UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y...
169
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR SEMIPRESENCIAL CENTRO UNIVERSITARIO: MATRIZ GUAYAQUIL PROYECTO EDUCATIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN MENCIÓN EN ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EDUCATIVA TEMA: INFLUENCIA DEL DESARROLLO DE UN MANUAL DE FUNCIONES EN LA CALIDAD DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES, EN EL DIRECTIVO DE LA ESCUELA FISCAL MIXTA 402 “DON RUPERTO ARTETA MONTES” ZONA 8, DISTRITO 09 D 05, CIRCUITO C01 - 4, PROVINCIA DEL GUAYAS, CANTÓN GUAYAQUIL PARROQUIA TARQUI, PERÍODO 2015–2016. DISEÑO DE UNA GUÍA ANDRAGÓGICA CON EN FOQUES EN CARGOS Y FUNCIONES CÓDIGO: AD-T-GY-0117 AUTORES: Janet Elizabeth Escandón Solís María Alexandra Palacios Campoverde CONSULTORA ACADÉMICA: Lcda. Karina Moeses Msc. Guayaquil, 2018
Transcript of UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y...
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR SEMIPRESENCIAL
CENTRO UNIVERSITARIO: MATRIZ GUAYAQUIL
PROYECTO EDUCATIVO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN MENCIÓN EN ADMINISTRACIÓN Y
SUPERVISIÓN EDUCATIVA
TEMA:
INFLUENCIA DEL DESARROLLO DE UN MANUAL DE FUNCIONES
EN LA CALIDAD DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES, EN EL DIRECTIVO DE LA ESCUELA FISCAL MIXTA 402 “DON
RUPERTO ARTETA MONTES” ZONA 8, DISTRITO
09 D 05, CIRCUITO C01 - 4, PROVINCIA
DEL GUAYAS, CANTÓN GUAYAQUIL
PARROQUIA TARQUI, PERÍODO
2015–2016. DISEÑO DE UNA
GUÍA ANDRAGÓGICA
CON EN FOQUES
EN CARGOS Y
FUNCIONES
CÓDIGO: AD-T-GY-0117
AUTORES: Janet Elizabeth Escandón Solís
María Alexandra Palacios Campoverde
CONSULTORA ACADÉMICA: Lcda. Karina Moeses Msc.
Guayaquil, 2018
ii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR SEMIPRESENCIAL
CENTRO UNIVERSITARIO: MATRIZ GUAYAQUIL
Directivos
_____________________________ ___________________________
Arq. Silvia Moy-Sang Castro, MSc. Lcdo. Wilson Romero Dávila, MSc.
DECANA VICEDECANO
___________________________ ____________________________
Msc. Sofía Jácome Encalada MGTI. Abg. Sebastián Cadena Alvarado
DIRECTORA DEL SISTEMA SECRETARIO GENERAL
SEMIPRESENCIAL
iii
iv
v
vi
EL TRIBUNAL EXAMINADOR OTORGA AL
PRESENTE TRABAJO
Tribunal
LA CALIFICACIÓN
EQUIVALENTE A:.....................................................................
A)...............................................................................................
B)...............................................................................................
C)...............................................................................................
DOCENTES RESPONSABLES DE UNIDAD DE TITULACIÓN
Msc. Norma Garcés
Msc. Vicente Viteri
Msc. Eduardo Cruz
Msc. María Luisa Correa
vii
Dedicatoria
Este proyecto está dedicado primero a Dios por haberme dado vida y
fortaleza. A mi madre por su ayuda y constante cooperación. A mi hijo quién
es la causa que me motivó a seguir adelante. A mis maestros, por haberme
entregado sus conocimientos y a mis compañeros por compartir muchas
experiencias.
María Alexandra Palacios Campoverde
A Dios por darme salud y fortaleza para culminar mi carrera, a mis padres
por haberme forjado como la persona que soy en la actualidad, a mis hijos
que son mi razón de vivir, a mi hermana que ha sido un pilar fundamental
en mi carrera quien con sus palabras de aliento no me dejaba decaer y mis
amigos quienes compartieron sus conocimientos, alegrías y tristezas.
Janet Elizabeth Escandón Solís
viii
Agradecimiento
Agradecemos profundamente a Dios, por su infinita misericordia por
ayudarnos a permanecer hasta hoy, después de tantas pruebas de vida,
por cuidar de nuestra familia y permitirnos seguir adelante.
A nuestra familia que con su ejemplo nos motivaron a seguir adelante
y a perseverar en lo que se anhela conseguir.
A nuestra querida MSc María Teresa Pacheco, por su paciencia y
cordialidad al guiarnos en la realización de nuestro proyecto.
A todos nuestros queridos maestros y maestras que impulsaron y
dieron sentido a nuestros conocimientos y experiencias en el transcurso de
nuestra vida estudiantil.
A la escuela Don Ruperto Arteta Montes por abrirnos las puertas para
realizar las prácticas e investigaciones, por la calidez de sus directivos y
docentes.
Janet Escandón Solís
Alexandra Palacios Campoverde
ix
Índice General
Directivos ................................................................................................... ii
Aprobación del consultor académico ........................................................ iii
Derecho de autor ...................................................................................... iv
Proyecto .................................................................................................... v
Tribunal .................................................................................................... vi
Dedicatoria .............................................................................................. vii
Agradecimiento ....................................................................................... viii
Índice General .......................................................................................... ix
Índice De Tablas ..................................................................................... xiv
Índice de gráficos..................................................................................... xv
Resumen ................................................................................................ xvi
Summary ............................................................................................... xvii
Introducción ...............................................................................................1
CAPÍTULO I
El PROBLEMA
Contexto de la investigación ......................................................................3
Formulación del problema .........................................................................5
Situación Conflicto .....................................................................................5
Causas ......................................................................................................5
Objetivos de la investigación .....................................................................5
Objetivo general ........................................................................................5
Objetivos específicos .................................................................................6
Interrogantes investigativas .......................................................................6
Justificación ...............................................................................................7
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes del estudio...........................................................................9
Bases teóricas .........................................................................................10
Manual funciones.....................................................................................10
Uso y aplicaciones ...................................................................................11
Ventajas y desventajas del manual de funciones .....................................12
x
Definición del manual de funciones .........................................................14
Otras definiciones aplicadas a los manuales de funciones ......................15
Objetivos, políticas y componentes del manual de funciones ..................16
Contenido del manual de funciones según sus elementos contenido del
manual de funciones ................................................................................17
Elementos del sistema de control interno y su justificación con el contenido
del manual de funciones ..........................................................................19
Elaboración de un manual .......................................................................20
Manual de funciones institucional ............................................................21
Tipos de manuales ..................................................................................24
Administración .........................................................................................24
Gestión escolar ........................................................................................26
Procesos institucionales de gestión de la calidad ....................................29
Procesos documentales...........................................................................29
El documento y el proceso documental o cadena documental: ................30
Tipos de Soportes Físicos: ......................................................................30
Fases del Proceso Documental ...............................................................31
Estructura del Análisis Documental: ........................................................31
El Catalogo: .............................................................................................32
El archivo y documentación: ....................................................................32
Clases de archivos: .................................................................................33
Soporte Documental. ...............................................................................35
El archivo físico. ......................................................................................36
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos ............37
El edificio de archivo ................................................................................37
Las condiciones ambientales y de seguridad. ..........................................38
Sistema de información ...........................................................................38
Tipos de sistemas de información ............................................................39
Aplicación de los sistemas de información. ..............................................40
Archivo moderno .....................................................................................41
El archivero moderno y tradicional ...........................................................42
La Administración de Documentos ..........................................................42
xi
Clasificación y registro de documentos ....................................................43
Descripción y ordenación de documentos ...............................................45
Desdoble o despliegue ............................................................................46
Foliación y numeración ............................................................................48
Agregación ..............................................................................................49
Instalación de documentos. .....................................................................49
Manual de archivo. ..................................................................................50
El archivo desde el punto de vista legal ...................................................50
Custodia legal de documentos. ................................................................52
Organización de los documentos para su transferencia ...........................54
Fundamentaciones ..................................................................................56
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA, PROCESO, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE
RESULTADOS
Diseño de la Investigación .......................................................................62
Investigación Cualitativa ..........................................................................62
Investigación Cuantitativa ........................................................................63
Tipos de Investigación .............................................................................64
Investigación Descriptiva .........................................................................64
Investigación Exploratoria ........................................................................64
Investigación de campo: ..........................................................................65
Población y Muestra ................................................................................66
Población .................................................................................................66
Muestra ...................................................................................................67
Operacionalización de las variables .........................................................69
Métodos de la Investigación ....................................................................70
Método Lógico .........................................................................................70
Método Deductivo ....................................................................................70
Método Empírico .....................................................................................71
Técnicas e instrumentos de la investigación ............................................71
Encuesta .................................................................................................71
La escala de Likert. ..................................................................................72
xii
Observación ............................................................................................72
Entrevista ................................................................................................72
Análisis e interpretación de resultados.....................................................73
Encuesta a los Docentes .........................................................................73
Encuesta a los Representantes Legales ..................................................83
Correlación de las variables .....................................................................94
Prueba de Chi – Cuadrado ......................................................................96
Conclusiones y Recomendaciones ..........................................................97
Conclusiones: ..........................................................................................97
Recomendaciones ...................................................................................98
CAPÍTULO 4
LA PROPUESTA
Introducción .............................................................................................99
Justificación .............................................................................................99
Objetivos de la propuesta ...................................................................... 101
Objetivo General .................................................................................... 101
Objetivos Específicos ............................................................................ 101
Factibilidad de aplicación ....................................................................... 101
Recursos Financieros ............................................................................ 102
Recurso legal ......................................................................................... 102
Recurso Técnico .................................................................................... 102
Recursos Humanos ............................................................................... 102
Descripción general de la propuesta ...................................................... 103
Políticas para el desarrollo ..................................................................... 106
Bloque de actividades I .......................................................................... 108
Bloque de actividades II ......................................................................... 112
Bloque de actividades III ........................................................................ 125
Conclusiones ......................................................................................... 136
Bibliografía............................................................................................. 137
Referencias ........................................................................................... 138
Trabajos citados .................................................................................... 139
ANEXO I ................................................................................................ 142
xiii
Índice de Cuadros
Cuadro 1 Población ...............................................................................66
Cuadro 2 Muestra ..................................................................................68
Cuadro 3 operacionalización de las variables .....................................69
xiv
Índice De Tablas
Tabla 1 actividades de los docentes ........................................................73
Tabla 2 la administración de la institución ................................................74
Tabla 3 desarrollo de los procesos documentales ...................................75
Tabla 4 el éxito de la institución ...............................................................76
Tabla 5 desarrollo de los procesos documentales ...................................77
Tabla 6 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales ...........78
Tabla 7 procesos documentales en los procesos pedagógicos ...............79
Tabla 8 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales ..........................................................................................80
Tabla 9 funciones en los procesos documentales ....................................81
Tabla 10 manual de funciones de los procesos documentales ................82
Tabla 11 actividades de los docentes ......................................................83
Tabla 12 la administración de la institución ..............................................84
Tabla 13 desarrollo de los procesos documentales .................................85
Tabla 14 el éxito de la institución .............................................................86
Tabla 15 desarrollo de los procesos documentales .................................87
Tabla 16 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales .........88
Tabla 17 procesos documentales en los procesos pedagógicos..............89
Tabla 18 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales ..........................................................................................90
Tabla 19 funciones en los procesos documentales ..................................91
Tabla 20 manual de funciones de los procesos documentales ................92
xv
Índice de gráficos
Gráfico 1 actividades docentes ................................................................73
Gráfico 2 La administración de la institución ............................................74
Gráfico 3 desarrollo de los procesos documentales .................................75
Gráfico 4 el éxito de la institución ............................................................76
Gráfico 5 desarrollo de los procesos documentales .................................77
Gráfico 6 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales .........78
Gráfico 7 procesos documentales en los procesos pedagógicos .............79
Gráfico 8 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales ..........................................................................................80
Gráfico 9 funciones en los procesos documentales .................................81
Gráfico 10 manual de funciones de los procesos documentales ..............82
Gráfico 11 actividades docentes ..............................................................83
Gráfico 12 la administración de la institución ...........................................84
Gráfico 13 desarrollo de los procesos documentales ...............................85
Gráfico 14 el éxito de la institución ..........................................................86
Gráfico 15 desarrollo de los procesos documentales ...............................87
Gráfico 16 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales .......88
Gráfico 17 procesos documentales en los procesos pedagógicos ...........89
Gráfico 18 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales ..........................................................................................90
Gráfico 19 funciones en los procesos documentales ...............................91
Gráfico 20 manual de funciones de los procesos documentales ..............92
xvi
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR SEMI-PRESENCIAL CENTRO UNIVERSITARIO: MATRIZ GUAYAQUIL
ESPECIALIZACIÓN: ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EDUCATIVA
Resumen
El presente trabajo Influencia del desarrollo de un manual de funciones en
la calidad de los procesos documentales en el directivo de la Escuela Fiscal
Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes” ubicada en la provincia del Guayas,
cantón Guayaquil, parroquia Tarqui, república del Ecuador; donde se ha
detectado la problemática referente al proceso documental y su incidencia
en el desarrollo eficiente de la administración y la calidad de la educación
del centro, motivo por el cual se realizó un estudio mediante la indagación
teórica científica y manejo de diferentes métodos teóricos, estudio
bibliográfico, análisis estadístico, investigación de campo y la aplicación de
técnicas como encuestas y entrevistas instrumentos que facilitaron
detectar el problema y realizar el planteamiento de solución, enmarcado
en los dominios de los estándares de calidad educativa. En el proceso de
los análisis de la investigación realizados a la comunidad educativa se
evidenció la necesidad de implementar una guía didáctica con enfoque en
cargos y funciones acorde a los nuevos avances, esta propuesta es factible
gracias a la ciencia y la tecnología que facilita mejorar la situación de los
procesos documentales en la institución lo que permitirá al directivo
jerarquizar roles, funciones, mantenimiento, y custodia de documentos y
obligaciones que cada funcionario debe cumplir según normativa legal,
con parámetros que lleven en la práctica a lograr una administración de
calidad empleando técnicas y recursos más recientes, innovadores, que
permitirán el desarrollo institucional con atención oportuna a la comunidad
educativa lo que evidenciará y generará calidad de la educación.
Palabras Claves: Manual de funciones, procesos documentales, calidad
administrativa.
xvii
FACULTY OF PHILOSOPHY, LETTERS AND SCIENCES OF
EDUCATIONSPECIALIZATION ADMINISTRATION AND
EDUCATIONAL SUPERVISION
Summary
The present work Influence of the development of a manual of functions in
the quality of the documentary processes in the manager of the Mixed Fiscal
School 402 "Don Ruperto Arteta Montes" located in the province of Guayas,
Guayaquil canton, Tarqui parish, Republic of Ecuador; where the problem
regarding the documentary process and its incidence in the efficient
development of the administration and the quality of the education of the
center has been detected, reason for which a study was made through the
scientific theoretical investigation and management of different theoretical
methods, study bibliographic, statistical analysis, field research and the
application of techniques such as surveys and interviews that facilitated the
detection of the problem and the solution approach, framed in the domains
of educational quality standards. In the process of the analysis of the
research carried out to the educational community it was evidenced the
need to implement a didactic guide with focus on positions and functions
according to the new advances, this proposal is feasible thanks to the
science and technology that facilitates improving the situation of the
documentary processes in the institution which will allow the manager to
hierarchize roles, functions, maintenance, and custody of documents and
obligations that each officer must comply with legal regulations, with
parameters that lead in practice to achieve quality management using
techniques and more recent, innovative resources that will allow institutional
development with timely attention to the educational community, which will
demonstrate and generate quality education.
Key Words: Manual of funtions, documentary processes, quality.
1
Introducción
El uso adecuado de la parte administrativa de una institución es
indispensable para que la comunidad educativa se encamine hacia la
excelencia educativa, por esto es necesario determinar de qué manera
influye en los procesos administrativos un manual de funciones mediante
un estudio bibliográfico y de campo para diseñar una guía metodológica
con enfoque en cargos y funciones.
El manual de funciones de una institución cobra una enorme
relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el
ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos.
Dentro de la administración, desde el momento en el que se comenzaron a
delegar funciones se sintió la necesidad de una guía que indique cuales
son las necesidades por área y las competencias que cada uno debe
realizar.
En el campo educativo sucede exactamente lo mismo el análisis de
Jerarquización desde los objetivos institucionales y descripción de las
funciones y obligaciones que deben cumplir cada uno de los miembros de
la comunidad educativa. Los procesos documentales se ven mermados por
la incapacidad o el desconocimiento de algunos miembros de la comunidad
educativa de como cumplir sus roles; en un país donde la competencias
son cada vez más importantes dentro del ejercicio profesional es inminente
la necesidad de tener una guía de roles y funciones para el personal
administrativo y educativo.
La guía es importante porque nos permitirá determinar
jerarquización, roles, funciones y obligaciones que se deben cumplir. El
presente trabajo investigativo plantea tres teorías que explican bases
teóricas del proyecto. El condicionamiento clásico, ocurre cuando una
respuesta condicionada da lugar a la creación de una asociación entre un
estímulo condicionado y un estímulo no condicionado. Así, frente a una
2
situación acaecida el individuo reacciona de una manera concreta, como
producto de la respuesta a un hecho específico e identificable. Por su parte,
el condicionamiento operante, sostiene que la conducta está en función de
sus consecuencias, representando un comportamiento voluntario o
aprendido y el aprendizaje social.
El Capítulo I.- Se presenta el Problema de Investigación que es
la baja calidad de procesos organizacionales de la gestión directiva, el
contexto, identificando las causas, formulación del problema, se determina
los objetivos, las interrogantes de la investigación, justificación de la
investigación.
El Capítulo II.- Se muestra al marco teórico que está aplicado a los
antecedentes del estudio, ayudado con una amplia consulta bibliográfica
sobre las variables que es la evaluación institucional y procesos
organizacionales, también están las fundamentaciones que sustentan el
proyecto, además están los términos relevantes que son las palabras más
importantes de la investigación.
El Capítulo III.- Se presenta el Marco Metodológico, están los tipos
de investigación que utilizan en el proyecto, luego se identifica la población
y muestra, a quienes se aplica la encuesta, se efectúa un análisis e
interpretación de los resultados obtenidos para así lograr obtener una
conclusión final del proyecto.
El Capítulo IV.- Se sitúa la Propuesta, describiendo la problemática
fundamental del contexto institucional para lo cual se han establecidos los
objetivos generales y específicos, además se determinan su importancia,
descripción, de la guía metodológica para el fortalecimiento del proceso d
evaluación de la gestión administrativa con enfoque de roles y funciones,
factibilidad, beneficiarios y el impacto social para la actualización y
mejoramiento de la educación.
3
CAPÍTULO I
El PROBLEMA
Contexto de la investigación
El actual proyecto se centra en el análisis de los procesos
documentales que se emplean en la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes”, este tema se toma por la ausencia de un manual que
permita al director de la carrera llevar un control idóneo de la gestión
administrativa dentro de la institución.
Como contexto mundial se menciona que este sistema de gestión
documental coexiste desde el más sencillo registro manual de la
correspondencia que entra y sale hasta los más sofisticados sistemas
informáticos que controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación
de los expedientes, capturan información, enlazan el contenido de archivos,
bibliotecas, centros de documentación que permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
Estos sistemas documentales al nivel mundial son utilizados por las
pequeñas instituciones educativas como por las grandes transnacionales
de carácter comercial, lo que implica que las instituciones u organizaciones
deban llevar una información documental de manera más organizada
efectiva, eficiente, y de calidad mediante el uso del ordenador; como lo
hacen las grandes bibliotecas nacionales anglófona, la biblioteca del
congreso de los Estados Unidos de américa y la Brittish library para brindar
a los usuarios un servicio acorde a la era que estamos viviendo.
En Ecuador A través de la historia la gestión documental en las
instituciones estaba a cargo de los archiveros y bibliotecarios quienes se
ayudaban con herramientas básicas como eran los libros de registro, las
carpetas archivadores, cajas y estanterías en las que en primera instancia
4
se guardaban los documentos de papel, ficheros o kárdex los cuales
permitían hacer referencias cruzadas mediante técnicas y sistemas de
codificación y clasificación para la recuperación de la información.
Pero a medida que el tiempo pasa el desarrollo tecnológico se debe
de ir incorporando como apoyo a la actividad administrativa por medio de
un ordenador que controle las actividades, planeación académica y el
control docente. Este aspecto se lo puede determinar por la vital
importancia que tiene otorgar un manual de funciones a los directivos,
donde exprese cuál es su rol dentro de los procesos que se llevan a cabo
en las instituciones educativas.
En referencia al presente estudio en la Escuela de Educación Básica
“Don Ruperto Arteta Montes” ubicada en provincia del Guayas, cantón
Guayaquil, parroquia Tarqui; desde el nivel inicial, hasta séptimo de
educación general básica. No existe un manual de funciones por parte del
directivo al personal que interviene en la institución, lo que produce una
problemática en el desempeño académico a cabalidad debido a la falta de
políticas de acción para sus funciones; las mismas, que deberían estar
plasmadas en manuales de gestión que se desarrollen de acuerdo a las
necesidades de la institución.
A la luz de estos antecedentes, es posible estudiar uno de los temas
centrales que se señala más frecuentemente en la bibliografía pedagógica
especializada producida y utilizada por pensadores, educadores y
científicos de distintas corrientes filosóficas y sociológicas: manuales de
funciones para la calidad de los procesos documentales. El desarrollo del
manual de funciones es primordial en las instituciones por ser un
documento en el cual se organizarán las funciones del personal y servir
como guía en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de
evaluación.
5
Formulación del problema
¿Cómo Influenciará el desarrollo de un manual de funciones en la
calidad de los procesos documentales en el directivo de la Escuela Fiscal
Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”?
Situación Conflicto
El presente trabajo investigativo está delimitado a superar las
falencias administrativas que existen en la institución por el desinterés de
la ley y reglamento en un tiempo de un año lectivo el mismo que nos
permitirá crear un Manual Andragógico de Funciones donde se delimitaran
las obligaciones y funciones que deben cumplir tanto los administrativos
como los demás miembros que conforman la comunidad educativa.
Causas
Desconocimiento del manual de funciones con el enfoque en la gestión gerencial administrativa.
Falta organización documental dentro de las gestiones.
Falta de seguimiento en la calidad de los procesos documentales de la Junta académica.
Falta del Diseño de una guía anagógica con enfoques en cargos y funciones.
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Analizar la Influencia del desarrollo de un manual de funciones en la calidad
de los procesos documentales en el directivo de la Escuela Fiscal Mixta 402
“Don Ruperto Arteta Montes” mediante un análisis bibliográfico, teórico y
6
de campo para el diseño de una guía andragógica con enfoques en cargos
y funciones
Objetivos específicos
Analizar los aspectos teóricos del desarrollo de los manuales de
cargos y funciones, mediante un estudio bibliográfico para evaluar
la calidad de los procesos documentales.
Detectar la calidad de los procesos documentales, mediante un
diagnóstico de encuestas a representantes legales, docentes y
entrevista al directivo de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes”.
Identificar los aspectos relevantes para el diseño de una guía
andragógica con enfoques en cargos y funciones
Interrogantes investigativas
1. ¿Cuáles serán los aspectos teóricos que determinen un buen desarrollo
de los manuales de cargos y funciones?
2. ¿En qué forma afectaría la ausencia de un manual de funciones al
proceso de calidad educativa en la escuela “Don Ruperto Arteta
Montes”?
3. ¿Cuál sería la importancia de los manuales de funciones en la calidad
educativa?
4. ¿Qué procesos institucionales se podrían mejorar a través de un
manual de funciones?
7
5. ¿Cuáles deberían ser los deberes del directivo para una calidad de
procesos documentales?
6. ¿Cuáles serían las normas de calidad de procesos documentales?
7. ¿De qué forma el directivo contribuiría en la mejora de los procesos
documentales?
8. ¿Qué tipo de normativa debería tener la gestión de los documentos
usados en la escuela “Don Ruperto Arteta Montes”?
9. ¿Cómo se mejoraría la calidad de los procesos documentales a través
de un manual de funciones?
10. ¿Cómo influiría en los procesos documentales el diseño de una guía
enfocada en roles y funciones?
Justificación
Un manual de funciones brinda la guía adecuada para asegurar
el funcionamiento de una empresa o institución, definir
políticas, procedimientos y normas, limitar las responsabilidades y la
autoridad, seguir instrucciones sin temor a cometer errores,
establecer objetivos que se desarrollen a través de cada actividad,
establece las normas de protección y utilización de recursos, establecer
programas de inducción y capacitación, determinar métodos de control y
evaluación, facilitar adaptación en cada área de la empresa o institución,
generar recomendaciones, facilita el desarrollo de habilidades, actitudes,
aptitudes, motivaciones y conocimientos de los empleados.
El manual de funciones es importante porque crea criterios
para seleccionar personal, evaluar desempeño y asignar salarios, definir
8
roles y agilizar procesos de comunicación, reducir la sobrecarga de tareas
en algunos puestos, incrementar la competitividad clasificación de cargos,
fijar responsabilidades en la ejecución de las tareas, asignación salarial
según el cargo, elaboración de organigrama, evaluación de desempeño.
El implementar el uso de un manual de funciones es conveniente
porque contribuirá a que los directivos de las instituciones educativas
tengan claras sus funciones para un mejor desempeño y así evitar los
inconvenientes que se presentan con los docentes, padres y estudiantes,
inclusive con las autoridades distritales, ya que el tener claras las reglas
contribuirán en realizar un mejor trabajo y actuar con firmeza y
responsabilidad frente a cualquier eventualidad que se presente.
Es factible porque busca dar solución al problema que se presenta
en la institución, facilitará las relaciones entre el personal docente,
directivos, padres de familia, estudiantes, para aprovechar de mejor
manera los recursos humanos y que exista una mayor eficiencia y
coordinación del trabajo a realizar, enmarcados en el Buen Vivir.
Es pertinente porque contribuye a la ciencia ya que se presenta
como un proceso de campo investigativo a nivel administrativo en las
instituciones educativas y están directamente involucrados porque tienen
deberes y derechos que cumplir y la satisfacción de cumplir con las
responsabilidades asignadas.
Este trabajo de investigación va a beneficiar a toda una comunidad
educativa porque está orientada para ellos, y así se pueda cumplir,
evidenciar los resultados positivos en beneficio de la institución educativa y
rescatar los aspectos relevantes dentro de un Plan Nacional del Buen Vivir,
y todo lo establecido en los principios y artículos del Código de Convivencia.
9
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes del estudio
Revisados los archivos de la Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias
de la Educación de la Universidad de Guayaquil, en los últimos cinco años,
donde se encuentran los registros de las tesis elaboradas, se comprobó la
carencia de un trabajo similar al que se propone en este tema investigativo:
Influencia del desarrollo de los manuales de funciones en la calidad de los
procesos documentales en el directivo de la Escuela de Educación Básica
“Don Ruperto Arteta Montes”.
Según (Aguirre, 2012)
El problema principal de la empresa radica en contar con una
estructura orgánica tradicional, que se maneja en forma
centralizada sin control sobre sus procesos, confundiendo
actividades, elevando costos y tiempos excesivos de espera,
entre otros. Para mejorar esta situación en la organización se
propone diseñar un Modelo de Gestión por procesos, que permita
el mejoramiento continuo tanto en la Preventa-Venta-Postventa, lo
cual ayudará a disminuir costos, tiempos, duplicidad de tareas y
demás situaciones que se susciten.
Se manifiesta esta idea sobre la gestión administrativas de la
empresa EQUINORTE como parte de potencializar la administración
interna y a su vez crecer como una compañía a nivel nacional. Esta tema
debe su aplicación n a la falta de un proceso administrativo interno que
permita a la empresa llevar acabo un control idóneo sobre las acciones que
se ejecutan para prestar un servicio al consumidor.
10
Bases teóricas
Manual funciones
Son documentos que contienen información general y específica
indispensable de cada puesto de trabajo dentro de la organización,
incluyendo funciones, nivel jerárquico, relaciones de coordinación, nivel y
competencia requeridos, además de organigramas que describen en forma
gráfica la estructura organizacional.
Según SENA (2017)
Constituye el documento que posibilita el funcionamiento
institucional y en particular de los procedimientos de selección de
personal, de movilidad en la planta, de las prestaciones sociales,
de la inducción, de la capacitación, del bienestar social de los
empleos de planta, así mismo facilita la evaluación del
desempeño laboral entre otros, explicando de esta manera la
planta de empleos de la entidad
Según el fin para que se determinen, existe una clasificación de los
manuales.
a. Por su área de aplicación, pueden ser:
• Generales o macro-administrativos
• Particulares o micro-administrativos
b. Por su contenido:
• De objetivos y políticas
11
• De organización
• De funciones
• De especificaciones de puestos
• De contabilidad
• De estándares de procedimientos de datos
• De contenido múltiple (que trata de do o más de estos temas)
Uso y aplicaciones
Los usos y aplicaciones frecuentes del manual de puestos y
funciones son:
Según LIZETH, (2016)
Un manual de procesos y de procedimientos es un documento
que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en
la realización de las funciones de una o más unidades
administrativas de una empresa. Facilitan las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, y la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando
o no adecuadamente.
• Proveer información para la elaboración de los anuncios, la demarcación
de la mano de obra, dónde se debe reclutar como base para el
reclutamiento de personal.
12
• Determinación ideal del perfil del ocupante del cargo, a través del cual se
aplicará la escogencia adecuada del test, como bases para la selección del
personal.
• Suministro del material necesario para el entrenamiento de personal.
• Determinación, mediante la evaluación y clasificación de cargos, de los
rangos salariales, de acuerdo con la posición relativa de los cargos dentro
de la organización y del nivel de salarios en el mercado de trabajo, como
base para la administración de salarios.
• Estímulo de la motivación del personal, para facilitar la evaluación del
mérito funcional y la promoción.
• Determinación del valor relativo de las diversas posiciones en un
departamento y alineación de los cargos similares en otros.
• Guía para la supervisión en el trabajo con sus subordinados y guía para
el empleado en el desempeño de sus funciones.
Ventajas y desventajas del manual de funciones
Las ventajas y desventajas que se generan al desarrollar un manual
de puestos y funciones se describen a continuación:
a. Ventajas
• Es fuente permanente de información sobre las prácticas generales y
sectoriales de la institución.
• Las normas no escritas son en general, de difícil institucionalización, en
cambio, no ocurre lo mismo si están incluidas en el manual ya que nadie
13
puede aducir desconocimiento.
• Aumenta la eficiencia en la realización de las actividades.
• Posibilitan una delegación efectiva, ya que, al existir instrucciones
escritas, el seguimiento, por parte del supervisor, se puede circunscribir el
control por excepción, es decir, actuar exclusivamente ante las cosas que
salen del círculo normal.
• Al estar claramente establecido por escrito, existe una mayor
predisposición por parte del personal a asumir su tarea con más
responsabilidad.
• Se fija una meta de operaciones satisfactoria y cada funcionario puede
comparar su actuación con los requisitos del puesto.
• Con frecuencia se descubre que hay actividades superpuestas y se
eliminan las duplicaciones.
• Sirven de base para el adiestramiento.
b. Desventajas
• Su mala preparación puede traer serios inconvenientes en el normal
desenvolvimiento de las tareas que se realizan en la organización.
• El costo de la preparación y de revisión puede ser muy alto.
• Si no se actualiza permanentemente, pierde su vigencia con rapidez.
• Son en general poco flexibles.
14
• Una redacción deficiente puede hacer dificultoso su uso.
• Son difíciles de mantener al día, las variaciones en la organización crean
este problema.
• Los manuales son incompletos, en cuanto a los informes prácticos que
suministran, es decir, no incluyen todo lo que conviene a una estructura de
organización.
Definición del manual de funciones
El Manual de funciones es un elemento del Sistema de Control
Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e
integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas,
secciones, departamentos y servicios.
Según Sanchez (2016)
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en
sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas.
Según el autor estos podrán tomar las decisiones más acertadas
apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad
la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva,
15
sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser
elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique
cualitativa y cuantitativamente
Otras definiciones aplicadas a los manuales de funciones
También es muy importante mencionar que hoy en día se hace
mucho más necesario tener este tipo de documentos, porque todas las
certificaciones de calidad, lo requieran, a su vez por su uso interno y diario,
minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades
Según Sanchez (2016)
El Manual de Organización y Funciones debe de estar en
constante modificación y actualización para adaptarse a los
nuevos tiempos, esto permite una mejor selección y desempeño
del personal y la consolidación de la cultura organizacional.
Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que
rige las actuaciones en un asunto determinado.
Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que
persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política.
Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el
desarrollo de una actividad.
Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la
información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar
16
evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente
establecidos.
Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo
de un procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las
normas establecidas en los reglamentos.
Objetivos, políticas y componentes del manual de funciones
Entre los objetivos, políticas y componentes se menciona lo
dispuesto por Gerardo (2014) quien menciona que:
• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de la organización.
• Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo
todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y
diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los
procedimientos.
17
• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y
de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
• La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento
de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.
• La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad
de controles superfluos, así como la extensión de los necesarios.
• Elementos esenciales para practicar auditorías, interventorías y en
general evaluaciones internas e independientes o externas.
Contenido del manual de funciones según sus elementos contenido
del manual de funciones
Como ejemplo de un contenido de un manual de funciones se
menciona lo dispuesto por Aiteco Consultores (2016) quien menciona que:
1. Título: se indicará la razón de ser de acuerdo con el contenido, en forma
breve y concisa. Código: de acuerdo a los centros de costo.
2. Introducción: explicación general del procedimiento
18
3. Organización: estructura micro y macro de los procedimientos de la
empresa
4. Descripción del Procedimiento:
4.1 Objetivos de Procedimiento: propósito del mismo.
4.2 Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden
gubernamental o internas, requisitos, documentos y archivo.
4.3 Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes:
pasos que se deben hacer, cómo y porqué, identificando el responsable.
4.4 Gráfica o diagrama de flujo del procedimiento: Flujograma
5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso:
las cuales entrarán a formar parte de los "Manuales de Funciones" en los
que se establecerá como parte de las labores asignadas individualmente
en los diferentes funcionarios.
6. Medidas de Seguridad: Prevención y Autocontrol, aplicables y
orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones.
7. Informes: económicos, financieros, estadísticos, de labores y
autocontrol.
8. Supervisión, evaluación, examen y autocontrol de oficinas:
encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr
mejoramiento continuo y calidad.
19
Elementos del sistema de control interno y su justificación con el
contenido del manual de funciones
Estos Manuales de funciones, se desarrollarán para cada una de las
actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con los procesos
administrativos y operativos, dependiendo de estos elementos la aplicación
del contenido señalado anteriormente y que se resumen así:
Según Montoya (2015)
Las estructuras son cambiantes, es decir, dinámicas. Deben
responder a las necesidades de los clientes, por esto no se
pueden definir de una vez y para siempre, éstas deben irse
adaptando a medida que prosperan, tienen nuevas unidades de
negocios, mayores clientes o incluso menos procesos o menos
clientes
1) Establecer objetivos para los diferentes procesos.
2) Definir políticas, guías, procedimientos y normas, donde no exista
ninguna.
3) Sistema de organización que enmarca la estructura de la empresa.
4) Limitación de autoridad y responsabilidad para cada funcionario.
5) Normas de protección y utilización de los recursos, como elemento de
control.
6) Sistema de méritos y sanciones para administración del personal
relacionadas con evaluación y cumplimiento.
20
Elaboración de un manual
Una estructura debe responder a la estrategia del negocio y como
tal debe ser flexible, Deben responder a las necesidades de los clientes,
por esto no se pueden definir de una vez y para siempre.
Según Montoya (2015)
En las estructuras se ubican las personas y se distribuyen según
los procesos, los niveles jerárquicos, el poder y la capacidad para
tomar decisiones. Se provee la tecnología necesaria para el mejor
funcionamiento de los procesos y para esto, quienes la definen,
deben tener proyección y visión de futuro, siempre alineados con
la estrategia del negocio.
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los
siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
Introducción.
Objetivos.
Áreas de aplicación.
Responsables.
Políticas.
Descripción de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminología.
21
La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboración.
d. Responsables de la revisión y autorización.
e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte
sustancial del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión
y actualización en tamaño carta u oficio.
h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las
hojas.
Manual de funciones institucional
El Manual de Funciones, es un documento elaborado
sistemáticamente en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por
los miembros de una institución y la forma en que tienen que ser realizadas
ya sea en equipo o separadamente, que ha adoptado, y que sirve como
guía para todo el personal.
22
El Manual de Funciones contiene esencialmente la estructura
organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las
funciones de todos los puestos en la institución. También se suele incluir
en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.
Según Franklin Ríos (2015)
Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de
documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad
(ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y
diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades,
divide el trabajo, fomenta el orden, etc.
La importancia de los manuales radica en que explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organización a través de ellos
logramos evitar grandes errores o fallas que se presenten.
Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas
organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas
salariales, desarrollo de carrera y otros.
Según Franklin Ríos (2015)
Se menciona la realidad de la existencia del MOF en una
organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el
proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para
este proceso:
Se necesita la participación y compromiso de todos en la
organización, especialmente de los líderes como promotores.
Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas
horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.
23
Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es
necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la
organización.
Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente,
pues sin esto no se podrá realizar el MOF.
Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la
elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje
en las funciones.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este
manual, especialmente con los cambios fuertes.
Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal,
por ejemplo colgarlo en la intranet institucional.
Mediante la experiencia de diversas consultorías en estos temas, las
empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta
herramienta, pero a medida que se elabora el manual, también se van
resolviendo algunos grandes problemas que se tenían y que en algunos
casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la
rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las
operaciones, demoras, etc.).
Hay que anotar que para que la organización funcione
eficientemente, se hace preciso complementar este documento con el
Manual de Procesos o Procedimientos.
24
Tipos de manuales
Manual de organización presenta una visión de cómo opera la
organización de conjunto de la organización este presenta las funciones
de cada unidad administrativa.
Manual de procedimientos presenta una visión integral de cómo
opera la organización, precisa la secuencia lógica de las actividades de
cada procedimiento, precisa la responsabilidad operativa del personal en
cada unidad administrativa.
Manual por función específica. Precisa funciones actividades y
responsabilidades para un +área específica.
Manuales administrativos sirven como medio de integración y
orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al
organismo y para proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos
humanos y materiales
Administración
Históricamente, la tradición funcionalista de gestión educativa se
fundamenta en los conceptos positivistas de las teorías clásicas y
psicosociales de organización y administración, que se ocupan
primordialmente del orden, el equilibrio, la armonía, la integración, en una
palabra, del consenso derivado de principios generales preestablecidos.
Estos elementos sugieren un concepto formal de calidad de vida y de
educación, según el cual los actores sociales se preocupan con el orden
estructural, el comportamiento funcional y la integración social.
La administración tiene por objetivo el logro del orden y del progreso
social, la integración y la cohesión social, la satisfacción de las necesidades
sociales y la reproducción estructural y cultural de la sociedad. Para
25
alcanzar dichos objetivos de manera eficiente y eficaz, las teorías
positivistas de administración enfatizan el orden y el equilibrio y tienden a
ser realistas y racionalistas, constituyendo el llamado “paradigma
tradicional” que ha prevalecido en la investigación y la práctica de la gestión
educativa de Occidente durante más de medio siglo.
según Carrasco (2016)
Sin embargo, al reconocer estas y otras contribuciones, la crítica
moderna subraya también las limitaciones de la tradición del
conflicto en la educación y la administración para explicar
comprensivamente distintas situaciones históricas y proveer
soluciones concretas a problemas educativos en diferentes
circunstancias y dominios geográficos. Este tema cobra particular
actualidad ante los movimientos reformistas de los últimos años
en los países del Este europeo, que ponen en tela de juicio
sistemas de organización política y social y prácticas educativas
vigentes por muchas décadas.
En el seno de dichos movimientos reformistas se observa un
renovado esfuerzo de evaluación de la experiencia históricamente
acumulada con vistas a construir una nueva civilización humana a la luz de
la intersección correcta de los principios de libertad y equidad, tanto en el
ámbito de la convivencia humana diaria como en el plano de las relaciones
de interdependencia económica y política internacional.
Todas las etapas descritas anteriormente, se verían incompletas sin
un riguroso proceso de control, el mismo consiste en vigilar la labor
desarrollada en la unidad organizativa, teniendo como base los objetivos y
normas establecidas en la fase de planeación. Al precisar sobre esta fase
del proceso gerencial, según Carrasco (2016) “El gerente debe estar
seguro de que los actos de los miembros de la organización, de hecho, la
conducen hacia las metas establecidas” (p.13).
26
De estas consideraciones, se deduce que el control es la
culminación del proceso gerencial, pero que durante el desarrollo del
proceso, se pueden efectuar controles parciales para determinar alguna
desviación en las acciones para el logro de las metas y realizar los reajustes
pertinentes.
En concordancia con lo sustentado, según Stoner y Freeman (2016)
“Consideran que se trata de un proceso para garantizar que las actividades
realizadas se ajusten a las planeadas” (p.12). Es decir que la fase de
control empieza justamente donde termina la planeación, la cual se emplea
para relacionar el desempeño real de los funcionarios con los
predeterminados y tomar medidas que garanticen que los recursos se
utilicen en forma eficaz y eficiente.
Gestión escolar
El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y
difundir información interna y externa de la empresa u organización en
forma oportuna, eficaz y eficiente.
Según Stoner y Freeman (2016)
Bajo los lineamientos de la normatividad oficial, la gestión escolar
tiene como propósito prioritario observar el cumplimiento de la
reglamentación administrativa oficial y verificar el correcto
desempeño de las labores docentes; de esta manera en la
práctica la autoridad escolar se instituye como un experto,
ubicado jerárquicamente en la parte superior de la estructura
operativa del subsistema, supuestamente más conocedor de la
problemática de las escuelas que quienes la viven propiamente.
Esta posición jerárquica se manifiesta al definirlo como un agente
capaz de emitir juicios de valor sobre las prácticas cotidianas de un plantel,
27
con base en la "calidad" de formas y documentos administrativamente
requeridos lo cual obliga al directivo estar completamente capacitado y
enterado de cómo manejar los procesos documentales de la institución en
busca de mejorar la calidad.
La gestión escolar que actualmente se realiza en las escuelas de
educación básica pretende realizarse bajo los lineamientos de Manuales
de procedimientos y Normatividad oficialmente establecidos, los cuales se
emitieron durante la década de los ochenta, sin que hasta la fecha se hayan
reformado o actualizado, a pesar de la implantación del nuevo Modelo de
la Modernización Educativa, lo que establece contradicciones entre los
fundamentos teóricos de la mencionada normatividad, la práctica educativa
de los supervisores y los nuevos enfoques pedagógicos.
Según Stoner y Freeman (2016)
Otro punto que resaltamos es que la normatividad establece la
autoridad educativa debe ser un medio de comunicación entre las
autoridades educativas y las escuelas, pero es necesario señalar
que en la realidad casi siempre el supervisor funge sólo como vía
de información del centro a la periferia.
De acuerdo con la normatividad, la llamada "supervisión ordinaria
instrumental" se debe dirigir a seis áreas operativas, que se plantean en el
siguiente orden:
1) Organización;
2) Planeación;
3) Administración;
4) Docencia;
5) Servicios educativos complementarios, antes llamados Asistencia y
extensión educativa,
28
Según Guevara Niebla asegura que " (2016)
la supervisión es una figura irrelevante para el trabajo académico;
dado que los supervisores se ocupan más de tareas
administrativas, políticas, sindicales que académicas, cuando
obviamente debería de ser al revés, dado que el propósito
fundamental del subsistema es la educación y por tanto el aparato
administrativo, se debería subordinar a éste y no al contrario,
como desgraciadamente sucede.
En cuanto a los instrumentos para llevar a cabo la gestión, a manera
de ejemplo tomamos el cuestionario que se recomienda para la
"supervisión" de la planeación y evaluación en el aula. Consideramos que
es un instrumento prácticamente obsoleto ya que de las diecinueve
preguntas que contiene, sólo dos pueden considerarse abiertas, mientras
las demás son categóricamente cerradas con la respuesta opcional de sí o
no, lo que conlleva a que las respuestas "correctas" sean obvias y no se a
donde en cuestiones que puedan evidenciar realmente la práctica docente
de los cuestionados.
Aun cuando algunos supervisores en esfuerzos voluntariosos e
individuales se han dado a la tarea de tratar de elaborar mejores
instrumentos de evaluación, no se logra de acuerdo a nuestro criterio,
debido a que se sigue partiendo de un tipo de "racionalidad conductista y
tecnocrática", más preocupada por evaluar los resultados del proceso que
por evaluar el proceso mismo y en lugar de crear los instrumentos más
eficaces para evaluar, más bien "miden" dichos resultados.
En los planteamientos analizados subyacen elementos que definen
a la actual supervisión escolar como un instrumento de fiscalización y
control institucional, mediante el establecimiento de puntajes y sanciones
y/o reconocimientos, esto es palpable en la sola connotación de "inspector",
como oficialmente se denomina el cargo. Con base en las reflexiones
29
anteriores, nos atrevemos a afirmar que existe incongruencia entre las
concepciones de lo que es la supervisión o inspección general, y las
acciones que se priorizan en su operación.
Mientras los lineamientos manifiestan que la inspección debe ser
según Guevara Niebla asegura que (2016) "Entendida como base
fundamental para encontrar las mejores alternativas de solución y los
medios óptimos para subsanar las deficiencias detectadas en un marco de
labor constructiva" , la labor cotidiana de los supervisores escolares se
centra en verificar que se cumpla con los requerimientos administrativos de
la dirección central y en servir como medio de información de dicha
dirección.
Determinar cómo lograr los propósitos propuestos finalmente se
resolverá en la "práctica reflexiva", es decir, confrontándose directamente
con los hechos concretos de la realidad que se presenta en una escuela en
lo particular; para esto nos promulgamos a favor de llevar a cabo procesos
de investigación-acción.
Procesos institucionales de gestión de la calidad
Es necesario crear las condiciones para que el individuo pueda
moverse en la ingente maraña de impactos informativos, apostando por el
conocimiento de los procesos que permitan al lector dominar dicha
información.
Procesos documentales
El Proceso Documental es el conjunto de operaciones a los que son
sometidos los documentos en una unidad de información, para que a través
de estas operaciones la información que contiene el documento pueda
llegar al usuario que lo necesite.
30
El proceso documental es fundamentalmente un medio que hace
posible la transferencia de la información, un vínculo de comunicación entre
los documentos y los usuarios.
Se llama proceso documental o cadena documental a las distintas
operaciones que se efectúan sobre documentos, para la puesta en
circulación de la información contenida en ellos. El término organización del
conocimiento tiene como objetivo organizar la información que transmite de
manera que ésta sea fácilmente recuperable.
El documento y el proceso documental o cadena documental:
Documentación: es una actividad científica que trata documentos,
transfiere parte de su información a los catálogos para su posterior
recuperación y/o localización.
Documento: es una información que permanece estable en un soporte.
Tipos de Soportes Físicos:
- Papel
- Film O Película Fotográfica
- Material Magnético
- CD
Tipos de Mensaje o Información:
- Información Visual
- Información Sonora
- Información Audiovisual
- Información Táctil
31
Fases del Proceso Documental
Selección y Adquisición/Donativo:
Se trata de escoger entre los millones de documentos producidos
aquellos que cubran el campo definido por el centro.
Registro, Sellado y Dotación de Signatura Topográfica:
El registro consiste en formalizar el ingreso del documento.
Después se le asigna un número de orden y se le ponen una o más
marcas de propiedad, generalmente el sello del centro, en lugares claves.
Dotación de signatura topográfica, es aquella que señala la ubicación
del libro en las estanterías.
Todas las operaciones del análisis documental han de quedar reflejadas
en unos soportes, ya sean estos manuales o automatizados.
Estructura del Análisis Documental:
Análisis externo o catalogación descriptiva:
- Descripción documental conforme a las reglas ISBD y Reglas de
catalogación.
- Elección y forma de los puntos de acceso.
- Principal: autor, entidad o título.
- Secundarios: autor o traductor, entidad, título, serie.
32
Análisis interno o de contenido:
- Catalogación por materias o indización.
- Thesaurus.
- Listas de encabezamientos.
- Clasificación
El Catalogo:
El catálogo es la herramienta básica de recuperación de toda
colección documental. La palabra catálogo proviene del griego katalogos
donde kata significa: según y logos significa: orden o razón.
Cuando alguien utiliza un catálogo, efectúa un análisis, en función
de ese análisis, utiliza argumentos de búsqueda determinados. El éxito de
su búsqueda dependerá del grado de coincidencia de los dos análisis:
- el que hace el usuario de sus necesidades y
- el realizado por el bibliotecario sobre los documentos.
El archivo y documentación:
Para la R.A.L.E. (2015) “Local en el que se custodian documentos
públicos o particulares lo que significa la existencia de archivos no sólo
oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares; conjunto de
estos documentos” (P.110). En otras palabras, podemos referir al archivo
como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar,
conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de
documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de
Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar
documentos.
33
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos
útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior
localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen:
Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.
Clases de archivos:
Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: Recogen documentos recién entregados
en la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: Contienen documentos provenientes de archivos activos por
haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Inactivos: Recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: Documentos que se conservan en el
mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: Se encuentran en las distintas
dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones: En el propio departamento por
ser utilizado constantemente por este.
34
Personales.- De cada puesto de trabajo para que pueda ser de
acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan
entre sí.
Concepto de documento: Según la (Real Academia Española,
2014. P 156). “Documentar es "probar documentos", al mismo tiempo
define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o
acredita algo".
Documento: Según Peña, (2014) “Toda expresión en lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los
soporte informático” (P. 23). Con esto podríamos definir desde el
punto de vista administrativo, que documento seria toda información
o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que
sirvan para comprobar o acreditar algo.
Son documentos públicos administrativos los documentos
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones
públicas. Cada Administración Pública determinará
reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de documentos
públicos o privados, las copias de cualquier documento público
gozarán de la misma validez y eficacia que estos, siempre que exista
constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reúne en general, las mismas
características que los demás documentos, aunque con algunas
salvedades: En ellos se establece una relación entre las personas
físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes
35
organismos públicos entre sí; la mayoría de estas relaciones se
realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o
normalizados, ha de quedar constancia de la fecha de recepción del
documento.
Según Peña, (2014)
El soporte material puede ser muy variado y cada vez con
más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales,
gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento
escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más
frecuencia se maneja en las instituciones.
El documento, al mismo tiempo es fuente de información, se
reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no
ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados
adecuadamente.
Soporte Documental.
Son los medios en los cuales se contiene información, según los
materiales empleados, además de los archivos en papel existen los
archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros.
El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas,
hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger
adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en
condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la
Conservación, la anglosajona, que a su vez se divide en otras dos
disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas
36
preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la
Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de
los documentos deteriorados, y la latina, en la que se contempla una única
disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y
la Restauración.
Según Guevara Niebla asegura que (2016)
La primera, también denominada Conservación Preventiva, se
ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la
segunda de la reparación y recuperación funcional de los
documentos deteriorados. Después de esta aclaración
terminológica sobre los conceptos de conservación, preservación
y restauración, nos centramos en el papel que han desempeñado
estas disciplinas en el campo de las Ciencias de la
Documentación.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información
que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados,
además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización
de un acto o la forma de hacerlo.
El archivo físico.
Son aquellos que en forma permanente van almacenar información
en el disco. Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro
de longitud fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves
para presentar los datos en una secuencia distinta del orden en que se
añadieron los registros.
37
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos
El proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de
base de datos, almacenamiento, administración y transporte de los
archivos físicos, se debe contar con bodegas dotadas con los elementos y
sistemas necesarios para cumplir con requisitos de conservación y
garantizar su seguridad.
El edificio de archivo
La protección y preservación del patrimonio documental,
bibliográfico y hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos:
su control físico y su control intelectual. Por un lado, es menester procurar
las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes
originales de la información; por otro lado, es preciso contar con
instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y
eficaz dicha información.
Según Peña, (2014)
Referirse a la conservación propiamente dicha, entrevé el
combate de los problemas habituales que se derivan de las
condiciones climáticas, de la humedad, de las plagas, del
deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación
con celulosa que desde hace dos siglos, es una constante
que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones
definitivas, por distintas razones.
Muchos patrimonios han padecido condiciones de descuido
imputables por el escaso interés institucional en aquello que constituye
nada menos que su propia memoria; más aún, la memoria colectiva, lo cual
merece una preocupación común de directivos y funcionarios de los
38
archivos, bibliotecas, motivo por el cual es necesario buscar remedios
prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus acervos.
De ahí existe la necesidad, de procurar el establecimiento de
políticas y normas sobre conservación de la documentación en las
instituciones públicas y privadas dedicadas a la protección y manejo de
procesos documentales tomando en cuenta el mobiliario del archivo que
puede ser metálico, modular, Tecnológico, Multiuso, plano, Carritos,
Lámparas: de pie, de sobremesa, Mesas de centro, para impresora, de
oficina, para ordenador, Postes, Protectores de suelo, sillas, de
conferencias, de contacto permanente, de dirección, de espera, standard,
sincronizadas, taburetes, carretilla, Cestas de almacenamiento.
Las condiciones ambientales y de seguridad.
Los archivos deben estar ubicados en un lugar donde no exista
ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a
causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, almacenamientos
inadecuados, robos, vandalismo, o terrorismo, debe ser rentable y con
poco coste energético, que la zona de almacenamiento esté bien definida
y controlada minimizando todos los riesgos de incendios e inundaciones,
donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado
(requisitos específicos para los materiales fotográficos, sobre todo respecto
a su aclimatación antes de una consulta).
Sistema de información
Elementos de un sistema de información
Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de
elementos, estos elementos son de 4 tipos:
39
Personas.
Datos.
Actividades o técnicas de trabajo.
Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos
y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo
obligatoriamente).
Todos esos conjuntos de elementos interactúan entre sí para
procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y
automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una
determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el
término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de
información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de
la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de
información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar
como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de
sistema de información informático.
No obstante un sistema de información puede estar basado en el
uso de computadoras, Según Langefors, (2015) “Este tipo de sistemas son:
Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y
distribuir expresiones lingüísticas, así como para extraer conclusiones a
partir de dichas expresiones” (P.45).
Tipos de sistemas de información
Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo
Según la función o el tipo de usuario final a la que vayan destinados,
los SI pueden clasificarse en: (esta clasificación obedece a un punto de
vista empresarial)
40
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la
información referente a las transacciones producidas en una empresa u
organización.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar
problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el
análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el
proceso de toma de decisiones.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a
usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las
variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna
y externa a la misma.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u
organización.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un
dominio concreto. Estos sistemas de información no surgieron
simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS,
en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge
en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que
no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Aplicación de los sistemas de información.
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y
administración de la infraestructura de la tecnología de la información en
una organización, en la era post-industrial, la era de la información, el
41
enfoque de las compañías ha cambiado la orientación hacia el producto a
la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite
hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto.
Según Zambrano (2013)
El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción
hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que
acompañan este proceso. El mayor de los activos de una
compañía hoy en día es su información, representada en su
personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes,
derechos de autor, secreto comercial).
Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte
infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura
de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de
información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la
tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la
información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal
manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento
y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente
ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX.
Según Edith Candelas, (2014)
Los archivos mordernos se define como la actividad humana cuyo
objetivo es coordina los recursos de una organización para
alcanzar en forma eficiente y satisfactoria los objetivos
individuales e institucionales (P.25).
42
Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, son
fundamentales para la práctica archivística, pues los principios permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que
el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas
o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre
ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional
Organiza los documentos en el soporte que se encuentren, con ello
contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el
devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la
información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos
La Administración de Documentos
Es una metodología para regular la producción, circulación, uso y
control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo
la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de
una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.
Según Rodríguez (2015)
Uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de
archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para su
organización y control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo
que es un documento de archivo, por lo que cualquier
documentación que se incorpora a una carpeta se considera
como tal aunque no sea así.
Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no
necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como
consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto en la
43
rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión. Con los presentes
criterios se pretenden difundir las técnicas y prácticas útiles para el manejo
de los archivos, con el propósito de lograr su estandarización y facilitar, más
adelante, el uso de tecnologías de la información en el control documental.
Así, se incluyen temas relativos a conceptos, la definición del
expediente de archivo y su diferencia con otro tipo de documentos de apoyo
informativo, el registro y descripción de un expediente de archivo, así como
su clasificación.
Clasificación y registro de documentos
Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas
destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
organización, conservación, uso, selección y destino final de los
documentos de archivo.
Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y
prácticos de los archivos y la administración de documentos.
Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte,
que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las
dependencias y entidades.
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la
administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de
las unidades administrativas de las dependencias y entidades y que
permanecen en él hasta su destino final.
44
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa.
Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
Asunto: Contenido específico de cada una de las unidades
documentales (documento de archivo, expediente), serie documental o
rubro temático que permite la individualización dentro del conjunto de
características homogéneas al que están integrados: tema, motivo,
argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un
expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de
una acción administrativa.
Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya
prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que
no contenga valores históricos.
Carátula: Frente del expediente donde se establecerán los
elementos mínimos para describir su contenido.
Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de papel o material
flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como
“fólder”.
Catálogo de Disposición Documental: Registro general y
sistemático que establece valores documentales, plazos de conservación,
vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino
final.
45
Ciclo vital de los documentos:
Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su
uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora,
valores primarios, archivo de trámite, etapa semiactiva (uso esporádico por
el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración), etapa
histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico.
Descripción y ordenación de documentos
La ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los
documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un
criterio preestablecido. Podemos ordenar los documentos dentro de una
carpeta de la siguiente manera:
a) por orden cronológico,
b) alfabético,
c) numérico;
d) por grupos de documentos
Según Fernández, Mª Jesús (2014)
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una
carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará
en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior.
Los documentos también pueden ordenarse alfabética y
numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los
documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo,
que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas,
informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio
cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.
46
Elección del tipo de ordenación
La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida
localización de los documentos para una información más inmediata. La
ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay
determinadas series que imponen otros tipos de ordenación. Es obvia la
elección del sistema alfabético onomástico para las "Relaciones de méritos
y 'servicios", para los expedientes personales; o la elección del sistema
alfabético-geográfico si se trata de expedientes de un negociado de
Forestal; o la elección del sistema alfabético de materias para expedientes
de una Asesoría Jurídica.
Operaciones relacionadas con la ordenación
Existen operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la
actividad de ordenar, precisar, pero que pueden ser realizadas muchas de
ellas no desde luego por un técnico de archivos.}
Desdoble o despliegue
Nos referimos en primer lugar al desdoble o despliegue de
documentos que se hace necesario en documentación histórica,
fundamentalmente del S. XVII y XIX, en que fue práctica frecuente que los
documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran en tamaño
cuarto. Según Marino N, (2013) “Constituyen un primer nivel del conjunto
de acciones encadenadas que la institución debe realizar, a fin de cumplir
con su función constitucional y legal, la Misión fijada y la Visión
proyectada”(P.312).
No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una
más fácil ordenación hay que extenderlos a su tamaño natural. No es
frecuente el problema para documentación más antigua ni para los fondos
actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a cabo esta operación en series
47
como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar
seriamente los dibujos.
Signaturación y sellado
Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación,
pero por otra parte la conservación del documento requiere el control y
existen una serie de operaciones como son la signaturación y el sellado
que hay que realizar.
Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello,
de impronta pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la
signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para
signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte
escrita. En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única
signaturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en
el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al
dorso.
Datación
Insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito
sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero
y no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior, desde
luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuente por parte
de los investigadores.
Es mucho más conveniente la utilización de carpetillas que guarden
y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para
identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto
acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de
volumen de las unidades de instalación que tropieza con el espacio
restringido.
48
Foliación y numeración
La foliación sirve para hacer más estable la ordenación, hoy que el
masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada
vez más necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales. La
tendencia a microfilmar hoy series completas determina la conveniencia
sobre todo de la foliación.
Según García, Mónica (2013)
La numeración es el número de orden dado por unidades
archivísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los
folios escritos de una unidad de instalación. Las cifras
correspondientes a una y otra han de expresarse también a lápiz
en cada documento en los ángulos superiores, reservando el
izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para
la indicación del folio.
No conviene preceder ninguna de las cifras por ningún término como
pueden ser "número" o "folio". Hay una serie de recomendaciones dictadas
por la experiencia que deben tenerse en consideración en la
documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad de
instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando
estén totalmente ordenadas todas las unidades de instalación que integren
una serie documental completa.
La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los
primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada
colocación en otras unidades de instalación haría precisa con excesiva
reincidencia la duplicación, no s610 de números de orden que pueden
salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la duplicación de
los números de la foliación.
49
Agregación
Un problema frecuente es la detectación de documentos mal
colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados.
Las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta
que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los
casos que la agregación ha de hacerse de una sección a otra sección.
Según Dessler, G (2014) menciona que
La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un
conocimiento profundo de las series y de la d ó n. Hay que
considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por
la documentación, en segundo lugar, la práctica usual de archivar
mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la
tipología, antes que tomar como referencia el asunto o materia.
Como recomendación las agregaciones no deben llevarse a cabo
hasta estar totalmente terminada la organización de una sección. La
agregación exige la colocación de “testigos” en el lugar ocupado por el
documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le
corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripción de la
pieza y la sección y número del legajo a donde se incorpora.
Instalación de documentos.
Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos
de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para
la conservación de los documentos. Las carpetas se ordenarán según el
código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes
se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán
añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
50
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del
armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los
documentos que contiene.
Manual de archivo.
Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben
formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la
gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también
deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la
calidad.
Según Mejia, Gomez (2015),
Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades,
autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y
verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar
las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y
los controles que se deben aplicar.
Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del
sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad
o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas
ligadas con más de un elemento del sistema de la calidad. El orden de
desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las
circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el
desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización.
El archivo desde el punto de vista legal
En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y
procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean
estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor
experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos
51
estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde
el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para
poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales
en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza
con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su
compañía.
Los archivos en la empresa.
Comparado con los cientos de miles de archivos que tiene en su
computador en diferentes formatos; más los ires y venires de emails que se
convierten en decenas de documentos diferentes porque no depuramos,
esto sin contar los CDs, DVDs. y las populares tarjetas de memoria, donde
tenemos duplicados miles de estos.
Según Jiménez, Enrique (2013)
Desde hace unos diez años estamos hablando de gestión del
conocimiento y memoria corporativa y sigue sucediendo que
cuando se va un funcionario de la empresa se van con los cientos
de detalles como ¿dónde está determinada información?, ¿cuál
de los documentos es el válido para el proceso?
El día a día nos absorbe y almacenamos tantos archivos como
capacidad tengamos disponible en los medios de almacenamiento, si hay
archivos mal clasificados, repetidos, desactualizados o documentos basura
no nos importa. Tenemos mayor cuidado cuando un documento es el
soporte de otro pero si el proceso no está organizado y respaldado por un
sistema informático los documentos de soporte pueden estar dispersos y
los trámites demorados.
La eficacia de la empresa está en juego por nuestra informalidad en
la organización, flujo y almacenamiento de los documentos claves para los
52
procesos y para los negocios. No somos estratégicos en el cuidado de los
documentos incluso de aquellos útiles para diversos proyectos o de los que
son base para la toma de decisiones. Este es un llamado a la reflexión, el
flujo de documentos no se detiene y crece como una gran bola de nieve,
por lo tanto hay que ponerle orden al tema o tendremos un gran caos.
Custodia legal de documentos.
La custodia de documentos es un paso más en la gestión
documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de
archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras
organizaciones. El incremento de documentación en las empresas, y la
necesidad de conservar físicamente algunos originales como contratos,
escrituras, pólizas etc., induce a considerar espacios alternativos a las
propias oficinas con precios mucho menores, ya que el coste del metro
cuadrado, sobre todo en el centro de las ciudades, supone un gasto
elevado.
Para solucionar este problema existen empresas que cuentan con
un servicio de custodia de alta calidad, garantizando un tiempo de entrega
de la documentación requerida, entre 2 y 24 horas, según las necesidades
del cliente ofrecer el servicio de custodia de información basado en el
almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados
como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado
mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.
Ventajas:
Gracias al hábitat seguro su empresa eliminará el riesgo de extravío
o robo de documentos importantes para usted. Al mismo tiempo
dispondrá de una rápida reacción ante consultas de estos
documentos.
53
Le permitirán almacenar y administrar grandes cantidades de
documentos valorados, logrando ubicar fácilmente cualquier
documento requerido.
Tendrá una completa protección a sus documentos valorados ante
siniestros de la naturaleza como incendios, terremotos e
inundaciones.
Normativa aplicable.
NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA
Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la
administración, custodia y conservación de los documentos y facilitar la
interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas.
Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los
documentos emitidos o recibidos deben mantenerse un inventario
actualizado de la documentación que custodia el archivo.
Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los
documentos deben agruparse manteniendo su integridad orgánico-
funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que
ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que
sigue cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de
clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y
aplicado por otras personas si así se requiere.
Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La
ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, ampos, o
cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la
54
unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización
mediante rótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya
con este propósito.
Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los
documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada
preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada
y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando
sea del caso.
Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y
transferencia.- Corresponde a los responsables de los archivos gestionar
la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la
institución crea conveniente.
Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la
documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia de la
institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios,
índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización
en un tiempo prudencial.
Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al
responsable de la unidad definir al encargado del archivo, los niveles,
plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia.
Organización de los documentos para su transferencia
Los documentos objeto de transferencia deberán estar
necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios:
Criterio 1: Los documentos deberán ser originales o copias únicas
(minutas). Son los denominados “documentos con valor archivístico”. Las
55
copias, o documentos de apoyo informativo, quedarán en poder de la
unidad durante tanto tiempo como considere de interés el Responsable de
la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que
contienen.
Criterio 2: Los documentos deberán hallarse organizados
físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo
General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la
conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y
subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de
manera clara y directa la documentación que contienen:
1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los
documentos.
2.- Código de clasificación: código funcional, con las subdivisiones
pertinentes (específicas, nominales, uniformes).
3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la
documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso,
inicio y cierre.
4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica un
orden secuencial dentro de la documentación que los integra.
Criterio 3: Las carpetas correspondientes a los documentos de
mayor antigüedad se ubicarán en primer lugar.
Criterio 4: Las carpetas correspondientes a un mismo período
temporal (generalmente año natural o curso académico) respetarán en su
ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de
los documentos.
Criterio 5: Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de
acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación)
la unidad procederá a alojar la documentación en las cajas de archivo
normalizadas.
56
Fundamentaciones
Fundamentación Epistemológica
Se define a la epistemología como una especialidad que está basada
en la filosofía su finalidad es el estudio del aprendizaje del entendimiento,
con varias fundamentaciones que son importantes en el saber del hombre
establecidos en conceptos filosóficos que han sido mencionado por años y
aplicados en ciertas ramas.
Si bien es cierto esta fundamentación es basada en los
conocimientos que se tiene como fuente de enriquecer a las personas que
se acogen a citas, comentarios creados y conceptualizados por filosóficos
importantes que se han destacado por sus curiosidades que los ha llevado
a establecer saberes relevantes a lo pensado con el fin de investigaciones,
indagaciones para descubrir existencias reales relacionadas al mundo.
Según Tamayo, León Olivé (2013)
Si nos referimos al conocimiento en abstracto, entonces es un
concepto y le pertenece a la filosofía, específicamente a la
epistemología, pero si hablamos del conocimiento de algo, si le
asignamos un contenido se convierte en un hecho, una cosa, un
objeto del mundo real (aunque no necesariamente material), y
podemos estudiarlo científicamente (pág.34)
De tal manera se explica con el estudio de algún fenómeno que está
relacionado a la epistemología considerando algunos puntos que permita
que lo pensado o sucedido se convierta en un estudio real para aclarar
científicamente la información que se obtenga de lo estudiado.
57
El pragmatismo.
El pragmatismo en esta investigación consiste en reducir las
verdades absolutas obsoletas a un conocimiento útil otorgado a través de
las evaluaciones institucionales; lo que no solo determinará el éxito
individual, sino también la excelencia académica con el apoyo de los
docentes.
Según Richard Rorty (2015) menciona que
El pragmatismo afirma que no existe nada más a parte de lo
condicionado: quedar satisfecho con la belleza quiere decir a la
búsqueda de lo infinito y conforme de lo condicionado, quien
quedase satisfecho con esto, conseguirá ver la búsqueda de la
verdad como una búsqueda de felicidad humana antes que como
la realización de un deseo que trasciende. (pág.11)
De acuerdo con expresado por el autor, se puede deducir que el
pragmatismo parte de un enfoque real objetivo, de la sustancia en la que
se emplea la búsqueda del conocimiento, y el porqué del mismo. Pero que
se fundamenta, no en un idealismo exploratorio sobre el conocimiento en
bases teóricas, si no en el hecho practico que busca justamente la
satisfacción humana.
Fundamentación Filosófica
La filosofía de este proyecto se conceptualiza como como saber de
las cosas precisas y claras que reflejen una respuesta a todas las
interrogantes que se van dando dentro de una investigación realizada o
estudiada, por ello la filosofía es considerada la ciencia de las ciencias,
donde el ser humano puede despejar cualquier duda con el fin de lograr
respuestas, por eso es fundamental escuchar y aprovechar los
comentarios, criterios y análisis que se puedan ofrecer a través del
conocimiento.
58
Según Cuartango, Roman (2014)
No es frecuente escuchar a alguien preguntar por la utilidad de la
filosofía ni tampoco nuevo es celebre la anécdota de la sirvienta
tracia relatada por platón, en nuestro tiempo dicha pregunta se
encuentra relacionada con el espíritu de la época (pág.8)
Cuando se habla de la filosofía se identifica con la existencia del ser
humano en sus creencias, costumbres y culturas, ya que a través de ellas
se puede definir la comprensión de cada una del porque son así de las
cosas sus efectos, causas sus procedimientos y sobre todo su
comportamiento, permitiendo como acceder asimilar todos sus aspectos
que los distinguen como seres capaces de entender todo lo importante.
La corriente filosófica del racionalismo formulada por René
Descartes, que se opone al empirismo y que es el sistema de pensamiento
que acentúa el papel de la razón en la adquisición del conocimiento, en
contraste con el empirismo, es la que se toma como fundamentación de
para investigación teórica significativa porque es la que resalta el papel de
la experiencia sobre todo el sentido de la percepción para realizar un
proceso administrativo.
Fundamentación Psicológica
Se dirige al comportamiento del ser humano, en su forma de actuar
y observar las cosas, con la opción de rescatar cualquier actividad realizada
de forma inesperada, es decir la psicología está presente desde el principio
de la sociedad, y es algo que no se termina hasta la actualidad, ya que cada
persona es mundo diferente, no se puede relacionar el pensamiento con la
actitud de cada uno de ellos.
59
Según García, Rosa Vera (2015)
El conocimiento operante es un tipo de aprendizaje en el cual la
conducta de un organismo tiene consecuencia en su medio
inmediato. El organismo opera por así decidir sobre el nuevo
mundo que lo rodea (pág. 12)
Se recalca como base de la psicología la corriente desarrollada por
John Dewey (1859-1952) el cual menciona que la psicología es el “Estudio
de los procesos mentales y la conducta a partir de observación,
introspección y objetividad” la importancia de esta idea es planteada a
través del conocimiento como un principio relacionado al aprendizaje, que
busca captarse todo lo que se presenta día a día asumiendo un papel en
donde se piensa al momento de realizar las actividades en todo aspecto.
Sociológico
Se enfoca en la relación de una sociedad basada en los seres
humanos que analiza el comportamiento de individuos con su respectiva
característica que estudia cada desenvolvimiento que desarrolla las
personas propiamente ante una sociedad que se rodea.
Según Cruz, Arturo Santa (2014)
Adoptar la perspectiva sociológica quiere decir tomar conciencia
de esta diversidad de puntos de vista; saber constantemente
dónde está situado uno mismo; hacer un esfuerzo para
sobrepasar una visión tan parcial y limitada, y tratar de entender
los demás puntos de vista posible (pág.71).
Al mencionar sociedad es la experiencia que se logra adquirir de las
personas se rodean diariamente considerando en una institución educativa
en donde existe distintos mundos conformados un campo educativo y a la
60
vez a relacionarse los unos con los otros que comparte distintos
comentarios que a su vez diferentes compartimientos.
Al socializar los estudiantes de uno a los otros ayudan a demostrar
el potencial de dialogar de cada uno de ellos sobre temas abiertos y
emprendedores sin limitación al momento de expresar comentarios que
tengan importancia observando desde los distintos puntos de vista para
concluir con un diálogo acorde a los estudiantes.
Marco Legal.
Constitución de la República del Ecuador
Art. 8.- Fines de la Educación Superior
Literal a.- Aportar al desarrollo del pensamiento universal, al despliegue de
la producción científica y a la promoción de las transferencias e
innovaciones tecnológicas;
Literal b.- Fortalecer en las y los estudiantes un espíritu reflexivo orientado
al logro de la autonomía personal, en un marco de libertad de pensamiento
y de pluralismo ideológico;
Literal f.- Fomentar y ejecutar programas de investigación de carácter
científico, tecnológico y pedagógico que coadyuven al mejoramiento y
protección del ambiente y promuevan el desarrollo sustentable nacional:
61
Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI)
Art. 87.- Requisitos previos a la obtención del título
Como requisito previo a la obtención del título, los y las estudiantes deberán
acreditar servicios a la comunidad mediante prácticas o pasantías pre
profesional. Debidamente monitoreadas.
En los campos de su especialidad, de conformidad con los linchamientos
generales definidos por el Consejo de Educación Superior. Dichas
actividades se realizarán en coordinación con organizaciones comunitarias,
empresas e instituciones públicas y privadas relacionadas con la respectiva
especialidad.
REGLAMENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Art 23. 1: Para obtener el grado académico de licenciado o título profesional
universitario o politécnico, la aprobación de un mínimo de doscientos
veinticinco (225) créditos del programa académico. Además, se debe
realizar el trabajo de titulación correspondiente, con un valor de veinte (20)
créditos y cumplir con horas de pasantía pre-profesionales y de vinculación
con la colectividad en los campos de especialidad, definidas, planificadas y
tutoradas en el área específica de la carrera, para lo cual cada institución
deberá designar un docente que garantice su cumplimiento.
Art. 37. 2 Para la obtención del grado académico de Licenciado o del Título
Profesional Universitario o Politécnico, el estudiante debe realizar y
defender un proyecto de investigación conducente a una propuesta para
resolver un problema o situación práctica, con características de viabilidad,
rentabilidad y originalidad en los aspectos de acciones, condiciones de
aplicación, recursos, tiempos y resultados esperados.
62
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA, PROCESO, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE
RESULTADOS
Diseño de la Investigación
En el diseño de la investigación se encuentran conceptos muy amplios
que incluye técnicas y métodos para alcanzar un objetivo, mejorar la
calidad de los procesos organizacionales de la gestión directiva, este
proyecto debe romper los paradigmas siguiendo de forma general los
métodos inductivo deductivo, científico, solucionar los problemas de las
evaluaciones institucionales implementando de forma pedagógica para que
los directivos puedan desarrollar los procesos organizacionales pertinentes
en la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”
En el trabajo de investigación se llegará a un análisis de datos
cuantitativos que existe entre variables, el objetivo es aplicar las
evaluaciones institucionales en la que se conseguirá mejorar la calidad
educativa y los problemas encontrado en dicha institución. La metodología
es una herramienta esencial de toda investigación ya que permite coordinar
los procedimientos y técnicas que se requieren para concretar los
resultados.
Investigación Cualitativa
Por medio de esta investigación cualitativa se logra alcanzar y superar
la enseñanza educativa en los estudiantes, para que pueda romper
obstáculos ante las diferentes problemáticas.
63
Según Cadavid (2012), se señala que la investigación cualitativa en
ciencias sociales ha alcanzado un alto grado de desarrollo, contundencia
metodológica y científica que no es exclusivo de la investigación
cuantitativa. (p. 96). Según Cadavid esta investigación lleva a una base de
desarrollo y madurez por medio de las metodologías aplicadas en cada
tema de visión científica, la cual fue aplicada en los análisis referentes a la
pedagogía utilizada y a los métodos teóricos aplicados.
Investigación Cuantitativa
El diseño de la investigación cuantitativa es una excelente manera de
finalizar los resultados y probar o refutar una hipótesis.
Este diseño se refleja en las encuestas aplicadas que son
cuantificada por medio de las tabulaciones correspondientes en búsqueda
de tener un resultado cuantificable que abale lo investigado.
Según Jiménez E. (2013)
La investigación de corte cuantitativo en las ciencias sociales, se
basan en principios de credibilidad, etapas y procesos flexibles,
alto grado de madurez y coherencia metodológica y científica en
la aplicación de diseños y técnicas (p. 96).
Para Erazo es uno de los mayores logros de una investigación es la
comprensión del tema que se logra por medio de un proceso de análisis
que de conclusiones creíbles, este grado de madurez, reflexión y criterio
que se logre alcanzar en los directivos es por medio de analizar os
procesos organizacionales en la gestión directiva.
64
Tipos de Investigación
Investigación Descriptiva
La Investigación descriptiva es conocida como investigación
estadística, encontrando hechos reales no para una relación causal, siendo
factible una investigación para obtener información por medio de un
análisis, estudiar las semejanzas o diferencia logrando describir las
circunstancias que tengan en común dichos problemas.
Según Hernández Pedro (2013) expresa: Mediante este tipo de
investigación, que utiliza el método de análisis, se logra caracterizar un
objeto de estudio o una situación concreta, señalar sus características y
propiedades (p. 63). Esto quiere decir que combinada con ciertos criterios
de clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los objetos
involucrados en el trabajo indagatorio
Para el autor la investigación descriptiva se usa para detallar puntos
importantes que lo caractericen y definan de esta manera podrán socializar
ideas con diferentes criterios y características, formulando hipótesis con
los datos obtenidos, llevándolo a un nivel máximo de solución investigativo,
de esta manera el docente tendrá mejor la calidad de procesos.
Investigación Exploratoria
Las investigaciones que pretenden dar una visión general, de tipo
aproximativo, respecto a una determinada realidad. Este tipo de
investigación se realiza especialmente cuando el tema elegido ha sido
poco explorado.
65
Según Ibarra (2013) “Es aquella que se realiza sobre un tema u
objeto desconocido poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen
una visión aproximada de dicho objeto, es decir, un nivel superficial de
conocimiento” (p.92). El autor se refiere que al tema elegido se hace un
análisis que formule una hipótesis que conlleva a otras soluciones a la cual
surgen otros problemas a tratar, así el educado por medio de esta técnica
pueda alcázar un desarrollo.
Investigación de campo:
Para fundamentar el concepto de la investigación de campo se toma
el contenido del siguiente autor
Según (Rivas, 2012), afirma:
La investigación de campo es el proceso de recolección de
información en la que el investigador aplicar instrumentos de
recolección de información tales como observación, entrevista o
encuesta por lo necesariamente se acude al lugar de la
investigación para realizar estas actividades. (p. 29)
La Investigación del Campo se llama así porque es una actividad
científica exploratorio, mediante la cual se realiza la observación de los
elementos más importantes de objeto que se investiga para obtener la
captación de las cosas y fenómenos “a primera vista” en el sitio mismo de
la investigación en este caso la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes”
66
Población y Muestra
Población
Está constituido por directivo, docentes y padres de familia. Es el total
del universo poblacional personas o grupo de personas. Esta investigación
se debe tomar encuentra ciertas características y procedimiento de
elaboración que para seleccionar la población.
Según Pérez (2013) “La población es el conjunto finito o infinito de
unidades de análisis de individuos, de objetos, elementos que se someten
a un estudio que pertenecen a la investigación y son la base fundamental
para obtener información. (p.26). La población que está involucrada en la
investigación son los docentes, estudiantes y padres de familia de la
Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”, los mismos que
serán encuestados, para obtener la finalidad de obtener información y
buscar la solución del problema que es la baja calidad de procesos
administrativos.
Cuadro 1 Población
ITEM ESTRATO POBLACIÓN
1 Autoridad 1
2 Docentes 22
3 Representantes 154
TOTAL POBLACIÓN 177
Para seleccionar la muestra de la investigación se utilizará el
procedimiento llamado selección de muestra estratificada a partir de la
población seleccionada, cuando la población supera los 100 miembros
como es este caso, es conveniente utilizar la siguiente formula, y será
aplicada solo en los representantes legales:
67
N = Población =
154 P = Probabilidad de éxito =
0.5
Q = Probabilidad de fracaso =
0.5
P*Q= Varianza de la Población= 0.25 E = Margen de error =
0.05%
NC (1-α) = Confiabilidad =
0.95% Z = Nivel de Confianza =
1.96
147.9016
n = ---------------
0.3825+0.9604
n = 𝟏𝟒𝟕.𝟗𝟎𝟏𝟔
𝟏.𝟑𝟒𝟐𝟗
La muestra obtenida es de: 110.13
Muestra
La muestra es un subconjunto de los individuos de una población,
esta es seleccionada según las necesidades del investigador para
determinar el problema y poder encontrar una posible solución.
Según Hernández Sampiere (2010) afirma que:
Los tipos de muestras que suelen utilizarse en las investigaciones
son las no probabilísticas o dirigidas, cuya finalidad no es la
generalización en términos de probabilidad. También se les
conoce como “guiadas por uno o varios propósitos”, pues la
QPZNe
NQPZn
**)1(
***22
2
68
elección de los elementos depende de razones relacionadas con
las características de la investigación. (p.396)
Así, la muestra no solo es una pequeña parte del universo; esto es
un conjunto más pequeño que este. El tamaño de la muestra para la
presente investigación es de no probabilística a criterio del investigador.
Cuadro 2 Muestra
ITEM ESTRATO MUESTRA
1 Autoridad 1
2 Docentes 22
3 Representantes 110
TOTAL 133
69
Operacionalización de las variables
Cuadro 3 operacionalización
Variable Dimensión Indicadores
Manual funciones
Son documentos que
contienen información
general y específica
indispensable de cada
puesto de trabajo dentro
de la organización,
incluyendo funciones,
nivel jerárquico,
relaciones de
coordinación, nivel y
competencia requeridos
Uso y
aplicaciones
Definición del manual de
funciones
Objetivos, políticas y
componentes
Contenido del manual de
funciones
Elementos del
sistema de
control interno
Elaboración de un manual
Manual de funciones
documental
Tipos de manuales
Proceso Documental
es el conjunto de
operaciones a los que
son sometidos los
documentos en una
unidad de información,
para que a través de
estas operaciones la
información que
contiene el documento
pueda llegar al usuario
que lo necesite.
El documento y
procesos
documentales
Tipos de soporte físicos
Fases del proceso documental
Estructura del análisis
documental
El archivo y
documentación
Clases de archivo
Soporte documental
Custodia y administración del
archivo
Archivo moderno
Elaborado por: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
70
Métodos de la Investigación
Es desarrollar el conocimiento por medio de la investigación, de
analizar, formular hipótesis y tener una visión clara ante una realidad, se
debe seguir pasos con el tema elegido aplicando métodos y técnicas, de
esta manera obtenemos un nuevo desarrollo del pensamiento crítico del
estudiante. Esto debe tener un impacto en el proceso educativo sobre todo
en el educando y alcanzar la debida en la calidad de los procesos
documentales en el directivo de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes”
Método Lógico
Es un conjunto de reglas que consiste en inferir, buscando la manera
de demostrar la verdad de las cosas o lo dicho por el docente, diferenciar
las semejanzas de algunas características entre dos objetos. Los
razonamientos analógicos no son siempre válidos, este método es de gran
importancia por la amplitud y la adquisición del conocimiento que se puede
dar en la administración y se puede aplicar en las evaluaciones
institucionales, para ayudar a mejorar la calidad educativa.
Método Deductivo
Es el que deduce por medio del criterio, dando sentido y lógica a
datos generales de la situación del problema. Se obtiene una sola
conclusión, es decir que se llega a la solución de dicha investigación sin
intermediarios.
Proponiendo una hipótesis del problema, de esta manera lograr aplicar
métodos adecuados para obtener resultados factibles.
71
Existen varios métodos como formas de pensar.
Debe ser concreto y preciso.
Recurrir a las diversas corrientes filosóficas, teoría, de ámbito no ético.
Métodos de acción, métodos en cuanto a tecnología.
Científicos: los que emplea el método científico.
Método Empírico
Se basa en su fundamento la radicación de la percepción directa del
objeto de investigación científica, siendo uno de los métodos más utilizados
en el área de ciencias naturales y ciencias sociales, de manera
experimental conllevando a la lógica del problema. Se lo utiliza en la
investigación porque se observa el problema en la baja en la calidad de los
procesos documentales en el directivo.
Técnicas e instrumentos de la investigación
Encuesta
La Encuesta es una forma de recopilar información investigativa que
se ha realizado por medio de un cuestionario de preguntas que se
responderá por escrito, este permite encontrar el problema que afecta a la
educación y desarrollo de los estudiantes, procediendo a un análisis
profundo para dar posible solución al mal que aqueja.
Según Ibarra, Chamo (2013) “Es un conjunto de preguntas
representadas, que se elaboran para un fin determinado” (p.1). El autor da
a conocer que al formular preguntas se hará más fácil encontrar respuestas
a los problemas, realizando planes estratégicos que ayuden a la
comunidad, docente, estudiantes y padres de familia y de esta manera
logrará la calidad de lso procesos organizacionales.
72
La escala de Likert.
La escala de Likert, (1932), (citada por Salking, 1999), se la llama
así en honor a su autor, se la denomina también método de evaluación
sumaria, que es una escala psicométrica que da los pasos a seguir en una
encuesta como también se la utiliza en cuestionarios; y su formato
comúnmente utilizado es el siguiente diseño.
Observación
Es una técnica muy utilizada que nos permite observar y analizar la
realidad de un problema por medio de la investigación, poder realizar un
análisis que conlleve a una hipótesis, que se debe realizar por medio de
preguntas, en la cual se aplicará técnicas que ayuden a mejorar el proceso
educativo del docente, llegando a la conclusión de que es una manera más
fácil de y así logre alcanzar mejora en las evaluaciones institucionales.
Entrevista
Esta técnica de entrevista es un instrumento que se la puede utilizar
en diferentes áreas, se la debe de hacer por medio de preguntas previas al
tema o problema a investigar, la cual se lo realizará en forma de diálogo
entablado entre dos o más personas.
Según Arias (2012) manifiesta: La entrevista es una técnica basada en un
diálogo o conversación cara a cara entre el investigador y el entrevistado
acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el
investigador pueda obtener la información requerida.(p.91)
Categoría Escala de respuestas
Muy de acuerdo 1
De acuerdo 2
Indiferente 3
En desacuerdo 4
Muy en desacuerdo 5
73
Análisis e interpretación de resultados
Encuesta a los Docentes
Tabla 1 actividades de los docentes
1.- ¿Existe planificación de las actividades de los docentes?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 1
Muy de acuerdo 78 71%
De acuerdo 27 25%
Indiferente 2 2%
En desacuerdo 2 2%
Muy en desacuerdo 1 1%
TOTALES 100/22 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 1 actividades docentes
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes.
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: la significancia de las planificaciones representa una base
fundamental en la administración educativa, porque esto le permitirá que
en su vida laboral cuente con los fundamentos necesarios para ejercer la
actividad. En la encuesta realizada a los docentes se evidencia que todos
coinciden muy de acuerdo que todo el personal debe colaborar con
opiniones para mejorar la gerencia educativo en el plantel, lo que da
relevancia a la investigación.
74
Tabla 2 la administración de la institución
2.- ¿Estaría de acuerdo en incluir en su planificación una guía de cargos y funciones que facilite la administración de la institución?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 2
Muy de acuerdo 79 72%
De acuerdo 28 25%
Indiferente 1 1%
En desacuerdo 1 1%
Muy en desacuerdo 1 1%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes.
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 2 La administración de la institución
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: El conocimiento sobre administración educativa es uno de los
contenidos más idóneo para los docentes, porque al adquirir estos
conocimientos ellos podrán ejercer sin problema el rol de un administrador
eficiente. Se debe de entender que la nueva educación requiere un nuevo
perfil académico referente a los procesos administrativos. En la encuesta
realizada a los docentes se encontró que la respuesta está dividida en muy
de acuerdo, que debe haber buena comunicación con la autoridad del
plantel, mientras que el otro porcentaje opina de acuerdo.
75
Tabla 3 desarrollo de los procesos documentales
3.- ¿Comparte con sus compañeros y compañeras estrategias metodológicas para mejorar las prácticas docentes encaminadas al desarrollo de los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 3
Muy de acuerdo 80 73%
De acuerdo 29 26%
Indiferente 1 1%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 3 desarrollo de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: La enseñanza de la utilización de nuevos procesos
documentales se vuelven imperativo porque permitirá al directivo o
docentes realizar una actividad administrativa idónea dirigida a mejorar el
clima organizacional de forma más eficiente y eficaz. Los docentes
respondieron estar muy de acuerdo el mayor porcentaje ante la pregunta
planteada, que los docentes deben participar en la evaluación institucional,
le da importancia al tema.
76
Tabla 4 el éxito de la institución
4.- ¿Su labor docente es comprometida hacia el éxito de la institución?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 4
Muy de acuerdo 81 74%
De acuerdo 29 26%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 4 el éxito de la institución
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: Las actualizaciones educativas en los docentes y directivo es
importante porque permiten que ellos tengan un conocimiento correcto
hacia la búsqueda del empoderamiento educativo y el éxito en la
educación. En la encuesta realizada a los docentes la mayoría de los
encuestados consideran en desacuerdo, que la gerencia educativa esta
llevada en forma correcta con estándares que les otorgue un buen sistema
de gestión documental.
77
Tabla 5 desarrollo de los procesos documentales
5.- ¿Cree usted que la implementación de una manual de funciones contribuiría al desarrollo de los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 5
Muy de acuerdo 85 77%
De acuerdo 25 23%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100%
Gráfico 5 desarrollo de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: El desarrollo de los procesos documentales sobre como llevar
una administración documental idónea, se la puede obtener mediante el
fortalecimiento de actividades puntuales como es la de otorgar un manual
de funciones al directivo de la unidad educativa. Los docentes concluyeron
con las respuestas en desacuerdo que el clima organizacional se lleva de
la manera adecuada en la institución, porque a veces no están bien definido
los roles.
78
Tabla 6 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales
6.- ¿Dedica tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 6
Muy de acuerdo 88 80%
De acuerdo 22 20%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 6 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: La gestión administrativa que debe de tener el directivo de la
institución tiene que basarse en parámetros que determinen un control de
los procesos documentales, esto permitirá que, al aplicar un manual de
funciones, el control documental sea de forma holística como exigen las
actuales tendencias. En la encuesta realizada a los docentes coinciden en
estar muy de acuerdo que con la organización institucional que ha hecho
la autoridad, a pesar de que un porcentaje considerable no está de acuerdo.
79
Tabla 7 procesos documentales en los procesos pedagógicos
7.- ¿Conoce Ud. la importancia de los procesos documentales en los procesos pedagógicos?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 7
Muy de acuerdo 91 83%
De acuerdo 19 17%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 7 procesos documentales en los procesos pedagógicos
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes.
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: los procesos pedagógicos son muy importantes para el
directivo al momento de realizar los procesos documentales. En la encuesta
realizada a los docentes la mayoría estuvo muy de acuerdo, que se debe
lograr elevar el nivel de calidad de los procesos organizacionales en la
institución, seguida de la respuesta en de acuerdo. Se debe de inmiscuir
en este tipo de propuesta para así tener una mejor enseñanza en la
institución sobre lo que representa un manual de funciones.
80
Tabla 8 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales
8.- ¿Aplica correctamente las normativas existentes en lo que gestión de procesos documentales se refiere?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 8
Muy de acuerdo 98 89%
De acuerdo 12 11%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 8 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: La enseñanza de la utilización de las normativas para la
gestión de los procesos documentales se vuelve imperativo porque
permitirá al directivo y a los docentes realizar una actividad educativa
dirigida con un manual de funciones de forma más eficiente y eficaz.
Coinciden en la respuesta los docentes estuvieron muy de acuerdo, que se
debe lograr mejorar los resultados de la evaluación institucional mediante
la aplicación de este proyecto.
81
Tabla 9 funciones en los procesos documentales
9- ¿Cuando usted no comprenden sus funciones en los procesos documentales busca información que despeje sus dudas?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 9
Muy de acuerdo 98 89%
De acuerdo 12 11%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 9 funciones en los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: Se considera que una persona que ejerce el rol de directivo
debe de incursionar en el campo laboral de la administración, tiene que
contar con un conocimiento idóneo y competitivo, por ello se debe de
Implementar en los métodos de enseñanzas con contenidos de procesos
documentales como el que propone el actual proyecto. En la encuesta
realizada a los docentes estuvieron muy de acuerdo que la guía
metodológica de evaluación institucional ayude a mejorar los procesos
organizacionales.
82
Tabla 10 manual de funciones de los procesos documentales
10.- ¿Considera que un manual de funciones influiría en los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 10
Muy de acuerdo 108 98%
De acuerdo 2 2%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 110 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 10 manual de funciones de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: implementar una actualización administrativa en el directivo y
los docentes permitirá que ellos tengan un conocimiento correcto hacia la
búsqueda del empoderamiento educativo, por este motivo se pretende
fortalecer los procesos documentales mediante el conocimiento
administrativo. En la encuesta realizada a los docentes están muy de
acuerdo, que el uso de la guía logre su objetivo y mejore la calidad de
procesos organizacionales, lo que hace considerar que la guía es una
herramienta útil para los estudiantes.
83
Encuesta a los Representantes Legales
Tabla 11 actividades de los docentes
1.- ¿considera idónea la planificación de las actividades de los docentes?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 1
Muy de acuerdo 143 93%
De acuerdo 10 6%
Indiferente 1 1%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 11 actividades docentes
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes.
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: la significancia de las planificaciones representa una base
fundamental en la administración educativa, porque esto le permitirá que
en su vida laboral cuente con los fundamentos necesarios para ejercer la
actividad. En la encuesta realizada a los docentes se evidencia que todos
coinciden muy de acuerdo que todo el personal debe colaborar con
opiniones para mejorar la gerencia educativo en el plantel, lo que da
relevancia a la investigación.
84
Tabla 12 la administración de la institución
2.- ¿Estaría de acuerdo en que se debe incluir en la planificación una guía de cargos y funciones que facilite la administración de la institución?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 2
Muy de acuerdo 123 80%
De acuerdo 28 18%
Indiferente 3 2%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes.
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 12 la administración de la institución
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: El conocimiento sobre administración educativa es uno de los
contenidos más idóneo para los docentes, porque al adquirir estos
conocimientos ellos podrán ejercer sin problema el rol de un administrador
eficiente. Se debe de entender que la nueva educación requiere un nuevo
perfil académico referente a los procesos administrativos. En la encuesta
realizada a los docentes se encontró que la respuesta está dividida en muy
de acuerdo, que debe haber buena comunicación con la autoridad del
plantel, mientras que el otro porcentaje opina de acuerdo.
85
Tabla 13 desarrollo de los procesos documentales
3.- ¿cree que las estrategias metodológicas no están bien aplicadas para mejorar las prácticas docentes encaminadas al desarrollo de los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 3
Muy de acuerdo 122 79%
De acuerdo 32 21%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 13 desarrollo de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: La enseñanza de la utilización de nuevos procesos
documentales se vuelve imperativo porque permitirá al directivo o docentes
realizar una actividad administrativa idónea dirigida a mejorar el clima
organizacional de forma más eficiente y eficaz. Los docentes respondieron
estar muy de acuerdo el mayor porcentaje ante la pregunta planteada, que
los docentes deben participar en la evaluación institucional, le da
importancia al tema.
86
Tabla 14 el éxito de la institución
4.- ¿considera que la labor del docente debe ser comprometida hacia el éxito de la institución?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 4
Muy de acuerdo 111 72%
De acuerdo 41 27%
Indiferente 2 1%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 14 el éxito de la institución
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: Las actualizaciones educativas en los docentes y directivo
son importante porque permiten que ellos tengan un conocimiento correcto
hacia la búsqueda del empoderamiento educativo y el éxito en la
educación. En la encuesta realizada a los docentes la mayoría de los
encuestados consideran en desacuerdo, que la gerencia educativa esta
llevada en forma correcta con estándares que les otorgue un buen sistema
de gestión documental.
87
Tabla 15 desarrollo de los procesos documentales
5.- ¿Cree usted que la implementación de una manual de funciones contribuiría al desarrollo de los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 5
Muy de acuerdo 114 74%
De acuerdo 40 26%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 15 desarrollo de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes.
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: El desarrollo de los procesos documentales sobre cómo llevar
una administración documental idónea, se la puede obtener mediante el
fortalecimiento de actividades puntuales como es la de otorgar un manual
de funciones al directivo de la unidad educativa. Los docentes concluyeron
con las respuestas en desacuerdo que el clima organizacional se lleva de
la manera adecuada en la institución, porque a veces no están bien definido
los roles.
88
Tabla 16 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales
6.- ¿considera que se debe de dedicar tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 6
Muy de acuerdo 123 80%
De acuerdo 31 20%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 16 tiempo extra al desarrollo de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: La gestión administrativa que debe de tener el directivo de la
institución tiene que basarse en parámetros que determinen un control de
los procesos documentales, esto permitirá que, al aplicar un manual de
funciones, el control documental sea de forma holística como exigen las
actuales tendencias. En la encuesta realizada a los docentes coinciden en
estar muy de acuerdo que con la organización institucional que ha hecho
la autoridad, a pesar de que un porcentaje considerable no está de acuerdo
89
Tabla 17 procesos documentales en los procesos pedagógicos
7.- ¿Conoce Ud. la importancia de los procesos documentales en los procesos pedagógicos?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 7
Muy de acuerdo 119 77%
De acuerdo 33 21%
Indiferente 2 1%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 17 procesos documentales en los procesos pedagógicos
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: los procesos pedagógicos son muy importantes para el
directivo al momento de realizar los procesos documentales. En la encuesta
realizada a los docentes la mayoría estuvo muy de acuerdo, que se debe
lograr elevar el nivel de calidad de los procesos organizacionales en la
institución, seguida de la respuesta en de acuerdo. Se debe de inmiscuir
en este tipo de propuesta para así tener una mejor enseñanza en la
institución sobre lo que representa un manual de funciones.
90
Tabla 18 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales
8.- ¿considera que no se aplica correctamente las normativas existentes en lo que gestión de procesos documentales se refiere?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 8
Muy de acuerdo 143 93%
De acuerdo 11 7%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 18 las normativas existentes en lo que gestión de procesos
documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: La enseñanza de la utilización de las normativas para la
gestión de los procesos documentales se vuelve imperativo porque
permitirá al directivo y a los docentes realizar una actividad educativa
dirigida con un manual de funciones de forma más eficiente y eficaz.
Coinciden en la respuesta los docentes estuvieron muy de acuerdo, que se
debe lograr mejorar los resultados de la evaluación institucional mediante
la aplicación de este proyecto
91
Tabla 19 funciones en los procesos documentales
9- ¿Cuando usted no comprenden sus funciones en los procesos documentales busca información que despeje sus dudas?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 9
Muy de acuerdo 146 95%
De acuerdo 8 5%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 19 funciones en los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: Se considera que una persona que ejerce el rol de directivo
debe de incursionar en el campo laboral de la administración, tiene que
contar con un conocimiento idóneo y competitivo, por ello se debe de
Implementar en los métodos de enseñanzas con contenidos de procesos
documentales como el que propone el actual proyecto. En la encuesta
realizada a los docentes estuvieron muy de acuerdo que la guía
metodológica de evaluación institucional ayude a mejorar los procesos
organizacionales.
92
Tabla 20 manual de funciones de los procesos documentales
10.- ¿Considera que un manual de funciones influiría en los procesos documentales mejorara la parte administrativa?
Código Categorías Frecuencias Porcentajes
Ítem Nº 10
Muy de acuerdo 149 97%
De acuerdo 5 3%
Indiferente 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
TOTALES 154 100% Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Gráfico 20 manual de funciones de los procesos documentales
Fuente: Encuestas aplicadas a los Docentes. Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Comentario: implementar una actualización administrativa en el directivo y
los docentes permitirá que ellos tengan un conocimiento correcto hacia la
búsqueda del empoderamiento educativo, por este motivo se pretende
fortalecer los procesos documentales mediante el conocimiento
administrativo. En la encuesta realizada a los docentes están muy de
acuerdo, que el uso de la guía logre su objetivo y mejore la calidad de
procesos organizacionales, lo que hace considerar que la guía es una
herramienta útil para los estudiantes.
93
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÌA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÒN
Entrevista a la autoridad
¿Cree usted que la gerencia educativa en la institución se lleva en
forma correcta?
Realmente no, porque las exigencias son cada vez mayores, y se
cree que solo es responsabilidad del directivo, sin embargo es trabajo de
todos
¿Considera Ud. beneficioso para la institución la aplicación correcta
de la gerencia educativa?
La calidad educativa es la base de nuestra razón en la educación y
la gerencia educativa en básica para obtener calidad por lo tanto lo
considero muy importante
¿Se siente cómodo con los roles y funciones que existen en la
institución?
No porque hay muchas falencias, en la comunicación y en la
delegación de funciones
¿Estaría de acuerdo en la aplicación de una guía andragogica
enfocada en roles y funciones para mejorar el clima organizacional?
Si porque sería un medio para familiarizar estos procesos con todo el
personal docente y a su vez involucrarlos en los procesos documentales
respecto a su importancia y los beneficios de su correcta aplicación.
94
Correlación de las variables
Objetivo I
Determinar la influencia del desarrollo del manual de funciones mediante
los resultados del estudio bibliográfico, análisis estadístico para mejorar los
roles y funciones.
Para obtener el primer objetivo se realizó un análisis de las
preguntas iniciales que representan la variable liderazgo institucional del
talento humano, teniendo como resultado estadístico relevante la
aceptación por parte de los docentes quienes manifiestan que siempre
influye este aspecto en las funciones y roles de directivos para mejorar el
clima organizacional.
La relación se mantiene de acuerdo a la aceptación que
manifestaron los docentes en las encuestas previamente realizadas, se
recalca que en las preguntas la aceptación fue mayoritaria en temas de
idoneidad física y psicológica, teniendo poca negación en la pregunta sobre
la rotación de personal.
Objetivo II
Efectuar intervenciones certeras para medir el diseño organizacional
por medio de la planificación de roles y funciones, cambios en el entorno
organizacional interno y gestión de programas motivacionales que permita
mejorar el enfoque educativo.
Para plantear el segundo objetivo de la correlación de la variable se
obtuvieron los contenidos de las preguntas 5, 6, 7 y 8 de la encuesta y el
resultado más concluyente fue la aceptación mayoritaria, los cuales dijeron
que siempre los estándares educativos crean un clima organizacional
idóneo por lo tanto se solidifica la estructura de crear una guía
95
administrativa que mejore este aspecto. En cuanto a la negación de la
postura investigativa sobre el clima organizacional la puntuación menor fue
por parte de los docentes.
El clima organizacional es el método de manejo y procesos idóneos
de tener cualquier institución educativa, solo por medio de planificación
estratégica, cambios en el entorno organizacional interno y gestión de
programas motivacionales se mejorará el sistema de roles y funciones
talento humano.
Objetivo III
identificar los aspectos relevantes para el desarrollo de los roles y funciones
a directivos y docentes mediante una guía de administración educativa para
una mejor percepción de la imagen instituciones y el clima organizacional
de la institución educativa.
El último objetivo pertenece a la propuesta la cual se analizó con las
dos últimas preguntas 9 y 10 de la encuesta y dio como resultado que dicen
que están muy de acuerdo que la guía administrativa ayudara a la selección
de personal, mientras que pocos están en desacuerdo con esta idea de
mejora que ofrece el proyecto presentado a los encuestados. Se considera
que mediante el diseño de una guía de administración educativa se tendrá
una mejor percepción de la imagen empresarial de la institución educativa.
Esta metodología no solo permite indagar teorías, también se fomentará la
parte práctica por medio análisis psicológicos y pedagógicos a los docentes
y directivos, que a su vez tendrá una repercusión positiva sobre los
educandos de la Escuela Básica Cordillera del Cóndor.
96
Prueba de Chi – Cuadrado
Fuente: resultado de la encuesta en la institución
Autoras: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde.
ANÁLISIS:
Luego de aplicar el muestreo del Chi-cuadrado podemos observar que el
valor de p es menor que 0, 5 lo que nos lleva a afirmar que si existe relación
entre las variables por lo tanto permitir la implementación de un manual de
funciones contribuiría al desarrollo de los procesos documentales.
Estaría de acuerdo de incluir
e implementar una Guía Metodológica
con enfoque en cargos y
funciones
Cree usted que la implementación de un manual de funciones contribuiría al mejoramiento de la calidad de los
proceso documentales en el Directivo
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
indiferente De
acuerdo Muy de acuerdo
Total
Muy en desacuerdo
6.00 1,00 0,00 0,00 1,00 8,00
75% 12,50% 0,00% 0,00% 12,50
% 100,%
En desacuerdo
0.00 0,00 0,00 0,00 1,00 1,00
0.00% 0,00% 0,00% 0,00% 100% 100,%
Indiferente
1.00 0,00 1.00 0,00 0,00 2,00
0,50% 0,00% 0,50% 0,00% 0,00% 100,%
De acuerdo
0.00 3,00 2,00 2,00 0,00 7,00
0.00% 42,86% 29,57% 28,57% 0,00% 100,%
Muy de acuerdo
1,00 1,00 2,00 0,00 0,00 4,00
25,00% 25,00% 50,00% 0,00% 0,00% 100,%
Total
8,00 5,00 5,00 2,00 2,00 22,00
36,00% 22,73% 22,73% 9,09% 9,09% 100.00%
Estadístico Valor df Sig.Asint.(2colas)
Chi –cuadrado de Person 27,52 16 0,000
Razón de semejanza 27,03 16 0,000
Asociación LINEAL-by-Lineal 1,39 1 0,000
N de casos válidos
97
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones:
Según la opinión vertida por la autoridad en la entrevista realizada con
relación a los manuales de funciones podemos concluir lo siguiente:
Se observa que no se optimiza el tiempo de trabajo tanto de
autoridades, docentes representantes legales y educandos y por
ende la calidad institucional.
También se menciona que los docentes y los representantes legales
están de acuerdo que los manuales de funciones constituyen una
herramienta importante en los procesos documentales, que se debe
mejorar los procesos documentales mediante un manual de
funciones.
Con la metodología científica y de campo en la investigación que se
ha realizado podemos manifestar la necesidad que existe en la
institución educativa “Don Ruperto Arteta Montes” de implementar
un manual de funciones que ayude a mejorar los procesos
documentales.
Se menciona que el diseño de una guía metodológica con enfoque
en cargos y funciones propuestas en este proyecto sea utilizada
como un recurso administrativo en las áreas de estudios ya que
enmarca fundamentalmente el desarrollo de los procesos
documentales.
98
Recomendaciones
Es importante que los directivos apliquen metodológicamente los
manuales de funciones en los procesos administrativos mucho más
si el objetivo es la mejora de los procesos documentales en la
institución.
Es necesario que mejoren continuamente manuales de funciones
como una herramienta básica para el desarrollo de los procesos
documentales ya que constituye la vía idónea para elevar la calidad
institucional, permitiendo a los directivos llevar a la institución a la
excelencia.
Se recomienda que los representantes legales y padres de familia
estén vigilantes del cumplimiento de los roles establecidos en los
manuales de funciones, ya que esto es importante para tomar
medidas correctivas y así poder estructurar las bases educativas de
la institución.
La utilización de la guía metodológica con enfoque en cargos y
funciones que se ha diseñado específicamente para ser utilizadas
por los directivos de la institución, ya que será una herramienta de
mucha ayuda y apoyo profesional para los ellos en el desarrollo de
los procesos documentales.
99
CAPÍTULO 4
LA PROPUESTA
TÍTULO
GUÍA ANDRAGÓGICA CON ENFOQUE EN CARGOS Y FUNCIONES
PARA MEJORAR LOS PROCESOS DOCUMENTALES DE LA
GESTIÓN DIRECTIVA DE LA ESCUELA FISCAL MIXTA 402 “DON
RUPERTO ARTETA MONTES”
Introducción
La propuesta brinda respuesta a la solución del Problema Planteado,
con respecto a la carencia de la forma de realizar una gestión documental
por parte de los directivos de la Institución educativa. Se basa en los
principios y normas que orientan hoy en día los aspectos relacionados con
la mejora de la calidad educativa. Es pertinente dado que co juga con los
procesos de gestión en el nivel directivo que contempla los Estándares de
Calidad Educativa, lo cual facilitará que los miembros de la comunidad
educativa desarrollen una cultura de llevar a cabo sus funciones
evidenciando con documentos que se mantendrán en orden y conocimiento
de sus miembros.
Justificación
Los avances a nivel mundial, hacen que nuestro país se acople a los
profundos cambios que se están dando en el mundo y en especial en
América Latina, lugar en la que se está modificando el eje de articulación
entre las políticas de estado y la gestión directiva de la institución
educativa, y en específico de Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta
Montes”, los cuales se ven abocados a desempeñarse con eficiencia,
eficacia, y entregar a la sociedad un producto con calidad educativa.
100
La investigación realizada para el desarrollo de esta propuesta
demostró que los procesos documentales poseen falencias, estas,
producidas por la ausencia de un manual que nos indique el procedimiento
para su correcta aplicación por parte de los directivos que les permita
administrarlos.
Según la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la documentación que
actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas
las Instituciones de los sectores públicos es patrimonio del Estado, por lo
que debe ser administrada de acuerdo a criterios preestablecidos que
garanticen su eficiente clasificación y conservación de todos los trámites
realizados.
En el caso de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”
la documentación a su cargo tiene el carácter de académica y
administrativa; es por ello que el archivo pasivo de los documentos
generados en la Institución, representa la memoria de las actividades
ejecutadas por ella y de las cumplidas por sus funcionarios y servidores y
servidoras para tal efecto.
Estos archivos constituyen testimonios jurídicos, administrativos y
técnicos para los ciudadanos y para el propio Estado, por lo que se hace
necesario salvaguardar los documentos que forman parte del acervo
documental, que conforme a la normativa vigente son remitidos al Archivo
General (Pasivo), una vez que la información que contiene se encuentra
recopilada en publicaciones oficiales y/o respaldada en bases de datos o
archivos digitales a cargo de la Dirección de la escuela “Don Ruperto Arteta
Montes”.
101
Objetivos de la propuesta
Objetivo General
Diseñar una Guía andragógica con enfoque en cargos y funciones para
mejorar los procesos documentales mediante talleres de procesos
organizacionales en el plantel.
Objetivos Específicos
Analizar la metodología que fortalezca los procesos documentales
en la gestión directiva para alcanzar los estándares adecuados en el
empoderamiento institucional.
Desarrollar talleres de trabajo con docentes para mejorar los
procesos documentales.
Lograr el uso de la guía andragógica con enfoque en cargos y
funciones para mejorar los procesos documentales
Factibilidad de aplicación
El presente proyecto educativo basa su factibilidad en el hecho de
contar con el respaldo y compromiso tanto de los administradores como de
los docentes de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”.
Esto sin dejar de lado que ha contado con la dirección de una consultora
capacitada de la Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación
de la Universidad de Guayaquil. Siendo aprobado el tema: Influencia del
desarrollo de los Manuales de funciones en la calidad de los procesos
documentales en directivos de la escuela fiscal mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes”.
102
Recursos Financieros
Desde un enfoque a los recursos financieros la presente propuesta
es factible debido que los gastos que supone fueron mínimos debido a que
se trató en lo mayormente posible evitar el uso de material de papelería.
Recurso legal
La Normativa se basa en lo contemplado en la Ley Orgánica de
Educación Intercultural (LOEI), en lo referente al Capítulo III de las
Autoridades de las Instituciones Educativas, según lo contemplado en los
Art. 44 al 47. Lo referente al Capítulo IV de los Organismos de las
Instituciones Educativas Sección I a la IX de los tipos de organismos, y los
artículos del Art. 48. Al Art. 87, referente a los Tipos de organismos.
Recurso Técnico
Para la efectividad de la puesta en práctica de la Guía con Enfoque
en Cargos y Funciones, será posible dado que la Institución Educativa
posee, laptops, internet, utilitarios de ofimática, celulares, impresoras,
fotocopiadoras. Con posibilidades de organizar a los usuarios internos y
externos en grupos de redes sociales con el fin de lograr comunicar las
acciones de la gestión directiva, antes, durante y después de los eventos
que se desprenden del Calendario Académico.
Recursos Humanos
La formulación de la siguiente propuesta es factible desde la
perspectiva de los recursos humanos debido a que en base a la normativa,
así o permite la estructura orgánica y funcional de la Institución Educativa,
un Director, docentes, estudiantes, padres de familia y/o representantes
legales, personal del DECE, personal administrativo.
103
DESARROLLO
Descripción general de la propuesta
La presente propuesta basa en estructurar una Guía Andragógica
con enfoque en cargos y funciones para mejorar los procesos
documentales en el directivo de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes” de Guayaquil, que será gestionada, aplicada, reformada,
innovada por directivos, docentes, representantes legales y estudiantes
dentro del marco legal educativo como lo es la LOEI, Constitución de la
República y el Buen vivir tomando en cuenta el contexto de la comunidad
educativa.
Su importancia radica en que se constituirá en una vía efectiva para el
logro de la calidad de los procesos documentales que se llevan en la
institución educativa, lo que mejorará la calidad del desempeño de los
administradores y docentes de la institución, contribuyendo con estrategias
que mejoren las relaciones personales e interpersonales de los mismos. La
propuesta busca a su vez concientizar a los directivos, administradores y
docentes sobre las consecuencias que tiene un mal manejo de los procesos
documentales.
La presente Guía contendrá el Orgánico Estructural de la Institución
Educativa, el Orgánico funcional y las especificaciones de la gestión
documental en correspondencia con las tareas que se relacionan con los
componentes de cada Gestión Directiva.
104
Fuente:https://googleusercontent.com/_dLqnvRjtFU/s800/gruponegocios.jpg.
AUTOR: Janeth Escandón Solís y María Palacios Campoverde
GUAYAQUIL, 2018
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA
EDUCACIÓN
GUÍA PRÁCTICA
SELECCIÓN DE PERSONAL
GUÍA ANDRAGÓGICA CON ENFOQUE EN
CARGOS Y FUNCIONES PARA MEJORAR
LOS PROCESOS DOCUMENTALES
105
Importancia
La investigación realizada para el desarrollo de esta propuesta
demostró que los procesos documentales poseen falencias, estas,
producidas por la ausencia de un manual que nos indique el
procedimiento para su correcta aplicación por parte de los directivos
que les permita administrarlos.
Según la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la documentación
que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos
de todas las Instituciones de los sectores públicos es patrimonio del
Estado, por lo que debe ser administrada de acuerdo a criterios
preestablecidos que garanticen su eficiente clasificación y conservación
de todos los trámites realizados.
Objetivos de la guía
Analizar la metodología que fortalezca el enfoque en cargos y
funciones como mejora de los procesos documentales para
alcanzar los estándares adecuados en la evaluación
institucional.
Desarrollar talleres de trabajo con docentes para mejorar los los
procesos documentales
Lograr el uso de la guía andragógica con enfoque en cargos y
funciones para mejorar los procesos documentales
106
Políticas para el desarrollo
Diseño de una Guía Andragógica Con Enfoque En Cargos Y
Funciones Para Mejorar Los Procesos Documentales
TO
TA
L D
E H
OR
AS
Tall
er
# 1
Tall
er
# 2
Tall
er
# 3
HO
RA
S C
LA
SE
S
AC
TIV
IDA
DE
S
CL
AU
SU
RA
40
HORAS
APLICACIÓN
INSTITUCIONAL
40
MINUTOS
2:30
MINUTOS
20
MINUTO
S
POLÍTICAS DE DESARROLLO
Los asistentes deben estar puntuales a cada sección
Debe contar con una asistencia hasta del 70 % de los beneficiados
Se debe contar con todos los recursos didácticos, tecnológicos,
infraestructura y humano
El especialista debe mostrar puntualidad y cumplir con todas las
horas destinadas para la guía didáctica
Para recibir el certificado de participación debe haber rendido los tres
talleres evaluativos
El especialista debe cumplir con los requisitos detallados en la parte
estratégica de la guía didáctica para su contratación
Fuente: datos de la investigación
Elaborado por: Janeth Escandón Solís y María Palacios Campoverde
107
ÍNDICE
Taller I
Orgánico Estructural
Finalidades de los procesos documentales
Funciones de archivo general
Categorías de archivos
Archivos de oficina (activo)
Taller II
Archivo general (central)
Archivo pasivo
Archivo histórico (permanente)
Archivo digital
Marco legal funcional del nivel directivo
Taller III
Proceso de generación de la gestión documental por Cargos
Componente Gestión Administrativa
Componente Gestión Pedagógica
Componente de Convivencia
Componente Servicios Educativos
Componente Integral de Riesgos Escolares
108
Bloque de actividades I
Finalidades de los procesos documentales
http://www.agn.gob.mx/lineam/instructivo%20para%20el%20cuadro%20de%20clasificacion.pdf
Funciones de archivo general
http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf
Categorías de archivos http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf
Archivos de oficina (activo)
http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf
Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”
PLAN DE DESTREZAS CON CRITERIO DE DESEMPEÑO N° 1
1. DATOS INFORMATIVOS:
DOCENTE: ÁREA/ASIGNATURA: NÚMERO DE PERIODOS: 1
período
FECHA DE
INICIO:
FECHA DE FINALIZACIÓN
:
Temas de la sección EJE TRANSVERSAL / INSTITUCIONAL
Orgánico Estructural
Finalidades de los procesos documentales
Funciones de archivo general
Categorías de archivos
Archivos de oficina (activo)
La interculturalidad Formación de una ciudadanía democrática
Protección del medio ambiente.
DESTREZA CON CRITERIO DE DESEMPEÑO A SER DESARROLLADA:
Objetivos del Bloque
Realizar actividades que ayuden a elaborar organigrama
Analizar la metodología que fortalezca el enfoque en cargos y funciones como mejora de los procesos documentales para alcanzar los estándares adecuados en la evaluación
institucional.
2. PLANIFICACIÓN
ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS CICLO DEL APRENDIZAJE (ERCA)
RECURSOS INDICADO
RES DE LOGRO
TÉCNICAS/ INSTRUMENT
OS DE EVALUACIÓ
N
An
ticip
ació
n
Motivación inicial: Dinámica capitán manda EXPERIENCIA. ¿Qué sabes del tema?
Observar las diversas palabras del papelote.
REFLEXIÓN.
Exponer sobre el que más sabe.
Co
nstr
ucció
n
CONCEPTUALIZACIÓN. ¿Qué debes aprender? Demostrar situaciones reales con
la ayuda de las técnicas del que más sabe
Ejercitar como elaborar organigrama de acuerdo a las necesidades institucionales
Definir funciones en el organigrama
Papelote. Diccionar
io. Marcador
es Hojas papel Bonds.
Trabajar con la técnica de taller pedagógico
TÉCNICA: Elabore un organigrama.
109
Orgánico Estructural De La Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto
Arteta Montes”
Fuente: Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes” Elaborado por: Janeth Escandón Solís, María Palacios Campoverde
Aspectos más importantes
Finalidades de los procesos documentales
La Guía persigue:
Determinar explícitamente las funciones y responsabilidades de
cada cargo para convertir el acervo documental actual, en una base
de datos organizada sistemáticamente; y, determinar la cantidad de
documentos, condiciones físicas, la estructura documental, orden,
tipo de archivo (alfabético, numérico, cronológico, secuencial, etc.).
Con esto se realizará las mejoras necesarias para continuar el resto
de procesos.
Establecer los procedimientos que permitan la organización,
conservación, difusión y acceso a la información que genera la
Institución.
Disponer de la información de manera inmediata, segura y
económica reduciendo tiempo y dinero, a través de la realización de
la digitalización la información institucional.
Director
Comisiòn Social
Comisiòn de Riesgo
Comisiòn
de Disciplina
Junta Acadèmica
Consejo ejecutivo
DECE
110
Dar de baja documentos pedagógicos y administrativos que se
encuentran compilados o respaldadas en bases de datos de los
archivos de la institución.
Organización institucional
La escuela fiscal mixta 402 “Don Ruperto Arteta cuenta con un
Archivo General, el cual depende del Macro proceso de Gestión
Documental; la Secretaría y Archivo de los procesos Institucionales
corresponden jerárquicamente al Director de la institución y sus directrices
administrativas.
Funciones de archivo general
Para la consecución de los fines determinados, el Archivo General se
encargará de:
Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel
institucional, que permitan la planificación, organización, control,
supervisión y coordinación con los demás procesos de la Institución.
Elaborar la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD)
según la normativa legal en coordinación con los servidores de las
áreas técnicas y administrativas.
Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa
a la Institución.
Mantener actualizados los registros de control de las
comunicaciones y los archivos.
Informar sobre el estado del trámite de los documentos.
Despachar con oportunidad y diligencia la correspondencia
elaborada por los diferentes procesos. Y efectuar el control de los
medios de entrega.
Programar y ejecutar la conservación documental a través de la
digitalización, de acuerdo con las necesidades de la institución.
111
Atender pedidos de referencia del usuario y personal de la Institución
y llevar registro de los préstamos de documentos.
Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según
establece la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública y su Reglamento.
Establecer la participación obligatoria en programas de
adiestramiento archivístico a todo el personal que tenga bajo su
responsabilidad el manejo de documentos y archivos.
Presentar informes de avance o evaluación de trabajos y novedades.
Categorías de archivos
Comprende el archivo físico de la Dirección; los responsables de
esta actividad son responsables de la organización, administración y
custodia de los documentos en trámite y de aquellos calificados como
activos. Para efectos de aplicación los archivos de la dirección institucional
se integrarán de la siguiente manera:
Archivos de oficina (activo)
Son los documentos generados por las actividades de cada uno de
los Procesos y/o subprocesos. Su función es la organización y la
conservación de la documentación mientras su utilización es constante su
permanencia será de un año calendario al que recurre, luego de lo cual se
eliminarán en el propio Proceso y/o subproceso, previa evaluación por parte
del Director del Área en función de la Tabla de Plazos de Conservación
Documental. Se exceptúa la documentación con valoración temporal la cual
se transferirá al Archivo General, para su custodia y conservación.
112
Bloque de actividades II
Archivo general (central)
http://webltga.espe.edu.ec/site/images/download/instructivo%20final.pdf
Archivo pasivo http://webltga.espe.edu.ec/site/images/download/instructivo%20final.pdf
Archivo histórico (permanente)
http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf
Archivo digital http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf
Marco legal funcional del nivel directivo
https://educacion.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2016/03/LOEI-Actualizado.pdf
Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”
PLAN DE DESTREZAS CON CRITERIO DE DESEMPEÑO N° 2
1. DATOS INFORMATIVOS:
DOCENTE: ÁREA/ASIGNATURA:
NÚMERO DE
PERIODOS: 1 período
FECHA
DE INICIO:
FECHA DE
FINALIZACIÓN:
Temas de la sección EJE TRANSVERSAL / INSTITUCIONAL
Archivo general (central)
Archivo pasivo
Archivo histórico (permanente)
Archivo digital
Marco legal funcional del nivel directivo
La interculturalidad Formación de una ciudadanía democrática
Protección del medio ambiente.
DESTREZA CON CRITERIO DE DESEMPEÑO A SER DESARROLLADA:
Objetivos del Bloque
Realizar actividades que ayuden a elaborar organigrama
Desarrollar talleres de trabajo con docentes para mejorar
los los procesos documentales
2. PLANIFICACIÓN
ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS CICLO DEL APRENDIZAJE (ERCA)
RECURSOS INDICADORES
DE LOGRO
TÉCNICAS/ INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
An
ticip
ació
n Motivación inicial: Dinámica capitán manda
EXPERIENCIA. ¿Qué sabes del tema? Observar las diversas palabras del papelote. REFLEXIÓN.
Exponer sobre el que más sabe.
Co
nstr
ucció
n CONCEPTUALIZACIÓN. ¿Qué debes
aprender? Demostrar situaciones reales con la ayuda
de las técnicas del que más sabe
Ejercitar como elaborar organigrama de acuerdo a las necesidades institucionales
Definir funciones en el organigrama
Papelote. Diccionario. Marcadores
Hojas papel Bonds.
Trabajar con la técnica de taller pedagógico
TÉCNICA: Elabore un organigrama.
113
Archivo general (central)
Son los documentos que ya no se encuentran activos o en uso en
los diversos procesos y que por la información contenida, son objeto de
consulta ocasional. El Archivo General es el responsable de integrar,
resguardar, custodiar y conservar la documentación Institucional y
académica.
Archivo pasivo
Constituyen los documentos seleccionados por cada Proceso y/o
subproceso, luego de haberse realizado las clasificaciones y evaluaciones.
Se volverán a seleccionar los que constituyen documentación permanente
o histórica.
Archivo histórico (permanente)
Se retendrá toda la documentación original y seleccionada en las
anteriores evaluaciones y constará de los documentos trascendentales por
tener valor histórico o institucional para que puedan ser conservados
indefinidamente, como ejemplo: publicaciones institucionales, manuales,
notas, promociones y antecedentes de los estudiantes, etc.
Archivo digital
Estos archivos se organizan incorporando tecnologías de la información y
la comunicación de última generación con el fin de proteger, administrar y
conservar la información generada en la Institución. Para ello, se emplearán
los diferentes medios electrónicos, informáticos, ópticos como la
digitalización en los diferentes medios magnéticos: discos duros, cintas,
etc.
114
Marco legal funcional del nivel directivo
Desde una perspectiva al plano legal la presente propuesta se
sustenta en:
Reglamento general a la ley orgánica de educación intercultural TÍTULO IV
del sistema nacional de educación capítulo III De las autoridades de las
instituciones educativas.
Art. 42.- De los tipos de autoridades. Son autoridades en los
establecimientos educativos según el servicio que ofertan:
1. En los centros de Educación Inicial:
i. El Director que es la máxima autoridad.
2. En las escuelas de Educación Básica:
i. El Director que es la máxima autoridad.
ii. El Subdirector.
iii. El Inspector general.
iv. El Subinspector general.
En todos los establecimientos educativos públicos, particulares y
fisco misionales, la máxima autoridad debe ser la responsable de cumplir y
hacer cumplir las disposiciones prescritas en la Constitución de la
República, la Ley Orgánica de Educación Intercultural, el presente
reglamento y demás normativa específica que expida la Autoridad
Educativa Nacional en todos sus niveles.
Los directivos de todos los establecimientos educativos deben cumplir entre
cuatro (4) y ocho (8) períodos de clase a la semana.
Art. 43.- Cargos directivos para instituciones fiscales. Los
establecimientos educativos fiscales que tengan menos de ciento veinte
(120) estudiantes no pueden tener cargos directivos. En estos casos, el
115
docente con nombramiento que tenga más años de servicio debe asumir el
liderazgo de las actividades del plantel y ser considerado como la máxima
autoridad del establecimiento. Para el efecto, debe actuar con el apoyo y
seguimiento del Consejo Académico del Circuito, y de docentes mentores
y asesores educativos.
Los cargos directivos por tipo y número de estudiantes en
establecimientos educativos fiscales son los siguientes:
En las instituciones educativas con dos (2) jornadas de trabajo diario, debe
haber dos (2) vicerrectores o subdirectores.
Art. 44.- Atribuciones del Director o Rector. Son atribuciones del Rector
o Director las siguientes:
1. Cumplir y hacer cumplir los principios, fines y objetivos del Sistema
Nacional de Educación, las normas y políticas educativas, y los
derechos y obligaciones de sus actores;
2. Dirigir y controlar la implementación eficiente de programas
académicos, y el cumplimiento del proceso de diseño y ejecución de
los diferentes planes o proyectos institucionales, así como participar
en su evaluación permanente y proponer ajustes;
3. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del
establecimiento;
4. Administrar la institución educativa y responder por su funcionamiento;
5. Fomentar y controlar el buen uso de la infraestructura física, mobiliario
y equipamiento de la institución educativa por parte de los miembros
de la comunidad educativa, y responsabilizarse por el mantenimiento
y la conservación de estos bienes;
6. Autorizar las matrículas ordinarias y extraordinarias, y los pases de los
estudiantes;
116
7. Legalizar los documentos estudiantiles y responsabilizarse, junto con
el Secretario del plantel, de la custodia del expediente académico de
los estudiantes;
8. Promover la conformación y adecuada participación de los organismos
escolares;
9. Dirigir el proceso de autoevaluación institucional, así como elaborar e
implementar los planes de mejora sobre la base de sus resultados;
10. Fomentar, autorizar y controlar la ejecución de los procesos de
evaluación de los aprendizajes de los estudiantes;
11. Controlar la disciplina de los estudiantes y aplicar las acciones
educativas disciplinarias por las faltas previstas en el Código de
Convivencia y el presente reglamento;
12. Aprobar el distributivo de trabajo de docentes, dirigir y orientar
permanentemente su planificación y trabajo, y controlar la
puntualidad, disciplina y cumplimiento de las obligaciones de los
docentes;
13. Elaborar, antes de iniciar el año lectivo, el cronograma de actividades,
el calendario académico y el calendario anual de vacaciones del
personal administrativo y de los trabajadores;
14. Aprobar los horarios de clases, de exámenes, de sesiones de juntas
de docentes de curso o grado y de la junta académica;
15. Establecer canales de comunicación entre los miembros de la
comunidad educativa para crear y mantener tanto las buenas
relaciones entre ellos como un ambiente de comprensión y armonía,
que garantice el normal desenvolvimiento de los procesos educativos;
16. Ejecutar acciones para la seguridad de los estudiantes durante la
jornada educativa que garanticen la protección de su integridad física
y controlar su cumplimiento;
17. Remitir oportunamente los datos estadísticos veraces, informes y más
documentos solicitados por la Autoridad Educativa Nacional, en todos
sus niveles;
117
18. Asumir las funciones del Vicerrector, Subdirector o Inspector general
en el caso de que la institución no contare con estas autoridades;
19. Recibir a asesores educativos, auditores educativos y funcionarios de
regulación educativa, proporcionar la información que necesitaren
para el cumplimiento de sus funciones e implementar sus
recomendaciones;
20. Encargar el rectorado o la dirección en caso de ausencia temporal,
previa autorización del Nivel Distrital, a una de las autoridades de la
institución, o a un docente si no existiere otro directivo en el
establecimiento; y,
21. Las demás que contemple el presente reglamento y la normativa
específica que para el efecto expida el Nivel Central de la Autoridad
Educativa Nacional.
En los establecimientos fisco misional y particular, los directivos y docentes
deben cumplir con los mismos requisitos de los directivos y docentes
fiscales, establecidos en el presente reglamento.
Art. 45.- Atribuciones del Subdirector o Vicerrector. Cuando por el
número de estudiantes en una institución educativa exista el cargo directivo
de Subdirector o Vicerrector, son sus deberes y atribuciones las
siguientes:
1. Presidir la Comisión Técnico Pedagógica de la Institución;
2. Dirigir el proceso de diseño y ejecución de los diferentes planes o
proyectos institucionales, así como participar en su evaluación
permanente y proponer ajustes;
3. Dirigir los diferentes niveles, subniveles, departamentos, áreas y
comisiones, y mantener contacto permanente con sus responsables;
4. Proponer ante el Consejo Ejecutivo la nómina de directores de área y
docentes tutores de grado o curso;
5. Asesorar y supervisar el trabajo docente;
118
6. Revisar y aprobar los instrumentos de evaluación preparados por los
docentes;
7. Elaborar y presentar periódicamente informes al Rector o Director del
establecimiento y al Consejo Ejecutivo sobre el rendimiento
académico por áreas de estudio y sobre la vida académica
institucional;
8. Implementar el apoyo pedagógico y tutorías académicas para los
estudiantes, de acuerdo con sus necesidades;
9. Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad educativa
emitidos por el Nivel Central de la Autoridad Educativa Nacional;
10. Las demás que le delegue el Rector o Director; y,
11. Las demás previstas en el presente reglamento o la normativa
específica que expida para el efecto el Nivel Central de la Autoridad
Educativa Nacional.
Art. 46.- Atribuciones del Inspector general. Son atribuciones del
Inspector general de las instituciones educativas las siguientes:
1. Coordinar a los inspectores de grado o curso;
2. Registrar la asistencia y puntualidad de docentes y estudiantes;
3. Gestionar el clima organizacional, y promover y controlar el cumplimiento
de las normas de convivencia y de la disciplina en el plantel;
4. Publicar los horarios de clases y exámenes;
5. Organizar la presentación del estudiantado en actos sociales,
culturales, deportivos y de otra índole;
6. Conceder el permiso de salida a los estudiantes para ausentarse del
plantel durante la jornada educativa;
7. Aprobar la justificación de la inasistencia de los estudiantes, cuando
sea de dos (2) a siete (7) días consecutivos;
8. Llevar los siguientes registros:
Archivo documental de cada docente.
Distributivo de trabajo docente.
119
Horarios de clase.
Asistencia de estudiantes.
Solicitudes de justificación por inasistencia a clases de los estudiantes
debidamente firmada por su representante legal.
Control de días laborados y novedades en caso de que las hubiere.
Calificaciones de disciplina de los estudiantes.
Comunicaciones enviadas y recibidas.
Control de comisiones y actividades docentes y estudiantiles que se llevan
a cabo dentro y fuera del plantel y otros de similar naturaleza.
9. Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad educativa
emitidos por el Nivel Central de la Autoridad Educativa Nacional; y,
10. Las demás que le delegue el Rector o Director.
En las instituciones educativas particulares, el Inspector general, en su
calidad de responsable del talento humano, debe velar por el cumplimiento
de las disposiciones laborales y remunerativas fijadas por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
Art. 47.- Del Subinspector general. En los establecimientos educativos en
los que existiere Subinspector general, este deberá cumplir con las
funciones delegadas por el Rector o Director y el Inspector general en la
jornada correspondiente.
SECCIÓN II
DE LA JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y DOCENTES
Art. 49.- Junta General de Directivos y Docentes. La Junta General de
Directivos y Docentes se integra con los siguientes miembros: Rector o
Director (quien la debe presidir), Vicerrector o Subdirector, Inspector
general, Subinspector general, docentes e inspectores que se hallaren
laborando en el plantel.
120
La Junta General de Directivos y Docentes se debe reunir, en forma
ordinaria, al inicio y al término del año lectivo; y extraordinariamente, para
tratar asuntos específicos, por decisión de su Presidente o a petición de las
dos terceras partes de sus miembros. Las sesiones se deben realizar,
previa convocatoria por escrito del Rector o Director, al menos con cuarenta
y ocho (48) horas de anticipación.
Son deberes y atribuciones de la Junta General de Directivos y
Docentes:
1. Conocer los planes, programas y proyectos institucionales;
2. Conocer el informe anual de labores presentado por el Rector o Director
y formular las recomendaciones que estimare convenientes;
3. Proponer reformas al Código de Convivencia;
4. Elegir a los miembros del Consejo Ejecutivo, en los casos
correspondientes;
5. Proponerle, al Nivel Zonal, ternas para el encargo de las funciones de
Rector, Vicerrector e Inspector general, en caso de ausencia definitiva, y
hasta que se efectúe el correspondiente concurso de méritos y oposición;
(Derogado)
6. Estudiar y pronunciarse sobre los asuntos que fueren sometidos a su
consideración por el Rector o Director; y,
7. Las demás previstas en la normativa emitida por el Nivel Central de la
Autoridad Educativa Nacional.
(Nota: Numeral 5 del artículo 49, derogado mediante el Decreto Ejecutivo
No. 505, de 11 de diciembre del 2014, publicado en el Suplemento del
Registro Oficial Nro. 408, de 05 de enero del 2015 )
121
SECCIÓN III
DE LOS CONSEJOS EJECUTIVOS
Art. 50.- Consejo Ejecutivo. Es la instancia directiva, de participación de la
comunidad educativa y de orientación académica y administrativa de los
establecimientos públicos, fisco misional y particular.
El Consejo Ejecutivo está conformado por:
1. El Rector o Director, que lo preside y tiene voto dirimente;
2. El Vicerrector o Subdirector, según el caso, y,
3. Tres (3) vocales principales, elegidos por la Junta General de Directivos
y Docentes y sus respectivos suplentes.
El Secretario del Consejo Ejecutivo debe ser el Secretario de la
institución educativa. En caso de falta o ausencia de este, puede
designarse un Secretario ad hoc. El Secretario tiene voz informativa, pero
no voto.
El Consejo Ejecutivo se debe reunir ordinariamente por lo menos una
(1) vez al mes, y extraordinariamente, cuando lo convoque el Rector o
Director o a pedido de tres (3) de sus miembros. El Consejo Ejecutivo debe
sesionar con la presencia de por lo menos la mitad más uno (1) de sus
integrantes.
Art. 51.- Vocales. Los vocales del Consejo Ejecutivo son elegidos en la
última sesión ordinaria de la Junta General y deben entrar en funciones
treinta (30) días después de su elección, previa ratificación de la Dirección
Distrital respectiva. Duran dos (2) años en sus funciones y pueden ser
122
reelegidos después de un período, salvo en el caso de que el número de
profesores imposibilite el cumplimiento de esta disposición.
En caso de ausencia temporal de uno o más vocales principales,
deben ser convocados los suplentes en orden de elección, y, en caso de
ausencia definitiva de los vocales principales, los suplentes deben ser
principal izados en el orden indicado. Si la ausencia definitiva fuere de
principales y suplentes, el Rector o Director convocará a la Junta General
de Directivos y Docentes para la elección de los nuevos vocales principales
y suplentes, quienes entrarán en función luego de la ratificación de la
Dirección Distrital respectiva, y actuarán hasta la finalización del período
para el que fueron elegidos.
Art. 52.- Requisitos. Para ser elegido Vocal del Consejo Ejecutivo se
requiere:
1. Ser docente en el establecimiento respectivo;
2. Haber laborado en el plantel un mínimo de dos (2) años, excepto en las
instituciones educativas de reciente creación; y,
3. No haber sido sancionado con suspensión en el ejercicio docente.
Art. 53.- Deberes y atribuciones. Son deberes y atribuciones del Consejo
Ejecutivo:
1. Elaborar el Plan Educativo Institucional del establecimiento y darlo a
conocer a la Junta General de Directivos y Docentes;
2. Evaluar periódicamente el Plan Educativo Institucional y realizar los
reajustes que fueren necesarios;
3. Elaborar el Código de Convivencia del establecimiento, aprobar sus
reformas y remitirlo a la Dirección Distrital correspondiente para su
aprobación;
123
4. Conformar las comisiones permanentes establecidas en el Código de
Convivencia del establecimiento;
5. Diseñar e implementar estrategias para la protección integral de los
estudiantes;
6. Promover la realización de actividades de mejoramiento docente y de
desarrollo institucional;
7. Crear estímulos para los estudiantes, de conformidad con la normativa
que para el efecto expida el Nivel Central de la Autoridad Educativa
Nacional;
8. Conocer y aprobar los informes presentados por los responsables de los
departamentos, organismos técnicos y comisiones del establecimiento;
9. Controlar la correcta conservación y cuidado de los bienes institucionales
y aprobar y ejecutar los planes para su mantenimiento, así como controlar
el buen uso de la infraestructura física, mobiliario y equipamiento de la
institución;
10. Conocer y aprobar el Plan Didáctico Productivo, en caso de que el
establecimiento contare con Unidad Educativa de Producción;
11. Servir de instancia para resolver los conflictos que se presentaren entre
miembros de la comunidad del establecimiento educativo;
12. Formular las políticas que guíen las labores de atención integral de los
estudiantes del establecimiento, en concordancia con lo previsto en el
Código de Convivencia del establecimiento. Las acciones de atención
integral de los estudiantes se implementarán por medio del Departamento
de Consejería Estudiantil;
13. Aprobar el Plan Operativo Anual del Departamento de Consejería
Estudiantil;
14. Evaluar los programas implementados por el Departamento de
Consejería Estudiantil;
15. Apoyar al Jefe del Departamento de Consejería Estudiantil para que las
acciones programadas que requirieran de la participación del personal
124
docente, directivo, administrativo, de representantes legales y de
estudiantes se lleven a cabo;
16. Impulsar y potenciar la conformación de redes interinstitucionales que
apoyen las acciones del Departamento de Consejería Estudiantil; y,
17. Analizar y aprobar los informes anuales y ocasionales que presente el
Jefe del Departamento de Consejería Estudiantil, y formular las
sugerencias del caso.
Art. 57.- Secretaría.- Las responsabilidades de Secretaría las desempeña
el docente asignado para el efecto o un profesional del ramo, quien debe
hacerse responsable de los siguientes deberes y atribuciones:
1. Llevar los libros, registros y formularios oficiales y responsabilizarse de
su conservación, integridad, inviolabilidad y reserva;
2. Organizar, centralizar y mantener actualizada la estadística y el archivo
del establecimiento;
3. Ingresar con exactitud los datos y registros académicos que requiera el
sistema de información del Ministerio de Educación;
4. Conferir, previa autorización del Rector o Director, copias y
certificaciones;
5. Suscribir, de conformidad con las disposiciones reglamentarias, y junto
con el Rector o Director, los documentos de matrícula y promoción, y los
formularios o registros de datos requeridos por el Sistema de información
del Ministerio de Educación; y,
6. Las demás obligaciones determinadas en la legislación vigente y las
determinadas por la máxima autoridad del establecimiento.
125
Bloque de actividades III
Componente Gestión Administrativa
http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/ManAudFin.pdf
Componente Gestión Pedagógica
https://educacion.gob.ec/
Componente de Convivencia
https://educacion.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2016/07/Instructivo
Componente Servicios Educativos
http://www.educacion.quito.gob.ec/unidades/quitumbe/images/contenidos/archivos/ocultos/2017/04-Abril/k/PPED.pdf
Componente Integral de Riesgos Escolares
http://www.educacion.quito.gob.ec/unidades/quitumbe/images/contenidos/archivos/ocultos/2017/04-Abril/k/PPED.pdf
Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”
PLAN DE DESTREZAS CON CRITERIO DE DESEMPEÑO N° 2
1. DATOS INFORMATIVOS:
DOCENTE: ÁREA/ASIGNATURA: NÚMERO DE PERIODOS: 1
período
FECHA DE
INICIO:
FECHA DE FINALIZACIÓN:
Temas de la sección EJE TRANSVERSAL / INSTITUCIONAL
Proceso de generación de la gestión documental por Cargos
Componente Gestión Administrativa
Componente Gestión Pedagógica
Componente de Convivencia
Componente Servicios Educativos
Componente Integral de Riesgos Escolares
La interculturalidad Formación de una ciudadanía democrática
Protección del medio ambiente.
DESTREZA CON CRITERIO DE DESEMPEÑO A SER DESARROLLADA:
Objetivos del Bloque
Realizar actividades que ayuden a elaborar organigrama
Lograr el uso de la guía andragógica con enfoque en cargos y funciones para mejorar los procesos
documentales
2. PLANIFICACIÓN
ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS CICLO DEL APRENDIZAJE (ERCA)
RECURSOS INDICADOR
ES DE LOGRO
TÉCNICAS/ INSTRUMENTO
S DE EVALUACIÓN
An
ticip
ació
n
Motivación inicial: Dinámica capitán manda EXPERIENCIA. ¿Qué sabes del tema? Observar las diversas palabras del
papelote. REFLEXIÓN. Exponer sobre el que más sabe.
Co
nstr
ucció
n
CONCEPTUALIZACIÓN. ¿Qué debes aprender? Demostrar situaciones reales con la
ayuda de las técnicas del que más sabe
Ejercitar como elaborar organigrama de acuerdo a las necesidades institucionales
Definir funciones en el organigrama
Papelote. Diccionari
o. Marcadore
s Hojas papel Bonds.
Trabajar con la técnica de taller pedagógico
TÉCNICA: Elabore un organigrama.
126
Proceso de generación de la gestión documental por Cargos
Componente Gestión Administrativa
01 Proceso Estándar Gestión Escolar Gestión Documental
Go
bie
rno
Es
co
lar
Cuenta con un Plan de Incentivos no económicos
para el personal administrativo, directivo y docente, con base en los
méritos profesionales.
Convocatorias/ registro de asistencia/ actas o informes
Plan de Incentivos no económicos
Dispone del Manual de Procesos Académicos y
Administrativos :
a) Procedimientos Organizativos: Organigrama
orgánico-estructural, funcional, posicional;
b) Procedimientos operativos: uso, distribución
y mantenimiento de infraestructura, recursos
educativos y equipamiento,
c) Procedimientos académicos: registro de
calificaciones, ausentismo docente, calendario
académico, carga horaria escolar, carga horaria
docente,
d) Jornada extracurricular
* Manual de Procesos Académicos y Administrativos
* Convocatorias y registros de asistencia a la divulgación del
Manual de Procesos Académicos y Administrativos.
Posee bases de datos institucionales actualizadas
en el sistema y/o en la plataforma informática del
MinEduc.
Reportes en los Sistemas y plataforma del MinEduc con base
de datos institucionales actualizados
Posee el informe de las necesidades de infraestructura,
equipamiento y recursos didácticos en función del
desarrollo de las actividades educativas.
Instrumento de recolección de información de necesidades
* Matriz de resultados/ Informe de necesidades de infraestructura,
equipamiento y recursos didácticos
Cuenta con registros de almacenamiento,
mantenimiento y control de uso de infraestructura,
equipamiento y recursos didácticos, según los
procedimientos operativos establecidos.
Inventario de equipamiento y recursos didácticos actualizado
* Plan de mantenimiento recurrente
* Registros de uso de infraestructura, equipamiento y
recursos didácticos
127
02
Org
an
iza
ció
n D
ire
cti
vo
Posee el Proyecto Educativo Institucional (PEI)
construido según los lineamientos emitidos por
la Autoridad Educativa Nacional.
Convocatorias/ actas/ informes de la construcción del PEI
PEI registrado en el Distrito.
Administra el Proyecto Educativo Institucional (PEI)
en procura de la mejora continua de la institución
educativa.
Matriz/ registro o reporte del seguimiento de la ejecución del
PEI.
Informe de resultados de la implementación del PEI.
Presenta la Rendición de cuentas de la gestión de los
directivos y organismos institucionales, a la
comunidad educativa.
Informe de Rendición de Cuentas de la gestión de las autoridades y
organismos institucionales.
Convocatorias y registro de asistencia a la presentación del
Informe de Rendición de cuentas.
Desarrollar la metodología de autoevaluación
institucional.
Convocatorias, Informes, registros, de asistencia, actas de conformación del Grupo Gestor.
Fecha de aprobación institucional de presentación del PEI al circuito
educativo.
Cuenta con el Plan de Comunicación Institucional para los diferentes actores de la comunidad educativa.
Lineamientos de Comunicación.
Informe de avance de construcción del plan de
comunicación.
Plan de Comunicación.
Mantiene comunicación con los actores de la
comunidad educativa, utilizando diferentes
medios establecidos en el plan.
Carteleras/ registro fotográfico/ correos electrónicos/ redes
sociales/ circulares/ memorandos/ oficios/ agenda escolar.
Cronograma/ calendario académico/ Instrumento de
monitoreo.
Implementa el Plan de Desarrollo Profesional
Institucional para el personal administrativo,
directivo y docente.
Oficios/solicitudes/ actas/acuerdos con organismos
gubernamentales y no gubernamentales.
Cronograma/ Matriz de Seguimiento de actividades contempladas en el Plan de
Desarrollo Profesional Institucional.
Informe de ejecución del Plan de Desarrollo Profesional
Institucional.
Aplica el Plan de Incentivos no económicos para el personal administrativo,
directivo y docente, elaborado en función de la
Informe/ Matriz de seguimiento del personal administrativo,
directivo y docente
Informe del personal administrativo, directivo y docente
destacados.
128
evaluación del desempeño profesional
Actas/ acuerdos/ diplomas, o memorandos.
Gestiona la implementación del Manual de Procesos Académicos y Administrativo que guía las
acciones de los actores educativos
Cronograma de monitoreo/
Instrumento de seguimiento del
Manual de Procesos Académicos
y Administrativos
Informe de resultados
Coordina el ingreso de la información institucional en
los sistemas y/o en la plataforma informática del
MinEduc en las fechas establecidas.
Circulares/ solicitudes de información a los diferentes
actores del sistema educativo
Instrumentos/ reportes de verificación de la información.
Información actualizada en los sistemas y en la plataforma
informática del MinEduc
Gestiona infraestructura, equipamiento y recursos
didácticos de acuerdo a las necesidades institucionales.
Oficio de solicitud de necesidades de infraestructura,
equipamiento y recursos didácticos
Bitácora de acciones desarrolladas
Informe de resultados de la gestión
Supervisa el almacenamiento,
mantenimiento y control de uso de la infraestructura, equipamiento y recursos
didácticos en cumplimiento de los procedimientos
operativos establecidos.
Instrumentos de supervisión
Cronograma de ejecución
Informe de supervisión de almacenamiento, mantenimiento
y control de uso de la infraestructura, equipamiento y
recursos didácticos
03
Org
an
iza
ció
n D
oc
en
te
Comunica los resultados de los aprendizajes e
información a la comunidad educativa, según lo
establecido en el Plan de Comunicación Institucional.
Convocatorias/ registro de calificaciones / pruebas/ tareas/ cuadernos/ exámenes/ actas/
acuerdos/ portafolio del estudiante/ registros en la
plataforma virtual
Participa en eventos de capacitación relacionados
con su ejercicio profesional, establecidos en el Plan de
Desarrollo Profesional Institucional
Certificados/ diplomas de capacitación.
Desarrolla sus actividades administrativas y
académicas enmarcadas en el Manual de Procesos
Académicos y Administrativos.
Actas/ convocatorias
Informe de resultados de las actividades desarrolladas
129
Registra información de la gestión docente en un
sistema personal, institucional y en la
plataforma informática del MinEduc
Registros de la información en un sistema personal o institucional.
Actas de juntas de grado o curso.
Información de la gestión docente registrada en los sistemas y en la
plataforma informática del MinEduc
Diagnostica las necesidades de infraestructura,
equipamiento y recursos didácticos relacionadas a su
desempeño.
Matriz de priorización del diagnóstico de necesidades de infraestructura, equipamiento y
recursos didácticos para el directivo
Promueve el cuidado de la infraestructura,
equipamiento y recursos didácticos, en cumplimiento
de los procedimientos operativos institucionales.
Resultados de conversatorios
Carteles/ compromisos/ fotografías/ trípticos
Componente Gestión Pedagógica
Proceso Estándar Gestión Escolar Gestión Documental
01
Go
bie
rno
Es
co
lar
Cuenta con la Planificación Curricular Institucional (PCI)
alineada al Proyecto Educativo Institucional
(PEI).
Diagnóstico Institucional/convocatoria/ registro
de asistencia/ actas o informes.
Planificación Curricular Institucional (PCI)
Dispone de informes sobre el rendimiento académico por áreas de estudio, que
evidencian la aplicación de los lineamientos de
evaluación establecidos en la Planificación Curricular
Institucional (PCI).
Informes del rendimiento académico parciales,
quimestrales y anual, por años y áreas
Cuenta con el Plan de Refuerzo Académico a
partir de los informes de las necesidades de aprendizaje
de los estudiantes.
Plan de Refuerzo Académico
Dispone de un Plan de Acompañamiento
Pedagógico a la Práctica Docente en concordancia al
contexto y a las necesidades de los
docentes.
Plan de Acompañamiento Pedagógico.
130
02
Ge
sti
ón
D
ire
cti
vo
Orienta el diseño de la Planificación Curricular Institucional (PCI) en coordinación con los
organismos institucionales.
Cronograma de actividades
Convocatorias o acta o registro de asistencia
Comunicaciones
Gestiona la implementación del Plan Curricular Anual
(PCA) en articulación con el Plan Curricular Institucional.
Matriz/ cronograma o instrumentos de seguimiento o
implementación
Convocatorias /actas / registros de asistencias
Comunicaciones
Plan Curricular Anual
Da seguimiento a la ejecución de la planificación micro (PUD) curricular que
atienda al contexto y las necesidades específicas de
los estudiantes.
Planificaciones microcurriculares
Matriz de seguimiento o revisión de planificaciones.
Supervisa la aplicación de los lineamientos para la
evaluación de los aprendizajes establecidos
en la Planificación Curricular Institucional (PCI)
Repositorio de los Instrumentos
de evaluación
Matrices/ instrumentos/ registros
de seguimiento
Orienta la implementación del Plan de Refuerzo Académico, según las
necesidades de aprendizaje de los estudiantes.
Cronograma/ matriz/ instrumento
de seguimiento al Plan de
Refuerzo Académico
Gestiona la implementación del Plan de
Acompañamiento Pedagógico a la práctica docente orientado a la mejora del desempeño
docente en beneficio de los aprendizajes de los
estudiantes.
Ficha/ instrumento de
observación áulica
03
Ge
sti
ón
Do
ce
nte
Participa en la elaboración de la Planificación
Curricular Institucional (PCI) según la normativa.
Convocatorias/ registros de asistencia/actas.
Informes de Comisiones Pedagógicas, Junta Académica
Diseña la Planificación Curricular Anual (PCA) de manera colaborativa, en
articulación con la Planificación Curricular
Institucional (PCI).
Planificación Curricular Anual.
Elabora la planificación microcurricular en articulación al Plan
Curricular Anual (PCA) y a
Planificación microcurricular
131
las necesidades educativas de los estudiantes.
Implementa estrategias de enseñanza que potencien el
logro de los objetivos de aprendizaje planteados en
la planificación microcurricular.
Portafolio del estudiante
Evalúa el logro de aprendizaje de los
estudiantes utilizando diferentes técnicas,
instrumentos y tipos de evaluación establecidos en la Planificación Curricular
Institucional (PCI).
Instrumentos de Evaluación
* Informe de Aprendizaje de su grado o curso
* Registro de calificaciones del docente
Ejecuta Planes de Refuerzo Académico en función de
las necesidades de aprendizaje de los
estudiantes.
Planificación de Refuerzo Académico
Registro de asistencia
Informe del Refuerzo Académico
Examina los efectos de su práctica pedagógica a
partir de los resultados de la autoevaluación, coevaluación y
retroalimentación de la comunidad educativa.
Resultados de los aprendizajes de los estudiantes.
Resultado de los conversatorios con miembros de la comunidad
educativa.
Componente de Convivencia
Proceso Estándar Gestión Escolar Gestión Documental
01
Go
bie
rno
Es
co
lar
Cuenta con un Plan de Acción del Servicio de
Consejería Estudiantil de apoyo de los estudiantes con necesidades socioafectivas, académicas y pedagógicas.
Plan de Acción del Servicio de Consejería Estudiantil
Cuenta con los organismos institucionales en funciones,
conformados según la normativa vigente.
Actas de conformación de organismos institucionales según
la normativa vigente. Documento de Ratificación de la
Dirección Distrital para que entren en funciones el Consejo Ejecutivo
y el en el caso de las Instituciones Unidocentes
considerar la realidad institucional.
132
Tiene el Código de Convivencia construido de
forma participativa de acuerdo al contexto de la
comunidad educativa.
Convocatorias/actas de comisiones.
Código de Convivencia ingresado o Ratificado por el
Distrito.
Integra redes de Trabajo Colaborativo con
instituciones educativas de la comunidad.
Acuerdos/ compromisos/ programa / plan de trabajo/
actas/ informes/ reconocimientos
Mantiene alianzas estratégicas de trabajo
cooperativo, con empresas u organizaciones públicas o
privadas, instituciones de educación superior,
asociaciones de apoyo técnico para generar proyectos educativos.
Convenios o alianzas estratégicas de trabajo cooperativo.
Proyectos educativos
Dispone de proyectos o programas de desarrollo
comunitario que fortalecen el vínculo de la institución con
la comunidad.
Convocatorias/acta/ registro de asistencia/ informes
Proyecto o programa de desarrollo comunitario
02
Ge
sti
ón
D
ire
cti
vo
Supervisa la ejecución del Plan de Acción del Servicio
de Consejería Estudiantil de apoyo de los estudiantes con necesidades socioafectivas, académicas y pedagógicas.
Informes de la implementación del Plan de Acción del Servicio de
Consejería Estudiantil
Instrumentos/ matriz / registro del seguimiento del Plan de Acción
del Servicio de Consejería Estudiantil
Supervisa la gestión de los organismos institucionales
con base a sus planificaciones.
Planificaciones de los organismos Institucionales. Matriz/ reporte / registros de
seguimiento de la ejecución de las actividades planificadas. Informe de resultados de las actividades desarrolladas.
Gestiona la implementación del Código de Convivencia en la comunidad educativa.
Informe/ matriz/ reporte de los mecanismos y/o estrategias para la implementación del Código de
Convivencia. Informe/ matriz/ reporte de resultados del monitoreo al
Código de Convivencia.
Actas/ resoluciones de decisiones tomadas
Genera espacios de trabajo colaborativo de intercambio
de conocimientos y experiencias pedagógicas
con otras instituciones educativas.
Convocatorias /circulares/actas/informes.
Cronograma de ejecución
133
Dirige el desarrollo de procesos de investigación e innovación pedagógica en coordinación con la Junta
Académica.
Planificación de procesos o proyectos de investigación e
innovación pedagógica.
Diagnóstico institucional
Desarrolla proyectos educativos en cooperación
con empresas u organizaciones públicas o privadas, instituciones de
educación superior o asociaciones de apoyo
técnico, de acuerdo a las alianzas estratégicas
establecidas, en el marco del Proyecto Educativo Institucional (PEI).
Convenios de cooperación Proyectos educativos.
Informes de ejecución.
Gestiona la participación de los miembros de la
institución en proyectos o programas de desarrollo
comunitario que genera un sentido de pertenencia y
corresponsabilidad.
* Convocatorias/ registros de asistencia/ actas/ invitaciones * Cronograma de ejecución * Informe de la ejecución de proyectos o programas de
desarrollo comunitario
03
Ge
sti
ón
Do
ce
nte
Cumple actividades específicas, determinadas por los profesionales de
consejería estudiantil según los lineamientos del Plan
de Acción.
Matriz de revisión.
Escalas de apreciación.
Informes.
Orienta sobre protocolos y rutas de actuación frente a
hechos que vulneren la integridad física y psicológica
a padres de familia y estudiantes según lineamientos de los
profesionales de consejería Estudiantil.
Convocatorias/ registros/actas/ informes
Desarrolla habilidades de convivencia armónica,
cultura de paz y no violencia en el marco del Código de
Convivencia de la institución entre los actores de la comunidad educativa.
Fotografías/documentos/plegables/actas de difusión/socialización
del
Código de Convivencia.
Actas de compromisos de mediación de conflictos.
Participa en redes de trabajo para el intercambio de
conocimientos y experiencias pedagógicas con otras instituciones educativas
Resultado del conversatorios con los docentes.
Registros de asistencia
134
Participa en el desarrollo de investigación educativa en
torno a los procesos de aprendizaje, que favorezcan la innovación en su ejercicio
docente.
Registro de resultados del conversatorio con los docentes.
Productos alcanzados
Participa en el desarrollo de proyectos escolares en el
marco de alianzas estratégicas establecidas por
la institución educativa.
Informes de avance de la ejecución del proyecto.
Certificados de participación.
Registros de asistencia.
Coordina la participación de los estudiantes en proyectos o programas de desarrollo comunitario como parte de
su formación integral.
Convocatorias/ Invitaciones/ fotografías/
Cronograma de ejecución Informe de la ejecución de proyectos o programas de
desarrollo comunitario
Componente Servicios Educativos
Proceso Estándar Gestión Escolar Gestión Documental
01
Go
bie
rno
Es
co
lar
Cuenta con Servicios Complementarios que
contribuyan al desarrollo educativo de los
estudiantes.
Solicitud de servicio complementario.
Actas de entrega recepción Contratos/ convenios
02
Ge
sti
ón
Dir
ec
tiv
o
Coordina la entrega o funcionamiento de los
servicios complementarios que la institución oferte.
Contratos / convenios/ hojas de registro/actas de entrega
recepción
03
Ge
sti
ón
Do
ce
nte
Promueve el uso de los servicios complementarios
para el bienestar de los estudiantes.
Reporte e informes.
135
Componente Integral de Riesgos Escolares
Proceso Estándar Gestión Escolar Gestión Documental
01
Go
bie
rno
Es
co
lar
Dispone del Plan de Gestión de Riesgos
Escolares que considere el contexto institucional.
Convocatorias/ actas/ informes de la socialización del Plan de
Gestión de Riesgos Informe/ matriz del diagnóstico
institucional. Plan de Gestión de Riesgos
Escolares ingresado o registrado en el Distrito
02
Ge
sti
ón
Dir
ec
tiv
o
Gestiona la implementación del Plan de Gestión de
Riesgos Escolares de la comunidad educativa.
Convocatorias/ registro de asistencia
Matriz/ registro de seguimiento de las estrategias y mecanismos de
implementación Informe/ matriz de resultados del
monitoreo
03
Ge
sti
ón
Do
ce
nte
Lidera el cumplimiento del Plan de Gestión de Riesgos Escolares en los diferentes
ambientes de las actividades escolares,
según la situación que se presente.
Fotografías/ convocatorias / registro de asistencia a difusión del Plan de Gestión de Riesgos
Escolares/ informes.
136
Conclusiones
El trabajo desarrollado es de gran utilidad dado que promoverá el
desarrollo de la Gestión documental de la Institución Educativa a
partir de la elaboración, conservación de los documentos que
requieren ser salvaguardados acorde a la normativa implementada
por el Ministerio de Educación del Ecuador y los organismos
desconcentrados.
En la búsqueda de los aspectos teóricos, se aporta con grandes
referentes actuales, que comulgan con los procesos documentales
que se llevan a cabo en las Instituciones educativas, se efectuó un
amplio análisis de las clases de documentos, los aspectos legales,
la forma de archivar y preservar los mismos, lo que de seguro es un
aporte que la comunidad educativa lo acogerá, en función de lograr
que los productos obtenidos trasciendas para el conocimiento de las
generaciones venideras o ya sea para la rendición de cuentas.
En la primera parte de la investigación, en la justificación del
problema se pudo conocer de la importancia en el diseñar una guía
metodológica con enfoque en cargos y funciones para mejorar la
calidad de los procesos documentales en el directivo de la escuela
“Don Ruperto Arteta Montes”
En las otras partes del proyecto se pudo verificar que las
interrogantes investigativas relacionadas con la medida en que
inciden los procesos de construcción del Código de convivencia, la
documentación que cada miembro de la institución debe elaborar,
conservar en el desempeño diario, eran escasas por la falta de un
Manual que oriente a cada organismo y miembro, el tipo de
documentación que debe mantener dentro del proceso inherente a
sus funciones.
137
Bibliografía
Amaru Maximiano, A. C. (2009). Fundamentos de administraciòn. Teorìa
general y proceso administrativo. Mèxico: Pearson Educaciòn
ISBN: 978-970-26-1511-8.
Arias, F. G. (2010). Proyecto de Investigación: Introducción a la
metodología científica. (5ª ed.) . Caracas: Episteme.
Ingram, D. (17 de Noviembre de 2015). Definición de liderazgo
transformacional vs. liderazgo transaccional. Obtenido de La Voz
de Houston: http://pyme.lavoztx.com/definicin-de-liderazgo-
transformacional-vs-liderazgo-transaccional-5325.html
Jares, X. R. (2006 ). Pedagogía de la convivencia. Mexico: GRAO.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2008). Elementos de administraciòn: un
enfoque internacional 7ma. ed. Mèxico: McGraw-Hill.
López, Y., Reyes, N., Rivera, M., Culebro, R., Hernández, A., González,
J., . . . León, V. (2009). La asesoría técnico pedagógica en
educación básica: diagnóstico, pronóstico y alternativas. México:
Universidad Pedagógica Nacional.
Madrigal Torres, B. E. (2009). Habilidades directivas 2da. Ed. México: Mc.
Graw Hill.
Ministerio de Educación. (2011). Estándares de calidad educativa. Quito:
Editogran.
Molina, T., & Contreras, M. (2011). Guía didáctica interactiva: material
instruccional para la asignación de técnicas y recursos para el
aprendizaje. Acción Pedagógica No.20 , 20-30.
Münch, L. (2010). Administración: Gestión organzacional, enfoques y
proceso administrativo. México: Pearson Educación.
OEI. (2009). Aprendizaje y desarrollo profesional docente. Madrid: OEI
con la colaboración de Santillana.
Panchí, V. (Octubre de 1999). La guía didáctica componentes
estructurales . (U. A. México, Productor) Recuperado el 2014, de
http://9.asset.soup.io/asset/2982/3433_6cbe.pdf
Ramirez. (2009). Como hacer un proyecto de Investigacion. Caracas:
Panapo.
Robbins. (2011). En Robbins.
Sampieri, H. (2012). Metodología de la Investigacion . Mexico: Editorial
Pearson. .
Sánchez, C. (2011). Metodología de la investigación científica y
técnológica. Madrid: Ediciones Dias de santos S.A.
Secretaria de Educación Pública. (2009). Modelo de gestión educativa
estratégica. Programa escuelas de calidad. México: SEC México.
138
Subsecretaria de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación.
(2012). Plan de Mejora: documento de apoyo. Recuperado el 15 de
10 de 2015, de Ministerio de Educación Ecuador:
http://educacion.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/08/Plan_-Mejora1.pdf
UNESCO. (2011). Manual de gestión para directores de instituciones
educativas. Lima: Lance Gráfico.
Referencias
Amaru Maximiano, A. C. (2009). Fundamentos de administraciòn. Teorìa
general y proceso administrativo. Mèxico: Pearson Educaciòn
ISBN: 978-970-26-1511-8.
Arias, F. G. (2010). Proyecto de Investigación: Introducción a la
metodología científica. (5ª ed.) . Caracas: Episteme.
Ingram, D. (17 de Noviembre de 2015). Definición de liderazgo
transformacional vs. liderazgo transaccional. Obtenido de La Voz
de Houston: http://pyme.lavoztx.com/definicin-de-liderazgo-
transformacional-vs-liderazgo-transaccional-5325.html
Jares, X. R. (2006 ). Pedagogía de la convivencia. Mexico: GRAO.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2008). Elementos de administraciòn: un
enfoque internacional 7ma. ed. Mèxico: McGraw-Hill.
López, Y., Reyes, N., Rivera, M., Culebro, R., Hernández, A., González,
J., . . . León, V. (2009). La asesoría técnico pedagógica en
educación básica: diagnóstico, pronóstico y alternativas. México:
Universidad Pedagógica Nacional.
Madrigal Torres, B. E. (2009). Habilidades directivas 2da. Ed. México: Mc.
Graw Hill.
Ministerio de Educación. (2011). Estándares de calidad educativa. Quito:
Editogran.
Molina, T., & Contreras, M. (2011). Guía didáctica interactiva: material
instruccional para la asignación de técnicas y recursos para el
aprendizaje. Acción Pedagógica No.20 , 20-30.
Münch, L. (2010). Administración: Gestión organzacional, enfoques y
proceso administrativo. México: Pearson Educación.
OEI. (2009). Aprendizaje y desarrollo profesional docente. Madrid: OEI
con la colaboración de Santillana.
139
Panchí, V. (Octubre de 1999). La guía didáctica componentes
estructurales . (U. A. México, Productor) Recuperado el 2014, de
http://9.asset.soup.io/asset/2982/3433_6cbe.pdf
Ramirez. (2009). Como hacer un proyecto de Investigacion. Caracas:
Panapo.
Robbins. (2011). En Robbins.
Sampieri, H. (2012). Metodología de la Investigacion . Mexico: Editorial
Pearson. .
Sánchez, C. (2011). Metodología de la investigación científica y
técnológica. Madrid: Ediciones Dias de santos S.A.
Secretaria de Educación Pública. (2009). Modelo de gestión educativa
estratégica. Programa escuelas de calidad. México: SEC México.
Subsecretaria de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación.
(2012). Plan de Mejora: documento de apoyo. Recuperado el 15 de
10 de 2015, de Ministerio de Educación Ecuador:
http://educacion.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/08/Plan_-Mejora1.pdf
UNESCO. (2011). Manual de gestión para directores de instituciones
educativas. Lima: Lance Gráfico.
Trabajos citados
Amaru Maximiano, A. C. (2009). Fundamentos de administraciòn. Teorìa
general y proceso administrativo. Mèxico: Pearson Educaciòn
ISBN: 978-970-26-1511-8.
Arias, F. G. (2010). Proyecto de Investigación: Introducción a la
metodología científica. (5ª ed.) . Caracas: Episteme.
Ingram, D. (17 de Noviembre de 2015). Definición de liderazgo
transformacional vs. liderazgo transaccional. Obtenido de La Voz
de Houston: http://pyme.lavoztx.com/definicin-de-liderazgo-
transformacional-vs-liderazgo-transaccional-5325.html
Jares, X. R. (2006 ). Pedagogía de la convivencia. Mexico: GRAO.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2008). Elementos de administraciòn: un
enfoque internacional 7ma. ed. Mèxico: McGraw-Hill.
López, Y., Reyes, N., Rivera, M., Culebro, R., Hernández, A., González,
J., . . . León, V. (2009). La asesoría técnico pedagógica en
educación básica: diagnóstico, pronóstico y alternativas. México:
Universidad Pedagógica Nacional.
140
Madrigal Torres, B. E. (2009). Habilidades directivas 2da. Ed. México: Mc.
Graw Hill.
Ministerio de Educación. (2011). Estándares de calidad educativa. Quito:
Editogran.
Molina, T., & Contreras, M. (2011). Guía didáctica interactiva: material
instruccional para la asignación de técnicas y recursos para el
aprendizaje. Acción Pedagógica No.20 , 20-30.
Münch, L. (2010). Administración: Gestión organzacional, enfoques y
proceso administrativo. México: Pearson Educación.
OEI. (2009). Aprendizaje y desarrollo profesional docente. Madrid: OEI
con la colaboración de Santillana.
Panchí, V. (Octubre de 1999). La guía didáctica componentes
estructurales . (U. A. México, Productor) Recuperado el 2014, de
http://9.asset.soup.io/asset/2982/3433_6cbe.pdf
Ramirez. (2009). Como hacer un proyecto de Investigacion. Caracas:
Panapo.
Robbins. (2011). En Robbins.
Sampieri, H. (2012). Metodología de la Investigacion . Mexico: Editorial
Pearson. .
Sánchez, C. (2011). Metodología de la investigación científica y
técnológica. Madrid: Ediciones Dias de santos S.A.
Secretaria de Educación Pública. (2009). Modelo de gestión educativa
estratégica. Programa escuelas de calidad. México: SEC México.
Subsecretaria de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación.
(2012). Plan de Mejora: documento de apoyo. Recuperado el 15 de
10 de 2015, de Ministerio de Educación Ecuador:
http://educacion.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/08/Plan_-Mejora1.pdf
UNESCO. (2011). Manual de gestión para directores de instituciones
educativas. Lima: Lance Gráfico.
Amaru Maximiano, A. C. (2009). Fundamentos de administraciòn. Teorìa
general y proceso administrativo. Mèxico: Pearson Educaciòn
ISBN: 978-970-26-1511-8.
Arias, F. G. (2010). Proyecto de Investigación: Introducción a la
metodología científica. (5ª ed.) . Caracas: Episteme.
Ingram, D. (17 de Noviembre de 2015). Definición de liderazgo
transformacional vs. liderazgo transaccional. Obtenido de La Voz
de Houston: http://pyme.lavoztx.com/definicin-de-liderazgo-
transformacional-vs-liderazgo-transaccional-5325.html
141
Jares, X. R. (2006 ). Pedagogía de la convivencia. Mexico: GRAO.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2008). Elementos de administraciòn: un
enfoque internacional 7ma. ed. Mèxico: McGraw-Hill.
López, Y., Reyes, N., Rivera, M., Culebro, R., Hernández, A., González,
J., . . . León, V. (2009). La asesoría técnico pedagógica en
educación básica: diagnóstico, pronóstico y alternativas. México:
Universidad Pedagógica Nacional.
Madrigal Torres, B. E. (2009). Habilidades directivas 2da. Ed. México: Mc.
Graw Hill.
Ministerio de Educación. (2011). Estándares de calidad educativa. Quito:
Editogran.
Molina, T., & Contreras, M. (2011). Guía didáctica interactiva: material
instruccional para la asignación de técnicas y recursos para el
aprendizaje. Acción Pedagógica No.20 , 20-30.
Münch, L. (2010). Administración: Gestión organzacional, enfoques y
proceso administrativo. México: Pearson Educación.
OEI. (2009). Aprendizaje y desarrollo profesional docente. Madrid: OEI
con la colaboración de Santillana.
Panchí, V. (Octubre de 1999). La guía didáctica componentes
estructurales . (U. A. México, Productor) Recuperado el 2014, de
http://9.asset.soup.io/asset/2982/3433_6cbe.pdf
Ramirez. (2009). Como hacer un proyecto de Investigacion. Caracas:
Panapo.
Robbins. (2011). En Robbins.
Sampieri, H. (2012). Metodología de la Investigacion . Mexico: Editorial
Pearson. .
Sánchez, C. (2011). Metodología de la investigación científica y
técnológica. Madrid: Ediciones Dias de santos S.A.
Secretaria de Educación Pública. (2009). Modelo de gestión educativa
estratégica. Programa escuelas de calidad. México: SEC México.
Subsecretaria de Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación.
(2012). Plan de Mejora: documento de apoyo. Recuperado el 15 de
10 de 2015, de Ministerio de Educación Ecuador:
http://educacion.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/08/Plan_-Mejora1.pdf
UNESCO. (2011). Manual de gestión para directores de instituciones
educativas. Lima: Lance Gráfico.
142
A
N
E
X
O
S
Aprobación del consultor académico
MSc.
SILVIA MOY-SANG CASTRO, Arq.
Decana de la Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación
Ciudad. –
De mi consideración:
En virtud que las autoridades de la Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación me designaron Consultor Académico de Proyectos Educativos de Licenciatura en Ciencias de la Educación, Mención Administración y Supervisión Educativa el día
Tengo a bien informar lo siguiente:
Que los integrantes: Janet Elizabeth Escandón Solís C.C. 0912064979,
María Alexandra Palacios Campoverde C.C. 0912082690 diseñaron y
ejecutaron el Proyecto Educativo con el Tema: Influencia del desarrollo de
un manual de funciones en la calidad de los procesos documentales en el
directivo de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes”.
Propuesta: Diseño de una guía andragógica con enfoques en cargos y
funciones
El mismo que han cumplido con las directrices y recomendaciones dadas por el suscrito.
Los participantes satisfactoriamente han ejecutado las diferentes etapa-s constitutivas del proyecto, por lo expuesto se procede a la APROBACIÓN del proyecto, y pone a vuestra consideración el informe de rigor para los efectos legales correspondientes.
Atentamente,
_____________________________
MSc. Lcda. Karina Moeses Msc.
CONSULTORA ACADÉMICA
CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS
Entrando a la institución “Don Ruperto Arteta Montes”
Realizando las encuestas a los docentes
La autoridad del plantel realizando la encuesta
FORMATO DE LAS ENTREVISTAS APLICADAS A LOS DOCENTES
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN SISTEMA DE EDUCACIÓN SEMIPRESENCIAL CENTRO
UNIVERSITARIO: GUAYAQUIL
PROYECTO EDUCATIVO
ENCUESTA A DOCENTES
Distinguidos docentes:
N° PREGUNTAS 5 4 3 2 1
1 ¿Existe planificación de las actividades docentes?
2 ¿Estaría de acuerdo en incluir en su planificación una
guía de roles y funciones que facilite la administración
de la institución?
3 ¿Comparte con sus compañeros /as estrategias
metodológicas para mejorar las prácticas docentes
encaminadas al desarrollo de los procesos
documentales?
4 ¿Su labor docente es comprometida hacia el éxito de
la institución?
5 ¿Cree Ud. que la implementación de un manual de
funciones contribuiría al desarrollo de los procesos
documentales?
6 ¿Dedica tiempo extra al desarrollo de los procesos
documentales?
7 ¿Conoce usted la importancia de los procesos
documentales en los procesos pedagógicos?
8 ¿Aplica correctamente las normativas existentes en lo
que a gestión de procesos documentales se refiere?
9 ¿Cuándo Ud. no comprende sus funciones en los
procesos documentales busca información que le
despeje sus dudas?
10 ¿Considera que un manual de funciones influiría en los
procesos documentales?
FORMATO DE LAS ENTREVISTAS APLICADAS A REPRESENTANTES LEGALES
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN SISTEMA DE EDUCACIÓN SEMIPRESENCIAL CENTRO
UNIVERSITARIO: GUAYAQUIL
PROYECTO EDUCATIVO
ENCUESTA A REPRESENTANTES LEGALES
N° PREGUNTAS 5 4 3 2 1
1 ¿Ud. considera que existe planificación de las actividades
docentes?
2
¿Estaría de acuerdo que los docentes incluyan en su
planificación una guía de roles y funciones que facilite la
administración de la institución?
3
¿Está de acuerdo que los docentes compartan estrategias
metodológicas para mejorar las prácticas docentes encaminadas
al desarrollo de los procesos documentales?
4 ¿Considera Ud. que la labor docente está comprometida hacia el
éxito de la institución?
5
¿Cree usted que la implementación de un manual de funciones
contribuiría al desarrollo de los procesos documentales en la
institución educativa?
6 ¿Cree Ud. que los docentes dedican tiempo extra al desarrollo de
los procesos documentales?
7 ¿Conoce Ud. la importancia de los procesos documentales en los
procesos pedagógicos de la institución?
8
¿Considera que el directivo aplica correctamente las normativas
existentes en lo que a gestión de procesos documentales se
refiere?
9
¿Cuándo usted no comprende las funciones del directivo o de los
docentes sobre los procesos documentales obtiene información
que despeje sus dudas?
10 ¿Considera que un manual de funciones influiría en el manejo de
los procesos documentales?
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: INFLUENCIA DEL DESARROLLO DE UN MANUAL DE FUNCIONES EN LA CALIDAD DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES EN EL DIRECTIVO DE LA ESCUELA FISCAL MIXTA 402 “DON RUPERTO ARTETA MONTES”. PROPUESTA: DISEÑO DE UNA GUÍA ANDRAGÓGICA CON ENFOQUES EN CARGOS Y FUNCIONES
AUTORAS: PROF. María Alexandra Palacios Campoverde PROF. Janeth Elizabeth Escandón Solís
REVISORES:
LIC. KARINA MOESES JIMENEZ MSC
INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: FACULTAD DE
FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA
EDUCACIÓN
CARRERA: LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN EDUCATIVA
FECHA DE PUBLICACIÓN: Nº DE PÁGINAS: 150
ÁREAS TEMÁTICAS: ÁREA ADMINISTRATIVA
PALABRAS CLAVE: MANUAL DE FUNCIONES- PROCESOS DOCUMENTALES- CALIDAD
ADMINISTRATIVA
RESUMEN: El presente trabajo Influencia del desarrollo de un manual de funciones en la
calidad de los procesos documentales en el directivo de la Escuela Fiscal Mixta 402 “Don Ruperto Arteta Montes” ubicada en la provincia del Guayas, cantón Guayaquil, parroquia Tarqui, república del Ecuador; donde se ha detectado la problemática referente al proceso documental y su incidencia en el desarrollo eficiente de la administración y la calidad de la educación del centro, motivo por el cual se realizó un estudio mediante la indagación teórica científica y manejo de diferentes métodos teóricos, estudio bibliográfico, análisis estadístico, investigación de campo y la aplicación de técnicas como encuestas y entrevistas instrumentos que facilitaron detectar el problema y realizar el planteamiento de solución, enmarcado en los dominios de los estándares de calidad educativa. En el proceso de los análisis de la investigación realizados a la comunidad educativa se evidenció la necesidad de implementar una guía didáctica con enfoque en cargos y funciones acorde a los nuevos avances, esta propuesta es factible gracias a la ciencia y la tecnología que facilita mejorar la situación de los procesos documentales en la institución lo que permitirá al directivo jerarquizar roles, funciones, mantenimiento, y custodia de documentos y obligaciones que cada funcionario debe cumplir según normativa legal, con parámetros que lleven en la práctica a lograr una administración de calidad empleando técnicas y recursos más recientes, innovadores, que permitirán el desarrollo institucional con atención oportuna a la comunidad educativa lo que evidenciará y generará calidad de la educación.
Nº DE REGISTRO (en base de datos): Nº DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web): *(Se deja en blanco)*
ADJUNTO PDF: X SI NO
CONTACTO CON LA AUTORA
Teléfono : 042551225
Celular : 0939056474-
0939323107
E-mail: [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCION:
Nombre: Lic. Eufemia Albán Salazar.
Teléfono: 0969242010
Quilo: Av. Whymper E7-3 7 y Alpallana. edifcio Delfos, teléfonos (593-2) 2505660/1; y en la Av.
9 de octubre 624 y (carrión. edificio Promete, teléfonos 2569898/9. Fax: (593 2) 2509054
