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PROFESOR: JAIME ANTONIO RAMIREZ OCASCARRERA DE ADMINISTRACION BANCARIA Y FINANCIERA

CURSO TALLER DE CAJA

FICHA DE TRABAJO Nº22OPERACIONES DE APERTURA Y CIERRE

Objetivo:El objetivo de describir las operaciones de apertura y cierre de caja es determinar los pasos que deben seguir los responsables de caja de turno, así como el administrador de turno. Para realizar correctamente el arqueo de las operaciones diarias versus el efectivo de cada turno respectivo.

Alcance:El presente procedimiento abarca desde la apertura de caja hasta que se entrega arqueada al administrador de turno.

Políticas Generales:1. El responsable de caja, siempre debe dejar cuadrada la caja respectiva al terminar su turno y distribuir el dinero y documentos conforme lo estipulado por la empresa. (El efectivo y valores son generalmente entregados a Tesorería Central o a la Administración y los documentos al Departamento Contable)2. El arqueo y cuadre de caja es individual, por lo que personas no autorizadas, no pueden interferir en el mismo.3. Cada responsable de caja, entrega individualmente el arqueo de sus operaciones diarias al administrador de turno.4. Los cuadres y arqueos de cada responsable de caja, deben quedar completos antes de retirarse del trabajo. De haber algún faltante de dinero, se hará un recibo o vale provisional por la cantidad faltante a ser descontado posteriormente de sus haberes.

Descripción del procedimiento de cierre

1. Faltando 30 minutos para el establecimiento cierre, los ejecutivos o personal designado deben informar a los clientes que el establecimiento está pronto a cerrar, invitándolos a pasar por caja para realizar sus compras finales.2. Faltando 10 minutos para que el turno termine, cada cajero debe informar a sus clientes en línea que el turno va a terminar, de manera que los clientes puedan hacer cola en otras cajas disponibles.3. Una vez cerradas las cajas o una caja si es final de turno, se debe realizar el arqueo utilizando el comando respectivo en caso de emplear una registradora electrónica. En caso de estar empleando una registradora mecánica o estar trabajando manualmente, se deben sumar todos los documentos de ingreso más el fondo fijo asignado y a este importe restar todos los documentos autorizados que indiquen salida de dinero para determinar el saldo a arquear. El saldo debe estar sustentado en dinero efectivo o cheques a nombre de la empresa.4. El fondo fijo de caja general establecido es de S/. xxx.xx por lo que el excedente corresponde al saldo de cada turno.

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CURSO TALLER DE CAJA5. El arqueo junto con el dinero que en el mismo indica, vales, boletas, facturas, tickets, comprobantes de depósitos y demás documentos sustentatorios de dinero, serán entregadas al administrador de turno, dejando únicamente en caja el fondo fijo asignado.6. Terminado el arqueo, se llena el formato físico establecido para los cambios y finalización de turnos, donde se especifica, documentos, efectivo y faltantes o sobrantes, se entrega el original al administrador y copia para el responsable de caja saliente.7. El administrador de turno que recibe el arqueo, prepara las remesas para ser recogidas por la empresa de transporte de valores designada para este servicio.

Descripción del procedimiento de apertura

1. En cada cambio de turno, el responsable de caja entrante, deberá recibir conforme el importe de fondo fijo.2. Deberá revisar que cuente con los implementos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente, entre algunos de estos elementos se encuentran:Papel de impresora y repuestos adicionales. Tinta de impresora y repuestos adicionales. Lapicero. Detector de billetes. Formatos internos (productos sin código o con errores de precios, sugerencias, etc)Bolsas de papel y plástico para despacho Tapete ergonómico (especial para el uso cómodamente del mouse)

IntercomunicadorLista de códigos PLU (El código PLU es el código que usan los mercados para marcar los alimentos y así el consumidor poder identificar si un alimento es orgánico o convencional)

DesinfectanteEtc.

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FICHA DE TRABAJO Nº23ARQUEO DE CAJA

Es una técnica contable anticipada, mediante el cual comprobamos si el dinero existente en caja es conforme o no; para lo cual efectuamos un recuento de dinero y de los elementos que lo conforman (vales, recibos, tickets, etc) La finalidad principal es la de constatar el movimiento del dinero y la determinación de su saldo, de esta forma evitamos los fraudes y los malos manejos, cuidando su integridad. El arqueo de caja se realiza en cualquier momento y puede ser efectuado por el Contador, Administrador, Gerente o cualquier otra persona que tenga capacidad de hacerlo de acuerdo al conducto regular. En ocasiones se puede observar sobrantes o faltantes, el tratamiento de éstas pueden ser a favor o en contra de la empresa y su contabilización de la cuantía de los mismos. El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por lo tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques, recibos o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada a diario por el cajero.

Los ejecutivos o personal asignados a ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta control. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una divisionaria de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del mes, la cuenta Caja y bancos se deberá cancelar contra “Pérdidas y Ganancias”.

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Ejemplo de Arqueo de Caja La empresa “Don Rulo”, siendo las 3:00 p.m. del lunes 28 de enero del 2013, practica un Arque al Sr. Cajero; encontrándose lo siguiente:

Fondo Fijo S/. 3,000.00Ventas del día según boletas y facturas S/. 15,600.00Cobranzas del día S/. 620.00TOTAL INGRESOS S/. 19,220.00

Composición:

TARJETAS DE CREDITO 2,400.00Vouchers tarjetas de créditos visa 1,210.00Vouchers tarjetas de crédito Master Card 790.00Vouchers tarjetas de crédito American Express

400.00

FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y TICKETS

2,434.00

Compras Boletas- varias 284.00Compras Facturas varias 130.00Vales temporales, debidamente autorizados

20.00

Cheques a la orden de la empresa 2,000.00DEPOSITOS EN BANCOS 14,070.00DEPOSITO EN BANCO DE CREDITO EN S/.

10,000.00

DEPOSITO EN BANCO CONTINENTAL EN USD

4,070.00

600 X 2.551,000 X 2.54DINERO EN EFECTIVO 316.00Billetes de S/. 200.00 x 0 0.00Billetes de S/ 100.00 x 1 100.00Billetes de S/. 20.00 x 4 80.00Billetes de S/. 10.00 x 5 50.00Monedas de S/. 5.00 x 12 60.00Monedas de S/. 1.00 x 20 20.00Monedas de S/. 0.50 x 10 5.00Monedas de S/. 0.20 x 4 0.80Monedas de S/ 0.10 x 2 0.20Monedas de S/. 0.05 x 0 0.00Monedas de S/. 0.01 x 0 0.00TOTAL 19,220.00

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FICHA DE TRABAJO Nº24

Manejo de efectivo disponible

El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y que puede utilizar para fines generales o específicos. Bajo esta denominación se pueden agrupar los saldos en caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que están destinados para atender cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la prestación de servicios o adquisición de elementos para el normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba "efectivo".De acuerdo a lo previsto en el catálogo de cuentas de nuestro ordenamiento contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes cuentas:

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO101 CAJA102 FONDOS FIJOS103 EFECTIVO EN TRANSITO104 CUENTAS CORRIENTES EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

1041 CUENTAS CORRIENTES OPERATIVAS1042 CUENTAS CORRIENTES PARA FINES ESPACIFICOS

105 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO1051 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO

106 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS1061 DEPOSITOS DE AHORRO1062 DEPOSITOS A PLAZO

107 FONSOA SUJETOS A RESTRICCION1071 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION

El efectivo debe registrarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del disponible.

Arqueo de CajaEs el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra

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CURSO TALLER DE CAJAfísicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Contabilidad de cajaMucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué es en sí la contabilidad de caja?La contabilidad de caja, conocida también como contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son reconocidos cuando entran o salen de la caja.El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crédito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la venta.Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogación.En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho, no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura.

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AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS:

1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros).

2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante.

3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante.

En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal.Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos lo días, semanalmente, intempestivamente.El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja

Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos pueden deberse a:

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CURSO TALLER DE CAJA1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al

mensajero con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000 para dicho Gasto. El mensajero aún no ha entregado el recibo y el cajero olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría de la siguiente manera:

63 GASTOS DE SERVICIOS $5,0006312 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS101 CAJA $5,000101 Caja1,710,000 5,0001,705,0002. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el cajero, en este caso ya es responsabilidad del cajero el faltante producido, ya que pago de más algún gasto o retiró de manera arbitraría el dinero de caja, en este caso el registro quedaría de la siguiente manera:

14 CUENTAS X COBRAR A TRABAJADORES $5,000

1419 RESPONSABILIDADES101 CAJA $5,000Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro.

Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las siguientes situaciones:

1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:

Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por un cliente y no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la siguiente manera:101 CAJA $10.000

131 FACTURAS, BOLETAS Y OTROS COMPROBANTES POR COBRAR $10.000

1311 NO EMITIDAS

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2. Si el sobrante se produjo por una suma cobrada de más por el cajero y no se logra determinar el origen de ese sobrante, éste se considera en definitiva como un ingreso para la empresa. El registro quedaría:

101 CAJA $10.000382 DIVERSOS $10.0003829 SOBRANTES DE CAJA

Cuando el sobrante es de cierta consideración que induzca error debe llevarse a una cuenta de acreedores varios hasta que se investigue el sobrante, Ejemplo:

El registro quedaría:101 CAJA $400.000107 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION $400.000238020 REINTEGROS POR PAGARSi no se establece el sobrante107 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION $400.000382 DIVERSOS $400.0003829 SOBRANTES DE CAJAEjercicios de aplicaciónAl practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:

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1. Se produjo un gasto por concepto de fotocopias pagado por el cajero por $3.000 el cuál no fue contabilizado en caja.2. Registre contablemente el punto anterior.

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CURSO TALLER DE CAJAAl practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:

3. Al revisar la información se encuentra que el cajero a efectuado los siguientes gastos, los cuales no fueron contabilizados:*Valor pagado por envíos al correo $11.000*Transporte Urbano (Taxis) $5.0004. Suponer en el caso anterior que el saldo en libros es de $745.000.NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO SON JUSTIFICADOS. Leer más: http://www.monografias.com/trabajos85/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-instituciones-financieras/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-instituciones-financieras.shtml#ixzz38fjWig4Z

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FICHA DE TRABAJO Nº26El Arqueo de Caja

Es la verificación espontánea de los dineros recibidos por el cajero, es un examen especial que se hace con el fin de: Verificar la idoneidad de

los registros contables. Constatar que los valores

monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.

Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja Chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro.Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prácticas de auditoría y, por tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficiente conocimiento de la materia.Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles.Las condiciones para que este examen de arqueo de caja sea idóneo son: Se debe hacer en cualquier

momento y sin previo aviso. El delegado debe tener la

suficiente capacidad profesional y moral.

El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia.

El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (acta, formato y soporte).

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja.

1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo.

2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría.

3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.

4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente.

5. Realizar una suma total de estos valores (efectivo y comprobantes)

6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.

7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas.

12


CURSO TALLER DE CAJAÉsta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.

El acta deberá tener al menos los siguientes datos:• Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.

• Determinación del alcance del examen.• Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.• Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.• Declaración de conformidad y firmas de legalización y de testigo.

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Operativa de caja yTerminal punto de venta

1 Instalaciones de caja

1.1. Introducción

Esta unidad didáctica se centra en

los procedimientos teórico-prácticos

de los aspectos operativos de las

instalaciones de caja.

En ella se recoge la definición e

historia de la caja registradora,

funciones y ventajas del terminal

punto de venta, los tipos de

sistemas, el datafono y las

terminales pesadas.

El objetivo de esta unidad es

conocer los dispositivos

pertenecientes a las instalaciones

de caja.

1.2. Cajas registradoras

La caja registradora fue inventada

en 1879 por el americano James

Ritty y se ha convertido en la

máquina de cálculo más extendida.

Podemos definir la caja registradora

como una sumadora-impresora

provista de un cajón subdividido en

partes en las cuales se colocan las

monedas y billetes debidamente

clasificados.

La caja registradora puede

encontrarse en todo tipo de tiendas

y establecimientos de venta al por

menor; suele estar situada sobre un

mostrador y presenta, por la parte

del vendedor, una serie de teclas o

cursores para registrar las distintas

operaciones que han de realizarse,

un dispositivo impresor, mandos

selectores y la caja.

Existen diferentes tipos de cajas

registradoras. Los más sencillos

poseen dos totalizadores, uno para

el cálculo y registro de cada venta, y

otro para la suma de las ventas

efectuadas durante la jornada, así

como un dispositivo impresor.

Los modelos más perfeccionados

permiten una clasificación más o

menos detallada de las ventas por

cada sección y, dentro de éstas, por

vendedores.

Dentro de las cajas registradoras,

podemos distinguir cuatro

generaciones:

1ª Generación

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CURSO TALLER DE CAJACajas mecánicas: eran aquéllas en

las que, presionando cada tecla, se

podían registrar las operaciones

necesarias, pero no disponían de

impresora, aunque las cantidades

marcadas se observaban en un

visor que marcaba las teclas según

se pulsaban.

2ª Generación

Cajas eléctricas: estas cajas,

aunque poseen un funcionamiento

básicamente idéntico al de las cajas

de primera generación, se

alimentaban por corriente eléctrica.

3ª Generación

Cajas electrónicas: son aquéllas

cuyo visor de operaciones es digital.

Muchas de ellas ya tienen una

pequeña impresora en la que se van

registrando las operaciones y los

totales que necesitamos.

4ª Generación

TPV: estas cajas se parecen más a

un ordenador que a una caja

registradora en sí, ya que tienen

una pantalla en la que podemos ver

las operaciones que introducimos y

una pequeña impresora

en la que podemos imprimir dichas

operaciones o totales.

Este tipo de cajas puede llegar a

tener toda la información necesaria

sobre los distintos productos que

tiene el vendedora su disposición en

la tienda, e, incluso, estar conectada

con otras tiendas para ver la

disponibilidad de los productos, o

con el almacén para realizar los

pedidos necesarios.

1.3. Terminales punto de ventaEl módulo de Terminal Punto de Venta (TPV) tiene como función

principal la gestión comercial del

punto de venta, de forma que, a

través de un proceso informático

instalado en un equipo específico

(compuesto de: pantalla, visor,

teclado, cajón e impreso de tickets),

permite realizar cualquier tipo de

operación relativa a la venta de

artículos en mostrador, como

contado, albaranes, ventas al

personal, devoluciones, etc.

Entre las ventajas de la utilización del TPV podemos destacar las

siguientes:

- Su funcionamiento es sencillo, ya que a través del programa

informático, podemos ver todos los

artículos disponibles en la tienda y

no tenemos más que seguir los

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CURSO TALLER DE CAJApasos necesarios para la realización

de cada operación que el propio

programa nos va indicando. Su

funcionamiento suele ser a través

de pantallas y botones de acceso

rápido, generalmente bajo entorno

de Windows, por lo que con

pequeñas nociones de informática

podremos utilizarlo fácilmente.

- Las ventajas financieras que nos

presenta el TPV son que puede

llegar a realizar estadísticas de

compras, ventas, etc., facilitando

considerablemente todas aquellas

cuestiones contables y financieras

que necesitemos para la gestión

comercial del establecimiento.

Además, existen tipos de TPV que

incorporan el pago mediante tarjeta

de crédito, ya que, en la actualidad,

cada vez se utiliza más este medio

de pago.

- En cuanto a las ventajas comerciales, podemos decir que el

TPV gestiona todo el

establecimiento comercial, por lo

que, introduciendo los datos en el

programa y utilizando todas las

aplicaciones que trae la gestión

comercial del establecimiento, se

simplifica de forma considerable.

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PLAN DE TRABAJO

OBJETIVO GENERAL: Investigar los procesos básicos de las operaciones en la unidad de caja, de una entidad financiera y/o comercial.

Objetivos específicos: Identificar el giro principal del negocio. Identificar qué tipo de personalidad jurídica tiene. Describir y analizar los procedimientos que utilizan para controlar el efectivo. Describir el equipo, instrumentos o material que utiliza el cajero en el desarrollo

de sus actividades.

ACTIVIDADES PARA RECOLECTAR INFORMACION:El estudiante formulará las siguientes preguntasa una entidad financiera o comercial: 1. ¿Cuál es el giro principal del negocio?2. ¿Qué tipo de personalidad jurídica tiene?3. ¿Cuáles son las principales funciones que cumple un cajero?4. ¿Qué tipo de procedimiento utiliza, el cajero, para controlar efectivo?5. ¿Qué material, equipos o instrumentos utilizan los cajeros?6. ¿Qué documentos elabora diariamente el cajero?7. Realiza conclusiones. 8. Comenta con tu facilitador.9. Elabora informe.

ESQUEMA DEL INFORME: Caratula. Dedicatoria Índice Introducción Objetivos Justificación Marco teórico Análisis de la información recogida Conclusiones.

FECHA DE PRESENTACION: MIERCOLES 17 DE SETIEMBRE 2014.

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