i. MODELO DE NEGOCIO
Soluciones Tecnológicas S.A tiene como giro de negocio la comercialización de productos y servicios tecnológicos, los cuales son ofrecidos al público en general mediante los siguientes modelos de negocio: venta de artículos para computadora, cursos y capacitaciones y servicios informáticos. Éstos, son administrados mediante la ejecución de procesos manuales que a través de formatos impresos y plantillas de Microsoft Excel controlan el flujo de información resultante de las operaciones y transacciones comerciales.
A continuación se presenta el diagrama organizacional de Soluciones Tecnológicas S.A.
Figura 1
Junta Directiva
Procesos Operativos
Los procesos operativos principales de Soluciones Tecnológicas S.A han sido identificados en base al análisis de los resultados de las entrevistas aplicadas y al proceso de observación directa (Anexo 1. Recopilación de la información) durante cada una de las visitas efectuadas a la empresa. Entre los procesos principales detectados están:
Controlar la asistencia de los empleados:
El proceso inicia con la llega temprana del responsable administrativo a las instalaciones de la empresa, teniendo éste que recurrir a un formato impreso para registrar la hora de entrada de cada uno de los empleados. Una vez concluida la jornada laboral, es el mismo responsable administrativo quien registra la hora de salida y solicita firma de cada empleado.
Vender productos de tecnología:
El proceso de venta inicia con la llegada del cliente al negocio, el cual consulta acerca de algún producto de interés. Normalmente el vendedor tiene conocimiento sobre el catálogo de productos existentes, en caso contrario puede apoyarse de un archivo de Excel que contiene la información requerida y de ser necesario se verifica disponibilidad de los artículos con el responsable administrativo.
Una vez verificada la disponibilidad de los artículos solicitados, el cliente deberá indicar si desea una proforma o si procede con la compra, en ambos casos se verifica si el cliente ya forma parte de los registros existentes. Si no está registrado y lo requerido es una cotización, únicamente se solicita el nombre y número de teléfono para su efectivo registro; en caso que sea venta, si es una venta menor, se registra solo el nombre del cliente; de lo contrario, al tratarse de una venta con un monto mayor (superior a C$ 5,000.00) se efectúa registro completo de sus datos ( cedula o RUC, nombre, dirección, teléfono ).
Ya registrado el dato del cliente se pasa a elaborar la factura en base a los productos solicitados, en donde el vendedor verifica en base a las políticas de la empresa las condiciones en las que se puede hacer la factura, las cuales corresponden al tipo de venta (crédito o contado) y tipo de descuento.
En caso de ser cotización, el proceso finaliza cuando el vendedor efectúa entrega de la misma al cliente. Si es una compra se le indica al cliente que realice pago del monto facturado en caja. Mientras éste paga, el vendedor le indica al Responsable de inventario que se procesara esa factura, con el fin de retirar de inventario los artículos ordenados.
La cajera revisa la factura e indica al cliente el monto a pagar. El pago puede ser realizado en efectivo o en cheque. Una vez recibido el pago, se cancela la factura y se le entrega al cliente para que retire los productos con el vendedor. En caso de tratarse de crédito, el pago corresponde a una cuota, entregándole al cliente únicamente un recibo oficial de caja.
Ya con el pago realizado el vendedor le entrega al cliente el producto conforme factura. Si el cliente no encuentra discrepancias entre lo facturado y lo recibido, el proceso finaliza, de lo contrario éste le indica al vendedor la razón por la cual no puede aceptar lo que se le está siendo entregado. Cuando la causa de la no aceptación del producto es debido a daños o productos incorrectos, se solicita reemplazo inmediato de productos al responsable de inventario, de no existir productos con los cuales realizar el reemplazo, se le regresa el dinero al cliente y se anula la factura.
Controlar el movimiento de caja:
El proceso de control de caja da inicio con una entrada o salida de efectivo o documentos de valor como cheques o bouchers. Al registrar una entrada de dinero, se recibe un pago ya sea en efectivo o cheque por una venta de artículo, servicio, curso o capacitación. Al momento de recibir el pago, se revisa la factura emitida por el vendedor o responsable del área y se solicita el pago al cliente, si éste cancela la factura, se le entrega cancelación de factura, en caso contrario se le da un recibo.
El recibo contiene el nombre del cliente, el teléfono, la forma de pago ( si es cheque córdoba/dólar o si es efectivo córdoba/dólar), descuento (monto, porcentaje y quien lo autoriza), fecha en que inicia y finaliza el curso, la descripción del curso o capacitación, el precio unitario y en caso de ser exenta de IVA colocarse como venta exenta
Al registrar una salida de dinero, se debe verificar el monto a cancelar, si éste es menor a los C$500 puede ser cancelado en efectivo, en caso contrario sería pagado mediante cheques. En este caso de salida de dinero existen dos escenarios: que se tenga a mano la factura que se pagara y se hace el respectivo pago o se requiere primero el dinero para presentar la factura de compra, para esto el que realice el pago hará un vale a favor de la empresa mientras se paga la factura real y se lleve a caja
Al finalizar el día laboral, la cajera realiza el cierre de caja, el cual es impreso y entregado al gerente general o responsable administrativo en caso de ausencia del gerente para su aprobación. Si éste es aprobado, se registran los datos correspondientes al cierre en un libro cuya información es manejada como historial, en caso contrario se le indica a la cajera que efectúe revisión de lo presentado.
Comprar productos para la venta:
El proceso de compra de artículos comerciales inicia por solicitud de un cliente acerca de un producto en especial o reabastecimiento del inventario por existencias bajas o fuera de stock. El responsable de venta empieza haciendo cotizaciones (normalmente 3) por los artículos de interés. En el caso que fuera compra de activo se hace el mismo proceso inicial de cotización.
Una vez que el proveedor le envía las cotizaciones, el responsable se las muestras al gerente para decidir por cual decidirse. Una vez definida la compra, el responsable de venta le indica al proveedor que se hará la compra en base a la cotización. Cuando el proveedor hace entrega de los productos, el responsable de inventario junto al de venta, reciben los artículos. Si se determina que los artículos son los equivocados o están dañados no aceptan la entrega y se le informa al proveedor que no se pagara por dicha factura. En caso que la entrega este conforme a factura se procede a pagar al proveedor normalmente por medio de cheque y a colocar y ordenar los artículos en bodega. En el caso de los activos es el mismo proceso solo que al final al momento de la recepción es recibido por el responsable de inventario y el responsable administrativo quien registra esto en un catálogo para llevar su control de depreciación.
Actores del negocio
De acuerdo a los procesos presentados anteriormente y a la recopilación de información (Anexo 1. Recopilación de información) se presentan los actores que participan en los diferentes procesos de negocio (caso de uso de negocio), considerando como actor a los diferentes roles o entidades (internas y externas).
ACTORES DESCRIPCIÓN PROCESOS EN QUE PARTICIPA
Cliente en Persona, entidad privada o Vender productos de general pública que compra tecnología (persona que productos o servicios de la compra) empresa. Controlar y realizar servicios
informáticos (persona que solicita el servicio)
· Controlar e impartir cursos y capacitaciones (persona que solicita el curso o
capacitación)
Proveedor Persona, entidad privada o Comprar productos para la pública que vende productos venta o servicios a la empresa.
Gerente Persona encargada del Administrar depreciaciones
General proceso de organización, de activo fijo
dirección y control de la Elaborar planilla ( revisar
empresa planilla)
Responsable de Cursos y
Capacitaciones

Controlar e impartir cursos y capacitaciones (persona que controla los cursos que se imparten)
Responsable de Venta
·
·
Vender productos de tecnología (persona que autoriza créditos y descuento) Comprar productos para la venta
Responsable de Servicios

Controlar y realizar servicios informáticos (persona que controla los servicios
informáticos)
Responsable Administrativo

Controlar el movimiento de caja
Responsable de Inventario
·
·
Vender productos de tecnología (persona que verifica lo que sale de bodega)
Comprar productos para la venta (persona que recibe y revisa el producto que entra)
Vendedor

vende)

Controlar y realizar servicios informáticos (persona que realiza los servicios
informáticos)
Cajera



Profesor

Contador
·
·
Empleado
Controlar la asistencia de los empleados
Caso de uso general del negocio
Luego de analizar los procesos del negocio e identificar los actores participantes, es posible desarrollar el diagrama de caso de uso general del negocio.