UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
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i UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA MODALIDAD A DISNTACIA TESIS Previa obtención del título profesional de Licenciado CPA en Contabilidad y Auditoría TEMA: “PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE LAS CUENTAS CAJA, BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA COLOR SATELEC” AUTOR: Jimena Isabel Paucar Pujota DIRECTOR: Eco. Carlos Barahona Quito – Ecuador 2013
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MODALIDAD A DISNTACIA
TESIS
Previa obtención del título profesional de Licenciado CPA en Contabilidad
y Auditoría
TEMA:
“PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
FINANCIERO DE LAS CUENTAS CAJA, BANCOS Y CUENTAS POR
COBRAR DE LA EMPRESA COLOR SATELEC”
AUTOR:
Jimena Isabel Paucar Pujota
DIRECTOR:
Eco. Carlos Barahona
Quito – Ecuador
2013
ii
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a mi familia, principalmente a mi esposo e hijas, que con su
apoyo, comprensión y tolerancia, han sido mi motor para perseverar y
esforzarme, así he podido alcanzar el sueño profesional de mi vida. Así mismo
a mis padres quienes han influido en mi vida y me han motivado en cada meta
que me he propuesto. A mi hermana que ha sido mi compañera en todo
momento.
Quiero también dedicar este escrito a mis pastores, en especial a la pastora
Jenny quien con su ejemplo me animó a concluir mis estudios y obtener mi
título.
JIMENA
iii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar quiero dar gracias a Dios, por su infinito amor. A la Universidad
Tecnológica Equinoccial, por ofrecerme la oportunidad de ser un profesional
integro. A mi director de Tesis, Economista Carlos Barahona, por su paciencia,
tiempo y dedicación en el desarrollo de la presente tesis. A Edgar y Marlene,
dueños de la empresa Color Satelec, quienes me abrieron las puertas de su
organización y pusieron toda su confianza en mi para acceder a su información
y proponer este trabajo.
JIMENA
iv
AUTORÍA
Yo, Jimena Isabel Paucar Pujota, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido presentado previamente para ningún
grado o calificación profesional; y que he consultado las referencias
bibliográficas que se incluyen en este documento.
JIMENA PAUCAR PUJOTA
171707261-3
v
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I .......................................................................................................................................... 3
1.1 EL PROBLEMA ............................................................................................................................ 3
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:............................................................................................... 5
1.3 PREGUNTAS DIRECTRICES ......................................................................................................... 5
1.4 OBJETIVOS: ................................................................................................................................ 6
1.4.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................ 6
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................... 6
1.5 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ............................................................................................... 7
CAPÍTULO II ......................................................................................................................................... 9
2 MARCO TEÓRICO .............................................................................................................................. 9
2.1 LA EMPRESA .............................................................................................................................. 9
2.1.1 LA EMPRESA COMERCIAL ................................................................................................... 9
2.1.2 LA CONTABILIDAD COMERCIAL .......................................................................................... 9
2.1.2.1 FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD ............................................................................ 10
2.1.2.2 INFORMACIÓN CONTABLE ....................................................................................... 11
2.1.3 CLASIFICACIÓN DE CUENTAS ............................................................................................ 13
2.1.3.1 CUENTAS DE ACTIVO ................................................................................................. 13
2.1.3.2 CUENTAS DE PASIVO ................................................................................................. 13
2.1.3.3 CUENTAS DE PATRIMONIO........................................................................................ 14
2.1.3.4 CUENTAS DE GASTOS ................................................................................................ 14
2.1.3.5 CUENTAS DE COSTOS ................................................................................................ 15
2.1.3.6 CUENTAS DE RENTAS ................................................................................................ 15
2.1.4 CUENTAS DE ACTIVO CIRCULANTE ................................................................................... 16
2.1.4.1 CUENTA CAJA ............................................................................................................ 16
2.1.4.2 CUENTA BANCOS ....................................................................................................... 17
2.1.4.3 CUENTAS POR COBRAR ............................................................................................. 18
2.2 CONTROL INTERNO ................................................................................................................. 18
2.2.1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO ....................................................................... 19
2.2.1.1 NUEVA CULTURA DE CONTROL ................................................................................. 19
2.2.1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO .......................................................................... 21
2.2.1.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ....................................................................... 21
2.2.1.4 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO .................................................................. 23
vi
2.2.1.5 POLÌTICAS DEL CONTROL INTERNO ........................................................................... 24
2.2.1.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ............................................................... 25
2.2.1.7 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO...................................................................... 27
2.2.1.8 CONTROL INTERNO FINANCIERO O CONTABLE ........................................................ 28
2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE CAJA ..... 29
2.2.2.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE CAJA ................... 29
2.2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE CAJA ............................ 29
2.2.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE
BANCOS ..................................................................................................................................... 31
2.2.3.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE BANCOS .............. 31
2.2.3.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE BANCOS ...................... 32
2.2.4 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE
CUENTAS POR COBRAR ............................................................................................................. 33
2.2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE CUENTAS POR
COBRAR ................................................................................................................................. 33
2.2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE CUENTAS POR
COBRAR ................................................................................................................................. 34
2.2.5 MARCO LEGAL .................................................................................................................. 36
2.2.5.1 Requisitos legales para la conformación de un manual de control interno ............. 36
2.3 HIPÓTESIS ................................................................................................................................ 37
2.4 CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ............................................................................... 37
2.5 MATRIZ DE OPERACIONALIZACIÓN ......................................................................................... 37
CAPÍTULO III ...................................................................................................................................... 40
3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................................................... 40
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN: .............................................................................................. 40
3.1.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN: ................................................................................................. 41
3.1.2 METODOS DE INVESTIGACIÓN: ........................................................................................ 42
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA .......................................................................................................... 42
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................ 43
3.4 INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ...................................................................................... 44
CAPÍTULO IV ...................................................................................................................................... 45
4 SITUACIÓN DIAGNÓSTICA .............................................................................................................. 45
4.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ............................................................................................ 45
4.1.1 MISIÓN ............................................................................................................................. 45
4.1.2 VISIÓN .............................................................................................................................. 45
vii
4.2 DE LO ESCTRUCTURAL ............................................................................................................ 45
4.3 DE LAS POLÍTICAS Y DIRECTRICES ............................................................................................ 46
4.4 DE LA SITUACIÓN ADMINISTRATIVA ....................................................................................... 46
4.5 DE LA SITUACIÓN FINANCIERA ................................................................................................ 46
4.6 DE LA SITUACIÓN DE CONTROL INTERNO ............................................................................... 54
4.6.1 ACTIVIDADES EN EL MANEJO DE CAJA CHICA .................................................................. 54
4.6.2 ACTIVIDADES EN EL INGRESO DEL CIRCULANTE EN CAJA BANCOS ................................. 54
4.6.3 ACTIVIDADES EN EL EGRESO DEL CIRCULANTE CAJA BANCOS ........................................ 55
4.6.4 ACTIVIDADES EN CUENTAS POR COBRAR ........................................................................ 56
4.6.5 ACTIVIDADES PARA EL COBRO ......................................................................................... 56
4.6.6 ACTIVIDADES PARA VERIFICAR EL COBRO........................................................................ 56
4.6.7 ACTIVIDADES PARA DETERMINAR LOS SALDOS DE CLIENTES .......................................... 56
4.6.8 ACTIVIDADES PARA CONTABILIZAR EL COBRO ................................................................. 57
4.7 COROLARIO: RESUMEN DE LA SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ...................................................... 57
4.8 MATRIZ FODA DE LA EMPRESA COLOR SATELEC .................................................................... 67
CAPÍTULO V ....................................................................................................................................... 68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FIANANCIERO DE LAS
CUENTAS CAJA CHICA, CAJA BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA COLOR
SATELEC ............................................................................................................................................. 68
5.1 DESDE LO ESTRUCTURAL ......................................................................................................... 68
5.2 DESDE LAS POLÍTICAS ESPECÍFICAS ......................................................................................... 69
5.2.1 POLÍTICAS PARA CAJA CHICA ........................................................................................... 69
5.2.2 POLÍTICAS PARA CAJA BANCOS ....................................................................................... 69
5.2.3 POLÍTICAS PARA CUENTAS POR COBRAR ........................................................................ 70
5.2.3.1 POLÍTICAS CON RESPECTO A CLIENTES ..................................................................... 70
5.2.3.2 POLÍTICAS CON RESPECTO A EMPLEADOS ................................................................ 71
5.3 DESDE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ........................................................... 71
5.3.1 OBJETIVOS ........................................................................................................................ 71
5.3.2 PROCEDIMIENTOS PARA CAJA CHICA .............................................................................. 71
5.3.3 PROCEDIMIENTOS PARA CAJA BANCOS ........................................................................... 74
5.3.4 PROCEDIMIENTOS PARA CUENTAS POR COBRAR ............................................................ 80
5.3.4.1 PROCEDIMIENTOS CON RESPECTO A CLIENTES ........................................................ 80
5.3.4.2 PROCEDIMIENTOS CON RESPECTO A EMPLEADOS ................................................... 82
5.4 DESDE LAS FUNCIONES ........................................................................................................... 85
5.4.1 OBJETIVOS ........................................................................................................................ 85
viii
5.4.1 FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO ................................................................................... 85
5.4.2 FUNCIONES DEL CONTADOR ............................................................................................ 86
5.4.3 FUNCIONES DEL ASISTENTE CONTABLE ........................................................................... 86
5.5.3 FUNCIONES DEL JEFE DE TESORERÍA Y COBRANZAS ........................................................ 87
5.5.4 FUNCIONES DEL ASISTENTE DE TESORERÍA Y COBRANZAS .............................................. 87
5.5.5 FUNCIONES DEL ASISTENTE DE TESORERÍA Y COBRANZAS 2 ........................................... 88
CAPÍTULO VI ...................................................................................................................................... 89
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................................ 89
6.1 CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 89
6.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 91
BIBLIOGRAFIA GENERAL .................................................................................................................... 92
ANEXOS ............................................................................................................................................. 93
1
INTRODUCCION
Toda organización necesita para su desarrollo de políticas, misiones y
propósitos en los que se fundamenten la existencia de la entidad, de los cuales
se obtienen objetivos que trazan las metas a lograr. De tal manera, es
importante trabajar preferentemente en grupos organizados, en el que cada
uno pueda contribuir en forma integrada con los objetivos propuestos a corto y
largo plazo.
Observando desde el ámbito de la administración y de los negocios, las
organizaciones se ven reflejadas a través de procesos, uno de ellos es el
sistema de contabilidad que debe ser confiable, el mismo que revela la realidad
financiera de la misma como resultado de su actividad operacional.
De aquí parte la importancia de que exista un control interno de todas las
actividades realizadas, pues éste permite verificar y comprobar el cumplimiento
efectivo y eficaz de los objetivos inicialmente expuestos.
En toda organización el control interno permite alcanzar los objetivos
propuestos con mayor seguridad y lograr en forma efectiva el desarrollo de sus
operaciones, para obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la
gestión empresarial. No se puede ignorar la planeación y la aplicación de un
sistema de control interno que permita mantener actualizados todos los
aspectos organizacionales.
El control interno es una expresión que se utiliza para describir las acciones
adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores para
evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.
El Control interno del efectivo, permite salvaguardar y proteger estos recursos
contra desembolsos injustificados y garantiza que no se incurra en obligaciones
sin la debida autorización, así como también, permite informar a la gerencia en
qué medida se dispone de efectivo para cancelar obligaciones inmediatas.
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Por otro lado, mediante el Control interno cuentas por cobrar se logra verificar
la exactitud del importe de las mismas, la validez del monto reflejado en los
libros de contabilidad de la empresa, el grado de cobros de las cuentas, la
prevención del fraude, y la disponibilidad de recursos en mediano y largo plazo
3
CAPÍTULO I
1.1 EL PROBLEMA
TEMA: ―Procedimientos de control interno administrativo financiero de las cuentas
Caja, Bancos y cuentas por Cobrar de la empresa COLOR SATELEC‖
En la actualidad hablando a nivel mundial toda empresa se ve obligada a adoptar
mecanismos que le permitan mejorar y superar su administración, para esto es
necesario trabajar en departamentos organizados, así cada uno puede aportar en
forma integrada con el propósito de alcanzar los objetivos a corto y largo plazo.
Sin embargo, se ha concebido al control interno como una actividad meramente de
carácter gerencial, cuando lo correcto es que las actividades de control sean
informadas y asignadas a todos los niveles y empleados de la empresa.
En los aspectos administrativo y financiero, las empresas se ven reveladas en un
sistema de contabilidad fiable, el cual emite la realidad financiera de la misma en
función del desarrollo de su actividad operacional. He ahí la importancia de contar con
un control interno de todas las actividades que se realizan en cada departamento,
pues éste permite examinar y confirmar el cumplimiento efectivo y eficiente de los
objetivos inicialmente citados.
A medida que una empresa avanza es necesario ir anexando procedimientos de
control y esto es más manejable cuando el dueño de la empresa es sólo uno, pero
cuando son varios los dueños de la organización y asimismo el número de empleados
es alto, los procedimientos de control interno deben ser más sofisticados y más
complejos de acuerdo a la operación u operaciones a las que se dedique la empresa.
En las empresas de tipo multinacional lo apropiado es que sus directivos desarrollen
un manual de procedimientos para el control interno administrativo y financiero, lo
aprueben y lo emitan a sus filiales en cada país, para que a su vez en las filiales estos
procedimientos sean ejecutados, sin embargo ellos no podrían controlar el
cumplimiento de dichos procesos con su participación frecuente e incluso si así
sucediera no podrían evitar un fraude. E ahí la importancia de contar con un
administrador profesional con principios y valores, y por eso surge la necesidad de que
entre más lejos estén los propietarios de la organización será más necesario contar
con un sistema de control interno adecuadamente estructurado.
4
Las empresas tanto comercializadoras, productoras, de servicios, en fin, todas se ven
obligadas a adoptar un sistema de control interno pues cada uno de sus procesos
genera riesgos y por ende voluntaria o involuntariamente se pueden cometer errores.
Puntualizando en el negocio de la comercialización de material para la construcción,
que hoy en día se ha podido observar un crecimiento importante, debido a las remesas
provenientes del exterior por parte de los emigrantes y además los proyectos de
construcción que el Gobierno se encuentra desarrollando ya sea en viviendas como
en obras públicas, lo cual aporta al crecimiento económico de nuestro país.
La distribuidora de ferreterías COLOR SATELEC, es una empresa que comenzó
siendo una ferretería proveedora de materiales ferreteros y de terminados dirigida al
consumidor final, con el pasar de los años el negocio creció, la visión cambió
mejorando sus expectativas de utilidades y pasó a ser una distribuidora de materiales
de construcción y sus terminados para ferreterías. En consecuencia del cambio de
visión y las operaciones que una distribuidora abarca, la carga de trabajo para cada
área es mayor y la empresa no cuenta con políticas ni reglamentos mayores para
llevar el negocio y por ende esto no ayuda a ser más competitivos en el mercado y
contar con alianzas importantes con grandes proveedores nacionales e internacionales
en las líneas de productos que la distribuidora comercializa.
La distribuidora en la actualidad tiene falencias en lo que respecta al control interno
administrativo y financiero, y sus dueños han concientizado en cuanto a la necesidad
de contar con un manual de procedimientos que contemplen un control interno
administrativo y financiero adecuado para el tipo de operaciones que realiza la
empresa, para la elaboración de este manual se partirá de un diagnóstico que analice
lo externo e interno de la empresa, para poder planear adecuadamente y no caer en el
riesgo de infringir en ciertos aspectos importantes de la distribuidora.
La presente investigación se concentrará en realizar un manual de procedimientos de
control interno administrativo y financiero de las operaciones correspondientes a las
cuentas Caja, Bancos y Cuentas por cobrar de la distribuidora COLOR SATELEC, es
de gran inquietud para sus dueños pues el manejo del activo circulante es de mayor
relevancia en la buena marcha de una empresa, al no contar con un correcto sistema
de control las consecuencias pueden ser fatales.
Los mayores riesgos que puede enfrentar la distribuidora si no cuenta con un
adecuando procedimiento de control en sus cuentas de Caja, Bancos y Cuentas por
5
cobrar pueden ser el no contar con una liquidez suficiente para adquirir productos para
su comercialización y también para cubrir sus obligaciones, además pueden darse
situaciones de robo que al no contar con un sistema de control interno puede pasar
casi desapercibido, otro riesgo que puede acarrear graves consecuencias es el
registro incorrecto de cuentas por cobrar y un mal desempeño en la labor de
cobranzas.
Estas consecuencias de suscitarse pueden ser letales para la distribuidora pues al no
tener un correcto manejo del circulante puede caer en el terrible error de endeudarse
si contar con activo corriente suficiente para cubrir sus deudas y por tanto llegar al
punto de ser insolvente y finalmente cerrar sus operaciones comerciales.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
¿El procedimiento de control interno financiero y administrativo, de la operación
comercial de la Distribuidora COLOR SATELEC en lo relativo al movimiento de sus
cuentas de Caja, Bancos y Cuentas por Cobrar es el correcto?
1.3 PREGUNTAS DIRECTRICES
¿Qué es la empresa?
¿Qué es la empresa comercial?
-¿Qué es la contabilidad comercial y cuáles son sus funciones?
¿Qué es la información contable?
¿Cómo se clasifican las cuentas en la contabilidad?
¿Qué es el Activo circulante?
¿Qué son las cuentas Caja, Bancos y Cuentas por cobrar?
¿Qué es el Control Interno?
¿Qué son los procedimientos de control interno?
¿Qué es el control interno administrativo?
¿Qué es el control interno financiero?
¿Cuáles son los procedimientos de control interno administrativo y financiero para Caja?
6
¿Cuáles son los procedimientos de control interno administrativo y financiero para
Bancos?
¿Cuáles son los procedimientos de control interno administrativo y financiero para
Cuentas por cobrar?
¿Cuál es el ámbito legal para la conformación de procedimientos de control interno?
1.4 OBJETIVOS:
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer un manual de procedimientos de control interno administrativo y financiero
para la Distribuidora de ferreterías COLOR SATELEC a fin de prevenir resultados
negativos económicos y de funcionamiento, a causa de un mal manejo de las cuentas
Caja, Bancos y Cuentas por Cobrar.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Proponer políticas, directrices que regirán la buena marcha administrativa y
financiera de la empresa.
Diseñar procedimientos de control interno específicos para cada área de
trabajo relacionada con las cuentas Caja, Bancos y Cuentas por cobrar
Establecer una relación paralela de los registros contables con los
procedimientos de control interno
Establecer límites de tiempo para recuperar la cartera y para emitir pagos por
obligaciones que mantiene la empresa
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1.5 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Conforme una empresa va creciendo toda su organización y administración debería ir
creciendo también, sin embargo muchas empresas caen en el error de descuidar su
administración y control interno pues sus dueños se centran en los negocios que
aparentemente están generando mayores utilidades y no se dan cuenta que si no se
cuenta con un sistema de control basto para todas sus necesidades de desarrollo,
estos grandes negocios puede caer ya sea por falta de liquidez, por un mal manejo de
inventarios o incluso por robos y desfalcos que los empleados pueden hacer
aprovechando el descuido de los dueños de la empresa.
Por tanto es de vital darle la importancia debida al crecimiento de una empresa en
todo lo que ello implica.
Actualmente el desarrollo de la tecnología nos da muchas pautas para mantener un
debido control de las operaciones que mantiene una empresa, contar con un sistema
contable adecuado es una de ellas, otra es el correo electrónico a través del cual se
puede monitorear la debida aplicación de procedimientos de control interno.
Tomando todas las herramientas con las que contamos en la actualidad se puede
desarrollar un manual de procedimientos de control interno. La presente investigación
tiene como finalidad establecer una manual del procedimientos de control interno
administrativo y financiero específicamente en todas las operaciones que implican a
las cuentas Caja, Bancos y Cuentas por cobrar de la distribuidora de ferreterías
COLOR SATELEC, puesto que como se indicaba anteriormente esta empresa inició
sus actividades como una ferretería dedicada a la comercialización de materiales de
construcción y terminados, dirigida al consumidor final, con el pasar del tiempo la
empresa ha crecido y a pasado a distribuir materiales de construcción y terminados a
ferreterías de Pichincha y diferentes provincias del Ecuador.
Al convertirse la empresa en un distribuidor sus montos de adquisiciones han crecido
por tanto han tenido que recurrir a créditos bancarios para poder comprar los
materiales y a su vez distribuirlos, en consecuencia de un aumento de adquisiciones la
empresa ha necesitado de bodegas más amplias, de vehículos aptos para la
distribución, ha tenido que aumentar el personal, y en fin todo lo que el crecimiento de
una empresa implica.
Como consecuencia de lo antes indicado los gastos fijos de la empresa también han
aumentado y sus dueños se han visto en la penosa situación de no poder cubrir sus
obligaciones mes a mes. Sin duda el negocio de distribuir materiales de construcción
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y terminados es rentable, el problema que al momento tiene la empresa es no contar
con un sistema de control interno, es por eso que el trabajo de cobranzas no funciona
de la mejor manera, así también el manejo del efectivo no es el adecuando, y todo
esto por no cumplir parámetros y métodos de acción que sólo un manual de
procedimientos de control interno puede ofrecer.
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CAPÍTULO II
2 MARCO TEÓRICO
2.1 LA EMPRESA
La empresa es un negocio o actividad económica que tiene como meta principal la
obtención de una renta, a través de la venta de bienes o servicios, invirtiendo un
capital de trabajo.
La empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer
bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta.
(ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General", p. 15)
Es la unidad económica – social en la que el capital, el trabajo, y la
dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los
requerimientos del medio humano en el que la propia empresa actúa.
(REINOSO Víctor, ―Administración de Empresas", pág. 279)
2.1.1 LA EMPRESA COMERCIAL
Son los negocios que se dedican expresamente a la compra y venta de productos,
generalmente adquieren la mercadería a los productores para luego vender a los
consumidores con un cierto margen de utilidad.
―Empresas comerciales son aquellas que se dedican a la compra y venta de
productos, convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores.‖
(ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General", p. 16)
―Son intermediarios entre el productor y el consumidor, y su función principal, es la
compra y venta de productos terminados.‖ (REINOSO Víctor, ―Administración de
Empresas", pág. 281)
2.1.2 LA CONTABILIDAD COMERCIAL
Es un sistema a través del cual se registra, analiza, clasifica y resume todas las
operaciones que implican compras, ventas, gastos, inversiones entre otras; con el fin
de proporcionar información fidedigna para la toma de decisiones.
Es el sistema por el cual, la empresa tiene control de todas sus
operaciones diarias, de compra, venta, inversiones, gastos, créditos,
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logística, etc. que deben ser analizados, clasificados, resumidos y
registrados, para proporcionar información fidedigna a terceros y
autoridades. (Wikipedia, Tipos de contabilidad, [en línea], disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Tipos_de_contabilidad)
―Contabilidad comercial. Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta
de mercaderías y servicios no financieros.‖ (ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad
General", p. 19)
2.1.2.1 FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD
Las funciones contables se resumen en cuatro, que son las siguientes:
1) Registro diario de todas las operaciones económicas en los libros diarios,
aunque las transacciones no sean expresadas en términos monetarios
2) Clasificar la información registrada de acuerdo a grupos de cuenta y su
naturaleza.
3) Resumir la información a partir de los saldos que arrojen cada libro mayor, con
esta información se elaboran los estados de situación financiera y el de
pérdidas y ganancias.
4) Analizar la información obtenida que será útil para la toma de decisiones y el
pago correspondiente de impuestos.
La gestión contable se lleva a cabo en tres etapas; la primera de ellas
es el registro de la actividad financiera en la empresa, y en este caso la
gestión contable lleva un registro de toda la actividad comercial que se
lleva a cabo en un día común en la empresa. Por lo general, en una
compañía se realizan todo tipo de transacciones que pueden ser
expresadas en términos monetarios y los mismos deben ser registrados
en los correspondientes libros contables de la empresa, de todas formas
es importante que sepamos que no todas las actividades comerciales
que lleve a cabo una empresa se midan y describan en una manera
objetiva en términos monetarios. La segunda etapa de la gestión
contable es la clasificación de la información que se trata de un registro
completo acerca de las actividades comerciales; esta etapa implica
habitualmente una gran cantidad de datos ya que de esta manera
resulta muy útil para aquellas personas que están encargadas de tomar
las decisiones, por ello la información debe ser clasificada en diferentes
categorías: se deben agrupar por separado aquellas transacciones que
reciben dinero y las que lo emiten. La última etapa de la gestión
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contable es el resumen de la información. En este caso decimos que
para que la información contable sea empleada por aquellas personas
encargadas de tomar las decisiones comerciales en una empresa, la
misma debe ser resumida. (Gestión y Administración, Gestión contable,
[en línea], disponible en:
http://www.gestionyadministracion.com/empresas/gestion-contable.html)
Registrar los datos: Es la función mas básica de la contabilidad. El
registro de los asientos se realiza en el libro diario de forma cronológica,
y en el se anotan todo tipo de transacciones comerciales y de carácter
financiero que tiene la sociedad. Clasificar los datos: La clasificación
de los datos contables que introducimos en el libro diario se realiza en el
libro mayor. El libro mayor separa los movimientos de las diferentes
cuentas contables de forma también cronológica, de esta forma,
obtendremos información de todos los movimientos realizados por un
cliente, proveedores, bancos, caja, etc. y sus respectivos saldos.
Resumir la información: Con la ayuda del libro mayor, los datos
obtenidos se agrupan para la composición del balance de situación y de
pérdidas y ganancias. Análisis de la información para la toma de
decisiones y pago de impuestos (Saber Finanzas, Funciones de
Contabilidad, 2012, [en línea], disponible en:
http://saberfinanzas.com/cuales-son-las-funciones-de-una-contabilidad/)
2.1.2.2 INFORMACIÓN CONTABLE
Esta información debe ser útil para cualquier persona que lo necesite, empezando
desde los dueños, directivos, administrador, entre otros, involucrados en la toma de
decisiones a corto o largo plazo; que tengan implicación económica.
La información contable debe revelar dónde y cómo se ha gastado o invertido el
dinero, esta información rectificará o ratificará el plan adoptado por la empresa y
ayudará a perfeccionar los procedimientos de control.
Esta información debe ayudar a predecir los comportamientos financieros futuros
frente a decisiones tomadas
En base a la información contable se calcula el pago de impuestos.
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Las características de la información contable son las siguientes: comprensible, útil,
clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe
representar fielmente los hechos económicos de la empresa.
La información contable es útil para cualquiera que deba emitir juicios y
tomar decisiones que generen consecuencias económicas; la
contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando dónde y cómo
se ha gastado el dinero o se han contraído compromisos; evaluando el
desempeño e indicando las implicaciones financieras de escoger un
plan en lugar de otro. Además, ayuda a predecir los eventos futuros de
las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas, las
imperfecciones y las ineficiencias actuales, como hacia las
oportunidades futuras. (ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General", p.
16)
La información en contabilidad debe permitirles a los administradores
del negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar
todas las operaciones y actividades de la organización. Las personas
que tienen algún negocio en el cual presta servicios, tiene una empresa
de producción o realiza cualquier actividad de comercio, debe llevar un
registro continuo de su actividad económica, es por ello que se hace
necesario que se implemente un tipo de lineamiento que le permita
tener la información necesaria para la evaluación de su entidad. La
información contable debe servir esencialmente para: Conocer los
recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa,
apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y
administración de la actividad empresarial, evaluar la gestión de los
administradores, tomar decisiones de corto y largo plazo, establecer las
obligaciones con el estado, fijar operaciones de control, evaluar el
impacto social de la empresa. La información contable debe tener cierto
tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta
debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna,
neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos
económicos de la empresa. (Giovanny E. Gómez, Gestiopoliz, 2001, [en
línea], disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%208/infocont
able.htm)
13
2.1.3 CLASIFICACIÓN DE CUENTAS
Las cuentas contables se clasifican en cinco grupos principales
2.1.3.1 CUENTAS DE ACTIVO
Las cuentas de activo representan todos los bienes que la empresa posee ya sean
estos tangibles o intangibles, y que son necesarios para el buen funcionamiento de la
misma.
Estas cuentas a su vez se agrupan en:
Activo Circulante
Activo No Circulante
Activo Intangible
Cargos Diferidos
La propiedad de una empresa es el conjunto de bienes materiales,
valores y productos inmateriales que se mantienen para el normal
desarrollo de las actividades que requiere una empresa. En
contabilidad, esta propiedad se denomina Activo. (ZAPATA Pedro,
2005."Contabilidad General", p. 20)
Activo es un Sistema, construido con bienes y servicios, con
capacidades funcionales y operativas que se mantienen durante el
desarrollo de cada actividad socioeconómica específica (Ortega
Paredes, José Gabriel "CONTABILIDAD. Paradigma de reconstrucción
a través del giro informático", 2012, p. 33)
2.1.3.2 CUENTAS DE PASIVO
Para el buen funcionamiento de la empresa es necesario adquirir diferentes recursos
de los que se aportan con el patrimonio y para esto generalmente es necesario
acceder a préstamos en bienes o en dinero, que serán pagados a futuro.
Así también por el funcionamiento de la empresa, que adquiere obligaciones con el
IESS, con el Servicio de Rentas Internas, entre otros.
Al conjunto de obligaciones que mantiene la empresa se denomina Pasivo.
Estas cuentas a su vez se agrupan en:
Pasivo Circulante
14
Pasivo No Circulante
Para el normal funcionamiento de la empresa, se requiere de recursos
diferentes de los que constituyen el patrimonio. Estos recursos se
pueden obtener de dos formas: solicitando préstamos en bienes o
dinero que se pagarán a futuro, y actuando como agente de retención
de impuestos y contribuciones fiscales o de valores retenidos en
nóminas, a favor de personas y entes sociales. (ZAPATA Pedro,
2005."Contabilidad General", p. 20)
Mientras el activo comprende los bienes y derechos financieros de la
empresa, que tiene la persona o empresa, el pasivo recoge sus
obligaciones: es el financiamiento provisto por un acreedor y representa
lo que la persona o empresa debe a terceros. (Ortega Paredes, José
Gabriel "CONTABILIDAD. Paradigma de reconstrucción a través del giro
informático", 2012, p. 34)
2.1.3.3 CUENTAS DE PATRIMONIO
El Patrimonio representa todo el grupo de bienes derechos y obligaciones que son de
propiedad de una empresa, estos son los medios económicos y financieros con los
que la organización cuenta para cumplir su normal funcionamiento y alcanzar sus
objetivos.
―Patrimonio es el derecho, interés o dominio que tienen los accionistas sobre los
bienes empresariales.‖ (ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General", p. 20)
―Patrimonio empresarial: El conjunto de bienes, derechos y obligaciones,
pertenecientes a una empresa —como persona jurídica— y que constituyen los
medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus
objetivos.‖ (Ortega Paredes, José Gabriel "CONTABILIDAD. Paradigma de
reconstrucción a través del giro informático", 2012, p. 35)
2.1.3.4 CUENTAS DE GASTOS
Gastos son todos aquellos rubros en contabilidad se debe registrar por uso, consumo,
extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la
empresa.
Estos rubros disminuyen la utilidad y aumentan la pérdida en un ejercicio contable.
15
Estas cuentas a su vez se agrupan en:
Gastos Administrativos
Gastos de Venta
Gastos Financieros
Otros Gastos
Cuentas de Gastos: denominación aplicada a los conceptos que
denotan uso, consumo, extinción o devengo de bienes y servicios
necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores
se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa.
(ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General", p. 36)
―En contabilidad, se denomina gasto o egreso a la anotación o partida contable que
disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de una sociedad o persona física.‖
(Ortega Paredes, José Gabriel "CONTABILIDAD. Paradigma de reconstrucción a
través del giro informático", 2012, p. 37)
2.1.3.5 CUENTAS DE COSTOS
En los costos se agrupan todos aquellos desembolsos que la empresa ha tenido que
hacer por actividades indispensables para generar un ingreso y a su vez estos rubros
son recuperados cuando se vende un bien o un servicio.
―Cuentas de costos: son valores pagados para cubrir actividades indispensables para
generar un ingreso operativo; estos valores se recuperan con la venta de un bien o un
servicio.‖ (ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General", p. 36)
―Costo es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de
una actividad económica destinada a la producción de un bien o servicio.‖ (Ortega
Paredes, José Gabriel "CONTABILIDAD. Paradigma de reconstrucción a través del
giro informático", 2012, p. 37)
2.1.3.6 CUENTAS DE RENTAS
Estas cuentas representan los beneficios o utilidades que la empresa ha obtenido,
cuando son ocasionadas por el giro normal de la empresa se denominan operativas,
pero cuando han sido provenientes por actividades ocasionales estas se denominan
no operativas.
16
Rentas: representan los beneficios o ganancias de una empresa;
cuando éstas se generan por el giro normal del negocio, se denominan
rentas operativas. Cuando los ingresos provienen de actividades
ocasionales, se denominan rentas no operativas. (ZAPATA Pedro,
2005."Contabilidad General", p. 36)
2.1.4 CUENTAS DE ACTIVO CIRCULANTE
En este grupo de activos se clasifican todas aquellas cuentas que son susceptibles de
convertirse en efectivo en un plazo de un año o menos, si en una empresa sus activos
se pueden vender en un período mayor a un año se puede decir que es una empresa
que tendrá problemas para cumplir con sus obligaciones.
Estos activos son de relevante importancia puesto que con ellos se puede adquirir
mercancía para comercializar o a su vez servicios. Su contabilización debe ser
analítica y minuciosa pues un error en esta labor puede traer como consecuencia la
falta de liquidez en una empresa.
―Se considera activo corriente, todo aquel activo que es susceptible de convertirse en
efectivo en un plazo igual o inferior a un año. Es corriente todo aquel activo que se
puede vender en un tiempo corto‖ (Normas Internacionales de Contabilidad, 2010, [en
línea], disponible en: http://www.gerencie.com/clasificacion-de-los-activos.html)
―Los activos corrientes son de principal importancia en cualquier negocio porque es el
medio para obtener mercancía y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización
de las operaciones con activos, debido a que estos pueden ser mal invertidos.‖(Manual
Práctico de Contabilidad Financiera, 2008, p. 53)
2.1.4.1 CUENTA CAJA
Esta cuenta está representada por las monedas, los billetes y los cheques a la vista
que posee la empresa.
Esta cuenta aumenta con la venta de mercadería, la venta de activos fijos, la
recaudación de cuentas por cobrar y la inversión de capital adicional por parte de sus
dueños o accionistas, y se disminuye generalmente por depósitos bancarios.
También existe un fondo más pequeño denominado caja chica, este fondo es utilizado
generalmente para gastos mínimos y se lo repone según el movimiento que este
tenga.
17
―La cuenta Caja pertenece al Activo Corriente y está representada por las monedas,
los billetes y los cheques a la vista que posee la empresa en un momento
determinado. Esta cuenta se debita por la recepción de unidades monetarias de la
forma antes indicada y se acredita por los desembolsos en efectivo que efectúe la
empresa, especialmente por depósitos bancarios.‖ (Contabilidad General, 2005, p.87)
―El efectivo normalmente incluye las cuentas generales, la de nómina, la de caja chica
y con menor frecuencia la de ahorros. Las cuentas generales son las de
comprobación y se parecen a las que conservan los individuos. Una cuenta aumenta
con las ventas al contado, con la cobranza de cuentas por cobrar y la inversión de más
capital.‖ (Principios de auditoría, 2005, p.336)
2.1.4.2 CUENTA BANCOS
Es la cuenta que contiene los rubros que son de poder de una empresa, son valores
que se han depositado en un determinado Banco y que son de libre disponibilidad.
Esta cuenta aumenta por su depósito inicial para su apertura en un cierto Banco, por
depósitos realizados posteriormente, por notas bancarias que se hayan emitido a favor
de la empresa, por ajustes, por acreditación de interés a favor de la organización.
Disminuye por la emisión de cheques, por notas de débito por servicios bancarios, por
débitos automáticos contratados por la empresa para cubrir compras o servicios.
Es importante contar con una cuenta bancaria pues de esta forma el Banco resguarda
el dinero de la empresa ya que estas entidades disponen de sofisticados medios de
seguridad, además garantizan la integridad del depósito.
―Es un rubro que comprende los fondos que se encuentren en poder de la
organización y los depositados en bancos con libre disponibilidad y otros de poder
cancelatorio y liquidez similar, no existiendo restricciones de ningún tipo para su
utilización.‖(Manual Práctico de Contabilidad Financiera, 2008, p. 59)
―Es una cuenta de activo corriente que controla el movimiento de valores monetarios
que se depositan y se retiran de instituciones bancarias relacionadas. Se debita por la
apertura de una cuenta bancaria (corriente o de ahorros), por depósitos realizados
posteriormente y por la emisión de notas bancarias a favor de la empresa, para dejar
constancia de cobranzas efectuadas, corregir errores de registro, acreditación de
intereses que favorecen el saldo y , en general, otras formas que lo incrementan. Se
acredita por la emisión de cheques o notas de débito bancarias, con el fin de satisfacer
18
pagos, y por cualquier otra forma de disminuir el saldo de la cuenta, siempre que el
banco esté debidamente autorizador por el titular de la cuenta. La entrega del efectivo
a los bancos constituye una sana y eficaz costumbre, puesto que éstos disponen de
sofisticados medios de seguridad y, sobre todo, garantizan la integridad del depósito.‖
(Contabilidad General, 2005, p.92)
2.1.4.3 CUENTAS POR COBRAR
Esta cuenta registra los créditos que se han otorgado a los clientes por compras que
nos han realizado.
Aumenta con el registro del crédito y disminuye por la cancelación o abonos realizados
de estos créditos, también puede aumentar o disminuir por ajustes en cada período.
Este grupo revela también registros de préstamos a funcionarios o empleados, a
subsidiarias, rembolsos de impuestos y anticipos a proveedores, pero para la
investigación presente se hará referencia a la cuenta por cobrar solo de clientes.
―En estas cuentas se anotarán los movimientos de los créditos y los abonos realizados
por los clientes en la venta de mercaderías o la prestación de servicios.‖ (Contabilidad
General, 2005, p.92)
―Las cuentas por cobrar incluyen no sólo las reclamaciones contra los clientes
provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también muchas otras: préstamos
a funcionarios o empleados, préstamos a subsidiarias, reclamaciones contra otras
compañías, reclamación de rembolsos de impuestos y anticipos a proveedores.‖
(Principios de auditoría, 2005, p.336)
2.2 CONTROL INTERNO
El control interno es la base donde se detallan las actividades y operaciones de una
empresa, nombrando como actividades las de producción, comercialización,
distribución o venta, financiamiento, entre otras.
Es un instrumento que debe dar como resultado la eficiencia, su función es aplicable a
todas las áreas que una empresa puede tener, sin embargo, su efectividad depende
de la administración que la empresa, es el administrador quien imparte las actividades
y cada empleado contribuye positivamente para alcanzar las metas propuestas por
cada área de trabajo.
19
Además, el control interno detecta posibles errores voluntarios e involuntarios
pudiendo así evaluar al personal, métodos adoptados y al sistema contable de una
empresa.
Control Interno: Plan de organización entre la contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa
pública, privada o mixta, para obtener información confiable,
salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y
adhesión a su política administrativa. (Abraham Perdomo Moreno,
novena edición, p.2)
El control interno es un proceso, realizado por el consejo de
administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una
seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes
categorías: Confiabilidad de los informes financieros, eficacia y
eficiencia de las operaciones, cumplimiento de las leyes de regulaciones
aplicables. (Principios de auditoría, 2004, p. 213)
2.2.1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO
2.2.1.1 NUEVA CULTURA DE CONTROL
Las organizaciones hoy en día deben estar consientes que se deben tomar cambios
en los sistemas de control, por los cambios que en la misma organización se pueden
suscitar, ya sea por el pasar del tiempo, por que los riesgos y necesidades de la
entidad han variado, por la modificación de leyes y reformas, por la situación laboral,
incluso por la infraestructura que puede ampliarse en una organización en vías de
superación. Cuando se mantiene un mismo sistema de control por años pese a las
variaciones internas y externas que pudo sufrir la organización, la probabilidad de
robos o fraudes es aún mayor, pues el nivel de control baja y no falta la corrupción que
se presta para el robo o fraude. Aunque lo ideal sería concretar parámetros, motivar la
creatividad, fomentar el autocontrol y concientizar al talento humano sobre lo que no
se debe hacer
Los cambios en las organizaciones deben generar cambios en los
sistemas de control porque:
Los riesgos varían
Las necesidades son otras y
20
Las culturas de transforman, por lo tanto debemos cuestionarnos
si estamos asumiendo una nueva cultura de control o si nos
quedamos estáticos en esta materia frente a cambios como los
siguientes:
Por muchos años se habló en economía de sus elementos
básicos: tierra, capital y trabajo, siendo más importantes: el
conocimiento, la información y la tecnología.
Tradicionalmente se observan grandes infraestructuras que
requerían mayor esfuerzo para su control, hoy gracias al
outsourcing y a otras estrategias, las compañías adelgazan
permanentemente su infraestructura y se facilita su control.
La segregación de funciones en las actividades está cambiando
por el autocontrol ante la inminente reducción de personal de las
organizaciones.
En las organizaciones la presencia de personal está variando
por el teletrabajo.
Los inventos hasta la década de los 80 fueron muy lentos,
transcurrieron grandes períodos de tiempo entre uno y otro, hoy
en muchos casos ni se perciben, prueba de ello está en la
tecnología de las comunicaciones.
Los valores morales se invirtieron: antiguamente la tramitología
era menos porque se creía en la buena fe de las personas, hoy
en cambio, es mayor y se facilita la corrupción, es así como las
cláusulas excesivas en los contratos incrementan los controles
por el alto riesgo que se asume al verificar lo escrito.
La delincuencia común se organizó y con el producto de sus
fraudes cuenta con mejor tecnología y conocimiento que las
mismas autoridades de control.
Las fronteras se derrumban facilitando la globalización, mientras
que las normas y procedimientos por país se modifican
lentamente o permanecen inmodificables en el peor de los
casos, atadas a un pasado que impide muchas veces la
investigación de delitos.
(Control Interno y Fraudes con base en los siclos transaccionales, 2006,
p. 13, 14)
21
2.2.1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
El control interno abarca el plan de organización con el conjunto de métodos y
procedimientos que se adoptan para proteger los activos de una organización,
resguardar la fidelidad de los registros contables y también asegurar que la entidad se
desarrolle óptimamente según las directrices trazadas por la administración.
―El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos que aseguren que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y
que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las
directrices marcadas por la administración‖.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes
contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas
establecidas.
Lograr el cumplimento de la metas y objeticos programados.
(Control Interno y Fraudes con base en los siclos transaccionales, 2006,
p. 19)
2.2.1.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Los elementos del control interno son los siguientes:
Elemento de organización: Este elemento propone un plan lógico y específico de
funciones, donde se establece la autoridad y responsabilidad para cada unidad de la
organización, asimismo para los empleados, detallando también las funciones de
registro y custodia.
Elementos, sistemas y procedimientos: Contiene un sistema óptimo para la
autorización de transacciones así como para el registro de los resultados que arrojen
las mismas.
22
Elementos de personal: El elemento humano sin duda es la parte fundamental de
toda organización, por tanto la entidad debe contar con prácticas sanas y seguras para
la realización de funciones y obligaciones, por unidad. En tal virtud el personal debe
ser apto, capacitado y experto según las funciones que va a cumplir en cada unidad.
Por tanto las normas de calidad y ejecución deben ser claras y debidamente
comunicadas al personal.
Elementos de supervisión: Este elemento puede ser interno o externo a la
organización, en lo posible independiente a cada unidad. Este examinará las
operaciones y procedimientos ejecutados por las dependencias administrativas y de
apoyo logístico.
Explicación técnica de elementos básicos del sistema de control interno
Elemento de organización:
Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca
líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la
organización y para los empleados, y que segregue las funciones de
registro y custodia.
Elementos, sistemas y procedimientos
Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y
procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos
financieros.
Elementos de personal
Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y
obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al
personal.
23
Elementos de Supervisión
Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea
posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de
autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico.
(Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales, 2006,
p. 20)
2.2.1.4 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
El control interno no es un proceso secuencial, sino que es un proceso multidireccional
de repetición y permanencia, en donde más de un componente influye en los otros, así
estos forman un sistema integrado que reacciona activamente a las circunstancias de
cambio que pueden darse en la compañía. Así el control interno de una organización
puede ser diferente al de otra ya sea por el tamaño de la empresa, por su cultura o por
la filosofía adoptada para la administración.
Los componentes son:
a) Ambiente de Control
b) Evaluación de riesgos
c) Actividades de control
d) Información y comunicación
e) Supervisión y seguimiento
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que
se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están
integrados a los procesos administrativos, los cuales se clasifican como
a) b) c) d) y e)
a) Ambiente de control b) Evaluación de riesgos
c) Actividades de control d) Información y comunicación
e) Supervisión y seguimiento
El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde
alguno de los componentes afecta sólo al siguiente, sino es un proceso
24
multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un
componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que
reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.
De esta manera, el control interno difiere por ente y tamaño y por sus
culturas y filosofías de administración. Así, mientas todas las entidades
necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control
sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad
generalmente se percibirá muy diferente al de otra. (Control
Interno y Fraudes con base en los siclos transaccionales, 2006, p. 26)
2.2.1.5 POLÍTICAS DEL CONTROL INTERNO
Una política es una regla que regula, dirige e incluso limita las acciones a tomar en
una entidad. La política es una directriz que se encuentra predeterminada, que se
aplica en una organización para realizar todas sus actividades incluso aquellas que no
están previstas.
Las políticas deben ser detalladas claramente por escrito y debidamente organizadas.
Estas deben ser comunicadas a todos los implicados en el logro de objetivos.
Las políticas deben revisarse periódicamente y modificarse si fuere necesario.
Políticas.-
Se puede definir a la política como cualquier regla que regula, guía o
limita las acciones de una entidad. La política es la línea de conducta
predeterminada, que se aplica en la entidad para llevar a cabo todas
sus actividades incluyendo aquellas no previstas.
En contraste, los procedimientos son los métodos o medios utilizados
para efectúa las actividades de conformidad con las políticas prescritas.
Los siguientes requerimientos son aplicables a las políticas de la
entidad:
Deben estar establecidas por escrito y organizadas en forma
sistemática en guías, manuales y otros tipos de publicaciones. La falta
de claridad puede ocasionar malas interpretaciones en la entidad
25
Deben ser comunicadas sistemáticamente a todos los funcionarios y
empleados de la organización, cuyas obligaciones contribuyen al logro
de los objetivos de la entidad.
Deben estar de conformidad con las leyes y disposiciones pertinentes,
las interpretaciones de las mismas en las decisiones de los tribunales y
con la política general prescrita en niveles más altos.
Deben ser dictadas para permitir efectuar las actividades autorizadas en
forma efectiva, eficiente y económica,, así como para proporcionar un
grado satisfactorio de seguridad de que los recursos del gobierno que
están bajo control de la entidad están debidamente salvaguardados.
(Control Interno para Administradores Principiantes, 1992, p. 37, 36)
2.2.1.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Los procedimientos son métodos usados para realizar las actividades aplicando las
políticas prescritas. Luego de establecer objetivos y políticas, se procede con la
elaboración de los procedimientos adecuados para llevar a cabo las operaciones de la
entidad. Los procedimientos deben contemplar las siguientes condiciones:
Revisión y mejora periódicamente
Los procedimientos deben realizarse de tal forma que el trabajo de un
empleado sea revisado por otro con el fin de reducir fraudes y errores.
Los procedimientos deben elaborarse con la opción de aplicar el criterio en
situaciones fuera de lo común.
Los procedimientos deben ser simples y de menor costo posible.
Los procedimientos son métodos empleados para efectuar las
actividades de conformidad con las políticas prescritas. Después de
establecer políticas y objeticos básicos, proporcionar un plan de
procedimientos adecuado para ejecutar las operaciones de la entidad
en forma efectiva, eficiente y económica.
Los mismos requerimientos aplicables a la política de la entidad,
mencionados anteriormente, son aplicables a los procedimientos y
adicionalmente:
26
Debe haber un programa para la revisión y mejora continua o
periódica de los procedimientos.
Para reducir la posibilidad de fraude y error, los procedimientos
deben estar condicionados de manera que el trabajo de un
empleado sea automáticamente revisado por otro, el que debe
ser adecuado independientemente. Al determinar el grado de
inclusión de chequeos internos automáticos, se deben
considerar factores tales como el grado de riesgo de pérdida o
error, costo de procedimientos preventivos, disponibilidad de
personal y factibilidad.
Para las operaciones que no sean mecánicas, los
procedimientos prescritos deben ser presentados de tal forma
que permitan el uso del criterio en situaciones fuera de lo común.
Para promover al máximo la eficiencia y economía, los
procedimientos prescritos deben ser los más simples y del
menor costo posible.
Los procedimientos no deben estar en conflicto ni duplicarse.
(Control Interno para Administradores Principiantes, 1992, p. 38,
39)
El manual de procedimientos es un complemento del control interno, en el que constan
las instrucciones, responsabilidades e información de políticas, funciones, sistemas y
procedimientos que la empresa realiza para el cumplimiento de todas sus operaciones.
Estos procedimientos se convierten en la base de una empresa para realizar de forma
adecuada sus actividades puesto que se designan responsabilidades a los encargados
de cada área, genera información útil y necesaria, se emiten medidas de seguridad,
entre otras.
Sin duda los procedimientos de control interno son un apoyo importante para la
directiva de una empresa.
El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por
el consejo de directores, administradores y otro personal de una
entidad, diseñado para proporcional seguridad razonable mirando el
cumplimiento de los objetivos en tres categorías: la primera se orienta a
los objetivos básicos de negocios de una entidad, incluyendo los
objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos; la
27
segunda se relaciona con la preparación de estados financieros
publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y
datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como
ganancias realizadas, informadas públicamente; la tercera se refiere al
cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la
entidad. Tales categorías distintas pero interrelacionada orientan
necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer
necesidades separadas. (MANTILLA Samuel, 2005, Control Interno,
p.14)
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de
diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar
los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las
áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas
de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno
aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para
modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y
eficiencia. (Gestiopolis, 2010, Manuales de procedimientos y su
aplicación dentro del control interno [en línea], disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm)
2.2.1.7 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Es el cúmulo de métodos, medidas y procedimientos que tienen como objetivo
alcanzar la eficiencia de las operaciones necesarias en una empresa, además buscan
cumplir las medidas administrativas emitidas por los directivos o por la gerencia
28
El control interno administrativo no esta limitado al plan de la organización y
procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización
de intercambios
―Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las
operaciones establecidas por el ente.‖ (Anónimo, Control Interno, [en línea], disponible
en: http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml)
―Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.‖(Ana Ynoa Hidalgo, 2009, [en
línea], disponible en: http://www.monografias.com/trabajos37/controles-
internos/controles-internos.shtml)
―Control interno administrativo. Cuando los Objetivos fundamentales son: Promoción
de eficiencia en la operación de la empresa. Que la ejecución de las operaciones se
adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa.‖ (Abraham
Perdomo Moreno, novena edición, p.5)
2.2.1.8 CONTROL INTERNO FINANCIERO O CONTABLE
Es el cúmulo de métodos, medidas y procedimientos que tienen como objetivo la
protección de los activos de la empresa, además buscan que la información contable
sea veraz, confiable y oportuna.
―El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables.‖ (Anónimo, Control Interno, [en línea], disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml)
―Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.‖ (Ana Ynoa Hidalgo, 2009, [en línea], disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles-internos.shtml)
―Control interno contable. Cuando los Objetivos fundamentales son: Protección de los
activos de la empresa. Obtención de información financiera veraz, confiable y
oportuna.‖ (Abraham Perdomo Moreno, novena edición, p.5)
29
2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE
CAJA
2.2.2.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE CAJA
Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno
aplicados sobre caja, los siguientes:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
Por otra parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:
Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.
Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por
Cobrar especialmente de Clientes.
Que no reciban las cartolas bancarias.
Que no sean la misma persona que determina los montos a circular
El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los
comprobantes por el funcionario encargado.
Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben
formar parte del fondo fijo.
A lo antes expuesto se puede mencionar que los procedimientos de control interno
administrativo esta dirigido a regular y controlar la adecuada operación de todas las
transacciones que corresponden al movimiento de caja.
2.2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE CAJA
Con respecto a los procedimientos de control interno financiero de la cuenta Caja,
Santillana (2001) indica lo siguiente:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja. Los
que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o
para su eliminación.
30
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se
especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Por otra parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:
Todos los ingresos deben ser depositados integra y oportunamente. El 100% al
día siguiente a más tardar
Arqueos sorpresivos por personal ajeno
Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
Que existan formularios pre enumerados para Ingresos y Egresos.
Contar con un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar
correctamente los ingresos y egresos.
Debe existir un sistema de autorización de Egresos.
Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a
máquina registrando en él los montos en números y letras así como también el
concepto del pago y fecha del mismo.
El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los
comprobantes por el funcionario encargado.
Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben
formar parte del fondo fijo.
Periódicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los
comprobantes pagado. Se rembolsará mediante cheque, los comprobantes se
revisaran por funcionarios asignados para esta labor.
Los comprobantes se inutilizarán con un sello fechador pagado y se archivaran.
Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados
responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.
En virtud de lo expuesto se respalda el sistema de control interno contable para la
cuenta caja pues este garantiza que sus operaciones cuenten con la respectiva
autorización, registro y proceso, evitando de esta forma posibles fraudes además una
información pertinente y real.
31
2.2.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE
BANCOS
2.2.3.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE BANCOS
―El Contador Virtual‖ (2010), con respecto a los procedimientos de control interno
administrativo indica lo siguiente:
Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen
efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen
conciliaciones.
Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias, deben
estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.
Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques
deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que
invariablemente deberá ir.
Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas
para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente
Así mismo Santillana (2001), señala lo siguiente:
Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de
bancos.
En cada operación deben intervenir por lo menos dos personas.
Ninguna persona que interviene en bancos debe de tener acceso a los
registros contables que controle su actividad.
El trabajo de empleados de bancos será de complemento no de revisión.
La función de registro de operaciones de bancos será exclusiva del
departamento de contabilidad.
En referencia a lo antes expuesto se respalda la aplicación de procedimientos de
control interno administrativo para Bancos pues el efectivo es de principal
importancia en toda empresa, porque representa el medio para obtener
mercancías y servicios.
32
2.2.3.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE BANCOS
Referente al control interno financiero de Bancos ―El Contador virtual‖ (2010) afirma lo
siguiente:
Registros diarios de las operaciones bancarias
Las cuentas bancarias deben ser bipersonales
Limites de pago. Debe existir límite de pago para cada una de las firmas
autorizadas.
Los depósitos de las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día
siguiente o a más tardar al siguiente día hábil.
Los egresos del banco deben ser debidamente justificados
Deben existir normas precisas del manejo físico de cheques y documentación
que entrega el banco
Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que
están en uso.
Las cuentas corrientes deben ser conciliadas periódicamente.
También Santillana (2001) expresa:
Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el Banco,
caducados y cancelados.
Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los
documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.
Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse periódicamente y
dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en
Banco, mensualmente.
En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos efectuados
deben corresponderse con los conceptos y los montantes aprobados en los
presupuestos correspondientes.
En las unidades presupuestadas, es imprescindible la actualización del Control
de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones
Materiales.
Por los aportes operacionales realizados en divisas debe recibirse el
contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e
importes recibidos para adquisición de bienes debe aportarse dicho
contravalor.
33
Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas
operaciones.
En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones de
la Contabilidad Presupuestaria y de la Patrimonial.
Según lo antes expuesto se confirma la necesidad de aplicar un sistema de control
interno financiero para las operaciones bancarias en una empresa de esta forma se
salvaguarda los recursos financieros y se controla un cumplimiento pertinente de las
autorizaciones, registros y procesos necesarios para el buen funcionamiento de una
organización.
2.2.4 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE
CUENTAS POR COBRAR
2.2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE CUENTAS POR
COBRAR
Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno
aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:
Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar.
Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y
tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de
sólidas políticas escritas.
Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:
Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de
ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera
que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en
las labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las
34
cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y
autorización de notas de crédito y documentación soporte, aprobación de
rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros
en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor.
En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de cobranza, pueden
mencionarse:
El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las
condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.
El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y de
registro en las cuentas de los clientes.
Se procurará que las facturas estén pre Enumeradas.
Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las
condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en
cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros.
De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos administrativos
dirigidos a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y controlar el adecuado
desenvolvimiento del proceso de ventas desde el momento en que se establecen las
políticas de crédito, se genera la venta del bien o prestación del servicio, se factura, y
se llevan a cabo las labores de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su
adecuado cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos.
2.2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE CUENTAS POR
COBRAR
Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las
cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:
Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe
ser claramente explicado en los estados financieros.
Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original
correspondiente y la documentación soporte.
Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de
deducibilidad fiscal.
35
Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como procedimientos
contables los siguientes:
Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes,
mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor
general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las
averiguaciones a que haya lugar.
Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y
chequeados periódicamente.
Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de
cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de
cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una
persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.
En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los
clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el
cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una
relación de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará con una
copia. El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto
al cajero, firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas
entregará al departamento de cobranzas; el cual enviará al de contabilidad una copia
de la relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los
clientes.
Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de
transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la
correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente.
En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de
procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las
operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el
momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte del
cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la
información registrada, generando información financiera actualizada y confiable para
la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para los usuarios
internos y externos vinculados a la misma.
36
2.2.5 MARCO LEGAL
2.2.5.1 Requisitos legales para la conformación de un manual de control interno
El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que "El
Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y
el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se
protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la
idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos
institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas
para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y
técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control‖
El artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que
―cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y
mantenimiento de su propio sistema de control interno‖.
De igual manera el artículo 6 expresa que ―en el marco de las normas, reglamentos,
disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando
considere necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para
el control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General verificará la
pertinencia y la correcta aplicación de las mismas‖.
El artículo 8 de la antes mencionada ley, añade que ―el control interno, será
responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad primordial
crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría
General del Estado‖.
El artículo 9 de la misma ley determina que ―Para un efectivo, eficiente y económico
control interno, las actividades institucionales se organizarán en:
Administrativas o de apoyo,
Financieras,
Operativas; y,
Ambientales‖.
Las unidades administrativas, las autoridades de las unidades de auditoría interna y
servidores, son corresponsables de la incorporación y funcionamiento del Control
Interno en los sistemas implantados en la entidad según lo dispone la Ley Orgánica de
37
la Contraloría General del Estado, en su artículo 77, numeral 1, literal a); numeral
2,literal a) y numeral 3, literales b) y c), respectivamente.
2.3 HIPÓTESIS
Los procedimientos de control interno administrativo financiero de las cuentas Caja,
Bancos, Cuentas por cobrar de la empresa COLOR SATELEC, será muy importante
para cumplir con eficiencia todas sus operaciones económicas.
2.4 CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Los procedimientos de control interno administrativo financiero son un cúmulo de
normas, procesos y políticas que los directivos y administradores de una empresa
establecen para su buen funcionamiento y la posible detección de errores, esto con el
fin de alcanzar los objetivos trazados en una organización.
2.5 MATRIZ DE OPERACIONALIZACIÓN
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
2.1 LA EMPRESA 2.1.1 LA EMPRESA
COMERCIAL
2.1.2 LA CONTABILIDAD
COMERCIAL
2.1.2.1 FUNCIONES DE LA
CONTABILIDAD
2.1.2.2 INFORMACIÓN
CONTABLE
2.1.3 CLASIFICACIÓN DE
CUENTAS
2.1.3.1 CUENTAS DE ACTIVO
2.1.3.2 CUENTAS DE PASIVO
2.1.3.3 CUENTAS DE
PATRIMONIO
2.1.3.4 CUENTAS DE GASTOS
2.1.3.5 CUENTAS DE COSTOS
2.1.3.6 CUENTAS DE RENTAS
2.1.4 CUENTAS DE ACTIVO
CIRCULANTE
2.1.4.1 CUENTA CAJA
2.1.4.2 CUENTA BANCOS
2.1.4.3 CUENTAS POR
38
COBRAR
2.2 CONTROL INTERNO 2.2.1 GENERALIDADES DEL
CONTROL INTERNO
2.2.1.1 NUEVA CULTURA DE
CONTROL
2.2.1.2 OBJETIVOS DEL
CONTROL INTERNO
2.2.1.3 ELEMENTOS DEL
CONTROL INTERNO
2.2.1.4 COMPONENTES DEL
CONTROL INTERNO
2.2.1.5 POLÌTICAS DEL
CONTROL INTERNO
2.2.1.6 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
2.2.1.7 CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
2.2.1.8 CONTROL INTERNO
FINANCIERO O CONTABLE
2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO DE CAJA
2.2.2.1 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO DE CAJA
2.2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
FINANCIERO DE CAJA
2.2.3 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO DE BANCOS
2.2.3.1 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO DE
BANCOS
2.2.3.2 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
FINANCIERO DE BANCOS
2.2.4 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO DE CUENTAS
POR COBRAR
2.2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO DE
CUENTAS POR COBRAR
2.2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO
39
FINANCIERO DE CUENTAS
POR COBRAR
2.2.5 MARCO LEGAL 2.2.5.1 REQUISITOS LEGALES
PARA LA CONFORMACIÓN
DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO.
40
CAPÍTULO III
3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN:
En el presente proyecto se aplicará una investigación de campo, por que se la realiza
directamente con los empleados de la empresa COLOR SATELEC, que es el lugar
donde se a generado el principal problema del manejo del activo circulante.
A cerca de este diseño de investigación Wikipedia, disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n, dice lo siguiente:
Se trata de la investigación aplicada para comprender y resolver alguna
situación, necesidad o problema en un contexto determinado. El
investigador trabaja en el ambiente natural en que conviven las
personas y las fuentes consultadas, de las que obtendrán los datos más
relevantes a ser analizados, son individuos, grupos y representaciones
de las organizaciones científicas no experimentales dirigidas a descubrir
relaciones e interacciones entre variables sociológicas, psicológicas y
educativas en estructuras sociales reales y cotidianas.
Así también Tevni Grajales, ―Tipos de investigación‖, disponible en:
http://www.tgrajales.net/investipos.pdf, afirma lo siguiente:
Esta clasificación distingue entre el lugar donde se desarrolla la
investigación, si las condiciones son las naturales en el terreno de los
acontecimientos tenemos una investigación de campo, como los son las
observaciones en un barrio, las encuestas a los empleados de las
empresas, el registro de datos relacionados con las mareas, la lluvia y la
temperatura en condiciones naturales. En cambio si se crea un
ambiente artificial, para realizar la investigación, sea un aula laboratorio,
un centro de simulación de eventos, etc. estamos ante una investigación
de laboratorio.
41
3.1.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN:
El tipo de investigación que se aplica es la descriptiva puesto que el estudio se
realizará directamente con las personas involucradas, para llegar a conocer de manera
amplia el problema de la empresa en donde laboran, para esto aquellas personas
deberán describir de forma exacta sus actividades.
A cerca de este tipo de investigación Manuel Gross, 2010, ―Tipos de investigación‖
disponible en: http://manuelgross.bligoo.com/conozca-3-tipos-de-investigacion-
descriptiva-exploratoria-y-explicativa, dice lo siguiente:
En las investigaciones de tipo descriptiva, llamadas también
investigaciones diagnósticas, buena parte de lo que se escribe y estudia
sobre lo social no va mucho más allá de este nivel. Consiste,
fundamentalmente, en caracterizar un fenómeno o situación concreta
indicando sus rasgos más peculiares o diferenciadores. La investigación
descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y
actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las
actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la
recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las
relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no
son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de
una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera
cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de
extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.
Así también Tevni Grajales, ―Tipos de investigación‖, disponible en:
http://www.tgrajales.net/investipos.pdf, afirma lo siguiente:
Los estudios descriptivos buscan desarrollar una imágen o fiel
representación (descripción) del fenómeno estudiado a partir de sus
características. Describir en este caso es sinónimo de medir. Miden
variables o conceptos con el fin de especificar las propiedades
importantes de comunidades, personas, grupos o fenómeno bajo
análisis. El énfasis está en el estudio independiente de cada
característica, es posible que de alguna manera se integren la
mediciones de dos o más características con en fin de determinar cómo
es o cómo se manifiesta el fenómeno. Pero en ningún momento se
42
pretende establecer la forma de relación entre estas características. En
algunos casos los resultados pueden ser usados para predecir.
3.1.2 METODOS DE INVESTIGACIÓN:
El método aplicarse en esta investigación es el científico pues se va a estudiar el
problema para encontrar un sistema de control interno con el que en la actualidad la
empresa no cuenta.
A cerca de este tipo de investigación Manuel Gross, 2010, ―Tipos de investigación‖
disponible en: http://manuelgross.bligoo.com/conozca-3-tipos-de-investigacion-
descriptiva-exploratoria-y-explicativa, dice lo siguiente:
El método propio de la investigación científica es el inductivo, ya que
éste observa los fenómenos particulares para encontrar leyes o campos
no descubiertos por el ser humano. La aplicación de este método es un
proceso lento que se apoya en los vastos conocimientos del propio
investigador cuando éste domina su materia y conoce bien el campo de
acción en el cual va a realizar dicha investigación. Para formular la
hipótesis, ésta debe apoyarse en el conocimiento ya comprobado, debe
relacionarse, con el sistema de conocimientos y conducir a la previsión
teórica, de ciertos aspectos no descubiertos.
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La población que será estudiada en esta investigación serán los departamentos de
Gerencia, Tesorería y Cobranzas, y Contabilidad; de la empresa COLOR SATELEC.
DEPARTAMENTO No. de Personas
Gerencia 1
Tesorería y Cobranzas 2
Contabilidad 3
43
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para el presente trabajo investigación y en función del objetivo que es preparar un
manual de procedimientos de control interno administrativo financiero para la empresa
COLOR SATELEC, las técnicas de recolección que se utilizan son las siguientes:
Con respecto a la entrevista, Gestiopolis, 2008, ―Métodos y técnicas de investigación,
afirma lo siguiente:
La entrevista es una técnica de recopilación de información mediante
una conversación profesional, con la que además de adquirirse
información acerca de lo que se investiga, tiene importancia desde el
punto de vista educativo; los resultados a lograr en la misión dependen
en gran medida del nivel de comunicación entre el investigador y los
participantes en la misma. Según el fin que se persigue con la
entrevista, ésta puede estar o no estructurada mediante un cuestionario
previamente elaborado. Cuando la entrevista es aplicada en las etapas
previas de la investigación donde se quiere conocer el objeto de
investigación desde un punto de vista externo, sin que se requiera aún
la profundización en la esencia del fenómeno, las preguntas a formular
por el entrevistador, se deja a su criterio y experiencia.
Con respecto al Cuestionario, Gestiopolis, 2008, ―Métodos y técnicas de investigación,
afirma lo siguiente:
El cuestionario es un instrumento básico de la observación en la
encuesta y en la entrevista. En el cuestionario se formula una serie de
preguntas que permiten medir una o más variables. Posibilita observar
los hechos a través de la valoración que hace de los mismos el
encuestado o entrevistado, limitándose la investigación a las
valoraciones subjetivas de éste. No obstante a que el cuestionario se
limita a la observación simple, del entrevistador o el encuestado, éste
puede ser masivamente aplicado a comunidades nacionales e incluso
internacionales, pudiéndose obtener información sobre una gama
amplia de aspectos o problemas definidos.
44
3.4 INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Se realizarán aparte de la entrevista, cuestionarios para cada área involucrada en la
investigación.
45
CAPÍTULO IV
4 SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
4.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Color Satelec inició actividades de comercialización en una ferretería, el año 1995.
Con el pasar del tiempo la empresa ha tomado una nueva expectativa de negocio y
hoy se dedica a la distribución de materiales de ferretería y de acabados, a ferreterías
situadas dentro y fuera de la ciudad, teniendo su mayor fuerza de ventas en la ciudad
de Quito.
Al crecer la empresa, también ha crecido la necesidad de una administración
adecuada, de un procedimiento de control interno, incluso de aumento de personal.
Necesidades que no han sido suplidas, razón por la que actualmente la empresa esta
cruzando una etapa crítica en los aspectos administrativos y financieros. Siendo el
punto más neurálgico, la recuperación de cartera, pues sus clientes han aumentado y
no se han detallado políticas y procedimientos para otorgar créditos y el manejo de
cobranzas.
Al momento la empresa no cuenta con una planeación estratégica, sin embargo
cuenta con la siguiente Misión y Visión.
4.1.1 MISIÓN
Proveer de material de ferretería y acabados a todo negocio dirigido a ferretería; con
efectividad, teniendo como estrategia la competencia no por precio sino por eficiencia
en la atención.
4.1.2 VISIÓN
Abarcar a nivel nacional el mercado de ferreterías, distribuyendo material ferretero y
de acabados.
4.2 DE LO ESCTRUCTURAL
No cuenta con un organigrama estructural.
46
4.3 DE LAS POLÍTICAS Y DIRECTRICES
No cuenta con políticas claras escritas que tracen parámetros para la realización de
operaciones de la entidad. Los departamentos de Contabilidad y de Tesorería y
Cobranzas se someten a las órdenes dadas por la gerencia, misma que toma
decisiones según el problema u oportunidad que se presenten.
4.4 DE LA SITUACIÓN ADMINISTRATIVA
La empresa esta atravesando por una situación administrativa difícil, no cuenta con un
administrador pero más aún no dispone de un plan administrativo, todos los hechos
transaccionales son elaborados de manera intuitiva, poniendo en riesgo la eficiencia
en las operaciones de la organización.
El Gerente se encarga de expandir el mercado, según sus resultados emite órdenes al
Jefe Financiero ya sea para comprar mercadería, solicitar créditos, aprobar créditos,
coordinar el despacho a clientes.
El Jefe Financiero, es quien organiza y controla a todo el personal en las tareas
diarias, así mismo se encarga de rendir cuentas ante la gerencia.
4.5 DE LA SITUACIÓN FINANCIERA
La situación financiera de Color Satelec al momento es complicada, pues no cuenta
con un proceso de revisión, autorización y segregación de actividades, que dirija las
operaciones del circulante. Las actividades en el mayor de los casos se encuentran
centralizadas en una sola persona lo cual es riesgoso pues aumenta la probabilidad de
que existan fraudes, robos o errores.
Según el análisis realizado se puede concluir que la empresa tiene serios problemas
financieros, el nivel de endeudamiento es alto y esto se debe a que su cartera no es
recuperada dentro del tiempo esperado que es de 30 y 60 días, razón por la que no
cuenta con disponibilidad de efectivo para cubrir su obligaciones y se ve en la
necesidad de endeudarse.
47
BALANCES DE LA EMPRESA
SATELEC
BALANCE GENERAL
Al 31 de Diciembre 2012
Expresado en Dólares Americanos
ACTIVOS
US$
PASIVOS
US$
CIRCULANTE
CORRIENTE
DISPONIBLE
CORTO PLAZO
Caja y Bancos
(Anexo
1) 12.636,69
Cuentas por Pagar Comerciales
433.257,32
EXIGIBLE
Obligaciones con Instituciones Finan. 51325,36
Cuentas por Cobrar Com.
(Anexo
2) 545.815,55
ANTICIPO CLIENTES
Provisión Cuentas Incobrables
Anticipo Clientes locales (Anexo 7)
Otras Cuentas por Cobrar (Anexo 2)
Credito Fiscal IR año corriente
15.137,35
OBLIGACIONES CON TERCEROS
Credito Fiscal a favor (iva) (Anexo 3)
#
Impuestos por Pagar
(Anexo
8) 17.869,39
REALIZABLE
Impuestos IR por Pagar
Productos
(Anexo
4) 67.070,62
Con el IESS (Anexo 8)
Inventarios en Transito
0,00
Con Empleados
(Anexo
8) 18.440,27
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 640.660,21
Participación trab. por pagar
9.123,52
TOTAL PASIVOS
CORRIENTES
530.015,86
Locales proveedores
48
ACTIVOS FIJOS
Locales instituciones financiera
Inmuebles
(Anexo
5) 250.000,00
TOTAL PASIVO LARGO
PLAZO
0,00
Maquinaria l, Equipos y
Muebles
8.560,00
Equipo de Computación
(Anexo
5) 3.820,00
TOTAL PASIVOS
530.015,86
Vehìculos, transporte
camionero
(Anexo
5) 28.695,96
(-) dep. acumulada activo fijo
TOTAL ACTIVOS FIJOS
291.075,96
PATRIMONIO
401.720,31
ACTIVO DIFERIDO
TOTAL PATRIMONIO
401.720,31
Gtos. Organización
(Anexo
6) 0,00
Seguros pagados por
anticipado
(Anexo
6) 0,00
TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS
0,00
OTROS ACTIVOS
Corpei
0,00
TOTAL OTROS ACTIVOS
0,00
TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO 931.736,17
TOTAL ACTIVO
931.736,17
49
SATELEC
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 DE ENERO
AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Acumulado
VENTAS
Ventas Netas tarifa 12% 2.324.114,08
Ventas Netas tarifa 0% 90.338,04
Total Ventas 2.414.452,12
Costo de Ventas de Mercaderías 2.063.149,34
Utilidad Bruta 351.302,78
Gastos Operativos
Gastos de Venta
Gastos Administrativos:
Sueldos y Salarios 155.623,01
Aporte al seguro social 25.564,61
Beneficios Sociales 26.135,67
Comisiones 28.706,52
Arriendos 3.888,00
Combustibles y lubricantes 4.301,11
Seguros y Reaseguros 155,36
Suministros y Materiales 4.290,90
Gastos de Gestión 3.057,33
transporte mercaderìa 5.533,26
Gastos de Viaje 664,26
Servicios Básicos 3.763,54
Gastos Legales 0,00
Impuestos, Contribuciones, Otros $ 9.189,30
Depreciación 0,00
Amortización 0,00
Cuentas incobrables 0,00
50
Multas 0,00
Arreglo , Adeccuaciones y Mantenimiento 19.274,52
Otros Gastos Administ-Ventas 331,92
Total Gastos Administrativos 290.479,30
Gastos No Deducibles
Total Gastos Operativos 290.479,30
Utilidad Operativa 60.823,49
OTROS INGRESOS Y GASTOS
Ingresos exentos
Intereses Ganados
Otras rentas
Gastos Financieros
Resultados Antes de Participación e Impuestos 60.823,49
51
RAZONES DE LIQUIDEZ
Capital de Trabajo = Activo Circulante - Pasivo Circulante
110.644,35 = 640.660,21 - 530.015,86
Análisis:
Si la empresa tuviere que pagar todo su Pasivo Circulante, se quedaría
con $ 110.644,35
Razón Circulante = Activo Circulante ÷ Pasivo Circulante
1,21 = 640.660,21 ÷ 530.015,86
Análisis:
Implica que por cada dólar que la empresa debe, cuenta con 1,21 para
cubrir la deuda.
Razón Ácida = (Activo Cir. - Pasivos) ÷ Pasivo Circulante
1,05 = 558.452,24 ÷ 530.015,86
Análisis:
Implica que por cada dólar que la empresa debe, cuenta con 1,05 para cubrir la
deuda.
52
RAZONES DE APALANCAMIENTO
Razón de Endeudamiento = Total Pasivo ÷ Total Activo
0,57 = 530.015,86 ÷ 931.736,17
Análisis:
El 57% de los activos de la empresa han sido financiados con endeudamiento.
Es decir ni de la mitad de los activos tiene derecho absoluto la empresa
Razón de Autonomía = Total Patrimonio ÷ Total Activo
0,43 = 401.720,31 ÷ 931.736,17
Análisis:
Sólo el 43% de los activos son de propiedad absoluta de la empresa
53
RAZONES DE ACTIVIDAD
Días de Cuentas por Cobrar =
(Ctas. Por cobrar X
360) ÷ Ventas
81,38 = 196.493.598,00 ÷ 2.414.452,12
Análisis:
La empresa se demora 81 días en recuperar la cartera de clientes
Rotación de Cuentas por
Cobrar = Ventas ÷ Cuentas por Cobrar
4,42 = 2.414.452,12 ÷ 545.815,55
Análisis:
La cartera es renovada 4 veces en el año.
54
4.6 DE LA SITUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Color Satelec no cuenta con un manual de procedimientos de control interno, no
existen políticas prescritas, todas las operaciones se realizan por intuición, con la
intención de aplicar un buen criterio. A continuación se presenta un detalle de las
actividades que al momento se realizan para los movimientos del circulante de la
cuenta Caja Chica, Caja Bancos y Cuentas por Cobrar, mismo que se obtuvo luego de
realizar entrevistas a:
Jefe Financiero
Contador
Asistente Contable
Jefe de Tesorería y Cobranzas
Asistente de Tesorería y Cobranzas
El control interno que se aplica al momento es de carácter posterior, pues se realiza
cuando ha suscitado algún problema principalmente por errores.
4.6.1 ACTIVIDADES EN EL MANEJO DE CAJA CHICA
Este fondo lo maneja una sola persona, que es la Asistente del Departamento
de Tesorería y Cobranzas.
De este fondo egresa el circulante cuando no es factible la emisión de
cheques.
No existe un monto límite para el egreso de efectivo
Los únicos documentos con que se respaldan los egresos son facturas o notas
de venta
Para proceder a la reposición de este fondo, la persona responsable espera a
que su remesa se termine por completo.
4.6.2 ACTIVIDADES EN EL INGRESO DEL CIRCULANTE EN CAJA BANCOS
La empresa maneja una sola cuenta denominada Caja Bancos.
Existe una persona dedicada a esta cuenta, que es la Asistente Contable, ella lleva un
control diario de los depósitos, asimismo realiza un cuadre diario de la cuenta
utilizando como respaldo únicamente los depósitos del día. Esta persona es
supervisada por la Contadora General.
55
El dinero que ingresa a la cuenta proviene de los cobros que se realizan a
diario a los clientes.
Este dinero es recaudado de los vendedores en las oficinas y depositado el
mismo día.
La relación que existe entre el ingreso de dinero en efectivo y en cheques es
del 50% para efectivo y 50% para cheques.
No existe ningún documento interno que respalde el ingreso de dinero a Caja
Bancos.
El registro contable se lo realiza cada dos días, debitando la cuenta Caja
Bancos y acreditando la cuenta Clientes.
4.6.3 ACTIVIDADES EN EL EGRESO DEL CIRCULANTE CAJA BANCOS
El dinero que egresa de la cuenta por concepto de pagos por obligaciones
tributarias y con empleados, pago a proveedores, pagos de préstamos, pago
de gastos fijos.
Las obligaciones tributarias son pagadas en efectivo
Las obligaciones con el IESS son canceladas en efectivo
Los sueldos son pagados en efectivo, en quincena y fin de mes
Los pagos por concepto de gastos fijos se los realiza una vez al mes en
efectivo
Los pagos por préstamos se los realiza a través de débitos bancarios en unos
casos y otros por medio de transferencias bancarias.
No existe ningún documento interno que respalde el egreso de dinero de la
cuenta Caja Bancos.
Los cheques que se emiten llevan una solo firma y es la de la Contadora
General
Las transferencias al igual que los pagos en efectivo son realizadas por la Jefa
del Departamento Financiero
El registro contable se lo realiza cada dos días, acreditando la cuenta Caja
Bancos y debitando la cuenta que corresponda según el concepto del egreso.
56
4.6.4 ACTIVIDADES EN CUENTAS POR COBRAR
La empresa otorga un crédito a sus clientes de 30 o 60 días, según el monto de
venta.
La empresa cuenta con una persona Asistente de Crédito y Cobranzas
Se desembolsan créditos a empleados según el tiempo de trabajo
4.6.5 ACTIVIDADES PARA EL COBRO
Entre la Jefa de Crédito y Cobranzas y su asistente realizan llamadas
telefónicas a los clientes para confirmar el pago
La persona encargada de realizar el cobro es el mismo vendedor asignado a
cada zona.
Al finalizar el día, el vendedor entrega el cobro a la Jefa de Crédito y
Cobranzas misma que entrega lo recaudado a la Asistente Contable que es la
persona encargada de Caja Bancos, estas dos funciones se realizan sin ningún
documento de respaldo
Los créditos a empleados son cobrados automáticamente en su rol de pagos
mensual.
4.6.6 ACTIVIDADES PARA VERIFICAR EL COBRO
Entre la Jefa de Crédito y Cobranzas y su asistente realizan llamadas
telefónicas esporádicamente a los clientes que mantienen su cartera vencida,
para verificar que su saldo sea igual al de la empresa y presionar por el pago.
A las cuentas que se les hace seguimiento, son las de clientes que cuyo crédito
esta vencido más de 15 días.
4.6.7 ACTIVIDADES PARA DETERMINAR LOS SALDOS DE CLIENTES
Los cobros efectuados son registrados al día siguiente en la cuenta de cada
cliente, disminuyendo su saldo.
Asimismo al facturar las ventas, el sistema carga automáticamente la deuda a
cada cliente.
57
4.6.8 ACTIVIDADES PARA CONTABILIZAR EL COBRO
La Asistente Contable registra el cobro después de dos días, debitando la
cuenta Caja Bancos y Acreditando la cuenta Clientes o la cuenta Empleados,
según el caso.
4.7 COROLARIO: RESUMEN DE LA SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
A continuación se presentan resultados gráficos obtenidos de encuestas aplicadas al
personal involucrado en la investigación.
1) ¿La empresa tiene un detalle de políticas que guíen sus actividades?
PERSONAL RESPUESTAS VALORACIÓN
Gerente NO 0 1
Jefe Financiero NO 0 1
Contador NO 0 1
Asistente Contable NO 0 1
Jefe Tesorería y Cobranzas NO 0 1
Asistente Tesorería y Cobranzas NO 0 1
SI 0
NO 6
SI 0%
NO 100%
ANALISIS:
Color Satelec no dispone de políticas escritas
SI
NO
58
2) ¿La empresa tiene un detalle de procedimientos que controlen sus operaciones?
PERSONAL RESPUESTAS VALORACIÓN
Gerente NO 0 1
Jefe Financiero NO 0 1
Contador NO 0 1
Asistente Contable NO 0 1
Jefe Tesorería y Cobranzas NO 0 1
Asistente Tesorería y Cobranzas NO 0 1
SI 0
NO 6
SI 0%
NO 100%
ANALISIS:
Color Satelec no cuenta con procedimientos escritos que
controlen sus operaciones
SI
NO
59
3) ¿Cuenta con un documento en el que se detallen sus funciones?
PERSONAL RESPUESTAS VALORACIÓN
Jefe Financiero NO 0 1
Contador SI 1 0
Asistente Contable NO 0 1
Jefe Tesorería y Cobranzas NO 0 1
Asistente Tesorería y Cobranzas NO 0 1
SI 1
NO 4
SI 20%
NO 80%
ANALISIS:
De las cinco personas encuestadas solo una cuenta con un documento que
detalla sus funciones y es la Contadora.
SI
NO
60
4) El control interno es PREVIO, CONCURRENTE O POSTERIOR
PERSONAL RESPUESTAS
PREVIO CONCURRENTE POSTERIOR
Gerente X
Jefe Financiero X
Contador X
Asistente Contable X
Jefe Tesorería y Cobranzas X
Asistente Tesorería y Cobranzas X
PREVIO 1 17%
CONCURRENTE
0%
POSTERIOR 5 83%
TOTAL 6 100%
ANALISIS:
De las seis personas encuestadas, cinco manifiestan que el control
interno que se realiza en la empresa es POSTERIOR
PREVIO
CONCURRENTE
POSTERIOR
61
5) Los arqueos sorpresivos a Caja chica y Caja Bancos se realizan: CONSTANTEMENTE,
A VECES, NUNCA
PERSONAL RESPUESTAS
CONSTANTE A VECES NUNCA
Jefe Financiero X
Contador X
Asistente Contable X
Jefe Tesorería y Cobranzas X
Asistente Tesorería y Cobranzas X
CONSTANEMENTE
0%
A VECES
0%
NUNCA 5 100%
TOTAL 5 100%
ANALISIS:
Las cinco personas encuestadas afirman que nunca se realizan arqueos en Caja Chica
ni en Caja Bancos
CONSTANEMENTE
A VECES
NUNCA
62
6) Cree usted que la reposición de caja chica se debe hacer cuando su fondo se haya
utilizado en un 50%, 75% o 100%
PERSONAL RESPUESTAS
50% 75% 100%
Jefe Financiero X
Contador X
Asistente Tesorería y Cobranzas X
Al 50% 1 33%
Al 75%
0%
Al 100% 2 67%
TOTAL 3 100%
ANALISIS:
El Jefe Financiero y la Asistente de Tesorería y Cobranzas opinan que la reposición
del fondo de Caja Chica se debe realizar cuando sus gastos alcancen el 75%
Al 50%
Al 75%
Al 100%
63
7) ¿Existen documentos que respalden y autoricen las transacciones de dinero?
PERSONAL RESPUESTAS VALORACIÓN
Jefe Financiero NO 0 1
Contador NO 0 1
Asistente Contable NO 0 1
Jefe Tesorería y Cobranzas NO 0 1
Asistente Tesorería y Cobranzas NO 0 1
SI 0
NO 5
SI 0%
NO 100%
ANALISIS:
No existe un proceso de autorizaciones que se respalden con documentos
SI
NO
64
10) El cobro a clientes se notifica y coordina: vía telefónica, memos, e-mail
PERSONAL RESPUESTAS
Telefónica Memo E-mail
Jefe Financiero X
Jefe Tesorería y Cobranzas X
Asistente de Tesorería y Cobranzas X
Vía Telefónica 3 100%
Memos
0%
E-mail 0%
TOTAL 3 100%
ANALISIS:
La única vía para coordinar y confirmar cobros es telefónicamente.
Vía Telefónica
Memos
65
11) ¿Existen un cruce de información de saldos pendientes con los clientes?
PERSONAL RESPUESTAS VALORACIÓN
Jefe Financiero NO 0 1
Jefe Tesorería y Cobranzas NO 0 1
Asistente Tesorería y Cobranzas NO 0 1
SI 0
NO 3
SI 0%
NO 100%
ANALISIS:
No se realizan cruces de información de saldos pendientes con los clientes
SI
NO
66
12) ¿Cada qué tiempo cree usted que se debe cruzar información de
saldos pendientes con los clientes?
PERSONAL RESPUESTAS
Semanal Quincenal Mensual
Jefe Financiero X
Jefe Tesorería y Cobranzas X
Asistente de Tesorería y Cobranzas X
Semanal 2 67%
Quincenal 1 33%
Mensual 0%
TOTAL 3 100%
ANALISIS:
El Jefe Financiero y el Jefe de Tesorería y Cobranzas consideran que el cruce
de información sobre saldos pendientes con los clientes, se los debe realizar
semanalmente
Semanal
Quincenal
Mensual
67
4.8 MATRIZ FODA DE LA EMPRESA COLOR SATELEC
Luego de una entrevista con el Gerente de la empresa, se concluyó en la siguiente
matriz:
FORTALEZAS
Buen ambiente laboral
Pro actividad por parte del personal
Conocimiento del mercado
Factibilidad de acceder a créditos
Eficiencia en la entrega de pedidos
Disponibilidad de transporte
OPORTUNIDADES
Mercado mal atendido por la
competencia
Necesidad del producto
Factibilidad de acceder a créditos
DEBILIDADES
Falta de un manual de
procedimientos
Falencias en la recuperación de
cartera
Faltantes en cobros reportados
Mala situación financiera
Infraestructura limitada
AMENAZAS
Precios difíciles de competir
Leyes rigurosas en lo que respecta a
contratación de personal.
Obligación del pago por anticipo de
Impuesto a la Renta
Peligro de robo a los cobradores por la
delincuencia
68
CAPÍTULO V
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE LAS CUENTAS CAJA CHICA,
CAJA BANCOS Y CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA COLOR
SATELEC
5.1 DESDE LO ESTRUCTURAL
Todo organismo debe contar con una estructura organizativa, por tanto se propone un
organigrama estructural que contiene un resumen de las áreas existentes en la
empresa Color Satelec y como se sitúan en orden jerárquico.
GERRENCIA
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
JEFE DE VENTAS
JEFE FINANCIERO
CONTADOR GENERAL
JEFE DE TESORERIA Y COBRANZAS
ASISTENTE CONTABLE
ASISTENTE DE TESORERIA Y COBRANZAS
ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS
BODEGUERO
VENDEDORES
CHOFERES
69
5.2 DESDE LAS POLÍTICAS ESPECÍFICAS
5.2.1 POLÍTICAS PARA CAJA CHICA
Este fondo servirá para cubrir gastos relativamente mínimos que no justifiquen la
emisión de cheques y deberá ser manejado por un solo custodio.
El valor asignado como fondo rotativo será de $ 300.00 (Trescientos dólares).
La caja chica estará bajo la custodia de la Asistente Administrativa.
El fondo de caja chica se repondrá cuando sus gastos lleguen a un máximo del
75% del mono asignado para este fondo.
Los sobrantes y faltantes de caja chica serán responsabilidad del custodio,
debiendo cancelar inmediatamente la diferencia.
Cada gasto se detallará en un vale pre numerado de caja chica en el que
contenga firmas de autorización y de beneficiario. ANEXO 01
Todo vale de caja chica será justificado con una factura o nota de venta,
debidamente autorizado por el SRI, excepto el transporte.
Toda irregularidad encontrada en el manejo de este fondo, será notificada por
memo y archivado en el curriculum de la persona responsable.
5.2.2 POLÍTICAS PARA CAJA BANCOS
Esta cuenta representa el efectivo de Color Satelec, es decir los valores monetarios
disponibles con los que la empresa cuenta para cubrir sus obligaciones, por lo tanto
esta cuenta es considerada de mayor movimiento y consecuencia en el estado
financiero.
Depósito, íntegro e intacto de los pagos recibidos máximo dentro de las
siguientes 24 horas.
Los egresos de dinero se realizarán infaliblemente con una autorización y
comprobación previa del Jefe de Compras o Jefe de Recursos Humanos,
según el concepto del pago; por medio del comprobante de egreso pre
numerado.
Todos los pagos cuyo valor sea mayor a $ 300.00 (Trescientos dólares), se
pagarán mediante cheque
70
Se emitirán cheques con una firma los que correspondan a pagos desde
301.00 (trescientos dólares) hasta $1,500.00 (mil quinientos dólares) y los de
superior valor se emitirán con dos firmas.
La recepción de cheques o efectivo se centralizará en la persona encargada de
Caja Bancos.
Las conciliaciones bancarias las realizará la asistente contable quien está
completamente excluida del manejo de cheques y efectivo.
Los sobrantes y faltantes de Caja Bancos serán responsabilidad del custodio,
debiendo cancelar inmediatamente la diferencia.
Los sobrantes y faltantes no reportados se apreciarán como una irregularidad.
Toda irregularidad encontrada en el manejo de este fondo, será notificada por
memo y archivado en el curriculum de la persona responsable.
5.2.3 POLÍTICAS PARA CUENTAS POR COBRAR
En esta cuenta se encuentran registrados todos aquellos valores que representan
derechos de cobro que Color Satelec tiene por créditos o anticipos a clientes,
préstamos o anticipos a empleados; a corto plazo de recuperación.
5.2.3.1 POLÍTICAS CON RESPECTO A CLIENTES
Los créditos a clientes serán estudiados y aprobados por el Gerente General
mediante una solicitud de crédito. (ANEXO 02)
Se considerarán créditos a clientes el otorgado mínimo a 30 días y máximo a
60 días.
De existir cheques sin fondos por pagos, se notificará dicha situación a los
clientes por medio de una carta para el pago inmediato.
El Departamento de Cobranzas es el único autorizado para realizar todas las
labores con respecto a cobros, el mismo que deberá entregar los valores
recaudados a la persona encargada de Caja Bancos.
La Asistente de Cobranzas será la responsable de controlar los créditos y dar
seguimiento a su recaudación, por medio de cruce de información de saldos
pendientes con los clientes, semanalmente.
El Jefe de Cobranzas será la persona que maneje los casos especiales en
donde el cobro se ha tardado proponiendo al cliente un plan de pagos.
71
5.2.3.2 POLÍTICAS CON RESPECTO A EMPLEADOS
Se otorgará anticipos de un monto mensual no mayor al 25% del sueldo
asignado, tomando como excepción calamidad doméstica comprobada,
entonces el anticipo será máximo del 50% de su sueldo.
Los anticipos serán descontados en su totalidad en el pago de su sueldo
mensual
Los préstamos no superarán los tres sueldos sumados.
Los préstamos serán descontados previo conocimiento del empleado,
mensualmente un mínimo del 30%.
El Jefe de Recursos Humanos es quien deberá aprobar el préstamo o anticipo
a empleados. (ANEXO 03)
Los préstamos se concederán previa la firma de una letra de cambio como
garantía.
El departamento de Recursos Humanos emitirá mensualmente un reporte de
descuentos por anticipos y préstamos a empleados.
Se revisarán constantemente los mayores y auxiliares para comprobar que los
abonos y descuentos se hayan cargado correctamente.
5.3 DESDE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
5.3.1 OBJETIVOS
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones de Caja
Chica, Caja Bancos y Cuentas por Cobrar.
Salvaguarda y conservar los recursos contra una pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales
Elaborar información financiera válida y confiable, presentada oportunamente.
5.3.2 PROCEDIMIENTOS PARA CAJA CHICA
El fondo deberá mantenerse en una caja con llave
Cada persona que solicita el gasto, será responsable por el mismo.
Todos los egresos deben contar con el respaldo de una factura o nota de
venta, debidamente autorizado por el SRI.
Se elaborará el comprobante de egreso respectivo.
72
En caso de que la persona que vendió el bien o servicio, no tuviere factura o
nota de venta, se emitirá una liquidación de servicios, previa confirmación de
que en realidad la persona no posee R.U.C.
Se harán arqueos de caja sorpresivos por parte del área de Contabilidad, y en
caso de existir una diferencia se aplicará la política ya establecida. El arqueo
será documentado y firmado por el custodio y la persona que realiza el arqueo.
(ANEXO 04)
La reposición del fondo se realizará detallando en el comprobante de egreso
(ANEXO 05) todos los valores debidamente autorizados en los vales de caja
chica, y respaldados por los documentos autorizados por el SRI.
El registro contable de la reposición de caja chica, se lo efectuará el mismo día;
sólo si la reposición se la hubiese recibido en las últimas horas de la tarde su
registro se realizará máximo en la mañana del día siguiente.
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE EGRESO Y APROBACIÓN
INICIO
ELABORACIÓN DEL VALE DE CAJA (CUSTODIO)
APROBACIÓN DEL GASTO (JEFE FINANCIERO)
ENTREGA DE DOC.
RESPALDO (BENEFICIARIO
)
FIN
73
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE REPOSICIÓN
INICIO
SUMATORIA DE LOS SOPORTES DE
GASTO (ASIS. TES. Y COB)
ELABORACIÓN DEL DOC. REPOSICION (ASIS. TES. Y COB.
APROBACIÓN (CONTADOR
GENERAL)
ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE
EGRESO (ASIS. CONTABLE)
ELABORACIÓN DEL CHEQUE
FIRMA DEL CHEQUE (JEFE FINANCIERO)
ARCHIVO DEL COMPROBANTE
DE EGRESO
FIN
74
ASIENTO CONTABLE DE LA CREACIÓN DEL FONDO
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CAJA CHICA XXX
CAJA BANCOS
XXX
Apertura del fondo caja chica
ASIENTOS CONTABLES PARA LA REPOSICIÓN
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
GASTOS ADMINISTRATIVOS XXX
GASTOS DE VENTA XXX
CAJA CHICA XXX
Registro de gastos para reposición
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CAJA BANCOS XXX
CAJA CHICA XXX
Reposición del fondo de caja chica
5.3.3 PROCEDIMIENTOS PARA CAJA BANCOS
Arqueos sorpresivos del fondo por el Contador, documentado en el formato de
arqueo, para esto se detendrá toda labor del responsable de Caja Bancos.
Los ingresos diarios de circulante serán controlados con los comprobantes de
ingreso pre numerados (ANEXO 06).
La Conciliación de cada cuenta bancaria realizará la Asistente Contable, una
vez por mes.
75
El reporte de Conciliación Bancaria será entregado al Jefe Financiero.
Los pagos en efectivo deberán respaldarse con la autorización en el
comprobante de egreso por parte del Jefe Financiero.
Los cheques que no superen los $1,500.00 (mil quinientos dólares) se emitirán
con la firma del Jefe Financiero y aquellos que superen dicho valor serán
emitidos con dos firmas, la del Gerente y la del Jefe Financiero.
Aquellos cheques dañados, deberán anularse y archivarse junto con los demás
cheques pagados.
La persona responsable de Caja Bancos remitirá al departamento contable
todos los movimientos del circulante, debidamente respaldados con los
comprobantes de egreso e ingreso.
El departamento de contabilidad registrará diariamente los movimientos del
circulante de la empresa.
76
FLUJOGRAMA DE INGRESOS CAJA BANCOS
INICIO
RECEPCIÓN DE DEPÓSITOS,
RECIBOS DE CAJA
ELABORACIÓN EN ORDEN CRONOLÓGICO DE LOS COMPROBANTES DE INGRESO Y EGRESO
REGISTRO EN LA CUENTA CAJA BANCOS (ASISTENTE
CONTABLE)
APROBACIÓN (JEFE FINANCIERO)
REVISIÓN DE LA CUENTA CAJA BANCOS (CONTADOR GENERAL
FIN
VENTAS
FACTURACIÓN
77
FLUJOGRAMA DE EGRESOS EN CAJA BANCOS
INICIO
CLASIFICACION DE SOPORTES PARA LA EMISIÓN DE CHEQUES
ELABORACIÓN DE CHEQUES
APROBACIÓN (JEFE FINANCIERO)
FIRMA (JEFE FINANCIERO O JEFE
FINANCIERO Y GERENTE)
PAGOS (ASIS. TES. Y COBRANZAS)
ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE
EGRESO
FIN
78
ASIENTOS CONTABLE DE DEBITO DEL FONDO
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CAJA BANCOS XXX
VENTAS XXX
Para registrar las ventas de contado
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CAJA BANCOS XXX
INTERESES GANADOS XXX
Para registrar intereses pagados por el banco
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CAJA BANCOS XXX
CUENTAS POR COBRAR XXX
Para registrar los cobros por ventas a crédito
ASIENTOS CONTABLE DE INGRESOS DEL FONDO
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
GASTOS XXX
CAJA BANCOS XXX
Para registrar el pago a los proveedores
79
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
IESS POR PAGAR XXX
CAJA BANCOS XXX
Para registrar obligaciones con el IESS
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
IMPUESTOS POR PAGAR XXX
CAJA BANCOS XXX
Para registrar obligaciones con en SRI
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
PRESTAMOS POR PAGAR XXX
CAJA BANCOS XXX
Para registrar pagos por prestamos
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
SUELDOS POR PAGAR XXX
BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR XXX
CAJA BANCOS XXX
Para registrar obligaciones con empleados
80
5.3.4 PROCEDIMIENTOS PARA CUENTAS POR COBRAR
5.3.4.1 PROCEDIMIENTOS CON RESPECTO A CLIENTES
Elaborar y entregar en forma oportuna y adecuada las facturas, cobros o
créditos concedidos, a los clientes por medio de Actas de recepción
prenumeradas.
Recopilar de los clientes los comprobantes de retención por facturas emitidas,
dentro de los 5 primeros días después de su emisión.
Enviar correos electrónicos cada semana, a los clientes, notificando el saldo
por cobrar actual y solicitado su aprobación o comentario al respecto.
Se identificarán a los clientes que no están cumpliendo con sus obligaciones,
mediante un análisis de cartera, para suspender el crédito y exigir el pago de
contado.
Se archivarán en orden secuencial y por fecha todos los documentos de
respaldo como son Facturas, Comprobantes de Ingreso, y Conciliaciones de
Clientes.
Se controlará física y periódicamente los documentos que amparen los saldos
pendientes por concepto de créditos a clientes.
Se revisarán y analizarán constantemente, los vencimientos y cobranzas
partiendo desde los saldos más antiguos.
Aquellos pagos que se han recibido con cheques sin fondos seguirán
registrados como saldos pendientes con el respectivo recargo.
Las cuentas por cobrar, incluyendo los intereses serán debidamente
clasificadas y registradas contablemente a diario.
81
FLUJOGRAMA DE CRÉDITOS A CLIENTES
INICIO
SOLICITUD DE CREDITO (CLIENTE)
APROBACIÓN DEL CREDITO
NEGACIÓN DEL CREDITO
CONSULTA DE SALDOS PENDIETES DE PAGO (JEFE TES.
Y COBRANZAS)
SOLICITUD APROBADARECEPCIÓN (VENTAS)
FACTURACIÓN A CRÉDITO
REGISTRO DE FACTURA (ASIS. TES.
Y COBRANZAS)
FIN
82
ASIENTOS CONTABLES DEL MOVIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
CLIENTES
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES XXX
VENTAS XXX
Para registrar las ventas a crédito
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CAJA BANCOS XXX
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES XXX
Para registrar los cobros de ventas a crédito
5.3.4.2 PROCEDIMIENTOS CON RESPECTO A EMPLEADOS
Se legalizarán los préstamos y adelantos a través de la firma del empleado en
la solicitud y garantía.
Se realizará el respectivo registro después de la debida clasificación,
correspondiente a las cuentas de mayor y auxiliares, por abonos o descuentos
que se efectúen.
83
FLUJOGRAMA DE CRÉDITOS A EMPLEADOS
INICIO
SOLICITUD DE PRESTAMO
(EMPLEADO)
APROBACIÓN DEL CREDITO (JEFE
RECURSOS HUMANOS
NEGACIÓN DEL CREDITO
CONSULTA DE PRESTAMOS VIGENTES (JEFE RECURSOS
HUMANOS)
SOLICITUD APROBADARECEPCIÓN (AIST. TES. Y COBRANZAS
AUTORIZACIÓN (JEFE FINANCIERO)
ELABORACIÓN DEL CHEQUE (ASIS. TES.
Y COBRANZAS
FIRMA DEL CHEQUE (JEFE FINANCIERO)
ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE
EGRESO
ENTREGA DEL CHEQUE AL
EMPLEADO (ASIS. TES. Y COBRANZAS
FIN
84
ASIENTOS CONTABLES DEL MOVIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
EMPLEADOS
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS XXX
CAJA BANCOS XXX
Para registrar préstamos otorgados a empleados
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER
XX-XX-XXXX -X-
SUELDOS POR PAGAR XXX
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS XXX
Para registrar los cobros de préstamos a empleados
85
5.4 DESDE LAS FUNCIONES
5.4.1 OBJETIVOS
Distribuir funciones dependiendo del grado de eficiencia y dominio del cargo
Determinar la importancia y característica de cada puesto.
Evaluar el desempeño del personal.
Perfeccionar los métodos para seleccionar, reclutar, contratar y capacitar al
personal.
Distribuir responsabilidades de manera equitativa y razonable.
Determinar una secuencia de labores.
5.4.1 FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO
Cumplir y hacer cumplir las normas internas de la empresa en lo que respecta
a lo financiero.
Coordinar, organizar, dirigir y controlar las actividades financieras de la
empresa.
Determinar con exactitud un juicio con respecto a los resultados que arrojen las
operaciones de la empresa.
Delegar funciones y responsabilidades a todos los empleados involucrados en
el aspecto financiero.
Plantear objetivos y políticas
Elaborar presupuestos con la proyección de ingresos y gastos, para la
empresa.
Programar y controlar las inversiones de tipo financiero que disponga la
gerencia.
Cuidar de la relevancia, confiabilidad, comparabilidad y consistencia de la
información contable.
Presentar informes mensuales y anuales, acerca de la situación financiera de
la empresa.
Planificar la cancelación de roles de pago, contemplando los beneficios y
descuentos correctos.
Mantener excelentes relaciones con el cliente interno, externo y con los
proveedores.
86
5.4.2 FUNCIONES DEL CONTADOR
Elaboración de Estados Financieros
Elaboración de Indicadores Financieros
Costeo del Producto
Arqueos sorpresivos de las cajas
Elaboración de Roles de Pago
Declaraciones de Impuestos y Anexos al Servicio de Rentas Internas
Realización de planillas de aportes y demás obligaciones con el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social
Gestión de trámites de naturaleza contable de la empresa
Registro de ajustes
Controlar periódicamente las transacciones registradas por el asistente
contable, así como la documentación que respaldan las mismas.
Resguardar la documentación en un lugar seguro en el que se conserve por el
lapso que exige la ley (5 años)
Aplicar la partida doble en los registros contables
Manejar un plan de cuentas y revisar periódicamente para hacer
modificaciones o adiciones si es necesario.
Contemplar cuentas de orden que permitan conciliar los mayores generales
5.4.3 FUNCIONES DEL ASISTENTE CONTABLE
Mantener el libro de Caja Bancos al día.
Elaborar semanalmente conciliaciones bancarias.
Toma física de inventarios
Elaborar comprobantes de ingreso, egreso y retenciones
Calcular horas extras, comisiones, bonos, préstamos, anticipos, retenciones de
impuesto a la renta, de los empleados.
Registrar diariamente las transacciones de ventas, cobranzas y caja bancos,
Registrar contablemente las retenciones recibidas por parte de los proveedores
Registrar contablemente las reposiciones de caja chica
87
Elaborar un reporte de ajustes y adjuntar la documentación que los respalde,
para el registro por parte del Contador.
Y demás funciones que le asigne el inmediato superior de acuerdo a la
naturaleza del cargo
5.5.3 FUNCIONES DEL JEFE DE TESORERÍA Y COBRANZAS
Mantener negociaciones con sociedades financieras y de crédito.
Administración del efectivo
Administración y vigilancia de las deudas
Realizar operaciones de inversión y financiamiento
Administrar los seguros de la empresa
Custodiar el dinero que ingrese y egrese de la cuenta Caja Bancos.
Enviar a depositar en cada cuenta bancaria
Concretar citas o audiencias con los clientes y demás deudores para
proporcionar agilidad a los procesos de recuperación de cartera.
Realizar un seguimiento y evaluación de las cuentas por cobrar.
Elaborar los informes de análisis por antigüedad de saldos y entregar a
Gerencia para la toma decisiones
Proporcionar tanto a clientes como a empleados de la compañía la información
por ellos requerida.
5.5.4 FUNCIONES DEL ASISTENTE DE TESORERÍA Y COBRANZAS
Custodiar el fondo de caja chica.
Desembolsar y registrar los egresos de caja chica.
Realizar la reposición de caja chica.
Conciliar las cuentas bancarias.
Elaborar cheques por pagos a proveedores, empleados, préstamos y otros.
Informar de novedades que se encuentren al momento del registro de pago y
gasto
En la presente propuesta se recomienda aumentar un puesto más para Asistente
de Tesorería y Cobranzas 2, para el que se detallan las funciones a continuación
88
5.5.5 FUNCIONES DEL ASISTENTE DE TESORERÍA Y COBRANZAS 2
Recopilar de los clientes los comprobantes de retención por facturas emitidas
Enviar correos electrónicos cada semana, a los clientes, notificando el saldo
por cobrar actual y solicitado su aprobación o comentario al respecto.
Seguimiento de los clientes que no están cumpliendo con sus obligaciones,
Archivar en orden secuencial y por fecha todos los documentos de respaldo
como son Facturas, Comprobantes de Ingreso, y Conciliaciones de Clientes.
Controlar física y periódicamente los documentos que amparen los saldos
pendientes por concepto de créditos a clientes.
Revisar y analizar constantemente, los vencimientos y cobranzas partiendo
desde los saldos más antiguos.
Seguimiento de pagos de clientes, con cheques sin fondos.
Clasificar y registrar las cuentas por cobrar e intereses diariamente.
Llevar el registro de deudores y demás clientes actualizado para su fácil
manejo y determinación de montos a cobrar
89
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
1. La empresa Color Satelec, no cuenta con un sistema de procedimientos de
control interno financiero y administrativo, que le permita desarrollar sus
actividades de manera óptima.
2. Se estableció mediante el análisis a los procedimientos para el control interno
de las cuentas Caja Chica, Caja Bancos y Cuentas por Cobrar, que la empresa
atraviesa por una administración desatendida, puesto que no cuenta con un
proceso consecutivo y documentado de las labores que se realizan para el
ingreso y el egreso de circulante.
3. La empresa no cuenta con un proceso de aprobaciones para el movimiento del
circulante.
4. En la empresa no existe un detalle de funciones por puesto de trabajo.
5. Los sucesos económicos no se registran a tiempo, de tal manera es muy difícil
determinar los saldos de cada cuenta de una manera rápida y eficaz; siendo de
gran relevancia a la empresa para emitir los pagos que cubran las obligaciones
que mantiene la entidad, asimismo como para la toma de decisiones.
6. La falta de documentos internos de respaldo, debilita la responsabilidad de los
implicados en el movimiento del circulante.
7. La empresa no cuenta con personal específico para la labor de cobranzas, en
lo que respecta a la recaudación directa del cliente.
8. En Color Satelec no existe un control adecuado de las cuentas vencidas que
mantienen sus clientes.
90
9. Existen diferencias entre los saldos que Color Satelec registra en cuentas por
cobrar, con los saldos que los clientes confirman.
91
6.2 RECOMENDACIONES
1. Aplicar el presente Manual de control interno financiero y administrativo para
las cuentas Caja Chica, Caja Bancos y Cuentas por cobrar.
2. Elaborar un proceso de secuencia en las actividades de ingreso y egreso del
circulante, que se respalden en documentos internos.
3. Establecer firmas de responsabilidad que respalden los documentos internos.
4. Aplicar la organización de funciones de cada puesto de trabajo, de tal forma
que las personas encargadas del departamento contable den prioridad a las
labores del registro de cada movimiento del circulante, lo ideal es que esta
labor se la realice a diario en el momento en que ocurren los hechos.
5. Elaborar formatos de documentos en los que se justifiquen los movimientos del
circulante, con áreas para firmas de responsabilidad.
6. Contratar una persona que se dedique al trabajo específico de recaudación por
cobranzas a los clientes.
7. Crear un procedimiento de control y seguimiento a las cuentas de los clientes
de tal forma que se reduzca a lo mínimo las cuentas vencidas corriendo el
riesgo de que se conviertan en incobrables.
8. Aplicar el procedimiento de cobranzas propuesto para confirmar saldos con
clientes antes de que las cuentas lleguen a su vencimiento.
9. Registrar contablemente cada movimiento del circulante, en un tiempo máximo
de 24 horas.
92
BIBLIOGRAFIA GENERAL
o ZAPATA Pedro, 2005."Contabilidad General"
o REINOSO Víctor, ―Administración de Empresas",
o Gestión Administrativa de una empresa comercial, [en línea]
o Las empresas comerciales del Ecuador, [en línea]
o Wikipedia
o Gestión y Administración, Gestión contable, [en línea]
o Saber Finanzas, Funciones de Contabilidad, 2012, [en línea]
o Ortega Paredes, José Gabriel "CONTABILIDAD. Paradigma de reconstrucción a
través del giro informático", 2012,
o Normas Internacionales de Contabilidad, 2010
o Manual Práctico de Contabilidad Financiera, 2008
o Principios de auditoría, 2005
o Abraham Perdomo Moreno, novena edición
o MANTILLA Samuel, 2005, Control Interno
o Anónimo, Control Interno, [en línea],
o ―El Contador Virtual‖ (2010)
o Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
o ESTUPIÑAN Rodrigo, 2006, ―Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales‖
93
ANEXOS
ANEXO 01.- FORMATO VALE DE CAJA CHICA
COLOR SATELEC
VALE DE CAJA CHICA
No.
VALOR:
CONCEPTO.-
AUTORIZA
RECIBE
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ANEXO 02.- FORMATO SOLICITUD DE CRÉDITO
COLOR SATELEC SOLICITUD DE CREDITO
FECHA DE RECIBIDO
DIA MES AÑO
Monto solicitado: $
1.- DATOS DE LA EMPRESA SOLICITANTE
Tipo de Facturación :
Persona
Natural Persona Jurídica
Nombre o Razón
Social:
Nombre Comercial:
Dirección:
Cuidad:
Teléfono:
2.- DATOS DEL DUEÑO O REPRESENTANTE LEGAL
Nombre:
Dirección:
Cuidad:
Teléfono: Celular:
E - mail:
3.- DATOS DE LA PERSONA RESPONSABLE DE PAGOS
Nombre:
Telf. Oficina Telf. Particular Celular:
E - mail:
4.- REFERENCIAS COMERCIALES
Proporciones los datos de tres empresas con las cuales tiene crédito vigente
Empresa: Contacto:
Cuidad: Dirección:
Teléfono: E-mail:
DIA MES
AÑO
FECHA DE APROBACION
95
Empresa: Contacto:
Cuidad: Dirección:
Teléfono: E-mail:
Empresa: Contacto:
Cuidad: Dirección:
Teléfono: E-mail:
5.- AUTORIZACION DEL SOLICITANTE
Autorizo a _______________________________________,a comparar la información aquí presentada
a su entera satisfacción y así mismo declaro que la información proporcionada en esta solicitud es verdadera
LUGAR: FECHA: FIRMA:
Requisitos Adicionales:
Envía la solicitud a nuestra dirección __________________________ ó al correo electrónico
________________________
Acompañado de la siguiente
documentación:
1.- COPIA DEL RUC
2.- CERTIFICADO DE LA SUPERINTENDECIA DE COMPAÑIAS
3.- CERTIFICADO DE LAS TRES REFERENCIAS COMERCIALES
USO INTERNO
Numero de Cliente:
_________________________ Fecha: _________________________
Crédito Otorgado:
_________________________ Aprobado por: _________________________
Observaciones: ___________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
96
ANEXO 03.- FORMATO SOLICITUD DE PRÉSTAMOS A EMPLEADOS
COLOR SATELEC SOLICITUD DE PRESTAMO EMPLEADOS
FECHA DE RECIBIDO
DIA MES AÑO
A: GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del Trabajador:
Dpto:
Cargo:
Fecha de Ingreso:
Solicito se me autorice un préstamo por la suma de $ _______________ a descontar en _____ cuotas mensuales .
(A contar del mes siguiente de su aprobación)
Explique brevemente las razones que motivan el préstamo :
AUTORIZACIONES
Nombre
Firma
JEFE INMEDIATO:
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS:
" USO INTERNO RRHH "
SUELDO BASE: $
Informe de % de Liquidez:
Tiene Préstamo Vigente:
Primer mes de descuento:
Ultimo mes de descuento:
DIA MES AÑO
FECHA DE APROBACION FECHA DE
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ANEXO 04.- FORMATO ARQUEO DE CAJA
COLOR SATELEC ARQUEO DE CAJA
RESPONSABLE:
HORA:
REALIZO:
FECHA:
FONDO ASIGNADO (Por política de la empresa) xxx
Efectivo en Caja: xxx
Rembolso en Tramite:
xxx
Gastos de Viaje
xxx
Faltante
xxx
Sobrante xxx
TOTAL ENCONTRADO: xxx
DIFERENCIA: xxx
Responsable:
_________________________________ _______________________________
Tesorería
Contabilidad /
Auditoria
Conteo Fisico
Monedas Cantidad Total
$ 0,01 __________ __________
$ 0,05 __________ __________
$ 0,10 __________ __________
$ 0,25 __________ __________
$ 0,50 __________ __________
$ 1 __________ __________
Total Monedas:
Conteo Fisico
Billetes Cantidad Total
$ 1,00 __________ __________
$ 5,00 __________ __________
$ 10,00 __________ __________
$ 20,00 __________ __________
$ 50,00 __________ __________
$ 100 __________ __________
Total Billetes:
Dinero Encontrado:
98
ANEXO 05.- FORMATO REPOSICIÓN DE CAJA
COLOR SATELEC
REPOSICION DE CAJA CHICA
Fecha: ____________________________________________
Custodio: ____________________________________________
Monto Asignado: ____________________________________________
No. Vale Concepto Valor
TOTAL
RESPONSABLE
APROBADO
99
ANEXO 06.- FORMATO COMPROBANTE DE INGRESO
FORMATO
COMPROBANTE
DE INGRESO
Código:
COLOR
SATELEC Fecha:
FECHA DE ELABORACIÓN:
COMPROBANTE DE INGRESO No
Recibimos de:
C.C. :
Dirección: Teléfonos:
Banco CUENTA No.
$
Detalle:
MOVIMIENTO CONTABLE
CODIGO CONTABLE DEBITO CREDITO
TOTAL
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
100
ANEXO 07.- FORMATO COMPROBANTE DE INGRESO
FORMATO
COMPROBANTE DE
EGRESO
Código: COLOR
SATELEC Fecha:
COMPROBANTE DE EGRESO No. FECHA:
A Favor de
C.C. :
Dirección Teléfonos
Banco:
Cuenta No. Cheque
Gerencia No.
Obligación Orden de pago VALOR
Detalle:
MOVIMIENTO CONTABLE
CODIGO
CONTABLE TERCERO DEBITO CREDITO
TOTAL
Elaboró
Revisó
APROBO
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y CARGO
Recibí:
NOMBRE:
FIRMA:
FECHA:
