UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...

i

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

UNIANDES

PORFACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERÍA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y

FINANZAS C.P.A.

TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÒN DE

COBRANZAS EN LA EMPRESA INDUSTRIA DE CAUCHO Y

ACERO VITERI “INCAVIT S.A.”

AUTORA: MARJORIE CAROLINA YANOS MACKLIFF

ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO

SANTO DOMINGO – ECUADOR

2014

ii


“UNIANDES”

Santo Domingo de los Tsàchilas, 19 de mayo del 2014

CONSTANCIA DE APROBACIÓN

Yo, Leonardo Carrión Hurtado, MBA., en calidad de Asesor de Tesis, designado

por disposición de Cancillería de la UNIANDES certifico que la Srta. Marjorie

Carolina Yanos Mackliff, alumna del noveno nivel de Contabilidad, Auditoría y

Finanzas, CPA., ha culminado con el trabajo de Tesis con el tema MODELO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION DE COBRANZAS EN LA

EMPRESA INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.” EN LA

CIUDAD DE SANTO DOMINGO, quien ha cumplido con todos los requerimientos

exigidos por lo que se aprueba el mismo.

Es todo cuanto puedo decir en honor de la verdad, facultando a la interesada

hacer uso de la presente, así como también se autoriza la presentación para la

evaluación por parte del jurado respectivo.

Atentamente,

MBA. Leonardo Carrión Hurtado.

DIRECTOR DE TESIS.

iii


“UNIANDES”

Santo Domingo de los Tsàchilas, 19 de mayo del 2014

DECLARACIÓN DE AUDITORÍA DE TESIS

Yo, Marjorie Carolina Yanos Mackliff, declaro que los derechos obtenidos en la

investigación que presento como informe final, previo a la obtención del título de

Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., con la

problemática MODELO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION DE

COBRANZAS EN LA EMPRESA INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI

“INCAVIT S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, son absolutamente

auténticos y personales.

En tal virtud expreso que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y

académicos que se desprenden del trabajo propuesto, son de exclusiva

responsabilidad de la autora.

Atentamente,

Marjorie Carolina Yanos Mackliff

AUTORA

iv

NOTA DE ACEPTACIÓN

Firma del Presidente del Jurado

Firma del Oponente

Firma del Miembro del Jurado

v

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a:

A Dios, quien es el ser supremo que con sus bendiciones nos permite seguir

luchando por nuestra vida, nos da fortaleza y nos llena de valentía en momentos

críticos cubriéndonos a cada instante con sus brazos para protegernos de los

males diarios.

A mi Madre, quien durante toda mi vida me ha guiado e inculcado valores que me

han servido a lo largo de la misma y quienes han tenido la paciencia necesaria

para ayudarme a seguir adelante en momentos de flaqueza y de soledad.

A mis hermanas, Dori, Maritza, y Rocio quienes con su cariño han estado a mi

lado en las buenas y en las malas, lejos o cerca de mí, que me han brindado la

mano y ayudado a levantarme en los momentos malos y con quienes he

compartidos hermosos momentos de vida.

Marjorie Yanos Mackliff

vi

AGRADECIMIENTO

Agradezco a:

La Universidad que me ha brindado un servicio de calidad que el día de hoy se da

a notar con la culminación de mi carrera universitaria.

A los profesores, que me ayudaron y me guiaron en mi formación académica y

que al pasar del tiempo se han convertido en amigos con los cuales puedo confiar

en un momento dado, a ellos muchas gracias.

A mi tutor de tesis, MBA. Leonardo Carrión, quien me guío en el tiempo de

preparación de la presente tesis, quien tuvo la paciencia de corregir los errores

presentados y tomarse tiempo de su descanso personal para ayudarme a realizar

los cambios necesarios.

Marjorie Yanos Mackliff

ÍNDICE

vii

PORTADA. ………………………………………………………………………………….i

CONSTANCIA DE APROBACIÓN ........................................................................... ii

DECLARACIÓN DE AUDITORÍA DE TESIS .......................................................... iii

NOTA DE ACEPTACIÓN ........................................................................................ iv

DEDICATORIA ........................................................................................................ v

AGRADECIMIENTO ............................................................................................... vi

ÍNDICE ………………………………………………………………………………….vi

ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................... xi

RESUMEN EJECUTIVO ....................................................................................... xiii

EXECUTIVE SUMARY ......................................................................................... xiv

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1

Antecedentes de la investigación. ............................................................................ 1

Planteamiento del problema. ................................................................................... 2

Formulación del problema. ...................................................................................... 3

Delimitación del Problema. ...................................................................................... 4

Identificación de la línea de investigación. ............................................................... 4

Objetivo general ....................................................................................................... 4

Objetivos específicos ............................................................................................... 5

Idea a defender. ....................................................................................................... 5

Metodología investigativa a emplear. ....................................................................... 5

Justificación del tema. .............................................................................................. 6

Estructura de la tesis. .............................................................................................. 6

Aporte teórico. .......................................................................................................... 7

Significación práctica. .............................................................................................. 7

CAPÍTULO I ............................................................................................................. 8

1. MARCO TEÓRICO. ................................................................................. 8

1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ............. 8

1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL

OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ............................................................................... 8

1.2.1. Procesos Contables. ............................................................................... 8

1.2.1.1. Contabilidad. ........................................................................................... 8

viii

1.2.1.2. Importancia de la Contabilidad. ............................................................... 9

1.2.1.3. Auditoría. ............................................................................................... 10

1.2.2. Sistema de Control Interno. .................................................................. 10

1.2.2.1. Importancia del control interno. ............................................................. 11

1.2.2.2. Componentes del Sistema de Control Interno. ..................................... 12

1.2.3. Gestión de Cobranzas. ......................................................................... 14

1.2.3.1. Cobranzas. ............................................................................................ 14

1.2.3.2. Objetivo de la Cobranza. ....................................................................... 15

1.2.3.3. Función de Cobranzas. ......................................................................... 16

1.2.3.4. Factores que afectan la Cobranza. ....................................................... 17

1.2.3.5. Consecuencia de no Cobrar o no hacerlo a tiempo. ............................. 18

1.2.3.6. Razones por las cuales un cliente se atrasa en sus pagos. .................. 19

1.2.3.7. Políticas de Cobranzas. ........................................................................ 19

1.2.3.7.1. Políticas restrictivas. ............................................................................. 20

1.2.3.7.2. Políticas liberales .................................................................................. 20

1.2.3.7.3. Políticas racionales. .............................................................................. 20

1.2.3.8. Razones financieras. ............................................................................. 21

1.2.3.8.1. Razones de Liquidez ............................................................................. 21

1.2.3.8.2. Índices de actividad. .............................................................................. 22

1.2.3.9. Proceso de Cobranzas. ......................................................................... 23

1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE

LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE

INVESTIGACIÓN. .................................................................................................. 25

1.4. CONCLUSIONES. ................................................................................ 26

2. MARCO METODOLÓGICO. .................................................................. 27

2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EL CONTEXTO

INSTITUCIONAL. ................................................................................................... 27

2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGiCO ................................................. 28

2.2.1. Modalidad de la Investigación. .............................................................. 28

2.3. TIPO DE INVESTIGACIÓN. .................................................................. 28

2.3.1. Investigación de Campo. ....................................................................... 29

ix

2.3.2. Investigación Bibliográfica. .................................................................... 29

2.3.3. Investigación Descriptiva. ..................................................................... 29

2.3.4. Investigación Explicativa. ...................................................................... 29

2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA. .................................................................. 30

2.4.1. Población. ............................................................................................. 30

2.4.2. Muestra. ................................................................................................ 31

2.5. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS. ...................................... 32

2.5.1. MÉTODOS. ........................................................................................... 32

2.5.1.1. Método Inductivo-Deductivo. ................................................................. 32

2.5.1.2. Método Analítico-Sintético. ................................................................... 32

2.5.2. TÉCNICAS. ........................................................................................... 32

2.5.2.1. Encuesta. .............................................................................................. 33

2.5.2.2. Entrevista. ............................................................................................. 33

2.5.2.3. Observación Directa. ............................................................................. 33

2.5.3. INSTRUMENTO. ................................................................................... 33

2.5.3.1. Cuestionario de entrevista. ................................................................... 34

2.5.3.2. Guía de entrevista. ................................................................................ 34

2.6. INTERPRETACIÓN DE LA ENCUESTA. .............................................. 34

2.6.1. Entrevista dirigida al gerente de la empresa “INCAVIT S.A.” ................ 34

2.6.2. Encuesta dirigida a los clientes internos de la empresa “INCAVIT S.A.”

………………………………………………………………………………...37

2.6.3. Encuesta dirigida a los clientes externos de la empresa “INCAVIT S.A.”

………………………………………………………………………………...39

2.7. VERIFICACIÓN DE IDEA A DEFENDER. ............................................ 41

2.8. CONCLUSIONES. ................................................................................ 41

3. MARCO PROPOSITIVO........................................................................ 43

3.1. TITULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA EMPRESA INDUSTRIA

DE CAUCHO Y ACERO “INCAVIT S.A” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.43

3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. .................................................. 43

3.2.1. Justificación. ......................................................................................... 43

x

3.2.2. Objetivo General. .................................................................................. 44

3.2.2.1. Objetivo Específicos. ............................................................................. 44

3.2.2.1.1. Mejorar el ambiente de control en la empresa “INCAVIT S.A.” ............. 44

3.2.2.1.2. Implementar mecanismos para identificar la valoración de riesgos de la

empresa. ………………………………………………………………………………...44

3.2.2.1.3. Realizar actividades de control para mejorar la gestión de cobranzas de

la empresa. ............................................................................................................ 44

3.2.2.1.4. Diseñar formatos para obtener mayor información y comunicación de

los departamentos respectivos de la empresa “INCAVIT S.A.”.............................. 44

3.2.2.1.5. Programar un monitoreo en la empresa “INCAVIT S.A.” ...................... 44

3.2.3. Propuesta del Sistema de Control Interno. ........................................... 44

3.2.3.1. Ambiente de control. ............................................................................. 44

3.2.3.1.1. Integridad y Valores éticos de la empresa. ........................................... 44

3.2.3.1.2. Filosofía y el estilo de operación de la administración. ......................... 46

3.2.3.1.3. Comité de Auditoría. ............................................................................. 47

3.2.3.1.4. Compromiso para la Competencia. ....................................................... 48

3.2.3.1.5. Organigrama actual del dpto de credito y cobranzas “lNCAVIT S.A.” ... 51

3.2.3.1.6. Reglamento Interno del personal. ......................................................... 52

3.2.3.2. Valoración de riesgos. ........................................................................... 54

3.2.3.2.1. Diagnóstico de la empresa “INCAVIT S.A.” .......................................... 54

3.2.3.2.2. Riesgos en Gestión de Cobranzas........................................................ 56

3.2.3.2.3. Informe de riesgos en Gestión de Cobranzas. .................................. …60

3.2.3.3. Actividades de Control. ......................................................................... 61

3.2.3.3.1. Manual de funciones. ............................................................................ 61

3.2.3.3.2. Manual de procedimientos. ................................................................... 65

3.2.3.4. Información y comunicación. ................................................................. 77

3.2.3.4.1. Calificación de clientes. ......................................................................... 77

3.2.3.4.2. Cobranza Preventiva. ............................................................................ 79

3.2.3.4.3. Recibo de Cobro. .................................................................................. 82

3.2.3.5. Monitoreo. ............................................................................................. 83

xi

3.2.3.5.1. Análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y determinación

de período medio de cobranza. ............................................................................. 84

3.2.3.5.2. Indicador rotación de cuentas por cobrar. ............................................. 86

3.2.3.5.3. Evaluación de procesos de Crédito y Cobranzas. ................................ 87

3.3. VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTA. ................................................... 88

3.4. CONCLUSIONES. ................................................................................ 88

3.5. RECOMENDACIONES. ........................................................................ 89

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N. 1 Elementos de Control Interno (Parte 1) ............................................... 12



Tabla N. 4 La Población. ....................................................................................... 30

Tabla N. 5 Tabulación de las encuestas dirigida a los clientes internos de la

empresa “INCAVIT S.A.” (Parte 1) ......................................................................... 37

Tabla N. 6 Tabulación de las encuestas dirigidas a los clientes internos de la

empresa “INCAVIT S.A.” (Parte 2) ......................................................................... 38

Tabla N. 7 Tabulación encuestas dirigidas a los clientes externos de la empresa

“INCAVIT S.A.” (Parte 1) ........................................................................................ 39

Tabla N. 8 Tabulación encuestas dirigidas a los clientes externos de la empresa

“INCAVIT S.A.” (Parte 2) ........................................................................................ 40

Tabla N. 9 Riesgos ............................................................................................... 57

Tabla N. 10 Matriz de riesgos y respuesta al riesgo ............................................. 58

Tabla N. 11 Cuestionario de riesgos ..................................................................... 59

Tabla N. 12 Controles Propuestos ........................................................................ 74

Tabla N. 13 Procesos de riesgos .......................................................................... 74

Tabla N. 14 Controles Propuestos (Parte 1) ......................................................... 75

Tabla N. 15 Controles Propuestos (Parte 2) ......................................................... 76

Tabla N. 16 Formato de solicitud .......................................................................... 78

Tabla N. 17 Notificación de aviso de vencimiento ................................................. 81

xii

Tabla N. 18 Modelo Recibo de Cobro. .................................................................. 82

Tabla N. 19 Plazos ................................................................................................ 85

Tabla N. 20 Cuestionario de control Interno ......................................................... 87

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico N. 1 Objetivo de cobranzas ...................................................................... 15

Gráfico N. 2 Proceso de cobranza ........................................................................ 23

Gráfico N. 3 Organigrama actual del departamento de credito y cobranzas de la

empresa incavit ...................................................................................................... 50

Gráfico N. 4 Organigrama Estructura propuesto .................................................. 51

Gráfico N. 5 Sistema de monitoreo de los procesos ............................................. 83

ANEXOS

Anexo 1. Aprobación del Perfil.

Anexo 2. Carta de aceptación de la empresa a la Universidad.

Anexo 3. Ruc de la empresa INCAVIT S.A.

xiii

RESUMEN EJECUTIVO

Los sistemas de Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable

que se utiliza en la empresa en las diferentes áreas, el mismo que sirve para fijar

y evaluar los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan

a que la empresa y las diferentes áreas realice su objeto. Estos detectan las

irregularidades, errores y designa la solución más adecuada al área evaluada en

función de las necesidades y requerimientos del área o la empresa.

El creciente desarrollo por el que actualmente la INDUSTRIA DE CAUCHO Y

ACERO VITERI “ INCAVIT S.A” está atravesando, sus perspectivas futuras y las

exigencias frente a la obtención de un proceso de mejoramiento continuo, dan

paso a que la alta dirección no cuenten con estrategias necesarias para enfrentar

con solvencia los cambios contables y administrativos por la ausencia de un

sistema de control interno, en el que se detallen las funciones, procedimientos,

autorizaciones, supervisiones y políticas contables del área de Cobranzas.

Situación que se evidencio con la investigación de campo.

Esta propuesta pretende aportar un modelo de Control Interno, por la necesidad

de efectividad de la Compañía se planteó realizar un Modelo de Sistema de

Control Interno para mejorar la Gestión de cobranza en la Industria de Caucho y

Acero Viteri “INCAVIT S.A” el mismo que incluirá un manual de funciones, políticas

y procedimientos de cobranzas también tipos de riesgos y se aplicarán controles

que aporten a un óptimo desarrollo de la empresa, que se puedan aplicar en otras

compañías identificando problemas con la evaluación de procesos realizados para

el cumplimiento de objetivos.

xiv

EXECUTIVE SUMARY

Internal control systems contributes to the security of the accounting system used

in the business in different areas, it serves to set and evaluate the administrative,

accounting and financial procedures that help the company and the different areas

Asking object. These detect irregularities, errors and appoints the most suitable

evaluated in terms of the needs and requirements of the business area or area

solution.

The growing development which currently RUBBER AND STEEL INDUSTRY

VITERI " INCAVIT SA " is going through, its future prospects and demands against

obtaining a continuous improvement process, give way to that senior management

do not have strategies necessary to deal with the financial solvency and

administrative changes by the absence of an internal control system, in which the

functions, procedures, authorizations, supervision and accounting policies detailing

Collections area. Situation that was evident with the research of field.

This proposal aims to provide a model of internal control, by the need for

effectiveness of the Company decided to perform a model of the internal control

system to improve the management of collections in the Rubber Industry and Steel

Viteri " INCAVIT SA " it will include a Manual political functions and collection

procedures also types of risks and controls that contribute to the optimal

development of the company, which can be applied in other companies identifying

problems with the evaluation process made for meeting objectives.

1

INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la investigación.

El Sistema de Control Interno es importante en una empresa porque se obtiene

información financiera correcta y segura, permitiendo el manejo adecuado de los

bienes, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus

operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y

financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos

que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los

sistemas respectivos.

Las empresas experimentan día a día con nuevos diseños organizativos,

cambiando sus arquitecturas, sus rutinas y procesos, así como su cultura de

empresa con el fin de mejorar sus perspectivas de crecimiento, sus resultados; y

fundamentalmente mantenerse con vida en el mercado, con buena rentabilidad en

sus finanzas.

El presente trabajo de investigación de Sistemas de Control Interno y Gestión de

Cobranzas en la Empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT

S.A.”, no registra Antecedentes investigativos similares en Universidades de Santo

Domingo de los Tsáchilas por lo que se considera que es original de la autora.

Sin embargo si se registran temas investigativos similares al Sistema de Control

Interno en la base de datos de la Universidad Regional Autónoma de los Andes

“UNIANDES”, como los siguientes:

Sistema de Control Interno para mejorar la Información Contable en las

importaciones de casa de la motosierra en Santo Domingo “CASA MOTO S.A.”.

Autor: Ing. Obaco Soto José Alcívar; Sistema de Control Interno para mejorar la

Información Financiera, Bazar Mil Uno. Autor: Ing. Aquino Molina Ana Gabriela.

2

Planteamiento del problema.

La INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.” es una empresa

privada que se dedica a la venta al por mayor y menor de materiales de

construcción; produciendo canales, correas y techo, importando laminados,

tubería en acero y perfilerìa en general; se encuentra ubicada en la ciudad de

Santo Domingo de los Tsáchilas en la Vía Quevedo Km. 1 y Salinas y su planta de

producción en la Vía Quininde Km. 22.

La Empresa con el pasar de los años ha ido creciendo constantemente, de tal

manera que sus ventas al contado han aumentado e incrementándose así sus

actividades a crédito.

De acuerdo con un análisis previo realizado en la institución se pudo detectar lo

siguiente:

El Departamento de Cobranzas tiene cuentas vencidas por documentos a

crédito que no han sido cancelados a la fecha de su vencimiento, esto se

debe por su falta de análisis adecuado de sus políticas de crédito y/o la falta

de control y vigilancia, lo que repercute en optimizar su liquidez en la

empresa.

El Departamento de Cobranzas no cuenta con procedimientos

documentados, por lo que el personal de esta área realiza sus funciones

diarias por mecanismos fijos u órdenes directas, lo que ha ocasionado la

carencia de responsabilidades en la realización del trabajo por parte de los

empleados y una recuperación baja de cartera.

No existen políticas de crédito y cobranzas establecidas por escrito en las

que se indique las fechas límites de crédito para el cobro de facturas

3

vencidas, lo que produce una desorganización e incumplimiento a la

consecución del pago de obligaciones con terceros.

Existen ventas a créditos que exceden a los cupos establecidos y esto

origina un aumento en los gastos del departamento de Cobranzas.

El análisis que tiene el departamento de Cobranzas al momento de otorgar

un crédito no es el adecuado porque debido a esto dicha concesión de

crédito se efectúa bajo ciertos clientes que no cuentan con una capacidad

solvente de pago frente al crédito que están adquiriendo en la empresa.

El Departamento de Cobranzas dentro de su sistema contable no cuenta

con un proceso sistemático que permita monitorear el vencimiento de las

facturas a crédito.

La Empresa no proporciona al personal de Cobranzas ningún tipo

capacitación puesto que esto ocasiona que los encargados de esta área no

puedan gestionar correctamente los procesos de cobranzas, a fin de

optimizar los recursos de la empresa.

De continuar con esta problemática la Empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y

ACERO VITERI “INCAVIT S.A.”, daría lugar a la baja liquidez de efectivo por la

falta de control en el departamento de cobranzas.

Formulación del problema.

¿Cómo mejorar la Gestión de Cobranzas en la Empresa INDUSTRIA DE

CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.” en la Ciudad de Santo Domingo?

4

Delimitación del Problema.

El presente trabajo se desarrollará en el transcurso del año 2012, con énfasis en el

área de cobranzas en base a las necesidades de la Empresa INDUSTRIA DE

CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.”, ubicada en la provincia de Santo

Domingo de los Tsáchilas, ciudad Santo Domingo, en la Vía Quevedo Km. 1 y

Salinas y su planta de producción en la Vía Quininde Km. 22.

En la actualidad la empresa cuenta con 68 empleados de los cuales 64 personas

laboran en fábrica y 4 en administrativo, también cuenta con 47 proveedores de

materia prima y 1416 proveedores de servicios; el número de clientes a crédito a

la presente fecha ascienden a 800; sus ventas mensuales son de un millón y

medio de dólares americanos dividido en un 40% al contado y el 60% a crédito

con una rotación de 45 días.

El objeto de estudio son los Procesos Contables Auditores.

El campo de acción es el Sistema de Control Interno.

Identificación de la línea de investigación.

El presente trabajo estará relacionado bajo la línea de investigación la Auditoría.

Objetivo general:

Diseñar un Modelo de Sistema de Control Interno que mejore los procedimientos

del Departamento de Cobranzas en la Empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y

ACERO VITERI “INCAVIT S.A.” en la Ciudad de Santo Domingo.

5

Objetivos específicos:

Fundamentar bibliográficamente los elementos teóricos sobre los Procesos

de Contabilidad y Auditoría, Sistema de Control Interno y gestión de

cobranzas.

Diagnosticar la situación actual del departamento de Cobranzas mediante

técnicas de investigación que permitan evidenciar la problemática

planteada.

Proponer el diseño de un Sistema de Control Interno de acuerdo a normas

vigentes y necesidades de la Empresa.

Idea a defender.

El Diseño de un Modelo de Sistema de Control Interno caracterizado por el

ambiente de control integro, la valoración de riesgos relevantes, las actividades de

control con políticas y procesos claros y eficientes, la información y comunicación

que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades y el monitoreo

adecuado mejorará los procedimientos de Gestión de Cobranzas, en la empresa

INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.” en la ciudad de

Santo Domingo.

Metodología investigativa a emplear.

La metodología que se utilizará será mediante el tipo de investigación

cualicuantitativo con tendencia a cualitativo.

Cuantitativo porque permite examinar los datos de manera científica, o más

específicamente en forma numérica; y cualitativo porque estos datos estadísticos

http://es.wikipedia.org/wiki/Metodo_cient%C3%ADfico

http://es.wikipedia.org/wiki/Matem%C3%A1ticas_aplicadas

6

serán sometidos al análisis crítico con apoyo del marco teórico e interpretación

que se evidencien en el proceso de la investigación.

La tendencia del paradigma del método cualitativo en este proceso de la

investigación se podrá identificar en todo el transcurso de la investigación, al

realizar la interpretación de la información obtenida en las encuestas permitirá

evaluar de forma específica las cualidades que posee cada persona para ejecutar

los procesos que poseen ya sea interna o externamente.

Justificación del tema.

Los gastos que lleven a implementar esta propuesta de investigación son mínimos

frente a los beneficios esperados en la implementación del Sistema de Control

Interno por lo tanto se justifica económicamente la tesis.

Los años de estudio permitirán justificar técnicamente las herramientas a utilizar

en la investigación.

Además la presente investigación permitirá obtener el Título de Ingeniería en

Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas C.P.A.

Estructura de la tesis.

La presente investigación está estructurada de la siguiente manera:

En el Capítulo I, está sustentado por el Marco Teórico de las variables

independiente que es el Sistema de Control Interno y la dependiente la Gestión

de Cobranzas, fundamentado bibliográficamente con temas y subtemas

actualizados de autores versados en esta temática, que permitan sustentar el

desarrollo de la propuesta.

7

En el Capítulo II, está sustentado en el Marco Metodológico aplicando a las

herramientas técnicas estadísticas como las entrevistas que permitieron evidenciar

el problema planteado.

En el Capítulo III, se desarrolla la propuesta en función de las conclusiones y

recomendaciones que serán validadas por la gerencia de investigaciones de la

Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.

Aporte teórico.

El Aporte Teórico está basado en la investigación adquirida de libros y otras

fuentes estudiadas que son el sustento de los conocimientos que serán aplicados

en la investigación a realizarse, la misma que dará solución a la problemática que

tiene la empresa en la actualidad.

Mediante esta investigación se busca demostrar la eficiencia que tiene un Sistema

de Control Interno que constantemente procura la permanencia de mecanismos de

control correcto y apropiado en el área afectada, y que sirva de modelo para que

otras empresas similares lo puedan aplicar.

Significación práctica.

Mediante la investigación se pretenderá ofrecer un modelo de Sistema de Control

Interno que presente soluciones acertadas con el propósito de mejorar la Gestión

de Cobranzas en la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI

“INCAVIT S.A.” por tanto se justifica en forma práctica su implementación.

8

CAPÍTULO I

1. MARCO TEÓRICO.

1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.

El presente trabajo de investigación se dio por un análisis previo realizado en la

empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A.”, en el que

se pudo detectar el inadecuado manejo de procedimientos, políticas y falta de

control y vigilancia en el departamento de cobranzas; por lo que se pretenderá

diseñar un modelo de Sistema de Control Interno que ayude a mejorar la Gestión

de Cobranzas, sustentado en la teoría del Informe COSO.

1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE

EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.

Por lo expuesto en el objeto de investigación, se investigará los siguientes temas y

subtemas:

1.2.1. Procesos Contables.

Son pasos relacionados unos con otros, los cuales guardan una secuencia lógica

para proporcionar información. A continuación se detallan los siguientes:

1.2.1.1. Contabilidad.

Según Rubén Sarmiento, manifiesta que “La contabilidad es la técnica que

analiza, interpreta y registra cronológicamente los movimientos o transacciones

comerciales de una empresa.”1

1 SARMIENTO, R, Rubén, “Contabilidad General”, impresos Andinos, 10° edición, 2009, pág. 5

9

SOLDEVILA Pilar, OLIVERAS Ester, BAGUR Llorenc, en su libro de Contabilidad

General con el nuevo PGC, menciona que “La contabilidad es una disciplina

económica que, mediante la aplicación de un método especifico, tiene como

objetivo elaborar la información de la realidad económica, financiera y patrimonial

de la unidad económica para permitir a sus usuarios la toma de decisiones en

cada momento.”2

La contabilidad es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro,

clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una

empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término

de un período contable.

1.2.1.2. Importancia de la Contabilidad.

José Rey Pombo nos dice en su libro lo siguiente:

“La importancia de la contabilidad permite conocer la real situación económico

financiero de una empresa; en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se

conoce con exactitud: cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cuál es el

volumen de compras, ventas, gastos; en definitiva solo se tiene una idea

aproximada de la situación económica de la empresa, es decir en forma

empírica.”3

La contabilidad es importante porque permite informar e interpretar la situación

económica financiera y los resultados alcanzados en cada periodo o ejercicio

contable de una empresa, además la información contable es vital para la

sociedad en la que vivimos.

2 SOLDEVILA Pilar, Et. Al. “Contabilidad General con el nuevo PGC”, 2°edición,2010, pág.12

3 POMBO, REY, José, “Contabilidad General”, Paraninfo S.A, 2° edición, 2009, pág. 4

10

1.2.1.3. Auditoría.

Pablo Miguel Guerrero Rosas menciona lo siguiente sobre la definición de la

auditoría: “Auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en

información y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona

independiente y competente.”4

Según Pombo Rey José nos habla en su libro sobre la definición de la auditoria:

“Auditoría es la ciencia que investigará la correcta aplicación de las normas de

valoración, el seguimiento de los principios de contabilidad generalmente

aceptados y la adecuación de los procedimientos de gestión que aplica la empresa

a su actividad y en función a su sector económico.”5

Auditoria es un examen independiente y sistemático que realiza un profesional

capacitado, para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas

con actividades económicas y otras situaciones que se desarrollan en una entidad

pública o privada.

1.2.2. Sistema de Control Interno.

Rodrigo Estupiñán define al control interno como: “El plan de organización y el

conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están

debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la

actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas

por la administración.”6

Samuel Alberto Mantilla define el control interno como “Un proceso, ejecutado por

la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad,

4 GUERRERO ROSAS, Pablo Miguel, “Auditoría un enfoque integral”, Pearson educación,

11°edición, 2007, pág. 4 5 POMBO, REY, José, “Contabilidad General”, Paraninfo S.A, 2° edición, 2009. pág. 9

6ESTUPIÑÁN G. Rodrigo, “Control Interno y Fraudes”, Ecoe Ediciones, 2° edición, 2008, pág. 19

11

diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los

objetivos de la organización.”7

El control interno es un plan en el que se incluye todos los procesos y métodos

que se adoptan a un sistema dentro de una organización, que permite

salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos,

promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas

establecidas.

1.2.2.1. Importancia del control interno.

Abraham Perdomo define la “Importancia del Control Interno a todas las empresas

públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, que

deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen

sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico,

deben contar, además con un sistema de control interno, para confiar en los

conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.

Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la

integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como

el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar,

equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y

práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos entre

otros.”8

El control interno es muy importante en toda organización, porque accede al buen

manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa, con el

objetivo de ayudar a que los recursos humanos, materiales y financieros sean

7 MANTILLA Samuel A. “Auditoria del control interno” 2° edición pág. 3

8 PERDOMO.Abraham,2002, “Fundamentos del Control Interno”, Edit. Thomson, 7° Edición, pág.5

12

utilizados en forma eficiente para asegurar su integridad en los sistemas

adecuados.

1.2.2.2. Componentes del Sistema de Control Interno.

Samuel Alberto Mantilla manifiesta que el control interno está compuesto por cinco

componentes interrelacionados que se derivan de la manera como la

administración dirige un negocio, y están integrados en proceso de administración.

Tabla N. 1 Elementos de Control Interno (Parte 1). ELEMENTO DESCRIPCIÓN

AMBIENTE DE CONTROL La organización debe establecer un entorno que permita

el estímulo y produzca influencia en la actividad del

recurso humano respecto al control de sus actividades.

Para que este ambiente de control se genere se requiere

de otros elementos asociados al mismo los cuales son:

Integridad y Valores Éticos, Competencia, Experiencia y

dedicación de Alta Administración, Filosofía

administrativa y estilo de operación. El entorno de control

marca la pauta del funcionamiento de una empresa e

influye en la concienciación de sus empleados respecto al

control. Es la base de todos los demás componentes del

control interno, aportando disciplina y estructura. Los

factores del entorno de control incluyen la integridad, los

valores éticos y la capacidad de los empleados de la

empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la

manera en que la dirección asigna autoridad y las

responsabilidades y organiza y desarrolla

profesionalmente a sus empleados y la atención y

orientación que proporciona al consejo de administración.

Fuente: Investigación Propia;

Elaborado por: Marjorie Carolina Yanos Mackliff

13


EVALUACIÓN DE RIESGOS Una condición previa a la evaluación del riesgo es la

identificación de los objetivos a los distintos niveles,

vinculados entre sí e internamente coherentes. La

evaluación de los riesgos consiste en la identificación

y el análisis de los riesgos relevantes para la

consecución de los objetivos, y sirve de base para

determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

Debido a que las condiciones económicas,

industriales, legislativas y operativas continuarán

cambiando continuamente, es necesario disponer de

mecanismos para identificar y afrontar los riesgos

asociados con el cambio.

ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control son las políticas y los

procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven

a cabo las instrucciones de la dirección de la

empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las

medidas necesarias para controlar los riesgos

relacionados con la consecución de los objetivos de

la empresa. Hay actividades de control en toda la

organización, a todos los niveles y en todas las

funciones.

INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

Se debe identificar, recopilar y comunicar información

pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a

cada empleado con sus responsabilidades. Los

sistemas informáticos producen informes que

contienen información operativa, financiera y datos

sobre el cumplimiento de las normas que permite

dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

También debe haber una comunicación eficaz en un

sentido más amplio, que fluya en todas las

direcciones a través de todos los ámbitos de la

organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.



14


SUPERVISIÓN Y

SEGUIMIENTO

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un

proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del

sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de

supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de

ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las

operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y

supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la

realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las

evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de

los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada.

Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a

niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de

administración deberán ser informados de los aspectos significativos

observados.



1.2.3. Gestión de Cobranzas.

1.2.3.1. Cobranzas.

Según la autora María Andino nos habla en su libro de la cobranza lo siguiente:

“Debido a que un alto porcentaje de las operaciones mercantiles se realizan con

base en créditos y que esto da origen a una gran cantidad de deudas no pagadas,

los establecimientos comerciales y las empresas tienen organizados

departamentos especiales de cobranzas o de recuperaciones. Es por ello que la

cobranza para que tenga éxito debe tener en cuenta el conocimiento amplio del

cliente y un programa sistemático de cobranza.”9

9 ANDINO. María E. , “Correspondencia y documentación comercial”, 2° edición, 2001, Pág. 136

15

Orlando Greco nos menciona en su libro sobre la cobranza:

“La cobranza es la actividad destinada a la recaudación de fondos mediante el

cobro por ventas efectuadas al contado o por créditos de diversas clases a

cobrar.”10

La cobranza es el cobro de una cuenta pendiente de pago como resultado de una

venta realizada a crédito mediante una factura o documento emitido. La cobranza

es un proceso formal de presentar al cliente un instrumento o documentos para

que los pague o acepte: pagaré, letras de cambio, documentos de embarque u

otro título de valor.

1.2.3.2. Objetivo de la Cobranza.

Víctor Molina Aznar menciona en su libro sobre el objetivo de cobranza. “El

objetivo de la cobranza es cerrar el círculo de la venta, el cual se expresa de la

siguiente manera:

Gráfico N. 1 Objetivo de cobranzas.



10

GRECO. Orlando, “Diccionario Contable” 4° edición, 2007, Pág. 121.

Autorización del crédito

Facturación

Embarque de la

mercancía

Cobro

Pedido

16

Cerrar el círculo de la venta por cerrarlo no es el objetivo único de la cobranza ya

que es posible lograrlo siendo agresivo y amenazador con el cliente. La

consecuencia es que paga pero no vuelve a comprar. La cobranza debe ser hecha

de tal manera que el cliente se sienta estimulado y por lo tanto satisfecho debido a

la atención que recibió de todo el personal de la empresa.” 11

1.2.3.3. Función de Cobranzas.

Víctor Hugo Vega menciona en su libro sobre la función de cobranzas:

“La función de cobranzas es un sistema de control para el departamento de ventas

que informa sobre los estados de cuentas por cobrar de los clientes. Un vendedor,

que no cuide ni seleccione a sus clientes, con el objetivo de realizar

recuperaciones rápidas sobre el monto de sus ventas, está atentando contra el

bienestar de la empresa.

Un buen sistema de cobranzas dará información actualizada por cada cliente,

activando alarmas sobre clientes morosos que de ser reincidentes será necesario

eliminarlos con el fin de sanear las cuentas por cobrar de la empresa. Una mala

función de cobranzas provocara graves problemas a la gerencia de ventas y a la

empresa.

Una mala función de cobranzas provocará graves problemas a la gerencia de

ventas y a la empresa.

Si la información no es verídica o no se suministra a tiempo, el departamento de

ventas podrá estar despachando pedidos a clientes atrasados en sus pagos, con

lo cual agrava el problema con ellos o por el contrario, puede estar atrasando el

11

MOLINA. A. Víctor, “Estrategias de cobranzas en épocas de crisis”,3° edición, 2005, Pág. 11.

17

despacho de un cliente que está al día con sus compromisos, y en consecuencia,

indisponiendo al cliente contra la empresa.”12

1.2.3.4. Factores que afectan la Cobranza.

Víctor Molina Aznar menciona en su libro lo siguiente: “existen factores internos y

externos que afectan la cobranza:

Los factores internos se refieren a todo aquello que tiene origen dentro de la

empresa y que se refleja en una cobranza lenta, la perdida de algunas cuentas, o

bien a la necesidad de acudir a procedimientos legales de cobro. Dentro de los

factores internos que afectan la cobranza están entre otros los siguientes:

La mala calidad del producto que se ofrece a los clientes.

Promesas indebidas no cumplidas por parte de los vendedores, o bien por

parte del personal del departamento de crédito y cobranzas.

Por falsedades de los vendedores respecto a las características y los

beneficios de los bienes y servicios vendidos.

Por las falsedades de los vendedores respecto a las características y los

beneficios de los bienes y servicios vendidos.

Por no haberse prestado el servicio o si este no fue satisfactorio para el

cliente.

Debido al mal trato a los clientes por parte del cobrador o por el personal

del departamento de crédito y cobranzas.

12 VEGA .Víctor Hugo, “ Mercadeo Básico”, 2° edición, año 2000, Pág. 195

18

Los factores externos pueden serlo de manera general o bien particular. Los

factores pueden referirse a lo siguiente:

Una situación económica mala en alguna o algunas regiones o bien en todo

el país.

La agitación política prevaleciente en la población donde está asentado el

negocio d un cliente, o bien, a nivel nacional.

Pérdidas producidas debido a los fenómenos meteorológicos.

Explosión o incendio en el establecimiento de un cliente.

Conflictos laborales en determinada empresa o rama industrial.

Incumplimientos por parte de los proveedores de la empresa que llevan a

esta, a su vez, a no cumplir los tratos con sus clientes.

1.2.3.5. Consecuencia de no Cobrar o no hacerlo a tiempo.

No cobrar o no hacerlo a tiempo tiene las siguientes consecuencias:

Se pierden ventas, porque al existir cuentas atrasadas no se autorizan

nuevos créditos.

Se pierde el respeto de los clientes, ya que al no haber labor de cobranza

piensan que los plazos para pagar son muy elásticos.

Existe la posibilidad de que la cuenta se vuelva incobrable, o bien se

recupere lentamente.

Se dificulta el manejo interno del departamento de crédito y cobranzas ya

que quedan cuentas sin saldarse, incrementándose su número.

Cuando la recuperación de las cuentas no se efectúa o no se hace a

tiempo, la empresa proveedora tiene que pagar intereses a los bancos y el

dinero por cobrar pierde capacidad de compra debido a la inflación.

19

Además, los clientes nos suelen pagar los intereses normales, mucho

menos los moratorios.

1.2.3.6. Razones por las cuales un cliente se atrasa en sus pagos.

Las razones por las cuales un cliente se atrasa en sus pagos son de variada

naturaleza, siendo las más comunes las siguientes:

Porque no tiene dinero.

Porque no le cumplieron los tratados hechos por la empresa.

Por utilizar dinero ajeno para financiarse.

Por virtud de que devolvió mercancía y no se le ha acreditado en su

cuenta corriente.

Por no respetarse las exigencias los clientes en lo que se refiere a la

documentación requerida para su pago.

Por malos tratos recibidos del personal del departamento de crédito y

cobranzas.

Por haberse otorgado un crédito por el departamento de ventas bajo

condiciones especiales, sin informar al departamento de crédito y

cobranzas.”13

1.2.3.7. Políticas de Cobranzas.

Los procedimientos en el Departamento de Crédito y Cobranzas que se apliquen

en una empresa u organización están determinados por su política general de

cobranzas. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo

razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas

13

MOLINA. A Víctor, “Estrategias de cobranzas en épocas de crisis” ,3° edición, 2005, Pág. 13-14-15-16-17.

20

en los términos convenidos para asegurar así el de beneficio conocido en la

operación.

Las políticas comerciales se pueden distinguir en tres tipos que son:

1.2.3.7.1. Políticas restrictivas.

Este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas

y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener

con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

1.2.3.7.2. Políticas liberales

Las políticas liberales se caracterizan por ser generosas, otorgan créditos

considerando la competencia, no presionan energéticamente en el proceso de

cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para

el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento

de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en las

cuentas incobrables.

1.2.3.7.3. Políticas racionales.

Políticas racionales son las que deben aplicarse de tal manera que se logre

producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el

propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar

y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el

rendimiento sobre la inversión de la empresa.

21

Se otorgan los créditos a plazos razonables según las características de los

clientes y los gastos de cobranzas aplican tomando en consideración los cobros a

efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

1.2.3.8. Razones financieras.

“Las categorías básicas en razones financieras son: razones de liquidez, indicies

de actividad. Las razones de liquidez, índices de actividad miden principalmente el

riesgo en la gestión de cobranzas.

1.2.3.8.1. Razones de Liquidez

a) Liquidez corriente.

Mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones de corto

plazo a medida que estas llegan a su vencimiento. Se presenta de la siguiente

manera:

Liquidez corriente = Activos corrientes

Pasivos corrientes

b) Razón rápida (prueba ácida).

Mide la liquidez que se calcula al dividir los activos corrientes de la empresa

menos el inventario entre sus pasivos corrientes. La razón rápida se calcula de

la siguiente manera:

Razón rápida = Activos corrientes - Inventarios

Pasivos corrientes

22

1.2.3.8.2. Índices de actividad.

Miden la velocidad a la que diversas cuentas se convierten en ventas o efectivo,

es decir, entradas o salidas.

Existen varios índices disponibles para medir la actividad de las cuentas corrientes

más importantes, entre los que se encuentran los siguientes:

a) Periodo promedio de cobro.

El periodo promedio de cobro, o edad promedio de las cuentas cobrar, es útil

para evaluar las políticas de crédito y cobro. Se calcula al dividir el saldo de las

cuentas por cobrar entre las ventas diarias promedio:

Periodo promedio de cobro: = Cuentas por cobrar

Ventas diarias promedio

= Cuentas por cobrar

Ventas anuales

365

b) Rotación de los activos totales.

La rotación de los activos totales indica la eficiencia con la que la empresa

utiliza sus activos para generar ventas. La rotación de los activos totales se

calcula de la manera siguiente:

Rotación de activos totales = Ventas

Total de activos”.14

14

LAWRENCE,J. Gitman, “Administración financiera”,11º edición, 2010, pág. 51-57.

23

1.2.3.9. Proceso de Cobranzas.

Juan José Gilli, nos habla en su libro lo siguiente: “El proceso de cobranzas tiene

lugar toda vez que créditos y cobranzas detecta facturas o documentos en

situación de cobro. La gestión correspondiente dependerá de la modalidad o de

las modalidades adoptadas por la organización y culmina cuando el cobro se

efectiviza y se registra contablemente.”

Gráfico N. 2 Proceso de cobranza.



El proceso se inicia con la verificación del vencimiento de facturas y documentos.

Si el cobro se efectúa a través de cobradores, estos deben recibir la información

pertinente para desarrollar su función.

ENTRADAS

- Facturas y documentos a cobrar.

-Rendición de cuentas (valores y copias de recibos ya emitidos).

PROCESOS

-Verificar vencimiento, facturas y documentos.

-Emitir planilla de cobranzas.

-Gestionar el cobro.

- Emitir recibos.

-Rendir la cobranza.

-Depositos de valor.

-Registrar.

SALIDAS

- Recibos

- Boleta de deposito.

- Subdiario de cobranzas.

ARCHIVO

- Cuenta corriente de clientes.

- Facturas

- Recibos.

- Planillas de cobranzas.

24

Por lo general en cobranzas se registra en un documento (planilla de cobranzas)

los datos correspondientes del cliente y el estado y composición de su deuda, de

acuerdo con la distribución de cobradores que tenga la organización. Los clientes

que se consignan en esta planilla son aquellos cuya factura o documento se

encuentran en situación de cobro de acuerdo con las condiciones pactadas

previamente.

La gestión de cobro consiste en la visita del cobrador al cliente, y en el caso de

que en esta se concrete el cobro, se procede emitir el recibo correspondiente y a

efectuar la anotación en la planilla de cobranzas, donde también asientan los

motivos en caso de resultar infructuosa su gestión.

La actividad de rendición de la cobranza se concreta cuando el cobrador entrega

los valores y recibos en tesorería y la planilla de cobranzas, que resume su

gestión de cobranzas, previa conformidad de tesorería por la recepción de los

valores.

El proceso concluye cuando contabilidad lleva acabo el registro de la cobranza, en

forma simultánea con la contabilización de los ingresos se debe actualizar la

cuenta corriente de clientes y saldos con los pagos recibidos.

En el proceso de cobranzas puede utilizarse un sistema informático que permita,

concluida la facturación, actualizar automáticamente el estado de cuenta de cada

cliente, por lo que el departamento de crédito y cobranzas solo deberá verificar el

estado de cuentas vencidas para iniciar su gestión de cobro. Este mismo proceso

generará incluso la información que la gerencia requiera para la toma de

decisiones.” 15

15

GILLI. Juan J, “ Diseño organizativo: estructura y procesos”, 1° edición, 2007, Pág. 261-262-264-265-270

25

1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES

DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL

OBJETO DE INVESTIGACIÓN.

La presente tesis trata temas relevantes de gran importancia para el presente

objeto de investigación que se sustentarán en los autores tales como: Zapata

Pedro, Rodrigo Estupiñan, Samuel Mantilla, Aguirre Juan, Molina Víctor entre

otros, a tratarse en la empresa “INCAVIT S.A” de los cuales tenemos los

siguientes:

La contabilidad, dentro de una empresa sirve para satisfacer la necesidad

que tiene de llevar un control de sus ingresos y gastos, en términos

mercantiles y financieros. De esta forma se obtendrá mayor productividad y

aprovechamiento de su patrimonio. Por lo tanto, la contabilidad aporta a la

obtención de información para cumplir con sus obligaciones de carácter

legal.

La auditoría, en las empresas evalúa el grado de eficiencia y eficacia con

que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de

los planes y orientaciones de la gerencia, demostrando así la razonabilidad

de la situación actual de la empresa.

El sistema de control interno, es importante en esta investigación, el mismo

que siendo implementado adecuadamente con todos sus elementos, sirve

de ayuda para proporcionar seguridad razonable en cuanto al logro de los

objetivos planteados en la empresa garantizando la eficiencia y la eficacia

de los mismos y de esta manera dar solución al problema existente.

Posteriormente la gestión de Cobranzas, es de gran importancia en una

empresa porque está orientada a disminuir la morosidad de cartera

mediante un proceso de cobro efectivo, con este objeto de estudio realizado

26

se pretende determinar la solución al problema que mantiene la empresa

en la actualidad.

1.4. CONCLUSIONES.

El presente Capítulo, está sustentado por el Marco Teórico de las variables

independiente que es el Sistema de Control Interno y la dependiente la Gestión

de Cobranzas, fundamentado bibliográficamente con temas y subtemas

actualizados de autores versados en esta temática, que permiten sustentar el

desarrollo de la propuesta. El mismo que se concluye de la siguiente manera:

El Sistema de Control Interno, se determinó que es el encargado de

evaluar los niveles de autoridad dentro de la empresa, la dirección y

desempeño del personal, la creación de políticas y lineamientos

estratégicos para cada área y actividad que se realiza en la empresa, la

valoración de los riegos a los que está expuesta toda organización,

métodos y sistemas de monitoreo para toda actividad planteada, por lo

tanto es de valiosa importancia el diseño del sistema de control interno en

la empresa “INCAVIT S.A.”

Se constató que la Gestión de Cobranzas tiene un correcto manejo de

cobrar de manera adecuada a sus clientes y conseguir un flujo de cobros

que se le permita funcionar sin tensiones de liquidez ni sufrir pérdidas por la

morosidad o insolvencia de sus deudores.

Por último con la valoración crítica de las distintas posiciones teóricas del

objeto de investigación se pudo determinar que la temática aplicada sirve

de apoyo para el desarrollo de la presente tesis, concluyendo de esta

manera que con la variable dependiente e independiente se sustenta

científicamente la propuesta.

27

CAPÍTULO II

2. MARCO METODOLÓGICO.

2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EL CONTEXTO

INSTITUCIONAL.

Incavit es una empresa que inició sus actividades comerciales en el año de 1974

con el nombre Bahía, con la finalidad de buscar un mejor mercado se extiende a la

provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en el año de 1984 bajo el nombre

comercial de IMCOVISA.

En el año 1986 era una empresa dedicada exclusivamente a la comercialización e

importación de materiales de construcción, a partir del año 1996 empezó con

pequeñas importaciones de zinc, a inicios del año 2001 instaló su primera fábrica

de perfilerìa y caucho, luego en el año 2004 por decisiones internas de sus

directivos se cambió de dueños y pasó a denominarse INCAVIT S.A.

Después de continuos esfuerzos colectivos de directivos, administradores y

colaboradores INCAVIT S.A. logra implementar su tercera fábrica de zinc y techo

en el año 2009.

Con estos antecedentes podemos describir que INCAVIT se dedica a la

fabricación de caucho natural, canales, correas, zinc, techo, comercialización de

laminados, tool, tubería en acero y perfilerìa en general entre los cuales se

destaca el zinc y techo con la marca INCAVIT.

En la actualidad debido a la gran acogida que ha tenido el consumo interno, las

empresas han crecido de una forma notable como es el caso de INCAVIT, es por

ello que la empresa previo a un análisis de investigación realizado se pudo

28

detectar que tiene problemas de control y vigilancia en lo que respecta al

departamento de cobranzas, bajo esta dificultad mencionada se propone diseñar

un Sistema de Control Interno que permita mejorar la Gestión de Cobranzas en la

empresa “INCAVIT S.A.”

2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

2.2.1. Modalidad de la Investigación.

Para el desarrollo de la presente investigación científica sobre el “Sistema de

Control Interno y Gestión de Cobranzas en la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO

Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A” en la ciudad de Santo Domingo, se utilizará la

modalidad cualitativo y cuantitativo, con tendencia a cuantitativo.

El Paradigma Cuantitativo, porque se relacionan los procesos contables con

números, además de las cifras, porcentajes, cuyos resultados serán examinados y

fundamentados científicamente mediante la interpretación de los datos de las

encuestas y entrevistas que se realizó, permitirán mejorar la Gestión de

Cobranzas.

El Paradigma Cualitativo, porque en la investigación se observó hechos, además

a través del marco metodológico se puede interpretar la información obtenida en

las encuestas, con estos elementos se evaluarán e identificarán claramente los

problemas y su posible solución que permitirán mejorar la Gestión de Cobranzas,

con el fin de aumentar su rentabilidad en sus finanzas.

2.3. TIPO DE INVESTIGACIÓN.

Esta investigación se sustenta como base legal en las normas internacionales de

información financiera la NIIF 39 la misma que hace referencia a las cuentas por

cobrar que se las conoce como activo financiero.

29

Los tipos de investigación utilizados en la investigación son los siguientes:

2.3.1. Investigación de Campo.

Se utilizó la investigación de campo porque nos permitió determinar la

problemática de la empresa al verificar sus deficientes procesos contables-

auditores, a fin de que los datos recopilados sean válidos para una óptima toma

de decisión, la misma que se evidencia a través de las encuestas al personal

contable y administrativo, clientes y proveedores de la empresa INDUSTRIA DE

CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A”.

2.3.2. Investigación Bibliográfica.

Esta investigación consiste en fundamentar los conocimientos adquiridos en

diferentes libros, apuntes, revistas e Internet, los mismos que serán de mucha

utilidad para obtener información que se requiere en esta investigación para el

diseño de un Sistema de Control Interno y Gestión de Cobranzas en la empresa

INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A”

2.3.3. Investigación Descriptiva.

Esta investigación estudia, analiza y describe datos y características de la

población o fenómeno en estudio, sobre cómo una persona, grupo o cosa se

conduce o funciona en el presente y situaciones actuales de la empresa.

2.3.4. Investigación Explicativa.

Esta investigación busca el porqué de la problemática, estableciendo relaciones

de causa- efecto del problema existente en este caso la Gestión de Cobranzas

actual de la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A”.

30

2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA.

2.4.1. Población.

Es el conjunto de todos los individuos cuyo conocimiento es objeto de interés

desde un punto de vista estadístico.

La población que será tomada en cuenta para nuestro objeto de estudio, es la

empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A”, en la

ciudad de Santo Domingo, la misma que está distribuida de la siguiente manera:

Tabla N. 4 La Población.

Esta población se determina en base al personal administrativo con que cuenta la

empresa INCAVIT.



INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO Y VITERI “INCAVIT S.A.”

# UNIDAD DE PERSONAS CANTIDAD

GERENTE 1

CLIENTES INTERNOS 5

CLIENTES EXTERNOS 800

TOTAL 806

31

2.4.2. Muestra.

Es la selección de una pequeña parte estadísticamente determinada, utilizada

para inferir el valor de una o varias características del conjunto.

Para el caso de la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI

“INCAVIT S.A”, como la población es grande su universo lo determinaríamos

mediante el tamaño de la muestra.

Por medio del siguiente cálculo:

Formula:

( )

n꞊ Tamaño de la muestra.

E꞊ Coeficiente de error 5%

Clientes Externos:

( )

n꞊ 266

El número de la población a investigar es de 266 personas.

32

2.5. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS.

2.5.1. MÉTODOS.

2.5.1.1. Método Inductivo-Deductivo.

Es un método mediante el cual parte del estudio de casos o hechos particulares

para llegar al descubrimiento de un principio o ley general.

Es decir permite el tránsito de lo particular a lo general, lo que se complementa

con el procedimiento deductivo, el mismo que constituye un conjunto de pasos que

parten de cierta verdad establecida para llegar a otras; el método deductivo sigue

un proceso sintético analítico es decir lo contrario al método inductivo, para el

presente caso significa analizar cada una de las causas que hacen que la

empresa no haya podido obtener un manejo adecuado en la Gestión de

Cobranzas.

2.5.1.2. Método Analítico-Sintético.

Este método se utilizará para analizar aspectos físicos, bibliografía existente sobre

la temática, cuando se analice problemas existentes en esta empresa para llegar a

particularidades, causas y efectos, y con esto presentar síntesis que serán

presentadas en el informe final. Utilizando la información obtenida para emitir

conclusiones y recomendaciones para la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y

ACERO VITERI “INCAVIT S.A”.

2.5.2. TÉCNICAS.

Las técnicas que se utilizaron fueron la encuesta y la entrevista:

33

2.5.2.1. Encuesta.

Esta técnica es importante ya que está destinada a obtener datos que permita

recopilar información mediante cuestionarios.

La encuesta es una serie de preguntas realizada por el investigador, se realizó las

encuestas al personal interno y externo de la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO

Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A” con el propósito de estar al tanto de la

apreciación y el juicio de los encuestados de tal modo que permita analizar y dar

las soluciones pertinentes.

2.5.2.2. Entrevista.

Es la técnica de investigación destinada a obtener información necesaria de la

situación actual directa y clara en la que se encuentra la empresa, la cual es

elaborada previamente por el investigador. Para el trabajo investigativo las

entrevistas se aplicaron al Gerente.

2.5.2.3. Observación Directa.

Mediante esta técnica se puso observar de manera más práctica el funcionamiento

de la empresa y así poder determinar cuáles son las falencias o debilidades de la

empresa y poder dar soluciones acertadas.

2.5.3. INSTRUMENTO.

Los instrumentos a utilizarse en la presente investigación son:

34

2.5.3.1. Cuestionario de entrevista.

Son las series de preguntas aplicadas a los clientes internos y externos de la

empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO VITERI “INCAVIT S.A”.

2.5.3.2. Guía de entrevista.

Es la asesoría de investigación de información directa de la situación actual de la

empresa. Aplicándose al Gerente de la empresa INDUSTRIA DE CAUCHO Y

ACERO VITERI “INCAVIT S.A”.

2.6. INTERPRETACIÓN DE LA ENCUESTA.

2.6.1. Entrevista dirigida al gerente de la empresa “INCAVIT S.A.”

Primera pregunta.- ¿El personal del departamento de cobranzas conoce por

escrito las funciones que debe cumplir?

No, pero considero importante que debemos crearlas para obtener resultados

veraces y eficientes de nuestros empleados que realizan esta actividad.

Segunda pregunta.- ¿Cuáles son las partes más importantes que se deben

conocer en la gestión de cobranzas?

Las partes importantes que se debe considerar en la gestión de cobranzas es

conocer toda la información básica del cliente, las condiciones del crédito y las

habilidades y destrezas de los vendedores a crédito.

Tercera pregunta.- ¿Cuál es el riesgo que tiene la empresa al otorgar un crédito a

clientes con deudas pendientes en el sistema financiero?

35

El riesgo que tiene Incavit es cuando se otorga un crédito a un cliente que no

cuenta con un respaldo legal de un pagare, o un garante que comprenda al

codeudor a cumplir con los compromisos adquiridos. Es por ello que es necesario

crear políticas de concesión de créditos para disminuir el riesgo que tiene la

empresa.

Cuarta pregunta.- ¿Se han otorgado descuentos por pronto pago a clientes que no

han cancelado sus facturas en el lapso estipulados?

Si, básicamente en los 5 y 8 primeros días otorgamos a nuestros clientes un

descuento del 5%.

Quinta pregunta.- ¿Cuál es el índice de morosidad? Y a su criterio ¿Cuáles son las

razones?

En la actualidad el índice de morosidad que cuenta Incavit es de un 5% y una de

la razones se da porque no existe la documentación necesaria para ejercer la

acción de cobro legal de los clientes que se encuentran en morosidad.

Sexta pregunta.- ¿Cuál es el promedio de antigüedad de la cartera morosa?

El promedio que tiene de antigüedad de la cartera morosa de Incavit es de 180

días.

Séptima pregunta.- ¿Se ha diseñado políticas de cobranzas?

No se ha desarrollado políticas de cobranzas, es por ello que considero importante

el diseño de un modelo de sistema de control interno que permita mejorar la

gestión de cobranzas a fin de crear una nuevas estrategias en políticas de crédito

y cobranzas que nos permita cumplir con las nuevas regulaciones del sistema

financiero del País.

36

Octava pregunta.- ¿El personal cuenta con las herramientas necesarias para

realizar la gestión de cobranzas?

Dentro de las políticas de cobranzas, considero que sería importante crear

herramientas necesarias a fin de tener una recuperación efectiva de cartera.

Novena pregunta.- ¿Cada qué tiempo el personal que conforma el área de

cobranzas recibe capacitación por parte de la empresa “INCAVIT”?

En la actualidad no hemos optado por capacitar al departamento de cobranzas.

Décima pregunta.- ¿La empresa tiene formas de salvaguardar los activos?

Si, mensualmente la empresa realiza la información crediticia para el Buro de

Créditos en la empresa de Credireport, considerando a los clientes que se

encuentran al día y los clientes que se encuentran en mora de esta manera

salvaguardamos nuestro crédito.

37

2.6.2. Encuesta dirigida a los clientes internos de la empresa “INCAVIT S.A.”

Tabla N. 5 Tabulación de las encuestas dirigida a los clientes internos de la empresa “INCAVIT S.A.” (Parte 1).



Nº PREGUNTA SI NO TRIMESTRAL SEMESTRAL ANUAL NUNCA 1 ¿Existe un manual de políticas,

normas para la concesión de los créditos y el proceso de cobranzas?

100%

2 ¿Existe un manual de procedimientos para la concesión de los créditos y el proceso de cobranzas?

100%

3 ¿La empresa utiliza un sistema automatizado eficiente para la realización y registro de sus operaciones de gestión de cobranzas?

100%

4 ¿Tiene algún tipo de control del trabajo que Ud. realiza en la gestión de cobranzas?

100%

5 ¿Cada qué tiempo recibe capacitación el departamento de cobranzas por parte de la empresa?

100%

38

Tabla N. 6 Tabulación de las encuestas dirigida a los clientes internos de la empresa “INCAVIT S.A.” (Parte 2).



Nº PREGUNTA SI NO SEMANAL MENSUAL TRIMESTRAL NO LO

HACE

BAJO MEDIO ALTO

6 ¿Se efectúan arqueos periódicos de la documentación pendiente de cobro?

70% 30%

7 ¿Se mantienen debidamente integrados y depurados los saldos de la cuentas de clientes?

20% 80%

8 ¿Se exige el cumplimiento de los plazos de crédito a los clientes?

100%

9 ¿Cada qué tiempo Ud. emite los informes de gestión de cobranzas?

100%

10 ¿Cuál es el nivel de riesgo que tiene Incavit al otorgar un crédito a clientes con deudas pendientes en el sistema financiero?

85% 15%

39

2.6.3. Encuesta dirigida a los clientes externos de la empresa “INCAVIT S.A.”

Tabla N. 7 Tabulación de las encuestas dirigidas a los clientes externos de la empresa “INCAVIT S.A.”(Parte 1).

Nº

PREGUNTA SI NO FINANCIAMIENTO FACILIDAD DE PAGO

MONTO DE COMPRA

1 ¿Qué le motiva comprar a crédito en esta empresa?

10% 65% 25%

2 ¿Conoce Ud. las políticas de crédito y cobranzas que tiene Incavit?

20% 80%

3 ¿Conoce Ud. el actual proceso de cobranzas que realiza Incavit?

5% 95%

4 ¿El personal encargado de realizar la venta es el mismo que gestiona la cobranza?

20% 80%

5 ¿Ha tenido Ud. algún problema al momento de cancelar su crédito en el departamento de cobranzas?

25% 75%

6 ¿Cree Ud. que es necesario crear un nuevo proceso de cobro para mejorar la gestión de cobranzas?

85% 15%



40

Tabla N. 8 Tabulación encuestas dirigidas a los clientes externos de la empresa “INCAVIT S.A.” (Parte 2).

Nº PREGUNTA SI NO SIEMPRE

A VECES

NUNCA

LLAMADAS TELEFONICAS

EMAIL

FAX

MENSAJE VIA CELULAR

CITAS PERSONALES

CARTAS/OFICIOS

EXCELENTE

BUENO MALO

7 ¿El departamento de cobranzas le recuerda oportunamente el vencimiento de sus valores mensuales?

5 75 20

8 ¿Recibe Ud. un estado de cuenta actual de su deuda pendiente a crédito?

100

9 ¿Cómo le gustaría recibir la notificación de cobranza de Incavit?

45 20 10 5 13 7

10 ¿Cómo calificaría Ud. la gestión de cobranza que realiza Incavit?

75 25



41

2.7. VERIFICACIÓN DE IDEA A DEFENDER.

La investigación de campo realizada a los clientes internos, externos y al

Gerente, permitieron determinar que si existe el problema en la empresa,

reflejándose en las preguntas dos, tres y cuatro de la encuesta realizada a los

clientes internos que consideran que la empresa no cuenta con procedimientos

para la concesión de créditos y proceso de cobranzas, no existe un sistema

eficiente para el registro de sus operaciones y no hay un control de las

actividades dentro del departamento de cobranzas.

Las preguntas dos y tres de la encuesta realizada a los clientes externos dieron

como resultado que los clientes no conocen las políticas de crédito y los

procesos de cobranzas de la empresa. En la entrevista dirigida al gerente se

concluye que si se debe manejar la gestión de cobranzas bajo parámetros de

un sistema de control interno que permita mejorar con el sistema financiero de

la empresa.

Por lo expuesto se comprueba la idea a defender.

2.8. CONCLUSIONES.

De acuerdo a la investigación realizada en la empresa “INCAVIT S.A.”

se analiza lo expuesto en la encuesta dirigida a los clientes internos, al

tabular las preguntas 1, 2 y 3 se determina que la empresa no cuenta

con manual de políticas, normas para la concesión de los créditos,

manual de procedimientos para la concesión de créditos y proceso de

cobranzas y menos con un sistema automatizado eficiente.

Al analizar las preguntas 4, 5 y 6, se pudo constatar que la empresa no

cuenta con algún tipo de control al realizar las cobranzas de sus clientes

y tampoco se está capacitando al personal que labora, por lo que se

está realizando arqueos periódicos de la documentación pendiente de

cobro.

42

Las preguntas 7, 8,9 y 10 nos indican que el departamento de cobranzas

no está llevando secuencialmente los saldos de las cuentas pendientes

debidamente integrados y depurados, ni se está exigiendo el

cumplimiento de los plazos a crédito de todos los clientes, ni mucho

menos realizando informes de cobranzas en ningún tiempo determinado

por parte del personal encargado. Por lo tanto el nivel de riesgo que

tiene Incavit al otorgar un crédito a clientes con deudas pendientes en el

sistema financiero en su mayoría es alto.

La investigación realizada a los clientes externos nos expone lo

siguiente: en las preguntas 1, 2 y 3 nos indica que lo que les motiva a

los clientes comprar a crédito en esta empresa es su facilidad de pago,

pero que no conocen abiertamente las políticas de crédito y cobranzas

que tiene Incavit, ni su actual proceso de cobranzas.

Analizando las preguntas 4, 5 y 6 se determinó que el personal

encargado de realizar la venta es el mismo que gestiona la cobranza,

por lo que el cliente nos indica que ha tenido inconvenientes al momento

de cancelar su crédito, porque la persona encargada no se encuentra en

el departamento de cobro y que por lo tanto es necesario crear un nuevo

proceso de cobro para mejorar la gestión de cobranzas.

Las preguntas 7, 8, 9 y 10 nos indica que el departamento de cobranzas

no recuerda oportunamente el vencimiento de los valores mensuales, ni

entrega estados de cuenta actuales de deudas pendientes a crédito a

los clientes, por lo que se comprobó que a los clientes les gustaría

recibir su notificación de cobranzas utilizando llamadas telefónicas, email

y citas personales y otras más concurrentes como él envió de mensajes

de texto de móvil.

De esta manera queda justificada la necesidad de presentar la propuesta de

diseñar un sistema de control interno que mejorará la gestión de cobranzas. De

acuerdo a las conclusiones de los párrafos anteriores se diseña la siguiente

propuesta:

43

CAPÍTULO III

3. MARCO PROPOSITIVO.

3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL

INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS

EN LA EMPRESA INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO

“INCAVIT S.A” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.

3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.

3.2.1. Justificación.

Los grandes problemas que hoy en día enfrentan las empresas, es la dificultad

permanente de realizar una cobranza adecuada a sus clientes y conseguir un

flujo de cobros que les permita funcionar sin tensiones de liquidez ni sufrir

pérdidas por la morosidad o insolvencia de sus deudores, por lo que se

considera importante el diseño de un Sistema de Control Interno en una

empresa.

El Sistema de Control Interno ayuda obtener información financiera correcta y

segura, permitiendo el manejo adecuado de los bienes y los recursos

(humanos, materiales y financieros) disponibles para ser utilizados en forma

eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su

custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos como se expresa en

el Capítulo II del Marco Teórico.

Según lo expuesto en los capítulos anteriores y en el enunciado de las

conclusiones se pudo detectar que la empresa en la actualidad tiene problemas

de gestión de cobranzas, por lo que se sugiere la aplicación de un Sistema de

Control Interno, implementado con manuales de políticas, funciones y

procedimientos, los mismos que ayudarán a mejorar adecuadamente todas las

tareas y procesos del departamento de cobranzas.

44

Por tanto se justifica el diseño del Sistema Control Interno para la Gestión de

Cobranzas en la empresa “INCAVIT S.A.”

3.2.2. Objetivo General.

Mejorar la Gestión de cobranzas a través de un diseño de Sistema de Control

Interno, en la empresa “INCAVIT S.A.”

3.2.2.1. Objetivo Específicos.

3.2.2.1.1. Mejorar el ambiente de control en la empresa “INCAVIT S.A.”

3.2.2.1.2. Implementar mecanismos para identificar la valoración de riesgos de

la empresa.

3.2.2.1.3. Realizar actividades de control para mejorar la gestión de cobranzas

de la empresa.

3.2.2.1.4. Diseñar formatos para obtener mayor información y comunicación de

los departamentos respectivos de la empresa “INCAVIT S.A.”

3.2.2.1.5. Programar un monitoreo en la empresa “INCAVIT S.A.”

3.2.3. Propuesta del Sistema de Control Interno.

La propuesta se sustenta en los siguientes elementos:

3.2.3.1. Ambiente de control.

3.2.3.1.1. Integridad y Valores éticos de la empresa.

a) La integridad en las empresas es obrar con rectitud y apego a los

principios.

45

El principio de liderazgo es impartir justicia en las decisiones y ello solo se

logra con la integridad de nuestros actos. Integridad es elegir hacer lo

correcto lo que va de acuerdo a los principios, no necesariamente lo más

conveniente para los intereses, es el cumplimiento del deber como misión.

Implica obrar de acuerdo a los principios de verdad, de respeto a los

compromisos contraídos y de honestidad consigo mismo y con los demás.

b) Valores éticos propuestos.

Responsabilidad, en todas y cada una de las actividades que

desarrolla la organización tanto con su cliente interno y externo.

Ética profesional, en el manejo de los recursos con los que cuenta la

empresa utilizándolos con eficiencia y eficacia por el bienestar de la

organización.

Honestidad, en todas las labores empresariales velando por el

cumplimiento de las actividades de la organización libre de cualquier

indicio de corrupción.

Lealtad, tanto de los clientes que conforman la empresa como de la

administración de la misma.

Servicio incondicional, teniendo como único fin la satisfacción de las

necesidades de sus clientes.

Compromiso, por el desarrollo y bienestar de la empresa trabajando

tesoneramente por su progreso y productividad.

Integración, tanto interna como externamente: desde las diferentes

áreas que conforman la empresa como la misma con la sociedad.

46

Mística corporativa, estableciendo la nueva filosofía empresarial a

través del fortalecimiento de la cultura organizacional, buscando la

competitividad y posicionamiento cada vez más representativo en el

mercado.

Calidad, en todas y cada una de las actividades que realice la

empresa buscando siempre la satisfacción de las necesidades.

El ambiente formal de la integridad y valores éticos en una empresa, no solo es

importante porque motiva a los empleados a comportarse éticamente, sino

porque estos pueden apoyarse en una buena política de la compañía cuando

desean hacer respetar sus propios valores; las personas desean identificarse

con su organización, necesitan confiar y creer en la organización para la cual

trabajan, puesto que contribuye con su esfuerzo al éxito de ella.

Por tanto se sugiere la aplicación de los mismos en la empresa “INCAVIT S.A.”

3.2.3.1.2. Filosofía y el estilo de operación de la administración.

El gerente efectivo debe ser humano, benevolente y justo con una elevada

práctica de valores, proactivo, con excelente relaciones humanas con

capacidad de resolver conflictos administrativos y del personal que labore bajo

su mando. El mismo que es vital para la supervivencia de cualquier empresa u

organización, para guiar, dirigir cuidar, planificar, controlar y supervisar.

Un estilo gerencial excelente es aquel que logra los mejores resultados, pues

su estilo coincide frecuentemente con las situaciones a las que se enfrenta,

parte importante del rol de la gerencia consiste en la jerarquización y

priorización de cada aspecto de la actividad de una empresa.

Por tanto queda figurado el estilo de gerencia que se sugiere para la empresa

“INCAVIT S.A.”

47

3.2.3.1.3. Comité de Auditoría.

El Comité de Auditoría es un órgano que tiene como finalidad verificar que el

Sistema de Control Interno de la empresa funcione de manera eficaz y

asegurar que el trabajo desarrollado por los auditores externos se realice de

forma apropiada.

El Comité de Auditoría está integrado por los miembros de la Junta Directiva

quienes deberán cumplir las siguientes funciones que se detallan a

continuación:

Responsable de la selección, designación, evaluación, compensación,

supervisión y cese de auditores externos e internos.

Confirmar el estatuto de auditoría interna y su plan de actividades, así

como sus recursos.

Asegurar la independencia de criterio de la actividad de auditoría externa

e interna.

Recibir informes resumidos de los trabajos de auditoría interna, sus

recomendaciones y las medidas tomadas por la administración para ser

implementadas.

Adoptar procedimientos para el manejo de reportes relacionados con

asuntos contables o de auditoría, incluyendo métodos anónimos y

confidenciales para el manejo de reportes expresados por empleados.

Reforzar los procesos de supervisión de la empresa.

Entender y evaluar conjunto de riesgos, oportunidades y retos de su

empresa.

48

Evaluar la efectividad del control interno, el cumplimiento de

disposiciones, los principios, criterios y prácticas contables correctas, las

transacciones con terceros relacionados, la auditoría interna.

Apoyar y proporcionar al consejo de administración (Directorio),

mediante una opinión independiente y profesional, sobre el control

interno y la auditoría externa e interna.

Propiciar la comunicación entre los miembros del directorio, el gerente

general, la auditoría interna y la auditoría externa.

Informar al consejo de administración (Directorio) y a la junta general de

socios.

Debe entregar un reporte anual de sus actividades al consejo de

administración (Directorio).

3.2.3.1.4. Compromiso para la Competencia.

Las competencias que el personal debe tener para ser seleccionado por el

departamento de Recursos Humanos, y que se las sugiere para que sean

aplicadas para los empleados de “INCAVIT S.A” son las siguientes:

Integridad.- Capacidad para mantenerse dentro de las normas sociales,

organizacionales y éticas dentro de las actividades relacionadas con el

trabajo.

Adaptabilidad.- Capacidad para permanecer eficaz dentro de un entorno

cambiante, como a la hora de enfrentarse a nuevas tareas,

responsabilidades o personas.

49

Planificación y Organización.- Capacidad para establecer eficazmente

un orden apropiado de actuación personal o para terceros con el objetivo

de alcanzar una meta.

Capacidad crítica.- Habilidad para la evaluación de datos y líneas de

actuación, así como para tomar decisiones lógica de una empresa

imparcial y desde un punto de vista irracional.

Espíritu comercial.- Capacidad para entender aquellos puntos clave del

negocio que afectan a la rentabilidad y al crecimiento de una empresa y

actuar de manera pertinente para maximizar el éxito.

Iniciativa.- Influencia activa en los acontecimientos en lugar de

aceptación pasiva los mismos, visión de oportunidades en ellos.

Comunicación oral persuasiva.- Capacidad para expresar ideas o

hechos claramente y de una manera persuasiva. Convencer a los otros

del punto de vista propio.

Sociabilidad.- Capacidad para mezclarse fácilmente con otras personas.

Locuaz, abierto y participativo.

Trabajo en equipo.- Disposición para participar como miembro

totalmente integrado en un equipo del cual no se tiene por qué ser

necesariamente el jefe; colaborador eficaz.

Atención al cliente.- Exceder las expectativas del cliente demostrando un

compromiso total en la identificación de cualquier problema y

proporcionando las soluciones más idóneas para satisfacer sus

necesidades.

Compromiso.- Creer en el propio trabajo o rol y su valor dentro de la

empresa.

50

Gráfico N. 3 Organigrama actual del departamento de crédito y cobranzas

de la empresa INCAVIT.



DPTO. CRÉDITO

GERENTE

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS

CONTADOR

DPTO. DE COBRANZAS

ANALISTA DE

CREDITO

COMISIONISTA 1

COMISIONISTA 3

COMISIONISTA 2

51

3.2.3.1.5. Organigrama Estructural propuesto para la empresa “lNCAVIT S.A.”

Gráfico N. 4 Organigrama Estructural Propuesto.



JUNTA GENERAL

GERENTE GENERAL

SECRETARIA AUDITORÍA INTERNA

AREA DE COMERCIALIZACIÓN AREA DE RRHH

AREA ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

AREA DE

PRODUCCIÓN

COMERCIO

EXTERIOR

COMERCIO

NACIONAL

IMPORTACIÓN

EXPORTACIÓN

COMPRAS

VENTAS

PERFILERIA

AGRICOLA

GANADERIA

CAUCHO

CONTABILIDAD

CRÉDITO Y COBRANZAS

BODEGA

FACTURACCIÓN

52

3.2.3.1.6. Reglamento Interno del personal.

De la mano del código del trabajo se crea un reglamento interno del personal

que permite regular su comportamiento laboral dentro de la empresa.

Asistir puntualmente al horario de trabajo, reuniones de trabajo y cursos

de capacitación a cuando fueren convocados.

Acatar a cabalidad las órdenes laborales e instrucciones que le

impartan sus superiores.

Mantener buenas relaciones laborales, respetando a sus superiores y

fomentando el compañerismo con los demás miembros de la empresa.

Usar sin excepciones los uniformes de trabajo suministrados por la

empresa, en el caso de los vendedores mantener en alto su imagen

personal, tomando en cuenta que representan a la organización. En el

caso de los despachadores portar camisetas, carnet que permita

identificarlos como colaboradores de la empresa.

Mantener limpio su lugar de trabajo y cuidar de su higiene personal.

Brindar a los clientes una atención amable y cortes, respetando su

opinión, pues ellos son la razón de ser de la empresa.

Utilizar y mantener en buen estado los recursos de la empresa como,

vehículos, equipos, maquinarias entre otros; los mismos que deberán

utilizarse estrictamente en funciones laborales.

Otorgar al empleado la información clara y precisa que se requiere al

momento de ingresar como personal de la empresa.

53

Prohibiciones del Personal:

Promover la indisciplina en la empresa.

Abandonar los puestos de trabajo sin autorización previa del jefe

superior.

Asistir en estado etílico o bajo el efecto de estupefacientes u otras

drogas, peor aún llevarlas al interior de la empresa.

Sustraer dinero u otro recurso de la empresa, o utilizando para cualquier

uso personal.

Sacar documentos o divulgar información de orden interno de la

empresa, peor aún utilizar el nombre de la empresa INCAVIT S.A. para

fines ajenos o ilícitos.

Se prohíbe dar mal trato a los clientes internos y externos de la

empresa.

Faltar el respeto a los compañeros superiores y subordinados.

Sanciones del personal:

La puesta en práctica de las sanciones, se realiza para corregir la

inobservancia, desobediencia del reglamento interno establecido, creado con el

fin de educar y disciplinar al personal de INCAVIT S.A.

Si la falta se realiza por primera vez, se amonestara verbalmente.

Si reincidiera, amonestación será escrita a través de un memorando.

54

Si volviese a reincidir por tercera vez, se impondrá una multa

correspondiente al 25% de su sueldo mensual.

Si por cuarta ocasión, reincide en la falta se dará lugar a terminación del

contrato laboral.

Obligaciones del Empleador:

Pagar a sus empleados el sueldo y demás compensaciones de ley en

forma puntual.

Suministrar al personal con equipos, herramientas, uniformes e

implementos de seguridad para el normal cumplimento de sus funciones

laborales.

Brindar al personal, un lugar de trabajo adecuado y seguro, que

garantice el desempeño y auspicie un ambiente agradable de trabajo.

Promoverla capacitación del personal en las diferentes áreas de trabajo

en forma permanente.

Afiliar al IESS, a todo el personal, desde el primer día de trabajo.

Dar permiso para que los empleados reciban atención medica cuando

fuere necesario.

Velar por el estricto cumplimiento del reglamento interno de la empresa.

3.2.3.2. Valoración de riesgos.

3.2.3.2.1. Diagnóstico de la empresa “INCAVIT S.A.”

Foda- Departamento de Cobranzas.

55

Fortalezas:

Facilidad de pago en los créditos.

El servicio de crédito es brindado con amabilidad, cordialidad y un buen

trato al cliente.

Habilidad en la venta de los productos que se ofrece por parte de los

vendedores.

Ofrece productos de calidad.

Maneja buenos precios que hace más difícil la oportunidad a la

competencia.

Debilidades:

El Departamento de Cobranzas no cuenta con manuales de políticas

de crédito documentadas.

El Departamento de Cobranzas no cuenta con manuales de

procedimientos documentados.

La empresa mantiene ventas a créditos que exceden a los cupos

establecidos por la empresa.

Falta de análisis al momento de otorgar un crédito por parte del

departamento de Crédito y Cobranzas.

El Departamento de Cobranzas no cuenta con un proceso sistemático

en su sistema contable actual.

56

El personal de cobranzas no recibe ningún tipo capacitación por parte de

la empresa.

Oportunidades:

Mercado competitivo lo cual permite crecer y mejorar los procesos.

Alcanzar mercado en otras regiones del país.

Amenazas:

La competencia.

Baja de liquidez (efectivo disponible) al otorgar muchos créditos.

Alto riesgo de morosidad en la cartera de crédito.

3.2.3.2.2. Riesgos en Gestión de Cobranzas.

Se debe eliminar los procesos confusos por la falta de procedimientos

establecidos esto es referencia a la falta de un manual formal por lo que se

realizará más adelante un manual de procedimientos.

Se debe eliminar el desempeño deficiente y por ende los retrasos en los logros

de los objetivos planeados por la empresa.

Otro de los riesgos que se pueden dar dentro de las actividades realizadas se

encuentra la lenta realización de seguimiento de las cuentas por cobrar.

Dentro de los riesgos que pueden suceder dentro de la empresa se encuentran

los siguientes:

57

Tabla N. 9 Riesgos.

Área Riesgos

Tecnología Falta de un sistema adecuado para el área de cobranzas.

Recursos Humanos Falta de capacitación al Personal.

Operativos

Inexistencia de un Manual de políticas y normas de cobranzas.

Inadecuado Manejo de los saldos de las cuentas por cobrar.

No existe seguimiento del cumplimiento de los plazos de crédito.

Inexistencia de límite de créditos a clientes.

Falta de análisis de capacidad de pago de los clientes.

Personal

Pocas opciones para disminuir cuentas por cobrar.

Falta de informes de Gestión de cobranzas.

Falta de análisis de las cuentas por cobrar.

Poco seguimiento de los clientes con deuda.



En este cuadro se muestran las áreas y los riesgos que se pueden presentar,

para lo cual se realiza un control de riesgos con una Matriz de riesgo y

respuesta al Riesgo que se muestra a continuación:

58

Tabla N. 10 Matriz de riesgos y respuesta al riesgo.



RO RL RT FI FE PC IN RL PREVENTIVO DETECTIVO

Inexistencia de un Manual de de

politicas y normas de cobranzas x x x x x D

Creacion de un manual de

Control A X A

Inexistencia de un Sistema

automatico para el area de

cobranzas

x x x D

Adquisicion de un sistema

para el manejo de

cobranzas

A X A

Poca Capacitación para el

personal de cobranzas x x D Programas de capacitación S X M

Inadecuado Manejo de los saldos

de las cuentas por cobrar

x x x x D Creacion de politicas para el

manejo de los saldos

A X M

No existe seguimiento del

cumplimiento de los plazos de

credito

x x x D

Verificar procedimientos de

los encargados de la

Gestión de cobranza

Q X M

Pocas opciones para disminuir

cuentas por cobrar x x A

Implementación de nuevas

opciones de cobranzas S X A

Inexistencia de limite de creditos

a clientes x x x D

Verificar los creditos de los

clientes Q X A

Falta de informes de Gestion de

cobranzas

x x x x x x Q

Verificar los creditos

otorgados y conciliarlos con

los registrados

M X M

Falta de analisis de las cuentas

por cobrar

x x x x x D

Verificar que se realice

politicas para el analisisd de

las cuentas por cobrar

M X M

Falta de analisis de capacidad de

pago de los clientes

x x x D

Verificar en el sistema

financiero la capacidad de

pago de los clientes

D X M

Poco seguimiento de los clientes

con deuda

x x x x x D

Verificar el seguimeinto

realizado por parte de los

encargados del área

Q X M

Tipo de riesgo TIPOLOGIA DE EVENTO POSIBILIDAD QUE OCURRA FR IMPACTO

RO= Riesgo Operativo FI = Fraude interno D = Diario D = Diario A= Alto

RL= Riesgo Legal FE = Fraude externo Q= Quincenal Q= Quincenal M= Medio

RT= Riesgo Tecnológico PC= Problemas con cliente M= Mensual M= Mensual B= Bajo

IN= Insidencias en el negocio S= Semestral S= Semestral

RL= Relaciones Laborales A= Anual A= Anual

DESCRIPCION DEL RIESGO TIPO DE RIESGO TIPOLOGIA DE EVENTO OCURRENCIA

DEL RIESGO

RIESGO

ACTIVIDAD DE CONTROL FR IMPACTO

TIPO DE CONTROL

CONTROL

59

Tomando en cuenta los riegos de la matriz de riesgo y respuesta al riesgo se

propone este cuestionario para determinar el riesgo máximo en la gestión de

cobranzas:

Tabla N. 11 Cuestionario de riesgos. Tipo Pregunta Respuesta Porcentaje

Tecnología ¿Existe un sistema

automático para el

área de cobranzas?

El proceso de cobranza se lo realiza

directamente del cliente interno al cliente

externo sin la intermediación de ningún tipo

de sistema para su realización.

95 %

Recursos

Humanos

¿Existen programas

de capacitación para

el personal de

cobranzas?

Dentro del área de cobranzas no existen

capacitaciones para el área de cobranzas ya

que las actividades que existen dentro de

este departamento son procesos muy

amigables para el personal

90%

Operativos ¿Dentro del

departamento de

cobranzas existe un

Manual de políticas

y procedimientos de

cobranzas?

No, actualmente no se cuenta con un

manual de políticas de cobranzas ya que

este proceso se lo realiza de manera

empírica debido a que se lo hace según la

experiencia de los empleados.

100%

¿Cómo se maneja

las cuentas por

cobrar y quien las

realiza?

El manejo de los saldos de las cuentas por

cobrar es inadecuado ya que existen varias

cuentas que no están actualizadas así como

también algunos clientes externos no han

pagado sus haberes desde hace tiempos

considerables, este activo lo maneja

personal directo del área en conjunto con la

jefatura del área

98%

¿Cueles son los

mayores problemas

que se muestran en

el departamento de

cobranza?

No existe seguimiento del cumplimiento de

los plazos de crédito, lo que representa un

grave problema ya que se pueden presentar

casos de fraudes

99%

Otro problema es la inexistencia de límite de

créditos a clientes

96%

Falta de análisis de capacidad de pago de

los clientes

97%

Personal ¿Cuáles son los

problemas que se

presentan con el

personal?

Existen pocas opciones para disminuir

cuentas por cobrar

89%

Además existe falta de informes de Gestión

de cobranzas

94%

También existe falta de análisis de las

cuentas por cobrar

93%

Hay poco seguimiento de los clientes con

deuda

91%



60

3.2.3.2.3. Informe de riegos en la Gestión de Cobranzas.

Dentro de los riesgos encontrados se detectó que el riesgo con mayor

incidencia es el riego operativo en el que no existe un manual de políticas y

procedimientos de cobranzas el mismo que puede llegar ocasionar fraude

interno, fraude externo, problemas con los clientes y también incide

directamente con el negocio. También se encuentran la inexistencia de

capacitación del personal lo cual representa un riesgo de tipología laboral el

mismo que puede ocasionar riesgo operativo.

Dentro de los problemas tecnológicos existen varios riesgos entre los cuales se

puede destacar la inexistencia de un sistema automático para el área de

cobranzas y esto puede accionar en un fraude interno con una frecuencia de

ocurrencia diaria.

En toda la revisión realizada se pudo observar que no existen informes de

gestión de cobranzas esto es considerado un riesgo operativo por lo que tiene

incidencia con el negocio, así como también se puede ocasionar fraudes

internos, externos, problemas con los clientes, y hasta problemas en las

relaciones laborales.

Otros de los problemas que son riesgos dentro del área de cobranzas es el

poco seguimiento que existe para los clientes con deuda esto representa en

mucho de los casos riesgos de aspectos legales y también operativos, los

cuales pueden ocasionar problemas evidentes con los clientes ya que si no

existe un seguimiento los clientes se desvinculan de los haberes que ellos

adquieren, además van a existir incidencias en el negocio el cual tiene una

frecuencia de ocurrencia que es considerado diario.

Estos son los riesgos más ocurrentes en la gestión de cobranzas, por lo que se

propone implementar un manual de sistema de control interno.

Marjorie Yanos Macklif

61

3.2.3.3. Actividades de Control.

Las actividades de control se verán optimizadas con el diseño de los manuales

de funciones y procedimientos para la empresa “INCAVIT S.A.”

A continuación detallamos los siguientes:

3.2.3.3.1. Manual de funciones.

El manual de funciones es un instrumento de trabajo en el cual se describe las

normas y tareas que deben desarrollar cada empleado con sus respectivas

responsabilidades, de acuerdo a las necesidades existentes de la empresa.

El mismo que puede ser modificado o sustituido en forma parcial o total según

las exigencias que se presenten en la organización.

Sus objetivos son:

Servir como herramienta básica para la racionalización de funciones y

descripción de cargos.

Definir funciones específicas que debe cumplir cada empleado

dependiendo el tipo de actividad que desempeñe.

Especificar los requerimientos de los empleados en términos de

conocimiento, experiencia, habilidades y aptitudes.

Cooperar para la ejecución correcta de las labores encomendadas al

personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.

62

Cooperar para la ejecución correcta de las labores encomendadas al

personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo

GERENTE

HECHO POR:

MARJORIE YANOS

REVISADO POR:

APROBADO POR: CYA-MY-OCT-2012

PERFIL:

Profesional titulado en áreas comerciales y administrativas.

Mínimo 2 años en posiciones similares

Capacidad de mando y toma de decisiones.

Buenas relaciones interpersonales.

Habilidad de negociación.

Participación efectiva en equipos.

Hombre o mujer.

PERSONAL A CARGO: Área administrativa, contable, crédito y cobranzas

y de producción.

FUNCIÓN GENERAL: Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los procesos

y actividades que garanticen el cumplimiento de los objetivos y

responsabilidades de la empresa.

FUNCIONES ESPECIFICAS:

Controlar que la administración de la empresa sea llevada en forma

adecuada y correcta.

Velar por la utilización eficiente de los recursos financieros.

FECHA: MANUAL DE

FUNCIONES

INDUSTRIA DE CAUCHO Y ACERO “INCAVIT S.A.”

PÁGINA: 1 DE 4

22/10/2012

63

GERENTE


Organizar tareas, actividades y personas.

Motivar, comunicar, controlar, evaluar y desarrollar a la gente y así

mismo.

Coordinar con sus funcionarios las actividades de la empresa, que

conlleven al cumplimiento de los objetivos.

Evaluar el rendimiento operacional y funcional de la empresa.

Mantener un consenso con los jefes de área que permita conocer

sus inquietudes.

Además debe realizar actividades que aporten a la integración del

personal en colaboración del resto de áreas.


FECHA:

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MARJORIE YANOS

REVISADO POR:

APROBADO POR:

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MANUAL DE

FUNCIONES

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PERFIL:

Estudiante en Administración de Empresas o carreras afines (mínimo

dos años)

Disponibilidad de tiempo completo.

Excelente manejo de sistemas informáticos.

Conocimientos en créditos.

Capacidad de negociación.

Buen manejo interpersonal.

Experiencia mínima de un año en cargos similares.

PERSONAL A CARGO:

Analista de Crédito y Gestores de Cobranzas.

FUNCIÓN GENERAL: Realizar un efectivo análisis previo a la concesión

del crédito, que garantice una venta correcta y recuperación de los

créditos concedidos. Utilizando las herramientas financieras necesarias

adecuadas que permitan una cobranza eficiente, que la evaluación sea

amplia y profunda, enmarcados dentro de la normativa y políticas

vigentes de la empresa.


MANUAL DE

FUNCIONES

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MARJORIE YANOS

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65

3.2.3.3.2. Manual de procedimientos.

Es un documento instrumental de información detallada que contiene, en forma

ordenada y sistemática, responsabilidades sobre políticas y funciones de las

MANUAL DE

FUNCIONES

22/10/2012



Revisar y analizar la información de las solicitudes de crédito de

clientes.

Hacer seguimientos y visitas a clientes.

Pasar información a la central de riesgos sobre clientes vencidos.

Pasar reporte de cartera mensual al jefe de área.

Realizar reportes semanales a cada vendedor de clientes para

que realicen los cobros respectivos.

Elaborar el informe de comisiones mensuales de los vendedores

y remitirlos al contador para que autorice su pago.

Revisar y controlar que todas las facturas se encuentren

debidamente documentadas.

Velar y custodiar por el buen manejo de los documentos

comerciales que respaldan las transacciones comerciales.


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distintas actividades que se deben realizar individualmente en una empresa en

todos sus departamentos.

Sus objetivos son:

Definir políticas, guías, procedimientos y normas, donde no exista

ninguna en la empresa.

Diseñar procedimientos y normas que señalen un mismo lenguaje dentro

de la organización.

Establecer actividades para el diseño de los diferentes procesos.

Desarrollar una línea funcional de autoridad y responsabilidad para

complementar los controles de la empresa.

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POLÍTICAS DE CRÉDITO:

La línea de crédito que se concede al cliente, solo se podrá

utilizar a partir de la fecha en el que el departamento de crédito y

cobranzas lo autorice.

La línea de crédito no puede ser excedida en relación al plazo y

monto de crédito otorgado al cliente.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

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Es responsabilidad de los agentes de venta asignados a un

cliente a recabar la documentación competente para la

autorización de una línea de crédito.

El cliente con línea de crédito que necesite la ampliación del

monto de crédito o del plazo del pago tendrá que solicitarlo a

través de los vendedores y adjuntara la documentación necesaria

para dicho trámite según lo solicite la empresa.

El cliente que tenga una línea de crédito y cambie der razón

social, deberá solicitar el respeto de su línea de crédito, a través

de una carta dirigida a la empresa y tendrá máximo 8 días hábiles

para otorgar la documentación mínima necesaria con los nuevos

datos, de otra manera se manejará como cliente nuevo.

El cliente que se atrase en el pago de sus créditos aunque sea

por un día, se le suspenderá línea de crédito, hasta que cumpla

por completo con sus compromisos vencidos.


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PROCEDIMIENTOS

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El departamento de crédito podrá disminuir los días originalmente

otorgados si retrasa comúnmente.

Para poder incrementar los días en una línea de crédito el cliente

deberá estar al día con sus pagos o pagar anticipadamente.

Si el cliente paga con cheques y este ha sido protestado o

devuelto en dos ocasiones se suspenderá el crédito.

Todo cliente que tenga pago vencidos por más de 15 días se le

recargará un interés del 10% del monto a pagar por días

pasados.

El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus créditos

tendrá como consecuencia la suspensión o cancelación de su

línea de crédito con la empresa, de acuerdo al criterio del

departamento de crédito y cobranzas y la dirección general.

En caso de que a un cliente se le suspendiera la línea de crédito,

solo se le autorizaran ventas de contado (en efectivo), hasta que

se iguale con sus cuentas vencidas, siempre y cuando el atraso

no sea mayor de 15 días.




El departamento de crédito podrá disminuir los días originalmente

otorgados si retrasa comúnmente.

Para poder incrementar los días en una línea de crédito el cliente

deberá estar al día con sus pagos o pagar anticipadamente.

Si el cliente paga con cheques y este ha sido protestado o

devuelto en dos ocasiones se suspenderá el crédito.

Todo cliente que tenga pago vencidos por más de 15 días sele

recargara un interés del 10% del monto a pagar por días

pasados.

El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus créditos

tendrá como consecuencia la suspensión o cancelación de su

línea de crédito con la empresa, de acuerdo al criterio del

departamento de crédito y cobranzas y la dirección general.

En caso de que a un cliente se le suspendiera la línea de crédito,

solo se le autorizaran ventas de contado (en efectivo), hasta que

se iguale con sus cuentas vencidas, siempre y cuando el atraso

no sea mayor de 15 días.

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PROCEDIMIENTOS

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POLÍTICAS DE COBRANZAS:

Las facturas deberán ser abonadas dentro del plazo estipulado

en el mail de aviso de vencimiento de cobro.

Cobrar siempre siguiendo la ruta lógica del día.

Cumplir siempre con planteamientos o acuerdos con los clientes

si le decimos que en la tarde regresamos, regresar siempre.

Emitir recibo de cobro, registrando la fecha, valor y firma al

momento de realizar la cobranza.

Programar con anticipación la cobranza de la semana.

Cobrar todas las cuentas atrasadas.

Nunca dejar que el cliente atrasado imponga las condiciones de

plazo, interés, etc.

Siempre informarle al cliente la cantidad a pagar de sus facturas.

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PROCEDIMIENTOS

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POLÍTICAS DE COBRANZAS:

Los cargos por mora empezarán a correr desde la fecha de

vencimiento.

Un cliente podrá realizar pagos anticipados y estos se

registraran como saldo a favor.

PROCESO DE COBRANZAS:

El inicio del proceso de cobro de las facturas empieza con:

Verificación del vencimiento de las facturas dependiendo del

plazo (30-45-60 días) de crédito de cada cliente.

Se procede a comunicar al cliente las facturas que estan

próximas a vencerse.

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PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE COBRANZAS

Para realizar la comunicación de facturas por vencerse la

persona encarga de cobranzas lo realizará mediante vía

telefónica o Internet (email).

Luego se procede al cobro de las facturas, las personas

encargadas de realizar esta actividad son los choferes y los

vendedores de la empresa, los cuales son los unicos autorizados

para realizarla.

Si el cliente no llegará a cancelar las facturas, se emitirá un

informe interno sobre los cientes vencidos.

Para ello se verificará los días que el cliente esta vencido.

Se procede al cálculo de intereses por mora (10%).

Se realiza una notificación a los clientes que se encuentran con

facturas vencidas y el porcentaje de mora que se les cobrará por

las mismas.

Si el cliente no toma en cuenta la notificación que se le envió

automáticamente la empresa sube un reporte de los clientes

vencidos a la central de riesgo.

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PROCEDIMIENTOS

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PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE COBRANZAS

Esto se convierte en cartera vencida y difícil de recuperar

cuando los clientes son reincidentes.

Si el cliente toma encuenta la notificación que fue emitida por

parte de la empresa se procede a la cancelación de la misma

que puede realizarse mediante el efectivo, depositos, cheques

o transferencias que esten por el monto de la factura o por el

abono de la misma.

Para constancia de dicho pago la persona encarga del cobro

tendrá que emitir un recibo de cobro sobre las facturas que el

cliente cancela.

La verificación del pago se trata de que el valor de las

transferencias, dinero en efectivo, cheques o depositos esten

por el monto de la factura o por el abono de la misma.

Luego de verificar el pago se procede a la cancelación de la

factura en el sistema que maneja la empresa actualmente que

es el saci-oracle.

Para culminar con el proceso las personas encargadas del

cobro realizan la entrega de la factura original del cliente.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS 7 DE 8

73

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COBRANZAS

8

INICIO

Verificación del vencimiento de la factura.

Se comunica al cliente las facturas por vencer.

Vía telefónica o email.

Procede al cobro de la o las facturas.

Cancelación

S

No

Informe de clientes

1 2

Efectivo, deposito, cheque o transferencia.

Verificación de los días vencidos.

Emisión del recibo

Verificación del pago de la factura.

Cancelación de las facturas en el sistema

saci-oracle.

Factura original.

FIN

Cálculo de los intereses por mora.

Notificación a los clientes.

Si

No

Cancela el valor de la factura + intereses.

1

Informe de clientes.

Central de riesgo.

Cartera vencida.


8

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PROCEDIMIENTOS

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74

Dentro de las actividades de control que se establecen para la presente

propuesta, se la debe clasificar en varias etapas para conocer qué tipo de

control se efectuará para los posibles riesgos los cuáles pueden ser manuales

o computarizados, de acuerdo a la forma de realización, también pueden ser

administrativos u operacionales, preventivos, defectivos y correctivos.

Tabla N. 12 Controles Propuestos.



Dentro de las medidas apropiadas para un adecuado control de riesgos se

establece de la siguiente manera:

Tabla N. 13 Procesos de riesgos.



A continuación se muestra la matriz de control que se propone para la

adecuada gestión de Crédito y cobranza de la Empresa INCAVIT SA:

Manua Comput Adminis Operaci Preven Correc Detec

Seguimiento del cumplimiento del

manual de funciones X X X X

Verificación del cumplimiento de las

políticas de crédito X X X X


políticas de cobranzas X X X X

Verificar las fechas que se entrega

los créditos X X X

Verificar los montos de los créditos

sean acorde con lo estipulado en los

procedimientos

X X X

Llevar control de los documentos

requeridos para la asignación de un

crédito

X X X

Verificar el cumplimiento de los

procesos para la ampliación de

créditos

X X X

Controlar los castigos que se

imponen a los clientes que se no

cumplan con los plazos establecidos

X X X

Verificar la documentacion del

proceso de cobranza X X X

Verificar la cuentas por cobrar X X X X X

Naturaleza UsoRealizaciónCONTROLES PROPUESTOS

TIPOS DE CONTROLES

Realizar Controles

Constantes

La gerencia deberá realizar controles frecuentes para

determinar las los problemas que se puedan suscitar dentro del

área de crédito y cobranza.

Proceso de la información

para los créditos de manera

adecuada

El personal del área de cobranzas deberá procesar

adecuadamente la información al momento de la concesión de

crédito cumpliendo con todos los requisitos que se estipula en el

manual de procedimientos.

75

Tabla N. 14 Controles Propuestos (Parte 1).



CONTROLES PROPUESTOS Objetivo del Control Actividades de Control Pruebas del Control Responsable FR

Seguimiento del cumplimiento del

manual de funciones

Contar con personal adecuado

para el área de crédito y

cobranza de la empresa

Verificar se el perfil , funciones

generales y especificas del personal

del departamento de Cobranzas se

están cumpliendo

Observar a los empleados del área

de crédito y cobranza las

actividades que realizan y

contrarrestar con lo expuesto en el

manual de funciones

Gerente General Mensual


políticas de crédito

Ver si se están cumpliendo todos los

procesos que se realizan dentro que

se establecen en el manual de

procedimientos de la empresa

Realizar sorpresivamente

verificación de la documentación

crédito

Gerente General Quincenal


políticas de cobranzas

Ver si se están cumpliendo todos los

procesos que se realizan dentro que

se establecen en el manual de

procedimientos de la empresa

verificar que los empleados den el

seguimiento necesario en función

de los créditos que se han

otorgado

Gerente General Mensual

Verificar las fechas que se entrega los

créditos

Revisar de manera manual o en el

sistema las fechas de los créditos y

analizar como se encuentra su registro

de pagos

Revisar cualquier carpeta de los

clientes para observar la fecha de

entrega del crédito y observar el

comportamiento de pago

Gerente General Semestral

Verificar los montos de los créditos

sean acorde con lo estipulado en los

procedimientos

Comparar la capacidad de pago de los

clientes con el monto de crédito

Pedir la documentación del cliente

que tenga mayor valor de crédito y

que tenga problemas con los

pagos

Gerente General Trimestral

Llevar control de los documentos

requeridos para la asignación de un

crédito

Verificar que la documentación sea la

adecuada y que este completa

Pedir la carpeta del ultimo cliente

que se le otorgo crédito Gerente General Trimestral

Manejar adecuadamente el

departamento de credito y


76

Tabla N. 15 Controles Propuestos (Parte 2).



CONTROLES PROPUESTOS Objetivo del Control Actividades de Control Pruebas del Control Responsable FR

Verificar el cumplimiento de los

procesos para la ampliación de créditos

Observar que toda la documentación,

procesos y normas se hallan cumplido

para otorgar un crédito

Verificar por lo menos 10 carpetas

de los clientes dentro de un periodo

de seis meses


Controlar los castigos que se imponen a

los clientes que se no cumplan con los

plazos establecidos

observar a los clientes que han tenido

atrasos y verificar que se les haya

aplicado las restricciones como la baja

del cupo de crédito o en el peor de los

casos la negación del crédito

Pedir carpetas de los clientes que

se les ha hecho renovación de

crédito


Verificar la documentación del proceso

de cobranza

Realizar seguimiento del proceso de

cobranza de los clientes que se

encuentran castigados.

Pedir el control de seguimiento de

los clientes con crédito Gerente General Trimestral

Verificar la cuentas por cobrar Realizar un análisis manual y del

sistema de las cuentas por pagar

Pedir un listado de los créditos

otorgados en un determinado

periodo de tiempo.

Gerente General Semanal

Manejar adecuadamente el

departamento de credito y


77

3.2.3.4. Información y comunicación.

La información y comunicación es muy requerida en el proceso de cobranzas

para brindar información pertinente relacionada con actividades externas e

internas, es por ello que se detalla lo siguiente:

3.2.3.4.1. Calificación de clientes.

Para la calificación de los clientes en la empresa “INCAVIT S.A.” se tomará en

consideración la siguiente clasificación:

Capacidad de pago.

Cobertura e idoneidad de las garantías.

Información de la Central de Riesgo o Buro de Crédito.

Experiencia crediticia del cliente.

Riesgo de mercado y entorno económico.

El objetivo de los controles de cobranzas es inspeccionar los créditos que la

empresa maneja, los montos a los que asciende la cuenta y los periodos en

que se recupera dicha cartera. El mismo que es aplicable a las cuentas

pendientes de cobro, donde los responsables son:

Encargado de facturación.

Encargado de créditos y cobranza.

Gerente General.

Los documentos habilitantes para la concesión de créditos a los clientes de

INCAVIT S A son los siguientes:

Factura de Venta.

Solicitud de concesión de crédito.

Autorización escrita de concesión de crédito.

78

La solicitud de crédito que se utilizará en este proceso es la siguiente:

Tabla N. 16 Formato de Solicitud.



INCAVIT SA FORMATO SOLICITUD

DE CREDITO

C-2

Persona Natural Persona Jurídica

INFORMACION TRIBUTARIA CUPO A SOLICITAR

RUC Si No $

Contribuyente especial Si No

FORMA DE PAGO

BANCO SUCURSAL TELEFONO CIUDAD

TELEFONO CIUDAD

2 Referencias Comerciales actualizadas por escrito

Responsable información (Nombre Completo) Firma

CC O Ruc:

INFORMACION BASICAFecha : (Diligenciar todos los campos; en letra imprenta;: sin tachones ni enmendaduras)

Dia: Mes: Año: ___ Ampliación de crédito ___ Solicitud de Crédito

INFORMACION DEL CLIENTETipo de Identificacion: C.C. Pasaporte. RUC: No.de Identificacion:

Razon Social:

Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL

Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido

Tipo de Documento: C.C. Pasaporte. RUC: No. Identificacion: De:

Direccion domicilio: Ciudad / Pais Telefonos / fax oficina

INFORMACION PERSONA CONTACTO

Nombres y apellidos persona contacto (primero nombres , luego apellidos ) Cargo persona contacto

Tipo de identificacion: No. Identificacion: Telefono

C.C. Pasaporte. RUC:

Ciudad Provincia Pais Fax

Direccion : Correo electronico:

INFORMACION UBICACIÓN

Oficina Principal

Ciudad Provincia Barrio

Telefono Fax Direccion:

Correo Electronico:

INFORMACION MERCANTIL

Tipo de empresa: Matricula Mercantil Codigo de actividad economica ( codigo DIAN)

privada publica mixta

Descripcion Actividad Economica: Bienes y/o servicios que ofrece:

REFERENCIAS BANCARIAS Y CUENTAS VIGENTES

CUENTA No. DIRECCION

REFERENCIAS COMERCIALES

RAZON SOCIAL DIRECCION VR. CREDITO

DOCUMENTACION ADICIONAL REQUERIDA

Persona Juridica Persona NaturalFotocopia del Documento de IdentidadRegistro Unico de Contribuyente (RUC)

Registro Unico Tributario (RUT)Fotocopia cédula de Representante Legal

2 Referencias Comerciales por escrito

2 Referencias Bancarias actualizadas por escrito

Fotocopia Declaración de Renta último año

2 Referencias Bancarias por escritoUltimo Estado Financiero (Balance General y Estado de Resultados)

79

Se considera como cuenta pendiente de cobro toda recaudación realizada con

crédito directo otorgado por la empresa.

La concesión de créditos serán autorizados únicamente por el gerente general,

él es el encargado de analizar la posibilidad de permitir al cliente que la cuenta

generada por una factura sea cancelada dentro de un plazo prudencial de

acuerdo a las relaciones comerciales que haya mantenido con la empresa.

3.2.3.4.2. Cobranza Preventiva.

El objetivo que tiene cobranzas es ejecutar la gestión bajo normas

establecidas por la gerencia, para lograr eficiencia y eficacia en la recuperación

de la cartera general de la empresa.

Este procedimiento es aplicable a las cuentas pendientes de cobro por

concesión de un crédito otorgado por la empresa con autorización del gerente.

Los responsables de la gestión de cobranza son: encargado de cobranzas,

Gerente general.

La documentación habilitante para esta actividad son los siguientes:

Factura de venta.

Notificación de Cobranza.

Recibo de cobro.

Reporte de cuentas por cobrar clientes.

El plazo que ofrece la empresa a los clientes para realizar la cancelación de las

cuentas por cobrar es de 30, 45 y 60 días dependiendo el monto de la compra

y generalmente están respaldadas por la aceptación de una factura por parte

del cliente. Se conciliará, con carácter mensual, el total de la relación de los

80

saldos individuales de clientes (auxiliares) con el saldo de la cuenta de clientes

del mayor.

Los saldos existentes en las cuentas de clientes deberán ser confirmados

periódicamente mediante una llamada telefónica o a su vez enviando un correo

electrónico al cliente.

El encargado de cobranzas debe realizar un cuadro de vencimiento del plazo

de cuentas por cobrar, el mismo que deberá contener: fecha de venta de la

mercadería,

El proceso se inicia con la revisión de la cartera por vencer (1 a 30, 45, 60

días), asignada a cada vendedor. Continúa con el análisis de la información

recibida por el responsable de cobranza.

Acciones de la cobranza preventiva.

A partir de los treinta días antes de la fecha pactada recordar al

cliente la fecha de vencimiento y el monto a cancelar, este aviso se

puede realizar de las siguientes maneras:

Envío de email. ( Notificación de aviso de vencimiento)

Llamadas telefónicas.

Visita al domicilio del cliente.

Dentro de los documentos habilitantes para la gestión de cobranza se

encuentra la notificación de aviso de vencimiento el mismo que contendrá la

información de básica del cliente así como lo que está adeudando hasta la

fecha de entrega de la notificación.

A continuación se presenta un modelo de notificación de aviso de vencimiento

en la cobranza de preventiva:

81

Tabla N. 17 Notificación de aviso de vencimiento.



INCAVIT S.A. Vía Quevedo Km 1 Y Salinas

Santo domingo- Ecuador Teléfono: 023703033 ext. 101

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA

Notificación Aviso de Vencimiento: 0000000001

Santo Domingo de los Tsáchilas……de……del……. Ruc: 1722600341001 Cliente: Promoconstrucciones Yadira Dirección: Sto. Domingo, Coop. 30 de Julio Avenida de la Paz y rio Tiputini. Teléfono: 2751027- 091481000

Nos complace en informarle que el presente documento tiene como finalidad darle a conocer al contribuyente que se encuentra con un saldo pendiente de las siguientes facturas:

F.Emisión Tipo Número F.Vence Importe Pagado Saldo

16/07/2012 FC PV-001-0010221635 15/08/2012 119.48 1.07 118.41

22/07/2012 FC PV-001-0010222266 21/08/2012 580.95 5.19 575.76

28/07/2012 FC PV-001-0010222897 27/08/2012 310.71 2.77 307.94

02/08/2012 FC PV-001-0010223541 01/09/2012 257.46 2.30 255.16

25/08/2012 FC PV-001-0010226337 24/09/2012 460.12 4.11 456,01

1728.72 15.44 1713.28

Es todo cuanto queremos informarle, y a su vez agradecemos se acerque a las oficinas para cancelar sus obligaciones pendientes, y de esta manera no se vea afectado su nivel crediticio en nuestra empresa y en el sistema financiero.

Saludos cordiales;

Ing. Silvia Pullupaxi Dep. Crédito-Cobranzas.

82

3.2.3.4.3. Recibo de Cobro.

El recibo de cobro es un documento que será emitido por las personas

encargadas de realizar la cobranza al momento de recibir el pago o abono de

una factura pendiente de cobro.

Tabla N. 18 Modelo Recibo de Cobro.



INCAVIT S.A. Recibo de Cobro Vía Quevedo Km. 1 y Salinas Teléf.: 3703262 N° 00001

Santo Domingo – Ecuador.

DÍA MES AÑO VALOR USD$

Cliente: Cancelación Factura N°. Forma de Pago: Efectivo $ Cheque N°

Cta. N. Banco

FIRMA

83

3.2.3.5. Monitoreo.

Para el sistema de monitoreo que se recomienda aplicar en el departamento de

crédito y cobranzas en la empresa “INCAVIT S.A” se lo detalla de la siguiente

manera:

Para que el monitoreo de la gestión de crédito y cobranza de la empresa sea

identificada y procesada pertinentemente, se debe regir al siguiente sistema.

Gráfico N. 3 Sistema de monitoreo de los procesos.



Este proceso es para dar seguimiento a los procesos de gestión de cobranzas

y crédito de la empresa

Los involucrados dentro de esta norma son:

El personal de crédito y cobranzas serán los encargados de los datos de

entrada es decir el registro además se encargaran de realizar el proceso es

decir realizar los informes y manuales tanto de los sistemas manuales como de

los automáticos.

• Datos

• Registros

ENTRADA

• Sistemas manueles

• Sistemas automaticos

PROCESO • Informes

• Reportes

Salida

84

El gerente es el encargado de analizar los informes y reportes otorgados por el

departamento de crédito y cobranza para que se realicen estrategias en los

problemas existentes.

Además se realizaran evaluaciones puntuales que serán efectuadas solo en

caso de que exista un cambio de estrategia, objetivos, normas, políticas o

cualquier amenaza que pueda afectar considerablemente al sistema.

Para lo cual se debe escoger la metodología más lógica y adecuada que

existen para el efecto, de acuerdo al tamaño y complejidad de las actividades.

Mientras mayor sea el nivel de eficacia del monitoreo a través de las

actividades continuadas, menor será la frecuencia a recurrir a las evaluaciones

puntuales. El alcance de la evaluación es específicamente en la gestión de

crédito y cobranzas.

3.2.3.5.1. Análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y

determinación de período medio de cobranza.

El análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar, es uno de los

dispositivos de control más útiles, proporciona una tabulación de las cuentas

vencidas, clasificando los montos de las cuentas por cobrar de acuerdo al

tiempo que tiene vencidas, clasificando los montos de las cuentas por cobrar

de acuerdo al tiempo que tienen vendidas, generalmente se expresa en días.

El cuadro, muestra un ejemplo suponiendo que el plazo máximo concedido es

de 30 días.

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml

85

Tabla N. 19 Plazos.



Los resultados obtenidos de la tabulación constituyen un medio para comparar

los períodos de cobro establecidos en las condiciones del crédito concedido

con el tiempo que se toman los deudores para pagar sus cuentas. De tal

manera que, de acuerdo con ello, la actividad de conceder créditos podría

tomar medidas correctivas para regular las condiciones.

Además como actividades de monitoreo se debe considerar lo siguiente:

Cuadros de amortizaciones actualizadas para determinar los saldos.

Verificar que los pagos se hagan correctamente.

INCAVIT S.A. Vía Quevedo Km 1 Y Salinas

Santo domingo- Ecuador Cuentas por Cobrar

Clasificación por Antigüedad, Monto y Porcentaje.

ANTIGUEDAD MONTO DE LA CUENTA PORCENTAJE

Menos de 30 días 135.000 57.0

30 a 60 días 65.000 27.5

60 a 90 días 32.000 13.5

Más de 90 días 5.000 2.0

Total de cuentas por cobrar 237.000 100%

86

Informe de los abonos a los créditos para el gerente.

Informes pagos no realizados del crédito.

Todos estos se lo debe realizar diariamente y enviar vía correo electrónico al

gerente con copia a Contabilidad y se tendrá reuniones quincenales para tomar

medidas pertinentes dentro del área de Gestión de crédito y cobranza.

3.2.3.5.2. Indicador rotación de cuentas por cobrar.

Este indicador nos ayudara a identificar la rotación de las cuentas por cobrar y

también controlar las cobranzas para saber el promedio de los días de atraso

en los cobros.

Al dividir los 360 días del año entre la rotación de las cuentas por cobrar es

también posible obtener el período medio de cobros. Así el período promedio

de cobranza estaría dado por la siguiente fórmula:

Además de estos indicadores se deberá realizar los siguientes:

87

Para conocer cuáles son los clientes estratégicos y cuántos de ellos tienen

crédito y poder efectuar estrategias para conceder créditos a estos.

Este indicador muestra cómo están funcionando las políticas de crédito

existentes actualmente y gracias a esta se podrá reformularlas.

3.2.3.5.3. Evaluación de procesos de Crédito y Cobranzas.

Cuestionario de Control Interno para el proceso de otorgamiento de créditos

Tabla N. 20 Cuestionario de control Interno.

Pregunta G.G. R.CR R CB.

R Observación Si No Si No Si No

¿Se estudian a los clientes, previo a

emitir la autorización de crédito?

¿Se analiza las posibilidades de

recuperación de la cartera en general?

¿Se generan las provisiones para

incobrables de acuerdo al análisis de la

cartera?

¿Previo a una venta, se determinan las

aprobaciones necesarias por parte del

área de créditos?

¿Se realizan circularizaciones periódicas

con los clientes?

.



G.G.= Gerente General

R.CR.= Responsable de Crédito.

R.CB.= Responsable de Cobranzas

88

3.3. VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTA.

La validación de la propuesta de la presente investigación se la realiza de tres

formas que se detallan a continuación:

La primera por los lectores de la tesis que son designados por la gerencia de

investigaciones de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes.”

La segunda es válida a través de la existencia de un Jurado que es designado

por la gerencia de investigaciones de la Universidad Regional Autónoma de los

Andes “Uniandes” al cual se presenta para la defensa de la tesis.

La tercera validación se da por medio de la empresa a la cual se le realizo la

investigación, se adjunta la carta de validación de la propuesta en la cual se

expresa que será analizada revisada y aplicada de acuerdo a la conveniencia o

no de la empresa, documento que se adjunta en los anexos.

3.4. CONCLUSIONES.

La rentabilidad de la empresa ha disminuido por varias causas internas y

externas, sin embargo las causas principales están asociadas a las

deficiencias del control interno.

Las deficiencias del control interno impactan directamente en la

disminución de la eficiencia y la eficacia del ciclo de ventas y cobranzas.

Existen varios créditos que se han convertido en problemas para la

empresa ya que se otorgado sin un estudio previo.

Existen varios clientes insatisfechos del servicio que presta la empresa

por un control interno deficiente.

89

La empresa genera incertidumbre sin posibilidades a corto y mediano

plazo de concebir ventajas competitivas.

La empresa no tiene definidas políticas por escrito, los principios de

control interno como la segregación de funciones no se aplican, pues

existen funcionarios responsables de transacciones completas.

3.5. RECOMENDACIONES.

La administración de la empresa debería implementar estrategias que

mejore la rentabilidad y la gestión de cobranzas ya que de ello depende

el progreso de la misma.

Se debe diseñar un sistema de control interno de la gestión de

cobranzas que permita monitorear con indicadores de gestión el

cumplimiento de los objetivos programados.

Se recomienda que se realice estudios previos al otorgar créditos para

que no exista un estancamiento de los mismos, por ende no disminuya

la rentabilidad.

La empresa debería dar capacitación con más frecuencia a los

empleados para poder satisfacer a los clientes.

Se recomienda realizar un manual de funciones para cada uno de los

empleados del área de cobranzas y plantear políticas muy bien

establecidas para brindar un servicio excelente a los clientes.

90

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