollar la labor en la tercera semana de noviembre/17 y hasta la primera de Diciembre/17 y se realizará una campaña de sensibilización con Comunicaciones para que los funcionarios se familiaricen con el Código de Integridad y se expedirá formalmente el acto administrativo.

Desarrollo de Talento Humano

El manual de funciones y competencias laborales para los empleos públicos de la comisión fue adoptado mediante resolución No. 032 del 02 de marzo de 2015 el cual se encuentra publicado en el link de transparencia y acceso a la información de la Comisión http://www.creg.gov.co/index.php?option=com_phocadownload&view=category&id=452 y fue adicionado y modificado mediante resoluciones No. 051 del 13 de abril de 2016 y 133 del 6 de septiembre de 2016, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1785 de 2014.

Se desarrolló un instructivo de inducción y reinducción, el cual fue aprobado por comité de calidad el 18/07/17.

En el siguiente cuadro se evidencia las capacitaciones consolidadas realizadas en lo corrido de la vigencia 2017 con corte al 31 de octubre de 2017, con una inversión total de recursos comprometidos de $343.667.940

1

Te m a N ° parti cipan te s E valuac ión Des em peño 44S S T - S eguridad orden y lim piez a 28A c tualizac ión Is o:2015 21Inglés B erliz - B rit is h - E nglis h work s hop 13A c tualizac ión Tributaria 17Capac itac ión B rigadas de em ergenc ia 7G es t ión del c onoc im iento 4Curs o B ás ic o de arc hivo 1Congres o Naturgas 13Herram ientas Inform átic as - E x c el B ás ic o 15A nális is de Im pac to Norm ativo - OCDE 38Congres o A ndes c o 14Herram ientas Inform átic as - E x c el interm edio 12S eguridad de la inform ac ión - polít ic a 30Diplom ado Regulac ión UNA M 4Cultura organizac ional E m patía trabajo en equipo 16Inteligenc ia E m oc ional 20Com unic ac ión as ert iva 27Regulac ión redes de d is tribuc ión 20Capac itac ión operac ión y ges t ión c om erc ial M erc ado E nergía m ay oris ta M E N 10E ntrenam iento operac ión y tem as c om erc iales del m erc ado 10G es t ión de ries gos 10A c tualizac ión W ord 9Foro S ec tor elec tric o t rans form ando el Futuro 1Habilidades c om unic at ivas 9 Lideraz go - c oac hing 6Tablas de retenc ión doc um ental 4

Respeto a la ejecución del plan de Bienestar en la vigencia 2017 (corte 31/10/2017), se desarrollaron las siguientes actividades, con una inversión de $193.000.000.

2

ACTIV IDADES REALIZADAS Asiste n te nte s y/o a ctivida d

Y oga 11A c ondic ionam iento fís ic o 180Celebrac ión Día m ujer 35Celebrac ión trim es tra l c um pleaños 46V is ita CA FA M 6Cam paña incent ivo bic ic leta 1Celebrac ión Dia S ec retaria 12Feria de s ervic ios 1A s es orías S eguridad s oc ial - His torias Laborales 9Cam pañas de s ens ibiliz ac ión Código de É tic a 2Cam peonato de ping - pong 21Celebrac ión m ejor s ervidor públic o 1A c tividades c ulturales c on la fam ilia 36G im nas ia Laboral - Y oga 30Torneo B olos 40P rogram a ac ondic ionam iento fís ic o 50Cam paña divulgac ión valores 83Cam inata ec ológic a 38Jornada integrac ión oc tubre 25

Frente a las acciones adelantadas en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo) y la Resolución 1111/2017, se contrató en septiembre/17 a una persona especialista en el tema, quien efectuó un primer ejercicio de evidenciar el avance que se tenía en la Comisión y plantear un plan de acción para el logro y cumplimiento de la normatividad señalada.

Se identificaron las actividades que en la planificación se encontraban sin ejecutar, para validar la ejecución o la solicitud de retiro del cronograma debido a que se encontraba en estudio por la duplicidad de actividades, depurando el cronograma y estableciendo uno nuevo, cuyo cumplimiento al cierre de septiembre se muestra a continuación:

Ac ti v i da de s Pl a ni fi c a da s

Ac ti v i da de s E j e c ut a da s

1

2

142

98

CUMPLIMIENTO CRONOGRAMA A tercER TRIMESTRE 2017

EJECUCIÓN CRONOGRAMA

3

R e s . 1 1 1 1 / 2 0 1 7

D e c re t o 1 0 7 2 2 0 1 5

84%

63%

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

Respecto a la planta de personal de la comisión, ésta es de 95 cargos, de los cuales al corte de octubre de 2017 hay nombrados 83 funcionarios (87.3%), quedando vacantes 12 cargos.

Direccionamiento Estratégico

Planes y Programas

Desde el rol estratégico la Alta Dirección imparte lineamientos que permite llevar a cabo la gestión de la entidad, atendiendo los temas misionales relacionados en la agenda regulatoria, los planes y programas de cada uno de los procesos de apoyo, los cuales son medidos a través de los planes operativos.

El Plan Estratégico 2017-2021 se encuentra publicado en la página web en el link http://www.creg.gov.co/phocadownload/planeacion/datos_abiertos/2017/plan%20estratgico%20creg%202017-2021.pdf

Respecto a los temas presupuestales, la ejecución presupuestal acumulada de gastos de funcionamiento e inversión con corte al 30 de septiembre de 2017 se puede apreciar en las siguientes tablas:

Conce pto Apropia do V ige nteEje cuta do

(Com prom isos) % e je cuciónG as tos P ers onal 14.552.006.000,00 10.192.782.179,00 70,0%G as tos G enerales 2.407.955.000,00 2.098.557.042,73 87,2%Trans ferenc ias 756.384.000,00 400.000.000,00 52,9%Invers ión 7.315.750.000,00 4.542.725.181,09 62,1%TO TAL P P TO G AS TO S 25.032.095.000,00 17.234.064.402,82 68,8%

4

Gas to s Pe r s o n alLa apropiac ión inic ia l de $14,552,006,000 pres entom ovim ientos c réditos y c ontrac réditos por$85,000,000 (tras lados internos entre rubros ),quedando la m is m a apropiac ión vigente. S inem bargo hay $669,586,000 bloqueados del rubro deotros gas tos de pers onal previo c onc epto DG P P N.E l m ovim iento pres upues tal ac um ulado as eptiem bre/17 indic a que s e ex pidieron CDP S por$13,690,575,156 ac anz ando una ejec uc ión del94,1% , quedando un s aldo de apropiac ióndis ponible de $861,430,844. S e regis traron com prom isos por $10,192,782,179que repres entó el 74,5% de los CDP S ex pedidos ,quedando pendiente de c om prom eter$3,497,792,977.Las obliga cione s as c endieron a $9,845,723,569que repres entaron el 96,6% de los c om prom is osadquiridos , quedando un s aldo por obligar de$347,058,610.Los pa gos s um aron $9,845,723,569 repres entandoel 100% de las obligac iones regis tradas , quedandoun s aldo por pagar de $0

Gas to s Ge n e r ale sLa apropiac ión inic ial de $2,422,633,000pres entó m ovim ientos c réditos por$195,580,425 y c ontrac réditos por$210,258,425 (tras lados entre rubros ),quedando una apropiac ión vigente de$2,407,955,000.S e ex pidieron CDP S por $2,277,728,797,85alc anz ando una ejec uc ión del 94,6% ,quedando un s aldo de apropiac ión dis poniblede $130,226,202,15.Los com prom is os por $2,098,557,042,73alc anz aron el 92,1% de los CDP S ex pedidos ,quedando un saldo por c om prom eter de$179,171,755,12.S e regis traron obligac iones por$1,566,739,933,11 que repres entaron el 74,7%de los c om prom is os regis trados , quedando uns aldo por obligar de $531,817,109,62.Los pagos as cendieron a $1,566,739,933,11,repres entando el 100% de las obligac ionesregis tradas , quedando un saldo por pagar de$0.

In ve r s ió nLa apropiac ión inic ial de $7,315,750,000 no pres entom ovim ientos c réditos ni contrac réditos , quedando lam is m a apropiac ión disponible.se ex pidieron CDP S por $5,406,106,777,52ac anz ando una ejec uc ión del 73,9% , quedando unsaldo de apropiac ión disponible de$1,909,643,222,48. S e regis traron com prom is os por $4,542,725,181,09que repres entó el 84,0% de los CDP S ex pedidos ,quedando pendiente de c om prom eter$863,381,596,43.Las obligac iones as cendieron a $1,204,010,843,32que repres entaron el 26,5% de los com prom is osadquiridos , quedando un saldo por obligar de$3,338,714,337,77.Los pagos sum aron $1,204,010,843,32repres entando el 100% de las obligac ionesregis tradas , quedando un s aldo por pagar de $0

T r an s fe r e n ciasLa apropiac ión inic ial de $ $756,384,000 nopresentó m ovim ientos c réditos nic ontrac réditos quedando la m is m aapropiac ión vigente. S in em bargo haybloqueados $310,000,000 del rubro provis iónpara gas tos ins tituc ionales previo c onc eptode la DG P P N, quedando una apropiac ióndisponible de $446,384,000.S e ex pidieron CDP S por $400,000,000alcanz ando una ejec uc ión del 52,9% ,quedando un s aldo de apropiac ióndisponible de $356,384,000.Los com prom is os por $400,000,000alcanz aron el 100% de los CDP Sex pedidos , quedando un saldo porc om prom eter de $0.S e regis traron obligac iones por$400,000,000 alc anz ando el 100% de losc om prom is os regis trados .Hubo regis tro de pagos por $400,000,000repres entando el 100% de las obligac iones ,quedando un saldo por pagar de $0

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Cada mes la entidad actualiza los proyectos de inversión en el SPI (Seguimiento a los Proyectos de Inversión) con el fin de notificar los avances en cada uno de estos. Adicionalmente, se encuentran matriculados los proyectos de inversión dentro del SUIFP (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas).

Modelo de Operación por Procesos

La entidad trabaja bajo la estructura de procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mantener la mejora continua en el sistema y así satisfacer a los usuarios en sus requerimientos.

Durante este periodo se trabajó en el análisis de contexto de la entidad estableciendo una matriz DOFA, la cual se realizó de la siguiente manera:

Contexto interno (Fortalezas y debilidades) se estableció una encuesta para los funcionarios.

Contexto externo (Amenazas y Oportunidades) Se trabajó una primera fase donde se identificó unos aspectos que fueron revisados por el director, se seleccionó a los asesores grado 18 y comité de expertos quienes clasificaron los aspectos con sus respectivas justificaciones.

El resultado de este ejercicio se presentó al comité de expertos y líderes de proceso, con el fin de trabajar en los aspectos que les corresponde por proceso.

Se realizó mejoras a las caracterizaciones de los procesos teniendo en cuenta lo establecido en la norma ISO 9001:2015, de igual manera se revisó el objetivo y los indicadores que den cumplimiento a la razón de ser de cada proceso, esto con el fin de tener claridad de las actividades que desarrolla cada uno.Se han realizado actualizaciones de documentos del sistema de gestión permitiendo la constante mejora de los procesos de la Entidad, los cuales son:

Caracterización de procesos Manual de calidad Instructivo de inducción y reinducción Procedimiento de IT de soporte a usuarios internos y externos Formato de pruebas de contingencia Formato de tablas de retención documental Formato de caja menor

De igual manera se tiene pendiente la actualización de los procedimientos de gestión humana, gestión documental, procedimiento de inventarios y procedimientos de gestión financiera. Con el fin de verificar el cumplimiento de la actualización de la ISO 9001: 2015 se realizó auditoria interna en el mes de octubre donde se detectaron dos no conformidades, las cuales se vienen trabajando.

Frente al tema de cumplimiento de la norma relacionada con Transparencia y Acceso a la Información Pública, la entidad ha realizado mejoras al link de acceso a la información, con el propósito de facilitar las consultas que puedan realizar los ciudadanos de la información de la CREG, construcción que se ha dado conforme a la Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución MinTIC 3564 de 2015. Control Interno ha efectuado acompañamiento y seguimiento frente al tema de manera trimestral, al cual se le ha dado principal importancia desde la alta dirección.

Según información reportada en la página web de la entidad, en lo corrido del año y con corte al mes de septiembre de 2017, la CREG recibió y atendió 1.872 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), clasificadas así:

6

De talle 1e r. Trim 2017 2do. Trim 2017 3e r. Trim 2017 TO TAL % Part.Con su lta 141 171 247 559 22,3%In t gral y parti cular 329 332 276 937 62,8%Q u e jas y re clam os 61 50 64 175 9,3%Sol. In form ación 45 75 57 177 5,2%En tre ga d ocu m e n tos 5 1 5 11 0,4%Con c. Le gal 5 4 4 13 0,1%TO TA L 586 633 653 1872 100,0%% P arti cip ación 31,3% 33,8% 34,9% 100%

Conforme a lo señalado en la Resolución 3564/15 del Min TIC, los informes trimestrales de PQR que se publiquen tendrán los días de respuesta para cada uno de los requerimientos hechos a la entidad. El siguiente cuadro indica la cantidad de requerimientos efectuados que no fueron respondidos dentro de los términos establecidos.

De talle 1e r. Trim 2017 2do. Trim 2017 3e r. Trim 2017Con su lta 1 0 0Int gral y p arti cu lar 0 0 0Q u e jas y re clam o s 0 0 0So l. In form ació n 0 0 0En tre ga do cu m e nto s 0 0 0Con c. Le gal 0 0 0TO TAL 1 0 0

7

El Plan anticorrupción y de atención al ciudadano de la vigencia 2017 fue elaborado y publicado en la página web en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/planes-y-programas/category/161-planes-anticorrupcionactualizado, antes del 31 de enero de 2017 conforme los parámetros establecidos por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y el DAFP en la cartilla de “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano versión 2”. Se efectuó seguimiento a dicho plan con corte al 31 de agosto de 017 y el informe se encuentra publicado en la página web de la Comisión, en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/seguimientos/category/495-informe-seguimiento-plan-anti-corrupcion-y-atencion-al-ciudadano

1.2. Administración de Riesgo

Revisión de la identificación, análisis y valoración de los riesgos identificados y su seguimiento: Con una periodicidad de cuatro meses se efectuó seguimiento a los Riesgos de Corrupción y por procesos. Hubo revisión de elementos como: la clasificación, el seguimiento a la efectividad de los controles y las acciones, y el cumplimiento de los riesgos con la política. Los informes se publicaron en la página web de la entidad en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/seguimientos/category/496-seguimientos-mapa-de-riesgos-corrupcion, donde se plasmaron observaciones y recomendaciones.

Adicional a lo anterior, se contó con el apoyo de un tercer a través de un contrato de prestación de servicios con la firma UNDERNET, en donde se efectuó una revisión detallada de la política de administración de riesgos, y las matrices de riesgos por procesos y de corrupción. Producto de dicha revisión, se presentaron informes en donde se presentaron observaciones y recomendaciones tanto para la política como los mapas de riesgos.

2. Evaluación y Seguimiento

2.1. Autoevaluación Institucional

La medición de los planes operativos se realiza de manera trimestral, lo que permite verificar el cumplimiento de metas de cada uno de los procesos de la entidad en cumplimiento de su misión. Se evidenció que al corte de sep/17, todos los procesos cuentan con un plan operativo.

La medición del Plan de Acción con corte al tercer trimestre de 2017, arrojó los siguientes resultados:

8

POLITICAS DE DESARROLLO ADM INISTRATIVO

Prog 1 Q/1 7

Ejec 1 Q/1 7

Prog2 Q/1 7

Ejec 2Q/1 7

Prog 3Q/1 7

Ejec 3Q/1 7

Tota l Prog

Tota l Ejec

%Cum p

Politica 1 Ge s tión m is iona l y de gobie rno

C u m p lim ien to d e la a g e n d areg u la to ria in d ica tiva 20 17

3 3 2 8 2 7 23 26 23 86 74 86 %

Pólitic a 2 Tra ns pa re nc ia , pa rtic ipa c ión y s e rvic io a l

c iudadanoPla n de m a n te n im ie n to yfo rta le cim ie n to de l SGC

1 0 1 0 6 6 4 4 20 20 10 0%

Pla n d e C o n tro l In te rn o - MEC I(Au d ito ria s de g e s tió n p o rp ro ces os )

4 9 4 9 4 9 39 48 43 14 6 13 1 90 %

Pla n An titrá m ite s 6 3 4 3 2 1 12 7 58 %Es tra teg ía de ren d ició n d ecue n tas

6 6 1 4 12 11 10 31 28 90 %

Es tra teg ía d e a ten ció n a lciu da da no

4 4 4 3 4 4 12 11 92 %

Es tra teg ía a n tico rrup ció n 2 2 4 4 2 2 8 8 10 0%Pólitica 3 Ges tión Hum ana

Ma nten e r e q u ip o h u m a n ocom pe te n te (P la n an ua l d eva can te s , p la n e s de b ie n e s ta ry de in ce n tivo s , p la n d ecap acita ció n , C o m p le ti tu din fo rm a ció n en S IGEP

1 6 1 5 8 6 6 6 30 27 90 %

Politica 4 Efic ie nc ia a dm inis tra tiva

D is p on er de in fo rm a ció ncon fiab le y op o rtun a(Ma n ten im ie n to p la ta fo rm a yactua liza ció n p la ta fo rm a d ete cno lo g ía y com un ica cio n e s

1 0 1 0 9 9 8 8 27 27 10 0%

Politica 5 Ge stión fina nc ie raFo rm u la ció n de p ro ye cto s d ein ve rs ión , s e gu im ie n to ap ro ye cto s SPI. E je cu ció np re s u pu es ta l. e je cu ció n p la nde ad qu is ic io n e s : p la n an ua lde cu en ta s

6 6 5 5 5 5 16 16 10 0%

TOTAL 1 4 2 1 3 3 1 3 0 11 0 11 6 10 6 38 8 34 9 90 %

94 % 85 % 91 %

De las 388 metas programadas y acumuladas al tercer trimestre de 2017, se cumplieron 349, alcanzando una ejecución agregada del 90%. Sin embargo, hay actividades que están por debajo de la meta agregada del 90%, como es el caso del cumplimiento de la agenda regulatoria que alcanza un avance del 86%, y el plan de trámites con un 58%.

Producto de los resultados obtenidos en el FURAG 2016 y la evaluación MECI 2016, control interno ha efectuado seguimientos, a fin constatar que los diferentes componentes y factores evaluados, mejoren los que tuvieron calificaciones bajas y se mantengan los que obtuvieron resultados buenos.

9

Control Interno consolidó y presentó informes a los diferentes órganos de control entre los cuales tenemos: avances del plan de mejoramiento CGR, informe de austeridad en el gasto, Informes de ejecución presupuestal, Certificación de Procesos Judiciales, Atención de Peticiones Quejas y Reclamos, Seguimiento a la Estrategia de Corrupción, Monitoreo de Riesgos, evaluación del sistema de Control Interno, pormenorizado de control interno, entre otros.

2.2. Auditoria Interna

El seguimiento a los planes de mejoramiento producto de las auditorías internas realizadas, se obtuvo el siguiente avance de cumplimiento con corte al 30 de septiembre de 2017, así:

P RO CES O # HALLAZGO S Cum plidos a l 100%

Cum plidos e n tre e l 76%

y e l 99%

Cum plidos e n tre e l 51% y e l

75%

Cum plidos e n tre e l 26% y e l

50%

Cum plidos e ntre e l 1%

y e l 25%0%

CA LIDA D 10 8 1 1 0 0 0P CRE 9 8 0 0 1 0 0IT 15 14 1 0 0 0 0P Q RS 6 6 0 0 0 0 0TA LE NTO H 5 4 0 1 0 0 0DO CUM E NTA L 9 7 0 1 1 1 0P LA NE A CION 3 3 0 0 0 0 0TO TAL 57 50 2 3 2 1 0

88% 4% 5% 4% 2% 0%P O RCENTAJE DE CUM P LIM IENTO

10

2.3. Planes de Mejoramiento

El plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, está conformado por el resultado de las siguientes auditorías con un cumplimiento de metas así:

Auditoria/vigencia Fecha suscripción Plan Mejoramiento

Número de Hallazgos

Porcentaje de Cumplimiento al

30/06/2017

Regular vigencia 2014 Diciembre de 2015 7 100%

Regular vigencia 2015* Julio de 2016* 10 80%

Especial vigencia 2016 Octubre de 2016 2 100%

*Es de anotar, que las metas pendientes de cumplimiento están dentro de las fechas establecidas para su ejecución en la vigencia 2017.

3. Información y Comunicación

La entidad cuenta con los canales de información y comunicación que permiten a la ciudadanía en general interactuar con la entidad a través de comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica, las cuales son procesadas a través del sistema electrónico de gestión documental. En lo corrido de la vigencia 2017 (con corte al 31 de octubre de 2017), se realizaron las siguientes actividades por parte de Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno:

Actividades de divulgación

Sección comunicaciones/noticias

Se publicó 46 boletines de prensa (ver en comunicaciones/noticias), con información relacionada con la gestión regulatoria de la entidad, convocatorias, talleres, y actividades de participación ciudadana, incluyendo intervención en ferias de servicio al ciudadano.

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Sección comunicaciones/presentaciones:

Se publicó 19 presentaciones que fueron realizadas por expertos comisionados y asesores en eventos (ver en comunicaciones/presentaciones).

# Tema Fecha1. Análisis de la información financiera y contable de los prestadores

de servicios públicos - Parker Randall Colombia Enero de 2017

1. Reglamento de comercialización mayorista de GLP Febrero de 20172. Taller documento CREG 161 de 2016 alternativas para la

integración de fuentes no convencionales de energía renovable (FNCER) al parque generador 

Febrero de 2017

3. Esquema regulatorio - 1er encuentro internacional de energías renovables Marzo de 2017

4. Agenda Regulatoria Sectorial –CREG, Congreso XX de Naturgas Marzo de 20175. Resolución CREG 026 de 2017: terminal de regasificación en el

pacífico como proyecto del plan de abastecimiento de gas (PAG) Mayo de 2017

6. Intervención del director ejecutivo de la CREG, German Castro Ferreira, en el foro XM  Mayo de 2017

7. Rendición de cuentas CREG 2016-2017 Julio de 20178. Marco regulatorio de gas natural para el nuevo entorno originado

en el plan de abastecimiento Agosto de 2017

9. Marco regulatorio de gas natural para el nuevo entorno originado en el plan de abastecimiento Agosto de 2017

10. Presentación del experto comisionado, Jorge Pinto, en el foro de operaciones de gas Agosto de 2017

11.  Estudio "Servicios para la actualización de las unidades constructivas de conexión en los puntos de entrada y salida del sistema de transporte de gas natural en Colombia"

Agosto de 2017

12. Propuesta medidas regulatorias transitorias y transicionales servicio público domiciliario de GLP Septiembre de 2017

13. Resolución CREG 114 de 2017 “Por la cual se ajustan algunos aspectos referentes a la comercialización del mercado mayorista de gas natural y se compila la Resolución CREG 089 de 2013 con todos sus ajustes y modificaciones”

Septiembre de 2017

14. Estudio econometría distribución mayorista y minorista de combustibles líquidos  Septiembre de 2017

15. El futuro desarrollo de los sistemas de distribución. Rol de las microredes y lecciones aprendidas de sistemas aislados Septiembre de 2017

16. Precio marginal de escasez  Octubre de 201717. Adopción de tecnologías bajas en emisiones de carbono en redes

de distribución: Impacto y soluciones  Octubre de 2017

18. Autogeneración a pequeña escala y generación distribuida en el SIN (Barranquilla) Octubre de 2017

Sección comunicaciones/videos

Se publicó 22 vídeos entre los que se encuentran grabaciones de talleres, eventos y vídeos institucionales (ver en comunicaciones/vídeos).

1. Taller Resolución CREG 121 de 2017 (Barranquilla)2. Rendición de cuentas del sector de Minas y Energía

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3. Taller para presentar la metodología del cálculo del precio de escasez4. Taller Resolución CREG 121 de 2017 (Bogotá)5. Primera conferencia sobre distribución de energía 6. Taller resolución 114 de 2017 (productores)7. Taller resolución 114 de 2017 (comercializadores)8. Taller resolución 114 de 2017 (generación térmica)9. Vídeo la CREG en el sector de gas domiciliario 10. Vídeo calidad del servicio de energía eléctrica 11. Vídeo día nacional de la lucha contra la corrupción12. Taller para presentar la resolución en consulta 055 de 201713. Tres recomendaciones para avanzar en la estrategia de un gobierno digital14. Rendición de cuentas CREG 2016 – 201715. Intervención del director Germán Castro en Andesco 201716. Vídeo cómo llega el gas17. Vídeo cómo llega la energía eléctrica18. Celebración del Día Nacional del Servidor CREG 19. Taller de socialización de infraestructura de regasificación en el Pacífico colombiano20. La CREG en el sector energético colombiano. 21. Competencias de la CREG para regular el servicio de energía eléctrica. 22.Taller sobre alternativas regulatorias de fuentes no convencionales de energía renovable.

Sección servicio al ciudadano / rendición de cuentas

Se publicó la siguiente información en la sección rendición de cuentas de su portal Web (Ver servicio al ciudadano/rendición de cuentas).

Programación de actividades de rendición de cuentas 2017 Estrategia de rendición de cuentas 2017

Informe de gestión 2016 Informe de gestión CREG 2016-2017 (mayo de 2017) Informe control interno audiencia de rendición de cuentas del 07 de julio de 2017  Encuesta satisfacción de usuarios CREG (primer semestre 2017) Encuestas audiencia pública de rendición de cuentas CREG (7 de julio de 2017) Grabación audiencia de rendición de cuentas CREG (7 de julio de 2017)  Grabación audiencia de rendición de cuentas sector de minas y energía (21 de octubre de 2017) Presentación rendición de cuentas CREG (julio 7 de 2017)

 En el calendario de eventos se publicó la convocatoria a los talleres organizados por la Entidad.

Actividades de participación ciudadana

Ferias del servicio al ciudadano

La Comisión ha participado en las ferias de Servicio al Ciudadano de El Carmen de Bolívar (Bolívar), Ipiales (Nariño) y La Dorada (Caldas), Santa Rosa de Cabal (Risaralda) y Tibú (Norte de Santander). Estas ferias son organizadas por el Departamento Nacional de Planeación y tienen como propósito

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acercar las entidades públicas a los ciudadanos y brindarles la oportunidad de resolver sus inquietudes con respecto a diferentes servicios que ofrecen.

La CREG también participó en la Feria en mi Región organizada por el Ministerio de Minas y Energía que se llevó a cabo en Ataco (Tolima).

Talleres de regulación

La CREG llevó a cabo veinte (20) talleres relacionados con la regulación de los servicios públicos de energía eléctrica, gas natural, GLP y combustibles líquidos, así:

Tema Fecha Participantes 1. Informe presentación información financiera y

contable27 ene/17

120

2. Taller fuentes de generación no convencionales1 feb/17

97 participantes306 sesiones por

streaming3. Socialización reglamento de comercialización

mayorista GLP27 feb/17

55

4. Socialización reglamento de comercialización mayorista GLP

28 feb/1759

5. Taller fuentes de generación no convencionales 9 mar/17 13

6. Taller de socialización de infraestructura de regasificación en el Pacífico colombiano (Bogotá).

16 may/17104

7. Taller de socialización de infraestructura de regasificación en el Pacífico colombiano (Cali).

17 may/1747

8. Taller resolución 055 de 2017 10 ago/17125 asistentes

400 sesiones por streaming

9. Taller unidades constructivas de transporte de gas natural

23 ago/1730 asistentes

10. Taller actualización regulatoria de GLP 12 sep/2017 34 asistentes11. Taller resolución 114 de 2017 (comercializadores e

industriales)12 sep/17

68 asistentes

12. Taller resolución 114 de 2017 (Generación térmica) 12 sep/17 53 asistentes13. Taller resolución 114 de 2017 (productores-

comercializadores y comercializadores de gas)12 sep/17

46 personas

14. Taller resolución CREG 106 de 2017(GLP) 5 sep/17 69 personas15. Taller distribución mayorista y minorista de

combustibles líquidos22 sep/17

42 personas

16. Conferencia sistema de distribución confiable 22 sep/17 38 personas

17. Taller de autogeneración a pequeña escala y generación distribuida (Bogotá)

11 oct/1795 personas

*220 sesiones por streaming

18. Taller precio margina de escasez 18 oct/1791 personas

*130 sesiones por streaming

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19. Conferencia sobre tecnologías bajas en emisiones de carbono

18 oct/1716 personas

20. Taller resolución 121 de 2017 Barranquilla 25 oct/1785 personas

Audiencias públicas de rendición de cuentas

La CREG llevó a cabo 2 audiencias públicas de rendición de cuentas, la primera de ellas en la ciudad de Bucaramanga y la segunda en Valledupar.

1. Audiencia de rendición de cuentas CREG en el desarrollo de Confevocoltics.

7 jul/17246 personas

2. Audiencia pública del sector de minas y energía 21 oct/17

A la fecha el No. de personas es un dato pendiente de recibir por parte del Ministerio de Minas y Energía.

Actividades de comunicación interna

Luego de las reuniones con los diferentes líderes de proceso, Proyección Corporativa presentó diecisiete (17) estrategias de comunicación interna, de las cuales, a octubre de 2017, quince (15) fueron aprobadas, catorce (14) ejecutadas y una (1) en proceso de desarrollo y ejecución. Cabe precisar que actualmente varias de las estrategias de comunicación interna siguen en desarrollo con publicaciones en los diferentes medios de la CREG. Adicionalmente se brindó apoyo a las diferentes áreas con la publicación y envío de información específica de interés para los servidores públicos de la entidad, y/o en cartelera para público externo.

Soportes campañas ejecutadas

1. Evaluación de desempeño 2. Cuidado de equipos

3. Cero Papel 4. Valores éticos

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5. Incentivos para uso de la bicicleta 6. Inducción y reinducción Se entregó a recursos humanos 7 vídeos para proyectar en los procesos de inducción, cuatro de ellos fueron aprobados, uno (1) está en proceso de comentarios.

Vídeos https://www.youtube.com/watch?

v=yEJWP8bjPmQ https://www.youtube.com/watch?

v=QAumTNY-rdE&t=44s

7. Estrategia de atención al ciudadano 8. Estrategia tu eres el control

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9. Seguridad de la información 10. Estrategia sistema integrado de gestión

No fue ejecutado por decisión del líder de proceso.

11. Estrategia nuevo código de ética CREG (Valores y principios visibles)

12. Campaña de arquitectura empresarial

17

13. Temas recursos humanos

14. Campaña simulacro de evacuación CREG

16. Política Anticorrupción

*En proceso de ejecución

Impacto de las campañas

De acuerdo con el plan operativo de comunicaciones y con el fin de conocer la opinión de los funcionarios de la CREG con respecto al empleo de los medios de comunicación interna y las estrategias de comunicación desarrolladas durante el primer semestre de 2017 se desarrollaron una serie de encuestas (ver resultados en la siguiente hoja). Los resultados de las estrategias desarrolladas durante el segundo semestre del año, se presentarán en el mes de diciembre.

Para el caso de las estrategias de seguridad de la información, arquitectura empresarial y el simulacro de evacuación, se llevaron a cabo reuniones con los líderes de estos procesos para tomar acciones de mejora con base en los resultados.

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* El medio más efectivo para visualizar la información es la pantalla de reposo.

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La imagen que se agrega a continuación evidencia la disminución en el consumo de papel en la entidad, lo que se relaciona directamente con la efectividad de la estrategia de comunicación implementada al respecto.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES CONTROL INTERNO

Adelantar las acciones tendientes a la actualización y alineación del código de ética de la Comisión, al nuevo Código de Integridad, de conformidad con las directrices dadas por el DAFP. Adicionalmente, efectuar la respectiva socialización a todos los funcionarios de la CREG y publicación oportuna en la página web de la entidad.

Efectuar las gestiones pertinentes a fin de cubrir el 100% de la planta de personal aprobada para la entidad, dado que al corte de octubre de 2017 hay 12 vacantes de una planta de 95 funcionarios.

Se recomienda el seguimiento, control y registro oportuno de las hojas de vida y declaración de bienes y renta en el aplicativo SIGEP, tanto de funcionarios, así como contratistas que prestan sus servicios a la Comisión.

Es perentorio efectuar las actividades necesarias requeridas a fin de alcanzar una ejecución importante del presupuesto de gastos, especialmente los relacionados con inversión, dado que al corte de septiembre/17, su ejecución apenas alcanzó el 62.1%. Si hay la suficiente claridad que no se van a ejecutar recursos, es necesario hacer las gestiones ante la DGPPN, a fin de solicitar modificación al presupuesto reduciéndolo.

De las 388 metas del plan de acción programadas y acumuladas al tercer trimestre de 2017, se cumplieron 349, alcanzando una ejecución agregada del 90%. Sin embargo, hay actividades que están por debajo de la meta agregada del 90%, como es el caso del cumplimiento de la agenda regulatoria que alcanza un avance del 86%, y el plan de trámites con un 58%.

Aún no se cuenta con la actualización de los procedimientos de Gestión Humana, Gestión Documental, Inventarios y de Gestión Financiera.

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Dentro de las 161 actividades que la entidad debe efectuar de acuerdo a lo señalado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, al corte de septiembre/17 se habían ejecutado 133 (83%), no aplican 9 actividades (5%) y no se han cumplido 19 actividades (12%). Es necesario seguir fortaleciendo y fomentando el tema de publicación de información de conformidad a lo señalado en la Ley 1712/14. Prestar especial atención al tema de información clasificada y reservada.

Aumentar los controles de la información que se publica en la página web, de modo tal que la misma sea lo más clara y oportuna para el público interesado en conocerla, de modo tal que no se preste para interpretaciones. Debe ser verificada por los líderes de los procesos, a fin de evitar errores en su presentación y publicación.

Es necesario actualizar de manera perentoria la política de administración de riesgos y los mapas de riesgos, atendiendo las observaciones y recomendaciones dadas por Control Interno con el acompañamiento de UNDERNET.

Seguir con el proceso de inscripción del segundo trámite identificado en la Comisión, a través del SIUT del DAFP, tarea iniciada a finales de la vigencia 2016 y a la fecha no ha sido completada al 100%.

Seguir llevando un estricto control de las fechas y términos establecidos para cada una de las tipologías de PQRS, a fin de asegurar la no extemporaneidad en respuesta a requerimientos efectuados, garantizando la oportunidad que se le debe dar al peticionario. Como fortalecimiento del proceso de PQRS, se recomienda ampliar las acciones que permitan optimizar y disminuir los tiempos de respuesta a las peticiones efectuadas por el público.

RAUL ALBERTO JURADO VELANDIAAsesor Control Interno

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