URP Sesion 11 - Gestion de Interesados

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Diplomado en Dirección de Proyectos

Fundamentos en Dirección de Proyectos

Sesión 11 – Gestión de los Interesados

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Objetivos de la Sesión Conceptos básicos 11. Gestión de los interesados 11.1 Identificar a los Interesados 11.2 Planificar la Gestión de los Interesados 11.3 Gestionar a Participación de los Interesados 11.4 Controlar la Participación de los Interesados

Agenda

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Objetivos de la Sesión

Los objetivos de la presente sesión son: Describir los conceptos básicos de la gestión de

los interesados. Entender los procesos de la Dirección de

Proyectos relacionados a la gestión de los interesados.

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Agenda

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Conceptos básicos Interesados

Los interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses pueden ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto, también son aquellos que influyen sobre el proyecto.

Identificación de Interesados

La identificación de todos los interesados en las fases iniciales es clave para un proyecto exitoso. Si nos olvidamos de alguien que aparece luego con el proyecto en marcha, podría colocar trabas en su ejecución.

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Agenda

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Áreas de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control

Cierre

Gestión de la Calidad

Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Controlar la Calidad

Gestión de Recursos Humanos

Planificar los Recursos Humanos

Adquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el Equipo

Gestión de las Comunicaciones

Planificar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

Controlar las Comunicaciones

Gestión de los Riesgos

Planificar los riesgosIdentificar riesgosAnálisis cualitativoAnálisis cuantitativoPlan de respuesta

Controlar los Riesgos

Gestión de las Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones Controlar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Gestión de los Interesados

Identificar a los Interesados

Planificar la gestión de los Interesados

Gestionar la participación de los Interesados

Controlar la participación de los Interesados

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Gestión de los Interesados

La Gestión de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto.

Se necesita analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestión a fin de lograr una adecuada participación de los interesados.

La satisfacción de los interesados debe gestionarse como uno de los objetivos clave del proyecto.

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Gestión de los InteresadosIntegrando la gestión de los Interesados

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Agenda

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11.1 Identificar a los Interesados Es el proceso que consiste en identificar a personas, grupos u

organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que permite al Director del Proyecto identificar el enfoque adecuado para cada interesado o grupo de interesados.

Si nos olvidamos de alguien que aparece luego con el proyecto en marcha, podría colocar trabas en la ejecución.

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11.1 Mapa del Proceso

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la Organización

Reuniones

Juicio de expertos

Registro de Interesados

Documentos de la Adquisición

Acta de Constitución del Proyecto

Análisis de Interesados

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11.1 Entradas Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

• Puede suministrar información sobre las partes internas y externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la ejecución de éste.

Documentación de la Adquisición• Si un proyecto es resultado de una adquisición o en un

contrato establecido, las partes de dicho contrato son interesados clave del proyecto

• Otras partes relevantes, como los proveedores, también deben ser consideradas parte de la lista de interesados del proyecto.

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11.1 Entradas Factores Ambientales de la Empresa

• Cultura y la estructura de la organización.• Estándares gubernamentales o de la industria (Ejemplo:

regulaciones, estándares de productos, etc.)

Activos de los Procesos de la Organización• Plantillas del registro de interesados.• Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores.• Registro de interesados de proyectos anteriores.

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11.1 Herramientas y Técnicas

Paso 1 Paso 2 Paso 3

1: Identificar a todos los potenciales interesados2: Identificar el impacto o apoyo potencial que el interesado podría generar3: Evaluar el modo en que los interesados pueden reaccionar en diferentes situaciones

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Reuniones de análisis de perfiles son reuniones de proyecto diseñadas para desarrollar un entendimiento sobre los principales interesados del proyecto y se pueden utilizar para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados.

Reuniones

Se debe considerar la participación de:- Alta Dirección.- Interesados clave identificados.- Directores de Proyecto (trabajado en otros proyectos).- Grupos de la industria y de consultores.- Asociaciones profesionales y técnicas.- Organismos reguladores y no gubernamentales

(ONG)

Juicio de Expertos

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11.1 SalidasContiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados:- Información de identificación: nombre, puesto en la organización,

ubicación, rol en el proyecto, información de contacto.- Información de evaluación: requisitos principales, expectativas

principales, influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con mayor interés.

- Clasificación de interesados: interno/externo, partidario/neutral/reticente, etc.


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Usted está utilizando una matriz poder-interés para clasificar a todas las personas y organizaciones identificadas en el registro de interesados. ¿Qué sería lo más recomendable para el uso de esa información?

a) Qué esté disponible para todos los interesados.

b) Que sea información confidencial para la utilización del Director del Proyecto y los miembros claves de su equipo.

c) Que sea información pública pero de acceso con clave y contraseña.

d) Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el deseado de cada interesado.

Pregunta tipo examen PMP

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Agenda

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Es el proceso que consiste en desarrollar estrategias de gestión adecuadas, para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es dar un plan claro y factible, para interactuar con los interesados del proyecto, a fin de apoyar los intereses del mismo.

Permite la creación y mantenimiento de las relaciones entre el equipo de proyecto y los interesados, con la finalidad de satisfacer sus necesidades y requisitos dentro de los límites del proyecto.

11.2 Planificar la Gestión de los Interesados

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Juicio de expertos

Técnicas Analíticas

Plan de Dirección del Proyecto


Factores Ambientales de la Empresa


Reuniones

Plan de Gestión de los Interesados

ACTUALIZACIONES

Documentos del Proyecto

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11.2 Entradas

Plan de Dirección del

Proyecto

Entre la información utilizada podemos encontrar:

- Ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase.

- La descripción de cómo se ejecutará el trabajo para avanzar los objetivos del proyecto.

- La descripción de cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos y cómo se va estructurar el proyecto, los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y administración del personal.

- El plan de gestión de cambios que documenta el modo en que se va a monitorear y controlar los cambios.

- Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.

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11.2 Entradas

Todos los factores ambientales se utilizan como entradas, entre ellos: - Cultura- Estructura organizacional- Clima político de la organizaciónFactores

Ambientales de la Empresa


Todos los activos se utilizan como entradas, entre ellos: - Base de datos de lecciones aprendidas- Información histórica que aportan conocimientos sobre planes

anteriores de gestión de interesados

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El director del proyecto debe recurrir al juicio de expertos para decidir sobre el nivel de participación requerido de cada uno de los interesados en cada etapa del proyecto.

Por ejemplo: al inicio del proyecto puede ser necesaria la participación de los interesados más experimentados, de modo que se elimine cualquier posible obstáculo para el éxito.

Una vez eliminados los obstáculos, puede ser necesario que los interesados expertos cambien su rol de liderazgo a rol de soporte, y otros interesados como los usuarios finales pueden cobrar mayor importancia.

Juicio de Expertos

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El nivel de participación actual de todos los interesados se compara con los niveles de participación planificados que se requieren para asegurar el éxito del proyecto.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar en:

- Desconocedor

- Reticente

- Neutral

- Partidario

- Líder

Técnicas Analíticas

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Ejemplo de Matriz de interesados

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11.2 Salidas

Es un componente del Plan de Dirección del Proyecto.

Identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.

El Plan de Gestión de Interesados proporciona:

- Niveles de participación deseado y actual de los interesados clave.- El alcance e impacto del cambio para los interesados- Las interrelaciones entre los interesados- Los requisitos de comunicación entre los interesados según la fase del proyecto

- La información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle

- El plazo y frecuencia de distribución de la información necesaria

Plan de Gestión de los

Interesados

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11.2 Salidas

Entre los proyectos posibles de actualizar tenemos:

- Cronograma de Proyecto

- Registro de InteresadosDocumentos del

Proyecto

ACTUALIZACIONES

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Un proyecto que consiste en la implementación de un sistema de información para la generación de reportes automáticos, está enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no están de acuerdo con la forma en que se está tratando al personal de ese proyecto. ¿Quién es el principal responsable de gestionar la participación en el proyecto de ese grupo de ambientalistas?

a) El Director del Proyecto.

b) El Patrocinador

c) Los empleados de la empresa

d) Greenpeace


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Agenda

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Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas.

Durante este proceso se administran las comunicaciones con los interesados a los fines de satisfacer sus necesidades y mitigar potenciales conflictos.

El beneficio clave del proceso es que permite al Director de Proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia de los interesados, aumentando las posibilidades de éxito del proyecto.

11.3 Controlar las Adquisiciones

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Solicitudes de Cambio




ACTUALIZACIONES

Plan de Gestión de los Interesados

Plan de Gestión de las Comunicaciones

Registro de Cambios


Métodos de Comunicación

Habilidades Interpersonales

Habilidades de Gestión

Registro de Incidentes

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11.3 Entradas Plan de Gestión de Interesados

• Proporciona una guía de la mejor manera de involucrar a los diferentes interesados en el proyecto.

Plan de Gestión de Comunicaciones• Proporciona orientación e información sobre la gestión de

las expectativas de los interesados• Entre la información utilizada tenemos:

– Requisitos de comunicación de los interesados– Información que debe ser comunicada– Motivo de distribución de la información– Persona o grupos que recibirán la información

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11.3 Entradas Registro de Cambios

• Se utiliza para documentar los cambios en un proyecto.• Los cambios y su impacto en el proyecto (tiempo, costo y

riesgos) son comunicados a los interesados adecuados.

Activos de los Procesos de la Organización• Requisitos de comunicación de la organización• Procedimientos para la gestión de incidentes• Procedimientos de control de cambios• Información histórica de proyectos anteriores

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11.3 Herramientas y TécnicasLos métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de comunicaciones se utilizan durante la gestión de participación de interesados.

En función de los requisitos de comunicación de los interesados, el director de proyecto decide cómo, cuando y cuáles de estos métodos de comunicación se utilizarán en el proyecto.

Métodos de Comunicación

Habilidades Interpersonales

El director de proyecto puede aplicar las siguientes:- Generar confianza- Resolver conflictos- Escuchar de forma activa- Superar la resistencia al cambio

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El director de proyecto aplica habilidades de gestión para coordinar y armonizar el grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto:

- Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto- Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el

proyecto- Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto- Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los

resultados del proyecto.

Habilidades de Gestión

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11.3 Salidas

La gestión de participación de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un registro de incidentes.Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales.


La gestión de participación de interesados puede generar solictudes de cambio.Puede incluir acciones correctivas o preventivas aplicables al propio proyecto o a la interacción con los interesados afectados, según corresponda.Solicitudes

de Cambio

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11.3 SalidasACTUALIZACIONES

Se pueden actualizar:- Registro de interesados, cuando la información de los

interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o los originalmente interesados ya no participan en el proyecto.



Entre los activos que se pueden actualizar:- Notificaciones a los interesados- Informes del proyecto- Presentaciones del proyecto- Registros del proyecto- Retroalimentación a los interesados- Documentación sobre lecciones aprendidas

Actualización al plan de gestión de interesados.Se actualiza cuando cuando se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados.También se actualiza como resultado de la atención de inquietudes y la resolución de incidentes


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Te han encomendado la dirección integral para la construcción de un centro comercial. Este proyecto requiere una inversión estimada de $100 millones y se han identificado más de 80 interesados. ¿Durante qué fase del proyecto los interesados tendrán mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la comunidad?

a) Iniciación

b) Planificación

c) Ejecución

d) Cierre


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Agenda

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Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto, y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

El beneficio clave de este proceso, es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y eficacia de las actividades de participación de los interesados, a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.

Cuando se considera necesario, se mejora o corrige la estrategia de gestión de los interesados.

11.4 Controlar la Participación de Interesados

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Juicio de expertos Reuniones


Información del Desempeño del TrabajoDatos del

Desempeño del Trabajo

Sistemas de Gestión de la Información




ACTUALIZACIONES

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11.4 Entradas

Para controlar la participación de los interesados tenemos:- Cronograma del proyecto- Registro de interesados- Registro de incidentes- Registro de cambios- Comunicaciones del proyecto


- Son observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.

- Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables del proyecto durante los procesos de control.

- Entre los datos más comunes tenemos:- % informado de trabajo terminado- Medidas de desempeño técnico- Fechas de comienzo y fin de las actividades programadas- Número de solicitudes de cambio- Número de defectos- Costos reales- Duraciones reales

Datos del Desempeño del Trabajo

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Se puede hacer una reevaluación de los interesados actuales.Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitación especializada, tales como:- Alta dirección- Otras unidades de la organización- Interesados clave identificados- Directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos

del mismo ámbito- Expertos en la materia- Grupos de la industria y consultores

- Es una herramienta estándar para que el director de proyectos capture, almacene y distribuya entre los interesados la información de costos, avance del cronograma y desempeño del proyecto.

- Permite al director de proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitar la distribución de informes a los interesados.

Sistemas de Gestión de la Información

Juicio de Expertos

Reuniones

- Las reuniones de revisión de estado se utilizan para intercambiar y analizar información de la participación de los interesados

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11.4 Salidas


Información del Desempeño del

Trabajo

- Consiste en los datos del desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas.

- Los datos en sí mismos no utilizan en el proceso de toma de decisiones, en cambio sí se debe tomar en cuenta la información pues contiene correlaciones y contexto, los cuales nos permiten una mejor toma de decisiones.

- El análisis del desempeño del proyecto y las interacciones con los interesados, a menudo genera solicitudes de cambio.

- Las solicitudes de cambio generadas se procesan a través el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y puede generar: acciones correctivas o acciones preventivas.

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11.4 Salidas

ACTUALIZACIONESA medida que se identifican cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar:

- Plan de Gestión de Alcance- Plan de Gestión de Interesados- Plan de Gestión de Calidad- Plan de Gestión de Requisitos- Plan de Gestión de Cronograma- Plan de Gestión de Cambios- Plan de Gestión de las Comunicaciones- Plan de Gestión de Costos- Plan de Gestión de Recursos Humanos- Plan de Gestión de Riesgos- Plan de Gestión de Adquisiciones


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11.4 SalidasACTUALIZACIONES

Se pueden actualizar:- Registro de Interesados- Registro de Incidentes


Entre los activos que se pueden actualizar:- Notificaciones a los interesados- Informes del proyecto- Presentaciones del proyecto- Registros del proyecto- Retroalimentación a los interesados- Documentación sobre lecciones aprendidas


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En su proyecto ya han terminado de identificar a todos los interesados agregando información sobre sus roles, áreas de conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. ¿Cuál debería ser el próximo paso?

a) Clasificar a los interesados según su influencia, intereses y participación.

b) Evaluar cómo podrían influir los interesados en el proyecto

c) Controlar la participación de los interesados en el proyecto

d) Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo de interesados


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¿Preguntas?

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