V. El proceso de evaluación del SIIA

V. El Proceso de evaluación del SIIA

5.1 Participantes

•De la AMEREIAF, A.C.

•Comité Directivo.

•Comité Evaluador.

•Grupo de pares evaluadores designados.

•Especialista observador(es), en caso de ser requerido, otros.

•La institución solicitante. (IES-SIIA)

•Las autoridades.

•Los funcionarios (académico-administrativos).

•La planta docente.

•Los alumnos y egresados.

•Los administrativos y personal auxiliar.

5.2 Objeto de evaluación

•Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA)

•Subsistema de Finanzas.

•Subsistema de Administración Escolar.

•Subsistema de Recursos Humanos.

•Procesos académicos-administrativos.

V. El Proceso de evaluación del SIIA

•Planes y programas de estudio.

•Normas, reglamentos, políticas, manuales, procedimientos por las cuáles se rijan.

•Recursos humanos que intervienen y participan en la construcción, funcionamiento y operación.

•Alumnos, docentes, investigadores usuarios del sistema.

•Recursos físicos, espacios, mobiliario, etc.

• Infraestructura de Tecnologías de la Información y Comunicación ( TIC´s).

•Resultados y productos de información generados (reportes, consultas, trámites, etc.).

•Estructura orgánica de la Institución y de las instancias con responsabilidad en la construcción, funcionamiento y operación.

5.3 Actividades de las instituciones de educación superior (IES)

•Haber realizado y presentar la evaluación diagnóstica realizada al SIIA en el marco del ProGES del PIFI 2008-2009 y las últimas recomendaciones externas emitidas por los evaluadores del PIFI en caso de existir, esto con la finalidad de conocer en una primera instancia el grado de avance del SIIA.

•Solicitar oficialmente por escrito la evaluación y por parte de la máxima autoridad de la institución (rector o equiva-lente).

•Conocer las condiciones y firmar la Carta Compromiso entre las partes involucradas.

• Informar clara y objetivamente a la comunidad universitaria que interviene y participa en el funcionamiento y ope-ración de SIIA profesores, alumnos y personal administrativo acerca del proceso de evaluación. La participación de ésta en todo el proceso, desde la autoevaluación hasta la visita y el análisis de los resultados de la misma, es muy impor-tante.

•Elaborar y enviar el informe de autoevaluación y la información requerida a la AMEREIAF.

V. El Proceso de evaluación del SIIA

•Recibir y brindar todos los apoyos requeridos para el desempeño de su trabajo al grupo de evaluadores designados por la AMEREIAF.

•Poder referirse a la evaluación recibida, en su caso en los documentos públicos que consideren pertinentes.

5.4 Características del proceso de evaluación

El proceso de evaluación deberá ser transparente, equitativo, confidencial, formal, confiable e imparcial, de manera que permita asegurar a todos los usuarios directos e indirectos de los procesos que se realizan con el apoyo del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA) evaluado, satisfacer el conjunto de criterios mínimos de calidad específi-camente diseñados como apoyo a los procesos académicos-administrativos y servicios de información en su institución. Por ello, se sigue un procedimiento riguroso de análisis, donde la ética y el profesionalismo de los evaluadores y de los que intervienen en el proceso se consideran de vital importancia.

5.5 Procedimientos y requisitos

1. El SIIA que pretenda evaluarse por la AMEREIAF, como mínimo debe haber sido autoevaluado en el marco del ProGES del PIFI, o bien someterse a la evaluación de Elegibilidad que realiza la AMEREIAF. Lo anterior es indispensable para garantizar que el programa cuenta con un mínimo de la cultura requerida para la evaluación externa y que reúne las condiciones mínimas suficientes para ser considerado candidato a la evaluación con fines de certificación o acredi-tación.2. La máxima autoridad de la institución expresará por escrito su interés de que sea realizado el proceso de evaluación por la AMEREIAF, Se deberá designar y nombrar a un responsable institucional para el proceso de autoevaluación del SIIA a evaluar, cuyo nombre, teléfono, fax, e-mail, y horario aparecerán en dicha solicitud.3. El rector de la institución, el responsable institucional nombrado para coordinar los trabajos de la autoevaluación y los demás funcionarios involucrados en el SIIA de la institución, deberán estar enterados de las características del pro-ceso de evaluación externa, de la importancia que revisten estas acciones, de los requisitos esenciales y de la necesidad de alcanzar niveles óptimos de calidad.

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4. Se establecerá una Carta Compromiso entre la institución y la AMEREIAF.5. Se debe integrar un Grupo de Trabajo designado por la máxima autoridad de la Institución para efectuar los traba-jos relacionados con la Autoevaluación considerando lo establecido en la Metodología de Referencia y la guía de apoyo correspondiente y demás requisitos definidos. Para su autoevaluación es imprescindible que las IES hayan revisado y analizado cuidadosamente los criterios y estándares de calidad definidos por la AMEREIAF en la Metodología de Refe-rencia. Podrán contar con asesoría y capacitación para tal efecto.

•También deben haber revisado los instrumentos y documentos para la evaluación vigentes al momento de hacer su solicitud.

•Atender a todos los requisitos previos, mismos que se encontrarán en la página web de la AMEREIAF.

6. El Comité Evaluador de la AMEREIAF revisará el informe de autoevaluación y demás requisitos y planteará por escrito las dudas e inquietudes que surjan.7. Posteriormente y una vez que la IES cubran todos los requisitos en común acuerdo se definirá la fecha de la visita, el Consejo Directivo a través del Comité Evaluador designa e integra el equipo de evaluadores con un número de cuatro o cinco pares del Padrón de Evaluadores Registrados en la AMEREIAF, incluyendo en este grupo en caso de ser necesario la participación de un experto en evaluaciones. Dependiendo del tamaño de la institución se integran de cuatro a un máximo de cinco evaluadores. 8. De común acuerdo entre el presidente del Consejo Directivo y el representante de la institución, se programa la visita, así como los tiempos para su realización y los apoyos institucionales requeridos y se fijará una fecha para la visita de evaluación.9. Inmediatamente el Consejo Directivo turnará al equipo de evaluación el informe de autoevaluación y demás, docu-mentos y el programa para la realización de la visita. Se informará a la institución quiénes constituirán el equipo de evaluación. 10. La institución tendrá un plazo de cinco días hábiles para solicitar el cambio de alguno de los miembros del equipo evaluador por motivos claros y explícitamente justificados. El Consejo Directivo resolverá lo conducente.

V. El Proceso de evaluación del SIIA

11. Durante la visita el equipo examinará con detalle y verificará la información vertida en el informe de auto-evaluación del SIIA y demás requisitos, mediante entrevistas con directivos, personal administrativo, jefes de departa-mento, profesores, estudiantes y responsables de áreas que intervienen en su funcionamiento y operación, así como efectuar visitas a instalaciones que se requieran, oficinas administrativas, centro de cómputo, etc. También se podrán tener entrevistas con los cuerpos colegiados, cuerpos académicos y otros grupos de usuarios de la Institución.12. Es importante considerar que el proceso de evaluación por lo general considera horarios diferentes a las labores cotidianas de las instituciones. Por ello, éstas deberán ajustarse a las necesidades del programa de trabajo establecido para la visita, debiendo estar presentes en todo momento los responsables de las áreas sujetas a la evaluación. 13. El equipo de evaluación realizará una serie de reuniones en la institución para la integración del informe respectivo. Para tal efecto, las valoraciones de cada indicador y su justificación en forma individual; posteriormente se realizarán los análisis correspondientes; de ser necesario volver a revisar alguna información o bien aclarar alguna situación en específico con los encargados del área, se le solicitará al responsable institucional de la autoevaluación del SIIA el apoyo necesario.14. Es importante que la IES reconozca que los comentarios hechos por el equipo de evaluadores durante la visita en ningún caso son definitivos. El objetivo de la visita es verificar y complementar el contenido del informe de auto-evaluación y demás documentos necesarios.15. Las recomendaciones se basarán en análisis y discusiones, cuyos resultados aparecerán en el cuerpo del informe y se plantearán lo más específicamente posible, sugiriendo, sin imponer, formas de lograr soluciones. 16. A más tardar 60 días después de realizada la visita, el Consejo Directivo de la AMEREIAF a través de Comité de Eva-luación informará el resultado del proceso evaluatorio. Además emitirá un conjunto de recomendaciones que serán objeto de seguimiento.10. Será el presidente del Consejo Directivo de la AMEREIAF quien en una primera instancia informe del resultado de la evaluación.18. La institución podrá difundir y utilizar el dictamen de evaluación como mejor estime conveniente.19. En todos los casos se emite un informe de resultados y las recomendaciones correspondientes.