DIPLOMA PARA SECRETARIAS NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA

(199 HORAS)PresentaciónLa Unidad de D.O. y Capacitación de la Universidad de Chile, realizó un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución. La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias:

1. Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Contabilidad, Archivos)2. Manejo Computacional3. Servicio al Cliente4. Trabajo en Equipo

En este contexto, junto a MANPOWER hemos implementando el Programa de Formación Continua para Secretarias de la Universidad de Chile que permita a las interesadas asumir su cargo con confianza, profesionalismo y mayor autonomía, contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, así como al desempeño de sus actividades laborales.

Adicionalmente, un segundo objetivo es poder certificar el conocimiento y la experiencia de las secretarias de la Universidad.

Siendo así, el programa cuenta con dos niveles, los cuales son: Secretariado: Nivel Asistente Ejecutiva Experta Secretariado: Nivel Asistente de Alta Dirección

El plan de estudios es el siguiente:

COMPETENCIASNIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA199 HORAS

NIVEL ASISTENTE DE ALTA DIRECCION194 HORAS

C. Técnicas:Manejo Computacional

Excel Básico IntermedioSistema Operativo y Word

Excel AvanzadoWord Avanzado, Internet y OutlookPresentaciones Efectivas

C. Técnicas:Conocimientos Técnicos del Cargo

Redacción organizacional ICeremonial, Protocolo e ImagenContabilidad Básica

Autocuidado: Autoconocimiento y ErgonomíaGestión de EventosComunicación para la GestiónRedacción Avanzada

C. TransversalesServicio al Cliente Servicio al Cliente I Servicio al Cliente II: Taller

ExperiencialC. TransversalesTrabajo en Equipo

Comunicación y Relaciones Interpersonales

Taller de Liderazgo y Trabajo en Equipo

Taller Trabajo en EquipoTaller Habilidades de Autogestión

Continuando con este programa, por quinto año consecutivo se ofrece el Primer Nivel de Asistente Ejecutiva Experta, para las secretarias que deseen iniciar el proceso de actualización de sus conocimientos.

Requisitos de Inscripción1. El curso esta destinado a Secretarias que desempeñen sus funciones en la Universidad de Chile.2. El curso se realizará con 12 personas inscritas con rentas imponibles inferiores a 25 UTM.3. Para inscribirse deberán solicitar la inscripción y autorización de sus jefaturas. 4. Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de

Capacitación Central.5. Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican.

Lugar, Fechas y Horarios de ClasesLas clases se realizarán en Paulino Alfonso 346, Santiago Centro (Metro Universidad Católica).

CURSO INICIO TERMINO DIAS DE CLASES HORARIO

Excel Básico Intermedio 23-04-2013 18-06-2013 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 horas

Sistema Operativo y Word 20-06-2013 13-08-2013 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 horas

Redacción organizacional I 20-08-2013 26-09-2013 Martes y Jueves 17:00 a 19:00 horas

Ceremonial, Protocolo e 22-04-2013 27-05-2013 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00 horas

Contabilidad Básica 04-09-2013 09-10-2013 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00 horas

Servicio al Cliente I 29-05-2013 03-07-2013 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00 horas

Comunicación y Relaciones Interpersonales 08-07-2013 02-09-2013 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00

horasTaller Trabajo en Equipo 01-10-2013 07-11-2013 Martes y Jueves 17:00 a 19:00

horasTaller Habilidades de Autogestión 14-10-2013 13-11-2013 Lunes y Miércoles 17:00 a 19:00

horas

ContenidosEXCEL BÁSICO INTERMEDIO

26 HORAS

Repaso de Introducción a Windows El escritorio de Windows • Pasar de una ventana a otra• Cerrar ventanas • Minimizar y maximizar ventanas• Restaurar ventanas minimizadas o maximizadas

• Desplazar ventanas • Cómo modificar el tamaño de una ventana • Seleccionar archivos• Crear carpetas• Modificar el nombre de archivos y carpetas• Eliminar archivos y carpetas• Copiar archivos y carpetas• Mover archivos y carpetas• Pre visualización de archivos (Vista rápida)• Cómo recuperar archivos eliminados• Administrar la papelera de reciclaje• Panel de control• Fecha y hora• Impresoras • La pantalla; su configuración • Personalizar el diseño y el fondo del escritorio• Protector de pantalla • Apariencia

Programa Excel • Aspecto del programa • Hojas de cálculo• Libros de trabajo • Análisis de datos y gráficos• Ejecución de Excel• Zona de trabajo, Zona del programa• Zona del libro activo• Barra de desplazamiento• Zona de pestañas• Barra de estado • Barra de fórmulas• La barra de menús• Cintas de Comando• Personalización de la barra de acceso rápido• Trabajo con la hoja de cálculo • Desplazándose por la hoja• Seleccionar una celda • Asociar un nombre a una celda • Selección de rangos • Introducción de datos • Rellenar una celda • Formateo de datos• Introducir datos en un rango• Introducción de fórmulas • Fórmulas simples• Tipos de fórmulas• Funciones• Fórmulas con referencia • Referencias en el libro de trabajo• Fórmulas predefinidas • Formas de crear una fórmula • El botón Autosuma • Valores de error • Cortar, copiar y pegar • Cortar, copiar y pegar. Descripción

• Mover• Duplicar • Gestión de Archivos • Extensión de archivos • Nuevo y guardar• Guardar como• Abrir y Cerrar• Libros de trabajo • Trabajar con varios libros • Organización de los libros • Visualización de libros de trabajo• Trabajar con las hojas de un libro• Formato de los datos • Mejorar el aspecto de los datos • Formato numérico • Alineación de los datos• Zona de Alineación de texto • Zona de Orientación • Zona de control del texto • Formato de tipo de letra, bordes, diseño • Búsqueda y sustitución • Buscar • Reemplazar• Presentación de datos • Presentación preliminar• Preparar página • Configurar márgenes• Encabezados y pies de página • Configurar hoja • Diálogo imprimir • Creación de gráficos • El asistente para gráficos • Modificación de un gráfico existente • Listas • Construcción y mantenimiento • Fichas para modificar listas • Ordenación de listas • Filtros y Autofiltros• Autofiltro personalizado • Eliminación de filtros automáticos • Fórmulas y funciones simples• Referencia Relativa, Absoluta y Mixta• Vínculos e hipervínculos• Impresión• Formateo avanzado • Copiar formato • Ajustar tamaño de filas y columnas • Formato de celdas por secciones • Autoformatos, Estilos• Formato condicional • Subtotales • Tablas y gráficos dinámicos

SISTEMA OPERATIVO Y WORD20 Horas

Contenidos Sistema Operativo• Introducción a la computación. Utilidad de la tecnología. Hardware y Software. Memorias. Seguridad

(antivirus).• Teclado (Enter, Alt, Fija Mayúsculas, Shift, Ctrl, Retroceso y Windows)• Encender y apagar el equipo. Elementos de la Pantalla (Escritorio, Iconos, Barra de Tareas)• Uso del mouse (Botón primario y secundario)• Menú contextual Estructura y manejo de una Ventana. Uso de la barra de tareas.• Definición de Aplicación, Carpeta y Archivo.• Manejo de Carpetas (Crear, Cambiar Nombre y Eliminar.• Uso de la Papelera de Reciclaje

Contenidos Programa Word• Ingresar y salir del programa Word.• Elementos de la ventana Word: barra de título, barra de menú, barra de herramientas (standard, formato

y bordes), regla, página de escritura, cursor, barra de desplazamiento y barra de estado.• Menú archivo: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar, Guardar Como, Vista Preliminar y Salir.• Ingresar texto en la hoja Word.• Editar texto: seleccionar, corregir, borrar e insertar.• Moverse a través del texto.• Configuración de página: márgenes, orientación y tamaño del papel, alineación vertical.• Formato de fuentes: tipo, tamaño, estilo, color, efectos, subrayados, espacio entre caracteres, cambiar

mayúsculas/minúsculas y letra capital.• Formato de párrafos: alineación (derecha, centro, izquierda y justificada), interlineado, espacio anterior y

posterior.• Formato de numeración y viñetas: viñetas, números y esquema numerado.• Formatos de bordes y sombreado: bordes, sombreado y bordes de página. Encabezado y pie de página.• Insertar salto de página manual y numeración de página.• Insertar imágenes (modificar tamaños y alinear).• Manejar menú tablas: insertar, eliminar filas y columnas, centrar tabla, dividir y combinar celdas, uso de

bordes y sombreados en la tabla, uso de sangrías en el texto de una tabla, líneas de división.• Traspasar información de Excel a Word (planillas y gráficos).• Crear documentos personalizados: documento principal (cartas estilo bloque, semibloque y

memorándos) y base de datos (en Word y Excel).

REDACCIÓN EMPRESARIAL 30 HORAS

Contenidos • Ortografía y puntuación

• Redacción de Cartas• Aspectos Gramaticales• Sujeto Redactor• Concordancia Verbal• Claridad y orden• La Cohesión de los párrafos• La construcción lógica

• Redacción de Informes• Estructura del Informe• El propósito• El procedimiento• La materia• El análisis y discusión• Conclusiones

• Notas Sociales• Condolencias• Invitaciones

• Documentos• Certificados informativos• Certificados Recomendatorios

• Análisis de Texto y Resumen

CEREMONIAL, PROTOCOLO E IMAGEN30 HORAS

Contenidos• Protocolo profesional y normas de urbanidad• Saludo y presentaciones• El Tú y el Usted• Las conversaciones• Fórmulas de cortesía• Hablando por teléfono• Recepción de clientes y visitantes

• Imagen y presentación personal• Proceso en la formación de la imagen• Incidencia de la Imagen Personal en la Imagen Corporativa• ¿Qué tipo de persona es usted?• Los principios de la elegancia• Mejoremos nuestra imagen• El look ideal• Estilo personal de acuerdo a la morfología• La importancia de la presentación personal• El impacto de la primera impresión• La confianza personal y la autoimagen

• Precedencias • Precedencia de Autoridades Nacionales y Extranjeras• Autoridades Nacionales• Ministros de Estado• Agentes Diplomáticos• Protocolo Eclesiástico• Fuerzas Armadas y de Orden• Actos Organizacionales• Actos Menores de Familia o Amistad

• Vocativos en Chile para Autoridades Nacionales y Extranjeras• Uso de los Emblemas Naciones de Chile

• Disposición de los elementos de la mesa• Menú tipo• Menú adecuado para visitantes extranjeros o personas de diferentes culturas y/o religiones.• Organización de Eventos• Clasificación y tipos de eventos• Planificación y producción de eventos• Normas y usos de etiqueta relativa a actos sociales

CONTABILIDAD BÁSICA31 HORAS

Contenidos• Porcentajes• Cálculo del porcentaje de un número• Incidencia porcentual

• Interés• Interés simple-Compuesto-Fórmulas

• Contabilidad• Estados financieros y libros de registro• Declaración de impuestos. Pago simultáneo. Vía Internet.• Balance General• P.P.M.

• Documentación Bancaria• Cuenta Corriente Bancaria• Cheques-Endosos-Protestos• Conciliación bancaria

• Remuneraciones• Contrato laboral• Liquidación de sueldo, honorario• Finiquito• Desahucio e indemnización• Descanso maternal y fuero• Feriado progresivo• Licencias Médicas• A.F.P.• Seguro Cesantía

COMUNICACIÓN Y RELACIONES INTERPERSONALES

20 HORAS

Contenidos• Actitudes y motivación •Formación y cambio de actitudes

• La motivación en la conducta humana

• Comunicación interpersonal • Cómo proyectar una impresión positiva• El lenguaje corporal en el desempeño profesional• Utilización de la proxémica en el desempeño profesional

• Comunicación profesional •Acogida del cliente y entrega de información•Manejo de objeciones y de público difícil•El trabajo en equipo: Liderazgo, características y facilitadores

• Habilidades comunicativas de la asistente ejecutiva • Modelo de comunicación efectiva• Empatía y Asertividad• Barreras de la comunicación• Relaciones con pares y jefaturas•Cierre de la Actividad

TALLER TRABAJO EN EQUIPO

10 HORAS

Contenidos

• El rol del equipo en las organizaciones de hoy• Estrategias para generar un clima laboral armónico y colaborativo• Distinción entre grupos y equipos• Características de los equipos de trabajo exitoso• El equipo como instancia de mejoramiento continuo, de resultados y de satisfacción de necesidades

humanas fundamentales• Características de un equipo eficiente• Técnicas para incrementar la sinergia grupal• El aporte de cada individuo a los resultados colectivos• Revisión de métodos para mejorar el aporte individual y obtener logros de mayor calidad.

• Características del líder• Cuando se es jefe y cuando se es líder• Cómo ejercer un liderazgo efectivo• Habilidades sociales de un líder• La actitud positiva y la motivación• Como lograr una buena relación interpersonal• Estrategias para el manejo efectivo de conflictos y emociones al interior de los equipos

• Comunicación como base para el desarrollo de las relaciones interpersonales• Comunicación verbal y no verbal• Reglas de la comunicación y escucha activa• Reconociendo las barreras en la comunicación• La escucha activa, asertividad y empatía• Técnicas de asertividad• Recursos personales para mejorar la comunicación interpersonal

• Qué motiva en el trabajo• La motivación puede ser autorregulada o regulada por el ambiente

• Características de la conducta motivada• La necesidad de un equipo motivado

SERVICIO AL CLIENTE 20 HORAS

Contenidos• Habilidades Comunicacionales• Empatía y Asertividad• El arte de escuchar y el arte de preguntar• Aptitud / Actitud• Iniciativa, Respeto, Tolerancia  y   Aceptación de la Diversidad • Conversación; Diálogo sistemático y/o Monólogo• Esquema y técnicas para  un diálogo  Asertivo -   Evaluación

• Imagen Corporativa de Universidad Central• Visión y misión de Universidad Central• Objetivos y estrategias de Universidad Central en relación con la atención de clientes• Los colaboradores como imagen de Universidad Central

• Importancia de la Atención• El Servicio como Factor de Desarrollo de la institución• El Cliente Interno y Externo; Usuarios; Estudiantes; Proveedores y Otras Relaciones• Taller: Calidad Total = Excelencia en el Servicio

• Atención Telefónica• Parte de una llamada• Recepción y correcta derivación de mensajes• Compromiso con el cliente telefónico• Clientes con particularidades especiales• Saber escuchar• Tipos de clientes:  seguro , enfadado, pasivo, charlatán• Organización de su Estación de Trabajo• Posición Corporal.: relajación del cansancio en general ejercicios para aliviar la tensión de muñecas y

manos

• Asesoramiento y atención de reclamos• El asesoramiento al cliente• Actitudes adecuadas ante los reclamos• Técnicas de resolución de conflictos• Proceso de atención de reclamos• Errores más frecuentes en la atención de reclamos• Modelo de Atención Universidad Central

TALLER HABILIDADES DE AUTOGESTIÓN12 HORAS

Contenidos• El Aprendizaje como herramienta para expandir mis capacidades.• Autoconocimiento y Hacerse Cargo: Teoría del Observador (percepciones), el Poder de nuestro lenguaje,

Estados de ánimo y Emociones para la acción, Juicios (que nos abren y cierran posibilidades en nuestro desempeño diario)

• Habilidades cognitivas y conductuales de la escucha empática• Herramientas comunicacionales para la acción: Escucha Activa, Coordinación de Acciones (pedidos,

ofertas y promesas), Asertividad, Tipos de conversaciones y sus diseños para la acción.• Generar ideas transformadoras y de enfrentar los problemas creativamente• Técnicas para generar ideas creativas a partir de preguntas y cuestionario • Habilidades personales que potencian la creatividad y las etapas de elaboración de una idea innovadora. • El poder personal (“empoderamiento”)

Vacantes e InscripcionesLas inscripciones deberán realizarse a través del Coordinador de Capacitación quien enviará en el Formulario Oficial de Inscripción de Cursos la nómina de participantes de su Organismo Universitario.Los datos de la OTEC serán completados por la Unidad de Capacitación.El último plazo de inscripción será 48 horas antes del inicio del curso.