UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES-...

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

"UNIANDES- IBARRA"

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL

TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACION DE

NEGOCIOS

TEMA:

DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y ELABORACIÓN DEL

REGLAMENTO INTERNO PARA LA PARROQUIA ECLESIÁSTICA SAN

LUIS DE OTAVALO

AUTORA: CHAMORRO LOYO GRACE SILVANA

ASESOR: ING. CERÓN GORDÓN JORGE DAVID

AMBATO – ECUADOR

2018

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN

Quién suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación

realizado por la señorita Grace Silvana Chamorro Loyo, estudiante de la carrera de

Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el

tema “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y ELABORACIÓN DEL

REGLAMENTO INTERNO PARA LA PARROQUIA ECLESIÁSTICA SAN

LUIS DE OTAVALO”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los

requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma

de los Andes –UNIANDES-, por lo que aprueba su presentación.

Ambato, Mayo del 2018

____________________________________

ING. JORGE DAVID CERÓN GORDÓN

ASESOR

user

Sello

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

Yo, Grace Silvana Chamorro Loyo, estudiante de la carrera de Administración de

Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los

resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del

título de INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS,

son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo

que son de mi exclusiva responsabilidad.


__________________________________________

SRTA. GRACE SILVANA CHAMORRO LOYO

C.I. 100274071-8

AUTORA

user

Sello

DERECHOS DE LA AUTORA

Yo, Grace Silvana Chamorro Loyo, declaro que conozco y acepto la disposición

constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma

de los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la

UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,

trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en

la Universidad o por cuenta de ella.


_________________________________________

SRTA. GRACE SILVANA CHAMORRO LOYO

C.I. 100274071-8

AUTORA

user

Sello

DEDICATORIA

A Dios el Autor de la vida, por colocar a las personas adecuadas y todos los medios

necesarios para formar mí camino como profesional, pero más que nada como persona

que busca realizar siempre sus designios de amor en mi vida y en mi familia.

A mis padres que son un ejemplo de fe y de constancia en la lucha diaria de la vida, y en

el trabajo asiduo para alcanzar las metas; por su apoyo en todo sentido, y su amor que

me ha dado la fortaleza para obtener un logro más en mi vida.

A mis hermanos, y a mi tía, que son una parte importante de mi vida, que con su sola

presencia me han motivado para continuar en éste camino de formación y crecimiento, a

ellos que me han ayudado a no desmañar, aun cuando las cosas se tornen un tanto

difícil.

Y a mi pequeño hijo Felipe, que es el motor para conseguir las metas propuestas, para

seguir adelante creciendo como persona y profesional, y brindarle a él un buen ejemplo

y orientación para su vida.

AGRADECIMIENTO

Mi más grande acción de gracias es para Dios, pues a Él le debo todo, lo que soy y lo

que he logrado, sin su ayuda nada podría hacer.

A toda mi familia por su apoyo incondicional en cada proyecto de vida que me he

planteado.

A Mons. Manuel Figueroa, párroco de San Luis, pues gracias a su apertura y gran ayuda

he podido realizar el presente trabajo.

Gracias a la Universidad Regional Autónoma de los Andes – UNIANDES-, por darme

la oportunidad de formarme y culminar mi carrera. Un especial agradecimiento a mi

tutor el Ing. Jorge David Cerón Gordón, por su orientación y apoyo en todo este proceso

de titulación.

ÍNDICE GENERAL

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

DERECHOS DE LA AUTORA

DEDICATORIA

ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE DE TABLAS

ÍNDICE DE GRÁFICOS

RESUMEN

ABSTRACT

a) TEMA ....................................................................................................................... 1

b) PROBLEMA QUE SE VA A INVESTIGAR ......................................................... 1

IDENTIFICACIÓN DE LA LINEA DE INVESTIGACIÓN ....................................... 2

c) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA

DEL TEMA ...................................................................................................................... 2

d) OBJETIVOS ............................................................................................................. 4

Objetivo general ................................................................................................................ 4

Objetivos específicos ........................................................................................................ 4

Idea a Defender ................................................................................................................. 4

Variables de la Investigación ............................................................................................ 4

e) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICO-CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA ....... 5

Antecedentes relacionados con la investigación. ........................................................... 5

Principales conceptos relacionados con el tema escogido. ............................................ 5

Administración. ................................................................................................................ 5

Proceso Administrativo. .................................................................................................. 6

Organigrama Funcional. .................................................................................................. 6

Organigrama Estructural .................................................................................................. 6

Definición del Manual de Funciones. ............................................................................. 7

Importancia del manual de funciones. ............................................................................ 8

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos. ................................ 8

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones: ............................................... 9

El Manual de Funciones permite:.................................................................................... 9

Manual de funciones aplicado a la parroquia eclesiástica. .......................................... 10

Organización empresarial. ............................................................................................. 10

Formas básicas de organización empresarial: ............................................................... 10

Planificación Estratégica. .............................................................................................. 11

Definición de Reglamento Interno. ............................................................................... 12

Características generales del reglamento interno. ........................................................ 13

f) LA METODOLOGÍA ............................................................................................ 14

Modalidad de la Investigación ........................................................................................ 14

Tipos de investigación .................................................................................................... 14

Métodos de Investigación ............................................................................................... 15

Técnicas e Instrumentos de Investigación ...................................................................... 16

Variables diagnósticas ................................................................................................... 18

Indicadores ..................................................................................................................... 18

Análisis e Interpretación de Resultados .......................................................................... 20

g) PROPUESTA .......................................................................................................... 39

Tema ............................................................................................................................... 39

Objetivo de la propuesta ................................................................................................. 39

Elementos que la conforman ........................................................................................... 39

Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias

identificadas en el diagnóstico. ....................................................................................... 39

Desarrollo manual de funciones. .................................................................................... 40

Introducción .................................................................................................................... 40

Organigrama Actual de la parroquia San Luis. ............................................................... 41

Organigrama Propuesto para la Parroquia San Luis. ...................................................... 42

Misión ............................................................................................................................. 42

Visión .............................................................................................................................. 43

Principios ........................................................................................................................ 43

Valores ............................................................................................................................ 44

Políticas ........................................................................................................................... 45

Descripción de los puestos de trabajo. ............................................................................ 46

Flujo grama de procesos antes de la propuesta, en la prestación del servicio de emisión

de certificados. ................................................................................................................ 60

Flujo gramas de procesos actuales de la propuesta, en relación a la emisión de

certificados. ..................................................................................................................... 61

Flujo gramas de procesos antes de la propuesta, en relación al pago por servicio del

cementerio. ...................................................................................................................... 63

Flujo gramas de procesos actuales de la propuesta, en relación al pago por servicio de

cementerio. ...................................................................................................................... 64

Análisis del costo/beneficio para la implementación de la Propuesta ............................ 65

Reglamento Interno ......................................................................................................... 73

h) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................... 77

i) FUENTES/BIBLIOGRAFÍA

j) DATOS PERSONALES

ANEXOS

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Matriz de Relación Diagnóstica ......................................................................... 19

Tabla 2. Análisis de resultados de la entrevista .............................................................. 20

Tabla 3. Actividades a realizar en el puesto de trabajo .................................................. 22

Tabla 4. Políticas para mejorar el servicio ...................................................................... 23

Tabla 5. Realización de actividades no concernientes al cargo ...................................... 24

Tabla 6. Documentación del puesto de trabajo ............................................................... 25

Tabla 7. Existencia del Manual de Funciones ................................................................ 26

Tabla 8. Normas de comportamiento .............................................................................. 27

Tabla 9. Conocimiento sobre metas parroquiales ........................................................... 28

Tabla 10. Cumplimiento de metas laborales ................................................................... 29

Tabla 11. Conocimiento sobre la Misión y Visión de la parroquia ................................ 30

Tabla 12. Optimización de funciones laborales .............................................................. 31

Tabla 13. Conocimiento de documentación requerida para trámites .............................. 32

Tabla 14. Tiempo de Espera para trámites ..................................................................... 33

Tabla 15.Cantidad adecuada de personas para el servicio .............................................. 34

Tabla 16. Apreciación sobre documentación requerida .................................................. 35

Tabla 17. Evaluación sobre servicios recibidos .............................................................. 36

Tabla 18. Ficha de Observación ..................................................................................... 37

Tabla 19. Gastos parroquiales 2017 ................................................................................ 65

Tabla 20. Presupuesto 2017 ............................................................................................ 67

Tabla 21. Rol de pagos departamento administrativo ..................................................... 68

Tabla 22. Rol de pagos departamento de ventas ............................................................. 69

Tabla 23. Rol de pagos departamento operativo ............................................................. 70

Tabla 24. Datos para el cálculo del incremento .............................................................. 71

Tabla 25. Presupuesto 2018 ............................................................................................ 72

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Actividades a realizar en el puesto de trabajo ............................................... 22

Gráfico 2. Políticas para mejorar el servicio ................................................................... 23

Gráfico 3. Realización de actividades no concernientes al cargo ................................... 24

Gráfico 4. Documentación del puesto de trabajo ............................................................ 25

Gráfico 5. Existencia del Manual de Funciones ............................................................. 26

Gráfico 6. Normas de comportamiento ........................................................................... 27

Gráfico 7. Conocimiento sobre metas parroquiales ........................................................ 28

Gráfico 8. Cumplimiento de metas laborales .................................................................. 29

Gráfico 9. Conocimiento sobre la Misión y Visión de la parroquia ............................... 30

Gráfico 10. Optimización de funciones laborales ........................................................... 31

Gráfico 11. Conocimiento de documentación requerida para trámites .......................... 32

Gráfico 12. Tiempo de Espera para trámites .................................................................. 33

Gráfico 13. Cantidad adecuada de personas para el servicio .......................................... 34

Gráfico 14. Apreciación sobre documentación requerida .............................................. 35

Gráfico 15. Evaluación sobre servicios recibidos ........................................................... 36

Gráfico 16. Organigrama de la Parroquia ....................................................................... 41

Gráfico 17.Organigrama Propuesto ................................................................................ 42

Gráfico 18. Flujo grama de proceso emisión de documentos antes de la propuesta ...... 61

Gráfico 19. Flujo grama de proceso emisión de documentos, con la propuesta ............. 62

Gráfico 20. Flujo grama de proceso pago por servicio de cementerio, antes de la

propuesta ......................................................................................................................... 63

Gráfico 21. Flujo grama de proceso pago por servicio de cementerio, con la propuesta 64

RESUMEN

El presente trabajo tiene como finalidad diseñar un manual de funciones y reglamento

interno, que ayude a optimizar los procesos administrativos de la parroquia eclesiástica

San Luis de Otavalo.

Con ésta herramienta administrativa se busca solucionar algunas problemáticas que

tiene la parroquia con respecto a la atención de quienes hacen uso de sus servicios,

mejorando los tiempos de espera en la realización de algún trámite, y optimizando sus

recursos para brindar un mejor servicio a todas las personas que buscan en la parroquia

un lugar de acogida y ayuda para su realidad personal o comunitaria.

Para el desarrollo de éste trabajo se utilizó la investigación cualitativa y cuantitativa,

con algunos métodos de investigación como el analítico - sintético, inductivo -

deductivo, y el histórico – lógico; se aplicó la técnica de entrevista, encuesta, y

observación, con sus respectivos instrumentos; con ello se pudo obtener información

relevante en el proceso investigativo.

La línea de investigación que se identifica es la competitividad, administración

estratégica y operativa, la cual se mantuvo durante todas las etapas del presente trabajo.

A través de la implementación del manual de funciones y reglamento interno se quiere

mejorar los procesos administrativos de la parroquia San Luis de Otavalo, tomando muy

en cuenta el costo beneficio, para lo que se ha realizado también un planteamiento

gráfico en torno a funciones relevantes, en las que se puede visualizar claramente el

antes y el después de éste proyecto.

Para finalizar se plantean las conclusiones en las que se hace notar que el presente

trabajo proporciona una ayuda eficaz para el manejo adecuado de las funciones y

optimización de tiempo y recursos, lo que se verá reflejado notablemente en la calidad

del servicio; además se recomienda implementar un cierto número de personal que

apoye todo el servicio que brinda ésta parroquia a una gran parte del cantón Otavalo.

ABSTRACT

This study is aiming to design an internal regulation manual to help optimize the

administrative processes in the parish of San Luis de Otavalo. The problems faced by

the parish would be solved with the implementation and use of this administrative tool,

regarding the attention of those who are involved in it; avoiding waiting times,

optimizing resources to provide a better service to all people.

In order to support this study, the qualitative-quantitative methods were used,

considering the following models: analytical - synthetic, inductive-deductive, and

historical – logical. An interview, survey, and observation techniques were applied. As

a result, the information collected supports the investigative process.

The line of research considered to this study is competitiveness, tactical and operational

management. Consequently, through the implementation of an internal regulation

manual, the improvement of the administrative processes in San Luis de Otavalo parish

will be able to benefit this procedure, so this administrative tool would help to approach

the pertinent usage of its functions, therefore, in a graphic organizer people can clearly

see the before and after of this project.

To conclude, this study provides an effective assistance for the adequate administrative

tool management and its functions in order to optimize time and resources. This can be

seen directly in the quality of the service. It was also suggested to implement a certain

number of certified staff to provide and support the services offered by the parish for the

majority of the population in Otavalo.

1

a) TEMA

Manual de funciones y elaboración del reglamento interno para la parroquia eclesiástica

San Luis de Otavalo.

b) PROBLEMA QUE SE VA A INVESTIGAR

Para garantizar el adecuado desarrollo de una empresa, es importante asegurar que cada

uno de los que forman parte de ella, desempeñen sus actividades de la manera más

óptima posible, a través de mecanismos que coadyuven a mejorar la eficiencia en la

empresa.

Para el pueblo otavaleño la Parroquia eclesiástica San Luis, es el principal centro de

espiritualidad, siendo la más antigua, pues los libros de historia hablan de su creación en

el año de mil setecientos treinta y dos; su trabajo pastoral es muy amplio, se extiende

por una gran parte del cantón, es la parroquia eclesiástica más grande, con unos

dieciocho mil feligreses aproximadamente.

Debido a lo expuesto anteriormente, es fácil comprender que el trabajo de ésta

parroquia es muy extenso, teniendo como fundamento de todo, el servicio a los fieles,

que se puede dividir en: la Pastoral Litúrgica (Misas y demás sacramentos), Actividad

Administrativa (Emisión de certificados como: Bautizo, Matrimonio, defunción, etc.

Planificación y realización de la Catequesis en orden a la recepción de sacramentos),

Administración del cementerio de la Ciudad (arriendo de lotes, emisión de títulos, etc),

Actividad Comercial (locales para arriendo, administración de un local propio de la

parroquia con artículos religiosos). Este trabajo que se ha realizado durante años, no

tiene un esquema documentado en el que las personas que lo realizan puedan dirigirse,

sino que es de forma experimental, y de acuerdo a lo que se va observando. Por otro

lado las personas que forman parte de este servicio pastoral, no tienen normas que les

orienten en su comportamiento laboral, por lo que a veces se puede incurrir en

ilegalidades tanto por parte de la parroquia como de sus empleados.

2

Por ello, la necesidad de implementar un manual de funciones y diseñar un reglamento

interno que organice las funciones de cada persona que labora en la parroquia, se hace

cada vez más urgente.

El uso de manuales administrativos que concreten las funciones de cada empleado en

una institución o empresa, es de suma importancia, para obtener resultados óptimos, que

garanticen su adecuado desarrollo. La parroquia eclesiástica San Luis no cuenta con un

manual que detalle las funciones de quienes trabajan en este lugar, por el contrario, todo

el quehacer se realiza de forma empírica, o en base a métodos que con el tiempo se han

ido aprendiendo y mejorando, pero debido a esta carencia existen también muchas fallas

que obstaculizan el óptimo desempeño, del servicio que debe ofrecer la parroquia San

Luis.

Un instrumento que también, ayuda en el manejo administrativo de una empresa, es el

reglamento interno, pues se compone de normas y políticas de carácter institucional

para controlar los deberes, derechos, prohibiciones, entre otros, que todos los

trabajadores están llamados a cumplir. En la parroquia San Luis, no existe un

reglamento interno, que se encargue de normar los comportamientos y labores de cada

empleado; hasta ahora, solo se ha venido actuando de acuerdo a las leyes vigentes

externas.

Finalmente, para mejorar los procesos administrativos de la parroquia eclesiástica San

Luis de Otavalo, en necesario elaborar un manual de funciones y reglamento interno

que contribuya en éste propósito.

IDENTIFICACIÓN DE LA LINEA DE INVESTIGACIÓN

Competitividad, administración estratégica y operativa.

c) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA

DEL TEMA

El presente trabajo que tiene como tema diseñar un manual de funciones y elaborar el

reglamento interno, es de suma importancia pues en la actualidad todas las empresas

3

están llamadas a emplear éste recurso para mejorar su competitividad, aprovechando el

recurso humano que es fundamental en el desarrollo institucional con el uso de

instrumentos adecuados que permitan llegar a obtener resultados óptimos.

El recurso humano que es el motor de la sociedad, debe estar siempre en un ambiente

laboral adecuado, garantizando el correcto cumplimiento de sus derechos, y también la

ejecución correcta de sus labores; todo esto en estrecha relación con el actual plan de

gobierno: Toda una vida, cuya misión es garantizar el acceso progresivo de las personas

a sus derechos en todo el ciclo de vida. Por esta razón el planteamiento de elaborar un

manual de funciones y reglamento interno, el cual optimizará todos los recursos tanto

humanos como materiales para un mejor desempeño laboral y cuidado sobre todo del

recurso humano tan valioso en nuestra sociedad.

De acuerdo al Código de Derecho Canónico, principal documento legislativo de la

Iglesia Católica, (Código de Derecho Canónico, 1983) en el canon 1284 establece

“todos los administradores están obligados a cumplir su función con la diligencia de un

buen padre de familia” (p 767). En este sentido la parroquia San Luis de Otavalo, al

implementar un manual de funciones será un ente pionero en éste aspecto, pues no

existe en otras parroquias, tampoco en diócesis cercanas un manual que describa las

funciones de los empleados, se lo realiza de manera empírica y por la experiencia que se

tiene en los diferentes ámbitos de trabajo; por lo cual la parroquia San Luis, sería un

ejemplo para las demás parroquias de la diócesis y otras diócesis aledañas.

Se ha considerado que los cambios a efectuarse en la parroquia y los procesos que se

pretende implementar servirán como beneficio para las personas que hacen uso de los

servicios parroquiales dentro del cantón, en cuanto a la reducción de tiempo en la

solicitud de documentos (partidas de bautizo, matrimonio, defunción entre otras),

además la parroquia eclesiástica cuenta con un almacén de artículos religiosos en el que

al mejorar procesos se dinamiza la economía local, se brinda puesto de trabajo y se

atiende de mejor manera al cliente.

4

d) OBJETIVOS

Objetivo general

Diseñar un manual de funciones y elaborar el reglamento interno que permita optimizar

el proceso administrativo de la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo.

Objetivos específicos

1. Sustentar las bases teóricas que permitirán respaldar la ejecución de la

investigación.

2. Diagnosticar la necesidad de diseñar un manual de funciones y reglamento

interno para la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo

3. Diseñar un manual de funciones y elaborar el reglamento interno para la

parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo.

Idea a Defender

El manual de funciones junto con el reglamento interno permitirá desarrollar y ejecutar

de manera más adecuada y sincronizada las actividades y prestación de servicios en la

parroquia San Luis de Otavalo.

Variables de la Investigación

Variable Dependiente

Optimización del proceso administrativo.

Variable Independiente

Manual de Funciones y reglamento interno.

5

e) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICO-CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA

Antecedentes relacionados con la investigación.

Partiendo de la premisa que la Parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo sería la

primera entidad en implementar un manual de funciones y un reglamento interno para el

correcto funcionamiento y desenvolvimiento del personal que labora en ella, en lo que

se refiere a la provincia de Imbabura, ya que no hay datos estadísticos en los que se

pueda basar u obtener información que pueda ser útil para el desarrollo de la

investigación.

Para ello se hará un acople de la información relacionada a los manuales de

funciones y reglamentos internos existentes, que son empleados en las diferentes

empresas, y considerando manuales que son usados en otras iglesias a nivel mundial, el

mismo que será elaborado para las necesidades y requerimientos de la parroquia.

Tomando en cuenta que un manual de funciones detalla y señala cada actividad,

deber, derecho y obligación que debe ejercer cada persona que labora en la parroquia

eclesiástica, sin dejar de lado el reglamento interno que es el instrumento esencial para

que las cosas marchen de la manera más adecuada optimizando los recursos con los que

se dispone como son: económico, humano, tiempo; con eficiencia y eficacia.

Principales conceptos relacionados con el tema escogido.

Administración.

Administración significa actuar en dirección hacia el logro de una meta para realizar las

tareas: Por consiguiente, no efectúa actividades elegidas al azar, sino actividades con un

propósito y una dirección bien definidos. Este propósito y dirección podrían ser los del

individuo, la organización, o lo más usual, una combinación de ambos. Comprende los

esfuerzos necesarios para completar las actividades propuestas y para que los resultados

correspondan a los niveles deseados. (Hitt & Pérez de Lara, 2006).

6

Partiendo de lo anterior se deriva que la administración es un conjunto de procesos o

actividades, que permiten que la autoridad al mando de la organización cumpla o

alcance la consecución de metas y objetivos, a través de la optimización de los recursos

con los que dispone.

Proceso Administrativo.

Es la herramienta principal para el trabajo que desarrollan los administradores dentro de

una organización. Los elementos que lo conforman permiten a los mandos tácticos y

estratégicos de la organización llevar a cabo los procesos de planeación, organización,

dirección y control de una empresa. (Blandez, 2016).

A continuación se menciona dos elementos que forman parte del proceso

administrativo:

Organigrama Funcional.

El organigrama funcional se refiere a las diferentes funciones que cada profesional tiene

dentro de la empresa. En función de la estructura jerárquica se realiza la toma de

decisiones, siendo el escalón superior, y por tanto más importante, el del director del

plan. Se entiende, por tanto, que las decisiones del director estarán por encima de las de

los demás participantes y que la responsabilidad en la toma de decisiones disminuye

según descendemos en el organigrama. (López, Villalobos, & García, 2018).

Es también el proceso en el cual se establece la estructura de la organización y las

funciones que deben tener cada uno de los miembros establecidos, el tiempo de

ejecución de cada actividad, que debe realizar cada persona y el número exacto de

miembros. (Ruiz & Baptista, 2010)

Organigrama Estructural

Se trata de una representación gráfica de la empresa u organización a que se refiera

configurada como un diagrama jerárquico y funcional. Es decir, en el que se representan

7

los distintos cargos de la compañía, comenzando por los más altos. Suelen establecerse

bloques según las funciones u otros criterios. (Emprende Pyme. net, 2016).

Mediante la diagramación o gráfico se puede determinar los niveles jerárquicos de cada

persona que forma parte de la organización y a quien debe reportarse o a quien debe

controlar cada miembro.

Definición del Manual de Funciones.

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas

que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado

técnicamente en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el

establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores

cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e

independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una

empresa. (Gonzalez, 2012).

Los empleados podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices

de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que

cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores

que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique

cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los

problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los

manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para

garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. (Callizaya, 2016).

El Manual de Funciones constituye el documento formal que compila las diferentes

descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de

los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de los

recursos humanos. (Gilbreth & Moller, 2015)

8

Importancia del manual de funciones.

Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la

consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas

herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme relevancia al

convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la

organización en sus diferentes niveles jerárquicos. (Gonzalez, 2012)

También es muy importante mencionar que hoy en día se hace mucho más necesario

tener este tipo de documentos, a su vez por su uso interno y diario, minimiza los

conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Además, es el factor fundamental para implementar otros sistemas organizacionales

muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, líneas de carrera y

otros. El Manual de Organización y Funciones debe de estar en constante modificación

y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite una mejor selección

desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional; actualmente

esta herramienta viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada

en el nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano en las empresas. (Puerto, 2013)

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos.

1. Visitar a la parroquia eclesiástica y entrevista con los responsables para la

obtención de información sobre la organización de la misma, el objetivo que

tiene y las características de las diferentes tareas y puestos de trabajo.

2. Análisis del estado de la organización de la parroquia.

3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización

parroquial.

4. Elaboración de una propuesta de manual de funciones.

5. Contrastar el contenido de la propuesta con el personal de la parroquia.

6. Modificación correcciones y/o ampliaciones de la propuesta si las tuviera.

7. Presentación del manual de funciones de la parroquia eclesiástica. (Callizaya,

2016).

9

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:

1. Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite

que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la

empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.

2. Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones,

cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc.

3. Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible

variación de los puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera.

4. Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar el manual de

funciones. (Sanchez, 2013).

El Manual de Funciones permite:

Según (Gilbreth & Moller, 2015) mencionan lo siguiente:

Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante una

descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.

Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización.

Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de

servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.

Efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo ajustada a sus

contenidos y exigencias. De manera que la política retributiva, allá donde la

legislación y normativa lo permitan, considere la aportación diferencial, a los

resultados de la organización, de cada uno de los puestos de trabajo. También de

sus características diferenciales.

Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del

puesto de trabajo.

Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de

las personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más

válidos y fiables.

Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades,

funciones, tareas, responsabilidades.

10

Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos

de selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del

contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.

Facilitar la función de prevención de riesgos laborales. (pág.1).

Manual de funciones aplicado a la parroquia eclesiástica.

El “Manual de funciones y recursos institucionales” es un instrumento que pretende

definir las principales atribuciones que el Código de Derecho Canónico, otros

documentos del Magisterio de la Iglesia y las aportaciones de diferentes pastoralistas,

señalan a los responsables de la acción pastoral diocesana en la ejecución del Plan

Diocesano de Pastoral. (Arquidiocesis de Morelia, 2015)

Este instrumento tiene como finalidad apoyar a quienes realizan un ministerio pastoral

en la Iglesia para que desde una clara comprensión de su identidad y funciones que le

corresponden, logren una armónica integración en el conjunto pastoral diocesano.

(Arquidiocesis de Morelia, 2015).

Organización empresarial.

Es un grupo de personas que trabajan en forma coordinada y concertada para alcanzar

sus metas. Con la organización se debe lograr un uso más efectivo de los factores de la

producción, que lo que se alcanza a nivel individual. Es una suma de esfuerzos y trabajo

en equipo que permite alcanzar el desarrollo más fácilmente. (Zona económica, 2017)

Permite coordinar de manera sincronizada y efectiva las actividades a desarrollarse

dentro de la empresa, en el cual ninguna labor de gestión y administración será posible

si antes no se fija un plan de organización, el mismo debe sentar las bases para el

funcionamiento de la empresa y para el resto de elementos asociados.

Formas básicas de organización empresarial:

De acuerdo a (Project Management, 2016): “Aunque con el tiempo y a partir de las

exigencias de cada contexto han surgido muchos tipos de organización empresarial, se

11

trata de variaciones de dos modelos básicos: el modelo de organización formal y el

modelo informal.

Formal:

Son las acciones que se incluyen en el plan de empresa desde la constitución de la

misma y que pretenden regular las actividades corporativas, asignar roles, diseñar

departamentos, elegir responsables y, en último término, dar entidad a la organización.

Es estática, jerárquica y suele plasmarse en documentos de carácter oficial conocidos

por todos los integrantes de la empresa.

Informal:

Se trata de la estructura social que complementa a las estructuras corporativas formales.

O dicho en otras palabras, son los comportamientos, las interacciones y las relaciones

personales y profesionales que se tejen en el día a día de cada compañía. Se caracterizan

por ser flexibles y estar en permanente evolución. Lo más habitual es que se produzcan

de forma espontánea, aunque eso no quiere decir que no deban estar reguladas de alguna

forma. Precisamente, esa labor le corresponde a la organización formal, que de alguna

manera se convierte en el marco de dichos comportamientos e interacciones.” (pág. 1).

Planificación Estratégica.

Planificación es pensar, controlar el futuro, actuar sobre ese futuro, es tomar decisiones,

determinar con anterioridad que se va a hacer para alcanzar un objetivo, es tomar

decisiones de manera integrada. Esto implica que las decisiones estén integradas entre

sí, es un procedimiento formal para producir un resultado articulado en forma de un

sistema integrado de decisiones. (Sosa, 2007).

El proceso por el que una organización, una vez analizado el entorno en el que se

desenvuelve y fijados sus objetivos a medio y largo plazo, elige (selecciona) las

estrategias más adecuadas para lograr esos objetivos y define los proyectos a ejecutar

12

para el desarrollo de esas estrategias. Todo ello estableciendo un sistema de seguimiento

y actualización permanente que adapte los citados objetivos, estrategias y programas a

los posibles cambios, externos e internos, que afectan a la organización. (Paris, 2014)

Definición de Reglamento Interno.

Un reglamento es un conjunto ordenado de normas que tiene validez en un cierto

contexto. Para que exista un reglamento, debe haber una escala jerárquica y una

autoridad con la potestad de hacer cumplir las normativas establecidas. (Pérez &

Merino, 2016)

La noción de reglamento interno hace referencia a aquellas reglas que regulan el

funcionamiento de una organización, en éste caso la parroquia eclesiástica San Luis de

Otavalo. El reglamento es “interno” ya que sus fundamentos tienen validez en el interior

de la entidad, pero no necesariamente son válidos puertas afuera.

Como norma general, cada grupo humano está sometido a reglas y normas externas, las

cuales se imponen por una entidad superior (por ejemplo, el estado establece leyes que

posteriormente se plasman en reglamentos concretos). Sin embargo, cada colectivo se

organiza según sus propios criterios e intereses y en este sentido es necesario establecer

un reglamento interno para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. (Navarro,

2015).

Para (Prevencionar.co, 2016) afirma lo siguiente:

“El reglamento interno de trabajo es un documento de suma importancia en toda

empresa, debido a que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de la

empresa con el trabajador, siempre que no afecte los derechos mínimos del trabajador,

es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegaren a presentar

dentro de la empresa, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil sancionar

a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación

normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria, se encarga de

contemplar aquellos aspectos no contemplados de forma expresa por la ley, o que

simplemente han quedado al libre albedrío de las partes”. (pág. 1)

13

Elementos en pro de la convivencia y la productividad, tales como:

La hora de entrada y salida de todos los trabajadores.

Los períodos de descanso que tendrán los empleados a lo largo de la jornada.

El lugar donde debe dar comienzo y finalizar la jornada laboral.

El tiempo que está establecido para que puedan llevar a cabo la comida.

La forma de remuneración del salario así como el día que se abonará ese y el

lugar donde se acometerá la misma.

También es importante que en el reglamento interno estén recogidas las

disposiciones disciplinarias que se acometerán y la manera de llevarlas a cabo.

El tiempo y la manera en la que los empleados tendrán que someterse a las

pertinentes pruebas médicas.

Todas las medidas e indicaciones que deben acometerse en pro de la higiene y

de la seguridad en el trabajo, en pro de todos y cada uno de los empleados.

De la misma manera, es necesario que en ese documento, que todos los

trabajadores deben conocer y tener a su disposición cuando lo estimen necesario,

se recojan cómo se llevará a cabo la designación de los miembros del necesario

y conocido comité de empresa. (Pérez & Merino, 2016)

Lo habitual es que el reglamento interno fije normas de convivencia, para prevenir

percances y malos entendidos al momento de efectuar las actividades de la parroquia.

Características generales del reglamento interno.

Todo reglamento interno tiene una idea general fundamental: hay unas normas que

deben cumplirse. Lo importante es que dichas normas sean adecuadas, ni demasiado

estrictas ni demasiado permisivas.

Para que haya efectividad en su cumplimiento, es necesario que las reglas sean

conocidas por todos los miembros que forman parte de un colectivo.

Por otra parte, deben ser claras y sin ningún tipo de ambigüedad.

También es muy conveniente que las reglas se vayan actualizando y se adapten a

las nuevas circunstancias.

14

Otro aspecto importante es el régimen disciplinario, es decir, el conjunto de

sanciones que se imponen cuando hay un incumplimiento del reglamento

interno.

f) LA METODOLOGÍA

Modalidad de la Investigación

En éste trabajo se emplea la investigación cualitativa y cuantitativa.

Cualitativa: “la investigación cualitativa se enfoca en comprender los fenómenos,

explorándolos desde la perspectiva de los participantes en un ambiente natural y en

relación con su contexto” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014, pág. 358)

Ésta modalidad se ha utilizado en la exploración y análisis de los criterios expresados

por quienes han sido sujeto de investigación, de acuerdo a la carencia de un manual de

funciones, coadyuvando esto en la solución del problema planteado.

Cuantitativa: “se fundamenta en la medición de las características de los fenómenos

sociales, lo cual supone derivar de un marco conceptual pertinente al problema

analizado una serie de postulados que expresen relaciones entre las variables estudiadas

de forma deductiva” (Bernal, 2016, pág. 72)

Ésta investigación se ha aplicado, en el proceso de las encuestas que se han realizado

tanto al cliente interno como al externo, y al plasmarlo en gráficos estadísticos.

Tipos de investigación

Para (Calderón & Alzamora, 2010), la investigación es un proceso de producción de

conocimientos científicos, es un proceso sistemático a través del cual se recoge datos e

información de la realidad objetiva para dar respuesta a las interrogantes que se nos

plantea (pág. 7). Por lo cual, en el presente trabajo se utilizó los siguientes tipos de

investigación:

15

Investigación Descriptiva: ésta investigación se establece de acuerdo a la observación

que lleva a narrar los sucesos, por esta razón se ha utilizado en la descripción del

problema a investigar para establecer las causas que lo promueven.

Investigación de Campo: al ser aquella que se realiza directamente en el lugar donde

está el objeto de estudio, esta investigación se aplica en la recolección de los datos que

contribuyen en la realización del presente trabajo.

Métodos de Investigación

Analítico/Sintético: (Bernal, 2016) “estudia los hechos al descomponer el objeto de

estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual (análisis). Luego

se integran esas partes para estudiarlas de manera holística o integral (síntesis)” (pág.

72).

Se aplicará en el desarrollo del manual de funciones, pues se realizará un estudio de los

acontecimientos en torno al trabajo que se realiza en la parroquia para esquematizarlos y

cumplir el objetivo de la propuesta.

Inductivo/Deductivo: “Se basa en la lógica y estudia hechos particulares, aunque es

inductivo en un sentido (parte de lo particular a lo general) y deductivo en sentido

contrario (va de lo general a lo particular)” (Bernal, 2016, pág. 71).

Se empleará en el análisis de cada una de las funciones que realizan los empleados, para

luego establecer de forma concreta los desempeños de cada cargo dentro de la

parroquia.

Histórico/Lógico: Para (Bernal, 2016) éste método es el “procedimiento de

investigación y esclarecimiento de los fenómenos socioculturales que consiste en

establecer la semejanza de esos fenómenos, al inferir una conclusión acerca de su

parentesco genético, es decir, de su origen común” (pág. 72).

Se utilizará en el estudio del problema que trae consigo la ausencia de un manual de

funciones y en el planteamiento oportuno de la elaboración de un manual organizativo.

16

Técnicas e Instrumentos de Investigación

Entrevista

(Grande & Abascal, 2013) Puntualizan que la entrevista “Es una técnica cualitativa,

primaria, estática, personal y directa que suele aplicarse en investigaciones de

naturaleza exploratoria….La entrevista, como técnica cualitativa de información,

persigue unos propósitos bien definidos; es más que una simple conversación” (pág. 61)

En éste trabajo investigativo, se realizó la entrevista al Padre Manuel Figueroa Plazas,

quien es en la actualidad el Párroco de San Luis, y por ende representante legal de la

parroquia, con el fin de obtener información que permita conocer las carencias de ésta

entidad con respecto a las áreas de trabajo y funciones de cada empleado. Como

instrumento de ésta técnica se utilizó la guía de entrevista, que consta de 7 preguntas,

para conocer, la cantidad de empleados, normas de la parroquia, y la apertura a

implementar un manual de funciones y reglamento interno.

Encuesta

La encuesta es una técnica de investigación cuantitativa…En ella, el encuestador se

pone en contacto con el encuestado con el fin de obtener información, ya sea escrita o

verbal… En la encuesta es básico obtener una información estructurada y homogénea

de todos los individuos analizados, de tal forma que ha todos se les pregunte lo mismo y

de idéntica manera, con el fin de obtener conclusiones numéricas. (Merino, Pintado,

Sánchez, & Grande, 2015, pág. 76)

La encuesta se aplicó a los trabajadores de la parroquia, con el fin de conocer su

conocimiento con respecto al manual de funciones y reglamento interno, y la influencia

que estas herramientas administrativas tendrían en su actividad diaria. Además se

encuestó a los usuarios, para saber su opinión acerca de los diferentes servicios que

presta la parroquia.

El instrumento utilizado en ésta técnica es el cuestionario; para los empleados consta de

diez preguntas, y para los usuarios consta de cinco preguntas.

Población: en la encuesta realizada a los empleados no se calculó la muestra, ni

aplicación de fórmula, debido a que el objeto de investigación es menor a mil unidades,

17

por lo que se emplea el levantamiento de datos al total de la población, que son ocho

personas.

Para la encuesta a los usuarios, se ha identificado a quienes fueron atendidos en el año

2017, por la parroquia San Luis, que fueron 6.489 personas, según los datos obtenidos

de los archivos de ésta entidad; de ésta cantidad se obtuvo un promedio mensual, dando

como resultado: 541 siendo ésta la población con la que se va a trabajar en este proceso.

Muestra: con el fin de obtener información adecuada, se aplica la fórmula para obtener

los datos requeridos.

Simbología:

n= Tamaño de la muestra

N= Tamaño de la población (541)

Z2= Nivel de confiabilidad (1.96)

P= Probabilidad de aceptación (50% = 0.5)

q= Población de rechazo (50% = 0.5)

e2= Margen de error (5% = 0,05)

(1.96)2 (0,5)

2 (541)

n= ____________________________

(0,05)2 (541 – 1) + (1.96)

2 (0,5)

2

(0.0025) (540) + (3.84) (0.25)

519.36

n= ____________________ n= 224.83

2.31

Observación

Para (Yuni & Urbano, 2006, pág. 40), es una técnica de recolección de información

consistente en la inspección y estudio de las cosas o hechos tal como acontecen en la

18

realidad (natural o social) mediante el empleo de los sentidos…conforme a las

exigencias de la investigación científica.

Esta técnica se utilizará para verificar la realidad laboral existente, dentro de la

parroquia San Luis y su relación tanto con los clientes internos como externos.

El instrumento a utilizar es la ficha de observación.

Diagnóstico

Objetivo: Realizar un diagnóstico situacional, para observar cómo se encuentran los

aspectos administrativos de la parroquia San Luis de Otavalo.

Variables diagnósticas

Manual de Funciones

Reglamento Interno

Actividades Laborales

Misión y Visión

Indicadores

Políticas

Lineamientos

Objetivos

Valores parroquiales

Metas

Exigencias

Normas

Obligaciones

Derechos y Deberes

Compromiso Social

19

Tabla 1 Matriz de Relación Diagnóstica

OBJETIVOS

ESPECÍFICOS VARIABLE INDICADOR TÉCNICA

FUENTE DE

IVESTIGACIÓN

Identificar si los

miembros de la

parroquia

requieren de un

manual de

funciones.

Manual de

funciones

Políticas

Lineamientos

Objetivos

Valores

parroquiales

Observación

Encuesta

Revisión

documental.

Trabajadores de la

parroquia

Investigar si la

parroquia cuenta

con un

reglamento

interno.

Reglamento

interno

Metas

Valores

Exigencias

Normas

Observación

Encuesta

Entrevista

Revisión

documental.

Trabajadores de la

parroquia.

Párroco

Averiguar si el

personal conoce

las actividades

que debe ejercer

en su cargo.

Actividades

laborables

Obligaciones

Derechos

Deberes

Observación

Encuesta

Entrevista

Revisión

documental.

Trabajadores de la

parroquia.

Párroco

Preguntar si la

parroquia cuenta

con una misión y

visión.

Misión y

visión

Metas

Cumplimiento

de objetivos

Compromiso

social

Observación

Encuesta

Entrevista

Revisión

documental.

Trabajadores de la

parroquia.

Párroco

Elaborado por: Silvana Chamorro (2018)

20

Análisis e Interpretación de Resultados

Tabla 2. Análisis de resultados de la entrevista

PREGUNTAS ANÁLISIS ¿Cuántas personas trabajan

actualmente en el servicio de ésta

parroquia?

En este momento son siete las personas que

trabajan en relación de dependencia, sin

embargo también tenemos dos personas que

nos ayudan en el servicio de limpieza de

forma ocasional.

¿Qué actividades realiza la parroquia

en la parte administrativa y de

servicio?

Se administran los bienes que son de la

parroquia, como algunos locales de arriendo,

el cementerio de la ciudad, las capillas que

están sujetas a esta entidad, un almacén

litúrgico, y toda la economía que ingresa y que

evidentemente sirve para el sostenimiento

parroquial. En el servicio a la comunidad a

través de los sacramentos, catequesis en todas

sus áreas tanto para adultos como para niños,

la atención espiritual y de enfermos, y toda la

actividad pastoral.

¿Considera usted que los empleados

puede cubrir todo el trabajo que

requiere la parroquia San Luis?

De forma parcial, porque el trabajo aquí es

muy amplio y muchos de nuestros

colaboradores realizan doble función, o en

ocasiones deben hacer muchas que cosas que

no están contempladas en sus funciones. La

parte de servicio interno o al templo no está

cubierta totalmente.

¿Cómo realizan las actividades los

trabajadores? ¿Se les ha

proporcionado un manual de

funciones?

No existe ningún manual, hemos venido

trabajando por acuerdos interpersonales,

diálogos esporádicos, recordatorios de lo que

deben hacer, confiando en la voluntad de

quienes nos colaboran.

¿La parroquia posee un reglamento

interno?

No hay un reglamente interno, por años hemos

trabajado de ésta manera, y ahora con las

21

herramientas administrativas se puede tratar

de re direccionar nuestro trabajo, para mejorar

y servir mejor a nuestra gente.

¿Han tenido dificultad para establecer

algún tipo de norma entre los

empleados?

En algunas ocasiones sí, porque nuestra

parroquia requiere de mucha disponibilidad en

algunos aspectos como de tiempo, o trabajo en

fines de semana, y al no tener un reglamento

aprobado podemos caer en algo que vaya en

contra de la ley vigente.

¿Se tiene establecido metas a corto y

largo plazo? ¿Los empleados las

conocen?

Se han realizado bosquejos de

programaciones, pero no se ha llegado a

concretizar y mucho menos a documentar,

únicamente se ha quedado el conocimiento a

nivel del párroco.

¿Existe una misión y visión de la

parroquia que esté documentada?

Documentada no existe, somos parte de la

Iglesia y por lo tanto nuestra misión universal

es la Evangelización, esta tarea la tenemos

siempre presente, pero a nivel local no hemos

establecido esto en forma documentada, pues

nuestra parroquia tiene la gran responsabilidad

de iluminar con la palabra de Dios la cultura

indígena, respetando sus valores; de hecho

trabajamos mucho en esto para contribuir al

bienestar de nuestra sociedad, de nuestras

familias.


22

Análisis y resultados de la encuesta realizada a los trabajadores de la parroquia.

1.- ¿Conoce usted las actividades que debe realizar en su puesto de trabajo?

Tabla 3. Actividades a realizar en el puesto de trabajo

INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 8

100

NO 0 0

TOTAL 8 100

Fuente: Encuestas aplicadas (2018)

Elaborado por: Silvana Chamorro

Gráfico 1. Actividades a realizar en el puesto de trabajo



Análisis e Interpretación: De acuerdo a los resultados obtenidos, después de aplicar

las encuestas a todos los empleados de la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo, se

identificó que en su totalidad, sí conocen las actividades que deben realizar dentro de

sus puestos de trabajo.

SI

100%

NO

0%

SI NO

23

2.- ¿Sabe si la parroquia cuenta con políticas que le ayuden a usted a mejorar el

servicio?

Tabla 4. Políticas para mejorar el servicio


SI 0 43

NO 8 57

TOTAL 8 100



Gráfico 2. Políticas para mejorar el servicio



Análisis e Interpretación: De los trabajadores encuestados el 100%, no tiene

conocimiento de políticas que la parroquia implemente para ayudarles en el correcto

desempeño de sus actividades, y en la mejora del servicio que brindan; esto confirma

que la parroquia no tiene un buen manejo de los procesos administrativos.

SI

0%

NO

100%

SI NO

24

3.- ¿Con qué frecuencia le ha tocado realizar actividades no concernientes a su cargo?

Tabla 5. Realización de actividades no concernientes al cargo


Una vez por semana 3 37

Cada quince días 3 38

Una vez por mes 2 25

TOTAL 8 100



Gráfico 3. Realización de actividades no concernientes al cargo



Análisis e Interpretación: De las personas encuestadas, una parte afirmaron que les ha

tocado realizar actividades que no son competencia de sus puestos, con frecuencia de

una vez por semana, y otra gran parte de ellos dijeron hacerlo cada quince días, mientras

que el 25% restante lo ha hecho una vez por mes, dando a entender que no existe una

organización adecuada en las funciones de cada puesto de trabajo, y que el personal no

es suficiente para toda la actividad que se requiere.

Una vez por semana 37%

Cada quince días 38%

Una vez por mes 25%

Una vez por semana Cada quince días Una vez por mes

25

4.- ¿La descripción de su cargo se encuentra documentada?

Tabla 6. Documentación del puesto de trabajo


SI 0 0

NO 8 100

TOTAL 8 100



Gráfico 4. Documentación del puesto de trabajo



Análisis e Interpretación: El total de los encuestados, afirmaron que no existe

documentación sobre el detalle de cada uno de sus puestos de trabajo, por lo que se

puede notar que la asignación de las labores se realiza de forma verbal, y las actividades

se realizan de forma empírica.

SI 0%

NO 100%

SI NO

26

5.- ¿La parroquia cuenta con un manual de funciones?

Tabla 7. Existencia del Manual de Funciones


SI 0 0

NO 8 100

TOTAL 8 100



Gráfico 5. Existencia del Manual de Funciones



Análisis e Interpretación: De acuerdo a los datos obtenidos, el total de los empleados

aseguraron que la parroquia San Luis no tiene un manual de funciones; esto ratifica la

necesidad de implementarlo, para mejorar los procesos administrativos de éste lugar.

SI 0%

NO 100% SI NO

27

6.- ¿Conoce las normas que rigen su comportamiento en el área en la que usted trabaja?

Tabla 8. Normas de comportamiento


SI 0 0

NO 8 100

TOTAL 8 100



Gráfico 6. Normas de comportamiento



Análisis e Interpretación: De la totalidad de las personas encuestadas se obtuvo que

ninguna de ellas conocen las normas o reglas que rigen su proceder en las diferentes

áreas de trabajo, ésta situación pone en claro la ausencia de un reglamento interno, que

intervenga en cualquier conflicto interno que pueda presentarse.

SI 0%

NO 100%

SI NO

28

7.- ¿Tiene conocimiento, si la parroquia tiene trazado metas a corto y largo plazo?

Tabla 9. Conocimiento sobre metas parroquiales


SI 0 0

NO 8 100

TOTAL 8 100



Gráfico 7. Conocimiento sobre metas parroquiales



Análisis e Interpretación: El 100% de los encuestados afirmaron que no tienen

conocimiento sobre las metas o proyectos que tiene la parroquia sea a corto o largo

plazo, mostrando que la comunicación interna es muy deficiente, o se realiza

únicamente a nivel de jerarquía.

SI 0%

NO 100%

SI NO

29

8.- Como trabajador, ¿cumple a cabalidad sus metas?

Tabla 10. Cumplimiento de metas laborales


SI 3 37

NO 5 63

TOTAL 8 100



Gráfico 8. Cumplimiento de metas laborales



Análisis e Interpretación: De la encuesta aplicada a los trabajadores, el 37% dicen

cumplir con cabalidad sus funciones y labores asignadas, a diferencia del 63% que por

el contrario aseguran no cumplir totalmente sus trabajos y funciones laborales. Con

éstas afirmaciones se puede interpretar que la falta de un manejo adecuado y oportuno

en el proceso administrativo ocasiona un clima laborar negativo que tiene su

repercusión en el óptimo desempeño laboral.

SI 37%

NO 63%

SI NO

30

9.- ¿Sabe si la parroquia cuenta con una Misión y Visión?

Tabla 11. Conocimiento sobre la Misión y Visión de la parroquia


SI 0 0

NO 8 100

TOTAL 8 100



Gráfico 9. Conocimiento sobre la Misión y Visión de la parroquia



Análisis e Interpretación: De acuerdo al resultado de la encuesta, se observó que el

100% de los empleados no conoce la Misión y Visión de la parroquia; demostrando que

la organización interna no es adecuada, pues no existe una misión y visión que esté

claramente documentada y puesta en conocimiento de todos quienes colaboran en el

servicio parroquial.

SI

0%

NO

100%

SI NO

31

10.- ¿Cree usted, que como empleado debería mejorar sus funciones laborales?

Tabla 12. Optimización de funciones laborales


SI 7 87

NO 1 13

TOTAL 8 100



Gráfico 10. Optimización de funciones laborales



Análisis e Interpretación: En relación a los datos obtenidos, el 87% de los empleados

consideraron que si podrían mejorar sus funciones laborales, y el 13% afirmaron que no

están dispuestos a mejorar; este resultado aprueba la apertura de la mayor parte de los

empleados a los mecanismos administrativos que pueda implementar la parroquia para

mejorar su desempeño laboral.

SI 87%

NO 13%

SI NO

32

Análisis y resultados de la encuesta realizada a los usuarios de la parroquia.

1.- ¿Conoce usted la documentación que requiere para realizar algún trámite?

Tabla 13. Conocimiento de documentación requerida para trámites


SI 141 63

NO 84 37

TOTAL 225 100



Gráfico 11. Conocimiento de documentación requerida para trámites



Análisis e Interpretación: Entre los usuarios encuestados se encontró que la mayor

parte de ellos si conocen la documentación que se requiere para la realización de los

diferentes servicios que presta la parroquia, sin embargo existe un porcentaje que

desconoce aquello, por lo que se puede evidenciar que hace falta un proceso adecuado

con respecto al manejo de servicio al cliente.

SI

63%

NO

37%

SI NO

33

2.- ¿Considera usted adecuados los tiempos de espera en que se realizan los trámites?

Tabla 14. Tiempo de Espera para trámites


SI 37 16

NO 188 84

TOTAL 225 100



Gráfico 12. Tiempo de Espera para trámites



Análisis e Interpretación: De acuerdo al resultado obtenido, la mayor parte de los

usuarios consideraron que el tiempo de espera para la realización de cualquier trámite

en la parroquia San Luis no es el adecuado, solo el 16% cree sí lo es; interpretando que

existe una mayoría de usuarios que no están satisfechos con respecto al tiempo que

requieren para realizar cualquier trámite.

SI

16%

NO

84%

SI NO

34

3.- ¿Cree usted que la cantidad de personas que atienden en los servicios de ésta

parroquia es adecuado?

Tabla 15.Cantidad adecuada de personas para el servicio


SI 42 19

NO 183 81

TOTAL 225 100



Gráfico 13. Cantidad adecuada de personas para el servicio



Análisis e Interpretación: Se preguntó a los encuestados si le parecía adecuado el

número de trabajadores que atienden, a lo que la mayor parte contestó que no le parece

adecuado, esto evidencia el hecho de que en la parroquia San Luis, además de no tener

documentados los puestos y funciones, hace falta personal para cubrir toda la actividad

que requiere.

SI

19%

NO

81%

SI NO

35

4.- ¿Le parece apropiada la documentación que se le pide para realizar algún trámite?

Tabla 16. Apreciación sobre documentación requerida


SI 178 79

NO 47 21

TOTAL 225 100



Gráfico 14. Apreciación sobre documentación requerida



Análisis e Interpretación: En base a los resultados obtenidos, los usuarios en un 79%

dijeron que sí les parece apropiada la documentación que se les solicita para realizar los

trámites, no así para el 21% restante, que no está de acuerdo con estos requerimientos;

se evidencia por tanto la necesidad de mejorar el servicio para que todos los usuarios

estén satisfechos.

SI

79%

NO

21%

SI NO

36

5.- Como calificaría usted la calidad del servicio que ha recibido

Tabla 17. Evaluación sobre servicios recibidos


EXCELENTE 29 13

BUENO 173 77

REGULAR 18 8

MALO 5 2

TOTAL 225 100



Gráfico 15. Evaluación sobre servicios recibidos



Análisis e Interpretación: En ésta última pregunta se solicitó a los encuestados

calificar el servicio que ellos han recibido por parte de la parroquia, a lo cual en su gran

mayoría calificaron como bueno el servicio, seguido por excelente, el 8% calificó como

regular y un 2% como un servicio malo, confirmando que la parroquia necesita mejorar

el manejo de procesos que optimicen el servicio a la comunidad para llegar a ser

excelentes en éste aspecto.

EXCELENTE

13%

BUENO

77%

REGULAR

8%

MALO

2%

EXCELENTE BUENO REGULAR MALO

37

Tabla 18. Ficha de Observación

PARROQUIA SAN LUIS DE OTAVALO

FICHA DE OBSERVACIÓN

PARÁMETROS SÍ NO A VECES

CLIENTES INTERNOS

Se encuentra en su lugar de trabajo X

Es amable a la hora de atender al usuario X

Sabe cómo manejar a un cliente problemático. X

Reporta a su superior de algún inconveniente X

Sigue algún proceso para ejecución de un

servicio. X

Se dedica solo a la atención del usuario. X

Realiza otras actividades diferentes a su

trabajo. X

Llama la atención a sus compañeros sin que esa

sea su función. X

Genera conflicto entre compañeros X

CLIENTES EXTERNOS

Se molestan al no recibir atención rápida y

oportuna. X

Existe un buzón de reclamos y sugerencias. X

Pasa mucho tiempo esperando ser atendido. X

No encuentra al funcionario en su lugar de

trabajo. X

Regresa a la institución varias veces para que

resuelvan sus inquietudes. X

38

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Documentación numerada X

Cuenta con documentos para cada actividad X

Las carpetas tienen su respectivo nombre X

Se visualiza orden en los archivos físicos X

TALENTO HUMANO

Existen procesos para las actividades X

Están identificados los sectores de trabajo X

Tienen nombre e identificación las oficinas X

Las oficinas tiene el ambiente laboral adecuado X

CONTROL INTERNO

Existe un manual de funciones X

Existe segregación de funciones X

Cuenta con un organigrama estructural X

Se visualiza la Misión y Visión X

OBLIGACIONES FISCALES

Se visualiza la salidas de emergencia X

Cuenta con extintor de fuegos X


Análisis e Interpretación: De acuerdo a lo expuesto en la ficha anterior podemos ver

que los cliente internos, si tienen una base sobre el manejo de sus labores, sin embargo

hay algunos aspectos en los que requieren de ayuda para mejorar los procesos y

optimizar su trabajo; los clientes externos, que hacen uso de los servicios parroquiales

no están totalmente satisfechos con el servicio, debido al manejo inadecuado de algunos

métodos de atención, y también por falta de personal que oportunamente les atienda. En

la parte administrativa se observa un buen manejo del orden en los archivos, pero en

39

algunas actividades no existen procesos para seguir; por otro lado no están propiamente

identificadas las oficinas, ni se observa la Misión y Visión de la parroquia en algún

lugar estratégico, cabe aclarar que sí poseen visualmente salidas de emergencia y

extintores junto con todos los requerimientos para permisos que exige el gobierno.

g) PROPUESTA

Tema

Diseño del manual de funciones y elaboración del reglamento interno que ayude a la

optimización del proceso administrativo de la parroquia eclesiástica San Luis de

Otavalo.

Objetivo de la propuesta

Diseñar el manual de funciones y elaborar el reglamento interno que permita optimizar

el proceso administrativo de la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo.

Elementos que la conforman

Explicación de la propuesta.

Desarrollo del manual de funciones.

Costo beneficio.

Desarrollo del reglamento interno.

Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias

identificadas en el diagnóstico.

El Manual de funciones tiene como objetivo el diseño del modelo de competencias para

la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo, partiendo desde la premisa que en la

administración se conoce las teorías existentes sobre competencias laborales, dichas

teorías destacan en la necesidad de tener Talento Humano que se desempeñe de manera

exitosa y por lo tanto contribuya esencialmente al alcance de los objetivos parroquiales.

40

En el que se considerará conceptos, tipos y componentes de las competencias laborales,

los perfiles por competencias y la forma de desarrollarlos; contribuyendo así a una

valoración y clasificación de puestos existentes y necesarios en la parroquia eclesiástica.

El reglamento interno permitirá brindar a cada uno de los empleados los lineamientos

necesarios para que ejecuten sus actividades, en el cual se considerará aspectos como

las obligaciones de cada empleado, deberes y derechos lo que cada uno puede o no

hacer dentro de la parroquia.

Así de ésta manera con la aplicación de éstos dos elementos tanto del manual como el

reglamento se mejorará en la optimización del proceso administrativo, es decir se

aprovechará de mejor manera los recursos con los que la parroquia cuenta como son:

Recurso Humano, material, tecnológico, tiempo, evitando duplicidad de funciones, y

brindando servicios de calidad, a tiempo con eficiencia y eficacia.

Desarrollo manual de funciones.

Introducción

De acuerdo a (Arquidiósesis de Guadalajara, 2001) afirman que:

“El Manual de Funciones es un instrumento que, dentro del proceso de la pastoral

integral orgánica, consigna las principales atribuciones que el Código de Derecho

Canónico señala a los responsables de la acción pastoral; consigna además las

explicitaciones y directrices que el obispo juzga pertinentes para su diócesis”.(pág. 3)

Además no solo será para las entidades religiosas que se encuentren al mando de la

parroquia eclesiástica, sino que se incluirá al personal que trabaje en la misma. Éste

Manual será el punto de referencia concreto para las responsabilidades pastorales, que

dé seguridad en lo fundamental, estimule la formación permanente y la

corresponsabilidad orgánica en la parroquia.

41

Organigrama Actual de la parroquia San Luis.

Actualmente la parroquia San Luis, se encuentra estructurada de forma muy sencilla en

relación a la actividad y los diferentes estamentos que la conforman. A continuación el

detalle gráfico.

Gráfico 16. Organigrama de la Parroquia

Fuente: Parroquia San Luis (2018)

PÁRROCO

DESPACHO PARROQUIAL

SACRISTÍA CONSERJE

CEMENTERIO ALMACÉN LITÚRGICO

AUX. CONTABLE

SERVICIO DOMÉSTICO

42

Organigrama Propuesto para la Parroquia San Luis.

Después de haber observado y analizado los procesos que se realizan en la parroquia

San Luis, se propone el siguiente organigrama estructural.

Gráfico 17.Organigrama Propuesto


Misión

Somos la parroquia San Luis de Otavalo, una porción del pueblo de Dios en la Diócesis

de Ibarra, con su tarea evangelizadora, en un encuentro personal con Cristo Vivo,

encuentro celebrado en los sacramentos y vivido en el mundo, en las comunidades, en la

familia, en los jóvenes y los niños, privilegiando a los más necesitados, con una

atención especial a nuestros hermanos indígenas respetando su cultura.

43

Visión

Que nuestra parroquia San Luis sea a imitación de la primera comunidad cristiana,

fuente de vida, de fe y de escucha permanente a la Palabra de Dios, para que con la

fuerza del Espíritu Santo podamos renovarnos cada día, y comprometernos a implantar

el reino de Cristo en el ambiente.

Principios

Cultura de resultados

Obtener alto rendimiento como garantía de crecimiento, desarrollo de la parroquia.

Cultura de la innovación

Mantener los equipos y procesos actualizados con la tecnología más avanzada, para

garantizar una continua prestación del servicio parroquial.

Responsabilidad social con la comunidad.

Integrar de modo permanente las actividades de la parroquia con su entorno social;

participar en las actividades y eventos.

Cultura de calidad

Perfeccionar los procesos, a través de una mejora continua, para lograr eficacia,

eficiencia y productividad buscando alcanzar la excelencia, en beneficio y satisfacción

del personal y clientes.

Desarrollo y bienestar del recurso humano

Proporcionar una adecuada calidad de vida a los trabajadores; velar por su seguridad

física, social y emocional; brindarles los servicios que los valoren como personas;

promover su crecimiento a través del entrenamiento y desarrollo profesional y social,

estimular su autorrealización.

Compromiso en el servicio

Destacarse por el elevado nivel de los servicios que se ofrecen en la parroquia.

44

Valores

Creatividad

Buscar, en forma permanente, nuevas formas de hacer las cosas, de modo que ello sea

beneficioso para el trabajador, la parroquia, y la sociedad.

Honestidad

Obrar con transparencia y clara orientación moral cumpliendo con las responsabilidades

asignadas en el uso de la información, de los recursos materiales y financieros. Mostrar

una conducta ejemplar dentro y fuera de la parroquia.

Equidad

Otorgar a cada cual, dentro de la parroquia, lo que le corresponde según criterios ciertos

y razonables.

Respeto

Desarrollar una conducta que considere en su justo valor los derechos fundamentales de

nuestros semejantes y de nosotros mismos. Asimismo aceptar y cumplir las leyes, las

normas sociales y las de la naturaleza.

Solidaridad

Generar compañerismo y un clima de amistad, trabajando juntos para cumplir la misión

y orientar hacia el logro de la visión. Tener permanente disposición para ofrecer a los

demás un trato amable y brindarles apoyo generoso, al tiempo que se cumplen las tareas

con calidad, eficiencia y pertinencia.

Laboriosidad

Emplear el trabajo como una poderosa fuerza transformadora, para así alcanzar los

objetivos de la empresa y hacer que ella logre los más altos niveles de productividad y

desarrollo.

45

Puntualidad

Cumplir con los compromisos y obligaciones en el tiempo acordado, valorando y

respetando el tiempo de los demás.

Responsabilidad

Asumir las consecuencias de lo que se hace o se deja de hacer en la parroquia y su

entorno.

Políticas

Ofrecer servicio con calidad y oportunidad.

Se dará respuesta inmediata a los requerimientos en tiempos estimados.

Ser amables y respetuosos con los usuarios.

Dar información clara y específica a los usuarios que utilizan los diferentes

servicios.

Enfocarse en los clientes para conocer sus requerimientos.

Mejorar el desempeño laboral con el fin de lograr la satisfacción del cliente.

Resaltar siempre la imagen de la parroquia.

Mantener el prestigio de la parroquia eclesiástica.

Brindar un trato esmerado a los usuarios en cada una de sus inquietudes.

Los funcionarios mantener un comportamiento ético e íntegro.

Mantener información importante sobre el cumplimiento de planes y objetivos.

Ser una entidad con personal calificado que ofrezca confianza a los usuarios,

basados en los valores religiosos.

46

Descripción de los puestos de trabajo.

PÁRROCO

MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo: Párroco

Dependencia: Parroquia

División/Área/Sector: Administrativa

Jornada: Tiempo completo

Descripción de funciones

Planificar, coordinar y ejecutar actividades de la parroquia.

Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas.

Tomar las mejores decisiones para el buen funcionamiento de la parroquia.

Mantener buen ambiente laboral.

Evaluar el recurso humano

Cumplir y hacer cumplir normativas del reglamento interno de la parroquia.

Perfil requerido

Requisitos de experiencia: Este requisito, al ser el obispo diocesano quien cuida

pastoralmente de cada parroquia, queda a su criterio.

Preparación académica:

Al ser sacerdote, se tiene bien entendido que posee una adecuada preparación

académica, y propia de su condición sacerdotal, además a criterio del obispo, está

preparado para dirigir una parroquia, pues mantiene una constante renovación y

actualización como lo manifiesta el (Código de Derecho Canónico, 1983) cn. 279

Número de puestos: 1

Competencias

Pensamiento Estratégico: Saber tomar decisiones acertadas plasmadas en

resultados, siempre a la luz del evangelio para no perder de vista la misión de la

iglesia, aplicando estrategias para una proyección a futuro. Actuar con inteligencia

para detectar deficiencias y problemas que serán solucionados de la mejor manera y a

47

la vez oportunidades que deberán ser aprovechadas.

Trabajo en equipo: Capacidad de orientar y manejar equipos interdisciplinarios. Es

el eje de la parroquia y debe tener la capacidad de potencializar las competencias del

equipo de trabajo y debe aprovechar su capacidad para el bien de la misma.

Eficiencia comunicativa: Habilidad de transmitir mensajes claves para motivar a su

equipo de trabajo, facilidad de palabra para solucionar problemas y manejar un

auditorio, a través de discursos claros.

Comprensión de las dinámicas del mercado: Debe tener claro conocimiento sobre

las actividades parroquiales, conocer a sus clientes y estar enfocado directamente en

ellos.


SECRETARIA.

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: SECRETARIA

Dependencia: Despacho parroquial.




Recibir y atender usuarios

Atención llamadas telefónicas

Cuadre e ingreso de dinero

Cotejar documentos y archivar

Control de material de oficina

Apoyo secretarial

Cobro de facturas

Pago a proveedores con comprobantes de egresos.

Generar reportes e informes económicos-financieros que soliciten sus

48

superiores y que posibiliten así la correcta toma de decisiones.

Llevar el control de fondos asignados.

Realización de las conciliaciones Bancarias.

Perfil requerido

Requisitos de formación: Título profesional en Contabilidad y Auditoría

Administración de Empresas, Marketing, secretariado o afines.

Requisitos de experiencia: Tres (3) años de experiencia profesional relacionada con

el cargo a desempeñar.


Cursos de secretariado ejecutivo.

Conocimiento de otros idiomas.

Conocimiento básico del manejo de Microsoft office.

Conocimientos básicos de contabilidad.

Cursos de relaciones humanas y atención al cliente.

Conocimientos de archivo de documentos.


Competencias:

Atención al cliente: Detectar las necesidades y expectativas de los usuarios para

brindar un servicio de calidad.

Comunicación escrita: Capacidad de plasmar las ideas con forma gramatical

correcta, de tal manera que sea entendible ante los demás al momento de ejecutar

documentos escritos.

Adaptabilidad: Adaptarse a los constantes cambios y de manera especial al

momento de enfrentarse con nuevas actividades, retos y clientes con diferentes

temperamentos.

Trabajo en equipo: Disposición para formar parte de un grupo de trabajo y apoyarse

mutuamente para el logro de los objetivos empresariales.

Planificación y organización: Capacidad de ejecutar cada una de las tareas de forma

ordenada y organizada de manera que resulte fácil encontrar información el momento

de requerirlo.

Experticia técnica: capacidad para entender y aplicar los conocimientos técnicos del

área de desempeño y mantenerlos actualizados.

Orientación a logros y resultados: capacidad para realizar las funciones y cumplir

49

los compromisos parroquiales con eficacia y calidad.

Creatividad e innovación: capacidad para presentar ideas y métodos novedosos y

concretarlos en acciones.

Eficiencia operacional: capacidad para asimilar las funciones del cargo y hacer

evidente ese conocimiento en su desempeño efectivo.

Compromiso institucional: capacidad para asumir con responsabilidad y alto sentido

de pertenencia los asuntos propios de su cargo en la búsqueda de logros

institucionales.


CONTADOR GENERAL.

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Contador general



Jornada: Tiempo parcial.

Descripción de funciones.

Responsable de la planificación.

Organización de documentos.

Coordinación en el área contable con la finalidad de presentar los estados

financieros requeridos por la parroquia.

Debe elaborar, presentar y realizar los trámites relacionados al SRI.

Llevar de manera ordenada la información de los insumos en kárdex.

Estar pendiente de los pagos en cuanto a tributos y permisos de funcionamiento.

Sólidos conocimientos en leyes tributarias, laborales y otras normas.

Tener capacidad en la toma de decisiones y contar con habilidad numérica y

lógica.

50


AUXILIAR CONTABLE.

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: AUXILIAR CONTABLE







Elaboración y control de nómina.

Perfil requerido: Ing. En contabilidad y Auditoría. CPA.

Requisitos: Dos años en labores afines.

Preparación Académica Título de tercer nivel en Contabilidad y Auditoría. Contador

Público Autorizado (C.P.A)


Competencias:

Tener conocimiento en la elaboración y presentación de los estados financieros

en fechas requeridas con información veraz y oportuna.

Mantener archivos de registros contables y documentación de soporte de forma

cronológica y ordenada.

Poseer conocimiento en el registro de las transacciones contables realizadas

diariamente.

Conocer cómo realizar las declaraciones de impuestos.

Contar con sólidos conocimientos en leyes tributarias, laborales y otras normas

establecidas.

51




Preparación de documentos para realizar la contabilidad.

Cobro de facturas.

Ingreso de facturas.



Realización de las conciliaciones Bancarias.

Perfil requerido


Administración de Empresas o afines.




Conocimiento básico del manejo de Microsoft office.

Conocimientos de contabilidad.

Cursos de relaciones humanas y atención al cliente.

Conocimientos de archivo de documentos.

Actualizaciones contables y tributarias.


Competencias:








temperamentos.




52


de requerirlo.











institucionales.


VENDEDOR/A.

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Vendedor/a.

Dependencia: Almacén Litúrgico.









Apoyo secretarial

Cobro de facturas

53

Pago a proveedores con comprobantes de egresos.



Llevar el control de fondos asignados.

Perfil requerido


Administración de Empresas, Marketing o afines




Cursos de atención al cliente.

Cursos de relaciones humanas.

Cursos de actualización respecto al cargo que ocupa.

Conocimientos básicos de Microsoft office.


Competencias:








temperamentos.





de requerirlo.





54







institucionales.


CONSERJERÍA.

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Conserje.

Dependencia: Cementerio.





Atención en aspectos de jardinería.

Actividades relacionadas a la limpieza del cementerio.

Actividades que se relacionen con la albañilería.

Perfil requerido

Requisitos de formación: Educación básica, primaria.

Requisitos de experiencia: Un (1) año de experiencia profesional relacionada con el

cargo a desempeñar.


Cursos de albañilería.

Cursos de jardinería.


55

Competencias:





temperamentos.


área de desempeño.









institucionales.


AUXILIAR DE SERVICIOS DOMÉSTICOS.

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Empleada doméstica.





Recibir y atender a los sacerdotes de la parroquia.

Preparar los alimentos para los párrocos.

56

Actividades relacionadas a la limpieza.

Perfil requerido





Cursos de preparación y manejo de alimentos.


Competencias:



temperamentos.





institucionales.

Elaborado por: Silvana Chamorro (2018).

SACRISTÁN

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Sacristán.





Debe asistir al sacerdote en las labores de cuidado y limpieza de la iglesia, la

sacristía y de los objetos sagrados que contienen.

Se debe encargar de preparar todo lo necesario para la celebración de la misa.

57

Perfil requerido


Requisitos de experiencia: Un (1) año de experiencia profesional

relacionada con el cargo a desempeñar.


Cumplimiento con valores religiosos.

Profesar la religión católica.

Haber recibido los sacramentos de la religión católica.


Competencias:





temperamentos.









institucionales.


58

BODEGUERO-MENSAJERO

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Bodeguero-Mensajero.





Ejecución de labores de mensajería, guardianía y mantenimiento de las

instalaciones en general.

Llevar y traer mensajes dentro y fuera de la institución.

Trabajo sujeto a supervisión.

Perfil requerido

Requisitos de formación: Educación secundaria, bachiller general unificado.




Conocimientos básicos de Microsoft office.

Habilidad numérica.





Competencias:





temperamentos.

59









institucionales.


AUXILIAR DE LIMPIEZA

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del Cargo: Auxiliar de limpieza.





Ejecución de labores de limpieza, mensajería y mantenimiento de las

instalaciones en general.

Transportar máquinas, equipos y materiales para su utilización

Llevar y traer mensajes dentro y fuera de la institución

Realizar el aseo de oficinas y de la iglesia.

Perfil requerido

Requisitos de formación: Educación primaria.



60






Competencias:





temperamentos.









institucionales.


Cabe recalcar que todas las personas que presten sus servicios dentro de la parroquia

San Luis, deben vivir su fe de acuerdo al Evangelio de Cristo, realizando

adecuadamente los sacramentos, que son parte fundamental de todo cristiano, y dando

testimonio de Cristo con su vida en los ambientes en que se desenvuelva.

Flujo grama de procesos antes de la propuesta, en la prestación del servicio de

emisión de certificados.

Hay que considerar que en la actualidad antes de que se implemente el manual de

funciones y el reglamento interno cada uno de los servicios prestados por la parroquia

se los realiza de manera empírica y sin la utilización adecuada del sistema parroquial,

que permita optimizar el tiempo de entrega de documentos.

61

Gráfico 18. Flujo grama de proceso emisión de documentos antes de la propuesta

Fuente: Parroquia San Luis


Flujo gramas de procesos actuales de la propuesta, en relación a la emisión de

certificados.

Con la finalidad de optimizar los recursos que posee la parroquia eclesiástica se propone

el siguiente flujo grama de proceso de prestación de servicio para la emisión de

certificados.

SERVICIO DE PARTIDAS Y CERTIFICADOS

Fin

Solicita una partida,

(bautismo, comunión,

confirmación,

matrimonio, defunción)

Solicita al usuario la

fecha del sacramento del

cual requiere el

certificado

SÍ

NO

¿Conoce la fecha?

Usuario

Procede a buscar en los

libros respectivos (tiempo

aproximado 10 minutos)

Procede a buscar con una

fecha aproximada

(tiempo de espera 30

minutos)

Secretaria imprime el

certificado

Certificado

Secretaria entrega el

certificado

Secretaria

Usuario

Secretaria

¿Encuentra o no la partida?

Secretaria

¿Encuentra o no la partida?

NO

Usuario debe precisar

la fecha para volver a

buscar

SÍ

Usuario paga por la

especie

NO

Secretaria se dirige al

usuario para que busque

en otra parroquia.


certificado

Usuario paga por la

especie

Certificado

Secretaria entrega el

certificado

62

Gráfico 19. Flujo grama de proceso emisión de documentos, con la propuesta


PARROQUIA ECLESIÁSTICA SAN LUIS DE OTAVALO

SERVICIO DE PARTIDAS Y CERTIFICADOS

Elaborado por:

Silvana Chamorro

Autorizado por:

Párroco iglesia San Luis de Otavalo

Fecha de elaboración:

20-04-2018

Fin

Solicita una partida,

(bautismo, comunión,

confirmación, matrimonio,

defunción)

Solicita al usuario apellidos y

nombres de la persona que

requiere el certificado y busca en

el sistema parroquial (tiempo

aproximado 3 minutos)

SÍ

NO

¿Encuentra la partida?

Certificado

Recibe el dinero y entrega el

certificado.

Secretaria se dirige al

usuario para que busque en

otra parroquia.

Especie

Paga por la especie


certificado

USUARIO SECRETARIA

INICIO

63

Flujo gramas de procesos antes de la propuesta, en relación al pago por servicio

del cementerio.

Entre otros servicios que brinda la parroquia está el de recaudar los aportes de quienes

hacen uso de los nichos y bóvedas del cementerio, ésta es la manera como se ha venido

atendiendo.

Gráfico 20. Flujo grama de proceso pago por servicio de cementerio, antes de la

propuesta

Fuente: Parroquia San Luis


Certificado de pago

SERVICIO DE CEMENTERIO

Fin

Se acerca a la ventanilla

a cancelar los valores

monetarios por alquiler

de nichos.

¿Se encuentra en el

puesto de trabajo?

SÍ

NO

La persona es

voluntaria y no tiene

horario fijo

Usuario

Realiza el respectivo

documento por la

cancelación del nicho

Documento de pago

Secretaria

Secretaria

Usuario debe regresar en

otro momento para poder

cancelar

Usuario entrega el

dinero y recibe el

documento por el

pago

64

Flujo gramas de procesos actuales de la propuesta, en relación al pago por servicio

de cementerio.

Gráfico 21. Flujo grama de proceso pago por servicio de cementerio, con la propuesta


Certificado de pago

USUARIO

Fin

Observa en un lugar

visible el horario de

atención para cobros.

Inicio Realiza el respectivo

documento por la

cancelación del nicho

Documento de pago

Usuario entrega el

dinero y recibe el

documento por el pago

SERVICIO DE CEMENTERIO


SECRETARIA

Elaborado por:

Silvana Chamorro

Autorizado por:

Párroco iglesia San Luis de

Otavalo

Fecha de elaboración:

20-04-2018

Se acerca a la ventanilla

a cancelar los valores

monetarios por alquiler

de nichos.

65

Análisis del costo/beneficio para la implementación de la Propuesta

Para identificar los costos y beneficios que se generarán luego de implementar el manual de

funciones y el reglamento interno, se muestra como se hacía antes el resumen de pagos en la

parroquia.

Tabla 19. Gastos parroquiales 2017

INFORMACIÓN GENERAL DE LOS PAGOS QUE SE EFECTÚAN ACTUALMENTE EN LA

PARROQUIA

N° CARGO N° DE

PUESTOS DETALLE

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

MENSUAL

VALOR

TOTAL

ANUAL

1 Párroco 1

Es el representante

legal de la parroquia,

sin embargo, por

derecho canónico, al no

ser un empleado, ni

tener un contrato, sino

que está en ésta función

por mandato del obispo

y puede ser removido

en cualquier momento,

recibe una ayuda

económica de acuerdo a

lo que se decida en el

Consejo económico

parroquial, y por tanto,

no consta en el rol de

pagos.

0,00 0,00 0,00

2 Secretaria 1

Atiende los

requerimientos del

despacho parroquial,

toda la labor de la

parroquia en el ámbito

pastoral

386,00 386,00 4.632,00

3 Aux. Contable 1

Se encarga de llevar

toda la parte económica

de la parroquia,

facturas, cajas y bancos,

así como de hacer

pagos de sueldos,

proveedores, y demás

gastos.

420,00 420,00 5.040,00

4 Servicio Cementerio 1

Tramita el proceso para

realizar entierros,

exhumaciones; también

recibe el aporte por

mantenimiento de los

nichos

0,00 0,00 0,00

5 Ventas 1

Atiende el almacén

Litúrgico de la

parroquia, en lo que se

refiere a ventas

386,00 386,00 4.632,00

66

6 Sacristán 1

Se encarga de atender

todo lo referente al

cuidado y manejo del

templo principal

386,00 386,00 4.632,00

7 Conserje 1

Es el encargado de

cuidar y mantener el

cementerio

386,00 386,00 4.632,00

8 Servicio doméstico 1

Es la persona del área

interna de la casa

parroquial, se encarga

de los quehaceres

domésticos

386,00 386,00 4.632,00

NO CONSTAN EN

EL ROL, SE PAGA

CON LIQUIDACION

0,00 0,00

9 Servicios Auxiliares 2

Son las personas

encargadas de realizar

la limpieza tanto en el

templo principal como

en capillas

100,00 200,00 2.400,00

TOTAL 10 2.450,00 2.550,00 30.600,00


Nota: La labor del sacerdote no se puede considerar como un empleo por lo que no

recibe un sueldo fijo. Es decir que, de acuerdo a los aportes recibidos por estipendios

para Misas y demás sacramentos en el mes, el párroco determina un porcentaje para

percibir como “sueldo”. Caso contrario, a las parroquias con más ingresos se les pone

un límite establecido por la diócesis. Esto se acuerda según la antigüedad y el cargo

pastoral.

Seguidamente se ha visto necesario realizar un comparativo de presupuesto antes de

implementar la propuesta, en relación a los pagos que se efectuaban antes de los

cambios y sin el incremento del personal que hace falta en la parroquia, los cuales serán

las personas que permitan disminuir el tiempo de ejecución del servicio.

67

Tabla 20. Presupuesto 2017


PRESUPUESTO AL AÑO 2017

INGRESOS VALOR

OFRENDAS: Recogidas durante la Misa y en alcancías 87.511,80

CERTIFICADOS: Bautizo, P. Comunión, Confirmación, Matrimonio,

Defunción 7.986,00

CEMENTERIO: Donativos por mantenimiento y alquiler de nichos 47.829,91

VENTAS ALMACEN, Productos Tarifa 0% 26.630,55


ARRIENDO DE LOCALES COMERCIALES 16.410,28

TOTAL 198.062,40

EGRESOS VALOR

SUELDOS 30.600,00

SERVICIOS BASICOS 6.124,16

SERVICIOS SACERDOTALES 22.224,32

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 8.400,00

INVENTARIO ALMACEN 20.513,71

SUMINISTROS, materiales, etc. Para oficinas 1.800,00

PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD: Hojas dominicales, estampas, etc. 3.200,00

TOTAL 92.862,19

Ingresos-Egresos 105.200,21

Imprevistos 15% 15.780,03 Fuente: Parroquia San Luis (2017)

Se presentan los roles de pago, con la implementación de ésta propuesta, contemplando

los diferentes aspectos legales como son las disposiciones del Código de trabajo y los

sueldos de la tabla de mínimos sectoriales, de acuerdo al departamento que pertenece

cada empleado.

68

Tabla 21. Rol de pagos departamento administrativo

ROL DE PAGOS


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

N

° CARGO

CÓDIGO

IESS

CA

NT

IDA

D

VALOR

UNITARIO

TOTAL

ANUAL IE

SS

PA

TR

ON

AL

FO

ND

OS

DE

RE

SE

RV

A

VACACIONES

DÉ

CIM

O

TE

RC

ER

O

DÉ

CIM

O

CU

AR

TO

TOTAL

ANUAL

1 Párroco 1 450,00 5.400,00 656,10 - 225,00 450,00 386,00 7.117,10

2 Secretaria/o

191000000002

4 2 393,48 9.443,52 1.147,39 - 393,48 772,00 386,00 12.142,39

3

Aux. de

secretaría

191000000002

4 1 196,74 2.360,88 286,85 - 98,37 196,74 386,00 3.328,84

4

Contador

General

191000000001

2 1 399,61 4.795,32 582,63 - 199,81 399,61 386,00 6.363,37

5 Aux. Contable

191000000002

6 1 393,48 4.721,76 573,69 - 196,74 393,48 386,00 6.271,67

TOTAL 6 1.833,31 26.721,48 3.246,66 0,00 1.113,40 2.211,83 1.930,00 35.223,36



69

Tabla 22. Rol de pagos departamento de ventas

ROL DE PAGOS


DEPARTAMENTO VENTAS

N

° CARGO

CANTIDA

D

VALOR

UNITARIO

TOTAL

ANUAL IE

SS

PA

TR

ON

AL

FONDOS

DE

RESERVA

VA

CA

CIO

NE

S

DÉ

CIM

O

TE

RC

ER

O

DÉ

CIM

O

CU

AR

TO

TOTAL

ANUAL

1 Vendedor 1930000000020 1 395,52 4.746,24 576,67 - 197,76 395,52 386,00 6.302,19

2

Mensajero-

Bodeguero 1910000000034 1 390,24 4.682,88 568,97 - 195,12 579,00 386,00 6.411,97

TOTAL 2 785,76 9.429,12 1.145,64 0,00 392,88 974,52 772,00 12.714,16



70

Tabla 23. Rol de pagos departamento operativo

ROL DE PAGOS


DEPARTAMENTO OPERATIVO

N

° CARGO

CA

NT

IDA

D

VALOR

UNITARIO

TOTAL

ANUAL IE

SS

PA

TR

ON

AL

FO

ND

OS

DE

RE

SE

RV

A

VA

CA

CIO

NE

S

DÉ

CIM

O

TE

RC

ER

O

DÉ

CIM

O

CU

AR

TO

TOTAL

ANUAL

1 Sacristán 1910000000036 1 390,24 4.682,88 568,97 - 195,12 390,24 386,00 6.223,21

2 Conserje 1910000000036 1 390,24 4.682,88 568,97 - 195,12 390,24 386,00 6.223,21

3

Auxiliar de

limpieza 1910000000038 2 195,12 4.682,88 568,97 - 195,12 579,00 386,00 6.411,97

4 Servicio doméstico CT6 1 386,00 4.632,00 562,79 - 193,00 386,00 386,00 6.159,79

TOTAL 5 1.361,60 18.680,64 2.269,70 0,00 778,36 1.745,48 1.544,00 25.018,18



Total empleados 13 54.831,24 18.124,46

71

Luego de considerar los aspectos antes expuestos, se ha procedido a elaborar un

presupuesto para la parroquia con la implementación de éste manual de funciones y

reglamento interno, considerando un incremento, para ello se tomo como referencia los

datos generados en los años 2016 y 2017, en la realización de la proyección respectiva.

Se utilizó la siguiente fórmula:

Valor final – Valor inicial x 100

Valor inicial

Ofrendas: 87511.80 – 80862.92 x 100

80862.92

Tasa de crecimiento de ofrendas: 8.22%, éste valor se multiplicó por el valor generado

en el año 2017 que es 87511.80, dando como resultado 7193.47, que sería el valor del

incremento para el año 2018.

Éste procedimiento se realizó con cada uno de los ítems de ingresos, y egresos, a

excepción de los sueldos y aportes, que se generaron en la tabla anterior.

Tabla 24. Datos para el cálculo del incremento

INGRESOS Año 2016 Año 2017 TASA DE

CRECIMIENTO

VALOR DE

INCREMENTO

VALOR

INCREMENTADO AL

2018

Ofrendas 80862,92 87511,8 8,22% 7.193,47 94.705,27

Certificados 6840,00 7986 16,75% 1.337,66 9.323,66

Cementerio 45597,53 47829,91 4,90% 2.343,67 50.173,58 Ventas almacén

tarifa 0% 25527,15 26630,55 4,32% 1.150,44 27.780,99 Ventas almacén

tarifa 12% 10119,54 11693,86 15,56% 1.819,56 13.513,42

Arriendos 16228,8 16410,28 1,12% 183,8 16.594,08

Total 212.090,99

EGRESOS

Servicios básicos 6085,25 6.124,16 0,64% 39,19 6.163,35 Servicios

sacerdotales 22189,12 22.224,32 0,16% 35,56 22.259,88 Mantenimiento y

reparaciones 8348,00 8.400,00 0,63% 52,92 8.452,92 Inventario

almacén 20479,00 20.513,71 0,17% 34,87 20.548,58

Suministros 1756,21 1.800,00 2,49% 44,82 1.844,82

Promoción y p. 3182,00 3.200,00 0,57% 18,24 3.218,24

Total 62.487,80 Fuente: Parroquia San Luis (2018)


72

Nota: El rubro de sueldos y aportes, no consta en la tabla anterior, puesto que se toman

los datos generados a través de los roles de pago.

Tabla 25. Presupuesto 2018


PRESUPUESTO AL AÑO 2018

INGRESOS VALOR

OFRENDAS: Recogidas durante la Misa y en alcancías 94.705,27

CERTIFICADOS: Bautizo, P. Comunión, Confirmación, Matrimonio,

Defunción 9.323,66

CEMENTERIO: Donativos por mantenimiento y alquiler de nichos 50.173,58



ARRIENDO DE LOCALES COMERCIALES 16.594,08

TOTAL 212.090,99

EGRESOS VALOR

SUELDOS 54.831,24

APORTE al IESS, fondos de reserva, beneficios sociales 18.124,46

SERVICIOS BASICOS 6.163,35

SERVICIOS SACERDOTALES 22.259,88

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 8.452,92

INVENTARIO ALMACEN 20.548,58

SUMINISTROS, materiales, etc. Para oficinas 1.844,82

PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD: Hojas dominicales, estampas, etc. 3.218,24

TOTAL 135.443,49

Ingresos-Egresos 76647,50

Imprevistos 15% 11.497,13



Se ha considerado que forma parte del costo total a los sueldos del departamento administrativo

y operativo; y el costo variable a los sueldos del departamento de ventas.

COSTO TOTAL = COSTO FIJO 45.402,12

COSTO VARIABLE 9.429,12

54.831,24

73

Con los datos obtenidos anteriormente se ha establecido la razón costo/beneficio.

RELACION COSTO/BENEFICIO = INGRESO TOTAL

COSTO TOTAL

RCB = 212.090,99

54.831,24

RCB = 3,868

Es decir que de cada $3,00 invertidos se esperan recuperar 0,87 centavos.

Cabe volver a mencionar que es una relación para determinar el costo que tendrá la

implementación de ésta propuesta; ya que la razón de ser de la Parroquia eclesiástica San Luis,

radica en la ayuda a la comunidad, por eso es una entidad sin fines de lucro, y lo que se busca es

ofrecer servicios de calidad y optimizar la atención a los usuarios.

Reglamento Interno

Introducción

La parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo con la finalidad de mejorar la calidad de

servicio y atención al cliente ha visto la necesidad de implementar el reglamento interno

que permita regular de manera efectiva las actividades que sus trabajadores realizan, es

una institución religiosa sin fines de lucro ubicada en la ciudad de Otavalo para

controlar y mejore las relaciones laborales entre los párrocos, trabajadores y demás

personal.

Esta reglamentación, es complementario a las disposiciones del Código de Trabajo; por

lo que, tanto la parroquia como sus trabajadores observarán específicamente sus

prescripciones; su desconocimiento, no será excusa para quienes cometan faltas o

incurran en infracciones.

74

CAPÍTULO I

INGRESO DE LOS TRABAJADORES A LA PARROQUIA

Art. 1.- Los aspirantes que apliquen para ingresar a laborar a la parroquia, deberán

presentar su hoja de vida con toda la documentación completa y en regla para luego

concurrir a la respectiva entrevista, rendir las correspondientes pruebas de aptitud de ser

el caso.

Artículo 2.- La falsedad, alteración o falsificación de los documentos presentados,

facultan al párroco a negar la solicitud de trabajo del aspirante, y en el caso de que las

irregularidades se detectaran después de formalizar la relación de trabajo, se procederá a

tramitar el Visto Bueno.

CAPÍTULO II

DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO

Período de Prueba

Artículo 3.- La parroquia establecerá el plazo de 90 días como período de prueba de

conformidad con el Código de Trabajo y la Ley Orgánica de Justicia Laboral.

Artículo 4.- Este período de prueba será estipulado por escrito en el contrato de trabajo

respectivo y cualquiera de las partes lo puede dar por terminado libremente. No podrá

establecerse más de un período.

CAPÍTULO III

HORARIO DE TRABAJO

Artículo 5.- La jornada laboral será de ocho horas diarias de manera que no excedan de

cuarenta horas semanales, salvo disposición de la ley en contrario.

Asistencia y Permisos

Artículo 6.- Los empleados deberán asistir de forma puntual a cada uno de los cargos,

sin embargo habrá una tolerancia de hasta 10 minutos de llegada sin descuento de

tiempo y un máximo de tres veces por mes.

Artículo 7.- Durante la jornada normal, no podrán abandonar su sitio de trabajo sin

autorización previa del párroco.

Art. 8. Se otorgará un manual específico de funciones a cada persona que laborará en la

parroquia.

75

Artículo 9.- Si faltaran al trabajo por enfermedad o accidente inculpable, deberá

comunicar a la parroquia dentro de las 3 horas de iniciación de su turno de trabajo

Vacaciones Remuneradas

Artículo 10.- Los trabajadores después de haber prestado sus servicios durante UN

AÑO, inmediatamente tendrán derecho a un período de quince (15) días de descanso

remunerado, para esto deberán notificar con 15 días de anticipación.

Domicilio

Artículo 11.- Todo empleado al momento de ingresar deber registrar en la parroquia su

domicilio y dirección para efectos de llevar una correcta relación de orden laboral; por

lo que, es ineludible que cualquier cambio deba ser notificado por escrito.

Licencias por Paternidad, Maternidad y Lactancia

Artículo 12.- Toda mujer trabajadora tiene derecho a una licencia con remuneración de

doce (12) semanas por el nacimiento de su hija o hijo, durante los doce (12) meses

posteriores al parto, la jornada de la madre lactante durará seis (6) horas, durante este

tiempo la parroquia reconocerá el 25% del sueldo y la diferencia cancelará el IESS. No

se podrá dar por terminado el contrato de trabajo por causa del embarazo.

Artículo 13.- Los padres tendrán licencia correspondiente 10 días con remuneración.

CAPÍTULO IV

REMUNERACIONES, SUELDOS Y SALARIOS MÍNIMOS

Artículo 14.- Los sueldos y salarios no sean inferiores a los salarios mínimos unificados

de los trabajadores en general establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales y

cuando corresponda ese cancelará el décimo tercero y décimo cuarto.

CAPÍTULO V

USO DE LOS VEHÍCULOS Y BIENES DE LA PARROQUIA

Artículo 15.- Los bienes, materiales, equipos de oficina y vehículos son únicos y

exclusivamente de la parroquia, y por ningún motivo debería estar faltando algo y

tampoco se deberá darles mal uso.

76

Seguridad e higiene laboral

Artículo 16.-Todo el personal debe observar rigurosamente las medidas que la

parroquia establezca para prevenir accidentes y en particular para velar por la buena

conservación de los dispositivos de seguridad impuestas, la negligencia en la

observación de esta disposición configurará culpa grave con la respectiva sanción.

Artículo 17.- El párroco velará por la salud, seguridad e higiene de los trabajadores a su

cargo, para garantizar el bienestar de todos.

Artículo 18.- Todo el personal de la parroquia debe mantener limpios y ordenados los

lugares de trabajo, herramientas, equipos y material de oficina.

Artículo. 19- La terminación definitiva de la relación laboral con un trabajador tendrá

lugar de acuerdo a lo establecido en los artículos 169, 170, 172, del Código de Trabajo,

previa solicitud de visto bueno y demás trámites legales.

CAPÍTULO VI

DE LOS RECLAMOS

Artículo 20.- El empleado y/o trabajador que se sintiere perjudicado y o afectado en sus

derechos presentará su reclamo ante el funcionario inmediatamente superior diferente a

quien impuso la sanción, quien oirá y resolverá en justicia con el asesoramiento técnico-

administrativo y legal conforme amerite el caso.

Norma Complementaria

Artículo 21.- La parroquia deja expresa constancia en el presente Reglamento que el

correo electrónico (e-mail) personalizado o no, a disposición de cada una de las

terminales utilizadas por los trabajadores son de exclusivo uso profesional, quedando

terminantemente prohibido el envío o recepción de correos electrónicos particulares o

de actividades ajenas a la parroquia. Con esto se pretende reglamentar el uso de una

herramienta de trabajo y no se atenta al derecho de privacidad del empleado.

Norma General

Artículo 22.- El presente Reglamento deroga y deja sin efecto cualquier otra

disposición en contrario que hubiere emanado de la parroquia o hubiere sido permitida

por la misma, ya sea en forma verbal o escrita.

Vigencia

Artículo 23.- El presente reglamento entrará a regir una vez aprobado por la Dirección

Regional del Trabajo.

EL PÁRROCO

77

h) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Para finalizar el presente trabajo se exponen las siguientes conclusiones y

recomendaciones:

La correcta aplicación de herramientas administrativas contribuye a mejorar los

procesos internos dentro de cualquier entidad, y esto se ve reflejado en la satisfacción de

quienes hacen uso de sus servicios de forma externa.

Con el diseño del presente manual de funciones, se busca mejorar los procesos

administrativos de la parroquia San Luis de Otavalo, optimizando de manera adecuada

sus recursos, mejorando la atención a los usuarios, y por ende obteniendo mejores

resultados a todo nivel; siendo un complemento el reglamento interno que coadyuva en

esta tarea.

Para fundamentar teóricamente el presente trabajo se utilizó el criterio de varios autores,

entre otros de (Gilbreth & Moller, 2015), que manifiestan claramente que el Manual de

Funciones es un documento formal que recoge las descripciones de puestos de trabajo, y

es imprescindible para llevar una correcta gestión de recursos humanos.

Además se establece el costo beneficio para la implementación del presente proyecto,

tomando en cuenta los rubros generados por la parroquia durante el año 2017, y

considerando el aumento de los puestos de trabajo que ayudarán a brindar un mejor

servicio. Cabe aclarar que la parroquia San Luis es una entidad sin fines de lucro, este

particular se ha tomado en cuenta para los respectivos análisis financieros.

Se recomienda implementar de manera oportuna el manual de funciones y reglamento

interno en la parroquia San Luis, así como el incremento de algunos puestos de trabajo

que hasta ahora se han venido solventando de forma parcial con el mismo personal

existente y que atrae muchos contratiempos tanto interna como externamente,

generando malestar en el personal y en los usuarios que requieren un servicio rápido y

oportuno.

i) FUENTES/BIBLIOGRAFÍA

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Vaticana.

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Obtenido de http://arquidiocesismorelia.mx/images/docs/manual.pdf

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Puerto, B. D. (2013). La globalización y el crecimiento empresarial a través de

estrategias de internacionalización. Obtenido de

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Sosa, S. M. (2007). Planificación y estrategia. Obtenido de Sistema Organizacional.

Estructura Organizacional. Conceptos Afines:

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_empresas

Yuni, J., & Urbano, C. (2006). Técnicas para investigar. Córdoba: Brujas.

Zona económica. (17 de Abril de 2017). La Organización Empresarial. Obtenido de

https://www.zonaeconomica.com/organizacion-empresarial-0

j) DATOS PERSONALES

NOMBRE: Grace Silvana Chamorro Loyo

TELÉFONO: 0984866347 – (06) 2580312

ESPECIALIDAD DEL ESTUDIANTE: Ingeniería en Administración de Empresas y

Negocios.

ANEXOS

Anexo N° 1. Guía de Entrevista

1.- ¿Cuántas personas trabajan actualmente en el servicio de ésta parroquia?

2.- ¿Qué actividades realiza la parroquia en la parte administrativa y de servicio?

2.- ¿Considera usted que los empleados puede cubrir todo el trabajo que requiere la

parroquia San Luis?

3.- ¿Cómo realizan las actividades los trabajadores? ¿Se les ha proporcionado un

manual de funciones?

4.- ¿La parroquia posee un reglamento interno?

5.- ¿Han tenido dificultad para establecer algún tipo de norma entre los empleados?

6.- ¿Se tiene establecido metas a corto y largo plazo? ¿Los empleados las conocen?

7.- ¿Existe una misión y visión de la parroquia que esté documentada?

Anexo N° 2. Cuestionario 1

La presente encuesta tiene por objeto conocer y evaluar, si las personas que trabajan en

la Parroquia eclesiástica San Luis, conocen las actividades, las normas y deberes así

como sus derechos con respecto a sus puestos de trabajo.

Lea atentamente y marque con una X la respuesta.

1.- ¿Conoce usted las actividades que debe realizar en su puesto de trabajo?

SI ( ) NO ( )

2.- ¿Sabe si la parroquia cuenta con políticas que le ayuden a usted a mejorar el

servicio?

SI ( ) NO ( )

3.- ¿Con qué frecuencia le ha tocado realizar actividades no concernientes a su cargo?

UNA VEZ POR SEMANA ( )

CADA QUINCE DÍAS ( )

UNA VEZ POR MES ( )

4.- ¿La descripción de su cargo se encuentra documentada? SI ( ) NO ( )

5.- ¿La parroquia cuenta con un manual de funciones? SI ( ) NO ( )

6.- ¿Conoce las normas que rigen su comportamiento en el área en la que usted trabaja?

SI ( ) NO ( )

7.- ¿Tiene conocimiento, si la parroquia tiene trazado metas a corto y largo plazo?

SI ( ) NO ( )

8.- Como trabajador, ¿cumple a cabalidad sus metas? SI ( ) NO ( )

9.- ¿Sabe si la parroquia cuenta con una Misión y Visión? SI ( ) NO ( )

10.- ¿Cree usted, que como empleado debería mejorar sus funciones laborales?

SI ( ) NO ( )

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

Anexo N° 3. Cuestionario 2

La presente encuesta tiene como objetivo conocer la opinión de las personas que hacen

uso de los servicios parroquiales de San Luis, en cuanto a tiempo y calidad de atención.

Con estos criterios podremos mejorar, nuestro servicio a la comunidad.

Lea atentamente y marque con una X la respuesta.

1.- ¿Conoce usted la documentación que requiere para realizar algún trámite?

SI ( ) NO ( )

2.- ¿Considera usted adecuados los tiempos de espera en que se realizan los trámites?

SI ( ) NO ( )

3.- ¿Cree usted que la cantidad de personas que atienden en los servicios de ésta

parroquia es adecuado? SI ( ) NO ( )

4.- ¿Le parece apropiada la documentación que se le pide para realizar algún trámite?

SI ( ) NO ( )

5.- Como calificaría usted el servicio que ha recibido

EXCELENTE ( ) REGULAR ( )

BUENO ( ) MALO ( )

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

ANEXO N°4. Ficha de Observación


FICHA DE OBSERVACIÓN

PARÁMETROS SÍ NO A VECES

CLIENTES INTERNOS

Se encuentra en su lugar de trabajo

Es amable a la hora de atender al usuario

Sabe cómo manejar a un cliente problemático.

Reporta a su superior de algún inconveniente

Sigue algún proceso para ejecución de un

servicio.

Se dedica solo a la atención del usuario.

Realiza otras actividades diferentes a su

trabajo.

Llama la atención a sus compañeros sin que esa

sea su función.

Genera conflicto entre compañeros

CLIENTES EXTERNOS

Se molestan al no recibir atención rápida y

oportuna.

Existe un buzón de reclamos y sugerencias.

Pasa mucho tiempo esperando ser atendido.

No encuentra al funcionario en su lugar de

trabajo.

Regresa a la institución varias veces para que

resuelvan sus inquietudes.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Documentación numerada

Cuenta con documentos para cada actividad

Las carpetas tienen su respectivo nombre

Se visualiza orden en los archivos físicos

TALENTO HUMANO

Existen procesos para las actividades

Están identificados los sectores de trabajo

Tienen nombre e identificación las oficinas

Las oficinas tiene el ambiente laboral adecuado

CONTROL INTERNO

Existe un manual de funciones

Existe segregación de funciones

Cuenta con un organigrama estructural

Se visualiza la Misión y Visión

OBLIGACIONES FISCALES

Se visualiza la salidas de emergencia

Cuenta con extintor de fuegos

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