UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES “TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL” PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCION EN NEGOCIOS INTERNACIONALES “ANALISIS DE LA IMPLEMENTACION DE AUDITORIAS A DISTANCIA PARA LA REVISION DE CREDITOS PRODUCTIVOS EN UN BANCO” AUTOR: MIGUEL ADRIAN MARTINEZ AGUAYO. TUTOR: YOLANDA MARIANA GARCIA CARRANZA GUAYAQUIL – ECUADOR SEPTIEMBRE 2016
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCIÓN
EN NEGOCIOS INTERNACIONALES
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCION EN NEGOCIOS
INTERNACIONALES
“ANALISIS DE LA IMPLEMENTACION DE AUDITORIAS A
DISTANCIA PARA LA REVISION DE CREDITOS PRODUCTIVOS EN
UN BANCO”
AUTOR: MIGUEL ADRIAN MARTINEZ AGUAYO.
TUTOR: YOLANDA MARIANA GARCIA CARRANZA
GUAYAQUIL – ECUADOR
SEPTIEMBRE 2016
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REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
TÍTULO: “ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE AUDITORIAS A DISTANCIA PARA LA
REVISION DE CRÉDITOS PRODUCTIVOS EN UN BANCO”.
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
CARRERA: MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS
INTERNACIONALES
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 40
ÁREA TEMÁTICA: Auditoría e Informática
PALABRAS CLAVES: Auditoría, Costos, Bancos y Tecnología
RESUMEN: Este proyecto trata del análisis de la implementación de aplicar auditorías a distancia en la
revisión de concesiones de créditos en una Institución Financiera, es decir mejorar el proceso con el
objetivo de ser más eficiente en la rentabilidad abaratando los costos de viáticos y movilización, a su
vez la pérdida del tiempo en el desplazamiento del personal de auditoría interna de un lugar a otro.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF X
SI
NO
CONTACTO CON AUTOR: Miguel Adrián Martínez Aguayo Teléfono:
0995280621
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
ii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutora del estudiante C.P.A Miguel Adrián Martínez Aguayo, del Programa de
Maestría en Administración de Empresas, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil, CERTIFICO: que el estudio de caso del Trabajo de
Titulación Especial Titulado “Análisis de la implementación de Auditorías a distancia para la revisión
de créditos productivos en un Banco”, en opción al grado académico de Magíster Administración de
Empresas con Mención en Negocios Internacionales, cumple con los requisitos académicos,
científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
Yolanda Mariana García Carranza
TUTOR
Guayaquil, 29 de Septiembre del 2016
iii
DEDICATORIA
A Dios por mostrarme día a día que con
humildad, paciencia y sabiduría, todo es
posible.
A mi madre, hermanos quienes con su amor,
apoyo y comprensión incondicional
estuvieron siempre a lo largo de mi vida.
A mis familiares y amigos que tuvieron
siempre esas palabras de apoyo para mí
durante todas las etapas de mis estudios.
MARTINEZ AGUAYO MIGUEL ADRIÁN.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco en primer lugar a Dios quien me dio
la vida y la ha llenado de bendiciones en todo
este tiempo, a él que con su infinito amor me
ha dado la sabiduría suficiente para culminar
mi carrera universitaria. Quiero expresar mi
más sincero agradecimiento, reconocimiento y
cariño a mi madre por todo el esfuerzo que
hizo para darme una profesión y hacer de mí
una persona de bien, gracias por los sacrificios
y la paciencia que ha demostrado todos estos
años; gracias a ella he llegado a donde estoy.
Gracias a todas aquellas personas que de una
u otra forma me ayudaron a crecer como
persona y como profesional. Agradezco
también de manera especial a mi director de
tesis quién con sus conocimientos y apoyo
supo guiar el desarrollo de la presente tesis
desde el inicio hasta su culminación. “Ahora
puedo decir que todo lo que soy es gracias a
todos ustedes”.
MARTINEZ AGUAYO MIGUEL ADRIÁN.
v
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
___________________________
FIRMA
Miguel Martínez Aguayo
C.I. 0918839861
vi
Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................................ 1
Delimitación del problema: .................................................................................................................... 2
Formulación del Problema ...................................................................................................................... 3
Justificación: ............................................................................................................................................ 3
Objeto de estudio: .................................................................................................................................. 3
Campo de acción o de investigación: ...................................................................................................... 3
Objetivo general: .................................................................................................................................... 4
Objetivos específicos: ............................................................................................................................. 4
Novedad científica: ................................................................................................................................. 4
Capítulo 1 ................................................................................................................................................ 5
1. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................................ 5
1.1. Teorías generales ........................................................................................................................ 5
1.1.1. Conceptos de Auditoría ......................................................................................................... 5
1.1.2. Definición de auditoría Continua .......................................................................................... 6
1.2. Teorías sustantivas ....................................................................................................................... 6
1.2.1 Antecedentes .......................................................................................................................... 6
1.2.2 Auditorías ............................................................................................................................... 7
1.2.3 Objetivo de la Auditoria en General ...................................................................................... 7
1.2.4 Importancia de la Auditoría Continua .................................................................................... 8
1.2.5 Características que diferencian la Auditoría a Distancia de la tradicional ............................. 8
1.3 Referentes empíricos .................................................................................................................. 10
1.3.1 Aspectos Generales .............................................................................................................. 10
1.3.2 Alcance de la Auditoria a Distancia .................................................................................... 11
1.3.3 Ventajas ................................................................................................................................ 12
1.3.4 Riesgos en el proceso de Auditoria a Distancia ................................................................... 13
1.3.5 Análisis de KPMG ............................................................................................................... 13
Capítulo 2 .............................................................................................................................................. 15
2. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................................. 15
2.1. Metodología: ......................................................................................................................... 15
2.2. Métodos: ............................................................................................................................... 15
vii
2.3. Premisas o Hipótesis ............................................................................................................. 15
2.3.1. Hipótesis general............................................................................................................... 16
2.3.2. Hipótesis complementarias .............................................................................................. 16
2.4. Universo y muestra ............................................................................................................... 16
2.5. CDIU – Operacionalización de variables ............................................................................... 16
2.6. Gestión de datos ................................................................................................................... 17
2.7. Criterios éticos de la investigación........................................................................................ 18
Capítulo 3 .............................................................................................................................................. 19
3. RESULTADOS ................................................................................................................................. 19
3.1. Antecedentes de la unidad de análisis o población .............................................................. 19
3.2. Diagnostico o estudio de campo: .......................................................................................... 19
Capítulo 4 .............................................................................................................................................. 27
4. DISCUSIÓN .................................................................................................................................... 27
4.1. Contrastación empírica: ........................................................................................................ 27
4.2. Limitaciones .......................................................................................................................... 27
4.3. Líneas de investigación: ........................................................................................................ 28
4.4. Aspectos relevantes .............................................................................................................. 28
Capítulo 5 .............................................................................................................................................. 29
5. PROPUESTA ................................................................................................................................... 29
5.1. Proyección de los costos incurridos en las revisiones .......................................................... 30
5.2. Análisis para efectuar el trabajo a distancia o extra-situ ...................................................... 32
5.3. Beneficios de aplicar la Auditoria a distancia: ...................................................................... 36
CONCLUSIONES ..................................................................................................................................... 38
RECOMENDACIONES ............................................................................................................................. 39
Bibliografía ............................................................................................................................................ 40
viii
INDICE DE TABLAS
TABLA 1.TABLA DE CDIU ....................................................................................................................................... 17
TABLA 2. FRECUENCIA DE VIAJES .......................................................................................................................... 20
TABLA 3. REALIZAR ESTE TIPO DE VIAJES .............................................................................................................. 20
TABLA 4. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................................................................ 21
TABLA 5. COMO OBTENER LA INFORMACIÓN ...................................................................................................... 22
TABLA 6. ENTREGA DE TRABAJOS ......................................................................................................................... 23
TABLA 7.IMPLEMENTACIÓN DE AUDITORÍA A DISTANCIA ................................................................................... 23
TABLA 8. PERSONAL ESTÁ CAPACITADO PARA ESTE TIPO DE AUDITORIA............................................................ 24
TABLA 9. PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN ...................................................... 25
TABLA 10. MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD EN CASO DE IMPLEMENTACIÓN ..................................................... 25
TABLA 11. CONTRIBUIRÍA A DISMINUIR LOS COSTOS DE VIÁTICOS Y MOVILIZACIÓN ......................................... 26
TABLA 12. ESCENARIOS DE EJEMPLOS DEL TIEMPO Y COSTOS INCURRIDOS EN UNA VISITA .............................. 32
INDICE DE ILUSTRACIONES
FIGURA 1. ÁRBOL DE PROBLEMAS .......................................................................................................................... 3
FIGURA 2. ANÁLISIS AUDITORIA CONTINUA ......................................................................................................... 14
FIGURA 3. FRECUENCIA DE VIAJES ........................................................................................................................ 20
FIGURA 4. REALIZAR ESTE TIPO DE VIAJES ............................................................................................................ 21
FIGURA 5. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN ...................................................................................................... 21
FIGURA 6. COMO OBTENER LA INFORMACIÓN .................................................................................................... 22
FIGURA 7. PERSONAL ESTÁ CAPACITADO PARA ESTE TIPO DE AUDITORIA.......................................................... 23
FIGURA 8. IMPLEMENTACIÓN DE AUDITORÍA A DISTANCIA ................................................................................ 24
FIGURA 9. PERSONAL ESTÁ CAPACITADO PARA ESTE TIPO DE AUDITORIA.......................................................... 24
FIGURA 10. PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN ....................................................................................................... 25
FIGURA 11. MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD EN CASO DE IMPLEMENTACIÓN ................................................... 26
FIGURA 12. CONTRIBUIRÍA A DISMINUIR LOS COSTOS DE VIÁTICOS Y MOVILIZACIÓN ...................................... 26
ix
Resumen
La práctica de la auditoria se ha venido desarrollando durante muchos años, por ser
considerado un examen que permite verificar objetivamente información financiera,
administrativa y operacional de una institución, pero pese al transcurso de los años y la
mejora de las tecnologías, la Institución financiera aún incurre en altos costos significativos
en lo que respecta a la movilización, hospedaje y viáticos de sus funcionarios para su
ejecución. Lograr implementar nuevas herramientas o software permitiría realizar auditoría a
cada una de sus agencias sin incurrir en tantos gastos operacionales para su ejecución, este
proyecto busca analizar la implementación de auditorías a distancia en la revisión de
concesiones de créditos productivos dentro de un banco; lo cual lograría fortalecer los
controles en las revisiones para la evaluación de los riesgos en el entorno del negocio,
pudiendo comprobar si los procesos han sido realizados de forma objetiva, sin que existan
conflictos de intereses entre funcionarios y clientes; erradicando prácticas retrospectivas, que
incluían pérdida de tiempo laboral, así como altos costos generados por la movilización,
hospedaje y alimentación de los funcionarios del área de auditoría, al momento de tener que
evaluar la situación de cada agencia perteneciente a la entidad Bancaria. A través de este tipo
de auditorías a distancia o extra-situ, el personal de auditoría podrá realizar controles con
absoluta facilidad, rapidez y objetividad pudiendo reaccionar ante efectos negativos o de altos
impactos económicos con mayor eficacia.
Palabras clave: Auditoria, Costos, Banco y Tecnología.
x
Abstract
The practice of the audit has been developing for many years, being considered a test that can
objectively verify financial, administrative and operational institution information, but
despite the passing of the years and improved technologies, financial institution even high
incurs significant costs in terms of mobilization, lodging and travel expenses of its staff for
execution. Successfully implement new tools or software audit would allow each of its
agencies without incurring many operating expenses for execution, this project seeks to
analyze the implementation of audit distance in the review of concessions productive loans
within a bank; which achieved strengthen controls on the revisions for the assessment of risks
in the business environment, being able to check whether the processes have been carried out
objectively, without any conflict of interest between employees and clients; eradicating
practices retrospectives, including lost work time as well as high costs generated by the
mobilization, lodging and feeding area officials audit, when having to assess the situation of
each agency belonging to the bank. Through this type of audit on-site extra distance or audit
staff may carry out checks with absolute ease, speed and objectivity can react to negative
economic impacts or high impact more effectively.
Key words: Audit, Costs, Bank and Technology
1
Introducción
En la actualidad en los trabajos de auditoría se emplean o se encuentran los auditores
con los nuevos avances tecnológicos, esta situación hace que requieran la incorporación
sistemática de las nuevas herramientas para ejecutar los trabajos, a su vez de conocimientos
sólidos y profundos en técnicas informáticas extendidas en el control de la gestión. La
práctica de las auditorías se ha desarrollado a lo largo de los años, originando que el uso
frecuente de las herramientas informáticas sea un elemento indispensable en cada trabajo de
auditoría que se efectúa.
Esta práctica ha permitido a los auditores acercarse a las principales deficiencias de las
entidades previo a los análisis de las informaciones preliminares obtenidas en el
procesamiento automatizado que participan los auditores auxiliados fundamentalmente. A lo
anteriormente desarrollado debe añadirse que es necesario mantener constantemente la forma
de incrementar la calidad y profundidad de las auditorías internas.
Ante los aspectos anteriormente expuestos es evidente que se debe de introducir y
analizar el impacto del concepto de auditoría a distancia, es decir efectuando las revisiones
desde el mismo lugar de trabajo u oficina donde está físicamente el equipo de auditores,
haciendo que en estas revisiones se aprovechen de mejor manera los recursos tanto humanos
como tecnológicos vinculando necesariamente la perfección sistemática de la revisión de los
créditos productivos, con la clara utilización y empleo de las tecnologías utilizadas hoy en
día, haciendo las revisiones más ágiles llegando a niveles de optimización tratando de llegar a
márgenes de costo=beneficio.
2
Delimitación del problema:
Para la gerencia de auditoría interna de una Institución financiera, resulta muy
complejo y difícil dentro de su planificación eliminar los costos y tiempos por movilización
que incurrirán los auditores internos en las revisiones de créditos productivos de las agencias
de otra localidad fuera de la ciudad de Guayaquil considerando los diferentes escenarios y
aplicativos que intervienen para este tipo de revisiones.
Esta situación se origina dadas las causas que en la institución financiera no tiene
auditores de planta es decir en cada regional de acuerdo a la distribución estratégica y
estructural que mantiene esta institución financiera, así como la documentación de respaldo
solicitada como requisitos a los clientes no se encuentra digitalizada, constando únicamente
en cada una de las carpetas de crédito que están en las agencias, ya que la institución
financiera no ha implementado un tipo de software de aplicación adecuado para respaldar
este tipo de información; a su vez que con el pasar de los años en las revisiones de los
créditos productivos se ha determinado situaciones donde el personal interno (Ejecutivos de
negocios) de las agencias ha otorgado ciertos beneficios a los clientes.
Ante las causas anteriormente mencionadas se han generado los siguientes efectos
negativos como es el atraso en la entrega de informes dados los plazos establecidos, en
muchas ocasiones una notoria acumulación de tareas, situaciones que causa picos de desgaste
en el personal de auditoría interna, y una generación constante de gastos por movilización y
hospedaje, condicionante que hoy en día es un objetivo clave y estratégico el de disminuir
notoriamente los costos.
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Figura 1. Árbol de problemas
Formulación del Problema
¿Cómo establecer las auditorías a distancia o continuas en el proceso de la revisión de
los créditos productivos en un Banco, ahorrando costos y tiempo?
Justificación:
Si se contara implementado las auditorías a distancia o auditoria continua aprovechando
los recursos humanos y tecnológicos que posee una Institución financiera, la gerencia de
auditoría interna podrá tomar decisiones más oportunas dentro de su planificación, ahorrando
costos y tiempo evitando atrasos en la entrega de informes.
Objeto de estudio:
Administración Financiera.
Campo de acción o de investigación:
Auditoría Interna
4
Objetivo general:
Optimizar el uso del recurso humano, abaratar los costos de viáticos, hospedaje y
alimentación, así como el aprovechamiento de la tecnología y el aprovechamiento del tiempo
utilizado por el personal de auditoría interna en cada desplazamiento; para aprovecharlos en
el desarrollo del trabajo en cumpliendo al Plan de auditoría interna de la Institución
financiera.
Objetivos específicos:
Fundamentar los antecedentes teóricos con respecto al proceso de revisión de
auditoría interna.
Analizar el exceso de costos incurridos en viáticos y movilización en el momento
que toca efectuar la revisión en las agencias fuera de la ciudad de Guayaquil.
Determinar la viabilidad de la implementación de auditorías a distancia en la
revisión del proceso de créditos productivos.
Novedad científica:
Con el respectivo análisis de la implementación de las auditorías a distancia en las
revisiones de los créditos productivos de un Banco desde la oficina de la ciudad de Guayaquil
hacia las demás agencias ubicadas dentro y fuera de la provincia del Guayas, aprovechando
las herramientas y/o recursos tecnológicos, se logrará abaratar los costos de movilización y
hospedaje optimizando los tiempos, y obteniendo mejores resultados de las revisiones que se
llevan actualmente. Este ejemplo se lo podría replicar en las demás empresas sean públicas o
privadas que cuenten con esta área de auditoría interna o control interno.
5
Capítulo 1
1. MARCO TEÓRICO
1.1. Teorías generales
1.1.1. Conceptos de auditoría
Según Guillermo Cuellar, la auditoría consiste en un proceso de carácter sistemático
que permite obtener y evaluar de manera objetiva evidencias relacionadas con informes
respecto a actividades económicas y otros acontecimientos similares. El fin de este proceso
es determinar el grado de correspondencia entre el contenido informativo con las evidencias
que dieron origen, de igual forma, determinar si dichos informes se han elaborado bajo
principios establecidos para cada caso (Mantilla, 2009).
Para Ormaechea Aguirre la auditoría deberá ser realizada de forma sistémica, analítica
y con un vasto sentido crítico por parte de quien realice el examen. Por lo tanto no puede
estar sometida a intereses del examinador, en virtud, de que este, actuará con independencia
con la intención de que su opinión siempre tenga una verdadera validez ante los usuarios de
la misma (Aguirre, 2006).
A criterio de Charles Bacon, la auditoría responde a una evaluación, y como toda
evaluación, debe contar con un patrón contra el cual se pueda efectuar la comparación y de
tal forma, poder concluir sobre el objeto examinado. El patrón de comparación, se
transformará de acuerdo al área sujeta al examen (Franklin, 2007). El auditor deberá tener un
gran conocimiento sobre la estructura y el funcionamiento de la unidad sujeta a su análisis o
examen; no sólo en su parte interna sino en todo el ámbito dentro del cual se desarrolla así
mismo de la normatividad legal a la cual se encuentra sujeta (Arens, 2007).
Otro estudioso de la materia, como lo es Astorga, considera a la auditoria, como el
examen que es realizado por el auditor a los estados financieros de una organización, a través
de la aplicación de una serie de procedimientos, basado en reglas y evidentemente en sólidos
6
conocimientos contables, a fin de que le permitan actuar con una visión fiel y clara de las
actuaciones examinadas, emitiendo una opinión imparcial de la misma(Lefcovich, 2009).
Por su parte Segovia manifiesta que la auditoria es una actuación encaminada a
examinar Estados Financieros de una entidad, a fin de lograr verificar si estos ofrecen una
imagen fiel de la situación económica financiera o patrimonial; tratándose de un servicio que
no solo interesa a quien ejecuta dicho examen, sino también a terceros que mantienen
relaciones con la misma (Segovia, 2007).
Tomando en cuenta los criterios antes mencionados, se puede decir que, en términos
precisos, la auditoria es la actividad en la cual se verifica la corrección contable de los
estados financieros y todas las fuentes de contabilidad, para de esta forma lograr determinar
con fidelidad e imparcialidad la racionalidad de los resultados emanados de ellos (Yanez,
2012).
1.1.2. Definición de auditoría continua
Según Angélica María Barón Ubaque, en una de sus publicaciones, define a la auditoria
continua como el proceso sistemático de recolectar evidencia electrónica de auditoría con
base razonable para emitir una opinión sobre la presentación justa o razonable de los estados
financieros preparados bajo un sistema contable sin papel, en tiempo real (Duque, 2015).
1.2. Teorías sustantivas
1.2.1 Antecedentes
Hasta ahora, la evolución de la auditoria ha sido lenta en adaptarse a los cambios
tecnológicos aportados por las computadoras. En una primera etapa, el impacto del
procesamiento de datos fue simplemente ignorado aplicando el enfoque de “auditoria
alrededor del computador”, donde todos los datos requeridos para ejercer la función de
auditoría eran extraídos desde la documentación física (papeles) relacionada con las
operaciones de la entidad.
7
El siguiente enfoque fue el de “auditoria a través del computador” donde el auditor
comenzaba a utilizar la tecnología informática para ejercer su función. Basándose en la
utilización de herramientas estándar de oficina como por ejemplo: planillas de cálculos y
herramientas CAAT (CAAT de Computer Aid Audit Tools- Herramientas de ayudas para
auditoría de Computadores /básicamente software para análisis de datos como el paquete
ACL), todo esto a fin de automatizar las tareas y procesos de auditoría. Sin embargo, estos
enfoques han demostrado ser limitados en cuanto al aprovechamiento pleno de las ventajas
que pueden aportar las nuevas tecnologías para automatizar procedimientos y las tareas de
auditoría.
1.2.2 Auditorías
Según Philip, las auditorías continuas o periódicas surgen cuando el Contador Público
Independiente visita a sus clientes con intervalos frecuentes de tiempo durante el período
fiscal; como podría ser una vez al mes, con mayor o menor frecuencia y durante su visita
actualiza todo el trabajo de auditoría desde su visita anterior (Cruz, 2012).
El cliente debe recibir comunicaciones o informes frecuentes, detallando el progreso
realizado durante el curso del trabajo, los defectos que hay que corregir y cualquier otro
asunto de interés para la buena marcha del negocio. Estas comunicaciones o informes no son
iguales a un informe formal de una auditoría y normalmente no contienen dictámenes o
certificaciones los cuales se presentan anualmente al final del período.
1.2.3 Objetivo de la auditoria en general
El objetivo de la auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeño de sus actividades. Para ello la auditoría les proporciona análisis, evaluaciones de
control, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas
(Arens, 2007).
8
1.2.4 Importancia de la auditoría continua
La auditoría continua, no es más que una herramienta de gran utilidad para las
organizaciones que se vinculen con este proceso, ya que es una forma eficaz de evitar
posibles irregularidades y malas praxis en los estados financieros dentro de un período fiscal,
observando en el área a evaluar, la descripción de la deficiencia encontrada, las causas del
problema, las consecuencias de la debilidad encontrada y de ser posible su cuantificación,
como también los correctivos pertinentes a muy corto plazo y de manera oportuna(Maciel,
2010). Otro aspecto valioso de la auditoría continua, es que brinda seguridad a los clientes,
debido a que reciben respuestas rápidas de las incidencias que tienen las operaciones en su
patrimonio, así como también sirve de fuente para prevenir y descubrir errores o fraudes a
tiempo.
La auditoría continua, resulta importante, por constituirse en una base para realizar la
revisión óptima de los procesos asentándose en las normas de la empresa; lo que permitirá
una mejor distribución del trabajo por parte del personal responsable. Asimismo, en lo
referente a los sistemas de información, ofrece sugerencias de procedimientos de trabajo, en
los cuales existan una posible optimización, para un mejor uso de la información, que, a su
vez, simplifica el tiempo y se logran resultados más eficaces, necesarios en el trabajo
cotidiano del personal de la organización.
1.2.5 Características que diferencian la auditoría a distancia de la tradicional
A modo de ejemplo de las diferencias favorables a la realización de las auditorías a
distancia en relación con las auditorías regulares tradicionales, comenzamos con los aspectos
que son objeto de verificaciones y comprobaciones por el método tradicional. Se verifican 22
aspectos o tópicos que son objeto de análisis en las auditorías regulares tradicionales que se
realizan, con el empleo de las mismas herramientas informáticas utilizadas en las que se
realizan a distancia.
9
En estas auditorías, independientemente de que mediante la utilización del sistema de
auditoría de fácil explotación (SAFE) le es posible determinar qué transacciones y qué
aspectos de la disciplina de caja deberá revisar, que no son la totalidad de éstos, siempre le es
necesario trasladar a la oficina una cantidad de documentación que deberá revisar y
necesitará visitar la unidad auditada un determinado número de veces a fin de recoger
informaciones, realizar verificaciones y entrevistas con los auditados, etc.
En el caso de las auditorías a distancia ya anteriormente hemos señalado que hasta el III
Trimestre del 2001 se verificaron 63 aspectos y que en las que se realizan en el IV se
verifican 74, lo que brinda al auditor un universo más amplio de aspectos a verificar. En estas
auditorías, en un principio el auditor solo se trasladaba a la unidad en casos excepcionales,
solicitando aclaraciones por la vía telefónica o que se le mostraran, en su oficina,
determinados documentos. En la actualidad, sin descartar la utilización del teléfono se dedica
una jornada a visitar la unidad auditada con el objetivo de verificar in situ aspectos puntuales
que se determinan después del análisis de toda la información obtenida, así como para
verificar aspectos tales como: la organización y archivo de la documentación, el análisis de
los documentos primarios, la utilización de la referencia cruzada en los documentos donde
ello es necesario, la doble custodia del efectivo, la atención al público, así como otros
aspectos que se estimen necesarios.
En todos los casos se reduce en gran medida el tiempo en que el auditor se traslada a la
entidad. El análisis de la traza contenida en las salvas es fundamental para realizar los futuros
análisis y determinar las calificaciones que corresponden a cada caso. Adicional a todo lo
expuesto, en relación al tema de las auditorías a distancia, se puede manifestar que estas
permiten realizar un análisis de las operaciones con posibles riesgos, para así poder obtener
las tablas de un grupo de las opciones del SAFE que representan la verificación y validación
de la información del SILVER (Sistema de Inventario) y luego se efectúan las otras
10
consultas. Estos análisis se están incorporando actualmente en las auditorías normales,
además de las revisiones documentales que se realizan.
Con este nuevo concepto, la auditoría continua serviría de herramienta para el control y
la supervisión, constituyendo un elemento esencial para toda organización, incorporando
siempre las normas y procedimientos para lograr estándares de calidad y poder avanzar hacia
la excelencia empresarial, en otro contexto, alcanzando las tres (E ) que se reflejan de la
siguiente forma: Economía, Eficiencias, Eficacia.
1.3.Referentes empíricos
1.3.1 Aspectos generales
Jesús Orama, concluye en establecer que la auditoría a distancia es una forma superior
de trabajo, en la cual las comprobaciones asociadas al registro de la actividad, los resultados
de la gestión comercial de las ventas y/o servicios y el registro de las operaciones diarias o
periódicas de los sistemas, se efectúan a partir de la información disponible en la instancia
superior a la cual se subordina la entidad auditada y con la característica que el tiempo de
permanencia del auditor en la entidad auditada se reduce de forma considerable(Pastor,
2010).El Grupo de estudio común de CICA y AICPA define la auditoría continua como una
metodología que permite a los auditores independientes proporcionar aseguramiento escrito
sobre una materia sujeto, de la cual la gerencia es responsable, usando una serie de informes
de auditoría publicados virtual y simultáneamente, o en un periodo de tiempo corto después
de, la ocurrencia de los acontecimientos subyacentes a la materia sujeto(Zabihollah, 2006).
Con base a lo anterior, se observa que en la utilización de una auditoria continua, se
requiere usar información relevante, confiable y oportuna a través de una verificación y
divulgación (emisión de reportes), más eficiente que la empleada por la auditoria tradicional.
De tal forma que con la proliferación de la tecnología de información (TI), la información
11
relevante está previamente disponible, y sumándole las técnicas de auditoría asistidas por un
computador dicha información se podría revisar de una manera más oportuna y confiable
1.3.2 Alcance de la auditoria a distancia
Para el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos, la auditoría interna se
podría definir como aquella actividad de orden independiente, que se realiza dentro de una
empresa y que se encuentra encaminada a revisar operaciones contables, así como de otras
naturalezas, con la intención clara de servir en favor de la dirección. Siendo de esta forma un
control cuya finalidad es la evaluación y medida de la eficacia de otros medios de control
(Tato, 2008).
La auditoría interna surge luego de la auditoría externa, debido a la necesidad de
mantener el control permanente y eficaz dentro de una empresa, de tal forma que sea más
rápida la función del auditor (Sanchez G. , 2006).Habitualmente, la auditoría interna clásica
se ha ocupado principalmente del sistema de control interno, en otros términos, del conjunto
de medidas, procedimientos y políticas establecidas en las empresas para proteger los
activos, minimizar los posibilidades de fraude, optimizar la calidad de la información
económico-financiera incrementar la eficiencia operativa dentro de una institución.
Concentrándose en el terreno administrativo, contable y financiero.
La auditoría interna se torna necesaria, a medida que una empresa comienza a aumentar
su volumen, propagar en extensión geográfica y su entorno se vuelve complejo; de tal forma
que se vuelve casi imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección.
Considerando que el control antes lo podía ejercer directamente la dirección de la empresa
través de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los mismos
empleados de la empresa; pero posteriormente, en las grandes empresas modernas esta forma
de ejercer el control directo ya no es posible hoy día, surgiendo ante esto, la emergente
necesidad de aplicar la llamada auditoría interna.
12
Siendo su objetivo principal el ayudar a la dirección en el cumplimiento de
sus funciones y responsabilidades, proporcionando un posible análisis objetivo, evaluaciones,
recomendaciones y todo tipo de comentarios sobre las operaciones evaluados. Logrando este
objetivo a través de medios más específicos como: verificando la confiabilidad y grado de
razonabilidad de la información contable y extracontable, producida en todos los niveles de la
organización; y, vigilando el buen funcionamiento del sistema de control interno a través de
una evaluación, tanto del sistema de control interno contable como del operativo.
1.3.3 Ventajas
No obstante, las significativas ventajas que presenta esta práctica, su desarrollo está
condicionado por distintas premisas, entre las que se señalan por su importancia las
siguientes:
- Requiere conocimiento del impacto y posibilidades por parte de la gerencia a todos
los niveles.
- Es indispensable mantener una política sistemática de actualización de los medios
técnicos, así como el aseguramiento de programas con características que permitan
realizar comprobaciones de todo tipo, acerca de la información utilizada por las
entidades.
-Requiere de uniformidad en la información de los sistemas para el registro de la
actividad.
-Se debe incorporar a la actividad diaria, los riesgos e incertidumbres que representan
vulnerabilidades de la actividad, lo cual es objeto de un examen asociado al empleo
de esta técnica, lo que demanda del órgano de auditoría la planificación de acciones
que permitan su reducción al mínimo.
- La capacitación de todo el personal, en particular de los dedicados al análisis y
evaluación del estado del control interno, se convierte en una tarea de primer orden.
13
- Un flujo sistemático de la información en el ámbito de toda la entidad, para permitir
el acceso pleno de los auditores y de otras áreas que lo requieran, en horas hábiles.
- Realizar una adecuada retroalimentación a las distintas áreas que acceden a esta
información con relación a su uniformidad y fiabilidad.
1.3.4 Riesgos en el proceso de auditoría a distancia
Como todo progreso, el empleo de auditoría a distancia introduce nuevos riesgos e
incertidumbres en el proceso de auditoría, entre los que se encuentran:
- Que la información que se recopila de la entidad este falseada
- Posibilidad de ausencia de información en periodos intermedios en la información
disponible
- Existencia de determinados elementos que no se puede comprobar, por esta vía.
-Por tanto, el empleo de auditoría a distancia requiere de servicios y mecanismos
complementarios que minimicen la materialización de las vulnerabilidades antes
mencionadas.
1.3.5 Análisis de KPMG
Queda claro que muchas organizaciones son conscientes de los factores que impulsan la
implantación de auditoría continua. Sin embargo, el mero hecho de entender sus beneficios
no basta para iniciar su implantación. Entre los factores estratégicos considerados están la
necesidad de reforzar el gobierno corporativo, la mejora en la operativa y su medición, y la
capacidad para disponer de una visión global sobre las operaciones. Entre los factores
operativos cabe citar los incidentes o riesgos de fraude t de conducta irregular, y la mejora
constante de los procesos mediante la identificación de irregularidades. Entre los factores
externos están el incremento del entorno regulatorio y de riesgos, el análisis minucioso por
parte de las agencias de calificación crediticia y la incertidumbre del entorno económico.
Puesto que la auditoria continua no siempre produce necesariamente resultados
14
operativos/estratégicos inmediatos y directos, a las organizaciones les cuesta apreciar la
ventaja competitiva que ofrecen.(KPMG, 2012).
Figura 2.Análisis auditoria continua
Fuente: Auditoria continua y supervisión continua-Estudio de KPMG en la región EMA Diciembre 2012
15
Capítulo 2
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1. Metodología:
Para el problema planteado su solución se la abordará con una metodología con
enfoque cuantitativo, ya que nos ayudará a recoger la información mediante cuestiones
cerradas planteadas de forma idéntica y homogénea lo que nos permitirá su cuantificación y
tratamiento estadístico en función de las variables Económicas, Tecnológicas y Recursos
Humanos. Este tipo de metodología es de gran utilidad al momento de recolectar, organizar,
analizar, resumir y presentar las observaciones que se obtenga durante todo el proceso de
investigación.
2.2. Métodos:
Para la solución del problema como instrumento para la recolección de la información
el método a utilizar es la encuesta, mediante un cuestionario de preguntas estandarizadas con
la que se intenta medir nuestro alcance, la frecuencia con la que se necesita viajar para este
tipo de revisiones, y la generalización de los resultados dado que el problema planteado se
encuentra claramente identificado y delimitado.
2.3. Premisas o Hipótesis
Para buscar la solución del problema planteado se establecerán hipótesis de
investigación alineadas con los objetivos, tanto generales como específicos, las mismas que
para efectos del presente trabajo se han denominado hipótesis general e hipótesis
complementarias. Las hipótesis son proposiciones tentativas acerca de la relación entre dos o
más variables (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010). También
se pueden definir como una suposición o solución anticipada al problema objeto de estudio de
la investigación y por tanto la tarea del investigador se dirige a probar dicha suposición o
hipótesis (Bernal C. A., 2010).
16
2.4. Hipótesis general
Hi: ¿Si se desarrolla la correcta implementación de las auditorías a distancia para la
revisión de los créditos productivos en una Institución financiera, se abaratarían los costos
(económica) de movilización y hospedaje, se optimizaría el uso del recurso humano
aprovechando la tecnología en relación al ahorro tiempo para la entrega de los informes
oportunamente?
2.4.1. Hipótesis complementarias
H1:Si se analiza la implementación de las auditorías a distancia en la revisión de
créditos productivos en un Banco se puede determinar las interrelaciones entre las principales
variables que intervienen en este proceso, tanto independientes como dependientes.
H2: Si se analiza el exceso de costos incurridos en base a las variables intervinientes
como es viáticos y movilización en el momento que toca efectuar la revisión en una agencia
fuera de la ciudad de Guayaquil, se puede abaratar estos costos.
H3: Si se implemente una aplicación tecnológica se puede determinar la viabilidad de
las auditorías a distancia en la revisión del proceso de créditos productivos.
2.5. Universo y muestra
Para este caso al existir una población limitada o pequeña (10 auditores) no se utilizara
la fórmula para determinar una muestra para población finita ya que el objetivo de esta clase
de muestras es: “...la riqueza, profundidad y calidad de la información, no la cantidad ni la
estandarización”(Castano & Calderon, 2009), y como se conoce el total de la población de
auditores que efectúan este tipo de revisión se aplicará la encuesta al total de la población.
2.6. CDIU – Operacionalización de variables
Para efectuar el correcto análisis de la implementación de auditoría a distancia en la
revisión del proceso de créditos productivos en una Institución financiera, dada las variables
económicas, tecnológicas y de recursos humanos se determina que la variable económica esta
17
dimensionada por la carencia de auditores de plantas en cada regional para lo cual
utilizaremos el instrumento de verificación será la observación directa medido a través del
área de auditoría interna y de recursos humanos.
Con respecto a la categoría tecnológica su dimensión; en este caso esta variable estará
dada por dos dimensiones; La primera dimensión está dada por la documentación soporte
solicitada a los clientes consta en las agencias y no se encuentra digitalizada, cuyo
instrumento de verificación es la encuesta siendo su unidad de análisis auditoría interna. La
segunda dimensión es que la institución financiera no ha implementado un tipo de software
de aplicación adecuado para este tipo de información, cuyo instrumento de verificación es la
encuesta al personal de auditoría interna. Y como última categoría haremos mención a la
variable de recursos humanos cuyo dimensión está dada por los datos históricos de
revisiones de años anteriores (actos anti éticos de ex empleados) cuyo instrumento de
verificación serán los datos estadísticos proporcionado por el área de auditoría interna y/o
recursos humanos
Tabla 1Tabla de CDIU
Tabla de CDIU
2.7. Gestión de datos
Los datos que se generen producto de la encuesta realizada serán tabulados a través de
las herramientas que nos brinda Excel, presentados a través de los gráficos con los
porcentajes obtenidos de acuerdo a las preguntas, dando un breve análisis e interpretación de
los resultados de esta manera probando nuestra hipótesis.
18
2.8. Criterios éticos de la investigación
Este trabajo de investigación se hace en el contexto de una actividad lícita dado que el
trabajo de auditoría interna es una actividad muy independiente y objetiva de aseguramiento,
consulta y asesoramiento, de esta manera ayudando a una organización a cumplir los
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia
de cada uno de los procesos. En este caso puntual buscando el ahorro o disminución de los
costos y aprovechamiento del tiempo utilizado en los desplazamientos para la revisión del
proceso de créditos productivos.
Así como también se aclara que se reserva el nombre de la Empresa dado que al no
tener alianzas estratégicas la Universidad de Guayaquil, siendo esta parte de la gran mayoría
de las empresas que se sienten vulnerables al compartir información relevante y relacionada
con sus respectivas actividades y más aún cuando la actividad de auditoría interna es integra,
ya que establece confianza y provee la base para confiar en su juicio, es objetiva porque al
momento de reunir la información evaluará y comunicará este proceso a ser examinado,
formando el juicio sin dejarse influir por propios o terceros. Al implementar la mejora en este
proceso, se tiende a asegurar y cumplir con los objetivos de la institución permitiendo entre
otras cosas el crecimiento y consiguientes mejoras y técnicas a utilizarse por los auditores que
realizan esta actividad.
19
Capítulo 3
3. RESULTADOS
3.1. Antecedentes de la unidad de análisis o población
Para el presente trabajo, la unidad de análisis o población que se consideró fue al
personal del área de auditoría interna en un Banco, siendo en este caso específico los 10
auditores (5 Quito y 5 Guayaquil) que son parte o se encargan de las visitas a las agencias de
la red de oficina de esta institución financiera dada la división o estructura interna ya
establecida. Una vez obtenidos los resultados a través de la encuesta realizada a diez (10)
auditores nos permitió tener una mejor visión y enfoque de la investigación efectuada,
además considerando que estos 10 auditores son reconocidos dentro de esta institución
financiera y estuvieron dispuestos a participar en este trabajo de análisis de investigación en
este proceso puntual.
3.2. Diagnóstico o estudio de campo:
Una vez determinado el problema, se procederá al procesamiento estadístico de cada
una de las preguntas de encuestas efectuadas al personal de auditoría interna de esta
institución financiera en la ciudad de Guayaquil y Quito en el mes de julio del 2016, de esta
manera dando un mejor enfoque a nuestro análisis con los resultados obtenidos de esta
encuesta. Buscando aplicar la teoría de reducción de los costos incurridos en movilización y
hospedaje así como del ahorro del tiempo que implica el revisar este proceso de créditos
productivos con el aprovechamiento de la tecnología implementada en esta institución más
las experiencias y resultado de las revisiones efectuadas en años anteriores. A continuación se
presentará el vaciado de los datos de la encuesta realizada, con su respectivo análisis.
20
PREGUNTA 1. ¿Con qué frecuencia viaja para efectuar las revisiones de auditoría?
Tabla 2 Frecuencia de viajes
Frecuencia de viajes
Figura 3. Frecuencia de viajes
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 70% de la población
encuestada viaja frecuentemente cada 15 días, mientras que el 30% indica que viaja
mensualmente. Se puede determinar que estos viajes son frecuentes al menos 2 veces por mes
para efectuar este tipo de revisión.
PREGUNTA 2.- ¿Está de acuerdo con efectuar estos tipos de viaje para revisar el
proceso de Créditos Productivos?
Tabla 3Realizar este tipo de viajes
Realizar este tipo de viajes
70%
30%
Quincenal Mensual
21
Figura 4. Realizar este tipo de viajes
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 90% de la población
no está de acuerdo en efectuar los viajes para este tipo de revisión, mientras que el 10%
indica que si está de acuerdo en efectuar los viajes para este tipo de revisión. Determinando
que el equipo de auditoría en su mayoría no está de acuerdo en efectuar los viajes para este
tipo de revisión.
PREGUNTA3.- ¿De La documentación que se necesita revisar en las carpetas de
créditos, le gustaría tener acceso a la información desde su computador?
Tabla 4Obtención de la información
Obtención de la información
Variables
Frecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Frecuencia
Relativa
Acumulada
Si 10 100% 100%
No 0 0% 100%
Total 10 100%
Figura 5. Obtención de la información
10%
90%
Si No
100%
0%
Si No
22
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada le gustaría tener acceso a la información desde su computador. Determinando de
esta manera que el personal está dispuesto a aprovechar los medios o herramientas
tecnológicas.
PREGUNTA 4.- ¿En caso de ser afirmativo, como le gustaría obtener la información?
Tabla 5
Como obtener la información
Figura 6. Como obtener la información
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada le gustaría obtener la información de aplicaciones seguras que mantenga esta
institución. Se determina de esta manera que el personal de auditoría se sentiría más seguro
en obtener la información de los aplicativos que brinde la propia institución.
100%
0% Aplicaciones seguras
Ejecutivo de Negocios le envie estadocumentacion digitalizada
23
PREGUNTA 5.- ¿Estos viajes le ocasión retrasos en la entrega de los trabajos
asignados?
Tabla 6ntrega de trabajos
Entrega de trabajos
Variables
Frecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Frecuencia
Relativa
Acumulada
Si 10 100% 100%
No 0 0% 100%
Total 10 100%
Figura 7. Personal está capacitado para este tipo de auditoria
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada que los viajes le ocasionan retrasos en la entrega de los trabajos asignados. Se
determina que el personal siente que el desplazarse hacia otras plazas le ocasiona retrasos en
la entrega de tareas asignadas.
PREGUNTA 6.- ¿Le gustaría implementar el concepto de auditoría a distancia en este
proceso?
Tabla 7plementación de auditoría a distancia
Implementación de auditoría a distancia
100%
0%
Si No
24
Figura 8. Implementación de auditoría a distancia
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada le gustaría implementar el concepto de auditoría a distancia en la revisión del
proceso de créditos productivos. Se determina que el personal desea que se implemente este
tipo de auditorías a distancia en este proceso.
PREGUNTA 7.- ¿Está usted capacitado para efectuar este tipo de auditoría a distancia?
Tabla 8Personal está capacitado para este tipo de auditoria
Personal está capacitado para este tipo de auditoria
Figura 9. Personal está capacitado para este tipo de auditoria
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 60% de la población
siente está capacitado para efectuar este tipo de auditoría a distancia, y que 40% necesita una
capacitación para efectuar este tipo de revisión. Se determina que de una u otra forma al
existir este porcentaje del 40% es necesario capacitar a todo el personal.
100%
0%
Si No
60%
40%
Si No
25
PREGUNTA 8.- ¿Le gustaría recibir alguna capacitación para alinearse a este nuevo
concepto de revisiones?
Tabla 9rogramas de Capacitación Programas de Capacitación
Programas de Capacitación
Figura 10. Programas decapacitación
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada le gustaría recibir alguna capacitación para alinearse a este nuevo concepto de
revisiones. Se determina que es necesario efectuar la capacitación para unificar los criterios
de revisión.
PREGUNTA 9.- ¿Cree usted que mejoraría su productiva al momento de implementar
este tipo de auditoría?
Tabla 10Mejora de la productividad en caso de implementación
Mejora de la productividad en caso de implementación
100%
0%
Si No
26
Figura 11.Mejora de la productividad en caso de implementación
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada cree que mejoraría su productiva al momento de implementar este tipo de
auditoría. Se determina de esta manera que el personal de auditoría sentiría un notable alivio
el hecho de no desplazarse a otras zonas aprovechando ese tiempo en su productividad
laboral.
PREGUNTA 10.- ¿Cree usted que esta idea contribuiría a disminuir los costos de
viáticos y movilización?
Tabla 11tribuiría a disminuir los costos de viáticos y movilización
Contribuiría a disminuir los costos de viáticos y movilización
Figura 12.Contribuiría a disminuir los costos de viáticos y movilización
De acuerdo a las encuestas realizadas se puede determinar que el 100% de la población
encuestada cree que esta idea contribuiría a disminuir los costos de viáticos y movilización.
Se determina de esta manera que el personal de auditoría contribuiría a uno de los objetivos
de la organización que es el ahorro.
100%
0%
Si No
100%
0%
Si No
27
Capítulo 4
4. DISCUSIÓN
4.1. Contrastación empírica:
Con el presente trabajo se está de acuerdo con los referentes empíricos y dado a los
resultados obtenidos de las encuestas realizadas que el personal de auditoría estaría de
acuerdo en utilizar este nuevo concepto de auditorías en las revisiones de los créditos
productivos, teniendo en cuenta que se deberá capacitar al personal para unificar criterios en
las revisiones, y no se presenten diferencias o contrastes en estas revisiones.
Es de mencionar que la frecuencia de los viajes usualmente es de dos veces por mes,
con estadías aproximadas de una semana en otras ciudades a nivel nacional y que el
desplazarse hacia otras plazas ocasiona retrasos en la entrega de otras tareas asignadas, que el
personal está dispuesto a aprovechar los medios o herramientas tecnológicas y más aún si la
documentación a revisar se encontraría disponible en aplicaciones seguras que brinda la
institución, lo cual sería un aprovechamiento de ese tiempo en su productividad laboral;
determinando de esta manera que el personal de auditoría contribuiría a uno de los objetivos
de la organización que es el ahorro al disminuir los costos de viáticos y movilización
4.2. Limitaciones
El presente estudio está enfocado al obtener mejores resultados en las revisiones del
proceso de concesión de créditos productivos en un Banco, abaratando los costos de viáticos
y movilización; así como el aprovechar el tiempo incurrido en los desplazamientos que se
tiene que realizar a otras plazas fuera de la ciudad de Guayaquil. Las limitaciones de
investigación para este caso en específico fueron las limitaciones en el marco teórico ya que
no se contó con fuentes de información suficiente y específicamente a la auditoria a distancia
relacionada a las teorías generales, teniendo que seleccionar conceptos y teorías de auditoría
general. En cuanto a las limitaciones metodológicas en el desarrollo de la investigación
28
tenemos que hacer mención que no se tuvo el tiempo suficiente de poder efectuar las
entrevistas al personal que labora en la ciudad de Quito, por tal motivo teniendo que
efectuarse encuestas cerradas.
4.3. Líneas de investigación:
Las líneas de investigación para futuros trabajos relacionados con el presente estudio se
pueden direccionar a otros grupos importantes dentro de una institución financiera como es
el administrativo, operacional y de negocios dado el gran universo de productos y servicios
que ofrece una institución financiera, de esta manera se pueda replicar este tipo de ejercicio
en cualquier otro proceso de alguna organización sea esta pública o privada.
4.4. Aspectos relevantes
El análisis presentado es muy versátil y a la vez sencillo de implementar, cada cliente a
ser analizado en este proceso de revisión de créditos productivos, fácilmente se puede aplicar
a diferentes clientes pertenecientes a agencias mucho más lejanas de otras regionales que
mantienen créditos productivos. Los casos en particular pueden ser a las agencias de la zona
de las agencias más distantes de la ciudad de Guayaquil donde implica mayor uso del tiempo
en el desplazarse hasta esta localidad y los costos de viáticos y hospedaje que implica.
Con este análisis se puede comenzar a ejecutar la revisión extra situ desde la ciudad de
Guayaquil, aprovechando los tiempos y siendo más productivos en la revisión de este proceso
obteniendo mediante las aplicaciones del Banco la información necesaria para el análisis,
efectuando la correcta revisión y verificación de la capacidad de pago de los clientes, el nivel
de endeudamiento, destino y desembolso del crédito, niveles de aprobación de acuerdo a las
matrices de crédito, evitando así el desgaste o excesivo uso del tiempo empleado en las
revisiones y el costo que genera la movilización, hospedaje y alimentación, tomando como
ejemplo este modelo de revisión o tendencias de auditorías extra situ que podría replicarse en
otras instituciones financieras adoptando este tipo de revisión o metodologías de revisiones.
29
Capítulo 5
5. PROPUESTA
En base a los temas abordados en los capítulos precedentes y a la metodología
establecida en el desarrollo del presente trabajo, una vez que se ha logrado puntualizar el
problema que reside en la práctica antigua de la auditoria en la revisión del proceso de los
créditos productivos; a través de esta tesis, se presenta como opción el ejercicio de una
auditoria a distancia o extra situ en la revisión de dicho proceso, como una implementación
que podrá disminuir los gastos y mejorar la utilización del recurso humano en las empresas o
Instituciones financieras.
Las auditorías a distancia o extra situ, permitirían a la institución lograr aprovechar al
personal que conforma el área de auditoría, de tal forma que su jornada laboral sea destinada
únicamente a las actividades que por su cargo debe realizar, sin tener que consumir horas
laborales en movilización hacia las diversas agencias o localidades; así mismo, en virtud a los
grandes avances tecnológicos existentes, se podría mantener archivos digitales de toda la
información que posee la Institución financiera, a la cual desde cualquier ubicación y en
cualquier momento, el personal de auditoría interna podría acceder y hacer uso de ella para
realizar mejores revisiones; y por último, no siendo menos importante, se ahorrarían altos
costos, que implica la movilización, el hospedaje y la alimentación del personal que por
actividades de auditoría se trasladan continuamente hacia los diferentes puntos en donde se
encuentran las demás agencias, únicamente con la intención de realizar chequeos o controles
de rutina.
Recalcando que el personal de auditoría, realiza verificación de los procesos de
concesión de los créditos, de forma permanente, razón por la que los viajes que realiza el
personal son continuamente, y dedicando únicamente tiempo en su oficina matriz o central
para la elaboración de los informes o reportes sobre dichas verificaciones, y otros informes
30
que son requeridos por la Superintendencia de Bancos. Siendo posible todo este proceso
realizarlo a través de la implementación de auditorías extra situ y únicamente dedicando
movilización del personal hacia las diversas agencias, en los casos que por su importancia o
urgencia así lo ameriten.
5.1. Proyección de los costos incurridos en las revisiones
A continuación se presentarán a modo de ejemplo ciertos escenarios efectuando una
proyección de los costos y tiempos que incurren el personal de la ciudad Guayaquil dado que
son 5 auditores que realizan el trabajo de campo o revisiones presenciales (in-situ) dos veces
al mes en ciertas agencias de las ciudades de: Galápagos, Zamora, Loja, Cuenca, Quevedo,
Machala, Manta, Bahía de Caráquez, Portoviejo, etc., a continuación los escenarios:
Primer escenario
Revisión efectuada en la agencia Galápagos con dos (2) auditores:
En este caso se efectuará una breve descripción de los tiempos y costos incurridos
específicamente:
El tiempo a utilizarse en este viaje (ida y regreso) a pesar de efectuarse vía área seria de
9 horas lo cual representaría prácticamente un día de labores. En cuanto a los costos
incurridos estarían dados por el valor del pasaje de avión que es de USD 179 por cada auditor
como son 2 el costo incurrido seria de USD 358; por cada noche de hotel tiene un costo
aproximado de USD 96 (valor presupuestado) como son 5 noches de hospedaje implicaría un
costo de USD 960 durante toda la semana. La alimentación el valor máximo presupuestado a
gastar diariamente por cada auditor es de USD 37.20 (incluidos impuestos) lo cual implicaría
un costo total de toda la semana por USD 446.20 en alimentación.
Adicionalmente en este caso específico hay que considerar los gastos de tasas por
ingresar a las Islas Galápagos como es la tarjeta de control de tránsito emitida por el Consejo
de Gobierno del Régimen especial de Galápagos, la cual tiene un costo de USD 20.00 por
31
persona incurriendo en este caso por el valor de USD 40, a eso hay que adicionar el valor de
los USD 6.00 de impuesto de entrada al Parque Nacional Galápagos por 2 auditores sería de
USD 12.00 más el valor del taxi de USD 30.00 (ida y vuelta).Como se puede apreciar en este
primer escenario dado los datos arriba detallados en cuanto a las horas utilizadas para este
viaje ahorraríamos prácticamente un día de trabajo (considerando que son 8 horas de la
jornada laboral); en cuanto al total de los costos incurridos en hospedaje, alimentación,
movilización y demás tasas se ahorraría un total de USD 1,846.20 si se optara por la
implementación de la auditoria a distancia en la revisión de la concesión de los créditos
productivos.
Segundo escenario
Revisión efectuada en la Agencias de la ciudad de Loja con cuatro (4) auditores:
Al igual que en el escenario anterior, se efectuará una breve descripción de los tiempos
y costos incurridos específicamente:
El tiempo a ser utilizado en este viaje (ida y vuelta) a pesar de efectuarse vía área seria
de 8 horas lo cual representaría prácticamente un día de labores. En cuantos a los costos
incurridos estarían dado por el valor del pasaje de avión que es de USD 157 por cada auditor
que en este caso serían 4, el costo incurrido seria de USD 628.00, cada noche de hotel tiene
un costo aproximado de USD 96.00 (valor presupuestado) en este caso seria 4 noches de
hospedaje implicaría un costo de USD 1,536.00 durante toda la semana.
La alimentación el valor máximo presupuestado a gastar diariamente por cada auditor
es de USD 37.20 (incluidos impuestos) lo cual implicaría un costo total de toda la semana por
USD 744.00 en alimentación. Adicionalmente en este caso también hay que considerar los
taxis por movilización, desde el aeropuerto de Catamayo hasta la ciudad de Loja el cual
tendría un costo total de USD 40 (ida y vuelta).
32
Como se puede apreciar al igual que en el primer escenario, anteriormente detallado en
cuanto a las horas utilizadas para este viaje ahorraríamos prácticamente un día de trabajo
(considerando que son 8 horas de la jornada laboral); en cuanto al total de los costos
incurridos en hospedajes, alimentación y movilización y demás tasas se ahorraría un total de
USD 2,948.00 si se optaría por la implementación de la auditoría a distancia en la revisión de
la concesión de los créditos productivos. En los casos anteriormente descriptos fueron
tomados aleatoriamente por ser los lugares más distantes desde la ciudad de Guayaquil; ante
los casos expuestos aquí no se podría considerar valores anuales porque no se viaja todos los
meses a estas mismas ciudades sino una vez cada año. A continuación se presenta otros
escenarios a manera de ejemplo de los costos aproximados y tiempos incurridos cuando se
visita otras ciudades como Manta, Machala, Cuenca y Quevedo:
Tabla 12e ejemplos del tiempo y costos incurridos en una visita
Escenarios de ejemplos del tiempo y costos incurridos en una visita
5.2. Análisis para efectuar el trabajo a distancia o extra-situ
Cuando el área de auditoría, efectúa las revisiones tradicionales o comunes,
específicamente en el proceso de las concesiones de los créditos productivos de un Banco;
una vez que ha sido asignada la agencia a revisar, se selecciona la muestra de los clientes, la
cual es obtenida de la base de datos que genera uno de los aplicativos del Banco,
posteriormente, se procede a la movilización o traslado hacia la agencia asignada.
Encontrándose en el sitio, se solicita las carpetas de crédito de cada uno de los clientes
33
previamente seleccionados, las cuales deben ser revisadas por el auditor asignado para esta
revisión, constatando físicamente la existencia de documentos relevantes, que previo a la
concesión del crédito debieron ser solicitados al cliente, y presentados por él (cliente) al
funcionario, tales como: Solicitud de crédito debidamente llenada y firmada por el cliente,
donde consta la información relevante de los clientes; así como documentación que respalde
lo expuesto en dicha solicitud.
En relación a la documentación de respaldo, la carpeta de cada cliente, deberá contener:
copias de certificados de bienes patrimoniales, copias de cédula, copia del RUC (Registro
Único de Contribuyentes), últimas declaraciones del IVA e impuesto a la renta de los últimos
años, etc.; a su vez hay que considerar que así como se efectúa la revisión documentaria
también hay que realizar la verificación de la información básica del cliente, teniendo en
cuenta su antigüedad, la capacidad de pago de los clientes, el nivel de endeudamiento, destino
del crédito, niveles de aprobación de acuerdo a las matrices de crédito obteniendo de cada
cliente esta información a través de los aplicativos del Banco consolidando toda esta
información en los papeles de trabajo del auditor y determinados para esta revisión.
Como se describió en los párrafos anteriores, dado que la función de los auditores, es
siempre tratar de mitigar los riesgos, detectar deficiencias en los controles implementados en
los procesos y ser preventivo ante futuros fraudes o hechos que puedan poner en riesgos los
bienes o patrimonios de la empresa o Institución Bancaria; es un hecho, que con los procesos
tradicionales de revisión que se vienen ejecutando por parte de los auditores de una
institución financiera, es decir la previa asignación de agencia y posterior tramite respectivo
para la movilización, resulta difícil para la gerencia de auditoría cumplir con sus funciones
de forma preventiva ante un posible fraude.
Por consiguiente basado en estas nuevas teorías sobre auditoría extra situ o continua, y
gracias al avance tecnológico existente, considero totalmente beneficioso la implementación
34
de este método de auditoría (a distancia) en una institución financiera, ya que a través de este
ejercicio, podría realizar actividades de monitoreo, verificación y control, e incluso en
algunos casos la generación de alertas, analizando los patrones y comportamientos crediticios
de los clientes que se le otorgó un crédito productivo en determinada oficina de la red de
agencia de un Banco.
Para la práctica de esta función, como es la revisión en la concesión de los créditos
productivos, a través de una auditoría a distancia, es preciso que la gerencia de auditoría,
pueda acceder desde su propia oficina matriz a la información requerida así como pueda
visualizar la documentación que debió presentar el cliente previo a su crédito obtenido. Y tal
como ha sido expuesto por los encuestados dentro de este trabajo; dicha documentación e
información de respaldo debe ser obtenida a través de algún aplicativo completamente seguro
y confiable tanto para el funcionario de la institución bancaria, así como para el personal de
auditoría, y principalmente para el cliente, quien consigna su información personal.
Por lo que a manera de plan piloto, y trabajando en conjunto el área de sistema junto
con el personal de auditoría, se implementaría un aplicativo, en el cual cada oficial de crédito,
pueda escanear de forma ágil la documentación consignada por cada cliente nuevo, y en caso
de que la revisión corresponda a clientes anteriores dicho aplicativo permita solicitar al
oficial la información e inmediatamente la misma sea escaneada y cargada a este nuevo
aplicativo. De esta forma el área de auditoría, podría revisar extra situ el expediente de cada
cliente previamente escogido, corroborando la documentación existente así como el correcto
procedimiento efectuado por el oficial.
En base a lo anteriormente mencionado, el departamento de tecnología desarrollaría
este aplicativo basado a las necesidades de revisión y control de auditoría, cuyas
características principales de este aplicativo sería:
35
a. Permitiría visualizar a los auditores la documentación escaneada por cada oficial de
cuenta, permitiendo al auditor analizar la información que contiene estos documentos.
b. El aplicativo ayudaría a identificar qué operación de crédito no tiene ingresada la
documentación (escaneada).
c. En este aplicativo se consideraría que los oficiales tendrían un tiempo máximo de 48
horas para ingresar esta información una vez que se haya desembolsado el crédito.
d. En el aplicativo también tendría un registro que tipo de documentación se está
archivando, ayudando de esta manera a tener clasificada la documentación.
e. Se enviaría un mail o mensaje de alerta al oficial de cuenta por la documentación
correspondiente a un crédito desembolsado hace más de 48 horas, teniendo que
regularizarse en las siguientes 24 horas.
f. Basados en el monitoreo el área de auditoría interna haría la gestión y los
requerimientos solicitando comentarios o respuestas de los motivos del porque no
constaría subida esta información al aplicativo.
Otra solución, para los casos en que se trate de documentación con gran carga de
megas, los cuales no pudieran ser almacenados en el aplicativo ó remitidos vía mail al área de
auditoría; podría existir, la opción de compartir un archivo digital, a través de la red interna
de la institución financiera, habilitándonos como usuario específicos y únicos a utilizar esta
información.
Esta revisión en el proceso de concesión de créditos, a través de una auditoria a
distancia o extra situ, permitiría realizarlas con mucha más frecuencias al modelo actual y
tradicional, basándose en el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas, que a través
de los aplicativos confiables permitiría que la Institución financiera, realice controles
previniendo posibles fraudes o estafa por parte de algún empleado o cliente; debido a que con
este aplicativo anteriormente mencionado podría ser fácilmente detectable algún tipo de
36
deficiencia de control por parte del funcionario, o alteración de documentación o información
entregada por el cliente; hecho que sería notificado inmediatamente mediante informe;
anticipándose a situaciones contrarias al proceso de la institución financiera.
Y seria éste informe el que, habiendo notificado o alertado con algún procedimiento
anormal, impulsaría a que algún miembro del área de auditoría, concurra hacia la agencia en
la cual se detectó un hallazgo determinado o alguna situación que así lo amerite. Así, el uso
de la movilización, traslado o auditoria in situ, seria únicamente realizada en los casos que
luego de haber sido controlados o revisados de forma extra situ (auditoria a distancia), su
informe haya evidenciado la existencia de hechos anormales o la no aplicación de los
manuales y procedimientos establecidos por la institución financiera. Con lo cual se
erradicaría la movilización constante del equipo de auditoría hacia alguna agencia o localidad
a la cual aleatoriamente (desconociendo el hecho de que exista o no alguna posible
anormalidad) se haya escogido a fin de realizar la revisión de los procesos asignados
5.3. Beneficios de aplicar la Auditoria a distancia:
Los resultados que se han obtenido dentro de este estudio, es decir la proyección de
horas de movilización, así como los costos incurridos en las revisiones por parte de un equipo
de auditoría dentro de una institución financiera, referente al proceso de revisión de
concesión de créditos productivos, constituyen cifras reales que maneja una entidad Bancaria
dentro del Ecuador, de la cual se reserva su nombre por tratarse temas de su normativa y
procedimiento interno, esto permitiría obtener un mejor y real enfoque sobre los beneficios de
implementarse las auditorías a distancia en la revisión del procesos de concesión de créditos
productivos, citando las siguientes ventajas:
a. Se optimizaría el uso de los recursos, abaratando los costos de viáticos y
movilización.
37
b. Se mejoraría los tiempos incurridos, para lograr aprovecharlos en el desarrollo del
trabajo en cumplimiento al plan anual de auditoría interna de una institución
financiera.
c. Ayudaría abandonar prácticas retrospectivas y distantes, apoyando la evaluación de
los riesgos en el entorno del negocio y los procesos establecidos, abordando temas de
cumplimiento, gestión, mejora de procesos, fraudes y demás situaciones.
d. Crearía un real ambiente de permanente control dentro de la entidad financiera
e. Permitiría elaborar con información objetiva el plan anual de auditoría, generando un
aumento de confianza en relación a los resultados obtenidos,
f. Conferiría mayor productividad a la jornada laboral del equipo de auditoría, por
existir ahorro en los tiempos de desplazamientos, quedando estos supeditados a la
existencia de un hecho que así lo amerite, mas no a un sorteo aleatorio.
g. Permitiría una fácil detección de las deficiencias más comunes.
Al implementar las auditorías a distancia o auditoria continua, se aprovecharía el
recurso humano y la tecnología de la información que posee una institución financiera, la
gerencia de auditoría interna podrá tomar decisiones más oportunas dentro de su
planificación, ahorrando costos y tiempo de esta forma evitando atrasos en la entrega de los
informes y descoordinación de la planificación presentada a la Superintendencia de Bancos.
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CONCLUSIONES
Ante el análisis de la implementación de las auditorías a distancia en la revisión del
proceso de los créditos productivos se concluye que es factible y viable desarrollar este tipo
de revisiones. En base a este análisis de implementación, la gestión de auditoría ayuda a
incrementar la eficiencia y efectividad mejorando la gestión del riesgo, dado que la auditoría
es la tercera línea de defensa de los directivos de la institución.
A través de este análisis de implementación, se logró comprobar que el hecho de
efectuar las revisiones extra situ, no incurre en los costos de movilización, alimentación y
hospedaje, ni pérdida de los tiempos utilizados en las horas de viaje hacia la ciudad de
destino, así como de esos “costos intangibles” en este caso específico podríamos citar el
desgaste del personal en efectuar estos viajes.
En un entorno de condiciones externas cambiantes, la institución contaría con esta
estrategia de implementación de auditoría a distancia que le permitiría aplicarlos a otros tipos
de revisiones en otros procesos con absoluta facilidad, rapidez y exactitud. Bajo este punto de
vista, esto brindaría a la gerencia de auditoría el poder de reaccionar, elemento valioso ante
efectos negativos o altos impactos económicos.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda de la implementación de las auditorías a distancia en la revisión del
proceso de los créditos productivos de un banco dado que fortalecería las revisiones a través
de la revisión extra-situ y un monitoreo evaluando los riesgos y controles en tiempo real.
Analizando el entorno de los clientes que se les otorgo este tipo de crédito productivo,
detectando anomalías en el nivel de las transacciones o deficiencias de control en los
procesos aplicados para este producto.
Incorporar este tipo auditorías a distancia o extra-situ, dado que el solo hecho de no
trasladarse desde la ciudad de origen (Guayaquil) hacia otra oficinas de la red de agencias
sobre todo de otra ciudad, optimizaría los costos, mejoraría el rendimiento y productiva en la
entrega oportuna de los trabajos entregados creando valor.
Su implementación brindaría beneficios adicionales, como es la de mitigar riesgo, un
mayor reconocimiento de la labor de auditoría interna ya que al no tener la presencia física y
obteniendo resultados de detección de fraude, los auditados crearían inconscientemente esa
conciencia en su labores diarias ya que sabrían que auditoría está en constante monitoreo.
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