Valor Del Auditor Externo en Consorcios PH

Consorcios depropiedad

horizontal:

COMISIN DE ESTUDIOS DE AUDITORACONSEJO PROFESIONAL DE CIENCIAS ECONMICAS

DE LA CAPITAL FEDERAL

El valor agregado de la opinin profesional

del auditor externo

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CONSORCIOS DE PROPIEDAD HORIZONTAL :El valor agregado de la opinin profesional del auditor externo

INDICE

1 INTRODUCCION

1.A) Actividades desarrolladas por los consorcios de propiedad horizontal

1.B) Fuente de recursos

1.C) Derechos y obligaciones de los propietarios

1.D) Objeto del presente informe

2 IMPORTANCIA DE LOS INFORMES DE ADMINISTRACION

2.A) Causas que justifican la necesidad de liquidaciones mensuales

2.B) Participacin de los copropietarios

2.C) Jurisprudencia relacionada con las rendiciones de cuentas

2.D) Nuestra propuesta

2.E) Sus beneficios

3 PARTICIPACION DEL PROFESIONAL EN CIENCIAS ECONOMICAS

3.A) Las respuestas profesionales

3.B) Alcance y objetivos de la auditora de rendiciones de cuentas

4 NORMATIVA VIGENTE

5 INFORMES MENSUALES Y RENDICIONES DE CUENTAS

5.A) Informes mensuales de administracin

5.B) Rendiciones de cuentas

6 LIBRO DE ADMINISTRACION

6.A) Registracin

6.B) Documentacin respaldatoria

6.C) Archivos de la documentacin

7 TAREAS DE REVISION SUGERIDAS PARA EL AUDITOR EXTERNO

7.A) Elementos y documentacin a requerir

7.B) Procedimientos de auditora

7.C) Informes a emitir

8 CONCLUSION

NOTAS BIBLIOGRAFICAS

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CONSORCIOS DE PROPIEDAD HORIZONTAL:El valor agregado de la opinin profesional del auditor externo

ANEXO I - Modelo sugerido del informe especial sobre la rendicin de cuentas

ANEXO II - Modelo sugerido del informe mensual de administracin de consorcios

de propiedad horizontal

ANEXO III - Modelo de planilla de registro de movimientos de fondos

ANEXO IV - Normativa vigente

AUTORES

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1 INTRODUCCION

1.A) Actividades desarrolladas por los consorcios de propiedad horizontal

El consorcio de propiedad horizontal es una persona jurdica regulada bsicamente por

la Ley 13.512, sancionada el 30/09/48 y promulgada el 13/10/48. Este, debe realizar

todos aquellos actos necesarios para mantener o mejorar el inmueble a fin de garantizar

las condiciones de seguridad, comodidad y decoro detalladas en el artculo 82 de la Ley

mencionada.

Por lo expuesto, debemos resaltar que para cumplir con sus fines, el consorcio debe

concretar una ampla gama de actividades sumamente dismiles en cuanto a naturaleza,

caractersticas y complejidad. Pasando revista a estas actividades, con el nico objeto de

ejemplificar la afirmacin precedente, podemos enunciar:

Contratar personal en relacin de dependencia (encargado, auxiliar, sereno, etc.).

Contratar servicios mensuales de mantenimiento, limpieza y/o control de funciona-

miento de las diversas instalaciones (ascensores, bombas de agua, caldera, desinfec-

cin, plantas y jardines, etc.).

Comprar diversos artculos y bienes para uso en el edificio (artculos de limpieza,

lmparas de luz, bolsas de residuos, alfombras, espejos, compactadoras, muebles,

bombas de agua, etc.).

Contratar seguros (integral de consorcios, incendio, vida obligatoria, responsabilidad

civil, calderas, etc.).

Liquidar remuneraciones y cargas sociales, pagar impuestos, tasas y contribuciones, etc.

Sin duda, la variabilidad de estas actividades depender en cada consorcio fundamen-

talmente de la existencia de diferentes:

Servicios centrales (agua caliente, ascensores, calefaccin, encargado permanente y

auxiliares, compactadora, vigilancia, jardines, piletas de natacin, salas para

reuniones, canchas de tenis, etc.).

Destinos (vivienda, cocheras, locales comerciales, oficinas, etc.).

Cantidad de unidades funcionales y complementarias.

1.B) Fuente de recursos

Para desarrollar esas actividades, necesariamente los copropietarios deben aportar los

fondos correspondientes y designar a una persona fisica o jurdica que los administre,

cumpliendo los objetivos previstos en el citado artculo 89 de la Ley enunciada.

Dicho artculo, establece por un lado que los propietarios tienen a su cargo las expensas

del consorcio y, por el otro, agrega en el ltimo prrafo, que ningn propietario podr lib-

erarse de contribuir a las expensas comunes por renuncia del uso y goce de los bienes o

servicios comunes, ni por abandono del piso o departamento que le pertenece.

El artculo 179 de la citada Ley define adems que la obligacin que tienen los propi-

etarios de contribuir al pago de las expensas comunes, sigue siempre al dominio de sus

respectivos pisos o departamentos, aun con respecto a las devengadas antes de su

adquisicin.

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1.C) Derechos y obligaciones de los propietarios

Resumiendo los aspectos principales comentados, debemos hacer hincapi en que:

a) Los propietarios aportan los fondos para que el consorcio cumpla con sus fines.

b) Los propietarios designan a su representante para que administre los fondos nece-

sarios a efectos de desarrollar las actividades pertinentes. Por ello, el administrador

debera tener conocimientos tcnicos, idoneidad y solvencia moral.

c) Los propietarios pueden y deben exigir la rendicin de cuentas peridica de la gestin

del administrador.

d) Los propietarios pueden aprobar o no la rendicin de cuentas realizada por el

administrador.

e) Los propietarios pueden reservarse el derecho de participar en la gestin (pidiendo

presupuestos en forma previa a la realizacin de trabajos de importancia y resolviendo

luego el proveedor ms conveniente).

f) Los propietarios pueden, si es conveniente, modificar el reglamento de copropiedad y

administracin para establecer claramente las funciones del administrador, la informacin

que debe emitir regularmente, la frecuencia de las rendiciones de cuentas, etc.

Lo expuesto significa que, los copropietarios tienen todo el poder de decisin

para regir el destino de su consorcio.

1.D) Objeto del presente informe

Al respecto, los graduados en ciencias econmicas tenemos la obligacin de sugerir y

proporcionar a la comunidad, en materia de nuestra competencia, el sistema de

informacin que permita a cada uno de los copropietarios tomar las decisiones ms

adecuadas para mantener o mejorar el edificio con el menor costo posible.

Adicionalmente, los contadores pblicos pueden auditar y emitir opinin sobre la razo-

nabilidad de los estados contables y/o rendiciones de cuenta del consorcio.

Este informe tiene ese objeto: Servir a la comunidad, en especial, a un segmento de ella:

los propietarios de consorcios, que en muchos casos no tienen una visin integral de los

importantes servicios que la profesin puede brindarles.

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2 IMPORTANCIA DE LOS INFORMES DE LA ADMINISTRACION

2.A) Causas que justifican la necesidad de liquidaciones mensuales

La administracin de consorcios de propiedad horizontal tiene la obligacin de obtener

los fondos necesarios para poder cumplir con las diversas funciones y actividades enun-

ciadas en el punto precedente. Necesariamente, los fondos sern aportados por los

copropietarios con la periodicidad requerida y en la proporcin indicada en el Reglamento

de Copropiedad y Administracin.

La inflacin que sufri nuestro pas, origin la necesidad de recaudar los fondos para

hacer frente a los gastos del consorcio en forma mensual. Por ello, es prctica comn que

los administradores presenten con esa frecuencia "liquidaciones" que tienen por objeto

fundamental determinar la cuota por expensas que el copropietario debe pagar.

2.B) Participacin de los copropietarios

Desde nuestro punto de vista, cualquier copropietario tiene el legtimo derecho de cono-

cer el destino que le dio el administrador a los fondos recibidos y, adems, es importante

resaltar que puede tambin determinar en una asamblea las obras que deben concre-

tarse durante un perodo determinado, los fondos que se requieren para su realizacin,

la oportunidad en que esos fondos sern integrados por los copropietarios y por ltimo,

la forma de presentacin de la informacin que brindar el administrador para poder

evaluar el adecuado cumplimiento de la gestin encomendada.

Este concepto se vincula con uno de los cambios mencionados por John Naisbitt

en su libro Megatendencias 2000 (1), el de democracia representativa por

democracia "participativa". La gente ya no se limita a designar un represen-

tante, quiere tener en claro: qu se va a hacer? Cmo se va a hacer? Cunto

cuesta? Cmo se financia? Cundo se va a hacer? Quin y cmo lo va a

controlar?

2.C)Jurisprudencia relacionada con las rendiciones de cuentas

No es casual que en la jurisprudencia argentina, por primera vez un juez en lo civil con-

den a un administrador a pagar la suma de aproximadamente U$S 160.000 a un con-

sorcio por el manejo irregular de los fondos de los copropietarios. Tampoco es casual que

el consorcio, junto con el juicio civil inici una querella criminal por estafa y defraudacin

en sede penal (2). El motivo: cobrar cuotas extraordinarias para efectuar mejoras en el

edificio que nunca se realizaron y por quedarse con el dinero que debi utilizar para pagar

el gas.

Al respecto, es interesante destacar que el Juez, en su sentencia, impugn la rendicin

de cuentas realizada por el administrador porque no era detallada ni justificada, aclaran-

do que las rendiciones no deben contener solamente nmeros y cuentas, sino tambin

la informacin necesaria para que los consorcistas estn en conocimiento del negocio,

o sea, en conocimiento de la administracin del consorcio.

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La jurisprudencia citada nos permite concluir que es importante tanto para adminis-

tradores y administrados contar con informacin oportuna para determinar el destino de

los fondos que deben aportarse y, luego, el uso dado a los fondos aportados. Es decir

que, no es suficiente haber recibido por ejemplo $ 100.000 y demostrar que se gastaron

$ 100.000, sino que es necesario probar que los $ 100.000 se utilizaron para el destino

previsto al requerirse los fondos. Por supuesto, nos referimos sobre todo a las mejoras

o trabajos que por sus caractersticas involucran sumas significativas (cambios de

caeras troncales de agua, pintura integral del edificio, etc.).

2.D) Nuestra propuesta

Por lo expuesto precedentemente, nuestra primer tarea es proponer un esquema con la

informacin que debe incluirse en los informes mensuales, para que los consorcistas

estn en conocimiento de la situacin econmico-financiera del consorcio.

El otro tema, que tambin consideramos muy importante, es la rendicin de cuentas

anual concretada por el administrador del consorcio. Muchas veces, en la Asamblea

Ordinaria realizada para tratar entre otros temas la rendicin de cuentas anual, se aprue-

ban las cuentas sin mayores comentarios. Prevamente, no se compararon las liquida-

ciones de gastos con la pertinente documentacin respaldatoria, tampoco se verific su

registro en el Libro de Administracin y, seguramente, no existe ningn procedimiento

que asegure que los gastos realizados efectivamente fueron ocasionados por el consorcio.

Sobre el particular, existe jurisprudencia que determina la limitacin de investigar las

cuentas ms all de la ltima asamblea de copropietarios que aprob las mismas. La

Cmara Nacional en lo Civil, Sala D, en fallo del 30/08/77, sent el precedente de la

imposibilidad de retrotraer las exigencias de rendicin de cuentas, si ellas haban sido

aprobadas en las asambleas ordinarias anuales del consorcio.

En consecuencia, los propietarios que viven bajo el rgimen de la Ley de Propiedad

Horizontal, tienen que aprobar o no las cuentas que les presenta el administrador una

vez por ao y/o cuando cesa en sus funciones como mandatario del consorcio.

Generalmente, tamaa responsabilidad se asume como una carga adicional e inevitable.

Sin duda, aprobar la gestin realizada por un tercero, sin suficientes elementos de juicio

y conocimientos para evaluar esa actuacin, desconociendo la eventual existencia de

deudas previsionales porque se cometieron errores involuntarios en algunas liquidaciones

de sueldos o sanciones fiscales por haber recibido comprobantes que no cumplen con las

normas impositivas, es asumir una responsabilidad y consecuentemente un riesgo muy

Importante.

Para la situacin descripta, existe una solucin: delegar la tarea de control en un profe-

sional graduado en ciencias econmicas, independiente del administrador que, por medio

de un Informe escrito, manifieste su opinin y permita de tal modo a la Asamblea de

copropietarios tomar la decisin de aprobar o no la rendicin de cuentas anual.

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2.E) Sus beneficios

El primer beneficiario en este aspecto, es el administrador que tiene de este modo la

posibilidad de presentar ante sus administrados un informe emitido por un profesional

independiente que da fe pblica sobre la razonabilidad de la informacin que l les pro-

porciona. En segundo lugar, los propietarios e inquilinos que contribuyen pagando las

expensas al sostn del consorcio y, por ltimo, el eventual comprador de un departa-

mento que podr requerir la informacin referente a los activos y pasivos del consorcio

con el correspondiente informe profesional.

Por supuesto, la eficiencia de un consorcio que se traduce en el funcionamiento ptimo

de todos los servicios y en la realizacin de las me oras necesarias al menor costo posi-

ble, depende de todos y cada uno de los propietarios, del personal del edificio y del

administrador consultor/ asesor para mejorar el desempeo permanentemente. En

toda organizacin consorcial, puede adquirir singular relevancia el Consejo de

Administracin, en la medida que canalice las inquietudes de los restantes propietarios,

que trabaje para obtener los proveedores Idneos a un costo razonable, que apruebe la

realizacin de los trabajos, no desde un punto de vista tcnico, pero si asegurando que

realmente se cambi el cable del ascensor, se pintaron las paredes o se repar el circuito

elctrico deteriorado. 0 sea, colaborando con el administrador en inters del edificio.

3 PARTICIPACION DEL PROFESIONAL EN CIENCIAS ECONOMICAS

3.A) Las respuestas profesionales

De todo lo expuesto precedentemente surgen conceptos que deseamos remarcar:

Un consorcio es un ente que requiere que se lo administre.

El grado creciente de complejidad de la administracin depende fundamentalmente de

los servicios centrales que el ente posea y del destino (viviendas, oficinas, cocheras, cte.)

de las unidades funcionales.

Muchos consorcios manejan fondos que ascienden a Importes muy significa-

tivos. Esta realidad motiv a la D.G.I. a establecer un rgimen de retenciones

del Impuesto al valor agregado para determinados consorcios en los pagos que

realicen a ciertos proveedores.

En todos los casos el efecto de la calidad de la administracin repercute en el estado

del edificio y en su correlativa valoracin.

Los profesionales en ciencias econmicas poseen formacin universitaria y se capaci-

tan en forma permanente para; -entre otras actividades relacionadas-:

1) Emitir opinin sobre la razonabilidad en que la rendicin de cuentas anual muestra

el movimiento de fondos y los activos y pasivos del consorcio.

2) Asesorar en materia impositiva, previsional, laboral, cte.

3) Disear los sistemas de control que aseguren la confiabilidad de la informacin.

4) Implantar, de ser necesarios, sistemas computadorizados para la distribucin de gas-

tos por unidad funcional.

5) Desarrollar las tcnicas de administracin ms eficientes y adecuadas a las carac-

tersticas de cada consorcio.

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3.B) Alcance y objetivos de la auditoria de rendiciones de cuentas

Desde hace largo tiempo, en todo tipo de entes (con y sin fines de lucro) sus dueos,

directivos, socios. asociados o componentes, han utilizado la auditora externa realizada

por un contador pblico independiente como una herramienta eficaz para asegurarse que

las rendiciones de cuentas responden a la realidad, evitando as que cada uno de ellos

deba realizar una tarea para la que en muchos casos no est preparado. Es importante

asumir la responsabilidad pero reduciendo el riesgo al contar con la opinin profesional

que avala las decisiones tomadas.

En definitiva, la auditora externa de la rendicin de cuentas es un servicio de extrema

utilidad para los copropietarios, que culmina con la entrega de un Informe escrito rea-

lizado por un profesional experto en el tema, donde se resume su opinin.

4 NORMATIVA VIGENTE

Las normas que regulan el consorcio de propiedad horizontal son pocas y antiguas, lo

que desde nuestro punto de vista es muy positivo. Las actividades fuertemente condi-

cionadas por una legislacin que contempla y prev las distintas alternativas que pueden

presentarse, es factible que limite la posibilidad de adaptarse a los cambios sociales que

se presentan y carezca de la flexibilidad necesaria para que se adecue a las diferentes

necesidades de distintos consorcios.

Por ello, entendemos que este vaco normativo, posibilita establecer condiciones bsi-

cas, y por supuesto, consensuadas entre todos los propietarios, mediante la modificacin

de un elemento contractual que adquiere una importancia esencial: el reglamento de

copropiedad y administracin.

El citado instrumento es generalmente definido y en consecuencia redactado por las

empresas constructoras, de acuerdo a sus propios intereses, los que pueden diferir de

los intereses de los propietarios que luego viven en el consorcio y, en particular, con

respecto a las relaciones con el administrador (como por ejemplo: la duracin de su

mandato, atribuciones y obligaciones, mayoras necesarias para su remocin, obligacin

de informar adecuadamente a los propietarios y su frecuencia, etc.).

De acuerdo a la ley 13.512, el reglamento de copropiedad se puede modificar con una

mayora no menor a dos tercios. Es decir que, se admite la posibilidad que ese por-

centaje se incremente va reglamento, estableciendo el requisito de unanimidad y limi-

tando seriamente la posibilidad fctica de modificacin o adecuacin.

Cabe agregar que la Ley de Propiedad Horizontal le otorga al reglamento de copropiedad

y administracin el valor de estatuto para los copropietarios, constituyndose en ley

entre las partes.

En el Anexo IV al presente informe, mencionamos aquella normativa que consideramos

de inters particular para complementar nuestro trabajo.

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5 INFORMES MENSUALES Y RENDICIONES DE CUENTAS

5.A) Informes mensuales de administracin

Debido a que ninguna norma legal establece el contenido y la forma de presentacin de

las liquidaciones mensuales, esta comisin de estudios se ha permitido realizar una

propuesta referida a la informacin esencial que permitir dar mayor transparencia a la

gestin facilitando la toma de decisiones, permitiendo de tal modo, corregir cursos de

accin y que, por lo tanto, deberan proporcionar los administradores de consorcios de

propiedad horizontal. En consecuencia:

a) Los informes mensuales de administracin deberan incorporar toda la informacin

que sea necesaria para posibilitar una adecuada interpretacin del:

Movimiento mensual de fondos, integrado por:

- Fondos al Inicio del mes: debe coincidir con el saldo al cierre del mes anterior.

- Ingresos percibidos en el mes: detalla todos los ingresos por cualquier concepto

efectivamente recibidos en el mes.

- Gastos pagados en el mes: detalla todas las erogaciones realizadas en el mes.

No incluye gastos no pagados por falta de fondos o porque vencen en meses pos-

teriores.

- Fondos al cierre del mes: surge de la sumatoria de fondos al inicio del mes +

ingresos percibidos - pagados.

Fondos a prorratear, integrado por:

- Gastos estimados a pagar en el prximo mes: detalla todas las erogaciones que

deben realizarse en el prximo mes y cuyos montos pueden estimarse razonable-

mente, agregando previsiones para cubrir los hechos cuyo grado de ocurrencia es

probable o posible. Por ejemplo, falta de pago de expensas de un porcentaje de

propietarios, reparaciones imprevistas, etc.).

- Fondos disponibles: reducen las necesidades de fondos para el prximo mes.

- Fondos a prorratear: monto total de expensas que deben prorratearse entre las

unidades del consorcio.

Distribucin por unidad de los fondos a prorratear: incluye la contribucin de cada

unidad (pago de expensas) para hacer frente a las erogaciones previstas para el

prximo mes.

Detalle de las unidades morosas: Incluye la composicin por unidad funcional de

cada una de las cuotas vencidas (fecha de vencimiento original e importe) e intere-

ses adeudados.

Detalle de los fondos reservados: especificando el motivo, objeto o destino y el

monto correspondiente.

Aclaramos que el movimiento mensual de fondos, arroja un saldo de fondos al cierre

del mes. Este, se puede componer por fondos reservados y fondos disponibles. Por lo

tanto, la sumatoria de los fondos reservados incluidos en este punto y los fondos

disponibles incluidos en fondos a prorratear, debe coincidir con el saldo de fondos al

cierre del mes.

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Activos y pasivos al cierre del mes: Incluye los fondos disponibles en caja y bancos,

los fondos colocados en Inversiones con nimo de obtener alguna renta, las cuen-

tas a cobrar exigibles y las cuentas a pagar en perodos futuros, las previsiones y

los fondos reservados, detallados en el punto anterior.

Agregar en los informes mensuales la informacin que sea de Importancia para las

decisiones futuras de los propietarios. Por ejemplo:

Seguros contratados y su vencimiento.

Meses en los que se concreta la limpieza de caeras cloacales.

Meses en los que se limpian los tanques de agua.

Plan de obras y reparaciones aprobadas por la asamblea de copropietarios.

Contingencias por reclamos judiciales, situaciones laborales conflictivas.

Por ltimo, incluir al pie de cada informe mensual la fecha, firma holgrafa y aclaracin

del administrador.

En el Anexo II agregamos un modelo sugerido que responde a los conceptos expuestos.

b) Registrar toda la informacin en el Libro de Administracin, de acuerdo con nuestra

propuesta incluida en el punto 6 de este informe.

c) Mantener ordenadamente archivada toda la documentacin respaldatoria de las

registraciones efectuadas.

5.B) Rendiciones de cuentas

En relacin con la rendicin de cuentas, ya sea anual o por un perodo menor, conside-

ramos que la misma debe recopilar la informacin suministrada mensualmente, con

respecto a dos conceptos bsicos:

Movimiento de fondos, integrado por:

- Fondos al inicio del ao

- Ingresos mensuales percibidos:

- Gastos mensuales pagados

- Fondos al cierre del ao

Activos y pasivos al cierre del ao: coincide con el detalle realizado al cierre del mes

correspondiente.

Mes

................

Monto

.................

Mes

................

Monto

.................


6 LIBRO DE ADMINISTRACION

6.A) Registracin

Ante la falta de normas legales que regulen su contenido, los administradores siguen

algn criterio para su actualizacin. Hemos observado al respecto que algunos trans-

criben las liquidaciones mensuales y que otros pegan las mismas en los folios del libro

mencionado. Es posible que ninguno registre en el Libro de Administracin detallada-

mente toda la informacin que el mismo debe contener, algunos no registran nada y

otros no tienen el mencionado libro. De acuerdo con nuestro criterio, la informacin que

como mnimo debiera registrarse, sera la siguiente:

Diariamente, el registro de cada uno de los ingresos por cualquier concepto y de cada

uno de los pagos realizados durante el mes. En el Anexo III incorporamos un modelo

de planilla que permitira mediante el sistema de copiado su transcripcin al libro de

referencia.

Al cierre de cada mes, el detalle de inventario de los activos y pasivos incluidos en el

informe mensual pertinente.

Deben respetarse las formalidades propias de todo libro rubricado. Es por ello que se

prohibe dejar blancos, hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, tachar registra-

ciones, mutilar parte del libro, arrancar hojas, alterar la encuadernacin y foliacin.

6.B) Documentacin respaldatoria

Por supuesto que cada uno de los registros debe permitir su vinculacin con la docu-

mentacin respaldatoria. Para ello, recomendamos numerar internamente los compro-

bantes en forma correlativa (ingresos y egresos separadamente), registrando ese

nmero en el Libro de Administracin.

Es importante hacer notar aqu que el propietario de la documentacin es el consorcio,

no el administrador. Por ello, sugerimos que en el momento que la asamblea de propi-

etarios aprueba la rendicin de cuentas realizada por el administrador, reciba del admin-

istrador todos los comprobantes originales y respaldatorios de los egresos realizados,

con excepcin de los recibos de sueldos, boletas de depsito de cargas sociales y bole-

tas de pago de impuestos y contribuciones. En relacin a estos ltimos, es conveniente

incurrir en un pequeo gasto conservando fotocopias autenticadas por escribano.

Cabe agregar que la numeracin correlativa propuesta para los comprobantes facilitara

el control de la documentacin entregada.

6.C) Archivo de la documentacin

En relacin con el archivo de dicha documentacin recibida, en la mayora de los con-

sorcios existe algn espacio en stanos, calderas, salas de mquinas o terrazas semicu-

biertas donde se puede colocar un archivo metlico con llave. Las llaves deben quedar

en poder de cada uno de los integrantes del Consejo de Administracin o de los pro-

pietarios que la asamblea designe a tal efecto.

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7 TAREAS DE REVISION SUGERIDAS PARA EL AUDITOR EXTERNO

7.A) Elementos y documentacin a requerir

La auditora de consorcios de propiedad horizontal por parte de un contador pblico de

acuerdo con normas de auditora vigentes requiere por parte de la administracin la puesta

a disposicin para dicho auditor independiente de los siguientes elementos:

1) Informes mensuales correspondientes al perodo de revisin

2) Rendicin anual de cuentas.

3) Reglamento de copropiedad y administracin.

4) Libro de Administracin.

5) Comprobantes respaldatorios de ingresos y egresos.

6) Libro de Actas de Asamblea.

7) Otros comprobantes y planillas informativas.

8) Informes de asesores legales sobre eventuales contingencias judiciales.

7.B) Procedimientos de auditora

Debido a que la opinin profesional es consecuencia de las tareas cumplidas, el auditor efec-

tuar los procedimientos de auditora que considere necesarios para respaldar su informe.

A continuacin, enunciamos a ttulo ejemplificativo estos procedimientos:

1) Evaluacin general del ambiente de control que posee la administracin del con-

sorcio. Principales controles y su funcionamiento.

2) Realizar comprobaciones globales de razonabilidad sobre cargas sociales tomando

como base los sueldos pagados.

3) Verificar el depsito de retenciones y aportes en los trminos legales.

4) Cotejar erogaciones e ingresos con la pertinente documentacin respaldatoria.

5) Recalcular (en forma integral o en base a pruebas selectivas):

Alcuotas correspondientes a cada unidad.

Totales incluidos en los informes mensuales, rendicin anual de cuentas y Libro

de Administracin.

6) Examinar el cumplimiento de las disposiciones impositivas por los proveedores del

consorcio.

7) Verificar el cumplimiento de las normas de control para proceder al pago de las

facturas por compras y servicios.

8) Comprobar la vigencia de los seguros contratados por el consorcio mediante el pedido

de informes a las respectivas compaas.

9) Estudiar la razonabilidad de los fondos recaudados comparados con los fondos erogados.

10) Examinar las conciliaciones bancarias. Enviar confirmaciones escritas a dichas

instituciones.

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11) Comparar el gasto mensual con otros consorcios de iguales servicios centrales y

zona: $ por unidad, $ por metro cuadrado, etc.

12) Verificar la razonabilidad de las clasificaciones de gastos efectuadas y el cumplimien-

to del Reglamento de Copropiedad y Administracin.

13) Examinar el criterio seguido para reclamar expensas vencidas y comprobar el

destino dado al cobro de intereses punitorios.

14) Evaluar por comparacin la razonabilidad de consumos mensuales (cantidades fsicas)

y de los aumentos de precios concedidos por servicios repetitivos.

15) Obtener una carta con manifestaciones de la administracin del consorcio.

16) Confirmar con asesores legales la situacin generada por litigios o juicios.

17) Revisar los contratos que resultan la relacin del consorcio con los proveedores

para evaluar potenciales reclamos en caso de discontinuar la prestacin.

18) Realizar test de mercado para comprobar la razonabilidad del precio pagado a los

oferentes de servicios permanentes.

7.C) Informes a emitir

1) Preparar una carta a los propietarios sugiriendo mejoras en los sistemas de control,

cambios operativos que aumenten la eficiencia, cte.

2) Informe especial sobre la rendicin de cuentas y/o sobre los estados contables. El

modelo sugerido correspondiente se incluye como Anexo I.

8 CONCLUSION

Existen diversas circunstancias, en que es necesario asumir responsabilidades sin poder

medir a veces, razonablemente, el riesgo que implica la decisin adoptada. En otras

situaciones, es posible protegerse mediante la intervencin de profesionales expertos

en el tema. Esta Comisin considera que, precisamente el Contador Pblico puede

incorporar -mediante su actuacin profesional- un gran valor agregado a la adminis-

tracin de los consorcios por medio de la realizacin de auditoras y la consecuente

emisin de su dictamen profesional.

Los beneficiarios finales sern todos los consorcistas que forman parte de la

Inmensa cantidad de consorcios que existen en nuestro pas.

NOTAS BIBLIOGRAFICAS:

(1) Naisbitt J. y Aburdene P., Megatendencias 2000 - Grupo Editorial Norma

(2) Diario Clarn, 30 de octubre de 1991, pgina 30.

14


ANEXO I

MODELO SUGERIDO DEL INFORME ESPECIAL SOBRE LA RENDICION DE CUENTAS

Seores

Consorcio de Propietarios

...................................

Buenos Aires

En mi carcter de Contador Pblico independiente, he examinado la rendicin de cuentas

correspondiente al Consorcio de Propietarios ................................................................

que contiene la informacin detallada en el apartado siguiente.

1) Informacin examinada

a) Movimiento de Fondos por el perodo iniciado el .......de ............ de 19 y terminado

el de. de 19.

b) Detalle de activos y pasivos al ..........de .................. de 19.............

Incluyendo la informacin complementaria integrante de la rendicin de cuentas.

2) Alcance de la revisin

Mi tarea profesional fue realizada de acuerdo con las normas de auditora vigentes

(Resolucin Tcnica N 7 de la Federacin Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias

Econmicas) puestas en vigencia por la Resolucin N 267/85 del Consejo Profesional de

Ciencias Econmicas de la Capital Federal.

3) Manifestacin profesional

En base a las tareas de revisin efectuadas, INFORMO que la documentacin individualiza-

da en 1, correspondiente al movimiento de fondos por el perodo iniciado el de

..................... de 19........... y terminado el ...........de . de 19.......... del Consorcio

de Propietarios as como el detalle de activos y pasivos a esta ltima fecha, han sido

preparados de acuerdo con los criterios descriptos en notas a la rendicin de cuentas.

4) Informacin adicional requerida por disposiciones legales

Al .........de ..................de 19........ las deudas devengadas en concepto de aportes y con-

tribuciones ....

Buenos Aires, ...........de ..................de 19.........

Dr. ...............................

Contador Pblico (Universidad)

C.P.C.E.C.F. - T............ F..............

15


ANEXO II

MODELO SUGERIDO DE INFORME MENSUAL DE ADMINISTRACION DE CONSORCIOS

DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Consorcio: ...............................................................................................................

INFORME DE ADMINISTRACION CORRESPONDIENTE AL MES DE ..................DE 199........

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1) MOVIMIENTO MENSUAL DE FONDOS:

Saldo de fondos al inicio del mes

+ Ingresos percibidos en el mesCuotas por expensas vto......../....../.......

Cuota extraordinaria vto. ......../....../.......

Plazo fijo vto......../....../.......

Intereses caja de ahorro mes y ao

Alquileres local

.......

Pagos de unidades morosas:

- Gastos pagados en el mes

= Saldo de fondos al cierre del mes- Saldo de fondos de reserva= Saldo de fondos disponibles al cierre del mes

2) GASTOS A PRORRATEAR

Gastos a pagar en el prximo mes:

.......................................................

.......................................................

.......................................................

.......................................................

Fondos disponibles

Gastos a Prorratear

PARCIAL

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

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.................

.................

.................

.................

.................

TOTAL

..................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

.................

Unidad.................................

Vto..................................

Cuota.................................

Inters.................................

Total.................................

Nro.Archivo.......................................................

Detalle

...........

...........

...........

...........

...........

Fechavto.

...........

...........

...........

...........

...........

FechaPago

...........

...........

...........

...........

...........


17

3) DISTRIBUCION POR UNIDAD DE GASTOS

A PRORRATEAR VTO. ......./......./.........

4) DETALLE DE UNIDADES MOROSAS

5) FONDOS RESERVADOS

Destino/Objeto/Motivo

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

TOTAL

6) ACTIVOS Y PASIVOS AL CIERRE DEL MES

7) OTRAS INFORMACIONES

TOTAL

.................

.................

........................................................................

.................

.................

........................................................................

MONTO

.................

.................

.................

.................

.................

UF.....................................................................................Total

PISO /DEPTO......................................................................................100,00

PORCENTUAL.....................................................................................................

EXPENSA.....................................................................................................

MORA.....................................................................................................

UF.....................................................................................Total

PISO /DEPTO......................................................................................

VTO......................................................................................

CUOTA.....................................................................................

INTERES.....................................................................................

TOTAL.....................................................................................

ACTIVO:Caja y BancosInversionesCrditosOtros Activos

TOTAL ACTIVO

..............................

..............................

..............................

..............................

..............................

PASIVO:DeudasPrevisiones

SubtotalFondos reservadosSubtotalDiferencia NetaTOTAL

..............................

..............................

..............................

..............................

..............................

..............................

..............................

...................................Lugar y Fecha

...................................Aclaracin Firma

...................................Firma


ANEXO III

MODELO DE PLANILLA DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS

Consorcio de propietarios:..................................... Perodo: ....................................

18

FechaCobroPago................................................................................................................................

FechaVto.

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

Nro.Comp.

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

Objeto depago/cobro

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

........................

Cuenta

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

Cond.I.V.A.

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

TipoComp.

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

........

TipoGasto

........

........

........

........

........

........

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........

........

........

........

........

........

MontoCobrado

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

..................................

MontoFactura

................................................................................................................................................................................

MontoRetenido

................................................................................................................................................................................

MontoPagado

................................................................................................................................................................................

Saldodiario

de caja................................................................................................................................................................................


ANEXO IV

NORMATIVA VIGENTE: SITUACIONES ESPECIFICAMENTE CONTEMPLADAS

II.A) Introduccin

Existen diversas disposiciones y cuerpos normativos que regulan a los edificios sometidos al

rgimen de la propiedad horizontal. Se tratan de los Cdigos Civil y de Comercio, la ley de

Propiedad Horizontal N 13.512, su Decreto Reglamentario N 18.734/49, el Estatuto de los

Encargados de Casas de Renta (ley N 12.981), su Decreto Reglamentario N 11.296/49, la

Convencin Colectiva de Trabajo N 398/75, etc.

Estos cuerpos normativos tienden, adems, a regular la convivencia y las relaciones del y

en el consorcio. Las partes que entran en juego en la vida del consorcio son las siguientes:

1) El administrador del consorcio o mandatario.

2) El consorcio de copropietarios o mandante.

3) El consejo de administracin.

4) Los propietarios e inquilinos.

5) El personal del consorcio.

Nuestro anlisis de estos cuerpos normativos est enfocado a aquellas disposiciones que

hacen a los fondos de los consorcios y a su contabilizacin, control y a las rendiciones de

cuentas debidas por los administradores.

II.B) El administrador

De acuerdo a las disposiciones del Cdigo Civil, la relacin del administrador con el consor-

cio est contemplada como un contrato de mandato.

El artculo 9 de la ley de Propiedad Horizontal prev que el reglamento de copropiedad y

administracin de cada consorcio debe proveer obligatoriamente entre otras cosas, a la

designacin de un representante de los propietarios y determinar las bases de su remu-

neracin y la forma de remocin. El Decreto Reglamentario agrega, que debern ser inclui-

das en el reglamento de copropiedad, las facultades y obligaciones de estos representantes.

Tanto el Cdigo Civil (art. 1909) como el Cdigo de Comercio (Captulo IV) se refieren a la

obligacin del mandatario de rendir cuentas de su gestin y a su periodicidad. Del anlisis

de estas normas, se desprende que deben obligatoriamente ser llevados libros contables y

que la rendicin de cuentas debe ser documentada, o sea que todos los ingresos y egresos

de fondos del mandante deben estar perfectamente documentados y registrados en libros.

Asimismo, se establece que debe existir una rendicin de cuentas al finalizar cada ejercicio

econmico del consorcio y/o al cesar el contrato de mandato.

II.C) El consorcio de propietarios

La jurisprudencia ha establecido que: Conforme a la ley 13.512, el consorcio de copropie-

tarios es un verdadero sujeto de derecho distinto de sus miembros, ya que goza de capaci-

dad para contraer obligaciones o adquirir derechos, tiene un domicilio, posee patrimonio

propio independiente del particular de los socios, se manifiesta en la vida jurdica por inter-

19


medio de su rgano, el representante legal obligatorio, y decide asambleariamente, en

consecuencia, puede ser declarado en concurso civil.

La asamblea es un rgano del consorcio de propietarios. A travs de la asamblea, el con-

sorcio de propietarios se constituye, delibera, gobierna y designa su representante legal y a

los miembros del consejo de administracin. Su actuacin est regida por lo previsto en el

reglamento de copropiedad que rige al consorcio, el cual determinar el qurum necesario

para poder comenzar validamente las deliberaciones, las mayoras necesarias para resolver

cada asunto a tratarse y la fonna de computar los votos, si por porcentual o por unidad.

II.D) Consejo de administracin

La ley de propiedad horizontal no contempla a los Consejos de Administracin, pudiendo ser

previstos en los reglamentos de copropiedad.

El consejo de administracin es otro de los rganos del consorcio integrado por un grupo de

copropietarios cuyo nmero y funciones son regulados por los reglamentos de copropiedad

de cada consorcio. Sus miembros son elegidos en las asambleas del consorcio de acuerdo a

lo establecido por el mismo reglamento.

En caso de no estar previsto por el reglamento de copropiedad, la necesidad y/o conve-

niencia de regular al consejo de administracin debiera ser analizada y decidida por la

asamblea de copropietarios.

II.E) Los propietarios

El art. 8 de la ley 13.512 establece que: Los propietarios tienen a su cargo en proporcin

al valor de sus pisos o departamentos, salvo convencin en contrario, las expensas de

administracin y reparacin de las partes y bienes comunes del edificio, indispensables para

mantener en buen estado sus condiciones de seguridad, comodidad y decoro.

La participacin de los propietarios en las asambleas del consorcio es fundamental porque

es el momento y el lugar donde cada propietario puede emitir su opinin respecto a la

gestin de la administracin del consorcio, de problemas que requieren solucin, etc.

II.F) Personal del consorcio

El personal del consorcio est constituido por el encargado del edificio, ayudantes, serenos

del edificio y cocheras, encargados de cocheras, jardineros u otros auxiliares.

Sus actividades estn reguladas por la ley 12.981 y su decreto reglamentario. Es tambin

de aplicacin la convencin colectiva 398/75.

No es objeto de este trabajo referirse a las disposiciones legales relacionadas con los encarga-

dos salvo en lo concerniente a las verificaciones que debe efectuar el auditor de los aspectos

relativos a ellos.

20


AUTORES

Este trabajo fue preparado inicialmente por una Subcomisin especial de la Comisin de

Estudios de Auditora, integrada por:

Dr. Jorge Voss (Coordinador)

Dr. Norberto Fabin Wilinsk

Dr. Hctor A. Urreaga

El mismo contiene los aportes realizados en diferentes reuniones plenarias de la Comisin,

por los miembros activos de la misma, dirigida por:

Dr. Ignacio Abel Gonzlez Garcia - Presidente

Dr. Juan Carlos Ernesto Repila - Vicepresidente

Dr. Jorge Voss - Secretario

y siendo el Dr. Carlos Alberto Slosse el Consejero Coordinador,

y el Dr. Oscar Lpez su Asesor Tcnico.

El trabajo fue aprobado en la reunin plenaria del 10 de agosto de 1992. Los miembros de

la Comisin de Estudios de Auditora que participaron y/o colaboraron en el informe final,

han sido:

21

Dr. Alderuccio, Guillermo Vctor

Dr. Benedossi, Luis Rolando

Dr. Bermdez, Claudio Luis

Dr. Berutti, Daniel Ral

Dra. Boccazzi, Celina Amanda

Dr. Bruschi, Norberto Juan

Dra. Cabrera, Marta Luisa

Dra. Casafuz, Mara Julia

Dr. Casal, Armando Miguel

Dr. Clouct, Luis Antonio

Dr. Cortias, Julio

Dr. De Antoni, Ernesto Luis

Dra. Delgado, Mara Teresa

Dr. Dulman, Marcelo Alejandro

Dra. Dziagacz, Mnica Alicia

Dra. Faisal, Adrana Miriam

Dr. Fenara, Juan Carlos

Dr. Folgar, Gabriel Oscar

Dra. Friz, Isabel

Dr. Galasio, Eduardo Atilio

Dr. Garca, Daniel Albino

Dr. Garca Gimnez, Francisco

Dra. Giordano, Silvia Patricia

Dr. Cuerriero, Sergio Alejandro

Dr. Gurovich, Leopoldo Isaac

Dra. Ivars, Francisca Dolores

Dr. Karn, Eduardo Daniel

Dr. Leoni Olivera, Carlos Eduardo

Dr. Lescano, Hctor Daniel

Dr. Lord, Jos Daniel

Dr. Mrques, Enrique A.

Dr. Mjica, Gustavo

Dr. Otero, Ovidio Rubn

Dr. Papa, Rubn Omar

Dr, Romero, Ramn

Dr. Sambuccetti, Roberto E.

Dr. Serpa, Jos Luis

Dra. Torres, Mara Alejandra

Dr. Vzquez, Alberto Emilio

Dr. Vecchi, Carlos Alberto

Dra. Velzquez, Adriana Hayde

Dr. Zermo, Miguel Angel

Dr. Zonis, Ricardo

Dr. Zuco, Carlos Omar

Consejo Profesional de Ciencias Econmicas de Capital FederalViamonte 1549 (1055) - Capital Federal Tel.: (54-11) 4811-0050 / 4812-9292 (lneas rotativas)www.cpcecf.org.ar

INDICE1 INTRODUCCION1.A) Actividades desarrolladas por los consorcios de propiedad horizontal1.B) Fuente de recursos1.C) Derechos y obligaciones de los propietarios1.D) Objeto del presente informe

2 IMPORTANCIA DE LOS INFORMES DE LA ADMINISTRACION2.A) Causas que justifican la necesidad de liquidaciones mensuales2.B) Participacin de los copropietarios2.C)Jurisprudencia relacionada con las rendiciones de cuentas2.D) Nuestra propuesta2.E) Sus beneficios

3 PARTICIPACION DEL PROFESIONAL EN CIENCIAS ECONOMICAS3.A) Las respuestas profesionales3.B) Alcance y objetivos de la auditoria de rendiciones de cuentas

4 NORMATIVA VIGENTE5 INFORMES MENSUALES Y RENDICIONES DE CUENTAS5.A) Informes mensuales de administracin5.B) Rendiciones de cuentas

6 LIBRO DE ADMINISTRACION6.A) Registracin6.B) Documentacin respaldatoria6.C) Archivo de la documentacin

7 TAREAS DE REVISION SUGERIDAS PARA EL AUDITOR EXTERNO7.A) Elementos y documentacin a requerir7.B) Procedimientos de auditora7.C) Informes a emitir

8 CONCLUSIONNOTAS BIBLIOGRAFICAS:

Valor Del Auditor Externo en Consorcios PH

Documents

Transcript of Valor Del Auditor Externo en Consorcios PH