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Programa Mecesup2 Unidad de Análisis y Convenios de Desempeño

Informe de Avance Convenio de Desempeño

Universidad de Chile

Plan de Modernización de la Gestión Institucional

31 de marzo de 2008

Período: 1º de abril de 2008– 31 de diciembre de 2010

Santiago, 15 de Enero de 2011

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Resumen

El Plan de Modernización de la Gestión Institucional de la Universidad de Chile tiene como objetivo general por una parte mejorar la capacidad de gestión y la calidad del quehacer asegurando su medición periódica, y por otra, favorecer la rendición de cuentas públicas y la transparencia de sus resultados en cuanto a gestión y logros académicos. Estos objetivos generales se encuentran alineados, en lo esencial, con los objetivos estratégicos del Proyecto de Desarrollo Institucional aprobado por el Consejo Universitario y el Senado Universitario. Los ejes centrales de la modernización de la gestión de la Universidad, en el contexto del presente convenio de desempeño, se focalizan en: (1) la Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) de la Universidad e instalación de capacidades de gestión en organizaciones de campus; (2) la consolidación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que permita gestionar las diversas actividades y recursos de la Universidad, en todos sus niveles y de manera transversal con todas sus unidades académicas y organismos centrales. El primero de los ejes (1) ROC, apunta a lograr que el balance centralización-descentralización que caracteriza la gestión de la Universidad permita asegurar, de manera permanente, la calidad de su quehacer académico en docencia, investigación, creación y extensión, como asimismo el uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyección a dicho quehacer. El segundo eje (2) SIG, busca promover e implantar en el mediano plazo un sistema de información integrado que apoye la autorregulación y el aseguramiento continuo de la calidad del quehacer, tanto individual como grupal, en las unidades académicas, a través de un sistema de información institucional. Además de permitir que se conforme una base de datos de la Universidad, confiable y de alta calidad técnica, dicho sistema hará posible una gestión integrada y proactiva de las diversas actividades y recursos de la Universidad.

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ÍNDICE Resumen ......................................................................................................................................................................................................................... 1

1 Principales Hitos del Estado de Avance ............................................................................................................................................................. 3

2 Síntesis del Estado de Avance del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010 ........................................................................... 19

2.1 Eje 1: Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) ........................................................................................................................ 19

2.2 Estado de Avance Cronológico de Proyectos ............................................................................................................................................... 36

2.3 Avance Presupuestario ejecutado ................................................................................................................................................................ 38

2.4 Resumen Gastos por Pagar Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales) ......................................... 41

2.5 Resumen Gastos Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales) .......................................................... 41

3 Aspectos Generales sobre Implementación del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010 ..................................................... 42

3.1 Logros tempranos y NO previstos ROC ....................................................................................................................................................... 42

3.2 Logros Tempranos y NO previstos SIG ........................................................................................................................................................ 42

3.3 Dificultades para el avance (externas e internas) ......................................................................................................................................... 45

3.4 Desafíos para el año 2011 ............................................................................................................................................................................ 45

4 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño............................................................................ 49

4.1 Sesiones de Trabajo ..................................................................................................................................................................................... 49

4.2 Trabajo con Unidades Locales ..................................................................................................................................................................... 50

4.3 Difusión a nivel de la comunidad universitaria .............................................................................................................................................. 50

4.4 Percepción de la Comunidad Universitaria ................................................................................................................................................... 52

5 Informe Detallado sobre Avance Financiero del Convenio de Desempeño ................................................................................................... 56

5.1 Programación y Avance Financiero al 31 de diciembre de 2010 .................................................................................................................. 56

5.2 Comentarios sobre el Avance Financiero del Convenio de Desempeño ...................................................................................................... 58

6 Informe de Avance de Compromisos Derivados de la Implementación ......................................................................................................... 60

6.1 Progresos y desarrollo de la Página WEB del CD. ....................................................................................................................................... 60

6.2 Avances en el diseño e implementación de la Unidad de Análisis e Investigación Institucional ................................................................... 62

6.3 Publicación del Anuario Institucional 2009 y 2010 ........................................................................................................................................ 62

Anexos .......................................................................................................................................................................................................................... 64

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1 Principales Hitos del Estado de Avance

1.1 Actividades

• Reorganización de Organismos Centrales (ROC): Se encuentran en etapa de finalización de los diagnósticos y rediseños de las unidades de los Organismos Centrales, trabajo que ha sido complementado con la estructuración de un archivo histórico de la documentación levantada para el almacenaje y depósito de estos documentos. Asimismo, se ha iniciado la etapa de implementación en 18 de las 36 unidades, presentándose distintos grados de avance de acuerdo a los grados de dificultad asociados. Cabe señalar, que en la mayoría de las reorganizaciones se realizó un análisis acucioso de perfiles de cargos, tarea en que hubo una estrecha colaboración por parte de las unidades estudiadas, en el sentido de entregar información, asistir y participar de reuniones semanales para realizar los levantamientos pertinentes.

Se ha realizado un trabajo conjunto con cada una de las Vicerrectorías y sus organismos dependientes (Direcciones y Departamentos) con el fin de obtener un rediseño consensuado y así dar paso a las implementanciones según el cronograma de trabajo correspondiente. A la fecha, la totalidad de las unidades se encuentran diagnosticadas, un 89% de ellas rediseñadas y un 43% implementadas.

En lo que respecta a ROC F21, se ha iniciado la etapa de implementación de la Administración de Campus en el Campus Sur a través de la contratación de la Administradora, proceso que continuará con la habilitación del espacio físico necesario para el funcionamiento de la unidad y con la incorporación del personal de apoyo. En forma paralela, se ha iniciado también la instalación de la administración de campus en Campus Juan Gómez Millas, en coordinación con la Iniciativa Bicentenario. En este sentido, es conveniente mencionar que el modelo de gestión que se encuentra en etapa de implementación, ha sido elaborado en el contexto del Convenio de Desempeño y consensuado con las autoridades de los Campus, previo a esta etapa.

• Sistemas de Información para la Gestión (SIG): Durante el año 2010, como se puede observar en las cifras presentadas en el capítulo 2 de este informe, se ha consolidado la ejecución e implantación de la mayoría de los proyectos SIG. Algunos de ellos han finalizado y parte de sus resultados se han puesto a disposición de las distintas unidades usuarias pertenecientes a los servicios centrales y a las unidades académicas. A la fecha, están terminados y en fase de implantación el 34% de las iniciativas, mientras que un 53% se encuentran en desarrollo. El 13% restante se iniciará en un plazo no superior a 6 meses, con lo cual la totalidad de los proyectos habrá iniciado su desarrollo.

1 Objetivo asociado a “Desarrollar e Instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus, mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad

geográfica”.

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El proyecto de levantamiento topográfico y actualización del catastro de bienes inmuebles está finalizando, y como resultado de esto, la información obtenida será utilizada como parte de un sistema de gestión de infraestructura que la Universidad está comenzando a instalar. Esta plataforma entregará una visión global respecto de cómo administrar eficazmente la infraestructura física de la Universidad.

Por su parte, el Proyecto Observatorio UChile se puso en producción y están próximos a publicarse diversos informes relacionados con el uso de las Bibliotecas, Recursos Humanos, resultados de la Evaluación de Desempeño Docente y proyectos de Investigación que realiza la Universidad. En el ámbito académico, el proyecto Ficha Médica del Estudiante, el sistema de Postulación al Postgrado en Línea y el sistema de apoyo a la cátedra presencial U-Cursos se encuentran a disposición de la comunidad universitaria. Asimismo el proyecto de difusión digital para los estudiantes de enseñanza media (QuieroSer) se ha realizado por segundo año consecutivo, y se ha ido consolidado como una iniciativa que pretende ir mejorando los canales de información entre los estudiantes de enseñanza secundaria y la Universidad de Chile. Con este último proyecto se espera mejorar sustancialmente los índices de selectividad de las distintas carreras que se imparten en la Universidad.

Otro conjunto importante de iniciativas están terminando de desarrollarse en este último trimestre (noviembre-enero), las cuales se espera implantar en el ámbito universitario durante el primer semestre del año 2011.

• Estructura y Organización: En el año 2010 se realizaron algunos cambios en el equipo encargado de administración del proyecto, con la finalidad de conseguir mejores resultados en lo que se refiere al cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan de Modernización de la Gestión Institucional. En el ámbito SIG, dada la gran cantidad de proyectos e iniciativas que están comprometidas, se decidió reforzar el equipo de trabajo encargado de hacer el seguimiento y control en dos personas adicionales, lo cual permitió tener un control mucho más cercano y preciso de las distintas iniciativas a implementar. Lo anterior permitió evidenciar de manera mucho más eficaz y oportuna las dificultades y problemas que estaban generando obstáculos en varios de los proyectos y así, gradualmente ir superándolos.

• Instalación del equipo: En relación a la instalación del equipo de trabajo, en el transcurso del año 2010 se ha producido una alta rotación del personal contratado para desarrollar los distintos proyectos que forman parte del Convenio de Desempeño. Ha habido casos, en varios proyectos, en que ha cambiado hasta 3 veces el jefe de proyecto, con sus respectivos analistas a cargo, lo cual ha generando retrasos en su implementación. No obstante, en términos generales, se ha podido cumplir con la gran mayoría de los objetivos propuestos en el Plan de modernización de la gestión institucional y el equipo de la Oficina de Administración de Proyectos ha contribuido a suplir y coordinar los movimientos de personal.

• Ejecución presupuestaria: El total de gastos al 31/12/2010 es de MM$ 3.292, lo que representa un 85,7 % del total del proyecto, valor que se verá complementado por los contratos del personal correspondientes al año 2011, que solamente podrán ser ingresados en la primera semana del mes de enero. Con lo anterior, se logrará, dentro del primer trimestre del próximo año, comprometer la totalidad de los fondos del Convenio de Desempeño.

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1.2 Avances en los proyectos del CD

A continuación se describen en forma resumida las principales actividades e hitos que muestran el estado de avance de cada uno de los proyectos:

1.2.1Proyecto P1: “Reorganización de organismos centrales y generación de capacidades ejecutivas en campus”

Descripción de Avances por Unidad:

a) Rectoría - Dirección de Relaciones Internacionales: Durante el año 2010 se inició un proceso de reorganización de la

Dirección de Relaciones Internacionales de acuerdo a los nuevas perspectivas de la Universidad en este ámbito y perfilar el rol de este organismo central como promotor, coordinador, integrador / regulador de las actividades relacionadas. La reorganización alcanza a los organismos centrales vinculados al actual y futuro quehacer de las relaciones internacionales.

b) Rectoría - Archivo Central Andrés Bello: Se ha potenciado y mejorado la gestión del Archivo Central, en base a acciones concretas, de acuerdo al diagnóstico generado:

⋅ Se ha profesionalizado su gestión incorporando personal capacitado y con perfiles adecuados a la labor de un Archivo Central, que tiene como objetivo resguardar, conservar y mostrar los distintos acervos del patrimonio de la Universidad.

⋅ Asimismo se ha fortalecido el rol de extensión del patrimonio del Archivo Central, trasladando su dependencia desde la Rectoría a la Vicerrectoría de Extensión, logrando adicionalmente, reunir todos aquellos organismos centrales relacionados con la Extensión directamente bajo una Vicerrectoría o en una instancia de coordinación.

c) Prorrectoría: Además de apoyar a Rectoría, actualmente, la Prorrectoría posee un rol estratégico y de asesoría a los

Organismos Centrales y también sobre las distintas Facultades, siendo un organismo que actúa como Ministro de Fe para efectos legales ante organismos del Estado. Bajo el diagnóstico se detecta que realiza labores operativas que lo alejan de su objetivo principal, por lo que su rediseño se basó en la reorganización de su estructura y funciones, descentralizando labores operativas, concentrando funciones estratégicas y modernizando su gestión, en esta línea se enmarca lo descrito en los puntos d, e y f, que se presentan a continuación.

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d) Prorrectoría - Dirección de Recursos Humanos: Para potenciar el Rol de Superintendencia de la gestión de RRHH, se

trasladó esta Dirección a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional y se elaboraron mecanismos de coordinación con las distintas unidades que realizan funciones relacionadas con la gestión de RRHH en la Universidad. En este contexto se desarrollaron lineamientos de RRHH para la Universidad; complementariamente, se instauró el rol de superintendencia en Seguridad y Salud Ocupacional en esta Dirección, gracias a la asignación de esta función al Director, quien a su vez, está gestando lineamientos y normativa en conjunto con la Asociación Chilena de Seguridad y la comunidad Universitaria. Otro avance logrado es la puesta en marcha del software para la contratación de personal, lo que permitirá disponer de información y estandarizar los criterios para la contratación de personal en la Universidad.

e) Prorrectoría – Unidad de Bienestar del Personal: Se está trabajando en un completo levantamiento de los procesos de

atención a público, con el objetivo de identificar posibles mejoras y elementos a automatizar, para perfeccionar y modernizar la gestión, entregando de esta forma, una mejor calidad de servicio a los funcionarios afiliados.

f) Prorrectoría - Administración Casa Central: La Casa Central centra su actividad principal en la administración de sus salones, salas, auditórium y patios, que son ampliamente requeridos y utilizados por todos los estamentos de la Universidad, y también solicitados constantemente por organismos externos. Se potenció su rol en base a las siguientes acciones concretas:

⋅ Se traslada su administración hacia la Unidad de Servicios Generales de la Dirección de Servicios e Infraestructura, organismo especializado en este tipo de labor.

⋅ Se realizan contratos de aseo y vigilancia externos en apoyo a la gestión de administración de Salas. ⋅ Se moderniza tecnológicamente incorporando nuevos equipos de audio. ⋅ Se requiere seguir avanzando en su implementación, incorporando tecnología para mejorar vigilancia y seguridad.

g) VAEGI - Unidad de Análisis Institucional: Se separaron las funciones de análisis institucional respecto de las de gestión de

proyectos, con el objetivo de potenciar la obtención de información para la gestión, como eje de esta Unidad. Actualmente, se está trabajando en separarlas en unidades distintas, con el objetivo de que la gestión de proyectos institucionales sea un área específica, con una unidad independiente que la coordine.

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h) VAEGI - Dirección de Servicios de Tecnología de Información (STI): Para dotar a la Unidad de una estructura funcional

acorde a los desafíos actuales, se reestructuró la Unidad de Innovación y Desarrollo, empoderando a los Jefes de Proyecto y distribuyendo adecuadamente la carga de proyectos; asimismo se está en proceso de evaluación de la externalización en el Área de Sistemas y Operaciones; complementariamente se ha mejorado la coordinación entre las distintas unidades y áreas de STI, por la vía de realizar menos reuniones, pero más efectivas y eficientes, en donde se ha consensuado la cartera de proyectos en desarrollo. En cuanto al mejoramiento de las metodologías y procedimientos de trabajo, se han aplicado algunas adaptaciones que han permitido flexibilizar su aplicación, quedando al margen, por ejemplo, los proyectos de inteligencia de negocios y próximamente el desarrollo de “Workflows”. Esta última estrategia ha permitido reducir los tiempos de proyecto de manera significativa.

i) VAEGI - Dirección de Servicios de Información y Bibliotecas: Como resultado del diagnóstico, y en el marco de la propuesta

de rediseño, se está trabajando en su traslado desde la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional, a la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, con el fin de ampliar su rol de Superintendencia desde su actual ámbito técnico, al ámbito académico. Para tal efecto, se está trabajando en la creación de dos comités: el de Bibliotecas y el de Medios digitales, como apoyo para el desarrollo, actualización y mejoramiento constante de las políticas de la Universidad y de forma de trasladar esta Unidad, con nuevas Políticas y un Plan de trabajo actualizado. Lo anterior, busca además cumplir cabalmente con los desafíos en el ámbito de superintendencia, con una visión consensuada de los actores tanto académicos como técnicos.

j) VAEGI – Dirección de Servicios e Infraestructura: Se creó la Unidad de Gestión Documental como encargada del proceso de gestión documental y en particular del reemplazo de la documentación en papel en la Universidad por un formato digital. Está en marcha un proceso de digitalización de documentos y un piloto para la introducción de un nuevo sistema de correspondencia.

En cuanto a Servicios Generales, se ha integrado en esta área aquellas tareas operativas y administrativas que se realizaban en otras unidades de los organismos centrales, tales como la Administración de la Casa Central, que se trasladó desde la Prorrectoría a la Dirección de Servicios e Infraestructura, y la Administración de departamentos habitacionales desde la Dirección de Relaciones Internacionales a esta misma Dirección. La concentración de dichos servicios permite, por una parte, focalizar las

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labores de los Organismos Centrales en sus objetivos estratégicos, y desde el punto de la Gestión de la Dirección de Servicios e Infraestructura genera sinergias al momento de realizar contratos externos por temas de mantenimiento.

k) VAEGI - Unidad de Proyectos y Obras: Se potenció el rol de superintendencia de la Unidad de Proyectos y Obras, dependiente

de la Dirección de Servicios e Infraestructura, a través de la centralización/descentralización de funciones, tanto en la Unidad de Proyectos y Obras como en los Campus. El rediseño se basa en dos ámbitos de la gestión:

⋅ Gestión Normativa: Para lo cual se ha dispuesto el diseño y desarrollo de 4 documentos normativos: Procesos Administrativos, Estándares de Calidad, de Fiscalización y Planes Maestros o Directores de campus.

⋅ Gestión de Infraestructura: a través de la incorporación de un software que permita gestionar centralizadamente el activo fijo inmueble y dar respuesta a necesidades de actualización de las distintas modificaciones de infraestructura, mantención del catastro al día por temas de seguros, gestión de la información para fines institucionales de acreditación, entre otros.

l) VAA - Departamento de Pregrado: El fortalecimiento de la promoción que hace la Universidad de su oferta de estudios y

formación de pregrado se relevó como una actividad estratégica. El Departamento de Pregrado jugará el rol de ser el agente central de desarrollo de la promoción de estudios de la Universidad, que actualmente se difunden y promocionan a través de Organismos Centrales, Facultades e Institutos. Complementariamente, el rediseño apuntó a lograr que el departamento de Pregrado aumente su gestión a nivel de Superintendencia, descentralizando aquellas labores operativas y académicas que actualmente brinda a nivel de Organismo Central. Se ha sugerido la descentralización de los Cursos de Formación General (CFG) y los cursos de inglés, bajo una nueva estructura académica que, en forma transversal, brinde estos servicios a la comunidad universitaria. En la siguiente etapa corresponde la implementación y definición del cronograma de trabajo, en conjunto con las autoridades.

m) VAA - Dirección de Deportes y Actividad Física: Junto con la Dirección de Bienestar Estudiantil, y como parte de la propuesta

de rediseño se propuso crear la Dirección de Gestión y Desarrollo Estudiantil, donde se espera reunir funciones de apoyo administrativo comunes, lo que permitirá centrar a las Direcciones constituyentes en sus objetivos específicos. Esta propuesta está en etapa de análisis por parte de las autoridades universitarias correspondientes.

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n) VAA - Dirección de Bienestar Estudiantil: Se traspasará la operación del Servicio Médico Dental de Alumnos al Hospital Clínico de la Universidad, el que se encargará de la administración del servicio y de colocar profesionales en los turnos y especialidades que se requiera. Adicionalmente, se creará un Fondo de Salud, para que las atenciones de alumnos puedan ser realizadas en forma preferente en el Hospital Clínico de la Universidad.

o) Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones: Se están sentando las bases para desarrollar una Política Institucional de

Extensión y Comunicación para la Universidad. En esa línea se decidió el traslado de la Rectoría a la Vicerrectoría. De igual forma se preparó en conjunto con un Grupo de Trabajo representativo de las unidades académicas, los fundamentos de un Plan Comunicacional para la Universidad. Se incluyen en la Vicerrectoría de Extensión las comunicaciones corporativas y se excluye la Promoción y Difusión del Pregrado que se traslada a la Vicerrectoría de Asuntos Académicos. Se está evaluando cómo abordar las Relaciones Públicas del Rector.

p) Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo: Se modificó la estructura, fusionando dos direcciones con actividades afines a la

investigación básica, en una sola, con el objetivo de optimizar la coordinación de los temas comunes. Complementariamente, fueron creados Procedimientos Operativos Internos y el Plan Estratégico de la Vicerrectoría.

q) Implementar la Unidad de Administración de Campus en Campus Sur: Se construyó un modelo de gestión que fue

consensuado con las autoridades del Campus y a partir del mes de Noviembre de 2010 se ha iniciado su etapa de implementación. Esta organización, servirá de base para replicar el modelo en los restantes Campus de la Universidad, en la medida y en los ámbitos que sea factible. Esta labor comenzará prontamente en el Campus Juan Gómez Millas, como parte de la relación entre Convenio de Desempeño y la Iniciativa Bicentenario.

1.2.2 Proyecto P2: “Mejoramiento de sistemas de comunicaciones electrónicas”

o En el año 2010 se consolidó la instalación del correo electrónico el cual se puso a disposición de la comunidad universitaria en el primer semestre de este año. Se aumentaron las capacidades de almacenamiento de los distintos tipos de servicios vinculados a la plataforma de correo electrónico institucional mediante la incorporación de servicios de correo Gmail y MS-Live, en el dominio

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UChile.cl. Lo anterior permitió dar cobertura al 100% de los estudiantes de la Universidad proveyéndoles un correo de por vida. Cabe señalar que además del servicio institucional, la plataforma soporta los dominios idiem.cl y veterinaria.uchile.cl. La plataforma actualmente cuenta con más de 30.000 cuentas creadas.

o Adicionalmente, se trabajó en la consolidación de los sistema de autenticación “Pasaporte UChile” a través de un servicio de autenticación único y mediante el cual será posible acceder a todos los servicios corporativos que se ofrezcan a la comunidad universitaria, mejorando con ello la accesibilidad y usabilidad. Actualmente este proyecto se integra con todos los desarrollos realizados en el marco del Convenio de Desempeño.

1.2.3 Proyecto P3: “Mejoramiento de comunicaciones e imagen Institucional (desarrollo de portales)”

o Se terminó el desarrollo de nuevos portales Web para 10 Facultades (Facultad de Economía, Facultad de Artes, Facultad de Filosofía y Humanidades, Facultad de Odontología, Facultad de Derecho, Facultad de Ciencias Agronómicas, Facultad de Ciencias Sociales, Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas, Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias y Facultad de Arquitectura y Urbanismo) y 2 institutos multidisciplinarios (Instituto de la Comunicación e Imagen y el Instituto de Estudios Internacionales). A partir de la finalización y entrega total de este proyecto, las Unidades Académicas antes listadas, se encuentran usando nuevas tecnologías web que facilitan la integración selectiva de información entre portales (Web Logic).

o Se puso a disposición de las Facultades e Institutos antes señalados nuevas herramientas para potenciar y mejorar la administración del contenido de estos portales, lo cual debiera mejorar las coordinaciones e intercambio de contenido entre los distintos organismos.

o Se puso en operación una nueva versión del portal institucional de la Universidad de Chile, incorporando en su rediseño las últimas tecnologías y herramientas de colaboración basadas en la WEB 2.0. El nuevo sitio ofrece información de manera mucho más accesible y ordenada, facilitando con ello el acceso a un amplio contenido.

o Concluyó la construcción y puesta en marcha del Portal web, “Mi UChile”, ventanilla única para el acceso a servicios personalizados, mediante el cual se irá entregando acceso, de manera paulatina, a una gran variedad de procesos automatizados e información para los distintos miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, académicos y personal de colaboración). Los servicios están vinculados a la realización de trámites administrativos y a la obtención de información relevante (liquidaciones de

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sueldo, información de cargas familiares, días administrativos solicitados, evaluación del desempeño docente, etc.). El portal está a disposición de la comunidad universitaria desde el segundo semestre del 2010.

o En conjunto con la Dirección de Comunicaciones de la Universidad se implementó, por segundo año consecutivo, la iniciativa de difusión digital para alumnos de Enseñanza Media (Quiero Ser), con lo cual se potenció la presencia de esta Casa de Estudios en el contexto de las redes sociales y portales de última generación. Cabe señalar que esta segunda ejecución del proyecto, y luego de la experiencia acumulada con la versión anterior, se realizó de manera de afianzar la instalación de capacidades al interior del equipo gestor, con el fin de asegurar la continuidad del proyecto.

1.2.4 Proyecto P4: “Mejoramiento de la gestión de la documentación administrativo legal”

o El desarrollo del proyecto de “Digitalización e Indexación de Documentos Administrativos” permitió durante el año 2010 no sólo cubrir la demanda de documentos administrativos, sino que fueron incorporados una amplia gama de documentos que no estuvieron considerados inicialmente (Programas de Estudios de Pre y Postgrado, Pagarés de Deuda, Hojas de Vida, Actas del Consejo Universitario, Currículos Académicos, etc). Esto significó procesar y digitalizar aproximadamente 2 millones de documentos los cuales serán entregados a la comunidad universitaria durante el próximo año. El proyecto permitirá mejorar de manera significativa el acceso de las distintas áreas a este material documental, con la consiguiente mejora en los tiempos de respuesta frente a consultas. Con la finalidad de traspasar a la Universidad, las capacidades generadas en el proyecto, esta iniciativa fue entregada a la Dirección de Servicios e Infraestructura durante las fases terminales del proyecto. Actualmente esta Dirección realiza la labor de procesar todo el nuevo material documental que se está generando como parte de los procesos Universitarios.

o De manera indirecta, esta iniciativa contribuyó al desarrollo del proyecto: “Mejoramiento del sistema de gestión del Activo Fijo” (SIG F1-LA2-I2), y al proyecto “Currículum Académico Digital” (SIG-F2 LA3-I1) al haber incluido la digitalización de planos de arquitectura para el primero de ellos, y de currículum académicos históricos para el segundo. La digitalización de estos currículum, por su parte, viene a complementar el trabajo realizado en ROC para la Comisión Superior de Evaluación Académica.

o Se está desarrollando la instalación de la plataforma de gestión documental, sistema que permitirá reemplazar el flujo y circulación

de documentos físicos, mediante la creación de una Oficina de Partes virtual. En una primera etapa, esta oficina se instalará en los Servicios Centrales y posteriormente será extendida al resto de la Universidad. Esta iniciativa apunta a la idea de una Universidad que maneje electrónicamente sus documentos internos y externos, lo que trae consigo un complejo proceso de cambio donde se

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incluyen restricciones y consideraciones de orden legal y administrativas, que representan el principal desafío para la total implementación de esta herramienta tecnológica.

1.2.5 Proyecto P5: “Mejoramiento de Sistemas de Recursos Humanos”

o Se está terminando de desarrollar e implementar una plataforma que permita mejorar el proceso de contratación de personal académico aprovechando las nuevas tecnologías e internet. Para estos efectos, se trabajó con las empresas EVERIS y Trabajando.com, en el desarrollo de un sistema que permita facilitar y apoyar el proceso de selección de personal académico y de colaboración. Este sistema permitirá una selección más ágil y eficiente de los Recursos Humanos, pilar fundamental de la Universidad, y además permitirá garantizar procedimientos homogéneos, transparentes y competitivos. Durante el mes de noviembre y diciembre se está llevando a cabo la marcha blanca para el proceso de selección de académicos en dos Facultades.

o Mediante la iniciativa Observatorio UChile se pondrá a disposición de las áreas de interés de la Universidad, algunos informes de gestión que permitan consolidar información relevante para apoyar la toma de decisiones de las autoridades universitarias. Esta iniciativa está desarrollando una serie de informes de interés para el área de recursos humanos entre los que se pueden mencionar: rotación de personal, el ausentismo por licencias médicas, accidentes laborales, consolidado de remuneraciones, detalle de haberes de contratos y horas extras y productividad.

1.2.6 Proyecto P6: “Actualización del catastro y sistemas de control del activo”

o Se está terminando la actualización del catastro de edificaciones y recintos en tres campus de la Universidad (Andrés Bello, Campus Norte y Campus Sur) el que permitirá contar con una detallada base de datos con información respecto de las características y uso de recintos, necesaria para poblar el sistema de gestión de bienes inmuebles de la Universidad. Su etapa de finalización se estima para febrero de 2011.

o Se desarrolló el levantamiento topográfico, en los mismos tres campus de la Universidad antes señalados, lo cual permitirá contar con una caracterización muy precisa de los terrenos asociados a cada uno de ellos. Este proyecto concluyó sus trabajos en el segundo semestre de 2010. La información obtenida de esta iniciativa también servirá de base para el desarrollo e implementación de la plataforma de gestión de infraestructura de la Universidad.

o Para consolidar los resultados obtenidos en los proyectos previamente señalados, la Universidad está desarrollando un proyecto

para disponer de una plataforma de gestión de infraestructura física, cuya principal función será dejar a disposición de la comunidad

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universitaria la información obtenida en las iniciativas anteriores. Se espera con esto lograr que las unidades académicas puedan conocer y administrar de mejor forma los bienes y espacios asociados a su infraestructura académica y administrativa. Posteriormente, esta plataforma permitirá incorporar en forma paulatina servicios relacionados con el control y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles de la Universidad.

1.2.7 Proyecto P8: “Herramientas y Servicios Transversales” Para lograr una adecuada integración de las distintas iniciativas que forman parte del proyecto, ha sido necesario crear una serie de herramientas computacionales que serán compartidas por los distintos proyectos que forman parte del CD. Entre estas iniciativas se han desarrollado durante el año 2010 para consolidar el desarrollo y entrega de estos proyectos se pueden mencionar:

o Plataforma para la firma electrónica de documentos, mediante esta iniciativa se podrá asegurar la autenticidad e integridad de

documentos electrónicos, al asociarlos a la identidad de una persona y al asegurar que su contenido no haya sido modificado. Esta iniciativa está terminando de ser desarrollada y espera entregarse dentro de los próximos 2 meses.

o Capacitación y asesoría en el uso de la herramienta Aqualogic BPM, que se está utilizando para el desarrollo de todos los Workflows concebidos en el Convenio de Desempeño en los ámbitos académico, administrativo y de recursos humanos. Para ello se capacitó a cerca de 25 profesionales, entre ingenieros de procesos, analistas desarrolladores, analistas de sistemas y jefes de proyectos.

o Implantación de la plataforma Inteligencia de Negocios (Business Intelligence), la cual se plasmó mediante el proyecto Observatorio

UChile, que busca generar información para apoyar la toma de decisiones de las autoridades universitarias en los distintos ámbitos de su gestión. Durante el año 2010 fueron liberados los primeros portafolios de información y se continuó el trabajo iniciado por el proyecto UCH 0609.

o Implementación del repositorio electrónico de documentos en el cual será posible albergar todos los documentos electrónicos de

carácter administrativo, ya sean generados por los propios procesos administrativos o bien por procesos académicos de la Universidad. Asimismo. En este repositorio también se almacenará el respaldo de la documentación histórica de la Oficina de Partes, junto a lo cual será utilizado para recopilar la nueva documentación que se vaya generando a futuro.

o Capacitación y asesoría en el uso de una plataforma de administración de proyectos, la cual entregó las herramientas de apoyo y conocimiento necesario para gestionar y administrar distintos proyectos en el ámbito universitario. Esta plataforma está constituida

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por una suite de productos (Entreprise Project Server, Microsoft Share Point y Team Foundation Systems) orientado a la gestión de proyectos y manejo documental para ambientes de trabajo colaborativo. Su primer ámbito de aplicación será la gestión de proyectos del Convenio de Desempeño, y posteriormente será aplicada a otros ámbitos de la Universidad. Esta plataforma permitirá conseguir los siguientes beneficios:

1. Detectar tempranamente problemas de dotación de recursos en cada una de las iniciativas que se está implementando. 2. Detectar rápidamente eventuales retrasos que se generan en cada uno de los proyectos respecto de las líneas bases que se

han definido para cada uno de ellos. Permitirá además evaluar el impacto que esto genera en los proyectos relacionados. 3. Generar informes globales de gestión y de avance de los proyectos que permitan informar, a las autoridades, del seguimiento

de los mismos. 4. Lograr una adecuada coordinación de los distintos actores que participan en los proyectos.

1.2.8 Proyecto P9: “Apoyo a la cátedra presencial” Durante el año 2010 se obtuvieron los siguientes logros de esta iniciativa:

o Se desarrolló con éxito el plan piloto del subproyecto “Innovación en métodos de enseñanza” en el Instituto de Asuntos Públicos

(INAP) utilizando las herramientas tecnológicas provistas por el Convenio de Desempeño, lo que dio pie para la continuidad de la iniciativa en cursos de pregrado del mismo Instituto. Las innovaciones de dichas asignaturas se realizaron en conjunto con los docentes durante el primer semestre y los resultados fueron aplicados durante el segundo semestre. Ambas experiencias serán adoptadas por el Instituto de Asuntos Públicos para la realización posterior de los cursos rediseñados y se espera replicar el modelo en los demás cursos tanto de pregrado como de postgrado. De esta forma, el Instituto de Asuntos Públicos, se alinea con las políticas de renovación curricular propuestas por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, y que han sido apoyadas a través de los proyectos MECESUP UCH0609 “Mejoramiento de la Gestión para el Pregrado y Postgrado” y UCH0808 “Red de Unidades para la Enseñanza y el Aprendizaje”.

o Durante el primer semestre académico 2010 se incorporaron 3 nuevas Facultades a la plataforma U-Cursos (Facultad de Ciencias,

Facultad de Agronomía y Facultad de Economía y Negocios), quedando de este modo la plataforma disponible para todas las unidades académicas de la Universidad de Chile. Se realizaron durante los meses de enero y marzo diversas actividades orientadas a capacitar tanto a docentes y alumnos para su uso, luego de las cuales cerca del 75% de los docentes y alumnos capacitados usan la plataforma en forma intensiva.

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o Están programadas para enero de 2011 actividades para capacitar en el uso de la plataforma U-Cursos a los docentes que lo requieran, tanto en las unidades académicas incorporadas recientemente como en aquellas que por renovación de personal lo soliciten. En el mes de marzo se programarán actividades de difusión para los alumnos de primer año en las Facultades incorporadas durante el año 2009 y 2010.

1.2.9 Proyecto P10: “Registro de actividades de investigación”

o En el ámbito de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo se está desarrollando una cantidad importante de flujos de trabajo

(workflows) que permitirán automatizar los procesos para optar a fondos concursables internos y externos a la Universidad. Además será posible contar con un registro y seguimiento de las actividades de investigación, incluyendo sus productos, como tesis, publicaciones, patentes, asistencia a congresos, etc. Este sistema permitirá incorporar procesos de postulación en línea, homologar la información ingresada y contar con datos para la gestión. En conjunto con usuarios clave se detectaron mejoras de los procesos y se incluyeron otros indicadores. Estas iniciativas estarán a disposición de la comunidad universitaria durante el primer semestre del año 2011.

o Se estableció un acuerdo de colaboración y trabajo conjunto con instituciones que capturan información de proyectos de investigación. Específicamente CONICYT, FIA y CORFO, con las que se compartirá información en forma automatizada (vía web service) entre las bases de datos, y así evitar dobles digitaciones.

1.2.10 Proyecto P11: “Agenda Corporativa de Actividades de Extensión”

o Se terminó de desarrollar el proyecto agenda corporativa de actividades2, realizado por el Sistema de Servicios de Información y Bibliotecas (SISIB) y la Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones con lo cual se pretende promover y difundir las distintas actividades académicas y culturales en los distintos ámbitos del quehacer universitario. Además es posible contar con un registro detallado de las actividades para que las autoridades puedan usarla con diversos fines, en particular para los procesos de acreditación institucional y de programas.

o Con este portal se logra mantener información actualizada, y accesible a toda la comunidad universitaria acerca de las actividades de extensión que realiza la Universidad de Chile, capturando en el origen y por sus autores toda la información asociada y mostrándola de manera atractiva e intuitiva a la comunidad.

2 Junto a las Actividades de Extensión este proyecto incluye acciones relacionadas con el quehacer académico, de investigación y otras propias de las unidades.

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o Este portal cuenta con opciones de búsqueda avanzada de eventos, filtros de fecha, categorías, expositores, recintos,

organizadores, auspiciadores, tipo de evento, entre otros, con lo cual se facilita el acceso a la información disponible en el portal. 1.2.11 Proyecto P12: “Currículum Académico Digital”

o Este proyecto, desarrollado en conjunto con la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, tiene como finalidad principal facilitar la

integración de la información académica disponible en los sistemas de información institucionales, con el fin de dejarla disponible para los procesos de jerarquización académica, tales como Calificación Académica y Evaluación Académica, minimizando posibles errores y la doble digitación.

o Terminada la etapa de levantamiento, diagnóstico y diseño del proyecto P12 “Curriculum Académico Digital” se ha realizado la adjudicación de la licitación de desarrollo de Workflows, la que actualmente se encuentra en fase final de desarrollo (Workflow de Evaluación Académica).

o En forma paralela, se realizó y adjudicó la licitación para el desarrollo del portafolio del académico que permitirá a la comunidad académica contar con toda la información disponible en los sistemas institucionales de información académica. Esta iniciativa se encuentra en fase de término.

o Complementariamente, y como parte del proyecto de digitalización de documentos, fueron digitalizados más de 3.000 currículos de

académicos con el fin de mejorar la gestión y el acceso a esta información.

1.2.12 Proyecto P13: “Evaluación del desempeño docente y sistema de encuestas”

o En coordinación con el Departamento de Pregrado, de la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, se desarrolló la “Plataforma de Encuestas en Línea” que permitirá mejorar el actual proceso de Evaluación del Desempeño Docente, que se realiza periódicamente en las unidades académicas de la Universidad. Adicionalmente, podrá ampliarse el uso de esta plataforma a otros procesos de consulta que sean de interés para la Universidad (encuestas de procesos de acreditación, encuestas de vinculación con el medio, encuestas de egresados, encuestas de clima laboral, etc.). La plataforma además permitirá consultar a segmentos específicos de la comunidad universitaria, en distintos ámbitos vinculados al quehacer académico y administrativo, con miras a obtener información que permita mejorar su gestión. Esta plataforma estará disponible a partir del primer semestre del año 2011.

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1.2.13 Proyecto P14: “Mejoramiento de la gestión académica de pre y post-grado (Complemento UCH609)”

o Durante el año, fueron incorporadas mejoras al sistema de postulación en línea a postgrado permitiendo, entre otras cosas, que los postulantes sean incorporados automáticamente al sistema de matrícula, optimizando de esta manera, el proceso completo. Por otro lado, durante este periodo se incorporaron la Facultad de Derecho y el Instituto de Estudios Internacionales al uso del sistema y durante el primer semestre de 2011 serán incorporadas nuevas unidades académicas.

o Se inició el desarrollo del proyecto “Mejora a los procesos académicos de pre y postgrado”, el cual constituye un complemento al proyecto MECESUP UCH0609, que busca ampliar los rediseños realizados, hacia aquellas unidades académicas que no fueron cubiertas. Con este proyecto se intenta además profundizar el nivel de automatización en algunos de los procesos con la finalidad de convertirlos en flujos de trabajo electrónicos (workflows).

o Junto con lo anterior, se ha iniciado el proceso de implantación del sistema corporativo GUIA Curricular en los programas de postgrado de aquellas unidades académicas que aún no lo utilizan. La meta a cumplir es incorporar durante el 2011, a todos los programas de magíster y doctorado; para ello se cuenta con un equipo de capacitación encargado de preparar a los usuarios que utilizan el sistema y promover activamente su uso.

o Se están desarrollando los” Workflows” necesarios, para apoyar procesos académicos como: postulación a becas, titulación y

obtención de grados, cambio de carrera y reconocimientos de asignaturas. Estos productos están siendo desarrollados en forma interna y se espera ponerlos a disposición de la Universidad, en el transcurso del año 2011.

o Como iniciativa al seguimiento de egresados y empleabilidad, se ha creado un modelo de datos que alojará de manera simplificada

todos los antecedentes o datos relacionados con los egresados de la Universidad. Complementariamente a este repositorio de información, se está trabajando en las herramientas para poder hacer gestión de la información.

1.2.14 Proyecto P15: “Mejoramiento de la gestión de bibliotecas” Dentro de las iniciativas que se desarrollaron en conjunto con el Sistema de Servicio de Información y Bibliotecas (SISIB), se pueden mencionar las siguientes:

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o Se realizó la implantación de los módulos de adquisiciones y el sistema de gestión de bibliografía básica, con el fin de mejorar la administración de recursos bibliográficos y su asignación según las necesidades académicas.

o Se desarrolló una plataforma de publicación de revistas electrónicas, utilizando el producto Open Journal Systems (OJS), mediante el cual será posible publicar material académico de la Universidad en formato electrónico y accesible públicamente. Como parte de este proyecto, además, se migró toda la información albergada en la antigua plataforma, constituyéndose así, un repositorio central de revistas académicas de la Universidad de Chile. Actualmente se han publicado 17 revistas utilizando esta plataforma, las que están disponibles en el Portal de Revistas Académicas de la Universidad de Chile (http://www.revistas.uchile.cl)

o Con el fin de contar con información consolidada y que permita realizar una gestión adecuada del material bibliográfico disponible en las distintas unidades académicas, el proyecto Observatorio UChile está terminando de desarrollar un conjunto de informes mediante los cuales se podrá conocer el uso real de este material.

1.2.15 Proyecto P16: “Facilitar acceso a la información (Observatorio U. Chile)”

o Con un equipo interno de especialistas en inteligencia de negocios, durante el año 2010 se avanzó en la construcción de repositorios de información académica y administrativa los cuales permitirán obtener informes dinámicos e indicadores de gestión en distintos ámbitos.

o Durante el año fueron liberados los reportes de avance del proceso AUCAI, tales como, totales de académicos por organismo que participan y que han postulado, estado de avance del trabajo de Comisiones Locales, estado de avance de la Comisión Superior, totales de académicos y nombramientos por organismo, análisis de evolución temporal, entre otros.

o Adicionalmente, se están desarrollando un conjunto de portafolios de información en los ámbitos evaluación de desempeño docente, proyectos de investigación e información bibliográfica.

La tercera iniciativa en este ámbito corresponde al sistema de alertas tempranas, el cual permitirá detectar oportunamente indicadores de procesos académicos o administrativos que adquieran valores superiores o inferiores a ciertos estándares o cotas establecidas y notificará a los responsables de proceso para tomar las acciones correctivas pertinentes. Este proyecto estará disponible a partir del primer semestre del año 2011.

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2 Síntesis del Estado de Avance del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010

2.1 Eje 1: Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) Objetivo Específico ROC F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías. Compromisos de Desempeño al Año 3 ROC F1:

Indicadores ROC F1

Descripción Indicadores Meta

Línea Base Meta Año 3 Avance 31.12.10

N° de unidades organizacionales a intervenir en Rectoría (5) 53% 5 76%

N° de unidades organizacionales a intervenir en Prorrectoría (1) 0% 1 86%

N° de unidades organizacionales a intervenir en VAA (5) 76% 5 79% N° de unidades organizacionales a intervenir en VAEGI (5) 65% 5 69%

N° de unidades organizacionales a intervenir en VID (1) 80% 1 80%

N° de unidades organizacionales a intervenir en VEX (1) 0% 1 28%

Hitos ROC F1

Nombre Hito Meta


N° de unidades diagnosticadas en Rectoría (10) N/A 10 100% N° de unidades diagnosticadas en Prorrectoría (4) N/A 4 100% N° de unidades diagnosticadas en VAA (11) N/A 11 82% N° de unidades diagnosticadas en VAEGI (8) N/A 8 100% N° de unidades diagnosticadas en VID (2) N/A 2 100% N° de unidades diagnosticadas en VEX (1) N/A 1 100% N° de unidades rediseñadas en Rectoría N/A 10 91%

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Hitos ROC F1

Nombre Hito Meta


N° de unidades rediseñadas en Prorrectoría N/A 4 100% N° de unidades rediseñadas en VAA N/A 11 64% N° de unidades rediseñadas en VAEGI N/A 8 85% N° de unidades rediseñadas en VID N/A 2 97% N° de unidades rediseñadas en VEX N/A 1 100% N° de unidades implementadas en Rectoría N/A 10 18% N° de unidades implementadas en Prorrectoría N/A 4 43% N° de unidades implementadas en VAA N/A 11 30% N° de unidades implementadas en VAEGI N/A 8 37% N° de unidades implementadas en VID N/A 2 80% N° de unidades implementadas en VEX N/A 1 50% N° de unidades evaluadas en Rectoría N/A 10 10% N° de unidades evaluadas en Prorrectoría N/A 4 0% N° de unidades evaluadas en VAA N/A 11 5% N° de unidades evaluadas en VAEGI N/A 8 13% N° de unidades evaluadas en VID N/A 2 0% N° de unidades evaluadas en VEX N/A 1 0%

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Objetivo específico ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geográfica. Compromisos de Desempeño al año 2 ROC F2:

Indicadores ROC F2

Descripción Indicador Meta

Línea Base3 Meta Año 3 Avance 31.12.10

% de campus con déficit en integración de áreas de apoyo a la gestión académica Adquisiciones 73% 20% 55% Activo Fijo 73% 20% 53% Redes infocomunicacionales 73% 20% 73% Bibliotecas 73% 0% 75% Finanzas 73% 20% 55% Asuntos legales 73% 20% 63% Personal de apoyo 73% 40% 53%

Hitos ROC F2

Nombre Hito Meta


Diagnóstico

Campus Andrés Bello N/A SI 100%

Campus Beauchef N/A SI 100%

Campus Sur N/A SI 100%

Campus Norte N/A SI 100%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI 100%

3 La línea base presentada difiere de los informes anteriores, ya que se había informado el nivel de integración, mientras que lo que corresponde es el porcentaje de déficit de integración.

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Hitos ROC F2

Nombre Hito Meta


Rediseño4




Campus Norte N/A SI 100%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI 50%

Implementación5




Campus Norte N/A SI (P) 0%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI (P) 0%

Evaluación




Campus Norte N/A SI (P) 0%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI (P) 0%

4 Rediseño en Campus Juan Gómez Millas se realiza en coordinación con la Iniciativa Bicentenario.

5 En Campus Sur se han producido avances de implementación referidos a la coordinación con el Consejo de Campus, el inicio del proceso de selección y contratación del equipo técnico de Administración y la habilitación del espacio físico.

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Eje 2: Sistema integrado de gestión (SIG). Objetivo Específico SIG F1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación; y de sistemas de gestión administrativa y económica. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F1:

Indicadores SIG F1

Descripción Indicador Línea Base Meta Año 3 Avance

31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Portal Mi UChile

Nivel de uso de contenidos: N° de accesos a Portal Mi UChile por usuario.

30 [visitas/ usuario]

39 256 65%

Nivel de uso de los servicios personalizados: N° de usuarios que acceden a contenidos Mi UChile.

2.000 [usuarios]

3.000 5.038 100%

LA2 Iniciativa 1 Postulación y

Selección de RRHH

Tiempo promedio de contratación de personal de colaboración (desde declaración de necesidad hasta decreto de nombramiento).

30 [días calendario]

26 0 0% Sistema se pondrá en producción durante el año 2011.

Número de postulantes promedio para cargos de personal de colaboración.

20 [personas] 28 41 100%

Muestra obtenida de Trabajando.com en base a los concursos vigentes del Convenio hasta el día 31 de diciembre 2010.

LA2 Iniciativa 2 Activo Fijo

Cantidad de bienes inmuebles con informe de diagnóstico de regularización.

50.000 [metros2]

60.000 237.178 100% Esta información se obtuvo del proyecto de catastro de bienes inmuebles.

6 Se corrige cálculo del indicador.

24

Indicadores SIG F1


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA3 Iniciativa 1 Ventanilla Única

Tiempo promedio (en días) en resolver una solicitud de ventanilla única (certificados, permisos, etc.).

8 [días hábiles] 7 10 66%

Estimación hecha en base al número de días que demanda una tramitación en los servicios centrales.

Recursos requeridos para resolver una solicitud administrativa (permisos, certificados, renuncia de asignaturas, etc.).

3 [personas] 2 2 100%

Estimación hecha en base al n° de personas que trabajan en funciones similares (servicios centrales).

Volumen de información académica recogida directamente desde los procesos. (Mejoramiento de la información de la producción académica).

0 [KB] 700 600 86%

La información de contenido académico se ha obtenido de los mejoramientos de los sistemas curriculares (GUIA).

Hitos SIG F1

Descripción Hito Línea Base Meta Año 3 Avance

31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Portal Mi UChile

N° de Facultades estandarizadas en la difusión de actividades en organismos (utilizando Weblogic y administración de contenidos).

N/A 10 10 100%

Proyecto cumplido (Economía, Artes, Derecho, Filosofía, Odontología, Cs. Sociales, Cs. Químicas, Cs. Veterinarias, Arquitectura, Cs. Agronómicas).

N° de Institutos multidisciplinarios estandarizados en la difusión de actividades en organismos (utilizando Weblogic y administración de contenidos).

N/A 3 3 100% Proyecto cumplido (ICEI, IEI, Portal UChile 2.0).

N° de alumnos (pre y postgrado) con acceso a servicios personalizados en portal Mi UChile.

N/A 25.000 24.838 99% El sistema está disponible para todos los alumnos.

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Hitos SIG F1


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

N° de académicos y funcionarios con acceso a servicios personalizados en portal Mi UChile.

N/A 5.000 12.351 100%

Servicio disponible para todos los funcionarios a contrata (académicos y personal de colaboración).

LA2 Iniciativa 1 Postulación y

Selección de RRHH

N° de organismos que cuentan con una sistema informático para el apoyo y registro del proceso de postulación y selección de personal de colaboración.

N/A 20 27 10%

La herramienta de postulación y selección se encuentra disponible para 2 organismos, las demás se incorporarán el primer semestre 2011.

LA2 Iniciativa 2 Activo Fijo

N° de organismos contables con sus bienes muebles en el nuevo sistema y utilizando los nuevos instrumentos

N/A 20 33 100%

N° de organismos contables que son usuarios de los bienes inmuebles no regularizados pero que si serán habilitados en el nuevo sistema

N/A 15 13 87%

Esto es el resultado del proyecto de actualización del catastro de bienes inmuebles (en total 24 organismos)

LA3 Iniciativa 1 Ventanilla Única

N° de organismos con servicios al docente (7) en ventanilla única

N/A 11 18 100%

N° de organismos con servicios en ventanilla única disponibles para el alumno (7).

N/A 11 18 100%

7 Fe de erratas: se corrige el indicador informado anteriormente.

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Objetivo Específico SIG F2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F2:

Indicadores SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Herramientas de apoyo a la cátedra

presencial

Cantidad de material docente digital disponible por asignatura.

14 [arch.dig./asignatura]

20 17 86%

Nivel de oportunidad de las calificaciones. Porcentaje de cursos que publican sus notas mediante U-cursos sobre total de cursos habilitados.

31% 43% 32% 74%

El lento crecimiento de este indicador se debe a que así como aumentan los cursos publicando notas, aumentan los cursos con actividad.

Nivel de interacción por curso (sesiones de trabajo por alumno al mes).

54 [Sesiones /mes] 64 68 100%

LA2 Iniciativa 1 Postulación y selección

de proyectos de Investigación

Tiempo promedio entre postulación al concurso y asignación del proyecto.

106 [días corridos] 90 0 0% Sistema entrará en producción en primer semestre de 2011.

Número de informes oficiales acerca de concursos obtenidos directamente del sistema de investigación.

10 [documentos] 13 0 0% Sistema será puesto en producción en primer semestre de 2011.

LA2 Iniciativa 2 Portal de

actividades de extensión

Cantidad de visitas al portal de actividades de extensión

13.000 [N° de accesos /mes]

16.250 16.439 100%

27

Indicadores SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

Número de actividades de extensión con difusión corporativa.

115 [actividades] 144 145 100%

LA3 Iniciativa 1 Curriculum

Académico Digital

Número de informes oficiales obtenidos directamente del sistema de currículo académico digital

0 [informes] 9 0 0% Sistema entrará en operación durante primer semestre 2011.

LA3 Iniciativa 2 Evaluación del

Desempeño Docente

Número de asignaturas con evaluación directa de su docencia

87 [asignaturas] 121 3952 100% El total de asignaturas que se imparten son evaluadas.

Porcentaje de encuestas respondidas por curso en relación al total de alumnos

53% 64% 89% 100%

28

Hitos SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Herramientas de apoyo a la cátedra presencial

N° de carreras de pregrado que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial

N/A 40 36 90%

N° de programas de magíster que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial

N/A 20 24 100%

N° de programas de doctorado que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial

N/A 5 9 100%

LA2 Iniciativa 1 Postulación y selección

de proyectos de Investigación

N° de concursos internos incorporados en el proceso de preparación, formulación y selección

N/A 8 0 0% Sistema entrará en producción durante el primer semestre 2011.

N° de concursos externos incorporados en el Workflow de preparación, formulación y presentación

N/A 6 0 0% Sistema entrará en producción durante el primer semestre 2011.

LA2 Iniciativa 2 Portal de actividades

de extensión

N° de Facultades integradas al nuevo portal de difusión y extensión

N/A 10 10 100%

N° de Institutos integrados al nuevo portal de difusión y extensión

N/A 2 2 100%

LA3 Iniciativa 1 Curriculum Académico

Digital

N° de unidades académicas que implanten la herramienta Currículum Académico

N/A 9 0 0% Sistema entrará en producción durante el año 2011.

29

Hitos SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA3 Iniciativa 2 Evaluación del

Desempeño Docente

N° de programas docentes de pregrado con instrumentos de evaluación docente

N/A 40 62 100%

N° de programas docentes de magister con instrumentos de evaluación docente

N/A 20 0 0% Sistema se extenderá a postgrado durante el año 2011.

N° de programas docentes de doctorado con instrumentos de evaluación docente

N/A 8 0 0% Sistema se extenderá a postgrado durante el año 2011.

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Objetivo Específico SIG F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F3:

Indicadores SIG F3

Descripción Indicador Línea Base Meta Año 3

Avance 31-12-2010

% de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Postulación, selección

y matrícula de postgrado

Número de estudiantes de postgrado matriculados por internet sobre estudiantes totales

110 240 349 100%

LA1 Iniciativa 2 Actividad curricular en

el postgrado

Número de estudiantes de postgrado que inscriben asignaturas por internet sobre estudiantes totales8

7% 12% 3,2% 27%

LA1 Iniciativa 3 Portal de egresados y

empleabilidad

Porcentaje de egresados/titulados en el año anterior con información de su situación laboral actualizada

17% 22,5% 3,2% 14% Primera fase del proyecto portal de quedará operativa en primer semestre de 2011.

LA1 Iniciativa 4 Bienestar del

estudiante y Ficha Médica

Número de consultas al Servicio Médico y Dental de Alumnos (SEMDA)

20 [consultas / día]

40 35 88%

Corresponde al número de consultas diarias que ofrece el Servicio Médico y Dental de Alumnos. Obtenido del sistema de reserva de horas SEMDA.

LA2 Iniciativa 1 Bibliotecas y uso de material bibliográfico

Número de informes de gestión de bibliotecas

127 [informes] 153 500 100%

8 Fe de erratas: se informa el porcentaje de alumnos que inscriben asignaturas por internet. El avance reportado el 2009 presentaba un error de cálculo.

31

Hitos SIG F3


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Postulación, selección

y matrícula de postgrado

N° de programas de magíster con instrumentos para la postulación, selección y matrícula.

N/A 90 45 50%

N° de programas de doctorado con instrumentos para la postulación, selección y matrícula.

N/A 30 24 80%

N° de programas de postítulo con instrumentos para la postulación, selección y matrícula.

N/A 65 0 0% Se incorporarán durante el año 2011.

LA1 Iniciativa 2 Actividad curricular en

el postgrado

N° de programas de magíster con instrumentos para la los servicios de administración curricular. (Guía)

N/A 100 93 93%

N° de programas de doctorado con instrumentos para la los servicios de administración curricular. (Guía)

N/A 30 29 97%

Corresponde los datos de programas de doctorado disponibles en el sistema GUIA Curricular.

N° de programas de postítulo con instrumentos para los servicios de administración curricular. (Guía)

N/A 80 21 26% Corresponde a los cursos de especialización disponibles en el sistema GUIA Curricular.

LA1 Iniciativa 3 Portal de egresados y

Empleabilidad

N° de programas de pregrado con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados.

N/A 20 0 0% El proyecto de egresados se implementará durante el año 2011.

N° de programas de magíster con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados.


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Hitos SIG F3


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

N° de programas de doctorado con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados


N° de programas de postítulo con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados.


LA1 Iniciativa 4 Bienestar del

estudiante y Ficha Médica

N° de estudiantes con posibilidad de acceso vía web para solicitar asistencia médica o dental, al servicio médico y dental de la Universidad.

N/A 25.000 24.838 99%

% de alumnos atendidos por el servicio con ficha médica digital.

N/A 90% 0% 0% Sistema entra en operación durante el primer semestre 2011.

% de alumnos atendidos, con información disponible con fines de gestión

N/A 90% 14% 16% Estadísticas disponibles en el sistema de registro de horas SEMDA.

LA2 Iniciativa 1 Bibliotecas y uso de material bibliográfico

N° de organismos académicos con acceso a información de gestión de sus bibliotecas

N/A 189 18 100%

N° de bibliotecas con acceso a información de gestión de su servicio

N/A 4910 49 100%

La totalidad de bibliotecas de la Universidad cuentan con acceso a información para gestión, por lo que el proyecto se considera terminado.

9 Fe de erratas: Se corrige el número de organismos académicos de la Universidad. 10 Se corrige la meta al año 3, el número total de bibliotecas de la Universidad de Chile es 49.

33

Objetivo especifico SIG F4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F4:

Indicadores SIG F4


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Observatorio UChile

Nivel de uso de información cuantitativa por los diferentes directivos de la comunidad universitaria: N° de accesos de personal directivo a estos reportes

500[accesos/mes] 650 500 77%

Cobertura de los ámbitos del quehacer universitario: Número de ámbitos del quehacer con información cuantitativa.( RRHH, alumnos, académico, contabilidad)

4 [ámbitos] 6 5 69%

Ámbitos cumplidos: 1.-AUCAI, 2.- Matrícula y Títulos y Grados, 3.-Curricular y Beneficios Estudiantiles, 4.- Nombramientos Académicos, 5.- Evaluación del Desempeño Docente.

LA2 Iniciativa 1 Portafolios Digitales

Rendición de cuentas a los diferentes integrantes de la comunidad universitaria. Número de informes disponible en el web por tipo de usuario. (SW piloto Águila)

14 [unidades] 18 57 100% Hay actualmente disponibles: 44 informes con información de alumnos y 13 con información de los académicos.

LA3 Iniciativa 1 Alertas Tempranas

Número de actividades de excepción realizadas por vencimiento de plazos

50 [act. /mes] 47 0 0% Proyecto aun en desarrollo se espera que entregue resultados en el año 2011

34

Hitos SIG F4


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Observatorio UChile

N° de organismos académicos con acceso a los informes de gestión sobre su quehacer.

N/A 18 18 100% El total corresponde a las 14 facultades y los 4 institutos de la Universidad.

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre RRHH, Matrícula y Títulos y grados.

N/A 30% 28% 93%

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre Curricular y Beneficios estudiantiles

N/A 30% 30% 100% Se cargaron todos los indicadores definidos por la VAA en este ámbito.

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre los estados financieros de los organismos

N/A 30% 4% 13% Este ámbito se incorporará partir del segundo semestre de 2011.

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorios sobre las nuevas iniciativas desplegadas en este proyecto

N/A 30% 26% 86% Proyectos de SISIB y VID. Estarán disponibles a partir del Enero del 2011.

LA2 Iniciativa 1 Portafolios Digitales

Portafolios construidos (5/5) presentando datos desde el observatorio UChile (intervalos de confianza y cobertura, sujetos al avance en el observatorio)

N/A 5 2 40% Portafolios construidos: del estudiante y del académico.

Utilización de la comunidad universitaria de los instrumentos cómo apoyo directo a su labor (N° de personas x N° de accesos)

N/A 3.000 0 0% Sistema entra en operación durante primer semestre 2011.

LA3 Iniciativa 1 Alertas Tempranas

N° de organismos que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración financiera y de recursos humanos.

N/A 17 0 0%

Sistema entrará a producción el primer semestre de 2011 en 5 organismos y el segundo semestre se incorporarán los restantes.

35

Hitos SIG F4


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

N° de programas de pregrado que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración curricular

N/A 40 0 0%

Todos los programas que se incorporarán el año 2011 contarán con alertas en el ámbito de administración curricular.

N° de de programas de pregrado que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración de matrícula y aranceles.

N/A 67 0 0%

Todos los programas que se incorporarán el año 2011 contarán con alertas en el ámbito de administración de matrícula y aranceles.

36

2.2 Estado de Avance Cronológico de Proyectos

Avance General de Proyectos del Convenio de Desempeño

37

Avance General de Proyectos del Convenio de Desempeño

38

2.3 Avance Presupuestario ejecutado Lista de Bienes y Servicio Año 1, al 31 de Diciembre de 2010

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN Total Monto Programado $ Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0,000 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 0 0 0 0 0,000 0 3 Bienes 377.300.000 377.300.000 0 139.212.197 139.212.197 0 1 Equipo de Apoyo al Aprendizaje 0 0 0 0 0 2 Tecnología de Acceso a la Información 0 0 0 0 0 3 Equipos e instrumental Científico 0 0 0 0 0 4 Muebles, Equipos y Alhajamiento 16.000.000 16.000.000 0 21.512.544 21.512.544 0 5 Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) 361.300.000 361.300.000 0 117.699.653 117.699.653 0 6 Otros Bienes 0 0 0 0 0 0 4 Obras 17.700.000 17.700.000 0 17.603.297 17.603.297 0 1 Obras Menores 0 0 0 0 0 0 2 Remodelación 9.500.000 9.500.000 0 9.490.593 9.490.593 0 3 Habilitación 8.200.000 8.200.000 0 8.112.704 8.112.704 0 4 Construcción 0 0 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 240.944,681 240.944.681 58.556.280 1 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 240.944.681 240.944.681 58.556.280 6 Gastos Operacionales 484.666.000 484.666.000 - 491.220.984 491.220.984

1 Boletas de Garantía 0 0 0 0 0 0 2 Pago de Retenciones 23.420.000 23.420.000 0 21.241,548 21.241.548 0 3 Sueldos 174.000.000 174.000.000 0 182.247,345 182.247.345 0 4 Honorarios 260.780.000 260.780.000 0 263.186,628 263.186.628 0 5 Viáticos 186.000 186.000 0 68,887 68.887 0 6 Pasajes 200.000 200.000 0 191,100 191.100 0 7 Servicios Básicos 400.000 400.000 0 80,249 80.249 0 8 Servicios Generales 17.840.000 17.840.000 0 15.319,214 15.319.214 0 9 Suministros Materiales 6.000.000 6.000.000 0 5.946,642 5.946.642 0 10 Manutención de edificios, equipos y otros 800.000 800.000 0 0,000 0 0 11 Otros Gastos Operacionales 1.040.000 1.040.000 0 2.939,371 2.939.371 0

Total 1.268.666.000 1.131.666.000 137.000.000 947.537.439 888.981.159 58.556.280

39

Lista de Bienes y Servicio Año 2, al 31 de Diciembre de 2010.

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN Total Monto Programado $ Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 45.267.000 15.267.000 30.000.000 17.955.415 11.768.311 6.187.104 3 Bienes 516.920.109 402.920.109 114.000.000 434.118.905 402.846.829 31.272.076 1 Equipo de Apoyo al Aprendizaje 0 0 0 0 0 0 2 Tecnología de Acceso a la Información 0 0 0 0 0 0 3 Equipos e instrumental Científico 0 0 0 0 0 0 4 Muebles, Equipos y Alhajamiento 30.000.000 17.785.109 12.214.891 0 0 0 5 Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) 486.920.109 385.135.000 101.785.109 434.118.905 402.846.829 31.272.076 6 Otros Bienes 0 0 0 0 0 0 4 Obras 10.947.891 10.947.891 0 0 0 0 1 Obras Menores 4.000.000 4.000.000 0 0 0 0 2 Remodelación 4.947.891 4.947.891 0 0 0 0 3 Habilitación 2.000.000 2.000.000 0 0 0 0 4 Construcción 0 0 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 1 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 6 Gastos Operacionales 702.532.000 702.532.000 0 687.393.259 687.393.259 0 1 Boletas de Garantía 0 0 0 0 0 0 2 Pago de Retenciones 23.000.000 23.000.000 0 25.626.631 25.626.631 0 3 Sueldos 353.712.000 353.712.000 0 348.731.140 348.731.140 0 4 Honorarios 283.500.000 283.500.000 0 286.636.751 286.636.751 0 5 Viáticos 420.000 420.000 0 0 0.000 0 6 Pasajes 1.400.000 1.400.000 0 2.312.840 2.312.840 0 7 Servicios Básicos 800.000 800.000 0 0 0.000 0 8 Servicios Generales 6.000.000 6.000.000 0 7.025.814 7.025.814 0 9 Suministros Materiales 4.700.000 4.700.000 0 5.556.876 5.556.876 0 10 Manutención de edificios, equipos y otros 2.000.000 2.000.000 0 0 0.000 0 11 Otros Gastos Operacionales 27.000.000 27.000.000 0 11.503.207 11.503.207 0

Total 1.275.667.000 1.131.667.000 144.000.000 1.139.467.579 1.102.008.399 37.459.180

40

Lista de Bienes y Servicio Año 3, al 31 de Diciembre de 2010. Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN

Total Monto Programado $ Total Monto Real $ Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 2.186.400 2.186.400 0 0 0 3 Bienes 274.526.454 110.526.454 164.000.000 45.316.898 17.999.472 27.317.426 1 Equipo de Apoyo al Aprendizaje 0 0 0 0 0 0 2 Tecnología de Acceso a la Información 0 0 0 27.317.426 0 27.317.426 3 Equipos e instrumental Científico 0 0 0 0 0 0 4 Muebles, Equipos y Alhajamiento 4.900.000 4.900.000 0 346.014 346.014 0 5 Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) 269.626.454 105.626.454 164.000.000 17.653.458 17.653.458 0 6 Otros Bienes 0 0 0 0 0 0 4 Obras 9.000.000 9.000.000 0 0 0 0 1 Obras Menores 0 0 0 0 0 0 2 Remodelación 0 0 0 0 0 0 3 Habilitación 9.000.000 9.000.000 0 0 0 0 4 Construcción 0 0 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 1 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 6 Gastos Operacionales 1.009.954.146 1.009.954.146 0 540.507.607 538.577.607 1.930.000 1 Boletas de Garantía 0 0 0 2 Pago de Retenciones 85.771.500 85.771.500 0 56.253.407 56.253.407 0 3 Sueldos 222.920.000 222.920.000 0 106.030.916 106.030.916 0 4 Honorarios 654.262.646 654.262.646 0 377.281.513 375.351.513 1.930.000 5 Viáticos 0 0 0 0 0 0 6 Pasajes 0 0 0 424.940 424.940 0 7 Servicios Básicos 0 0 0 0 0 0 8 Servicios Generales 0 0 0 0 0 0 9 Suministros Materiales 0 0 0 271.396 271.396 0 10 Manutención de edificios, equipos y otros 0 0 0 0 0 0 11 Otros Gastos Operacionales 47.000.000 47.000.000 0 245.435 245.435 0

Total 1.295.667.000 1.131.667.000 164.000.000 585.824.505 556.577.079 29.247.426

41

2.4 Resumen Gastos por Pagar Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales)11

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN (por pagar)

Total Monto Programado $

Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0 0

2 Asistencia Técnica / Consultorías 47.453.400 17.453.400 30.000.000 -3.093.552 0 -3.093.552

3 Bienes 1.168.746.563 890.746.563 278.000.000 -31.069.945 -21.122.519 -9.947.426

4 Obras 37.647.891 37.647.891 0 0 0 0

5 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 -110.363.894 -51.807.614 -58.556.280

6 Gastos Operacionales 2.197.152.146 2.197.152.146 0 -108.366.353 -108.366.353 0

Total 3.840.000.000 3.395.000.000 445.000.000 -252.893.744 -181.296.486 -71.597.258

2.5 Resumen Gastos Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales)12

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN (Ejecutados y por pagar)

Total Monto Programado $

Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0 0

2 Asistencia Técnica / Consultorías 47.453.400 17.453.400 30.000.000 3.093.552 0 3.093.552

3 Bienes 1.168.746.563 890.746.563 278.000.000 50.715.959 21.468.533 29.247.426

4 Obras 37.647.891 37.647.891 0 0 0 0

5 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 110.363.894 51.807.614 58.556.280

6 Gastos Operacionales 2.197.152.146 2.197.152.146 0 202.818.799 202.818.799 0

Total 3.840.000.000 3.395.000.000 445.000.000 366.992.204 276.094.946 90.897.258

11 Valores ingresados en sistema UCI al 31 de Diciembre de 2010.

12 Valores ingresados en sistema UCI al 31 de Diciembre de 2010.

42

3 Aspectos Generales sobre Implementación del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010

3.1 Logros tempranos y NO previstos ROC

a) Programa de salud en el Hospital Clínico UCH: Se planteó la idea de contar con un fondo solidario de salud para los estudiantes de la Universidad, iniciativa que cuenta con un fuerte apoyo del Hospital Clínico de la Universidad y que busca centralizar las prestaciones médicas de los alumnos aprovechando la infraestructura y recursos humanos idóneos para dicha tarea. El diseño de esta iniciativa se llevó a cabo durante el último trimestre 2010 y se planificó la marcha blanca a partir de marzo 2011.

b) Unidad de Gestión Documental (UGD): La marcha blanca del software EXEDoc, para la gestión del flujo de documentos al interior de los Servicios Centrales, potenció de manera importante la puesta en marcha de las nuevas funciones de esta Unidad. A la fecha la UGD ha comenzado a registrar en el software el envió de documentación, ha iniciado el proceso de digitalización de información nueva y realiza el seguimiento del plan piloto EXEDoc.

c) Software para la gestión de infraestructura: Aprovechando el término de los proyectos de levantamiento topográfico y catastro de bienes muebles, la Universidad, consistentemente con la instalación de las administraciones de campus (ROC-F2), ha iniciado la puesta en marcha de un software que permitirá coordinar la gestión de infraestructura a través de esta nueva organización. El contar con un software para la gestión de infraestructura es un paso significativo para la Universidad pues conlleva el ejercicio del rol de superintendencia desde el organismo central hacia los campus.

3.2 Logros Tempranos y NO previstos SIG

Durante el año 2010 se pudo apreciar la consolidación de una serie de iniciativas asociadas a los distintos proyectos del eje SIG que permitieron avizorar nuevos desafíos no visualizados al inicio del proyecto. Dentro de éstos pueden mencionarse: a) Digitalización de nuevos documentos electrónicos

El proyecto de digitalización e indexación de documentos administrativos y legales de la Universidad permitió visualizar el alto impacto que significa disponer de este material para agilizar el acceso a esta información cuando es altamente demandada por los actores de la comunidad universitaria. A través de iniciativa fue posible digitalizar una serie de nuevos documentos de alto interés para la Universidad (Programas

43

Académicos, Pagarés de Crédito universitario, Expedientes de título, Resoluciones, Hojas de vida, Currículos Académicos, Actas de Consejo Universitario, etc.).

b) Oficina de partes virtual

El proyecto de digitalización de documentos, junto con el rediseño organizacional de la oficina de partes de la Universidad de Chile también hizo posible repensar la forma de administrar el flujo y circulación de los documentos que se generan en la Universidad. Esto dio origen a la idea de crear un sistema de gestión documental de la Universidad de Chile más conocida como Oficina de partes Virtual Universitaria.

c) Plataforma de Publicación de Revistas Electrónicas El sistema de publicación de revistas electrónicas de la Universidad de Chile es la consecuencia de un proceso de evaluación de las condiciones en que se encontraba el sistema de publicaciones electrónicas de la Universidad. Con esta iniciativa se pretende dar un salto cualitativo en la calidad del manejo de este tipo de publicación y dejar a la Universidad de Chile a la vanguardia en este tema.

d) Workflows del ámbito académico (titulación y obtención de grados, cambios de notas, cambio de carrera, concursos internos, etc.) Dentro del plan de modernización uno de los desafíos más relevantes es introducir mejoras en cada uno de los distintos procesos que están estrechamente ligados al quehacer académico. En este sentido se han comenzado a modelar y a construir una serie de procesos vinculados.

e) Sistema de Adquisiciones de material bibliográfico Como parte de las mejoras continuas que se hacen al sistema de bibliotecas, el SISIB de la Universidad de Chile introdujo un esquema concertado de adquisiciones y préstamo del material bibliográfico que se demanda en las distintas unidades académicas de esta Casa de Estudios.

f) Consolidación del sistema de postulación a postgrado en línea Como uno de los primeros logros obtenidos de esta modernización durante el año 2009, el sistema de postulación al postgrado en línea ya ha consolidado su incorporación en el mundo académico donde se apoyan más de 65 programas académicos entre magister y doctorados.

g) Plataforma de administración de proyectos Como parte de los desafíos de cualquier oficina de administración de proyectos resulta imprescindible poder contar con una plataforma de administración de proyectos sobre todo, cuando estos tienen una alta interrelación entre sí. Si bien no es parte de los objetivos explícitos del convenio, la incorporación de esta plataforma resulto ser un activo clave para el control el avance y seguimientos de estas iniciativas y, a futuro, permitirá manejar de manera integrada los proyectos institucionales.

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h) Reedición del sitio web “QuieroSer.cl” dirigido a los estudiantes de enseñanza media. Por segundo año consecutivo se invitó a los estudiantes a declarar y dejar publicada su preferencia por una profesión, dando las razones de su elección y a participar en un concurso que, por medio de la votación de los mismos participantes, elija y premie a las mejores declaraciones.

i) Plataforma de Gestión de Infraestructura Los proyectos de actualización del catastro de bienes inmuebles y levantamiento topográfico permitieron contar con una plataforma a través de la cual fuera posible visualizar la información relacionada con arquitectura y características de los espacios físicos asociados a las distintas Facultades de la Universidad. Para materializar dicha idea, se ha iniciado el proceso de adquisición de un software que permita realizar un adecuado manejo de la infraestructura universitaria, mediante la gestión de espacios y el control y mantención de activos fijos.

j) Plataforma de Inscripción y Apoyo al Seguimiento Académico (Sistema GUIA curricular): Conforme con el avance del rediseño de la plataforma GUIA Curricular y la consolidación en el pregrado, se han incorporado al uso de la plataforma más Facultades en sus programas de postgrado. Adicionalmente, esta plataforma permitirá introducir un conjunto de otras herramientas tecnológicas, tales como encuestas docentes y la plataforma U-Cursos, en los programas de postgrado. Es importante destacar que esta iniciativa es abordada en forma conjunta con el proyecto UCH60913 y que la misión del Convenio de Desempeño es complementarlo e implementar la iniciativa en aquellas Facultades que están fuera del alcance de dicho proyecto.

13 El proyecto UCH609 es parte del programa MECESUP2 y su objetivo es fortalecer la gestión académica para asegurar la calidad en el pregrado y postgrado de

la Universidad de Chile

45

3.3 Dificultades para el avance (externas e internas)

3.3.1 En objetivos específicos ROC

a) En septiembre de 2010 se produce un cambio en la estructura de la Gerencia del proyecto y la salida del subgerente de ROC. La situación, sin embargo, permitió reorientar al equipo y así lograr un avance significativo durante el último trimestre.

b) El proceso de elección de nuevas autoridades, y el posterior cambio de ellas, impactó durante los meses de junio y julio, principalmente, debido al necesario proceso de instalación. Sin embargo, los nuevos desafíos planteados por las autoridades entrantes calzaron muy bien con las propuestas de ROC, y por tanto, gracias al trabajo conjunto se pudo lograr mayores avances en este nuevo escenario.

c) Respecto de ROC-F2, el proceso eleccionario al interior de las Facultades y los posteriores cambios de autoridades, trajeron consigo cambios de directrices y movimientos de personal, que restaron continuidad al trabajo realizado.

3.3.2 En objetivos específicos SIG Dentro de las dificultades experimentadas en el ámbito de los proyectos SIG pueden mencionarse las siguientes:

� Alta rotación del personal contratado lo cual dificulto el avance de los proyectos (varios proyectos han experimentado hasta 3

cambios en sus equipos). � Dificultad en encontrar el perfil adecuado en personal externo para hacerse cargo de ciertos proyectos. � Alta resistencia al cambio experimentada en ciertas unidades, lo que constituyó un obstáculo para el avance de ciertos proyectos. � Baja calidad técnica en algunos de los proveedores contratados. � Procesos de licitación altamente burocráticos con dificultades administrativas.

3.4 Desafíos para el año 2011

3.4.1 En objetivos específicos ROC

46

Las elecciones a Rector de la Universidad de Chile realizadas el 6 y 19 de mayo de 2010, en primera y segunda vuelta respectivamente, marcan una renovación de los equipos de trabajo al interior de esta Casa de Estudio. Las nuevas jefaturas materializan nuevas estructuras y formas de hacer las cosas, lo que ha sido positivo para el éxito del Convenio de Desempeño. En conjunto con las nuevas autoridades se deberá consolidar el trabajo realizado en los meses anteriores con el fin de terminar los rediseños y la definición del cronograma de implantación. Se dará inicio a la ejecución de los rediseños de manera incremental. El acompañamiento y empoderamiento de las autoridades en esta fase resultará clave. El equipo de implantación del PMGI facilitará la labor, a nivel operativo, con la realización de talleres y brindando apoyo al personal. En lo que respecta a ROC-F2, se encuentra en curso un plan de coordinación para el trabajo conjunto con el Campus Juan Gómez Millas, que incluye la planificación de las tareas que deberán ser realizadas por parte del Campus durante el 2011, con el objetivo de implementar tanto herramientas tecnológicas como el modelo de gestión de Campus preparado por el Convenio de Desempeño.

En la misma línea, se espera la consolidación y generación de capacidades locales luego de la conclusión del piloto en Campus Sur, asegurando de esta manera el cabal cumplimiento de los objetivos planteados y la sostenibilidad del proyecto. Factor clave en esta labor la constituye el Consejo de Campus conformado por los Decanos y Directora de Instituto.

Durante el 2011 se espera también consolidar las nuevas organizaciones de campus en Campus Norte y Andrés Bello. El mayor desafío lo constituye la coordinación y alineamiento necesario entre las Facultades constituyentes de estos campus y la adaptación a las realidades particulares, del modelo de campus diseñado a partir de la experiencia en Campus Sur.

El monitoreo y la supervisión de las nuevas estructuras de campus, en coordinación con los organismos centrales, será clave en el éxito de estas iniciativas. La medición objetiva y la retroalimentación a los campus, permitirá consolidar el proceso y servir de motivación para su extensión. En este proceso

3.4.2 En objetivos específicos SIG:

Con la puesta en producción de un gran número de sistemas de información de apoyo a la gestión, el proceso natural de adopción y cambio de prácticas se dará por iniciado de manera incremental. Pese a estar disponible, de manera potencial en todas las Facultades, los niveles de uso deberán ser incrementados por la vía de difusión, capacitación y acompañamiento. Este proceso será llevado a cabo por el Equipo de Implantación del Convenio de Desempeño, luego de lo cual se podrá observar su impacto real en la gestión de los organismos afectados.

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En lo referente a gestión de la información, el Observatorio UChile será liberado como una herramienta de acceso y difusión de la información almacenada en los sistemas corporativos, facilitando la gestión de las unidades académicas y contribuyendo a la transparencia. En esta etapa el énfasis estará en generar la cultura del análisis y difusión de la información para la gestión.

Dentro de los desafíos que están pendientes en los proyectos SIG se pueden mencionar los siguientes:

a. Entrega de todos los proyectos que están en etapa final de construcción los cuales debieran entrar a producción dentro del primer semestre

del año 2011. Dentro de éstos se pueden mencionar la Plataforma de Firma Electrónica, el Sistema de Facturación Electrónica para la Universidad de Chile, y el Repositorio Electrónico de Documentos Corporativos Alfresco.

b. Lograr una adecuada implantación de los proyectos que estarán disponibles para la comunidad en el corto plazo y por lo tanto, lo que

implica implementar una intensa labor de difusión y sensibilización de los beneficios que estas herramientas otorgarán a los distintos usuarios, para ir progresivamente incorporándolas como parte de las mejoras que deben integrarse en la Universidad. Ejemplos de estas iniciativas son el Portafolio del Académico, el Workflow de Evaluación Académica, el Portal de Egresados, la Plataforma de Generación de Encuestas, los Workflows de Selección de Personal Académico y de Colaboración, la Plataforma de Gestión de Infraestructura y el Observatorio UChile.

c. Respecto de aquellos proyectos que están en una etapa más temprana de desarrollo también debe asegurarse su término durante el

transcurso del año 2011, para incorporarlos paulatinamente al quehacer de la Universidad en los próximos años, con la finalidad de ir cumpliendo los desafíos estratégicos asociados con este plan de modernización. Como ejemplos de estas iniciativas se pueden mencionar la Plataforma de Alertas Tempranas, los Workflows de Gestión de Proyectos de Investigación, entre otros.

d. Otro gran desafío para el 2011 es lograr una adecuada inserción de las distintas herramientas de apoyo a los procesos académicos que entregará este plan de modernización, lo cual conllevará una fuerte tarea en el ámbito de implantación y que hace prever que quizás sea necesario instalar capacidad de este tipo de manera permanente en los distintos campus y dependencias de la Universidad. Ejemplos de estas iniciativas son los Workflows de Becas, Titulación y Obtención de Grado, Cambio de Carrera, Cambio de Notas y Oferta Académica. Esto debe ir de la mano de mejoras en los sistemas de información académicos.

e. La introducción de estas herramientas trae necesariamente consigo la incorporación de nuevas prácticas, las cuales no son habituales en el

mundo universitario y su introducción constituye un desafío para el área de reorganización de los servicios centrales. Este es el desafío último de la modernización que se busca en la Universidad, mediante la cual sea posible la incorporación de nuevos mecanismos que

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permitan generar nuevas formas de hacer las cosas. Ejemplo de iniciativas que se pueden mencionar son la Oficina de Partes Virtual y la plataforma de encuesta docente.

Sobre la base de la reorganización y las plataformas de información y comunicaciones instaladas, el desafío para el año 2011 estará en lograr articular un proceso de autorregulación y mejora continua, gracias a una estrecha coordinación entre el organismo central y las estructuras de campus. Con una nueva organización central instalada, las labores de superintendencia y la coordinación con las estructuras de campus, serán el foco de este período. Una gestión centrada en lo estratégico, haciendo uso de las potentes herramientas de gestión instaladas de manera extendida (Observatorio Uchile), permitirá definir y medir calidad y productividad del quehacer académico. Por otro lado, la ampliación de funciones y la medición continua del desempeño de las nuevas estructuras, permitirá mejorar la eficiencia y lograr potenciar el funcionamiento de los campus.

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4 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño

4.1 Sesiones de Trabajo

A partir del segundo semestre del año 2010, fueron definidas reuniones semanales y quincenales de seguimiento con cada una de las Vicerrectorías con el fin de realizar un trabajo conjunto en la definición de los rediseños y sus respectivos cronogramas de implantación. Estas reuniones permitieron además realizar un seguimiento continuo al avance de las distintas iniciativas, tanto de ROC como SIG, ligadas a cada Vicerrectoría. A partir del mes de septiembre, el equipo directivo del proyecto, se reunió periódicamente con el Comité de Rectoría, para dar cuenta al Rector de la Universidad de Chile de los avances del convenio de Desempeño. Esta instancia está conformada por el Rector, la Prorrectora y los cuatro Vicerrectores de la Universidad de Chile. El desarrollo de estas reuniones permitió definir de manera muy nítida el trazado de los proyectos ROC y SIG y poder obtener una definición clara, del más alto nivel directivo de la Universidad, respecto del énfasis que se debía poner para poder llevar a cabo ciertos rediseños e implementaciones asociadas a las iniciativas del plan de modernización. El trabajo conjunto con este comité permitió además, definir las estrategias de implantación para minimizar posibles efectos políticos al interior de la Universidad y aprovechar instancias de cambio para materializar los rediseños propuestos. En las unidades académicas se han sostenido una serie de reuniones con diversas autoridades del ámbito académico con la idea de difundir las bondades y beneficios asociados a los distintos productos y servicios que ha arrojado esta modernización. Junto con ello se han ido entregando a los distintos actores de ella, parte del portafolio de productos y servicios disponibles, dentro de los que se pueden mencionar:

• Sistema de Postulación al postgrado en línea • Herramienta de Apoyo a la cátedra presencial (U-Cursos) • Sistema para el Servicio Médico y Dental de Alumnos (SEMDA) • Portales de Facultades e institutos multidisciplinarios • Agenda de Actividades de Extensión • Mejoras al correo electrónico institucional • Portal de Servicios Personalizables mi UChile • Plataforma de Difusión para estudiantes de enseñanza media • Plataforma de Publicación de Revistas electrónicas

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En el ámbito del control del avance interno, el Comité Operativo sigue sesionando dos veces por semana para analizar el control de avance de las distintas iniciativas asociadas a este plan de modernización, con lo que se logra un avance consistente del proyecto.

4.2 Trabajo con Unidades Locales

En el marco del plan piloto de administración de campus Sur y las coordinaciones con la Iniciativa Bicentenario Juan Gómez Millas, ha sido posible realizar sesiones de trabajo con las autoridades de campus a fin de difundir el trabajo realizado por el Convenio de Desempeño. Estas sesiones han permitido además, interiorizarse de las realidades locales y ofrecer soluciones tecnológicas adaptadas a cada realidad.

4.3 Difusión a nivel de la comunidad universitaria

En la medida en que se han ido liberando producto a la comunidad se ha mantenido el uso de los canales de difusión, tanto impresos como electrónicos, para informar adecuadamente de ello. Cabe señalar, en este contexto, la reunión sostenida con la Asociación de Funcionarios de la Universidad de Chile durante el mes de septiembre, oportunidad en que la Gerencia del proyecto pudo presentar a una amplia concurrencia, los desafíos y avances del proyecto y pudo además conversar de manera clara y directa respecto de las dudas existentes.

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4.4 Percepción de la Comunidad Universitaria

Son muchos los avances que comienzan a concretarse en el marco de este Convenio de Desempeño que permitirá a la Universidad de Chile optimizar su gestión en diversas áreas. En esta oportunidad, seis miembros de la comunidad académica cuentan qué avances y beneficios visualizan en seis proyectos contemplados dentro de este Plan: Registro y validación de publicaciones, Indicadores de gestión de publicaciones y proyectos, U-Cursos, Uso del sistema de guía curricular para postgrado, Nuevos Portales web de Facultad y el Programa de inducción a la Universidad de Chile.

U-Cursos

Desde comienzos del año pasado se viene incorporando el proyecto U-Cursos en la Facultad de Ciencias. Antonio Behn, académico del Departamento de Matemáticas de esta Unidad, ha sido testigo de los avances experimentados: "La uniformización en la Facultad ha sido buena, porque si bien había bastantes profesores que usaban páginas web, eran distintas y cada uno hacía sus propias cosas".

"Es una buena forma de distribuir los materiales de estudios", explica el Profesor Behn, quien destaca que esta herramienta es de fácil uso y permite la publicación de notas de forma privada y accesible a los estudiantes, difundir novedades del curso y debatir a través de los foros, donde los alumnos pueden hacer preguntas y discutirlas entre ellos.

Un desafío es, según este académico, que más profesores hagan uso de esta plataforma: "Hay un número de académicos que están usando U-Cursos, que si bien no son la mayoría, es la forma natural de introducir una plataforma nueva. En la medida que más profesores lo vayan usando y que los alumnos lo vayan comentando con los académicos, seguramente otros se van a sumar".

En este sentido, la percepción del profesor Behn, puede ser complementada con información levantada por el Convenio de Desempeño, donde se ha podido constatar que un 82% de los usuarios que declaran utilizar la herramienta U-Cursos se encuentran “satisfechos” o “completamente satisfechos” con la plataforma. Mientras que un 59% admite ingresar al sistema “diariamente”, “más de una vez al día” y/o “varias veces a la semana”, cifra que presenta un importante desafío de implementación, ya que existe alrededor de un 40% de usuarios potenciales que podrían realizar un uso aún mas extensivo del sistema.

Una Guía Curricular para postgrado

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A Patricia Cavieres, Secretaria de la Escuela de Graduados del Instituto de Estudios Internacionales (IEI), el Sistema Guía Curricular para postgrado le "simplificó la vida". El 2010 marcó el comienzo de este sistema en el IEI y Patricia ya ha visto los avances: "Es un muy buen sistema. A través del RUT del alumno puedes ver toda su situación académica. Creo que es un gran aporte para la Universidad de Chile".

En la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas el proceso de implementación está comenzando y el Profesor Pablo Richter, Director (s) de la Escuela de Graduados, tiene altas expectativas: "Esto facilitará significativamente la gestión, ya que permitirá tener todo los procesos de inscripción de actividades en línea, los profesores tendrán que poner las notas directamente en el sistema, los alumnos podrán tener acceso directo a sus notas, podremos obtener directamente los certificados. En fin, creo que se ordenará bastante el proceso de registro de los cursos, ya que tanto alumnos como profesores tendrán que cumplir con las fechas que se fijen".

Cuenta que en esta Facultad ya han tenido dos reuniones con los encargados de echar andar el proyecto y durante este mes de enero recibirán una capacitación para aprender a usar el sistema.

Nuevo portal web para Ciencias Veterinarias

Al igual que la Facultad de Ciencias Sociales y la de Ciencias Químicas y Farmacéuticas, la Facultad de Ciencias Veterinarias cuenta con un nuevo Portal Web, con nueva programación, mayor accesibilidad y nuevo diseño. Su Decano, Profesor Santiago Urcelay, agradece la buena gestión y el apoyo brindado por los Servicios de Información y Bibliotecas (SISIB) y el Servicio de Tecnologías de Información (STI) en el desarrollo del nuevo sitio web (www.veterinaria.uchile.cl).

Programa de inducción a la Universidad de Chile

Este curso, destinado tanto a académicos como al personal de colaboración, no sólo será de gran utilidad para quienes en un futuro se integren a la Universidad de Chile, sino también para todos quienes deseen reforzar sus conocimientos sobre nuestra institución: historia, misión, principios institucionales y normativas, deberes y derechos universitarios, así como estructura y funcionamiento de la Universidad con más historia del país.

Al recibir este programa -ahora disponible en la web- el Vicerrector de Investigación y Desarrollo de la Universidad de Chile, Profesor Miguel O'Ryan, agradeció a quienes han trabajado por este proyecto, pues lo calificó como un "excelente avance que está muy bien realizado".

Proyecto de Registro y Validación de Publicaciones y Proyecto de Indicadores de Gestión de Publicaciones y Proyectos

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Leonardo Reyes, Coordinador de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo, explica las implicancias de estos dos proyectos que si bien se llevan a cabo por separado, están muy relacionados entre sí.

Para llevar a cabo el registro y validación de publicaciones, Leonardo Reyes cuenta que se está trabajando - en primer lugar- con las publicaciones ISI.

Si bien la VID lleva trabajando con estas publicaciones desde el año '98 al '2008, a través de un sistema que genera las estadísticas institucionales de la Universidad por Facultad, la diferencia que incorpora el Convenio de Desempeño es fundamental, pues permite vincular automáticamente las publicaciones con quienes participan en ellas. Esto se está haciendo con las publicaciones de 2009 en adelante, para luego hacerlo retrospectivo.

"Esto no existía, es absolutamente nuevo dentro del registro de las publicaciones, por lo tanto, desde el punto de vista de calidad de datos, estamos dando un salto muy fuerte, y eso se va a notar en las estadísticas, que serán mucho más específicas y donde se podrá ver el esfuerzo en investigación de los académicos, por un lado, de los estudiantes, por otro, y de investigadores externos que están vinculados a los centros de investigación y a algunas Facultades vía proyectos.

Para llegar a esto, Leonardo cuenta que se ha estado trabajando varios meses en el funcionamiento del sistema, logrando llegar a un 80% de prevalidación. En este proceso, se hizo necesario agregar un nuevo concepto, el de pertenencia, es decir, saber dónde estaba trabajando el investigador en el momento de la publicación.

Una de las diferencias que releva el profesional es la rapidez de la vinculación de las publicaciones: "Antes, en promedio, nos demorábamos tres meses en vincular las cerca de mil publicaciones de la Universidad, y ahora estamos bajando aproximadamente a dos o tres semanas. El sistema, este vinculador automático, efectivamente ha funcionado muy bien".

Leonardo Reyes explica que en primera instancia, quienes podrán ver estos resultados serán las autoridades de los Servicios Centrales y los directores de investigación de la Universidad, para lo cual se está desarrollando un sistema de plataformas de negocios. Y a partir de 2011 pretende incorporar todo el tema del proceso de acreditación académica, por lo tanto, los académicos podrán ver dentro de su currículo todas las publicaciones que les fueron vinculadas.

"Para los académicos va a haber un registro único y una vez que aparezca la publicación y el docente manifieste su consentimiento, éste nunca más deberá ingresar esta información a nivel de sistemas corporativos", agrega el Coordinador de Proyectos de la VID.

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Todo este sistema permitirá que en el proyecto de Indicadores de gestión de publicaciones y proyectos, la parte de publicaciones funcione rápidamente. En el caso de los proyectos -explica Leonardo Reyes- se requerirá más trabajo: "Debemos cargar todos los proyectos de académicos que la VID tiene registrados". En este sentido, señala que es primordial para el funcionamiento de esta iniciativa que los investigadores declaren sus proyectos con información exhaustiva. Añade que una primera "carga" de proyectos en el sistema se realizará en los primeros meses del año académico 2011.

Además, los encargados están en conversaciones con CONICYT, CORFO, entre otras instituciones, para obtener los registros de los proyectos en forma electrónica, lo que también constituye un avance. "La meta es llegar a lo mismo que con las publicaciones: una vez que el registro de un proyecto esté ingresado en la base de datos de Convenio de Desempeño, y éste sea validado, la persona nunca más tendrá que volver a ingresarlo y podrán usarlo para todos sus procesos académicos", añade.

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5 Informe Detallado sobre Avance Financiero del Convenio de Desempeño

5.1 Programación y Avance Financiero al 31 de diciembre de 201014

GASTOS

Trimestre 1 2010

Trimestre 2 2010

Trimestre 3 2010

Trimestre 4 2010

Total Gastos Acumulados

Total Recursos Mineduc 335.518.760 310.394.098 296.926.154 426.719.104 2.752.241.216

1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0

2 Bienes 90.573.529 8.939.659 22.923.509 8.288.091 552.438.900

3 Obras 0 0 0 0 17.603.297

4 Asistencia Técnica 0 0 11.768.311 0 11.768.311

5 Operación 237.459.584 295.947.791 234.963.134 202.623.399 1.826.187.617

6 Serv. De No Consultoría 7.485.747 5.506.648 27.271.200 51.807.614 135.233.141

7.Otros 0 0 0 164.000.000 214.000.000

Total Recursos Contraparte 0 0 25.325.157 90.897.258 116.222.415


2 Bienes 0 0 22.231.605 29.247.426 51.479.031

3 Obras 0 0 0 0 0

4 Asistencia Técnica 0 0 3.093.552 3.093.552 6.187.104

5 Operación 0 0 0 0 0

6 Serv. De No Consultoría 0 0 0 58.556.280 58.556.280

Total Otros Recursos 0 0 0 0 0


2 Asistencia Técnica/Consultorías 0 0 0 0 0

3 Bienes 0 0 0 0 0

4 Obras 0 0 0 0 0

5 Operación 0 0 0 0 0

6 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0

Total Gastos Efectivos 335.518.760 310.394.098 322.251.311 530.992.204 2.886.829.523

14 Estos valores fueron rescatados desde los reportes del sistema UCI al 31 de Diciembre de 2010 presentados en el Anexo 01.

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INGRESOS Trimestre1

2010 Trimestre 2

2010 Trimestre 3

2010 Trimestre 4

2010 Total Recursos Acumulados

Total Recursos Mineduc (saldo acumulado) 0 0 164.000.000 1.131.667.000 1.295.667.000 1.- Ingresos Efectivos 0 0 164.000.000 1.131.667.000 1.295.667.000 2.- Prestamos de Enlace 0 0 164.000.000 0 164.000.000

Total Recursos Contraparte 0 137.000.000 144.000.000 0 281.000.000 1.- Ingresos Efectivos 0 137.000.000 144.000.000 0 281.000.000

Total Otros Recursos 0 0 0 0 0 1.- Ingresos Efectivos 0 0 0 0 0

Total Ingresos Efectivos 0 137.000.000 308.000.000 1.131.667.000 1.576.667.000

CONCILIACION BANCARIA Trimestre 4

2010

SUMA 1.034.460.564 1.- SALDO CONTABLE 1.021.084.722 2.- DOCUMENTOS GIRADOS NO COBRADOS 13.375.842 3.- DEPOSITOS POR PERCIBIR 0

SALDO EN CUENTA CORRIENTE 1.021.084.722

DIFERENCIA 13.375.842

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5.2 Comentarios sobre el Avance Financiero del Convenio de Desempeño A la fecha se han firmado 15 contratos, siendo los montos involucrados los siguientes:

LICITACIÓN Empresa Estado Monto

[$ MM] 1.- Digitalización de documentos MAX HUBER Contratado, en ejecución 169 2.- Plataforma para firma electrónica de documentos E-Sign Contratado, en ejecución 139 3.- Mejora Correo Electrónico ISC Contratado, en ejecución 99 4.- Desarrollo de sistemas de Encuesta Docente COLABRA Contratado, en ejecución 38 5.- Desarrollo Portafolio Académico EVERIS Contratado, en ejecución 70 6.- Asesoría en uso de AquaLogic (capacitación) NEORIS Contratado, en ejecución 15 7.- Actualización del catastro activo fijo inmueble OPTIMIZA Contratado, en ejecución 148 8.- Levantamiento topográfico AEROTOP Ejecutado 60 9.- Oficina de partes en línea EXE INGENIERÍA Contratado, en ejecución 70 10.- Desarrollo de Workflows EVERIS – SNOOP Contratado, en ejecución 126 11.- Asesoría en configuración de Project Server ST COMPUTACIÓN Contratado, en ejecución 15 12.- Alertas Tempranas ACT Contratado, en ejecución 21 13.- Mejoras Guía Curricular - Complemento UCh 609 ASICOM Contratado, en ejecución 19 14.- BI Indicadores RRHH THALES Contratado, en ejecución 37 15.- Apoyo a la selección de personas TRABAJANDO Contratado, en ejecución 20

Total 1.046 Asimismo, fueron desarrolladas licitaciones que finalmente fueron declaradas desiertas por las causales descritas a continuación.

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Licitación Causal Observaciones

Sistema para toma de inventario y control de acceso

Presupuesto Las ofertas recibidas exceden el presupuesto del Convenio de Desempeño para estos fines, razón por la cual, el sistema requerido será financiado con otros fondos.15

Bussines Inteligence: capacitación en BO y SQL

Especificaciones técnicas y presupuesto

Fue recibida solo una oferta, que no cumplió ni las expectativas técnicas ni de presupuesto de la Universidad, por lo que se decidió cubrir esta necesidad a través de otros medios.

Infraestructura de servidores y almacenamiento corporativo

Presupuesto Las ofertas recibidas exceden el presupuesto del Convenio de Desempeño para estos fines, razón por la cual, el sistema requerido será financiado con otros fondos.

Lo anterior significa que a la fecha ya se han contratado la totalidad de los fondos presupuestados para servicios externos, a excepción de los tres casos descritos en la tabla anterior, que serán cubiertos por otros medios.

15 A la fecha se encuentra en etapa de firma el contrato para la adquisición, por parte de la Universidad, del software IGEO.

6 Informe de Avance de Compromisos Derivados de la

6.1 Progresos y desarrollo de la Página WEB del CD. El año 2010 fue especialmente importante para el desarrollo y consolidación dweb del CD. Esta nueva sección cuenta con 8 subsecciones y un completo registro de todas las capacitaciones realizadas a la fecha

U-Cursos - Básicamente la información que se encuentra disponible es una pequeña referencia sobre la aparición de Uun enlace directo que contiene la plataforma e información adicional sobre la utilización.

Postulación a Postgrado - Descripción de las características del sispor las Facultades. Se desarrollaron 6 manuales y 6 tutorialesque hacen uso de la plataforma. 16 En el Anexo 2 se presenta el detalle de las capacitaciones realizadas por el equipo de implantación del Convenio de Desempeño

Informe de Avance de Compromisos Derivados de la Implementación

Progresos y desarrollo de la Página WEB del CD.

El año 2010 fue especialmente importante para el desarrollo y consolidación de la nueva sección de implantación de sistemas, disponible en el sitio subsecciones y un completo registro de todas las capacitaciones realizadas a la fecha

uentra disponible es una pequeña referencia sobre la aparición de U-Cursos en la Universidad y un enlace directo que contiene la plataforma e información adicional sobre la utilización.

las características del sistema que permite realizar la postulación a programas de postgrado impartidos. Se desarrollaron 6 manuales y 6 tutoriales que contienen información tanto para los postulantes como para los administrativos

En el Anexo 2 se presenta el detalle de las capacitaciones realizadas por el equipo de implantación del Convenio de Desempeño.

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e la nueva sección de implantación de sistemas, disponible en el sitio subsecciones y un completo registro de todas las capacitaciones realizadas a la fecha16:

Cursos en la Universidad y

ón a programas de postgrado impartidos información tanto para los postulantes como para los administrativos

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Factura Electrónica - Información correspondiente a la integración del sistema AUGE y la herramienta Signature para el envío y recepción de DTE`s (documentos electrónicos). La sección cuenta con 2 manuales y 6 tutoriales.

Correo Electrónico - Entrega una breve reseña sobre la creación y utilización del correo electrónico de uso institucional, indicando además la página para habilitar las cuentas de correo electrónico.

Ficha clínica SEMDA - Junto con detallar las características del sistema, existen 17 manuales y 20 tutoriales que describen paso a paso como utilizar la plataforma.

Project Server - Uno de los más recientes productos orientado a la gestión y seguimiento de proyectos, cuenta con 3 manuales orientados a la correcta utilización del software.

Business Objects – Documentación básica y descripción de la plataforma sobre la cual se opera el Observatorio UChile. La sección cuenta con 3 manuales para los distintos tipos de perfiles disponibles.

Guía curricular – Se han desarrollado 3 manuales que explican detalladamente como realizar la agrupación y administración de aspectos relativos al alumno y mallas curriculares.

En el gráfico siguiente es posible apreciar el nivel de visitas que posee este sitio.

6.2 Avances en el diseño e implementación de la Durante el año 2010 se avanzó en el rediseño y consolidación de las funciones de la esta Unidad. El trabajo estuvo centrado eoperación del Observatorio de la Universidad gracias a la puesta e Durante el último trimestre se dio inicio al proceso de evaluación de la instalación de capacidades y grado de desarrollo de la Unidad, mediante el envío del cuestionario solicitado por MECESUP.

6.3 Publicación del Anuario Institucional 2009 y 2010El anuario de la Universidad del año 2009 y 2010, desarrollado en conjunto con la Unidad de Análisis Institucional, su versión digital a través de la página Web del Convenio dtemas acordados con el Ministerio de Educación y las otras tres Desempeño.

10 34

-

100

200

300

400

500

600

JUNIO 2010 JULIO 2010

Avances en el diseño e implementación de la Unidad de Análisis e Investigación Institucional

Durante el año 2010 se avanzó en el rediseño y consolidación de las funciones de la esta Unidad. El trabajo estuvo centrado eoperación del Observatorio de la Universidad gracias a la puesta en operación de los primeros portafolios de información.

dio inicio al proceso de evaluación de la instalación de capacidades y grado de desarrollo de la Unidad, mediante el

2009 y 2010 , desarrollado en conjunto con la Unidad de Análisis Institucional, ha sido elaborado

su versión digital a través de la página Web del Convenio de Desempeño. Dicha publicación fue elaborada a partir del formato de presentación y los con el Ministerio de Educación y las otras tres Universidades que desarrollan proyectos bajo la modalidad de

110

207

496

304

460

AGOSTO 2010 SEPTIEMBRE

2010

OCTUBRE 2010 NOVIEMBRE

2010

DICIEMBRE

2010

Visitas

Visitas

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Durante el año 2010 se avanzó en el rediseño y consolidación de las funciones de la esta Unidad. El trabajo estuvo centrado en el diseño y

dio inicio al proceso de evaluación de la instalación de capacidades y grado de desarrollo de la Unidad, mediante el

ha sido elaborado y publicado en ormato de presentación y los

es que desarrollan proyectos bajo la modalidad de Convenio de

Visitas

63

Gracias a esta publicación, se han puesto a disposición de la comunidad información estadística del quehacer universitario, de recursos, vinculación con el medio y la gestión de la Universidad de Chile.

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Anexos Anexo 01: Declaración Oficial de Gastos Programa MECESUP 2, al 31 de Diciembre de 2010.

Anexo 02: Detalle de Capacitaciones realizadas por el equipo de implantación del C

de Capacitaciones realizadas por el equipo de implantación del Convenio de Desempeño

66

67

FACULTAD Nº CAPACITADOS CAPACITACIONES REALIZADAS

ARQUITECTURA Y URBANISMO 23 3

ARTES 82 11

BACHILLERATO 15 3

CIENCIAS AGRONÓMICAS 3 3

CIENCIAS 13 1

CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS 19 2

CIENCIAS SOCIALES 8 2

DERECHO 7 5

FILOSOFÍA Y HUMANIDADES 5 3

ODONTOLOGÍA 47 6

SEMDA CENTRAL 56 5

SEMDA INGENIERIA 9 1

SEMDA ANTUMAPU 10 1

SEMDA JUAN GOMEZ M 10 1

SEMDA SER JOVEN 4 1

SISIB 1 1

CD 17 5

ARQUITECTURA Y URBANISMO 1 1


CIENCIAS 4 1

CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS 2 1

DERECHO 14 3

FILOSOFÍA Y HUMANIDADES 12 2

MEDICINA 4 2

INSTITUTO DE NUTRICIÓN Y TECNOLOGÍA DE LOS ALIMENTOS 3 1

ODONTOLOGÍA 3 1

INSTITUTO DE ESTUDIOS INTERNACIONALES 2 2


ODONTOLOGÍA 2 2


SERVICIOS CENTRALES 3 3

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