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UNIVERSIDAD SALESIANA DE BOLIVIACONTADURÍA PÚBLICA

DOSSIER

SIS 415 – BASE DE DATOS II

Lic. Iván Rodrigo Valverde UziedaIng. Neil Ramiro Gonzales Burgoa

II - 2011

Universidad Salesiana De Bolivia SIS – 415 Base de Datos II

Índice

I. PRESENTACIÓN............................................................................................................6II. CONTENIDO.................................................................................................................6UNIDAD I – INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS CONTABLES...................7

TEMA 1 INTRODUCCIÓN A BASES DE DATOS CONTABLES............................................7

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................7

2. CONCEPTOS DE LA CONTABILIDAD.........................................................................7

3. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Y SUS PRINCIPALES APORTES...........................8

4. PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.............................10

5. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE............................................................10

6. UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE....................................................11

7. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EFECTIVO......11

8. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.......................................................11

9. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.....................................................12

10. IMPORTANCIA EN FUNCIÓN DE LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN.............12

11. LIMITACIONES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE..............................................13

11.1. Costos Unitarios.............................................................................................13

11.2. Costos Estándares..........................................................................................13

12. CONCLUSIÓN.....................................................................................................13

UNIDAD II - FORMAS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES.......................15TEMA 1 FORMAS DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS..................................................15

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................17

2. DEFINICIÓN DEL E-DOCUMENT.............................................................................17

3. LOS DIFERENTES FORMATOS Y FORMAS DEL E-DOCUMENT................................20

4. LOS CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN EN EL CONTEXTO DEL E-DOCUMENT......21

5. TIPOS DE DOCUMENTOS DIGITALES.....................................................................22

6. IMPRESOS DIGITALIZADOS....................................................................................22

6.1. Formas digitales para imprimir.........................................................................23

6.2. Digitales multimediáticos..................................................................................23

6.3. Formatos de los documentos digitales..............................................................23

7. LAS HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL E- DOCUMENT: LOS SGED...............25

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7.1. Records Management (RM):.............................................................................25

7.2. Document Management (DC):..........................................................................26

7.3. Enterprise Content Management (ECM):..........................................................26

7.4. Workflow (WF):.................................................................................................26

7.5. Archival Management (AM):.............................................................................26

8. LA SELECCIÓN DEL SGED.......................................................................................27

9. GERENCIA DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDE..........................28

10. LA GESTIÓN DOCUMENTAL...............................................................................29

11. ALTERNATIVAS DE INVESTIGACIÓN...................................................................30

12. ACOMPAÑAMIENTO AL PROCESO DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL.............32

13. FASES DE LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL....................................................34

TEMA 2 – ANALISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS...........................................................................................................35

1. ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SGDE...........................................................................35

2. OPCIONES TECNOLÓGICAS PARA EL SGED............................................................38

3. REQUISITOS DEL SGED EXIGIDOS POR LA APLICACIÓN.........................................40

4. SUPERFICIE Y ESPACIO A DESTINAR AL SGED........................................................40

UNIDAD III POLITICAS Y PROCESOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE..............42TEMA 1 – POLITICAS GRUPO.......................................................................................42

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................42

2. OBJETOS DE POLÍTICA DE GRUPO.........................................................................43

3. APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE GRUPO..................................................................44

4. POLÍTICAS DE GRUPO Y GRUPOS DE SEGURIDAD.................................................46

5. FILTRAR EL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE UN GPO.................................................46

6. DELEGAR LA ADMINISTRACIÓN DE UN GPO.........................................................46

7. PRINCIPALES POLÍTICAS INCLUIDAS EN UN GPO...................................................47

8. PLANTILLAS ADMINISTRATIVAS............................................................................47

9. CONFIGURACIONES DE SEGURIDAD.....................................................................48

10. INSTALACIÓN DE SOFTWARE............................................................................48

11. GUIONES (SCRIPTS)...........................................................................................49

12. REDIRECCIÓN DE CARPETAS..............................................................................49

13. RECOMENDACIONES DE USO............................................................................49

TEMA 2 – ESTRUCTURACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES................51

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1. ESTRUCTURACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES........................51

2. Sistemas no integrados y Sistemas integrados de gestión....................................52

3. INGRESO DUPLICADO O MÚLTIPLE DE DATOS......................................................52

4. CONTRADICCIONES ENTRE LOS DATOS.................................................................52

5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.......................................................................54

UNIDAD IV ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS CONTABLES.......................................56TEMA 1 – INTRODUCCIÓN A LAS BD CONTABLES........................................................56

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................56

2. TIPOS DE BASES DE DATOS...................................................................................57

2.1. Bases de Datos Analíticas..................................................................................57

2.2. Bases de Datos Dinámicas.................................................................................57

2.3. Bases de Datos Jerárquicas...............................................................................58

2.4. Bases de Datos de Red......................................................................................58

2.5. Base de Datos Relacionales...............................................................................58

2.6. Bases de Datos Orientadas a Objetos...............................................................58

2.7. Bases de Datos Documentales..........................................................................58

2.8. Bases de Datos Distribuidas..............................................................................58

3. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS..............................................60

TEMA 2 – INTRODUCCIÓN AL ANALISIS Y DISEÑO DE BD CONTABLES........................61

1. MODELO DE DATOS RELACIONAL.........................................................................61

2. CONCEPTOS GENERALES.......................................................................................62

3. ESQUEMA DE RELACIÓN.......................................................................................62

4. COMPATIBILIDAD DE DOS RELACIONES................................................................63

5. ALGEBRA RELACIONAL..........................................................................................65

5.1. Selección...........................................................................................................66

5.2. Proyección.........................................................................................................66

5.3. Producto............................................................................................................66

5.4. Unión.................................................................................................................67

5.5. Intersección.......................................................................................................67

5.6. Diferencia..........................................................................................................67

5.7. Join o Reunión...................................................................................................68

5.8. División..............................................................................................................68

TEMA 3 – SQL COMO LENGUAJE DE CONSULTAS RELACIONALES...............................69

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1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................69

1.1. Lenguaje de definición de datos (DDL – Data Definition Language)..................69

1.2. Lenguaje de manipulación de datos (DML – Data Manipulation Language).....69

1.3. Otras características de SQL..............................................................................70

2. DEFINICIONES DE DATOS EN SQL..........................................................................70

2.1. Comando CREATE TABLE...................................................................................71

2.2. Definición de NOT NULL (no nulo).....................................................................71

2.3. Tipos de datos SQL............................................................................................71

2.4. DROP TABLE......................................................................................................72

2.5. Comando ALTER TABLE.....................................................................................72

2.6. Comando CREATE INDEX...................................................................................72

2.7. Comando DROP INDEX......................................................................................73

3. MANIPULACIÓN DE DATOS EN SQL......................................................................73

3.1. Comando SELECT...............................................................................................73

3.1.1. Funciones Agregadas de la cláusula SELECT..................................................74

3.1.2. Cláusula GROUP BY........................................................................................75

3.1.3. Cláusula HAVING...........................................................................................76

3.1.4. Cláusula ORDER BY........................................................................................76

3.1.5. Cláusula EXIST................................................................................................77

3.1.6. Subconsultas..................................................................................................77

3.2. Comando UPDATE.............................................................................................77

3.3. Comando DELETE..............................................................................................78

3.4. Comando INSERT...............................................................................................79

III. BIBLIOGRAFIA............................................................................................................80IV. GLOSARIO..................................................................................................................80

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I. PRESENTACIÓN

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes al un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen unos programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviados SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudiarán dentro del presente semestre.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Para poder complementar los conocimientos tecnológicos y aplicarlos al área de contaduría se pretende enfocar el curso a la utilización de todos los conocimientos hacia procesos de contabilidad y que el estudiante pueda optar por analizar y desarrollar sus propias bases de datos para la solución de sus problemas. Para lo cual en la unidad I se pretende comenzar a organizar la información que posteriormente analizará y diseñará una solución representada en un repositorio de información. En la unidad II se verá los manuales, normas y políticas contables y de operación de una estructura contable. En la Unidad III se pretende introducir al estudiante los conceptos y manipulación de datos en un Data Warehouse, conociendo su estructura y forma de construirlos. En la unidad IV el estudiante estará enfocado a construir sus propias bases de datos con un lenguaje estructurado como es SQL, de manera tal que aparte de construir sus propias bases de datos, también puedan manipular la información de sus bases de datos.

II. CONTENIDO

El contenido de la materia está orientado a contemplar lo mas especifico posible toda tarea de ordenamiento, análisis, diseño e implementación de bases de datos.

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UNIDAD I – INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS CONTABLES

TEMA 1 INTRODUCCIÓN A BASES DE DATOS CONTABLES

CONTENIDOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD

OBJETIVOS TEMÁTICOS

TEMA 1 Sistemas de bases de datos contables

1. Informática.2. Sistemas.3. Hardware.4. Software.5. Redes y Comunicaciones.6. Sistema Operativo.7. Ciclo de vida de desarrollo de

sistemas8. Lenguajes de Programación9. Bases de datos

Recordar definiciones utilizadas en el mundo de la Tecnología de la Información y nivelar los conocimientos adquiridos sobre el tema

Nivelar y afianzar los conocimientos relacionados a tecnología de la información e introducirlos al mundo de las redes y comunicaciones.

MATERIALES Y MEDIOS DE APRENDIZAJE ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Pizarra Presentaciones en Power

Point Fotocopias Transparencias

Práctica 1: Manejo de direccionamiento IP Exposición grupal 1: Características de topologías de red

1. INTRODUCCIÓN

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica mas pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría publica altamente capacitados. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, el presente trabajo contiene una visión introductoria en torno a la reseña histórica de la contabilidad, su definición, objetivos, importancia, procedimientos contables, entre otros aspectos relacionados con el tópico tratado.

2. CONCEPTOS DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe

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una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común. A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) "La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991) "La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica" (Meigs, Robert., 1992) "La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo" (Catacora, Fernando,1998) "La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado" (Redondo, A., 2001) La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa.

3. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Y SUS PRINCIPALES APORTES

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial.

La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: "La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono.

El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la teoría de la partida doble. La Revolución

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Industrial provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun mayor importancia. La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas.

El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de teneduría ha decaído en desuso.

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: o Tecnología, o Complejidad y globalización de los negocios, o Formación y educación. La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET.

La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. Concepto De Sistema De Información Contable Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos estudia las relaciones costos - beneficios - volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica - financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

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4. PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

5. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

a) Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

b) Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

c) Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

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6. UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

7. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EFECTIVO.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Un sistema de contabilidad cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

8. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los

negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad

económica representa para la comunidad.

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9. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de

predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual

represente fielmente los hechos económicos.

10. IMPORTANCIA EN FUNCIÓN DE LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.

Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad.

Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público.

El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad.

Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.

Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

11. LIMITACIONES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la

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empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sería muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.

11.1. Costos Unitarios

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.

Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:

a) Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse increméntales.

b) Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.

c) Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicación de tasas predeterminadas a los costos indirectos.

11.2. Costos Estándares

Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación a la producción.

Las limitaciones de estos costos serian:

a) En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica. b) La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión. c) No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa

con la misma rigidez o flexibilidad.

12. CONCLUSIÓN

Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, La Contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin.

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En un principio, lo realizo en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Pacioli, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.

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UNIDAD II - FORMAS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES

TEMA 1 FORMAS DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS



1. Conceptos de Auditoría de Sistemas.

2. Tipos de Auditoría de Sistemas

3. Objetivos generales de una Auditoría de Sistemas.

4. Justificativos para efectuar una Auditoría de Sistemas.

5. Controles

Afianzar los conceptos de una auditoria de sistemas.

Conocer los tipos de auditorías de sistemas y justificativos para realizarlos




Lectura 1: Tipos de auditoría de sistemas

CONTENIDOS OBJETIVO DE LA UNIDAD OBJETIVOS TEMATICOS

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TEMA1:

1. Las formas de documentos electrónicos.

1.1 Objetivos.

1.2 Importancia.

1.3 Tipos de documentos.

1.4 Formas de los documentos.

1.5 Herramientas.

TEMA2:

2. Análisis y diseño de documentos electrónicos.

2.1 Reglas para su diseño.

2.2 Metodología para su diseño.

2.3 Diseño de reportes e informes.

2.3 Flujo de información.

2.4 Análisis, diseño y control de formas.

Comprender el concepto, aplicación, uso, tipos y estructuras básicas de las formas y administración de documentos contables las cuales intervienen en las bases de datos, mediante el análisis de sus objetivos, lenguajes de manipulación, tipos de usuario, de manera que pueda desarrollar valoraciones y elaborar reglas y calendarios de conservación de información dentro de las bases de datos, para identificar los problemas y posteriormente resolver mediante diferentes tipos de herramientas.

TEMA 1. Familiarizarse con los objetivos, aplicaciones, terminología y problemas fundamentales que integran el sistema de gestión documental de las bases de datos y mediante el estudio de su importancia, la problemática que abordan y sus características básicas.

TEMA 2: Reconocer los componentes fundamentales de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de bases de datos, a través del estudio de sus elementos físicos y lógicos, con el fin de presentar soluciones para resolver los problemas documentales detectados y ofrecer propuestas de mejora para aquellas situaciones que puedan perfeccionarse.

MATERIALES Y MEDIOS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Pizarra Presentacione

s en Power Point

Fotocopias Transparencia

s

Lectura 1: Orientada a los objetivos fundamentales de gestión documenta de las bases de datos.

Lectura 2: Orientada a los componentes que intervienen en un sistema gestión documental de base de datos.

Lectura 3: Orientada a la metodología y modelage de documentos electrónicos.

Práctica grupal 1: Dedicada a la identificación de herramientas y medios para estructuración de documentos contables

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electrónicos. Práctica grupal 2: Dedicada al diseño general de de

documentos electrónicos. Exposición grupal 1: Dedicada a las aplicaciones concretas de

gestión documental.

1. INTRODUCCIÓN

El ser humano siempre ha tenido la necesidad inherente a su existencia de lograr plasmar extensiones de su propia memoria ya sea para registrar información relativa a los diferentes roles que asume en su devenir o simplemente materializar su intrínseco afán por trascender en el mundo de las ideas para ello se ha valido de los diferentes soportes que su entorno inmediato le ha posibilitado recurriendo como lo muestran los registros históricos a diferentes materiales que han permitido registrar las diferentes tecnologías de lenguaje escrito que en diferentes regiones del mundo se han desarrollado recurriendo a muros en cavernas, tablillas de barro, papiros, cueros, celulosa, etc.

No obstante un fenómeno especial suscitado por la evolución del lenguaje de comunicación humana hacia la interoperabilidad con sistemas de computación generada después de las dos primeras décadas posteriores a la II guerra mundial hizo necesaria la confección de lenguajes de programación que permitiesen que dicha interoperabilidad fuese posible, sin embargo la evolución constante de los sistemas de computo conllevo consecuentemente a la aparición de procesadores de texto y formatos para el almacenamiento de la información documental electrónica lo cual fue un aspecto que caracterizó la segunda mitad del siglo XX donde la producción de documentos con composición digital proliferara y continua aumentando hasta nuestros días con volúmenes exponenciales de información documental - Incluso si se tiene en cuenta el fondo infinito de la WEB en donde los objetos de información digital se multiplican cual millares, tenemos pues que la cifra supera los límites de la imaginación - referidas como lo manifiesta Mendez1 a Objetos de Información Digital (Document Like Object - DLO) - de lo cual hay que resaltar que el E-Document es un tipo especial de DLO - , no obstante la tendencia en aumento de la producción de documentos electrónicos - E-Document - se obedece al fenómeno suscitado por la aparición de las TIC'S generando un nuevo sector económico orientado al desarrollo de sistemas de gestión electrónica de documentos y permitiendo que su potencial se formule como la plataforma base para la gestación y manipulación del E-Document en el entorno organizacional. Sin embargo para abordar la problemática que suscita la aparición de estos soportes documentales digitales y el entorno organizacional es necesario abordar los aspectos asociados a su definición, estructura, entorno y potencial, el contexto jurídico no se tratara debido a que sobre el respecto existen varias reflexiones y ese solo tópico daría para una investigación especial.

2. DEFINICIÓN DEL E-DOCUMENT

Para construir una definición de E-Document se hace necesario el revisar las abstracciones existentes al respecto de sus antecesores - algunos de los cuales existen en vastas cantidades contemporáneamente como el caso del documento impreso - de donde se hace necesario recalcar que lo que hace al documento una potencial fuente de información no es su formato sino la esencia informativa que contiene y esta debe trascender a su soporte.

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Para avanzar en la identificación de una definición será necesario echar mano del planteamiento doctrinal de una disciplina que por décadas se ha enfrentado al manejo documental por tradición, estoy hablando de la archivística disciplina la cual a construido conceptuaciones sobre el documento pues como se postula en este escrito el E-Document no puede ser considerado como un ente aislado de la doctrina archivística sino que debe integrarse a la teoría moderna de gestión documental.

Siguiendo a García se tiene que a la luz de la Gestión Documental un documento se puede comprender como información registrada en un soporte, producida o recibida por una organización o individuo como producto de la iniciación desarrollo y conclusión de una actividad. De la anterior definición se puede abstraer que:

La esencia informativa del documento trasciende a su soporte y medio de almacenamiento

Todo documento posee un contexto, contenido y estructura inherente a su razón de existencia que permite evidenciar su actividad administrativa. De donde es necesario resaltar que desde esta particularidad del documento se posibilita el mantener un testimonio de las actividades e informaciones de valor para el entorno organizacional

Como se puede apreciar, en términos generales la posición de la archivistica hacia el concepto de documento lo define como un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir orden, probar algo o transmitir una información útil para un trámite. No obstante la definición básica de documento a la luz de la doctrina archivistica a hecho que tal definición evolucione a una concepción del documento moderno en la cual el objeto documental se comprende en relación al aspecto visual o el aspecto sonoro o bien estos dos aspectos integrados, pero que además utilizan o están grabados sobre material sensible y fotosensible, de donde su registro se realiza por medios ópticos, electrónicos o electromagnéticos. Sobre la génesis del E-Document es necesario invocar la categorización que Moyano2 enuncia, según la cual los documentos digitales se pueden clasificar en:

Documentos de nacimiento digital: representados por documentos que han sido creados en un formato definido (doc , xls, ppt, html, xml, wap, etc...)

Documentos digitalizados: los cuales existieron en el mundo análogo y que gracias a la tecnología digital han mutado a un estadio electrónico de existencia.

Los documentos escaneados son reflejo de esta categoría.

De otra parte en la construcción de una definición de E-Document hay que resaltar que su interpretación fue motivo de reflexión de la ingeniería de telecomunicaciones, pasando la inquietud de su definición a la ciencia de la información y las ciencias sociales asociando a este nuevo soporte de información una forma teórica y práctica del E-Document como aquel elaborado por medio de un equipo de computo siendo su creador identificado por medio de un código o cualquier otro procedimiento técnico y conservando en diferentes dispositivos de almacenamiento (Disco Óptico, CD-ROM, DVD, USB Memory, Servidores, Cintas, etc..). Como característica inherente se tiene que el E-Document no es legible

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para el humano sin la ayuda de la computadora, la cual hace las veces de traductora al estar conformada para interpretar codificaciones digitales.

Una de las particularidades a resaltar del E-Document recae en que su estructura física está supeditada a estructuras tecnológicas tales como la plataforma computacional, la arquitectura de información y de telecomunicaciones. Como componentes básicos del E-Document en un enfoque de la administración electrónica de documentos EDM (Electronic Document Management) podemos referirnos al planteamiento de Cruz y Arias3 mediante la siguiente tabla de resumen:

Componente DescripciónFuncional Describe el soporte documental, sistémico y

comunicacional en donde se definen los roles del E-Document asociados a procesos y su participación en los flujos de información entendiendo al E-Document como una unidad de dicho flujo y como elemento de comunicación organizacional

Mecanismo de Comunicación Por el cual el E-Document se formula como el puente para la transformación de información a conocimiento, pues al poseer una esencia informativa implícita debe hacer representable tal esencia en cualquier aspecto o acción del sistema que se defina para su gestión

Vehículo de proceso y flujo Determina al E-Document como un vehículo en lo transverso de los procesos de la organización he aquí la alineación con los sistemas de Business Process Management yWorflow

Memoria de proceso Surge de los rastros y memoria de los procedimientos y los métodos que intervinieron en la construcción y transito del E-Document, en ultimas se trata de la capacidad de captura de toda la meta-información que se relaciona con el devenir de su flujo en los procesos asociados.

Es de anotar que las características implícitas en la anterior tabla resumen se han integrado a los parámetros o categorías que actualmente la ingeniería de software utiliza para el desarrollo de las aplicaciones informáticas, un ejemplo de tal integración se puede encontrar en las herramientas de groupware las cuales destacan diferentes niveles de automatización, de donde al analizar su cuarto nivel se encuentra que los parámetros de flujo se aplican sobre los documentos u objetos de negocio - BOD - los cuales se determinan por su presentación como plantillas tales como memorandos, cartas, facturas, tarjetas, informes, reportes, etc., de otra parte tal determinación sobre los BOD también se da por la definición de la estructura del objeto documental, esta estructura converge en la

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determinación de etiquetado, marcas, clase, tipo y forma de codificación, encriptado, encapsulado, etc..

De los anteriores elementos que determinan el groupware se asocian las fundamentales condiciones de operación de la herramienta ya que posibilitan elcomunicar, colaborar y coordinar garantizando de esta manera el trabajo en flujo y su necesario monitoreo.

3. LOS DIFERENTES FORMATOS Y FORMAS DEL E-DOCUMENT

Como se ha reiterado, toda información necesita un sustrato material que permita contenerla en algún soporte y para el caso del E-Document tal sustrato esta fundamentado en estructuras binarias que requieren ser leídas y procesadas por diferentes aplicaciones informáticas que permitan hacer legible su esencia informativa dando como resultado una variedad de formatos, incluso se podría afirmar que cada programa informático define un formato particular, no obstante es posible categorizar los formatos según los criterios del entorno funcional del E-Document, la categorización que se plantea se define bajo los siguientes criterios:

Formatos Ofimáticos: Se trata del formato definido para el documento que la organización produce en el desarrollo de sus funciones mediante el apoyo de las herramientas ofimáticas siendo las principales los procesadores de texto y las hojas de cálculo. Como formatos ofimáticos contemporáneos se tienen los siguientes: DOC, XLS, PPT, PDF, JPEG, GIF, TIFF, TXT, WAV, MMV, RTF, ZIP, etc....

Formatos del Entorno WEB: Estos formatos permiten que los documentos puedan ser representados y visualizados por medio de los navegadores WEB y están estructurados en lenguajes y metalenguajes por medio de códigos de etiquetado que definen su estructura, composición y esquema, además brindan un potencial para la eficaz recuperación de los diferentes DLO ya que permiten explotar la tecnología para la descripción y referencia de la meta-información, permitiendo conformar núcleos de metadatos para la potenciación de la semántica asociada a los DLO y por consecuencia de nuestro famoso E-Document, principalmente estos formatos son: SGML, HTML, XML,

Es de anotar que la versatilidad del E-Document es potenciada por su soporte, siendo los formatos del entorno WEB los que mas herramientas brindan para los sistemas abiertos y para la asignación de meta-información estándar de los E-Document, estos formatos permiten definir una estructura de tipo de documento o lo que ha dado por llamarse la DTD en otras palabras se trata de información metadata embebida en el lenguaje de etiquetado de los formatos del entorno WEB pero la particularidad de tal metadato es que su sintaxis define la estructura, relaciones, semántica y también su propia sintaxis. En últimas se trata de un conjunto de reglas para todos y cada uno de los elementos y atributos del documento con formato del entorno WEB, lo anterior posibilita una fuente de optimización de los sistemas de gestión de E-Document con énfasis en el soporte del entorno WEB los cuales pueden ser diseñados según el contexto semántico del documento. Contemporáneamente el XML se postula como el metalenguaje que permitirá una versatilidad aprovechable por los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos

No obstante todo lo anterior es necesario manifestar una idea expuesta por la Asociación de Mo-ving Images según la cual es latente la necesidad de establecer un formato universal del E-Document orientado a resguardar su conservación en el tiempo tal

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iniciativa indica que cada documento repose en una especie de sobre o carpeta lógica, en donde se encapsule toda la información del documento. Como lo indica López lo anterior parece genial pero nadie la ha llevado a cabo, la problemática es como hacerlo en un lenguaje universal que dure siglos -¿Será que el XML podría ser tal lenguaje?-.Otra iniciativa relativa a los soportes y su visualización en el tiempo es la idea de Jon Rottemberg quien enuncia al emulador como el dispositivo que emula a la aplicación informática que ha parido al E-Ddocument. La solución que se propone es no migrar y dejar que los E-Document sean obsoletos en cuanto a su formato, momento en el que los ingenieros construirán emuladores que los harán legibles, la desventaja de este sistema es que los emuladores son muy costosos y consecuentemente con el paso del tiempo los emuladores se convertirán en obsoletos y necesitaremos emuladores para los emuladores, esto simplemente es bastante costoso. Otra alternativa muy difundida, sustenta que los archivos se conviertan en un museo de las tecnologías, conservando todos los ordenadores y las aplicaciones informáticas que han servido para la creación de documentos.

De todas formas todas estas alternativas para controlar la obsolescencia de los formatos y sus aplicaciones matriz están en una fase experimental de donde solo hay que manifestar que no se ha dicho la última palabra y aún se continúa construyendo soluciones a tan preocupante problema.

4. LOS CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN EN EL CONTEXTO DEL E-DOCUMENT

Una de las doctrinas fundamentales de la archivistica y eje directriz de un programa de gestión documental se refiere a la adecuada asignación de los periodos de conservación y retención de los documentos, lo cual contemporáneamente se desarrolla por medio de la confección del calendario de retención o mejor dicho con la famosa tabla de retención documental - TRD- la preocupación por la definición de tal atributo del documento - su periodo de retención y conservación - se fundamenta en lograr reducir el volumen documental a través del tiempo, logrando conservar un acervo significante para representar una memoria institucional en términos de sus documentos esenciales a través del tiempo, permitiendo de esta forma que en la fase final del documento - esa tercera edad de carácter histórico - se conserve solo lo que se necesita y es relevante para la existencia de la unidad de negocio. No obstante tal preocupación ha permeado los intereses industriales de desarrollo de aplicaciones de gestión de documentos electrónicos - SGED -, de donde en la confección de tales herramientas algunas empresas de la industria de las tecnologías de la información orientadas al desarrollo de soluciones Records Management y Document Management - incluso las ECM- han estructurado sistemas de gestión de documentos electrónicos que responden a un plan de gestión documental y su regla de retención asociada por cada tipo documental.

La funcionalidad de incurrir en la asignación de periodos de retención a los E-Document se presenta como necesaria a la luz de que si bien es cierto que se cuenta con una vasta tecnología de almacenamiento de información digital que permite conformar gigantes contenedores de objetos de información digital - ODL- manejando capacidades de Gigabytes y Terabytes de almacenamiento presentando una tendencia en aumento en tal capacidad, es necesario el considerar una premisa planteada por varios autores referidos a la gestión y diseño de sistemas de información la cual formula que los sistemas de información tienden a colapsar su eficiencia de acceso a la información en la medida en que se cuente con vastas cantidades de información para operar y que a su vez el

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aumento de la misma sea exponencial con el tiempo, el colapso al que me refiero es referido a la oportuna y adecuada recuperación de la información documental, pues a mayor cantidad de recursos de información disponibles, mas difícil es encontrar lo que se requiere, basta con hechar una ojeada a la Word Wide Web - WWW- que aunque esta compuesta por un numero de ODL que no me atrevo a imaginar por lo dinámico de su aumento, si repercute al evidenciarse que aun no es posible recuperar eficientemente la información del acervo digital inmerso en la plataforma que la WWW ofrece, puesto que aunque esta visto que existen potentes buscadores e incluso dinámicos meta buscadores se continua presentando mucho ruido al intentar recuperar información de calidad para las eventuales necesidades de información sobre la base se sus demandas mediatas e inmediatas.

Como anotación especial a lo anterior se espera que el grupo de investigadores y desarrolladores de lo que ha dado por llamarse Internet II o Semantic WEB, puedan a futuro superar tal crónico problema en el acceso contemporáneo al conocimiento universalmente disponible en la WWW, lo cual evoca el considerar la explotación semántica de los ODL y por consecuentes razones de nuestro E-Document, pero entre tanto se potencian y desarrollan las tecnologías para la explotación de la semántica inherente al documento (lenguajes y metalenguajes de mercado), es de anotar que existen en el mercado soluciones comerciales que permiten asignar reglas de retención a nuestro E-Document, la siguiente grafica presenta un complemento al esquema de valoración documental que sobre los ODL define IBM

5. TIPOS DE DOCUMENTOS DIGITALES

Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser originalmente impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido creados directamente en medio electrónico.

Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión (ver "Definición General"), genera características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en las formas mediáticas que el documento puede contener (ver "carácter multimediático"). De acuerdo a estas características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se distinguen aquí los tres tipos que se describen a continuación: digitalizados, digitales para imprimir y multimediáticos.

6. IMPRESOS DIGITALIZADOS

Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento originalmente impreso. El resultado, en primer lugar es una imagen (fotografía digital) del documento impreso. Tal imagen sirve para guardar en medio electrónico el documento o para volverlo a imprimir tal cual era originalmente. Pero en tanto imagen, no tiene las capacidades de hipertexto de un documento "textual" digital; como imagen, además, ocupa mucho espacio, lo que hace ineficiente la digitalización, sobre todo, si el documento tiene varias páginas.

Para obtener, de un documento impreso, un documento digital con todas sus características (ver "Características de los Documentos Digitales") es necesario, una vez procesado con el "scanner", volverlo a procesar con un programa que transforme el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras, en código que

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represente, electrónicamente, letras y palabras. Los programas que cumplen esta función son llamados de “Reconocimiento Optico de Caracteres” u OCR, por las siglas que identifican en inglés al tipo de programa.

El resultado será, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le otorga.

6.1. Formas digitales para imprimir

Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con programas del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo luego.

De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de palabras" tiene las características de un documento digital y podría también ser consultado en línea. Sin embargo, históricamente, estos programas fueron concebidos para substituir a las máquinas de escribir y a las máquinas tipográficas tradicionales; fueron concebidos para facilitar la producción de documentos impresos.

En la actualidad se utiliza este tipo de documento electrónico para guardar en medio electrónico y para distribuir información que finalmente se imprimirá, utilizando las capacidades de comunicación global que ofrece Internet.

6.2. Digitales multimediáticos

Además de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las características que les otorga su condición electrónica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva manera de comunicarse.

Los documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", “Director” o “Flash”, de “Macromedia”. Especialmente importantes son los documentos electrónicos creados utilizando un lenguaje que permite crear directamente vínculos de hipertexto, llamado HTML por las siglas de su nombre en inglés. Los documentos creados con HTML son mejor conocidos como "Páginas Web", gracias a los cuales existe hoy la W.W.W.

6.3. Formatos de los documentos digitales

La Bibliotecología tradicional contempla categorías para diferenciar los tipos de documentos con los cuales debían trabajar los bibliotecarios. Así, según el tipo de información que registraban se distinguió entre documentos administrativos, documentos bibliográficos y documentos no bibliográficos.

Al referirse a documentos bibliográficos se distinguió entre libros, publicaciones periódicas, artículos en publicaciones periódicas, folletos y “literatura gris”. Al referirse a los documentos no bibliográficos, se distinguió entre mapas, modelos y audiovisuales.

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Cada tipo de documento correspondía a una forma de registro de información –a un formato- . Y para cada formato generó sistemas de archivo, de clasificación y de descripción en catálogos, los cuales, en conjunto, permitieron, a su vez, concebir sistemas de recuperación de la información registrada en los documentos. Almacenados de manera organizada de acuerdo a estos sistemas, los documentos tradicionales pueden consultarse y manipularse físicamente de manera directa, cuando al utilizar los sistemas basados en formatos, se pueda localizar y recuperar el que cada usuario necesite en cada situación particular.

Los documentos electrónicos, por su parte, conformados por textos, imágenes o sonidos, registrados en forma de señales eléctricas positivas y negativas en “diskettes”, discos compactos o discos duros, pueden consultarse sólo cuando, en primera instancia, pueden verse en una pantalla de computadora u oírse en un sistema de sonido adjunto a la misma. Las señales eléctricas deben ser transformadas en otro código que permita darles forma en una pantalla o en una corneta.

Las pantallas de computadora –como las de televisión- están conformadas por múltiples puntos de luz llamados “pixels”. En las pantallas monocromáticas, los puntos de luz adquieren tonalidades intermedias entre el oscuro total y la máxima claridad. En las de color, a la tonalidad se suma la superposición de los colores básicos –azul, amarillo y rojo- en cada punto, dándole una tonalidad coloreada. Cada “pixel”, en este caso, tiene entonces, un color. Como en el papel fotográfico, las imágenes se conforman, se dibujan, con puntos de diversa tonalidad y diversa superposición de colores básicos. En las pantallas se aplica así, electrónicamente, la técnica de los impresionistas y puntillistas que a finales del siglo XIX, revolucionó la manera de reproducir la naturaleza percibida.

Las señales positivas y negativas que representan sonidos, son expresados en formas de ondas de diversa longitud y frecuencia, legibles por los componentes sensibles de las cornetas en el equipo de sonido.

En el caso del texto, lo que se ve en la pantalla es una imagen de letras conformadas también por ““pixels”. El texto, en consecuencia, puede reproducirse en distintos tipos de letras, en distintos tamaños y en variados colores, en la medida en que cada letra es dibujada, como he dicho, con puntos de distinto color y diferente tono.

Los códigos que permiten transformar los conjuntos de señales positivas y negativas con las que se registra la información digital, en “pixels” u ondas que construyan letras o imágenes o sonido, es lo que llamo formatos de los documentos digitales.

Los formatos, por supuesto, son distintos según el tipo de información de que se trate. Hay formatos para texto, para imágenes fijas, para imágenes en movimiento y para sonido. Y nótese que lo digo en plural, “formatos”.

Para cada tipo de información existen múltiples formatos, creados por entidades diferentes: formatos, algunos, inventados por los productores de los programas con los que se crean los documentos; formatos, otros, ideados por los productores de las computadoras mismas; formatos, en fin, creados por profesionales que buscan mejorar la calidad de la reproducción de los códigos registrados o hacer más eficiente –más información en menos espacio- el registro mismo de la información.

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En realidad, cada vez que se guarda una unidad significativa de información en medio electrónico; cada vez que se guarda un documento digital, el conjunto de señales positivas y negativas que lo representa se archiva en un formato determinado que permita su futura decodificación y representación en pantalla o sistema de sonido.

Los instrumentos por medio de los cuales se crean documentos electrónicos o por medio de los cuales se digitalizan documentos tradicionales, al guardar la información utilizan un formato para hacerlo y crean un “archivo” al cual se le asigna un nombre que lo identifique y el cual lleva una “extensión” que identifica a su vez el formato en el que se guardó. Por ejemplo, cuando se crea un documento con el procesador de palabras “Word” de “Microsoft”, al documento, antes de guardarlo, quién lo escribe le asigna un nombre: “documento1” por ejemplo. Y el programa le asigna una extensión al nombre, “doc”, en este caso, que identifica al formato que ese procesador de palabra utiliza. La extensión se separa del nombre por medio de un punto. El resultado es que en el “diskette”, en el disco duro o en disco compacto, el archivo electrónico que contiene los códigos que representan al documento ejemplo escrito con “Word”, queda identificado con el nombre “documento1.doc”.

El procedimiento antes descrito para un documento de texto escrito con “Word” se aplica para cualquier otro documento digital. Cada documento es guardado en un archivo con un nombre que lo identifica y con una extensión, separada por un punto del nombre, que identifica al formato en el cual se guardó.

7. LAS HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL E- DOCUMENT: LOS SGED

Si bien es cierto que todo entorno organizacional que desee optimizar la potencia del documento electrónico requiere una infraestructura básica de tecnología en la cual se cuentan como componentes de dicha infraestructura los: PC, los sistemas operativos, los sistemas operativos de red, los DBMS y la suite ofimática, tal infraestructura solo es la plataforma para las infraestructuras de gestión de documentos electrónicos las cuales han sido determinadas contemporáneamente por tendencias en las utilidades de tales herramientas, a continuación se describen algunas de estas tendencias en desarrollo:

7.1. Records Management (RM):

Implican la administración sistemática de todos los registros y la información o datos que ellos contengan. Tradicionalmente esto se hacía sobre registros en papel, más recientemente sobre microfichas o microfilms, pero con el avance en las tecnologías de la información, ha sido necesario incorporar la información electrónica a este proceso, correos electrónicos, archivos adjuntos (attachments), video, voz, etc.

7.2. Document Management (DC):

Document management o Document Imaging es digitalización de documentos. La captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital (imagen) con el propósito de archivarlos con inteligencia

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7.3. Enterprise Content Management (ECM):

Conceptualmente se refiere a Integrar, optimizar y distribuir contenido. Las herramientas de ECM permiten: Integrar y controlar los procesos de creación, almacenamiento, reutilización y distribución de la información global de la empresa, los cuales en su mayoría no tienen una estructura de contenidos.

7.4. Workflow (WF):

Se trata de la automatización de los procesos de negocio en los que "documentos", "información" y "tareas o actividades" (manuales o automáticas) van pasando de un participante a otro (con roles diferentes) según un conjunto de reglas o procedimientos que establece la definición del proceso.

7.5. Archival Management (AM):

Es el sistema responsable del manejo de los archivos adquiridos para su preservación en el tiempo. Estos archivos son organizados y clasificados a través de índices que son creados para que los archivos sean recuperables posteriormente.

Las anteriores herramientas involucran todas en diferente orientación a la gestión de E-Document, algunas de estas herramientas se integran entre si para dar mayor robustez a un SGED y aisladamente pueden funcionar como motor de la gestión de documentos electrónicos.

Ahora bien, teniendo en cuenta las particularidades implícitas en el E-Document las cuales se reflejan en una potencial alternativa para controlar los flujos de información en la organización, tal ventaja solo se podrá concebir mediante la implementación de sistemas que permitan ejercer un adecuado control sobre el acervo digital de información documental de la institución o lo que ha dado por llamarse los sistemas de gestión electrónica de documentos - SGED-. ¿Pero que es eso de los SGED?

Permitamos que Cornella6 nos colabore con una respuesta:

Se entiende por un sistema de Gestión Electrónica de Documentos un sistema informático pensado para la gestión (archivo y recuperación) de documentos e imágenes, así como para la correcta distribución de los mismos en una organización (Workflow).

Una definición propia es el comprenderlos como la herramienta informática que permite ejercer un control sobre los E-Document así como de sus relaciones de proceso mediante la metadata asociada al E-Document sobre sus etapas de proceso vinculadas y continuo re indexamiento descriptivo permitiendo que lo transversal de los procesos de la organización se automatice en términos de lograr identificar sus componentes asociados: Las tipologías de E-Document, Los productores y receptores de E-Document y Las acciones humanas y del sistema asociadas al estadio del flujo del proceso.

En resumen y como se puede abstraer de las anteriores definiciones los SGED son herramientas que apuntan a dos cosas: los E-Document y los procesos asociados a ellos - los procesos de correspondencia enviada y recibida son un ejemplo de estos -, teniendo en cuenta que los procesos son definidos por las variables de cada entorno

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organizacional que en ultimas están supeditados al objeto misional de la misma es comprensible el formular la necesidad de que los SGED se deben amoldar a las necesidades de la organización y no al contrario

Por lo anterior es de vital importancia el hacer una adecuada selección de la herramienta a implementar en la organización, para lo cual hay que manifestar que la especificación Moreq7 realiza un aporte significativo al definir un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, mediante esta especificación se denotan los requisitos funcionales de una aplicación de gestión electrónica de documentos de donde se tiene que una herramienta de automatización que cumpla con estos requisitos permitirá ajustarse a los procedimientos establecidos en la Norma ISO 15489 la cual define los parámetros para la gestión de documentos de archivo de una organización se cual sea su soporte.

8. LA SELECCIÓN DEL SGED

Como lo indica el modelo MOREQ, conviene que un sistema de gestión electrónica de documentos recurra a formatos y especificaciones abiertos no propietarios, por lo cual los usuarios deberían establecer requisitos relativos a las normas que afecten aspectos tales como:

El entorno de hardware, como las plataformas del servidor y los entornos de las estaciones de trabajo.

El entorno del sistema operativo. Las normas de interfaz de usuario. Las bases de datos relaciónales. El protocolo de red y sistema operativo. La codificación a distintos niveles. Las normas de intercambio (XML, HTML, SGML) kits de desarrollo e interfaces de los programas de aplicaciones (p. ej. COM,

DCOM, CORBA).

De otra parte Cuervo8 también proporciona un marco de referencia para la selección de este tipo de sistemas ya que los mismos obedecen a una serie de servicios de sistema mínimos que debe satisfacerse así como a los estándares asociados a su arquitectura de donde se debe verificar la disponibilidad y existencia de los siguientes:

Parámetro de Valoración Estándares y/o Especificaciones Asociadas

Servicios en red IEEE P1003.X , ISO 9594 , ITU X.500 , ITU X.400

Servicios de administración de

información

UN/EDIFACT , ANSI X12 , ISO 9579 , ISO 9575 , ISO 8571 ,

ISO 9040/9041 ,

Servicios de aplicación ISO 8571 , ISO 9040/9041

Servicios de documento ISO 10166

Estándares de presentación y

arquitectura del documento

ISO 8313 , ISO 8879 , ISO 9069 , ISO 10744 , ISO 10179 , ISO

10180,

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Estándares gráficos ISO 7942 , ISO 8651 , JPEG, MPEG

Codificación y grupo de

caracteres

ISO 10646 , ISO 9541 , ISO 646 , ISO 2022 , ISO 8888 , ISO

8601

Especificaciones del servicio de

librería para vendedoresDMA , ODMA , PDF , OpenDoc,

Estándares de recuperación de

informaciónANSIZ39.19 , ANZIZ39.50 , ANZIZ39.58

Es de anotar que la selección de un SGDE debe estar ligada a una estrategia de promoción y difusión al interior de la cultura organizacional, incluso la fase de selección y obtención de la herramienta debe ser una actividad posterior a la planificación de todo el proyecto de donde la planificación y confección de las actividades de gerencia del cambio y sus variables asociadas estén controladas y proyectadas para minimizar el riesgo al fracaso del proyecto, teniendo un especial cuidado sobre el impacto que tendrá la herramienta y los cambios que evocan al interior de la cultura organizacional.

9. GERENCIA DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDE

La gerencia del cambio debe centrar sus esfuerzos en dos aspectos, de un lado está la compresión de la cultura de los miedos y del otro lo referido puntualmente a cómo administrar el cambio, a esta conclusión llego Perez9 de donde el definir la esencia del miedo es fundamental para minimizar el fracaso del proyecto, por ello se describe el concepto de la siguiente forma:

El miedo: Como características intrínsecas del concepto se tiene que nace de la percepción de amenaza e inseguridad, se ancla en el pasado y se motiva por evitar un mal más no por alcanzar un objetivo. Desde la perspectiva de la gerencia del cambio se debe entender que el miedo es natural y equilibra, más sin embargo el reto de la administración del cambio se fundamenta en gestionar el talento para evitar que el miedo se haga toxico y crónico

Teniendo clara la incidencia del miedo en la connotación organizacional es necesario ahora recavar sobre el impacto del cambio sobre una cultura organizacional pues es absolutamente obvio que esta afecta a todos los individuos del contexto, no solo en la faceta laboral, sino en la interior, familiar e intelectual y esto se debe - como no lo ha demostrado el devenir histórico - a que el cambio guarda una intima relación con el desarrollo. La estrategia de implementación debe ser ofrecida como el cambio entendido como una oportunidad de mejoramiento mas no como una amenaza puesto que como lo plantea Pérez el miedo en sus diferentes niveles genera dos tipos de resistencia las cuales se definen en la siguiente forma:

Resistencia Activa: Se trata de un rechazo al cambio directo es característica de las organizaciones donde el miedo ha llegado a su nivel toxico e implica un mayor esfuerzo por parte de la gerencia del cambio efectiva, las características principales de esta resistencia son las siguientes actitudes:

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a) Todo lo criticamosb) Buscamos Culpablesc) Ofrecemos información parcializadad) Nos adueñamos de la comunicación que produce que otros busquen datose) Fomentamos el rumor y ese vicio organizacional llamado Chismef) Nos quejamos de todo y por todo, nada satisface

Resistencia Pasiva: Como ya se ha dicho la resistencia al cambio es un proceso natural e inherente a las culturas y para el caso de una resistencia pasiva se encuentra como característica fundamental de la misma una aptitud de resignación acompañada de recelo hacia los beneficios del cambio.

10. LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En el desarrollo de su sistema de información la empresa no necesita aplicar un método de investigación científica, sino cumplir unos parámetros, criterios y procedimientos metodológicos de gestión documental.

No obstante, las empresas que tienen área de I&D (Investigación y Desarrollo) o ID+I (Investigación y Desarrollo para la Innovación) se caracterizan, entre otras cosas, por tener un robusto sistema de información que incluye la gestión documental.

La sociedad informatizada ha obligado a las empresas a mejorar su competitividad. Una de las condiciones de la competitividad es la creación de capacidad tecnológica. La gestión documental es una tecnología, una manera consciente de producir y reproducir el objeto, que aporta a la capacidad tecnológica de la empresa. Gestión documental es la producción, administración y circulación de documentos; la transferencia de información, conocimiento y tecnología; como productos documentados en formato físico pero especialmente en formato digital.

El procesamiento conduce a productos o contenidos, y estos a su vez sirven como insumo de nuevos procesamientos. El uso de computadores, la integración de herramientas en plataformas tecnológicas, la convergencia digital, la virtualidad, la no presencialidad facilitan el trabajo. El proceso consiste en transformar los datos en información, esta información en conocimiento y este conocimiento en tecnología, en una cadena de valor cuyos principales eslabones son la fuente de información, la unidad de procesamiento, la base de datos, los documentos, los archivos, la arquitectura de información, los canales de información, etc.

El documento que antes se veía como texto, como especie en proceso de extinción, vuelve a cobrar importancia al descubrirse que es uno de los activos de la organización. También se advierte que lo importante es tener capacidad para el procesamiento de información antes que abundancia de documentos o contenidos para guardar con la esperanza de abrirlos en alguna ocasión.

Gestionar información es una cosa, gestionar documentos otra. Gestionar la información supone:

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Ser consciente de para quién se está gestionando la información, conocer qué necesidades tiene cada uno de los miembros de la organización para el desarrollo de sus funciones, y analizar con qué información cuenta, el uso que hace de ésta, así como la detección de posibles vacíos o carencias.

El valor diferencial en las organizaciones consistirá cada vez más en dotar el conocimiento de la organización con una información de calidad. Para ello será necesario realizar un análisis de la información que posee la organización.

Gestionar documentos implica:

Elaborar el documento con las normas establecidas en aspectos de presentación y contenido, de modo que cualquiera pueda acceder al mismo sin dificultad.

Planificar y establecer la gestión documental por proyecto, como área de producción de conocimiento y tecnología en la empresa.

Saber que hay un antes y un después del documento, que este tiene un carácter de patrimonio o tesaurus.

Los gestores documentales se ocupan de procesar información, localizarla, clasificarla, indexarla, utilizarla, archivarla, actualizarla, etc. para lo cual deben contar con las competencias en planificación, diseño de arquitecturas, mantenimiento, sistematización de información, previsión de respaldos y administración de los recursos para el procesamiento.

La necesidad de una metodología se justifica por el rápido proceso de cambio de la industria de información. Nuevas bases de datos son creadas y nuevas interfaces de usuario implementadas, lo que produce, cada vez con más frecuencia, la necesidad de acometer por parte de los Sistemas de Información y Documentación SID proyectos especiales y complejos. Estos proyectos de desarrollo de un producto documental, conllevan, en primer lugar, una serie de operaciones que tienen unas características diferentes de las que se presentan en las actividades de la explotación habitual y, en segundo lugar, generan constantemente a lo largo de su desarrollo una cantidad importante de información y documentación, que exige un método riguroso para su producción y control.

11. ALTERNATIVAS DE INVESTIGACIÓN

En torno al tratamiento de la información y la gestión documental se forma un saber fundamental de naturaleza interdisciplinar, que puede adoptar un individuo o un grupo de trabajo, un corpus o contenido teórico respaldado por un consenso sobre su objeto, sus métodos, sus procedimientos.

La diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el tratamiento de la Información justifica esta aproximación interdisciplinar. No se trata de almacenar en un orden lógico cierto número de documentos con la pretensión de que esto es documentación. Documentación es memoria, selección de ideas, reagrupación de nociones y conceptos, síntesis de datos. Hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, señalar el material capaz de satisfacer necesidades específicas. Aunque las necesidades

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son variables, todas se fundamentan sin embargo en el mismo principio: la información tiene que ser confiable, actual y disponible de inmediato.

Todas estas operaciones suponen un trabajo considerable, estructurado, que ha recibido el nombre de cadena documental, constituida por una serie de operaciones materiales e intelectuales interdependientes entre sí. En uno de los extremos de la cadena ingresan los documentos que hay que tratar, en el otro extremo salen los resultados o productos, índices y mapas documentales, referencias y descripción de documentos, herramientas de búsqueda, publicaciones secundarias y terciarias.

Para ingresar a esta complejidad del documento producto de la investigación y salir con éxito se debe contar necesariamente con un programa de formación de competencias del talento humano. Aprender a documentar quiere decir conocer las fuentes de información, tener una idea de su arquitectura, establecer prioridades en la consulta, planificar y administrar la investigación ante archivos voluminosos, utilizar el procedimiento adecuado de recogida, análisis e interpretación, elaborar fichas, procesar electrónicamente y hacer respaldo para no lamentarse de pérdidas de información, contar con los dispositivos y soportes para asegurar la calidad de la información.

Cada aspecto comporta un conocimiento detallado o especializado, por lo que es casi imposible que una sola persona puede responsabilizarse en la empresa de la investigación documental. Por ejemplo, la elaboración de fichas se ciñe a una normas ya sea que se consigne la información en fichas textuales (directas) o no textuales (parafraseo). De todos modos, en la elaboración de fichas “no se trata de realizar un resumen del material utilizado, sino de trabajar conceptualmente el texto, permitiendo aumentar el campo de preguntas personales sobre cada tema tratado, ubicar al autor respecto de otros colegas, y de posicionarse críticamente ante diferentes posturas teóricas y metodológicas”.

Como puede verse, estas competencias no se consiguen sino con un programa de formación interdisciplinar, que va más allá de relacionar disciplinas. Más bien convendría hablar de formación transversal que abarca el aprendizaje de conocimientos y el empleo de tecnologías de orden interdisciplinar, pluridisciplinar, multidisciplinar y transdisciplinar en la empresa. Para hacer claridad se definen brevemente estos conceptos:

Disciplinar es la función de la disciplina Interdisciplinar es la relación entre disciplinas Multidisciplinar es la integración (o encuentro) de múltiples disciplinas Transdisciplinar es la transferencia de una disciplina a otra Pluridisciplinar es el abordaje por distintas disciplinas

Cuando se habla de investigación se pone de presente los distintos métodos con los cuales se investiga en un campo o en una perspectiva determinada. Trátese de investigación básica que realiza la academia o investigación aplicada que implementa la empresa con suficientes recursos y personal capacitado, en algún momento, de acuerdo a los problemas, necesidades u oportunidades del entorno, es preciso hacer una elección metodológica. Perspectivas como la finalidad, el propósito, el resultado a corto plazo, la cobertura, la viabilidad, la fiabilidad, la validez, etc., determinan el alcance de la investigación documental y el papel de los investigadores en la transversalidad de sus competencias para emprender mejoras o innovar respecto del sistema de información.

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En la siguiente figura se presentan las principales variantes metodológicas de investigación, resultado de una matriz que relaciona dos dimensiones, el tipo de investigación y el diseño. La primera alude al tipo de investigación en el sentido de niveles o alternativas frente al objeto y el segundo tiene que ver con el diseño o manejo que se hace de las categorías o variables en el tiempo de duración de la investigación. Por limitantes económicos el diseño suele ser transeccional (un solo abordaje al estado del objeto) antes que longitudinal (varios abordajes que registran los cambios en el objeto). El estudio analítico-descriptivo tiene a ocuparse de fenómenos nuevos que consultan la opinión de los informantes con un tratamiento cualitativo de la información, mientras que el estudio explicativo indaga en la causas del fenómeno requiriendo un análisis cuantitativo de la información y el propositivo modela o experimenta soluciones a través de un procesamiento cuanti-cualitativo de la información, en varios momentos (diseño longitudinal).

12. ACOMPAÑAMIENTO AL PROCESO DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

El documento es producto del proceso investigativo, por lo que la empresa debe contar con un personal competente para gestionar simultáneamente la investigación y la documentación. La propuesta que se hace a la empresa consiste justamente en formar las competencias de su personal para que pueda realizar eficazmente esta tarea, asumiendo la gestión documental como proyecto de investigación, sin necesidad de tener una unidad o área de I&D.

La pregunta por hacerse en la empresa es ¿cómo proceso información?, en lugar de ¿dónde está la información? en una perspectiva metodológica. Por tanto, el propósito no puede ser consultar, copiar y pegar información sino implementar proyectos de investigación documental que supongan el procesamiento sistemático. La finalidad es documentar el proceso de producción de información, conocimiento y tecnología en desarrollo del proyecto de investigación.

En el desarrollo del proyecto de investigación documental la información se transforma en conocimiento. El concepto de documento deja de ser el objeto o producto para verse como una virtualidad, como una fuente de consulta para el procesamiento continuo. El objetivo es contar en la empresa con una fuente de información robusta, como un valor o activo que marque la diferencia. El servidor es Internet, de otro modo se tiene la opción, cuando la empresa es pequeña, de guardar la información en el disco duro del computador, en archivos, carpetas y subcarpetas, o cuando el negocio es más o menos grande en memorias creadas para almacenar importantes volúmenes de información. La pregunta entonces es consecutiva ¿qué información necesito, cómo la obtengo y qué hago con ella? La actividad de crear, guardar y extraer es parte del procesamiento de información que debe aprender todo colaborador de la organización.

La claridad sobre la misión y los planes estratégicos de la organización es importante para saber qué hacer al respecto. ¿Nos limitamos a la consulta de documentos para acceder a información y conocimiento o realizamos investigación documental con el propósito de producir documentos como activo valioso o capital intelectual? En general, ambas actividades son complementarias, por cuanto no se concibe una investigación documental que pase por alto la existencia del recurso documental.

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En esta propuesta se habla de investigación documental en el sentido de producir documentos. En la cadena de producción de documentos existen varios eslabones que se resumen como: fuente, recolección de insumos, análisis e interpretación, transformación, almacenamiento, recuperación, utilización, socialización, fuente (si se quiere ver como un ciclo productivo). En relación con el problema planteado de la calidad de la información necesaria para la empresa habrá que consultar fuentes de información confiables para producir documentos de calidad y la forma más eficiente de hacerlo es con la implementación del proyecto de investigación documental.

La investigación documental encuentra una serie de dificultades en su implementación. En el orden metodológico, las técnicas de análisis de documentos han recorrido un largo camino para perfeccionarse a fin de obtener la confiabilidad y validez necesaria, como se espera de toda técnica que pretenda ocuparse objetivamente de los fenómenos de la realidad. Por otra parte, surge el problema de la imposibilidad de conocer con certeza sobre la originalidad de los documentos utilizados como fuente de información. Esta incertidumbre puede descalificar los resultados de la investigación, así como la investigación misma.

También suelen presentarse problemas en el modelo conceptual, las técnicas de análisis e interpretación, la codificación, la indexación, etc., a lo largo de la cadena productiva.

Es necesario reforzar las competencias de los gestores en investigación y documentación, la modalidad de gestión por proyectos, el equipamiento y dotación, la capacidad del sistema de información y documentación, la alineación a la estrategia de la organización (quizás lo primero y más importante).

En la siguiente figura se aprecia el recorrido de un proyecto de investigación documental que tiene como propósito no sólo producir documentos sino también conocimientos. Para ello se consideran las tres fases del proceso de investigación, sostenidas por el módulo formativo representado en el acompañamiento de especialistas en investigación documental, la bitácora del participante donde anota todo lo que considere significativo y el programa de exposición de los participantes sobre los procesos y productos generados.

Cada fase consta de cuatro actividades esenciales en un proyecto de investigación documental y cada actividad se desagrega en muchas tareas que han sido sugeridas anteriormente, como la identificación de la fuente de información, la elaboración de fichas o la entrada de datos al computador, la creación de campos, el análisis y la interpretación, la creación de archivos y la indexación, entre otros.

13. FASES DE LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

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Estado del arte Procesamiento Evaluación

Acompañamiento tutorialBitácora

Exposición de procesos-productos

Fase 1Diseño

Fase 2Intervención

Fase 3Informes

Necesidad identificada

Recolección de información

Elaboración de informes

Alineación con estrategia

Documentación Valoración socioeconómica

Metodología de intervención

Sistema de información

Socialización


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TEMA 2 – ANALISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

1. ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SGDE

Las fases de análisis y diseño son genéricamente las siguientes:

a) Toma de Datos

La Toma de Datos consiste en una serie de:

inspecciones oculares, recuentos y muestreos en los fondos documentales y archivos en cualquier soporte (papel, microfilm, magnético, óptico, etc.).

entrevistas a Usuarios y Responsables en cuanto a sus necesidades y expec-tativas en relación con la situación documental de partida y el SGED a implantar.

Para ello, se utilizarán los Guiones para Toma de Datos que se adaptan al caso concreto de cada Entidad.

El personal directivo y responsables técnicos de Organización, Informática, Servicios Generales, Archivo, facilitarán datos y opiniones respecto al SGED global a implantar y criterios generales sobre:

Objetivos a cubrir por el Sistema y Problemas a resolver.

Opciones tecnológicas y funcionales a adoptar para el SGED en cuanto a configuración y soportes.

Niveles de confidencialidad y acceso a la documentación. Vigencia de la documentación. Periodos de Conservación y Lugar de Custodia de la documentación. Recursos Humanos y Dotaciones a adscribir al Sistema. Sugerencias.

En tanto que los usuarios, técnicos o administrativos que generalmente manejan los documentos, en entrevista minuciosa, facilitarán datos relacionados con las Series documentales que les afectan, del tipo:

Funcionales y Organizativos. Cuantitativos. Necesidades de información. Problemas o sugerencias, etc.

b) Análisis de la Situación Documental de Partida y Diagnóstico

Se centrará en aquellas variables y parámetros necesarios para diseño conceptual del SGED a implantar.

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Ámbito orgánico, espacial y geográfico de la Entidad, a cubrir por el SGED (toda la Entidad, uno o varios departamentos centrales, zonas o territorios, sucursales, instancias periféricas, etc.).

Ámbito funcional o procesos de trabajo de la Entidad afectados por el SGED (funciones de almacenamiento, recuperación y gestiones varias con documentos en cada proceso): Visión de conjunto.

c) Documentación e información a tratar.

Se concretarán las series y los tipos documentales que se prejuzga susceptibles de digitalización o tratamiento alternativo.

Panorama de acciones, autorizaciones, cotejos, validaciones, etc., asociados a los expedientes, dossiers o tipos documentales de cada Serie.

Clases de documentos (alfanuméricos, imágenes, sonoros, audiovisuales, en sus respectivos soportes papel, microfilm, magnético u óptico).

Especificación por grupos de series o por serie, en su caso.

Formatos, calidad de imagen, en su caso, calidad audio y vídeo en su caso.

Criterios de clasificación y codificación de los mismos. A nivel general de cada fondo documental y por serie o grupos de series.

Descripción, fichas descriptivas existentes y en qué soporte.

Tipos de búsquedas. Índices o herramientas auxiliares para la búsqueda, glosarios, thesaurus, descriptores, en su caso.

Tablas de elementos que se consultan en la Entidad, (callejero, guías, organigrama, etc.)

Criterios de ordenamiento topográfico y codificación de los mismos.

Criterios en cuanto a periodos de conservación y lugar de custodia.

Criterios generales por cada fondo y por serie o grupos de series documentales.

Criterios en cuanto a plazos de acceso a la documentación.

Niveles de constitución de depósitos documentales en función de su grado de actividad (activos, semiactivos, pasivos, históricos).

Registro de Entrada / Salida existentes, mecanizados o no.

Red de usuarios con indicación de frecuencia y tipo de consultas, procedimientos de consulta, transferencias de documentación y otras gestiones.

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Usuarios: niveles de autorización para acceso a documentos y para funciones a desarrollar con los mismos.

Tiempos de trabajo invertidos en tareas de explotación de la documentación: análisis, clasificación, descripción, ordenamiento, reproducción, etc., determinando las cargas de trabajo en cada tarea y los posibles "cuellos de botella" existentes.

d) Especificación de series documentales con importante peso específico en consumo de tiempo de trabajo.

Entorno informático: (arquitectura hard/soft, redes, servidores, puestos de trabajo, gestores de bases de datos.). Herramientas informáticas utilizadas para trabajo en grupo, para acceso a Internet y en la gestión documental, en su caso. Entorno ofimático disponible (proceso de textos, hoja de cálculo, base de datos, proceso de imagen, etc.).

Volumen y superficie ocupados y destinados al fondo documental actual, en cualquier soporte.

Prioridades fijadas por la Entidad y que condicionan la solución técnica: economía, integridad del fondo, reducción de tiempos de trabajo, espacio limitado, tiempos de respuesta a usuarios, seguridad, etc.

Diagnóstico sobre la situación de partida. Aspectos a mantener o a modificar e innovaciones a introducir.

Opciones Funcionales y Tecnológicas para Tratamiento de los Archivos considerados: Se formularán una o varias hipótesis de trabajo que afectan a la confi-guración del SGED en base al análisis previamente realizado

Estas hipótesis estarán sujetas a revisión, a cada paso de avance del diseño (retroacción). Por ejemplo:

¿Implantar un SGED centralizado para toda la Entidad con una red de distribución de datos y documentos, en área local y/o remota?

¿Tomar como base un SGED departamental susceptible de ampliaciones modulares a otros Departamentos o Áreas?

¿Gestionar de forma centralizada en un mismo Sistema documentos de tamaño "pequeño" (A4 o A3) y planos o documentos (>A3) o bien implantar un Sistema específico para estos últimos?.

¿Qué series, fracciones de serie y/o tipos documentales justifican su digitalización y cuáles no? ¿Qué panorama de conjunto cuantitativo y cualitativo presenta la documentación a tratar?

¿Se justifica, previamente a la digitalización, un expurgo global de fracciones enteras de determinadas series documentales e incluso un expurgo minucioso de determinados tipos documentales o bien no resulta rentable?

¿Se justifica, además de la digitalización de documentos, el ampliar la descripción de parte de las series documentales o el realizar una descripción más minuciosa a nivel de expediente o documento?

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¿Se justifica una integración de las aplicaciones informáticas de almacenamiento y recuperación de información documental en el SGED? ¿Existen o existirán aplicaciones OCR a integrar?

¿Se justifica el implementar una aplicación que además de las funcionalidades habituales en GED garantice la gestión de Archivos en todos sus módulos (ingresos, préstamos, expurgos, transferencias, espacio, etc.)?

¿Debe garantizarse la conexión lógica entre el SGED y las aplicaciones preexistentes de Gestión de Expedientes, de Registro E/S, de COLD, etc.?

¿Existe o va a implantarse en el futuro una aplicación informática de1 'Work Flow'' con la que integrar el SGED?

2. OPCIONES TECNOLÓGICAS PARA EL SGED

En cuanto a las opciones tecnológicas para el SGED, suelen quedar acotadas en tratamiento de datos y a veces en tratamiento de imagen y sonido por el entorno informático ya implantado en la Entidad: Redes de área local o extensa, servidores de todo tipo, sistemas operativos, bases de datos corporativas, aplicaciones para trabajo en grupo, para búsquedas en Internet, etc.

Así pues, queda por definir en lo esencial la opción en cuanto a soportes documentales y sistemas en los que se utiliza cada uno de ellos.

Se considerarán aquí los cuatro tipos de soportes básicos: papel, microfilm, y especialmente los magnéticos y ópticos para documentos electrónicos.

La diversidad de soportes utilizables en un SGED es muy amplia, especialmente en lo relativo a soportes ópticos.

La utilización de soportes por tipo de archivo y serie documental, por grupos de series o por fracciones específicas de serie, se evaluará en función de los datos cualitativos y cuantitativos de situación de partida de la documentación y de las siguientes variables relativas a cada soporte documental:

Densidad de almacenamiento de la documentación. Posibilidad de grabación única no borrable de documento terminado (edición), de

grabación única no borrable con incremento opcional de información (archivo) y de soportes borrables y regrabables.

Perdurabilidad de la información registrada en cada soporte y en sus duplicados. Condiciones ambientales de conservación.

Normalización de hecho y/o derecho, en cuanto a: Tamaños y formatos. Materiales. Criterios de distribución en cada soporte de la información y control sobre la

misma. Sistema de recuperación de documentación y de información registrada por tipo de

soporte. Integridad de la documentación y de la información registrada que cada soporte

garantiza. Capacidad de transmisión a distancia de documentación/información por cada

soporte y sistema asociado. Costes de soporte y sistema asociado por:

o Tiempos de trabajo.o Espacio destinado.

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o Sistemas de seguridad.o Inversiones y Gasto anual de mantenimiento y explotación.

Entorno legal de cada soporte:

Requisitos para la adjudicación de valor legal a información en cada soporte. Situación actual y expectativa. Se contemplarán especialmente soluciones basadas en la coexistencia de

soportes en un sistema coherente. Diseño de Aplicaciones Se definirán las características esenciales de cada Aplicación de tratamiento de

documentos y datos por cada serie documental o grupos de series.

Unidades documentales a gestionar

Se debe especificar qué unidad documental generará una descripción o registro informático recuperable: expediente, dossier, documento tipo, página, etc. Se especificarán los casos en que se deban gestionar simultáneamente distintas uni-dades (documento, expediente, etc).

Se concretará la denominación oficial y el código de identidad de cada unidad documental.

Red de usuarios: Se caracterizará y cuantificará la red de usuarios internos y externos, su dis-

tribución espacial y funcional. Los Criterios de Clasificación son: Del más general al más específico. Cuadros de Clasificación, en su caso, y otros instrumentos auxiliares. Cantidad de documentos a tratar, especificando el número de unidades

documentales y el número de páginas para el fondo documental acumulado hasta el presente y para el incremento anual de dicho fondo.Obviamente, los SGED deben ser dimensionados para poder tratar holgadamente el incremento anual de documentos y las puntas de trabajo que se produzcan (y no en función del fondo histórico acumulado que se tratará con recursos complementarios, ya sean propios de la Entidad o ajenos a la misma).

Cantidad de documentos a expurgar física o lógicamente, según el soporte. Periodo de volcado de documentación en nuevo soporte. Normalmente, el

incremento vegetativo se va volcando cotidianamente. Sin embargo, el tratamiento del fondo acumulado puede requerir, en función del plazo en que se programe, un redimensionamiento del Sistema o una ayuda transitoria de una Compañía de Servicios de escaneo, grabación de datos, etc... o lo que proceda.

¿Qué hacer con los documentos en papel ya digitalizados?

En función de su valor legal, histórico u operativo, pueden ser llevados a un archivo histórico o de seguridad con bajo coste de custodia o, en su caso, destruidos. En cualquier caso, es posible un ahorro significativo de espacio y superficie, con su repercusión en costes.

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3. REQUISITOS DEL SGED EXIGIDOS POR LA APLICACIÓN

El Diseño de Aplicaciones permite suministrar algunos puntos de referencia útiles para definir requisitos funcionales y técnicos del SGED a implantar:

Acceso a Red de Área Local y Comunicaciones. Carga de datos, imágenes o información audiovisual a soportar por las redes.

Configuración y requisitos planteados por el funcionamiento del SGED. Caracterización de puestos de trabajo. Los terminales imagen de tipo pantalla (tamaño, resolución, etc.). Los terminales imagen de tipo impresora (tamaño, resolución, velocidad, etc.). Los periféricos para información audiovisual (cámaras, micrófonos, proyectores,

altavoces, pantallas, etc.). Tiempos de trabajo/año y cargas del SGED.

Se debe concretar al número de unidades documentales a tratar y el tiempo de trabajo orientativo para las siguientes tareas: análisis, descripción y codificación de documentos. Indización de documentos en ordenador. Escaneo o tratamiento audio/vídeo en su caso, control de calidad y validación de indización. Búsquedas y actualización de documentos. Expurgos lógicos y físicos a realizar. Administración y gestión general de bases de datos y de documentos. otras tareas.

Se calculará así el tiempo total anual de explotación y mantenimiento del SGED lo que permitirá estimar los recursos humanos necesarios.

4. SUPERFICIE Y ESPACIO A DESTINAR AL SGED

Consideraciones sobre el Software de Aplicación del SGED en gestión de datos y de documentos

Una especificación de todas las funcionalidades que debería tener un buen software GED requeriría por sí sola todo el espacio de esta ponencia. Cabe mencionar que debe cubrir los requisitos derivados del análisis y diseño anteriores y, especialmente, debe considerarse al menos si:

¿Está la Aplicación basada en estándares del mercado o es una aplicación "propietaria"?

¿Es fácil de integrar con el entorno informático de la Entidad: sistemas operativos, redes, comunicaciones, aplicación de trabajo en grupo, base de datos corporativa, etc.?

¿Es fácil de integrar con la gestión de Registros E/S, con la gestión de Archivos, con la gestión de Expedientes y con las demás Aplicaciones de gestión? ¿Permite acceder a Internet?

¿Soporta objetos de todo tipo: imágenes, datos y textos alfanuméricos, vídeo, sonido?

¿Dispone de un generador de tantas fichas descriptivas (bases de datos) como se necesiten?

¿Dispone de recursos de búsqueda potentes y permite combinar argumentos de búsqueda relacionales y documentales?

¿Permite visualizar e imprimir sin llamar a la aplicación? ¿Permite controlar versiones y actualización de documentos?

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¿Dispone de una gestión de usuarios potente con funciones y niveles de autorización, búsquedas por perfiles y predefinidas por usuario, etc...?

¿Dispone de herramientas de desarrollo adecuadas y potentes?

Referencias sobre aspectos cualitativos del SGED:

Seguridad y confidencialidad. Integridad de la documentación. Perdurabilidad de la información grabada. Margen de error en la grabación. Trabajo en ambiente normal de oficina. Eficacia en búsquedas. Rentabilidad funcional. Pertinencia en las búsquedas. Seguridad. Confidencialidad. Condiciones de legalidad.

Evaluación económica del sistema a implantar, considerando al menos los siguientes conceptos:

Inversión a realizar en el SGED y en tratamiento documental:

Subsistema de datos Subsistema de documentos Integración con aplicaciones y entorno informáticos Tiempo a invertir en Implantación y Puesta en Marcha (descripción, indización,

escaneo o tratamiento audiovisual, pruebas, formación, etc.).

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UNIDAD III POLITICAS Y PROCESOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

TEMA 1 – POLITICAS GRUPO

CONTENIDOS OBJETIVO DE LA UNIDAD

OBJETIVOS TEMATICOS

TEMA 1.

1. Políticas contable y de operación.

1.2 Normas de operación.

1.3 Manuales de políticas de grupo.

TEMA 2.

2. Estructuración y organización de procesos contables.

Generar políticas y normativas las cuales cuenten con una semántica de información, para realizar un adecuado proceso creativo siguiendo una serie de recomendaciones heurísticas que nos ayuden en el diseño de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

TEMA 1: Definir y establecer políticas y normas de grupo para el sistema de gestión documental.

TEMA 2: Estructurar y sistematizar la información de utilidad para la toma de decisiones, mediante procesos de sistemas contables.

1. INTRODUCCIÓ

N.

Las políticas de grupo de Directorio Activo, nos permiten controlar y limitar el comportamiento de los usuarios al acceder los recursos los equipos y la red con el fin de llegar a administrar adecuadamente el medio de acceso a la información de la empresa, mediante el establecimiento de los tipos de usuarios que accederán a dicha información..

Las políticas de grupo se definen en dos secciones: la primera que modifica la configuración de clientes o servidores y la segunda que configura el ambiente para los usuarios.

La sección “Computer Configuration” permite configurar entre otras cosas los “security settings” de los equipos, esto incluye: Account policies (password policy y account lockout policy), Local Policies (audit policy, user rights y security options), Event Log, System Services, configuración del registry y File System, etc. Adicionalmente permite la

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MATERIALESY MEDIOS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Pizarra. Grupos de

aprendizaje cooperativo.

Practicas de laboratorio.

Foros de discusión.

Lectura 1: Orientada políticas y normas de grupo del SGED. Laboratorio 1: Orientado a la estructuración políticas de

grupo. Laboratorio 2: Orientado al empleo de los diferentes modelos

de los subsistemas contables como herramienta para modelado de datos en contabilidad.


configuración de ciertas funciones de diferentes productos, así como el poder el poder publicar aplicaciones para su instalación. Esta parte de la política se aplica por equipo en el momento que este inicia e inicia su sesión de red (Netlogon).

La sección de “User Configuration” permite configurar diferentes aspectos del ambiente de Windows, tales como acceso al control panel, o la configuración de red, instalación de software, configuración del escritorio (fondo, protector de pantalla, etc.), configuración del Internet Explorer, las opciones disponibles en los menús, etc. Esta parte de la política se aplica por usuario, al momento en que este se firma en una computadora con su cuenta y contraseña del dominio.

Las políticas de grupo pueden definirse a nivel Sitio (Site), a nivel Dominio y a nivel Unidad Organizacional (OU). Las políticas a nivel dominio afectan a todos objetos (usuarios y/o equipos) dentro de un dominio. Las políticas a nivel OU afectan solo a los usuarios y/o equipos que se encuentren contenidos en dicha OU. Las OU’s pueden estar anidadas, las políticas se heredan hacia los niveles inferiores de OU’s. En estos casos si existe la misma política definida en múltiples niveles se aplica la política más cercana a los objetos, a menos de que explícitamente especifique lo contrario. No se recomienda utilizar políticas a nivel de sitios, a menos de que sea totalmente indispensable, ya que en un sitio donde existan múltiples dominios puede degradar el proceso de firma (logon) del usuario.

Al definir políticas a diferentes niveles hay que tener en cuenta que a un usuario o equipo le son aplicadas todas estas políticas. Un numero grande de políticas de grupo, que apliquen a un usuario, pueden degradar de forma significativa el proceso de firma (logon) del usuario a la red.

Es posible filtrar las políticas de grupo por Grupo de Seguridad de Windows 2000/XP, aplicando la política solo al grupo de usuarios definido y evitando el tiempo de proceso a los otros usuarios.

2. OBJETOS DE POLÍTICA DE GRUPO

En cada sistema Windows 2000, forme parte o no de un dominio, existe una política local que el administrador puede editar según su criterio para ajustar el comportamiento de dicho equipo. Lógicamente, cuando hay muchos equipos que administrar, resultaría incómodo tener que establecer este comportamiento uno por uno. Por este motivo, las políticas de grupo se han integrado dentro de la administración del Directorio Activo como una herramienta de configuración centralizada en dominios Windows 2000.

En concreto, las políticas se especifican mediante objetos de directorio denominados Objetos de Política de Grupo (Group Policy Objects), o simplemente GPOs. Un GPO es un objeto que incluye como atributos cada una de las políticas (también denominadas directivas) que puede establecerse en Windows 2000 para equipos y usuarios. Los GPOs se crean y posteriormente se vinculan a distintos contenedores del Directorio Activo (sitios, dominios y unidades organizativas), de forma que los usuarios y equipos que se ubican dentro de estos contenedores reciben los parámetros de configuración establecidos en dichos GPOs. De esta forma, y utilizando sólo el Directorio Activo, cada equipo y cada usuario del dominio puede recibir una configuración apropiada según el tipo de tarea que debe desempeñar.

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Dentro de cada GPO, las políticas se organizan jerárquicamente en un árbol temático que permite una distribución lógica de las mismas Herramienta de configuración de un GPO. En este árbol de políticas existen dos nodos principales, justo por debajo del nodo raíz, que separan las configuraciones para equipos y para usuarios:

a) La configuración del equipo agrupan todos aquellos parámetros de configuración que pueden establecerse a nivel de equipo. Cuando un GPO afecta a un equipo, todas aquellas políticas de equipo del GPO que el administrador haya configurado se aplicarán al equipo cada vez que se inicie.

b) Las configuraciones de usuario agrupan los parámetros de configuración que pueden establecerse a nivel de usuario. Cuando un GPO afecta a un usuario, todas aquellas políticas de usuario del GPO que el administrador haya configurado se aplicarán cuando dicho usuario inicie una sesión local (en cualquier equipo del dominio).

Además de esa aplicación inicial de las políticas (en el inicio de los equipos y en el inicio de sesión de los usuarios), éstas se reevalúan automáticamente bajo demanda del administrador y, además, de forma periódica. Por defecto, la reevaluación periódica se produce cada 90 minutos, con un retraso aleatorio de hasta 30 minutos.

Por último, en cada GPO, el administrador puede deshabilitar selectivamente las políticas de equipo y/o de usuario, lo cual evita que se procesen y puedan aplicarse. Esto resulta útil en aquellos casos en los que en un GPO sólo se configuran políticas de uno de ambos tipos. Supongamos, por ejemplo, que en un GPO se han configurado únicamente ciertas políticas de equipo (y ninguna de usuario). Si el administrador no deshabilita la parte de políticas de usuario, el sistema las seguirá procesando (aunque no las aplicará, al no estar configuradas) para cada usuario al que afecte la GPO, con el consiguiente retraso (no útil) en el inicio de sesión de dicho usuario.

3. APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE GRUPO

A partir de lo expuesto en el apartado anterior, se puede deducir lo siguiente respecto a cómo se aplican las políticas de grupo:

Un mismo GPO puede contener indistintamente parámetros o políticas) de configuración que deben aplicarse a equipo y a usuarios.

Cada GPO se vincula a un contenedor del directorio activo (un sitio, un dominio o una unidad organizativa), afectando implícitamente a todos los objetos que residen en él:

o Los equipos se verán afectados por las políticas de equipo del GPO. o Los usuarios se verán afectados por las políticas de usuario del GPO. o Los sub-contenedores heredarán el GPO completo.

Es decir, los GPOs vinculados a un sitio son heredados por su dominio. Estos GPOs, más los vinculados al dominio, son heredados por las unidades organizativas de primer nivel establecidas en el dominio. Todos ellos, más los vinculados a estas unidades organizativas, son heredados por las unidades de segundo nivel ubicadas dentro de aquellas, y así sucesivamente.

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Existe una relación "muchos a muchos" entre contenedores y GPOs: un mismo GPO puede vincularse a múltiples contenedores y un contenedor puede tener vinculados múltiples GPOs.

En resumen, las políticas de grupo son heredables y acumulativas. Eso quiere decir que, desde el punto de vista de un equipo o de un usuario concretos, la lista de GPOs que les afecta depende de su ubicación en Directorio Activo: esta lista incluye todos los GPOs vinculados a los contenedores por los que hay que pasar para llegar desde el sitio (y dominio) hasta la unidad organizativa concreta donde ese equipo o usuario se ubica.

Puesto que cada GPO incorpora los mismos (posibles) parámetros de configuración, es posible que se produzcan conflictos entre los distintos GPOs que afectan a un usuario/equipo. Resulta necesario que exista un orden de aplicación concreto y conocido, de forma que se sepa finalmente qué politica(s) afectarán a cada usuario y equipo. Este orden es el siguiente:

a) Se aplica la política de grupo local del equipo (denominada Local Group Policy Object, o LGPO).

b) Se aplican los GPOs vinculados a sitios. c) Se aplican los GPOs vinculados a dominios. d) Se aplican los GPOs vinculados a unidades organizativas de primer nivel. En su

caso, posteriormente se aplicarían GPOs vinculadas a unidades de segundo nivel, de tercer nivel, etc.

Este orden de aplicación decide la prioridad entre las GPOs, puesto que una política que se aplica más tarde prevalece sobre otras establecidas anteriormente (las sobreescribe). De forma análoga a lo establecido para permisos en el sistema de archivos NTFS, podríamos decir que las políticas explícitas de un contenedor tienen prioridad (se aplican más tarde) sobre las políticas heredadas de contenedores superiores. Este comportamiento puede ser refinado mediante dos parámetros que pueden activarse independientemente sobre cada GPO:

a) No reemplazar (No override). Si una GPO tiene este parámetro activado, sus políticas no pueden ser sobrescritas por GPOs que se apliquen más tarde.

b) Bloquear herencia de directivas (Block policy inheritance). Cuando un GPO con este parámetro activado se vincula a un contenedor, se desactiva la herencia de las políticas establecidas en contenedores superiores, excepto aquellas que corresponden a GPOs con el parámetro "No reemplazar".

El comportamiento que se acaba de describir afecta a todos los equipos y a todos los usuarios del dominio en función, exclusivamente, de su ubicación dentro del Directorio Activo. En el caso de las políticas de usuario, este comportamiento y la propia administración de las GPOs puede refinarse aún más utilizando grupos de seguridad.

4. POLÍTICAS DE GRUPO Y GRUPOS DE SEGURIDAD

Como todos los objetos del Directorio Activo, los GPOs poseen listas de control de acceso (o DACLs). En general, estas DACLs establecen qué usuarios y grupos pueden leer, escribir, administrar, etc., dichos objetos. En el caso concreto de los GPOs, esta

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asociación de permisos a grupos de usuarios (o grupos de seguridad) permite filtrar el ámbito de aplicación de un GPO y delegar su administración.

5. FILTRAR EL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE UN GPO

Uno de los permisos de cada GPO es "Aplicar directiva de grupos" (o, simplemente, Aplicar). Por defecto, este permiso lo tienen concedido el grupo Usuarios autentificados, que incluye en la práctica a todos los usuarios del dominio. Por tanto, la política afecta a todos los usuarios cuyas cuentas se ubiquen dentro del contenedor al que se vincula la GPO.

Si este comportamiento no es el que se desea, se puede eliminar este permiso y concederlo a otro(s) grupo(s) más restringidos, o bien mantener este permiso y añadir permisos negativos a otros grupos. Hay que tener en cuenta varias cosas a este respecto:

Si denegamos el permiso Aplicar a un grupo, impediremos que sus políticas afecten a cualquiera de sus miembros, aunque pertenezca a otros grupos que tengan este permiso concedido.

El permiso Aplicar debe asignarse conjuntamente con el permiso Leer, ya que si no, el GPO no se aplica al grupo correspondiente. Si asignamos Aplicar a grupos más restringidos que el de Usuarios Autentificados, es recomendable que hagamos lo mismo con el permiso Leer, puesto que el GPO se procesa para todos los usuarios que poseen este permiso, aunque sólo se aplica a los que poseen además el Aplicar.

Existe un caso en el que no se puede seguir esta recomendación: si la política no debe aplicarse al grupo de administradores, éstos no deben tener concedido el permiso Aplicar. Sin embargo, no es posible eliminar el permiso Leer a estos usuarios porque entonces no podrían administrar el GPO.

6. DELEGAR LA ADMINISTRACIÓN DE UN GPO

Cualquier usuario o grupo que tenga concedido el permiso de Control Total sobre un GPO puede administrarlo. Por defecto, en este caso se encuentran:

el grupo Administración de Empresas, el grupo Administradores del Dominio, el creador del GPO (Creator Owner), y el sistema (System).

A pesar de que estos grupos no tienen concedido el permiso "Aplicar a", los administradores también reciben por defecto la política, puesto que forman parte del grupo Usuarios Autentificados.

Es posible delegar la administración de GPOs a otros usuarios y grupos. En realidad, la administración de un GPO consta de dos actividades distintas y complementarias, que pueden delegarse independientemente:

a) Creación de un GPO. La creación de un GPO es una actividad previa (e independiente) a su vinculación a un contenedor del directorio. Únicamente los administradores de empresa y dominio y aquellos usuarios o grupos miembros del

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grupo Group Policy Creator Owners pueden crear nuevos objetos de este tipo. Por tanto, el administrador puede delegar esta acción haciendo que un cierto usuario o grupo pertenezca a este grupo de creadores de GPOs.

b) Vinculación de un GPO a un contenedor. Esta acción se controla mediante permisos específicos del contenedor (sitio, dominio o unidad organizativa), y puede delegarse mediante una de las tareas de delegación predefinidas denominada Manage Group Policy links. El procedimiento para realizar este tipo de delegaciones se explicó en la Sección, Delegación de la administración.

7. PRINCIPALES POLÍTICAS INCLUIDAS EN UN GPO

Como se ha visto en previamente, cada GPO consta de un árbol de políticas, subdividido en su nivel más alto en dos subárboles denominados Configuración de equipo y Configuración de usuario. La jerarquía de políticas en cada uno de ellos se subdivide en tres grupos:

a) Configuración de Software (Software Settings). Contiene la configuración, bien del equipo o bien de usuario, de la instalación automática de software.

b) Configuración de Windows (Windows Settings). Contiene la configuración de ciertos parámetros de Windows, como parámetros de seguridad o scripts, para el equipo o para el usuario.

c) Plantillas Administrativas (Administrative Templates). Contiene las políticas y configuraciones que se guardan en el registro de Windows, para el equipo o para el usuario.

Es decir, en muchos casos, la misma política existe en ambos subárboles (equipo y usuario), aunque generalmente en cada caso con significados y parámetros distintos. Por ejemplo, bajo Configuración del Equipo--Configuración de Windows--Scripts podemos encontrar los scripts que deben ejecutarse cada vez que el equipo se inicia o detiene, mientras que bajo Configuración de Usuario--Configuración de Windows--Scripts se encuentran los scripts que deben ejecutarse cada vez que el usuario inicia o finaliza una sesión local.

A continuación se exponen los grupos de políticas más importantes que pueden configurarse mediante un GPO, independientemente de su ubicación concreta dentro de la jerarquía.

8. PLANTILLAS ADMINISTRATIVAS

Este grupo contiene todas las configuraciones de políticas basadas en el registro de Windows 2000, incluyendo aquellas que controlan el funcionamiento y apariencia del escritorio, de los componentes de Windows 2000 y de algunas aplicaciones que utilizan estas políticas.

Estas políticas han sido rediseñadas respecto a sus homólogas en Windows NT 4.0, que tenían un serio inconveniente: una vez se habían aplicado, su efecto era permanente porque modificaban los valores del registro en su ubicación original, perdiéndose el valor anterior. Por ello, al eliminar la política no se desactivaban y la única forma de hacerlo era estableciendo políticas contrarias o editando el registro manualmente. En Windows 2000, las políticas que afectan el registro se almacenan en un lugar del registro dedicado

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exclusivamente a las Políticas de Grupo. Esto significa que dejan de tener efecto (y se recupera el valor por defecto original del registro) si el GPO que las estableció deja de estar en uso. En la terminología de Windows 2000, las nuevas políticas se denominan políticas verdaderas (true policies), mientras que las que no cumplen con esta nueva filosofía se denominan preferencias (Group policy preferences), y su uso está claramente desaconsejado. Por defecto, todas las políticas que pueden seleccionarse bajo el apartado de Plantillas Administrativas de un GPO son verdaderas.

9. CONFIGURACIONES DE SEGURIDAD

En este apartado se encuentra la configuración de muchos de los aspectos de seguridad que pueden establecerse en un sistema Windows 2000.

En concreto, y centrándonos en los aspectos de seguridad a nivel de equipo, podemos destacar los siguientes (de entre muchos más):

a) Políticas de Cuentas. Se pueden configurar todos los aspectos sobre el plan de cuentas que se vieron en la Sección “Otras directivas de seguridad, tales como caducidad de contraseñas, bloqueo de cuentas, configuración de Kerberos, etc.

b) Políticas Locales. Bajo este apartado se encuentran las configuraciones que corresponden a la denominada "Directiva local" de la Sección“, Otras directivas de seguridad, es decir, la configuración de la auditoría, la asignación de derechos y privilegios de usuario y las opciones de seguridad.

c) Registro de Eventos. Aquí se controla el registro de eventos en los registros de aplicación, seguridad y sistema, que posteriormente pueden visualizarse con la herramienta Visor de Sucesos.

10. INSTALACIÓN DE SOFTWARE

Mediante este apartado se puede asignar y/o publicar aplicaciones a equipos o a usuarios en el dominio:

a) Asignar una aplicación significa que los usuarios que la necesitan la tienen disponible en su escritorio sin necesidad de que un administrador la instale. Cuando se asigna una aplicación a un usuario o equipo, se crea una entrada para ella en el menú de inicio y se configura el registro adecuadamente. La primera vez que el usuario ejecuta la aplicación, ésta es automáticamente instalada en el equipo cliente.

b) Publicar una aplicación a un equipo o usuario le da la oportunidad al usuario de instalar dicha aplicación bajo demanda (a voluntad), pero no se realiza ninguna acción automática en el equipo (no se modifica el menú de inicio ni el registro). La lista de aplicaciones publicadas para un usuario aparecen en el Panel de Control, bajo la herramienta de Añadir/Eliminar Programas, desde donde pueden ser instaladas.

11. GUIONES (SCRIPTS)

Bajo este apartado, se pueden asignar scripts a equipos o usuarios. En concreto, existen cuatro tipos de scripts principales:

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a) Inicio (equipo). Se ejecuta cada vez que el equipo arranca. b) Apagado (equipo). Se ejecuta cada vez que el equipo va a detenerse. c) Inicio de sesión (usuario). Se ejecuta cada vez que el usuario inicia una sesión

interactiva (local) en un equipo. d) Cierre de sesión (usuario). Se ejecuta cada vez que el usuario se finaliza una

sesión interactiva en un equipo.

En todos esos casos, los scripts pueden implementarse en cualquiera de los lenguajes que entiende el soporte de scripts independiente del lenguaje de Windows 2000, o Windows Scripting Host. Actualmente existe soporte para Visual Basic Scripting Edition, Java Script, PERL y los tradicionales archivos por lotes MS-DOS. Es posible que en el futuro se incluya soporte para otros lenguajes como Tcl-Tk o Python.

El comportamiento de los scripts puede perfilarse mediante algunas políticas que se sitúan en el apartado de Plantillas Administrativas. En la Tabla a continuación se muestran algunas que resulta útil conocer.

12. REDIRECCIÓN DE CARPETAS

Este grupo de políticas permite redirigir la ubicación local predefinida de ciertas carpetas particulares de cada usuario (como "Mis Documentos" o el menú de inicio) a otra ubicación, bien sea en la misma máquina o en una unidad de red.

Un ejemplo útil de redirección sería que la carpeta "Mis documentos" apuntara a un directorio personal de cada usuario en la red, como por ejemplo el recurso \\servidor\home\%username%. Esta aproximación resulta más últil que conectarle a dicho usuario ese recurso a una unidad de red, puesto que muchas aplicaciones abren automáticamente la carpeta "Mis documentos" para buscar los archivos personales de ese usuario. Para que dicha redirección funcione correctamente, es necesario que el usuario que recibe la redirección sea el propietario de la carpeta compartida.

13. RECOMENDACIONES DE USO

Todo administrador debería tener en cuenta una serie de reglas básicas que permiten simplificar el diseño y la administración de las Políticas de Grupo. A continuación se exponen las más relevantes:

Administración de GPOs. Un adecuado diseño de la administración y delegación de GPOs es crucial en empresas medianas y grandes, en las que generalmente los dominios se encuentran muy jerarquizados en unidades organizativas. Este diseño debe realizarse en función de la organización y el reparto de labores administrativas que exista en la empresa.

Separar usuarios y equipos en unidades organizativas diferentes. Esta decisión de diseño simplifica la aplicación de GPOs, ya que al diseñarlas sólo hay que tener en cuenta la configuración de usuarios o de equipos. Por otra parte, este diseño facilita que las labores de administrar equipos y administrar usuarios puedan repartirse entre grupos de administradores distintos. Finalmente, también es beneficioso respecto al

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tiempo dedicado a procesar las políticas de grupo, puesto que pueden deshabilitarse las políticas (de equipo o de usuario) que no se hayan configurado.

Organización homogénea de unidades organizativas. La organización de las unidades organizativas (primero geográfica y luego funcional, o al revés) debe partir de la organización de la empresa y debe ser consistente con ella. Si se sobrediseña esta estructura, resultará más difícil aplicar correctamente las políticas de grupo a equipos y usuarios.

Miniminzar los GPOs asociados a usuarios o equipos. El tiempo de inicio de un equipo y el tiempo de inicio de sesión de un usuario se incrementan conforme más GPOs se aplican a dicho equipo o usuario. Resulta por tanto más interesante intentar conseguir las configuraciones adecuadas con el menor número posible de GPOs.

Minimizar el uso de "No reemplazar" y de "Bloquear la herencia". Estas dos propiedades de un GPO resultan interesantes en ciertos escenarios, aunque su abuso puede complicar mucho la comprensión por parte del administrador de qué políticas están afectando realmente a equipos y usuarios. Lógicamente, esto dificulta la capacidad del administrador de resolver situaciones en las que el efecto de las políticas no es el desado.

Evitar asignaciones de GPOs entre dominios. Aunque es técnicamente posible vincular a un contenedor de un dominio un GPO creado en otro dominio, esta práctica está desaconsejada. El motivo es que los GPOs están almacenados en sus dominios respectivos y al utilizarlos desde otros dominios, el tiempo para su proceso se incrementa.

Utilizar el proceso Loopback sólo cuando sea necesario. Aunque esta opción queda fuera de los objetivos de este capítulo, se explicará brevemente a continuación. En algunas ocasiones muy concretas, puede resultar conveniente para ciertos equipos en un dominio que sólo se apliquen las políticas de equipo que les afecten. En otras palabras, conseguir que nunca se apliquen las políticas de usuario, independientemente del usuario que inicie una sesión local en dichos equipos. Esto puede conseguirse mediante la denominada Política de Grupo "de bucle inverso" o Loopback, que puede configurarse en la política Configuración del Equipo--Plantillas Administrativas--Sistema--Directivas de Grupo--Utilizar modo de proceso de bucle inverso de directivas de grupo.. Puesto que esta opción se aleja bastante del funcionamiento normal de las GPOs, se recomienda limitarlo a las ocasiones en que sea estrictamente necesario.

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TEMA 2 – ESTRUCTURACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES

1. ESTRUCTURACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES

Sabemos que un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas entre sí para alcanzar un objetivo común. El objetivo a alcanzar despende la organización. Una empresa privada tendrá por objetivo maximizar la rentabilidad y una empresa pública tendrá por objetivo prestar servicios como la educación, seguridad, justicia, etc. dependiendo de los fines para los que fue creada.

Una de las características de los sistemas es que contienen otros sistemas o subsistemas. Las organizaciones son sistemas que contienen otros subsistemas o sistemas tales como ventas, compras, personal, finanzas, producción, etc. que se relaciona de múltiples formas entre sí.

El sistema de información es aquel que transforma datos de entrada, los procesa, los almacena para su posterior uso y distribuye la información a los usuarios internos y externos de la organización. La información es el resultado del procesamiento de los datos.

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Los sistemas integrados presuponen la existencia de un hardware y software de base adecuados. Una sistema integrado tiene como prerrequisito que se disponga de la red que conecte los equipos de la organización para que la información fluya entre las distintas áreas funcionales.

2. Sistemas no integrados y Sistemas integrados de gestión

El sistema de información puede estar compuesto por varios subsistemas o módulos: ventas, compras, producción, logística, gestión de activos, personal, finanzas, contabilidad, etc. Las empresas con sistemas no integrados se ha dicho que padecen el síndrome de la Torre de Babel, debido a que cada módulo opera con independencia de los demás.

¿Cómo se vinculan los datos entre los módulos del sistema de información? Existen tres formas de vinculación:

a) Manualb) Interfasesc) Sistemas integrados

3. INGRESO DUPLICADO O MÚLTIPLE DE DATOS

Se reingresa manualmente la información en dos o más módulos del sistema. Con sentido del humor algunos autores dicen que un sistema no integrado es la mejor forma de perder tres clientes, porque en cada reingreso de los datos es posible cometer errores.

Si un cliente A pide un producto X se ingresa por primera vez en el módulo de Ventas, al reingresarlo en Producción es posible que por error se ordene fabricar el producto Y para entregar al cliente B y al volver a ingresarlo en Contabilidad se puede asentar erróneamente en la cuenta del cliente C.

La duplicación de datos es más costosa que el ingreso único de datos, demanda más tiempo y la información no está actualizada en todos los módulos.

4. CONTRADICCIONES ENTRE LOS DATOS

Es posible que existan contradicciones entre los datos, debido a que cada módulo codifica de distinta manera los clientes, productos, etc. y los trata como si se fueran clientes o productos diferentes.

Por ejemplo, la empresa suiza Nestlé encontró que compraban vainilla al mismo proveedor a 29 precios diferentes, porque cada sucursal lo codificaba diferente y no podían establecer comparaciones.

Una institución bancaria nacional para un mismo cliente tenía varios números según los productos con que contara cuenta corriente, caja ahorros, tarjetas de créditos, préstamos.

En el siguiente ejemplo se visualiza la duplicación del ingreso de los datos de la factura en el módulo de Ventas y en el de Contabilidad, se observa también que se guarda en dos bases de datos: ventas y contabilidad. Hasta que no se reingresa el lote de facturas al

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módulo de Contabilidad no se registra el asiento, por lo que si se emite un balance o un mayor de ventas o deudores por ventas, no van a incluir las facturas emitidas, que sí se han ingresado en el módulo de Ventas. Se han utilizando sólo dos módulos a los efectos de simplificar el esquema.

En el siguiente ejemplo se visualiza el ingreso de las facturas en el módulo de Ventas y la transferencia de los datos de un lote de facturas a la Contabilidad mediante el uso de un programa de interfase. Se observa la duplicación de los datos en las bases de Ventas y Contabilidad. Se utilizan sólo dos módulos a los efectos de simplificar el esquema.

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5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La vinculación de los módulos en un sistema integrado de gestión propiamente dicho es aquel donde los datos se ingresan una única vez al sistema y se guarda en un único almacenamiento al que acceden todos los módulos.

En un sistema integrado los módulos comparten archivos e intercambian datos entre sí. El archivo de mercadería recibe las altas del módulo compras y las bajas de los módulos de ventas, ambos utilizan para las transacciones e informes el mismo archivo, que refleja en todo momento el saldo del stock.

El sistema integrado permite ahorrar costos en la media que evita el reingreso de los datos en cada módulo, asegurando que todos los módulos manejan los mismos datos. Es clave que se verifique la calidad de los datos que se ingresan al sistema mediante el uso de validaciones de los datos.

Entre las desventajas de los SIG se puede destacar que debe estar de acuerdo con la operativa de la empresa si no puede fracasar. La interconexión de los sistemas de una empresa genera mayores riesgos, es posible que se diseminen con rapidez los virus, hay una mayor exposición a los ataques de hackers y crakers, así como resulta crítico el resguardo de los datos confidenciales que se ven expuestos al compartir la base de datos.

En el ejemplo se visualiza una factura que ingresa a la base de datos compartida del Sistema Integrado de Gestión y cómo es posible consultar los datos en tiempo real desde el módulo de Contabilidad. Se utilizan sólo dos módulos a los efectos de simplificar el esquema, pero una vez ingresada la factura al sistema pueden acceder a esta información otros módulos, por ejemplo compras para determinar las necesidades de

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reposición de la mercadería o cuentas a cobrar para emitir el estado de cuenta de los clientes.

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UNIDAD IV ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS CONTABLES



TEMA 1 Introducción a las BD contables

1. Introducción 2. Tipos de Bases de Datos3. Objetivos de los Sitemas de

Bases de Datos

TEMA 2 Introducción al análisis y diseño de BD contables

1. Modelo de datos Relacional2. Conceptos generales3. Esquema de Relación4. Algebra Relacional

TEMA 3 Administración de BD contables

1. SQL como lenguaje de consultas relacionales

2. Definición de datos en SQL3. Manipulación de datos en

SQL

Que el estudiante pueda diseñar y administrar una base de datos contable

TEMA 1

Conocer los diferentes tipos de bases de datos con el que el estudiante debe estar familiarizado

TEMA 2

Poder analizar una problemática del mundo real y diseñar modelos relacionales de bases de datos contables

TEMA 3

Poder crear y administrar un entorno de dase de datos contable




Lectura 1: SQL Server Lectura 2: ORACLE Lectura 3: Modelamiento de datos Lectura 4: Procedimientos y Flujos de información Práctica 1: Proyecto de curso Exposición grupal 1: Defensa del proyecto de curso.

TEMA 1 – INTRODUCCIÓN A LAS BD CONTABLES

1. INTRODUCCIÓN

Los sistemas de bases de datos están diseñados para gestionar grandes bloques de información, que implica tanto la definición de estructuras para el almacenamiento como de mecanismos para la gestión de la información.

Los inconvenientes de los sistemas de ficheros se pueden atribuir a dos factores:

La definición de los datos se encuentra codificada dentro de los programas de aplicación, en lugar de estar almacenada aparte y de forma independiente.

No hay control sobre el acceso y la manipulación de los datos más allá de lo impuesto por los programas de aplicación.

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Para trabajar de un modo más efectivo, surgieron las bases de datos y los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD).

Una base de datos es un conjunto de datos almacenados entre los que existen relaciones lógicas y ha sido diseñada para satisfacer los requerimientos de información de una empresa u organización. En una base de datos, además de los datos, también se almacena su descripción.

La base de datos es un gran almacén de datos que se define una sola vez y que se utiliza al mismo tiempo por muchos departamentos y usuarios. En lugar de trabajar con ficheros desconectados e información redundante, todos los datos se integran con una mínima cantidad de duplicidad. La base de datos no pertenece a un departamento, se comparte por toda la organización. Además, la base de datos no sólo contiene los datos de la organización, también almacena una descripción de dichos datos. Esta descripción es lo que se denomina metadatos, se almacena en el diccionario de datos o catálogo y es lo que permite que exista independencia de datos lógica-física.

El modelo seguido con los sistemas de bases de datos, en donde se separa la definición de los datos de los programas de aplicación, es muy similar al modelo que se sigue en la actualidad para el desarrollo de programas, en donde se da una definición interna de un objeto y una definición externa separada. Los usuarios del objeto sólo ven la definición externa y no se deben preocupar de cómo se define internamente el objeto y cómo funciona. Una ventaja de este modelo, conocido como abstracción de datos, es que se puede cambiar la definición interna de un objeto sin afectar a sus usuarios ya que la definición externa no se ve alterada. Del mismo modo, los sistemas de bases de datos separan la definición de la estructura de los datos, de los programas de aplicación y almacenan esta definición en la base de datos. Si se añaden nuevas estructuras de datos o se modifican las ya existentes, los programas de aplicación no se ven afectados ya que no dependen directamente de aquello que se ha modificado.

2. TIPOS DE BASES DE DATOS

Mencionaremos los diferentes tipos de bases de datos que existen en la actualidad.

2.1. Bases de Datos Analíticas

Bases de datos de solo lectura, utilizados primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se puedan utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

2.2. Bases de Datos Dinámicas

Son bases de datos orientadas a almacenar información que es modificada con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de operaciones fundamentales de consulta

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2.3. Bases de Datos Jerárquicas

Bases de datos que almacenan su información en una estructura jerárquica. Esta estructura de datos se organiza en una forma similar a un árbol, en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

2.4. Bases de Datos de Red

Este es un modelo ligeramente distinto del jerárquico, su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres.

Este modelo ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores mas que por usuarios finales.

2.5. Base de Datos Relacionales

Es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental es el uso de relaciones. Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjunto de datos llamados tuplas. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas y campos (las columnas de una tabla).

2.6. Bases de Datos Orientadas a Objetos

Este modelo trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento), incorporando todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

Encapsulación: Propiedad que permite ocultarla información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.

Herencia: Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases

Polimorfismo: Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

2.7. Bases de Datos Documentales

Permiten la indexación a texto completo y en líneas generales realizar búsquedas más potentes.

2.8. Bases de Datos Distribuidas

Una base de datos distribuida (BDD) es la unión de las bases de datos de red. La base de datos está almacenada en varias computadoras conectadas en red (ya sea físicamente en

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el mismo lugar o distribuidas a lo largo de la red), lo que permite el acceso a los datos desde diferentes máquinas. Esta manejada el Sistema de Administración de Datos Distribuidos (SABDD) o Sistema de Gestión de Bases de Datos Distribuida. Son la evolución de los sistemas cliente-servidor

El sistema de gestión de la base de datos (SGBD) es una aplicación que permite a los usuarios definir, crear y mantener la base de datos, y proporciona acceso controlado a la misma.

El SGBD es la aplicación que interacciona con los usuarios de los programas de aplicación y la base de datos. En general, un SGBD proporciona los siguientes servicios:

Permite la definición de la base de datos mediante el lenguaje de definición de datos. Este lenguaje permite especificar la estructura y el tipo de los datos, así como las restricciones sobre los datos. Todo esto se almacenará en la base de datos.

Permite la inserción, actualización, eliminación y consulta de datos mediante el lenguaje de manejo de datos. El hecho de disponer de un lenguaje para realizar consultas reduce el problema de los sistemas de ficheros, en los que el usuario tiene que trabajar con un conjunto fijo de consultas, o bien, dispone de un gran número de programas de aplicación costosos de gestionar.

Hay dos tipos de lenguajes de manejo de datos: los procedurales y los no procedurales. Estos dos tipos se distinguen por el modo en que acceden a los datos. Los lenguajes procedurales manipulan la base de datos registro a registro, mientras que los no procedurales operan sobre conjuntos de registros. En los lenguajes procedurales se especifica qué operaciones se deben realizar para obtener los datos resultados, mientras que en los lenguajes no procedurales se especifica qué datos deben obtenerse sin decir cómo hacerlo. El lenguaje no procedural más utilizado es el SQL (Structured Query Language) que, de hecho, es un estándar y es el lenguaje de los SGBD relacionales.

Proporciona un acceso controlado a la base de datos mediante: o un sistema de seguridad, de modo que los usuarios no autorizados no

puedan acceder a la base de datos; o un sistema de integridad que mantiene la integridad y la consistencia de los

datos; o un sistema de control de concurrencia que permite el acceso compartido a

la base de datos; o un sistema de control de recuperación que restablece la base de datos

después de que se produzca un fallo del hardware o del software; o un diccionario de datos o catálogo accesible por el usuario que contiene la

descripción de los datos de la base de datos.

A diferencia de los sistemas de ficheros, el SGBD gestiona la estructura física de los datos y su almacenamiento. Con esta funcionalidad, el SGBD se convierte en una herramienta de gran utilidad. Sin embargo, desde el punto de vista del usuario, se podría discutir que los SGBD han hecho las cosas más complicadas, ya que ahora los usuarios ven más datos de los que realmente quieren o necesitan, puesto que ven la base de datos completa. Conscientes de este problema, los SGBD proporcionan un mecanismo de vistas que permite que cada usuario tenga su propia vista o visión de la base de datos. El

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lenguaje de definición de datos permite definir vistas como subconjuntos de la base de datos.

Las vistas, además de reducir la complejidad permitiendo que cada usuario vea sólo la parte de la base de datos que necesita, tienen otras ventajas:

Las vistas proporcionan un nivel de seguridad, ya que permiten excluir datos para que ciertos usuarios no los vean.

Las vistas proporcionan un mecanismo para que los usuarios vean los datos en el formato que deseen.

Una vista representa una imagen consistente y permanente de la base de datos, incluso si la base de datos cambia su estructura.

Todos los SGBD no presentan la misma funcionalidad, depende de cada producto. En general, los grandes SGBD multiusuario ofrecen todas las funciones que se acaban de citar y muchas más. Los sistemas modernos son conjuntos de programas extremadamente complejos y sofisticados, con millones de líneas de código y con una documentación consistente en varios volúmenes. Lo que se pretende es proporcionar un sistema que permita gestionar cualquier tipo de requisitos y que tenga un 100% de fiabilidad ante cualquier fallo hardware o software. Los SGBD están en continua evolución, tratando de satisfacer los requerimientos de todo tipo de usuarios. Por ejemplo, muchas aplicaciones de hoy en día necesitan almacenar imágenes, vídeo, sonido, etc. Para satisfacer a este mercado, los SGBD deben cambiar. Conforme vaya pasando el tiempo irán surgiendo nuevos requisitos, por lo que los SGBD nunca permanecerán estáticos.

3. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS

Considérese parte de una empresa bancaria que guarda la información sobre todos los clientes y cuentas en archivos de sistemas permanentes. Además, el sistema tiene diversos programas de aplicación que permiten al usuario manejar los archivos, como hacer abonos, añadir cuentas, gestionar el saldo, etc. Según surge la necesidad se añaden nuevos programas de aplicación al sistema.

El típico sistema de procesamiento de archivos descrito está apoyado por un sistema operativo convencional. Los registros permanentes se almacenan en varios archivos, y se escribe un número de diferentes programas de aplicación para manipular los archivos apropiados. Este sistema tiene un número de desventajas importante, como:

a) Redundancia e inconsistencia de los datos. Puesto que los archivos y los programas de aplicación son creados por distintos programas durante un periodo largo de tiempo, es probable que tengan distintos formatos, y pueden estar duplicados en varios sitios. Por ejemplo, la dirección de un cliente puede aparecer en más de un archivo. Esta redundancia aumenta los costes de almacenamiento y acceso, y puede llevar a la inconsistencia de los datos, esto es, las diversas copias de los mismos datos no concuerdan entre si.

b) Dificultad para tener acceso a los datos. Supóngase que se necesita averiguar los nombres de los clientes que viven en una ciudad. Puesto que esta solicitud no fue prevista, no hay ningún programa que la satisfaga. Tenemos dos opciones, coger la lista de todos los clientes y extraer la información manualmente, o escribir el programa de aplicación necesario. Obviamente ninguna de las dos opciones es

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satisfactoria. Lo que se trata de probar es que los entornos convencionales de procesamiento de archivos no permiten recuperar los datos necesarios de un forma conveniente y eficiente. Deben sistemas de recuperación de datos para uso general.

c) Aislamiento de los datos. Puesto que los datos están repartidos en varios archivos, y estos pueden tener diferentes formatos, es difícil escribir nuevos programas para obtener los datos apropiados.

d) Anomalías del acceso concurrente. Para mejorar el funcionamiento del sistema y obtener un tiempo de respuesta más rápido, muchos sistemas permiten que los usuarios actualicen los datos simultáneamente. En un entorno así, las actualizaciones concurrentes pueden dar por resultados datos inconsistentes. Si una cuenta tiene 500$, y dos clientes retiran 50$ y 100$ casi al mismo tiempo, el resultado de las ejecuciones concurrentes puede dejar la cuneta en un resultado incorrecto o inconsistente, la cuenta puede contener 450$ o 400$, en vez de 350$. Para prevenir esta posibilidad, debe mantenerse alguna forma de supervisión en el sistema. Puesto que se puede acceder a los datos por medio de diversos programas de aplicación, esta supervisión es muy difícil de proporcionar.

e) Problemas de seguridad. No todos los usuarios del sistema de BD deben poder acceder a todos los datos. Por ejemplo, el personal de nóminas no necesita acceder a la información sobre la dirección de los clientes. Puesto que los programas de aplicación se añaden al sistema de una forma precisa, es difícil implantar tales restricciones de seguridad.

f) Problemas de integridad. Los valores de datos almacenados en la BD deben satisfacer ciertos tipos de restricciones de consistencia. Por ejemplo, el saldo de una cuenta no debe caer por debajo de una cantidad prefijada. Estas restricciones se hacen cumplir añadiendo códigos apropiados en los programas. Sin embargo, cuando se añaden restricciones nuevas, es difícil cambiar los programas para hacerlas cumplir. El problema se complica más cuando las restricciones implican varios elementos de información de distintos archivos.

Estas dificultades, entre otras, han fomentado el desarrollo de DBMS.

TEMA 2 – INTRODUCCIÓN AL ANALISIS Y DISEÑO DE BD CONTABLES

1. MODELO DE DATOS RELACIONAL.

El objetivo de todo modelo de datos es proveer conceptos y estructuras de datos capaces de interpretar los aspectos relevantes que existen en una determinada parcela del mundo real. Esto se logra mediante un conjunto bien definido de estructuras, operadores y restricciones que actúan sobre dichas estructuras.

El Modelo Relacional corresponde a un enfoque científico y tecnológico que surgió entre la década de 1960 y la década de 1970. Su estrategia de abstracción se basa en hacer una representación tabular de los objetos y sus asociaciones entre ellos. Sin embargo, este enfoque tabular que se sustenta en la teoría de las relaciones matemáticas no permite diferenciar entre los tipos de entidad y los tipos de relación, lo que constituye una pérdida semántica significativa con respecto a su antecesor, el modelo de Entidad-Relación.

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Por otra parte, la representación tabular de la información y los mecanismos utilizados para establecer vínculos entre las tablas que se representan de objetos relacionados han contribuido enormemente a su masificación, a tal punto que en la actualidad, el Modelo Relacional es un estándar de hecho en los que se construyen los SGBD comerciales.

Es importante notar que el modelo relacional es un modelo basado en el papel y que no todas sus características son implementadas en los SGBD, como a su vez muchas implementaciones tienen más características que las que contempla el modelo.

2. CONCEPTOS GENERALES.

a) Datos Atómicos: Todos los valores de datos en el modelo relacional son atómicos. Esto implica que cada posición de fila-columna en cada tabla siempre tiene sólo un dato, y nunca un conjunto de valores.

b) Tuplas: Una tupla de una relación o de una tabla corresponde a una fila de aquella tabla. Las tuplas están comúnmente desordenadas puesto que matemáticamente una relación se define como un conjunto y no como una lista. No Existen tuplas duplicadas en una relación o tabla dado el hecho de que una relación es un conjunto y los conjuntos por definición no permiten elementos duplicados. Un corolario importante en este punto es que la llave primaria siempre existe dada la condición de unicidad de las tuplas, por lo tanto, como mínimo la combinación de todos los atributos de una tabla puede servir para la conformación de la llave primaria, sin embargo usualmente no es necesario incluir todos los atributos, comúnmente algunas combinaciones mínimas son suficientes.

c) Dominios: Un dominio se define como un conjunto de valores del mismo tipo. Por ejemplo el dominio que corresponde a la edad de una persona (en años) se puede definir como el conjunto de todos los valores de números posibles de edades, por ejemplo desde 0 hasta 120. Siempre y cuando dos atributos tomen sus valores del mismo dominio estos pueden ser comparados aunque pertenezcan a distintas tablas. Los dominios son especificados como parte de la definición de los datos, estos pueden ser simples o compuestos. Un dominio compuesto se define como el producto de alguna colección de dominios simples. Por ejemplo la fecha es producto del día, el mes y el año, donde el mes es el dominio simple de 1 a 12 y así sucesivamente).

d) Atributos: Un atributo de una relación o de una tabla corresponde a una columna de la tabla. Los atributos están desordenados y se referencian por nombres y no por la posición que ocupan. Esto significa que no se puede, por ejemplo, hacer referencia al tercer atributo de una relación. Todos los valores de los atributos son atómicos y una relación que satisfaga esta condición se llama relación normalizada. Un atributo extrae sus valores desde un dominio simple.

Formalmente, un atributo es una función que se define entre un Dominio y un determinado tipo de Entidad de la base de datos. Dicha función asocia una ocurrencia de Tipo de Entidad con un determinado elemento del dominio.

3. ESQUEMA DE RELACIÓN.

Un esquema de relación es el conjunto que identifica todas las propiedades (Atributos) de un objeto. Se representa por el conjunto:

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donde corresponde a un atributo y n el número de atributos de interés del objeto.

a) Relación: Formalmente, una relación R es un conjunto de n-tuplas tal que una n-tupla cualquiera x es:

Donde E es el esquema de la relación.

Las propiedades fundamentales de una relación son:

No hay tuplas repetidas. Las tuplas no están ordenadas. Los atributos no están ordenados. Todos los valores que toman las propiedades son atómicos.

b) Grado de una relación: El grado de una relación es el número de atributos en la relación. Una relación de grado 1 (uno) es llamada unaria, una relación de grado 2 es llamada binaria, una relación de grado n es llamada de “grado n”. Los Grados de una relación no cambian todo el tiempo, pero es posible que se agreguen nuevas columnas y se creen nuevas relaciones.

c) Cardinalidades de una relación: La cardinalidad de una relación en un determinado momento está definida como el número de tuplas en la relación. Esta puede cambiar en cualquier momento.

4. COMPATIBILIDAD DE DOS RELACIONES.

Sean A y B dos relaciones con esquemas y respectivamente. Se dice que A y B son compatibles si y sólo si:

1. tal que

2. tal que

En la práctica, esto significa que ambas relaciones deben ser del mismo grado n y que el i-esimo atributo de cada relación se debe basar en el mismo dominio.

a) Llave Primaria / Llave Candidata

La llave primaria de una relación o tabla es de hecho un caso especial de una construcción más general llamada la llave candidata. Una llave candidata es un atributo que sirve como identificador único para una determinada tabla. Una de las llaves candidatas es elegida para ser la llave primaria, las restantes pasarán a

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llamarse claves alternativas. De todos modos, comúnmente sólo hay una sola llave candidata. Las llaves primarias proporcionan un mecanismo de direccionamiento único a nivel de tuplas para el modelo relacional. Garantizan un único camino para llegar a una tupla individual y por lo tanto son fundamentales para las operaciones sobre el modelo relacional.

Formalmente, una llave se define como:

Sea una relación con esquema . Una Llave de la relación

es un atributo o un conjunto de atributos que cumple:

Unicidad: No existen dos tuplas de tales que para ellas, el conjunto de atributos que componen K tienen los mismos valores.

Minimalidad: Ninguno de los atributos que componen K puede ser eliminado sin afectar la unicidad.

b) Llaves externas

Una Llave externa se define como un atributo (o combinación de atributos) en una relación cuyos valores se requieren para emparejar a los valores de la llave primaria de otra relación. La llave externa y su correspondiente llave primaria deben ser definidas en el mismo dominio.

Una llave externa no tiene que ser componente de la llave primaria de la relación que la contiene. El emparejamiento entre una llave externa y una llave primaria representa una referencia entre dos relaciones, ellas son el “pegamento” que mantiene la base de datos unida.

c) Reglas de Integridad.

Existen básicamente 2 reglas de integridad asociadas con el modelo relacional, la Integridad de Entidad y la Integridad Referencial. Estas dos reglas son generales, se aplican a toda base de datos relacional y tienen que ver con las llaves primarias y externas respectivamente. Estas reglas se refieren a los estados de la base de datos. Dado que no existe un acuerdo de como se deben evitar los cambios de estado en la base de datos es que muchos SGBD detienen la ejecución de la tarea en curso cada vez que se incurre en una violación a una de estas reglas.

La regla de Integridad de Entidad norma sobre la imposibilidad de que un atributo que componga la llave primaria de una relación base acepte valores nulos (NULL).

La regla de integridad referencial para el modelo relacional formula que si una relación R2 incluye una llave externa FK que empareja a una llave primaria PK de alguna relación R1, entonces cada valor de FK en R2 debe:

Ser igual al valor de PK en alguna tupla de R1 Ser totalmente Nula, esto es, cada atributo en FK debe ser nulo.

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5. ALGEBRA RELACIONAL.

El Algebra relacional es un lenguaje de consulta procedural. Consta de un conjunto de operaciones que toman como entrada una o dos relaciones y producen como resultado una nueva relación, por lo tanto, es posible anidar y combinar operadores. Hay ocho operadores en el álgebra relacional que construyen relaciones y manipulan datos, estos son:

1. Selección 2. Proyección 3. Producto4. Unión 5. Intersección 6. Diferencia7. JOIN 8. División

Tabla 2-1 - Operadores del Algebra relacional

Las operaciones de proyección, producto, unión, diferencia, y selección son llamadas primitivas, puesto que las otras tres se pueden definir en términos de estas.

Se hace necesario en este punto incluir un modelo de datos de ejemplo en el cual trabajar para generar ejemplos de comandos y operadores. Para este efecto se incluye un modelo básico de administración de RadioTaxis. El Gráfico que se presenta a continuación representa el Modelo conceptual (Modelo Lógico) o Diagrama de Entidad-Relación:

Figura 2-1 - Esquema de Relaciones de Ejemplo

Los Esquemas de relaciones que se pueden construir a partir de este modelo son los siguientes:

Dueño = {rut, nombre, teléfono, dirección, vigencia}

Chofer = {rut, nombre, teléfono, dirección, fecha_licencia_desde, fecha_licencia_hasta, vigencia}

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Vale = {correlativo, hora_desde, hora_hasta, metraje_total, tarifa_total}

Móvil = {patente, rut_dueño, rut_chofer, marca, modelo, año}

Viaje = {correlativo_vale, patente_movil, Hora_Desde, hora_hasta, origen, destino, tarifa, metraje}

5.1. Selección.

El operador de selección opta por tuplas que satisfagan cierto predicado, se utiliza la letra griega sigma minúscula (σ) para señalar la selección. El predicado aparece como subíndice de σ. La Relación que constituye el argumento se da entre paréntesis después de la σ.

Ejemplos:

5.2. Proyección.

La operación de proyección permite quitar ciertos atributos de la relación, esta operación es unaria, copiando su relación base dada como argumento y quitando ciertas columnas, La proyección se señala con la letra griega pi mayúscula (Π). Como subíndice de Π se coloca una lista de todos los atributos que se desea aparezcan en el resultado. La relación argumento se escribe después de Π entre paréntesis.

Ejemplos:

5.3. Producto.

En álgebra relacional el producto de dos relaciones A y B es:

A Veces B o A X B

Produce el conjunto de todas las tuplas t tales que t es el encadenamiento de una tupla a perteneciente a A y de una b que pertenece a B. se utiliza el símbolo X para representar el producto.

Ejemplos:

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5.4. Unión.

En álgebra relacional la unión de dos relaciones compatibles A y B es:

A UNION B o A U B

Produce el conjunto de todas las tuplas que pertenecen ya sea a A o a B o a Ambas. Al igual que en teoría de conjuntos el símbolo representa aquí la unión de dos relaciones.∪

Ejemplo:

Devuelve todos los Dueños y los Choferes.

5.5. Intersección.

En álgebra relacional la intersección de dos relaciones compatibles A y B

A INTERSECCION B o A ∩ B

Produce el conjunto de todas las tuplas pertenecientes a A y B. Al igual que en teoría de conjuntos el símbolo ∩ representa aquí la intersección entre dos relaciones.

Ejemplo:

Devuelve todos los dueños que también son choferes

5.6. Diferencia

En álgebra relacional la diferencia entre dos relaciones compatibles A y B

A MENOS B o A – B

Produce el conjunto de todas las tuplas t que pertenecen a A y no pertenecen a B.

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Ejemplo:

Devuelve todos los dueños que NO son choferes

5.7. Join o Reunión.

En álgebra relacional el JOIN entre el atributo X de la relación A con el atributo Y de la relación B produce el conjunto de todas las tuplas t tal que t es el encadenamiento de una tupla a perteneciente a A y una tupla b perteneciente a B que cumplen con el predicado “A.X comp B.Y es verdadero” (siendo comp un operador relacional y los atributos A.X y B.Y pertenecientes al mismo dominio). Si el operador relacional “comp” es “=” entonces el conjunto resultante es un EQUI-JOIN. Si se quita uno de éstos (usando una proyección) entonces el resultado es un JOIN-NATURAL.

Ejemplo:

5.8. División

En álgebra relacional el operador de división divide la relación A con grado m + n por la relación B entregando como resultado una relación con grado m. El atributo m + i de A y el atributo i de B deben estar definidos dentro del mismo dominio. Así el resultado de

A DIVIDIDO POR B o A / B

produce la relación C con un sólo atributo X, tal que cada valor de x de C.X aparece como un valor de A.X, y el par de valores (x, y) aparece en A para todos los valores y que aparecen en B.

Ejemplo:

Selecciona todos los autos a cuyos choferes les caduca la licencia el 01/01/1999

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TEMA 3 – SQL COMO LENGUAJE DE CONSULTAS RELACIONALES.

1. INTRODUCCIÓN.

Los lenguajes formales presentados en las secciones 2.3 y 2.3 proporcionan una notación concisa para la representación de consultas. Sin embargo, los sistemas de base de datos necesitan un lenguaje de consultas más cómodo para el usuario. Aunque SQL se considere un lenguaje de consultas, contiene muchas otras capacidades que incluyen características para definir estructuras de datos, modificación de datos y la especificación de restricciones de integridad.

SQL se ha establecido como el lenguaje estándar de base de datos relacionales. Hay numerosas versiones de SQL. La versión original se desarrollo en el laboratorio de investigación de San Jose, California (San Jose Research Center) de IBM, este lenguaje originalmente denominado Sequel, se implementó como parte del proyecto System R, a principios de 1970 [McJones97]. Desde entonces ha evolucionado a lo que ahora se conoce como SQL (Structured Query Language, o lenguaje estructurado de consultas).

En 1986, ANSI (American National Standards Institute, Instituto Nacional Americano de Normalización) e ISO (International Standards Organization, Organización Internacional de Normalización) Publicaron una norma de SQL denominada SQL-86. En 1987 IBM publicó su propia norma de SQL denominada SAA-SQL(System Application Architecture Database Interfaz, Interfaz de base de datos para arquitecturas de aplicación de sistemas). En 1989 se publicó una norma extendida para SQL (SQL-89) y actualmente los SGBD son compatibles al menos con esta norma. La norma actual de SQL de ANSI/ISO es la SQL-92. Se debe tener en cuenta que algunas implementaciones de SQL pueden ser compatibles sólo con SQL-89, no siéndolo con SQL-92.

SQL proporciona dos tipos de lenguajes diferentes: uno para especificar el esquema relacional y el otro para expresar las consultas y actualizaciones de la base de datos.

1.1. Lenguaje de definición de datos (DDL – Data Definition Language)

Un esquema de bases de datos se representa mediante un sublenguaje especial llamado lenguaje de definición de datos. El resultado de la compilación de estas instrucciones es un conjunto de tablas, relaciones y reglas cuyas definiciones quedan almacenadas en un archivo (tabla u otro medio de almacenamiento) que contiene “metadatos”, esto es, datos acerca de datos. Este archivo comúnmente llamado diccionario de datos (o catalogo del sistema) es el que se consulta toda vez que se quiere leer, modificar o eliminar los datos de la base de datos.

1.2. Lenguaje de manipulación de datos (DML – Data Manipulation Language)

Un D.M.L. es un sublenguaje de consulta y manipulación de datos

Se entenderá por manipulación de datos la :

Recuperación de Información. Inserción de nueva Información.

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Eliminación (Borrado) de información existente. Modificación de Información Almacenada.

1.3. Otras características de SQL.

Además de los dos tipos de sublenguajes mencionados anteriormente, SQL puede ser utilizado para otras características propias que no poseen los lenguajes formales de consultas, estas son:

Definición de vistas. El DDL de SQL incluye instrucciones para la definición de vistas.

Autorización. El DDL de SQL incluye instrucciones para la especificación de los derechos de acceso a los objetos de la base de datos.

Integridad. El DDL de SQL también incluye un conjunto de sentencias para la especificación de restricciones de integridad.

Control de transacciones. SQL incluye ordenes para la especificación de los estados de una transacción, algunas implementaciones permiten además el bloqueo explicito de objetos de datos con el fin de manejar control de concurrencia.

2. DEFINICIONES DE DATOS EN SQL

Las Sentencias del lenguaje de definición de datos (DDL) que posee SQL operan en base a tablas. Las Principales sentencias DDL son las siguientes:

CREATE TABLE DROP TABLE ALTER TABLE CREATE INDEX DROP INDEX

Las sentencias antes mencionadas restringen la atención a los aspectos que son de directo interés para el usuario y no los aspectos que tienen que ver con el nivel interno del sistema (tales detalles son de importancia para el DBA).

Una tabla base se define en los sistemas relacionales como una fila de encabezados de columnas más cero o más filas con valores de datos. Esta tabla es creada usando la sentencia CREATE TABLE del DDL de SQL. La fila de encabezados de columna especifica una o más columnas asociadas cada una a sus respectivos tipos de datos. Cada fila de datos contiene exactamente un valor de dato para cada columna.

No existe un orden de filas, pero es posible imponer un orden sobre ellas. Las columnas están ordenadas de izquierda a derecha pero este orden no es parte del modelo relacional. Las Tablas son autónomas e independientes a diferencia de las vistas las cuales no existen en su propio espacio pero si se derivan de una o más tablas.

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2.1. Comando CREATE TABLE

El comando CREATE TABLE se usa para especificar una nueva relación por medio de un nombre y especificando cada uno de sus atributos. A cada atributo se le da un nombre, un tipo de datos (para especificar su dominio) y algunas constraints sobre el atributo.

La sintaxis del comando es:

CREATE TABLE nombre_de_tabla(definicion_de_columna [,definicion_de_columna ] ...)donde la definición de columna es de la forma :nombre_de_columna tipo_de_dato [ NOT NULL ]

Ejemplo:

create table DUENOS(RUT INTEGER not null,NOMBRE CHAR(30) not null,TELEFONO CHAR(10) ,DIRECCION CHAR(50) );

2.2. Definición de NOT NULL (no nulo)

Puesto que SQL permite valores nulos como valores de atributos, una constraint NOT NULL puede ser especificada en un atributo para indicar que no se permiten valores nulos para este atributo. En general NOT NULL debe ser especificado para los atributos que componen la llave primaria de cada relación.

2.3. Tipos de datos SQL

Los siguientes tipos de datos son los comúnmente soportados por el estándar SQL.

Datos Numéricos INTEGER Entero con signo de 31 bitsSMALLINT Entero con signo de 15 bits

DECIMAL(p,q) Número con signo de p dígitos, q decimales

FLOAT(p) Número de punto flotante, p bits de precisión

Datos String CHAR(n) Cadena de texto de largo fijo de n bytes

VARCHAR(n) Cadena de texto de largo variante, hasta los n bytes

GRAPHIC(n) Cadena de texto de largo fijo, n*2 bytes

VARGRAPHIC(n) Cadena de texto de largo variante, hasta los n*2 bytes

Datos de Fecha y DATE Fecha (aaaammmdd)

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HoraTIME Hora (hhmmss)TIMESTAMP Combinación de fecha y hora

Tabla A-1 - Tipos de datos de SQL

2.4. DROP TABLE

El comando DROP TABLE se usa para eliminar una relación y su definición de atributos como también borra del catálogo la tupla relacionada a esta.

La sintaxis de la Instrucción es:

DROP TABLE nombre_de_tabla;

Ejemplo:

drop table DUENOS;

2.5. Comando ALTER TABLE

El comando ALTER TABLE es usado para agregar un atributo a una de las tablas de la base de datos. Además cambia las tuplas en el catalogo de sistema de la BD. El nuevo atributo tendrá el valor nulo (NULL) en todas la tuplas de la relación inmediatamente después de ejecutada la instrucción, puesto que no se permite la constraint NOT NULL. La sintaxis de este comando es:

ALTER TABLE nombre_de_tablaADD nombre_de_columna tipo_de_dato;

Ejemplo:

alter table DUENOS add VIGENCIA CHAR(1);

2.6. Comando CREATE INDEX

El Comando CREATE INDEX se usa para crear un índice. Cada índice tiene un nombre el cual será usado para borrarlo en caso de que no se necesite más. La sintaxis de este comando es la siguiente:

CREATE [ UNIQUE ] INDEX nombre_de_indiceON nombre_de_tabla ( nombre_de_columna [orden][,nombre_de_columna [orden] ] ... )[CLUSTER];

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CLUSTER: La especificación opcional CLUSTER en un comando CREATE INDEX indica si este índice estará el cluster. Una tabla dada puede tener un sólo índice en cluster en un momento dado.

ORDER: Toda especificación ORDER en una sentencia SQL CREATE INDEX debe ser ya sea ASC (ascendente) o DESC (descendente) y por lo tanto especifica el orden en que se organizarán los datos, el valor por defecto para ORDER es ASC.

UNIQUE: La opción UNIQUE en una sentencia SQL CREATE INDEX especifica que no se permitirán dos registros en la tabla a indexar que tengan el mismo valor para el campo (o la combinación de estos) para el cual se está creando el índice.

Ejemplo:

create unique index DUENO_PK on DUENOS (RUT asc);

2.7. Comando DROP INDEX

El comando SQL DROP INDEX se usa para soltar el índice de la tabla relacionada y borrar la tupla correspondiente desde el catalogo de sistema de la base de datos. Una razón para borrar índices es que es costoso mantenerlos cada vez que la relación base es actualizada y por lo tanto se requiere espacio adicional. Los índices que especifican una constraint de llave (primaria, alterna o externa) no se pueden borrar a menos que se quiera borrar también la constraint asociada. La sintaxis de la cláusula DROP INDEX es:

DROP INDEX nombre_de_indice;

Ejemplo:

drop index DUENO_PK;

3. MANIPULACIÓN DE DATOS EN SQL

SQL provee cuatro sentencias de manipulación de datos (DML). Esas son:

SELECT UPDATE DELETE INSERT

3.1. Comando SELECT

El comando DML SELECT es la sentencia SQL básica para la recuperación de información desde una base de datos. (nótese que el comando SELECT de SQL no guarda relación con el operador de selección del álgebra relacional). La sintaxis del comando es la siguiente:

SELECT [DISTINCT] ítem(s)FROM tabla(s)

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[ WHERE condición ][ GROUP BY campo(s) ][ HAVING condición ][ ORDER BY campos][ UNION SQL_SELECT]

La palabra clave DISTINCT se usa para indicar que los valores duplicados o redundantes deben ser eliminados antes que la función sea ejecutada. DISTINCT puede ser especificada con las funciones agregadas COUNT y AVG pero es totalmente irrelevante para las funciones MAX y MIN. No se puede usar esta cláusula junto con la función especial COUNT(*). La palabra Clave UNIQUE es un sinónimo para DISTINCT y las dos se pueden usar sin distinción.

Ejemplo:

SELECT COUNT(DISCTINCT MARCA)FROM MOVIL;

Retorna el número de Marcas de autos que tiene la empresa

3.1.1. Funciones Agregadas de la cláusula SELECT

SQL provee algunas funciones especiales que pueden ser usadas con el comando SELECT. Esas funciones son las siguientes:

COUNT SUM AVG MAX MIN COUNT(*)

COUNT: La función COUNT se usa para obtener el número de valores en la columna. Opera sobre una colección de valores en una columna de la tabla. La palabra clave DISTINCT se puede usar conjuntamente con COUNT. Si el resultado del argumento es el conjunto vacío la función COUNT retorna el valor cero. Un ejemplo de COUNT es:

SELECT COUNT (DISTINCT MARCA)FROM MOVIL;

SUM: La función SUM se usa para sumar los valores de una columna. La función opera sobre una colección de valores en una columna de la tabla. Los valores deben ser numéricos. Si el resultado del argumento es el conjunto vacío, SUM retorna NULL. Un ejemplo de SUM es:

SELECT SUM (HORA_HASTA - HORA_DESDE)FROM VIAJEWHERE PATENTE_MOVIL = 'HL-8483';

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AVG: La Función AVG se usa para promediar todos los valores seleccionados en una columna, opera sobre una colección de valores (numéricos) en una sola columna de la tabla. La función AVG puede ir precedida por la palabra clave DISTINCT lo cual promediará sólo los valores únicos. Si el resultado del argumento es el conjunto vacío, AVG retorna NULL.

Ejemplo:

SELECT AVG (HORA_HASTA - HORA_DESDE)FROM VIAJEWHERE PATENTE_MOVIL = 'HL-8483';

MIN / MAX: Las funciones MIN o MAX se usan para obtener el menor o mayor valor en una columna (respectivamente). Ambas funciones operan sobre una colección de valores en una columna. Los valores no necesitan ser numéricos. Si el resultado del argumento es el conjunto vacío, ambas retornan NULL.

Ejemplo:

SELECT MAX (HORA_HASTA - HORA_DESDE)FROM VIAJE;

SELECT MIN (HORA_HASTA - HORA_DESDE)FROM VIAJE;

COUNT(*): La función COUNT(*) se usa para contar la cardinalidad de una tabla sin eliminación de valores duplicados. En las funciones anteriores, cualquier valor nulo en el argumento se elimina antes que la función se aplique (indiferentemente de si se usa o no la cláusula DISTINCT) . COUNT(*) retorna cero si el resultado del argumento es el conjunto vacío.

Ejemplo:

SELECT COUNT(*) FROM VIAJESWHERE PATENTE_MOVIL = 'HL-8483';

3.1.2. Cláusula GROUP BY

La cláusula GROUP BY en una sentencia SELECT reordena lógicamente la tabla representada por la cláusula FROM en grupos, tal que dentro de cada grupo todas las filas tienen el mismo valor para el campo dado en la cláusula GROUP BY (esto es conceptual; la tablas no se reordena físicamente en la base de datos). Cada expresión en la cláusula SELECT debe ser reducible a valor simple dentro de un grupo, es decir, que puede ser ya sea el mismo campo evaluado en la Cláusula GROUP BY (o talvez una expresión que lo contenga), un literal, o una función tal como SUM que opera sobre todos los valores de un grupo dentro de un campo y que reduce todos aquellos valores a un valor simple.

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GROUP BY no implica ORDER BY; para garantizar que el resultado aparezca en un determinado orden se debe especificar también la cláusula ORDER BY.

Ejemplo:

SELECT PATENTE_MOVIL, SUM(HORA_HASTA - HORA_DESDE)FROM VIAJE GROUP BY PATENTE_MOVIL;

3.1.3. Cláusula HAVING

La cláusula HAVING en una sentencia SELECT se usa para eliminar grupos, (tal como se usa WHERE para eliminar filas). Si se especifica, debe existir una cláusula GROUP BY también. La Expresión en la cláusula HAVING debe ser reducible a valor simple dentro de un grupo.

Ejemplo:

SELECT PATENTE_MOVIL, SUM(HORA_HASTA - HORA_DESDE)FROM VIAJE GROUP BY PATENTE_MOVILHAVING SUM(HORA_HASTA - HORA_DESDE) > 10;

3.1.4. Cláusula ORDER BY

Esta cláusula se utiliza en un comando SELECT para producir como resultado una relación en un orden específico. En general, la relación resultado no se garantiza que esté en un orden particular. De ahí que la cláusula ORDER BY se utilice para ordenar el resultado en alguna secuencia particular antes de que los datos sean desplegados.

AL igual que la cláusula ORDER del comando CREATE INDEX el argumento puede ser ya sea ASC o DESC. ASC es el valor por defecto.

También es posible identificar columnas por su número de columna en lugar de su nombre, esto es, por la posición ordinal (de izquierda a derecha) de la columna en cuestión dentro de la tabla resultado. Esta característica hace posible ordenar un resultado en base a una columna que no tiene nombre.

Ejemplo:

SELECT RUT, NOMBREFROM CHOFERWHERE SYSDATE < FECHA_LCENCIA_HASTAORDER BY 2 DESC;

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3.1.5. Cláusula EXIST

La cláusula EXISTS en un comando SELECT representa el calificador de existencia. La expresión se avaluara como verdadera, si y sólo si, el resultado de evaluar la sentencia “SELECT ... FROM ...” no es vacía, esto es, si y sólo si, existe un registro en la tabla dada en FROM desde el nivel más externo de la consulta. La negación (NOT EXISTS) es especialmente importante para una cierta clase de consultas bastante más complejas que el común.

Ejemplo:

SELECT PATENTEFROM MOVILWHERE EXISTS (SELECT * FROM VIAJE WHERE MOVIL.PATENTE = VIAJE.PATENTE_MOVIL);

3.1.6. Subconsultas.

Una Subconsulta en una cláusula SELECT es una expresión de la forma “SELECT - FROM - WHERE - GROUP BY - HAVING” que se anida dentro de otra expresión. Las Subconsultas se usan comúnmente para representar un conjunto de valores que se buscan por medio de una condición “IN condición”. El sistema evalúa toda la consulta evaluando la Subconsultas anidadas.

Ejemplos:

* Retorna todos los móviles que tienen más de 10 horas de viaje.

SELECT CHOFER.NOMBRE, MOVIL.PATENTEFROM MOVIL, CHOFERWHERE PATENTE IN (SELECT PATENTE_MOVIL FROM VIAJEWHERE (HORA_HASTA - HORA_DESDE) > 10) ANDMOVIL.RUT_CHOFER = CHOFER.RUT;

3.2. Comando UPDATE

El comando DML UPDATE se usa para modificar valores de atributos de una o más tuplas seleccionadas. Al igual que con el comando SELECT la cláusula WHERE es la que selecciona la o las tuplas que serán modificadas desde una relación simple. La cláusula adicional SET especifica los atributos que serán modificados y sus nuevos valores.

La Sintaxis de UPDATE es la siguiente

UPDATE nombre_de_tabla

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SET campo = expresion_escalar[, campo = expresion_escalar ] ...[ WHERE condicion ] ;

Todos los registros en la tabla que satisfagan la condición serán modificados de acuerdo a sus asignaciones (“campo = expresion_escalar”) en la cláusula SET.

El siguiente ejemplo demuestra el uso del comando UPDATE en un Registro.

UPDATE CHOFERSET DIRECCION = ‘Otra Dirección’, TELEFONO = 5555555WHERE RUT = 12657378

El siguiente ejemplo demuestra el uso del comando UPDATE para un conjunto de registros.

UPDATE CHOFERSET VIGENCIA = ‘N’ WHERE SYSDATE > FECHA_LICENCIA_HASTA;

3.3. Comando DELETE

El comando DML DELETE borra tuplas desde una relación. Al igual que el comando UPDATE puede incluir la cláusula WHERE para seleccionar las tuplas a ser eliminadas. Las tuplas son borradas sólo desde una tabla a la vez. Dependiendo del número de tuplas seleccionadas por la condición en la cláusula WHERE será la cantidad (cero, una o más) de tuplas que serán eliminadas con un sólo comando DELETE. Si se omite la cláusula WHERE se asume que todas las tuplas de la relación deben ser borradas, sin embargo la tabla permanece en la base de datos como una tabla vacía. (el comando DROP TABLE se usa para eliminar completamente la tabla, aún si esta no está vacía).

La sintaxis del comando DELETE es la siguiente:

DELETE FROM table[ WHERE condition ] ;

El siguiente ejemplo borra una sola tupla en la tabla base:

DELETE FROM MOVIL WHERE PATENTE = 'HL-8205' ;

El siguiente ejemplo borra todas las tuplas que satisfagan la condición

DELETE

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FROM MOVIL WHERE ANO <= 1960;

3.4. Comando INSERT

El comando DML INSERT en su forma más simple se usa para agregar una sola tupla a una relación. Se debe especificar el nombre de la relación y una lista de los valores que se agregarán para la tupla. La lista de valores se debe proporcionar en el mismo orden que sus respectivos atributos. Es posible también insertar múltiples registros de una sola vez por medio de una subconsulta.

La sintaxis es la siguiente:

INSERT INTO TABLE [ ( campo [, campo ] ... ) ]VALUES ( literal [, literal ] ... ) ;

o

INSERT INTO TABLE [ ( campo [, campo ] ... ) ]subconsulta;

En el primer formato se inserta una fila en la tabla especificada dados los valores para los campos respectivos. En el segundo formato, la subconsulta será evaluada y se insertará en la tabla una copia de su resultado. Omitir la lista de campos es equivalente a especificar una lista con todos los campos de la tabla (en orden de creación, de izquierda a derecha).

El siguiente es un ejemplo de la inserción de un sólo registro.

INSERTINTO DUENO (RUT, NOMBRE, VIGENCIA)VALUES (12657378, ‘MARIO CISTERNA’, ‘S’);

El siguiente ejemplo muestra la inserción por medio de una Subconsultas.

INSERT INTO CHOFER (RUT, NOMBRE, TELEFONO, DIRECCION, VIGENCIA)SELECT RUT, NOMBRE, TELEFONO, DIRECCION, VIGENCIAFROM DUENO WHERE VIGENCIA = ‘S’

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III. BIBLIOGRAFIA

AUTOR OBRA LUGAR de EDIC EDITORIAL AÑO

Castaño Miguel Diseño de bases de datos España UPV, DL 2001

Cohen Daniel -Asin Enrique

Sistemas de información para los negocios Madrid Mc Graw Hill 2003

Elmasri, R;Navathe S.B.

Fundamentos de sistemas de bases de datos Argentina

Addison Weslei 2002

Farina Mario Diagramas de flujo Mexico Diana Técnico 2004

Gímeles Matilde Celma – Mota Herrans Laura

Bases de datos relacionales México Pearson /Pretince Hall 2003

Rodríguez Almeida Bases de datos Madrid Mc Graw Hill 1992

Rodríguez Valencia

Organización contable y administrativa de las empresas

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Silverschats–Sudarshan-Korth

Fundamentos de bases de datos Madrid Mc Graw Hill 2002

IV. GLOSARIO

SGBD – Sistema de Gestión de Base de Datos

DBMS – Data Base Management System

Query – Consulta, es una forma de cuestionamiento a una base de datos

Snapshots – Vistas Instantáneas

Tupla – es una secuencia ordenada de objetos, esto es, una lista con un número limitado de objetos

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