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UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ

ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA

TRAPECIO, C.A

Autora: Zuleima Elisa Flores Romero

Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 87123

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA

EMPRESA COMERCIALIZADORA TRAPECIO, C.A

Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de Licenciado en Administración de Empresas

Autora: Zuleima Flores

Tutor: MSC Francisco Sarmiento

San Diego, Julio de 2014

ACEPTACIÓN DEL TUTOR

Quien suscribe, Francisco Sarmiento, portador de la cédula de identidad Nº ,en

mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por la ciudadana Zuleima

Flores portadora de la cédula de identidad Nº ,titulado ESTRATEGIAS

PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA

EMPRESA COMERCIALIZADORA TRAPECIO, C.A. presentado como

requisito parcial para optar al título de Licenciado en Administración de

Empresas, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos

suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte

del jurado examinador que se designe.

En San Diego, a los 29 días del mes de Julio del año 2014

___________________

Nombre

C.I:

DEDICATORIA Quiero dedicarles este trabajo de grado a mis padres, quien es la guía en

la formación de la persona que hoy soy.

A mi hijo, que esto sirva de ejemplo para su futuro y entienda lo

importante del saber a través dl estudio.

A mi esposo, que con su paciencia me enseño a vencer los obstáculos

que se me presentaron a lo largo de todos los años de gran esfuerzo, en los que

me toco ser madre, esposa, trabajo y estudiante.

Mi suegra por todo su apoyo incondicional.

Zuleima Flores

AGRADECIMIENTO Primeramente a Dios por haberme dado la oportunidad y la fortaleza de

alcanzar esta meta en vida.

A mi hijo, por su paciencia y comprensión.

A todos aquellos que durante todos estos años de alguna forma

aportaron para que esta maravillosa travesía fuera alcanzada, empezando con

mis profesores, compañeros de clase, trabajo y amigos.

Adicionalmente quiero agradecerle a mi tutor Francisco Sarmiento por

haberme guiado por el camino correcto durante el camino correcto durante el

desarrollo de este trabajo de grado.

A mis padres por darme la vida, y toda mi familia por todo su apoyo.

Zuleima Flores

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO pp.

DEDICATORIA……………………………………………………………….. v

AGRADECIMIENTO……………………………………………………………… vi

LISTA DE CUADROS…………………………………………………………….. x

LISTA DE GRÁFICOS…………………………………………………………….. xi

RESUMEN INFORMATIVO ................................................................................... xii

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1

CAPÍTULO

I EL PROBLEMA……………………………………………………... 3

1.1Planteamiento del Problema ................................................................3

1.2.Formulación del Problema ................................................................5

1.2. Objetivos ................................................................................................5

1.3. Justificación ................................................................................................6

II MARCO TEÓRICO ................................................................................................8

2.1. Antecedentes ................................................................................................8

2.2. Bases Teóricas ................................................................................................12

2.3. Definición de Términos ................................................................20

III MARCO METODOLÓGICO ................................................................22

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación………………………………. 22

3.2. Fases Metodológicas……………………………………………. 23

Fase I………………………………………………………….. 23

Fase II…………………………………………………………. 25

Fase III……………………………………………………….. 25

IV RESULTADOS ................................................................................................26

4.1 Análisis y presentación de los Resultados………………………. 26

4.2 Fase I: Cuestionario……………………………………………… 26

4.3 Fase II: Matriz Dofa…………………………………………….. 36

V LA PROPUESTA ………………………………………………….. 39

5.1 Presentación de la Propuesta……………………………………. 39

5.2 Justificación de la Propuesta……………………………………. 40

5.3 Objetivos de la Propuesta ………………………………………. 40

5.4 Factibilidad de la Propuesta ……………………………………. 41

5.5 Desarrollo de la Propuesta……………………………………… 42

CONCLUSIONES………………………………………………… 53

RECOMENDACIONES ...................................................................... 54

REFERENCIAS ........................................................................................................ 55

ANEXOS ................................................................................................................... 58

LISTA DE CUADROS

CONTENIDO CUADRO p.p

1 Planificación Financiera……………………………………… 26

2 Recepción y Emisión de las Facturas………………………… 27

3 Conocimiento del Proceso …………………………………… 28

4 Gestión de Cobros……………………………………………. 29

5 Control de Facturas ………………………………….……….. 30

6 Procedimientos……………………………………………….. 31

7 Revisiones……………………………………………………. 32

8 Actividades Contables………………………………………… 33

9 Toma de Decisiones…………………………………………… 34

10 Estrategias…………………………………………………….. 35

11 Matriz Dofa………………………………………………….. 36

12 Matriz Dofa. Formulación de las Estrategias………………… 38

13 Lineamientos para el proceso de Facturación…………………. 42 14 Procedimiento administrativo para el proceso de facturación…. 46

LISTA DE GRÁFICOS

CONTENIDO

GRÁFICOS p.p

1 Planificación Financiera……………………………………… 26

2 Recepción y Emisión de las Facturas………………………… 27

3 Conocimiento del Proceso …………………………………… 28

4 Gestión de Cobros……………………………………………. 29

5 Control de Facturas ………………………………….……….. 30

6 Procedimientos……………………………………………….. 31

7 Revisiones……………………………………………………. 32

8 Actividades Contables………………………………………… 33

9 Toma de Decisiones…………………………………………… 34

10 Estrategias…………………………………………………….. 35

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA

TRAPECIO, C.A Autora: Zuleima Flores Tutor: Francisco Sarmiento Fecha: Agosto de 2014

RESUMEN INFORMATIVO La presente investigación se llevó a cabo en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., ubicada en Valencia, Estado Carabobo, dedicada a ofrecer los servicios de juegos de pre-impresos a través del sistema de maquina (on-line). Esta organización presenta debilidades en el proceso de facturación, careciendo de procedimientos y normas administrativas para su control. En tal sentido, el objetivo general del estudio fue proponer estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.De acuerdo a las características de la investigación y a los objetivos planteados, se considera bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en un diseño de campo y una revisión bibliográfica. Se realizan tres fases metodológicas: en la primera se utilizó como técnica de recolección de información la encuesta, mediante un cuestionario estructurado con preguntas cerradas para diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que actualmente se realizan; dicho instrumento fue aplicado a la población objeto de estudio conformada por 9 trabajadores que laboran en la empresa. En la segunda fase, se identificaron las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa, utilizando para ello el análisis de la matriz Dofa. En la tercera fase se presenta la propuesta, mediante el diseño de las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A. se concluye que no se planifican las actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación., debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y contables para llevar a cabo las actividades de facturación

INTRODUCCIÓN

En la organización el proceso de administrar representa un elemento

importante en el desarrollo de las actividades y el uso de recursos en forma

eficiente; a través de ella se pone en práctica los procesos de planeación,

organización, coordinación y control. Es por ello importante, el diseño y

establecimiento de lineamientos, mecanismos y procedimientos que a nivel

organizacional regulen y garanticen una evaluación constante de sus procesos y

operaciones con el objeto de verificar el adecuado desempeño y apego a las

políticas y normativas establecidas; a fin de verificar que todo se está

desarrollando de acuerdo a lo planeado

En este sentido, requieren de efectivos sistemas de procedimientos

administrativos, como instrumentos de vital importancia orientado al logro de

los objetivos, entre los cuales se encuentra el proceso de facturación.Al

respecto, la facturación en una empresa es una de las más importantes, por un

lado porque mediante la expedición de las facturas se materializan y

documentan los ingresos de la empresa y, por otro, porque tiene la importante

labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en función

de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia

de facturación.

Por lo tanto, la facturación se aplica principalmente para gestionar un

control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o

negocio, por lo cual debe cumplir con ciertos parámetros contables y

administrativos para su buen procedimiento, además de que proporciona a la

organización llevar un control de la entrada y salida de la mercancía.

En este contexto, se presenta la investigación en la empresa

Comercializadora Trapecio C.A., cuya finalidad es ofrecer los servicios de

juegos de pre-impresos (Triple Gordo), presenta como problemática

debilidades en el proceso de facturación, el cual es realizado con lentitud

porque no hay una planificación del mismo, además no cuenta con manuales de

normas y procedimientos por escritos. Visto de esta forma, el objetivo general

de la investigación es proponer estrategias que permitan mejorar los procesos

de facturación en la Empresa Comercializadora Trapecio, C.A. para su

cumplimiento la investigación se estructura en los siguientes capítulos:

Capítulo I . este capítulo está conformado por el problema, los objetivos

(Generales y Específicos), la justificación del estudio, los alcances y la

formulación del problema

Capítulo II . Este capítulo está conformado por el Marco Teórico, en el se

describen los antecedentes del estudio y se adaptan las teorías relacionadas con

la investigación, y se nombran sus bases teóricas y definiciones de términos

básicos

Capítulo III : Comprende el marco metodológico de la investigación,

compuesto por el tipo y diseño de la investigación, y las fases metodológicas,

donde se muestra la población y muestra, las técnicas e instrumentos de

recolección de datos, y las técnicas de análisis de datos.

Capítulo IV : En este capítulo se muestran los resultados de la

investigación, una vez aplicada las diferentes técnicas de recolección de datos

Capítulo V: contiene la presentación de la propuesta, los objetivos, la

justificación, la factibilidad, el desarrollo de la propuesta, las conclusiones y

las recomendaciones.

Finalmente se presentan las referencias bibliográficas

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Actualmente, el mundo de los negocios debido al proceso de globalización

presenta un nuevo panorama, reflejándose en cambios a nivel financiero,

económico y tecnológico. En tal sentido, surge la necesidad de revisar y

mejorar las operaciones que se efectúan en las organizaciones para obtener

mejores resultados y convertirse en empresas sólidas. Desde esta perspectiva,

las compañías necesitan estar a la vanguardia en el conocimiento de

herramientas gerenciales que les ayude a mejorar su capacidad y desempeño

basado en la toma de decisiones.

Del mismo modo, demandan implantar mecanismos efectivos que le

permitan adoptar los lineamientos necesarios para asegurar y garantizar la

calidad de sus productos, satisfacer las necesidades de los consumidores,

controlar eficientemente sus costos, mantenerse competitivas en el mercado y

obtener la rentabilidad esperada para sus propietarios y accionistas.

Evidentemente, para alcanzar sus objetivos de manera efectiva, las

empresas requieren establecer procedimientos administrativos, la complejidad

de estos, van a depender de la magnitud y el tipo de actividad a la que se

dedique la organización. A su vez dichos procedimientos, se descomponen de

diversas maneras, tratando siempre de realizar una tarea específica quedando

una relación y secuencia cronológica en sus resultados. Al respecto, Terry y

Franklyn (2007) señalan que “se trata de la aplicación de la planeación,

organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un

gerente”. (p.76)

El proceso de administrar representa un elemento importante en el

desarrollo de las actividades y el uso de recursos en forma eficiente. Sobre estas

consideraciones, para asegurar el cumplimiento de los propósitos de las

organizaciones se hace necesario el establecimiento de estrategias y

procedimientos en procesos de gestión, específicamente en la de facturación,

ya que se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los

movimientos financieros que posee un negocio.

Se puede señalar, que por medio de la facturación se materializan y

documentan los ingresos de la organización; por otra parte, tiene la importante

labor de recibir, examinar, aceptar o rechazar las facturas recibidas en función

de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia

de facturación. Por lo tanto, las estrategias de negocio orientadas al

cumplimiento de este objetivo deben fundamentarse en un proceso integral con

el fin analizar, observar y verificar como se están llevando a cabo en las

actividades de esta área en estudio, y de existir algunas desviaciones, tomar

decisiones que realmente se corresponda en el momento preciso.

Dentro de lo planteado, se presenta la investigación, específicamente en la

empresa Comercializadora Trapecio C.A, cuya finalidad es ofrecer los servicios

de juegos de pre-impresos (Triple Gordo), juegos de loterías, recargas

telefónicas, directv, inter, movistar, juegos de carreras de caballos a través del

sistema de maquina (on-line), la misma es distribuidora de estos servicios en

todo el territorio Carabobeño.

Esta organización ha ido creciendo debido a la globalización de tecnologías

que ha hecho que la cartera de cliente se incremente velozmente. Sin embargo,

presenta debilidades en el proceso de facturación, el cual es realizado con

lentitud porque no hay una planificación del mismo, además no cuenta con

manuales de normas y procedimientos por escritos, ni estrategias que les

permita agilizar dicho proceso, lo que trae como consecuencia deficiencias en

los actividades ejecutados por el personal que labora en el área.

Lo cual, la recepción y emisión de las facturas, las cuales se emiten el

último día de cada mes presenta dificultades, puesto que transcurren quince días

después de la fecha de entrega; y aun no se ha recibido la facturación completa

de la clientela. Esta situación trae como consecuencia demoras en las

actividades realizadas por el departamento de facturación, así como retraso en

los procedimientos administrativos y contables de la organización,

observándose una deficiencia en la planeación, organización, ejecución y

comunicación entre los distintos departamentos de la entidad que obstaculizan

la toma de decisiones efectivas en la misma y por ende entorpece la gestión del

proceso de cobranzas, afectando la liquidez financiera.

De acuerdo a lo expuesto, se hace necesario proponer estrategias que

permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora

Trapecio, C.A. que le permitan corregir los errores y disminuir las debilidades

encontradas para maximizar la eficiencia y la eficacia de la gestión de

cobranzas y facturación y por ende lograr un aumento del volumen de ventas y

un crecimiento sostenido

1.2 Formulación del Problema

¿Cuáles serán las estrategias adecuadas que servirán en la mejora del proceso

de facturación de la Empresa Comercializadora Trapecio, C.A.?

1.3 Objetivos de la Investigación

1.3.1 Objetivo General

Proponer estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la

Empresa Comercializadora Trapecio, C.A

1.3.2 Objetivo Específicos

• Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que

realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

• Analizar cuáles serían las debilidades, fortalezas; amenazas y

oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa

Comercializadora Trapecio, C.A.

• Diseño de las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación

en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

• 1.4 Justificación de la investigación

A medida que se desarrollan las empresas, la complejidad de las

operaciones que ellas efectúan se incrementa, así como la necesidad de

establecer procedimientos que permitan el adecuado funcionamiento de las

actividades. En este sentido, requieren disponer de métodos de trabajo eficaces

para gerenciar y administrar eficientemente los procesos internos. Al respecto,

los procesos de facturación cumplen una función muy importante en toda

organización, ya que a través de ellos se pueden visualizar los ingresos que

integran la empresa.

Desde este punto de vista, la investigación se justifica, puesto que se

establecerán estrategias de planificación en miras de mejoras en los procesos

administrativos de facturación para prevenir retrasos en las operaciones,

aunando a esto prevenir costos adicionales que perjudiquen a la organización.

Así mismo, se logrará precisar cuáles son los aspectos más resaltantes que se

necesitan para el desarrollo eficiente de gestión administrativa y funcional que

optimice sus recursos disponibles.

En consecuencia, contar con una gestión adecuada de la facturación, le

ayudará a la empresa a tener la uniformidad de criterios, la correcta utilización

y el máximo aprovechamiento de los recursos disponible. Siendo esta una

investigación que va aportar soluciones a los diferentes problemas que se

originan al no llevar un adecuado control en los procedimientos que se deben

aplicar para el registro, control y emisión de la facturación, de tal manera que se

originen alternativas que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el

desempeño de las tareas en función de un mayor y mejor control.

Por otro lado, la propuesta se presenta como una herramienta de control

interno administrativo, puesto que se contará con óptimos procesos de cobranza

de manera de poder obtener mayor liquidez que le permita la normal fluidez de

sus actividades, así como cumplir con sus obligaciones en el tiempo establecido

y alcanzar de esta forma, los objetivos propuestos por la gerencia de la empresa,

permitiendo la toma de decisiones acertadas.

De igual forma, repercutirá en un mejor desenvolvimiento de los

trabajadores al detectar fallas y desviaciones para establecer los correctivos a

tiempo optimizando el área de facturación, dado que se conocerá en corto

tiempo, cuáles son las tareas a ejecutar, dónde hacerlas y cómo hacerlas de

manera eficiente, quedando así establecido los niveles de responsabilidad e

independencia.

También tendrá beneficios la Universidad José Antonio Páez, dado que este

proyecto será de gran ayuda para otros investigadores que contarán con el

material bibliográfico que pudiera serles útil para conocer diferentes criterios y

punto de vista con relación al tema. Aportando información que pueda servir de

base como referencia en la elaboración de futuros trabajos.

Este proyecto contribuye con el desarrollo profesional de la autora, ya que

permite ahondar en los procesos administrativos de las organizaciones para

entender el funcionamiento de los mismos y a partir de los conocimientos

adquiridos poder determinar la manera correcta de la ejecución de los procesos

y la aplicación correcta de las normas del proceso de facturación

Comercializadora Trapecio, CA.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la Investigación

De acuerdo Sabino (2008): “Los antecedentes de la investigación se refiere

a los estudios previos relacionados con el problema planteado, es decir,

investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con

el objeto de estudio” (p.23). para el presente trabajo se han realizado estudios

que guardan estrecha relación con la problemática expuesta, los cuales se

presentan a continuación:

Ñungoso, R y Chirinos, M (2013), realizaron un trabajo titulado: “Plan de

Control Interno de Facturación para la Coordinación de Apoyo a la

Comunidad de la Universidad José Antonio Páez”, presentado en la

Universidad José Antonio Páez como requisito para optar por el título de

Licencias en Contaduría Pública. La Coordinación de Apoyo a la Comunidad

de la Universidad José Antonio Páez (UJAP) tiene como finalidad medular el

diseño, organización y desarrollo del programa de apoyo a la comunidad, la

cual es parcialmente financiado por la universidad. Sin embargo, presentaba

debilidades en el proceso de facturación, por lo cual el estudio tuvo como

finalidad el diseño de un plan de control interno en la Coordinación.

Metodológicamente se presenta como un proyecto factible apoyado en una

investigación de campo.

En cuanto a los instrumentos de recolección de datos se empleó el

cuestionario con respuestas cerradas aplicadas a la población objeto de estudio

conformada por 5 empleados. Una vez analizado los resultados se concluye que

no se poseen procedimientos ni formularios administrativos que permitan llevar

un control en el área de facturación. Es por ello, que la investigación estuvo

dirigida a dar una alternativa de solución en el proceso administrativo.

El antecedente planteado se relaciona con la presente investigación, puesto

que aporta elementos basados en la planificación del proceso de facturación a

través de un control interno, lo cual sirve de marco de referencia para la

propuesta de estrategias para mejorar la facturación en la empresa.

De igual forma, se consultó el trabajo de grado de Delgado, M y Guevara,

V (2013), titulado: “Estrategias para el mejoramiento en el Control de la

Gestión de Cuentas por Cobrar de la empresa Real Medical C.A.”,

presentado en la Universidad de Carabobo para optar por el título de

Licenciadas en Contaduría Pública. La empresa Real Medical C.A., presentaba

debilidades en la gestión de las cobranzas, es por ello que la investigación tuvo

como objetivo general diseñar estrategias que permitan mejorar el control de la

gestión de cuentas por cobrar de la empresa. Este trabajo se ubicó bajo la

modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo de tipo descriptivo con

apoyo documental. La población objeto de estudio estuvo conformada por 10

trabajadores que laboran en la empresa.

Como técnicas de recolección de información se empleó la observación

directa a través de una lista de cotejo y la encuesta mediante un cuestionario

aplicado a la población objeto de estudio conformada por 10 trabajadores que

laboran en la empresa. Una vez analizado los resultados se concluye que no se

realiza una adecuada gestión de las cobranzas porque no existen políticas y

procedimientos para ejecutar las actividades, lo que trae como consecuencia

problemas de liquidez, generando retrasos en el cumplimiento de los

compromisos adquiridos. En este sentido, se propone e diseño de estrategias

para mejorar el control de la gestión de cuentas por cobrar de la empresa

El antecedente planteado, se relaciona con la presente investigación, puesto

que aporta información relacionada con la gestión de las cuentas por cobrar,

desde el inicio de la venta hasta la emisión y cobro de la factura, lo cual es de

gran importancia para la propuesta de estrategias para el manejo y control del

proceso de facturación en la empresa.

También se consultó el trabajo de Sierra, J (2012), titulado: “Estrategias

para cumplir con las exigencias de facturación para la deducción de los

viáticos en la determinación del Enriquecimiento Neto de la empresaC.A.

Venezolana de Pinturas.”, presentado en la Universidad José Antonio Páez

como requisito para optar por el título de Licenciado en Administración de

Empresas. Los deberes de facturación adquieren relevancia y eficacia como

deber formal de los contribuyentes y responsables, no obstante existen

empresas que por diversas razones no pueden demostrar la totalidad de sus

gastos, así como no contar con las facturas que lo justifiquen, tal es el caso de la

empresa objeto de estudio; es por ello, que el estudio tuvo como finalidad

proponer estrategias para cumplir con las exigencias de facturación para la

deducción de los viáticos en la determinación del enriquecimiento neto de la

empresa.

Como técnica de recolección de información se empleó la encuesta y como

instrumento un cuestionario tipo escala Likert, el cual fue aplicado a una

población conformada por 16 empleados que laboran en la empresa. Para

efectos de la muestra se tomó la totalidad de la población. Una vez analizado

los resultados se concluye que el personal de la empresa no tiene conocimientos

para el llenado de las facturas, ni para presentar las facturas con las debidas

formalidades, aspecto que hace requerir de distintas estrategias para mejorar los

procesos establecidos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

La vinculación que existe con el trabajo de investigación se da en el hecho

que no existen procedimientos claros y precisos en el manejo de las facturas,

específicamente en el control de sus clientes; lo que genera atraso en el

cumplimiento de las obligaciones tributarias y un efecto negativo en el margen

de utilidad de la empresa.

Por otro lado, se tiene el trabajo de González, A (2012), quién realizó una

investigación titulada: “Estrategias Financieras para la optimización de la

Gestión de Cuentas por Cobrar en las empresas Importadoras de Mármol

y Granito, ubicadas En Maracay, Estado Aragua.”. Trabajo Especial de

Grado presentado en la Universidad de Carabobo para optar al título de

Magíster en Administración de Empresas: Mención Finanzas. Se planteó como

objetivo general diseñar estrategias financieras para la optimización de la

gestión de cuentas por cobrar, en las empresas.

Esta investigación estuvo enmarcada, bajo la modalidad de proyecto

factible, con base en investigación de campo y de tipo descriptivo. Dentro de

las técnicas utilizadas para la recolección de datos, se encuentra la entrevista y

la revisión documental. Como instrumento de recolección de datos, se usó el

cuestionario.

La población estuvo conformada por cinco empresas. Una vez analizado

los resultados, se concluye que la situación actual de las cuentas por cobrar de

las empresas en estudio no es óptima, ya que no realizan planificación operativa

a corto plazo, ni se elaboran periódicamente estados de flujo de efectivo. Ante

esto se proponen estrategias financieras para la optimización de la gestión de

cuentas por cobrar, lo cual generará beneficios a la empresa en cuanto a la

gestión de las cobranzas.

El antecedente planteado, tiene concordancia con la presente investigación,

ya que orienta su estudio hacia estrategias financieras, procedimientos,

clasificación de cuentas, entre otros, lo cual ayuda a construir el marco teórico

del presente estudio.

Finalmente, se consultó el trabajo de Reyes, G (2011), titulado: “Análisis

del procedimiento Administrativo de facturación y Cuentas por Cobrar en

la empresa Ufimoca, C.A:”, presentada en la Universidad de Oriente para

optar por el título de Licenciado en Administración. La empresa mantiene

relaciones con varias empresas tanto privadas como públicas gubernamentales y

les ofrece un servicio a crédito, por lo que tiene una alta rotación de facturación

y cuentas por cobrar. Debido a esto, la investigación tuvo como objetivo

general realizar un análisis del procedimiento administrativo de facturación y

cuentas por cobrar de la empresa.

Metodológicamente, la investigación se consideró descriptiva con un

diseño de campo. Para los efectos de este estudio la población estuvo

constituida por los documentos que se generan en el procedimiento

administrativo de facturación y cuentas por cobrar en la empresa objeto de

estudio. Como técnica de recolección de información se empleó la revisión

bibliográfica a través de una ficha de registro y la observación directa

participativa mediante una lista de cotejo.

De acuerdo a los resultados obtenidos se concluyó que ambos

procedimientos no están formalmente establecidos y que el personal encargado

de su ejecución conoce el trabajo por la rutina diaria. Por lo cual, recomendó

aplicar herramientas para mejorar las operaciones de la gestión de facturación y

cuentas por cobrar

La vinculación que existe con el trabajo de investigación se da en el hecho

que no existen procedimientos claros y precisos para el proceso de facturación,

específicamente en el control de las facturas de los clientes. Lo que puede

influir de manera negativa en el resultado de la empresa

2.2 Bases Teóricas

Las bases teóricas son aquellas que van a ampliar la descripción del

problema, e integran las teorías con la investigación y sus relaciones mutuas;

según Tamayo y Tamayo (2008), las bases teóricas permiten:

Ampliar la descripción del problema e integra la teoría con la investigación y sus relaciones mutuas; en una palabra, es la teoría del problema y tienen como fin ayudarnos a precisar y organizar los elementos contenidos en la descripción del problema, de tal forma que puedan ser manejados y convertidos en acciones concretas (p. 179).

En este sentido, se citan las siguientes teorías que fundamentarán el

estudio.

2.2.1 Estrategias

Todas las organizaciones tienen que superar los retos de desarrollo

estratégicos, algunas por el deseo de aprovechar nuevas oportunidades y otras

para superar importantes problemas. La definición de estrategia según Johnson,

G., Scholes, K. y Whittington, R. (2006):

La estrategia se puede considerar como la creación de oportunidades mediante la acumulación de recursos y competencia en una organización. Esto se conoce como el enfoque de recurso y capacidades, que se ocupa de explotar la capacidad estratégica de una organización en términos de recursos y competencias, para lograr una ventaja competitiva y/o nuevas oportunidades. (p.7)

Por otro lado, Koontz y Weihrich (2008), definen la estrategia como la

“…determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la

adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para

alcanzarlos” (p. 123), por lo tanto, la estrategia es un marco de referencia para

las decisiones de una empresa que conforman su naturaleza y rumbo. Una

estrategia será práctica y útil sí un marco de referencia que especifique el

alcance y los límites de cada área de decisión.

En este orden de ideas, Díez y López (2001) afirman que:“…la estrategia

es la elección de una vía de actuación entre distintas alternativas convistas a

alcanzar un objetivo…” (p 150), está caracterizada por:

• La incertidumbre: acerca del entorno, el comportamiento de los

competidores y las referencias de los clientes.

• La complejidad: derivada de las distintas formas de percibir el entorno y de

interrelacionarse éste con la empresa.

• Los conflictos organizativos: entre los que toman decisiones y los que están

afectados por ellas

Las estrategias son cursos alternos de acción, que resuelven el problema de

cómo lograr la más eficiente adaptación de los medios a los fines o propósitos

de la empresa. En tal caso, es importante para la empresa Comercializadora

Trapecio, CA. La implantación de estrategias en el ámbito administrativo le

permitirá mejorar el proceso de facturación

2.2.2 Facturación

La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre

todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Catacora

(2007), señala que el proceso de facturación tiene como objetivo registrar y

procesar todas las actividades relacionadas u operaciones que tiene como

objetivo mantener y aumentar las ventas en una empresa” (p . 282). El área de

facturación de la empresa es una de las más importantes, por un lado porque

mediante la expedición de las facturas se materializan y documentan los

ingresos de la empresa, a su vez, porque tiene la importante labor de recibir,

examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en función de que estas

cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia de

facturación. Conocer en qué casos hay que documentar con factura las

operaciones de la empresa y cuáles son los requisitos que deben cumplir

2.2.3 Factura

Se puede señalar que la factura es un documento tributario de compra y

venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este

comprobante acredita la venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella

queda concluida la operación; y ya que este documento registra el hecho

imponible y las características del mismo, es fundamental en el sistema

tributario. De acuerdo a Miller (1998):

La factura es un documento de uso frecuente en el cual se registran diversos datos que permiten identificar un negocio jurídico concreto, como por ejemplo; la venta de un bien, el pago de un canon de arrendamiento, la prestación de un servicio, la fabricación de un producto, entre otros. Normalmente, la factura describe la naturaleza, la calidad y las condiciones de una mercancía o de un servicio; el precio y los eventuales descuentos que se conceden sobre el mismo; las condiciones de pago o de la contraprestación correspondiente que hayan pactado previamente las partes; quien fabrica o suministra el bien o quien presta el servicio; y en general, en el que se hacen todas las anotaciones usuales y pertinentes para describir el negocio jurídico en virtud

del cual dicho documento ha sido emitido. Es posible que la factura se emita como consecuencia de la ejecución de un contrato escrito, previamente celebrado por las partes que intervienen en el negocio jurídico, pero no es poco usual que la factura misma contenga el convenio entre las partes o que se emita como consecuencia de un contrato verbal. (p20).

Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de

comprobante de una compraventa de un bien o servicio y además, incluye toda

la información de la operación. Se puede decir, que es una acreditación de una

trasferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. Emitir una

factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la

realización de la operación comercial.

Para emitir una factura se necesitan incluir algunos datos básicos

obligatorios para la validez de la misma:

• Nombre del comprador o vendedor, ya sea una empresa o un particular.

• Identificación del producto o del servicio, como el nombre o un código.

• El precio por unidad y el precio total de todas las piezas que se han

adquirido.

• Si existe algún descuento.

• Impuestos como el Impuesto sobre el Valor Añadido.

2.2.4 Importancia de la Factura

En resumidas cuentas, la importancia de la factura radica que la misma es

el justificante fiscal de la entrega de un producto de la provisión de un servicio.

Al respecto Mailxmail (2012), comenta sobre la importancia de facturar lo

siguiente “una de las claves del éxito para las empresas es hacer bien la

facturación de las ventas, ya que el éxito no está solo en vender sino también en

cobrar las facturas”.(p. 25). Una factura es un instrumento tributario de compra

y venta que reconoce el convenio comercial obligatorio y reconocido ante la

ley.

Por ser un documento legal para el respaldo de toda transacción

contablemente, que le da el derecho al vendedor de reclamar una deuda con el

comprador y viceversa el comprador tiene el respaldo de la compra y la

responsabilidad de cancelación de la misma, la información que se manifiesta

en la misma debe ser fidedigna.

En la misma el vendedor debe hacer manifestar en forma detallada cada

producto o servicio que esté involucrado en el intercambio o venta, señalando

todas las condiciones de la misma, ya que debe ser emitida en dos o tres copias,

para evidenciar los registros en el sistema tributario. Asimismo debe permitir

tanto al vendedor como al comprador poder respaldar todos los ingresos y

egresos económicos que hayan generado mensualmente para efectos tributarios

y en el caso de procedimientos para una exportación.

La extensión de facturas en cualquier establecimiento de comercio es total

obligatoriedad y responsabilidad del usuario exigirla a la culminación de

cualquier operación, ya que de esto depende la transparencia contable en la

declaración de los impuestos de cada uno de los contribuyentes en cualquier

país.

2.2.5 Proceso de Facturación

Ahora bien, el proceso de facturación tiene por objeto la emisión del

documento legal que da derecho al cobro. Según medina (2004), “el proceso de

facturación debe permitir el control de la cartera de los clientes”. (p.28). La

facturación debe agregarle valor a la operación de venta, ya que es una

actividad de servicio directo (no aporta beneficio a la empresa que la hace sino

que solo le permite cumplir una obligación administrativa).

Por otra parte, Méndez (2003), señala que “el proceso de facturación debe

poseer un buen sistema informático administrativo y contable que resuelva

todos los temas relacionados con el control de lo que cada cliente está

escogiendo cuando visita la negociación”.(p.53).

La facturación es quizá un punto de contacto con el cliente más amplio en

una empresa. Es el punto en el que el contacto con el cliente es más frecuente,

aún más que el de la venta misma. En el punto de facturación, el cliente que

lleva crédito con una empresa debe ser informado de sus posibilidades, por sus

hábitos de consumo y sus hábitos de pago. Está información debe ser

aprovechada en forma amplia y extensiva.

De acuerdo a lo planteado, el proceso de facturación debe cumplir con

ciertos parámetros contables y administrativos para su buen procedimiento,

además de que proporciona a la organización para llevar un control de la

entrada y salida de la mercancía.

2.2.6 Cuentas por Cobrar

Son activos líquidos que se convierten en efectivo en un período de treinta a

sesenta días. Para Meza, (2007) las cuentas por cobrar son:

Los importes que adeudan terceras personas a la empresa. Existen cuentas por cobrar derivadas de las operaciones de la empresa y existen cuentas por cobrar que no corresponden a las operaciones de la empresa. Las cuentas por cobrar que no provienen de las operaciones del negocio se derivan de diversas transacciones como son los préstamos a empleados y anticipos a empleados que da la empresa, entre otros. Las cuentas por cobrar derivadas de las operaciones propias de la empresa son sumas que adeudan los clientes por ventas de bienes o servicios a crédito. Estas últimas son llamadas cuentas por cobrar comerciales (p. 63).

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas

por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe

prestarse atención a las alternativas costo beneficio que se presentan en los

diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la

determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de

crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

La gestión correcta de las cuentas por cobrar empieza en la decisión de sí se

debe o no conceder crédito. Un sistema de control es importante porque sin él,

las cuentas por cobrar se acumularán hasta alcanzar niveles excesivos, los flujos

de efectivo disminuirán y las cuentas incobrables cancelarán las utilidades sobre

las ventas, por lo que se debe tener un sistema de control de las cuentas por

cobrar

De acuerdo a lo expuesto, la administración adecuada de las cuentas por

cobrar le permite a la empresa la disponibilidad de liquidez para el capital de

trabajo, dando como resultado un manejo adecuado de los ingresos

2.2.7 Objetivo de las Cuentas por Cobrar

Gitman, (2007) señala que

El objetivo primordial de las cuentas por cobrar es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía. Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión. (P 89)

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas

por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe

prestarse atención a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los

diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la

determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de

crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

2.2.8 Procedimientos de Cobranza

De acuerdo a lo señalado por Celis, (2006,): “la recuperación de las cuentas

por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de ventas a crédito,

el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez” (p 47), es decir, de

aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque las ventas hayan sido

planificadas, existen situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni

previstas con resultados precisos; pero por otra parte resulta más complejo aun

pronosticar las probabilidades de los cobros originados de las ventas a crédito

efectuadas más que todo en el caso de los negocios que se inician, los cuales

necesitan fondos para la adquisición de nuevas existencias, para así poder

responder al incremento de sus ventas este hecho hace necesario que se tenga

conocimiento en forma teórica del valor del capital de trabajo capaz de cubrir

esa situación financiera.

Villaseñor, (2007) señala que: “el verdadero trabajo de cobranza empieza al vencer una cuenta, pues diversos sistemas pueden utilizarse para determinar esta situación aunado a un personal administrativo capaz que pueda hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar de manera efectiva, eficaz y eficiente”. (p 222). En tal sentido, este autor indica en su teoría que existen etapas, en donde se

aplica una técnica que debe corresponder a las actividades que se realizan en

cada una de ellas; sin embargo, antes de que una empresa inicie el

procedimiento de cobranzas, debe tener dentro de sus prácticas de control

actividades como envío de estados de cuentas mensuales a los deudores y un

sistema de recordatorio del departamento de cobranzas.

Los procedimientos de cobranza para la empresa objeto de estudio, deben ser

diseñados de tal manera que propendan a la recuperación de las cuentas

tomando en consideración el tiempo futuro, que incluye el elemento riesgo, así

como también las necesidades de fondos de la empresa. Por consiguiente,

llevados de manera adecuada, coadyuvan al proceso de facturación.

2.2.9 Procedimientos Administrativos

Munich y García, (2008) consideran que los procedimientos administrativos:

"Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y

específicas". (p. 99). Desde otra perspectiva Terry (2006) definen que los

procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que

forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar"

(p.32)

Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el

procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la

realización del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica

las operaciones de las funciones.

• La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los

mismos:

• Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.

• Promueven la eficiencia y la optimización.

• Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe

ejecutarlas y cuándo.

Por otro lado, Volpentesta(2000), señal que los procedimientos

administrativos “se refieren al grado de eficiencia y de eficacia con el cual se

están cumpliendo la planificación, la organización, la dirección, la

coordinación, la ejecución del control de los objetivos trazados por la

institución”. (p 145), al respecto se tiene lo siguiente:

Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el

esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de

programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos

y fijación de previsiones día a día.

Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en

unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados

en tales unidades operativas.

Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el

personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para

realizar los programas.

Dirigir : emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a

los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el

superior y sus subordinados.

Controlar : vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente

posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal

a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares

y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la

previsión

A través de los procedimientos administrativos se garantiza la disposición

de determinadas capacidades y habilidades de los gerentes, por ejemplo, la

capacidad de liderazgo, la de dirección y en especial, la capacidad de

motivación que le puede proporcionar a su equipo de trabajo, lo cual incide

favorablemente en la gestión contable de la organización

En este contexto, los procedimientos administrativos referidos a la

facturación describen el orden lógico que deben seguir las actividades de la

gestión de las cobranzas en forma detallada y cronológica. Contribuye con el

control interno de la administración, puesto que están dirigidos a regular y

controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas. Al mismo

tiempo, garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información

registrada, generando información financiera actualizada y confiable para la

toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para los

usuarios internos y externos vinculados a la misma.

2.3 Definición de Términos Básicos

Control contable: Planes de organización y procedimientos y normas de

registros que se ocupan de proteger las cuentas y asegurar la veracidad de los

registros financieros.

Control interno: Es la función que tiene la gerencia de salvaguardar, y

preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrecer la

seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Crédito: Cambio de una prestación presente por una contraprestación futura, es

decir, se trata de un cambio en el que una de las partes entrega de inmediato un

bien o servicio y el pago correspondiente más los interéses devengados los

recibe los más tarde

Efectividad: Es la relación entre los resultados logrados y los resultados que se

habían propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que

se han planificado: cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compras a

colocar, etc.

Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos apropiados, hacer lo que se

debe hacer y eligiendo las metas acertadas.

Eficiencia: Capacidad de reducir los recursos usados para alcanzar los

objetivos de la organización “hacer las cosas bien”.

Gestión Estratégica: Es un proceso que permite a las organizaciones ser

reactivas en la proyección de su futuro en tres etapas: formulación, ejecución y

evolución, logrando a través de ellas los objetivos de la organización

Gestión: acción y efecto de gestionar o decir, es hacer diligencias conducentes

al logro de un negocio

Liquidez: Convertibilidad del efectivo, la primera categoría de activos

circulantes cubre renglones que pueden convertirse en efectivo dentro de un año

o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo y Diseño de la Investigación

De acuerdo a las características de la presente investigación y a los objetivos planteados, se considera bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en un diseño de campo según el Manual de Trabajos de grado y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL), (2013), define el proyecto factible como:

La elaboración de una propuesta, de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales. El proyecto factible debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades (p 21).

La investigación se orienta a dar una solución a la problemática planteada, a través del diseño de estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

Por otra parte, la investigación de campo, según Tamayo y Tamayo (2008), este define la investigación de campo como “aquella que consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna.” (p 71). Se considera de campo porque los datos se recogerán en el mismo lugar donde ocurren los hechos; es decir, en la empresa, ya que se permitirá obtener información de primera mano sobre la situación que presenta la empresa en cuanto al proceso de facturación.

Igualmente, el presente estudio se apoya en una investigación de tipo documental, debido a que es necesaria la revisión de documentos y fuentes bibliográficas en la búsqueda de aportes teóricos, conceptuales y explicativos para sustentar la investigación. Según Pardinas (2002), “una investigación documental es el resultado del análisis de una serie de datos obtenidos en diferentes fuentes de información” (p. 83), tales como libros, revistas, folletos, informes, monografías, tesis, entre otras que permiten elaborar el marco técnico conceptual del presente estudio.

3.2 Fases Metodológicas

Fase I: Diagnostico de la situación en cuanto a los procesos de facturación que realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, CA.

Para la elaboración de la presente fase, se hará necesario recabar información a través de técnicas e instrumentos de recolección de información. En este sentido, Hernández (2006), expresa que “las técnicas y los instrumentos utilizados para obtener la información necesaria en una investigación, comprenden los recursos de que puede valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ello la información”. (p. 148). Al respecto, se empleará como técnica la encuesta. Según Méndez (2008). “Este método consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias” (p. 124). Esta herramienta utiliza los cuestionarios como medio principal para reunir información. Según Tamayo y Tamayo (2008), “es la composición de una serie de ítem, preguntas estructuradas, formuladas y rellenadas por un empadronador frente a quien se responde” (p.101). Este instrumento estará conformado por 10 preguntas de tipo cerradas y será aplicado a la población objeto de estudio con el propósito de conocer los procesos de facturación que se realizan actualmente en la empresa.

Por otro lado, Palella y Martins (2006), definen a la población como “el conjunto de unidades de las que se desea obtener información y sobre las que se van a generar conclusiones”. (p.93). Para el presente estudio estará constituida por 9 trabajadores que laboran en la empresa, ya que son las personas que están inmersas en la problemática planteada. A continuación se presenta

Tabla 1. Población

Trabajadores de la empresa Comercializadora Trapecio, CA.

Total

Gerente de la Empresa 1

Administrador 1

Coordinadora de Productos 2

Asistente 1

Técnicos de la máquina Azul 3

Recepcionista 1

Total 9

Fuente: Flores, Z (2014)

Asimismo, Sabino (2008), define “La muestra como aquel conjunto de elementos que han sido tomados de una población con la finalidad de ser estudiados y mediante esta tomar las características totales de la población”. (p 98),La muestra seleccionada tiene los mismos atributos y características de la población ya descrita, y para cumplir con la fase de creación y estudio de la propuesta se tomará el 100% de la misma, es decir, el muestreo será censal porque se tomará la totalidad de la población. Al respecto, López (1999) opina que “la muestra censal es aquella que representa el total de la población (p 123).

Una vez conocidas las técnicas de recolección de datos, se describen las distintas operaciones a las que están sometidos los datos que se obtengan, es decir las técnicas de análisis de datos. En este punto, es importante señalar el concepto de estadística descriptiva, para Bisquerra (2004) es la que “presenta información en forma conveniente, útil y comprensible y se utiliza en conjuntos finitos para presentar, organizar analizar los datos, comparar y luego comunicar” (p 82). En vista de lo expuesto, la información se organizará y clasificará con el objeto de reducir y comparar la información obtenida para tener una visión más completa de la realidad del estudio, así como para desglosar dicha información de forma numérica y gráfica.

Fase II: Análisis de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

Los resultados que se obtengan de la fase anterior, servirán de marco para analizar los factores internos y externos que inciden en el proceso de facturación de la empresa. Por consiguiente se aplicará una matriz Dofa, la cual es definida por Chapman (2005), “como una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia” (p. 98). Es decir, consiste en evaluar las fortalezas y debilidades que están relacionadas con el ambiente interno (recursos humanos, técnicos, financieros, tecnológicos, etcétera) y oportunidades y amenazas que se refieren al entorno externo (micro ambiente: proveedores, competidores, los canales de distribución, los consumidores) (macro ambiente: economía, ecología, demografía, etcétera) de la empresa. Este análisis permitirá conocer de manera objetiva los elementos que intervienen en el proceso de facturación de la empresa.

Fase III: Diseño de las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

En esta fase, se presentará la propuesta, a través del diseño de las de las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A. La propuesta contribuirá a mejorar los procedimientos administrativos, ya que el área de facturación de la empresa es una de las más importantes, por un lado porque mediante la expedición de las facturas se materializan y documentan los ingresos de la empresa y por otro, porque tiene la importante labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en función de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia de facturación

4.1 Análisis y presentación de los Resultados

Después de haber recopilado y analizado toda la información de la investigación obtenida por las aplicaciones de los instrumentos para la recolección de datos, se presentan los resultados del estudio. Al respecto, Balestrini (2008), señala que “El propósitobservaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las interrogantes de investigación”. (p. 169).

Fase I: Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que realiza actualmente la emp

Ítem 1 ¿Se planifican las actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación?

Tabla Nº 1. Planificación Financiera

Aspectos

Si

No

Total

Fuente: Flores (2014)

Gráfico Nº 1 Planificación Financiera


Análisis: Una vez procesado los datos obtenidos con la aplicación de este ítem, se pudo determinar que el 67% de los encuestados considera que no se planifican las actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación, debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y contables para llevar a cabo las actividades de facturación, lo que no permite la eficiencia operativa en las lleva a cabo una planificación establecida.

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

4.1 Análisis y presentación de los Resultados

Después de haber recopilado y analizado toda la información de la investigación obtenida por las aplicaciones de los instrumentos para la recolección de datos, se presentan los resultados del estudio. Al respecto, Balestrini (2008), señala que “El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las interrogantes de investigación”. (p. 169).

Fase I: Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

¿Se planifican las actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación?

Tabla Nº 1. Planificación Financiera

Frecuencia Porcentajes

3 33%

6 67%

9 100%

Planificación Financiera

Una vez procesado los datos obtenidos con la aplicación de este ítem, se pudo determinar que el 67% de los encuestados considera que no se

actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación, debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y contables para llevar a cabo las actividades de facturación, lo que no permite la eficiencia operativa en las cobranzas. Por otro lado, un 33% opina que sí se lleva a cabo una planificación establecida.

33%

67%

Después de haber recopilado y analizado toda la información de la investigación obtenida por las aplicaciones de los instrumentos para la recolección de datos, se presentan los resultados del estudio. Al respecto,

o del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las

Fase I: Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación resa Comercializadora Trapecio, C.A.

¿Se planifican las actividades financieras en la empresa para el control

Porcentajes

33%

67%

100%

Una vez procesado los datos obtenidos con la aplicación de este ítem, se pudo determinar que el 67% de los encuestados considera que no se

actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación, debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y contables para llevar a cabo las actividades de facturación, lo que no permite la

cobranzas. Por otro lado, un 33% opina que sí se

SI

Ítem2 ¿El proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes se llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el departamento de facturación?

Tabla Nº 2. Recepción y Emisión de las Facturas

Aspectos

Si

No

Total


Gráfico 2. Recepción y Emisión de las Facturas


Análisis:

En lo que respecta a los resultados obtenidos en este gráfico (2), se tiene que el 67% de los encuestados, considera que el proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes no se llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos estabobservándose que las facturas de los clientes reciben con 15 días de retrasos. Por otro lado, un 33% señala que el proceso se realiza de manera apropiada. Cabe señalar, que una adecuada planificación en el procespermite determinar los cursos de acción necesarios para el logro de los objetivos financieros de una forma eficaz y eficiente

¿El proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes se llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos

rtamento de facturación?

2. Recepción y Emisión de las Facturas


3 33%

6 67%

9 100%

2. Recepción y Emisión de las Facturas

que respecta a los resultados obtenidos en este gráfico (2), se tiene que el 67% de los encuestados, considera que el proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes no se llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el departamento de facturación, observándose que las facturas de los clientes reciben con 15 días de retrasos. Por otro lado, un 33% señala que el proceso se realiza de manera apropiada. Cabe señalar, que una adecuada planificación en el proceso de facturación, permite determinar los cursos de acción necesarios para el logro de los objetivos financieros de una forma eficaz y eficiente

33%

67%

¿El proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes se llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos

Porcentajes

33%

67%

100%

que respecta a los resultados obtenidos en este gráfico (2), se tiene que el 67% de los encuestados, considera que el proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes no se llevan de manera adecuada para el

lecidos en el departamento de facturación, observándose que las facturas de los clientes reciben con 15 días de retrasos. Por otro lado, un 33% señala que el proceso se realiza de manera apropiada.

o de facturación, permite determinar los cursos de acción necesarios para el logro de los

SI

NO

Ítem3 ¿Los empleados involucrados en el proceso de facturación conocen los pasos y acciones de los cuales son

Tabla Nª 3. Conocimiento del Proceso

Aspectos

Si

No

Total


Gráfico 3. Conocimiento del proceso


Análisis:

Como se observa, el 100% de las personas encuestadas, considera que los empleados involucrados en el proceso de facturación conocen los pasos y acciones de los cuales son responsables, puesto que tienen funciones y responsabilidades definidas para llevar acargo que desempeñan. Sin embargo, los procesos de facturación no se manejan de forma correcta, afectando los objetivos propuestos en el departamento. Es importante señalar, que tanto en el ámbito empresarial es la productividad de su personal

¿Los empleados involucrados en el proceso de facturación conocen los pasos y acciones de los cuales son responsables?

3. Conocimiento del Proceso


9 100%

-

9 100%

Gráfico 3. Conocimiento del proceso

Como se observa, el 100% de las personas encuestadas, considera que los empleados involucrados en el proceso de facturación conocen los pasos y acciones de los cuales son responsables, puesto que tienen funciones y responsabilidades definidas para llevar a cabo las actividades inherentes al cargo que desempeñan. Sin embargo, los procesos de facturación no se manejan de forma correcta, afectando los objetivos propuestos en el departamento. Es importante señalar, que la clave para el progreso, el éxito y la stanto en el ámbito empresarial es la productividad de su personal

100%

¿Los empleados involucrados en el proceso de facturación

Porcentajes

100%

-

100%

Como se observa, el 100% de las personas encuestadas, considera que los empleados involucrados en el proceso de facturación conocen los pasos y acciones de los cuales son responsables, puesto que tienen funciones y

cabo las actividades inherentes al cargo que desempeñan. Sin embargo, los procesos de facturación no se manejan de forma correcta, afectando los objetivos propuestos en el departamento. Es

la clave para el progreso, el éxito y la supervivencia

SI

NO

Ítem4 ¿En la empresa se realiza una eficiente gestión de cobro, que permita mantener liquidez para cumplir con los compromisos y desempeño de las actividades diaria?

Tabla 4. Gestión de Cobros

Aspectos

Si

No

Total


Gráfico 4. Gestión de Cobros


Análisis:

El resultado obtenido en el ítem 4, señalan que el 56% de los

encuestados considera que en la empresa no se realiza una eficiente gestión de

cobro, que pueda mantener liquidez para cumplir con los compromisos y

desempeño de las actividades diarias. Esta si

empresa ante sus proveedores y distribuidores por otra parte, un 44% opina que

el cobro es eficiente. Cabe destacar que la gestión de cobro es un importante

servicio que permite el mantenimiento de los clientes al igual que a

posibilidad de volver a facturar, por lo cual, es necesario que la empresa

establezca estrategias para mejorar el proceso de facturación.

¿En la empresa se realiza una eficiente gestión de cobro, que permita mantener liquidez para cumplir con los compromisos y desempeño de las actividades diaria?

. Gestión de Cobros


4 44%

5 56%

9 100%

Gráfico 4. Gestión de Cobros




desempeño de las actividades diarias. Esta situación afecta la imagen de la



servicio que permite el mantenimiento de los clientes al igual que a


establezca estrategias para mejorar el proceso de facturación.

44%

56%

¿En la empresa se realiza una eficiente gestión de cobro, que permita mantener liquidez para cumplir con los compromisos y desempeño de

Porcentajes

44%

56%

100%




tuación afecta la imagen de la



servicio que permite el mantenimiento de los clientes al igual que abre la


SI

NO

Ítem5 ¿El proceso de facturación que se realiza en la empresa permite

llevar control de las facturas emitidas?

Tabla 5. Control de Facturas

Aspectos

Si

No

Total



Análisis:

Los resultados que se muestran, indican que el 67% de las personas encuestadas considera que el proceso de facturación que se realiza en la empresa no permite llevar control de las facturas emitidas, debido a que no se lleva una planificación adecuada de que si se controlan las facturas. Es importante destacar, que la facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Por lo tanto,facturación se debe llevar un control oportuno de las facturas emitidas, tomando en cuenta que este aspecto es exigido por la administración tributaria a la hora de una fiscalización.


llevar control de las facturas emitidas?

Tabla 5. Control de Facturas


3 33%

6 67%

9 100%

Gráfico 5. Control de Facturas

Los resultados que se muestran, indican que el 67% de las personas encuestadas considera que el proceso de facturación que se realiza en la empresa no permite llevar control de las facturas emitidas, debido a que no se lleva una planificación adecuada de las mismas. Por otra parte, un 33% señala que si se controlan las facturas. Es importante destacar, que la facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Por lo tanto, en todo proceso de facturación se debe llevar un control oportuno de las facturas emitidas, tomando en cuenta que este aspecto es exigido por la administración tributaria a la hora

33%

67%


Porcentajes

33%

67%

100%

Los resultados que se muestran, indican que el 67% de las personas encuestadas considera que el proceso de facturación que se realiza en la empresa no permite llevar control de las facturas emitidas, debido a que no se

las mismas. Por otra parte, un 33% señala que si se controlan las facturas. Es importante destacar, que la facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los movimientos

en todo proceso de facturación se debe llevar un control oportuno de las facturas emitidas, tomando en cuenta que este aspecto es exigido por la administración tributaria a la hora

SI

NO

Ítem6 ¿Existen procedimientos administrativos formaestablecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de facturación?

Tabla 6. Procedimientos

Aspectos

Si

No

Total


Gráfico 6. Procedimientos


Análisis:

Como se puede observar, el 67% de los encuestados opinan que no existen procedimientos formalmente establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de facturación. Lo que genera que los trabajadores no cumplan a cabalidad lasparte, un 33% señala que sí se llevan a cabo procedimientos en el proceso de facturación. Es importante resaltar, que los procedimientos bien definidos ayudan a contribuir al logro de los objetivos asegurar la dirección ordenada y eficiente de la empresa. Por lo cual, aplicados en el área de facturación se materializan y documentan los ingresos de la organización

¿Existen procedimientos administrativos formaestablecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de

Tabla 6. Procedimientos


3 33%

6 67%

9 100%

Gráfico 6. Procedimientos

Como se puede observar, el 67% de los encuestados opinan que no existen procedimientos formalmente establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de facturación. Lo que genera que los trabajadores no cumplan a cabalidad las actividades y tareas en el área de facturación. Por otra parte, un 33% señala que sí se llevan a cabo procedimientos en el proceso de facturación. Es importante resaltar, que los procedimientos bien definidos ayudan a contribuir al logro de los objetivos organizacionales propuestos; al asegurar la dirección ordenada y eficiente de la empresa. Por lo cual, aplicados en el área de facturación se materializan y documentan los ingresos de la

33%

67%

¿Existen procedimientos administrativos formalmente establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de

Porcentajes

33%

67%

100%

Como se puede observar, el 67% de los encuestados opinan que no existen procedimientos formalmente establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de facturación. Lo que genera que los trabajadores no

actividades y tareas en el área de facturación. Por otra parte, un 33% señala que sí se llevan a cabo procedimientos en el proceso de facturación. Es importante resaltar, que los procedimientos bien definidos

organizacionales propuestos; al asegurar la dirección ordenada y eficiente de la empresa. Por lo cual, aplicados en el área de facturación se materializan y documentan los ingresos de la

SI

NO

Ítem7 ¿En la empresa se realizan revisiones periódicas dde facturación como también de las cobranzas para identificar aquellos que presentan dificultades?

Tabla 7. Revisiones

Aspectos

Si

No

Total


Gráfico 7. Revisiones


Análisis:

Los resultados que se muestran indican, que el 67% de las personas encuestadas considera que en la empresa no se realizan revisiones periódicas de los procedimientos de facturación como también de las cobranzas para identifaquellos que presentan dificultades, dado que no se programan acciones encaminadas a evitar el incumplimiento el pago de un cliente y disminuir el riesgo de mora de los mismos. Además no se lleva un control de las facturas. Por otra parte, un 33% señaembargo, se deben tomar medidas en la gestión de cobro para la optimización de la gestión de cobranzas y facturación

67%

¿En la empresa se realizan revisiones periódicas de los procedimientos de facturación como también de las cobranzas para identificar aquellos que presentan dificultades?


3 33%

6 67%

9 100%

Los resultados que se muestran indican, que el 67% de las personas encuestadas considera que en la empresa no se realizan revisiones periódicas de los procedimientos de facturación como también de las cobranzas para identifaquellos que presentan dificultades, dado que no se programan acciones encaminadas a evitar el incumplimiento el pago de un cliente y disminuir el riesgo de mora de los mismos. Además no se lleva un control de las facturas. Por otra parte, un 33% señala que si se revisa el proceso de facturación, sin embargo, se deben tomar medidas en la gestión de cobro para la optimización de la gestión de cobranzas y facturación

33%

67%

e los procedimientos de facturación como también de las cobranzas para identificar aquellos que

Porcentajes

33%

67%

100%

Los resultados que se muestran indican, que el 67% de las personas encuestadas considera que en la empresa no se realizan revisiones periódicas de los procedimientos de facturación como también de las cobranzas para identificar aquellos que presentan dificultades, dado que no se programan acciones encaminadas a evitar el incumplimiento el pago de un cliente y disminuir el riesgo de mora de los mismos. Además no se lleva un control de las facturas.

la que si se revisa el proceso de facturación, sin embargo, se deben tomar medidas en la gestión de cobro para la optimización

SI

NO

Ítem8 ¿Se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de obtener mejores resultados en el proceso de facturación y en la información suministrada?

Tabla 8. Actividades Contables

Aspectos

Si

No

Total


Gráfico 8. Actividades Contables


Análisis:

Como se observa en los resultados que se muestran en la gráfica ocho, el 67% de las personas encuestadas, considera que en la empresa no se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de obtener mejores resultados en el proceso de facturación, lo que genera que no se tenga información contable en el tiempo oportuno que facilite el análisis de las cuentas por cobrar. Cabe señalar, que los procesos contables no se encuentran claramente definidos, lo que origina improvisaclabores. Por otra parte, un 33% señala que sí existe un control de las actividades que le aseguren que los procedimientos se estén realizando de manera efectiva

67%

¿Se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de ejores resultados en el proceso de facturación y en la información

Tabla 8. Actividades Contables


3 33%

6 67%

9 100%

Gráfico 8. Actividades Contables

Como se observa en los resultados que se muestran en la gráfica ocho, el 67% de las personas encuestadas, considera que en la empresa no se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de obtener mejores

l proceso de facturación, lo que genera que no se tenga información contable en el tiempo oportuno que facilite el análisis de las cuentas por cobrar. Cabe señalar, que los procesos contables no se encuentran claramente definidos, lo que origina improvisación en la ejecución de las labores. Por otra parte, un 33% señala que sí existe un control de las actividades que le aseguren que los procedimientos se estén realizando de manera efectiva

33%

67%

¿Se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de ejores resultados en el proceso de facturación y en la información

Porcentajes

33%

67%

100%

Como se observa en los resultados que se muestran en la gráfica ocho, el 67% de las personas encuestadas, considera que en la empresa no se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de obtener mejores

l proceso de facturación, lo que genera que no se tenga información contable en el tiempo oportuno que facilite el análisis de las cuentas por cobrar. Cabe señalar, que los procesos contables no se encuentran

ión en la ejecución de las labores. Por otra parte, un 33% señala que sí existe un control de las actividades que le aseguren que los procedimientos se estén realizando de manera efectiva

SI

NO

Ítem9 ¿Las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturacióde la empresa son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada?

Tabla 9. Toma de Decisiones

Aspectos

Si

No

Total



Análisis:

Como se observa, el 67% de las personas encuestadas considera que las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturación de la empresa no son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada, puesto que existen deficiencias en la planeación, organizadistintos departamentos de la entidad que obstaculizan la toma de decisiones efectivas. Por otra parte, un 33% señala que el proceso de facturación que se lleva a cabo en la empresa canaliza el pensamiento o la accidecisiones administrativa y contables, más sin embargo, se requieren establecer lineamientos estratégicos para mejorar los procesos

67%

¿Las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturacióde la empresa son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada?

Tabla 9. Toma de Decisiones


3 33%

6 67%

9 100%

Gráfico 9. Toma de Decisiones

Como se observa, el 67% de las personas encuestadas considera que las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturación de la empresa no son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada, puesto que existen deficiencias en la planeación, organización, ejecución y comunicación entre los distintos departamentos de la entidad que obstaculizan la toma de decisiones efectivas. Por otra parte, un 33% señala que el proceso de facturación que se lleva a cabo en la empresa canaliza el pensamiento o la acción en la toma de decisiones administrativa y contables, más sin embargo, se requieren establecer lineamientos estratégicos para mejorar los procesos

33%

67%

¿Las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturación de la empresa son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada?

Porcentajes

33%

67%

100%

Como se observa, el 67% de las personas encuestadas considera que las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturación de la empresa no son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada, puesto que existen

ción, ejecución y comunicación entre los distintos departamentos de la entidad que obstaculizan la toma de decisiones efectivas. Por otra parte, un 33% señala que el proceso de facturación que se

ón en la toma de decisiones administrativa y contables, más sin embargo, se requieren establecer

SI

NO

Ítem10 ¿Considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de facturación en la empresa Co

Tabla 10. Estrategias

Aspectos

Si

No

Total



Análisis:

Como se observa en los resultados obtenidos, el 100% de los encuestados, considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., puesto que se tendrá una eficiente gestión en el procprocesos administrativos internos para prevenir retrasos en las operaciones. Asimismo, se optimizará manera que se originen alternativas que ayuden a lograr altos niveeficiencia en el desempeño de las tareas en función de un mejor control administrativo y contable

Ítem10 ¿Considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.?


9 100%

-

9 100%

Gráfico 10. Estrategias

Como se observa en los resultados obtenidos, el 100% de los encuestados, considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., puesto que se tendrá una eficiente gestión en el proceso de facturación, mejorando los procesos administrativos internos para prevenir retrasos en las operaciones. Asimismo, se optimizará el registro, control y emisión de las facturas, de tal manera que se originen alternativas que ayuden a lograr altos niveeficiencia en el desempeño de las tareas en función de un mejor control administrativo y contable

100%

Ítem10 ¿Considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de

Porcentajes

100%

-

100%

Como se observa en los resultados obtenidos, el 100% de los encuestados, considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., puesto que se

eso de facturación, mejorando los procesos administrativos internos para prevenir retrasos en las operaciones.

el registro, control y emisión de las facturas, de tal manera que se originen alternativas que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el desempeño de las tareas en función de un mejor control

SI

NO

4.3 Fase II: Análisis de las debilidades, fortalezas; amenazas y oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

Los resultados obtenidos en la fase anterior, sirven de marco de referencia para analizar las debilidades, fortalezas; amenazas y oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.,

Cuadro 11. Matriz Dofa

Factores Internos que inciden en el Proceso de Facturación Debilidades (D) No llevar control de las facturas emitidas (D1) No se planifican las actividades de facturación (D2) No poseen procedimientos administrativos en proceso de facturación (D3) El proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes no se llevan de manera adecuada (D4) No se realiza una eficiente gestión de cobro (D5)

Fortalezas(F) El personal conoce sus funciones y responsabilidades (F2) Sentido de pertenecía por parte del personal (F2) Procesos tecnológicos (F3) Cartera de cliente (F4) Calidad de Servicio (F5) Disposición de la gerencia y de los trabajadores a aceptar los cambios que generará la propuesta (F6)

Factores Externos que inciden en el Proceso de Facturación

Oportunidades (O) Permanente desarrollo tecnológico e innovación que ofrece el mercado (O1) Innovación que ofrece el mercado (O2) Ubicación estratégica de la empresa (O3) La empresa cuenta con apoyo de los clientes y proveedores (O4)

Amenazas (A) Entorno competitivo (empresas en el mercado del mismo ramo) (A1). Temor hacia organismos gubernamentales por incumplimiento de obligaciones fiscales (A2) Los clientes pueden emigrar hacia la competencia (A3) La competencia puede absorber personal de la entidad (A4)


Análisis: Para la construcción de la Matriz Dofa se presentan los factores internos de la empresa y los factores externos. Seguidamente, se formulan las estrategias, la cual consiste en enfrentar el conjunto de amenazas y

oportunidades del medio ambiente con el conjunto de fortalezas y debilidades de la organización, y establecer entre ambos las conexiones lógicas a partir de las cuales se formularán las metas estratégicas potenciales. En tal sentido, se combinan las debilidades con las oportunidades (DO), las debilidades con las amenazas (DA). De la misma manera, se combinan las fortalezas con las oportunidades (FO) y las fortalezas con las amenazas (FA). Estas combinaciones dan como resultado las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

De acuerdo a lo planteado, se observa que no se se planifican las actividades de facturación (D2). Por lo cual, para enfrentar esta debilidad se debe tomar en cuenta el permanente desarrollo tecnológico e innovación que ofrece el mercado (O1). Al respecto, se sugiere planificar las actividades del proceso de facturación para ser más competitiva en el mercado (D2O1).

Igualmente, se tiene que no se poseen procedimientos administrativos en el proceso de facturación (D3). Por otro lado, la empresa se encuentra en un entorno altamente competitivo (A1). Por esta razón, para ser más competitiva debe mejorar sus procesos aplicando normas y procedimientos administrativos para mejorar el proceso de facturación (D3A1).

Con respecto a las fortalezas que posee la empresa, se tiene que el personal conoce sus funciones y responsabilidades (F2). Se debe aprovechar esta fortaleza para unirla a la innovación que presenta el mercado (O2) y capacitar al personal para el manejo efectivo del proceso de facturación (F2 O2). Asimismo, tanto la gerencia como los trabajadores están dispuestos a aceptar los cambios que generará la propuesta (F6), por lo cual para hacer frente a la competencia (A1). Se requiere establecer planes de formación permanente al personal encargado de la facturación (F6 A1)

Cuadro 12. Matriz Dofa. Formulación de las Estrategias

Estrategia (DO) Estrategia (FO)

(D2O1): Establecer la planificación de las actividades para el manejo y control del proceso de facturación (D1O4): La empresa cuenta con apoyo de los proveedores, por lo cual se le sugiere llevar un control de las facturas (D4O2): Aprovechar la innovación

(F2 O2): Capacitar al personal para el manejo efectivo del proceso de facturación F2O1): Capacitar al personal para aprovechar el desarrollo tecnológico e innovación que ofrece el mercado (F5O4): Establecer estrategias para seguir mejorando la Calidad de

que ofrece el mercado para mejorar el proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes

Servicio y mantener los clientes en la empresa

Estrategia (DA) Estrategia (FA) (D5A3): Satisfacer las necesidades e los clientes, para tener una eficiente gestión de cobros

(D2A3): Planificar las actividades de facturación para mantener los clientes en la empresa D3A1): Elaborar normas y procedimientos administrativos para mejorar el proceso de facturación

(F6A1): Aprovechar la disponibilidad de la gerencia y de los trabajadores para hacer frente a la competencia (F2A2): Aprovechar el conocimiento de las sus funciones y responsabilidades de los trabajadores para cumplir con las obligaciones fiscales (F3A1): Aprovechar los procesos tecnológicos para contrarrestar la competencia y ser competitiva


CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

5.1 Presentación del a Propuesta

Actualmente las organizaciones están en la búsqueda constante de mejorar los procedimientos administrativos y contables, los cuales vienen a transformarse en rutinas, que con el paso del tiempo deben ser modificadas debido a las exigencias del mercado, donde predominan productos y servicios de alta calidad, haciendo que las empresas, puedan operar eficaz y eficientemente, para integrar sus recursos sin descuidar los procedimientos realizados de manera tal que garanticen la satisfacción del cliente.

En este contexto, es importante contar con una herramienta que permita establecer lineamientos necesarios para facturar en el tiempo establecido, controlar las facturas en el tiempo establecido, es decir, se deben analizar los procesos de facturación buscando soluciones o innovaciones para el mismo con el único fin de mantenerlo bajo control, o sea bajo las condiciones programadas. El proceso de facturación debe estar en capacidad de entregar las facturas dentro de las fechas estipuladas por cada cliente y más importante aún, de asegurar su conformidad en términos de soportes y contenido.

En este sentido, el diseño de estrategias para el proceso de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., tiene como finalidad permitan incrementar la eficacia y eficiencia en sus actividades dando así mejores indicadores y resultados de la gestión táctica y operativa. Las estrategias permiten el establecimiento de cursos alternos de acción, que resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente adaptación de los medios a los fines o propósitos de la empresa. En tal sentido, se presenta este estudio a través de la planificación de las actividades, las normas, procedimientos administrativos y la capacitación del personal para el manejo y control del proceso de facturación

5.2 Justificación de la Propuesta

La propuesta presentada pretende servir como guía de instrucciones que reflejan estrategias de fácil seguimiento, que facilite a la empresa aumentar sus

fortalezas a su vez reducir al máximo sus debilidades, lo cual satisface las necesidades de los clientes a través del ofrecimiento de un servicio excelente con condiciones crediticias, de calidad y servicio de pago, adicionalmente a ello, la misma puede optimizar considerablemente el nivel de saldos en cartera, conjugando las variables de servicio, precio, crédito, días pago, u otros elementos. Por tal motivo su objetivó principales optimizar el proceso de facturación a través de métodos de trabajo que permita mejorar la información para realizar factura sin cometer errores y disponer del cobro a tiempo, para cumplir con los compromisos adquiridos

Por otro lado, constituye un valor agregado, no solo en las regularizaciones de la liquidez de la empresa, sino en la estabilización de la gestión administrativa, facilitando la descarga de las funciones del personal, puesto que al manejar los procedimientos formales se podrá tener más coordinación y control de los procesos, permitiendo el buen desempeño de los trabajadores y la rentabilidad de todos los recursos utilizados en las operaciones del negocio. También se logrará un tratamiento uniforme de las tareas, fortalecer el proceso, logrando reducir costos, duplicidad de trabajo y la inconsistencia de procedimientos, entre otros.

5.3 Objetivos de la Propuesta

5.3.1 Objetivo General de la Propuesta • Diseñar las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación

en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

5.3.2 Objetivos Específicos de la Propuesta

• Elaborar la planificación de las actividades para el manejo y control del

proceso de facturación la empresa Comercializadora Trapecio, C.A

• Describir las normas y procedimientos administrativos para mejorar el

proceso de facturación en la Empresa Comercializadora trapecio C.A.

• Establecer la capacitación del personal para el manejo efectivo del

proceso de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A

5.4 Factibilidad de la Propuesta

Factibilidad Institucional : Desde el punto de vista, institucional la propuesta es factible, puesto que se visualiza la voluntad de los miembros de la empresa para tomar en consideración cada uno de los aspectos planteados en la propuesta. Asimismo, existe la disposición de la gerencia en poner en práctica las estrategias planteada y de la receptividad del personal en la aplicación de la misma

Factibilidad Operativa: En base al análisis realizado por la investigadora, se establece que es factible operativamente el diseño de un modelo de Gestión Estratégica de crédito y cobranzas de las empresas productoras de pinturas de Valencia., ya que hay disponibilidad estructural, de recurso humano y física para ejecutarla

Factibilidad Técnica: La empresa cuenta con los equipos necesarios para la aplicación las estrategias para mejorar el proceso de facturación, ya que posee computadoras, papelería, tecnología, soporte técnico, entre otros, por tanto es factible la aplicación de este diseño, por lo no presenta ningún inconveniente en relación a estos recursos.

Factibilidad Económica: De igual forma se procede una relación de costo beneficio de gran utilidad, debido a que el valor económico que implica desarrollar la siguiente propuesta, no comprende erogaciones de dinero elevadas, por el contrario se caracteriza por ser una mejora con una inversión financiera irrelevante; que trae consigo una disminución de costos originada de la corrección de las debilidades detectadas en el proceso.

5.5 Desarrollo de la Propuesta

Objetivo 1: Elaborar la planificación de las actividades para el manejo y control del Proceso de Facturación

Finalidad: Elaborar los lineamientos necesarios para la emisión y control de las facturas en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., lo cual permitirá normalizar y estandarizar las distintas actividades que se presentan en la empresa con respecto a la facturación. En tal sentido, se establecen los siguientes lineamientos que se deben seguir en la empresa para optimizar los procesos

Lineamientos para el proceso de Facturación

Responsable Actividad

Gerente

Administrativo

• El gerente administrativo debe mantener el

control de toda la documentación asociada a la

facturación recibida de los diferentes clientes.

• El gerente administrativo debe informar a la

gerencia general de la empresa, s y demás

unidades mediante cuadro estadístico, un

promedio de la facturación semanal y mensual

• El gerente de administración debe analizar

mensualmente el saldo de las cuentas por cobrar a

los clientes con la finalidad de determinar

aquellos saldos vencidos y por vencerse,

permitiendo así, agilizar el proceso de cobranzas y

facturación

• Para todas aquellas facturas pendientes de cobro

con más de 45 días vencido, la empresa debe

determinar las causas de cada uno de los atrasos,

señalando si se puede recuperar el importe de los

mismos y el tiempo aproximado; en caso de ser

incobrable deberá crearse la provisión para cobro

dudoso.

• El gerente administrativo debe realizar

mensualmente la auditoría interna en la que se

evalúe la gestión de crédito y cobranza, a través

de la cual se verifica la adecuada planificación,

registro, ingreso, cobro, y otros elementos

importantes a evaluar en términos de auditoría de

la gestión de cobro, lo cual conducirá a un óptimo

control interno de los procesos.

Asistente

Administrativo

• El asistente administrativo será responsable de

emitir mensualmente los estados de cuentas

detallados de cuentas por cobrar y el resumen

conciliado y enviarlos al departamento de

administración

• El asisten administrativo dará seguimiento a los

compromisos establecidos en las ventas (pedidos)

para la recuperación de la cartera vencida

• El asistente administrativo debe formular

internamente fichas de datos del cliente, para

manejar con certeza información de fechas,

monto de la venta, entrega del producto. En caso

de que el cliente vuelva a futuro a hacer

negociaciones con la organización, se tienen

registrados los datos de su tradición de compra, si

es moroso, su ubicación y otros datos que

permitirán a los gerentes de la compañía saber

con quién se está tratando.

• El asistente administrativo debe clasificar y

reclasificar mensualmente las cuentas por cobrar

desde la más antigua hasta la más reciente, para

conocer el nivel de deuda de cada cliente, el

progreso del proceso de cobro, el ingreso por cada

cuenta- cliente


Objetivo II: Describir las normas y procedimientos administrativos para mejorar el proceso de facturación

Finalidad: Para la empresa Comercializadora Trapecio, C.A. la factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que obligan la legislación y así mismo los que solicita el cliente. Por tal motivo, la empresa debe contar con normas y procedimientos acordes que indiquen las instrucciones que deben seguirse para facturar el servicio prestado, de tal manera que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la empresa.

I. Normas para el Proceso de Facturación

• Es responsabilidad del administrador de la empresa llevar un control del

proceso de facturación, el cual se inicia desde los pedidos de los clientes

hasta la recepción de la factura

• Toda orden de pedido debe estar firmada y autorizada por el cliente para

que proceda dicha operación, a su vez el administrador deberá autorizarla

para que se facture y emita su correspondiente orden de despacho.

• La nota de entrega debe quedar firmada y sellada por el funcionario que

entrega el producto y quien lo recibe

• Para la aprobación de las órdenes de pedido deben considerarse los

siguientes aspectos:

El monto en bolívares del pedido no supere el límite de crédito

El cliente no deberá tener más de dos facturas vencidas

Condiciones de pago

Fecha de entrega

• Serán suspendidas las órdenes de pedido de aquellos clientes que tengan

pendiente facturas de pago con un vencimiento mayor a 30 días

• Los montos y plazos de crédito serán autorizados por el gerente de

administración y el gerente general

• La ampliación de los montos de crédito se considerarán únicamente para

los clientes antiguos, siempre y cuando hayan demostrado seriedad en sus

pagos y además tenga garantías reales

• El gerente administrativo se encarga de facilitar a la gerencia general un

reporte diario, semanal y mensual, donde se refleje lo facturado

• Registrar cada una de las facturas con un orden correlativo, en el Libro de

Ventas

(Incluyendo las facturas anuladas)

II. Procedimiento Administrativo para el Proceso de Facturación

Finalidad: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos por las Leyes establecidas

Procedimiento Administrativo para el Proceso de Facturación

Responsable Actividad

Gerente

Administrativo

• Recibe las órdenes de pedidos de los clientes y notifica al asistente administrativo para que entregue el producto a los clientes

• Recibe los soportes, en caso de haber inconsistencia o disparidad en cantidades, montos, firmas o sellos en la documentación recibidos procede a su devolución al asistente administrativo para su corrección

• En caso de estar correcto, aprueba y devuelve al analista

Asistente

Administrativo

• Realiza la transcripción de la nota de entrega , así como los diferentes documentos legales para el Despacho del producto al cliente

• Emite un registro de venta anexando la nota de

Asistente

Administrativo

entrega con sus respectivos soportes, los cuales deben estar sellado y firmados

• Recibe y realiza la corrección en caso de estar incorrectos los datos

• En caso de estar conforme procede a ingresar los datos de las Notas de Entrega para elaborar la Factura

• Revisar el documento, de estar conforme guarda los datos, habilita o imprime la factura, firma y sella

• Anexa a la factura los documentos necesarios para enviar al gerente administrativo, para su respectiva revisión

• Desglosa y distribuye las facturas (originales y copia) con sus respectivos soportes: original al Cliente con copia de Nota de Entrega y copia para el departamento de facturación y contabilidad

• Registra en los libros de ventas, cada una de las facturas emitida por la coordinación de Facturación.

• Emite relación de las facturas y se remite al final del día al gerente administrativo

• Semanalmente entrega al gerente administrativo una relación de las notas de entregas facturadas y por facturar y de las ventas facturadas


Flujograma del Proceso de Facturación

Gerente Administrativo Analista Administrativo


Recibe Soportes

Nota de

Entrega

Inicio

Recibe órdenes de pedidos

Notifica al analista

administrativo

Recibe notificación de pedidos

Realiza transcripción de nota de entrega

Elabora memorando de

nota de entrega y soportes

¿Datos

Correctos?

SI NO

Devuelve para corrección

Aprueba y devuelve al

analista

A

A

Ingresa los datos de notas de

entrega

Emite Factura

Revisa documento

Recibe Factura

Revisa y devuelve al

analista

B

Flujograma del Proceso de Facturación

Analista Administrativo Gerente Administrativo


B

Desglosa y distribuye las

facturas

Registra en libro de ventas

Emite relación de facturas

Semanalmente Envía al gerente administrativo facturas por

facturar y ventas facturadas

Recibe relación de las notas de

entregas facturadas y por

facturar

Recibe relación de Ventas facturadas

C

C

Fin

Objetivo 3: Establecer la capacitación del personal para el manejo efectivo del proceso de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A

Objetivo General: Proveer al participante conocimientos y destreza para emitir y aceptar facturas conforme al marco legal vigente y contar con herramientas teórico prácticas que sirvan de apoyo al momento de realizar una gestión de cobranza.

Objetivos Específicos:

Al término de la actividad, los asistentes a la misma estarán en condiciones de:

• Comprender la actividad empresarial bajo el concepto sistémico y la

importancia que para el buen resultado final, reviste el trabajo en equipo

o bajo el concepto de subsistemas integrantes e interactuantes, (ventas -

crédito – cobranzas- facturación )

• Comprender y manejar las bases conceptuales que dan origen a una

posterior gestión eficiente de la facturación

• Manejar las principales herramientas existentes, para llevar a cabo una

gestión de facturación y cobranzas en términos óptimos, con los

beneficios que ello implica para la gestión total de la Empresa y

procurando simultáneamente no dañar la relación con el cliente.

Dirigido A:

Gerentes de Administración, Finanzas, Tesorería, Contabilidad, Impuestos, Crédito y cobranza, personal adscrito a estas gerencias quedeseen adquirir herramientas teórico – prácticas que le sirvan de apoyo al momento de aceptar facturas y gestionar la cobranza.

Contenido Programático

La Factura:

1. La Factura: ¿Qué es y para qué sirve?

2. En el ámbito de Impuesto Sobre La Renta

3. En el ámbito del IVA

4. Sanciones e impacto tributario en las empresas

5. Documentos sujetos a normas tributarias

6. Análisis de los medios utilizados para emisión de facturas:

- Formatos elaborados por Imprentas Autorizadas

- Formas Libres elaboradas por imprentas autorizadas

- Máquinas registradoras fiscal, punto de venta fiscal o impresora fiscal

7. Normas aplicables a contribuyentes ordinarios de IVA

8. Normas aplicables a no contribuyentes

9. Normas para Notas de Débitos y Créditos.

10. Situación con las guías de despacho u órdenes de entrega

11. Actividad Práctica (Auditoría de facturas)

12. Criterios a observar al momento de recibir facturas del proveedor

Gestión de Cobranzas:

13. Conocer el perfil del cliente.

14. ¿Son nuestros procesos de facturación eficientes y eficaces?

15. ¿conozco bien los procesos de pagos del cliente?

16. Procesos de pagos vs procesos nuestros para facturar

17. Acuerdos de cobros bien definidos al momento de la negociación

18. Trazabilidad de la factura del Cliente

19. Garantizar el éxito en la cobranza

Metodología:

La actividad propuesta, se desarrollará mediante la combinación de clases teóricas de parte del Relator, y el desarrollo de ejercicios prácticos con los

asistentes, relacionados con la actividad diaria realizada por los mismos. (Se complementará la actividad con videos alusivos al tema).

Duración: 12 Horas

Lugar : Empresa

Hora: A conveniencia de la empresa (turnos rotativos, dependiendo de la disponibilidad de los participantes)

CONCLUSIONES

A continuación se presentan las conclusiones establecidas de acuerdo al alcance de los objetivos específicos. En cuanto a los procesos de facturación que realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., se concluye que existen debilidades en dicho proceso, observándose que la recepción y emisión de las facturas de los clientes no se llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el departamento de facturación.

Entre otras razones, esto se debe a que no se planifican las actividades financieras en la empresa para el control del proceso de facturación., debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y contables para llevar a cabo las actividades de facturación, además no se realizan revisiones periódicas de las cobranzas para identificar aquellas que presentan dificultades. Se puede señalar, que no se programan acciones encaminadas a evitar el incumplimiento el pago de un cliente y disminuir el riesgo de mora de los mismos.

Sin embargo, el personal conoce las funciones y responsabilidades inherente a sus cargos; más sin embargo, los procesos de facturación no se manejan de forma correcta, afectando los objetivos propuestos en el departamento.

Por otro lado, entre las fortalezas que tiene la empresa se tiene que cuenta con una alta cartera de clientes y un personal altamente comprometido con la organización, situación que debe aprovechar para competir en un entorno altamente competitivo donde se desarrolla. Es por ello, que se concluye que es necesario diseñar estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., para lo cual, se estableció la planificación para el manejo del proceso de facturación. Igualmente, se elaboraron normas y procedimientos y se propuso un taller para capacitar el personal en materia de facturación y cobranzas

RECOMENDACIONES

Una vez presentada las conclusiones se presentan las siguientes recomendaciones:

• Tomar en consideración la propuesta planteada, dado que le permitirá a la

empresa mejorar la gestión facturación y cobranzas y así cumplir con las

metas establecidas en el departamento. De igual manera, que la

organización busque adaptarse constantemente a los cambios del entorno,

ya que de eso depende su éxito en el mercado tan competido que participa.

• Dar a conocer al personal el contenido de la propuesta, informando la

importancia que significa respetar y acatar las normas y procedimientos

establecidos para el logro de una mayor funcionalidad y eficacia, del

proceso de facturación

• Igualmente se recomienda, revisar constantemente el cumplimiento de las

normas, políticas y procedimientos relativos a las cobranzas y establecer la

supervisión, revisión de los procesos de gestión de las cobranzas, para

saber dónde están las desviaciones y tomar medidas al respecto.

• También se recomienda segregar las funciones y responsabilidades del

departamento, así como de otras áreas, ya que el factor humano garantiza la

eficacia y la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los

objetivos, de esta manera se logra un alto desempeño y mayor rendimiento,

lo que se traduce en beneficios para la empresa.

• Elaborar manuales de políticas y procedimientos administrativos de

facturación y cuentas por cobrar que le permita a la empresa definir los

pasos, acciones y responsables de las actividades

REFERENCIAS

Bibliográficas

Ander- EGG, A. (2000). “Técnicas de Investigación”. III edición, Editorial El Ateneo, México.

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ANEXOS

Cuadro de Operacionalización de las Variables

Objetivo General: Proponer estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la Empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

Objetivos Específicos Variable Dimensiones Indicadores ítem Técnica e Instrumento

sDiagnosticar la situación en cuanto a los procesos

de facturación que realiza actualmente la

empresa Comercializadora

Trapecio, C.A.

Situación actual de los Procesos de Facturación

Control de las Facturas

Planificación financiera Recepción y emisión de

las facturas conocimiento del

proceso Gestión de cobro

Control de facturas

1 2 3 4 5

Técnica: Encuesta

Instrumento: Cuestionario

Procedimientos

administrativos

Procedimientos Revisiones

Actividades contables Toma de decisiones

Estrategias

6 7 8 9 10

Identificar cuáles serían las debilidades,

fortalezas; amenazas y oportunidades, en el

proceso de facturación de la empresa

ComercializadoraTrapecio, C.A.

Elementos que

intervienen en el

Procesos de Facturación

Debilidades, Fortalezas; Amenazas y

Oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa

Factores Internos y Externos del Proceso de

Facturación

Matriz Dofa

Diseñar las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación

en la empresa Comercializadora

Trapecio, C.A.

Este objetivo será desarrollado por las investigadora a través de la elaboración de la

propuesta


UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Agradecemos su colaboración y disposición para con este estudio y el

haber aceptado apórtanos estos datos, al igual que la honestidad y claridad en

las repuestas. Garantizamos la confiabilidad de la información.

Este cuestionario está diseñado para tener una idea clara sobre los aspectos que

Ud., como trabajador de la empresa en estudio pueda aportar para afianzar la

propuesta de ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE

FACTURACIÓN DE A EMPRESA COMERCIALIZADORA TRAPECIO,

C.A

.

Gracias por su atención.

INSTRUCCIONES:

- Lea detenidamente cada una de las preguntas

Marque con una (X) la alternativa que considere correcta

Diagnosticar la la situación en cuanto a los procesos de facturación que

realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

Cuestionario

Ítem Si No

1 ¿Se planifican las actividades financieras en la empresa

para el control del proceso de facturación?

2 ¿El proceso de recepción y emisión de las facturas de los

clientes se llevan de manera adecuada para el

cumplimiento de los objetivos establecidos en el

departamento de facturación?

3 ¿Los empleados involucrados en el proceso de facturación

conocen los pasos y acciones de los cuales son

responsables?

4 ¿En la empresa se realiza una eficiente gestión de cobro,

que permita mantener liquidez para cumplir con los

compromisos y desempeño de las actividades diaria?

5 ¿El proceso de facturación que se realiza en la empresa

permite llevar control de las facturas emitidas?

6 ¿Existen procedimientos administrativos formalmente

establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades

del área de facturación?

7 ¿En la empresa se realizan revisionesperiódicas de los

procedimientos de facturación y cobranzas para identificar

aquellos que presentan dificultades?

8 ¿Se lleva a cabo un control de actividades contables, con el

objeto de obtener mejores resultados en el proceso de

facturación y en la información suministrada?

9 ¿Las decisiones en cuanto al manejo del proceso de

facturación de la empresa son tomadas en forma oportuna

y de manera adecuada?

10 ¿Considera necesario diseñar estrategias para mejorar los

procesos de facturación en la empresa Comercializadora

Trapecio, C.A.?


Identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, en el

proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

Nota: una vez aplicado el cuestionario y de acuerdo a los resultados se

procederá a elaborar la matriz Dofa

MATRIZ DOFA

Factores Internosque intervienen en el

Proceso de Facturación

Debilidades (D)

Fortalezas(F)

Factores Externos que intervienen el Procesos

de Facturación

Oportunidades (O)

Amenazas (A)


Una vez analizado los factores internos (debilidades y fortalezas) y los

factores externos (oportunidades y amenazas), se elaborarán las estrategias, las

cuales servirán de marco para la propuesta de mejoras los procesos de

facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.

UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ … · matriz Dofa. En la tercera fase se presenta la propuesta,...

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