UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA SEDE …...el conocimiento de la organización, cultura...
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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA SEDE QUITO CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Tesis previa a la obtención del título de: INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE DE LA EMPRESA RAÚL COKA BARRIGA AAPS UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO” AUTORA: NATHALY ROCIO ROSERO NICOLALDE DIRECTOR: CARLOS SALAZAR Quito, febrero 2013
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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA
SEDE QUITO
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis previa a la obtención del título de:
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE DE LA EMPRESA RAÚL
COKA BARRIGA AAPS UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
AUTORA:
NATHALY ROCIO ROSERO NICOLALDE
DIRECTOR:
CARLOS SALAZAR
Quito, febrero 2013
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD
Yo, Nathaly Rocío Rosero Nicolalde autorizo a la Universidad Politécnica Salesiana
la publicación total o parcial de este trabajo de grado y su reproducción sin fines de
lucro.
Además declaro que los conceptos y análisis desarrollados y las conclusiones del
presente trabajo son de exclusiva responsabilidad de la autora.
Quito, febrero 2013
___________________________
Nathaly Rocío Rosero Nicolalde
CI.1719393447
DEDICATORIA
A mis padres, Pedro y Teresa, quienes han sido pilares fundamentales en mi vida,
por su apoyo incondicional, por su ejemplo de vida y la entrega hacia sus hijas; por
enseñarme a seguir hasta el final en todo lo que me proponga y culminar mis metas.
A mi esposo Fernando por su amor, comprensión, paciencia y ser mi soporte, por
demostrarme que en los buenos momentos y en las dificultades es mi apoyo
incondicional.
A mi hijo Joaquín, quien está por nacer y llenar de alegría mi hogar, quién es el
motor fundamental y el sentido de mi vida.
Nathaly Rocío Rosero Nicolalde
AGRADECIMIENTOS
A mi tutor Carlos Salazar por su guía, paciencia, conocimientos, palabras de aliento
y exigencia en el desarrollo del presente trabajo, por ser un amigo más que profesor.
A mis profesores por los conocimientos impartidos, por la experiencia y consejos
brindados a lo largo de la carrera, quienes tuvieron el don de enseñar y dejar huella
en sus estudiantes.
Nathaly Rosero Nicolalde
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 1
1. GENERALIDADES DE CONTROL INTERNO 2
1.1 Control interno 2
1.1.1 Concepto 3
1.1.2 Objetivos del control interno 4
1.1.3 Importancia del control interno 5
1.1.4 Tipos de control interno 5
1.1.4.1 Control administrativo 6
1.1.4.2 Control contable 7
1.1.5 Componentes del control interno 9
1.1.5.1 Ambiente de control 10
1.1.5.2 Evaluación de riesgos 17
1.1.5.3 Actividades de control 18
1.1.5.4 Información y comunicación 20
1.1.5.5 Supervisión y monitoreo 22
1.1.6 Limitaciones del control interno 24
1.1.7 Métodos de evaluación de control interno 25
1.1.7.1 Cuestionario de control interno 25
1.1.7.2 Narrativas escritas 27
1.1.7.3 Diagramas de flujo 28
1.1.8 Matriz de resultados de la evaluación de control interno 29
1.1.9 Matriz de hallazgos 32
1.2 SEGUROS 33
1.2.1 Concepto 33
1.2.2 Clasificación del seguro privado 34
1.2.2.1 Empresas que realicen operaciones de seguros 34
1.2.2.2 Compañías de reaseguros 35
1.2.2.3 Intermediarios de seguros 35
1.2.2.4 Asesores productores de seguros 35
1.2.2.5 Peritos de seguros 36
1.2.3 Disposiciones legales 36
CAPÍTULO 2 38
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL EMPRESA RAÚL COKA BARRIGA
AGENCIA ASESORA Y PRODUCTORA DE SEGUROS. 38
2.1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA 38
2.1.1 Cultura organizacional 41
2.1.1.1 Misión 41
2.1.1.2 Visión 42
2.1.1.3 Objetivos de la empresa 42
2.1.1.4 Valores 42
2.1.1.5 Políticas 43
2.1.1.5.1 Políticas financieras 43
2.1.1.5.2 Políticas tributarias y contables 44
2.1.1.5.3 Políticas de recursos humanos 46
2.1.2 Estructura organizacional 47
2.1.2.1 Organigrama estructural 50
2.1.2.1 51
2.1.2.2 Organigrama funcional 51
2.2 MARCO DE ANÁLISIS 59
2.2.1 Macro ambiente 59
2.2.1.1 Factor político 60
2.2.1.2 Factor económico 60
2.2.1.3 Factor geográfico 62
2.2.1.4 Factor legal 63
2.2.1.5 Factor competitivo 65
2.2.1.6 Factor social 66
2.2.1.7 Factor tecnológico 66
2.2.2 Microambiente 67
2.2.2.1 Clientes 68
2.2.2.2 Proveedores 69
2.2.2.3 Competencia 70
2.2.2.4 Producto 71
2.3 ANÁLISIS FODA 72
2.3.1 Fortalezas 72
2.3.2 Oportunidades 73
2.3.3 Debilidades 74
2.3.4 Amenazas 75
2.3.5 Matriz FODA 75
CAPÍTULO 3 83
3. PROPUESTA DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE DE LA EMPREA RAÚL
COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA 83
3.1 Análisis de funciones y procedimientos del área administrativa-financiera-contable de la
empresa Raúl Coka Barriga AAPS 83
3.1.1 Análisis de funciones del área administrativa-financiera-contable de la empresa Raúl
Coka Barriga AAPS 87
3.1.2 Elaboración y aplicación de cuestionarios de control interno para el área administrativa-
financiera-contable 95
3.1.3 Flujogramas de procedimientos actuales del área administrativa-financiera-contable 99
3.2 Evaluación de los riesgos de control interno del áreaadministrativa-financiera-contable de la
empresa Raúl Coka Barriga AAPS 112
3.2.1 Matriz de resultados de la evaluación de control interno 112
3.2.2 Resultados de la evaluación de control interno 114
3.2.2.1 Pruebas de recorrido para controles identificados en la evaluación de control interno. 138
3.2.2.2 Matriz de hallazgos de la evaluación de control interno 162
3.3. Sistema propuesto de control interno para el área administrativa-financiera-contable 217
3.3.1. Ambiente de control 217
3.3.1.1 Integridad y valores éticos 217
3.3.1.1.1 Código de ética 217
3.3.1.1.2 Políticas propuestas 224
3.3.1.2 Compromiso con la competencia 237
3.3.1.3 Consejo de administración o comité de auditoría 245
3.3.1.4 Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos 246
3.3.1.5 Estructura organizacional 248
3.3.1.6 Asignación de autoridad y de responsabilidades 249
3.3.1.7 Políticas y procedimientos de recursos humanos 259
3.3.2. Evaluación de riesgos 268
3.3.3. Actividades de control 270
3.3.4. Información y comunicación 307
3.3.5. Supervisión y monitoreo 309
3.3.6. Análisis costo-beneficio 310
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 316
CONCLUSIONES 316
RECOMENDACIONES 320
BIBLIOGRAFÍA 324
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Organigrama estructural Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros
Cía. Ltda. 50
Gráfico 2. Organigrama funcional Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros
Cía. Ltda. 51
Gráfico 3. Inflación acumulada y anual del periodo Enero-Diciembre de cada año 61
Gráfico 4. Variación del índice de salario real promedio e inflación anual 61
Gráfico 5. Ventas año 2010 69
Gráfico 6. Proveedores año 2010 70
Gráfico 7. Participación en el mercado año 2010 71
Gráfico 8. Propuesta organigrama estructural Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora
de Seguros Cía. Ltda. 249
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Ventas año 2010 68
Cuadro 2. Proveedores año 2010 69
Cuadro 3. Participación en el mercado año 2010 70
Cuadro 4. Matriz de estrategias de fortalecimiento 76
Cuadro 5. Matriz de estrategias de mantenimiento 78
Cuadro 6. Matriz de estrategias ofensivas 80
Cuadro 7. Matriz de estrategias defensivas 82
Cuadro 8. Indicadores de desempeño manejo fondo de caja chica 272
Cuadro 9. Indicadores de desempeño recaudación 274
Cuadro 10. Indicadores de desempeño conciliaciones bancarias y actualización periódica mayor
bancos 278
Cuadro 11. Indicadores de desempeño emisión y entrega de cheques a proveedores 278
Cuadro 12. Indicadores de desempeño adquisiciones de activos
fijos/suministros/bienes/servicios 286
Cuadro 13. Indicadores de desempeño ingreso de suministros 286
Cuadro 14. Indicadores de desempeño requerimientos de suministros 287
Cuadro 15. Indicadores de desempeño ingreso de activos fijos 287
Cuadro 16. Indicadores de desempeño movimientos de activos fijos 288
Cuadro 17. Indicadores de desempeño bajas de activos fijos 288
Cuadro 18. Indicadores de desempeño bajas gestión de cobranzas 292
Cuadro 19. Indicadores de desempeño anticipo honorarios-sueldos, prestamos empleados 292
Cuadro 20. Indicadores de desempeño anticipo de viaje 293
Cuadro 21. Indicadores de desempeño facturación 295
Cuadro 22. Indicadores de desempeño pago proveedores recurrentes y esporádicos 299
Cuadro 23. Indicadores de desempeño anticipo proveedores 299
Cuadro 24. Indicadores de desempeño impuestos 301
Cuadro 25. Indicadores de desempeño rol de pagos 304
Cuadro 26. Indicadores de desempeño planillas IESS 304
Cuadro 27. Indicadores de desempeño vacaciones 306
Cuadro 28. Bases de cálculo para análisis costo - beneficio propuesta de implementación
sistema de control interno para el área administrativa-financiera-contable empresa
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. 311
Cuadro 29. Análisis costo - beneficio propuesta de implementación sistema de control interno
para el área administrativa-financiera-contable empresa Raúl Coka Barriga AAPS
Cía. Ltda. 312
Cuadro 30. Comparativo anual costo - beneficio propuesta de implementación sistema de
control interno para el área administrativa-financiera-contable empresa Raúl Coka
Barriga AAPS Cía. Ltda. 314
RESUMEN
A continuación se presenta el resumen de los capítulos que contiene la presente tesis
para facilitar su análisis y comprensión.
CAPÍTULO 1. El informe COSO I es el punto de referencia de la presente tesis, el
cual tiene como componentes del control interno: ambiente de control, evaluación de
riesgos, actividades de control, información y comunicación, supervisión y
monitoreo; la aplicación de técnicas como cuestionarios, flujogramas y narrativas
para obtener conocimiento del control interno. Adicionalmente información general
y disposiciones legales sobre el sector de los seguros al cual pertenece Raúl Coka
Barriga AAPS.
CAPÍTULO 2. Abarca el diagnóstico situacional de Raúl Coka Barriga AAPS, desde
el conocimiento de la organización, cultura organizacional, estructura organizacional
enfocado en el área Administrativa-Financiera-Contable, análisis del macro y micro
ambiente, la información obtenida es la base para realizar el análisis FODA del cual
se deriva el tema de la presente tesis.
CAPÍTULO 3. Consiste en la evaluación de control interno mediante el
levantamiento de información de las políticas, procedimientos, funciones del área
bajo estudio, a través de narrativas, cuestionarios de control interno y elaboración de
flujogramas, determinando el nivel de riesgo y confianza, sustentado con pruebas de
recorrido y los hallazgos encontrados.
En base a los resultados de la evaluación de control interno realizada, se desarrolla la
propuesta de sistema de control interno para Raúl Coka Barriga AAPS, tomando
como referencia los componentes del informe COSO I con el respectivo análisis de
costo-beneficio.
CAPÍTULO 4. Contiene las conclusiones y recomendaciones obtenidas en el
desarrollo de la presente tesis, como la ausencia de políticas y procedimientos para
las actividades, la falta de elaboración de presupuestos y estados financieros
mensuales, ausencia de responsable y sistema informático para la custodia de activos
fijos y administración de personal. La presente propuesta junto con la aplicación de
indicadores de desempeño contribuye a que el control interno cumpla con su
objetivo.
ABSTRACT
Below is a summary of the chapters contained in this thesis in order to facilitate the
analysis and understanding.
CHAPTER 1. The COSO I framework is the reference point of this thesis, which has
as internal control components: control environment, risk assessment, control
activities, information and communication, supervision and monitoring, applying
techniques such as questionnaires, flowcharts and narratives to gain knowledge of
internal control. Additionally general information and regulations about the
insurance sector to which it belongs Raul Coka Barriga AAPS.
CHAPTER 2. Covers situational diagnosis of Raul Coka Barriga AAPS, from the
organization knowledge, organizational culture, organizational structure focused on
the Administrative-Financial-Accounting area, analysis of the macro and micro
environment, the information obtained is the basis for SWOT analysis from which is
derived the subject of this thesis.
CHAPTER 3. It consists of the internal control assessment by gathering information
from the policies, procedures, functions of the area under study, through narratives,
internal control questionnaires and flowcharts making, determining the risk and trust
level, supported with overrun testing and the discoveries found.
Based on the results of the internal control assessment performed, to develop the
internal control system proposal for Raul Coka Barriga AAPS, with reference to the
components of the COSO I framework with the respective cost-benefit analysis.
CHAPTER 4. It contains conclusions and recommendations obtained in the
development of this thesis, such as the absence of policies and procedures for
activities, the lack of budgets and financial statements monthly, the absence
computer system for the custody of fixed assets and staff administration. This
proposal along with the application of performance indicators helps the internal
control to accomplish its objective.
1
INTRODUCCIÓN
La presente tesis se enfoca en diseñar un sistema de control interno para el área
administrativa financiera contable de Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., entidad
perteneciente al sector de seguros en el área de agente asesor y productor de seguros
también conocidos como corredores de seguros o bróker.
Para conocer los controles que la entidad ha desarrollado es necesario recopilar
información a través de técnicas de auditoría aplicadas en la evaluación de control
interno realizada a la empresa como: narrativas, cuestionarios de control interno y
flujogramas, obteniendo los hallazgos sobre los cuales se realiza la propuesta de
control interno de la presente tesis.
Esta propuesta toma como referencia los componentes del control interno del
informe COSO I: ambiente de control desarrollando el código de ética de la
empresa, las políticas a ser aplicadas en el área administrativa financiera contable, las
competencias requeridas para los cargos, sugerencias para implementar el plan de
capacitación del personal, la conformación del consejo de administración con las
características de sus integrantes, los cambios de su estructura organizacional, la
designación de autoridad y responsabilidad a través de la descripción de los puestos
de trabajo con sus respectivas funciones, procedimientos a seguir en la contratación-
orientación-capacitación y desarrollo-evaluación de desempeño-remuneraciones del
personal. La evaluación de riesgos obtenida en la matriz de resultados y matriz de
hallazgos realizada a los componentes bajo estudio donde se determinó el nivel de
riesgo y confianza. Las actividades de control planteadas en flujogramas de
procedimientos para los componentes analizados con sus respectivos indicadores de
desempeño. Información y comunicación a través de pautas esenciales que para
mejorar la comunicación interna, mejoras en sus sistemas informáticos,
establecimiento de canales de comunicación interna y externa. Supervisión y
monitoreo a través de supervisión continua como la verificación de la aplicación de
los indicadores de desempeño propuestos y evaluaciones periódicas realizadas por un
auditor interno.
Se ha realizado el estudio respectivo a través del análisis costo-beneficio, el cual
determinó que la propuesta de control interno planteada en la presente tesis es viable.
2
CAPÍTULO 1
1. GENERALIDADES DE CONTROL INTERNO
1.1 Control interno
El control interno surge a finales del siglo XIX por la necesidad de los empresarios
de lograr establecer sistemas que les ayuden a proteger sus intereses, otro origen
también puede relacionarse con el surgimiento de la partida doble y en la antigüedad
con los estados feudales y haciendas privadas, cuando el auditor escuchaba las
rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes.
El desarrollo del control interno tomó énfasis con el surgimiento de la Gran Empresa
y el aumento de producción, sus propietarios se vieron obligados a delegar funciones
frente a la imposibilidad de atender personalmente los problemas administrativos,
comerciales y productivos, de esta forma crearon sistemas y procedimientos que
eviten y disminuyan la posibilidad de fraudes y errores; con el desarrollo económico
e industrial de los negocios las entidades se hicieron más complejas, siendo necesario
la implementación de mecanismos, normas y procedimientos de control que
respondieran a estas nuevas situaciones, se desarrolló así la Comprobación Interna
ideada por los contadores como protección contra errores y fraudes, la misma que en
la actualidad es conocida como Control Interno, su finalidad consistía en garantizar
información verídica, protección, control.
El control interno toma vital importancia en los años 70 al descubrir malversaciones,
pagos ilegales y actuaciones delictivas en las empresas; se empieza a analizar y
cuestionar a los controles internos de estas empresas, ya que no habían prevenido la
ocurrencia de estas ilegalidades sirviendo de ejemplo a otras entidades para evitar
que situaciones similares les ocurran. En esa época existía una gran variedad de
enfoques, términos e interpretaciones de control interno, los cuales tenían como
similitud la necesidad de establecer medidas que provean a la administración la
seguridad de que la organización está funcionando en la forma que debe funcionar y
3
proteger a los activos contra pérdidas generadas por errores no intencionales o
intencionales en el procesamiento de las transacciones y manejo de activos.
En los años 80 varios países desarrollados empezaron a unificar criterios, conceptos e
interpretaciones sobre la diversidad existente en la época sobre el control interno en
el ámbito internacional, siendo así el informe COSO (Committee of Sponsoring
Organization) el que define al control interno como un proceso integrado y no un
conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos, estableciéndose como
punto de referencia en control interno tanto para las empresas como para la docencia
en la actualidad.
1.1.1 Concepto
A continuación cito algunos conceptos de control interno:
Un proceso, realizado por el consejo de administración, los directivos
y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la
consecución de objetivos en las siguientes categorías:
Confiabilidad de los informes financieros
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
(Whittington & Kurt, 2005)
En base a la Norma Internacional de Auditoría No.6 y Norma Ecuatoriana de
Auditoría No.10, se describe al control interno de la siguiente manera:
Todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados
por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo
de la administración" de asegurar, tanto como sea factible, la
conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión
a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la
prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de
los registros contables, y la oportuna preparación de información
financiera confiable.(Federación Internacional de Contadores (IFAC)
& Edi-Ábaco, 1996)
4
El control interno es esencial para la consecución de los objetivos de la empresa, de
su aplicación y medición depende la conducción ordenada y eficiente del negocio, de
igual manera permite prevenir y detectar errores y fraudes cometidos, protegerlos
activos, mantener la precisión e integridad de los registros contables, y lograr la
oportuna preparación de información financiera confiable, siendo necesario que lo
ejecuten las personas en todos los niveles de la organización para que el control
interno cumpla su finalidad, caso contrario los controles internos simplemente
constarían escritos en las políticas de la entidad pero no funcionarían en la realidad,
es necesario comprobar y distribuir a varios niveles ejecutivos los informes y análisis
que les permitan mantener el control sobre las actividades y funciones que se realizan
en la empresa.
1.1.2 Objetivos del control interno
En base a la Norma Internacional de Auditoría No.6 y Norma Ecuatoriana de
Auditoría No.10 en su párrafo 8, los objetivos del control interno son los siguientes:
Asegurar la conducción ordenada y eficiente de su negocio
Adhesión a las políticas de administración
Salvaguarda de activos
Prevención y detección de fraude y error
Precisión e integridad de los registros contables
Oportuna preparación de información financiera confiable
En toda entidad la preocupación de la administración es cumplir con sus metas de
rentabilidad, desempeño y prevención de pérdida de recursos; el control interno es un
pilar fundamental para la realización de estas metas ya que establece mecanismos y
procedimientos para obtener información financiera confiable, seguridad razonable
de que el patrimonio está protegido contra pérdidas por disposiciones o usos no
autorizados por la administración, además permite dirigir a la organización en el
cumplimiento de sus políticas y procedimientos, acatar la legislación vigente,
evitando errores, fraudes, sanciones que puedan perjudicar a la entidad en forma
significativa.
5
1.1.3 Importancia del control interno
La importancia del control interno se lo puede dividir en los siguientes aspectos:
En el aspecto contable-financiero es importante ya que contribuye a la
seguridad, veracidad, oportunidad de la información contable; mediante el
establecimiento de políticas, procedimientos, implementación de sistemas
informáticos que permitan a la empresa prevenir, detectar y corregir de
manera oportuna posibles anomalías que perjudiquen la consecución de los
objetivos y los intereses de la entidad.
En el aspecto administrativo su importancia radica en detectar las
irregularidades y errores en los procedimientos que se llevan a cabo en todas
las áreas de la entidad, proponiendo una solución factible al evaluar todos
los niveles de autoridad, la administración del personal, para la corrección
inmediata, cumplimento de la normativa, eficiencia y efectividad en las
operaciones.
Estos aspectos no están deslindados el uno del otro, al contrario trabajar en conjunto
permite que el control interno realmente funcione, ya que si no existen controles en
una de las áreas de la organización, los controles establecidos para el resto de áreas
no serán eficaces y efectivos en cumplir sus objetivos ya que siempre quedarán
puntos abiertos que entorpecerán su funcionamiento. Debemos recordar que el
control interno es un proceso integrado a la organización que trabaja en todas sus
áreas y con todo el personal para lograr cumplir con su función.
1.1.4 Tipos de control interno
La clasificación más conocida del control interno es por su jurisdicción, dividiéndose
en:
Control administrativo
Control contable
6
1.1.4.1 Control administrativo
Los controles administrativos abarcan varios aspectos de la organización como el
plan, métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia en operaciones y
adhesión a las políticas de la empresa, además tienen relación indirecta con los
registros financieros.
“Incluyen controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo,
reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de
calidad.”(Universidad del Cauca, 2003)
El control administrativo se establece en el Statements on Auditing Standars No. 1
(SAS-1 Declaraciones de Normas de Auditoría) de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de
organización, procedimientos y registros que se relacionan con los
procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones
por la administración. Esta autorización es una función de la
administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr
los objetivos de la organización y es el punto de partida para
establecer el control contable de las operaciones(Universidad del
Cauca, 2003)
Según Estupiñan Rodrigo el único control interno que existe es el administrativo,
el cual establece procedimientos contables y operacionales para lograr los
siguientes objetivos:
Mantenerse informado de la situación de la empresa;
Coordinar sus funciones;
Asegurarse de que se estén logrando los objetivos establecidos;
Mantener una ejecutoria eficiente;
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas
establecidas(Estupiñan Gaitan, 2006)
7
Es necesario que la administración verifique el cumplimiento de estos objetivos, para
comprobar que se lleven a cabo y que funcionen de la manera esperada, para ello
realiza controles a todos los componentes del control interno, como son:
El control del ambiente de control.
El control de evaluación de riesgo.
El control y sus actividades.
El control del sistema de información y comunicación.
El control de supervisión y monitoreo(Estupiñan Gaitan, 2006)
En el control administrativo se involucra el plan de organización, políticas,
procedimientos, medidas y registros que orientan la autorización de transacciones por
parte de la gerencia en todas las áreas de la organización, por lo tanto el control
administrativo abarca a la organización en su totalidad y a través del establecimiento
de estas políticas, medidas y procedimientos en todas las operaciones encamina a que
cada área cumpla con los objetivos establecidos por la administración y pueda ser
evaluada constantemente por medio del control que la administración realiza a cada
componente del control interno.
Si una organización no ha establecido su control administrativo, está destinada al
fracaso, debido a que no existen lineamentos que permitan mantener el orden sobre
la organización, cada área trabajaría de manera desordenada o en base al criterio de
la persona que la dirige, pero no buscaría un objetivo en común, de tal manera que si
la organización ha establecido objetivos quedarían simplemente escritos ya que no se
han creado los mecanismos para llevarlos a cabo, esto implica desperdicio de
recursos humanos, materiales y financieros; a mi criterio la organización no tendría
mucho tiempo de vida.
1.1.4.2 Control contable
Los controles contables se derivan de los controles administrativos, pero se rigen al
área financiera-contable específicamente, por ello comprenden el plan de
8
organización, métodos y procedimientos relacionados con la salvaguarda de los
activos de la empresa y confiabilidad de los registros financieros.
El control contable está descrito en el Statements on Auditing Standars No. 1 como:
El control contable comprende el plan de organización y los
procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los
activos y la confiabilidad de los registros financieros y por
consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general
o específica de la administración.
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir
la preparación de estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier
otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la
contabilidad de los activos.
c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la
autorización de la administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos
razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada
respecto a cualquier diferencia.(Universidad del Cauca, 2003)
Según Estupiñan Rodrigo el control contable es un instrumento para lograr los
siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el
importe correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el periodo
contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la
preparación de estados financieros y mantener el control contable
de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté
contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la
consecuente y apropiada acción correctiva.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones
generales y específicas de la administración.
Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con
autorización administrativa.(Estupiñan Gaitan, 2006)
9
En base estos objetivos se puede concluir que el control contable esta en relación
directa con el área financiera-contable, estableciendo medidas que permitan
obtener información financiera contable oportuna, razonable y confiable.
Además estas medidas protegen los recursos materiales y financieros de la
entidad mediante la autorización de las operaciones por parte de la
administración.
La inexistencia del control contable, ocasionaría que la información pierda
veracidad y confiabilidad, ya que no existen mecanismos que garanticen que fue
elaborada de forma adecuada y confiable, se realizaría en base al criterio y ética
del contador de turno, perdiendo uniformidad en el tiempo, además no se tendría
control sobre los activos de la organización; una entidad puede funcionar
correctamente en sus áreas operacionales y administrativas, pero si el área
financiera-contable no lo hace implica pérdida de dinero y bienes de la entidad,
generando el fracaso de la misma.
Como conclusión general la ausencia de controles en cualquier área de la
entidad genera pérdida de recursos materiales y financieros, sin importar el
tamaño de la entidad, a mayor tamaño mayor pérdida y la misma posibilidad de
fracaso.
1.1.5 Componentes del control interno
Tras la unificación de criterios sobre control interno y siendo el informe COSO
(COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS) el punto de referencia en
este tema se enuncian los siguientes componentes:
1. Ambiente de interno
2. Evaluación del riesgo
3. Actividades de control
4. Información y comunicación
5. Supervisión y seguimiento
10
Estos componentes están interrelacionados e integrados a los procesos
administrativos de la entidad, cabe indicar que el control interno varía según el
tamaño, naturaleza y objetivos de la entidad y sus operaciones; pero debe partir de
estos componentes que son esenciales para un buen control interno.
Es importante recalcar que todos estos componentes son de vital importancia para
control interno, no funcionaría adecuadamente ni cumpliría con sus objetivos ante la
ausencia de uno de ellos.
La matriz COSO, ejemplifica gráficamente la interrelación que existe entre los
componentes, objetivos y áreas de la entidad, como podremos ver a continuación:
Matriz componentes informe COSO
Fuente:C.O.S.O ORG
A continuación se explica cada componente del control interno:
1.1.5.1 Ambiente de control
Es el entorno de la organización y ambiente institucional que estimula e influye al
personal sobre el control de sus actividades y la importancia de realizarlos, abarca la
11
estructura de la organización, políticas, planificación y es el sustento de los otros
componentes.
En base a la Norma Internacional de Auditoría No.6 y Norma Ecuatoriana de
Auditoría No.10, se describe al ambiente de control de la siguiente manera:
“El ambiente de control significa la actitud global, conciencia y acciones de
directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia
en la entidad” (Federación Internacional de Contadores (IFAC) & Edi-Ábaco, 1996)
La importancia de este componente radica en que es la base para el resto de
componentes además de proveerla disciplina en la organización, normando el
comportamiento del personal de todas las jerarquías en conjunto, determinado por la
actitud que asume la dirección y el ejemplo que imparte en su accionar, haciendo
tomar conciencia de la importancia del control interno y sus repercusiones sobre las
actividades y los resultados de la entidad.
El ambiente de control está conformado por los siguientes aspectos, los mismos que
serán explicados a continuación:
Integridad y valores éticos
Compromiso con la competencia
Consejo de administración o comité de auditoría
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
Estructura organizacional
Asignación de autoridad y de responsabilidades
Políticas y procedimientos de recursos humanos.(Whittington & Kurt,
2005)
Integridad y valores éticos
“Tienen como propósito establecer los valores éticos y de conducta que se espera de
todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus
actividades”(Estupiñan Gaitan, 2006)
12
Establece normas de conducta y ética, las cuales deben ser comunicadas por políticas
oficiales, códigos de conducta y ejemplo de la administración, el recurso humano es
el factor clave para la ejecución del control interno y su formación en cuanto a
valores marcará su correcto accionar dentro de la entidad.
La ausencia de valores éticos y de conducta, permitiría al personal de todas las áreas
la realización de actos deshonestos, inmorales o ilegales, que perjudican a la
organización generando pérdidas significativas de sus recursos materiales,
financieros y generando desconfianza por parte de la dirección en el accionar de su
recurso humano.
Compromiso con la competencia
“Son los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir
adecuadamente sus tareas”(Estupiñan Gaitan, 2006)
Consiste en dominar las técnicas y los conocimientos por parte de los empleados para
la ejecución de sus tareas, juega un papel muy importante la predisposición por parte
de los empleados para la capacitación constante y las políticas establecidas por la
entidad para capacitar a su personal.
Para el funcionamiento adecuado de la organización es necesario que su personal
esté capacitado y apto para el cargo que desempeña, de esta manera ejecuta su
trabajo de la manera correcta, debemos tomar en cuenta que estamos sometidos al
cambio constante en aspectos tecnológicos, simplificación de procedimientos,
obsolescencia de métodos; por lo tanto la capacitación constante del personal permite
que la entidad mantenga su competencia en el desarrollo de sus actividades.
Si la entidad descuida este aspecto, contratará personal no apto que genera problemas
en cuanto a desempeño y no se rige a los procedimientos establecidos creando la
posibilidad de que al ser incapaz de ejecutar su trabajo busque la manera de sacar
beneficio de su cargo, lo que ocasionaría pérdida de recursos y perjuicios para la
entidad.
13
Consejo de administración o comité de auditoría
El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia
del consejo de administración o el comité de auditoría. He aquí los
factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la
gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la
gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los
auditores internos y externos.(Whittington & Kurt, 2005)
Es importante que el consejo de administración cumpla estos factores ya que son los
órganos que fijan los criterios a ser aplicados en el control interno; cumpliendo con
estos requisitos podrá supervisar eficazmente la calidad de los informes financieros e
impedir que los ejecutivos burlen los controles y cometan fraude.
Si el consejo de administración está conformado por personas que en su vida
profesional y personal han tenido una reputación no ética, es difícil que supervisen el
cumplimiento correcto de las actividades de la organización, y más aún ser capaces
de ejercer y exigir el acatamiento de los controles internos, de igual manera se crea la
posibilidad de pérdida de los recursos ocasionados por los mismos órganos
responsables del control interno.
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
“Los factores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la información
financiera, el procesamiento de la información, y los principios y criterios
contables”(Estupiñan Gaitan, 2006)
La filosofía y estilo operativo refleja la forma de administrar la organización por
parte de los ejecutivos, el cumplimento de las filosofías de los directivos hacia los
informes financieros y sus actitudes ante la aceptación de los riesgos de negocios que
se presentan.
14
Son importantes los criterios y forma de operar de los ejecutivos en todas las áreas de
la entidad, esencialmente su accionar frente a las políticas y procedimientos de
elaboración de información financiera ya que es la parte más susceptible y en base
de la cual se toman decisiones de trascendencia para ser aplicadas en el resto de la
entidad.
Si los ejecutivos no poseen una filosofía y estilo operativo para todas las áreas de la
entidad, no sabrán como guiar la ejecución del trabajo y más aún desarrollar el
mecanismo de control que ayude a evitar desviaciones de los procedimientos y
pérdidas de recursos.
Estructura organizacional
“Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las
operaciones. Divide la autoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los
miembros, resolviendo cuestiones como la toma centralizada y descentralizada de
decisiones y la división apropiada de actividades entre los
departamentos.”(Whittington & Kurt, 2005)
“La estructura organizacional debería dividir las responsabilidades de 1) autorizar las
transacciones, 2) llevar registro de las transacciones, 3) custodiar los
activos.”(Whittington & Kurt, 2005)
La estructura organizacional permite organizar a la entidad, planear la segregación de
funciones, niveles de autoridad, responsabilidades y obligaciones para cada área y
sus integrantes, de manera que el control interno pueda funcionar.
Permite representar gráficamente la columna vertebral de la entidad, visualizando
todas las partes que la conforman y las necesidades que tiene cada una. La habilidad
de los administradores logrará una estructura organizacional adecuada y funcional de
manera que la organización pueda desarrollarse y operar.
15
Al no contar con una estructura organizacional adecuada se hace posible el
entorpecimiento de los procedimientos en todas las áreas tanto operacionales como
administrativas, generando dificultad en el establecimiento y ejecución de controles
internos. Para que el control interno en realidad funcione es necesario que la entidad
se encuentre organizada, caso contrario no son efectivos.
Asignación de autoridad y de responsabilidades
Para mejorar el ambiente de control los directivos preparan
descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la
responsabilidad en el seno de la organización. También se establecen
políticas que describen las prácticas correctas del negocio, los
conocimientos y la experiencia del personal clave, así como el uso de
los recursos.(Whittington & Kurt, 2005).
La asignación de autoridad y responsabilidad es posible cuando la entidad cuenta con
una estructura organizacional bien elaborada en base a las necesidades de cada
organización. Consiste en el establecimiento de autoridad, funciones,
responsabilidades para cada área y su personal, la difusión por parte de la
administración de las normas y reglas a las que están sujetas.
La administración es la encargada de preparar descripciones de puestos, funciones,
autoridad, responsabilidades, políticas y uso de los recursos para cada cargo de la
entidad, realizando un análisis minucioso, de tal manera que se logre evitar la
duplicidad de funciones, la concentración de poder en un solo cargo o persona;
estableciendo que ciertos puestos procesen, otros aprueben y otros sean encargados
de la revisión en cada área de la entidad; así se logra mermar la posibilidad de fraude
y pérdidas de recursos materiales y financieros.
Al contar con el principio básico de todo control interno como es la segregación de
funciones, responsabilidad y autoridad, la administración está en la capacidad de
incorporar controles que permitan cumplir con los objetivos de la organización.
16
Políticas y procedimientos de recursos humanos
“Las características del personal influyen en la eficacia del control interno. Así pues,
las políticas y prácticas de contratación, la orientación, la capacitación, la evaluación,
el asesoramiento, la promoción y compensación de los empleados influyen mucho
en la idoneidad del ambiente de control”(Whittington & Kurt, 2005)
Para el desarrollo adecuado de un ambiente de control es indispensable las
características del recurso humano que posee la empresa, por esta razón las políticas
y prácticas de contratación, orientación, capacitación, evaluación, promoción y
compensación de los empleados deben estar enfocadas a contratar y mantener
personas competentes y dignas de confianza.
El recurso humano es la base de una entidad y más aún del control interno, ya que es
imprescindible la contratación de personal que cuente con principios y valores éticos,
con un nivel de capacitación adecuado que le permita desempeñarse en el cargo al
cual aplica y por añadidura su adhesión y acatamiento a los controles establecidos
por la entidad.
Si la organización cuenta con personal que no cumple estos requisitos, estará
sometida a pérdidas en sus recursos, ya que el personal no ético desempeña de forma
incorrecta su trabajo, evade los controles y adicionalmente está buscando
constantemente la manera de sacar beneficio individual a costa de la entidad,
contagiando de este comportamiento al personal que trabaja a su alrededor en
ocasiones involucrándolo en estos actos y más aún si estos hechos son detectados y
quedan impunes.
Al finalizar el análisis del ambiente de control y sus componentes se concluye que
ninguno de ellos puede ser omitido, al faltar un elemento no se estaría tratando de
ambiente de control, sino de una imitación que no daría buenos resultados ni
contribuiría para la ejecución de un control interno que funcione realmente, es
importante recordar que todos los elementos se encuentran interrelacionados el uno
con el otro.
17
1.1.5.2 Evaluación de riesgos
A continuación cito algunas definiciones de este componente:
“La evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos
identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organización y
resultados. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y
seleccionar luego las medidas para enfrentarlos.”(Whittington & Kurt, 2005)
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de
los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos
deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos
necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados
con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la
organización como en el interior de la misma.(Estupiñan Gaitan,
2006)
La finalidad del control interno es limitar los riesgos externos como internos que
afecten a las actividades de las organizaciones en el presente como en el futuro, para
ello existe este componente que permite identificar puntos débiles y analizar si los
controles establecidos previenen, detectan y corrigen riesgos potenciales.
Al evaluar los riesgos es necesario estimar consideraciones como la importancia,
frecuencia de ocurrencia, manera de manejarlos y evaluaciones periódicas. Es
importante recordar que los riesgos no siempre serán los mismos ya que las entidades
están sometidas al cambio, por este motivo se necesita mecanismos que ayuden a
detectar y tratar los riesgos que el cambio conlleva y el impacto que causarían, los
mismos que pueden generarse por cambios en el entorno, políticas, reorganizaciones,
rotación e ingreso de empleados, nuevas tecnologías-productos-actividades.
Los objetivos en la evaluación del riesgo son los siguientes:
Objetivos de Cumplimiento
Objetivos de Operación
Objetivos de Información Financiera
18
Objetivos de Cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia de leyes y
reglamentos, así como también a las políticas emitidas por la
administración.
Objetivos de Operación. Son aquellos relacionados con la efectividad
y eficiencia de las operaciones de la organización.
Objetivos de Información Financiera. Se refieren a la obtención de
información financiera confiable.(Estupiñan Gaitan, 2006)
Como se explica la evaluación de riesgos se lleva a cabo para comprobar que las
actividades que realiza la entidad se enmarcan dentro de las disposiciones legales y
se desarrollan siguiendo las políticas y procedimientos dictados por la
administración, si la ejecución de estas actividades en toda la entidad se llevan a cabo
realmente en la forma planeada utilizando el mínimo de los recursos existentes y que
la información generada en todas las áreas es procesada adecuadamente para obtener
información financiera razonable y confiable.
Si una entidad no realiza la evaluación de riesgos no podrá determinar si los
controles internos están reduciendo la ocurrencia de los riesgos y si cumplen con la
finalidad de prevenir, detectar y corregir tanto en el presente como en el futuro. El
control interno no sería efectivo, es por ello que se recalca la importancia de la
interacción de los componentes del control interno.
1.1.5.3 Actividades de control
Las actividades de control son el tercer componente del control interno, la siguiente
cita lo define:
“Las actividades de control son aquellas que realiza la Gerencia y demás personal de
la organización para cumplir diariamente con actividades asignadas. Estas
actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.”(Estupiñan
Gaitan, 2006)
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que la entidad ha
desarrollado para comprobar que las directrices establecidas sean ejecutadas en todos
19
los niveles de la organización y en todas las etapas de la gestión orientadas para
prevenir y neutralizar los riesgos, de esta manera se puede lograr el cumplimiento de
los objetivos.
Para tener una mayor comprensión de las actividades de control es importante
destacar las que se relacionan con los estados financieros como son:
• Evaluaciones del desempeño.
• Controles del procesamiento de la información.
• Controles físicos.
• División de obligaciones(Whittington & Kurt, 2005)
Las evaluaciones del desempeño consisten en revisar el desempeño real de los
resultados comparado con los presupuestos, los pronósticos y el desempeño de
periodos anteriores.
Los controles del procesamiento de la información consisten en verificar si el
tratamiento que se da a la información es el establecido, además de determinar
niveles de autorización para ingreso, modificación y eliminación.
Los controles físicos brindan seguridad física respecto a los registros y otros activos,
limitando el acceso y verificando la existencia de los mismos periódicamente.
El dividir las obligaciones contribuye a que ningún departamento ni individuo se
encargue de todos los aspectos de una transacción de principio a fin.
Existen varios tipos de controles entre los cuales enunció los siguientes:
• Detectivos
• Preventivos
• Correctivos
A continuación cito la definición de Estupiñan para los controles detectivos,
preventivos y correctivos:
20
Detectivos Diseñados para detectar hechos indeseables. Detectan la
manifestación/ocurrencia de un hecho.
Preventivos Diseñados para prevenir resultados indeseables. Reducen la
posibilidad de que se detecten.
Correctivos Diseñados para corregir efectos de un hecho indeseable.
Corrigen las causas del riesgo que se detectan.(Estupiñan Gaitan,
2006)
Estos controles reciben esos nombres en función a que son actividades que cumplen
con la finalidad del control interno de prevenir, detectar y corregir los riesgos;
ayudando a que el control interno funcione realmente y contribuya a la consecución
de los objetivos.
Las actividades de control son fundamentales y de vital importancia ya que son los
mecanismos que al ser ejecutados contribuyen a que las actividades y operaciones de
la entidad se realicen en la forma planeada, y de existir anomalías son los encargados
de detectarlas y corregirlas oportunamente.
La ausencia de actividades de control ocasionaría que no se lleve a cabo un buen
control interno y que simplemente se encuentre escrito como una política de la
entidad para conseguir sus objetivos pero que en la realidad no se trabaje para ello,
no puede existir control interno efectivo si falta uno solo de sus componentes.
1.1.5.4 Información y comunicación
El cuarto componente del control interno es la información y comunicación, el cual
es definido en la siguiente cita:
“Para poder controlar a una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la
obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información
adecuada y oportuna. Los estados financieros constituyen una parte importante de
esa información y su contribución es incuestionable”(Estupiñan Gaitan, 2006)
21
Es importante dentro de una organización que la información relevante sea captada,
procesada y transmitida de manera oportuna a todos los niveles, de esta manera el
personal cuenta con la información periódica en el momento apropiado, para orientar
sus acciones y desempeñar correctamente su trabajo contribuyendo al logro de los
objetivos.
En este punto es indispensable analizar los sistemas de contabilidad ya que son una
fuente de información y se enumera los requisitos mínimos que deberían cumplir:
1. Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle
para poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros.
3. Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su
valor monetario en los estados financieros.
4. Determinar el periodo en que ocurrieron las transacciones para
registrarlas en el periodo contable correspondiente.
5. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones
respectivas en los estados financieros.(Whittington & Kurt, 2005)
Según Estupiñan los elementos que integran este componente son:
Información la cual es generada dentro y fuera de la organización es la fuente
esencial para tomar decisiones y realizar seguimiento de las operaciones.
“La información para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las
siguientes características: oportunidad, actualización, razonabilidad y accesibilidad.”
(Estupiñan Gaitan, 2006)
Sistemas integrados a la estructura además de estar integrados a las operaciones se
deben apoyar en la implementación de estrategias que desarrolla cada área para
cumplir sus objetivos específicos.
Sistemas integrados a las operaciones son los medios efectivos para realizar las
actividades de la entidad.
22
La calidad de información se considera una ventaja y se relaciona con la capacidad
gerencial de las organizaciones.
La comunicación. A todos los niveles de la organización deben
existir adecuados canales para que el personal conozca sus
responsabilidades sobre el control de sus actividades. Estos canales
deben comunicar los aspectos relevantes del sistema de control
interno, la información indispensable para los gerentes, así como los
hechos críticos para el personal encargado de realizar las operaciones
críticas.(Estupiñan Gaitan, 2006)
La información y comunicación, es la base para la toma de decisiones y dirección de
la entidad, es por ello que la veracidad, exactitud y confiabilidad de este componente
depende de los componentes anteriores, ya que actúan como un filtro, logrando así
que las fuentes y personal responsable de llevarlo a cabo sea confiable, estableciendo
canales de comunicación para que esta información sea generada y transmitida en
forma oportuna para la toma de decisiones.
Si la entidad no toma en cuenta este componente dentro de su control interno, estaría
dejando fuera la importancia del adecuado manejo en la generación, procesamiento y
transmisión de los resultados de sus actividades a todos los niveles de la entidad,
fundamentalmente los estados financieros no proporcionarían información confiable
sobre la cual se tomarían decisiones generando pérdida de recursos materiales y
financieros para la entidad.
1.1.5.5 Supervisión y monitoreo
La siguiente cita explica el quinto componente del control interno que es la
supervisión y monitoreo:
La evaluación debe conducir a la identificación de los controles
débiles, insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo
decidido de la gerencia, su robustecimiento e implantación. Esta
evaluación puede llevarse a cabo de tres formas: durante la
realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la
organización, de manera separada por personal que no es el
responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de
23
control) y mediante la combinación de las dos formas anteriores.
(Estupiñan Gaitan, 2006).
Para comprobar el funcionamiento adecuado de los sistemas de control interno en el
transcurso del tiempo se requiere supervisión, este componente es el encargado de
evaluar los controles establecidos para identificar las falencias de los mismos y
mejorarlos con el propósito de que cumplan con su finalidad o eliminarlos si no son
necesarios.
Las actividades de monitoreo se definen como:
Evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia
del diseño y operación de la estructura de control interno para
determinar si está funcionando de acuerdo a lo planeado y que se
modifica cuando es necesario.
El monitoreo ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye
actividades de supervisión y dirección o administración permanente y
otras actividades que son tomadas para llevar a cabo las obligaciones
de cada empleado y obtener el mejor sistema de control
interno.(Estupiñan Gaitan, 2006)
En base a esta información se puede concluir que la supervisión y monitoreo es
esencial para determinar si todas las actividades están siendo ejecutadas de la
manera planeada por la administración y lo más importante aún, nos permite
comprobar si el control interno realmente está cumpliendo con su finalidad, de esta
manera se puede detectar controles ineficientes los cuales pueden modificados o
eliminados, la incorporación de controles nuevos; decisiones tomadas a partir de los
resultados y en base a las necesidades del control interno de manera que realmente
funcione y cumpla con sus objetivos.
Todo proceso debe ser monitoreado y supervisado, el control interno no se queda
fuera de este análisis, la usencia de este componente generaría que el control interno
24
sea ineficiente y no vaya acorde con los cambios y nuevos riesgos que se presentan
en la entidad, es por ello que todos los componentes son necesarios para que el
control interno funcione en la práctica, cada componente esta interrelacionado y es
inseparable si se desea en realidad ejercer un buen control interno.
1.1.6 Limitaciones del control interno
En la Norma Internacional de Auditoría No. 6 se establecen las limitaciones
inherentes de los controles internos, las cuales se transcriben a continuación:
Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la
administración evidencia conclusiva de que se han alcanzado los
objetivos a causa de las limitaciones inherentes. Dichas limitaciones
incluyen:
• El usual requerimiento de la administración de que el costo de
un control interno no exceda los beneficios que se espera sean
derivados.
• La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a
transacciones de rutina más que a transacciones que no son de
rutina.
• El potencial para error humano debido a descuido, distracción,
errores de juicio y la falta de comprensión de las instrucciones.
• La posibilidad de burlar los controles internos a través de la
colusión de un miembro de la administración o de un empleado
con partes externas o dentro de la entidad.
• La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un
control interno pudiera abusar de esa responsabilidad, por
ejemplo, un miembro de la administración sobrepasando un
control interno.
• La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse
inadecuados debido a cambios en condiciones, y de que el
cumplimiento con los procedimientos pueda
deteriorarse(Federación Internacional de Contadores (IFAC) &
Edi-Ábaco, 1996)
El control interno posee limitantes, en sí su aplicación genera una seguridad
razonable y confiabilidad en la información pero no puede garantizar en sí que las
metas que la entidad se trazó se estén cumpliendo, muchas entidades dejan de lado la
importancia del control interno ya que ocasiones su costo puede exceder los
25
beneficios esperados, el factor humano juega un papel importante en la ejecución del
control interno, el mismo que puede cometer errores en la ejecución de los controles
o eludirlos en complicidad con la persona encargada de ejecutarlos, son
circunstancias en las cuales se pueden burlar los controles para conseguir beneficios
personales que generan pérdidas de recursos materiales y financieros. El buen
control interno genera controles adicionales para detectar estas anomalías y cortarlas
a tiempo.
Como ya sabemos las entidades están sometidas a cambios constantes lo que genera
nuevos riesgos, la habilidad de los encargados del control interno para hacer que los
controles se acoplen a las nuevas circunstancias evita que los controles establecidos
se deterioren y el control interno siga funcionando de manera efectiva. El factor
humano es determinante para la ejecución de un control interno adecuado, por ese
motivo debe estar a cargo de personas capaces e integras.
1.1.7 Métodos de evaluación de control interno
Son utilizados para obtener información sobre la eficacia y diseño del sistema de
control interno y documentarlo en los papeles de trabajo como respaldo de la
evaluación y las conclusiones obtenidas.
Es importante recalcar la utilidad de combinar métodos de auditoría para obtener la
información necesaria en el desarrollo de la evaluación de control interno a realizar
en el presente trabajo.
Los métodos más utilizados se explican a continuación:
1.1.7.1 Cuestionario de control interno
Contiene una sección para cada ciclo importante de transacciones;
esto permite dividir el llenado del cuestionario entre varios miembros
del personal de auditoría.
Los cuestionarios están diseñados de modo que la ausencia de
respuesta indica una debilidad del control interno, aunque los
26
auditores deben identificar los tipos de errores que se
presenten.(Whittington & Kurt, 2005)
Los cuestionarios a través de sus preguntas permiten identificar aspectos de control
interno inadecuados, debilidades y observaciones explicativas sobre las deficiencias
encontradas.
Ejemplo:
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
EMPRESA AUDITADA CÍRCULO MILITAR DE LAS FF.AA. CUENTA AUDITADA FONDO AYUDA POR FALLECIEMIENTO PERIODO AUDITADO DEL 01 ENE AL 31 DIC 2009
SI NO G C
* Certificación de calidad de socio de la entidad del fallecido
* Título de Fondo Ayuda por Fallecimiento
* Informe de Secretario-Abogado indicando beneficiarios
* Copias de Cédulas de identidad, Partidas de Nacimiento
Existe un número límite para el pago mensual de Fondo
Ayuda por Fallecimiento (Pólizas)? Lo ideal es pagar 5, se paga de acuerdo al disponible en libro bancos
El Dpto. Jurídico revisa todos los documentos, cuando están completos envía al Dpto. Financiero para proceder al pago
El trámite de pago de Fondo de Ayuda por Fallecimiento debe cumplir con documentos como:
* Documentos firmados por Abogado, D.Administrativo, D.Financiero, Presidente Ejecutivo
Se llevan registros auxiliares de Fondo Ayuda por Fallecimiento pagadas?
Se lleva un registro detallado de No Póliza, Titular, Fuerza, Monto FAF, valor del cheque
Existen políticas para el registro de Fondo Ayuda por Fallecimiento?
El FAF se registra con el aporte mensual de cada socio 24,00; 11,50 a mantenimiento y 12,50 a FAF
La modificación al valor a distribuir se realiza mediante autorización de la Asamblea?
Para modificar la distribución se pide autorización a la Asamblea de Socios, la cual se reúne cada año
El Cálculo del valor del Fondo Ayuda por Fallecimiento, se sustenta con estudios actuariales?
Se realizó en base a los ingresos por aportes mensuales/para un promedio de 5 FAF
PREGUNTAS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESPUESTAS DEBILIDAD OBSERVACIONES
CCIFAF
27
1.1.7.2 Narrativas escritas
“[…] describen el flujo de los ciclos de transacciones: identifican a los empleados
que realizan diversas tareas, los documentos preparados, los registros y la división de
funciones.”(Whittington & Kurt, 2005)
Las narrativas permiten al auditor tener conocimiento más detallado de la
información que desea obtener como actividades y procedimientos realizados por el
personal en las distintas áreas de la empresa en estudio.
Ejemplo:
28
1.1.7.3 Diagramas de flujo
“[…] una representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos en que
estos se muestran en secuencia.”(Whittington & Kurt, 2005)
Es una herramienta muy útil para el auditor ya que permite visualizar y comprender
la secuencia de procedimientos y actividades de las áreas a evaluar, se presenta
gráficamente mediante la utilización de símbolos que a continuación se detallan:
Proceso: operación realizada manualmente o por
computadora
Decisión: indica decisiones alternas sobre la realización
de una actividad
Documentos/multidocumento: cualquier documento
de papel generado
Conector: salida o entrada de otra parte del diagrama
de flujo, se representan con letras o números
Inicio/fin: utilizado para dar inicio y terminar un
diagrama de flujo
29
Ejemplo:
PROCESO DE MATRICULACIÓN UNIVERSIDAD SALESIANA
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
1.1.8 Matriz de resultados de la evaluación de control interno
Tiene por finalidad determinar las áreas críticas de la entidad para dar a conocer a la
administración la urgencia de establecer procedimientos de control que contribuyan a
eliminar o reducir las debilidades encontradas.
La matriz de resultados de la evaluación de control interno totaliza las respuestas
tanto de los procedimientos adecuados y de las debilidades de control interno al
ESTUDIANTE DOCUMENTACION SALA PROFESORES SECRETARIA TESORERIA BANCO
P R O C E S O D E M A T R I C U L A C I O N U N I V E R S I D A D S A L E S I N A
Malla
INICIO
Formato Horario
Hoja de Créditos
RealizarHorario de materias a
tomar
Marcar cursos por materia en
Hoja de Créditos
Aprobar Horarios
Registrar Documentos
y cupo
Emisión Prefactura
Realizar pago con tarjeta de
crédito
Cancelar
Depositar
Emisión factura
Legalizar Pago
Emisión factura
NO
FIN
SI
30
aplicar los cuestionarios de los componentes que el auditor considere necesarios
para su análisis.
Nivel de riesgo y confianza
El nivel de riesgo determina el impacto que generan las debilidades de control
interno y se establece en porcentaje.
De igual manera el nivel de confianza determina la medida de seguridad que se tiene
en los procedimientos de control que se ejecutan en la empresa, se establece en
porcentaje.
Cabe recalcar que la evaluación de riesgo es un proceso subjetivo, el cual puede ser
disminuido con la elaboración de cuestionarios de control interno que tomen en
cuenta la probabilidad de ocurrencia de irregularidades o errores que se obtuvo al
conocer la entidad y áreas a examinar, la importancia relativa de los factores de
riesgo que pueden afectar los procesos a ser examinados.
La siguiente tabla indica los niveles de riesgo y confianza que van a ser aplicados en
el presente trabajo:
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
RIESGO CONFIANZA
81% - 100% ALTO BAJO 1%-20%
61%-80% MODERADO ALTO MODERADO BAJO 21%-40%
41%-60% MODERADO MODERADO 41%-60%
21%-40% MODERADO BAJO MODERADO ALTO 61%-80%
1%-20% BAJO ALTO 81% - 100%
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
31
En esta tabla se puede apreciar la relación inversa que existe entre el nivel de riesgo
y el nivel de confianza, “los conceptos de nivel de confianza y riesgo de auditoría
están ligados. El primero es la probabilidad de que la muestra efectuada represente
el conjunto de la población, y el segundo su complemento”(Casa & Morales, 1997)
A continuación se explica cada nivel:
Nivel de riesgo alto: Cuando los factores de riesgo son muy significativos y algunos
muy importantes donde es altamente probable la ocurrencia de irregularidades o
errores, dando lugar a un nivel de confianza bajo.
Nivel de riesgo moderado alto: Cuando los factores de riesgo existen y son
significativos, la probabilidad de ocurrencia de errores e irregularidades existe en un
nivel mayor, originando un nivel de confianza moderado bajo.
Nivel de riesgo moderado: Cuando los factores de riesgo existen y la probabilidad
de ocurrencia de errores o irregularidades está presente, generando un nivel de
confianza moderado.
Nivel de riesgo moderado bajo: Cuando los factores de riesgo existen pero no
son muy importantes y la probabilidad de ocurrencia de errores e irregularidades es
bajo, originando un nivel de confianza moderado alto.
Nivel de riesgo bajo: Cuando los factores de riesgo de un proceso no son
significativos y la probabilidad de ocurrencia de irregularidades o errores es mínima,
lo que origina un nivel de confianza alto.
Fórmula de nivel de riesgo y confianza:
32
Donde;
1.1.9 Matriz de hallazgos
“[…] cualquier situación deficiente y relevante que se determine por medio de la
aplicación de los procedimientos de auditoría en los diferentes componentes,
debiendo ser estructurado de acuerdo a sus atributos (condición, criterio, causa y
efecto) y que sean de interés para la organización auditada.”(Cubero, 2009)
Los hallazgos muestran aquellas deficiencias significativas encontradas al realizar la
evaluación de control interno, con la finalidad de encontrar posibles soluciones que
nos permitan atenuar o eliminar el impacto de estas deficiencias en la empresa.
La matriz de hallazgos contiene los siguientes atributos o componentes:
Condición
Criterio
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR=TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
FÓRMULAS
CR=Califación de Riesgo CC=Califación de Confianza
TN= Total NO TS= Total SI
TP=Total Preguntas
33
Causa
Efecto
Fuente: Manual específico de auditoría de gestión I.M. Cuenca
Elaborado por: CUBERO A., Teodoro
Condición: Es aquella deficiencia encontrada en la evaluación realizada
Criterio: Es la normativa en base a la cual se debe realizar el procedimiento
Causa: Aquellos motivos que generaron la situación encontrada
Efecto: Son las consecuencias que ocasiona la deficiencia encontrada
1.2 SEGUROS
1.2.1 Concepto
“El seguro es un contrato mediante el cual una de las partes, el asegurador, se obliga,
a cambio del pago de una prima, a indemnizar a la otra parte, dentro de los limites
convenidos, de una pérdida o un daño producido por un acontecimiento incierto; o a
pagar un capital o una renta, si ocurre la eventualidad prevista en el
contrato.”(Superintendencia de Bancos y Seguros)
Mediante los contratos de seguros las personas adquieren protección para el futuro,
sobre hechos inesperados sobre los cuales no tienen control y que representarían
34
pérdidas significativas en el caso de ocurrir, actualmente el contar con pólizas de
seguros es una situación cotidiana en nuestra sociedad.
1.2.2 Clasificación del seguro privado
En el Ecuador el sector del seguro privado se encuentra conformado por los
siguientes integrantes:
1. Empresas que realicen operaciones de seguros
2. Compañías de reaseguros
3. Intermediarios de reaseguros
4. Asesores productores de seguros
5. Peritos de seguros
En base a la Codificación de la Ley General de Seguros, se explica cada uno de
ellos:
1.2.2.1 Empresas que realicen operaciones de seguros
Son aquellas empresas que conformadas en base a lo estipulado en la Codificación
de la Ley General de Seguros tienen por objeto de negocio “asumir directa o
indirectamente o aceptar y ceder riesgos en base a primas”(Registro Oficial No. 290
, 1998)
Las aseguradoras tienen por actividad económica proporcionar seguridad a sus
clientes personas naturales o jurídicas, cubriendo los eventos desfavorables que
constan en el contrato pactado. Para ello se acumula los pagos de los contratantes
del servicio para destinarlo a los sujetos que atraviesan por la situación desfavorable.
Las empresas de seguros se dividen en:
a) Seguros Generales
b) Seguros de Vida
A continuación se explican las definiciones de cada una según el artículo 3 de la ley
anteriormente mencionada.
Seguros generales.- “Son aquellas que aseguren los riesgos causados por
35
afecciones, pérdidas o daños de la salud, de los bienes o del patrimonio y los riesgos
de fianza o garantías.”(Registro Oficial No. 290 , 1998)
Seguros de vida.- “Son aquellas que cubren los riesgos de las personas o que
garanticen a éstas dentro o al término de un plazo, un capital o una renta periódica
para el asegurado y sus beneficiarios.”(Registro Oficial No. 290 , 1998)
1.2.2.2 Compañías de reaseguros
Son aquellas compañías cuyo objeto es “otorgar coberturas a una o más empresas de
seguros por los riesgos que éstas hayan asumido, así como el realizar operaciones de
retrocesión”(Registro Oficial No. 290 , 1998)
Las empresas reaseguradoras tienen por finalidad ayudar a las aseguradoras que las
contratan a reducir el monto de su posible pérdida a través de la aceptación de parte
de los riesgos que asumen las aseguradoras.
1.2.2.3 Intermediarios de seguros
Son las personas jurídicas que ejercen la única actividad de “gestionar y colocar
reaseguros y retrocesiones para una o varias empresas de seguros o compañías de
reaseguros”(Registro Oficial No. 290 , 1998)
Los intermediarios de seguros son el vínculo entre las aseguradoras y el mercado; es
decir buscan colocar los productos que ofrecen las aseguradoras a los consumidores
interesados en adquirir seguros para la protección futura contra eventos
desfavorables.
1.2.2.4 Asesores productores de seguros
Son personas naturales denominados agentes de seguros que se dedican a “gestionar
y obtener contratos de seguros”(Registro Oficial No. 290 , 1998) para una o varias
empresas aseguradoras.
36
También son aquellas personas jurídicas que realizan la única actividad de “gestionar
y obtener contratos de seguros para una o varias empresas de seguros o de medicina
prepagada autorizada a operar en el país”(Registro Oficial No. 290 , 1998)
Los agentes asesores de seguros son aquellos que trabajan con varias aseguradoras
tanto de servicios generales y vida para proporcionar al cliente interesado en adquirir
seguros, la mejor opción para la protección de sus bienes y vida con la aseguradora
que le proporcione mayor cobertura y menor costo.
Adicionalmente son los facilitadores ante las aseguradoras para el reclamo por parte
de los clientes sobre eventuales siniestros.
1.2.2.5 Peritos de seguros
Personas naturales o jurídicas cuya actividad consiste en “examinar y calificar los
riesgos en forma previa a la contratación del seguro y durante la vigencia del
contrato” y “examinar las causas de los siniestros y valorar la cuantía de las pérdidas
en forma equitativa y justa, de acuerdo con las cláusulas de la respectiva
póliza”(Registro Oficial No. 290 , 1998)
Son aquellos expertos quienes dictaminan los siniestros, analizando las causas, el
valor al cual ascienden los daños y circunstancias adicionales que influyen en
determinar la indemnización, de tal manera que reúnan la información y
verificaciones necesarias para emitir el importe líquido de indemnización al cliente,
quien sufrió el evento desfavorable.
1.2.3 Disposiciones legales
Las entidades que conforman el sistema de seguro privado en el Ecuador, están
regidas por las leyes que a continuación se detallan:
37
LEY AMBITO
Ley de Compañías
Determina los lineamientos, deberes y obligaciones,
disposiciones generales que debe cumplir la
organización bajo control de la Superintendencia de
Compañías como: constitución y razón social,
capacidad, capital, administración, socios y acciones
con sus derechos y obligaciones, fiscalización,
auditoría externa, transformación, fusión, escisión,
inactividad, disolución, reactivación, liquidación,
cancelación, ejercicio de compañías extranjeras,
prescripción, , tenedoras de acciones o holding,
cuentas en participación o asociación.
Ley General de
Seguros
Regula la constitución, organización, actividades,
funcionamiento, reserva legal y capital, gobierno y
administración, normas de prudencia técnica
financiera, limitaciones, prohibiciones y sanciones,
cesión y fusión, regularización, extinción,
actividades y operaciones de las entidades bajo el
control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Ley de Régimen
Tributario Interno
Regula a la organización en el ámbito tributario,
estableciendo la forma de responder ante los
organismos regulatorios, contiene las obligaciones y
normativa que permiten cumplir con el correcto
cumplimiento de los impuestos establecidos por el
Gobierno.
Ley de Seguridad
Social
Determina la protección ante contingencias que
pueden presentarse en el desempeño del trabajo,
tales como enfermedad, maternidad, incapacidad,
muerte y otros riesgos que puedan afectar a los
trabajadores, garantizando su seguridad.
Código Laboral
Establece las disposiciones regulatorias en las
relaciones laborales, determinando los deberes y
obligaciones de los trabajadores y empleadores,
estipulando las sanciones en caso de no acatar estas
disposiciones legales.
Código de
Comercio
Conjunto de normas y preceptos que regulan las
relaciones mercantiles bajo los criterios de justicia
establecidas en este código.
Registro Mercantil
Establece la seguridad de títulos, garantiza la
autenticidad instrumentos públicos y documentos de
constitución, aumentos de capital, reformas.
Fuente: Normativa Legal del Ecuador
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
38
CAPÍTULO 2
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL EMPRESA RAÚL COKA BARRIGA
AGENCIA ASESORA Y PRODUCTORA DE SEGUROS.
2.1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
Historia
Raúl Coka Barriga es el mentalizador de la empresa, siendo pionero en el servicio de
comercialización de seguros. Su ímpetu y convicción en mantener y buscar
relaciones a largo plazo con los clientes, ha sido un factor determinante para llegar al
éxito, caracterizado por marcar la diferencia en el servicio que otras empresas del
mismo giro del negocio.
Raúl Coka Barriga es el presidente actual de la compañía, es importante destacar las
importantes posiciones dentro de renombrados gremios que a lo largo del tiempo ha
ocupado como:
Presidente encargado, 1er y 2do vicepresidente y director por varios períodos
de la Cámara de Comercio de Quito.
Presidente por varios períodos de la comisión de Comercio Exterior &
Aduanas.
Presidente del Rotary Club Quito Norte.
Vicepresidente del directorio de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, entre
otros.
Gracias a su fortaleza, precisión y exigencia la empresa ha logrado posicionarse en el
mercado nacional lo que le ha permitiendo incursionar en el ámbito internacional con
su sucursal de México y proyectos en Guatemala.
Al iniciarme en el año 1970, tuve la visita de un alto ejecutivo de una
compañía de seguros americana en mis oficinas ubicadas en la Calle
Santa Prisca 364, por el sector del Banco Central del Ecuador, quien por
tres ocasiones me pidió que le atendiera para tratar asuntos de seguros y
39
no lo hice ya que pensaba que los seguros en esos tiempos no eran un
gran negocio. Sin embargo, por educación y respeto al señor, le invité a
tomarnos un café, donde logró convencerme que el seguro es un gran
negocio en Norteamérica, Europa y el resto del mundo y por qué no sería
en el Ecuador. Así comenzó el convencimiento para que yo sea bróker. A
partir de ese entonces estudié los diferentes riesgos que me exigía la
Superintendencia de banco y rendí los exámenes consiguiendo así la
credencial. No llegábamos en ese entonces a 10 bróker de seguros en
Quito. Habiendo obtenido la credencial, uno de nuestros primeros
clientes fue la Empresa Eléctrica de Quito, por poco tiempo.
Posteriormente tuve mi segundo cliente Foresta S.A., de propiedad del
señor Conto Patiño. Luego me fui haciendo conocer como un profesional
de seguros y poco a poco fue incrementando cuentas de clientes que
hasta el momento los tenemos y están muy contentos con nuestros
servicios. Al trasladarnos a nuestras segundas oficinas en el año 1981, en
el Edificio Ucica, donde era un sector exclusivamente de negocios
bancarios, tuve un gran éxito y pocos años después la colaboración de mi
primer hijo, Raúl Jr., quien se entregó con mucho entusiasmo y cariño a
esta gran profesión, mientras estudiaba en la universidad, él continuaba
cada vez aprendiendo y conociendo más para posteriormente ser
nombrado Gerente General y dar nuestro primer salto a nuestras propias
oficinas en el Edificio André, en la Calle El Comercio 402 y Shyris.
Transcurriendo de ello 8 años y adquirimos un piso completo en el
Edificio Puerta del Sol, con sistema de informática de última tecnología,
donde al momento tenemos una atención inmediata a nuestros clientes,
especialmente en lo que se refiere a reclamos. La colaboración de mis
hijos, Yolanda, Cinthya y José Antonio complementan esta gran empresa
la cual a Dios gracias es una compañía con mucho prestigio porque así se
lo tuvo desde su inicio (Coka Barriga, 2009)
Antecedentes
Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros, se constituyó en la
ciudad de Quito el 18 de Octubre de 1999, comparecen a la celebración de la
presente escritura de constitución de una Compañía de Responsabilidad Limitada, en
presencia del Sr. Vicente Raúl Coka Barriga, en su calidad de Gerente y por tanto
Representante Legal de la Compañía Comercial Aduanera Internacional Raúl Coka
Barriga; Sr. Augusto Raúl Coka Aguirre; Sra. Yolanda María Coka Aguirre; Srta.
Cinthya María Coka Aguirre; y Sr. José Antonio Coka Aguirre, los mismo que en
Junta General de Socios, del 19 de mayo de 1999, resolvieron reformar la resolución
de 04 de diciembre de 1998, es decir, que en lugar de realizar la escisión de la
compañía, Comercial Aduanera Raúl Coka Barriga Cía. Ltda., se proceda a la
40
constitución de la compañía en responsabilidad limitada, Raúl Coka Barriga
Agencia Asesora Productora de Seguros Compañía Limitada.
La compañía tiene un plazo de vigencia de cincuenta años contados desde la fecha de
inscripción, de la escritura de constitución.
El objeto de la empresa Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros
Compañía Limitada es:
Asesorar
Gestionar
Obtener contratos de seguros o servicios de asistencia médica
Para las empresas del área de seguros y medicina prepagada, las mismas que tienen
la autorización correspondiente de operación.
El capital social de la compañía a la fecha de constitución fue de Doscientos
Millones de Sucres, el mismo que esta divido en cuarenta y un mil participaciones de
cinco mil sucres cada una.
El capital social se halla constituido de la siguiente manera:
Comercial Aduanera Internacional Raúl Coka Barriga Compañía Limitada,
suscribe cuarenta mil participaciones
Vicente Raúl Coka Barriga suscribe seiscientas participaciones de cinco mil
sucres cada una
Augusto Raúl Coka Aguirre, suscribe cien participaciones de cinco mil sucres
cada una.
Yolanda María Coka Aguirre, suscribe cien participaciones de cinco mil
sucres cada una.
Cinthya María Coka Aguirre, suscribe cien participaciones de cinco mil
sucres cada una.
José Antonio Coka Aguirre suscribe cien participaciones de cinco mil sucres
cada una.
41
El capital social podrá aumentarse por resolución de la Junta General, tomada por lo
menos con las dos terceras partes del capital social concurrente, observando en todo
caso el principio de que los socios tienen derecho de preferencia para suscribir el
aumento, en proporción a sus aportaciones sociales, no se tomaran resoluciones
encaminadas a reducir el capital social si ello implicaría la devolución de las
aportaciones hechas y pagadas.
2.1.1 Cultura organizacional
“[…] cultura organizacional es el conjunto de hábitos y creencias establecidos a
través de normas, valores, actitudes y expectativas compartidas por los miembros de
la organización. La cultura refleja la mentalidad que predomina en una
organización.”(Chiavenato, Cultura organizacional, 2002)
La cultura organizacional es el conjunto de creencias, actitudes que comparten los
integrantes de una organización las cuales guían su comportamiento en la toma de
decisiones y el desarrollo de sus actividades, es importante recalcar que la cultura
organizacional permite transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la
organización, facilita el compromiso, refuerza la estabilidad del sistema social
además de establecer lineamientos reconocidos y aceptados para tomar decisiones.
2.1.1.1 Misión
La Misión de la empresa fue tomada de las publicaciones que se encuentran en la
entrada principal de cada sucursal, para el conocimiento de todos sus colaboradores y
clientes.
“Somos asesores de seguros con cobertura nacional especializados en personas
dedicados a proveer productos y servicios de seguros de alta calidad innovadores,
flexibles y sin complicaciones”
42
2.1.1.2 Visión
De los informativos publicados en el ingreso de las instalaciones se toma la siguiente
visión:
“Ser el asesor de seguros de personas número uno en el Ecuador con cobertura
nacional posicionando la marca Raúl Coka Barriga en la mente de las familias
ecuatorianas mediante productos que garanticen la seguridad financiera, respaldados
con tecnología de punto, procesos estandarizados y recurso humano comprometido”
2.1.1.3 Objetivos de la empresa
De la información que permanece en el archivo administrativo de Raúl Coka Barriga
AAPS Cía. Ltda., se recolecta los siguientes objetivos:
“Asesorar, gestionar y obtener contratos de seguros o de servicios de asistencia
médica para una o varias empresas de seguros o de medicina prepagada autorizada a
operar en el país”.(Guzmán, Objetivos Raúl Coka Barriga AAPS, 2010)
2.1.1.4 Valores
Son el conjunto de principios, creencias, reglas sobre las conductas básicas y
esenciales que poseen los integrantes de la organización, las cuales son consideradas
correctas e influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones.
En los documentos que permanecen en el archivo administrativo de Raúl Coka
Barriga AAPS Cía. Ltda., constan los siguientes valores organizacionales en base a
los cuales se guía el accionar de toda la organización:
Excelencia: No estamos satisfechos si no hacemos lo mejor en cada una de
las cosas que hacemos. Y continuaremos elevando el listón. Nuestra mayor
alegría será para todos nosotros descubrir lo buenos que podemos llegar a
ser.
43
Respeto: Tratamos a los demás como nos gustarían que nos trataran. No
toleramos el trato irrespetuoso o abusivo. La crueldad, la falta de
sensibilidad y la arrogancia no tienen cabida entre nosotros.
Integridad: Trabajamos con nuestros clientes, tanto actuales como
potenciales de una manera abierta, honesta y sincera. Cuando decimos que
haremos algo, lo hacemos, cuando decidimos que no podemos hacer algo o
que no haremos algo, no lo hacemos.
Comunicación: Tenemos la obligación de comunicar. Aquí nos tomamos el
tiempo necesario para hablar con los demás y para escuchar. Creemos que la
información promueve el movimiento que mueve a la gente. (Guzmán,
2010)
2.1.1.5 Políticas
Las políticas son reglas, guías, enunciados generales que canalizan el pensamiento y
acción de los integrantes de la organización en el desarrollo de sus actividades y
toma de decisiones para asegurar que sean consistentes con los objetivos y
contribuyan al logro de los mismos.
A continuación se detallan las políticas bajo las cuales se maneja Raúl Coka Barriga
AAPS Cía. Ltda., las cuales fueron obtenidas en base a conversaciones mantenidas
con los responsables de las áreas ya que la empresa no cuenta con manuales por
escrito que las detallen.
2.1.1.5.1 Políticas financieras
En base al conocimiento y experiencia del Director Financiero las políticas
financieras que maneja la empresa son las siguientes:
Creación área de tesorería: Separación física del área de contabilidad, esta área es
la responsable de la recepción de dinero y sus equivalentes, custodia de los mismos,
depósitos en cuentas bancarias de la empresa y respectivo registro contable.
44
Encargada de entrega de pagos a proveedores, recolección firmas y documentos de
respaldo en pagos cancelados.
Custodia de chequeras de cuentas bancarias pertenecientes a la empresa y respectivo
control secuencial de los mismos.
Políticas generales
Reducción de riesgos a través de la diversificación de cuentas bancarias en
diferentes entidades financieras a nivel nacional e internacional.
Saldo promedio semanal de $ 90.000 en cuenta bancaria operativa.
Excedentes de dinero en cuenta bancaria son invertidos en IBF Interfondos
(Banco Internacional) y Diners Club del Ecuador según el criterio del
Director Financiero y autorización del Gerente General a plazo máximo de 1
año.
Salvaguarda de Efectivo y sus equivalentes mediante firmas conjuntas,
autorizadas por montos para emisión de cheques:
o Cuenta Operativa
Firmas sin monto límite: Sr. Raúl Coka Barriga, Ing. Raúl Coka
Aguirre, Ing. José Antonio Coka Aguirre, Ing. Cinthya Coka Aguirre
Firmas con monto límite:
Ing. Rubén Alarcón hasta $ 5.000 (Subgerente General)
Esteban Ordoñez hasta $ 1.000 (Gerente de Operaciones)
Los cheques serán firmados siempre por un integrante de la familia Coka
(firma autorizada registrada) y Gerente de Operaciones o Subgerente General.
2.1.1.5.2 Políticas tributarias y contables
El Contador General en base a su experiencia, responsabilidad y criterio profesional
maneja su área acatando las bases de presentación a los estados financieros,
adicionalmente ha decidido seguir el ejemplo de EADS cuya información se
encuentra publicada en el internet, a continuación se exponen las bases a ser
aplicadas:
45
Reconocimiento de ingresos – Los ingresos por prestación de servicios
se reconocen proporcionalmente de acuerdo al grado de avance de la
operación a fecha del balance de situación. Dependiendo de la
naturaleza del contrato, el ingreso se reconoce a medida que se van
alcanzando hitos contractualmente convenido. Los cambios en los
márgenes se reflejan en la cuenta de resultados a medida que se
identifican. Los contratos se revisan para identificar posibles pérdidas
en cada período objeto de información y se registran provisiones para
pérdidas estimadas derivadas de los contratos en el momento en que se
identifican.
Gastos relacionados con productos – Los gastos de publicidad y
promoción de ventas, así como otros gastos comerciales se cargan a
resultados a medida que se incurren. Las provisiones para garantías se
registran en la fecha en que se registra la venta correspondiente.
Impuesto sobre beneficios – Los impuestos anticipados y diferidos
reflejan menores o mayores impactos fiscales futuros derivados de las
diferencias temporales de valoración entre su valor contable y fiscal
para determinados activos y pasivos, así como la compensación de
bases imponibles negativas y las deducciones fiscales pendientes de
aplicación. Los impuestos anticipados y diferidos se calculan utilizando
tipos impositivos aprobados aplicables a la base imponible en los
ejercicios en que se espera que dichas diferencias temporales se
recuperen o liquiden. El efecto sobre los impuestos anticipados y
diferidos de una modificación en los tipos impositivos se reconoce en la
cuenta de pérdidas y ganancias del período en que se aprueba dicha
modificación. Dado que los impuestos anticipados prevén posibles
beneficios fiscales futuros, únicamente se registran en los estados
financieros consolidados de EADS en el momento en que la realización
de los beneficios fiscales sea probable.
Activo circulante – El activo circulante está formado por las
existencias, los deudores, las inversiones financieras temporales y la
tesorería de la compañía, incluyendo importes que serán realizados en
un plazo superior a un año.
Tesorería y activos financieros líquidos equivalentes – La tesorería y
los activos financieros líquidos se componen de caja, bancos, cheques y
depósitos fijos con vencimiento a corto plazo, así como títulos a corto
plazo de una gran liquidez, sujetos a riesgos no significativos de
variaciones en su valoración.
Provisiones – El Grupo constituye provisiones cuando surgen
obligaciones (en materia de formativa aplicable o construcción)
46
derivadas de hechos anteriores, y es probable que resulte necesario
efectuar un pago, que se puede calcular fiablemente, para eliminar la
obligación.(EADS, 2002)
Como principales políticas tributarias de acuerdo al Registro Único de
Contribuyentes, tenemos la siguiente información:
RUC: 1791719115001
Razón Social: Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros Cía. Ltda.
Clase de Contribuyente: Especial
Representante Legal: Coka Aguirre Augusto Raúl
Actividad Económica Principal: Corredores de Seguros
De la misma manera Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., mantiene las siguientes
obligaciones tributarias:
Presentación de Anexo Relación Dependencia
Presentación de Anexo Transaccional Simplificado
Declaración de Impuesto a la Renta Sociedades
Declaración de Impuesto de Retenciones en la Fuente
Declaración Mensual de IVA
Impuesto a la Propiedad de Vehículos Motorizados
2.1.1.5.3 Políticas de recursos humanos
En base a la unificación de criterios del Director Financiero y Gerente General se han
establecido las siguientes políticas:
Sueldos
Se cancela el 40% del sueldo el 15 de cada mes mediante transferencia bancaria. El
60% más los beneficios adicionales hasta el 30 de cada mes mediante transferencia
bancaria a la cuenta personal de cada empleado.
47
Horarios de trabajo
De lunes a viernes, 8 horas diarias laborables, 1 hora de almuerzo. Hora ingreso
8:30, hora de salida 17:30, hora de almuerzo dos turnos 12:30 y 13:30, debido a que
las oficinas atienden tiempo completo.
Asistencia
El control de asistencia se realiza mediante un lector de huellas digitales, el cual
registra y almacena información sobre el ingreso y salida del personal, los atrasos
deben ser justificados y autorizados caso contrario se cobrará multa no superior al
10% del sueldo unificado.
Nómina - roles de pagos
Los empleados son afiliados al IESS desde el primer día de prestación de servicios,
tienen derecho a los beneficios de ley como son: Décimo Tercero, Décimo Cuarto,
Fondos de Reserva, Vacaciones.
La empresa no paga horas extras al personal que excede su jornada laboral.
Comparten beneficios adicionales como:
Seguro Asistencia Médica (70% compañía, 30% empleado)
Comisión por Productividad (1% prima facturada)
2.1.2 Estructura organizacional
En toda entidad es indispensable la organización para su correcto funcionamiento,
para ello la estructura organizacional permite establecer las distintas maneras en que
el trabajo puede ser dividido para coordinarlo entre todos los integrantes de la
organización de manera que se logren los objetivos trazados.
48
Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros mantiene la siguiente
estructura administrativa:
La compañía será gobernada por la Junta General y administrada por un Gerente
General y por un Presidente Ejecutivo. El Gerente General puede ser un socio de la
compañía.
La Junta General legalmente convocada y reunida es la autoridad máxima de la
compañía y está constituida por los socios de la misma, con la asistencia de por lo
menos las dos terceras partes del capital social, en primera convocatoria y en la
segunda con el número de socios presente.
Las Juntas Generales serán ordinarias una vez al año dentro de los tres meses
posteriores a la finalización del ejercicio económico de la Compañía y las
extraordinarias en cualquier época en la que fueron convocadas por el Gerente
General o Presidente Ejecutivo por propia iniciativa o por petición del socio o socios
que representan por lo menos diez por ciento del capital social.
El Gerente General será elegido por la Junta General de Socios, durará en su cargo
cinco años, pero será prorrogado en sus funciones hasta que sea remplazado por un
nuevo nombramiento o elección que realice la junta y podrá ser reelegido
indefinidamente, será el administrador de los negocio de la Compañía, ejercerá la
representación legal, judicial y extrajudicial, manejará los fondos de la Compañía,
suscribirá a su nombre los actos que celebre sin perjuicio de lo establecido en el
artículo doce de la Ley de Compañías y responderá de la correcta ejecución de sus
funciones ante la Junta General de Socios, presentará anualmente a la Junta General
de Socios, en su sesión ordinaria, el informe por el ejercicio que corresponderá a
cada caso al respectivo año calendario. Es en fin atribución del Gerente General
ejercer todas la actividades que se requieran para la administración de la compañía,
como arrendar locales, contratar empleados, obreros y personal técnico, comprar
bienes muebles e inmuebles venderlos gravarlos, contratar préstamos y otras
actividades relacionadas.
49
El Gerente General no podrá delegar sus poderes especiales, en casos y para
negocios y actuaciones concretas dentro del límite de sus facultades, pero será
responsable de las actuaciones de sus apoderados.
El Presidente Ejecutivo de la Compañía será elegido por la Junta General de Socios,
durará en su cargo cinco años y ejercerá la representación legal de la compañía
individual o conjuntamente con el Gerente General.
50
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2.1.2.1 Organigrama estructural
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2.1.2.2 Organigrama funcional
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52
Descripción “organigrama funcional Raúl Coka Barriga Agencia Asesora
Productora de Seguros Cía. Ltda.”
En base a conversación con el Contador General y personal encargado de las áreas se
obtiene la siguiente descripción de funciones:
Presidente ejecutivo
Representante de la Junta General de socios
Encargado de vigilar el correcto manejo de la organización en todas sus áreas
Solicitar rendición de cuentas a la Gerencia General
Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias
Proponer alternativas de negocios y soluciones a problemas suscitados a la
Junta General
Gerente general
Representante legal de la empresa
Proveer de contactos y relaciones empresariales para el establecimiento de
negocios
Maximizar el valor de la empresa para los accionistas
Desarrollar estrategias para alcanzar las metas propuestas
Generar ambiente para que sus colaboradores puedan alcanzar las metas
propuestas optimizando recursos.
Implementar la estructura administrativa necesaria para el desarrollo de las
metas propuestas.
Supervisar a personal bajo su mando
Autorizado a firmar cheques sin límite de monto
Aprobar operaciones especiales y no cotidianas
Gerente administrativo
Supervisar el buen manejo de las cuentas a cargo de la empresa
Realizar evaluaciones periódicas de seguimiento de las cuentas que maneja la
empresa y sus movimientos
Solucionar problemas fuera del alcance de los directores de cada cuenta
53
En ausencia del Gerente General asume las funciones a él encomendadas
Supervisar al personal y ejecución del trabajo del personal bajo su mando
Gerente gestión y control interno
Verificar convenios pactados entre las aseguradoras y los clientes
Controlar que los procesos de reclamos cumplan con todos los requerimientos
para ser enviados a las aseguradoras
Verificar que los procesos se cumplan dentro del tiempo establecido
Realizar evaluaciones periódicas de los casos suscitados y el seguimiento que
se ha dado a los mismos
Notificar casos especiales que se encuentren fuera del alcance de solución de
su cargo al Gerente Administrativo
Encargada de atender reclamos por parte de los clientes en la prestación del
servicio por parte del personal bajo su mando
Supervisar el desempeño del personal bajo su mando
Encargada de autorizar vacaciones del personal bajo su mando
Gerente negocios nuevos
Proponer nuevas opciones de prestación de servicios para realizar nuevos
negocios.
Analizar margen de utilidad de las nuevas opciones de servicio que brinda la
compañía
Buscar nuevas cuentas para la compañía
Vender los servicios que presta la compañía a nuevos clientes
Gestionar reuniones con los nuevos clientes para contratación del servicio
Capacitación del personal en relaciones a los nuevos servicios y clientes que
consigue la empresa
Supervisar directamente el manejo de las nuevas cuentas adquiridas
Evaluar el seguimiento que se realiza a los requerimientos de las nuevas
cuentas
Supervisar el desempeño del personal bajo su cargo
54
Preparación de informes económicos comparativos de la proyección de los
nuevos negocios en relación a los resultados reales
Gestionar la pronta solución de problemas suscitados en las cuentas nuevas
Gerente renovaciones y servicio al cliente
Verificar plazos de vencimiento de los contratos con los clientes
Preparar cronograma de visitas a clientes para gestionar la renovación de los
contratos
Negociar condiciones propuestas por los clientes y las aseguradoras con la
finalidad de obtener el mayor beneficio y conservar las cuentas
Gestionar la firma de contratos en cierre de negocios
Conseguir nuevas cuentas para la compañía
Supervisar al personal bajo su mando
Evaluar periódicamente la calidad del servicio prestado a los clientes por
parte del personal
Gerente operaciones
Realizar la proyección económica que cada cuenta le genera a la compañía
por el cierre del negocio
Calcular mensualmente las comisiones de cada cuenta para la respectiva
facturación
Supervisar al personal bajo su mando en el desempeño de sus funciones
Participar conjuntamente con el resto de gerencias en las evaluaciones de
seguimiento que se realiza a cada caso suscitado
Gerente financiero
Asignar eficientemente los fondos dentro de la organización
Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de
administración financiera
Entregar oportunamente Informes económicos a Junta General para su
revisión y aprobación anualmente.
Analizar la información financiera mensual y anual
55
Analizar los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio
Gestionar la obtención de fondos y financiar actividades necesarias para la
empresa
Asesorar al Gerente General para la toma de decisiones en materia de
administración financiera.
Requerir y materializar el cobro oportuno de los valores adeudados a la
empresa
Interactuar con las otras gerencias para operar eficientemente y tomar
decisiones de negocios que tengan implicación financiera
Manejo y supervisión del proveedor del servicio de contabilidad.
Asegurar pago oportuno de toda obligación con los organismos de control
como IESS, SRI y otros
Controlar que se mantengan las normas de seguridad para el acceso a la
información financiera y contable del sistema financiero de la entidad.
Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos contables y
económicos en vigencia.
Adoptar las medidas correctivas recomendadas por auditoria para el
mejoramiento del Sistema de Administración Financiera.
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la
formulación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de la
entidad.
Autorizar préstamos a empleados.
Jefe recursos humanos
Elaborar Rol de Pagos mensual de empleados con los respectivos descuentos
por prestamos y otros
Realizar Avisos de Entrada y Salida del personal en el IESS
Registro de ajustes en variación de sueldo en el IESS
Generación de comprobantes para pago de aportes, préstamos quirografarios
e hipotecarios
Entrevistas de personal y filtro de mejores opciones
Coordinación de actividades de personal
56
Control de vacaciones
Archivo y custodia de documentos respaldo de roles de pago y planillas de
IESS
Control, custodia y archivo de documentación y actualizaciones de cada
empleado.
Contador general
Programar, organizar, dirigir y controlar las funciones y actividades del
personal de contabilidad y tesorería.
Mantener actualizado los registros contables en el sistema de contabilidad y
en el archivo respectivo la documentación original de sustento del ejercicio
económico.
Elaborar oportunamente la información económica mensual (balances,
estados de situación y resultados, estados financieros, impuestos) con los
respectivos anexos y notas aclaratorias.
Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas
de control interno, políticas y normas técnicas expedidas por los órganos de
control.
Liquidar y cumplir de acuerdo a la ley las obligaciones con el SRI, IESS y
otros.
Realizar con el Jefe Financiero los diferentes ajustes contables con el fin de
sanear trimestralmente las cuentas.
Preparar los reportes completos de contabilidad, conforme a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, principalmente los auxiliares de
cuenta individual, de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para facilitar el
control posterior de auditoría.
Realizar con tesorería el análisis y evaluación periódica de los valores
pendientes de cobro para ejecutar de inmediato la recuperación de valores de
cualquier área o actividad, e informar al jefe financiero para que se tome las
acciones del caso.
Responsabilizarse de la buena marcha laboral y disciplinaria del personal
bajo su control, haciendo conocer oportunamente las novedades al jefe
financiero.
57
Asistentes
Tesorería
Programar, organizar, ejecutar, supervisar y controlar el sistema de recepción,
distribución y custodia de fondos recibidos.
Elaborar los comprobantes de ingreso por recaudación de dinero recibido a
diario en sistema contable y respectivo depósito bancario en cuentas de la
entidad
Entrega de pagos a proveedores y correspondiente firma de recepción en
comprobantes de egreso con respectivos documentos sustento auténticos.
Encargado de recuperación de cartera.
Custodia y control secuencial de chequeras de las respectivas cuentas
corrientes.
Auxiliar contable 1
Verificación de datos de facturas proveedores.
Solicitar autorización de pago al Gerente General de facturas adjuntando el
pago autorizado anterior y en nuevos consumos autorización previa.
Registro de facturas autorizadas en sistema contable, elaboración de egresos,
cheques, comprobantes de retención.
Elaboración de cheques por distintos requerimientos.
Registros contable de tarjetas de crédito corporativas y respectiva liquidación
Control de pagos a Cooperativas por descuentos empleados y registro
contable respectivo.
Archivo de documentación.
Elaboración de control secuencial de documentos previo a declaración de
impuestos.
Auxiliar contable 2
Revisión de comprobantes de egreso elaborados por Asistente 1
Entrega de comprobantes de egresos a Gerente Financiero para revisión y
firmas respectivas.
Elaboración de impuestos con respectivos cuadros sustento de declaración y
revisión de documentación.
58
Elaboración de Anexo Transaccional.
Conciliaciones bancarias de cuentas bancarias
Registro de rol de pagos y provisiones en sistema contable
Registro contable de liquidaciones de compra y servicios por movilización
del personal.
Análisis de cuentas y respectiva depuración.
Directores de cuentas
Supervisar procesos realizados por Administradores Junior en las cuentas
bajo su cargo
Gestionar con la aseguradora en el menor tiempo posible los asuntos
suscitados con los clientes de sus cuentas.
Realizar seguimiento de los reclamos, exclusiones e inclusiones suscitados en
las cuentas
Vender servicios que presta la empresa a clientes actuales y futuros
Negociar con las aseguradoras para conseguir los mayores beneficios y poder
ofrecer servicios con precios competitivos
Negociar condiciones del servicio y económicas con los clientes generando el
mejor beneficio para el cliente y la compañía
Administradores junior
Encargado de gestionar renovación de contratos y pólizas con los clientes
Realizar visitas de servicio con los encargados de las cuentas a su cargo
Resolver casos problema suscitados en las cuentas que manejan y no pueden
ser solucionados por los ejecutivos de cuenta.
Supervisar el desempeño del personal bajo su cargo
Gestionar los pagos oportunos a las aseguradoras de las pólizas que
mantienen sus clientes a fin de mantener el servicio en funcionamiento
59
Ejecutivos de cuenta
Registrar en el sistema las inclusiones, exclusiones de las cuentas que maneja
la compañía
Informar al cliente los requisitos y condiciones para acceder al servicio que
tienen contratado
Asesorar al cliente en los procedimientos a seguir para rembolsos y pagos de
deducibles
Adjuntar y verificar la documentación necesaria para proceder a solicitar
reclamos a la aseguradora
Remitir a la aseguradora todos los trámites de las cuentas bajo su cargo
En caso de novedades en trámites gestionar pendientes con la aseguradora e
informar al cliente para su pronta solución
Realizar un control de facturación con las aseguradoras por los servicios
prestados a sus clientes.
2.2 MARCO DE ANÁLISIS
2.2.1 Macro ambiente
“El ambiente general es el medio más amplio que incluye a la sociedad, los países las
organizaciones, las empresas, las comunidades, etc. Funciona como un contexto
amplio que afecta a todos sus componentes e integrantes de modo genérico, aunque
algunos puedan experimentar más influencias y presiones que otros.”(Chiavenato,
2002)
Para desarrollar el marco de análisis de la empresa Raúl Coka Barriga AAPS,
empezaré analizando los factores externos, que son aquellos que condicionan el
desempeño de la organización tanto en los aspectos positivos como negativos y sobre
los cuales la empresa no tiene control absoluto, por ejemplo factores políticos,
económicos, geográficos, legales, competitivos, entre otros. De este análisis surgen
las oportunidades y amenazas para la empresa.
A continuación se detalla cada uno de ellos:
60
2.2.1.1 Factor político
Se relaciona directamente con el gobierno de un país, incluye asuntos
gubernamentales, partidos políticos, organismos que representan a sectores de la
sociedad, gobiernos nacionales-locales, entre otros.
En la actualidad Ecuador tiene un gobierno con tendencia de izquierda el mismo que
cuenta con gran acogida por la ciudadanía, en contra parte varios sectores
económicos están en oposición, el sector de seguros y sus afines no ha sufrido
afectaciones particulares por medidas tomadas por el gobierno, en este contexto Raúl
Coka Barriga Cía. Ltda., se ha desarrollado en condiciones políticas estables.
2.2.1.2 Factor económico
Se relaciona con la economía nacional e internacional conformada por la producción
de personas y empresas de un sector o país. Los componentes más importantes son el
estado general de la economía e inflación, empleo y desempleo, poder adquisitivo
de los compradores afectado por el ingreso, nivel de precios, ahorro y crédito, los
patrones de gasto de los consumidores, proyectos de inversión los mismos que están
fuera del control de la empresa y su variación puede repercutir significativamente en
la empresa.
A continuación se muestra datos históricos anuales de los principales índices
económicos del Ecuador:
61
Gráfico 3.
Fuente: BCE, Informe Mensual de Inflación, diciembre 2011
Gráfico 4.
Fuente: BCE, Informe Mensual de Inflación, diciembre 2011
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., se constituyó en el año de 1999 en la ciudad de
Quito, al reformar la resolución que daba lugar a la escisión de la compañía
Comercial Aduanera Internacional Raúl Coka Barriga Cía. Ltda.
62
Debido a las expectativas económicas y contratos con nuevos clientes la compañía ha
estado en constante expansión a nivel nacional, estableciendo filiales en las ciudades
principales del país como Quito, Guayaquil, Cuenca y Manta. De igual manera ha
incursionado en proyectos a nivel internacional desde el año 2010 en México y
Guatemala donde se encuentra una sucursal de Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda.,
generando así mayor empleo a nivel nacional y brindando oportunidades de
crecimiento a sus colaboradores ofreciéndoles la oportunidad de prestar sus servicios
en cualquier filial de la compañía.
2.2.1.3 Factor geográfico
Está determinado por la localización de la empresa con respecto a la zona o región
donde se encuentra establecida, se relaciona el ambiente, clima, infraestructura,
vialidad entre otros elementos que afectan físicamente el desarrolla la empresa.
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., se encuentra ubicada en:
Matriz
o Provincia de Pichicha
o Cantón Quito
o Av. Amazonas 4080 y U.N.P Edif. Puerta del Sol, Torre Oeste 5to
Piso
Filial 1
o Provincia del Guayas
o Cantón Guayaquil
o Av. Dr. Miguel Alcívar s/n Edif. Torres del Norte, Torre B, oficina
203
Filial 2
o Provincia de Azuay
o Cantón Cuenca
o Av. Solano y 12 de Abril, Edif. Bco. Pichincha, 5to Piso
63
Filial 3
o Provincia de Manabí
o Cantón Manta
o Av. Malecón y calle 23, Edificio Torre Oro Mar, junto al Hotel Oro
Verde
Filial 4
o País Guatemala
o Ciudad Guatemala
o 5a. Avenida 5-55 zona 14, Edificio Europlaza, Torre 1, 2do. Nivel,
Oficina 248,
Filial 5
o País México
o Ciudad México DF
o Blvd. Manuel Ávila Camacho Nº 36, Piso 12, Colonia Lomas de
Chapultepec
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., cuenta con diversidad de ubicación siendo una
ventaja competitiva en relación a sus competidores y se ha adaptado favorablemente
al clima y entorno propio de cada sector donde se encuentra ubicada.
2.2.1.4 Factor legal
Dentro de este factor tenemos toda la normativa establecida en el país, como son la
Constitución de la República, leyes y reglamentos que enmarcan a la organización,
las cuales son establecidas por las autoridades y organismos pertinentes.
o Ley de compañías
Determina los lineamientos, deberes y obligaciones que debe cumplir la
organización en su condición de Compañía Limitada que debido a que
contrajo entre tres o más personas, quienes están obligadas a responder hasta
el monto de sus aportaciones individuales por las obligaciones sociales y
ejercen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, definición
que se encuentra establecida en el artículo 92
64
o Ley general de seguros
Esta Ley regula la constitución, organización, actividades, funcionamiento y
extinción de los integrantes del sistema de seguro privado; Raúl Coka Barriga
AAPS Cía. Ltda., al ser asesores productores de seguros, es integrante del
sistema de seguro privado por lo cual debe acatar con las disposiciones
establecidas en esta ley.
o Ley de régimen tributario interno
Regula a la organización en el ámbito tributario, estableciendo la forma de
responder ante los organismos regulatorios, contiene las obligaciones y
normativa que permiten cumplir con el correcto cumplimiento de los
impuestos establecidos por el Gobierno.
o Ley de seguridad social
Determina la protección ante contingencias que pueden presentarse en el
desempeño del trabajo, tales como enfermedad, maternidad, incapacidad,
muerte y otros riesgos que puedan afectar a los trabajadores, garantizando su
seguridad.
o Código laboral
Establece las disposiciones regulatorias en las relaciones laborales,
determinando los deberes y obligaciones de los trabajadores y empleadores,
estipulando las sanciones en caso de no acatar estas disposiciones legales.
o Código de comercio
La compañía realiza sus actividades bajo el conjunto de normas y preceptos
que regulan las relaciones mercantiles bajo los criterios de justicia
establecidas en este código.
o Registro mercantil
Este organismo proporciona la seguridad de títulos, garantiza la autenticidad
instrumentos públicos y documentos de constitución, aumentos de capital,
reformas, entre otros de las compañías.
65
o Aplicación normas internacionales de información financiera (NIIF)
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. aplicará las NIIF a partir del 01 de enero
del 2012 por estar considerada como PYME acatando la resolución
SC.ICI.CPAIFRS.G.11010 del 11 de octubre del 2011 en la cual consta las
siguientes condiciones:
o monto de activos inferior a cuatro millones de dólares
o valor bruto de ventas anuales hasta cinco millones de dólares y
o número inferior a doscientos trabajadores
2.2.1.5 Factor competitivo
Nos permite comprender la actuación de la empresa dentro del mercado, tomando en
cuenta el tamaño de la organización, su posición en la industria frente a los
competidores que elaboran: los mismos bienes y/o servicios, sustitutos,
complementarios; además es importante analizar la situación con respecto a las
empresas proveedoras de insumos para la elaboración de bienes o prestación de
servicios.
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., desde sus inicios ha luchado por tener una
importante participación en el mercado de corredores de seguros, a través de los años
ha logrado afianzarse por prestar un servicio personalizado para sus clientes ya que al
ser una empresa corredora de seguros tiene trato directo con el Asegurado y la
Aseguradora facilitando la ágil atención y que el cliente final se sienta satisfecho por
el servicio brindado, desarrollando así su lema de “Seguro sin complicaciones”, esta
diferenciación en el servicio le ha permitido ganar prestigio en su sector y ventaja
frente a sus competidores, logrando así incrementar anualmente el número de cuentas
a su cargo en las ramas de Seguros de Vida y Seguros Generales, ganando los
primeros lugares en los últimos años como reconocimiento al monto de primas
conseguidas para las Aseguradoras proveedoras del servicio entre ellas Pan
American Life.
66
2.2.1.6 Factor social
Abarca las características de la sociedad en la cual opera la entidad como valores
sociales, nivel de educación, estándares de conducta, creencias religiosas.
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., tiene un gran sentido de responsabilidad social
colabora económicamente con la Fundación Remar en proyectos de readecuación de
instalaciones, prendas de vestir y demás necesidades de este albergue.
En el desarrollo de su trabajo, colocar seguros de asistencia médica, se presentan
situaciones como escuelas de bajos recursos económicos por las cuales la empresa
negocia directamente con las aseguradoras para bajar costos y asume el valor a pagar
asegurando gratuitamente a los alumnos de estas instituciones educativas para que
puedan acceder a los servicios de asistencia médica en las mismas condiciones que
otros asegurados.
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., se maneja bajo los principios de la religión
católica incorporando en la rutina diaria e inculcando a su personal a Dios como base
y guía en el actuar diario de cada integrante de la empresa, de igual manera respeta
el estilo de vida, religión y costumbres del sus colaboradores.
2.2.1.7 Factor tecnológico
Comprende nuevos enfoques para mejorar la producción de bienes y servicios tanto
como procedimientos, equipos y demás elementos que los avances científicos
proporcionen, así como la investigación y desarrollo realizado por la empresa.
La empresa se ha enfocado en fortalecer el área tecnológica para reducir tiempos,
procesos, distancias, además proporcionar información segura y oportuna, resguardar
la misma de posibles pérdidas ya que por sus dependencias ubicadas en Quito,
Guayaquil, Cuenca, Manta y México, se vio en la necesidad de vincular y centralizar
toda la información generada, creando así un departamento de sistemas e invirtiendo
en proyectos para contar con servidores y equipos que logren está finalidad,
sustituyendo equipos obsoletos por nuevos de manera que cada integrante de la
67
empresa cuente con las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera
adecuada.
El nuevo proyecto en el cual está enfocada la empresa es generar un sistema propio,
el cual sea completo y abarque las necesidades que tiene la empresa como el registro
de sus clientes con sus respectivas pólizas, vencimientos, valores a pagar, cálculo de
comisiones por producción realizada tanto para la facturación a las respectivas
aseguradoras como para el pago a los ejecutivos de cuenta gestores de los contratos.
El sistema será implementado en el año 2012 después de las pruebas respectivas.
2.2.2 Microambiente
“El ambiente específico o microambiente es el ambiente más cercano e inmediato a
cada organización. En consecuencia, cada organización tiene su ambiente particular
de trabajo que constituye el nicho donde desarrolla sus operaciones y donde obtiene
sus insumos y coloca sus productos y servicios.”(Chiavenato, 2002)
El microambiente abarca los factores internos de la empresa, sobre los cuales la
organización puede ejercer control, de manera que influyan positiva o negativamente
según su accionar para lograr el objetivo deseado, dentro del microambiente tenemos
a clientes, proveedores, competencia y el producto. De este análisis surgen las
fortalezas y debilidades de la empresa.
A continuación se detalla cada uno de estos factores:
68
2.2.2.1 Clientes
Son personas naturales o jurídicas que acuden a la empresa para adquirir bienes o
servicios que produce la empresa según su giro del negocio, es el motivo por el cual
se crean y producen bienes o servicios, sin ellos la empresa no generaría ingresos y
no podría existir.
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., al ser una Agencia Asesora Productora de
Seguros actúa como intermediaria entre el cliente final y la aseguradora, sus ingresos
se basan en las comisiones facturadas a las aseguradoras por la colocación del
servicio.
En base a la facturación del año 2010 tenemos la siguiente información:
Cuadro 1.
Fuente: Raúl Coka Barriga AAPS Cía.Ltda.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CLIENTE VALOR %
EQUIVIDA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y REASEGUROS S.A. 935.215,79 32,42%
PAN AMERICAN LIFE 551.549,59 19,12%
AIG METROPOLITANA DE SEGUROS Y REASEGUROS S.A. 364.965,24 12,65%
MEDIECUADOR HUMANAS.A. MEDICINA PARA EL ECUADOR 295.651,73 10,25%
SEGUROS DEL PICHINCHA 252.866,54 8,76%
SALUD SISTEMA DE MEDICINA PREPAGADA DEL ECUADOR S.A. 163.540,43 5,67%
OTROS 321.318,52 11,14%
TOTAL 2.885.107,84 100,00%
VENTAS AÑO 2010
69
PROVEEDORES %
PAN AMERICAN LIFE INSURANCE COMPANY 24,61%
COOP. CCP 9,79%
BANCO FINCA S.A. 8,72%
G.R.M. SOCIEDAD COLECTIVA CIVIL 8,53%
DBRAG CONTADORES S.A. 6,79%
BIGBRANCH S.A. 5,19%
ATU ARTICULOS DE ACERO S.A. 5,13%
OTECEL S.A. 4,52%
FAUSTO RENE BAYAS ESPINOSA 3,75%
OTROS 22,96%
TOTAL 100,00%
AÑO 2010
Gráfico 5.
Fuente: Raúl Coka Barriga AAPS Cía.Ltda.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
2.2.2.2 Proveedores
Son aquellas personas naturales o jurídicas que proporcionan los recursos para que la
empresa pueda producir bienes o prestar servicios, estos pueden establecer los
precios de los productos o servicios dependiendo el tipo de mercado al que
pertenecen como monopolio, oligopolio o competencia perfecta.
A continuación se presenta un detalle de los proveedores más significativos para la
empresa Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., en el año 2010:
Cuadro 2.
Fuente: Raúl Coka Barriga AAPS Cía.Ltda.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
70
PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO %
TECNISEGUROS 25%
ASERTEC 20%
PRODESEG 15%
VANGUARDIA 13%
AFEX 10%
RAUL COKA BARRIGA AAPS 5%
OTROS 12%
TOTAL 100,00%
Gráfico 6.
Fuente: Raúl Coka Barriga AAPS Cía.Ltda.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
2.2.2.3 Competencia
Están representados por personas jurídicas que producen bienes o prestan servicios
similares a los de la empresa en análisis (competencia directa), bienes o servicios
sustitutos (competencia indirecta), con los cuales la empresa disputa clientes y
posicionamiento en el mercado.
Los competidores más significativos para Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., con
los cuales se disputa participación en el mercado son los siguientes Agentes Asesores
Productores de Seguros (Bróker):
Cuadro 3.
Fuente: Raúl Coka Barriga AAPS Cía.Ltda.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
71
Gráfico 7.
25%
20%
15%
13%
10%
5%
12%
PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO
TECNISEGUROS
ASERTEC
PRODESEG
VANGUARDIA
AFEX
RAUL COKA BARRIGA AAPS
OTROS
Fuente: Raúl Coka Barriga AAPS Cía.Ltda.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
2.2.2.4 Producto
Son el conjunto de bienes (tangibles) o servicios (intangibles) que la empresa oferta
en el mercado para satisfacer necesidades o deseos de las personas naturales o
jurídicas, pueden ser adquiridos, usados o consumidos.
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., ofrece productos de:
Cobertura de todo riesgo para vehículos
Seguro de hogar como:edificios, contenidos, electrónicos, accidentes y
médicos de personal doméstico
Seguro multiriesgo que se adapta a las necesidades de diferentes actividades
comerciales con coberturas en incendio robo y asalto, equipo electrónico,
responsabilidad civil, rotura de maquinaria, dinero y valores, fidelidad,
transporte interno.
Enfermedades críticas para protegerte y a tus seres queridos de gastos
médicos mayores.
Seguro Estudiantil comprende accidentes personales desde el momento en
que sufre un accidente, hasta su oportuna atención médica en la red de
proveedores.
72
Plan Educación Segura, el cual garantiza los estudios del alumno en caso del
fallecimiento de su representante económico.
Vitalmed pone a su disposición Consultas Médicas Externas Ilimitadas para
titular, su cónyuge e hijos solteros menores de 23 años de edad que
pertenezcan al núcleo familiar así como provisión de medicinas ilimitadas sin
costo.
Pólizas de Ahorro como una alternativa para asegurar tu futuro incluyendo un
seguro de vida.
2.3 ANÁLISIS FODA
Este análisis es indispensable para identificar los aspectos positivos como fortalezas
(Internas), oportunidades (Externas), aspectos negativos como debilidades (Internas),
amenazas (Externas), con la finalidad de realizar un diagnóstico de la empresa Raúl
Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., para realizar los cambios necesarios en la empresa
para lograr consolidar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, minimizar las
debilidades y reducir las amenazas.
A continuación se detalla la información obtenida en este análisis:
2.3.1 Fortalezas
Las fortalezas describen recursos, destrezas, habilidades que ha adquirido la empresa
en el desempeño de sus actividades, las mismas que reflejan ventajas frente a la
competencia y la diferencian de otras empresas. Entre las fortalezas que presenta
Raúl Coka Barriga AAPS tenemos las siguientes:
Amplio conocimiento del área de seguros y sus afines lo cual permite ofrecer
a sus clientes servicios confiables basados en la experiencia.
Personal calificado con experiencia en el área, altamente comprometida con
la empresa y consciente que su labor es servir al cliente de la mejor manera.
Accionistas de la empresa desempeñan labores administrativas precautelando
la integridad de su negocio y siendo participes en las actividades diarias del
mismo.
73
Servicios personalizados de calidad diseñados para satisfacer las necesidades
del mercado cumpliendo con las exigencia que el mismo lo exige.
Infraestructura propia con el espacio físico suficiente para el desarrollo de sus
actividades comerciales y administrativas.
Presentación semestral de: Estados Financieros, crecimiento operativo y
proyecciones a la Junta Directiva.
Evaluaciones periódicas y seguimiento continuo a los diversos casos que
presentan sus clientes.
2.3.2 Oportunidades
Las oportunidades son aquellas situaciones positivas que favorecen a la empresa y se
presentan en el entorno en el cual desarrolla sus actividades, al ser externas las
empresa no tiene control sobre estas variables pero al identificarlas puede explotarlas
para su beneficio obteniendo ventajas competitivas. Las oportunidades identificadas
en la empresa Raúl Coka Barriga AAPS son las siguientes:
Crecimiento del mercado lo que permite realizar nuevos proyectos de
negocios con clientes nuevos y actuales.
Concientización de las personas por adquirir seguros de vida, asistencia
médica y ramos generales para preservar su salud, integridad y sus bienes.
Variedad de proveedores en el mercado incrementando la capacidad de
negociar en las diferentes líneas del negocio a fin de conseguir mayores
beneficios y mejores precios para el cliente final.
Fidelidad de los clientes al recibir un servicio personalizado que satisfaga las
expectativas generadas en el momento de la contratación y pago del mismo.
Ofrecer beneficios adicionales no relacionados con los seguros a sus clientes,
como promociones en consumos de alimentos generando mayor satisfacción.
74
2.3.3 Debilidades
Las debilidades son aquellas situaciones internas adversas que generan una posición
desfavorable frente a la competencia, evidencian las falencias de la empresa como
recursos necesarios que no se posee, habilidades no desarrolladas, actividades
inútiles o ejecutadas en forma incorrecta; que constituyen obstáculos para el logro de
los objetivos de la entidad, al ser identificadas la empresa está en la posibilidad de
desarrollar estrategias para eliminarlas. Raúl Coka Barriga AAPS presenta las
siguientes debilidades:
Carencia de políticas, manuales de procedimientos y funciones por escrito,
para las áreas y cargos existentes en la empresa.
Desconocimiento por parte de los empleados de las políticas que maneja la
entidad debido a la falta de difusión por parte de la administración.
Los remplazos y nuevo personal realizan sus funciones en base a la
experiencia adquirida en el cargo del empleado saliente, no en base a
procedimientos y funciones por escrito para el cargo.
La compañía no ha diseñado un sistema de control interno por escrito, con el
fin de asignar responsabilidades - obligaciones, determinar funciones y
procesos que se realizan en el área administrativa- financiera-contable, para el
funcionamiento cuenta con mecanismos de control a criterio personal de los
administradores y el contador.
Rotación de personal excesiva por sobrecarga laboral en el desempeño de sus
funciones lo que provoca aplicación incorrecta u omisión de procedimientos.
75
2.3.4 Amenazas
Las amenazas son situaciones que afectan negativamente a la organización, las
cuales provienen del entorno y que al no ser detectadas y solucionadas de manera
oportuna pueden llegar a atentar contra la permanencia de la organización y afectar
el cumplimiento de los objetivos. Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. es afectada
por las siguientes amenazas:
Inestabilidad económica, política, legal, tributaria del país que afecta a la
compañía.
Mercado altamente competitivo en el sector de Agentes Asesores Productores
de Seguros en las ciudades de Quito y Guayaquil.
Quiebra inesperada de empresas aseguradoras lo que dificultaría la
recuperación de cartera y la capacidad de generar nuevos negocios por la
pérdida de credibilidad de los clientes finales.
2.3.5 Matriz FODA
A continuación se presenta las matrices de estrategias, en las cuales podemos
visualizar la situación de la empresa Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda.
Matriz de estrategias de fortalecimiento
Matriz de estrategias de mantenimiento
Matriz de estrategias ofensivas
Matriz de estrategias defensivas
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83
CAPÍTULO 3
3. PROPUESTA DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EL ÁREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE DE LA
EMPREA RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA
Para diseñar un sistema de control interno es fundamental evaluar el control interno
actual que posee la entidad a fin de conocer los procedimientos que ha desarrollado y
medir la eficiencia, efectividad, economía y alcance de los mismos con el propósito
de emitir recomendaciones que mejoren los procedimientos actuales y establecer
procedimientos adicionales para alcanzar los siguientes objetivos:
Asegurarla conducción ordenada y eficiente de su negocio
Adhesión a las políticas de administración
Salvaguarda de activos
Prevención y detección de fraude y error
Precisión e integridad de los registros contables
Oportuna preparación de información financiera
confiable(Federación Internacional de Contadores (IFAC) & Edi-
Ábaco, 1996)
3.1 Análisis de funciones y procedimientos del área administrativa-financiera-
contable de la empresa Raúl Coka Barriga AAPS
Para iniciar con la evaluación de control interno utilizaremos los métodos de
narrativas y flujogramas los cuales nos permiten realizar el levantamiento de
información de los procesos de cada área y posteriormente los métodos de
cuestionarios y listas de chequeo con el fin de evaluar los controles.
A continuación se presenta el programa de evaluación de control interno planteado
para la empresa Raúl Coka Barriga AAPS.
84
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO-CONTABLE
NºHECHO
PORREF/PT OBSERVACIONES
OBJETIVO:
PROCEDIMIENTOS:
4 NRRN FPRealizados en base a entrevista
con los encargados
5 NRRN MCI
6 NRRN PR
7 NRRN MH
Elaborado por: Nathaly Rosero
No cuentan con funciones de
los empleados por escrito son
informadas verbalmente
PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOS
1. Verificar la existencia, alcance, eficiencia, efectividad,
economía de los controles establecidos por la entidad
1Solicitar las politicas y procedimientos que se aplican en el
departamento Administrativo-Financiero-ContableNRRN PYP
No cuentan con políticas y
procedimientos por escrito
fueron obtenidos por entrevista
2
Realizar narrativas de las funciones que desarrolla cada
empleado en el departamento Administrativo-Financiero-
Contable
NRRN FE
3Aplicar cuestionarios de control interno para las áreas del
departamento Administrativo-Financiero-ContableNRRN CI
Aplicados a los responsables
del área
Elaborar la Matriz de Resultados de la Evaluación de Control
Interno
EVALUACION DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
LEVANTAMIENTO DE INFORMACION
Realizar Pruebas de Recorrido para verificar la ejecución de
procedimientos y controles, reportar novedades
Realizar la Matriz de Hallazgos encontrados
Realizar flujogramas para los procedimientos realizados por las
áreas del departamento Administrativo-Financiero-Contable,
verificar su aplicación
E- CI
ó
ó
85
REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
E-CI : Programa evaluación de control interno
PYP : Políticas y procedimientos
FE : Funciones de empleados
CI : Cuestionarios control interno
CIGF: Cuestionario control interno gerencia financiera – administrativa
CICT: Cuestionario control interno área contable
CIEE: Cuestionario control interno efectivo y sus equivalentes
CIAF: Cuestionario control interno activos fijos
CICC: Cuestionario control interno cuentas por cobrar
CIVT: Cuestionario control interno ventas
CICP: Cuestionario control interno cuentas por pagar
CIIM: Cuestionario control interno impuestos
CINO: Cuestionario control interno nómina - vacaciones
FP : Flujogramas de procedimientos
MCI : Matriz de resultados de la evaluación de control interno
MCIGF: Matriz de resultados gerencia financiera – administrativa
MCICT: Matriz de resultados área contable
MCIEE: Matriz de resultados efectivo y sus equivalentes
MCIAF: Matriz de resultados activos fijos
MCICC: Matriz de resultados cuentas por cobrar
MCIVT: Matriz de resultados ventas
86
MCICP: Matriz de resultados cuentas por pagar
MCIIM: Matriz de resultados impuestos
MCINO: Matriz de resultados nómina - vacaciones
PR : Pruebas de recorrido
PRGF : Prueba de recorrido gerencia financiera – administrativa
PRCT: Prueba de recorrido área contable
PREE: Prueba de recorrido efectivo y sus equivalentes
PRAF: Prueba de recorrido activos fijos
PRCC: Prueba de recorrido cuentas por cobrar
PRVT: Prueba de recorrido ventas
PRCP: Prueba de recorrido cuentas por pagar
PRIM: Prueba de recorrido impuestos
PRNO: Prueba de recorrido nómina - vacaciones
MH : Matriz de hallazgos
MHGF: Matriz de hallazgos gerencia financiera – administrativa
MHCT: Matriz de hallazgos área contable
MHEE: Matriz de hallazgos efectivo y sus equivalentes
MHAF: Matriz de hallazgos activos fijos
MHCC: Matriz de hallazgos cuentas por cobrar
MHVT: Matriz de hallazgos ventas
MHCP: Matriz de hallazgos cuentas por pagar
MHIM: Matriz de hallazgos impuestos
MHNO: Matriz de hallazgos nómina - vacaciones
87
3.1.1 Análisis de funciones del área administrativa-financiera-contable de la
empresa Raúl Coka Barriga AAPS
Para recopilar información se solicitó al personal del área administrativa-financiera-
contable las políticas y funciones en base a las cuales desarrollan su cargo,
conociendo de esta manera que la entidad no cuenta con políticas ni funciones por
escrito, siendo necesario aplicar el método narrativo para obtener la información
requerida.
A continuación se presentan las narrativas desarrolladas:
88
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
Políticas generales
Reducción de riesgos a través de la diversificación de cuentas bancarias en
diferentes entidades financieras a nivel nacional e internacional.
Excedentes de dinero en cuenta bancaria son invertidos en IBF Interfondos
(Banco Internacional) y Diners Club del Ecuador según el criterio del
Director Financiero y autorización del Gerente General a plazo máximo de 1
año.
Salvaguarda de Efectivo y sus equivalentes mediante firmas conjuntas,
autorizadas por montos para emisión de cheques:
o Cuenta operativa
Firmas sin monto límite: Sr. Raúl Coka Barriga, Ing. Raúl Coka
Aguirre, Ing. José Antonio Coka Aguirre, Ing. Cinthya Coka Aguirre
Firmas con monto límite:
Ing. Rubén Alarcón hasta $ 5.000 (Subgerente General)
Esteban Ordoñez hasta $ 1.000 (Gerente de Operaciones)
Los cheques serán firmados siempre por un integrante de la familia Coka
(firma autorizada registrada) y Gerente de Operaciones o Subgerente General.
Políticas tributarias y contables
Reconocimiento de ingresos – Los ingresos por prestación de servicios se
reconocen proporcionalmente de acuerdo al grado de avance de la operación a
fecha del balance de situación. Dependiendo de la naturaleza del contrato, el
ingreso se reconoce a medida que se van alcanzando hitos contractualmente
convenido. Los cambios en los márgenes se reflejan en la cuenta de resultados a
medida que se identifican. Los contratos se revisan para identificar posibles
pérdidas en cada período objeto de información y se registran provisiones para
pérdidas estimadas derivadas de los contratos en el momento en que se
identifican.
Gastos relacionados con productos – Los gastos de publicidad y promoción de
ventas, así como otros gastos comerciales se cargan a resultados a medida que se
incurren. Las provisiones para garantías se registran en la fecha en que se registra
la venta correspondiente.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
PYP1 de 3
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
89
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
Impuesto sobre beneficios – Los impuestos anticipados y diferidos reflejan
menores o mayores impactos fiscales futuros derivados de las diferencias
temporales de valoración entre su valor contable y fiscal para determinados
activos y pasivos, así como la compensación de bases imponibles negativas y las
deducciones fiscales pendientes de aplicación.
Los impuestos anticipados y diferidos se calculan utilizando tipos impositivos
aprobados aplicables a la base imponible en los ejercicios en que se espera que
dichas diferencias temporales se recuperen o liquiden. El efecto sobre los
impuestos anticipados y diferidos de una modificación en los tipos impositivos se
reconoce en la cuenta de pérdidas y ganancias del período en que se aprueba
dicha modificación. Dado que los impuestos anticipados prevén posibles
beneficios fiscales futuros, únicamente se registran en los estados financieros
consolidados en el momento en que la realización de los beneficios fiscales sea
probable.
Activo circulante – El activo circulante está formado por las existencias, los
deudores, las inversiones financieras temporales y la tesorería de la compañía,
incluyendo importes que serán realizados en un plazo superior a un año.
Tesorería y activos financieros líquidos equivalentes – La tesorería y los
activos financieros líquidos se componen de caja, bancos, cheques y depósitos
fijos con vencimiento a corto plazo, así como títulos a corto plazo de una gran
liquidez, sujetos a riesgos no significativos de variaciones en su valoración.
Provisiones – El Grupo constituye provisiones cuando surgen obligaciones (en
materia de formativa aplicable o construcción) derivadas de hechos anteriores, y
es probable que resulte necesario efectuar un pago, que se puede calcular
fiablemente, para eliminar la obligación.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
PYP 2 de 3
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
90
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
Políticas tributarias de acuerdo al registro único de contribuyentes (RUC)
Presentación de Anexo relación dependencia
Presentación de Anexo transaccional simplificado
Declaración de impuesto a la renta sociedades
Declaración de impuesto de retenciones en la fuente
Declaración mensual de IVA
Impuesto a la propiedad de vehículos motorizados
Políticas de recursos humanos
Sueldos Se cancela el 40% del sueldo el 15 de cada mes mediante
transferencia bancaria. El 60% más los beneficios adicionales hasta el 30 de
cada mes mediante transferencia bancaria a la cuenta personal de cada
empleado.
Horarios de trabajo De lunes a viernes, 8 horas diarias laborables, 1 hora de
almuerzo. Hora ingreso 8:30, hora de salida 17:30, hora de almuerzo dos
turnos 12:30 y 13:30, debido a que las oficinas atienden tiempo completo.
Asistencia El control de asistencia se realiza mediante un lector de huellas
digitales, el cual registra y almacena información sobre el ingreso y salida del
personal, los atrasos deben ser justificados y autorizados caso contrario se
cobrará multa no superior al 10% del sueldo unificado.
Nómina - roles de pagos Los empleados son afiliados al IESS desde el
primer día de prestación de servicios, tienen derecho a los beneficios de ley
como son: Décimo Tercero, Décimo Cuarto, Fondos de Reserva, Vacaciones.
La empresa no paga horas extras al personal que excede su jornada laboral.
Comparten beneficios adicionales como:
Seguro asistencia médica (70% compañía, 30% empleado)
Comisión por productividad (1% prima facturada)
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
PYP3 de 3
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
91
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
NARRATIVA
FUNCIONES DE EMPLEADOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
ÁREA FINANCIERA-CONTABLE
Gerente financiero
Asignar eficientemente los fondos dentro de la organización
Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de
administración financiera
Entregar oportunamente Informes económicos a Junta General para su
revisión y aprobación anualmente.
Analizar la información financiera mensual y anual
Analizar los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio
Gestionar la obtención de fondos y financiar actividades necesarias para la
empresa
Asesorar al Gerente General para la toma de decisiones en materia de
administración financiera.
Requerir y materializar el cobro oportuno de los valores adeudados a la
empresa
Interactuar con las otras gerencias para operar eficientemente y tomar
decisiones de negocios que tengan implicación financiera
Manejo y supervisión del proveedor del servicio de contabilidad.
Asegurar pago oportuno de toda obligación con los organismos de control
como IESS, SRI y otros
Controlar que se mantengan las normas de seguridad para el acceso a la
información financiera y contable del sistema financiero de la entidad.
Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos contables y
económicos en vigencia.
Adoptar las medidas correctivas recomendadas por auditoria para el
mejoramiento del Sistema de Administración Financiera.
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la
formulación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto de la
entidad.
Autorizar préstamos a empleados.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
FE 1 de 4
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
92
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
NARRATIVA
FUNCIONES DE EMPLEADOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
Contador general
Programar, organizar, dirigir y controlar las funciones y actividades del
personal de contabilidad y tesorería.
Mantener actualizado los registros contables en el sistema de contabilidad y
en el archivo respectivo la documentación original de sustento del ejercicio
económico.
Elaborar oportunamente la información económica (balances, estados de
situación y resultados, estados financieros, impuestos) con los respectivos
anexos y notas aclaratorias.
Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas
de control interno, políticas y normas técnicas expedidas por los órganos de
control.
Liquidar y cumplir de acuerdo a la ley las obligaciones con el SRI, IESS y
otros.
Realizar con el Jefe Financiero los diferentes ajustes contables con el fin de
sanear trimestralmente las cuentas.
Preparar los reportes completos de contabilidad, conforme a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, principalmente los auxiliares de
cuenta individual, de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para facilitar el
control posterior de auditoría.
Realizar con tesorería el análisis y evaluación periódica de los valores
pendientes de cobro para ejecutar de inmediato la recuperación de valores de
cualquier área o actividad, e informar al jefe financiero para que se tome las
acciones del caso.
Responsabilizarse de la buena marcha laboral y disciplinaria del personal
bajo su control, haciendo conocer oportunamente las novedades al jefe
financiero.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
FE 2 de 3
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
93
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
NARRATIVA
FUNCIONES DE EMPLEADOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
Asistentes
Tesorería
Recepción y custodia de fondos recibidos.
Elaborar los comprobantes de ingreso por recaudación de dinero recibido a
diario en sistema contable y respectivo depósito bancario en cuentas de la
entidad
Entrega de pagos a proveedores y correspondiente firma de recepción en
comprobantes de egreso con respectivos documentos sustento auténticos.
Análisis de antigüedad de cartera
Custodia y control secuencial de chequeras de las respectivas cuentas
corrientes.
Auxiliar contable 1
Verificación de datos de facturas proveedores.
Solicitar autorización de pago al Gerente General de facturas adjuntando el
pago autorizado anterior y en nuevos consumos autorización previa.
Registro de facturas autorizadas en sistema contable, elaboración de egresos,
cheques, comprobantes de retención.
Elaboración de cheques por distintos requerimientos.
Registros contable de tarjetas de crédito corporativas y respectiva liquidación
Control de pagos a Cooperativas por descuentos empleados y registro
contable respectivo.
Archivo de documentación.
Elaboración de control secuencial de documentos previo a declaración de
impuestos.
Auxiliar contable 2
Revisión de comprobantes de egreso elaborados por Asistente 1
Entrega de comprobantes de egresos a Gerente Financiero para revisión y
firmas respectivas.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
FE 3 de 4
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
94
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
NARRATIVA
FUNCIONES DE EMPLEADOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
Elaboración de impuestos con respectivos cuadros sustento de declaración y
revisión de documentación.
Elaboración de Anexo Transaccional.
Conciliaciones bancarias de cuentas bancarias
Registro de rol de pagos y provisiones en sistema contable
Registro contable de liquidaciones de compra y servicios por movilización
del personal.
Análisis de cuentas y respectiva depuración.
ÁREA ADMINISTRATIVA
Jefe recursos humanos
Elaborar Rol de Pagos mensual de empleados con los respectivos descuentos
por préstamos y otros
Realizar Avisos de Entrada y Salida del personal en el IESS
Registro de ajustes en variación de sueldo en el IESS
Generación de comprobantes para pago de aportes, préstamos quirografarios
e hipotecarios
Entrevistas de personal y filtro de mejores opciones
Coordinación de actividades de personal
Control de vacaciones
Archivo y custodia de documentos respaldo de roles de pago y planillas de
IESS
Control, custodia y archivo de documentación y actualizaciones de cada
empleado.
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
FE 4 de 4
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA
LTDA
95
3.1.2 Elaboración y aplicación de cuestionarios de control interno para el área
administrativa-financiera-contable
Se aplicaron cuestionarios de control interno cumpliendo bloques de preguntas a fin
de recopilar información necesaria en las principales áreas de la empresa:
Área: Gerencia financiera – administrativa
a) Código de ética
b) Manuales
c) Definición de funciones y responsabilidades
d) Separación de manejo de gastos y cuentas personales socios
e) Elaboración de presupuestos
f) Cumplimiento de normativa
g) Análisis de riesgos
h) Políticas de manejo de efectivo
i) Políticas de crédito
j) Límite de cartera
k) Políticas para préstamos a empleados y anticipos honorarios
l) Políticas de manejo proveedores
m) Autorización para desembolsos
n) Aprobación Estados Financieros
Área: Contable
a) Plan de cuentas
b) Segregación de funciones y responsabilidades
c) Sistema de contabilidad
d) Manejo de registros contables
e) Transacciones sustentadas
f) Pruebas de computo
g) Filtros de revisión
h) Cumplimiento de normativa vigente
i) Limitaciones de acceso a información
j) Manejo de archivos
96
k) Elaboración estados financieros periódicos
l) Cronograma de actividades
m) Análisis de cuentas
Efectivo y sus equivalentes
Caja chica
a) Manual de procedimientos
b) Custodio de caja chica
c) Formatos establecidos
d) Fijación de monto
e) Plazo de reposición
f) Límites de desembolsos
g) Naturaleza de desembolsos autorizados
h) Inspección física de fondo
Caja
a) Segregación de funciones y responsabilidades
b) Formas de pago autorizadas
c) Registro oportuno de transacciones
d) Confirmación de recepción de pago
e) Inspección física fondos
f) Integridad y oportunidad de depósitos
g) Inspección física e integridad registros
Bancos
a) Existencia y propiedad de cuentas bancarias
b) Firmantes autorizados
c) Custodia de chequeras
d) Inspección de fondos y registro oportuno de movimientos
e) Modalidades de pago
f) Políticas de emisión de cheques
97
Activos fijos
a) Custodio activos fijos
b) Registro individual
c) Medidas de identificación
d) Políticas de adquisiciones
e) Inspección física
f) Integridad de registros
g) Resguardo de activos fijos
h) Tratamiento de erogaciones
i) Métodos de depreciación utilizados
j) Tratamiento activos totalmente depreciaciones
k) Bajas de activos fijos
l) Registro de movimientos
m) Rotación de personal
n) Custodia de documentación legal de propiedad
Cuentas por cobrar
a) Base de datos clientes
b) Plazos de vencimientos
c) Análisis de antigüedad de cartera
d) Aprobación de informes
e) Registro individual por cliente
f) Manejo de cuentas de cobro dudoso
g) Manejo de préstamos a empleados y anticipos honorarios
h) Manejo de anticipos por viajes
Ventas
a) Independencia de funciones
b) Existencia de contratos
c) Políticas de facturación
Cuentas por pagar
a) Base de datos proveedores
b) Autorización de compras
98
c) Manejo de cotizaciones
d) Verificación de facturas proveedores
e) Registro oportuno de transacciones
f) Custodia de cheques emitidos
g) Integridad de transacciones
Impuestos
a) Cumplimiento de la normativa tributaria y fiscal
b) Prevención de multas
c) Integridad de registros
d) Revisión de registros
e) Aprobación de declaraciones
f) Integridad y custodia de comprobantes de retención
g) Manejo de archivo
Nomina – vacaciones
a) Administración de nomina
b) Segregación de funciones
c) Cumplimiento de normativa social y laboral
d) Pago oportuno de obligaciones
e) Integridad y oportunidad de registros
f) Actualización de nomina
g) Provisiones de beneficios sociales
h) Respaldos de recepción de pago
99
3.1.3 Flujogramas de procedimientos actuales del área administrativa-
financiera-contable
Posteriormente a la aplicación de los cuestionarios en las áreas respectivas, se
procedió a solicitar flujogramas de los procedimientos realizados en cada área, los
cuales no fueron entregados por la entidad debido a que no cuenta con manuales por
escrito, los procedimientos son explicados a cada responsable el momento de entrega
del cargo.
En base a descripciones narrativas de los encargados se elaboraron los siguientes
flujogramas de los procedimientos más relevantes para la evaluación de control
interno a realizarse.
100
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
RECAUDACIÓN-CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIEROMENSAJERO TESORERA
1 Llama a clientes para coordinar el pago
2Asigna en hoja de ruta de mensajería fecha, hora,
dirección para el retiro del pago
3 Retira el pago
4 Entrega el pago en tesorería
5 Revisa el pago con facturas pendientes de cobro
6Realiza papeleta de depósito individual por cada
pago al día siguiente de la recepción
7
Elabora comprobante de ingreso por el pago
recibido en el sistema de contabilidad en el modulo
cartera
8
Adjunta documentos respaldo: comprobante de
ingreso, comprobante de depósito, facturas
canceladas, retenciones aplicadas
9Revisa semanalmente los comprobantes de ingreso
elaborados
DESCRIPCION
SI
NO
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP 1 de 12
101
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
CAJA CHICA
FP
2 de 12
ASISTENTE
CONTABLE 1
ASISTENTE
FINANCIERASOLICITANTE
2 Entrega de fondos a custodio
3 Entrega de dinero a solicitante
4 Recepción de justificativos
5 Descuento de rol de pagos
6 Liquidación de fondos de caja chica
7 Reposición de fondos
DESCRIPCION
1 Creación del fondo de caja chica por $ 150.00
NO
SI
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA
102
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
CONCILIACIONES BANCARIAS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIERO
ASISTENTE
CONTABLE 2CONTADOR
2Ingresa en sistema contable los débitos realizados
por comisiones bancarias
3Exporta los mayores de bancos del sistema contable
a excel
4Coteja los movimientos del estado de cuenta con
mayor de bancos
5Detalla: cheques girados y no cobrados, depósitos
en tránsito
6
Crea un detalle de partidas conciliatorias por los
valores del estado de cuenta que no fueron
cotejados
7Solicita a los responsables justificación de partidas
conciliatorias
8 Depura partidas conciliatorias
9 Entrega final de conciliación bancaria
10 Revisa y aprueba, firmas de responsabilidad
11 Archiva de documentación
DESCRIPCION
Solicita el 01 de cada mes a ejecutivo de cuenta el
archivo excel del estado de cuenta del mes
transcurrido por cada cuenta bancaria
1
SI
NO
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP 3 de 12
103
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
FACTURACIÓN
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA
FP
4 de 12
ASISTENTE
FINANCIERA
GERENTE
FINANCIERO
ASISTENTE
CONTABLE 2TESORERA
2Emisión de factura con información
de preliquidación
3 Aprobación de factura
4Entrega de 2da. copia a contabilidad
para archivo
5Distribución de factura original a
cliente
6Recaudación de copia firmada por
cliente
DESCRIPCION
1
Recepción de preliquidación realizada
por aseguradoras 15 y 30 de cada
mes
SI
NO
104
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
ADQUISICIONES DE EQUIPOS
SOLICITANTEJEFE DE
SISTEMASGERENTE
ASISTENTE
CONTABLE 1
1 Realiza el requerimiento
2 Cotiza con 3 proveedores
3 Realiza cuadro comparativo con precios
4 Emite recomendación
5 Solicita autorización
6Revisa y analiza informe para autorizar la
compra
7 Firma de aprobación en proforma
8 Procede a la compra
9Entrega de factura con proforma aprobada,
cuadro comparativo con documentos respaldo
10 Inicia proceso pago a proveedores
DESCRIPCIÓN
SI
NO
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA
FP 5 de 12
105
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
ADQUISICIONES DE SUMINISTROS
SOLICITANTEENCARGADA
SUMINISTROSGERENTE
ASISTENTE
CONTABLE 1
1Realiza requrimiento el día lunes de cada
semana
2 Revisa disponibilidad en stock
3
Solicita autorización para compra
adjuntando factura anterior proveedor
recurrente, cotizaciones proveedores
nuevos
4 Verifica variación de precios
5 Autoriza la compra
6 Realiza pedido a proveedor
7 Entrega de pedido a solicitante
8Entrega de factura con respaldo de
autorización a Contabilidad
9 Inicia proceso pago a proveedores
DESCRIPCION
SI
NO
SI
NO
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP
6 de 12
106
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
PAGO PROVEEDORES RECURRENTES
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP 7 de 12
107
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
PAGO PROVEEDORES ESPORÁDICOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
ASISTENTE
CONTABLE 1
ASISTENTE
CONTABLE 2
GERENTE
FINANCIEROTESORERO
1
Revisa facturas: Datos informativos del
proveedor, nombre del documento, número,
autorización SRI, fecha de caducidad, datos
del cliente correctos, cálculo correcto de IVA
y total
2Revisa aprobación de Gerente en factura y
respaldos de la compra
3Realiza registro (Provisión de Pagos) en
sistema de contabilidad
4Revisa contabilización correcta y factura
aprobada
5Autoriza en sistema el registro contable
(provision de pagos)
6 Emite cheque
7Revisa comprobante de egreso, cheque y
documentos respaldo autorizados y revisados
8 Pasa a a revisión Gerente Financiero
9Entrega de documentos para colocación de
sellos en cheques
10 Elabora detalle de cheques firmados
11Realiza el pago al proveedor los días
miercoles
12Hace firmar comprobante de egreso como
respaldo del pago
13
Adjunta a egreso documentos respaldo:
provisión de pagos, factura original,
retención emitida
14 Archivo de documentación
DESCRIPCION
NO
NO
SI
SI
FP 8 de 12
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA
108
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
IMPUESTOS
ASISTENTE
CONTABLE 1
ASISTENTE
CONTABLE 2
GERENTE
FINANCIERO
1
Realiza revisión secuencial de información
generada por el sistema con documentos físicos:
facturas emitidas, comprobantes de egreso,
cheques, retenciones en la fuente
2
Obtiene reportes del sistema contable: Detalle
Retenciones Impuesto a la Renta, Retenciones de
IVA, IVA en compras, IVA en ventas
3 Corrige errores de contabilización en reportes
4 Verifica que la información generada sea correcta
5 Completa formularios 104 y 103
6 Realiza asiento de cierre de impuestos
7Pasa a revisión formularios con reportes respaldo
y asiento de cierre
8 Aprobación de formularios
9 Carga archivo de impuestos en página del SRI
10 ImprimeTalon Resumen
11 Archiva de documentación
DESCRIPCION
SI
NO
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP
9 de 12
109
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
ROL DE PAGOS
JEFE RRHHGERENTE
FINANCIEROGERENTE
ASISTENTE
CONTABLE 2
1
Registra en rol los ingresos y deducciones:
comisiones ganadas, descuento por seguros,
aporte IESS, préstamos quirografarios,
hipotecarios, préstamos con la empresa
2 Autoriza rol de pagos
3 Realiza archivo para carga de transferencias
4 Carga archivo en sistema de cash management
5 Autoriza las transferencias
6Entrega a contabilidad: rol de pagos, detalle de
transferencia realizada
7 Contabiliza rol de pagos
8 Realiza provisiones de beneficios sociales
DESCRIPCION
NO
NO
SI
SI
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP 10 de 12
110
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
PLANILLAS IESS
JEFE RRHHASISTENTE
CONTABLE 1MENSAJERO
1 Registra en página del IESS comisiones ganadas
2Genera planillas de: aportes, préstamos
quirografarios, préstamos hipotecarios
3 Genera comprobantes de pago
4 Entrega planillas y comprobantes para revisión
5 Realiza registro contable y emite cheque
6 Cerifica cheque
7Procede a pago en el Banco: cheque y
comprobantes de pago
8Entrega comprobantes de pago sellados a
Tesorera
DESCRIPCION
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP 11 de 12
111
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CONOCIMIENTO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE-ADMINISTRATIVO
FLUJOGRAMA
CONTROL DE VACACIONES
JEFE
INMEDIATOSOLICITANTE JEFE RRHH
1Realizar cuadro de vacaciones anual por cada
área
2 Solicita periodo de vacaciones (15 días)
3 Autoriza e informa a Recursos Humanos
4 Descuenta días de permiso otorgados
5Informa pendientes a la persona que le
reemplazará en su cargo
DESCRIPCION
SI
NO
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA FP 12 de 12
112
3.2 Evaluación de los riesgos de control interno del áreaadministrativa-
financiera-contable de la empresa Raúl Coka Barriga AAPS
La evaluación de los riesgos de control interno se realiza mediante la matriz de
resultados, las cuales se obtienen en base a las respuestas de la aplicación de los
cuestionarios de control interno.
3.2.1 Matriz de resultados de la evaluación de control interno
En la matriz de resultados de la evaluación de control interno se totalizó las
respuestas de los procedimientos adecuados (respuestas SI) y de las debilidades
(respuestas NO) obtenidos al aplicar los cuestionarios de control interno dentro de la
empresa Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda.
Esta información es la base para determinar el nivel de riesgo y confianza de los
procesos del área administrativa-financiera-contable de la empresa.
El impacto que generan las debilidades de control interno (nivel de riesgo) está
determinado por las respuestas NO, la medida de seguridad que se tiene sobre los
procedimientos de control ejecutados por la empresa (nivel de confianza) está
determinado por las respuestas SI, ambas respuestas son obtenidas de la aplicación
de los cuestionarios de control interno.
En base al conocimiento adquirido de la entidad y sus procesos se establecen los
siguientes rangos para determinar el nivel de riesgo y confianza de la empresa Raúl
Coka Barriga AAPS Cía. Ltda.
113
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
Las fórmulas para determinar el nivel de riesgo y confianza son las siguientes:
Donde;
RIESGO CONFIANZA
81% - 100% ALTO BAJO 1%-20%
61%-80% MODERADO ALTO MODERADO BAJO 21%-40%
41%-60% MODERADO MODERADO 41%-60%
21%-40% MODERADO BAJO MODERADO ALTO 61%-80%
1%-20% BAJO ALTO 81% - 100%
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR=TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
FÓRMULAS
CR=Califación de Riesgo CC=Califación de Confianza
TN= Total NO TS= Total SI
TP=Total Preguntas
114
A continuación se exponen las matrices de resultados de la evaluación de control
interno con sus respectivos niveles de riesgo y confianza que se obtuvieron de cada
cuestionario aplicado:
Para sustentar los niveles de confianza obtenidos se aplicarán pruebas de
recorrido con la finalidad de comprobar los controles establecidos por la
entidad.
De igual manera, para sustentar los niveles de riesgo obtenidos se
utilizará la matriz de hallazgos donde se indica las debilidades
detectadas.
3.2.2 Resultados de la evaluación de control interno
115
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA - ADMINISTRATIVA
SI NO G C
1 0 1
2 0 1
3 0 1
4 1 0
5 0 1
6 0 1
7 1 0
8 1 0
9 0 1
10 0 1
11 0 1
12 0 1
13 1 0
14 0 1
15 1 0
16 1 0
17 1 0
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Se autoriza anticipos de sueldos, préstamos a
empleados mediante solicitud por escrito?
¿La entidad cuenta con un código de ética para ser
difundido entre sus colaboradores?
¿La entidad posee manuales de procedimientos por
escrito?
¿Los manuales son entregados a los empleados para
el desempeño de su cargo?
¿Se encuentran definidas las funciones y
responsabilidades para cada cargo?
¿Existe separación de gastos y cuentas personales de
los socios con el negocio?
¿Se desarrollan presupuestos para controlar los
ingresos y los gastos?
¿Se revisa el fiel cumplimiento de la normativa
tributaria y fiscal?
¿Se analizan los riesgos antes de emprender un
negocio?
¿ Se han desarrollado políticas de manejo de efectivo
para el área de Tesorería?
¿Se han establecido requisitos para conceder
créditos y fijación de plazos?
¿Existen montos máximos para cartera?
Nº
¿Se negocia con los proveedores para plazos de
pago?
¿Se autoriza el pago a proveedores?
DEBILIDADOBSERVACIONESCRITERIOS DE EVALUACIÓN
RESPUESTAS
¿Los anticipos de honorarios son autorizados?
¿La entidad cuenta con una base de datos de
proveedores autorizados?
¿Se realiza una evaluación previa de las mejores
ofertas antes de realizar las compras de bienes o
servicios?
CIGF M1 de 3
116
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA - ADMINISTRATIVA
SI NO G C
18 1 0
19 0 1
20 1 0
20 TOTAL 9 11Elaborado por: Nathaly Rosero N.
¿Existen firmas autorizadas para realizar los
desembolsos?
¿Se realizan juntas anuales para aprobar informes
financieros?
¿Se realizan informes financieros mensuales y se pone
en conocimiento de los socios?
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Nº CRITERIOS DE EVALUACIONRESPUESTAS DEBILIDAD
OBSERVACIONES
CIGF M2 de 3
117
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA - ADMINISTRATIVA
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 11 x 100 CC= 9 x 100
´ 20 ´ 20
CR= 55 CC= 45
RIESGO CONFIANZA
41%-60% 55 MODERADO 45 MODERADO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CIGF M3 de 3
CONCLUSIÓN
La gerencia administrativa financiera posee un nivel de riesgo moderado y nivel de
confianza moderado, en base a la calificación obtenida sobre 20 en el cumplimiento
de los criterios de evaluación planteados, debido a que no ha desarrollado códigos de
ética y manuales de procedimientos por escrito, pero cuenta con un listado de valores
expuestos en la cartelera y los procedimientos son explicados verbalmente a sus
empleados el momento de ocupar el cargo, no ha establecido políticas para separar
los gastos personales de los socios y son asumidos por la empresa, además no maneja
presupuestos y los estados financieros se realizan semestralmente los mismos que
son proyectados para el siguiente semestre del año, no cuenta con políticas de
recepción de efectivo sin embargo la empresa de servicios contables contratada tiene
personal capacitado en esta área, no cuenta con políticas para cuentas por cobrar,
anticipos de sueldos, préstamos a empleados y proveedores autorizados.
118
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
SI NO G C
1 1 0
2 1 0
3 1 0
4 1 0
5 1 0
6 1 0
7 0 1
8 0 1
9 1 0
10 1 0
11 0 1
12 0 1
13 0 1
14 1 0
15 0 1
15 TOTAL 9 6
¿Se comprueba la exactitud y registro adecuado de las
transacciones?
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓNRESPUESTAS DEBILIDAD
¿Las transacciones se encuentran respaldadas con
documentos físicos?
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Se realizan cierres periódicos para generar estados
financieros?
¿Existen cronogramas para entrega de información?
¿Se realiza análisis de cuentas periódicamente?
¿Se han diseñado filtros de revisión en todas las
operaciones para evitar y corregir errores?
¿La información de los mayores es conciliada con los
auxiliares y con que frecuencia?
¿Se acata la normativa contable, tributaria, legal ?
¿Se cumplen con las obligaciones ante los organismos
de control?
¿Existen restricciones para el acceso a los registros
contables y al archivo de contabilidad ?
¿Los archivos de contabilidad se encuentran
actualizados?
OBSERVACIONES
¿La entidad posee un plan de cuentas?
¿Existe segregación de funciones y responsabilidades?
¿La entidad cuenta con un sistema contable para
registrar las transacciones?
¿Los registros y libros contables se encuentran
clasificados, ordenados y sustentados ?
CICM1 de 2
119
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 6 x 100 CC= 9 x 100
´ 15 ´ 15
CR= 40 CC= 60
RIESGO CONFIANZA
41%-60% 40 MODERADO 60 MODERADO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CICTM2 de 2
CONCLUSIÓN
El área contable posee un nivel de riesgo moderado y nivel de confianza moderado,
en base a la calificación obtenida sobre 15 en el cumplimiento de los criterios de
evaluación planteados, debido a que la entidad no ha diseñado filtros de revisión
definidos sin embargo el personal contratado por la empresa de servicios contables
está capacitado para cumplir con la normativa vigente y con los organismos de
control siendo responsable del buen desempeño de esta área, presenta debilidades en
los módulos del sistema contable ya que no pueden ser conciliados con los mayores,
los archivos de documentación no se encuentran actualizados, se realizan Estados
Financieros semestrales, no se realiza cierre mensual de operaciones la parte de
impuestos no sufre modificaciones posteriores a las declaraciones, el área de
contabilidad no posee espacio físico definido encentrándose el personal de esta área
disperso, existiendo libre acceso a registros por todo el personal.
120
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
SI NO G C
CAJA CHICA
1 0 1
2 1 0
3 0 1
4 1 0
5 0 1
6 0 1
7 0 1
8 1 0
9 0 1
CAJA
10 1 0
11 0 1
12 0 1
13 0 1
14 0 1
15 1 0
16 1 0
BANCOS
17 1 0
18 1 0
19 1 0¿Se encuentra prohibido firmar cheques en blanco o
chequeras completas?
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
OBSERVACIONES
¿Se maneja un instructivo para el manejo de la caja
chica?
¿Existe un solo custodio responsable de la caja
chica?
¿Existe monto máximo para desembolsos de caja
chica?
DEBILIDAD
¿La reposición de caja chica se realiza de manera
oportuna para evitar insuficiencia de fondos?
¿Existen formatos para los movimientos de caja
chica?
¿El monto del fondo de caja chica es fijo?
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓN
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Existen niveles de autorización por montos para la
firma de cheques?
¿Se prohíbe el uso de estos fondos para cambio de
cheques?
¿Estos fondos son destinados para pago de
proveedores no frecuentes?
¿Se realizan arqueos periódicos y con que
frecuencia?
¿Existe una persona encargada de la recepción de
pagos?
¿Se ha establecido montos máximos para la
recepción de dinero en efectivo?
¿Los pagos recibidos son registrados en el sistema
contable diariamente?
¿Se entregan comprobantes de pago al momento de
la recepción del pago?
¿Se realiza cuadres de caja diarios con un funcionario
autorizado?
¿El dinero recaudado es depositado a diario en
forma integra?
¿Los comprobantes anulados son archivados junto
con el resto de comprobantes en forma secuencial?
¿Las cuentas bancarias que posee la empresa están
registradas a nombre de la entidad?
RESPUESTAS
CIEEM1 de 3
121
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
SI NO G C
20 1 0
21 1 0
22 1 0
23 1 0
24 1 0
25 1 0
26 1 0
27 1 0
27 TOTAL 17 10Elaborado por: Nathaly Rosero N.
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓNRESPUESTAS DEBILIDAD
OBSERVACIONES
¿Se realiza verificación previa de los cheques
emitidos antes de las firmas?
¿Los cheques son girados a nombre del proveedor
que consta en el documento soporte de la compra?
¿Se han desarrollado medidas de seguridad para
evitar que los cheques sean cobrados por personas
diferentes al beneficiario?
¿La entrega de cheques se realiza en un horario
específico?
¿Los cheques se encuentran resguardados en una
caja fuerte o similares?
¿Se lleva un control secuencial de los cheques
girados y en stock?
¿Se realiza conciliaciones bancarias y con que
periocidad?
¿La empresa maneja transferencias y emisión de
cheques para realizar sus pagos?
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNOCIEEM
2 de 3
122
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 10 x 100 CC= 17 x 100
´ 27 ´ 27
CR= 37 CC= 63
RIESGO
21%-40% 37 MODERADO BAJO
CONFIANZA
61%-80% 63 MODERADO ALTO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
CIEEM3 de 3
CONCLUSIÓN
El efectivo y sus equivalentes poseen un nivel de riesgo moderado bajo y nivel de
confianza moderado alto, en base a la calificación obtenida sobre 27 en el
cumplimiento de los criterios de evaluación planteados, debido a que presenta
debilidades en componentes con menor grado de significatividad como caja chica y
caja; en el área de caja chica la no existen manuales de procedimientos por escrito,
no cuenta con formatos para movimientos, no se establece monto máximo para
desembolsos, no se fija cantidad mínima para reposición, en el componente caja no
se ha establecido montos máximos para recepción de efectivo con la ventaja que los
clientes cancelan mediante cheque, los pagos se registran en el sistema contable a
criterio del tesorero elaborando comprobantes de ingreso posteriores al depósito, no
se realizan cuadres de caja diarios ni arqueos sorpresivos con la ventaja que el
123
personal actual de esta área está capacitado y realiza un correcto desempeño; las
fortalezas que justifican esta calificación de nivel de riesgo y confianza se
encuentran en el componente bancos ya que por ser la cuenta de mayor
significatividad la entidad ha implementado controles como firmas autorizadas para
emisión de cheques, custodia en caja de seguridad, control secuencial de los mismos
conciliaciones bancarias mensuales, revisiones previas a la entrega de pagos, los
cheques emitidos solo pueden ser cobrados por el primer beneficiario y para
empresas son cheques cruzados, sin embargo se puede adicionar controles que
ayudarían a mejorar el manejo de todos los componentes del efectivo y sus
equivalentes.
124
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
SI NO G C
1 0 1
2 1 0
3 0 1
4 0 1
5 1 0
6 0 1
7 0 1
8 1 0
9 1 0
10 1 0
11 1 0
12 0 1
13 0 1
14 0 1
15 0 1
16 0 1
17 0 1
18 1 0
18 TOTAL 7 11
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
¿Los activos fijos son identificados mediante
etiquetas o medios similares?
¿Para adquirir activos fijos se solicita: proformas,
cuadros comparativos, garantías y aprobación de la
administración?
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
¿Se verifica que la adquisición de activos fijos se
realice en base a la cotización aprobada?
OBSERVACIONES
¿Existe un custodio de activos fijos?
¿Se lleva libros auxiliares individuales de los activos
fijos que posee la empresa?
¿Se realizan inventarios periódicos de los activos
físicos que posee la empresa?
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿La documentación que acredita la propiedad de los
bienes se encuentra archivada y con la seguridades
necesarias?
¿La entidad realiza una conciliación entre los
inventarios realizados, auxiliares y registros
contables?
¿La entidad posee pólizas de seguros vigentes de sus
activos fijos?
¿Se maneja una política para clasificar las
erogaciones como gastos o activos fijos?
¿La empresa utiliza métodos de depreciación por
grupos o unidades en base a los porcentajes
vigentes?
¿Se llevan registros de los activos y su respectiva
depreciación?
¿Estos registros se concilian con los mayores
contables periódicamente?
¿Se lleva un control de los activos totalmente
depreciados que se encuentran en uso?
¿Las bajas de activos fijos contienen: autorización de
la administración y actas?
¿Se obliga a los responsables de los bienes a notificar
cualquier movimiento?
¿Los movimientos son registrados y asignados a su
nuevo responsable?
¿Se rota al personal encargado de activos fijos?
RESPUESTAS DEBILIDADNº
MCIAF1 de 2
125
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 11 x 100 CC= 7 x 100
´ 18 ´ 18
CR= 61 CC= 39
RIESGO
61%-80% 61 MODERADO ALTO
CONFIANZA
21%-40% 39 MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MCIAF2 de 2
CONCLUSIÓN
Los activos fijos poseen un nivel de riesgo moderado y nivel de confianza moderado,
en base a la calificación obtenida sobre 18 en el cumplimiento de los criterios de
evaluación planteados, debido a que la entidad no ha designado una persona
responsable de esta área, no se ha establecido mecanismos de identificación para
activos fijos, no realiza cuadros comparativos analizando variables adicionales a las
del precio para la adquisición, no se realizan inventarios físicos periódicos, no se
lleva control de los activos depreciados totalmente, no se notifican cambios y bajas
de activos fijos para actualizar registros existentes de control y contables, sin
embargo se lleva libro auxiliares individuales de los activos fijos, se constata que la
adquisición esté en base a la proforma aprobada, existen pólizas de seguros vigentes,
se ha fijado monto máximo para clasificar erogaciones, se realiza depreciaciones por
126
el método legal y el registro respectivo en registros individuales, se custodia los
documentos originales que certifican la propiedad.
127
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
SI NO G C
1 1 0
2 0 1
3 0 1
4 0 1
5 0 1
6 0 1
7 0 1
8 0 1
9 0 1
10
0 1
11 0 1
12 0 1
13 0 1
14 0 1
15 0 1
16 1 0
17 0 1
18 0 1
19 1 0
20 0 1
20 TOTAL 3 17
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
¿Se lleva mayores auxiliares individuales por cada
cliente?
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓN
¿Los empleados depositan los fondos de viaje no
utilizados?
¿La información de los auxiliares es conciliada con
los mayores contables?
¿Existen políticas para el manejo de cuentas de
dudoso cobro?
¿Las cuentas incobrables son autorizadas por un
funcionario autorizado?
¿Las bajas de cuentas por cobrar cumple con:
- Haber prescrito la acción de cobro
¿Se descuenta mensualmente los préstamos
otorgados a empleados y los anticipos honorarios?
¿Se ha establecido políticas por escrito para el
manejo de anticipos de viajes?
¿Los justificativos por anticipos de viaje deben ser
presentados en un tiempo establecido?
¿Los fondos no justificados son descontados a la
persona responsable?
- Autorización de la administración
- Gestiones de cobro agotadas (escrito de
abogado)
- Incobrables mínimo 5 años en contabilidad
- Trascurrido más de 5 años después del
vencimiento
- Quiebra o insolvencia del deudor
RESPUESTAS DEBILIDAD
¿Los informes son revisados y analizados por un
funcionario responsable?
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
OBSERVACIONES
¿Se lleva una base de datos de los clientes con
direcciones, teléfonos, contacto?
¿Esta base de datos es actualizada constantemente?
¿La administración ha establecido plazos de
vencimiento de pago a sus clientes?
¿Se maneja análisis de antigüedad de cuentas
periódicamente?
MCICC1 de 2
128
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 17 x 100 CC= 3 x 100
´ 20 ´ 20
CR= 85 CC= 15
RIESGO
81% - 100% 85 ALTO
CONFIANZA
1%-20% 15 BAJO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MCICC2 de 2
CONCLUSIÓN
Las cuentas por cobrar poseen un nivel de riesgo alto y nivel de confianza bajo, en
base a la calificación obtenida sobre 20 en el cumplimiento de los criterios de
evaluación planteados, debido a que no se han establecido políticas de vencimiento y
tratamiento de cuentas de cobro dudoso, no se analiza antigüedad de la cartera,
actualización de bases de datos clientes, el módulo de cartera no es conciliado con
los mayores contables, no se han establecido políticas para anticipo sueldos, anticipo
viajes con plazos de justificación y tratamiento de sobrantes, la entidad procura
descontar las cuentas pendientes de los empleados en el rol de pagos mensual
129
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
VENTAS
SI NO G C
1 1 0
2 1 0
3 0 1
4 0 1
5 1 0
6 1 0
7 0 1
8 1 0
9 1 0
9 TOTAL 6 3Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Las copias son en papel químico o papel copia?
¿Las facturas cumplen con las condiciones
establecidas en el reglamento de comprobantes de
venta?
¿Se lleva un archivo secuencial de la facturación?
¿La facturación es realizada por empleados
independientes del área de cobranzas ?
¿Existen contratos o convenios donde se fijan los
porcentajes a facturar por aseguradoras?
¿El cálculo de comisión que se factura a las
aseguradoras es generado por el sistema?
¿Se revisa que la facturación este de acuerdo a los
contratos o convenios firmados?
¿Realizan verificaciones de computo en las facturas
emitidas?
¿Las facturas y copias son numeradas y
preimpresas?
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓNRESPUESTAS DEBILIDAD
OBSERVACIONES
MCIVT1 de 2
130
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
VENTAS
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 3 x 100 CC= 6 x 100
´ 9 ´ 9
CR= 33 CC= 67
RIESGO
21%-40% 33 MODERADO BAJO
CONFIANZA
61%-80% 67 MODERADO ALTO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MCIVT2 de 2
CONCLUSIÓN
Las ventas poseen un nivel de riesgo moderado bajo y nivel de confianza moderado
alto, en base a la calificación obtenida sobre 9 en el cumplimiento de los criterios de
evaluación planteados, debido a que se han desarrollado mecanismos de control que
disminuyan los errores de realizar el proceso manualmente, manteniendo el riesgo
de no poseer un sistema informático que genere la información a facturar y no se
pueda cotejar con la información entregada por las aseguradoras y se cometa errores
al imprimir las facturas y sus copias por separado.
131
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
SI NO G C
1 0 1
2 1 0
3 1 0
4 0 1
5 1 0
6 1 0
7 0 1
8 1 0
9 1 0
10 1 0
11 0 1
12 1 0
13 0 1
14 1 0
15 1 0
16 1 0
CRITERIOS DE EVALUACIÓNDEBILIDAD
OBSERVACIONES
¿Previo la emisión de cheque se revisa que se hayan
descontado los anticipos realizados a proveedores
para evitar duplicidad de pago?
¿Los pagos emitidos son revisados y aprobados por
un funcionario responsable?
¿Se deja constancia de las revisiones realizadas?
¿Existe una persona encargada de la custodia de
cheques emitidos?
RESPUESTAS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Previo la emisión del cheque los registros contables
y sus respaldos son revisados por un empleado
diferente al que los elabora?
¿La empresa cuenta con una base de datos de
proveedores autorizados?
¿Las compras de bienes y servicios son autorizadas
previamente al pago?
¿Se solicita cotizaciones para efectuar las
adquisiciones? Cuántas?
¿Se realiza un auxiliar detallado de los anticipos
entregados a proveedores?
¿Se revisa que la factura entregada por el proveedor
cumpla con los requisitos establecidos por el SRI y
se encuentre vigente?
¿Se verifica que los datos del cliente sean correctos?
¿Se constatan cálculos aritméticos de las facturas?
¿Las facturas autorizadas son entregadas a
contabilidad para el registro respectivo?
¿En contabilidad se realiza las respectivas
retenciones?
¿Se elabora comprobantes de pago donde conste
factura a cancelar, descripción, cheque emitido y
referencia de registro contable?
¿Los comprobantes son preimpresos y
prenumerados?
Nº
MCICP1 de 3
132
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
SI NO G C
17 1 0
18 0 1
19 0 1
19 TOTAL 12 7
DEBILIDADOBSERVACIONES
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
¿Se realiza un auxiliar de cuentas por pagar y es
cotejado con el mayor contable?
¿Se ha establecido un horario de pago a
proveedores?
¿Se revisa que los pagos efectuados tengan sus
respectivos respaldos previo a ser archivados en
orden secuencial?
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓNRESPUESTAS
MCICP2 de 3
133
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 7 x 100 CC= 12 x 100
´ 19 ´ 19
CR= 37 CC= 63
RIESGO
21%-40% 37 MODERADO BAJO
CONFIANZA
61%-80% 63 MODERADO ALTO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MCICP3 de 3
CONCLUSIÓN
Las cuentas por pagar poseen un nivel de riesgo moderado bajo y nivel de confianza
moderado alto, en base a la calificación obtenida sobre 19 en el cumplimiento de los
criterios de evaluación planteados, debido a que se han desarrollado mecanismos de
control como autorizaciones, revisiones de documentación y registros contables
previo a la entrega de los pagos a proveedores, sin embargo no cuentan con una base
de proveedores autorizados, la información del módulo no es conciliada con los
mayores, falta de control en manejo de anticipos entregados, manipulación de
numeración en comprobantes
134
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
IMPUESTOS
SI NO G C
1 1 0
2 1 0
3 1 0
4 1 0
5 1 0
6 1 0
7 1 0
8 1 0
9 1 0
10 1 0
11 0 1
11 TOTAL 10 1
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Se realiza una conciliación de impuestos con los
anexos tributarios y contabilidad?
¿Los importes contabilizados por impuestos son
revisados en el momento de registro?
¿Se maneja un archivo ordenado de comprobantes
de venta y retenciones emitidas?
¿Las declaraciones de impuestos y anexos tributarios
son archivados con los respectivos soportes?
OBSERVACIONES
¿La empresa se encuentra al día en la presentación y
pago de sus impuestos?
¿La entidad maneja información tributaria y fiscal
actualizada?
¿Se maneja un cronograma para presentación y pago
de los impuestos generados?
¿Las obligaciones son canceladas de forma oportuna
para prevenir multas?
¿Las declaraciones son revisadas previo la
presentación definitiva y pago respectivo?
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓNRESPUESTAS DEBILIDAD
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
¿Se realiza conciliación de auxiliares de retenciones
en la fuente e IVA con registros de contabilidad?
¿El acceso a los archivos es limitado a personal fuera
del área contable financiera
MCIIM1 de 2
135
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
IMPUESTOS
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 1 x 100 CC= 10 x 100
´ 11 ´ 11
CR= 9 CC= 91
RIESGO
1%-20% 9 BAJO
CONFIANZA
81% - 100% 91 ALTO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MCIIM2 de 2
CONCLUSIÓN
El área de impuestos poseen un nivel de riesgo bajo y nivel de confianza alto, en base
a la calificación obtenida sobre 11 en el cumplimiento de los criterios de evaluación
planteados, debido a que la entidad ha desarrollado mecanismos de control que
permitan generar información confiable, completa y oportuna evitando sanciones por
parte de los organismos de control y cumpliendo con la normativa, la falencia radica
en el libre acceso a los archivos donde reposa esa información
136
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: ADMINISTRATIVA-CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
SI NO G C
ROLES DE PAGO
1 0 1
2 1 0
3 1 0
4 1 0
5 1 0
6 1 0
7 0 1
8 0 1
9 1 0
10 0 1
VACACIONES
11 0 1
12 1 0
13 1 0
14 1 0
15 0 1
16 0 1
16 TOTAL 9 7Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
¿Las vacaciones son autorizadas por el jefe
inmediato y por RRHH?
¿Se descuentan de vacaciones los días de permiso
concedidos?
¿Las vacaciones no gozadas son acumuladas?
¿Se coordina reemplazo por vacaciones a fin de
cumplir con el curso normal de las actividades?
¿Se registran oportunamente los préstamos y
anticipos otorgados?
¿Las inclusiones de nómina y variaciones de sueldo
se realizan con una autorización por escrito del
funcionario autorizado?
¿Se realizan provisiones de décimo tercero, cuarto,
vacaciones?
¿Los roles de pagos son firmados por los
trabajadores?
¿Se realiza un cronograma de vacaciones por cada
división de servicios y áreas?
¿Los permisos son autorizados por el jefe inmediato
y por RRHH?
OBSERVACIONES
¿La administración de nómina es realizada en sistema
informático?
¿Se lleva control de asistencia de personal y sus
respectivos horarios?
¿Están segregadas las funciones de elaboración,
aprobación y pago de nómina?
DEBILIDAD
¿La entidad cumple con sus obligaciones
puntualmente ante el IESS?
¿La entidad cumple con los beneficios de ley de la
seguridad social y laboral con sus empleados?
¿Los beneficios sociales son pagados oportunamente
para evitar pago de intereses y multas?
Nº CRITERIOS DE EVALUACIÓNRESPUESTAS
MCINO1 de 2
137
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: ADMINISTRATIVA-CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
CR= TN x 100 CC= TS x 100
´ TP ´ TP
CR= 7 x 100 CC= 9 x 100
´ 16 ´ 16
CR= 44 CC= 56
RIESGO CONFIANZA
41%-60% 44 MODERADO 56 MODERADO
NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MATRIZ DE RESULTADOS DE CONTROL INTERNO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
MCINO2 de 2
CONCLUSIÓN
La nómina posee un nivel de riesgo moderado y nivel de confianza moderado, en
base a la calificación obtenida sobre 16 en el cumplimiento de los criterios de
evaluación planteados, debido a que existe segregación de funciones, filtros de
revisión, autorizaciones, sin embargo la debilidad radica en generar la información
manualmente y no contar con un sistema informático de administración de nómina
que lo realice, además no se coordina las vacaciones del personal y los reemplazos
necesarios para la ejecución normal del trabajo.
138
3.2.2.1 Pruebas de recorrido para controles identificados en la evaluación de
control interno.
A continuación se presentan las pruebas de recorrido realizadas a los cuestionarios de
control interno aplicados, las cuales constituyen el soporte del nivel de confianza
obtenido en las matrices de resultados de las siguientes áreas y componentes:
a) Gerencia financiera –administrativa
b) Contable
c) Efectivo y sus equivalentes
d) Activos fijos
e) Cuentas por cobrar
f) Ventas
g) Cuentas por pagar
h) Impuestos
i) Nomina – vacaciones
139
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : Gerencia
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Entrevistas al personal que conforma el área Administrativa-Financiera-
Contable.
2. Revisión de las obligaciones pendientes que mantiene la entidad en la
página web del Servicio de Rentas Internas
3. Revisión de análisis realizados para la creación de nuevas líneas de
negocio.
4. Verificación de los formularios entregados a las instituciones bancarias
donde constan las personas autorizadas para las firmas de cheques.
5. Confirmación de entidades bancarias del detalle de firmas autorizadas.
6. Selección y revisión de una muestra de comprobantes de egreso
referentes a: Anticipos honorarios, compras de bienes o servicios y pago
a proveedores.
PRGF 1 de 2
140
PRUEBAS DE RECORRIDO
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. La gerencia financiera ha definido oportunamente las funciones y
responsabilidades para cada cargo.
2. La gerencia financiera revisa el fiel cumplimiento de la normativa
tributaria y fiscal.
3. Los riesgos son analizados por la gerencia financiera previo a emprender
un negocio.
4. Los anticipos de honorarios son autorizados por la gerencia financiera
para su ejecución.
5. La gerencia general realiza una evaluación previa de las mejores ofertas
para realizar las compras de bienes o servicios.
6. La gerencia general para autorizar desembolsos significativos requiere el
área solicitante negocie con el proveedor plan de pagos.
7. Los pagos a proveedores son autorizados por la gerencia general para ser
ejecutados.
8. La gerencia financiera ha tramitado en las entidades financieras que
mantiene cuentas bancarias la inclusión de firmas autorizadas para
realizar los desembolsos de los cheques emitidos.
9. La gerencia financiera convoca a los socios para realizar juntas anuales
con la finalidad de aprobar los estados financieros.
PRGF 2 de 2
141
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : Contable
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Entrevistas al personal que conforma el área Administrativa-Financiera-
Contable.
2. Revisión de sistema contable utilizado por el departamento de
contabilidad con respecto a plan de cuentas, uso de claves, restricciones
de acceso, creación, modificación o eliminación.
3. Selección y revisión de muestra de comprobantes de egreso con los
respectivos documentos sustento de las transacciones realizadas por la
entidad.
4. Revisión de comprobantes de pago con organismos de control como SRI
con respecto a impuestos, IESS con lo referente a planillas de aportes,
préstamos quirografarios, préstamos hipotecarios, fondos de reserva.
5. Inspección de documentación debidamente archivada con respecto a
ingresos, egresos, diarios, impuestos.
PRCT 1 de 2
142
PRUEBAS DE RECORRIDO
6. Revisión de cronograma de trabajo asignado a los integrantes del
departamento de contabilidad.
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. El área contable posee un plan de cuentas para clasificar las transacciones
que realiza la entidad.
2. El contador ha segregado las funciones y responsabilidades del personal
bajo su cargo.
3. La entidad cuenta con un sistema contable denominado D´Basis para
registrar las transacciones y obtener información para la generación de
Estados Financieros.
4. Los registros y libros contables se encuentran clasificados, ordenados y
sustentados.
5. Las transacciones se encuentran respaldadas con documentos físicos.
6. El área contable comprueba la exactitud y registro adecuado de las
transacciones.
7. El área contable acata la normativa contable, tributaria, legal para realizar
sus procedimientos.
8. El área contable cumple con las obligaciones que mantiene la entidad
ante los organismos de control.
9. Se ejecuta cronogramas para entrega de información especialmente la
relacionada con impuestos.
PRCT 2 de 2
143
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Entrevistas al personal responsable de tesorería, caja chica, departamento
de contabilidad.
2. Revisión de registro contable de creación de caja chica y de aumentos
posteriores.
3. Selección y revisión de muestra de comprobantes de egreso con los
respectivos documentos sustento de las reposiciones de caja chica.
4. Confirmación a los clientes seleccionados de los pagos efectuados a la
entidad con las respectivas fechas de recepción.
5. Arqueo de caja realizado a tesorería
6. Selección y revisión de una muestra de comprobantes de ingreso con sus
respectivos respaldos: papeletas de depósito, facturas canceladas,
comprobantes de retención efectuados, adicionalmente comprobantes de
ingreso anulados.
PREE 1 de 4
144
PRUEBAS DE RECORRIDO
7. Confirmación de entidades bancarias de las firmas autorizadas para
emitir cheques.
8. Revisión de chequeras pertenecientes a la entidad y lugar donde
permanecen.
9. Verificación de control secuencial realizado a los cheques emitidos y en
stock.
10. Revisión de una muestra de estados de cuenta y conciliaciones bancarias
realizadas.
11. Verificación de una muestra de pagos realizados a proveedores con los
documentos sustento de la transacción y constancia física de la revisión
realizada previo la firma de los cheques.
12. Constatación de sellos y comprobación de colocación en cheques
emitidos.
CONTROLES IDENTIFICADOS :
CAJA CHICA
1. Existe un solo custodio responsable de la caja chica.
2. Se ha establecido un monto de fondo de caja chica fijo por USD 150.00
3. Los fondos de caja chica son destinados para pago de proveedores no
frecuentes, gastos de montos inferiores a USD 20.00, movilización
mensajería, copias y otros gastos menores.
CAJA
4. Se ha designado una persona responsable para la recepción de pagos,
esta función está a cargo de Tesorera
5. El dinero recaudado es depositado diariamente en forma íntegra mediante
depósitos individuales por cada cobro recibido.
PREE 2 de 4
145
PRUEBAS DE RECORRIDO
6. Los comprobantes anulados son archivados junto con el resto de
comprobantes en forma secuencial manteniendo la integridad numérica
de estos comprobantes.
BANCOS
7. Las cuentas bancarias que posee la empresa están registradas a nombre
de la entidad lo que certifica su propiedad.
8. Las gerencias han establecido niveles de autorización por montos para la
firma de cheques, estando registradas los miembros de la familia Coka
por cualquier monto, Gerente Operaciones hasta $2000, Gerente
Administrativo hasta $ 5000.
9. Se encuentra prohibido firmar cheques en blanco o chequeras completas
como medida de protección de los fondos existentes en las cuentas
bancarias.
10. Los cheques se encuentran resguardados en una caja fuerte en el área de
Tesorería cuya clave es conocida únicamente por la Tesorera y Gerencia
Financiera.
11. Se lleva un control secuencial de los cheques girados y en stock para
confirmar la integridad de los mismos.
12. El área contable realiza conciliaciones bancarias de cada cuenta
mensualmente registrando los movimientos no contabilizados,
posteriormente son archivadas en forma secuencial.
13. Por disposición de las gerencias los pagos significativos y de proveedores
frecuentes son realizados mediante transferencias y emisión de cheques.
14. Los cheques son girados a nombre del proveedor que consta en el
documento soporte de la compra.
PREE 3 de 4
146
PRUEBAS DE RECORRIDO
15. Se han desarrollado medidas de seguridad para evitar que los cheques
sean cobrados por personas diferentes al beneficiario mediante la
colocación de sellos de: “COBRO A FAVOR DEL PRIMER
BENEFICIARIO” y “CHEQUE CRUZADO”.
16. La entrega de cheques se realiza en Tesorería estableciendo un horario
específico, los días miércoles de 14:00 a 17:00 horas.
17. La asistente contable 2 revisa los cheques emitidos en base a los
documentos soporte, posteriormente son entregados al gerente financiero
para la colocación de sellos, quién realiza una segunda revisión y procede
a pasar los cheques para la firma respectiva.
PREE 4 de 4
147
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Verificación de la existencia de libros auxiliares de activos fijos.
2. Revisión de muestra de comprobantes de egreso y documentos soporte de
adquisiciones consideradas activos fijos y gasto.
3. Comprobación de existencia de pólizas de seguros vigentes para los
activos fijos que posee la entidad.
4. Verificación de los libros auxiliares de depreciaciones
PRAF 1 de 2
148
PRUEBAS DE RECORRIDO
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. El área contable lleva libros auxiliares individuales de los activos fijos
que posee la empresa clasificados por grupos de cuentas.
2. La adquisición de activos fijos se realiza en base a la cotización aprobada
por el gerente general.
3. La entidad posee pólizas de seguros vigentes de sus activos fijos,
actualizándolas mediante inclusiones de las nuevas adquisiciones.
4. Se maneja una política para clasificar las erogaciones: los desembolsos
superiores a $ 300 son considerados activos fijos y los desembolsos
menores son considerados como gastos.
5. La empresa utiliza método de depreciación por línea recta en base a los
porcentajes vigentes para cada grupo de activos fijos.
6. Se mantienen libros auxiliares para registros de depreciación para cada
activo fijo.
7. La documentación que acredita la propiedad de los bienes se encuentra
archivada y con las seguridades necesarias en la oficina de gerencia
financiera.
PRAF 2 de 2
149
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Verificación de la existencia de una base de datos de los clientes.
2. Revisión de movimientos registrados en mayores contables de cuentas de
empleados por préstamos otorgados o anticipos para viajes entregados,
anticipos honorarios.
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. Se lleva una base de datos de los clientes con direcciones, teléfonos,
contacto en el sistema contable en el módulo de cartera.
PRCC 1 de 2
150
PRUEBAS DE RECORRIDO
2. El departamento contable entrega mensualmente a recursos humanos las
cuentas por cobrar a empleados para su descuento respectivo en rol de
pagos, y al gerente financiero el reporte de anticipo honorarios para su
descuento respectivo.
3. Los fondos no justificados por anticipo gastos de viaje son descontados a
la persona responsable mediante rol de pagos.
PRCC 2 de 2
151
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
VENTAS
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Comprobación de la independencia de funciones de facturación,
cobranzas y recaudación.
2. Revisión de contratos firmados con las aseguradoras y con los
asegurados.
3. Verificación de la existencia de marcas de revisión en las facturas
emitidas.
4. Revisión de elementos de facturas y custodio de esta documentación
5. Comprobación de archivo secuencial de las copias de las facturas
pertenecientes a contabilidad
PRVT 1 de 2
152
PRUEBAS DE RECORRIDO
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. Se encuentra segregadas las funciones de facturación realizada por la
asistente de gerente financiero, cobranzas a cargo de gerente financiero,
recaudación realizada por tesorería; manteniendo independencia entre estos
procesos.
2. Existen contratos firmados con las aseguradoras, en los cuales se establece
los porcentajes a facturar por comisión.
3. El gerente financiero realiza verificaciones de cómputo en las facturas
emitidas previo a la firma y despacho de las mismas.
4. Se elaboran facturas y copias prenumeradas y preimpresas, las cuales
permanecen en custodia de la asistente de gerente financiero.
5. La administración e imprenta que realiza los trabajos de impresión de los
comprobantes de venta acata las condiciones establecidas en el reglamento
respectivo.
6. El área contable mantiene un archivo secuencial de la facturación emitida
mensualmente (2da. Copia sin derecho a crédito tributario).
PRVT 2 de 2
153
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Verificación de facturas y proformas con los respaldos adjuntos y marcas
de revisiones realizadas para la aprobación de gerencia.
2. Revisión de una muestra de comprobantes de egreso para constatación de
documentos soporte como autorizaciones, cotizaciones, retenciones en la
fuente efectuadas, fecha y firmas de recepción del pago y retenciones,
marcas de revisiones realizadas en los documentos respaldo de compras
de bienes y servicios efectuadas por la entidad.
3. Verificación de la custodia de los cheques emitidos y debidamente
legalizados.
4. Observación del proceso de pago a proveedores
PRCP 1 de 3
154
PRUEBAS DE RECORRIDO
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. Las compras de bienes y servicios son autorizadas previamente al pago por
el Gerente haciendo constar su aprobación con su firma en la factura
entregada por el proveedor.
2. La administración ha establecido solicitar 3 cotizaciones para efectuar las
adquisiciones no frecuentes, para las adquisiciones de bienes y servicios
frecuentes se adjunta factura anterior.
3. El área contable revisa que la factura entregada por el proveedor cumpla
con los requisitos establecidos por el SRI y se encuentre vigente, dejando
marcas de revisión como constancia.
4. El área contable verifica que los datos del cliente sean correctos, las
facturas que no cumplan con esta condición son devueltas al proveedor
para el cambio respectivo.
5. Las facturas autorizadas por el gerente son entregadas a contabilidad para
el registro respectivo y emisión de pago.
6. En contabilidad se realiza las respectivas retenciones de las facturas
entregadas por los proveedores, previo a la aprobación de gerencia para
cumplir el requisito de 5 días de plazo de entrega, adjuntando
posteriormente a las facturas aprobadas para la emisión del pago
respectivo.
7. El sistema contable cuenta con un formato de comprobantes de pago
donde conste factura a cancelar, descripción, cheque emitido y referencia
de registro contable.
8. Previo la emisión del cheque los registros contables y sus respaldos son
revisados por un empleado diferente al que los elabora, en este caso
asistente contable 2 revisa los comprobantes elaborados por asistente 1.
PRCP 2 de 3
155
PRUEBAS DE RECORRIDO
9. El gerente financiero realiza una revisión de los pagos emitidos para su
aprobación, posteriormente entrega cheques para la colocación de firmas
autorizadas.
10. Las personas que realizan revisiones dejan su firma en los comprobantes
como constancia de las revisiones realizadas.
11. La entidad cuenta con él área de tesorería, siendo el tesorero la persona
encargada de la custodia de cheques emitidos.
12. Para una mejor organización la entidad ha establecido un horario de pago a
proveedores los días miércoles de 14:00 a 17:00 horas.
PRCP 3 de 3
156
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
IMPUESTOS
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Revisión física de declaraciones de impuestos, anexos transaccionales y
fechas de pago por parte de la entidad de las obligaciones causadas.
2. Verificación de cumplimiento de obligaciones tributarias de la entidad en
página web del servicio de rentas internas.
3. Comprobación y cómputo del cálculo de impuestos en base a la
normativa vigente
4. Revisión de cronograma de entrega de información para generación de
impuestos.
5. Verificación de mayores contables de cuentas de impuestos, reportes
respaldo para elaboración de declaraciones, marcas de revisiones y
correcciones realizadas previo a la declaración.
PRIM 1 de 3
157
PRUEBAS DE RECORRIDO
6. Constatación de marcas de revisión en registros por contabilización de
impuestos y retenciones efectuadas en una muestra de comprobantes de
egreso.
7. Verificación de integridad de documentos respaldo de las declaraciones y
anexos transaccionales realizados conjuntamente con soportes
respectivos, archivo y custodia.
CONTROLES IDENTIFICADOS :
1. La empresa se encuentra al día en la presentación y pago de sus impuestos,
el gerente financiero realiza revisiones constantes de la lista blanca de la
empresa en el portal del servicio de rentas internas (SRI).
2. La entidad maneja información tributaria y fiscal actualizada, acatando las
disposiciones vigentes dictadas por los organismos de control y asesoría de
la firma de contadores contratada para el manejo del área contable dentro
de la entidad.
3. Se maneja un cronograma para presentación y pago de los impuestos
generados basado en el establecido por el servicio de rentas internas.
4. Las obligaciones son canceladas de forma oportuna para prevenir multas,
excepto en los casos de fuerza mayor como ausencia de firmas autorizadas
por motivos de viaje.
5. Asistente contable 2 realiza conciliación de auxiliares de retenciones en la
fuente e IVA con registros de contabilidad como paso inicial para
elaboración de impuestos, estos reportes se adjuntan como soporte de
declaración.
6. Las declaraciones son revisadas por el gerente financiero para ser
aprobadas previo la presentación definitiva y pago respectivo.
PRIM 2 de 3
158
PRUEBAS DE RECORRIDO
7. Se realiza una conciliación de impuestos con registros contables para la
elaboración de declaraciones de impuestos, la conciliación con los anexos
tributarios se realiza posteriormente a la declaración.
8. Los importes contabilizados por impuestos son revisados por la asistente
contable 2en el momento de registro en la provisión de pagos elaborada
por asistente contable 1, en caso de ser incorrectos se procede a la
corrección inmediata de registro.
9. El área contable maneja un archivo ordenado de la copia sin derecho a
crédito de los comprobantes de venta y copia archivo secuencial de
retenciones emitidas.
10. Las declaraciones de impuestos y anexos tributarios son archivados con los
respectivos soportes como talón resumen, formularios, reportes de sistema
contable, anexos tributarios los cuales permanecen en el archivo del área
contable.
PRIM 3 de 3
159
PRUEBAS DE RECORRIDO
DEPARTAMENTO : FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ALCANCE : CONTABLE
NÓMINA
ELABORADO POR : Nathaly Rosero N.
FECHA : 25 de febrero de 2012
OBJETIVO:
a. Constatar que los controles establecidos por la administración se están
ejecutando.
b. Verificar si los controles existentes previenen, detectan y corrigen
posibles irregularidades de manera oportuna.
PROCEDIMIENTOS APLICADOS:
1. Entrevistas al personal encargado de nómina.
2. Observación del proceso de ingreso y registro diario del personal.
3. Verificación de funciones que desempeña el personal de nómina.
4. Revisión planillas de aportes, préstamos quirografarios-hipotecarios y
comprobantes de pago de las obligaciones generadas.
5. Selección de una muestra de roles de pago, verificación de registro de
ingresos y deducciones con documentos respaldo, cálculos realizados,
comprobantes de acreditación de sueldos al personal.
6. Verificación de registro de roles de pago y provisiones de beneficios
sociales en registros contables (sistema contable).
7. Verificación de procedimientos para solicitar vacaciones y permisos,
personal autorizado para aprobación.
PRNO 1 de 3
160
PRUEBAS DE RECORRIDO
8. Revisión de carpetas individuales del personal, registro de vacaciones
anuales y permisos autorizados por la administración.
CONTROLES IDENTIFICADOS :
ROLES DE PAGO
1. Se lleva control de asistencia de personal y sus respectivos horarios
mediante sistema lector de huella digital ubicado al ingreso en recepción.
2. Están segregadas las funciones de elaboración, aprobación y pago de
nómina, RRHH es el encargado de la elaboración de rol de pagos,
posteriormente es aprobado por el gerente financiero para carga de
transferencia en sistema cash management del banco internacional,
gerente aprueba transferencias para que se acrediten a la cuenta de los
empleados y funcionarios.
3. La entidad cumple con el pago oportuno de los beneficios de ley de la
seguridad social y laboral con sus empleados manteniendo al día el pago
de aportes, beneficios sociales cuyos respaldos se encuentran archivados
en la gerencia financiera para evitar el pago de multas e inconvenientes
con el personal.
4. El área contable realiza provisiones de décimo tercero, cuarto, vacaciones
en registros contables.
VACACIONES
5. Los permisos son autorizados por el jefe inmediato y por RRHH, caso
contrario el empleado o funcionario no puede abandonar su puesto de
trabajo.
PRNO 2 de 3
161
PRUEBAS DE RECORRIDO
6. Las vacaciones son autorizadas por el jefe inmediato y por RRHH, de
igual manera no puede abandonar el cargo sin esta autorización.
7. Recursos humanos mantiene un registro de los días de permiso
concedidos al personal, los cuales se descuentan de las vacaciones.
PRNO 3 de 3
162
3.2.2.2 Matriz de hallazgos de la evaluación de control interno
A continuación se presentan las matrices de hallazgos para la empresa Raúl Coka
Barriga AAPS Cía. Ltda., con las cuales se pretende mostrar a la administración las
deficiencias encontradas al realizar la evaluación de control interno, con la finalidad
de encontrar posibles soluciones que nos permitan atenuar o eliminar el impacto de
estas deficiencias en el desempeño del negocio.
163
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
1. La entidad no cuenta con un código de ética para ser difundido entre sus
colaboradores, se maneja mediante una lista de principios la cual es exhibida en
la cartelera ubicada en recepción. (Anexo 1 CIGF Preg.1)
La empresa debe poseer un código de ética que establezca el correcto accionar
de los colaboradores dentro de la entidad y difundirlo entre todos para el
cumplimiento del mismo.
Por ser una empresa familiar no se ha enfocado hacia la cultura administrativa,
con el transcurso del tiempo ha ido mejorando la administración en base a las
necesidades surgidas en el manejo del negocio.
Al no establecer un código de ética, los colaboradores podrían realizar actos
deshonestos, inmorales, ilegales que generan pérdidas significativas en recursos
materiales y financieros de la entidad, si los empleados no manejan un código de
ética personal el cual se adquiere en la formación del hogar.
Se recomienda implementar en la entidad un código de ética práctico, de fácil
entendimiento, abarcando temas puntuales de la conducta que se espera los
colaboradores mantengan en la entidad, realizar reuniones, publicarlo en página
web de la entidad, archivos compartidos para difundirlo entre sus integrantes y
evaluar la comprensión del mismo para lograr el correcto desempeño en las
actividades a realizar.
2. La entidad no posee manuales de procedimientos por escrito, en medios
magnéticos, en el portal web de la entidad, en la red interna, y no entrega algún
tipo de instructivo al personal para el desempeño de su cargo (Anexo 1 CIGF
Preg.2 Preg.3).
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
Los manuales de procedimientos son necesarios para desarrollar las operaciones
de la entidad con eficiencia, efectividad, cumplimento de normativa,
oportunidad, integridad y confiabilidad de información.
Al ser Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. una empresa familiar no ha
considerado la necesidad de implementar manuales de procedimientos por
escrito o en otros medios para todos los procesos, debido a que las instrucciones
se imparten el momento de ocupar el cargo.
Esta situación genera omisión de procedimientos, pérdida de confiabilidad en
información generada, en la integridad y exactitud aritmética de las operaciones.
Es necesario implementar manuales de procedimientos por escrito o en medios
de comunicación que el personal tenga acceso, para lograr el correcto desarrollo
de las actividades de cada cargo para que contribuyan al cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
3. Los gastos y cuentas personales de los socios no se encuentran separados
completamente de las cuentas de la empresa (Anexo 1 CIGF Preg.5).
Separar los ingresos y gastos personales de los socios con los del negocio es
esencial para mantener la estabilidad financiera de la entidad y la transparencia
en generación de información financiera y tributaria.
No se han establecido límites de gastos personales para socios y empleados,
ciertos gastos son facturados a nombre de la empresa y entregados a contabilidad
para el respectivo pago.
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DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
Gastos que no pertenecen a la empresa son asumidos, declarados en impuestos y
en balances, generando información no confiable con respecto al negocio.
Se recomienda fijar límites en montos de gastos personales para socios y
empleados que serán asumidos por la empresa, los excesos se deben registrar
como anticipos y descontarlos en rol de pagos mensual o facturas por prestación
de servicios.
4. La entidad no desarrolla presupuestos para controlar los ingresos y los gastos
dentro del periodo (Anexo 1 CIGF Preg.6).
Elaborar presupuestos para prever pagos, capacidad de endeudamiento, nivel de
ventas necesario para la operación del negocio, utilidad prevista para el periodo.
Para la administración es suficiente realizar estados financieros semestrales y
proyectar sus ingresos y gastos para el segundo semestre del año
Esta situación genera desconocimiento mensual de la situación financiera de la
entidad, posible iliquidez ocasionando toma de decisiones tardías.
La entidad debe elaborar presupuestos anuales y realizar cuadros comparativos
mensuales con la información real para ejecutar acciones correctivas oportunas
que mejoren la situación económica de la empresa.
5. Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. no ha desarrollado políticas de manejo de
efectivo para el área de Tesorería (Anexo 1 CIGF Preg.9).
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
Contar con políticas de efectivo como montos máximos a recibir, custodia de
valores, arqueos sorpresivos, registro oportuno, depósito inmediato de valores
que garanticen el adecuado manejo del efectivo.
La entidad argumenta que hasta el momento los cobros de facturas generadas
por comisión se realizan mediante cheque o transferencia bancaria ya que las
aseguradoras tienen esta política de pago a proveedores, además se confía en el
correcto desempeño de Tesorería ya que es personal contratado por la firma de
contadores responsable del manejo del área contable.
A futuro, un mal elemento en esta área al no contar con políticas para el manejo
de caja, tiene libertad para cometer irregularidades o fraudes como jineteo de
fondos, depósitos incompletos y/o tardíos, insuficiencia de fondos en cuentas
bancarias y no ser detectado a tiempo por la administración
La entidad debe establecer políticas de manejo de efectivo y sus equivalentes
para garantizar el adecuado manejo y custodia de estos fondos como cuadres
diarios, verificación de depósitos en cuentas bancarias, realización de arqueos de
caja sorpresivos.
6. La entidad no ha establecido políticas de crédito, requisitos para conceder
créditos y fijación de plazos en la cancelación de sus facturas (Anexo 1 CIGF
Preg.10).
Para lograr una efectiva gestión de cobro, la administración debe manejar
políticas como establecer límites de crédito, plazos de vencimiento y designar
los funcionarios autorizados para otorgarlos.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
Actualmente la entidad no tiene inconvenientes en distribuir las facturas
generadas y esperar la cancelación ya que hasta el momento logra cubrir sus
desembolsos para operación.
El no contar con políticas de crédito ocasiona morosidad en cartera, ineficiencia
de la administración en recuperación de fondos e inversión de excesos, a futuro
puede ocasionar insuficiencia de fondos para cubrir obligaciones con propios y
terceros.
Se recomienda a la entidad establecer políticas de crédito en base al monto de la
facturación con plazos de pago superiores a 30días solo en caso de requerirlo,
para facilitarla gestión de cobro y recuperar la cartera, logrando obtener un flujo
real de efectivo para tomar decisiones que generen mayor beneficio para la
entidad.
7. La empresa no maneja montos máximos para cartera (Anexo 1 CIGF Preg.11)
Establecer procedimientos para cobrar oportunamente los valores facturados,
evitando la acumulación de cartera vencida.
La entidad tiene como prioridad cubrir sus obligaciones, para ello, el Gerente
Financiero realiza gestión de cobro hasta completar los fondos necesarios que le
permitan cumplir esta disposición.
Esta falta de control en la recuperación de cartera, genera acumulación de cartera
vencida por un monto significativo para la entidad, insuficiencia de fondos para
desembolsos imprevistos y necesarios.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: GERENCIA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
Se recomienda a la entidad fijar límites de cartera vencida, realizando gestión de
cobro oportuno para recuperación de facturación, planificación de ingresos y
gastos futuros.
8. Los anticipos de sueldos, préstamos a empleados no son autorizados mediante
formato de solicitud escrita estableciendo plazos de pago.(Anexo 1 CIGF
Preg.12)
Los anticipos de sueldos y préstamos a empleados deben ser autorizados en
documentos por escrito que incluyan firmas de responsabilidad, además ser
otorgados en base a análisis de capacidad de pago del solicitante.
La administración considera respaldo suficiente una aprobación del Gerente
enviada por mail a gerente financiero, con este respaldo se realiza el desembolso
respectivo.
De esta manera los desembolsos no cuentan con respaldo como firma de
aceptación por parte del solicitante y firma de autorización, al no calcular la
capacidad de pago lo préstamos no son descontados en rol de pagos por falta de
disponibilidad del empleado.
Para mejorar el desempeño de la entidad en este aspecto se debe realizar análisis
previo de la disponibilidad mensual de pago del empleado, diseñar formulario
que incluya: datos del solicitante, monto de préstamo, número de cuotas a ser
descontado, firmas de aceptación del solicitante y de autorización por parte de la
administración como respaldo del desembolso y cobro posterior.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
1. No existen los suficientes filtros de revisión en todas las operaciones, en
ocasiones los filtros diseñados no son ejecutados adecuadamente para evitar y
corregir errores o irregularidades oportunamente. (Anexo 1 CICT Preg.7)
Los procedimientos de control adoptados por la administración logran en cuanto
sea factible la conducción ordenada del negocio, salvaguarda de activos,
prevención y detección de fraude y error, precisión e integridad de los registros
contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable.
La empresa Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. al contratar una firma de
servicios contables traslada la responsabilidad del área contable a esta empresa,
bajo la supervisión del Gerente Financiero, siendo el contador general el
responsable de establecer procedimientos que garanticen información confiable.
La empresa se encuentra en total dependencia del criterio, ética, conocimiento,
experiencia laboral del personal contratado por la firma de servicios contables,
ya que no ha diseñado procedimientos obligatorios propios de la empresa para
garantizar información confiable. En la actualidad el contador general ha
establecido ciertos filtros de revisión en las áreas que ha considerado de mayor
susceptibilidad, en el caso que este cargo este ocupado por una persona que no
controle las actividades de su área pueden surgir irregularidades que al ser
detectadas tardíamente por la administración generen pérdidas para la empresa.
Se recomienda a la empresa establecer procedimientos propios para el
desempeño de las actividades del área contable que garanticen la generación de
información íntegra y confiable, con la finalidad de tener control sobre las
actividades que desarrolle el personal de la firma contable, indistintamente de la
firma que sea contratada.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
2. La información que consta en los mayores generados por el sistema contable no
es conciliado con los auxiliares en las cuentas de proveedores por pagar y
cuentas por cobrar (Anexo 1 CICT Preg.8).
Para garantizar la confiabilidad, precisión e integridad de la información
presentada en los estados financieros es necesario cotejar los mayores contables
con cuentas auxiliares o detalles adicionales, los cuales sirven de respaldo para
la información financiera presentada.
El sistema contable está estructurado por los siguientes módulos: Tesorería,
Cartera, Proveedores, Nómina, Contabilidad, de los cuales nómina no está a
cargo de la empresa de servicios contables es manejada por la administración en
archivos e Excel y contabilizados posteriormente, Cartera y Proveedores se
encuentra a cargo de la firma de contabilidad y sus reportes no coinciden con el
mayor contable ya que no se realiza la conciliación mensual.
Se recomienda a la empresa, manejar un sistema informático para nómina con el
propósito de evitar errores en la elaboración del rol de pagos y realizar ajustes
posteriores en planillas de IESS, adicionalmente el departamento contable debe
depurar los módulos de cartera y proveedores conjuntamente con la información
de los mayores contables a fin de coincidir con la información presentada.
3. No existen restricciones para el acceso al archivo de contabilidad donde se
mantienen los registros contables con sus respectivos respaldos, el personal de
contabilidad es reubicado constantemente por disposiciones administrativas.
(Anexo 1 CICT Preg.11).
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
Los procedimientos de control incluyen limitar el acceso físico a registros, a los
cuales pueden acceder personal autorizado responsable de la custodia y manejo
de los mismos.
En la entidad no existe un espacio específico para el archivo de contabilidad,
debido a que comparte los modulares con las demás áreas, el personal de
contabilidad y los archivos a los cuales custodian están dispersos en diferentes
oficinas y no poseen una ubicación definida, la entidad da prioridad de espacio a
las demás áreas.
Al no establecer un área específica para el personal de contabilidad y estar
dispersos en diferentes oficinas se ocasiona dificultades de comunicación,
demora en entrega de requerimientos urgentes, retraso en el trabajo diario del
personal por movilizarse entre oficinas; de igual manera el archivo se encuentra
sin custodia, todo el personal de la empresa tiene acceso, varias carpetas de
contabilidad se encuentran en el piso bajo los escritorios del personal de
contabilidad ya que los modulares están siendo ocupados por otras áreas.
Se recomienda delimitar una ubicación para el personal de contabilidad donde se
puedan ubicar seguidos y no entre personal de otras áreas, de igual manera
destinar espacio físico en los modulares de archivo para contabilidad y no
compartir con otras áreas, el mismo debe contar con las seguridades necesarias
como candados o seguros en las puertas, las llaves originales deben ser
entregadas al personal encargado de la custodia, manteniendo duplicados en
poder de la administración.
4. Los archivos de contabilidad no se encuentran actualizados, los documentos son
archivados con 1 mes de posterioridad (Anexo 1 CICT Preg.12).
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
Mantener la documentación archivada oportunamente, a fin de precautelar la
integridad de los registros físicos y los respaldos respectivos.
La empresa de servicios contables fue contratada para manejar el área contable
del Grupo Empresarial Raúl Coka Barriga, el cual está compuesto por Raúl Coka
Barriga AAPS, CAI Raúl Coka Barriga, Asistencia Total Raúl Coka Barriga,
asignando esta actividad adicional a una persona del área contable, sin tomar en
cuenta que las operaciones del grupo empresarial han aumentado.
Para lograr archivar la documentación y verificarla previo impuestos, la persona
encargada archiva los documentos con una semana de anticipación a la
declaración de impuestos de cada empresa, suspendiendo momentáneamente el
resto de actividades a realizar, ocasionando acumulación de trabajo para esta
persona y el archivo permanece desactualizado.
Se recomienda evaluar las funciones del personal del área contable a fin de
determinar la carga de trabajo y redistribuir actividades o a su vez contratar una
persona adicional con la finalidad de equiparar la carga laboral y lograr
mantener todas las actividades del área contable al día.
5. No se realiza cierres periódicos ya que la entidad no elabora Estados Financieros
mensuales, la información sigue siendo ingresada o modificada posteriormente
al mes que corresponde excepto la relacionada con impuestos (Anexo 1 CICT
Preg.13).
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
De acuerdo al principio de clasificación y contabilización los hechos
económicos deben ser clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada
para facilitar la verificación, las transacciones se registran oportunamente en el
periodo al que corresponden.
El personal responsable de entregar a contabilidad facturas, en ocasiones lo
realiza hasta quince días posteriores al mes correspondiente; existe acumulación
de información de meses anteriores que es ingresada en el transcurso del mes
actual.
Al no presentar Estados Financieros mensuales las facturas del mes anterior que
son recibidas antes de la declaración de impuestos son registradas en las cuentas
correspondientes, las que se reciben posteriormente son cargadas a gastos no
deducibles; el personal de contabilidad registra información de meses anteriores
especialmente ajustes por depreciación, prepagados o precobrados; o modifica
los registros al detectar errores existiendo diferencia entre los registros del
sistema y los documentos físicos.
Se recomienda realizar Estados Financieros mensuales, a fin de incluir toda la
información del mes oportunamente y conocer la situación económica de la
empresa mensualmente para toma de decisiones oportunas, los documentos
entregados posteriormente a la entrega de balances descontarlos al personal
responsable según el grado de responsabilidad con la autorización de la
administración, realizar cierre de periodos en el sistema contable para evitar
modificaciones posteriores a la entrega de balances, en el caso de encontrar
errores de periodos anteriores realizar ajustes o reclasificaciones en el periodo
actual.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
6. La entidad realiza análisis de cuentas únicamente cada seis meses previo a la
entrega de estados financieros semestrales (Anexo 1 CICT Preg.15).
La información financiera debe ser confiable y oportuna a fin de proveer
información sobre la posición financiera y resultados de las operaciones para la
toma de decisiones.
El contador es la persona responsable de realizar los estados financieros
semestralmente, realiza este análisis personalmente ya que esta actividad no ha
sido asignada a las funciones de sus asistentes por sobrecarga laboral.
Al realizar los estados financieros semestrales el contador detecta errores de
registro, cuentas duplicadas, saldos contrarios a la naturaleza de las cuentas, los
cuales son corregidos dentro de cada registro, no mediante ajustes o
reclasificaciones, ocasionando diferencias entre documentos físicos y la
información del sistema contable.
Se recomienda analizar las actividades del personal del área contable y
redistribuirlas o contratar una persona adicional para equiparar la carga laboral y
lograr cumplir con las actividades necesarias para presentar información
financiera oportuna, integra y confiable.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
CAJA CHICA
1. La entidad no posee instructivos por escrito, en archivos compartidos o en la
página web de la empresa donde se indique el manejo de la caja chica, las
instrucciones son impartidas al custodio verbalmente el momento de la entrega
de caja chica. (Anexo 1 CIEE Preg.1).
Las instrucciones para el manejo de caja chica deben detallarse en un manual
aprobado por la administración y ser entregado al responsable de caja chica para
la correcta custodia de estos fondos.
La entidad no ha visto la necesidad de elaborar un instructivo para el manejo de
caja chica ya que el gerente financiero indica verbalmente a su asistente las
instrucciones respectivas, revisa y aprueba la reposición.
No existe constancia que el responsable del manejo de caja chica recuerde todas
las instrucciones verbales recibidas o a su vez se hayan omitido algunas
instrucciones el momento de la entrega de los fondos, lo que ocasiona que
desembolsos no permitidos se realicen y posteriormente sean aprobados para
reposición ya que los fondos fueron entregados y no pueden ser recuperados o
establecer nivel de responsabilidad para el descuento respectivo.
Se recomienda elaborar un instructivo por escrito para el manejo de caja chica,
el cual debe ser aprobado por la administración, posteriormente mantenerlo en
medios magnéticos o en el intranet de la empresa; para que el custodio actual de
caja chica o en el caso de ser cambiado, el responsable de estos fondos siempre
tenga pleno
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
conocimiento del correcto manejo de la caja chica y el departamento contable
realice la reposición únicamente de los desembolsos permitidos y proceder al
descuento respectivo de los desembolsos no autorizados según el instructivo.
2. No se ha establecido un monto mínimo para solicitar reposición de caja chica, se
realiza en base al criterio del custodio (Anexo 1 CIEE Preg.5).
La reposición de caja chica debe realizarse de manera oportuna para evitar
insuficiencia de fondos.
La gerencia financiera ha dado la disposición a contabilidad que la emisión del
cheque para reposición de caja chica se emita el mismo día de entrega del detalle
de gastos, así evita la insuficiencia de fondos.
En ocasiones a pesar que el cheque para reponer caja chica fue emitido, existe
demora en la firma por parte de los funcionarios autorizados, generando
insuficiencia de fondos, en esta situación el gerente financiero solicita al gerente
general la firma urgente de este cheque.
Se recomienda establecer un monto mínimo en base a los movimientos para
solicitar reposición de caja chica equivalente al 70% del fondo, en el caso de
llegar a este límite en un tiempo menor al establecido considerar el incremento
de este fondo en base a las necesidades actuales.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
3. La entidad no ha establecido un monto máximo para desembolsos de caja chica,
se realiza por montos menores a consideración del custodio máximo USD
$20.00, por valores superiores solicita autorización al gerente financiero (Anexo
1 CIEE Preg.6).
Los fondos de caja chica o caja menor deben ser utilizados para satisfacer
desembolsos poco significativos que no justifiquen la emisión de cheques.
No existe un instructivo donde se establezca el monto máximo para desembolsos
de caja chica por lo que el custodio se ha visto obligado a fijar un monto a
criterio personal.
El fondo de caja chica es de USD $150.00, en ocasiones solicitan desembolsos
por valores equivalentes al 60% o superiores, los cuales ameritan emisión de
cheques y al no existir prohibición alguna el gerente financiero autoriza el
desembolso, ocasionando iliquidez del fondo y siendo contradictorios a la
naturaleza de la caja chica.
Se recomienda a la administración analizar hasta que monto no es significativo
un desembolso para la entidad y fijarlo como límite en el manual de caja chica,
los desembolsos solicitados que sobrepasen este monto deben seguir el proceso
de pago a proveedores.
4. No se encuentra establecida la prohibición del uso de estos fondos para cambio
de cheques(Anexo 1 CIEE Preg.7).
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
Los fondos de caja chica o caja menor deben ser utilizados para satisfacer
desembolsos poco significativos que no justifiquen la emisión de cheques.
Al no existir prohibiciones para el manejo de caja chica, el custodio no tiene
impedimento para cambiar cheques por efectivo del personal de la entidad por
montos que tenga disponible en caja chica y solicitar al mensajero el cambio del
respectivo cheque para reposición.
No se está acatando la naturaleza de caja chica y el custodio está haciendo mal
uso de los fondos entregados.
Se recomienda establecer restricciones para el destino de los fondos de caja
chica en el manual respectivo, entre las cuales se prohíba el mal uso de estos
fondos como es el cambio de cheques.
5. La administración no realiza arqueos periódicos para controlar el manejo
correcto de los fondos de caja chica (Anexo 1 CIEE Preg.9).
La administración debe realizar exámenes especiales en cualquier momento con
la finalidad de verificar la forma en que se está manejando este fondo y constatar
que los valores monetarios físicos en poder del custodio estén en la cantidad
exacta.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
La entidad no ha designado una persona encargada de ejercer este control y
tampoco es potestad del departamento de contabilidad ejercerlo, confiando que
el custodio de caja chica maneja en forma correcta estos fondos.
La administración no puede constatar que los fondos de caja chica se encuentran
en la cantidad exacta, al confiar en el manejo que el custodio da a estos fondos y
no realizar arqueos es posible que exista abuso de confianza para jinetear los
fondos.
Se recomienda a la administración dar la potestad al departamento de
contabilidad para realizar arqueos sorpresivos en forma frecuente para constatar
el correcto manejo de los fondos de caja chica, en el caso de encontrar
irregularidades reportarlas a la gerencia financiera y establecer
responsabilidades.
CAJA
6. La entidad no ha establecido monto máximo para la recepción de efectivo en
tesorería (Anexo 1 CIEE Preg.11).
Por medidas de seguridad se debe evitar mantener efectivo en custodia de
tesorería, fijando una cantidad máxima para recepción de efectivo.
La administración no considera necesario fijar un monto máximo para recibir
efectivo ya que las aseguradoras realizan los pagos mediante cheque o
transferencia.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
Por política de las aseguradoras se han establecido como forma de pago cheque
o transferencia, en el caso de facturar a personas naturales o jurídicas por un
concepto diferente existe la posibilidad que puedan realizarlo en efectivo por
cualquier monto ya que no existe restricción al respecto.
Establecer un monto máximo para la forma de pago efectivo o no aceptar cobros
en efectivo, con la finalidad de estar prevenidos en el caso que se requiera y
precautelar la seguridad de estos fondos y del personal encargado de su custodia.
7. Los pagos recibidos son registrados en el sistema contable a criterio del tesorero
por lo tanto no se entregan comprobantes de pago al momento de la recepción,
siendo respaldo la firma del tesorero en los documentos pertenecientes al
pagador. (Anexo 1 CIEE Preg.12 y 13)
Los ingresos recibidos deben ser depositados en forma intacta y contabilizados
diariamente, a fin de proveer información oportuna y confiable a la
administración para la toma de decisiones.
La persona responsable de tesorería está a cargo de depositar diariamente el
dinero recaudado en forma íntegra y registrar los ingresos respectivos del grupo
empresarial compuesto por Raúl Coka Barriga AAPS, CAI Raúl Coka Barriga,
Asistencia Total; por lo que en ocasiones para mantener actualizada la
información de una empresa se pospone el ingreso de información del resto de
empresas, adicionalmente desempeña otras funciones encomendadas a su cargo.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
Información no confiable, flujos diarios de recaudación y libro bancos
desactualizados en relación a las cuentas bancarias, toma de decisiones
inadecuadas, facturas cobradas y no dadas de baja en el sistema contable
ocasionando que se solicite el cobro de las mismas nuevamente.
Se recomienda analizar los movimientos de ingresos y constatar si amerita una
redistribución de funciones entre el personal del área contable para equiparar la
carga laboral, en caso de no requerirse este cambio debe realizarse un mayor
control a tesorería para exigir el cumplimiento de las responsabilidades
encomendadas.
8. La administración no solicita a tesorería se realicen cuadres de caja diarios y
sean revisados por un funcionario autorizado(Anexo 1 CIEE Preg.14).
Verificar que la totalidad de ingresos recibidos diariamente se registren en el
sistema y sean enviados a depositar en la cuenta bancaria respectiva.
La persona encargada de tesorería ha desempeñado su trabajo sin anomalías
hasta el momento, lo que ha generado confianza por parte de la administración
en el desempeño de sus funciones omitiendo esta revisión.
El confiar en el trabajo de la persona responsable de tesorería actual o futura y
omitir esta revisión, en ocasiones origina abuso de confianza por parte del
empleado, quién al no ser controlado posterga el cumplimiento de sus funciones
y ocupa el tiempo de trabajo en asuntos personales.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
Se recomienda asignar esta responsabilidad a una persona del departamento de
contabilidad, con finalidad de controlar que los ingresos percibidos sean
registrados y depositados en su totalidad oportunamente, de igual manera se
controla el cumplimiento del trabajo y en caso de existir disponibilidad de
tiempo asignar responsabilidades que se encuentren sobrecargadas a otra persona
de contabilidad equiparando la carga laboral.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
1. La entidad no ha designado un custodio para llevar el control de los
componentes que integran los activos fijos por lo tanto no se rota esta función.
(Anexo 1 CIAF Preg.1 y 17)
La entidad debe salvaguardar los elementos que integran el grupo de Propiedad,
Planta y Equipo garantizando la conducción ordenada de los mismos.
Al ser una empresa familiar con instalaciones medianas, cuyos socios
permanecen la mayoría del tiempo conjuntamente con el personal, no se ha
considerado necesario designar esta función, ya que la presencia de los socios y
el conocimiento de los bienes que poseen ayuda a mantener la conducción
ordenada de los mismos, adicionalmente el departamento de contabilidad
registran las adquisiciones y maneja un archivo independiente donde constan las
facturas de los bienes considerados activos fijos.
La entidad se encuentra en expansión, actualmente se han visto en la necesidad
de arrendar dos oficinas adicionales para organizar a su personal incrementando
la compra de activos fijos para adecuarlas y que entren en funcionamiento, los
socios se encuentran en las oficinas principales permaneciendo estas áreas fuera
de su control, siendo vulnerables a irregularidades por ausencia de controles.
Se recomienda a la entidad analizar las funciones del personal administrativo, de
existir tiempo ocioso y no exceder la carga laboral, reorganizar las funciones
incluyendo la custodia de Propiedad Planta y Equipo dentro de las
responsabilidades de esta área, a su vez solicitar una cotización a la empresa que
presta los servicios de contabilidad por este servicio adicional; la administración
debe realizar el análisis respectivo para seleccionar la mejor opción.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
2. La entidad no ha establecido mecanismos de identificación física de los activos
fijos que son de su propiedad. (Anexo 1 CIAF Preg.3)
La entidad debe salvaguardar los elementos que integran el grupo de Propiedad,
Planta y Equipo garantizando la conducción ordenada de los mismos.
La entidad no ha considerado como riesgo la ausencia de controles sobre el
manejo de activos fijos, hasta el momento no han surgido irregularidades de
importancia a consideración de la administración, adicionalmente la presencia de
los socios en las instalaciones conjuntamente con el personal es una medida que
previene el cometer irregularidades.
No existe facilidad para identificar los activos fijos, conocer su ubicación,
realizar verificación física e identificar persona responsable de su cuidado, los
activos fijos de fácil manipulación pueden ser sustraídos, cambiados, en el
momento de realizar inventarios físicos pueden ser movidos entre el personal
para ocultar pérdidas o averías.
Se recomienda implementar etiquetas con códigos para los bienes movibles,
designar responsable de su cuidado y contar con un registro por áreas de todos
los activos fijos bajo su a su cargo con las respectivas firmas de responsabilidad.
3. La entidad no realiza un análisis minucioso para la adquisición de activos fijos,
los únicos respaldos de compra son las proformas solicitadas y la aprobación del
Gerente. (Anexo 1 CIAF Preg.4)
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son los bienes elementales que requiere la entidad para prestar
sus servicios por tiempo superior a un año, su adquisición debe incluir análisis
de ofertas en precio, garantía, formas de pago, mantenimiento y otras variables
necesarias dependiendo del activo fijo.
La administración procura adquirir estos bienes al menor precio posible, de esta
manera considera que fue una buena adquisición y ahorró recursos monetarios.
Al no basar su análisis en variables diferentes al precio, la entidad corre el riesgo
de adquirir bienes que no sean de buena calidad y que el proveedor no se
responsabilice del perjuicio que esto ocasiona, teniendo que incurrir en
desembolsos adicionales para el funcionamiento óptimo de los mismos o en
ocasiones para sustituirlos.
Se recomienda a la entidad solicitar mínimo tres proformas y realizar cuadros
comparativos de estas ofertas que contengan como mínimo los siguientes
aspectos: precio, formas de pago, garantía, valor por servicio técnico, estimado
de vida útil, permisos o licencias, opinión del responsable de adquisiciones; y
otras condiciones importantes de acuerdo a la naturaleza de bien; presentar toda
esta documentación para la aprobación respectiva por parte de Gerencia.
4. Durante el ejercicio económico, la entidad no realiza inventarios físicos de los
activos fijos que posee. (Anexo 1 CIAF Preg.6)
La administración debe realizar inventarios físicos periódicos que permitan
comprobar la existencia de los activos fijos que constan en los registros
contables.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
La entidad no ha designado dentro de las funciones de su personal la custodia de
activos fijos, tampoco ha solicitado este servicio con la empresa de servicios
contables contratada, razón por la cual este control no ha sido implementado.
Al no realizar inventarios físicos, la administración no está en capacidad de
verificar que todos los activos fijos que constan en los registros contables
existan y permanezcan en la empresa, en el caso de existir pérdidas o bajas no
son registradas en contabilidad generando información desactualizada,
adicionalmente no se puede establecer grados de responsabilidad.
Se recomienda a la entidad realizar inventarios físicos semestralmente a fin de
mantener control sobre la existencia de sus activos fijos, con los resultados
obtenidos actualizar los registros contables a fin de presentar información
confiable, en el caso de pérdidas establecer responsables para la respectiva
sanción, generando de esta manera conciencia en el personal de la entidad de los
bienes a su cargo.
5. El departamento contable no concilia la información que mantiene en los
registros auxiliares de Propiedad Planta y Equipo, con la información de los
mayores contables e inspecciones físicas. (Anexo 1 CIAF Preg.7 y 12)
El objetivo de realizar una conciliación entre libros auxiliares, mayores
contables e inventarios físicos es asegurar en forma confiable que los activos
fijos existentes en la empresa son iguales a los registrados en el sistema de
contabilidad.
MHAF 4 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
La entidad no realiza inventarios físicos, adicionalmente los auxiliares son
utilizados netamente para realizar el cálculo y registro de depreciación
individual para totalizarla e incluirla en el sistema contable, no como una fuente
de comparación.
El departamento contable al no conciliar estas fuentes de información corre el
riesgo de no detectar omisiones de activos fijos en los registros auxiliares
derivando en estimaciones de depreciación no confiables, al no realizar
inspecciones físicas no está en la capacidad de asegurar que los valores por
activos fijos que constan en los estados financieros sean iguales a los existentes,
presentando información no confiable.
Se recomienda a la administración asignar la responsabilidad de realizar
inventarios físicos periódicos a su personal o solicitar este servicio adicional a la
empresa de servicios contables contratada. El departamento de contabilidad con
los resultados obtenidos debe cotejarlos con los registros auxiliares y los
mayores contables a fin de realizar los ajustes respectivos y presentar
información confiable en sus estados financieros.
6. La entidad no realiza un control de los activos totalmente depreciados que se
encuentran en uso. (Anexo 1 CIAF Preg.13)
Los activos fijos totalmente depreciados que al estar en condiciones óptimas
siguen siendo utilizados por la entidad para la prestación de servicios o
generación de bienes, deben ser controlados a pesar de su valor en libros sea
cero.
MHAF 5 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
La administración no mantiene control físico de los activos fijos que constan en
libros y se presentan en los estados financieros, menor importancia es otorgada a
los activos totalmente depreciados ya que su valor en libros contables es cero.
A nivel de estados financieros no tiene repercusión por su valor en libros, el
perjuicio radica en que al omitir controles sobre estos bienes que se encuentran
en condiciones óptimas y son utilizados por la entidad para su funcionamiento,
pueden suscitarse irregularidades como pérdida, robo o daño lo que implica
desembolsos económicos para su sustitución y continuación de operaciones.
Se recomienda a la entidad manejar un detalle de los activos fijos totalmente
depreciados por cada área con su respectivo responsable, adicionalmente realizar
inventarios físicos de estos bienes a fin de constatar su existencia, revalorizarlos
acatando lo estipulado en la NIC 16
7. La entidad no ha establecido procedimientos para realizar bajas de activos fijos.
(Anexo 1 CIAF Preg.14)
Todo movimiento de activos fijos debe realizarse bajo procedimientos que
garanticen la salvaguarda de estos activos, precisión e integridad de los registros
contables.
La entidad hasta el momento no ha realizado baja de activos fijos que mantengan
valor en libros, las bajas han suscitado en activos totalmente depreciados de los
cuales no se requiere control a consideración de la administración.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
En futuras situaciones que la entidad requiera dar de baja activos fijos por daño,
mal estado, venta o donación antes de cumplir su vida útil; no cuenta con
procedimientos que garanticen un adecuado tratamiento, las bajas pueden
realizarse sin constancia del estado del bien, sin autorización de la
administración, simplemente a criterio del personal a cargo, de esta manera no
existe sustento para los registros contables realizados.
Se recomienda a la entidad implementar procedimientos como: detalle de los
activos fijos inspeccionados que requieran ser dados de baja indicando el estado
del bien y área a la cual pertenecen, realizar actas con firmas del
responsabilidad, autorización de la administración para proceder y otros
adicionales a consideración de la administración, todos estos documentos
adjuntarlos a los registros contables como sustento.
8. La administración no solicita al personal, que notifique los movimientos
efectuados a los activos fijos bajo su cargo, por lo tanto no son registrados y
asignados a su nuevo responsable. (Anexo 1 CIAF Preg.15 y 16)
Establecer controles permite a la administración salvaguardar los activos, en este
caso la Propiedad, Planta y Equipo.
La entidad no lleva registro de los activos fijos entregados a su personal para el
cumplimiento de sus funciones, adicionalmente no existe una persona encargada
del manejo de activos fijos a quién notificar estos cambios, se aduce que en
instalaciones pequeñas los cambios son visibles y conocidos por la
administración.
MHAF 7 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
ACTIVOS FIJOS
No se establece responsabilidades para el cuidado de los activos fijos,
transcurrido un lapso de tiempo se desconoce la ubicación de los activos fijos y
tratamiento que se dio a los bienes sustituidos, siendo susceptibles a pérdidas o
robos.
Se recomienda a la entidad designar la custodia de Propiedad, Planta y Equipo a
una persona, incluir dentro de sus funciones el registro de activos fijos a cargo
del personal, registrar los movimientos como nueva ubicación y responsable a
cargo; a fin de salvaguardar estos activos.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
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ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
1. La base de datos de los clientes no es actualizada constantemente en el sistema
contable (Anexo 1 CICC Preg.2)
La entidad debe manejar información actualizada de sus clientes para realizar
gestiones de cobro de las cuentas por cobrar, las mismas que representan
derechos recuperables en efectivo para la entidad.
El departamento de contabilidad no es responsable de facturación y recuperación
de cartera, estos procesos no se realizan en el sistema contable sino
manualmente por el personal de la gerencia financiera quienes poseen la
información de los clientes.
El sistema contable no cuenta con información confiable en su módulo de
cartera, la información de clientes no es unificada se maneja por separado, los
cambios son de conocimiento exclusivo del personal que factura, en caso que
otro personal requiera comunicarse la información del módulo de cartera no va
a ser de ayuda, teniendo que recurrir a gerencia financiera para solicitarla,
alargando el tiempo de ejecución del trabajo.
Se recomienda a la entidad unificar la información de los clientes, facilitando el
acceso al personal de gerencia financiera con su respectiva clave y restricciones
al módulo de cartera, para que registre los cambios manteniendo esta base de
datos actualizada para beneficio de todos los usuarios que la requieran.
2. La administración no ha establecido plazos de vencimiento de pago a sus
clientes de acuerdo al monto facturado. (Anexo 1 CICC Preg.3)
MHCC 1 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
Para lograr una efectiva gestión de cobro, la administración debe establecer
límites de crédito, plazos de vencimiento y designar los funcionarios autorizados
para otorgarlos.
Al ser un bróker de seguros sus clientes son las aseguradoras proveedoras del
servicio, las cuales tienen como política pagar comisiones en plazo de 30 días,
por lo tanto no es necesario establecer límites de crédito y plazos.
La entidad garantiza el cobro de sus ventas en base a variables externas como las
políticas internas de sus clientes en este caso las aseguradoras, el hecho de que
hasta el momento sean empresas que manejan un flujo adecuado de pago a sus
bróker no garantiza que a futuro no puedan cambiarlas y dar prioridad a las
empresas que establezcan plazos de pago y realicen gestión de cobranzas,
postergando los desembolsos a aquellas que no la realizan hasta que soliciten el
pago respectivo, generando a la entidad una recuperación tardía de su
facturación e iliquidez.
Se recomienda a la entidad analizar sus montos de facturación de ser necesario
establecer plazos superiores a 30 días, incluir en su facturación fechas de
vencimiento y organizar el cobro de su cartera en base a esta información.
3. La entidad no genera reportes auxiliares individuales por cada cliente,
adicionalmente esta información no es conciliada periódicamente con los
mayores contables. (Anexo 1 CICC Preg.6 y 7)
Estos procedimientos son necesarios para garantizar la precisión e integridad de
los registros contables, así como prevenir, detectar fraude y errores.
MHCC 2 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
La administración maneja un sistema contable adquirido a la empresa de
servicios contables contratada, el cual posee un módulo de cartera donde se
ingresa manualmente la facturación, de requerir información de los clientes se
revisa en el sistema, por esta situación el departamento de contabilidad no
considera necesario generar reportes auxiliares mensuales y cotejar la
información de este módulo con los mayores contables.
Al no realizar este proceso la información presentada en estados financieros
puede contener errores ya que no se comprueba precisión de saldos, de igual
manera en el módulo de cartera puede existir error de registro en abono de pagos
los mismos que no son detectados oportunamente ya que no se genera y envía
estados de cuenta a clientes.
Se recomienda a la entidad exigir al departamento de contabilidad la revisión
periódica de auxiliares contra los registros de mayores, para detectar errores y
corregirlos oportunamente, realizar ajustes y reclasificaciones necesarias a fin de
depurar el módulo de cartera y que la información que consta en el sistema sea
precisa y confiable.
4. La administración no ha establecido políticas para identificar las cuentas de
cobro dudoso y los respectivos procedimientos para su manejo, el valor de este
rubro no cuenta con la aprobación de un funcionario autorizado por la
administración. (Anexo 1 CICC Preg.8 y 9)
MHCC 3 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
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ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
La estimación para el castigo de cuentas incobrables se realiza en base a un
análisis previo de antigüedad de cartera y gestiones fallidas en la recuperación
de saldos vencidos y respectiva autorización de la administración.
La entidad se preocupa por recuperar la facturación de mayor valor logrando
cubrir sus obligaciones con terceros además cuenta con la seguridad que las
aseguradora cumplen con sus pagos de comisiones, por tal motivo no realiza
gestiones de cobro a cuentas menores, estas son abonadas por cuenta de los
clientes; adicionalmente no requieren información y autorización para
provisionar incobrables se calcula el 1% establecido en la Ley de Régimen
Tributario Interno
La entidad mantiene cuentas antiguas en sus registros ya que no se ha realizado
gestiones para recuperarlas y en la actualidad ya son de dudosa recuperación,
generando pérdidas para la entidad, la estimación de incobrables no se realiza en
base a información real que permita analizar la recuperación de su cartera e
implementar procesos para gestiones eficientes de cobranza, simplemente es un
dato calculado para incluir en estados financieros.
Se recomienda a la administración realizar gestión de cobranza en base a
reportes de antigüedad de cuentas mensualmente, analizar recuperación de
saldos vencidos, reportar a la administración las cuentas que no son abonadas
para realizar procedimientos adicionales que permitan su recuperación y en caso
de no lograrlo su autorización para ser consideradas incobrables, calcular una
estimación real de las cuentas incobrables en base a esta información y
presentarla en los estados financieros, realizando la respectiva conciliación para
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
efectos tributarios a fin de proporcionar información confiable para la toma de
decisiones.
5. La entidad no ha implementado requisitos para dar de baja cuentas por cobrar de
acuerdo al monto como:
a. Autorización de la administración(Anexo 1 CICC Preg.10)
b. Gestiones de cobro agotadas (escrito de abogado)(Anexo 1 CICC Preg.11)
c. Incobrables mínimo 5 años en contabilidad(Anexo 1 CICC Preg.12)
d. Trascurrido más de 5 años después del vencimiento(Anexo 1 CICC Preg.13)
e. Quiebra o insolvencia del deudor(Anexo 1 CICC Preg.14)
f. Haber prescrito la acción de cobro(Anexo 1 CICC Preg.15)
La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realiza con cargo a la
provisión, para considerar deducible el gasto generado cuando la provisión es
insuficiente debe cumplir con una de las condiciones establecidas en el artículo
10 literal 11 de la Ley de Régimen Tributario Interno.
El departamento financiero no realiza control de cuentas por cobrar antiguas por
tal motivo la administración no ha designado a un funcionario para autorizar la
baja de las mismas hasta el monto provisionado ni ha implementado
procedimientos adicionales para castigar cuentas incobrables superiores.
Los registros contables contienen cuentas por cobrar que no serán recuperadas,
se encuentran desactualizados, no proporcionan información real y confiable
necesaria para la toma de decisiones o a su vez al no existir requisitos para dar
de baja estas cuentas puede realizarse sin análisis previo ni justificativos y ser un
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
gasto no deducible para la empresa evidenciando una gestión no adecuada por
parte de la gerencia financiera en el tratamiento de este rubro.
Se recomienda a la administración mejorar su gestión con respecto a las cuentas
por cobrar, implementando procedimientos que permitan su recuperación hasta
agotar los recursos, de igual manera establecer requisitos como autorizaciones y
procedimientos aceptados por los órganos de control para el castigo de estas
cuentas evitando generar pérdida para la entidad.
6. La entidad no ha establecido plazos para la entrega de justificativos por anticipos
de viaje otorgados. (Anexo 1 CICC Preg.18)
Los gastos de viaje y estadía son gastos deducibles para la entidad de acuerdo al
artículo 10 literal 6 de la Ley de Régimen Tributario Interno, deben ser
registrados oportunamente para el cálculo mensual de impuestos.
Los empleados no tienen conocimiento de la importancia de entregar estos
justificativos de viaje dentro del periodo contable, son entregados a contabilidad
a su criterio, la administración no toma acciones sobre el perjuicio que estos
retrasos ocasionan en el cálculo de sus impuestos.
Por la entrega posterior a la presentación de impuestos la mayoría de gastos de
viaje y estadía no son tomados en cuenta para su cálculo siendo cargados a
gastos no deducibles lo que representa pérdida para le empresa.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
Se recomienda a la entidad fijar como máximo 3 días de plazo a partir del
retorno del empleado para la entrega de esta documentación, en caso de
encontrarse a fin de mes y seguir de viaje, solicitar al empleado escanear todos
los documentos del mes que termina y enviarlos a la gerencia financiera para la
elaboración de liquidaciones de compra de bienes y servicios por rembolso de
gastos, siendo de esta manera incluidos en el cálculo mensual de impuestos, en
caso de no acatar esta disposición establecer responsabilidades y cargarlas a la
cuenta de empleados.
7. Los fondos de viaje no utilizados por los empleados no son depositados en la
tesorería de la entidad. (Anexo 1 CICC Preg.20)
Los fondos no utilizados deben ser reintegrados a la entidad conjuntamente con
la presentación de los justificativos.
La entidad no solicita devoluciones de valores sobrantes por anticipos
entregados ya que en contabilidad se registra estos desembolsos a la cuenta de
empleados, con la entrega de los justificativos se abona quedando registrado los
faltantes para ser descontados en rol de pagos.
Se logra recuperar la totalidad de fondos entregados, sin embargo la naturaleza
de esta transacción no son préstamos otorgados a empleados, esta situación ha
generado que en la elaboración de roles de pago se descuente al personal los
valores entregados como anticipos de viaje previo a la justificación, quedando
saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, los cuales son detectados por
solicitud del empleado perjudicado o en la elaboración del rol de pagos del
MHCC 7 de 8
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR COBRAR
siguiente mes, para su corregir esta situación se rembolsa los valores al
empleado perjudicado.
Se recomienda a la entidad añadir en su plan de cuentas los anticipos de viáticos
por empleado para registrar estos desembolsos, abonar esta cuenta con los
justificativos entregados, solicitar a los empleados depositen los sobrantes en
tesorería para tener constancia del reintegro de valores, el departamento de
contabilidad debe revisar mensualmente estas cuentas y en caso de no estar
liquidadas cargar los saldos a la cuenta de empleados para su recuperación.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
VENTAS
1. El cálculo de comisión que se factura a las aseguradoras no es generado por el
sistema propio de la entidad, adicionalmente no se constata contratos o convenios
firmados(Anexo 1 CIVT Preg.3 y 5)
Toda entidad debe generar su facturación en base a las ventas realizadas de los
productos o servicios entregados a sus clientes de acuerdo a las condiciones
establecidas a cambio de promesas de pago equivalentes a dinero que garanticen
la precisión e integridad de registros.
La entidad no cuenta con un sistema informático que le permita determinar el
valor de comisión a facturar a las aseguradoras por concepto de primas vendidas,
por la tanto se realiza manualmente en base a las preliquidaciones emitidas por las
aseguradoras, las mismas que son revisadas por el gerente financiero quien conoce
los porcentajes de comisión convenidos.
La entidad se basa en información externa, no está en la capacidad de comprobar
la confiabilidad de esta información debido a que desconoce el valor a facturar,
esta información puede omitir clientes por errores de asignación de bróker a las
cuentas aseguradas, generando una facturación menor a la correcta,
adicionalmente pueden surgir cambios en los porcentajes de comisión no
notificados a la gerencia financiera pero que constan en los convenios físicos.
MHVT 1 de 2
200
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
VENTAS
Se recomienda a la entidad analizar la opción de adecuar el sistema informático de
seguros actual o cotizar un sistema nuevo, de manera que la entidad registre las
primas vendidas con cada aseguradora y el porcentaje de comisión sea
parametrizado en base a los convenios firmados incluyendo fecha de vencimiento
de los mismos para ingresar los nuevos porcentajes en caso de existir cambios,
generando preliquidaciones propias y comparadas con las emitidas por las
aseguradoras; en el caso de encontrar diferencias internas corregirlas o al ser
externas solicitar su rectificación a la aseguradora logrando generar una
facturación precisa, íntegra y confiable.
2. Las copias de las facturas que permanecen en los archivos de la entidad no se
realizan en papel químico o papel copia, existiendo diferencias entre el documento
original y sus duplicados. (Anexo 1 CIVT Preg.7)
Las comprobantes deben ser reimpresos y prenumerados, la información que
consta en los duplicados debe ser fiel copia de las facturas originales a fin de
garantizar la precisión e integridad de los registros.
Las 2 copias de las facturas son elaboradas en papel bond, original y copias son
impresas individualmente por la asistente de gerencia financiera responsable de
este proceso.
Un proceso manual está expuesto a errores humanos generando información no
confiable en los registros contables y cálculo de impuestos, se ha comprobado que
datos de clientes, detalle y valores reflejados en la copia no son iguales a la
información de la factura original, siendo detectado el momento de registro del
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201
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
VENTAS
pago al no coincidir con la información del sistema, realizando las averiguaciones
con el cliente se constata que la información que consta en las copias corresponde
a otro número de factura.
Se recomienda a la administración elaborar los comprobantes de venta con copias
en papel químico para imprimir simultáneamente la factura original y sus copias,
firma de responsabilidad de la persona encargada de la revisión, reduciendo la
probabilidad de no detectar oportunamente los errores humanos, manteniendo la
precisión e integridad de los registros contables y evitando la generación de
declaraciones sustitutivas lo cual ocasiona pérdidas para la empresa.
MHVT 3 de 3
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
1. La entidad no cuenta con una base de datos donde consten los proveedores
autorizados es decir aquellos que cumplen con requerimientos establecidos por
la administración. (Anexo 1 CICP Preg.1)
La administración debe manejar un detalle de proveedores donde conste
información general como direcciones, contactos, servicios y/o bienes que
ofrece, descuentos a ser otorgados, condiciones y plazos de pago; estos registros
deben ser actualizados constantemente para que las adquisiciones sean en base a
las mejores ofertas.
La administración no maneja proveedores autorizados para realizar las
adquisiciones, ya que el gerente aprueba la mejor oferta, puede ser de
proveedores recurrentes de bienes y servicios cuya información consta en el
sistema contable o de nuevos proveedores a quienes se solicitó cotizaciones.
En cierta manera la administración cuenta con proveedores autorizados, sin
embargo no se encuentran registrados en una base de datos que pertenezca a la
persona encargada de adquisiciones, generando demoras en el proceso
especialmente en adquisiciones no frecuentes ya que debe recurrir al
departamento de contabilidad a solicitar información del proveedor la misma
que no es entregada inmediatamente, en ocasiones se debe recurrir a los
documentos físicos, complicando el trabajo de las personas involucradas,
generando desabastecimiento además de no realizar análisis de ofertas se solicita
al mismo proveedor.
MHCP 1 de 7
203
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
Se recomienda a la administración designar dentro de las funciones de la persona
encargada de adquisiciones el registro de la información de los proveedores en
una base de datos ya sea en un sistema informático o en un archivo de Excel con
las respectivas restricciones de acceso a personal no autorizado y mantenerlos
actualizados, utilizar esta base para solicitar proformas a más de dos
proveedores, entregar esta documentación a la gerencia para la autorización
respectiva, fijar tiempo límite para realizar estos procesos a fin de evitar
desabastecimiento.
2. El departamento de contabilidad no realiza un registro auxiliar en el cual detalle
los anticipos entregados a proveedores, esta información no es revisada previo la
emisión de cheque. (Anexo CICP Preg.4 y 13)
Los anticipos realizados a proveedores deben ser autorizados por la
administración y controlados por el departamento contable para evitar duplicidad
de pago a la entrega final del bien o servicio.
Contabilidad no lleva este registro auxiliar ya que el sistema contable permite en
su módulo de proveedores seleccionar la opción pago o anticipo vinculando a las
respectivas cuentas, posteriormente para generar el pago el sistema muestra los
registros autorizados y los anticipos entregados en orden alfabético de manera
que la persona encargada debe seleccionarlos para emitir el pago descontando el
anticipo otorgado, posteriormente se revisa que el cheque y comprobante este
emitido correctamente, confiando en la memoria del asistente encargado de
emisión de cheques y del asistente encargado de la revisión, argumentando que
los anticipos se realizan generalmente a los mismos proveedores.
MHCP 2 de 7
204
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
El sistema contable brinda facilidades a sus usuarios para mantener control de
estas cuentas, sin embargo se cometen errores como duplicar pagos a
proveedores por omitir la selección del anticipo, en ocasiones estos errores son
detectados al momento de la revisión gracias a la memoria del encargado de este
proceso o al ser notificado por el proveedor, en otros casos son pasados por alto
lo que representa pérdida para la entidad, adicionalmente este módulo no provee
información confiable ya que constan anticipos antiguos que ya fueron
descontados.
Se recomienda al departamento de contabilidad llevar un registro auxiliar de los
anticipos entregados siendo responsabilidad del encargado de la revisión
verificar el pago con este registro, logrando detectar oportunamente anticipos no
descontados y corregirlos, adicionalmente conciliar este auxiliar con los mayores
contables para comprobar veracidad e integridad de saldos, adjuntar este proceso
como respaldo de la información de estados financieros.
3. La entidad únicamente constata la exactitud aritmética de los cálculos de IVA y
total en sus facturas. (Anexo 1 CICP Preg.7)
Verificar la integridad, existencia y exactitud de los documentos respaldo de
transacciones, en este caso de servicios o bienes recibidos por la entidad, para su
adecuado registro y pago posterior.
Las facturas son entregadas en recepción, posteriormente a gerencia financiera y
finalmente a contabilidad, la persona encargada de este proceso desempeña
funciones adicionales, para cumplir con todas sus responsabilidades realiza una
MHCP 3 de 7
205
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
revisión de datos del cliente y caducidad de documento, al momento de
contabilizar el documento el sistema calcula automáticamente estos rubros de
ser correctos se guarda el registro, caso contrario se elimina y se devuelve el
comprobante de venta al proveedor para la corrección respectiva.
Al realizar una revisión parcial el encargado no está en la capacidad de detectar
la exactitud aritmética del detalle de bienes o servicios adquiridos,
adicionalmente no existe constancia de una revisión previa realizada por el
solicitante, de esta manera se ha procesado pagos por valores superiores o
inferiores basados en documentos no exactos, ocasionando que los registros
contables no sean confiables en su totalidad.
Se recomienda a la entidad implementar esta revisión en el proceso de pago a
proveedores, revaluando las funciones asignadas al personal de contabilidad a
fin de equiparar el trabajo y cumplir con los controles necesarios para proveer
información exacta, confiable e integra.
4. La administración ha omitido prenumerar los formatos preimpresos de
comprobantes de egreso con cheque incorporado. (Anexo 1 CICP Preg.11)
Implementar mecanismos que permitan a la administración prevenir y detectar
fraudes y errores, lograr la integridad y precisión de los registros contables a fin
de precautelar la salvaguarda de activos.
Por sugerencia del departamento contable se omitió prenumerar los
comprobantes de egreso ya que se manejan formatos diferentes para pagos sin
cheque y pagos con cheque, adicionalmente se acotó que el número de egreso no
coincidía con el número de cheque incorporado a ese egreso.
MHCP 4 de 7
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
Al omitir este control, el personal que tiene acceso a los documentos físicos, así
como al sistema contable está en condiciones de manipular la información a
conveniencia personal o sustraerse documentos generando perjuicio económico
a la entidad en caso de no detectarlo oportunamente, adicionalmente no se puede
precautelar y confiar en la integridad de esta documentación ya que al ingresar
manualmente la numeración está sujeta a contener mayor número de errores
humanos, como duplicidad de números de egreso con información diferente, la
secuencia de utilización de cheques no es cumplida ya que el personal por
descuido toma cualquier cheque y numera al egreso con el número que continúa
sin la verificación previa.
Se recomienda a la entidad elaborar comprobantes de registro preimpresos y
prenumerados, en este caso enviar nuevamente a la imprenta el stock de
comprobantes de egreso para imprimir la numeración en secuencia con los
comprobantes ya utilizados, a fin de lograr controlar la manipulación y
consecutivo de los mismos, garantizando la integridad y confiabilidad de estos
registros contables.
5. El departamento de contabilidad no realiza una revisión final de la integridad de
los pagos efectuados (comprobantes de egreso) y sus respectivos respaldos,
previo a ser archivados en orden secuencial. (Anexo 1 CICP Preg.18)
El departamento de contabilidad es el encargado de velar por la integridad física
de los documentos respaldo de las transacciones que efectúa la entidad.
MHCP 5 de 7
207
MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
Debido a que esta actividad requiere tiempo adicional, el cual no está
contemplado dentro de las funciones de los asistentes por la carga laboral
existente, el departamento de contabilidad ha optado por designar la
responsabilidad del archivo a un solo asistente omitiendo este control,
simplemente se ordena la documentación y archiva, cada fin de mes se realiza un
control secuencial de comprobantes en los cuales se constata que los documentos
anulados en el sistema se encuentren anulados físicamente.
Se presentan inconvenientes cuando los administradores solicitan los respaldos
de un gasto efectuado y en el archivo de contabilidad no se encuentre este
desembolso, o a su vez no contiene todos los respaldos entregados inicialmente,
además de no tener conocimiento sobre una solicitud anterior que no ha sido
devuelta, o se extraviaron y no fueron archivados.
Se recomienda al departamento de contabilidad evaluar las funciones de su
personal, distribuirlas equitativamente y en caso de ser necesario solicitar la
contratación de una persona adicional para cumplir con todas las
responsabilidades de esta área, una persona debe controlar las solicitudes de
documentación y las respectivas devoluciones, este control ayudará a mantener
integro el archivo y en el caso de auditorías facilita cumplir con todos los
requerimientos de información y evitar observaciones.
6. El departamento de contabilidad no genera reportes auxiliares individuales de
proveedores por pagar, adicionalmente esta información no es conciliada
periódicamente con los mayores contables. (Anexo 1 CICP Preg.19)
MHCP 6 de 7
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
CUENTAS POR PAGAR
Conciliar mayores contables con reportes auxiliares son procedimientos
necesarios para garantizar la precisión e integridad de los registros contables, así
como prevenir, detectar y corregir oportunamente irregularidades.
El sistema contable que maneja la entidad posee un módulo de proveedores
donde se contabiliza las facturas recibidas, posteriormente las facturas aprobadas
por gerencia son autorizadas en el sistema para la emisión de cheque, por esta
razón el departamento de contabilidad no considera necesario generar reportes
auxiliares mensuales y cotejar la información de este módulo con los mayores
contables.
Al no realizar este proceso la información presentada en estados financieros
puede contener errores significativos, ocasionados por no constatar la precisión
de saldos con los reportes de valores adeudados a cada proveedor, cuya
sumatoria debe coincidir con el saldo de los mayores contables, adicionalmente
se pudo constatar que el módulo contiene pagos pendientes de años anteriores
los mismos que ya fueron cancelados, generando información no confiable.
Se recomienda a la entidad exigir al departamento de contabilidad un detalle de
los valores adeudados a cada proveedor, el mismo que debe ser revisado
periódicamente contra los mayores contables, para detectar errores y corregirlos
oportunamente, realizar los ajustes y reclasificaciones necesarias a fin de depurar
el módulo de proveedores, de manera que la información que consta en el
sistema sea precisa y confiable.
MHCP 7 de 7
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
IMPUESTOS
1. El acceso a los archivos donde se almacena la información concerniente a
impuestos conjuntamente con sus respaldos no se encuentra limitado a personal
fuera del área contable financiera. (Anexo 1 CIIM Preg.11)
Los procedimientos de control incluyen limitar el acceso físico a registros, a los
cuales pueden acceder personal autorizado responsable de la custodia y manejo
de los mismos.
Los modulares para archivo son compartidos por todas las áreas que conforman
la entidad, contabilidad tiene asignado un espacio en cada modular, el cual no es
fijo y en ocasiones reducido por disposición de la administración para designarlo
a otra área, el personal responsable de la custodia se encuentra disperso y
apartado de la ubicación de archivos.
Esta situación imposibilita al personal de contabilidad ejercer control sobre el
acceso a personal no autorizado a esta documentación confidencial y de suma
importancia para la empresa encontrándose al alcance de todo el personal que
accede a archivos, en ocasiones se ha extraviado los respaldos de cálculo de
impuestos, algunas carpetas han sido ubicadas en el espacio de archivo de otras
áreas o bajo los escritorios de personal no perteneciente a contabilidad,
dificultando la ubicación oportuna de los mismos.
Se recomienda designar espacio físico de uso exclusivo para contabilidad en los
modulares de archivo, el cual debe contar con las seguridades necesarias como
candados o seguros en las puertas, entregar las llaves originales al personal
encargado de la custodia y los duplicados a la administración.
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DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
ROLES DE PAGO
1. La entidad no cuenta con un sistema informático para la administración de
nómina. (Anexo 1 CINO Preg.1)
Contar con procedimientos que permitan realizar las operaciones con eficacia y
eficiencia, además de lograr precisión e integridad de los registros contables y la
oportuna preparación de información financiera confiable.
El manejo de nómina no fue contratado a la empresa de servicios contables, se
encuentra a cargo de la administración, el responsable esta función maneja la
elaboración de roles de pago con sus respectivos anexos en archivos de Excel.
El tiempo de elaboración de nómina es excesivo, en ocasiones los registros
contienen errores de cálculo en los rubros de ingresos, deducciones y líquido a
pagar, los cuales son detectados posteriormente a la acreditación en las cuentas
bancarias del personal, por el contabilidad al registrar esta información en el
sistema contable, las correcciones son realizadas en el rol de pagos del siguiente
mes; adicionalmente se ha encontrado variación entre los roles de pagos y las
planillas de aportes de IESS, teniendo que realizar ajustes posteriores lo que
genera el cobro de multas.
Se recomienda a la entidad automatizar este proceso, analizando las opciones de
adquirir la licencia a la empresa de servicios contables para utilizar el módulo de
nómina del actual sistema contable, o buscar otras opciones de sistemas
informáticos para el manejo de nómina, de manera que se simplifique la
generación de roles de pago garantizando la precisión y exactitud de los
registros, reduciendo tiempo de operación y el pago innecesario de multas.
MHNO 1 de 7
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DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
2. Los préstamos y anticipos otorgados a los funcionarios y empleados no son
registrados oportunamente. (Anexo 1 CINO Preg.7)
La administración debe procurar en cuanto sea posible la oportuna preparación
de información financiera confiable.
No se ha establecido una fecha de corte para la entrega del detalle de préstamos
o anticipos entregados, o a su vez este reporte es entregado oportunamente pero
el responsable no cuenta con el tiempo suficiente para ingresarlo en su totalidad,
estas situaciones surgen a raíz del despido de la persona encargada recursos
humanos asumiendo esta responsabilidad el Gerente de Operaciones.
Por estos inconvenientes no se registra en roles de pago todos los anticipos y
préstamos entregados que deben ser descontados en el mes, adicionalmente en
ocasiones los valores descontados son erróneos ya que por la escasez de tiempo
no se realiza comprobaciones de exactitud de los descuentos, debiendo descontar
o reintegrar los valores a los empleados el próximo mes a criterio de la persona
que elabora roles de pago.
Se recomienda a la administración evaluar la necesidad de llenar la vacante de
recursos humanos o a su vez redistribuir las funciones del jefe de operaciones a
fin de lograr registrar oportunamente la información de roles de pago, de igual
manera fijar una fecha de corte de los préstamos o anticipos que van a ser
descontados en el mes, exigiendo a contabilidad se entregue este reporte en la
fecha acordada, adicionalmente constatar la exactitud de registro con el valor
total de préstamos o anticipos con la finalidad de realizar las correcciones
oportunamente sin perjudicar al empleado y a la empresa.
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DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
3. Las inclusiones de nómina y variaciones de sueldo no son informadas mediante
una autorización formal del funcionario autorizado como respaldo de la
modificación de nómina. (Anexo 1 CINO Preg.8)
La administración debe adoptar procedimientos para garantizar la conducción
ordenada del negocio y adhesión a las políticas establecidas.
La entidad informa al encargado de nómina estas modificaciones por medio de
un mail de gerencia el cual a consideración de la administración es respaldo
suficiente, ya que le parece innecesario añadir formalismos a este proceso, se
aduce que al ser una empresa pequeña el gerente financiero tiene conocimiento
de estas indicaciones
Las carpetas de personal no cuentan con información suficiente emitida por la
administración indicando cargo a ser ocupado, sueldo, fecha de ingreso, los mail
emitidos para indicar estas modificaciones permanecen en el correo electrónico
del encargado de nómina y no se adjuntan como respaldo de rol de pagos ya que
no son exigidos al momento de la revisión, no detectando errores como omisión
del personal nuevo en la nómina teniendo que realizar liquidaciones de compra
para pagar al empleado el sueldo correspondiente o el valor ingresado es
diferente al autorizado por la administración.
Se recomienda a la administración realizar un formato que contenga datos
personales del empleado, fecha de ingreso según contrato, cargo a ser ocupado,
sueldo autorizado, firma de aprobación e información adicional que requiera la
entidad, esta ficha adjuntarla a las carpetas personales de cada empleado, de
ocurrir modificaciones
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
posteriores ingresar nuevamente la información a fin de llevar un registro
histórico, adicionalmente adjuntar este documento como respaldo de rol de
pagos en el mes que ocurre el cambio de nómina a fin de comprobar la precisión
de registros.
4. La administración no posee roles de pago individuales firmados por los
empleados como respaldo de las remuneraciones canceladas. (Anexo 1 CINO
Preg.10)
Todo registro contable debe estar sustentado, en el caso de nómina
adicionalmente a los respaldos para la elaboración del rol de pagos, cada
empleado debe firmar su rol como constancia de recepción del pago y entregarlo
a la administración.
El pago de nómina se realiza mediante transferencia bancaria a la cuenta de cada
empleado, a consideración de la administración el reporte de transferencias
realizadas es constancia suficiente del pago realizado, el cual se adjunta al
registro contable respectivo.
Se disminuye la posibilidad de detectar errores en elaboración de roles de pago
ya que los empleados no pueden verificar las compensaciones y descuentos
efectuados, en ocasiones se ha descontado a un empleado valores pertenecientes
a otro empleado, errores en la asignación de comisiones; situaciones que son
corregidas solo cuando el empleado realiza cálculos propios y reclama, caso
contrario no son rectificadas. A futuro pueden presentarse casos en los cuales
ciertos empleados acudan a organismos de control del ámbito laboral y aduzcan
supuestos como: descuentos desconocidos efectuados a sus remuneraciones,
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DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
negación por parte de la administración para entregar los roles de pago a los
empleados, reiterada no conformidad por los valores acreditados, situaciones
que generarían malestar dentro de la entidad, tiempo adicional para acudir a los
organismos y justificar las acusaciones, incurrir en gastos legales en caso de
demandas.
Se recomienda al encargado de nómina imprimir duplicados de los roles de
pago, entregar a los empleados el original y copia para las verificaciones
respectivas, solicitar a los empleados firmar el duplicado garantizando de esta
manera la aceptación y conformidad con el pago efectuado, de existir
discrepancias verificar en los respaldos conjuntamente con el afectado, de ser
necesario realizar las correcciones respectivas, adicionalmente manejar un
archivo de roles de pago por cada empleado donde se almacene los roles de pago
mensuales, los cuales servirán de respaldo en el caso de enfrentar litigios
posteriores.
VACACIONES
5. Recursos humanos no exige a cada área y división de servicios elaborar un
cronograma de vacaciones de su personal, de igual manera existe falencias en la
coordinación de un remplazo para el puesto solicitante. (Anexo 1 CINO
Preg.11 y 16)
Con la finalidad de asegurar la conducción ordenada y eficiente del negocio, la
administración debe procurar distribuir durante el año las vacaciones de su
personal evitando desequilibrios que afecten el curso normal de las operaciones.
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MATRIZ DE HALLAZGOS
DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
Actualmente cada empleado solicita vacaciones cuando desea tomarlas a su jefe
directo, de ser aprobadas se envía al encargado de recursos humanos para el
registro respectivo, la administración confía en el análisis previo y coordinación
que realiza cada jefe de área o división de servicio al momento de otorgar
vacaciones., la entidad no contrata personal adicional como remplazo se realiza
internamente entre los integrantes del área o división de servicio.
Ciertas ocasiones el jefe directo de las áreas o divisiones de servicio aprueba
vacaciones a más de uno de sus colaboradores en las mismas fechas,
ocasionando remplazos inesperados sin coordinación además de generar trabajo
adicional excesivo para los colaboradores que remplazan estos cargo, el cual no
puede ser cumplido en su totalidad presentando deficiencias de servicio al
cliente, acumulación de trabajo que no puede ser despachado, quejas por parte
de los clientes por mal servicio en la atención de sus requerimientos, factores
que perjudican al prestigio de la entidad.
Se recomienda al encargado de recursos humanos exigir a las áreas y divisiones
de servicios el cronograma de vacaciones del personal a su cargo, negando la
posibilidad de otorgar vacaciones a más de uno de los colaboradores en las
mismas fechas. A los jefes de área distribuir entre sus colaboradores el trabajo
del cargo vacante, informar a los clientes las personas a cargo para atender sus
requerimientos, logrando de esta manera equiparar el trabajo y cumplir con el
curso normal de las actividades a fin de no generar malestar entre los clientes y
colaboradores.
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DEPARTAMENTO: FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
ÁREA: CONTABLE
NOMINA - VACACIONES
1. La administración no permite a los empleados acumular vacaciones que no han
podido ser gozadas. (Anexo 1 CINO Preg.15)
El trabajador tiene derecho a 15 días de vacaciones por año trabajado, los que
laboren más de 5 años para la misma empresa tienen derecho a 1 día adicional
por año, en caso de no tomar vacaciones, las mismas podrán acumularse hasta
por 3 años, las vacaciones no gozadas pueden ser pagadas.
La administración tiene como política otorgar los 15 días de vacaciones
seguidos, de tener días pendientes de otros años o días adicionales por laborar
más de 5 años no podrá tomarse más de 15 días, el pago por las vacaciones no
gozadas se realiza únicamente por solicitud del empleado.
En registros de recursos humanos constan los días acumulados por vacaciones
que mantienen ciertos empleados que no estuvieron en la posibilidad de tomar su
periodo completo de vacaciones, recursos humanos no gestiona el pago a cada
empleado afectado, únicamente lo realiza si el empleado lo solicita,
perjudicando a los empleados que no tienen conocimiento de sus derechos
evidenciando un manejo inadecuado de personal.
Se recomienda a la administración establecer como política el pago de las
vacaciones no gozadas sin necesidad de que el empleado lo solicite, incluir en
las fichas personales de cada empleado las vacaciones tomadas por año, el
cálculo de las vacaciones no gozadas con el respectivo comprobante de pago,
estos documentos sirven de respaldo a la administración en caso de inspecciones
de organismos de control del ámbito laboral y de presentarse litigios.
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3.3. Sistema propuesto de control interno para el área administrativa-
financiera-contable
A continuación se expone la propuesta de control interno para el área administrativa-
financiera-contable de la empresa Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., la cual tiene
como punto de partida los resultados obtenidos en la evaluación de control interno
realizada a la entidad y se establece en base a los componentes de control interno
planteados en el informe COSO (COMMITTEE OFSPONSORING
ORGANIZATIONS).
3.3.1. Ambiente de control
Este componente marca la pauta para el funcionamiento de la organización e influye
en la percepción de los empleados con respecto al control ejercido por la entidad, por
tal motivo se requiere de un ambiente de disciplina y estructuras que permitan a las
personas desarrollar sus actividades y controles.
Se propone a Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., implementar lo siguiente:
3.3.1.1 Integridad y valores éticos
3.3.1.1.1 Código de ética
La entidad debe desarrollar un código de ética y socializado en reuniones con el
personal, de igual manera publicarlo en medios impresos, página web de la entidad,
archivos compartidos colocados en los servidores o cualquier otro medio que permita
la fácil difusión del mismo y pueda ser revisado constantemente por los empleados.
Se recomienda a la entidad desarrollar un código de ética abarcando los siguientes
aspectos y realizar los cambios que considere necesarios.
218
Generalidades
i. Descripción
El presente código de ética debe estar conformado por un conjunto de
principios esenciales y prácticas a ser aplicadas por los colaboradores que
trabajan en Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. en su desempeño y
conducta profesional.
ii. Objetivo
Proveer a sus colaboradores un conjunto de normas que regulen su
comportamiento en el ejercicio de sus operaciones y actividades privadas
que trasciendan en la reputación e imagen de Raúl Coka Barriga AAPS
Cía. Ltda.
a) Ámbito de aplicación
i. El código de ética es de cumplimiento obligatorio para todos los
colaboradores que presten servicios bajo cualquier modalidad a Raúl
Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., sin afectación al Reglamento Interno.
ii. Los accionistas, representantes legales, administradores y demás
colaboradores están en la obligatoriedad de conocer y cumplir lo
dispuesto en este código y contribuir en la implementación del mismo
dentro de la entidad.
iii. La administración debe establecer el órgano de control para la aplicación
del código de ética, se recomienda designar a Recursos humanos para
esta función.
iv. Alertar a los colaboradores sobre la no obligatoriedad a cumplir
instrucciones contrarias a la ley, moral o al contenido del presente
código, además de indicar el procedimiento a realizar en caso de
suscitarse esta situación.
b) Principios generales
Se recomienda a la entidad incluir en esta sección los principios bajo los cuales se
maneja, los mismos que se encuentran expuestos en la cartelera principal y se
detallan a continuación:
219
Excelencia: No estamos satisfechos si no hacemos lo mejor en cada una de las cosas
que hacemos. Y continuaremos elevando el listón. Nuestra mayor alegría será para
todos nosotros descubrir lo buenos que podemos llegar a ser.
Respeto: Tratamos a los demás como nos gustarían que nos trataran. No toleramos el
trato irrespetuoso o abusivo. La crueldad, la falta de sensibilidad y la arrogancia no
tienen cabida entre nosotros.
Integridad: Trabajamos con nuestros clientes, tanto actuales como potenciales de
una manera abierta, honesta y sincera. Cuando decimos que haremos algo, lo
hacemos, cuando decidimos que no podemos hacer algo o que no haremos algo, no
lo hacemos.
Comunicación: Tenemos la obligación de comunicar. Aquí nos tomamos el tiempo
necesario para hablar con los demás y para escuchar. Creemos que la información
promueve el movimiento que mueve a la gente.
c) Cumplimiento financiero
Detallar en forma general las normas a cumplir como: Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de Información Financiera,
Normas Internacionales de Contabilidad, Leyes emitidas por organismos de control
como Superintendencia de Compañías, Superintendencia de Bancos y Seguros,
Servicio de Rentas Internas y demás normativas aplicables al giro del negocio;
recalcando el compromiso por parte de los colaboradores en el cumplimiento de
estas normativas.
d) Del compromiso
Indicar en este segmento, la actuación de los colaboradores siempre en el mejor
interés de la empresa haciendo buen uso de los medios puestos a su disposición
evitando perjuicios a través de:
i. Protección de bienes tangibles o intangibles
ii. Conservación de documentación respaldo de transacciones por el plazo
requerido en la ley
220
iii. Seguridades extremadas hacia los sistemas informáticos
iv. Respeto a la propiedad intelectual de la empresa
v. Uso de imagen o nombre de la compañía para actividades ajenas a las
funciones
vi. No obtener beneficio personal de los negocios que sean de interés de la
entidad
vii. No harán uso inadecuado de las herramientas tecnológicas
viii. Contribución de los empleados a un ambiente laboral armonioso
e) De la responsabilidad
Establecer la responsabilidad de los colaboradores por:
i. Alcanzar los niveles de capacitación para el desempeño
ii. Acatar los niveles de negociación y condiciones establecidas por la
entidad
iii. Observar y aplicar las políticas y procedimientos establecidos, los
colaboradores que no acaten esta disposición asumirán la responsabilidad
de las consecuencias
f) De la comunicación y transparencia
Indicar a los colaboradores de la entidad su obligación de velar por la veracidad,
transparencia, exactitud, oportunidad, confiabilidad, integridad y suficiencia de la
información en todas las áreas de la entidad.
g) Relación con los clientes
En la presente sección detallar cualidades de la atención e información que deben
brindar los colaboradores a los clientes en todos los servicios que presta la entidad,
por ejemplo:
i. Proveer información confiable, veraz, clara, precisa y oportuna
ii. Brindar atención amable y paciente a los clientes
iii. Tramitar oportunamente las solicitudes de los clientes
221
iv. Brindar soluciones inmediatas para los requerimientos de sus clientes y
comunicar oportunamente dentro de los plazos establecidos
v. Recalcar la competencia profesional y conocimiento del giro del negocio
que deben tener los colaboradores de la entidad para ofrecer los servicios
que mejor se ajusten a las necesidades de los clientes brindando una
explicación de los asuntos relevantes como riesgos, costos, gastos,
beneficios, leyes y reglamentos para la contratación.
vi. Mantener una conducta transparente en la comercialización de los
servicios con los clientes, nunca deberá prevalecer el interés personal del
colaborador, a fin de evitar engaños, omisión de información importante
o manipulación de precios.
h) Relación en el ambiente de trabajo
La entidad deberá establecer los siguientes aspectos:
i. Atribuciones y responsabilidades de los colaboradores en forma general
ii. Colaboración y respeto en el desempeño de sus funciones a fin de evitar
obstaculizar el trabajo de los demás o proveer información falsa
iii. La no discriminación e igualdad de oportunidades para todos los
colaboradores
iv. El derecho a la intimidad protegiendo la información personal de sus
colaboradores y comunicaciones internas
v. Garantías de desarrollo profesional para todos los colaboradores a través
de un sistema de evaluación que evidencie fortalezas y contribución de
los colaboradores en la consecución de los objetivos
vi. Prohibición de conductas por parte de los colaboradores que se
consideren abuso de autoridad y confianza
vii. Rechazo a cualquier manifestación de violencia en el ambiente laboral
viii. Derecho de los colaboradores a reportar a cualquier nivel por encima de
su superior los casos que no han sido atendidos
ix. La aplicación general del reglamento interno de trabajo en base a lo
dispuesto en el Código de trabajo.
222
i) Conflicto de intereses
Estipular los niveles de afinidad y consanguinidad bajo los cuales se podría manejar
interés directo en cualquier transacción que involucre a la compañía recalcando la
obligatoriedad de anteponer los intereses de la entidad y sus clientes sobre los
intereses particulares o familiares, de igual manera la sanción a ejercer en caso de
detectarse estas irregularidades. Adicionalmente se recomienda abarcar los
siguientes aspectos:
i. Incompatibilidades con respecto a trabajos fuera de la entidad y
relaciones con clientes como ser accionistas y representantes legales de
los mismos, en caso de suscitarse las situaciones descritas, la entidad
debe establecer al órgano al cual se debe reportar y solicitar autorización
ii. Límites para la aceptación de regalos, invitaciones, favores u otros
similares y tratamiento respectivo, a fin de evitar que los colaboradores
desarrollen imparcialidad, de igual manera normar la entrega de regalos a
sus clientes.
iii. Mecanismos para evitar desarrollar vinculaciones excesivas entre los
colaboradores de la entidad con determinados clientes (relaciones de
exclusividad).
j) Control de la información y confidencialidad
La entidad deberá normar el tratamiento que los colaboradores den a la información
que obtengan en el desarrollo de sus actividades, abarcando los siguientes aspectos:
i. Secreto profesional de toda la información no pública, la cual no podrá
ser proporcionada a terceros durante y posterior a la relación laboral,
salvo autorización de la entidad, el cliente o requerimiento legal.
ii. Confidencialidad de todo tipo de información no pública de la entidad, la
cual no podrá ser revelada a la competencia, ni a proveedores o clientes,
solo mediante acuerdos formales.
iii. Discreción, evitando difundir información o rumores que dañen el sector
de los seguros.
223
iv. Protección de la información en poder de la entidad a través de prácticas
de seguridad y restricciones de acceso.
v. Medidas de protección del software y sistemas de información a cargo
de los colaboradores como reserva de claves de acceso, uso de los
equipos para actividades personales o de terceros, prohibición de traslado
de equipos y programas fuera de la entidad, prohibición del internet para
ingresar a sitios de origen dudoso o violente los derechos de los demás.
vi. Exclusividad de propiedad de la entidad de los programas y sistemas de
información.
k) Relaciones con sectores externos
La entidad deberá delimitar el comportamiento que tendrán los colaboradores con los
siguientes sectores:
i. Sector público, los colaboradores en ningún caso proporcionaran
información en forma individual sino a través de los canales establecidos
por la entidad y los contactos asignados dentro de la organización
ii. Otras entidades del sector, los colaboradores deberán manejarse en el
ámbito de cooperación profesional, manteniendo el secreto profesional,
transparencia e independencia.
iii. Proveedores, basarse en procesos transparentes de selección y
contratación en base a los criterios establecidos por la entidad, evitando
cualquier clase de influencia que afecte la imparcialidad.
iv. Medios de comunicación, estas situaciones deben ser reservadas para la
Presidencia, quien podrá delegar esta atribución a otro colaborador.
l) Cumplimiento y adhesión
En este segmento la entidad designara:
i. El órgano responsable de la comunicación y difusión del presente código,
se recomienda Recursos Humanos
224
ii. Medios de comunicación para este fin como: intranet, acceso a carpetas
compartidas en servidores, impresiones y otros, el colaborador deberá
acusar conocimiento del contenido y el compromiso de acatarlo.
iii. Obligación por parte de los colaboradores de informar cualquier indicio
de incumplimiento del código, actos de carácter ilegal u otros
debidamente sustentado al organismo designado por la entidad
asegurando absoluta confidencialidad de la fuente.
iv. En las situaciones de duda de las situaciones no contenidas en el código,
indicar el procedimiento a seguir.
v. Sanciones por el incumplimiento del código de ética, según reglamento
interno aprobado por el ministerio de relaciones laborales.
3.3.1.1.2 Políticas propuestas
En la evaluación de control interno realizada, se pudo constatar que la entidad no ha
formalizado las políticas que rigen al área financiera-contable-administrativa, de la
información obtenida del personal que labora en esta área a través de narrativas, se
rescata aquellas políticas que contribuyen a la ejecución adecuada del trabajo de las
áreas en estudio y se plantean políticas adicionales.
A continuación se detallan las políticas propuestas a consideración de la
administración:
Área financiera
1. Elaboración de presupuestos mensuales y respectiva aprobación por parte de
junta de accionistas los primeros 10 días del nuevo ejercicio económico.
2. Comparaciones mensuales de Estados Financieros con presupuestos aprobados
para la toma oportuna de decisiones y ajustes respectivos propuestos por la junta
de accionistas.
3. Separación de gastos y cuentas personales de los socios con los del giro del
negocio a través de la fijación de un monto para reconocerlos como gastos de
gestión y los excesos como anticipo honorarios.
225
4. Revisión quincenal de niveles de efectivo por parte de la gerencia financiera
para programar las entradas y salidas de fondos.
5. La entidad mantendrá cuentas bancarias en diferentes entidades financieras a
nivel nacional a criterio de la gerencia financiera.
6. Se establecerá un límite de nivel de efectivo que permita contar con los fondos
necesarios para cumplir con las obligaciones a corto plazo basado en un análisis
previo.
7. Los excedentes de efectivo serán invertidos en base a un análisis comparativo,
realizado por la gerencia financiera y autorización del gerente general.
8. Establecer plazos de cobro para las ventas realizadas por la entidad en base a
análisis del cliente y monto facturado.
9. Fijar límites de cartera vencida basados en el análisis de la actividad económica
actual de la empresa, los cuales serán reajustables para mejorar la recuperación
de fondos.
10. Los anticipos de honorarios, sueldos, préstamos a empleados se otorgarán previo
análisis de pago y aprobación de solicitud formal por parte de la gerencia
financiera.
11. Negociación con proveedores para realizar pagos parciales por montos
significativos (la gerencia financiera debe establecer el valor base para negociar
plan de pagos de acuerdo a la realidad de la empresa.)
12. Vigilar el fiel cumplimiento de la normativa fiscal y tributaria vigente por parte
de la entidad.
13. Se realizará análisis de riesgos y beneficios para emprender nuevos negocios.
14. Acceso limitado a los archivos y registros correspondientes al área financiera,
deberá ser exclusivo para el personal encargado de los mismos.
15. Evaluación trimestral del sistema de control interno, realizada por el gerente
financiero y el contador general para determinar el cumplimiento del mismo y
detectar nuevas debilidades que enfrentar la entidad.
Área contable
1. Elaboración y presentación de mensual de Estados Financieros con las
respectivas notas aclaratorias en base a la normativa vigente como Normas
226
Internacionales de Contabilidad (NIC 1, NIC 7, NIC 24) y Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, para la revisión y aprobación por parte
de la dirección y administración de la entidad para la toma oportuna de
decisiones.
2. Elaboración de cronograma de actividades y entrega de información del personal
del área contable.
3. Realizar cierre de información contable los primeros 5 días hábiles de cada mes
para elaboración de Estados Financieros con el respectivo análisis de cuentas,
entrega máxima a la gerencia financiera hasta el día hábil 7 de cada mes.
4. Los registros contables de las transacciones realizadas por la entidad deben estar
debidamente sustentados con documentos fuente que cumplan las disposiciones
emitidas en el reglamento vigente de comprobantes de venta, emitido por el
Servicio de Rentas Internas o similares que sirvan de respaldo de acuerdo a la
naturaleza de la transacción.
5. Presentación de declaraciones de impuestos con 3 días de anticipación a la fecha
de vencimiento.
6. Cancelar las obligaciones adquiridas con el IESS 3 días previos a su
vencimiento.
7. Clasificación, archivo oportuno y custodia de documentación sustento de las
transacciones efectuadas por la entidad.
8. Acceso limitado a los archivos y registros correspondientes al área contable,
deberá ser exclusivo para el personal encargado de los mismos.
Efectivo y sus equivalentes
Caja chica
1. La administración designará a una persona para el manejo y custodia de los
fondos de caja chica, quien no debe tener acceso a la elaboración de registros
contables.
2. Se mantendrá un fondo de caja chica por el valor de $150.00, los aumentos para
este fondo deben contar análisis previo y autorización de la administración.
227
3. Los fondos de caja chica serán de uso exclusivo para gastos de cuantía menor
establecida por la administración en base a la realidad de la empresa
(actualmente USD 20,00) por concepto de movilizaciones, artículos de cafetería,
útiles de limpieza y fotocopias.
4. Se encuentra prohibido el uso de estos fondos para efectuar cambios de cheques
a funcionarios, empleados, familiares, proveedores, clientes y otros desembolsos
diferentes a la naturaleza de creación de este fondo.
5. Los cheques para reposición de caja chica se emiten a nombre del custodio de
estos fondos como beneficiario.
6. La reposición de caja chica será solicitada por el custodio al utilizar el 70% de
estos fondos.
7. Se establece un plazo de 2 días para entregar los documentos sustento de fondos
de caja chica entregados, de no cumplir con este plazo se descontará en rol de
pagos al responsable del valor no justificado.
8. El departamento de contabilidad realizará arqueos sorpresivos y frecuentes a los
fondos de caja chica entregados, los cuales se almacenarán en los archivos
respectivos.
9. Los faltantes encontrados en arqueos que no son justificadas serán descontadas
al custodio de caja chica mediante rol de pagos, adicionalmente se elaborará un
memo como sanción al custodio, al juntar 3 memos por la misma causal el
custodio será removido.
10. Los excedentes encontrados en arqueos sorpresivos de considerarse
significativos se incrementaran al fondo de caja chica, caso contrario serán
devueltos al custodio, adicionalmente se elaborará un memo como sanción al
custodio, al juntar 3 memos por la misma causal el custodio será removido.
11. Estos fondos deben mantenerse en un lugar que proporcione las seguridades
necesarias al cual solo acceda el custodio de estos fondos.
Caja
1. La recepción de cobros se realizará por la persona encargada de tesorería.
2. No se aceptarán cobros en efectivo, las formas de pago aceptadas son mediante
cheque o transferencia bancaria.
228
3. Los cobros recibidos hasta las 16:00 horas deben ser registrados en el sistema
contable el mismo día de recepción en tesorería, los cobros posteriores se
recibirán con fecha del siguiente día laborable.
4. Se aceptan cobros incompletos de facturas previa autorización de gerencia
financiera, el saldo pendiente será cubierto con el próximo cobro, los cobros no
autorizados serán devueltos al pagador para su rectificación.
5. El encargado de tesorería elaborará el detalle de los cobros ingresados para
realizar el cuadre diario de ingresos con el contador general.
6. La recaudación diaria será almacenada en la caja fuerte de la entidad hasta el
respectivo depósito bancario, las claves serán de conocimiento exclusivo del
encargado de tesorería y gerente financiero.
7. Los cobros se depositan en forma individual e íntegra, en las primeras horas de
la mañana del siguiente día laborable a la recepción.
Bancos
1. Las cuentas bancarias que posee la entidad se registran a nombre de la misma.
2. Las firmas de cheques se realizaran en forma conjunta en base a niveles de
autorización por monto establecidos por la entidad, la primera firma siempre
será de un integrante autorizado de la Familia Coka.
3. Todos los desembolsos se realizarán mediante cheque, las transferencias serán
realizadas únicamente por el Gerente Financiero, no se realizarán desembolsos
en efectivo salvo los autorizados para caja chica.
4. No se firmarán cheques en blanco por ningún motivo.
5. No se emitirán cheques que no estén sustentados por el comprobante de egreso y
documentos fuente.
6. Se emitirán cheques cruzados y solo para cobro del primer beneficiario
7. Las chequeras en blanco y cheques emitidos serán resguardados por tesorería en
la respectiva caja fuerte.
8. Control secuencial de los cheques en custodia
9. Elaboración mensual de conciliación bancaria por cada cuenta bancaria que
posee la entidad los primeros cinco días del mes, sustentada con estados de
cuenta o extractos bancarios.
229
Propiedad, planta y equipo
1. La administración designará a una persona para el manejo y custodia de la
Propiedad, Planta y Equipo, quien no debe tener acceso a la elaboración de
registros contables.
2. Para adquirir activos fijos, la administración realizará un análisis de ofertas en
cuanto a precio, formas de pago, garantías, tiempo estimado de vida útil,
permisos y licencias y otras de acuerdo a la naturaleza del bien.
3. Las erogaciones por valores a partir de USD 300.00 son consideradas activos
fijos cumpliendo lo dispuesto en la NIC 16 (obtener beneficios futuros derivados
del bien y su costo pueda medirse con fiabilidad), desembolsos inferiores se
registraran como gasto (suministros).
4. Las adquisiciones, bajas y ventas de activos fijos serán aprobadas por el Gerente
General y tendrán documentos sustento como actas.
5. En caso de pérdida o robo de algún activo fijo, el representante legal realizará la
respectiva denuncia.
6. Los movimientos de activos fijos, adquisiciones, bajas, cambio de responsable,
serán notificados al custodio para el registro respectivo y actualización.
7. Los usuarios de activos fijos firmarán actas de responsabilidad aceptando los
términos y condiciones para el correcto uso de activos entregados.
8. Los activos fijos serán debidamente identificados a través de etiquetas con el
respectivo código contable y se elaborarán fichas individuales para cada uno.
9. El custodio efectuará tomas físicas de los activos fijos semestralmente y en las
ocasiones que se requiera.
10. Los registros contables deben realizarse acatando lo dispuesto en la NIC 16.
11. Los activos fijos que concluyan su vida útil y continúen en uso serán
revalorizados, mediante peritos para los bienes de valor significativo y precio de
mercado para los que tengan menor valor significativo.
12. Los porcentajes de depreciación serán establecidos de acuerdo a la vida útil que
la administración espera del bien basado en un análisis previo (NIC 16).
13. Los cálculos por concepto de depreciación de activos fijos se mantendrán en
fichas individuales, las cuales serán revisadas y aprobadas por el Gerente
Financiero.
230
14. La administración contratará pólizas de seguros para los activos fijos que
pertenecen a la entidad y realizará las inclusiones por las nuevas adquisiciones,
las mismas que se renovarán al vencimiento.
15. Se mantendrá un archivo independiente de todos los documentos originales que
acreditan la propiedad del bien, bajo la custodia de la gerencia financiera.
Cuentas por cobrar
Clientes
1. Se mantendrá una base de datos de los clientes, la cual será actualizada
trimestralmente.
2. Las ventas a crédito tendrán un plazo de pago máximo de 30 días, se concederá
un plazo mayor con la debida autorización de gerencia financiera y gerencia
general.
3. Realizar análisis quincenal de antigüedad de cartera para la respectiva gestión de
cobro.
4. El monto de cartera vencida debe mantenerse dentro de los límites establecidos
por la gerencia financiera.
5. Mantener actualizado los movimientos de cuentas por cobrar por cada cliente.
6. Realizar conciliaciones periódicas de los valores de cuentas por cobrar con los
registros contables.
7. Las cuentas por cobrar serán consideradas incobrables cuando mantengan una
antigüedad superior a 1 año a partir de su fecha de vencimiento con la
autorización del gerente financiero.
8. El reporte de cuentas por cobrar superiores a 8 meses será entregado para
seguimiento oportuno e iniciar trámites legales a cargo del abogado de la
entidad.
9. Las bajas de cuentas por cobrar consideradas como incobrables deberán cumplir
con uno de estos requisitos:
i. Autorización de la administración
ii. Gestiones de cobro agotadas (escrito de abogado)
iii. Incobrables mínimo 5 años en contabilidad
iv. Trascurrido más de 5 años después del vencimiento
231
v. Quiebra o insolvencia del deudor
vi. Haber prescrito la acción de cobro
Otras cuentas por cobrar
10. Los anticipos de honorarios, sueldos, préstamos a empleados se otorgarán previo
análisis de capacidad de pago y aprobación de solicitud en el formulario
respectivo por parte de la gerencia financiera.
11. Los anticipos de sueldos, préstamos a empleados y funcionarios, anticipo
honorarios se descontarán mensualmente, mediante rol y pago de honorarios
profesionales respectivamente.
12. Los anticipos de viaje deberá cumplir lo siguiente:
i. Aprobación escrita de gerencia general mediante mail
ii. Los soportes para justificar fondos entregados deben emitirse a
nombre del beneficiario del anticipo
iii. 3 días de plazo para presentación de justificativos a partir del retorno,
en caso de encontrarse a fin de mes escanear los documentos y
enviarlos a gerencia financiera.
13. Los fondos no justificados por anticipos de viaje serán descontados de su
remuneración mensual.
14. Los sobrantes de fondos entregados como anticipos de viaje serán depositados
en la tesorería de la entidad, de existir diferencia por pagar a empleado se emitirá
cheque por reposición.
15. Elaboración de liquidaciones de compras y servicios por los fondos justificados
con los respectivos documentos soporte.
Ventas
1. La entidad elaborará contratos o convenios con las aseguradoras donde se
establezcan los porcentajes de comisión a ser facturados por la venta de sus
productos.
2. La facturación será realizada por personal independiente del área de cobranzas y
tesorería.
232
3. Se emitirá reportes de las ventas realizadas por cada aseguradora previo a la
facturación, los mismos se cotejarán con las preliquidaciones entregadas por las
aseguradoras.
4. Entrega de reportes quincenales de las comisiones ganadas a gerencia financiera.
5. La empresa emitirá facturas que cumplan con todos los requisitos establecidos
en el reglamento de comprobantes de venta.
6. Se mantendrá un archivo exclusivo para las copias de facturas sin derecho a
crédito tributario en orden secuencial en custodia de contabilidad.
Cuentas por pagar
Proveedores
1. Mantener una base de proveedores autorizados, la misma que debe ser
actualizada trimestralmente y contar con las restricciones de acceso para
personal no autorizado.
2. Mantener actualizado los movimientos de cuentas por pagar por cada proveedor.
3. Realizar conciliaciones periódicas de los valores de cuentas por pagar con los
registros contables.
4. Los comprobantes de venta serán entregados a gerencia general para la
respectiva aprobación los días martes y jueves cumpliendo las siguientes
condiciones:
i. Comprobantes de venta emitidos acatando las disposiciones del
reglamento respectivo, con información correcta de la empresa
adquiriente, exactitud aritmética.
ii. Para adquisiciones recurrentes: comprobante de venta anterior
autorizado por gerencia general.
iii. Para adquisiciones no recurrentes: 3 cotizaciones, cuadro
comparativo de precios, garantías, formas de pago, autorización de
gerencia general en cotización aprobada.
iv. Comprobantes de recepción prenumerados que permitan constatar el
correcto estado del bien, conformidad con ítems facturados y
respectiva entrega al área solicitante.
233
5. Los pagos a proveedores serán autorizados semanalmente en el sistema contable
para la emisión de cheque, cumpliendo las siguientes condiciones:
i. Registros contables acatando la secuencia numérica y firma del
responsable de la revisión.
ii. Plazos de pago por vencer.
iii. Comprobante de venta con firma de autorización por parte de gerencia
general y soportes respectivos.
6. Se otorgarán anticipos a proveedores con la respectiva autorización de gerencia
general y se llevará un registro auxiliar de los mismos.
7. Los anticipos realizados serán descontados en el pago final con la entrega de la
respectiva factura por servicios prestados o adquisición de bienes entregada por
el proveedor.
8. El horario de atención a proveedores son los días miércoles a partir de las 14h00
pm hasta las 17h00 en el área de Tesorería.
9. La documentación será archivada oportunamente manteniendo la integridad de
documentos y respectiva constancia de recepción del pago (nombres y apellidos,
cédula de identidad, sello del proveedor, sello de cancelado, fecha de recepción)
Impuestos
1. Acatamiento de la normativa vigente emitida por los organismos de control.
2. Presentación oportuna, exacta, confiable e integra de las obligaciones tributarias
generadas por la entidad conforme al cronograma de presentación exigido por el
organismo de control.
3. No se realizarán declaraciones sustitutivas, la información debe ser analizada y
revisada previamente para asegurar la generación correcta de declaraciones, se
realizará sustitutivas únicamente en los casos exigidos por el organismo de
control.
4. Las multas e intereses generados en las declaraciones serán asumidas
estableciendo niveles de responsabilidad.
5. Se mantendrá uniformidad y exactitud entre las declaraciones de impuestos
realizadas, anexos transaccionales y registros contables.
234
6. La documentación se mantendrá en un archivo independiente manteniendo la
integridad de documentos soporte como: anexos, comprobantes de pago,
formularios; con las seguridades necesarias para mantener acceso limitado a
personal no autorizado.
Nómina
1. Segregación e independencia de funciones entre las personas que elaboran el rol
de pagos, aprueban y realizan el pago respectivo.
2. La elaboración de roles de pago se realizará mediante un sistema informático
que permita reducir tiempos de elaboración y garantizar la precisión de los
registros.
3. La información necesaria para la generación de roles de pago como ingresos y
deducciones debe ser entregada al encargado hasta el 20 de cada mes.
4. La entidad afiliará a sus empleados y cumplirá con el pago de beneficios
sociales, acatando la normativa de seguridad social.
5. Las obligaciones generadas con el IESS serán pagadas oportunamente, evitando
la generación de multas e intereses.
6. Los incrementos de sueldos, ingresos y salidas de personal deben ser notificados
por el encargado de recursos humanos y autorizados por la gerencia financiera
para el registro respectivo en el rol de pagos.
7. Los pagos de sueldos se realizará 40% la primera quincena del mes y la
diferencia el último día hábil del mes mediante transferencia bancaria a las
cuentas de cada empleado.
8. Se entregará el rol de pagos original y un duplicado a cada empleado para la
revisión y firma de conformidad respectivamente, los duplicados serán
archivados en la ficha de cada empleado.
Área administrativa
Recursos humanos
Políticas generales
1. Contratar personal capacitado según el perfil de cada puesto dentro de la entidad.
235
2. Proveer de espacio físico suficiente y herramientas de trabajo al personal que
labora en la entidad para el desarrollo de sus funciones.
3. Se mantendrán fichas personales de cada empleado con la siguiente
documentación:
a) Hoja de vida
b) Copia cédula ciudadanía a color
c) Copia a color de papeleta de votación o certificado de exoneración
d) Foto tamaño carnet actualizada
e) Título académico registrado en el SENESCYT
f) Certificados de cursos académicos
g) Record Policial
h) Copia de comprobante de pago de servicios básicos
i) Certificado de trabajos anteriores (al menos 1)
4. El horario de trabajo es de lunes a viernes, 8 horas diarias, hora ingreso 8:30 y
hora de salida 17:30.
5. El tiempo de almuerzo es de 1 hora diaria, la entidad mantendrá atención al
público tiempo completo, distribuyendo al personal en 2 turnos, el primero de
12:30 a 13:30 y el segundo de13:30 a 14:30.
6. El control de asistencia se realiza mediante un lector de huellas digitales, el cual
registra y almacena información sobre el ingreso y salida del personal.
7. Los atrasos deben ser justificados y autorizados caso contrario se cobrará
multa no superior al 10% del sueldo unificado.
8. La entidad proporciona afiliación a un seguro de asistencia médica privada
subsidiando el 70% por cada empleado.
9. La entidad pagará comisiones a sus empleados por productividad
equivalente al 1% de las cuentas a su cargo.
10. Los permisos serán solicitados y aprobados por el jefe de área y notificados
a recursos humanos.
11. Realizar evaluaciones semestrales de la productividad y cumplimientos de
objetivos por cada empleado de la entidad.
Políticas de vacaciones
1. El personal tomará vacaciones 15 días seguidos al cumplir el año de trabajo.
236
2. Los colaboradores que han prestado más de 5 años de trabajo en la entidad
tienen derecho a 1 día adicional de vacaciones por cada año de trabajo sin que
los días adicionales puedan exceder los 15 días.
3. Las vacaciones no gozadas serán pagadas previa autorización de gerencia
financiera y gerencia general.
4. El pago de vacaciones corresponde a la veinticuatroava parte de lo ganado
durante 1 año por el empleado.
5. Cada área elaborará cronogramas de vacaciones para su personal, con la firma
del responsable de área y posterior entrega a recursos humanos.
6. Entre el personal de cada área se distribuirán las funciones de la persona que se
encuentra en periodo de vacaciones o un remplazo a tiempo completo autorizado
por la gerencia financiera.
7. Los permisos que excedan 4 hora laborales serán considerados como día de
vacación.
Políticas de anticipo de sueldos
1. Todo anticipo de sueldo será directamente gestionado con gerencia financiera.
2. Los anticipos otorgados serán descontados mensualmente de acuerdo al plazo
establecido
3. Los anticipos de sueldo no podrán exceder a 4 veces en el mismo año.
4. No se otorgará anticipo de sueldo a empleados, si en la actualidad tiene
préstamos vigentes con la entidad.
5. El valor a ser solicitado y aprobado como anticipo no puede exceder el 60% de
la remuneración mensual
Políticas de uso de uniforme
1. La compañía entregara uniformes al personal que labora más de tres meses y
haya aprobado la evaluación de desempeño.
2. Los uniformes serán usados de acuerdo a lo establecido por la administración de
lunes a jueves y con calzado ejecutivos se prohíbe el uso de botas y sandalias.
3. Los días viernes el personal está autorizado a usar ropa casual excepto jeans y
sandalias.
237
4. Los accesorios y maquillaje deben ser discretos y acorde con el uniforme
5. Los colaboradores deben portar su uniforme de manera impecable
6. En caso de no acatar estas políticas o portar adecuadamente el uniforme se
cobrará multa (valor sugerido $5.00)
3.3.1.2 Compromiso con la competencia
Dentro de este aspecto la propuesta establecida abarca análisis de conocimientos y
habilidades necesarias que debe tener el personal para cumplir adecuadamente con
sus tareas en los cargos que desempeñan.
238
3.3.1.2.1 Competencias requeridas
Área financiera
Cargo existente: Gerente financiero
1. Requisito de educación la obtención de maestría en finanzas o afines.
2. Contar con 3 años de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales:
a. Suficiencia en inglés
b. NIIFs
c. NICs
d. Normativa de seguros
e. Administración de capital de trabajo
f. Catálogo de cuentas
g. Contabilidad de seguros
h. Liderazgo
i. Negociación
j. Cobranzas
k. Servicio al cliente
4. Competencias
a. Iniciativa y proactividad
b. Interacción: capacidad interpersonal, desarrollo de talentos, trabajo en
equipo.
c. Liderazgo: capacidad de dirección y supervisión, empoderamiento,
entrenamiento y tutoría, visión y contagio a sus colaboradores, manejo
de conflictos, motivación.
d. Excelencia: trabajo bajo presión y concentración.
e. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
analítico, pensamiento de síntesis.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
239
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Cargo existente: Asistente gerencia financiera
1. Requisito de educación estudiante universitario en contabilidad o afines.
2. Contar con 1 año de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales: inglés básico, actualizaciones tributarias y servicio
al cliente.
4. Competencias
a. Productividad: consigue los resultados, iniciativa y proactividad, toma
de decisiones.
b. Interacción: capacidad interpersonal (relaciones con los demás),
capacidad intrapersonal (desenvolvimiento individual-autocontrol),
comunicación, trabajo en equipo.
c. Excelencia: compromiso, enfoque en el detalle, organización y
planificación, precisión y claridad.
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
analítico.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Área contable
Es importante indicar que el área contable de Raúl Coka Barriga AAPS. Cía. Ltda.,
se encuentra a cargo de la firma de contabilidad D´brag Contadores, la cual coloca al
personal del área contable.
Hasta el momento el personal del área contable cuenta con las habilidades y
conocimientos necesarios, sin embargo la entidad puede prescindir de sus servicios y
240
contratar a otra firma de servicios contables, por lo tanto debe tomar conciencia de la
importancia de plantear competencias para los cargos dentro sus propios manuales y
exigir a la firma de contabilidad contratada coloque personal que cumpla con lo
estipulado.
Cargo existente: Contador general
1. Requisito de educación título universitario en contabilidad o afines, CPA.
2. Contar con 3 años de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales:
a. Inglés medio
b. Actualizaciones tributarias
c. NIIFs
d. NICs
e. Finanzas
f. Servicio al cliente
4. Competencias
a. Productividad: capacidad de influencia, conciencia de las políticas de la
compañía.
b. Interacción: capacidad interpersonal, flexibilidad y adaptabilidad,
trabajo en equipo.
c. Excelencia: compromiso, enfoque en el detalle, organización y
planificación, precisión y claridad, trabajo bajo presión (concentración).
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
conceptual, pensamiento de síntesis.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Cargo existente: Tesorería
1. Requisito de educación estudiante universitario en contabilidad o afines.
2. Contar con 1 año de experiencia en cargos similares.
241
3. Conocimientos adicionales: inglés básico, actualizaciones tributarias y servicio
al cliente.
4. Competencias
a. Productividad: consigue los resultados, iniciativa y proactividad, toma
de decisiones.
b. Interacción: capacidad interpersonal (relaciones con los demás),
capacidad intrapersonal (desenvolvimiento individual-autocontrol),
comunicación.
c. Excelencia: compromiso, enfoque en el detalle, organización y
planificación, precisión y claridad.
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
analítico.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Cargo existente: Auxiliares contables
1. Requisito de educación estudiante universitario en contabilidad o afines.
2. Contar con 1 año de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales: inglés básico, actualizaciones tributarias y servicio
al cliente.
4. Competencias
a. Productividad: consigue los resultados, iniciativa y proactividad, toma
de decisiones.
b. Interacción: capacidad interpersonal (relaciones con los demás),
capacidad intrapersonal (desenvolvimiento individual-autocontrol),
comunicación, trabajo en equipo.
c. Excelencia: compromiso, enfoque en el detalle, organización y
planificación, precisión y claridad.
242
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
analítico.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Cargo propuesto: Custodio activos fijos
En la actualidad la entidad no cuenta con este cargo, en la evaluación de control
interno se detectó la necesidad de implementarlo.
1. Requisito de educación estudiante universitario en contabilidad o afines.
2. Contar con 1 año de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales: inglés básico, actualizaciones tributarias, manejo de
activos fijos y servicio al cliente.
4. Competencias
a. Productividad: consigue los resultados, iniciativa y proactividad, toma
de decisiones.
b. Interacción: capacidad interpersonal (relaciones con los demás),
capacidad intrapersonal (desenvolvimiento individual-autocontrol),
comunicación, trabajo en equipo.
c. Excelencia: compromiso, enfoque en el detalle, organización y
planificación, precisión y claridad.
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
analítico.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
a. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
b. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
243
c. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Área administrativa
Cargo existente: Jefe de recursos humanos
1. Requisito de educación título universitario en psicología, administración o
afines.
2. Contar con 3 años de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales: inglés medio, servicio al cliente, liderazgo,
estadística.
4. Competencias
a. Interacción: capacidad interpersonal (relaciones con los demás),
capacidad intrapersonal (desenvolvimiento individual-autocontrol),
comunicación, desarrollo de talentos propios y del personal de la
entidad.
b. Liderazgo: capacidad de dirección y supervisión, empoderamiento,
entrenamiento y tutoría, visión y contagio a sus colaboradores, manejo
de conflictos, motivación.
c. Excelencia: compromiso, organización y planificación, trabajo bajo
presión y concentración.
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, pensamiento analítico.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
Cargo propuesto: Asistente de recursos humanos
En la actualidad la entidad no cuenta con este cargo, en la evaluación de control
interno se detectó la necesidad de implementarlo.
1. Requisito de educación estudiante universitario en administración, contabilidad
o afines.
244
2. Contar con 1 año de experiencia en cargos similares.
3. Conocimientos adicionales: inglés básico, normativa laboral vigente, control de
personal y servicio al cliente.
4. Competencias
a. Productividad: consigue los resultados, iniciativa y proactividad, toma
de decisiones.
b. Interacción: capacidad interpersonal (relaciones con los demás),
capacidad intrapersonal (desenvolvimiento individual-autocontrol),
comunicación, trabajo en equipo.
c. Excelencia: compromiso, enfoque en el detalle, organización y
planificación, precisión y claridad.
d. Raciocinio: aprendizaje continuo, habilidad numérica, pensamiento
analítico.
5. Cualidades
a. Las tareas realizadas las hace en el menor tiempo posible y en forma
correcta.
b. La persona es honesta, transparente y respeta a otros.
c. Realiza su trabajo con entusiasmo y en equipo.
d. Se preocupa por su propio aprendizaje, crecimiento personal y
profesional.
3.3.1.2.2 Plan de capacitación
Adicionalmente se recomienda a la entidad desarrollar un plan anual de capacitación
a cargo del departamento de recursos humanos, el cual abarque lo siguiente:
a. Temas relacionados al sector de los seguros
b. Actualizaciones de programas de computación y sistemas
informáticos
c. Liderazgo
d. Servicio al cliente
245
e. Inteligencia emocional, entre otros a consideración de la
administración
De esta manera la entidad contribuye al mantenimiento y mejoramiento de las
competencias de sus funcionarios y empleados.
3.3.1.3 Consejo de administración o comité de auditoría
Los integrantes del comité de auditoría o directorio pueden ser personas externas a la
organización o personas internas, quienes son los encargados de proveer orientación,
autoridad, supervisión y vigilancia a la dirección de la entidad.
En la actualidad el directorio de la empresa Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., se
encuentra conformado por 6 miembros de la familia Coka Aguirre acatando la
normativa establecida en la Ley de Compañías para compañías de responsabilidad
limitada (mínimo 2 socios y máximo 15 socios).
Es importante mencionar que los miembros del directorio no poseen apertura para
incluir dentro del mismo a miembros independientes y técnicos, situación que a
futuro con el crecimiento de la entidad se convertirá una necesidad.
Para que la propuesta de control interno planteada en el presente trabajo sea efectiva,
se recomienda al consejo de administración de la entidad cumplir con los siguientes
requerimientos:
3.3.1.3.1 Características de los miembros del directorio
a. Objetivos
b. Capaces, con conocimiento suficiente de las actividades de la entidad y
proporcionar el tiempo necesario para cumplir con las responsabilidades
encomendadas al directorio.
246
c. Investigativos en las situaciones que consideren importantes utilizando los
recursos en la medida necesaria.
d. Comunicativos estableciendo canales de comunicación con todo el personal de
la empresa y colaboradores externos.
e. Cuestionadores ante las situaciones que llame su atención
f. Visionarios en sus alternativas frente a las situaciones que se presentan.
g. Valientes en su actuar frente a situaciones de mal proceder.
3.3.1.3.2 Conformación de comités para tareas especificas
Actualmente en la entidad todos los miembros del directorio centran su atención en
los resultados obtenidos durante el periodo, los mismos que son presentados en los
Estados Financieros, se recomienda abarcar todos los aspectos que enmarcan la
entidad, a través de la formación de las siguientes comisiones
a. Económica
b. Administrativa
3.3.1.3.3 Contratación de servicios de auditoría
La entidad no cuenta con auditoría interna, la gerencia financiera es la responsable de
vigilar el correcto desempeño del área administrativa-financiera-contable.
Se propone a la entidad contratar servicios de auditoría interna para ser efectuada
trimestralmente a fin de constatar que la propuesta de control interno está siendo
ejecutada por la entidad y evaluar los resultados obtenidos en su aplicación para
conocimiento del directorio y la administración, facilitando la aplicación oportuna de
los correctivos que sean necesarios.
3.3.1.4 Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
La dirección está conformada por el gerente general y los gerentes funcionales,
quienes son los encargados de transmitir a todos los niveles de la organización la
importancia y compromiso que debe tener cada integrante de la organización con los
247
valores éticos, controles implementados y el papel que desempeña cada uno dentro
del sistema de control interno.
Se recomienda a los ejecutivos tomar en cuenta los siguientes aspectos:
a. Mantener un estilo autocrático proporcionando instrucciones claras, precisas
y detalladas en las situaciones que se requiera como cambios urgentes y
radicales, atención a clientes; sin dejar de lado el estilo participativo el cual
logra el compromiso de los integrantes de la organización en las metas y
procedimientos.
b. Tomar decisiones sustanciales para la organización basadas en un análisis
minucioso de los riesgos asumidos y beneficios esperados.
c. Manifestar el compromiso de la dirección con el sistema de control interno a
través de reuniones o exposiciones para resolver inquietudes y evaluar
resultados obtenidos con la aplicación del control interno, cursos a su
personal sobre temas relacionados.
d. Valorar la importancia de la rendición de cuentas, auditoría interna y
controles implementados a través de una actitud positiva y predisposición a
colaborar en su ejecución.
e. Comprometerse de forma permanente a manejar la entidad bajo un
presupuesto como herramienta de control y elaborar de manera responsable la
información financiera-contable y de gestión.
248
3.3.1.5 Estructura organizacional
Actualmente la entidad cuenta con un organigrama estructural, diseñado por la
administración en base a la naturaleza y operaciones que requiere el negocio de
corredores de seguros según la experiencia de sus administradores.
En el capítulo 2 sobre el diagnóstico situacional de Raúl Coka Barriga AAPS Cía.
Ltda., se muestra la estructura organizacional de la siguiente manera:
Gráfico 1. Organigrama estructural Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora de Seguros
Cía. Ltda.
En el caso de implementar nuevas divisiones, la administración debe actualizar su
organigrama y difundirlo entre sus colaboradores, en el presente trabajo se
recomienda la contratación trimestral de servicios de auditoría interna, de
implementar esta sugerencia se debe diseñar las líneas necesarias independientes de
la dirección de la empresa, para que la información generada sea proporcionada
directamente al directorio, de la siguiente manera:
249
Gráfico 8. Propuesta organigrama estructural Raúl Coka Barriga Agencia Asesora Productora
de Seguros Cía. Ltda.
3.3.1.6 Asignación de autoridad y de responsabilidades
La delegación de autoridad y responsabilidad contribuye a un mayor compromiso por
parte de los empleados desde la posición que ocupa en la empresa y permite que los
empleados hagan carrera dentro de la misma.
A continuación se toma como base la descripción de puestos de trabajo y las
funciones dadas por la administración en forma verbal al personal para plasmarla
formalmente en manuales escritos, los cuales pueden ser entregados en forma
impresa, en medios magnéticos, intranet o similares que permitan al empleado su
fácil revisión.
250
Área financiera
Cargo existente: Gerente financiero
1. Misión
a. Proporcionar a la compañía la liquidez necesaria para el
desenvolvimiento normal de las actividades.
b. Entregar información financiera razonable y oportuna para la toma de
decisiones.
2. Responsabilidades
a. Mantener liquidez para la operación de la compañía
b. Controlar el manejo del presupuesto
c. Planificar y hacer seguimiento de los objetivos de las áreas a su cargo
d. Establecer equidad salarial interna
e. Realizar análisis financiero de balances
3. Actividades esenciales
a. Determinar las políticas contables y dar seguimiento de aplicación en la
generación de estados financieros
b. Analizar el flujo de caja de la compañía
c. Revisar estados financieros
d. Presentación de estados financieros a directorio
4. Actividades secundarias
a. Elaborar el presupuesto anual de la empresa previa coordinación de todas
las áreas
b. Generar y administrar las políticas de pago de la compañía
c. Generar y administrar las políticas de gestión de cobranza
d. Realizar seguimiento de presupuesto y analizar variaciones
e. Asegurar el cumplimiento tributario y legal de la empresa
f. Realizar gestión de cobranza de la cartera
g. Hacer seguimiento de la integridad de cartera y su valuación
h. Verificar el cumplimiento de las políticas de recursos humanos
i. Asegurar el cumplimiento laboral de la empresa
j. Revisar y pagar aportes IESS y beneficios sociales
k. Realizar inversiones con el existente de liquidez
l. Autorizar préstamos a empleados, anticipos de sueldo y honorarios
251
m. Revisar y aprobar el cálculo de depreciaciones
5. Supervisión
a. Área contable
b. Área administrativa
Cargo existente: Asistente gerencia financiera
1. Misión
a. Apoyar y contribuir a la gestión realizada por gerencia financiera
2. Responsabilidades
a. Generar facturación quincenal por comisiones generadas
b. Custodiar los fondos de caja chica
c. Solicitar y custodiar comprobantes de venta, retención y material de
imprenta
3. Actividades esenciales
a. Generar pre liquidaciones quincenales por comisiones generadas y
cotejarlas con las emitidas por las aseguradoras
b. Controlar el stock de comprobantes de venta, retención y material de
imprenta
c. Entregar fondos de caja chica acatando las políticas establecidas
4. Actividades secundarias
a. Revisar reportes por comisiones en sistema informático manejado en área
de seguros y realizar ajustes necesarios
b. Emitir reporte de clientes que no han cumplido sus obligaciones con las
aseguradoras para gestionar el cobro respectivo
c. Entregar a gerencia financiera la facturación emitida para la aprobación
respectiva
d. Verificar facturas canceladas en sistema contabilidad
e. Solicitar reposiciones de caja chica con la entrega de justificativos de
desembolsos realizados
f. Entregar reportes solicitados por la gerencia financiera
5. Supervisión
a. No supervisa personal
252
Área contable
Cargo existente: Contador general
1. Misión
a. Generar estados financieros oportunos y confiables
2. Responsabilidades
a. Realizar estados financieros
b. Cumplir y registrar oportuna y adecuadamente las obligaciones
tributarias
c. Entregar información a auditoría interna, externa y organismos de control
d. Realizar conciliaciones tributarias
3. Actividades esenciales
a. Cumplir la normativa vigente como NICs y PCGA en la elaboración de
estados financieros
b. Acatar las políticas contables determinadas por la administración en el
manejo del área contable y tesorería
c. Planificar la entrega de información para elaborar los estados financieros
4. Actividades secundarias
a. Programar, organizar, dirigir y controlar las funciones y actividades del
personal de contabilidad y tesorería
b. Revisar, declarar y pagar impuestos generados
c. Revisar y enviar anexos transaccionales
d. Contabilizar las inversiones e intereses ganados de la compañía
e. Contabilizar los préstamos efectuados por la compañía y los pagos
efectuados.
f. Contabilizar el pago de honorarios a socios
g. Realizar y registrar las depreciaciones de propiedad, planta y equipo.
h. Realizar y registrar ajustes contables
i. Realizar análisis de cuentas
5. Supervisión
a. Tesorería
b. Auxiliares de contabilidad
c. Custodio activos fijos
253
Cargo existente: Tesorería
1. Misión
a. Asegurar el correcto ingreso de valores a la compañía y pago a
proveedores
2. Responsabilidades
a. Recibir cobros de clientes
b. Entregar pagos a proveedores
c. Custodiar valores y chequeras
3. Actividades esenciales
a. Ingresar cobros y retenciones en el sistema contable
b. Revisar y analizar los comprobantes de retención y hacer gestión de su
correcta emisión
c. Realizar cuadre contable de ingresos recibidos diariamente
d. Validar información de cuadre contable realizado con el contador para la
contabilización respectiva
e. Elaborar depósitos bancarios de cobros ingresados
f. Realizar detalle de comprobantes de retención recibidos
g. Entregar pagos y solicitar firmas de recepción a proveedores por la
cancelación efectuada
4. Actividades secundarias
a. Revisar la correcta emisión de cheques y comprobantes de retención de
los cobros recibidos
b. Sellar y firmar respaldos del pagador por el cobro recibido
c. Realizar detalle de comprobantes de retención recibidos y verificar con
los documentos físicos para posterior contabilización
d. Solicitar firma de cheques de acuerdo a las políticas establecidas
e. Llevar control secuencial de los cheques por cada cuenta bancaria
f. Realizar análisis quincenal de antigüedad de cartera y entregarlos a
gerencia financiera para la respectiva gestión de cobro.
5. Supervisión
a. No supervisa a personal
254
Cargo existente: Auxiliares contables
Proveedores
1. Misión
Asegurar el oportuno pago a proveedores
2. Responsabilidades
a. Entregar facturas de proveedores a gerencia general para aprobación
acatando las políticas establecidas
b. Generar pagos a proveedores en los plazos establecidos
c. Elaborar y mantener un archivo de cuentas por pagar
3. Actividades esenciales
a. Recibir e ingresar en sistema contable las facturas de proveedores
b. Emitir los pagos a proveedores aprobados por gerencia general
conservando la integridad de los documentos soporte
c. Emitir comprobantes de retención para los documentos que se requieran
d. Emitir cheques solicitados por contador general y gerente financiero para
pagos adicionales
4. Actividades secundarias
a. Verificar que los documentos estén de acuerdo a las leyes, reglamentos
emitidos por los organismos de control, datos correctos de la empresa y
exactitud aritmética
b. Constatar que los documentos se encuentren conforme a los plazos
establecidos, proformas y respaldos sustento para la compra
c. Adjuntar pago anterior a facturas de proveedores por pagos recurrentes y
autorización previa para adquisiciones no recurrentes de acuerdo a las
políticas establecidas por la administración
d. Contabilizar los consumos realizados con tarjetas de crédito corporativas
y realizar el pago respectivo.
e. Contabilizar, controlar y pagar cuotas por préstamos realizados por los
empleados a las cooperativas con descuento directo en rol de pagos
f. Archivar comprobantes de ingreso y egreso generados
g. Elaborar control secuencial de documentos (egresos y comprobantes de
retención) previo a declaración de impuestos.
255
5. Supervisión
a. No supervisa a personal
Cargo existente: Auxiliar contable
Impuestos-bancos-nómina
1. Misión
a. Asegurar la generación confiable y oportuna de impuestos
b. Dar apoyo a contador general en la realización de conciliaciones
bancarias y registro en sistema contable de los movimientos de nómina
2. Responsabilidades
a. Realizar declaración de impuesto al valor agregado mensual
b. Realizar declaración de retenciones en la fuente de impuesto a la renta
mensual
c. Generar anexo transaccional mensual
d. Realizar conciliaciones bancarias
e. Contabilizar roles de pagos en sistema contable
3. Actividades esenciales
a. Revisar la correcta contabilización de registros realizados por asistente
contable de proveedores
b. Cotejar reportes de impuestos generados por sistema con documentos
físicos
c. Realizar rectificaciones necesarias para la generar declaraciones de
impuestos confiables
d. Conciliar cuentas bancarias y registrar las partidas conciliatorias
e. Contabilizar roles de pago y provisiones, informar diferencias
4. Actividades secundarias
a. Autorizar en el sistema contable los registros aprobados por gerencia
general para la respectiva emisión de pago
b. Realizar registro auxiliar de los anticipos entregados a proveedores para
su respectiva cruce con pago final
c. Entregar a gerencia financiera los pagos emitidos para revisión y
colocación de sellos
256
d. Contabilizar liquidaciones de compra y servicios por movilización del
personal.
e. Realizar análisis de cuentas y proceder a la respectiva rectificación de los
registros no apropiados.
f. Custodia de archivo de impuestos
5. Supervisión
a. Asistente contable proveedores
Cargo propuesto: Custodio activos fijos
1. Misión
a. Salvaguardar la integridad, controlar e inventariar los activos fijos que
posee la entidad
b. Controlar los suministros que requiere la entidad
2. Responsabilidades
a. Realizar los registros en sistema informático
b. Asignar los activos fijos a sus responsables
c. Controlar los movimientos de activos fijos de la compañía
d. Realizar inventarios físicos periódicos de los activos fijos que tiene la
entidad
e. Revisar vigencia de pólizas de seguros de los activos fijos
f. Solicitar, despachar y controlar el stock de suministros de la entidad
3. Actividades esenciales
a. Recepción y verificación de estado de activos fijos/suministros
b. Etiquetar y codificar los activos fijos
c. Constatar estado de los activos fijos periódicamente
4. Actividades secundarias
a. Documentar entrega-recepción de activos fijos a su responsable
b. Registrar movimientos de los activos fijos/suministros en sistema
c. Reportar mal estado de activos fijos
d. Elaborar actas de inventarios físicos realizados
e. Entregar copias de facturas de los activos fijos adquiridos a ejecutiva de
cuenta la compañía para gestionar la adición en la aseguradora
257
f. Entregar a contador general las actas de las inspecciones físicas
realizadas para la respectiva conciliación en registros contables
5. Supervisión
a. No supervisa a personal
Área administrativa
Cargo existente: Jefe de recursos humanos
1. Misión
a. Asegurar el clima laboral adecuado para cumplir con los objetivos de la
administración
2. Responsabilidades
a. Contratar y mantener personal calificado en la compañía
b. Administrar los requerimientos de personal
c. Programar y organizar los eventos para el personal
3. Actividades esenciales
a. Aplicar pruebas de desempeño y analizar sus resultados
b. Realizar cronograma de capacitación anual en coordinación con los
gerentes de cada área de la compañía
c. Coordinar los beneficios del personal y control de vacaciones
d. Implementar proyectos de desarrollo para mejorar el rendimiento del
personal
4. Actividades secundarias
a. Realizar entrevistas a los candidatos idóneos en los procesos de selección
establecidos
b. Evaluar a los candidatos para los diferentes cargos
c. Elaborar contratos y actas de finiquito del personal
d. Realizar y evaluar encuestas al personal sobre el clima laboral
e. Coordinar el ingreso de los nuevos colaboradores
f. Efectuar seguimiento de los requerimientos administrativos
g. Mantener actualizado el manual de funciones de la compañía
h. Solicitar cronograma de vacaciones del personal por cada área
i. Verificar el cumplimiento de horarios de trabajo del personal
j. Vigilar el fiel cumplimiento del código de ética y reglamento interno de
la entidad
258
k. Presentar informes periódicos de asistencia, vacaciones, ingresos y
salidas de personal, ascensos y cambios.
5. Supervisión
a. Directa a asistente de recursos humanos
b. Indirecta a todo el personal de la entidad
Cargo propuesto: Asistente de recursos humanos
1. Misión
a. Generar roles de pago del personal de la empresa de manera confiable y
oportuna
2. Responsabilidades
a. Elaborar la planilla de sueldos y cálculos de beneficios sociales
b. Mantener actualizado las fichas personales de cada empleado
c. Registrar la asistencia y retrasos del personal
3. Actividades esenciales
a. Registrar en rol de pagos los ingresos y descuentos del personal
b. Archivar la documentación de cada empleado en su ficha correspondiente
c. Registrar en sistema de IESS la información del personal
d. Entregar a contabilidad rol de pagos y transferencias realizadas para el
registro respectivo
4. Actividades secundarias
a. Recaudar reportes de ingresos y descuentos según cronograma
establecido
b. Obtener reportes de sistema de control de asistencia
c. Registrar en sistema del IESS ingresos y salidas del personal
oportunamente
d. Registrar en sistema de IESS las variaciones de sueldos
e. Generar planillas de aportes mensuales
f. Generar planillas de préstamos hipotecarios y quirografarios
g. Solicitar a los empleados los documentos faltantes en su ficha personal
h. Custodiar las fichas del personal
i. Validar en ministerio de relaciones laborales el pago de décimo tercera y
cuarta remuneración
j. Recaudar proyección de gastos del personal
259
k. Elaborar formulario 107 por empleado
5. Supervisión
a. No supervisa a personal
3.3.1.7 Políticas y procedimientos de recursos humanos
Definir procedimientos en este ámbito es la base para desarrollar una administración
de personal equitativa y justa, que permita a la entidad mantener el personal indicado
en cada puesto de trabajo y lograr cumplir con los objetivos planteados.
Actualmente Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., cuenta con procesos informales, a
continuación se desarrolla los procedimientos esenciales para las siguientes acciones,
los cuales pueden ser modificados a consideración de la administración:
3.3.1.7.1 Contratación de personal
3.3.1.7.1.1 Selección de personal
a. Gerente de área solicita a recursos humanos se cubra el puesto vacante
b. Recursos humanos revisa base de datos de candidatos anteriores en caso de no
existir convoca a candidatos a través la prensa o páginas de internet para
selección de personal
c. Recepción recibe hojas de vida y entrega a recursos humanos
d. Recursos humanos analiza carpetas de los aspirantes y selecciona las que se
adaptan al perfil del puesto vacante
e. Recursos humanos reúne a los candidatos seleccionados para aplicar pruebas
sicológicas y de conocimientos
f. Recursos humanos realiza entrevistas a los candidatos con mayor puntaje en las
pruebas efectuadas, para seleccionar a tres finalistas
g. Recursos humanos elabora informe con los resultados obtenidos por los tres
finalistas y entrega a gerente de área solicitante
h. Gerente de área realiza entrevista final e informa a recursos humanos el
candidato a ser contratado
260
3.3.1.7.1.2 Contratación
a. Recursos humanos solicita a candidato seleccionado la siguiente documentación:
i. Hoja de vida
ii. Copia cédula ciudadanía a color
iii. Copia a color de papeleta de votación o certificado de exoneración
iv. Foto tamaño carnet actualizada
v. Título académico registrado en el SENESCYT
vi. Certificados de cursos académicos
vii. Record Policial
viii. Copia de comprobante de pago de servicios básicos
ix. Certificado de trabajos anteriores (al menos 1)
b. Valida la documentación, procede a la creación de la ficha personal del
empleado y archiva los documentos recibidos
c. Entrega a candidato a contratar formularios de datos personales, formularios de
seguros de asistencia médica y de vida, código de ética e instruye sobre su
llenado
d. Recepción y revisión de correcto llenado de formularios
e. Archiva formulario de datos personales en carpeta del contratado, formularios de
seguros son enviados a la aseguradora para la inclusión respectiva
f. Elabora contrato a prueba para el cargo vacante por la remuneración pactada,
entrega tres ejemplares al candidato contratado para la firma respectiva
g. Envía a ministerio de relaciones laborales los tres ejemplares para la respectiva
legalización
h. Entrega ejemplar No.1 a candidato contratado, ejemplar No.2 archivo en carpeta
personal del contratado, ejemplar No.3 archivo en carpeta de contratos de
personal
i. Elabora credencial de identificación del empleado, entrega máxima 10 días
hábiles a partir de la contratación
261
3.3.1.7.2 Orientación
3.3.1.7.2.1 Indicaciones generales
Recursos humanos:
a. Proporciona información resumida sobre la empresa servicios que ofrece, trato
esperado por parte de los colaboradores hacia los clientes externos e internos
b. Informa el plan de medicina prepagada con que cuenta el personal, cuota
mensual a pagar, puntos de atención, porcentaje de rembolso, contacto en
aseguradora.
c. Familiariza al contratado con las instalaciones, localización de los accesos a la
empresa, rutas de evacuación y personal que labora en su área
d. Informa servicios disponibles para el personal como comedor, baños, sitio para
guardar artículos personales
e. Informa día y forma de pago de nómina
f. Indica medios para comunicar cambios de datos personales (directamente con
asistente de recursos humanos)
g. Informa la obligatoriedad de comunicar la no asistencia directamente al jefe
directo y a jefe de recursos humanos
h. Comunica las prestaciones que tiene derecho el empleado como: comisiones y
convenios con cooperativas
3.3.1.7.2.2 Introducción al trabajo
Jefe inmediato
a. Presenta y da la bienvenida al nuevo colaborador con el personal del área
b. Informa el horario de trabajo de 8:30 am a 17:30 pm
c. Ubica al nuevo colaborador en su lugar de trabajo
d. Explica generalidades sobre su puesto de trabajo, responsabilidades, actividades
e. Designa persona encargada de la capacitación del nuevo colaborador
f. Explica limitaciones para recibir indicaciones por otro jefe o empleado y
reportar contraindicaciones a jefe inmediato
g. Demuestra actitud de colaboración y soporte al nuevo colaborador
h. Explica el significado y aprecio personal al trabajar en Raúl Coka Barriga AAPS
Cía. Ltda.
262
i. Comunica oportunidades de ascenso
Capacitador
j. Entrega de descriptivo del cargo: misión, responsabilidades, actividades
esenciales, actividades secundarias, nivel de supervisión
k. Entrega políticas que se maneja en el área a desempeñarse y enuncia las más
importantes
l. Entrega manual de procedimientos o instructivo
m. Enseña el manejo de los sistemas informáticos a ser usados
n. Revisa con el nuevo colaborador el instructivo de procedimientos a la vez que
indica en forma práctica su aplicación
o. Supervisa directamente las actividades realizadas por el nuevo colaborador
durante primera semana
p. Revisa al final del día el trabajo realizado por el nuevo colaborador en forma
independiente durante la segunda semana
q. Retorna a sus actividades y presta apoyo continuo al nuevo colaborador que ya
es responsable de su cargo
r. Informa diariamente a jefe directo los avances, falencias, actitud, rapidez de
aprendizaje y desempeño del nuevo colaborador
3.3.1.7.2.3 Evaluación
a. Capacitador elabora informe indicando el desempeño del nuevo colaborador en
las actividades designadas en los siguientes periodos:
i. 15 días de la contratación
ii. 30 días de la contratación
iii. 60 días de la contratación
iv. 80 días de la contratación
b. Jefe inmediato analiza los informes presentados en los periodos establecidos
c. Jefe directo informa a recursos humanos la decisión de la permanencia del nuevo
colaborador o la finalización del contrato de tiempo a prueba
263
3.3.1.7.3 Capacitación y desarrollo
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., debe proporcionar conocimientos y desarrollar
las habilidades necesarias de los empleados para cumplir con los perfiles de los
cargos que existen en la empresa.
Recursos humanos es el encargado de realizar un cronograma de capacitación en
base de las necesidades de la empresa, en este punto se recomienda seguir los
siguientes procedimientos:
a. En el mes de octubre del año en curso, se solicita a jefes de área las necesidades
de capacitación y personal idóneo para asistir, con sugerencias de cursos,
seminarios o talleres de interés para cronograma del año siguiente.
b. Reunir necesidades de todas las áreas y cotizar los cursos sugeridos para el
personal seleccionado por los jefes de área
c. Preparar informe a gerencia general con cronograma por área que contenga:
curso, empleados a asistir, fecha, duración, costo unitario, costo total.
d. Gerencia general conjuntamente con gerencia financiera analiza presupuesto
para capacitación y aprueba los cursos que se enmarquen dentro del presupuesto.
Se sugiere a la administración analizar la posibilidad de pagar un porcentaje del
curso y cobrar la otra parte al empleado mediante rol de pagos previa aceptación
para los cursos no cubiertos
e. Elaborar acuerdo en el cual el empleado se comprometa a prestar sus servicios
por un tiempo determinado de acuerdo a la naturaleza y costo del curso tomado,
caso contrario deberá reintegrar a la compañía el valor del curso por la totalidad.
f. Se sugiere elaborar un informe trimestral del progreso del cronograma de
capacitación, realizar las modificaciones en caso de requerirlas y solicitar
autorización de gerencia general
g. Solicitar al personal que ha tomado los cursos programados las copias de los
certificados obtenidos como constancia de su asistencia y para actualización de
documentación del empleado
Cabe indicar que la administración posee la libertad de incluir, modificar o eliminar
los procedimientos que no considere de importancia para este proceso.
264
3.3.1.7.4 Evaluación del desempeño
Tiene como finalidad plantear criterios para medir el potencial humano de los
colaboradores de la entidad, lo que genera oportunidades de crecimiento profesional
a todos los integrantes de la organización a la par que permite a la administración
conocer el rendimiento de sus colaboradores logrando mantener a personal
competente en todas las áreas de la entidad.
Se recomienda a Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., mejorar su administración del
talento humano con asesoría especializada en el tema, convirtiendo el tratamiento de
los recursos humanos en un recurso básico de la entidad para conseguir mayor
productividad de sus colaboradores.
A continuación se presentan pautas básicas para evaluar el desempeño:
a. Establecer la obligatoriedad de realizar evaluaciones semestrales a todo el
personal, evaluaciones trimestrales para personal aprueba y evaluaciones
extraordinarias por cambio de puesto, los resultados deben ser archivados en
las carpetas individuales de los empleados (recursos humanos)
b. Evaluar al personal mediante formulario establecido con tablas de
valoración, en base a las competencias y perfil establecido para cada cargo,
el cual debe ser firmado por el empleado(responsable de cada área)
Dentro de compromiso con la competencia y asignación de responsabilidad-
autoridad, propuestos en el presente trabajo, se elaboró el perfil de los cargos
abarcando los siguientes aspectos que deben ser evaluados en este punto:
i. Productividad
ii. Interacción
iii. Liderazgo
iv. Excelencia
v. Raciocinio
vi. Actividades esenciales
vii. Actividades secundarias
265
Se propone que el evaluado llene el formulario a modo de auto evaluación,
simultáneamente el responsable de área, a fin de poder constatar resultados, llegar a
consenso entre ambas partes y realizar una evaluación justa que no perjudique el
ambiente laboral.
a. Realizar seguimiento semestral del cumplimiento de los objetivos
planteados (responsable de cada área)
b. Notificar las calificaciones obtenidas a cada evaluado (recursos humanos)
c. Programar reuniones de jefe de recursos humanos con cada jefe de área para
analizar los resultados obtenidos, en este punto se debe analizar la
renovación de contratos, cambio de cargo o cese de relación laboral en caso
de evaluación insatisfactoria
Es importante indicar que este proceso no es independiente, se encuentra
completamente ligado a la gestión que la administración realiza, entre las más
importantes: proporcionar herramientas necesarias, espacio físico adecuado,
ambiente laboral óptimo a su personal para el cumplimiento de sus funciones, así
como el proceso de selección para contratar y la capacitación continua
proporcionada.
3.3.1.7.5 Remuneraciones
Es importante recalcar que la remuneración es una fuerte motivación para los
empleados, por ello se deben considerar aspectos para establecerla como:
a. Aspectos legales (salarios mínimos, horas extras)
b. Equidad interna de sueldos de acuerdo a la actividad que desempeña
c. Comparación con otras empresas
En Raúl Coka Barriga Cía. Ltda., se han establecido los sueldos con negociación de
los empleados a contratar presentando rubros mínimos y máximos, analizados por el
jefe de recursos humanos y gerente financiero el momento que se requiere cubrir la
vacante; la entidad no maneja un instructivo donde consten estos rubros para cada
cargo.
266
Se recomienda establecer los sueldos para los colaboradores de manera objetiva
tomando en cuenta:
a. Estudios salariales donde se compare empresas del sector seguros como
bróker de seguros y aseguradoras
b. Variables del perfil de los cargos como: experiencia, nivel de educación,
número de personal que supervisa
c. Anualmente comparar los sueldos de sus colaboradores con el promedio del
mercado para:
i. Igualar las remuneraciones que se encuentren bajo el promedio
ii. Mantener las remuneraciones que se encuentren igual o por
encima del promedio
d. Cada jefe de área debe explicar a los empleados personalmente los
procedimientos para el establecimiento de las remuneraciones
Es recomendable contratar servicios de asesoría en administración de recursos
humanos debido a que la entidad se encuentra en crecimiento y necesita mayor
número de colaboradores, es útil contar con procesos formales que permitan
determinar una remuneración apropiada con la finalidad de poder retener al personal
competente estableciendo promedios, límites máximos y mínimos.
3.3.1.7.6 Promociones, cambios de función, bajas de personal
La entidad debe contar con procedimientos que permitan manejar adecuadamente los
movimientos que se presentan con su recurso humano, a continuación se presentan
pautas básicas a tomar en cuenta:
3.3.1.7.6.1 Cambio de función y promociones
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., debe procurar la equidad de oportunidades de
ascenso, evitando discriminar a los aspirantes por sexo, etnia, religión, edad, estado
civil, tendencia política o discapacidad física
267
a. Las vacantes en primera estancia serán publicadas en los tableros
informativos de cada área, circulares internas enviados por correo
electrónico, dando preferencia a los colaboradores, indicando el perfil,
requisitos del puesto y plazo para aplicar al cargo.
b. Realización de pruebas de conocimientos y habilidades requeridas para el
cargo
c. Recursos humanos obtendrá los resultados y presentará al responsable del
área donde se originó la vacante, los resultados de los tres mejores
candidatos para realizar el análisis y selección
d. Se comunicará personalmente al candidato seleccionado la decisión tomada,
posteriormente los resultados serán publicados y enviados al correo
electrónico de todos los aspirantes internos para transparentar el proceso
e. El candidato seleccionado deberá cumplir con las evaluaciones que se
aplican a los nuevos colaboradores
f. En caso de que los candidatos no cumplan con el perfil del puesto o no
obtuvieron resultados inferiores óptimos para el cargo, se realizará una
segunda publicación en páginas web (multitrabajos, computrabajos) o
prensa escrita, retomando el proceso de contratación.
3.3.1.7.6.2 Bajas del personal
a. Recursos Humanos es el responsable de tramitar toda la documentación y
aspectos legales concernientes a las bajas del personal que pueden suscitarse
por:
i. Renuncias
ii. Despidos
iii. Jubilación
iv. Fallecimientos
v. Otras razones legales
b. Las bajas que ocurran por razones no mencionadas anteriormente deben ser
informadas a Recursos Humanos en forma inmediata, a fin de ejecutar las
268
acciones correspondientes y tomar las acciones legales necesarias para
proteger a la entidad
c. Toda documentación referente a las bajas de personal será incluida en la
carpeta personal del ex colaborador
En el caso que Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., requiera de procedimientos
específicos para tratar los movimientos de su recurso humano, es recomendable
contratar asesoría en administración de recursos humanos, a fin de implementarlo en
la entidad.
3.3.2. Evaluación de riesgos
La evaluación de los riesgos que se presentan en el área administrativa-financiera-
contable de Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda., se plantea de la siguiente manera:
a. Objetivos
i. Cumplimiento
ii. Operación
iii. Información Financiera
b. Identificación de Riesgos
Área financiera-administrativa
a. Objetivos
i. Cumplimiento
Verificar que el área financiera-administrativa de seguimiento al
cumplimiento de la normativa vigente emitida por los organismos de
control y las políticas dictadas por la administración
ii. Operación
Constatar que las actividades esenciales y secundarias a cargo del área
financiera-administrativa se realicen usando el mínimo de los recursos
disponibles
iii. Información Financiera
269
a. Comprobar que el área financiera-administrativa determine las pautas
necesarias para elaborar información financiera confiable
b. Verificar que la gerencia financiera-administrativa establezca los
perfiles necesarios para cada cargo a fin de contratar personal
competente que contribuya con la generación de información financiera
contable
b. Identificación de riesgos
Al realizar la evaluación de control interno se obtuvo como resultado los riesgos a
los cuales está sometida el área financiera, los mismos que se encuentran
identificados en:
1. MCIGF: Matriz de resultados gerencia financiera – administrativa
2. MHGF: Matriz de hallazgos gerencia financiera – administrativa
Área contable
a. Objetivos
i. Cumplimiento
Verificar que el área contable cumpla con la normativa vigente emitida
por los organismos de control y las políticas dictadas por la
administración para la elaboración de estados financieros
ii. Operación
Constatar que las actividades esenciales y secundarias a cargo del área
contable y sus colaboradores realmente se realicen y utilicen el mínimo
de los recursos disponibles
iii. Información Financiera
Comprobar que el área contable se maneje dentro de los lineamientos
establecidos a fin que los componentes de los estados financieros
proporcione información confiable
b. Identificación de riesgos
Las siguientes matrices de hallazgos identifican los riesgos encontrados en la
evaluación de control interno realizada al área contable:
270
1. MCICT: Matriz de resultados área contable
2. MHCT: Matriz de hallazgos área contable
3. MCIEE: Matriz de resultados efectivo y sus equivalentes
4. MHEE: Matriz de hallazgos efectivo y sus equivalentes
5. MCIAF: Matriz de resultados activos fijos
6. MHAF: Matriz de hallazgos activos fijos
7. MCICC: Matriz de resultados cuentas por cobrar
8. MHCC: Matriz de hallazgos cuentas por cobrar
9. MCIVT: Matriz de resultados ventas
10. MHVT: Matriz de hallazgos ventas
11. MCICP: Matriz de resultados cuentas por pagar
12. MHCP: Matriz de hallazgos cuentas por pagar
13. MCIIM: Matriz de resultados impuestos
14. MHIM: Matriz de hallazgos impuestos
15. MCINO: Matriz de resultados nómina - vacaciones
16. MHNO: Matriz de hallazgos nómina - vacaciones
3.3.3. Actividades de control
Posterior a la identificación de los riesgos, realizada en la evaluación de control
interno se añaden a los procedimientos actuales las actividades de control necesarias
para prevenir, detectar y corregir posibles irregularidades en la generación de
información financiera contable.
A continuación se presentan los flujogramas de procedimientos propuestos para las
principales actividades que se realizan en el área administrativa-financiera-contable:
271
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES: CAJA CHICA
FLUJOGRAMA: MANEJO DE CAJA CHICA
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
AUXILIAR
CONTABLE
PROVEEDORES
ASISTENTE
FINANCIERASOLICITANTE
GERENCIA
FINANCIERA
1 Entrega de cheque por reposición
de caja chica
2 Realiza requerimiento de fondos a
custodio de caja chica hasta
$ 20,00
3 Elabora recibo con la firma de
recepción del solicitante como
constancia
4 Entrega de fondos a solicitante
5 Entrega de comprobantes de venta
justificativos de los fondos
solicitados hasta 2 días posteriores
a la recepción
6 Verifica que justificativos
correspondan a gastos realizados
de acuerdo a las políticas de caja
chica
7 Solicita autorización a gerencia
financiera para aceptar los
justificativos
8 Comprueba que justificativos
cumplan normativa de
comprobantes de venta y correcta
emisión
9 Verifica valor en justificativos
contra valor entregado a solicitante:
10 si es mayor, reembolsa el faltante al
solicitante y coloca sello de
cancelado en recibo emitido
11 si es menor, solicitante entrega
saldo no utilizado y coloca sello de
cancelado en recibo emitido
12si es igual coloca sello de
cancelado en recibo emitido
13 Descuento de rol de pagos
14 Liquida fondos de caja chica y
solicita su reposición al utilizar el
70% del fondo
DESCRIPCION
NO
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SINO
SI
NO
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
272
DIM
EN
SIÓ
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273
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES: CAJA
FLUJOGRAMA: RECAUDACIÓN
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIEROMENSAJERO TESORERO CONTADOR
1 Asigna en hoja de ruta de mensajería fecha,
hora, dirección los cobros a ser retirados
2 Retira el pago dejando constancia de la
recepción con nombre completo y sello de
la entidad
3 Entrega del cobro efectuado
4 Revisa forma de pago, se acepta cheque o
transferencia bancaria, dinero en efectivo
es devuelto
5 Revisa el pago con facturas pendientes de
cobro, para comprobar que los cobros se
encuentren completos
6 Autoriza la recepción de cobro
incompleto, si el pagador acuerda cancelar
la diferencia en el siguiente cobro
7 Elabora comprobante de ingreso por el
cobro recibido en el sistema de
contabilidad en el modulo cartera
8 Adjunta documentos respaldo a
comprobante de ingreso: facturas
canceladas, retenciones aplicadas
9 Elabora detalle los cobros ingresados
(reporte de bancos, clientes, retenciones)
para realizar cuadre diario
10 Revisa cuadre diario, coteja reporte de
bancos y retenciones contra reporte de
clientes, verifica físico de cheques contra
reporte de bancos
11 Realiza papeleta de depósito individual por
cada cobro para ser enviado al banco el
día siguiente de la recepción
12 Almacena la recaudación diaria con su
respectiva papeleta de depósito en la caja
fuerte de la entidad
13 Revisa semanalmente los comprobantes de
ingreso elaborados
DESCRIPCION
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EXISTENTES PROPUESTOS
274
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275
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES: BANCOS
FLUJOGRAMA: CONCILIACIONES BANCARIAS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIERO
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-bancos-
nómina
CONTADOR TESORERO
2 Ingresa en sistema contable los débitos
realizados por comisiones bancarias
3 Exporta los mayores de bancos del
sistema contable a excel
4 Revisa detalle de partidas conciliatorias
mes anterior con mayor de bancos
5 Coteja los movimientos del estado de
cuenta con mayor de bancos
6 Detalla: cheques girados y no cobrados,
depósitos en tránsito
7 Crea un detalle de partidas conciliatorias
por los valores del estado de cuenta que
no fueron cotejados
8 Solicita a responsable de cobranzas
verifique cobros que constan en partidas
conciliatorias
9 Entrega reporte de facturas canceladas
con depósitos que constan en partidas
conciliatorias
10 Elabora comprobantes de ingreso con
fecha actual de los depósitos que
constan en reporte entregado (referencia
fecha depósito en cuenta bancaria)
11 Constata en mayor de bancos las
partidas conciliatorias justificadas
12 Entrega final de conciliación bancaria
con reportes adjuntos hasta el 05 de
cada mes
13 Revisa y aprueba, firmas de
responsabilidad
14 Archiva de documentación
DESCRIPCION
Entrega el 01 de cada mes archivo excel
del estado de cuenta (pagina web
institución bancaria) del mes
transcurrido por cada cuenta bancaria
1
SI
NO
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
276
FLUJOGRAMA: ACTUALIZACIÓN PERIODICA MAYOR DE BANCOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIEROTESORERO
2Coteja los movimientos del estado de cuenta con
mayor de bancos
3Reporta a responsable de cobranzas los depósitos
no ingresados para revisión de facturas canceladas
4Verifica depósitos con facturas pendientes de
cobro
5 Entrega reporte de facturas canceladas
6
Elabora comprobantes de ingreso con fecha actual
de los depósitos que constan en reporte entregado
(referencia fecha depósito en cuenta bancaria)
DESCRIPCION
1
Entrega semanalmente archivo excel del estado de
cuenta (pagina web institución bancaria) por cada
cuenta bancaria
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
277
FLUJOGRAMA: EMISIÓNY ENTREGA DE CHEQUES A
PROVEEDORES
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
GERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-bancos-
nómina
GERENTE
FINANCIEROTESORERO
1 Recibe provisiones de pago con
documentos respaldo y firmas de
autorización
2 Emite cheque en el módulo
proveedores de las provisiones que
constan autorizadas en el sistema
3Coloca sellos: "cheque cruzado",
"cobro primer beneficiario"
4 Revisa que comprobante de egreso,
cheque y documentos respaldo
autorizados y revisados se
encuentran correctos e íntegros5 Entrega de documentos para
colocación de sellos autorizados
para emisión de cheques
6 Coloca sellos autorizados para
emisión de cheque (seco y logo-
razón social)7 Entrega cheques para firmas
autorizadas
8 Firma y entrega cheques para
proceder a pago
9
Elabora detalle de cheques firmados
10 Realiza el pago al proveedor los días
miércoles desde 14:00 a 17:00
11 Exige firma, nombres, sello de la
empresa en comprobante de egreso
como constancia del pago
12 Adjunta a egreso documentos
respaldo para archivo: provisión de
pagos, factura original, retención
emitida
13 Archiva documentación
DESCRIPCION
SI
NO
EXISTENTES PROPUESTOS
278
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279
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO – SUMINISTROS
FLUJOGRAMA: ADQUISICIONES DE ACTIVOS
FIJOSSUMINISTROS/BIENES/SERVICIOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
SOLICITANTE
CUSTODIO DE
ACTIVOS
FIJOS/SUMINISTROS
JEFE SISTEMAS O
GERENTE
FINANCIERO
GERENTE
GENERAL
1 Realiza el requerimiento
2Consulta base de datos de
proveedores autorizados
3 Cotiza con 3 proveedores
4 Realiza cuadro comparativo
con precios, garantías, forma
de pago
5 Presenta a jefe de sistemas
(relacionado con tecnología)
o a gerente financiero
(bienes/servicios/suministros)
6 Emite recomendación
7 Revisa y analiza cuadro
comparativo, documentos
respaldo, recomendación 8 Autoriza la compra, firma de
aprobación en proforma
seleccionada
9 Procede a la compra
DESCRIPCIÓN
SI
NO
EXISTENTES PROPUESTOS
280
FLUJOGRAMA: INGRESO DE SUMINISTROS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CUSTODIO DE
ACTIVOS
FIJOS/SUMINISTROS
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
2Verifica correcto estado y descripción de
factura con los suministros
3 Devuelve suministro y/o comprobante de venta
4 Registra ingreso en sistema informático
6
Entrega comprobante de ingreso con factura
original y documentos respaldo de aprobación
a contabilidad
7 Realiza proceso proveedores (Ver flujograma)
8Archiva comprobante de ingreso, copia de
factura
DESCRIPCION
1 Recepción de suministros
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
281
FLUJOGRAMA: REQUERIMIENTO DE SUMINISTROS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
SOLICITANTE
CUSTODIO DE
ACTIVOS
FIJOS/SUMINISTROS
1Realiza requerimiento el día lunes de cada
semana
2 Revisa disponibilidad en stock
3Inicia proceso de adquisiciones (activos
fijos/suministros/bienes/servicios)
4Registra egreso de suministros en sistema
informático
5Entrega de pedido a solicitante y firma de
recepción en documento de egreso
DESCRIPCION
SI
NO
EXISTENTES PROPUESTOS
282
FLUJOGRAMA: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
CUSTODIO DE
ACTIVOS
FIJOS/SUMINISTROS
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
2Verifica correcto estado y descripción de factura
con el bien
3 Devuelve activo fijo y/o comprobante de venta
4 Registra ingreso en sistema informático
5 Etiqueta y codifica el activo fijo
6
Entrega comprobante de ingreso con copia de
factura y documentos respaldo de aprobación a
contabilidad
7Realiza proceso proveedores (Ver flujogramas
proveedores)
8Entrega el bien al responsable con respectiva acta
de entrega recepción
9Archiva comprobante de ingreso, original factura y
acta firmada en carpeta de activos fijos
10
Entrega copia adicional de factura a ejecutiva de
cuenta para gestionar la inclusión del bien en la
póliza de seguros
DESCRIPCION
1
Recepción de activo fijo (espera obtener
beneficios futuros derivados del bien/costo igual o
mayor a $300.00)
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
283
FLUJOGRAMA: MOVIMIENTOS ACTIVOS FIJOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
JEFE
INMEDIATO
CUSTODIO
ACTIVOS FIJOS
2
Verifica integridad de los bienes que constan en
acta de entrega-recepción del puesto mediante
inspección física
3Notifica faltantes a Gerencia Financiera para
establecimiento de sanciones
4
Elabora acta de entrega-recepción, firmas de
aceptación de responsable anterior y responsable
actual
5Registra movimientos efectuados en sistema
informático
6 Archiva documentación en carpeta de activos fijos
DESCRIPCION
1
Informa movimiento de activos fijos por: cambios
de personal, incrementos de puestos, cambio de
funciones
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
284
FLUJOGRAMA: BAJA POR DETERIORO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
RESPONSABLECUSTODIO
ACTIVOS FIJOS
GERENTE
GENERAL
2 Constata deterioro del bien
3 Mantiene activo fijo en posición actual
4Elabora acta de activos fijos
deteriorados/mal estado
5 Autoriza baja de activos fijos
6 Da de baja activos fijos autorizados en
sistema informático, excluir de listado del
responsable
7Deshacerse de activos fijos deteriorados
(fijar mecanismos)
8 Pasar información a contabilidad
DESCRIPCION
1
Informa mal estado del bien a su cargo y/o
es determinado en inventarios físicos
periódicos
NO
SI
SI
NO
EXISTENTES PROPUESTOS
285
FLUJOGRAMA: BAJA POR PÉRDIDA O ROBO
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
RESPONSABLECUSTODIO
ACTIVOS FIJOS
GERENTE
GENERAL
2 Realiza inventario físico del área
3Notifica a gerencia bienes
extraviados/robados
4 Realiza denuncia en comisaría
5Elabora acta de activos fijos
extraviados/robados
6 Autoriza baja de activos fijos
7
Da de baja activos fijos autorizados en
sistema informático, excluir de listado del
responsable
8 Pasa información a contabilidad
DESCRIPCION
1 Informa pérdida/robo de activos fijos
EXISTENTES PROPUESTOS
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CUENTAS POR COBRAR
FLUJOGRAMA: GESTIÓN DE COBRANZAS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIEROABOGADO
2Calcula el periodo transcurrido de las facturas
pendientes a partir de la fecha de emisión
3
Llama a clientes que tengan un periodo
transcurrido desde 15 hasta 240 días para
coordinar el pago
4Asigna en hoja de ruta de mensajería fecha, hora,
dirección para el retiro del pago
5Entrega reporte de clientes con respectivos saldos
a abogado de la empresa
6 Inicia trámites legales para recuperación de valores
DESCRIPCION
Cada 15 días obtiene detalle de Cuentas por
Cobrar del módulo cartera del sistema contable1
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
290
FLUJOGRAMA: ANTICIPO HONORARIOS
SUELDOS – PRÉSTAMOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
SOLICITANTEGERENTE
FINANCIERO
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
TESORERO
2
Analiza capacidad de pago, verificando
haberes en rol de pagos/honorarios
profesionales
3 Niega solicitud
4 Autoriza emisión de cheque
5Emite cheque/registro contable cuentas
por cobrar empleado
6 Gestiona firmas de cheques
7 Entrega cheque a solicitante
DESCRIPCION
1Llena formulario de solicitud (monto, #
meses descuento)
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
291
FLUJOGRAMA: ANTICIPO GASTOS DE VIAJE
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
SOLICITANTE GERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
TESOREROGERENTE
FINANCIERO
2 Autoriza presupuesto
3 Emite cheque
4 Gestiona firmas de cheques
5 Entrega cheque a solicitante
6 Presenta justificativos hasta 3 días
posteriores al retorno y deposita
sobrantes en tesorería7 Descuenta valores no justificados
mediante rol de pagos
8 Revisa documentación se encuentre
correcta: datos a nombre solicitante,
validez del comprobante de venta
9 Elabora liquidaciones de compras y
servicios por valor de justificativos
correctos
10 Registro en sistema contable
DESCRIPCION
1Presenta presupuesto de gastos
estimados para viaje
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294
VENTAS
FLUJOGRAMA: FACTURACIÓN
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
ASISTENTE
FINANCIERA
GERENTE
FINANCIEROTESORERA
2Recibe preliquidación realizada por
aseguradoras 15 y 30 de cada mes
3
Verifica exactitud rubros de
preliquidaciones de aseguradora con
preliquidación propia
4Corrige errores en sistema o consulta
novedades a la aseguradora
5Emisión de factura con información
de preliquidación
6 Aprobación de factura
7Entrega de 2da. copia a contabilidad
para archivo
8Distribución de factura original a
cliente
9Recaudación de copia firmada por
cliente
DESCRIPCION
Genera preliquidaciones por
aseguradora 15 y 30 de cada mes1
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EXISTENTES PROPUESTOS
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296
PROVEEDORES
FLUJOGRAMA: PAGO PROVEEDORES RECURRENTES
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
GERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-
bancos- nómina
2Realiza registro (Provisión de Pagos) en
sistema de contabilidad módulo proveedores
3 Adjunta factura anterior a provisión de pagos
4Los días martes y jueves entrega documentos
para aprobación de Gerente
5 Verifica precios
6 Aprueba el pago
7 Entrega facturas aprobadas a contabilidad
8Revisa contabilización correcta (provisión de
pagos) y factura aprobada
9
Autoriza semanalmente en sistema el registro
contable (provisión de pagos) para emisión de
cheque
10Entrega provisión de pagos con documentos
respaldo para emisión de cheques
DESCRIPCION
Revisar facturas: Datos informativos del
proveedor, nombre del documento, número,
autorización SRI, fecha de caducidad, datos
del cliente correctos, cálculo correcto de IVA
y total
1
SI
SI
NO
NO
EXISTENTES PROPUESTOS
297
FLUJOGRAMA: PAGO PROVEEDORES ESPORÁDICOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
GERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-
bancos- nómina
1
Revisa facturas: Datos informativos
del proveedor, nombre del documento,
número, autorización SRI, fecha de
caducidad, datos del cliente correctos,
cálculo correcto de IVA y total
2Revisa aprobación de Gerente en
respaldos de la compra
3Retorna factura a solicitante para
gestionar autorización de gerencia
4Realiza registro (Provisión de Pagos)
en sistema de contabilidad
5
Los días martes y jueves entrega
documentos para aprobación de
Gerente
6 Aprueba el pago
7Entrega facturas aprobadas a
contabilidad
8Revisa contabilización correcta y
factura aprobada
9
Autoriza semanalmente en sistema el
registro contable (provisión de pagos)
para emisión de cheque
10
Entrega provisión de pagos con
documentos respaldo para emisión de
cheques
DESCRIPCION
NO
NO
SI
SI
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
298
FLUJOGRAMA: ANTICIPO PROVEEDORES
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
GERENTE
FINANCIEROGERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-
bancos- nómina
1Canaliza la solicitud de anticipo a
proveedores
2 Aprueba el anticipo
3Emite cheque (proceso de emisión y
entrega)
4Registra en auxiliar de anticipos a
proveedores
5Recepción de factura de proveedor
(inicia proceso proveedores)
6Emite cheque descontando el anticipo
entregado
7Revisa auxiliar de anticipos y verifica
el descuento respectivo en pago final
8 Registra en auxiliar de anticipos a
proveedores la cancelación final
9Continuación proceso de emisión y
entrega de cheques
DESCRIPCION
NO
SI
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
299
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300
IMPUESTOS
FLUJOGRAMA: IMPUESTOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-bancos-
nómina
GERENTE
FINANCIERO
1
Realiza revisión secuencial de información
generada por el sistema con documentos
físicos: facturas emitidas, comprobantes de
egreso, cheques, retenciones en la fuente
2
Realiza revisión secuencial de información
generada por el sistema con físicos de
facturas emitidas
3
Obtiene reportes del sistema contable:
Detalle Retenciones Impuesto a la Renta,
Retenciones de IVA, IVA en compras, IVA en
ventas
4Corrige errores de contabilización en
reportes
5Verifica que la información generada sea
correcta
6 Completa formularios 104 y 103
7 Realiza asiento de cierre de impuestos
8 Generación de anexos transaccionales
9Pasa a revisión formularios con reportes
respaldo y asiento de cierre 3 días
10 Aprobación de formularios
11Carga archivo de impuestos y anexos
transaccionales en página del SRI
12 Imprime Talón Resumen
13 Archiva de documentación
DESCRIPCION
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4.
302
NÓMINA
FLUJOGRAMA: ROL DE PAGOS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
ASISTENTE
RRHH
GERENTE
FINANCIEROGERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-
bancos- nómina
1Recepción de información de
descuentos hasta el 20 de cada mes
2
Registra en sistema informático
ingresos y deducciones: comisiones
ganadas, descuento por seguros,
aporte IESS, préstamos
quirografarios, hipotecarios,y empresa
3 Autoriza rol de pagos
4Realiza archivo para carga de
transferencias
5Carga archivo en sistema de cash
management
6 Autoriza las transferencias
7
Genera roles de pago individuales
para la firma de recepción de cada
empleado
8
Entrega a contabilidad: rol de pagos,
detalle de transferencia realizada
hasta el 02 de cada mes
9Contabiliza rol de pagos hasta el 05
de cada mes
10Realiza provisiones de beneficios
sociales
DESCRIPCION
NO
NO
SI
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
303
FLUJOGRAMA: PLANILLAS IESS
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
ASISTENTE
RRHH
AUXILIAR
CONTABLE
Impuesto-
bancos- nómina
AUXILIAR
CONTABLE
Proveedores
MENSAJERO
1Registra en página del IESS ingresos
adicionales al salario unificado
2
Genera planillas de: aportes,
préstamos quirografarios, préstamos
hipotecarios
3 Verificación de planillas generadas
con rol de pagos
4 Genera comprobantes de pago
5Entrega planillas y comprobantes a
contabilidad
6Realiza registro contable y emite
cheque
7 Cerífica cheque
8
Procede a pago en el Banco 3 días
antes del vencimiento: cheque y
comprobantes de pago
9Entrega comprobantes de pago
sellados a Tesorera
DESCRIPCION
NO
SI
EXISTENTES PROPUESTOS
304
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6.
305
ÁREA ADMINISTRATIVA: RECURSOS HUMANOS
FLUJOGRAMA: CONTROL DE VACACIONES
Elaborado por: Nathaly Rosero N.
JEFE DE
AREASOLICITANTE JEFE RRHH
1
Elabora cronograma de vacaciones del
personal hasta 31 de enero de cada año
por cada área
2Realiza cronograma global de las
vacaciones del personal
3
Publica en medios informativos, intranet,
correo electrónico el 01 de cada mes el
personal que debe tomar vacaciones
4
Realiza solicitud de vacaciones en
formato establecido para la fecha
acordada
5 Autoriza e informa a Recursos Humanos
6 Descuenta días de permiso otorgados
7Notifica días de vacaciones a tomar, fecha
de salida y retorno
8Informa pendientes a la persona que le
reemplazará en su cargo
9
Enviar mail a contactos informando el
periodo de vacaciones y la persona que se
quedará a cargo del puesto
10
Verifica que persona reemplazo tenga
conocimiento del trabajo a realizar y
contactos se encuentren informados del
cambio
11Suspende periodo de vacaciones hasta
nueva orden
12 Toma periodo de vacaciones autorizado
DESCRIPCION
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Cu
ad
ro 2
7.
307
3.3.4. Información y comunicación
La organización debe estar consciente de la importancia de este componente para que
propuesta de sistema de control interno funcione, a continuación se detallan pautas
esenciales:
1. Informar a toda la organización el papel que cumple cada uno en el control
interno, en todos los niveles ascendentes, descendente y horizontal
2. Realizar una exposición resumida a todo el personal sobre el sistema de control
interno propuesto, explicando que las indicaciones detalladas serán impartidas
por el jefe de cada área
3. Realizar reunión con gerente financiero, contador y jefe de recursos humanos
para entregar la información que compete a cada uno y sea impartida a sus
colaboradores directos.
4. Establecer cronograma para:
a. Análisis de la propuesta
b. Emisión de opiniones
c. Exposición de nuevas necesidades por parte de los involucrados
para implementar el sistema de control interno
d. Ejecución de la propuesta
e. Reuniones periódicas para socializar resultados
5. Ratificar y verificar que la información sea confiable y generada por el personal
encargado en los tiempos establecidos en la propuesta (políticas-funciones-
procedimientos).
6. Revisar que el sistema de comunicación contribuya para la toma de decisiones a
largo plazo, rendición de cuentas y se adapte a los cambios que la organización
implemente en base a las necesidades del momento.
7. Implementar la recomendación con respecto a los sistemas de información que a
continuación se detalla:
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. posee actualmente los siguientes sistemas
informáticos:
308
a. Unibroker utilizado para el manejo operativo del giro del negocio y
facturación, con la respectiva identificación del usuario que genera la
información
b. D´bsys utilizado para la generación de información financiera en el área
contable con respectivas restricciones y claves de acceso a usuario
Para llevar a efecto la propuesta del presente trabajo se requiere lo siguiente:
a. Modificaciones en sistema Unibroker: generación de preliquidaciones,
generación de la facturación en archivo independiente.
b. Modificaciones en sistema D´bsys: opción carga automática de
facturación.
c. Creación sistema para manejo de activos y suministros de la entidad
d. Creación sistema para manejo de rol de pagos o habilitación de módulo
nómina con empresa de sistema contable actual D´bsys
e. Cada sistema debe contar con claves de seguridad para cada usuario y
restricciones en el manejo de la información en base a las funciones de
cada cargo.
f. Los sistemas de información deben estar integrados y ser conciliados
periódicamente con el sistema contable a fin de proporcionar información
confiable y oportuna para la toma de decisiones a todos los niveles,
evaluar el desempeño de la entidad, rendir cuentas sobre la gestión
realizada.
Los funcionarios deben tener conocimiento pleno del funcionamiento de los sistemas
informáticos del área a su cargo con respecto a: fuentes de información generada por
otras áreas, procesamiento de información, información generada a su cargo a ser
distribuida.
8. Los canales de comunicación son fundamentales dentro de este componente del
control interno, se recomienda los siguientes:
309
Canales de comunicación internos:
a. Implementar intranet para manejo de la información dentro de la empresa
por parte de sus colaboradores como correspondencia, solicitudes,
manuales de procedimientos, código de ética, información financiera,
datos de clientes y adicionales que permitirán a los colaboradores ahorrar
tiempo y recursos materiales, eliminar la escasez de información para
desarrollar su trabajo, siempre que la información de la intranet se
encuentre actualizada diariamente.
b. Realizar reuniones periódicas para tratar asuntos correspondientes a cada
área, solucionar problemas presentados, realizar seguimiento oportuno a
acontecimientos reportados.
Canales de comunicación externos:
a. Mantener actualizada la página web de la entidad con los servicios que
presta la entidad, contactos y adicionales, a fin que los clientes puedan
acceder a la información, facilitando la pronta atención a los mismos.
b. Actualizar las direcciones electrónicas del personal para la adecuada
entrega y uso de la información.
3.3.5. Supervisión y monitoreo
Una vez implementado el sistema de control interno propuesto en el presente trabajo,
Raúl Coka Barriga AAPS Cía. Ltda. debe verificar la ejecución del mismo a lo largo
del tiempo y los resultados obtenidos, para ello se propone las siguientes pautas:
1. Supervisión continua
a. Aplicación y análisis de indicadores de desempeño planteados en el
presente trabajo, responsabilidad a cargo de contador general; entrega de
resultados a gerencia financiera y posterior presentación a gerencia
general.
b. Asegurarse constantemente que las revisiones planteadas en los
procedimientos sean ejecutadas
310
2. Evaluaciones periódicas
a. En el presente trabajo se sugiere contratar servicios de auditoría interna,
con la finalidad de realizar evaluaciones trimestrales sobre el sistema de
control interno propuesto.
b. El gerente financiero y contador de la empresa analizarán trimestralmente
los resultados obtenidos en la auditoría interna realizada.
En el caso de no obtener los resultados planteados en la propuesta, se recomienda a
la entidad identificar las situaciones en las cuales no se ejecuta el sistema de control
interno, a fin de desarrollar correctivos oportunos que permitan el cumplimiento del
sistema de control interno.
La aplicación de supervisiones continuas y evaluaciones periódicas contribuyen a
generar seguridad razonable sobre la fiabilidad de la información financiera
generada, y cumplimiento de normativas vigentes.
3.3.6. Análisis costo-beneficio
A continuación se presenta el análisis costo-beneficio de la presente propuesta, para
el análisis respectivo por parte de la administración:
311
Cuadro 28. BASES DE CÁLCULO PARA ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO
PROPUESTA DEIMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE EMPRESA
RAÚL COKA BARRIGA AAPS CIA LTDA
DESCRIPCIÓN VALOR FUENTE AUTOR
No. horas laborables
mensuales240
*Contratos
LaboralesRaúl Coka Barriga AAPS
Sueldo mensual gerente
financiero3.500,00
*Rol de
PagosRaúl Coka Barriga AAPS
Sueldo mensual jefe recursos
humanos1.500,00
*Rol de
PagosRaúl Coka Barriga AAPS
Servicios Contables (mensual) 2.140,00 *Estados
FinancierosRaúl Coka Barriga AAPS
Contador (Participación) 35%*Servicios
ContablesRaúl Coka Barriga AAPS
3 Auxiliares contables
(Participación)65%
*Servicios
ContablesRaúl Coka Barriga AAPS
Sueldo mensual asistente
gerencia financiera800,00
*Rol de
PagosRaúl Coka Barriga AAPS
Sueldo mensual asistente
informático800,00
*Rol de
PagosRaúl Coka Barriga AAPS
Sueldo mensual asistente
recursos humanos400,00
*Rol de
PagosRaúl Coka Barriga AAPS
Servicios custodio activo fijos
(anual)1.500,00
ProformaAguirre Consultores
Incremento personal servicios
contables 8 días al mes170,00
ProformaD´brag Contares
Servicios de auditoria interna
trimestrales700,00
Proforma
Nathaly Rosero (Servicios
Profesionales)
Uniforme/persona (cada 2
años) 250,00
*Estados
FinancierosRaúl Coka Barriga AAPS
Recibera 1,50 Proforma Gráficas Ortega
Papel bond y otros 5,00 Proforma Papeleria Arias
* Información Confidencial
FUENTE AUTOR
Ingresos operacionales 2.779.633,15 *Estados
FinancierosRaúl Coka Barriga AAPS
Gastos operacionales 2.349.361,59 *Estados
FinancierosRaúl Coka Barriga AAPS
Utilidad operacional 430.271,56 *Estados
FinancierosRaúl Coka Barriga AAPS
* Información Confidencial
ESTADO DE RESULTADOS
SUMINISTROS
312
Cuadro 29. ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO PROPUESTA
DEIMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE EMPRESA RAÚL COKA
BARRIGA AAPS CIA LTDA
ANUAL OBSERVACIONES BENEFICIOS
Tiempo gerente financiero
(2 horas)29,17
Tiempo jefe recursos humanos
(2 horas)12,50
Tiempo contador general
(4 horas)12,48
Tiempo asistente gerencia
financiera (1 hora)3,33
Tiempo auxiliares de
contabilidad (2 horas; 3
auxiliares)
11,59
Subtotal (No se incluye en
total propuesta)69,08
Sistema informático de nómina
(40 horas)133,33
Optimización de tiempo,
exactitud aritmética,
seguridad de
almacenamiento de
información en elaboración
de roles de pago global e
individual
Sistema informático control de
permisos y vacaciones (20
horas)
66,67
Ahorro de tiempo en
gestiones administrativas,
mayor control de permisos
otorgados, mayor precisión
de días de vacaciones
pendientes, conocimiento
inmediato por parte del
empleado
Intranet (100 horas) 333,33
Facilidad de información
para todos los
colaboradores, ahorro de
tiempo, seguridad de
almacenamiento de
información
Subtotal (No se incluye en
total propuesta)533,33
Computadora (1 und) 370,00 Equipo para asistente de
recursos humanos
Mejora de manejo del
personal por parte de
recursos humanos
Subtotal (A) 370,00
Incluye en remuneración
mensual actual, no
representa desembolso
adicional
COSTO IMPLEMENTACIÓN
CÓDIGO DE ÉTICA, POLÍTICAS, FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS
Incluye en remuneración
mensual actual, no
representa desembolso
adicional
Conocimiento y acatamiento
por parte de los
colaboradores del
comportamiento que la
entidad espera en el
desarrollo del trabajo
encomendado, funciones y
procedimientos para la
ejecución de las actividades
de cada cargo,
mejoramiento de
procedimientos actuales
para la consecución de
mejores resultados
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS
EQUIPOS REQUERIDOS
313
Cuadro 29. ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO PROPUESTA
DEIMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE EMPRESA RAÚL COKA
BARRIGA AAPS CIA LTDA
ANUAL OBSERVACIONES BENEFICIOS
GASTOS PERMANENTES MENSUAL ANUAL OBSERVACIONES BENEFICIOS
Servicios prestados por control
activos fijos (sistema
informático)
125,00 1.500,00 Contrato con empresa de
servicios
Salvaguarda de activos fijos
pertenecientes a la entidad,
control adecuado de
movimientos, identificación
de responsable
Asistente contable (8 días al
mes)170,00 2.040,00
Contrato con empresa de
servicios contables
D´brag
Soporte en el área contable
para la ejecución adecuada
de sus funciones,
contribución para aplicación
de indicadores de
Asistente recursos humanos
Sueldo mensual 400,00 4.800,00
Décimo tercero 33,33 400,00
Décimo cuarto 24,33 292,00
Vacaciones 16,67 200,00
Uniforme 10,42 125,00
Servicios de auditoría interna 233,33 2.800,00 Evaluaciones trimestrales
Verificación de ejecución de
procedimientos planteados
en propuesta de control
interno, entrega de
resultados obtenidos,
detección y corrección
oportuna de irregularidades
Impresiones y copias 3,00 36,00
Asistente recursos
humanos y custodio
activos fijos
Suministros (Recibos caja
chica, papel bond, otros)6,50 78,00
Asistente recursos
humanos, custodio activos
fijos, caja chica
Sello de cancelado 1,00 12,00 Caja chica
Block facturas en papel
químico13,33 160,00 Proceso de facturación
Subtotal (B) 1.036,92 12.443,00
*TOTAL DESEMBOLSO
PROPUESTA (A)+(B)1.036,92 12.813,00
* No se considera desembolsos a los rubros incluidos dentro de la remuneración mensual actual
Soporte en el área, mejora
en controles, disponibilidad
de tiempo para diseñar
procedimientos necesarios
para la adecuada
administración de recursos
humanos, adecuada
Respaldos de registros para
archivo físico
correspondiente en
aplicación de
procedimientos planteados
en propuesta de control
interno
Contrato directo con Raúl
Coka Barriga AAPS Cía.
Ltda.
SERVICIOS PRESTADOS/PERSONAL NECESARIO
COSTO IMPLEMENTACIÓN
314
Cuadro 30. COMPARATIVO ANUAL COSTO - BENEFICIO PROPUESTA
DEIMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
ADMINISTRATIVA-FINANCIERA-CONTABLE EMPRESA RAÚL COKA
BARRIGA AAPS CIA LTDA
INGRESOS
OPERACIONALES
2.779.633,15
Tiempo gerente financiero (2 horas) 29,17 0,00%
Tiempo jefe recursos humanos (2 horas) 12,50 0,00%
Tiempo contador general (4 horas) 12,48 0,00%
Tiempo asistente gerencia financiera (1 hora) 3,33 0,00%
Tiempo auxiliares de contabilidad (2 horas; 3
auxiliares)11,59 0,00%
AHORRO 69,08 0,00%
INGRESOS
OPERACIONALES
2.779.633,15
Sistema informático de nómina (40 horas) 133,33 0,00%
Sistema informático control de permisos y
vacaciones (20 horas)66,67 0,00%
Intranet (100 horas) 333,33 0,01%
AHORRO 533,33 0,02%
GASTOS
OPERACIONALES
2.349.361,59
Computadora (1 und) 370,00 0,02%
GASTO 370,00 0,02%
GASTOS
OPERACIONALES
2.349.361,59
Servicios prestados por control activos fijos
(sistema informático)1.500,00 0,06%
Asistente contable (8 días al mes) 2.040,00 0,09%
Asistente recursos humanos 5.817,00 0,25%
Servicios de auditoría interna 2.800,00 0,12%
Impresiones y copias 36,00 0,00%
Suministros (Recibos caja chica, papel
bond,otros)78,00 0,00%
Sello de cancelado 12,00 0,00%
Block facturas en papel químico 160,00 0,01%
GASTO 12.443,00 0,53%
GASTOS PERMANENTES
CÓDIGO DE ÉTICA, POLÍTICAS, FUNCIONES,
PROCEDIMIENTOS
IMPLEMENTACIÓN
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS
EQUIPOS REQUERIDOS
PROPUESTA %RESULTADOS
PERIODO2011 2012
Incremento ahorro 0,02% Ingresos operacionales 2.779.633,15 2.780.235,56
Incremento gasto 0,55% Gastos operacionales 2.349.361,59 2.362.174,59
Utilidad operacional 430.271,56 418.060,97
Disminución utilidad usd 12.210,59
Disminución utilidad % 3%
315
En base al análisis realizado, se demuestra que la propuesta de diseño del sistema de
control interno para Raúl Coka Barriga AAPS planteado en el presente trabajo es
viable y no representa un impacto económico significativo para la entidad, los
beneficios cualitativos como ahorro de tiempo en procesos, calidad de la información
procesada, protección a los activos de la entidad a través de la ejecución de los
controles propuestos y la medición de resultados en base a los indicadores
recomendados superan el costo económico de poner en marcha el sistema control
interno planteado en la presente tesis.
316
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. La entidad no cuenta con código de ética, políticas, manuales de procedimientos
para las actividades que se desarrollan en todas las áreas de la entidad en medios
escritos, magnéticos, en el portal web de la entidad o en la red interna para ser
difundidos entre sus colaboradores, por lo que podrían generarse situaciones
negativas como actos deshonestos o ilegales, omisión de procedimientos, falta
de exactitud aritmética de las operaciones, generando pérdidas significativas en
recursos materiales y financieros, pérdida de confiabilidad e integridad en la
información financiera de la entidad.
2. Los gastospersonales de los socios no se encuentran separados completamente
de las cuentas de la empresa, gastos que no pertenecen a la empresa son
asumidos y presentados en balances, generando información no confiable con
respecto al negocio.
3. No se elaboran presupuestos para controlar los ingresos y los gastos de la
entidad durante el periodo, por lo tanto la administración no está en capacidad
prever sus movimientos, capacidad de endeudamiento, nivel de ventas necesario
para la operación del negocio, utilidad prevista para el periodo.
4. El área de tesorería no cuenta con políticas de manejo de efectivo ya que hasta el
momento no se han suscitado inconvenientes, sin embargo a futuro, un mal
elemento tendría libertad para cometer irregularidades y no ser detectado a
tiempo por la administración.
5. La entidad no ha establecido políticas de crédito y fijación de plazos en la
cancelación de sus facturas, situación que ocasiona morosidad en cartera e
ineficiencia de la administración en recuperación de fondos.
317
6. Para otorgar anticipos de sueldos o préstamos a empleados la administración no
realiza análisis de capacidad de pago del solicitante y autorización formal,
ocasionando que no sean descontados en rol de pagos por falta de disponibilidad
del empleado y los desembolsos no cuenten con respaldos válidos.
7. No existen los suficientes filtros de revisión en todas las operaciones diseñados
por la entidadcomo arqueos sorpresivos para caja chica y caja, inventarios
físicos periódicos para activos fijos, con la finalidad de evitar y corregir errores
o irregularidades oportunamente ya que al contratar una firma de servicios
contables la entidad ha deslindado su responsabilidad en este aspecto y se
encuentra bajo total dependencia del criterio, ética, conocimiento, experiencia
laboral del personal contratado por la firma.
8. La información que consta en los mayores generados por el sistema contable no
es conciliada periódicamente con los auxiliares en las cuentas de proveedores
por pagar y cuentas por cobrar, para garantizar la confiabilidad, precisión e
integridad de la información presentada en los estados financieros.
9. No existen restricciones para el acceso de personal no autorizado alos archivos
de contabilidad donde se mantienen los registros contables con sus respectivos
respaldos, debido a que comparte modulares con las demás áreas de la empresa y
el personal de contabilidad está disperso en diferentes oficinas yaque es
reubicado constantemente por separado por disposiciones administrativas.
10. La entidad no elabora Estados Financieros mensuales razón por la cual no
realizan cierres periódicos, ingresando o modificando la información
posteriormente al mes que corresponde excepto la relacionada con impuestos ya
declarados, generando gastos no deducibles, falta de integridad en la
información relacionada con ajustes por depreciación, prepagados o
precobrados; y diferencia entre los registros del sistema y los documentos
físicos.
11. La entidad no cuenta con un sistema informático y encargado de activos fijos
para controlar y registrar los ingresos, traslados y bajas de los mismos,
318
adicionalmente no ha diseñado mecanismos de identificación física para su
reconocimiento y no realiza inventarios físicos periódicos como constatación
física de los mismos.
12. El sistema informático usado en el área de seguros para registrar los pagos de los
clientes para las aseguradoras no permite la generación de preliquidaciones por
comisiones, por lo tanto la empresa no coteja su información con la entregada
por las aseguradoras para aseverar la precisión e integridad de registros.
13. La entidad no cuenta con una base de datos de proveedores autorizados que
cumplan con los requerimientos establecidos por la administración, para realizar
los pedidos el encargado debe recurrir a contabilidad para solicitar información
del proveedor de requerimientos similares anteriores.
14. El departamento de contabilidad no realiza un registro auxiliar de los anticipos
entregados a proveedores dificultando la revisión previo la emisión de cheque,
en ocasiones se pasa por alto los anticipos entregados cancelando la totalidad,
generando pérdida para la entidad, adicionalmente el módulo de proveedores del
sistema contable no provee información confiable ya que constan anticipos
antiguos que ya fueron descontados.
15. La entidad no cuenta con un asistente de recursos humanos y sistema
informático para la administración de nómina, generando tiempo de elaboración
excesivo, con errores de cálculo en los rubros de ingresos, deducciones y líquido
a pagar, los cuales son detectados posteriormente a la acreditación en las
cuentas bancarias del personal, por contabilidad al registrar esta información en
el sistema contable, las correcciones son realizadas en el rol de pagos del
siguiente mes, adicional existe variación entre los roles de pagos con planillas de
aportes de IESS, realizando ajustes posteriores lo que genera el cobro de multas.
16. Recursos humanos no exige a cada área y división de servicios elaborar
cronograma de vacaciones de su personal, adicionalmente existe falencias en la
coordinación de remplazo para el puesto solicitante generando acumulación de
trabajo y quejas por parte de los clientes por la falta de atención a sus
requerimientos.
319
17. El sistema de control interno propuesto en el presente trabajo es viable, los
gastos de implementación y los gastos recurrentes no son significativos
económicamente para la entidad en relación a los gastos operacionales del año
anterior; los beneficios adquiridos mejoran el tratamiento de la información
logrando que sea confiable, exacta y oportuna, adicionalmente contribuye a
reducir tiempo en la ejecución de procedimientos y permite salvaguardar los
activos de la entidad mediante la aplicación de los controles sugeridos.
320
RECOMENDACIONES
1. Implementar en la entidad el código de ética, las políticas yprocedimientos
propuestos en el presente trabajo ya que abarcan temas puntuales de la conducta
que se espera los colaboradores mantengan en la entidad, políticas y
procedimientos aplicables para el desarrollo normal de las actividades, los
mismos que pueden ser impartidos por escrito o en medios de comunicación que
el personal tenga acceso, para lograr el correcto desempeño en las actividades a
realizaren cada cargo, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de la
entidad.
2. Fijar límites en montos de gastos personales para socios y empleados que serán
asumidos por la empresa, los excesos se deben registrar como anticipos y
descontarlos en rol de pago mensual o facturas por prestación de servicios.
3. La entidad debe elaborar presupuestos anuales y realizar cuadros comparativos
mensuales a fin de ejecutar acciones correctivas oportunas que mejoren la
situación económica de la empresa.
4. En el área de Tesorería la entidad debe establecer políticas de manejo de efectivo
y sus equivalentes, para garantizar el adecuado manejo del efectivo como
montos máximos de efectivo a recibir, custodia de valores, arqueos sorpresivos,
registro oportuno, depósito inmediato de valores, cuadres diarios, verificación de
depósitos en cuentas bancarias.
5. Establecer como plazo de pago 30 días en su facturación, en caso de requerir un
plazo superior solicitar autorización de gerencia financiera, adicionalmente fijar
montos máximos de cartera y realizar análisis de antigüedad para facilitar la
gestión de recuperación.
6. Analizar la disponibilidad mensual de pago del empleado previo a conceder un
anticipo o préstamo, adicionalmente diseñar formulario que incluya: datos del
solicitante, monto de préstamo, número de cuotas a ser descontado, firmas de
aceptación del solicitante y de autorización por parte de la administración como
respaldo del desembolso y cobro posterior.
321
7. Establecer procedimientos propios detallados en la propuesta del presente
trabajo para controlar las actividades a cargo del área administrativa-financiera-
contable garantizando la generación de información íntegra y confiable,
específicamente arqueos diarios de caja, arqueos periódicos sorpresivos para
caja chica, inventarios físicos de activos fijos semestrales y en situaciones
especiales que se requiera; a finde tener control sobre las actividades que
desarrolle el personal de la firma contable, indistintamente de la firma que sea
contratada.
8. El departamento contable debe depurar los módulos de cuentas por cobrar y
proveedores por pagar conjuntamente con la información de los mayores
contables a fin de coincidir con la información presentada y realizarlo
periódicamente como parte esencial de la generación de información financiera.
9. Delimitar una ubicación para el personal de contabilidad donde se puedan ubicar
seguidos y no entre personal de otras áreas, de igual manera destinar espacio
físico en los modulares de archivo para contabilidad y no compartir con otras
áreas, el mismo debe contar con las seguridades necesarias como candados o
seguros en las puertas, las llaves originales deben ser entregadas al personal
encargado de la custodia, manteniendo duplicados en poder de la administración.
10. Incluir dentro de las políticas contables la elaboración de Estados Financieros
mensuales, a fin de incluir toda la información del periodo oportunamente y
presentar la situación económica de la empresa mensualmente para toma de
decisiones oportunas, los documentos posteriores a la entrega de balances
descontarlos al personal según el grado de responsabilidad con la autorización de
la administración, realizar cierre de periodos en el sistema contable para evitar
modificaciones posteriores a la entrega de balances, en el caso de encontrar
errores de periodos anteriores realizar ajustes o reclasificaciones en el periodo
actual.
11. Contratarlos servicios de custodia de activos fijos en base a la mejor oferta
presentada por las compañías que brindan este servicio incluyendo sistema
informático, de esta manera se disminuye el costo de contratar una persona
322
adicional y diseñar sistema informático por parte de la entidad; dentro de las
responsabilidades asignadas se encuentra etiquetar y codificar los activos fijos,
constatar y registrar en sistema informático los movimientos efectuados, realizar
inventarios físicos semestrales y sorpresivos en caso de requerirlos.
12. Adecuarel sistema informático de seguros actual para registrar las primas
vendidas con cada aseguradora y el porcentaje de comisión sea parametrizado en
base a los convenios firmados incluyendo fecha de vencimiento de los mismos
para ingresar los nuevos porcentajes en caso de existir cambios, generando
preliquidaciones propias y cotejarlas con las emitidas por las aseguradoras; en el
caso de encontrar diferencias internas corregirlas o al ser externas solicitar su
rectificación a la aseguradora logrando generar una facturación precisa, íntegra y
confiable.
13. Designar dentro de las funciones de la persona encargada de adquisiciones el
registro de la información de los proveedores en una base de datos ya sea en un
sistema informático o en un archivo de Excel con las respectivas restricciones de
acceso a personal no autorizado y mantenerlos actualizados para solicitar
proformas y realizar el procedimiento establecido para proveedores.
14. Elaborar registro auxiliar de anticipos entregados siendo responsabilidad del
encargado de la revisión verificar el pago con este registro, logrando detectar
oportunamente anticipos no descontados y corregirlos, adicionalmente conciliar
este auxiliar con los mayores contables para comprobar veracidad e integridad
de saldos.
15. Contratar un asistente de recursos humanos para colaborar con el manejo de
nómina y automatizar este proceso mediante sistema informático, simplificando
la generación de roles de pagos que garanticen la precisión y exactitud de los
registros, reduciendo tiempo de operación y pago de multas, alivianando la carga
operativa del jefe de recursos humanos en nómina generando disponibilidad para
realizar administración de recursos humanos.
16. Exigir a las áreas y divisiones de servicios la elaboración de cronograma de
vacaciones del personal a su cargo en el mes de enero de cada año, negando la
323
posibilidad de otorgar vacaciones a más de uno de los colaboradores del área en
las mismas fechas. De igual manera distribuir entre los colaboradores el trabajo
del cargo vacante, informar a los clientes las personas a cargo para atender sus
requerimientos, logrando de esta manera equiparar el trabajo y cumplir con el
curso normal de las actividades a fin de no generar malestar entre los clientes y
colaboradores.
17. Implementar la propuesta de sistema de control interno desarrollada en el
presente trabajo, aplicando los controles sugeridos, a fin de ahorrar tiempo en
procesos, mejorar la calidad de la información procesada, proteger a los activos
de la entidad y medir resultados en base a los indicadores sugeridos, mejorando
el tratamiento de la información para que sea confiable, exacta y oportuna.
324
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