UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE

SANTANDER

CAPACITACIÓN EN RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN

Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

Control Interno y Evaluación de Gestión

Dirección de Control Interno Disciplinario

SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE

SELECCIÓN DEL CONTRATISTA:

1. Planeación del Contrato.

2. Informe de Oportunidad y Conveniencia .

3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

4. Coordinación y Control del proceso por el Director de

Contratación y Proyectos de Inversión .

5. Pliego de Condiciones.

6. Soporte Asesoría Jurídica .

ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS

CONTRATOS

UNIDAD GESTORA:

Para contratar se requiere dar respuesta a las siguientes

preguntas

1. ¿Cual es necesidad que la Unidad pretende satisfacer con la

contratación?

2. ¿Para qué lo necesita ?

3. ¿Por que lo necesita ?

4. ¿Cómo lo necesita ?

PLANEACIÓN DEL CONTRATO

UNIDAD GESTORA:

Identificar el objeto del contrato.

Señalar especificaciones técnicas.

Modalidad de contratación

Verificar su coherencia con las políticas, planes, programas y

proyectos de la Universidad.

Estimar el valor del contrato (Condiciones de mercado).

Verificar si existe pluralidad de oferentes (Sondeo de mercado).

PLANEACIÓN DEL CONTRATO

UNIDAD GESTORA Y ORDENADOR DEL GASTO

Para contratar:

Servicios personales.

Actividades similares a las que realicen empleados y funcionarios

de la Universidad .

INFORME DE OPORTUNIDAD Y

CONVENIENCIA

ORDENADOR DEL GASTO:

Se verifica que la Unidad cuente con los recursos

y el rubro a afectar.

Se solicita en el Sistema Financiero.

La Sección de Presupuesto emite el CDP.

Se adjunto a la compra o servicio a contratar.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS

DE INVERSIÓN

Realiza verificación técnica, financiera, administrativa y jurídica

del cumplimiento de la regulación legal y de la normativa

institucional que debe aplicarse al proceso contractual

COORDINACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS

DE INVERSIÓN

Documento en el que se define:

1. Objeto del contrato.

2. Especificaciones técnicas del objeto a contratar.

3. Valor estimado.

4. Condiciones de participación y requisitos propuesta.

5. Factores de evaluación objetiva.

PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS

DE REFERENCIA

SEGUIMIENTO Y CONTROL

DE LOS CONTRATOS

ESTATALES

¿QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA?

Art. 84 E.A

Conjunto de funciones o actividades desempeñadas

por un responsable designado o contratado para el

efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista,

con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria

del contrato, mantener permanentemente

informado al ordenador del gasto de su estado

técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la

entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.

FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN

E INTERVENTORÍA

OBJETO DE LA

INTERVENTORÍA

O SUPERVISIÓN

PROTEGER LA

MORALIDAD

ADMINISTRATIVA

PREVENIR LA

OCURRENCIA DE

ACTOS DE

CORRUPCIÓN

TUTELAR LA

TRANSPARENCIA

DE LA ACTIVIDAD

CONTRACTUAL

FUNCIONES Y DEBERES

DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR

VIGILAR EN FORMA PERMANENTE

LA EJECUCIÓN DEL OBJETO

CONTRATADO

ESTÁN FACULTADOS PARA:

SOLICITAR INFORMES –

ACLARACIONES Y

EXPLICACIONES SOBRE LA

EJECUCIÓN DEL CONTRATO

EXIGIR LA CALIDAD DE LOS

BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS

POR LA ENTIDAD ESTATAL

CERTIFICAR COMO RECIBIDA A

SATISFACCIÓN LA OBRA

CONTRATADA

HACER SEGUIMIENTO TÉCNICO,.

ADMINISTRATIVO, JURÍDICO,

FINANCIERO Y CONTABLE DEL

CONTRATO

DEBEN MANTENER INFORMADA

LA ENTIDAD CONTRATANTE DE

LOS HECHOS O CIRCUNSTANCIAS

QUE PUEDAN CONSTITUIR

ACTOS DE CORRUPCIÓN O

PUEDAN PONER EN PELIGRO EL

CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

O SU INCUMPLIMIENTO

PREPARAR EL PROYECTO DE

LIQUIDACIÓN DE LOS

CONTRATOS

UNIDAD TÉCNICA ASESORA DE COMPRAS

OBJETIVO:

Brindar soporte al ordenador del gasto en el trámite de

adquisición de bienes o servicios, ya sea en forma directa (hasta

50 SMMLV), ó a través de Operaciones Internacionales

(importaciones, compras especializadas por internet y pagos en

moneda extranjera.)

FUNCIONES

Solicitud de cotizaciones a proveedores y entrega a las UAA

(compras nacionales).

Acompañar en el proceso de compra directa de bienes o

servicios especializados.

Coordinación del módulo Registro de Proveedores en Línea.

Asesoría, desarrollo y seguimiento a las operaciones

internacionales.

MANEJO EXPEDIENTES CONTRACTUALES

Orden de Prestación de servicios.

Orden de Trabajo.

Orden de Compra.

Contrato General.

Contrato de Suministro.

Orden de Consultoría .

RUTA A SEGUIR PARA LOCALIZAR TABLAS

DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CADA UAA

LINK TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

GARANTÍAS

Se perfecciona el contrato cuando se llegue a un acuerdo

sobre el objeto y el precio, plasmado por escrito.

PARA INICIAR SU EJECUCIÓN SE

REQUIERE:

Aprobación de la garantía.

Registro presupuestal.

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

La presentación y aprobación de la garantía única es requisito necesario para ejecutar el contrato. El objeto de la garantía es respaldar el total cumplimiento de las obligaciones del contratista o del proponente.

GARANTÍAS DEL CONTRATO

Seriedad de los ofrecimientos

Cumplimiento de las obligaciones del contrato.

Responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las

actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas.

INSTRUMENTOS OTORGADOS POR LOS

OFERENTES O POR EL CONTRATISTA A UNA

ENTIDAD PUBLICA, A FAVOR DE ÉSTA O CON EL

OBJETO DE GARANTIZAR:

Anticipo.

Cumplimiento del contrato.

Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio.

Suministro de repuestos y accesorios.

Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones.

Estabilidad de la obra.

Responsabilidad civil extracontractual.

GARANTÍAS CONTRACTUALES

La no suscripción del contrato sin justa causa por el proponente.

La no ampliación de la vigencia de la garantía de la seriedad de la

oferta cuando de prorrogue el término de adjudicación.

Cuando no haga entrega de la garantía de cumplimiento.

El retiro de la oferta después del término fijado.

RIESGOS QUE AMPARA

RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO

DEL OFRECIMIENTO:

Buen manejo y correcta inversión del anticipo.

Incumplimiento de las obligaciones del contrato. Incluye pago

de multas y cláusula penal.

Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones

laborales.

Estabilidad y calidad de la obra.

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos

suministrados.

Calidad del servicio.

RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO

DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

OFRECIMIENTO:

HALLAZGOS COMUNES

DURANTE EL PROCESO DE

AUDITORÍA EN LAS UAA y

FOMENTO DEL

AUTOCONTROL

Oficina Asesora de

Rectoría

Se evidencian Centros de Costo que se encuentran activos sin movimiento

presupuestal desde vigencias anteriores sin uso, de proyectos liquidados.

Se encuentra en las UAA deudas contraídas en vigencias anteriores por concepto de

préstamos de efectivo entre Unidades Académicas.

Tablas de retención documental desactualizadas con los requisitos necesarios para la

Contratación.

Contratos sin visados jurídicos, sin las firmas de alguno de los representantes legales,

sin actas de inicio, sin actas de liquidación, sin informe de entregables o ejecución de

actividades.

Inexistencia de soportes contractuales de las órdenes según los requisitos establecidos

en el Formato FCO.06 y según lista de chequeo para contratos menores a 50 smmlv.

HALLAZGOS

Establecer un sistema de registro que permita llevar un control de llamadas telefónicas

y realizar la verificación de las mismas contra la factura del servicio, teniendo en

cuenta el artículo 14 de Decreto 1737 de 1998 sobre austeridad en el gasto.

No se evidencia por parte de los Directores de Escuela y Departamento la

presentación en los Consejos de los programas de inversión, plan anual de Gestión,

presupuesto anual de ingresos y gastos y el informe mensual del funcionamiento

administrativo y financiero de las Escuelas. (funciones contempladas en el Estatuto

General)

Uso indebido del rubro Presupuestales de la Universidad, por ejemplo para el pago de

pasantías docentes, compra de medicamentos.

Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios en la misma fecha a un

mismo proveedor incumpliendo artículo 8, Acuerdo 019 de 2005 en cuanto al

principio de Planeación.

Se encontraron liquidaciones pendientes de pago en el Sistema de Información

Financiero, correspondiente a estudiantes de Posgrado

HALLAZGOS

Incumplimiento del artículo 14 del Reglamento de

Contratación de la Universidad (Acuerdo 019/2005) donde

el jefe de la Unidad gestora debe valorar los riesgos

inherentes al contrato y definir expresamente las garantías

que deberá constituir el contratista, para proteger los

intereses de la Universidad, en especial para contratos en

los cuales su cuantía excede los diez (10) smmlv.

Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios a

un mismo proveedor, superando los cincuenta (50) smmlv

(Artículo 23 Acuerdo 019 de 2005).

HALLAZGOS

AUTOCONTROL

Rol de la Oficina de Control Interno y

Evaluación de Gestión

Fomentar la cultura del Control a través de

herramientas orientadas a sensibilizar e interiorizar el

ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como

hábito de mejoramiento personal y organizacional.

Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

AUTOCONTROL

“Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de

los servidores públicos de la organización,

independientemente de su nivel jerárquico, para

evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y

efectuar correctivos de manera oportuna para el

adecuado cumplimiento de los resultados que se

esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que

la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo

su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en

los principios establecidos en la Constitución Política”.

Manual Técnico MECI 2014.

Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

…genera convivencia

…regula y mejora resultados

…es trabajar con responsabilidad

…es disciplina, organización y excelencia

…genera calidad de vida personal y laboral

…es el sello personal que usted le coloca a su trabajo

…nos hace ser dueños y responder por nuestros actos

…es una filosofía de vida enmarcada en actitud

…implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar

objetivos propuestos

Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

AUTOCONTROL

12 IDEAS SOBRE LA CONTRATACIÓN EN LA

UNIVERSIDAD Y SUS IMPLICACIONES DISCIPLINARIAS Dirección de Control Interno Disciplinario

1. El servicio público está directamente vinculado al cuidado de los recursos

públicos. Conocer la naturaleza de la institución y el marco normativo para el

desenvolvimiento de su misión. Esta es una institución pública con un régimen de

contratación especial.

2. Principio de planeación: quebrantamiento de los principios de la contratación

estatal, del reglamento de contratación y manual de procedimientos.

3. Las adiciones, pese a estar en las normas internas sobre contratación es una

excepción que debe estar justificada y debe ser razonable.

4. La delegación de la ordenación del gasto compromete la responsabilidad del

ordenador en primera medida, por tal razón, debe velar por el cuidado de los

detalles contractuales como verificar la procedencia de las cotizaciones y el

manejo prudente del sistema financiero.

5. Principio de planeación está directamente relacionado con la fortaleza de las

unidades para asumir determinados proyectos y compromisos contractuales

entre todos.

6. No confundir la ética y compromiso de los contratistas, el conocimiento que

tenemos de su trabajo y las condiciones o requisitos legales que se deben

verificar para que puedan ser contratados y haya previamente recursos para

sostener dicha contratación (Pólizas y documentos de seguridad social, etc.).

7. La infracción del deber funcional no incluye necesariamente el dolo: la culpa leve,

la culpa grave, la culpa gravísima. Aunque se deben verificar las condiciones

subjetivas de la conducta.

8. Se evidencia un rompimiento de la continuidad en algunas unidades de los

procesos de liquidación de los contratos o convenios cuando se cambian los

ordenadores del gasto.

9. La relación entre el director de Escuela y los Consejos de Escuela o

departamentos. Debe ser más estrecha y de corresponsabilidad.

10. La gestión de la cartera es un deber y una responsabilidad de los ordenadores.

Algunas cuentas por cobrar obedecen algunas veces a falta de cuidado de las

unidades.

11. La formación continua es una obligación de los servidores públicos, la

actualización del saber hacer conforme a las funciones de cada uno. La

ignorancia de la norma no es causa para su incumplimiento.

12. El incumplimiento a los planes de mejoramiento son un motivo para el ejercicio

de la acción disciplinaria.