Visio y el Plan Estrategico (Muestra del libro)

MS-Visio y el Plan Estratégico

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I N D I C E

1. OBJETIVOS Y ESTRUCTURACIÓN DEL LIBRO. ....................................... 2

2. CONCEPTOS BÁSICOS DE MS-VISIO. .................................................... 6

3. ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATÉGICO. ............................................ 10

4. EQUIPO DE TRABAJO. ....................................................................... 12

(Esta MUESTRA solo contiene los CUATRO primeros capítulos)


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1. OBJETIVOS Y ESTRUCTURACIÓN DEL LIBRO.

Microsoft Visio (MS-Visio) es una aplicación informática que

permite realizar dibujo vectorial. En sus inicios se pensó enfocarla

hacia el dibujo técnico en dos dimensiones dentro de las áreas de

conocimiento de Ingeniería y Arquitectura con añadidos para

desarrollar otros tipos de dibujos. Viendo que este mercado estaba

en manos de programas como AutoCad, Microstation, etc.,

Microsoft prefirió orientar su futuro hacia la realización de

diagramas de negocio. De todas formas hoy en día sigue teniendo

la posibilidad de generar planos de oficinas, data centers, etc.

Al entrar por primera vez en el entorno de trabajo, el número de

formas que nos aparecen, hace que nos parezca más difícil de

manejar de lo que realmente es. Seremos capaces de realizar

diagramas espectaculares empleando muy poco tiempo para su

aprendizaje, pasando de una página vacía a la conversión gráfica

de un proceso de negocio. Una vez más haremos buena la frase

“una imagen vale más que mil palabras”


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1.1. ¿Qué podemos hacer con MS-Visio?

Con MS-Visio podemos crear múltiples dibujos, desde

diagramas de flujo hasta comics, pasando por planos de data

centers, oficinas, diagramas de bases de datos, UML, BPMN y

cuantas representaciones dentro del dibujo vectorial (y de la

diagramación en dos dimensiones) seamos capaces de imaginar.

Desde los más sencillos diagramas de flujo a los más complejos

diagramas de redes de ordenadores.

La experiencia nos enseña que la forma de aprender a dominar

alguna herramienta, conocimiento, actividad viene con la práctica,

siendo principalmente aplicable esta forma de enseñanza al uso de

las aplicaciones informáticas.

Cuando pensamos en la idea de hacer un libro sobre MS-Visio

existían diferentes posibilidades en relación a cómo realizar los

ejercicios prácticas o ejemplos. Podíamos hacer ejemplos sueltos

sin ninguna relación unos con otros basándonos en las

posibilidades que MS-Visio nos ofrece, o bien podíamos hacer un

caso completo y complejo de la vida real.

Como uno de los ámbitos en donde más se utiliza MS-Visio es el

mundo de la consultoría, decidímos realizar las prácticas de este

libro sobre los diagramas que aparecen en uno de los documentos

más importantes existentes en esa área de actividad: la realización

de un Plan Estratégico.

El Plan Estratégico es el núcleo sobre el que giran las

decisiones, proyectos y operaciones de la empresa. Todas las

empresas independiente del tamaño de las mismas, sector o

volumen de actividad se rigen por lo determinado en su Plan

Estratégico, siendo necesario el volver a realizarlo cada cierto

periodo de tiempo para variar el rumbo de la empresa y evolucionar

la misma o adecuarla al entorno cambiante en donde nos

movemos.

A la hora de realizar el Plan Estratégico, los apartados en los

que se descompone el documento suelen ser los mismos, variando

en función del equipo que lo crea, la forma de presentarlos, el

enfoque o la importancia que se les da a cada uno de ellos.


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La mayoría de las veces el equipo que realiza el Plan

Estratégico debe presentarlo cuando está terminado, a la Alta

Dirección de la empresa y ésta a su vez al Consejo de

Administración de la misma.

En algunas ocasiones el Consejo de Administración a su vez

necesita presentar el documento a posibles inversores, bancos u

otras entidades que o bien van a participar en el accionariado o

bien van a financiar la empresa.

Es difícil encontrar un documento más importante para la

continuidad de la empresa, por lo que los datos, dibujos, tablas y

en general la información que en él se recoge debe estar

impecable en fondo y forma, ya que la información debe entrar y

calar hondo en la audiencia a la que se presenta.

Dado que una imagen vale más que mil palabras, es difícil

encontrar un buen Plan Estratégico en el que estén ausentes los

gráficos. Es en este apartado en donde MS-Visio destaca y la

mayoría de las grandes empresas de consultoría lo utilizan para

realizar de una manera ágil, productiva y vistosa los diagramas y

gráficos que incorporan al Plan Estratégico.

A lo largo de este libro vamos a mejorar nuestro uso de MS-

Visio aprendiendo a utilizar las opciones, menús y posibilidades

que nos ofrece, desarrollando los gráficos que más comúnmente se

dan en la creación de un Plan Estratégico. Es decir dejaremos sin

desarrollar aquellos apartados que a pesar de formar parte de en

un Plan Estratégico y de su importancia dentro del mismo, no

utilizan gráficos o diagramas que nos permitan utilizar MS-Visio.

Los diagramas y gráficos que vamos a crear, en la mayoría de

los casos se pueden realizar con cualquiera de las versiones

existentes de esta aplicación informática, aunque nosotros

utilizaremos MS-Visio 2010.

1.2. Estructura del libro.

Está fuera del alcance de este libro el analizar y presentar cada

una de las opciones y posibilidades de MS-Visio, siendo más

importante el que el lector utilice la aplicación y vaya cogiendo

agilidad en el manejo de la misma.


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Por eso en la redacción de este libro ha pesado más la

realización de un caso completo que sea de utilidad inmediata al

lector, que el hacer un viaje por las diferentes características y

opciones de menú que posee MS-Visio.

A lo largo de cada capítulo de este libro mezclaremos la teoría

con la práctica, prevaleciendo esta última. La estructura de cada

uno de los capítulos, será la siguiente:

- Apartado del Plan Estratégico: de una manera somera

explicaremos aquel apartado del Plan Estratégico para el

que desarrollamos un diagrama. Como tampoco es objeto

de este libro el explicar en profundidad los diferentes

componentes de un Plan Estratégico y habiendo en el

mercado múltiples libros dedicados a ello, el objeto de este

apartado será explicar el enfoque que nosotros tenemos de

dicho apartado.

- Diagrama a realizar: presentaremos una figura con el

diagrama final que vamos a obtener al finalizar la práctica.

- Formas a utilizar en el diagrama: como explicaremos más

adelante los diagramas en MS-Visio se construyen a partir

de formas. A lo largo del desarrollo de nuestro Plan

Estratégico utilizaremos formas de MS-Visio que

evolucionaremos para generar diagramas complejos. En

varios de los casos reutilizaremos estas formas en capítulos

posteriores.

- Elaboración de las formas: dentro del capítulo este será el

apartado principal en donde iremos describiendo paso a

paso y en detalle, la elaboración de cada una de las formas

que toman parte en el diagrama a obtener.


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2. CONCEPTOS BÁSICOS DE MS-VISIO.

Dentro de este capítulo veremos aquellos objetos y conceptos

básicos que nos permitirán empezar a conocer y tomar nuestro

primer contacto con MS-Visio.

2.1. Las formas (shapes) de MS-Visio.

El corazón de los diagramas de MS-Visio son las formas. Una

forma es un dibujo diseñado (por Microsoft o terceros) disponible

para su uso y que representa un símbolo gráfico o un objeto real.

Nosotros a lo largo del libro, también crearemos nuestras propias

formas.

Es la unidad mínima de dibujo que utiliza MS-Visio para crear

cualquier tipo de diagrama. La potencia de MS-Visio reside en las

diferentes acciones que se pueden llegar a realizar con una forma.

Supongamos una forma básica como puede ser el símbolo de

decisión de un diagrama de flujo.

Algunas de las operaciones básicas que se pueden realizar con

una forma son:

- Copiar, cortar, pegar, etc.


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- Aumentar y disminuir su tamaño.

- Alinearlas. Tanto horizontal como verticalmente.

- Conectarlas

Las formas en MS-Visio que tienen en común un mismo tema de

diseño, se agrupan en “galerías de símbolos”. Estas galerías de

símbolos se almacenan en ficheros con nombres

“Galería_de_Simbolos.vss”.

En cada nueva versión de MS-Visio que sale al mercado,

aparecen nuevas galerías de símbolos con mayor funcionalidad.

Así mismo se pueden encontrar galerías de símbolos tanto

gratuitas como de pago en diversas web´s de Internet.


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Plantillas (Stencils)

Una plantilla de MS-Visio es un archivo predefinido de un

determinado tipo de diagrama que configura el entorno de trabajo

de MS-Visio para adaptarlo a la medida del diagrama que

deseamos realizar. Además selecciona las galerías de símbolos

necesarias para realizarlos. Las plantillas se almacenan en ficheros

con nombres “Plantilla.vst”.

2.2. Entorno de trabajo de MS-Visio.

Cuando estamos trabajando, la configuración que adopta

nuestro entorno de trabajo es el de la figura:

- Cinta de opciones: muestra agrupados en pestañas los

comandos que se usan más frecuentemente, como el de

“Inicio” en donde podemos encontrar las opciones de

manejo de fuentes de letras, posicionamiento de las formas,

alineaciones y centrados, etc.

- Área de Formas: donde buscamos y seleccionamos las

formas que vamos a utilizar a la hora de generar nuestro

diagrama.

- Área de dibujo: donde vamos a ir construyendo a base de

seleccionar formas y realizar operaciones con ellas, nuestro

diagrama o dibujo.


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- Barra de estado: como en otros productos de Office en ella

podemos encontrar información relacionada con nuestro

entorno de trabajo principal: en nuestro caso el “Área de

Dibujo”. Podemos aumentar o disminuir el zoom, conocer el

tamaño y posición de nuestras formas, etc.

El objeto de este libro no es explorar de forma teórica y

sistemática las múltiples opciones que nos brinda MS-Visio

recorriéndolas una a una (eso ya nos lo da la ayuda del propio

programa en el momento que lo vamos necesitando), sino el

realizar casos prácticos que se van a producir en nuestro trabajo.

Iremos viendo las diferentes opciones, conforme las vayamos

necesitando. Es decir igual que en nuestro día a día. A partir de

este momento nos ponemos a ello.


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3. ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATÉGICO.

Como comentamos en capítulos anteriores, a pesar de que los

apartados de un Plan Estratégico suelen ser parecidos, el orden

planteado, el enfoque y la estructura que cada equipo que crea el

documento le da, suele variar.

En nuestro caso utilizaremos los apartados recogidos en las

tablas que presentamos a continuación. En la columna de la

izquierda viene representado el apartado del Plan Estratégico y en

de la derecha si vamos a realizar un diagrama sobre dicho

apartado o no.

Para cada uno o varios de estos diagramas, existirá un capítulo

de nuestro libro.

APARTADO DIAGRAMA

RESUMEN EJECUTIVO. NO

FASES Y METODOLOGIA

Equipo de trabajo SI

Fases y Metodología SI

Elementos del Plan Estratégico. SI

Objeto y Alcance SI

Misión y visión NO

Valores SI

ANÁLISIS ESTRÁTEGICO EXTERNO

El entorno – PEST SI

El Sector NO

El mercado NO

La competencia NO

ANÁLISIS ESTRÁTEGICO INTERNO

Los productos/servicios SI

Capacidades Competitivas. SI

Business System – McKinsey SI

Cadena de Valor – Michael Porter. SI


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APARTADO DIAGRAMA

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Análisis de Gap SI

Fuentes para crear el DAFO SI

DAFO SI

Cuadro de mando integral (CMI) SI

MARCO OPERATIVO.

Mapa Estratégico SI

Planes de Acción SI

Procesos Productivos SI

Sistemas de Calidad SI

Mejora Continua SI

Organigrama y recursos humanos SI

Indicadores SI

ESTADOS FINANCIEROS

Cuenta de Pérdidas y Ganancias NO

Balance de Situación NO

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL

Plan de Contingencias SI

Sistemas de información y control SI

Adicionalmente a los apartados mencionados, habrá capítulos

del libro dedicados a elementos que si ser en sí mismos apartados

del Plan Estratégico, están involucrados en la realización del

mismo, como son el logo de la compañía, el equipo de trabajo que

lo realizan y su reparto de actividades en la confección del mismo.


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4. EQUIPO DE TRABAJO.

4.1. Funcionalidad dentro del Plan Estratégico.

A la hora de ejecutar cualquier proyecto, si queremos realizarlo

correctamente, es necesario elegir bien al equipo de trabajo que lo

va a llevar a cabo y repartir las distintas actividades de las que

cada miembro es responsable.

Una forma de representarlo es mediante una matriz RAM

(Responsibility Assignment Matrix) o Matriz de Asignación de

Responsabilidades

4.2. Diagrama a realizar.


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4.3. Formas a utilizar en el diagrama

Código

Figura Descripción Forma

VI002 Tipo de

Responsabilidad

VI003 Rectángulo

VI004 Fondo

Diagrama

VI005 Marco Página

VI002: es la forma que utilizaremos para identificar el rol

(responsabilidad) que ese miembro del equipo tiene en la

realización del Plan Estratégico.

VI003: son rectángulos de diferentes tamaños y

orientaciones que nos sirve para designar las actividades

a realizar, los miembros del equipo y los roles que tienen.

VI004: el fondo de diagrama nos sirve para resaltar las

formas utilizadas.

VI005: el marco de página tiene una misión parecida a la

forma de fondo de diagrama. Añadimos a este último el

logo de la empresa y el título del diagrama para

componer el resultado final.


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4.4. Elaboración de las formas

VI002 – Tipo de Responsabilidad

Hemos terminado nuestro primer diagrama y vemos como la

página en donde lo hemos dibujado, al no haber cambiado su

nombre, tiene el que MS-Visio le asigna por defecto (“Página-1”).

Para seguir generando el resto de los diagramas del Plan

Estratégico, podemos dibujar cada uno en una pestaña utilizando

un único fichero de MS-Visio si los diagramas son similares.

Si las plantillas a utilizar disponen de formas o propiedades

específicas para algún tipo de diagrama, será necesario crear un

nuevo fichero a partir de esas plantillas.

Como en este caso vamos a seguir con el mismo tipo de

diagrama, damos a las páginas una nomenclatura más apropiada:

“PEXX”. Las iniciales “PE” que representan “Plan Estratégico” y un

correlativo.

Para cambiar el nombre nos posicionamos encima de la pestaña

y pulsamos el botón derecho del ratón, desplegándose su menú

contextual.


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Pulsamos sobre la opción “Cambiar nombre” y editamos el

nombre en la pestaña. Sustituimos el existente sobre “PE01”.

Para crear el diagrama correspondiente a este capítulo,

pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la pestaña

“Insertar página” y creamos una nueva.

Antes de empezar a dibujar este diagrama, determinamos que

es más práctico que la página con la que trabajemos en MS-Visio

tenga orientación vertical, por lo que nos desplazamos a la pestaña

de “Diseño” y en la opción de “Orientación” seleccionamos la

posición “Vertical”.

En la utilidad de buscar formas, escribo “hexágono” y pulso

sobre la lupa para que se ejecute y encontrar aquellas formas de

MS-Visio que están relacionadas con hexágono. Me aparecen

varias formas.


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Elijo la opción “Hexágono” más sencilla y arrastro la forma a la

página de dibujo. Vamos a darle a este hexágono las

características apropiadas para nuestro diagrama.

Este nuevo diagrama va a estar compuesto básicamente de

rectángulos y hexágonos. La altura que vamos a dar a los

rectángulos va a ser de 10 mm. Como deseamos que los

hexágonos entren dentro de una cuadrícula de 10x10 mm, les

vamos a dar un ancho y alto de 8 mm.

No deseamos que esta forma tenga el perímetro definido, por lo

que dentro de la pestaña de “Inicio” en la zona “Forma”,

seleccionamos la opción “Línea” y dentro de esta a su vez la opción

“Sin línea”


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En cuanto al color de relleno de la forma, vamos a definir cuatro

posibilidades, cada una asociada al rol del miembro del equipo.

Para elegir el primero de los colores dentro de la pestaña de “Inicio”

en la zona “Forma”, seleccionamos la opción “Relleno” y en la

paleta de colores elegimos uno.

A pesar de que vemos que existe la opción “Más colores” para la

mayoría de los colores utilizados en este libro será suficiente con

los “Colores de tema” estándares de MS-Visio.


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Para elegir el texto del interior de la forma, no hace falta ir a la

zona de “Herramientas”. Todas las formas de MS-Visio tienen la

capacidad de poder llevar asociado texto, sin más que seleccionar

la forma y empezar a escribir sobre ella. Otra manera es una vez

seleccionada la forma, pulsar la tecla de función estándar de

Windows de edición de texto (F2) y escribir.

Para una buena visualización, el color del texto debe contrastar

con el color de relleno. Una forma sencilla de conseguir buenos

resultados es dentro de los “Colores de tema”, movernos en la

vertical de uno de los colores y seleccionar un color oscuro para el

relleno de la forma y un color claro para el texto o viceversa. Es

decir movernos dentro de la misma gama de colores.

VI003 – Rectángulo.

Dentro de la pestaña “Inicio” en la zona “Herramientas”,

seleccionamos “Rectángulo” y le damos a la forma unas

dimensiones de 20x10 mm.

Deseamos que la alineación vertical del texto dentro del

rectángulo quede centrada.

Para la alineación horizontal del texto deseamos que sea a la

izquierda. Seleccionamos estas opciones dentro de la pestaña

“Inicio” en la zona “Párrafo”.


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El texto queda para nuestro gusto excesivamente pegado al lado

izquierdo del rectángulo.

Para modificar la alineación del texto dentro de la forma y

aumentar la separación existente con el lado izquierdo, editamos el

texto. Vemos como nos aparece una regla y unas tabulaciones.

Posicionamos dichas tabulaciones en función de las distancias

que deseemos obtener.

Para finalizar elegimos los colores de “Línea”, “Relleno” y

“Texto” de la misma manera que para la forma “VI002”.

Vemos como en el diagrama final, obtenemos distintas

variaciones de esta forma modificando los colores y dimensiones.

El texto de los cargos de los puestos de trabajo de los miembros

del equipo de trabajo está en vertical. Para ello sólo tenemos que

elegir el rectángulo deseado, ir al panel de “Tamaño y Posición” y

poner el “Ángulo” a 90º.


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VI004 – Fondo Diagrama

Para que el diagrama tenga un fondo de contraste utilizaremos

una forma sencilla. En la zona “Herramientas”, seleccionamos

“Rectángulo” y le damos unas dimensiones de 150x150 mm.

En función del tamaño final del diagrama ajustaremos sus

dimensiones.

Pulsamos el botón derecho del ratón y vemos cómo se

despliega un menú con las diferentes propiedades de la forma. Nos

vamos a centrar para nuestro trabajo en la parte inferior del menú

desplegable en donde podremos encontrar siempre las opciones

de formato de la forma.

Nos posicionamos en “Formato” y elegimos “Línea”. Se nos

despliega una pantalla con las diferentes opciones de las que

disponemos cuando deseamos variar alguna de las propiedades de

la línea de una forma.


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El “Tipo de guión” es el formato de trazo que define si nuestra

línea es continua o queremos que se represente con diferentes

tipos de trazos discontinuos. Elegimos esta vez la opción “01” que

es la línea continua.

La opción “Peso” es el espesor (anchura de trazo) de nuestra

línea. Vamos a elegir la opción de “0,75” puntos.


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Cuando seleccionamos la opción “Color” nos aparece la paleta

estándar de “Colores de tema”.

Queremos que las esquinas del rectángulo estén redondeadas

por lo que dentro de “Esquinas redondeadas”, elegimos la tercera

opción.

La figura de la pantalla nos muestra que es equivalente a un

redondeo de “3 mm.” En esta forma no vamos a cambiar las

opciones de flecha.


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VI005 – Marco Página

Para posicionar el diagrama hemos utilizado la forma anterior

“Fondo Diagrama”. Para combinar lo anterior con el logo y el

nombre del diagrama utilizaremos esta forma.

Para su creación utilizamos los mismos pasos que en la VI004,

cambiando dimensiones y colores. Un toque final que queremos

dar es que el marco tenga aspecto de tres dimensiones.

Para ello dentro de la pestaña “Inicio” en la zona “Forma”

seleccionamos “Sombra”.

Al seleccionar “Opciones de sombra”, se nos despliega la

pantalla con las diferentes propiedades que le podemos dar a la

sombra de una forma.

Para darle aspecto de tres dimensiones, elegiremos en la opción

“Estilo” un desplazamiento.


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En nuestro caso hemos elegido “02: Desplazado, inferior

derecha”. El resto de las opciones no las utilizamos esta vez.

Visio y el Plan Estrategico (Muestra del libro)

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