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Universidad Tecnológica Tula Tepeji 1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA TULA TEPEJI TITULO DEL PROYECTO Análisis al sistema de compras actual y sus áreas relacionadas para la mejora continúa de la organización. QUE PARA OBTENER EL TITULO DE INGENIERO EN DESARROLLO DE NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL. PRESENTA: Jorge Luis Chávez Velázquez. 21 de Abril del 2013
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA TULA TEPEJI
TITULO DEL PROYECTO
Análisis al sistema de compras actual y sus áreas relacionadas para la
mejora continúa de la organización.
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE INGENIERO EN DESARROLLO DE
NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL.
PRESENTA:
Jorge Luis Chávez Velázquez.
21 de Abril del 2013
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Título del proyecto:
Análisis al sistema de compras actual y sus áreas relacionadas para la
mejora continúa de la organización.
Proyecto profesional que para obtener el título de:
Ingeniero en desarrollo de Negocios y Gestión Empresarial.
Presenta: Jorge Luis Chávez Velázquez.
Asesor académico Mtro. José Francisco Hernández
García.
Asesor industrial Lic. Guillermo Asencio Orozco.
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Dedicatorias y Agradecimientos
A mis padres:
Esfuerzo, aliento, compañía, fuerza, y dedicación, no solo una lección con palabras
firmes, son el legado que han brindado mis grandes héroes, que día a día sin mermarse
bajo el arduo camino han luchado en contra de cualquier adversidad, para forjar las base
de un futuro prometedor para mi persona. Mujer, a usted mi compañera fiel de infancias
y lagrimas inocentes, le otorgo este logro que es el comienzo de la vida que en un ayer
soñó aquel pequeño hombre.
Hombre, a usted mi gran guerrero, que con sangre y lagrimas en el alma has luchado en
tierras extrañas y lejanas, sacrificando su felicidad mientras la distancia cortejaba el
amor entre su familia y usted.
A ti hombre y a ti mujer, mis grandes héroes, les dedico este paso en mi vida.
A mi asesor Industrial:
A usted que con sus consejos y apoyo me impulso a no ser conformista con mis logros,
a tener una visión más allá de las simples palabras he imágenes que los retos nos
muestran, nada es lo que parece hasta que ha sido resuelto, y todo tiene un por que y al
final un para que…
Jorge Luis C. Velázquez.
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Índice
Introducción .................................................................................................................... 8
Planteamiento del problema .................................................................................................... 9
Objetivo General ..................................................................................................................... 10
Objetivos específicos ............................................................................................................... 10
Metas....................................................................................................................................... 10
Estrategias ............................................................................................................................... 10
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 11
CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE PARTICIPÓ ........................................ 12
Organigrama ............................................................................................................................ 12
DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS................................................................................... 13
ALCANSES Y LIMITACIONES .................................................................................. 15
ALCANCES ................................................................................................................................ 15
LIMITACIONES ......................................................................................................................... 15
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA ............................................................... 16
Nombre de la Empresa ............................................................................................................ 16
Sector ...................................................................................................................................... 16
Servicios que ofrece ................................................................................................................ 16
Dirección de ubicación ............................................................................................................ 16
Área donde se realiza la estadía .............................................................................................. 16
Asesor industrial ...................................................................................................................... 16
Cargo ....................................................................................................................................... 16
Antecedentes de la empresa ..................................................................................... 18
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO ................................................................................ 21
Importancia del departamento de compras ..................................................................... 22
Objetivos del Departamento de Compras............................................................................... 22
Factores en la decisión de una compra. .................................................................................. 23
Función principal de un departamento de compra: ............................................................... 24
Procedimientos y flujo de información. ..................................................................... 25
Etapas en el sistema de compras: .......................................................................................... 25
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Sistemas de información ........................................................................................... 33
Flujo de información interna hacia compras. ......................................................................... 33
Flujo Interno de Información de Compras hacia la Organización: .......................................... 35
CAPÍTULO II SUPUESTOS TÉCNICOS ................................................................. 37
Supuestos Técnicos. ................................................................................................... 38
CAPÍTULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................................................. 39
Sistema de Flujo de información Implementado. ................................................... 40
Compras y Cuentas por Pagar ................................................................................................ 40
Compras y Almacén ................................................................................................................ 45
CAPÍTULO IV EVALUACIÓN, ANÁLISIS DE RESULTADOS, PRODUCTO Y/O IMPACTO. ..................................................................................................................... 51
ANALISIS DE RESULTADOS ................................................................................... 52
Compras - Cuentas por pagar: ................................................................................................. 52
Costo-Beneficio: ...................................................................................................................... 53
Compras - Almacén: ................................................................................................................ 54
Costo - Beneficio: .................................................................................................................... 54
CAPÍTULO V. CONCLUCIONES Y RECOMNEDACIONES ................................ 56
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................... 57
ANEXOS ....................................................................................................................... 60
GLOSARIO ................................................................................................................... 65
BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN ................................................. 66
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RESUMEN
En la actualidad la relación que se desarrolla en el Corporativo Unne entre las áreas
de Compras, y sus homólogos Cuentas por pagar y Almacén, este ultimo desde su
antecesor en orden jerárquico denominado como área solicitante, presenta
importantes áreas de oportunidad que al ser gestionadas y trabajadas de manera
adecuada, supondrán un importante beneficio para la organización.
La relación existente entre Compras y Cuentas por Pagar, experimenta significativas
áreas de oportunidad que son de relevante importancia para el adecuado proceso de
suministro y respuesta oportuna a las necesidades que se germinan en la
organización. La tardía respuesta, al pago de proveedores repercute y ocasiona que
los créditos se vean mermados, obstaculizando en ocasiones el suministro de
materiales.
Por otra parte la correlación que se canaliza entre Compras y Almacén, se efectúa en
el adecuado suministro y pronta respuesta de las requisiciones demandadas, sin
embargo se presenta una importante oportunidad en la planeación de requerimientos,
lo cual genera una oleada de urgencias impactantes, en las que en ocasiones las
respuestas oportunas se ven imposibilitadas.
Por otro lado las requisiciones elaboradas por la parte solicitante, ocasionalmente
muestran insuficiencias en la descripción de los artículos demandados lo que
repercute en la correcta y lenta identificación de estos, lo que recae en devoluciones o
cambios excusados, así mismo un cuello de botella en el flujo del proceso de
abastecimiento, y el paro de unidades.
Partiendo de un sistema de mejora continúa para la organización, a través de un
óptimo flujo de información, se establecen como recomendación tareas adicionales
reforzando las actividades actuales del personal de las áreas involucradas.
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SUMMARY
At present, the relationship that develops between the Corporate Unne the Purchasing
and Accounts Payable counterparts and Warehouse, the latter from its predecessor in
the area known as hierarchical applicant presents significant opportunity areas to be
managed and worked properly, will provide a significant benefit to the organization.
The relationship between Purchasing and Accounts Payable, experienced significant
opportunity areas that are of considerable importance to the process of providing
appropriate and timely response to the needs that are germinated in the organization.
The belated response to the payment of suppliers affects and causes the credits from
being undermined, sometimes hindering the supply of materials.
Moreover, the correlation is channeled between Purchasing and Warehouse, is made
in adequate supply and prompt response to requisitions demanded, however there is a
significant opportunity in planning requirements, which generates a powerful wave of
emergency in sometimes the appropriate responses are prevented.
Moreover requisitions made by the requesting party occasionally show weaknesses in
the description of the items which affects defendants correct and identify these slow,
which falls on returns or exchanges toilets, also a bottleneck in the supply process flow,
and stop units.
Based on a system of continuous improvement for the organization, through an optimal
flow of information, as set out additional tasks recommendation strengthening current
activities of the staff of the areas involved.
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Introducción
Una empresa, es un cuerpo social organizado empeñado en el desarrollo de un
conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o
servicios, enmarcados en la satisfacción de un objeto social.
En base a este epitafio, Corporativo UNNE, se ha instituido como un ente empresarial,
buscando el continuo crecimiento de la mano de altos estándares de calidad en sus
procesos.
Uno rubro de relativa importancia para cumplir con los niveles de calidad plantados
por la organización, es el flujo correcto y oportuno de información como base para la
ejecución adecuada de cada una de las diferentes actividades a las cuales esta sujeta
la existencia del cuerpo empresarial.
Bajo esta afirmación en el presente proyecto se indaga en el Sistema de Información,
que se gesta entre el departamento de Compras y sus correlacionados, Cuentas por
Pagar y Almacén, buscando una mejora continúa en el mismo, optimizando así la
cadena de suministro de manera sustentable.
Para esto se proponen una serie de actividades y formatos de control, para desarrollar
un Flujo de Información de entera transparencia.
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Planteamiento del problema
Actualmente la relación que se gesta dentro del Corporativo Unne entre el
departamento de Compras, y sus homólogos Cuentas por pagar y Almacén, este
ultimo desde su antecesor en orden jerárquico denominado como área solicitante.
Presenta importantes áreas de oportunidad que al ser gestionadas y trabajadas de
manera adecuada, supondrán un importante beneficio para la organización.
La relación existente entre Compras y Cuentas por Pagar, experimenta significativas
áreas de oportunidad que son de relevante importancia para el adecuado proceso de
suministro y respuesta a las necesidades que se germinan en la organización. La falta
de respuesta inmediata al pronto pago de los proveedores repercute y ocasiona que
los créditos se vean mermados, obstaculizando en ocasiones el suministro de
materiales.
Así mismo existe un lento flujo de información, y comunicación con respecto a los
pagos a proveedores, lo cual imposibilita la negociación para el suministro de
materiales.
Por otra parte la correlación que se canaliza entre Compras y Almacén, se efectúa en
el adecuado suministro y pronta respuesta de las requisiciones demandadas, sin
embargo se presenta una ausencia en la planeación de requerimientos, lo cual genera
una oleada de urgencias impactantes, en las que en ocasiones las respuestas
oportunas se ven imposibilitadas.
Por otro lado las requisiciones elaboradas por la parte solicitante, ocasionalmente
muestran insuficiencias en la descripción de los artículos demandados lo que
repercute en la correcta y lenta identificación de estos, lo que recae en devoluciones o
cambios excusados, así mismo un cuello de botella en el flujo del proceso de
abastecimiento, y el paro de unidades.
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Objetivo General
Realizar una Plan Organizacional de Mejora Continua, enfocado en la optimización del
Flujo de Información entre Departamento de Compras en relación a sus homologas,
Cuentas Por Pagar y Almacén, con el propósito de estandarizar los niveles y tiempos
de abastecimiento, esto a través de la revisión del proceso actual, analizando las
cusas que repercuten en el respuesta oportuna a la solicitud demandada por el área
solicitante.
Objetivos específicos
Optimizar el flujo de información entre Compras y Cuentas por Pagar, en un 100%,
durante los meses de febrero, marzo y abril, previendo una mejor relación con los
proveedores para así evitar la retención de créditos por pagos moratorios.
Optimizarla la difunción de información entre Compras y Almacén, previendo y
disminuyendo en un 100% los errores en las requisiciones elaboradas por la parte
solicitante, eliminando demoras en el suministro así como devoluciones innecesarias.
Metas
Optimizar la cadena de suministro del Corporativo, respondiendo de forma oportuna y
correcta a las demandas del área solicitante.
Estrategias
Observar y analizar los diferentes factores que incurren en el flujo de
información correcto y oportuno entre los departamentos de Compras y su
relacionados, Cuentas por Pagar y Almacén.
Establecer un sistema de informes y comunicación lineal entre el departamento
de compras y Cuantas por Pagar, indicando los pagos efectuados a
proveedores.
Establecer tiempos de elaboración de requisiciones, a fin de evitar compras de
urgencia y evitar paros en los proceso.
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JUSTIFICACIÓN
Con la implementación de este proyecto se prospecta optimizar la cadena de
suministro, esto permitirá evitar cuellos de botella y tiempos muertos en los procesos
del área solicitante. Trayendo consigo un importante crecimiento en la organización,
pues permitirá un flujo de información enteramente trasparente entre el departamento
de Cuentas por Pagar, Almacén ( área solicitante) respecto a Compras,
proporcionando así las herramientas suficientes para que este ultimo trabaje en
conjunto con los Proveedores, con base en los objetivo de la empresa, velando
siempre por la calidad en toda la amplitud de la palabra, ante el abastecimiento de
materiales e insumos requeridos, sin mermar el mismo.
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CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE PARTICIPÓ
Organigrama
GERENTE DE COMPRAS
1re Analista de
Compras. 2do. Analista de
Compras
3re. Analista de Compras
Chofer de Compras
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DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS.
Gerente de compras:
El gerente de compras tiene como principales actividades:
Elaboración de órdenes de compra de la Unidad de negocios Corpame Tula,
Pame, a través del Sistema Oracle.
Efectuar las negociaciones pertinentes con los proveedores.
Solicitar cotizaciones a proveedores y seleccionar la cotización mas idónea de
acuerdo a los requerimientos que demanda la parte solicitante acatando las
normas de la organización.
1re Analista de compras:
El 1re analista de compras tiene como principales actividades:
Elaboración de órdenes de compra de la Unidad de negocios Tracsa Tula, a
través del Sistema Oracle.
Altas de artículos, para cada una de las unidades de negocios, a través del
Sistema Oracle.
Solicitar cotizaciones a proveedores y seleccionar la cotización mas idónea de
acuerdo a los requerimientos que demanda la parte solicitante acatando las
normas de la organización.
2do Analista de compras:
El 1re analista de compras tiene como principales actividades:
Elaboración de órdenes de compra de la Unidad de negocios Trafesa (Tula,
Monterrey, Mina Veracruz), Tecs, Tracsa Cuautla a través del Sistema Oracle.
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Solicitar cotizaciones a proveedores y seleccionar la cotización mas idónea de
acuerdo a los requerimientos que demanda la parte solicitante acatando las
normas de la organización.
3re Analista de compras:
El 1re analista de compras tiene como principales actividades:
Elaboración de órdenes de compra de la Unidad de negocios, Expromat Minas
Tula, Cuayuca, Apaxco 1 y 2. A través del Sistema Oracle.
Altas de proveedores, para cada una de las unidades de negocios, a través del
Sistema Oracle.
Solicitar cotizaciones a proveedores y seleccionar la cotización mas idónea de
acuerdo a los requerimientos que demanda la parte solicitante acatando las
normas de la organización.
Chofer de compras:
El Chofer de compras tiene como principales actividades:
Es la persona encargada de movilizar los pedidos (mercancías y herramientas),
a la parte solicitante cuando estas son estarnas al corporativo.
En ocasiones el proveedor no ofrece el servicio de flete, por lo que el chofer
acude al punto de reunión por las herramientas para posteriormente
trasladarlas al solicitante.
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ALCANSES Y LIMITACIONES
ALCANCES Lograr establecer una buena relación entre los departamentos de Compras y sus
áreas relacionadas, Cuentas por Pagar y Almacén, optimizando el flujo de información
para de esta manera desarrollar en el mejor ambiente y respuesta oportuna la cadena
de abastecimiento.
LIMITACIONES
La comunicación que se desempeña el departamento de cuentas por pagar y
compras presenta un área de oportunidad, la información respecto a los pagos
efectuados a proveedores es tardía o en el peor de los casos nula,
ocasionando que las compras se efectúen con un proveedor, en el cual la
organización esta auditada como un cliente moratorio, y por ende los créditos
esta congelados, lo que merma la fluidez del suministro.
El departamento de almacén, exhibe una necesidad trascendente, referente al
solicitante debido en que en ocasiones las especificaciones de las piezas no
son las correctas, así mismo, los tiempos de solicitud están fuera de una
apropiada planeación, esto producto de que el area solicitante carece de
conocimientos actualizados sobre el numero de parte o bien hacen sus pedidos
sin prever anticipación. Esto repercute en hacer pedidos de compra de extrema
urgencia y en ocasiones por la periodicidad del proceso de compra, se da la
existencia del paro de unidades.
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DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa
Corporativo UNNE SA. DE CV
Sector Unidad de Negocios: Trasportista.
Servicios que ofrece
Unne Suministros (Cadena de abastecimiento de energéticos).
Unne Servicios (Renovado de neumáticos).
Unne Trasportes (Trasporte multimodal).
Unne Procesos (Extracción y comercialización de minerales para la industria de la
trasformación.
Dirección de ubicación Carretera Tula-Refinería km 3 No.25
El Llano, 1ra Sección
42820, Tula de Allende. Hidalgo, México.
Área donde se realiza la estadía
Departamento de Compras
Asesor industrial Lic. Guillermo Asencio Orozco
Cargo Gerente de Compras
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Localización de la Empresa
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Antecedentes de la empresa
Corporativo UNNE es un grupo de empresas de servicios líder en Logística y
transporte en diferentes modalidades: Terrestre (carga general y especializada),
marítimo y aéreo (taxi ejecutivo). Dentro de sus actividades se encuentran la
extracción y comercialización de minerales, mantenimiento de equipo (transporte y
maquinaria pesada); el renovado de llantas y la comercialización y suministro de
combustible.
En 1972, comienza la etapa como empresa del Corporativo UNNE
“TRANSPORTANDO AL INICIO MATERIALES PARA CONSTRUCCIÓN” a compañías
dentro de la Refinería Miguel Hidalgo.
En 1977, el Corporativo UNNE funda otra empresa que contaba con dos unidades que
transportaban cemento a granel para la empresa Cruz Azul.
En 1978, además de transportar cemento a granel, se transporta también
“DERIVADOS DEL PETRÓLEO” desde la Refinería de Tula a diferentes lugares del
país. Uniéndose con un grupo de transportistas de la región se decide constituir la
empresa: “TRANSPORTES TOLLAN”, S.A. DE C. V.
En 1980, se disuelve “TRANSPORTES TOLLAN”, S.A. DE C. V. y el Corporativo
adquiere dos unidades más.
En 1985, se logra obtener contratos para suministrar combustóleo pesado a las
empresas la Cruz Azul, minerales no metálicos de Guerrero, Cementos Portland y
Blanco de México, entre otras, y debido a la gran demanda es necesario incrementar
la “FLOTILLA DE UNIDADES” por lo que el Corporativo adquiere la empresa
Transportes Pachuca ahora “TRANS PAC, S.A. de C.V.” que en aquel tiempo contaba
con 5 unidades.
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En 1992, surge una de las empresas más destacadas dedicada a la exploración y
explotación de yacimientos de minerales, renta de maquinaria pesada para la industria
de la minería, orgullosamente mexicana mejor conocida como “EXPROMAT”.
En 1993, la operadora comercial “PAME” surge complementando uno de los grupos
empresariales más sólidos del estado de Hidalgo teniendo como objetivo principal
proveer servicios de mantenimiento a tractocamiones clase 7 y 8, y renovado de
llantas para vehículos de carga. En 1998, surge la Distribuidora de Combustibles
Mexicanos mejor conocida como “DICOMEX” por la necesidad de ofrecer un servicio
integral de transporte y suministro de combustibles derivados del petróleo, como
gasolina, diesel y combustóleo pesado.
En 2002, Corporativo UNNE haciendo alianzas estratégicas con algunos socios decide
adquirir la empresa Transportación Carretera S.A. de C.V. mejor conocida como
“TRACSA”.
En 2007, debido a la alta demanda y oportunidad en el mercado de auto tanques al
servicio de Pemex, se funda la empresa de autotanques de nombre Tracto Fletes
Especializados S.A. de C.V. mejor conocida como “TRAFESA” teniendo su base de
operaciones en el municipio de Atitalaquia Hgo.
En 2008, Corporativo UNNE haciendo alianzas estratégicas con algunos socios decide
adquirir a la empresa Transportes Especializados Cantú Segovia S.A. de C.V.
conocida en el ámbito como “TECS” empresa dedicada al transporte de refinados y
petroquímicos, la matriz tiene su domicilio en el municipio de Santa Catarina Nuevo
León, así también cuenta con una oficina de representación en la ciudad de Minatitlán
Veracruz, cubriendo los puntos más fuertes de carga y descarga de refinados.
En 2009, se forma la empresa Carga Especializada de Pachuca S.A. de C.V. mejor
conocida como “CEPSA”, empresa dedicada al transporte de contenedores.
Constituyéndose el corporativo UNNE en una de las empresas de transporte más
grande del país.
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MISIÓN
Proporcionar soluciones integrales de productos y servicios promoviendo la integridad,
el reconocimiento y el trabajo en equipo, cuidando la rentabilidad y seguridad de
nuestros colaboradores, clientes, proveedores y accionistas, respetando nuestro
entorno y contribuyendo al bienestar social.
VISIÓN
Ser una empresa líder en la diversidad y calidad de productos y servicios
representando la mejor opción de negocios en el mercado.
POLÍTICAS DE LA EMPRESA.
En Corporativo UNNE nuestro compromiso es satisfacer los requerimientos de
nuestros clientes, contando con equipo y personal calificado, buscando siempre la
mejora continua y la seguridad en nuestras operaciones.
VALORES
Integridad: “Cumplir de forma leal y ética en el trabajo”
Reconocimiento: Dar a cada quien lo que le corresponde”.
Trabajo en equipo: “Preguntar qué puedo hacer por el otro”.
Rentabilidad: “Generar riqueza en cada rol que desempeñamos”
Actitud de servicio: “De la forma en que tratamos a los demás, es como nos
gusta que nos traten”.
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21
CAPÍTULO I MARCO
TEÓRICO
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Importancia del departamento de compras
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias
en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades
de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y
equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha
atención para conseguirlos.
El departamento de compras tiene una aportación trascendente a la productividad,
esto mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios
adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo
cual rendirá en costos más bajos.
Objetivos del Departamento de Compras.
Comprar los materiales para los propósitos buscados.
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflación o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras.
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Factores en la decisión de una compra.
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
1. La calidad.
2. El precio.
3. La funcionalidad.
1.- La calidad:
K,C
No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si
mismo no denota mayor calidad en el producto.
2. El precio:
El precio es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual
indica que ya no es una guía confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente, el proveedor
se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no
puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente
el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien
está moviéndose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el
diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.
El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a
abatir los costos de producción para que ésta resulte con la calidad apropiada a las
necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa busca mayor calidad en sus productos, el costo de
producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya
que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.
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3. Funcionalidad:
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones
es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en
beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus
características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función
van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función
debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de
igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.
Función principal de un departamento de compra:
Adquisiciones
Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipos, necesarios para el
logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes
lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago;
una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos
antes mencionados, y por último aceptarlas.1
1Kelly 2008, Departamento de compras recuperado de:
http://departamentodecompras00.blogspot.mx/2008/07/departamento-de-compras.html
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Procedimientos y flujo de información.
Etapas en el sistema de compras:
Las etapas indispensables en el procedimiento de compras son:
a) Reconocimiento de una necesidad.
b) Descripción de la necesidad, como una definición exacta de las características
y cantidades del artículo o del producto que se requiere.
c) Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.
d) Determinación del precio y lo términos.
e) Preparación y asignación de la orden de compra.
f) Seguimiento y, o expedición de la orden.
g) Recepción e inspección de los artículos.
h) Liquidación de la factura y pago al proveedor.
i) Mantenimiento de registros.
Reconocimiento de una Necesidad:
En las palabras de Michiel Leenders, cualquier compra se origina en el reconocimiento
de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable de
alguna actividad en particular debe de conocer cuales son los requerimientos
individuales de la unidad, ¿Qué?, ¿Cuánto?, ¿Cuándo se necesita?, así como la
especificación del origen de la requisición.
El departamento de compras es el responsable de ayudar y anticiparse a las
necesidades de los usuarios, este debe prever que las requisiciones se hagan en
orden prioritario sin dejar crear un alto índice de rezagos. Para esto el area solicitante
debe de efectuar estas requisiciones con anticipación suficiente para evitar un número
excesivo de órdenes de “urgencia”
Dado que compras esta en contacto con las tendencias en los precios y las
condiciones generales del mercado, la asignación adelantada de órdenes puede ser
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importante para protegerse contra una posible escasez en el abastecimiento o
incremento de precios. Esto se desarrolla en el establecimiento de tiempos de
anticipación para la elaboración de la requisición y así cumplir con las solicitudes
estipuladas.
1: Ordenes urgentes y precipitadas:
Con frecuencia se reciben un número excesivo de requisiciones marcadas como
urgentes, no siempre se pueden evitar su existencia pero si se puede justificar su uso.
Sin embargo, hay órdenes urgentes que no se pueden justificar bajo ninguna base, y
esto se debe a cuatro supuestos:
a) Control deficiente del inventario.
b) Mala planeación o presupuestario del area solicitante.
c) Falta aparente de confianza en la capacidad del departamento de compras
para conseguir con la oportunidad debida los materiales para la planta.
d) La mala costumbre de marcar todas las ordenes como urgentes.
2: Ordenes pequeñas:
Las ordenes pequeñas, son un tema de continua preocupación en todas las
organizaciones. La mayor parte de las requisiciones siguen la ley de Pareto, la cual
dice que alrededor del 70% de todas las requisiciones, solo se alcanzan un 10% de la
cantidad del dinero. Una consideración que entonces se convierte en importante es el
costo del sistema establecido para manejar órdenes pequeñas frente al costo de los
artículos mismos. Debido a que la falta de un artículo pequeño puede crear gran
molestia, fuera totalmente de proporción a su valor monetario:
Las órdenes pequeñas se pueden analizar desde diferentes ángulos:
a) Si el problema se debe al usuario, es posible que la percusión se pueda
emplear para aumentar el número de artículos estándar requeridos.
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b) Otra posibilidad es que el departamento de compras reúnan las
requisiciones pequeñas a medida que las reciba, hasta que se haya
acumulado una cantidad total justificable de dinero.
c) Un tercer método es establecer un calendario de requisiciones, dejando
de lado los días específicos para la requisición de abastecimiento
específicos, a modo de que todas las requisicione de articulo dado son
recibidas en le mismo día. El calendario puede integrar a manera de que
prácticamente todos los artículos abastecidos por cualquier tipo especifico
de vendedor sean pedidos el mismo día.
Descripción Exacta de la Mercancía Requerida.
-No se puede comprar algo sin saber con exactitud lo que el solicitante desea, bajo
este enunciado es inherente una descripción precisa de la necesidad del artículo
requerido.
Una descripción inexacta puede traer como resultado una perdida de tiempo, en el
peor de los casos puede tener consecuencias financieras serias y ocasionar la
interrupción del abastecimiento, producir rigurosos resentimientos internos, y perdida
del proveedor respectivo, así como la confianza.
Es por esta razón que los términos utilizados en la descripción de los artículos que se
requieren, debe de ser uniforme y actualizada, he ahí la importancia del uso de una
nomenclatura adecuada, como un medio para evitar equivocaciones de gran impacto.
En un formato de requisición tradicional se deben incluir los siguientes datos
(tabla1.1):
1. Fecha.
2. Numero de identificación.
3. Departamento en que se origina (area solicitante).
4. Cuenta a la que será cargada.
5. Descripción completa y detallada del material que se solicita, así como la
cantidad.
6. Fecha en que se necesita el material.
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7. Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8. Firma de la persona autorizada para hacer la resquicio.
Tabla 1.1
Requisición de Compra
Departamento que hace la requisición Número:
Cuenta del presupuesto Fecha:
Cantidad requerida Unidad Descripción
Fecha requerida:______
Notifíquese en caso de que haya algún problema
Instrucciones especiales de envió
Autoridad que hace la requisición
Instrucciones: Haga un duplicado completo. Enviar el original al Departamento de Compras,
que efectúa la requisición y conserva archivada la copia.
2
2 Michiel Leenders. Harold E. Fearon. Wilbur B. England. (1992), Procedimento y Flujo de Información, Administración de
Compras y Materiales. Grupo Editorial Patria, 2da edición. pp 77-123
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1: Flujo de la requisición de compra:
Cuando menos se deben hacer dos copias de la requisición: el original que será
conservado por el departamento de compras y el duplicado será retenido para quien
hace la requisición.
Es importante para el departamento de compras establecer definitivamente quien
tiene el poder para hacer requisiciones y bajo ningún concepto aceptar las de un
tercero.
La cantidad requerida debe basarse en necesidades anticipadas y se necesita
comparar con las cantidades económicas de compras. La fecha de envió pedida debe
permitir tiempo suficiente para asegurar cotizaciones y muertas, si estas son
necesarias, así como llevar acabo la orden de compra y obtener el envió. Si el tiempo
que se deja es insuficiente o la fecha determina un gasto adicional, se debe de llamar
la atención inmediatamente al que hace la resquicio.
Selección de la Posibles Fuentes de Aprovisionamiento.
La selección de proveedores constituye un papel importante en las funciones de
compra, incluye la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la
evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar favorable
en el tiempo y en el envió de un producto de forma satisfactoria así como en los
servicios necesarios anteriores y posteriores a la adquisición.
Entre los registros básicos de un departamento de compras existen:
1. Los contratos importantes contra los cuales se asignan las ordenes a medida
que se requiere.
2. Una clasificación de productos y artículos comprados.
3. Un registro de proveedores.
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Análisis de las Cotizaciones y Preparación de la Orden de Compra.
El análisis de las cotizaciones no es otra cosa más que el análisis de costos para dar
paso a la selección de un proveedor, haciendo un especial enfoque en el precio y
términos de entrega. (Tabla 1.2)
Tabla 1.2
3
3 Formato de Solicitud de Cotización, elaboración propia en base a apuntes de Gestión de Compras.
Dirección C.P. Teléfono: RFC:
A QUIEN CORRESPONDA: Favor de cotizarnos los artículos o servicios detallados a continuación:
Articulo Cantidad Unidad Descripción Precio
_________________________ Nombre del analista de compras.
Forma no. xxxxx
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
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La asignación de una orden incluye usualmente la preparación de la compra, esta
debe de ser efectuada a través de un escrito en forma legal con para fines de su
comprobación, en ningún caso se deben de hacer compras y recepción de materiales
sin una orden por escrito que lo justifique, salvo para materiales de urgencia y
menores de caja chica.
Seguimiento y expedición.
Después de que se ha enviado un OC al proveedor, el analista de compras puede
desear seguir o expedir la orden. Cuando la orden se emita, se indica una fecha
apropiada par el seguimiento, por lo que debe de existir personal de tiempo completo
para la expedición y el seguimiento.
Recepción e inspección de artículos.
La recepción adecuada de materiales y otros artículos es de vital importancia. La
llegada de los artículos siempre exige una atapa más o dos a la recepción, todos los
embarque deben de ser verificados, por el departamento de recepción o almacén el
cual es el encargado de marcar en su caso para enviarse al usuario correcto.
Algunos de los proveedores son negligentes con respecto a la facturación de artículos
enviados y puede ser necesario requerir la factura para completar la transacción, por
otro lado, en algunas ocasiones se solicita el pago de un la factura antes de la
recepción del material.
Los argumentos para retener el pago de factura hasta ser recibidos los materiales son
los siguientes:
1. Frecuentemente la factura llega a manos del comprador hasta el final del
periodo de descuento y, en ocasiones, puede tenerla hasta después que se
ha recibido lo comprado. Esta situación proviene de una falla del proveedor
para enviar por correo con rapidez la factura, especialmente cuando el envió
no se hizo en sábado, domingo o día festivo que se atraviesa entre la fecha
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de la factura y su procedimiento y envió, y cuando el proveedor esta por
entregar por correo, en termino de varios días, al comprador.
2. No es una practica sanan pagar algo hasta que se ha tenido la oportunidad
de inspeccionar la mercancía. La transacción de hecho no se ha terminado
hasta que el material o las partes se han aceptado verdaderamente, hacer
el pago antes de ello es prematuro. En efecto, legalmente la propiedad de
los artículos no ha pasado al comprador hasta que éste los ha aceptado.
3. En cualquier caso, la practica común, la práctica de fechar las facturas en la
fecha de embarque debe ser enmendada para propiciar que el periodo de
descuento sea a partir de la recepción de la factura o de los artículos.
Los argumentos a favor de pasar la factura para que sea pagada sin esperar la
llegada, inspección y aceptación de material son los siguientes.
1. La consideración financiera puede ser sustancial.
2. La diferencia para lograr descuentos por pago inmediato refleja
desfavorablemente la situación crediticia de comprador.
3. Cuando se hacen compras a proveedores respetables se pueden
hacer fácilmente ajustables mutuamente satisfactorios cuando ha
habido material que no satisface, aun cuando la factura ya haya
sido pagada.
Liquidación de Facturas y Pago.
Generalmente las facturas llegan antes que los artículos, debido a que una factura
constituye una demanda definida en contra del comprador es necesita ser manejada
cuidadosamente.
El procedimiento relativo a la liquidación de un a factura no es uniforme en cada
organización, en la mayoría la comprobación y la aprobación de la factura es una
función del departamento de compras o de contabilidad. Por otro lado la verificación de
los envíos es efectuada por el departamento de recepción, el de inspección verifica la
calidad, los precios los términos y las extensiones son comprobados para la
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pagaduría. Para este fin cuentas por pagar mantienen un expediente de cada una
delas ordenes de compra.
Cuando las facturas son manejadas por el departamento de cuentas por pagar el
procedimiento es el siguiente:
1. Todas las facturas son enviadas por correo, por duplicado, por el
proveedor, directamente al departamento de cuentas por pagar, en
donde son selladas con fecha y hora. Todas las facturas son
entonces cotejadas y certificadas para su pago, salvo cuando la
orden de compra y la factura presentan alguna diferencia.
2. Las facturas que presentan alguna variación respecto al precio,
términos u otros aspectos con la orden de compra, son enviadas al
departamento de compras para su aprobación.
En cualquier caso de cancelación de una OC que comprenda el pago de cargos por
cancelación, cuentas por pagar requiere que el departamento de compras envíe una
notificación de cambio refiriéndose a la orden y definiendo el pago que debe hacerse
antes de pasar la factura para ese pago, comprobando los cargos por cancelación, si
estos exceden del valor especificado.
Sistemas de información
Los procedimientos de Compras se establecen básicamente para procesar la entrada
de la información externa a la función de compras, y generar la salida de información
necesaria para otras funciones e instituciones fuera de la función de compras.
Flujo de información interna hacia compras.
Toda actividad funcional dentro de la empresa genera información y requiere de
información del sistema de compras (esquema 1.1). La cual se agrupa en dos
categorías principales:
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1. Establecimiento de necesidades de materiales y servicios que se obtienen
internamente de la empresa.
2. Las necesidades de información disponible dentro de compras o la que se
puede obtener del exterior de la empresa.
Esquema 1.1
4
Planeación:
Esta función proporciona a compras información relevante que ayuda a prever
requerimientos a largo plazo de la empresa para instalaciones, materiales y servicios
de exterior.
Control de presupuestal y financiero:
Permite coordinar la información asignada por planeación, permitiendo valorar
cualquier restricción impuesta por el control financiero.
Contabilidad:
4 Michiel Leenders. Harold E. Fearon. Wilbur B. England. (1992), Procedimento y Flujo de Información, Administración de
Compras y Materiales. Grupo Editorial Patria, 2da edición. pp 77-123
Compras Control de
calidad
Planecion
Presupuestos
Control de finanzas
Contabilidad
Producion
Control de inventario
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Este proporciona información sobre el pago a proveedores, estudios de costos de
decisiones sobre comprar o comparar los costos reales con los presupuestados.
Producción:
Proporciona información sobre los requerimientos de calidad de los artículos
solicitados.
Control de inventarios:
Este departamento proporciona información básica sobre las necesidades existentes
para saber lo que hay que comprar u ordenar en un momento determinado.
Control calidad de recepción:
Este facilita información que determina si los proveedores han proporcionado
materiales en la calidad y cantidad especificada.
Flujo Interno de Información de Compras hacia la Organización:
En el esquema 1.2 se describe las principales tipos de información que puede fluir de
compras a la organización.
Esquema 1.2
5
Producción:
5 Michiel Leenders. Harold E. Fearon. Wilbur B. England. (1992), Procedimento y Flujo de Información, Administración de
Compras y Materiales. Grupo Editorial Patria, 2da edición. pp 77-123
Compras Produccion
Finanzas y contabilidad
Almacen
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El departamento de producción depende del de compras para tener información sobre
materiales, su disponibilidad y envió, tiempos necesarios, sustitutos de materiales, así
como ayudar a localizar fuentes de abastecimiento para el equipo de producción. El
departamento de producción también puede recibir ayuda del de compras con
información respecto a mantenimiento, reparación y abastecimiento de artículos para
la operación.
Finanzas y contabilidad:
El departamento de compras esta en disposición de proporcionar al departamento de
finanzas y de contabilidad, información básica para el desarrollo del presupuestos, la
administración y determinación de requerimientos de efectivo.
Almacén:
Los formularios de una política de inventario para un departamento de almacén,
depende de la información respecto a tiempos de adelanto, disponibilidad de
materiales, tendencias en los precios y materiales sustitutos.6
6 Michiel Leenders. Harold E. Fearon. Wilbur B. England. (1992), Procedimento y Flujo de Información, Administración de
Compras y Materiales. Grupo Editorial Patria, 2da edición. pp 77-123
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CAPÍTULO II SUPUESTOS TÉCNICOS
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Supuestos Técnicos.
1. Con la implementación de un sistema adecuado y optimo en el flujo de
información entre el departamento de Compras y Cuentas por Pagar, se tendrá
un mejor manejo en la relación con los proveedores, suministrando sin trabas
las demandas del area solicitante.
2. Al estructurar un adecuado sistema de información entre el departamento de
Compras y el departamento de Almacén, se establecerán tiempos para la
elaboración de las requisiciones a fin de que se de el tiempo suficiente para la
búsqueda del articulo así como su cotización y su selección asta el momento
del suministro sin causar tiempos muertos en el area solicitante. Además de
establecer como campos obligatorios en los formatos de requisición, la
descripción exacta de los artículos.
3. La ejecución de un adecuado flujo de información interna, permitirá ejecutar
con exactitud y sin premura las demandas realizadas por el area solicitante,
dejando de lado los paros por cierres en los créditos o equivocaciones en la
elaboración de la requisición
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CAPÍTULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
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Sistema de Flujo de información Implementado.
Tras un análisis efectuado en el Departamento de Compras y su correlación con sus
homólogos Cuantas por Pagar y Almacén, se detentaron importantes áreas de
oportunidad en el flujo de información, que supondrían un relativo crecimiento y
optimización en la cadena de suministro del Corporativo.
Compras y Cuentas por Pagar
Definición de Áreas:
La relación entre el departamento de Compras y Cuantas por Pagar dentro del
Corporativo es de vital importancia, esta se ejecuta bajo un riguroso y oportuno flujo de
información, que propicia liquidez para el suministro de materiales e insumos a la
organización.
Esquema 1.3
7
7 Esquema, Relación eficaz entre el Departamento de Compras y Cuantas por Pagar.
Compras
OC autorizadas/surtidas
Cuentas por Pagar
Facturas Liqidadas
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Determinación de responsables:
a) Gerente de Compras.
b) Analistas de Compras.
c) Gerente de Cuentas por Pagar.
d) Analista de Cuentas por Pagar
Codificación de áreas (nombre de la persona responsable):
a) Gerente de Compras. (Lic. Guillermo Asencio Orosco).
b) Analistas de Compras. (Arturo Velázquez Pérez, Ismael Reyes Sánchez, José
Luis Arguelles Mera)
c) Gerente de Cuentas por Pagar.( Lilia Ramírez)
d) Analista de Cuentas por Pagar ( Janeth Martínez Mendoza, Miriam Franco
Mendoza)
Determinación de Funciones por area de responsabilidad:
El correcto manejo de información facilita el trabajo para ambos departamento
(esquema 1.3):
Analista de Compras:
1. En la primera compra de materiales a un proveedor el departamento de
compras, en este caso el analista encargado del alta de proveedores, lo debe
de dar de alta en el sistema Oracle, con base a la información que se efectúa
en el formato manejado por el Corporativo,(Cambios al Catálogo de
Proveedores, anexo I).
2. Es necesario que el analista de compras lleve un control minucioso sobre las
órdenes de compra que se efectúan durante un periodo determinado,
contemplando la fecha de recepción del material, así como el tiempo de
crédito.
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3. Notificar al proveedor de los días y horarios correspondientes para pasar a
revisión sus facturas así como el juego de documentos correspondientes para
el proceso de pago.
a) Factura original y tres copias.
b) Formato de OC original expedido por le departamento de compras y
una copia, con sus respectivo sello y firma de almacén.
c) En caso de devoluciones nota de crédito.
4. En casos especiales en que el proveedor este imposibilitado para efectuar la
revisión, el analista puede tomar la decisión de efectuar y darle seguimiento a
la recepción de la factura, esto para evitar retrasos en el pago a proveedores.
5. Es importante estar al tanto del pago a proveedores, para esto se debe de dar
un seguimiento, solicitándole un informe semanal al departamento de cuentas
por pagar sobre el estatus de las facturas reseccionadas durante el periodo en
curso, esto para evitar restricciones en los créditos y efectuar malas compras o
en su defecto parar el proceso del area solicitante.
Cuentas Por Pagar:
1. El departamento de compras, en su primera instancia debe de efectuar y
programar en forma prioritaria el pago de facturas basado en el orden en que
estas entran a revisión, así como valorar los periodos de créditos, evitando así
que los proveedores antepongan la función de compras a un paro por
congelación de créditos.
2. Es necesario que el encargado de pagos a proveedor de cada una de las
UENS, elabore un informe controlado, sobre las facturas que se ingresan al
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departamento, en conjunto con el periodo de fecha de pago en que se efectúan
la liquidación de cada una de ellas, tomando en cuenta los tiempos de crédito.
3. Proporcionar al departamento de compras un reporte semanal sobre el pago
de facturas, identificando el estatus en el que se encuentra cada una, esto para
que el analista de Compras pueda tomar una decisión oportuna sobre la
compra de refacciones y utilitarios, previendo cualquier contingencia con el
proveedor.
Determinación de indicadores por area de responsabilidad:
Determinación de partidas (controlables y no controlables).
ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
CONTROLABLE NO CONTROLABLE
COMPRAS
Selección de proveedores.
Elección de la mejor cotización.
Control de OC elaboradas.
Negociación de créditos.
Precio de producto.
Relación oferta demanda de los productos.
CUENTAS POR PAGAR
Planeación y programación de pagos a proveedores.
Manejo y control sobre las facturas ingresadas para efectos de pago.
Puntualidad de la recepción de las facturas para su pago.
Liquidez inmediata para efectuar el pago de las facturas.
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Formato de Informe propuesto como Solución:
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Compras y Almacén
Definición de Áreas:
La relación entre el departamento de Compras y Almacén dentro del Corporativo es de
relevante importancia, esta debe efectuarse en flujo de información oportuno,
haciendo uso de un canal adecuado, que proporcione una actuación eficaz y eficiente
en el suministro de la cadena de abastecimiento.
Esquema 1.4
8
Determinación de responsables:
e) Gerente de Compras.
f) Analistas de Compras.
g) Gerente de Cuentas por Almacén.
h) Personal Solicitante.
8
Esquema, Relación eficaz entre el Departamento de Compras y Almacén.
Compras
OC autorizadas/surtidas
Área solicitante
Almacén
Requiciones
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Codificación de áreas (nombre de la persona responsable):
e) Gerente de Compras. (Lic. Guillermo Asencio Orosco).
f) Analistas de Compras. (Arturo Velázquez Pérez, Ismael Reyes Sánchez, José
Luis Arguelles Mera)
g) Gerente de Almacén. (José Juan Plata)
h) Personal solicitante ( Trabajadores en general)
Determinación de Funciones por area de responsabilidad:
El correcto manejo de información facilita el trabajo para ambos departamento
(esquema 1.4):
Analista de Compras:
1. El encargado de compras es responsable de diariamente bajar el
reporte del Sistema Oracle, en base a sus UENS asignadas, esto para
estar al tanto de las requisiciones hechas por el almacén el día anterior
o del día en curso y atenderlas oportunamente.
2. Al recibir las requisiciones de material, se debe de cotejar que estas
estén debidamente autorizadas por la persona indicada, en este caso
los jefes de las diferentes áreas, así mismo verificar que la descripción
del articulo sea la adecuada, si esta presentara alguna falta en
cualquiera de los casos anteriores, esta se regresara para su corrección
u aprobación.
3. Una vez identificadas y verificadas las requisiciones, este debe de dar
paso a la cotización, buscando el proveedor mas apto para responder a
la demanda del area solicitante, en el tiempo y con las características
solicitadas.
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4. Una vez efectuada la selección del proveedor, el analista de compras
debe solicitar el pedido de forma que durante el proceso de suministro,
se realice la OC, ganando tiempo asta la entrega.
5. En ocasiones el articulo requerido por el area de solicitante es de
primera compra por lo que no esta dado de alta en el Sistema Oracle,
en este caso el analista encargado de la alta de artículos, debe de darlo
de alta en el sistema, haciendo uso del formato de solicitud de cambio
al catalogo de artículos proporcionado por el area solicitante (Fr. 11.3.1-
F2 Solicitud de cambio al catálogo artículos V11, anexo II).
6. Inmediatamente a la llegada del proveedor al corporativo, el analista
debe de proporcionar la orden de compra a este para que este haga la
entrega de material en el almacén, previendo de un sustento con el cual
este último pueda controlar sus inventarios.
Almacén:
1. El encargado de almacén es el encargado unánime de verificar los
niveles de stock de su inventario, a fin de establecer sus tiempos de
abasto en el suministro de materiales y ajustarse al periodo de 3 días al
cual esta sujeto el departamento de compras, previendo cualquier
contingencia que pudiera suscitarse, y así evitar un paro en los
procesos del corporativo.
2. Almacén, al recibir los vales de salida de material, debe de cotejar que
estas estén debidamente autorizadas por la persona indicada, en este
caso los jefes de las diferentes aéreas, así mismo verificar que la
descripción del articulo sea la adecuada, si esta presentara alguna falta
en cualquiera de los casos anteriores, esta se regresara para su
corrección u aprobación, para posteriormente verificar si el articulo esta
en existencia para ser surtido, o en todo caso enviarla al departamento
de compras para su adquisición.
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3. En ocasiones el articulo requerido por el area de solicitante no se
encuentra dado de alta en el Sistema Oracle, se debe de enviar el
formato de solicitud de cambio al catalogo de artículos proporcionado
por el area solicitante (Fr. 11.3.1-F2 Solicitud de cambio al catálogo
artículos V11, anexo II), al departamento de compras para que el
analista encargado de las altas de artículos, realice la operación
pertinente.
4. Una vez que el proveedor ha arribado al corporativo, el analista de
almacén debe de dar recepción al material, verificando que sea la que
la estipula la OC, al recibir el material se debe resguardar he
inventariar.
Personal solicitante
1. La persona solicitante sin importar el area a la que pertenezca, debe
elaborar su requisición con estricta responsabilidad, pues debe
especificar claramente las características del articulo (modelo, numero
de parte, y en su caso para la unidad que esta se requiere), la cantidad.
2. La solicitud de requisición se hacen a través del Sistema Oracle, para
llevar un mejor manejo de su flujo, la cual va especificada por el numero
de parte, artículo, descripción detallada incluyendo categoría, cantidad y
unidad de medida, así como la fecha de necesidad, contemplando
tiempo suficiente para la cotización, selección, y abastecimiento de los
artículos,(tres días de contemplados).
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Determinación de indicadores por area de responsabilidad:
Determinación de partidas (controlables y no controlables).
ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
CONTROLABLE NO CONTROLABLE
COMPRAS
.
Selección de proveedores.
Elección de la mejor cotización.
Control de OC elaboradas.
Negociación de créditos.
Precio de producto.
Relación oferta y demanda de los productos.
ALMACEN
Planeación y programación de niveles de abastecimiento.
Manejo y control de existencias y faltantes de artículos.
Fluido de vales de salida de artículos, elaborados por el área solicitante.
Conocimientos técnicos del area solicitante para realizar correctamente la solicitud.
AREA SOLICITANTE
Conocimientos técnicos sobre las refacciones y artículos utilizados en su area de trabajo, para realizar correctamente la solicitud.
Actualización de numero de partes en el catalogo de proveedores.
Oferta de los productos.
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Solución:
El departamento solicitante o persona solicitante al realizar la solicitud de
compra debe de conocer a detalle las características del artículo, como lo es el
número correcto de parte, dimensiones, especificaciones de la unidad de destino, esto
para evitar realizar compras equivocadas o devoluciones innecesarias.
En caso de que el personal solicitante no conozca a detalle las especificaciones del
artículo, este debe de ponerse en contacto con la persona indicada para un
asesoramiento profundo y así evitar tiempos muertos causados por equivocaciones al
efectuar la requisición. En otro caso es recomendable que el personal sea sujeto de
una capacitación o actualización de artículos cuando esto lo requiera.
En base a la relación del departamento de Almacén y Compras, se establecerán
tiempos para el suministro de la mercancía, para esto es recomendable que el
departamento de almacén establezca un punto de reorden permitiendo que las
solicitudes de material se realicen con un margen de anticipación de tres días, esto
para dar tiempo a las cotizaciones pertinentes, selección y entrega de material, sin
afectar los procesos de producción y mantenimiento.
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CAPÍTULO IV. EVALUACIÓN, ANÁLISIS DE
RESULTADOS, PRODUCTO Y/O
IMPACTO
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ANALISIS DE RESULTADOS
Compras - Cuentas por pagar:
En la búsqueda de la implantación del Formato de Informe de Pago a Proveedores,
como propuesta de solución al area de oportunidad gestada en el flujo de información
entre el departamento de Compras y Cuentas por Pagar, planteada en el supuesto
técnico, se despertó un gran interés por solucionar dicha contingencia, por lo que
antes de pasar a la autorización de elaborar e implementar el formato planteado, se
dio a la tarea de consultar si el Sistema Oracle, (software utilizado por el Corporativo,
para el proceso de requisición, compra y pago de refacciones y demás suministros),
efectúa un informe con características similares a las establecidas en la propuesta
planteada.
Dentro de esta averiguación, se detecto y se dio por enterado al departamento de
Compras, la existencia de un informe, proporcionado por Oracle, el cual proporciona
un reporte con las características contenidas en el formato propuesto.
Este informe llamado Antigüedad de Saldos Cuantas por Pagar, proporciona un
reporte en forma Detallada así como Resumen.
En forma Detallada, este muestra el estado de las facturas, en relación con el estado
de los pagos efectuados y pagos por realizar, desde el número de proveedor, nombre
de proveedor, numero de factura, importe de la factura, saldo a pagar, días de crédito,
días vencidos (Ver Anexo III; Formato Antigüedad de Saldos Cuantas por Pagar, en
forma Detallada).
Por otra parte en forma de Resumen, muestra únicamente el saldo deudor total,
vencido, así como los días de crédito, al que esta sujeto el Corporativo para cada
proveedor. (Ver Anexo IV; Formato Antigüedad de Saldos Cuantas por Pagar, en
forma Resumen).
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Sin embargo este informe esta destinado y bajo la responsabilidad de Cuentas por
Pagar, por lo que el departamento de Compras no tiene los permisos para acceder e
este.
Costo-Beneficio:
Beneficio-Ventajas de la implementación y seguimiento del Formato
Antigüedad de Saldos Cuentas por Pagar.
El implementar el uso de este reporte de pagos, permitirá a los analistas de
compras llevar un control de cada uno de las retribuciones efectuadas a los
proveedores por el departamento de Cuentas por Pagar.
El controlar y tener conocimiento de cada uno de los pagos, permitirá conocer
el curso de cada factura, así como el estado del crédito abierto con cada
proveedor.
El conocer el estado de cada factura, así como el de los créditos permitirá que
el analista de compras se anticipe cuando las compras con un proveedor son
recurrentes y el crédito esta punto de vencer, y se comunique con Cuentas por
Pagar solicitando el pago para este abastecedor evitando así el cierre de
crédito y por ende un cuello de botella en el suministro oportuno de las
refacciones e insumos.
Costo-Desventajas de la implementación y seguimiento del Formato
Antigüedad de Saldos Cuentas por Pagar.
Al implementar el uso de este reporte, se advierte que el analista de compras
tendrán que laborar con mas esfuerzo y dedicación, pues llevar este control
supondrá efectuar actividades extras a las determinadas por su puesto,
dedicando 30 minutos de su tiempo al iniciar la jornada del primer día de
labores, para el análisis y revisión del reporte y prevenir así las compras del
día y de la semana.
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Compras - Almacén:
Al estructurar y plantear sistema de información entre el departamento de Compras y
el departamento de Almacén, se estableció un tiempo de 3 días para la elaboración
de las requisiciones a fin de que se de el tiempo suficiente para la búsqueda del
articulo así como su cotización y su selección asta el momento del suministro sin
causar tiempos muertos en el area solicitante.
Esto trajo con sigo que el nivel de OC Marcadas como urgentes disminuyera en un
65%, esto se observo durante las juntas diarias que se efectúan entre el personal de
compras y almacén, así como el encargado de taller como area solicitante.
Por otra parte, se analizo el formato de requisición de compra proporcionado por
Oracle, y cada uno de los campos contenidos el cual permite una descripción exacta
de los artículos.
Sin embargo el establecimiento de un punto de reorden, para lo niveles de
reabastecimiento fue imposibilitado, pues el índice de rotación para las refacciones no
es le mismo cada semana.
El número de devoluciones de herramientas es un rubro hasta el momento continuo,
puesto que el personal solicitante, desconoce parcial o totalmente las descripciones
técnicas de las herramientas con las cuales trabaja, y esto debido a que los números
de parte se actualizan y no se son notificados y capacitados al respecto.
Costo - Beneficio:
Benéfico-Ventajas.
El establecer tiempos para la elaboración de las requisiciones, brindara a los
analistas de compras, el tiempo necesario para el proceso de cotización,
selección de proveedor y abastecimiento, sin mermar el trabajo del area
solicitante.
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Al ajustarse al los tiempos para la elaboración de requisiciones, se mantendrá
estandarizado el nivel de las ordenes urgentes.
La capacitación y actualización al personal solicitante sobre las características
técnicas de las refacciones e insumos requeridos, traerá consigo la disminución
de devoluciones tanto en las requisiciones como en las OC y por ende un
ahorro de capital para la organización por efecto del cobro del 20% sobre valor
por devolución.
Costo-Desventajas
El personal solicitante tienen que planear adecuadamente sus labores
conociendo la vida útil de cada refacción e insumo que utilice, para así
anticiparse al material necesario para laborar, así como el tiempo en que se le
acabara para iniciar el reabastecimiento.
El capacitar o asesorar al personal solicitante sobre las características técnicas
de las refacciones o insumos acordes a su actividades laborales, tendrán un
costo extra en tiempo y monetario para el corporativo, por el tiempo que este
suponga en su paro de labores, que posteriormente se vera retribuido en la
optimización de la cadena de suministro.
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56
CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
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57
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
Compras-Cuentas por Pagar
Tras despertar le interés de controlar y conocer el pago a proveedores, después de
sugerir la implementación del Formato de Informe de Pago a Proveedores, se
descubrió que el Sistema Oracle, efectúa un reporte con las características
especificadas en la estructura del formato propuesto.
Este informe llamado Antigüedad de Saldos Cuantas por Pagar, esta bajo la
responsabilidad de Cuentas por Pagar, por lo que se recomienda que el departamento
de Compras solicite los permisos pertinentes al encargado de Finanzas, para tener
control y conocimiento de los pagos efectuados por Cuentas por Pagar y así prever
posibles cierres en los créditos y no mermar la cadena de suministro (ver solicitud de
permisos propuesta).
Solicitud de permisos propuesta:
3 de Febrero del 2013
Lic. Luis Gerardo Viera
Gerente de financias
Corporativo Unne
Asunto: SOLICITUD
Por medio del presente me permito solicitarle los permisos pertinentes al
Departamento de Compras, para el acceso y el manejo del Formato Antigüedad de
Saldos Cuentas por Pagar, generado por el Sistema Oracle, esto con el propósito de
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tener conocimiento y control sobre los pagos a proveedores, y optimizar la cadena de
suministro.
Los beneficios que traerá consigo la asignación de estos permisos, son los siguientes:
El implementar el uso de este reporte de pagos, permitirá a los analistas de
compras llevar un control de cada uno de las retribuciones efectuadas a los
proveedores por el departamento de Cuentas por Pagar.
El controlar y tener conocimiento de cada uno de los pagos, permitirá conocer
el curso de cada factura, así como el estado del crédito abierto con cada
proveedor.
El conocer el estado de cada factura, así como el de los créditos permitirá que
el analista de compras se anticipe cuando las compras con un proveedor sean
recurrentes y el crédito esta punto de vencer, y se comunique con Cuentas por
Pagar solicitando el pago para este abastecedor evitando así el cierre de
crédito y por ende un cuello de botella en el suministro oportuno de las
refacciones e insumos.
Esperando contar con su apoyo, gracias.
Atentamente
____________________________
Lic. Guillermo Ascencio Orozco
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Compras- Almacén:
El departamento solicitante o persona solicitante al realizar la solicitud de compra
debe de conocer a detalle las características del artículo, como lo es el número
correcto de parte, dimensiones, especificaciones de la unidad de destino, esto para
evitar realizar compras equivocadas o devoluciones innecesarias.
En caso de que el personal solicitante no conozca a detalle las especificaciones del
artículo, este debe de ponerse en contacto con la persona indicada para un
asesoramiento profundo y así evitar tiempos muertos causados por equivocaciones al
efectuar la requisición. En otro caso es recomendable que el personal sea sujeto de
una capacitación o actualización de artículos cuando esto lo requiera.
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ANEXOS
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Anexo I
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62
Anexo II
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63
Anexo III
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Anexo IV
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GLOSARIO
OC: También denominada como orden de compra es un documento que emite el
comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,
condiciones de pago, entre otras cosas.
Seguimiento: es la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el proveedor
será capaz de satisfacer las promesas de envió, esto puede hacerse a través de una
vía telefónica.
Envió: es una forma de ejercer precio sobre el proveedor para logra que se satisfagan
las promesas de envió o este sea realizado antes de lo programado.
Recepción: Proceso mediante el cual el departamento de almacén hace la revisión
del material entregado por el proveedor, verificando que las especificaciones del
articulo sean la estipuladas por la orden de compra, (cantidad, medidas, no. de parte),
para posteriormente ingresarlas al inventario.,
UEN: Conocida como una unidad estratégica de negocio, es una unidad u órgano
empresarial, compuesta por uno o más productos muy determinados, que tienen un
mercado básico común, muy delimitado, al frente de la cual hay un manager o
directivo que tiene la responsabilidad de integrar todas las funciones, mediante una
estrategia, frente a uno o varios competidores identificables
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BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN.
Sitios web:
Kelly 2008, Departamento de compras recuperado de: http://departamentodecompras00.blogspot.mx/2008/07/departamento-decompras.html
Bibliografía:
Michiel Leenders. Harold E. Fearon. Wilbur B. England. (1992), Procedimento y Flujo
de Información, Administración de Compras y Materiales. Grupo Editorial Patria, 2da
edición. pp 77-123
Mercado, S. (2006), Compras Principios y Aplicaciones, Editorial Limusa, México DF.
![Manual Cuellos[1].pdf](https://static.fdocuments.ec/doc/165x107/577cc02e1a28aba7118f2580/manual-cuellos1pdf.jpg)
