UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/33280/1/TESIS...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL DE

INVENTARIO PARA LA EMPRESA PAPELEXA”

AUTOR:

ADEMIR TOMMY TORRES BERMUDEZ

TUTOR:

CPA. ROSA RUIZ MEZA MCA

Guayaquil – Ecuador

2018

DE TESIS

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL DE

INVENTARIO PARA LA EMPRESA PAPELEXA”

AUTOR(ES) (apellidos/nombres):


REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres):

ING. LUIS ENRIQUE ALVARADO CONTRERAS MAE


INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:

GRADO OBTENIDO: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE

PÁGINAS:

85

ÁREAS TEMÁTICAS: Investigacion

PALABRAS CLAVES/

KEYWORDS:

Seguridad, organización, administración, control.

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras):

RESUMEN: El presente trabajo de investigación en la empresa comercial Papelexa, analiza y evalúa

los actuales procesos de compra, almacenaje y venta, por lo que se observa que no se ha desarrollado ni

formalizado de manera eficiente las medidas organizativas que le permitan tener una estructura de

control interno bien definida, garantizando el adecuado uso y manejo del inventario de mercancías, Se

realizó el análisis de la situación actual de la bodega de la empresa Papelexa, detectando así una

incorrecta administración en el manejo de inventario, usando como método la entrevista orientado a los

colaboradores llegando a la conclusión de la inexistencia de un manual de control de inventario, que ha

causado así un sin número de inconvenientes en la verificación de la existencia física de mercadería,

organización y manejo de la bodega, se recomienda que el presente manual de control de inventario

tenga un buen rendimiento con eficiencia y eficacia en el área de la bodega se debe realizar

capacitación, motivación y participación a sus colaboradores del área de bodega, ya que de esta manera

se obtendrá los mejores resultados en las actividades que se realice.

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON

AUTOR/ES:

Teléfono: 0993951672 E-mail: [email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre: AB. ELIZABETH CORONEL

Teléfono: 042690388

E-mail: [email protected]

iii



ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado CPA. ROSA RUIZ MEZA MCA, tutor del trabajo de titulación certifico

que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por ADEMIR TOMMY TORRES

BERMUDEZ con C.I. Nº. 0928106954, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial

para la obtención del título de CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO|

Se informa que el trabajo de titulación: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL DE

INVENTARIO PARA LA EMPRESA PALEPEXA”, ha sido orientado durante todo el periodo

de ejecución en el programa antiplagio urkund quedando el 7% de coincidencia.

Atentamente


C.I. 0908825656

DOCENTE TUTORA DE TESIS

iv




LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS

Yo, ADEMIR TOMMY TORRES BERMUDEZ con C.I. Nº 0928106954, certifico que los contenidos

desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL

DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA PAPELEXA” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN

EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva

para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de

Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

--------------------------------------------------------------


C.I. Nº. 0928106954

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD EIMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

v

Dedicatoria

Este trabajo final es el resumen de muchos años de dedicación, fortaleza, perseverancia y

disciplina que hoy dan como resultado mi certificación profesional.

A Dios, dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios por ser quien ha estado a

mi lado en todo momento dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día y

seguir adelante rompiendo todas las barreras que se me presenten.

A mi apreciada hija, la mayor bendición que dios le ha dado a mi vida, ella es mi fuente de

inspiración, el motor que impulsa mi vida y mi deseo enorme de superación Adriana Antonella

Torres Macías por ti, y para ti siempre.

A mis padres, Marcia Bermúdez Carrión y Luis Torres Neira, quienes, con su inmenso e

invalorable amor, siempre estuvieron apoyándome y aconsejándome en todos los momentos de

mi vida e hicieran posible que se cumpla uno de mis sueños, mi formación profesional.

A mi hermana, Lady Criollo Bermúdez quien ha estado en las buenas y en las malas conmigo

en los momentos difíciles de mi vida.

A mi tío, Ing. Carlos Bermúdez Carrión por brindarme ánimos para el cumplimiento de este

objetivo y así lograr una vida encaminada al éxito.

A mi tutora, Cpa Rosa Ruiz Meza tutora de mi tesis quien con sus consejos, paciencia y

sabiduría ha hecho posible la culminación de esta tesis.

También dedico esta tesis a mi familia y amigos quienes han compartido todas mis vivencias,

mis alegrías y mis tristezas que he vivido en el transcurso de mi vida.

vi

Agradecimiento

Agradezco a Dios quien con su infinita misericordia aun me tiene con vida, por permitirme

concluir mi carrera universitaria, ser mi guía cada día y llenarme de bendiciones para alcanzar

mis metas.

A mis padres, Luis Antonio Torres Neira y Marcia Ysmelda Bermúdez Carrion, por estar

siempre presentes en mi vida dándome constantemente una palabra de aliento para seguir

luchando para el cumplimiento de mi objetivo.

A mi tutora Cpa. Rosa Ruiz Meza, por la aportación de sus conocimientos e ideas, por su

apoyo para la culminación de este trabajo; y a todas aquellas personas, amigos y conocidos, que

incidieron para mejorar en mi carrara estudiantil, profesional y espiritual.

ADEMIR TOMMY TORRES BERMUDEZ.

vii

INDICE

Contenido Certificado del Porcentaje de similitud ............................................................................................. iii

Dedicatoria ......................................................................................................................................... v

Agradecimiento ................................................................................................................................. vi

Resumen ............................................................................................................................................ x

Abstract ............................................................................................................................................ xi

Introducción ..................................................................................................................................... xii

Capítulo 1 ........................................................................................................................................... 1

Planteamiento del problema. .............................................................................................................. 1

1.1 Antecedentes de la investigación. ................................................................................................ 1

1.2 Planteamiento del problema. ........................................................................................................ 2

Formulación y sistematización del problema. ................................................................................... 4

1.3 Sistematización. ........................................................................................................................... 4

1.3.1 Hipótesis. .................................................................................................................................. 4

Variable independiente. ..................................................................................................................... 4

Variable dependiente. ........................................................................................................................ 4

Delimitación de la investigación. ....................................................................................................... 5

Objetivos de la investigación. ............................................................................................................ 7

1.3.2 Objetivo general. ....................................................................................................................... 7

1.3.3 Objetivos específicos ................................................................................................................ 7

1.3.4 Justificación. ............................................................................................................................ 8

1.3.5 Viabilidad del estudio .............................................................................................................. 9

CAPITULO 2 ................................................................................................................................... 10

2. Marco Teórico.............................................................................................................................. 10

2.1. Antecedentes Teóricos. ............................................................................................................. 10

2.1.1. Control interno. ...................................................................................................................... 13

2.1.2. Componentes del control interno. .......................................................................................... 14

2.1.3. Objetivos del control interno. ................................................................................................ 16

2.1.4. Clasificación Del Control Interno. ......................................................................................... 17

viii

2.1.5. Evaluación del Control Interno. ............................................................................................. 19

2.1.6. Objetivos La evaluación del control interno. ......................................................................... 19

2.1.7. Manuales de Procedimiento. .................................................................................................. 20

2.1.8. Clasificación de los manuales. ............................................................................................... 21

2.1.9. Técnicas de elaboración de los manuales. ............................................................................. 23

2.2. Marco contextual. .................................................................................................................... 29

2.3. Marco legal. ............................................................................................................................. 31

CAPITULO 3 ................................................................................................................................... 42

3. Aspectos metodológicos............................................................................................................ 42

3.1. Modalidad de la investigación .................................................................................................. 42

2.2. Investigación Bibliográfica o Documental ............................................................................... 43

3.3. Investigación De Campo. .......................................................................................................... 43

3.4. Tipos de investigación .............................................................................................................. 44

3.5. Investigación Exploratoria. ....................................................................................................... 44

3.6. Investigación Descriptiva. ......................................................................................................... 44

3.7. Población y Muestra. ................................................................................................................ 44

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ............................................................................................. 47

CAPITULO 4 ................................................................................................................................... 58

Propuesta .......................................................................................................................................... 58

4. Introducción. ............................................................................................................................ 58

4.1. Propuesta. ................................................................................................................................. 58

4.2. Objetivo de la propuesta. ......................................................................................................... 59

4.3. Ubicación. ................................................................................................................................ 60

4. 4. Valores. .................................................................................................................................... 61

4. 5. Políticas de la empresa. ........................................................................................................... 62

4. 6. Alcance del Manual de procedimiento para la administración de inventarios. ........................ 65

Conclusiones y recomendaciones .................................................................................................... 78

Bibliografía ...................................................................................................................................... 80

Apéndice .......................................................................................................................................... 82

ix

Índice de figuras de los gráficos

Figura 1: Políticas y Procedimientos………………….…….…………..…...............47

Figura 2: Control de Máximos y Mínimos………………………..............................48

Figura 3: Políticas de almacenamiento y venta...……………….………..….……….....49

Figura 4: Informe de sobrantes y faltantes………….……………...………….….....50

Figura 5: Controles de los procesos son adecuados……………………….………...51

Figura 6: Responsabilidad en registro y custodia ………….………..….….……….…..52

Figura 7: Funciones en el área de inventario…………………………...….….…….…..53

Figura 8: Existencia de documento……………………….………….....….………......54

Figura 9: Conservación de la mercadería…………………………….…....….…….…..55

Figura 10: Funciones del cargo………………………………………………………56

Índice de tablas e ilustración

Tabla. No 1. Operacionalización de las variables de la hipótesis……………………..……..8

Tabla No 2. Resumen Global de las preguntas formuladas en la encuesta……………….....56

Ilustración No 1. Triangulo de control interno………………………………………….…...15

Ilustración No 2. Proceso administrativo…………………………………………….……...25

Ilustración No 3. Planeación de estrategias………………………………………….………28

Ilustración No 4. Valores que debe tener el personal…………………………….…….……61

Ilustración No 5. Organigrama de la empresa Papelexa……………….……………...…….29

x




Tema: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA

EMPRESA PAPELEXA”

Autora: ADEMIR TOMMY TORRES BERMUDEZ

Tutor: CPA. ROSA RUIZ MEZA MCA

Resumen

El presente trabajo de investigación en la empresa comercial papelexa, analiza y evalúa los

actuales procesos de compra, almacenaje y venta, por lo que se observa que no se ha desarrollado

ni formalizado de manera eficiente las medidas organizativas que le permitan tener una

estructura de control interno bien definida, garantizando el adecuado uso y manejo del inventario

de mercancías, así como de los procesos relacionados. Actualmente se reflejan las siguientes

deficiencias: centralización de funciones y actividades, ausencia de control, mala custodia de los

inventarios, desorganización total de la bodega general dado que no existe un orden por

categorías, inconsistencia del inventario físico con los datos del sistema administrativo

La metodología que utilizaremos para el desarrollo de nuestra tesis serán técnicas de

investigación de campo tales como: entrevista personal, observación directa, cuestionarios de

preguntas cerradas.

Palabras Claves: manual, inventario, controles, procesos.

xi




Tema: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA

EMPRESA PAPELEXA”

Autora: ADEMIR TOMMY TORRES BERMUDEZ

Tutor: CPA. ROSA RUIZ MEZA MCA

Abstract

The present work in Papelexa. trading company, analyze and evaluate the current processes of

purchase, storage and sale, so it is seen that has not been developed and formalized

organizational measures efficiently to enable it to structure well-defined internal control,

ensuring the proper use and handling of merchandise inventory and related processes. Currently

reflects the following weaknesses: centralization of functions and activities, lack of control, bad

custody of inventories, total disorganization of the, general warehouse since there is no order by

categories, inconsistency of the physical inventory with the data of the administrative system.

The methodology that we will use for the development of our thesis will be field research

techniques such as: personal interview, direct observation, consultation of management

information systems, questionnaires of closed questions.

Keywords: manual, inventory, controls, proces

xii

Introducción

La utilización de manuales de control se ha ido incrementando cada vez más en las

organizaciones, debido a los beneficios que se logran con su implementación, estos

beneficios van desde la facilitación de la inducción para el nuevo personal, hasta la obtención

de información que permite tomar decisiones y crear nuevos métodos de trabajo que

aumentan la eficiencia de las operaciones y del personal de la empresa.

El propósito del presente trabajo de graduación, es elaborar e implantar un manual de

control dentro de una empresa distribuidora para generar un control de inventario, propósito

que es alcanzado mediante una serie de actividades, presentadas y detalladas en cada uno de

los capítulos que conforman este documento.

El trabajo desarrollado abarca desde el diagnóstico de las operaciones de la empresa

distribuidora, hasta el planteamiento del seguimiento de la implementación del manual de

procedimientos, todo esto siguiendo una secuencia lógica que permite captar fácilmente las

actividades realizadas para la consecución del propósito establecido.

Para que los procedimientos continúen generando beneficios dentro de la organización que

los ha implantado, es necesario que ésta, no importando su naturaleza, se rija por una filosofía

de mejora continua, que permita la constante actualización de los manuales existentes y que

agregue la comunicación de todo el personal de la empresa a lo largo de la cadena jerárquica,

dando como consecuencia el desarrollo de procesos controlados que generan un alto índice de

productividad.

Luego de haber realizado toda la investigación, se dará la propuesta establecida en la

investigación, en detalle de la factibilidad de la modalidad de la investigación.

Respecto al capítulo I. El contexto en el que se encuentra el problema plantea, la

formulación del problema, interrogantes y los objetivos que se cumplirán en la investigación

la justificación del proyecto, las hipótesis demostrando las variables y los aspectos

xiii

metodológicos para establecer con las herramientas e instrumentos para encontrar los

resultados de nuestra investigación.

Respecto al capítulo II. Se realizó un análisis de varias teorías y bibliografías que sirven de

base para la presente investigación, donde se destacan conceptos relevantes para el

entendimiento del proyecto y que son de interés del investigador y los antecedentes referidos

del problema.

En relación al capítulo III. Se desarrollara la metodología de la investigación donde se

estableció el análisis cualitativo y cuantitativo de resultados el análisis de la información

recolectada.

Capítulo IV. Se llevara a cabo el desarrollo de la propuesta donde se establecerá la

solución mediante un manual de control de inventario de funciones de las conclusiones y

recomendaciones del caso y la bibliografía, anexos.

1

Capítulo 1

Planteamiento del problema.

1.1 Antecedentes de la investigación.

El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen desde la recepción de

bienes en el almacén, registro, acomodo, hasta la protección, conservación y despachos a las

diferentes dependencias de la Unidad para la atención y reparación integral a las víctimas. El

personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los inventarios son el jefe

administrativo y el responsable del almacén a través del personal de apoyo. Este Manual

permite al área administrativa conocer las tareas y responsabilidades a su cargo, tal como el

manejo físico de los bienes, la emisión de información confiable, correcta y oportuna para la

adecuada toma de decisiones. (www.unidadvictimas.gov.co)

En el proceso y control de los registros contables, los inventarios desprenden varias ramas

como manuales, procesos y procedimientos, incluso desarrollo de sistemas informáticos que

cubran las necesidades en el control y kardex de productos que tengamos en stock.

Investigado en los diferentes repositorios que poseen las Universidades del Ecuador he

encontrado y revisado temas que tienen relación al desarrollo de nuestro proyecto en materia

de control al área de inventarios, tomando, así como referencia. (Llerena Lozada &

Velastegui Cedeño, 2012)

“El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los

pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la

eficiencia, eficacia de las operaciones, la confiablidad de los registros y el cumplimiento de

las leyes, normas y regulaciones aplicables”. (Ramón, 2004) De acuerdo a este planteamiento

se puede observar el grado de importancia que tiene un adecuado control interno en las

empresas; por ende facilita la optimización de los recursos y el desempeño de la empresa,

obteniendo información financiera confiable. (García Salazar & Pazmiño Orellana , 2017)

2

La Empresa ´´ Empresa Papelexa ´´ es una empresa que inició sus operaciones a

mediados del año 1998 cuya actividad principal es brindar servicio en la distribución y

comercialización de suministros de escolares, oficina, manualidades, arte, papelería y

tecnología que fomenta día a día las relaciones a largo plazo a través de un alto nivel de

compromiso y en donde nuestro principal objetivo es satisfacer las necesidades y

requerimientos de nuestros clientes, los problemas surgen en la ubicación y distribución de

sus inventarios, el proyecto está desarrollado en evaluar los actuales procesos de compras,

almacenaje y ventas la deficiencia en los controles centralización de funciones y actividades

así como la ausencia de manuales, políticas y procedimientos, mala aplicación de los

inventarios, desorden total de la bodega.

1.2 Planteamiento del problema.

El mercado globalizado las empresas comerciales cada vez son más empujadas a mejorar

sus sistemas de controles de inventarios en la parte administrativa de los procesos de

abastecimiento y resguardo de las mercaderías que llegan a sus bodegas para ser distribuidas

ya sea en el mercado local o internacional, el control de inventarios reviste gran importancia

para las empresas que deben aumentar su productividad para mantenerse competitivas y así

evitar pérdidas y robos de la mercadería.

En el Ecuador el control interno de las empresas se ha convertido en sus etapas de proceso

de manejo de los inventarios en el funcionamiento vital de la mercadería adquiriendo y

acumulando para asi tener un balance exacto de lo que se compra y vende, sin embargo los

controles no son llevados correctamente en algunas empresas no establecen las prioridades de

sus artículos lo cual genera un riesgo de pérdida o deterioro de la mercadería, como

consecuencia no existen procedimientos eficaces si no hay un buen control en la

administración de inventario en las bodegas.

La Empresa ´´ Empresa Papelexa ´´ es una empresa que inició sus operaciones a mediados

del año 1998 cuya actividad principal es brindar servicio en la distribución y

3

comercialización de suministros de escolares, oficina, manualidades, arte, papelería y

tecnología que fomenta día a día las relaciones a largo plazo a través de un alto nivel de

compromiso y en donde nuestro principal objetivo es satisfacer las necesidades y

requerimientos de nuestros clientes.

La Empresa ´´ Empresa Papelexa ´´ concentra sus esfuerzos en la obtención de

beneficios, fijándose únicamente en el nivel de las ventas, lo cual podría generar una mala

administración de los recursos, especialmente en el mercado de poco crecimiento y de gran

competencia. Cada dólar vendido no representa un beneficio real, es necesario considerar el

costo de los materiales dado por los proveedores y posteriormente los costos adicionales y

almacenaje del inventario disponible para vender.

De tal manera que la ausencia de control y procedimientos para el Manejo del Inventario

afecta sustancialmente en la influencia de la gestión de los procesos de compra, almacenaje y

venta de la empresa comercial Papelexa, resultando fundamental la adopción de medidas que

permitan un control especial en dichos procesos de compra, almacenaje y venta con la

finalidad de establecer el uso y el manejo adecuado de las mercancías, la apropiada custodia

de las existencias y la adquisición las mismas. A esta cadena de valor se la denomina Manejo

de Inventario.

Se reflejan claramente deficiencias en los procesos de compra, almacenaje y venta de los

inventarios, tales como: centralización de funciones y actividades, ausencia de políticas y

procedimientos, mala custodia de los inventarios, desorganización total de la bodega general

dado que no existe un orden e inconsistencia con los datos del sistema administrativo y el

inventario físico.

4

Formulación y sistematización del problema.

Formulación.

¿Cómo afecta la falta de administración en el control interno de los inventarios para reducir

las probabilidades de errores o fraudes dentro de la bodega donde existen altos riesgos de

perdida de la mercadería?

1.3 Sistematización.

¿Cómo ha incidido la administración tradicionalista del negocio en los procedimientos de

ejecución de tareas?

¿Qué se debe tener definido los controles en el área de inventario, para un mejor control interno

y externo del inventario?

¿De qué forma los errores en el manejo del inventario afectan en las relaciones comerciales

entre la empresa y sus proveedores?

1.3.1 Hipótesis.

Si se elabora un Manual de Control Interno en área de Inventario de la empresa Papelexa,

logrará mejores controles en los procesos de inventarios optimizando los recursos de la

empresa.

Variable independiente.

Controles de procesos de inventarios.

Variable dependiente.

Manual de políticas y procedimientos de control interno.

5

Operacionalización de las Variables

Variable Independiente

Manual de Políticas y Procedimientos de Control Interno

Tabla 1. Manual de Políticas y Procedimientos de Control Interno

Descripción

Aspectos Indicadores

ITEMS (preguntas)

Instrumentos

Unidad de Medidas

Documento que permite ver la información de

forma ordenada y sistemática, contiene

información sobre políticas y procedimientos

de un organismo, dependencia o unidad,

Área de

Inventarios

Número de políticas

implementadas.

- El área de inventario

aplica políticas y

procedimientos

Encuesta

Matriz, local

principal, bodega

Números de

procedimientos

procesados

-Papelexa maneja manuales

de funciones en el área de

bodega

Encuesta

Matriz, local

principal, bodega

Número de controles

interno aplicados

- La empresa aplica Sistema

de Control Interno

Encuesta

Desarrollo del

sistemas

computarizados

# de Indicadores de

Gestión

-Aplicaría controles

internos dentro de los

inventarios

Encuesta

Fuente: Ademir Tommy Torres Bermudez

6

Variable Dependiente

Controles en Procesos de Inventario

Cuadro 2. Controles en Procesos de Inventario

Descripción Aspectos Indicadores ITEMS

(preguntas)

Instrumentos

Unidad de Medidas

Son controles aplicado al

área de bodega como

arqueos sorpresivos,

toma física de

inventario, salida y

entrada de la mercadería

en base a la evaluación

de riesgo y monitoreo

Aplicación de controles

internos

# controles internos aplicados

a los inventarios

Como mejoraría el control

interno en el proceso de

inventarios

Cuestionario de

control interno

Actividades de

Monitoreo

# de conciliaciones realizadas

a la bodega

Los saldos contables con el

stock de mercadería

debemos conciliar?

Arqueos

Realizar la evaluación de

riesgo

% riesgo según la mercadería

o stock

Se debe establecer controles

de riesgo por perdidas o

daño del inventario

Informes

Mejorar el ambiente de

control

# de políticas aplicadas

Cuantas políticas se debe

implementar

Manuales

Fuente: Ademir Tommy Torres Bermudez

7

Delimitación de la investigación.

Este proyecto se realizará en la ciudad de Guayaquil, cuya finalidad es tratar de llevar un

buen control de inventario y mejorar los múltiples problemas que se presenten con el

inventario.

Límite de contenido:

Campo: Diversos.

Área: Bodega

Aspecto: Control interno de los procesos del área de bodega en el manejo de los inventarios.

Objetivos de la investigación.

1.3.2 Objetivo general.

“Elaborar un manual de control y procedimientos para mejorar la administración y las

funciones del personal en el manejo de los inventarios de la empresa comercial Papelexa.”.

1.3.3 Objetivos específicos

Mostrar los fundamentos teóricos que respalden la elaboración de un manual de

control de inventarios.

Recolectar la información clave del problema en el manejo de los inventarios.

Desarrollar procesos que mejoren la administración de las actividades del personal en

el área de bodega.

8

1.3.4 Justificación.

Justificación del Proyecto:

Justificación teórica: El presente trabajo se lo realiza por el inadecuado control del

inventarios dentro de la empresa, ya que la misma no posee un manual sobre las políticas del

control del inventario, esto ocasiona que existan varias dificultades en las actividades

operacionales afectando de manera directa los diferentes procesos de la empresa, se considera

que el inventario tiene una relación directa con el departamento de ventas, incluso los

colaboradores que trabajan directamente con el inventario no tiene claro sus funciones al no

contar con un manual sobre el control que se le debe brindar al inventario.

Proponer un manual de control de inventario es de suma relevancia para cualquier tipo de

organización que se dedique a una actividad comercial especialmente si sus actividades son

de comercialización, ya que un manual de control de los inventarios ayudaría a la toma de

decisiones, así como también se podría realizar un mejor control de los inventarios existentes,

fomentado el crecimiento y ayudando a la actividad económica de la empresa.

La elaboración de este manual para el control del inventario beneficiará de manera directa

a la empresa Papelexa, ya que al mejorar el control que se le da a su inventario de materia en

proceso y matera terminada, aumentará su competitividad en el mercado y se diferenciará de

sus competidores directos, a su vez que este manual sirve de referencia para otras

organizaciones que tenga problemas similares.

Justificación Metodológica: En toda empresa uno de los roles primordiales de la

administración es indagar el desarrollo y la ejecución eficaz de metas y objetivos que

permitan la mayor rentabilidad a corto mediano y largo plazo, mediante la metodología y sus

tipos de investigación que utilizaremos será la investigación documental que en base a teorías

e información obtenidas de páginas web nos ayudaran para encontrar el problema y dar una

9

solución así mismo con la investigación de campo obtendremos información clara y

especifica de todos los individuos que trabajan en estas áreas y su comportamiento para

encontrar el problema y así dar una mejor idea que beneficie a la empresa esto lo haremos

mediante la observación y la encuesta.

Justificación Practica: LA elaboración de un manual de control de inventario para la

empresa Papelexa tiene un alto beneficio para la empresa, no solo se controlará el inventario

y se evitará la pérdida de mercadería, la duplicidad de actividades y los malos registros en el

sistema también se logrará que exista un mejor clima laboral para los colaboradores de la

organización, esto se verá reflejado de manera positiva en el aumento de la productividad y la

rentabilidad que tendrá la empresa en el mercado.

Lograr una correcta gestión del inventario ayudará a que la mercadería sea ubicada en

puntos específicos y de esta manera poder tener un mejor control de las existencias físicas

dentro de los inventarios, se evitará incurrir en la mala toma de decisiones e inclusive se

eliminará costos innecesarios al momento de un exhaustivo control del inventario.

1.3.5 Viabilidad del estudio

Esta investigación se la realizara por medio de encuestas que no generara mayor gasto y se

lo realizara con una sola persona porque sobre entendemos que la empresa es pequeña, esta

investigación incluye a sus accionistas y empleados específicamente del departamento

administrativo, cómo se maneja la aplicación del sistema del control interno. Con esto

obtendremos una mejor organización, minimizar los riesgos y evitar futuras fugas de recursos

monetario.

10

CAPITULO 2

2. Marco Teórico.

2.1. Antecedentes Teóricos.

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida

doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los

hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la

protección de sus intereses. A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento

de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar

atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos,

viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la

creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores,

debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la

gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y

comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de

crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento

operado dentro de las entidades. (Tasinchana Tipantuña, 2013)

Con el de cursar del tiempo los problemas de Control Interno, han centrado la

preocupación de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables de

implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy

importante por cuanto el mismo es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a través

de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo

contrario sería imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para

alcanzarlos. Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la

administración pública, hay indicios que desde una época lejana se empleaba en las

11

rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos

controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de

cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo

por escrito. Posteriormente, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante

los años 1400, se produjo una evolución de la contabilidad como registro de las

transacciones, apareciendo los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los

negocios. (González Aguilar, Araceli ; Cabrale Serrana, Damaris, 2015)

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y de más pueblos de la antigüedad,

acostumbraban a almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los

tiempos de sequía o de calamidad. Es así como surge o nace el problema de los inventarios,

como una forma de hacer frente a los pedidos de escasez que aseguran la subsistencia de la

vida y desarrollo de sus actividades normales.

Están formados de almacenamientos de todos los bienes y alimentos para sobrevivir,

motivo por la cual existió las existencias de los inventarios. Como es de saber, la base de toda

empresa comercial es la compra y las ventas de bienes y servicios, dado de que ahí vienes la

importancia del manejo de los inventarios por parte de la misma empresa.

Este manejo contable le permite a la empresa mantener el control de los inventarios, así

como también le permite conocer al final del periodo contable confiable de la situación

económica de la empresa, es por ello que es importante su estudio, el mismo que se ha

fundamentado en los siguientes autores:

Según Espinoza (2011), en libro La Ensenada 1ra edición, en su trabajo de investigación

titulado La Administración Eficiente de los Inventarios en la ciudad de Madrid, concluye que

“el control de inventarios es un herramienta fundamental en la administración moderna, ya

que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de

12

productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las

condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias”. (pág. 16)

De acuerdo con el contexto citado es indispensable tener en cuenta que el inventario tiene

como propósito fundamental proveer a la empresa de los materiales necesarios, para su

continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel fundamental para

el funcionamiento acorde y coherente dentro de los procesos de producción y de esta forma

afrentar la demanda.

Según Tovar (2014) en su trabajo de investigación titulado Control Interno de Inventarios

en la ciudad de Venezuela concluye que “El control interno es aquel que hace referencia al

conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia

de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos”. (pág. 2)

Los inventarios tienen un valor particular en las compañías dedicadas a las compras y

ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. Los

inventarios desde el punto de vista financiero, mientras menos cantidad mejor (la conclusión

correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). Lo

general cree que mientras más es mejor.

Existen muchas definiciones acerca del control interno, la cual puede definirse como “El

Control Interno lo comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos

y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y

confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión

a las políticas administrativas prescritas por la gerencia.” (3:30) El control interno es la base

donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades

de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el

control interno (ESPINOZA QUISPE, 2014)

13

2.1.1. Control interno.

Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en

todas las empresas. El control interno se puede definir como un conjunto de métodos y

procedimientos que son utilizados por la organización como medida para salvaguardar los

activos de la misma, todo esto es utilizado para cumplir con un requerimiento interno y

externo por parte de la empresa y así poder alcanzar las metas establecidas.

El control interno es un conjunto de actividades puestas en práctica en una empresa para

que, sustentadas en métodos sistemáticos, se logren alcanzar los objetivos planteados por la

organización. (José Brito, 1998, p.258). Señala la publicación técnica Nº 2 (1974) lo

siguiente: El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos

coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la

exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y

estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. (p.310). (Betancourt , 2014)

Elementos de control interno.

Organización de la empresa: la organización está conformada por una serie de elementos

a través de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen en forma

armoniosa y sistemática. Estos elementos son:

Dirección: En toda empresa debe existir la persona o las personas que la dirijan y asuman

la responsabilidad de las políticas y decisiones tomadas al ejecutarlas.

Coordinación: Este elemento de control interno persigue el objeto de establecer una

relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes centros de actividades, para evitar la

duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el

anterior no ha sido cumplido.

14

División de funciones: Es uno de los elementos clave del control interno. Gira en torno a

la previsión de que jamás debe permitirse que una sola persona tenga a su cargo la totalidad

del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello, debe lograrse que cada

operación pase por varias personas diferentes cuyas funciones no tengan relación entre sí.

Con ello se logra que los funcionarios que realizan la transacción, no puedan intervenir en el

registro de la misma ni tenga la custodia del bien involucrado. De esta forma, al intervenir

varias personas en el proceso de cada transacción, los errores voluntarios o involuntarios

serán detectados con mayor rapidez.

Asignación de responsabilidad: La asignación de responsabilidades es también

fundamental. Los nombramientos de personal para cada actividad y la jerarquía que se le

concede, debe ser comunicada con claridad. Así se logrará que toda transacción sea

previamente autorizada por los funcionarios designados. (José Brito, 1998, p. 258).

2.1.2. Componentes del control interno.

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, entre estos se

encuentran:

a) Entorno de control: Marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en

la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás

componentes del control interno.

b) Evaluación de los riesgos: Consiste en la identificación y el análisis de los riesgos

relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de

ser gestionados los riesgos.

c) Actividades de control: Las actividades de control son las políticas y los procedimientos

que llevan a cabo las instrucciones de la dirección. Las actividades de control deben estar en

toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones; en éstas incluyen

aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones y otras.

15

Monitoreo

Actividades del control interno.

Evaluacion de riesgo

d) Información y comunicación: Ayuda a identificar, recopilar y comunicar información

pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.

e) Supervisión: Los sistemas de control requieren de un proceso que compruebe que se

mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo; esto se consigue

mediante supervisión controlada, evaluaciones periódicas o ambas.

Ilustración No 1. Triangulo de control interno.

¿Qué se logra con el control interno?

Puede ayudar a que la empresa consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y a

prevenir la pérdida de recursos.

Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable.

Puede reforzar la confianza en que la empresa cumpla con las leyes y las normas

aplicables, para evitar así efectos negativos.

En fin, puede ayudar a que una empresa llegue a dónde quiere ir, evite peligros y sorpresas

en el camino.

16

¿Qué no se puede lograr con el control interno?

El control interno no garantiza el éxito de una empresa ni la supervivencia de ésta, pero

puede ayudar a conseguir los objetivos básicos empresariales y a suministrar información

para la dirección.

El control interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un

buen gerente.

Los cambios en la política o los programas gubernamentales, acciones tomadas por los

competidores o condiciones económicas pueden estar fuera del control de la dirección.

2.1.3. Objetivos del control interno.

Todo sistema de control interno dentro de una empresa tiene como objetivos principales

los siguientes.

Proteger y salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.

Evitar que sean contraídos pasivos indebidamente.

Aumentar la eficiencia y productividad en las operaciones.

Lograr que se cumplan las políticas establecidas por la Empresa.

Evitar fraudes y actos dolosos.

Reducir los costos operativos.

Reducir al mínimo los desperdicios, tanto de tiempo como de insumos.

Suministrar información financiera correcta y fidedigna, a través de los registros de e

informes.

17

2.1.4. Clasificación Del Control Interno.

Control interno administrativo:

Incluye, pero no se limita a, el plan de organización y procedimientos, y registro que se

confieren al proceso de decisiones conducentes a la autorización de transacciones por la

gerencia. Tal autorización es una función de la gerencia directamente asociada con la

responsabilidad de realizar los objetivos de la organización y es un punto de partida para

establecer el control contable de las transacciones.

Codera, J. M., 2003 dice: Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen

a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la

administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la

política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. (Betancourt ,

2014)

Pinilla, José, 1992, dice: “Comprende el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas

gerenciales”. Según el criterio de la tesista, el control interno administrativo es el proceso que

sirve para regular actividades que aseguren que se están Cumpliendo como fueron

planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa que exista.

Control Interno Contable:

Comprende el plan de organizaciones y procedimientos y registros que se refieren a la

protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y consecuentemente

están diseñados para suministrar razonable seguridad que:

Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorización general o específica de la

gerencia.

18

Las transacciones se registran conforme es necesario, para permitir la preparación de

estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente

aceptados o, cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y para mantener datos

relativos a la responsabilidad sobre los activos.

El acceso a los activos solo se permite de acuerdo con autorizaciones de la gerencia.

Los datos registrados relativos a los activos son comparados con los activos existentes

durante intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier

diferencia.

Control interno financiero:

Catacora Carpio Fernando, 1996 dice: Son los mecanismos, procedimientos y registros

que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y

confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se

produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y demás derechos y obligaciones de la

organización.15 (p. 205). (audiinternaborja.blogspot.com)

Pinilla, José, 1992, dice: “Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos

relativos a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros”16 (p.

6) Las investigadoras concuerdan que el control interno financiero puede evaluar

correctamente los métodos y procedimientos que se adoptan en una entidad para asegurar la

protección de sus recursos; ya sean estos económicos, tecnológicos y humanos.

Documentación del control interno. Zapata Sánchez Pedro, 2003 dice: El control interno se

encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y funciones, por tanto, debe estar

respaldado por toda la legislación, sistemas, documentación de soporte, información y demás

criterios utilizados en las operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten, de

acuerdo a la tecnología existente. (p. 70)

19

Las funciones de los empleados y todos los procedimientos operativos, deben constar en

documentos que sirva de partida para evaluar y documentar las acciones llevadas a cabo por

cada persona.

2.1.5. Evaluación del Control Interno.

Según Fonseca, R (2004: 155). La evaluación del control interno consiste en la revisión y

análisis de todos los procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura de

control interno, así como a los sistemas que mantiene la organización para el control e

información de las operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan

con los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, así como la

determinación de la consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla. La

evaluación debe llevarse a cabo en el verdadero alcance institucional, que se refiere a todas

las interrelaciones departamentales, así como de las relaciones entre empresas que forman el

mercado, o en el sector público, las relaciones interinstitucionales con los demás organismos

y dependencias que forman, para determinar que la información, de y hacia la organización,

se canalice por los medios adecuados. (http://redi.uta.edu.ec/bitstream)

2.1.6. Objetivos La evaluación del control interno.

Es una posibilidad dentro de un universo denominado organización y su entorno, donde

ese todo, metodológicamente, se puede fraccionar en funciones, procesos, departamentos,

etc., para facilitar su evaluación, lo cual origina los siguientes objetivos generales:

a. Obtener un conocimiento global de la organización y funcionamiento del área a

evaluar para determinar el grado de confianza a depositar en el control interno.

b. Evaluar las condiciones de la estructura de control interno existente en la actividad

sujeta a revisión, y su interrelación funcional y operativa para identificar las áreas de

mayor riesgo en la ejecución de las operaciones.

20

c. Identificar las causas específicas que originan las áreas críticas, para desarrollar los

hallazgos identificados en la evaluación, y presentar recomendaciones que permitan el

mejoramiento permanente del control interno, así como la posibilidad de agregar valor

a los procesos.

d. Establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía en la salvaguarda de los

recursos y la confiabilidad de su información financiera, técnica y administrativa.

2.1.7. Manuales de Procedimiento.

Definición de Manual. – Son documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada, sistemática, información

de una organización (antecedentes, legislación, estructura y objetivos políticas sistemas y

procedimientos, etc.) Así como las instrucciones y alineamientos que se consideran

necesarios para el mejor desempeño de sus funciones.

Duhat Kizatus Miguel A. (2008) Lo define como: “Un documento que contiene, en forma

ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y

procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del

trabajo".

Continolo G (2008) lo conceptualiza como: “Una expresión formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía

que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Se podría decir que son documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las

actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas

deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente.

Objetivos de los manuales. Para González M (2008) a través, define los siguientes objetivos:

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal, sectorial.)

21

Ayuda a la correcta realización de las labores encomendadas al personal.

Ahorra tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones

y directrices.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.

Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la

organización. (Pág. 256).

Considerando que los manuales son un medio de comunicación de las políticas, decisiones

y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de

especialización del manual. (repositorio.unemi.edu.ec)

2.1.8. Clasificación de los manuales.

Su contenido:

a) Manual de políticas. – Consiste en una descripción detallada de los lineamientos

a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una

organización proporciona el marco principal sobre el cual se basa todas las

acciones.

Una adecuada definición de políticas y sus establecimientos por escrito, permite:

Agilizar el proceso de toma de decisiones.

Facilitar la descentralización, al suministrar lineamiento a niveles intermedios.

Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción,

ventas, finanzas, personal, compras, etc.

b) Manual de procedimientos. – Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del

22

organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal

y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de

este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y

procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Su función específica. – Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a

tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

a) Manual de producción.- Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor pronta

solución.

b) La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección,

ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones

de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

c) Manual de compras. – El proceso de compras debe estar por escrito: consiste definir

el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar sus

actividades.

d) Manual de Finanzas. – Consiste en situar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosos

instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el

manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

e) Manual de Contabilidad. – Trata acerca de los principios y técnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en

esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica

del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas de la

persona, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

23

f) Manual de personal. – Abarca una serie de consideraciones para ayudar comunicar

las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Loa

manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección,

administración de personal, lineamiento para el manejo de conflictos personales,

políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre, otros.

General: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este se tiene a los

siguientes manuales:

a) Manual general de procedimientos. – Este es también resultado de la planeación,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un

organismo social, a fin de uniformar la forma de operar de la organización.

b) Manuales generales de organización. – Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y

definiendo su estructura funcional.

c) Manual general de políticas. – Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud

de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen

líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal actúa de acuerdo a

condiciones generales.

2.1.9. Técnicas de elaboración de los manuales.

Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, los cuales son descritos a

continuación:

1. Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se especifica en si

los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.

24

2. Detallar cada uno de los asuntos: En esta parte permite recopilar los datos sobre los

asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar cómo se realiza el trabajo

aclarando la forma en que el servicio es realizado.

3. Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual: Esta última

técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser

redactado en forma clara y sencilla.

Ventajas de los manuales. Entre las principales ventajas de los manuales de procedimientos,

se encuentran las siguientes:

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en

una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.

3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en

las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la

decisión o ejecución.

4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y

evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las

condiciones que configuran un sistema.

6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

Proceso administrativo.

Para direccionar la organización hacia el alcance de los resultados concretos de

productividad, rentabilidad, mejoramiento continuo, desarrollo y mejoramiento de la calidad

25

Proceso administrativo

Planear

Organizar Dirigir

controlar

de vida de la sociedad se hace indispensable la implementación del proceso administrativo

apoyando en la interacción de los colaboradores de todos los niveles y áreas operativas.

La aplicación del modelo gerencial administrativo implica la propuesta en marcha de cuatro

fases de carácter permanente e interrelacionadas entre sí:

Planeación.

Organización.

Dirección.

Control.

Ilustración No 2. Proceso administrativo

Planeación: posibilidades de los resultados que se deseen obtener, los objetivos se deben

definir en el tiempo esperado los recursos requeridos y el costo para lograrlos, en la

elaboración y formulación de planes es necesario contar información de carácter interno y

externo que permita direccionar las acciones de aprender, las cuales se consolidan

firmemente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos específicos.

Resultados

26

Organización: Etapa de proceso que permite definir claramente la forma de establecer las

operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos trazados y alcanzar los

resultados. División de trabajo creación de cargos número de personas ideales a vincular,

asignar las funciones y procedimientos, establecimiento de perfiles ocupacionales,

responsabilidades y competencias y generación de los recursos de dotación.

Dirección: relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo el grupo

de colaboradores internos y externos la efectiva ejecución del día a día la realización de los

programas y planes propuestos, el cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas,

básicamente consiste en poner en acción todo lo que se ha pensado anteriormente de manera

coherente.

Control: Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores

permite hacer evaluaciones y confrontaciones tanto particulares como de conjunto de

empresa en diferentes frentes y estudios, respecto a los resultados objetivos planes y

programas formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante la toma

oportuna de decisiones. (repositorio.utp.edu.co/dspace/)

Planificación estratégica. Planeación es la Etapa que forma parte del proceso

administrativo mediante la cual se establecen directrices, se definen estrategias y se

seleccionan alternativas y cursos de acción, en función de objetivos y metas generales

económicas, sociales y políticas; tomando en consideración la disponibilidad de

recursos reales y potenciales que permitan establecer un marco de referencia necesario para

concretar programas y acciones específicas en tiempo y espacio.

Los diferentes niveles en los que la planeación se realiza son: global, sectorial,

institucional y regional. Su cobertura temporal comprende el corto, mediano y largo plazos.

(CASTRILLÓN, 2014) proceso de planeación estrategia en los últimos años el concepto de

27

estrategia ha evolucionado de manera tal que en base a éste ha surgido una nueva

escuela de administración y una nueva forma de dirigir las organizaciones, llamada

“administración estratégica” (strategic mangement). Por estrategia para la administración

básicamente se entiende la adaptación de los recursos y habilidades de la organización

el entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en función

de objetivos y metas. Es abordar la dirección hacia la cual debe dirigirse la organización,

su fuerza direccionadora y otros factores claves que ayudarán a la organización a determinar

su productos, servicios y mercados de futuros. (CASTRILLÓN, 2014, pág. pag 7).

Planeación Estratégica. Planeación estratégica es una herramienta que permite a las

organizaciones prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro,

ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, por lo

cual es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el proceso de

planeación. En planeación estratégica se sigue el principio del compromiso, por lo que los

administradores no deben incurrir en costos de planeación a menos que se anticipe un

rendimiento razonable sobre la inversión. Sus principales características son:

a) Está proyectada a varios años, con efectos y consecuencias previstos a varios

años.

b) Ampara a la empresa como una totalidad, abarca todos los recursos y áreas de

actividades y se preocupa por trazar los objetivos a nivel organizaciones.

c) Es definida por la cima de la organización y corresponde al plan mayor, al cual

están subordinados todos los demás. Según George A. Steiner, la planeación

estratégica no puede estar separada de funciones administrativas como: la

organización, dirección, motivación y control. Además, este tipo de planeación

28

está proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen

como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

La planificación estratégica es un proceso que mantiene unido al equipo directivo

para traducir la misión, visión y estrategia en resultados tangibles, reduce los

conflictos, fomenta la participación y el compromiso a todos los niveles de la

organización con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea.

(Universidad Católica de Santiago de Guayaquil/silva tesis.pdf)

Ilustración No 3. Planeación de estrategias.

Planeación para planear

Búsqueda de

valores

Formulación de mención

Auditores de

desempeño Análisis de brechas

Integración de

los planes de

acción

Planeación de

contingencias

Implementación

Diseño de la estrategia del

negocio

29

Gerente

contador bodegaarea de

mantenimiento

secretaria

2.2. Marco contextual.

Organigrama de la empresa ´´ Papelexa ´´

Empresa Papelexa

La Empresa ´´ Empresa Papelexa ´´ es una empresa que inició sus operaciones a

mediados del año 1998 junto a su fundador Carlos Cervantes Baque, ofreciendo sus servicios

de imprenta, se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil en la ciudadela albatros calle

Plaza Dañin y avenida de las Américas atrás de la llantera zeta. Cuya actividad principal es

brindar servicio en la distribución y comercialización de suministros de escolares, oficina,

manualidades, arte, papelería y tecnología que fomenta día a día las relaciones a largo plazo a

través de un alto nivel de compromiso y en donde nuestro principal objetivo es satisfacer las

necesidades y requerimientos de nuestros clientes. Con el tiempo fue adquiriendo experiencia

y diversas maquinarias como son la: cortadora, perforadora, copiadora, impresoras,

computadoras, offset, entre otras, estas máquinas le permitían la elaboración de afiches,

libros, cuadernos, además ofrecemos otros tipos de trabajo como volantes, tarjeta de

presentación empastados, etc.

30

La empresa Papelexa tiene una participación en el mercado muy buena tenemos un sin

número de clientes fijos por el buen trato al cliente y puntualidad en sus trabajos.”

Misión. Somos un equipo de personas calificadas que tiene como misión fundamental brindar

un servicio de alta calidad a nuestros clientes.

Visión Nuestra visión. Es ser una empresa líder en el mercado, comprometidos a satisfacer

en calidad a nuestros clientes somos una compañía en constante superación, brindando un

servicio eficiente y confiable a toda la comunidad.

Valores Institucionales

Compañerismo: Para fomentar la armonía, unidad, equidad y liderazgo entre los

compañeros en la realización de trabajos colaborativos y actividades, materializando el logro

de los objetivos planteados a partir del esfuerzo mancomunado.

Honestidad: Para tener comportamientos transparentes-honradez, sinceridad, autenticidad,

integridad con nuestras semejanzas y permitir que la confianza colectiva se transforme en una

fuerza de gran valor.

Lealtad: Para estar apegados a la verdad y a la gratitud que es demandada en razón del

respeto a una persona o grupo social, desarrollando acciones positivas en defensa o conquista

de un ideal.

Perseverancia: Para desarrollar voluntad, autocontrol, constancia, deseo de superación y

confianza en sí mismo a fin de enfrentar los desafíos que se presenten en su accionar y

coadyuven al alcance de las metas planteadas en su proyecto de vida.

Respeto: Empezando con el que nos debemos a nosotros mismos, a nuestros semejantes, a

los seres vivos y a la naturaleza, sin olvidar las leyes, las normas sociales y la memoria de

nuestros antepasados. La empresa Papelexa es un espacio donde se vive la paz y no la

31

violencia, a través del diálogo respetuoso, las relaciones del buen trato y de afecto entre

socios, cobradores, personal administrativo, y los usuarios que es la parte esencial dentro de

la compañía.

•Responsabilidad: Para darnos cuenta de las consecuencias que tiene todo lo que hacemos o

dejamos de hacer; sobre nosotros mismos o sobre los demás, y como garantía de los

compromisos adquiridos entre todos los que representan a la empresa Papelexa.

2.3. Marco legal.

LA LEY DE COMPAÑÍAS

Conforme lo señala el Art. 2 de la ley de compañías, en nuestro país tenemos las

siguientes clases de compañías, las cuales son personas jurídicas:

a. En nombre colectivo;

b. En comandita simple y dividida por acciones;

c. De responsabilidad limitada;

d. Anónima; y,

e. De economía mixta.

f. Accidental o Cuentas en participación

Ahora bien la regulación de compañías en el Ecuador no señala una norma para clasificarlas

como pequeñas o grandes, ni por números de trabajadores, ni valores de

aportación.(superintendencia de compañía)

ORGANISMOS DE CONTROL DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

La legislación ecuatoriana señala como máximo organismo de control y regulación a la

Superintendencia de Compañías.

Las empresas objeto de supervisión de este organismo, tienen que cumplir con los siguientes

requisitos, entre otros:

32

Realizar la inscripción de la Constitución de la Compañía.

Actualización de la información.

Elaboración y presentación de balances cada año.

Pago de la contribución anual.

En cuanto a impuestos (tributario – impositivo), el ente regulador es el Servicio de Rentas

Internas (SRI).

El SRI, clasifica a las PYMES dentro de dos grupos o tipos de contribuyentes: personas

naturales o sociedades.

A su vez, las personas naturales están clasificadas entre aquellas obligadas a llevar

contabilidad y las no obligadas a llevar contabilidad. En este segundo grupo tenemos a todos

los ecuatorianos y forasteros que lleven a cabo actividades de carácter económico y que.

Tengan ganancias que superen el $ 100.000 o que comiencen sus actividades con un capital

que pase de los $ 60.000 o que hayan tenido gastos mayores a 80.000.

Estas empresas deberán llevar contabilidad obligatoriamente, firmada por un contador que

se haga responsable y que cumpla con la ley para ejercer su actividad, esta contabilidad tiene

que ser en idioma español y se la debe hacer en dólares americanos, según lo manda el

Reglamento Para Aplicación de Ley de Régimen Tributario Interno, en su artículo. 37.

En lo que corresponde a las sociedades, las mismas deben obtener el RUC,

En cuanto a las sociedades, estas están obligadas a inscribirse en el RUC, producir y dar

los documento que soportan la venta y que hayan sido permitidos por el Servicio de Rentas

Internas, también tienen que hacer sus declaraciones de impuestos según la actividad

económica que la empresa haya registrado. (www.sri.gob.ec/, s.f.)

La empresa tendrá que cumplir con las obligaciones tributarias que aparecen a

continuación:

33

Obtención del RUC

Efectuar declaraciones de los impuestos.

Declarar el Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Declarar el impuesto a la renta.

Efectuar las retenciones en la fuente del impuesto anterior.

Declarar el impuesto a los consumos especiales (ICE)

Elaborar y presentar el anexo de retenciones en la fuente.

Elaborar y presentar el anexo transaccional simplificado.

Elaborar y presentar los anexos de accionistas y socios

Presentar el anexo de impuesto a la renta en relación de dependencia.

Presentar el anexo al impuesto a los consumos especiales.

Y en relación a las NIIF, el SRI ha dado a conocer que es de cumplimiento obligatorio la

resolución emanada de la Superintendencia de Compañías que manda adoptar las NIIF,

indicando que la Ley Orgánica de Régimen Tributario está sobre esa resolución y que el SRI

es el máximo organismo de control en materia tributaria.

Pago de la contribución anual. En cuanto a impuestos (tributario – impositivo), el ente

regulador es el Servicio de Rentas Internas (SRI). (www.sri.gob.ec/, s.f.)

LEY ORGÁNICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO.

Obligación Tributaria.- Según la LEY ORGÁNICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO

INTERNO señala: “El ente que regula las relaciones jurídicas provenientes de los tributos,

entre los sujetos activos y lo contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán tributos

a: nacionales, municipales, provincial o locales de otros entes acreedores de los mismos, así

34

como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos. Se entiende por tributo a los

Impuestos, Tasas y Contribuciones especiales o de mejora”.

Además, la Ley señala otros términos de gran importancia para el proyecto de tesis, los

mismos, que para su presentación se compendiarán:

Obligación de llevar contabilidad. Están obligadas a llevar contabilidad todas las sociedades

y las personas naturales que sobrepasen los niveles que indican tanto para ingresos y costos,

entre otros.

Estados financieros.- es la información financiera resumida que debe ser presentada para

las declaraciones de los impuestos y cumplimiento de: Superintendencia de Compañías,

Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso.

Tarifa del impuesto a la renta para sociedades.- Es el porcentaje que se aplica para el cálculo

del impuesto a la renta y que deben cumplir las sociedades constituidas en el Ecuador, así

como las sucursales de sociedades extranjeras domiciliadas en el país y los establecimientos

permanentes de sociedades extranjeras no domiciliadas, que obtengan ingresos gravables.

Sistemas de contabilidad y de control interno

Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad están dirigidos a lograr

objetivos como:

Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la

administración.

Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el momento

correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado, a modo de permitir la

preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de referencia para informes

financieros identificados.

35

Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos razonables

y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia.

Limitaciones inherentes de los controles internos

Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la administración

evidencia conclusiva de que se ha alcanzado los objetivos a causa de limitaciones inherentes.

Dichas limitaciones incluyen: El usual requerimiento de la administración de que el costo de

un control interno no exceda los beneficios que se espera se derive.

La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones que no son de

rutina.

La posibilidad de burlar los controles internos a través de la colusión de un miembro de la

administración o de un empleado con partes externas o dentro de la entidad.

La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control interno pudiera abusar

de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración sobrepasando un

control interno.

La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados debido a cambios

en condiciones, y que el cumplimiento con los procedimientos pueda deteriorarse.

Sección III

Sistema de corrección monetaria de los estados financieros

Art. 41.- Ajuste de los activos no monetarios. - Los Activos No Monetarios poseídos al

cerrar el ejercicio se ajustarán así (SRI, 2014):

1. Acciones, Participaciones y Derechos en Sociedades.

2. Inventarios.

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Los inventarios se deben ajustar según el siguiente método:

a) Cuando se menciona inventarios sin tratar o sin cambiar por el implicado, sean éstas de

posesiones finales o materias primas, se deben acomodar en base a la finalización del costo

de compra en que haya incurrido el competidor. Si no se tienen realizado compras durante el

último mes los inventarios se acomodarán, con el valor que beneficie de aplicar el coste de la

última compra ejecutada en el ejercicio, la comisión proporcionada de ajuste contado como lo

señala el numeral 2 del art. 37 de este Reglamento. (SRI, 2014, pág. 24)

Si estas adquisiciones en el ejercicio no se han realizado, los inventarios deben ajustarse

aplicando, al costo ajustado al cerrar el periodo anterior, y el porcentaje para el ajuste debe

ser el establecido en numeral 1 del artículo 37 del presente Reglamento.

El reciente valor ajustado del inventario no tiene que ser más alto que el precio de

mercado estipulada en tiempo de la reforma.

La desigualdad entre el valor ajustado, como se detalla en los numerales anteriores, y el

precio en textos sobre el cual estaban anotados los inventarios, se anotará como un préstamo

o una deuda en la cuenta Reexpresión Monetaria el cual se encuentra estipulado en la reforma

en el Art. 8 del D.E. 2553, R.O. 643-S, 28-II-95 que trata sobre los inventarios de mercancías

semielaboradas o terminadas que son fabricados por el contribuyente, por lo que se ejecutarán

de la siguiente forma:

La parte del coste correspondiente materiales e insumos directos empleados en la

realización se establecerán conforme a los procesos descritos en la letra a) precedente. (SRI,

2014, pág. 24)

La proporción del costo adecuado a mano de obra y gastos indirectos de elaboración se

adecuará al último costo incidido por el contribuyente.

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Si no se tiene realizado ninguna elaboración durante el último mes del ejercicio, se acoplan

aplicando al costo de la mano de obra y gastos de fabr

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