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FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Código
F 002 PR GD
Fecha
29/03/2010
Versión
2
OFICINA PRODUCTORA: PERSONEERIA AUXILIAR CODIGO: 300 HOJA 16 DE 13
CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN AÑOS
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT/D
S
M
E
300.04
ACTAS
300.04.04
Comité Directivo
*Citación
* Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad.
300.04.05
Comité Modelo Estándar de Control Interno
*Citación
*Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad.
300.04.06
Comité Verificador
*Citación
*Acta
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder su valor primario y secundario.
300.04.08
Apertura de Buzones
· Actas
· Registro Fotográfico
· Formato Quejas
· Oficio traslado y remisión de quejas
· Anexos
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad
300.04.09
Comisión de Personal
· Citación
· Anexos
· Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad, transferir al archivo histórico
300.04.10
Comité Anti tramites y de Gobierno en Línea
· Citación
· Anexos
· Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad
300.04.12
Comité de Bienestar Social e Incentivos
· Citación
· Listado de asistencia
· Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad
300.04.13
Comité de Convivencia Laboral
· Citación
· Anexos
· Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad
300.04.14
Comité de Ética y Buen Gobierno
· Citación
· Anexos
· Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad
300.04.15
Comité de Salud y Seguridad en el Trabajo.
· Citación
· Listado de asistencia
· Acta
2
8
X
Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad
300.09
CERTIFICACIONES
300.09.01
Disciplinarias
*Solicitud
*Certificado
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan por no poseer valores secundarios
300.09.02
Laborales
· Solicitud
· Certificado
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder su valor legal y administrativo.
300.10
CIRCULARES
· Circulares
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder sus valores primarios
300.11
COMISIONES
300.11.01
De Personal
2
8
X
nng
300.11.02
De veedurías ante las Curadurías Urbanas
*Solicitud
*Visita
*Acta
*Informe
2
3
X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan por no poseer valores secundarios
300.14
CONTRATOS
300.14.02
Apoyo a la Gestión
· Solicitud de disponibilidad presupuestal
· Certificado disponibilidad Presupuestal
· Estudios Previos
· Propuesta de servicios
· Contrato
· Publicación ”Secop” (Pantallazo)
· Solicitud de Registro Presupuestal
· Certificado de Registro presupuestal
· Certificación de Afiliación a seguridad social (salud, Pensión, (ARL)
· Pagos de seguridad social
· Notificación de Supervisión.
· Acta de Inicio
· Informe de actividades (mensual y Final)
· Actas de Supervisión
· Solicitud de modificación contractual
· Informe final supervisor
· Acta de Liquidación (opcional)
2
18
X
El tiempo de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la liquidación del contrato. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar un muestreo del 5% dentro del cual queden incluidos aquellos contratos pertenecientes a personalidades, o cuyo objeto contractual haya cobrado relevancia para el desarrollo administrativo de la Personería, para transferir al Archivo Histórico, los demás contratos proceder a eliminarlos.
300.14.07
Prestación de Servicios Profesionales
· Solicitud de disponibilidad presupuestal
· Certificado disponibilidad Presupuestal
· Estudios Previos
· Propuesta de servicios
· Contrato
· Publicación ”Secop” (Pantallazo)
· Solicitud de Registro Presupuestal
· Certificado de Registro presupuestal
· Certificación de Afiliación a seguridad social (salud, Pensión ,ARL)
· Pagos de seguridad social
· Notificación de Supervisión.
· Acta de Inicio
· Informe de actividades (mensual y Final)
· Actas de Supervisión
· (mensual y Final)
· Actas de Supervisión
· Solicitud de modificación contractual
· Informe final supervisor
· Acta de Liquidación (opcional)
2
18
X
El tiempo de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la liquidación del contrato. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar un muestreo del 5% dentro del cual queden incluidos aquellos contratos pertenecientes a personalidades, o cuyo objeto contractual haya cobrado relevancia para el desarrollo administrativo de la Personería, para transferir al Archivo Histórico, los demás contratos proceder a eliminarlos
300.15
CONVENIOS
300.15.01
Interadministrativos
· Proyecto
· Convenio
· Certificación de representación legal
· Oficio de representación
· Informe de Actividades
· Certificación de disponibilidad Presupuestal
· Disponibilidad Presupuestal(opcional)
· Registro Presupuestal
2
18
X
central, seleccionar aquellos convenios que hayan tenido relevancia para el desarrollo de la entidad, y digitalizar, los demás proceder a eliminar.
300.15.02.
Interinstitucionales
· Proyecto
· Convenio
· Certificado de representación legal
· Registro único tributario
· Acuerdo
· Cronograma
· Contrato
· Disponibilidad Presupuestal
· Hojas de vida
· Informes
· Constancias
· Acta de liquidación
· Informe
· Plan de mejoramiento
· Consolidado de evaluación de desempeño
4
16
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar aquellos convenios que hayan tenido relevancia para el desarrollo de la entidad, y digitalizar, los demás proceder a eliminar.
300.18
DERECHOS DE PETICION
· Solicitud
· Respuesta y/o traslado
· Anexos
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo centra, se e eliminan por perder sus valores primarios.
300.21
HISTORIAS LABORALES
· Acto administrativo de nombramiento (Resolución)
· Oficio de notificación de nombramiento
· Oficio de aceptación de nombramiento
· Fotocopia Cédula de Ciudadanía
· Fotocopia libreta Militar (hombres
· Fotocopia Tarjeta Profesional
· Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
· Acta de Posesión
· Formato Único hoja de vida (DAFP)
· Certificado de antecedentes judiciales (DAS-Polinal)
· Certificados de antecedentes disciplinarios (PGN)
· Certificados de antecedentes Fiscales (CGR)
· Formato declaración Bienes y
· Rentas
· Certificado de aptitud laboral (examen médico.)
· Afiliaciones a seguridad social régimen de salud
(EPS) Pensión, Cesantías, caja de compensación etc.,
· Certificado médico de ingreso
· Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros
· Formato de evaluación del desempeño
· Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad
2
2
2
80
80
80
X
X
X
Transferir al Archivo central, un año después de desvinculado o pensionado el funcionario (según el caso), su disposición final será la conservación total y la digitalización para preservar el documento por ser fuente de información y consulta. Se sugiere seleccionar las historias de aquellos Personeros y funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, científico o cultural para el archivo histórico de la personería
Transferir al Archivo central, un año después de desvinculado o pensionado el funcionario (según el caso), su disposición final será la conservación total y la digitalización para preservar el documento por ser fuente de información y consulta. Se sugiere seleccionar las historias de aquellos Personeros y funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, científico o cultural para el archivo histórico de la personería
Transferir al Archivo central, un año después de desvinculado o pensionado el funcionario (según el caso), su disposición final será la conservación total y la digitalización para preservar el documento por ser fuente de información y consulta. Se sugiere seleccionar las historias de aquellos Personeros y funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, científico o cultural para el archivo histórico de la personería
300.22
INFORMES
300.22.06
Labores
· Informe
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central Se eliminan por
perder sus valores primarios
300.23
INSCRIPCION VEEDURIAS CIUDADANAS
*Solicitud
*Acta de Constitución
*Formato de Inscripción
*Formato de registro
*Actas de Inscripción
*Estatutos
*Resolución
2
18
X
Cumplido con el Tiempo de Retención en el Archivo Central, se Seleccionan de acuerdo a su Importancia y tiempo de duración, las demás se eliminan.
300.28
MANUALES
300.28.01
Contratación
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.02
Funciones y Competencias Laborales
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.03
Inducción y Re inducción
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.04
Interventoría
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.05
Procesos y Procedimientos
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Se conserva por ser documento donde se registra la gestión de la entidad y de sus funcionarios.
300.28.06
Atención al Ciudadano
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.07
Bienestar social e incentivos
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.08
Capacitaciones
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28.11
Manejo y uso del Chat
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.28 12
Peticiones Quejas Reclamos, sugerencias Denuncias (PQRSD)
· Manual
· Acto administrativo adopción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.30
PLANES
300.30.01
Acción
*Plan
2
4
X
Son de Conservación Permanente en el archivo central, por sus Características de Información y Consulta
300.30.02
Capacitación
· Resolución
· Solicitud
· Convocatoria
· Diagnostico individual
· Seguimiento y Evaluación
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.30.03
Compras
*Relación de Bienes y Compras
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se elimina por no poseer valores secundarios
300.30.04
Estratégico
*Introducción
*Diagnóstico
*Políticas
*Estrategias
*Programas institucionales
2
4
X
Su conservación es permanente Por sus características de información y consulta. pasa al archivo histórico
300.30.05
De Mejoramiento
*Hallazgos
*Planes
2
4
X
Cumplido El tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder su valor primario y secundario.
300.30.08
Anticorrupción y Atención al Ciudadano
· Resolución
· Acta de Reunión
· Mapa de Riesgos
· Seguimiento plan de acción
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.30.09
Contratación
· Plan
· Acta de Reunión
· Informe Presupuestal
4
8
X
Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos
300.33
PROGRAMAS
300.33.01
Bienestar Social y Estímulos
*objetivos
*Resolución
*Solicitud
*Anexos
*Acta
*Comprobante de egreso
2
4
X
Su conservación es permanente en el archivo central, por sus características de
Información y consulta.
300.33.02
Salud Ocupacional
*Proceso elección de Comité
*Plan de emergencia
*Cronograma de actividades
*Capacitaciones
*Eventos
*Brigadas de salud
*Actas
6
X
Su conservación es permanente en el archivo de gestión, y son de constante actualización y consulta
300.33.03
Bienestar Social e Incentivos
· Objetivos
· Resolución
· Solicitud
· Anexos
· Actas
4
6
X
Luego de cumplir el tiempo de permanencia en el archivo central, pasa al archivo histórico.
30.33.05
Seguridad y Salud en el Trabajo
· Elección Comité
· Cronograma de actividades
· Capacitaciones
· Plan de emergencia
· Brigadas de Salud
· Eventos
4
6
X
Luego de cumplir el tiempo de permanencia en el archivo central, pasa al archivo histórico
300.39
SEGUIMIENTOS Y VIGILANCIA
300.39.04
Seguimiento a Procesos Electorales
*Acto administrativo
*Acta de Asistencia
*Informes
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo central, Se eliminan por perder su valor primario y secundario
300.39.07
Chat de PQRSD
· Actas
· Oficios remisorios
· Anexos (pantallazos)
· identificaciones
1
0
X
Esta subserie se elimina desde el archivo de gestión, su información es recuperables toda vez, que se encuentra registrada en la página Web de la entidad
300.39.15
Sistema de información y Gestión del empleo Público (SIGEP).
· Formato Único de la Hoja de Vida
· Anexos
1
0
X
Esta subserie se elimina desde el archivo de gestión, puesto que la información está contenida en el aplicativo y se puede volver a recuperar.
300.43
COMUNICACIONES INTERNAS
· Enviadas y Recibidas
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder sus valores primarios
300.45
CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA
· Consecutivos
2
3
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder sus valores primarios
300.53
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMACIONES,SUGERENCIAS DENUNCIAS
· PQRS
· Respuesta a PQRS / Remisión
2
8
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder sus valores primarios
CONVENCIONES
CT: Conservación Total M: Microfilmación Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora FECHA: Armenia Q. Marzo 2016
S: Selección E: Eliminación