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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA POSTGRADO EN CONTADURÍA AUDITORÍA FORENSE: UN NUEVO ENFOQUE PARA EVALUAR RIESGOS DE FRAUDE EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Especialista en Contaduría Mención Auditoría Por: Lcda. Leoanny M. Uzcátegui E.
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
POSTGRADO EN CONTADURÍA
AUDITORÍA FORENSE: UN NUEVO ENFOQUE PARA EVALUAR RIESGOS DE FRAUDE EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Especialista en Contaduría Mención Auditoría
Por: Lcda. Leoanny M. Uzcátegui E.
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
POSTGRADO EN CONTADURÍA
AUDITORÍA FORENSE: UN NUEVO ENFOQUE PARA EVALUAR
RIESGOS DE FRAUDE EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Autora: Lcda. Leoanny Uzcátegui Tutor: Lcdo. Iván Guevara
RESUMEN
La prevención del riesgo de ser víctima de un delito económico requiere de un sistema de normas y técnicas que, en su conjunto, minimicen la probabilidad de ocurrencia, mientras que maximicen la posibilidad de detectar cualquier actividad ilícita, en este sentido la auditoría forense se presenta como una metodología que se puede emplear para diagnosticar la eficiencia y efectividad de los controles de operación y corregir las situaciones potencialmente riesgosas, orientada a detectar debilidades en los procesos para mitigar el riesgo de fraude interno. Para describir detalladamente las características de esta práctica desde la perspectiva de un mecanismo evaluador del nivel de exposición de las instituciones a riesgos de fraudes y demás hechos ilícitos, se utilizó un plano objetivo y real como lo es la Administración Pública y un plan de trabajo apoyado en un diseño de campo por medio del cual se pudieron obtener los datos de las instituciones públicas acerca de los riesgos de fraude que atentan contra el patrimonio, a la vez que se observó el desarrollo de las prácticas administrativas y contables para su gestión, así como la determinación de los elementos de la auditoría forense como un mecanismo preventivo para minimizarlos. Llegándose a considerar que la implementación de un sistema de gestión del fraude interno que contenga un adecuado balance de controles preventivos y detectivos antifraude tiene una serie de ventajas que justifican con creces que una organización trabaje en el mismo.
Palabras Claves: Riesgo, Fraude, Auditoría, Forense, Administración Publica.
INTRODUCCIÓN
En los últimos años la inversión extranjera ha sido valorada por muchos
gobiernos como un importante motor de desarrollo que brinda una alternativa de
crecimiento para los países; este fenómeno encabezado mayormente por las
empresas multinacionales ha conducido a una rápida globalización de la actividad
económica, el incremento de la competitividad y la ampliación del mercado, lo
que se traduce en mayores usuarios de la información financiera que demandan
cada vez mayores garantías de seguridad y confianza en la gestión de las mismas.
Frente a este panorama, la Administración Pública se encuentra en la
obligación de realizar esfuerzos por mejorar su credibilidad a nivel nacional e
internacional, al mismo tiempo que satisface plenamente las necesidades de sus
habitantes, impulsando la transparencia y responsabilidad de sus funcionarios
como fundamento para impulsar y fortalecer la escala de valores, la legalidad, el
civismo y la justicia dentro de la sociedad. La carencia de transparencia es una
creciente preocupación social porque afecta tanto a los países ricos como a los
pobres, provocando una erosión continua de la economía global.
Sin duda, en momentos de crisis mundial cuando es precisamente la
confianza de los mercados la que está en juego, uno de los riesgos mas temidos
tanto en el sector público como privado, es el ser víctima de una actividad
fraudulenta que menoscabe la capacidad de respuesta del ente u organismo ante
los compromisos adquiridos. En este sentido, se han venido desarrollando en el
área de auditoría, estrategias con el objetivo de prevenir y controlar los riesgos de
conflictos financieros judiciales o extrajudiciales que surjan dentro de una
organización, perfilándose la auditoría forense como la más indicada para esta
labor en la que se necesita de un adecuado balance de controles preventivos y
detectivos antifraude, a través del cual se desarrolle un análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, evaluándose la
vulnerabilidad del sistema.
Dicho esto, es importante resaltar que para el estudio de las variables
establecidas en esta investigación se consideraron los últimos avances y estudios
desarrollados por reconocidos investigadores expertos en la materia y las normas
mas recientes emitidas por instituciones técnicas de renombre internacional con el
fin de relacionar conceptos que permitan tener en claro el panorama que rodea la
temática planteada, la cual se estructura de la siguiente manera:
El Capítulo I, denominado El Problema, desarrolla el planteamiento del
problema, presentando la justificación e importancia del estudio, la formulación
del objetivo general y los objetivos específicos, y finalmente los alcances y
delimitaciones de la investigación.
El Capítulo II, titulado Marco Teórico, donde se hace referencia a los
antecedentes de la investigación, las bases teóricas, las cuales son fundamentales
para este estudio y las bases legales.
El Capitulo III, titulado Marco Metodológico, se refiere al diseño de la
investigación, la población y muestra utilizada y las técnicas e instrumentos de
recolección de datos.
El Capítulo IV, recoge el análisis e interpretación de los resultados, los
cuales se obtuvieron de la aplicación de cuestionarios y entrevistas a las unidades
de observación pertinentes.
Y finalmente, el Capitulo V, en el cual se plantean conclusiones
interesantes, y a su vez recomendaciones importantes para el instituto y la
Administración Pública estadal.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La dinámica actual de integración comercial y estratégica de los países, en
el marco de un mejor aprovechamiento mutuo de los recursos, plantea desafíos a
la Administración Pública que la obligan a resurgir con nuevos instrumentos que
vayan de la mano con el avance de las tecnologías y los sistemas de información,
permitiéndole de esta manera, adaptarse a los cambios y embarcarse en la
transformación de sus procesos.
Hoy en día gerenciar sin tomar en cuenta esta realidad, no es posible, mas
aun cuando su impulso se traduce en seguridad para atraer la inversión extranjera,
pues un país con deficiencia en el manejo de su información, por ejemplo, no
generaría confianza y credibilidad en los organismos foráneos que requieren bajos
niveles de incertidumbre para poder invertir. En este sentido y en vías de lograr
una gerencia más eficiente con mayor concientización ciudadana y fundamentada
en la importancia de la rendición de cuentas, surge la necesidad de crear controles
mas específicos y eficaces no solo para corregir posibles deficiencias en el flujo
de la información, sino también para evitar un mal uso que derive en situaciones
fraudulentas e ilegales.
Como consecuencia, las organizaciones están más preocupadas por el
manejo de su gestión de riesgos, para lo cual se han planteado diversas técnicas de
medición y evaluación, promoviendo una cultura de controles internos y
administración de los mismos en un esfuerzo por mejorar la gestión de sus
procesos, considerando para ello los factores que podrían afectar la consecución
de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos
deben ser tratados.
En la actualidad, existe un verdadero riesgo de negocio que se encuentra en
constante crecimiento, tal como lo han demostrado los recientes escándalos
financieros de grandes corporaciones; ciertamente el fraude constituye un riesgo y
una conducta inaceptable intencional con el cual el hombre ha tenido que lidiar
desde tiempos inmemorables, pero que está siendo más común dentro de las
organizaciones en estos días más que antiguamente, por ende, debe ser acotado
por los lideres y empresarios mediante una actitud proactiva, anticipándose a los
hechos y no reaccionando una vez perpetrado los mismos.
Según cifras estadísticas de estudios realizados en los Estados Unidos,
Canadá y algunos países de Europa, se ha demostrado que la implementación de
mecanismos de prevención del fraude, permiten reducir el riesgo hasta en un 80%,
a la vez que baja los costos relacionados con su detección en forma significativa.
Pero, ¿Cómo prevenir un mal que se presenta de una forma tan diversa y está
considerado como el delito más creativo de los últimos tiempos? ¿Cómo esperar
que los empleados tengan un comportamiento ético cuando las estadísticas son tan
poco alentadoras para las empresas tanto públicas como privadas?
Analizando este panorama, no pocos autores han llegado a la conclusión de
la necesidad de retomar el tema de la ética empresarial desde una perspectiva
global, tomando en cuenta que este flagelo se muestra como un reflejo de la cada
vez mas débil formación humana, puesto que hoy en día es mas frecuente que el
individuo base su éxito en lo que tiene y no en quien es, a lo que se suman los
avances en tecnología, el Internet y el comercio electrónico que así como han
hecho la vida fácil en los negocios, también han facilitado los fraudes financieros
y desfalcos.
En este orden de ideas, la necesidad de reglamentar constitucionalmente un
marco legal que permita sancionar debidamente tales conductas ha volcado a la
sociedad en una búsqueda constante de “medidas de protección”, invirtiendo
grandes sumas de dinero que fomente su crecimiento y perfeccionamiento; leyes
como Sarbanes-Oxley, el nuevo informe COSO con un marco integrado de
administración de riesgos corporativos y mas recientemente la norma 17.450
formulada por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM), la
cual considera un sistema de gestión para la prevención del fraude corporativo,
son prueba de ello.
En un esfuerzo por incidir decididamente en la disminución de los actos
ilegales contra el Patrimonio Público, Venezuela promulgó en 2003 la Ley Contra
La Corrupción, también ese mismo año el país se suscribió a la convención de
Naciones Unidas contra la corrupción, sin embargo según encuesta nacional
(Seijas 2009) el 68.9% de la población venezolana considera que las instituciones
que conforman los poderes públicos no son autónomos y por lo tanto no tienen la
capacidad e independencia para aplicar efectivamente la normativa oficial. Otro
aspecto de interés lo constituye el informe “Indicadores del Buen Gobierno 2009�
del Banco Mundial que analiza 212 países en aspectos como “Control de la
Corrupción” y “Ambiente Regulatorio” entre otros indicadores, en un período
comprendido desde 1998 hasta el 2008 donde Venezuela aparece como uno de los
países con mayor deterioro junto con Haití en su lucha contra la Corrupción.
Sin duda, el Estado debe preocuparse por minimizar estos niveles de
desconfianza dentro y fuera del país, que si bien tienen su origen en hechos
históricos de corrupción, sobre todo durante el boom petrolero de los años 70, hoy
en día no se puede afirmar que esto es parte del pasado, mas aun cuando en el
ámbito público tiende a consignarse una imagen de macro planes sociales, cuyas
buenas intenciones no se niegan, pero que no cuentan con una adecuada
planificación estratégica con cursos definidos de acción, al no considerar para su
realización los riesgos potenciales, incluidos los riesgos de crímenes económicos,
los cuales deben ser valorados para el diseño de políticas públicas previstas y
flexibles, capaces de concretarse sin peligrar la existencia de la nación.
Dentro de este escenario, en el cual el estado Trujillo está inmerso, queda
claro que todo esfuerzo que se realice en la lucha contra el fraude y la corrupción
estará socavado ante la inconsistencia en el proceso de seguimiento y atención de
los mismos y la debilidad del Estado por impactar de manera psicológica en el
resto de los funcionarios públicos, exigiéndoles rendiciones ante una autoridad
superior apoyada en una estructura legal que investigará y sancionará de manera
firme las conductas inaceptables que deriven en actos fraudulentos, es por esto
que surge la necesidad de considerar un mecanismo que no se sustente solamente
en la evaluación del sistema de control interno, sino que desarrolle de manera
conjunta una búsqueda y evaluación de los riesgos que comprometan la seguridad
y la gestión de la Administración Pública.
Obviamente, esta situación no resulta ajena para la profesión contable, ya
que los modelos de sistema de gestión de riesgos que han surgido hasta el
momento involucra a todo el personal en todos los niveles de la organización,
incluida la auditoría, pues esta toma una relevancia especial al ser considerada
como la principal herramienta para la revisión y evaluación de los procesos
contables-administrativos, pudiendo diversificarse para lograr un mayor alcance
en determinadas áreas, con visión crítica e integradora, capaz de atender los
múltiples asuntos que requieren su participación.
Ahora bien, en la custodia del patrimonio público ante irregularidades
administrativas y la lucha contra el fraude, la participación activa de la profesión
se ha intensificado en los últimos años a través de las experticias contables y
auditorías forenses como prácticas que combinan los principios, reglas, técnicas y
métodos de la investigación criminal con las principios, reglas, técnicas y métodos
de la auditoría, con el fin de contribuir a un control eficiente sobre las acciones de
los altos dirigentes y encargados de las funciones públicas y el uso efectivo de los
recursos por parte de estos.
Esta auditoría especializada a la cual se le ha identificado con las ciencias
forenses constituye una alternativa para combatir el fraude institucional, no solo
por ser utilizada como instrumento de investigación en hechos irregulares,
escenario donde el auditor reúne las evidencias correspondientes para establecer la
veracidad de los hechos denunciados ante una corte; sino también porque se le
está dando un nuevo enfoque que sin duda está generando interesantes debates y
trabajos de investigación, exponiéndola como un mecanismo que contribuye a
evitar los hechos dolosos a través de una evaluación de los procesos de
prevención de fraudes y actos ilícitos, donde el auditor emite ante la
materialización del riesgo, conceptos u opiniones de valor técnico que le permitan
a la entidad actuar con mayor certeza en todo lo relacionado a la vigilancia de su
gestión y su organización en general.
En este sentido, crece la polémica enriquecedora que siempre ha rodeado
esta disciplina, permitiéndole madurar su presencia cada día más definitiva en los
tribunales nacionales, invitando a profundizar en este escenario de cambios que
buscan como logro el perfeccionamiento de un bastión importante para la
minimización efectiva de la impunidad ante los actos fraudulentos, entendiendo
que si es mejorada la Administración Pública mas personal capacitado y honesto
desearán optar por estos cargos, logrando derrotar con ello la erosión de la
confianza, el desperdicio de los recursos económicos y la destrucción de la ética
profesional.
Formulación del Problema
Una vez presentada la temática planteada la investigadora se formula la
siguiente interrogante:
¿Por qué se considera la Auditoría Forense como un nuevo enfoque para
evaluar riesgos de fraude en la Administración Pública?
Sistematización del Problema
¿Qué elementos caracterizan la Auditoría Forense como mecanismo
preventivo y de atención para minimizar riesgos de fraude en la Administración
Pública?
¿Cuáles son los procedimientos de gestión de riesgos para prevenir
actividades fraudulentas en la Administración Pública?
¿Cuáles son los actos, hechos u omisiones de mayor incidencia que pueden
involucrar riesgos de fraudes contra el Patrimonio Público en el Estado Trujillo?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General:
Contextualizar la Auditoría Forense como un nuevo enfoque para evaluar
riesgos de fraude en la Administración Pública.
Objetivos Específicos:
Describir los elementos de la Auditoría Forense como mecanismo
preventivo y de atención para minimizar riesgos de fraude en la Administración
Pública.
Identificar los procedimientos de gestión de riesgos para prevenir
actividades fraudulentas en la Administración Pública.
Determinar la estructura de los actos, hechos u omisiones de mayor
incidencia que pueden involucrar riesgos de fraudes contra el Patrimonio Público
en el Estado Trujillo.
Justificación de la Investigación
La evolución económica y social de las últimas décadas ha traído consigo
cambios sustanciales en el campo de la auditoría, permitiendo el desarrollo de
nuevas técnicas y procedimientos que den respuesta a las necesidades de las
organizaciones y la sociedad civil en general.
En el presente estudio, la investigadora pretende indagar y profundizar mas
sobre la temática planteada, de manera que, se pueda situar la auditoría forense
desde la perspectiva de control como una actividad evaluativa de los riesgos que
afectan la actividad financiera en la Administración Publica, tomando en cuenta
los eventos que maximizan la ocurrencia de actos fraudulentos, adjudicando su
contenido al marco legal existente en Venezuela.
Para lograr el cumplimiento de los objetivos de estudio, se acudió al empleo
de técnicas de investigación como el uso de cuestionarios y entrevistas, que
facilitaron la recolección de los datos en virtud de dar respuesta a los objetivos
planteados y permitir a la investigadora del presente estudio contribuir con un
aporte a este importante sector, victima frecuente de personas inescrupulosas que
impiden el desarrollo del país, desangrando las arcas nacionales sin el más
mínimo sentido de vergüenza y piedad, creando un ambiente de total impunidad
Por otra parte, la meta es lograr la divulgación de esta importante disciplina
que llegó para quedarse y se encuentra en constante desarrollo, logrando de esta
manera su retroalimentación y crecimiento.
Delimitación de la Investigación
Para lograr el desarrollo de esta investigación, se tomaron en consideración
como unidades de observación, las instituciones públicas que forman parte de la
administración descentralizada en el Estado Trujillo. De igual manera, se trabajó
con la Contraloría del Estado Trujillo, como el organismo establecido
constitucionalmente para llevar a cabo el control de los recursos asignados a los
entes e instituciones que conforman la Administración Pública estadal.
En cuanto al período al cual se le hizo la observación, se consideró
pertinente tomar el lapso de enero-diciembre 2008 debido a la facilidad para
obtener los datos por la cercanía del período.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Para dar inicio con la investigación se partirá de la indagación de trabajos y
experiencias de otros autores para lograr a través de estos aportes, el
fortalecimiento intelectual del presente estudio, entre los que destacan los
siguientes:
Uzcátegui, L. (2004) realizó un trabajo ante la Universidad de los Andes
para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública, titulado: “Auditoría
Forense: Práctica Contable para Detectar el fraude en la Administración
Pública” En este estudio se estableció como objetivo general realizar la
descripción de la metodología recurrente de la auditoría forense en su modalidad
de investigación financiera, específicamente en los casos de fraude en el sector
público. El tipo de investigación fue de carácter descriptivo y el diseño utilizado
fue el de campo, aplicándose como instrumentos dos cuestionarios uno tipo lickert
dirigido a los Coordinadores de Gestión de las Instituciones Públicas Estadales
ubicadas en el Municipio Valera y otro tipo entrevista a los funcionarios de la
Brigada Centroocidental de Experticia Contables (Cicpc).
Este trabajo de investigación realizado por la autora del presente estudio
reviste un precedente importante, puesto que abordó el tema de la auditoría
forense en detalle desde el punto de vista de sus características y etapas, así como
también el problema del fraude en la Administración Pública, variables de estudio
que guardan una relación directa con la temática planteada.
Matheus, E. (2005) realizó un trabajo de investigación ante la Universidad
Centro Occidental Lisandro Alvarado para optar al título de Especialista en
Contaduría Mención Auditoría, titulado: “La Auditoría Forense como
Herramienta de Control de la Corrupción en Entes Gubernamentales”. Este
trabajo estuvo dirigido a analizar la preservación del patrimonio público y el papel
de la contabilidad en la lucha contra la corrupción en los entes gubernamentales,
enmarcándose en una investigación analítica de base documental. Como
instrumento de recolección de datos la autora empleó una matriz de análisis y
como técnica de análisis documental utilizó el evento criterio; llegando a la
conclusión de que la auditoría forense constituye un instrumento técnico eficaz en
la lucha contra la corrupción en los entes gubernamentales, además de ser una
auditoría especializada en la obtención de evidencia, que posteriormente se
convierten en pruebas a ser presentadas en los tribunales donde se vaya dilucidar
un hecho de tipo contable o financiero.
Esta investigación aporta una visión interesante de la auditoría forense como
mecanismo de control y prevención de hechos de corrupción en la Administración
Pública por lo que es de gran importancia en la documentación de la misma.
Parra, G. (2006) realizó un trabajo de investigación ante la Universidad
Centro Occidental Lisandro Alvarado para optar al título de Especialista en
Contaduría Mención Auditoría, titulado: “Modus Operanda del Fraude
Financiero y el Contador Público”. En esta investigación, se planteó como
objetivo diseñar una metodología para establecer modus operanda del fraude
financiero. Fue una investigación descriptiva, bibliográfica y de campo, contó con
la experiencia del investigador quien tiene años de trabajo en este proceso de
detección de fraudes financieros. El estudio tuvo como fin realizar la descripción
de una metodología que sirviera como herramienta a los contadores públicos para
realizar los procedimientos de trabajo cuando cumplen la labor de auditores
forenses.
El trabajo de este investigador se tomó como precedente, puesto que se
tomó como variable de estudio el fraude financiero, donde se le dio un marco
significativo a los procedimientos y métodos que lo denotan, con el fin de facilitar
su proceso de detección.
Bases Teóricas
Para la realización de este trabajo de investigación se han identificado una
serie de definiciones conceptuales que sirven de fundamento teórico a los aspectos
en estudio. Todo esto con el propósito de hacer una descripción detallada de los
elementos que intervienen en el planteamiento del problema; a fin de facilitar la
debida explicación del mismo sustentado en el conocimiento científico.
Fraude
Para definir Fraude se parte del concepto establecido por el Diccionario de
la Real Academia (2001) que lo define como: “Acción contraria a la verdad y a la
rectitud, que perjudica a la persona contra quien se comete; o acto tendente a
eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros”, en términos
financieros, este involucra un engaño que puede implicar desde una mala
aplicación de políticas contables hasta manipulación, falsificación o alteración de
registros o documentos, malversación de activos, entre otros elementos, siendo
este grado de intencionalidad lo que básicamente lo diferencia de un simple error.
Sin duda alguna, hablar de fraude significa hablar de uno de lo males mas
antiguos del mundo, debido a su naturaleza y origen en el razonamiento humano,
donde la inteligencia, la creatividad, y la capacidad estratégica juegan un papel
fundamental en la creación de estos, por lo cual es considerado una forma de arte,
dada la diversidad y la evolución que presentan.
Es precisamente ese nivel de sofisticación lo que ha impulsado el desarrollo
de nuevas técnicas e incluso la creación de organismos que se dediquen a
investigar en un sentido amplio, las distintas formas de fraude tanto en las
empresas públicas como privadas, evaluando la exposición de cada entidad a los
riesgos potenciales que faciliten la ocurrencia de algún hecho ilícito, tomando en
consideración la naturaleza y entorno de cada una de ellas.
Ahora bien, antes de desarrollarse un programa anti-fraude, es necesario
conocer los motivos por los cuales las personas cometen actos ilícitos en las
organizaciones. Según diversas investigaciones, la mayor parte de las personas
que cometen fraude no son criminales profesionales, sino empleados de confianza
que no tienen ningún historial criminal, y que no se consideran a sí mismos como
violadores de la ley.
Esto sin duda, trae consigo un cambio en la manera de ver los patrones de
comportamiento de las personas, a las cuales se tiende a ver como buenas o malas,
cuando en la realidad menos de 10% de las personas son completamente honestas
y menos del 10% son completamente deshonestas, quedando mas de un 80% que
se muestra voluble a las circunstancias que lo rodea (incentivos que tengan para
actuar). Al respecto, el modelo desarrollado por el Doctor Donald Cressey
(criminólogo estadounidense) denominado “Triángulo del Fraude”, es uno de los
más aceptados y que mejor explica por qué “buenas personas” cometen fraude.
Su investigación se centró en desfalcadores a quienes llamó “violadores de la
confianza”, pudiéndose distinguir tres factores que deben estar presentes para que
una persona común y corriente cometa fraude.
Presión: necesidad o problema no resuelto; problema que el individuo no
puede compartir porque presupone que nadie puede ayudarlo o resolverlo.
Oportunidad Percibida: Fuera del marco normativo al que esta sujeto; ya sea
en debilidades de control interno o en la sensación de impunidad.
Racionalización: Auto-justificación de la acción ejecutada; produciéndose
en esta etapa un conjunto de desvalores que el individuo tendrá en cuenta para la
resolución de situaciones complejas futuras así como también para relacionarse
con los demás.
Esta serie de factores se encuentran de manera potencial en todas las
entidades, lo que amerita una vigilancia continua por parte de las organizaciones
de cualquier indicador de fraude que pudiere aflorar en un momento dado; no
obstante, para su combate dentro de la Administración Pública se necesita también
el apoyo de toda la sociedad que debe estar atenta a la gestión de sus gobernantes
y los jerarcas de las finanzas públicas, ya que este vínculo permanente entre
quienes administran los recursos públicos, quienes los vigilan y quienes perciben
los beneficios y se preocupan por su adecuada gerencia, determina un escenario
propicio para respaldar su buen uso.
Sin embargo, para nadie es un secreto el avance que ha tenido este flagelo
en los últimos años, a pesar de las acciones tomadas para desalentarlo, por lo que
resulta oportuno la reflexión que Malvicino (2006) hace al respecto:
Por donde se quiera mirar el tema o encararlo, la Administración Pública debe adquirir el hábito de la previsión, de saber qué hacer con sus organismos, de definir una visión, de saber comunicarla, de saber llevarla a cabo a través de políticas públicas, de medirla y de rehacerla en caso de fracaso.
Tomando en consideración esta reflexión, se puede decir que la prevención
no es un tema de tomar a la ligera y menos en materia de fraude, pues de no
desarrollarse dentro de la Administración Pública los controles apropiados para
impedir que las situaciones de fraude ocurran y reducir en un alto grado los
riesgos de uso no autorizado de los recursos, por parte de los funcionarios
públicos en el cumplimiento de sus funciones y las organizaciones que reciben
dinero de los fondos públicos para su financiamiento, podría estarse afectando la
estabilidad de la nación.
En este sentido, la necesidad de replantear nuevas ideas que anticipen
fenómenos futuros previsibles hacen voltear la mirada hacia un sistema de
medición de riesgo que permita el diagnóstico y control de la información
adquirida por parte de un equipo auditor durante los procesos de auditoría. En
opinión de Valencia (2002) un proyecto de esta magnitud debe orientar a la
identificación de los riesgos de corrupción y/o fraude en diferentes áreas de
gestión y al diseño de la metodología de mapas de riesgos, que faciliten el
acercamiento seguro al examen de las situaciones particulares de cada entidad.
A propósito de esto, en el año 2006 en el Seminario Internacional
Transparencia Contra la Corrupción promovido por las Entidades Fiscalizadoras
Superiores de America Latina y el Caribe también se lograron oír propuestas
acerca de la implementación de mapas de riesgo a través de los cuales se puede
lograr la planeación de la gestión del proceso de fiscalización e identificar las
instituciones con mayores niveles de riesgo y las áreas más propensas a prácticas
corruptas.
En definitiva, los planteamientos en la lucha contra los crímenes
económicos usando la gestión de riesgo como herramienta fundamental consigue
cada día mas adeptos que reconocen la importancia de estos programas y su
contribución al facilitar en primer lugar la educación sobre la naturaleza de los
riesgos y las posibilidades de abusos en las organizaciones, al ayudar a formular
procesos y mecanismos de control idóneos para prevenir o minimizar el abuso, y
convertirse para el auditor en una fuente de información que le permitirá ahorrar
muchas horas de trabajo, reconvirtiendo parte de sus tareas hacia funciones de
mayor análisis y, obviamente mayor exigencia.
Gestión de Riesgos
En forma general, el riesgo puede definirse como un evento que aun no ha
ocurrido pero que podría ocurrir, y sobre cuya ocurrencia existe incertidumbre; las
Normas Internacionales para la Práctica Profesional de Auditoría Interna del IIA
definen el riesgo como “la incertidumbre que ocurra un acontecimiento que podría
tener un impacto en el logro de los objetivos. El riesgo se mide en términos de
impacto y probabilidad”. De esta definición pueden extraerse cuatro conceptos
fundamentales
• Objetivo: Meta o resultado deseado.
• Acontecimiento: Algo que podría salir mal. Podría ser una amenaza o
un accidente.
• Impacto: Probable nivel de consecuencia de un acontecimiento (es
decir, “qué” factor está relacionado con el acontecimiento).
• Probabilidad o incertidumbre: Posibilidad de que suceda un
acontecimiento. Los factores de probabilidad pueden incluir: historia,
probabilidad, tendencias y cambios, vulnerabilidad y efectividad de
control.
Él riesgo sería entonces un evento, un cambio en las circunstancias, una
consecuencia o una combinación de éstas tres que afecta los objetivos financieros
de la empresa.
Si bien es cierto, que el riesgo como expresión de variabilidad es inherente a
la naturaleza de los negocios, la administración debe determinar el nivel del riesgo
“razonable o prudente” de factores internos o externos y esforzarse por mantener
el riesgo dentro de esos niveles a través de una genuina reestructuración del
sistema de control interno, por lo que la gestión de riesgos es parte importante de
la gestión estratégica de una organización y asiste a la gerencia en la toma de
decisiones
Según las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna del IIA, la Gestión de Riesgos se refiere al “proceso para
identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales,
con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto del alcance de los
objetivos de la organización”
Según Rivas (2007) los efectos de riesgos o eventos adversos en una
organización pueden traducirse en:
a. Decisiones erróneas usando información incorrecta, inoportuna,
incompleta o poco importante.
b. Registros erróneos, contabilidad inapropiada, reportes financieros
fraudulentos, pérdidas y exposición financiera.
c. Fallas en la adecuada salvaguarda de activos.
d. Descontento de los clientes, publicidad negativa, y daños a la reputación
de la organización.
e. Fallas en el cumplimiento a políticas, planes y procedimientos de la
organización y falta de cumplimiento con leyes y reglamentos.
f. Obtención de recursos de manera deficiente, o usarlos en forma inefectiva.
g. Fallas en el cumplimiento de metas y objetivos establecidos para
operaciones programadas.
En vista de esto, la función de gestión de riesgos ha tomado notoriedad para
el trabajo del auditor y la calidad del servicio que presta, es por esto que el
Instituto de Auditores Internos (IIA), en su condición de organización profesional
que respalda a más de 160.000 auditores internos que ejercen en todo el mundo,
emitió en junio 2005 un nuevo concepto de auditoría interna que expone con
claridad la amplitud de las funciones del auditor interno:
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de verificación y consulta con el fin de aumentar el valor añadido y mejorar el funcionamiento de una organización. Ayuda a la organización a conseguir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para juzgar y mejorar la eficacia de los procedimientos de gestión de riesgos, control y buen gobierno.
En este sentido, las Normas Internacionales para la Práctica Profesional de
la Auditoría Interna promulgadas por el IIA, incorporan normas aplicables a todos
los auditores internos en ejercicio, incluyendo nuevas normas en materia de
fraude, las cuales entraron en vigor el 1º de enero de 2009, entre las que se
destacan:
• La Norma 2120.A2 – La actividad de auditoría interna debe evaluar la
posibilidad de la incidencia de fraude y la forma en que la
organización gestiona el riesgo de fraude.
• La Norma 2210.A2 – La actividad de auditoría interna debe tener en
cuenta la probabilidad de errores importantes, fraude, incumplimiento
y otros riesgos al formular los objetivos de intervención.
Como se puede apreciar, estas nuevas normas están concebidas para guiar la
implantación de evaluaciones del riesgo de fraude en más organizaciones,
sentando las bases de unas medidas de gestión del riesgo idóneas. Es importante
resaltar, que antes de la modificación de enero de 2009, el fraude era un factor
implícito; actualmente, se requiere expresamente que sea tenido en cuenta en
todas las auditorías internas.
A todo esto, para las Normas Internacionales de Auditoría, el riesgo de
fraude tampoco pasa inadvertido, siendo la NIA 315 la que describe este flagelo
como un “riesgo de importancia”, indicando en su párrafo 113 el tratamiento que
debe tener el auditor:
113. Para riesgos de importancia, el auditor deberá evaluar el diseño de los controles relacionados de la entidad, incluyendo actividades relevantes de control, y determinar si se han implementado. Se requiere un entendimiento de los controles de la entidad relacionados con los riesgos de importancia para proporcionar al auditor información adecuada para desarrollar un enfoque de auditoría efectivo....Por lo tanto, el entendimiento del auditor de si la entidad ha diseñado e implementado controles para estos riesgos de importancia incluye si, y cómo, responde la administración a los riesgos y si se han implementado actividades de control como revisión de supuestos de la administración de alto rango o expertos, procesos formales para estimaciones o aprobación de los encargados del gobierno corporativo, para atender a los riesgos.
Ahora bien, una vez identificados los riesgos se deben evaluar las medidas
de mitigación o eliminación de los mismos que minimicen la exposición de la
organización y por ende se aumenten las probabilidades de cumplir con el plan
estratégico. En opinión de García (2008) este proceso debe y tiene que ser
liderado por los más altos niveles de la institución con la participación y
corresponsabilidad de las diferentes gerencias, pues si solo lo adelanta auditoría
interna las posibilidades de fracaso aumentan considerablemente.
En resumidas cuentas, la auditoría interna puede prestar un servicio
sumamente útil a los cuadros directivos y al consejo de administración en la lucha
contra el fraude y/o corrupción y la IIA está firmemente empeñada en ayudar a
que sus miembros adquieran los conocimientos, las aptitudes y la experiencia
necesarios para hacer frente a los riesgos de la utilización indebida, el fraude y el
soborno en sus organizaciones, no obstante la Norma 1210.A2 subraya lo
siguiente: “El auditor interno debe estar suficientemente versado para detectar los
indicadores de fraude, pero no cabe esperar de él que posea la pericia de una
persona cuyo cometido principal sea la detección e investigación del fraude”.
En consecuencia, muchas empresas e instituciones desarrollan, además de la
auditoría interna, múltiples actividades para gestionar la prevención del fraude, de
tal forma que han puesto especial énfasis en la aplicación de recursos económicos,
humanos y de conocimientos para satisfacer sus necesidades de seguridad,
contratando para ello los servicios profesionales de expertos para la
implementación de un programa o control antifraude, siempre y cuando les genere
una relación apropiada de costo / beneficio, considerando que un control
antifraude no debería ser más costoso que la cuantificación económica producto
de la ocurrencia del delito.
Programas y controles antifraude
Los programas y controles de fraude que se han ido desarrollando y
perfeccionando conforme transcurren los años y se amplían las operaciones,
tienen en común premisas fundamentales que se mantienen invariables en el
tiempo y constituyen las bases de un control exitoso. A continuación, se realiza
una breve exposición a manera de contraste de algunos de los programas mas
recientes, donde la importancia del entorno en cuanto a la ética corporativa, el
cumplimiento de políticas y objetivos así como la implantación de mecanismos de
monitoreo y vigilancia forman parte esencial de la estructura de cada uno de ellos.
Para comenzar, un documento significativo en cuanto a programas y
controles antifraude lo constituye el publicado el 11 de noviembre de 2002 por
siete organismos profesionales de los Estados Unidos de Norteamérica bajo el
título “Administración de Programas y Controles Antifraude: Lineamientos para
ayudar a evitar y disuadir el fraude”. Dicho documento identifica medidas que las
entidades pueden implementar para evitar, disuadir y detectar el fraude. Estas
medidas se explican en el contexto de tres elementos fundamentales:
1. Crear y mantener una cultura de honestidad y ética elevada.
Es responsabilidad corporativa crear una cultura de honestidad y ética
elevada y comunicar el comportamiento aceptable y las expectativas de cada
empleado. El fraude ocurre con menos frecuencia cuando los empleados tienen
sentimientos positivos sobre una entidad en comparación a cuando se sienten
abusados, amenazados o ignorados. Algunos factores que pueden ayudar a crear
un ambiente de trabajo positivo y a reducir el riesgo de fraude incluyen:
• Sistemas de reconocimiento y recompensa que vayan acorde con
objetivos y resultados.
• Igualdad en las oportunidades de empleo.
• Normas orientadas al trabajo en equipo para la toma de
decisiones.
• Programas de compensación efectivos.
• Programas de capacitación administrados de modo profesional y
un programa de desarrollo de carrera que sea prioritaria para la
organización
Los procedimientos de contratación y promoción proactivos pueden incluir:
• Efectuar investigaciones de los antecedentes de los individuos
que están siendo considerados para empleo o para promoción.
• Revisar educación, historial de empleo y referencias personales.
• Capacitación periódica de todos los empleados respecto a los
valores y el código de conducta de la entidad.
• Evaluaciones periódicas de rendimiento y ambiente de trabajo
apropiado.
• Evaluación objetiva y continua, del cumplimiento con los
valores y el código de conducta de la entidad
2. Las organizaciones deben de ser proactivas en reducir oportunidades
de fraude:
• Identificando y midiendo riesgos de fraude,
• Tomando pasos para mitigar riesgos identificados, e
• Implementando y monitoreando controles internos preventivos y
apropiados y otras medidas disuasivas
3. Desarrollar un proceso de vigilancia apropiado.
Una entidad debe implementar una función de vigilancia apropiada que
pueda ser efectuada por muchos dentro y fuera de la entidad, bajo la vigilancia
global del comité de auditoría.
• Un equipo de auditoría interna efectivo puede ser
extremadamente útil en ejecutar aspectos de la función de
supervisión.
• Los auditores independientes pueden ayudar a la administración
y al directorio (comité de auditoría) proveyendo una evaluación
del proceso de la entidad para identificar, evaluar y responder a
los riesgos de fraude.
• Examinadores certificados de fraude pueden ayudar al directorio
con aspectos del proceso de vigilancia y experiencia sobre
fraude que pueden no estar disponibles dentro de una entidad.
Como se puede ver en esta propuesta, el interés por reducir las
oportunidades de fraude aumentan la preocupación sobre el nivel de conocimiento
por parte de la gerencia para administrar sus riesgos, dándole mayor importancia a
la prevención por encima de la detección de hechos ilícitos, lo que conlleva a
determinar la necesidad de la existencia de un marco global de evaluación y
mejora del proceso de administración de riesgo.
Seguidamente, The Committee of Sponsoring Organisations of the
Treadway Commission estableció en septiembre del 2004 un marco global para
procesar la administración de riesgo denominado Enterprise Risk Management –
Integrated Framework, mejor conocido como COSO ERM, que incluye el control
interno, por lo que en ningún caso reemplaza al Internal Control - Integrated
Framework (COSO)
A propósito de esto, el modelo de Control Interno (Coso ERM), define el
proceso de Gerencia de Riesgo de la siguiente manera:
“… es un proceso, efectuado por el directorio, administración y las personas de la organización, aplicado desde la definición estratégica hasta las actividades del día a día, diseñado para identificar eventos potenciales que pueden afectar a la organización, y administrar los riesgos que estén dentro del apetito, a objeto de proveer una seguridad razonable respecto del logro de los objetivos de la organización”.
Este modelo de control interno define la Gestión de Riesgo como un
proceso que involucra tanto a los directivos como al personal en todos sus niveles
en la identificación y manejo de sus riegos en Pro de lograr los objetivos
propuestos. Como parte de este proceso de gestión, el control interno debe
fundamentarse en el contexto de las acciones que la administración desarrolla para
gestionar sus operaciones con el fin de limitar los riesgos que la puedan afectar,
tal como lo expresa su premisa principal en que cada entidad, con o sin fines de
lucro, existe para “crear valor a sus grupos de interés”. Otras premisas sobre la
que se fundamenta el COSO ERM son:
• Todas las organizaciones encaran incertidumbre…, el desafío para la
administración es determinar cuanta incertidumbre esta preparada para
aceptar en la búsqueda de aumentar el valor de los grupos de interés.
• La incertidumbre proviene tanto del entorno como de las decisiones
dentro de la organización (fuentes internas y externas) y esta se puede
presentar como riesgo y oportunidad, con el potencial de destruir o
generar valor.
• La administración de riesgos corporativos permite a la administración
manejar esa incertidumbre, su riesgo y oportunidad asociado y, por lo
tanto, incrementar la capacidad de la organización para construir
valor.
Este proceso continuo se basa en la implementación de estrategias aplicado
en toda la organización (en cada nivel y unidad) a través de ocho componentes
claves. Estos componentes según Ruano (2007) se detallan de la siguiente manera:
• Entorno Interno
a) Filosofía administración de riesgos
b) Apetito al riesgo
c) Supervisión de directorio
d) Integridad, valores éticos y competencia del personal
e) Autoridad, roles y responsabilidad, estructura
• Definición y Comprensión de Objetivos
a) Estratégicos
b) Operacionales
c) Reporte
d) Cumplimiento
• Identificación de Eventos
a) Fuente Externa: b) Fuente Interna:
- Económico - Procesos
- Negocio - Personas
- Tecnológicos - Sistemas
- Políticos - Infraestructura
- Sociales
• Valoración del Riego
a) Técnicas Cualitativas
b) Técnicas Cuantitativas
• Respuesta al Riesgo
a) Evitar
b) Reducir
c) Compartir
d) Aceptar
• Actividades de Control
a) Políticas y Procedimientos
b) Preventivos
c) Detectivos
d) Correctivos
e) Manuales
f) Automáticos
• Información y Comunicación
a) Identificación y captura de datos
b) Datos Internos y Externos
c) Datos Históricos
d) Esquemas de Reportes
• Monitoreo
a) Actividades Continuas
b) Actividades Esporádicas
Sin duda alguna, esta nueva herramienta de alto nivel pretende alinear las
estrategias puestas en marcha con las funciones de riesgo para aumentar su
cobertura y disminuir los costos, a la vez que relaciona de manera particular los
riegos con las oportunidades de crecimiento y aprovechamiento de oportunidades.
De igual manera, reviste un gran paso al frente el colocar como base el apoyo que
las organizaciones otorguen a los lineamientos que promuevan la integridad y la
ética de los empleados de la organización, pues este tipo de acciones maximizaran
el éxito de los mecanismos orientados a mitigar los riesgo, entre ellos el riesgo de
fraude.
Finalmente, en America Latina el Comité General de Normas (CGN) del
IRAM en reunión sostenida el 26 de agosto del 2005, aprueba la norma
denominada: Sistema de Gestión Para la Prevención del Fraude Corporativo o
Norma IRAM Nº 17450, ideada para complementar al sistema de control interno
de la organización y fortalecerlo, estableciendo un sistema de gestión
“preventivo” para coadyuvar a la empresa, los directivos y gerentes a gestionar los
riesgos de fraude corporativos a los que se expone cualquier tipo de organización,
independientemente de su tamaño o volumen de sus operaciones y su ámbito de
actuación (público/privado).
Con esta norma también se habla de un marco conceptual que busca
establecer los requisitos necesarios para la implementación de un sistema de
gestión para la prevención del fraude; para explicarlos brevemente se hace
referencia a un artículo publicado por Bilick y Novello (2005) quienes exponen la
organización de este sistema en concordancia con las distintas etapas de una
acción ilícita
• Definición del tono moral: no se limita a las leyes vigentes,
políticas y normas corporativas, sino también a políticas de
conductas, prácticas comerciales y valores componentes de la
cultura empresaria. La norma establece taxativamente las
políticas que deben definirse para poner en práctica este sistema.
• Necesidad de la existencia de un código de ética, de su
comunicación y publicidad a todos los que comprenden la
comunidad de la organización.
• Creación de un Órgano Disciplinario y una Unidad de
Investigación, siendo las responsabilidades principales del
primero, la verificación del cumplimiento de las políticas
organizacionales y de la segunda, la ejecución de los trabajos de
investigación.
• En cuanto a dependencias funcionales, la norma establece que el
Órgano Disciplinario debe depender de los propietarios o su
representante dentro de la organización y debe estar segregado
de la dirección ejecutiva de la misma, mientras que la Unidad de
Investigación deberá depender funcionalmente del órgano
mencionado.
• Programa de cumplimiento de las políticas y normas
corporativas establecidas y su seguimiento.
• La definición de una Política anti-fraude, que establezca quién
maneja las conductas no esperadas o anómalas y bajo qué
circunstancias. La norma desarrolla los elementos componentes
de tal política: su declaración, el alcance, la enunciación de
acciones dolosas o ilícito-económicas, el concepto de
negligencia e impericia, las responsabilidades de investigación,
la confidencialidad, la autorización para investigar, los
procedimientos de comunicación y los resultados de la
investigación.
• La documentación de las denuncias de actividades prohibidas.
La norma establece un Modelo de Registro de Incidentes.
• La protección debida al denunciante.
• El accionar ante denuncias falsas.
• El alcance de la aplicación de los principios definidos por la
política antifraude y competencias del Órgano Disciplinario y la
Unidad de Investigación.
Es evidente, que aunque los mecanismos para combatir los riesgos de fraude
estaban en un principio orientados fundamentalmente a su detección, haciendo
énfasis en su cuantificación y efectos sobre la organización, en la actualidad el
nuevo enfoque se basa en medidas orientadas a minimizar la probabilidad de
ocurrencia a través de mecanismos preventivos y disuasorios del fraude, sin
descuidar la posibilidad de detectar cualquier actividad ilícita.
Sin embargo, para lograr una implantación exitosa de cualquier programa de
control antifraude que se desee implementar, es fundamental impulsar y fortalecer
la escala de valores y el sentido de justicia en un adecuado tono moral que debe
provenir de las más altas autoridades de una organización, además de conocer
bien sus procesos administrativos y operativos que le permitirán a la empresa
definir sus objetivos y alinear sus esfuerzos para su materialización.
Normativa Legal Venezolana
Cuando se habla de prevención y detección de hechos fraudulentos, se debe
hacer una revisión a la legislación relevante para obtener una visión que permita
identificar cualquier deficiencia en el desarrollo de la gestión administrativa de las
empresas, mas aun si estas pertenecen al sector público; además de estudiar el
sistema criminal de justicia para determinar la tipificación que se le da a los
crímenes económicos en contra de la Administración Pública.
En este sentido, la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
publicada en Gaceta Oficial (Extraordinaria) No 5.453 del 24/04/00, constituye el
estatuto supremo que contiene las disposiciones que regulan la estructura básica
del Estado, así como los derechos fundamentales de los ciudadanos y ciudadanas
del país, tal como lo establece en su artículo Nº 7: “La Constitución es la norma
suprema y fundamento del ordenamiento jurídico. Todas las personas y los
órganos que ejercen el Poder Público Nacional están sujetos a esta Constitución”,
entendiéndose de esta manera que los órganos del Estado no pueden actuar por
convicciones propias, sin razón ni fundamento legítimo, sino que deben realizar
sus funciones conforme a normas jurídicas objetivas que sean consecuentes con
todos los principios y normas constitucionales.
En efecto, la Administración Pública fundamenta su organización y
funcionamiento en los principios y valores establecidos en el artículo 141 de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, el cual establece que:
La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y las ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Estos principios se encuentran igualmente plasmados en el Art. 12 de la Ley
Orgánica de la Administración Pública publicada en Gaceta Oficial No 37.305 del
17/10/01, estableciendo las bases para su desarrollo dentro de “parámetros de
racionalidad técnica y jurídica” conjuntamente con los lineamientos que se deben
seguir en la creación y organización de los entes administrativos que formaran
parte de ella.
Uno de estos principios persigue la eficacia en el cumplimiento de los
objetivos y metas fijados por cada organismo en el desempeño de sus funciones
para lo cual ha sido creado; pues el Art. 16 de la Ley Orgánica de la
Administración Publica claramente expone como requisito para su creación la
“indicación de su finalidad y delimitación de sus competencias o atribuciones”
asimismo el Art. 19 de la referida Ley también establece lo siguiente:
La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública perseguirá el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y compromisos de gestión, bajo la orientación de las políticas y estrategias establecidas por el Presidente o Presidenta de la República, por el gobernador o gobernadora, el alcalde o alcaldesa según el caso. La actividad de las unidades administrativas sustantivas de los órganos y entes de la Administración Pública se corresponderá y ceñirá a su misión, y la actividad desarrollada por las unidades administrativas de apoyo técnico y logístico se adaptará a la de aquellas.
En definitiva, la Administración Pública debe cumplir el desarrollo de sus
funciones con la mayor eficiencia y eficacia, dentro de la normativa legal vigente
y con el respeto debido a los principios de la ética administrativa, estableciendo
para ello una adecuada planeación estratégica ajustada a los objetivos planteados
de crecimiento macroeconómico, así como las acciones y políticas económicas
para lograrlos y los mecanismos de rendición de cuenta para evitar cualquier
desviación en el logro de los mismos.
Dicho esto, se expone a continuación los diversos sistemas de control en
relación con los actos de administración y disposición de los fondos y bienes
públicos previstos en el ordenamiento jurídico venezolano, con el fin de vigilar la
correcta administración del patrimonio público, certificando la presencia del
“Estado de Derecho” y el respeto de los principios de Probidad Administrativa
y Probidad Pública por quienes administran los dineros públicos:
1. Control Legislativo, ejercido por la Asamblea Nacional de
Venezuela.
2. Control Jurisdiccional, a cargo de los Tribunales que integran la
jurisdicción contencioso administrativo.
3. Control Fiscal, a cargo de la Contraloría General de la Republica, de
las Contralorías Estadales y Municipales, y de los órganos
especializados de control interno de los organismos de instituciones de
la Administración Pública Nacional
4. Control Interno Administrativo y Contable, que corresponde a los
Jerarcas de las diferentes dependencias de la Administración Pública,
Central y Descentralizadora.
La tendencia hoy en día es la integración de estos diversos sistemas de
control, que aun cuando se ejercen y manifiestan de formas distintas, puedan
actuar de manera coordinada para coadyuvar al buen funcionamiento de los
distintos entes y organismos que conforman la Administración Pública, no
obstante, para efectos de desarrollo del presente estudio se expondrá
detalladamente los dos últimos sistemas de control.
El Control Fiscal
El control fiscal es el encargado de velar por la correcta y transparente
administración de los recursos públicos, tal como lo establece el Art. 2 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial Nº 37347 del 17/12/2001 donde
expone que este “...verificará la legalidad, exactitud y sinceridad, así como la
eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los
resultados de la gestión de los organismos y entidades sujetos a su control”
A través del Sistema Nacional de Control Fiscal que goza de autonomía
funcional, administrativa y organizativa para la realización de sus funciones de
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos se realiza un
control externo que permite unificar las directrices de los sistemas y
procedimientos de control que coadyuven al buen funcionamiento de la
Administración Pública.
Por tanto, la Contraloría del Estado Trujillo como parte integrante de este
sistema de control fiscal esta establecida constitucionalmente con autonomía
orgánica y funcional, para ejercer actividades de inspección, revisiones fiscales y
auditorias; así como la instrumentación de sistemas para la ejecución, control y
evaluación de los recursos asignados a las dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo del Estado Trujillo y demás órganos de la Administración Pública
Regional que reciban recursos de este; asegurándose que los procedimientos para
el ejercicio del gasto, impriman transparencia y racionalidad en la ejecución de
dichos recursos.
Es así, como la Contraloría del Estado Trujillo se enfoca en el cumplimiento
de un objetivo estratégico: Luchar contra la corrupción y consolidarse como líder
en el control de Estado, para aumentar la eficacia, eficiencia, transparencia y buen
funcionamiento en la Administración Publica Estadal ante los nuevos procesos
transformadores del país. Así como la consecución de sus objetivos
institucionales:
• Avanzar en la consolidación estructural y funcional de la Contraloría
del Estado Trujillo como un órgano del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
• Desarrollar nuevas estrategias para prevenir y luchar contra la
corrupción.
• Introducir acciones que incentiven la participación ciudadana;
formando a la colectividad trujillana en las nuevas formas de control
de las diferentes áreas de interés social.
• Avanzar en la modernización tecnológica de la Contraloría del Estado
para el desarrollo del control de la gestión pública.
Si bien, las potestades sancionatorias de los órganos que integran el control
fiscal no abarcan la responsabilidad civil o penal si están facultados para declarar
la responsabilidad administrativa, imponer multas y las sanciones que dieren lugar
a los funcionarios, empleados, obreros y particulares que incurran en los
siguientes actos, hechos u omisiones que según el Art. 91 de esta ley comprenden:
1. La adquisición de bienes, la contratación de obras o de servicios, con
inobservancia total o parcial del procedimiento de selección de
contratistas que corresponda, en cada caso.
2. la omisión, retardo, negligencia o imprudencia en la preservación y
salvaguarda de los bienes o derechos del patrimonio de un ente u
organismo
3. el no haber exigido garantía a quien deba prestarla o haberla aceptado
insuficientemente.
4. la celebración de contratos por funcionarios públicos, por interpuesta
persona o en representación de otro,
5. la utilización en obras o servicios de índole particular, de trabajadores,
bienes o recursos destinados a los entes y organismos
6. la expedición ilegal o no ajustada a la verdad de licencias,
certificaciones, autorizaciones, aprobaciones, permisos o cualquier
otro documento en un procedimiento relacionado con la gestión de los
entes y organismos
7. la ordenación de pagos por bienes, obras o servicios no suministrados,
realizados o ejecutados, total o parcialmente, o no contratados, así
como por concepto de prestaciones, utilidades, bonificaciones,
dividendos, dietas u otros conceptos, que en alguna manera discrepen
de las normas que las consagran.
8. el endeudamiento o la realización de operaciones de crédito público
con inobservancia de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público o de las demás Leyes, reglamentos y contratos que
regulen dichas operaciones o en contravención al plan de
organización, las políticas, normativa interna, los manuales de
sistemas y procedimientos que comprenden el control interno.
9. la omisión del control previo.
10. la falta de planificación, así como el incumplimiento injustificado de
las metas señaladas en los correspondientes programas o proyectos.
11. la afectación específica de ingresos sin liquidarlos o enterarlos al
Tesoro o patrimonio del ente u organismo de que se trate, salvo las
excepciones contempladas en las Leyes especiales que regulen esta
materia.
12. efectuar gastos o contraer compromisos de cualquier naturaleza que
puedan afectar la responsabilidad de los entes y organismos, sin
autorización legal previa para ello, o sin disponer presupuestariamente
de los recursos necesarios para hacerlo; salvo que tales operaciones
sean efectuadas en situaciones de emergencia evidentes.
13. abrir con fondos de un ente u organismo, en entidades financieras,
cuenta bancaria a nombre propio o de un tercero, o depositar dichos
fondos en cuenta personal ya abierta, o sobregirarse en las cuentas que
en una o varias de dichas entidades tenga el organismo público
confiado a su manejo, administración o giro.
14. el pago, uso o disposición ilegal de los fondos u otros bienes de que
sean responsables el particular o funcionario respectivo.
15. la aprobación o autorización con sus votos, de pagos ilegales o
indebidos, por parte de los miembros de las juntas directivas o de los
cuerpos colegiados encargados de la administración del patrimonio de
los entes y organismos
16. ocultar, permitir el acaparamiento o negar injustificadamente a los
usuarios, las planillas, formularios, formatos o especies fiscales, tales
como timbres fiscales y papel sellado, cuyo suministro corresponde a
uno de los entes y organismos señalados en esta Ley.
17. la adquisición, uso o contratación de bienes, obras o servicios que
excedan manifiestamente a las necesidades del organismo, sin razones
que lo justifiquen.
18. autorizar gastos en celebraciones y agasajos que no se correspondan
con las necesidades estrictamente protocolares del organismo.
19. dejar prescribir o permitir que desmejoren acciones o derechos de los
entes u organismos, por no hacerlos valer oportunamente o hacerlo
negligentemente.
20. el concierto con los interesados para que se produzca un determinado
resultado, o la utilización de maniobras o artificios conducentes a ese
fin, que realice un funcionario al intervenir, por razón de su cargo, en
la celebración de algún contrato, concesión, licitación, en la
liquidación de haberes o efectos del patrimonio de un ente u
organismo
21. las actuaciones simuladas o fraudulentas en la administración o
gestión de los entes y organismos
22. el empleo de fondos de alguno de los entes y organismos en
finalidades diferentes de aquellas a que estuvieron destinados por Ley,
reglamento o cualquier otra norma, incluida la normativa interna o
acto administrativo.
23. quienes ordenen iniciar la ejecución de contratos en contravención a
una norma legal o sublegal, al plan de organización, las políticas,
normativa interna, los manuales de sistemas y procedimientos que
comprenden el control interno.
24. quienes estando obligados a permitir las visitas de inspección o
fiscalización de los órganos de control se negaren a ello o no les
suministraren los libros, facturas y demás documentos que requieren
para el mejor cumplimiento de sus funciones.
25. quienes estando obligados a rendir cuenta, no lo hicieren en la debida
oportunidad, sin justificación, las presentaren reiteradamente
incorrectas o no prestaren las facilidades requeridas para la revisión.
26. quienes incumplan las normas e instrucciones de control dictadas por
la Contraloría General de la República.
27. la designación de funcionarios que hubieren sido declarados
inhabilitados por la Contraloría General de la República.
28. la retención o el retardo injustificado en el pago o en la tramitación de
órdenes de pago.
29. cualquier otro acto, hecho u omisión contrario a una norma legal o
sublegal al plan de organización, las políticas, normativa interna, los
manuales de sistemas y procedimientos que comprenden el control
interno.
De manera que, las Contralorías como entidades fiscalizadoras superiores
tienen como tarea principal en su contribución para la prevención y detección del
fraude y la corrupción, el incremento en la transparencia de la rendición de
cuentas públicas y el propiciar el buen gobierno, claro está que para cumplir con
estas funciones deben gozar de independencia (en la práctica) y estar protegida de
influencias exteriores.
El Control Interno Administrativo
Es ampliamente conocido que toda organización que se respete debe contar
con un plan de organización que establezca las políticas y procedimientos que
persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta,
verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia en
la operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y
objetivos programados�� en otras palabras, debe contar con un sólido control
interno.
Sin duda el alcance del control interno abarca dos áreas principales: los
controles administrativos y de contabilidad. El control administrativo incluye,
auque no queda limitado a este, el plan de organización y los procedimientos y
registros relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización de
las transacciones por parte de la dirección, al respecto las normas de control
interno promulgada según Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17 de junio de 1997
en su Art. 5 lo establece de la siguiente manera:
El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.
En cuanto al control interno contable, este obedece a un plan de
organización diseñado a proporcionar una seguridad razonable de lo registros
financieros y la salvaguarda de los activos, de ahí que el Art. 6 de la Normas de
Control Interno lo establezca así:
El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas.
Estas definiciones no son mutuamente excluyentes y corresponde a la
máxima autoridad jerárquica de cada organismo establecer, mantener y
perfeccionar el sistema de control interno, y en general vigilar su efectivo
funcionamiento. Asimismo, las normas de control interno otorga a los niveles
directivos y gerenciales la responsabilidad de garantizar el eficaz funcionamiento
del sistema en cada área operativa, unidad organizativa, programa, proyecto,
actividad u operación, de la cual sean responsables; así pues se tiene lo dicho por
Mainou (2000) quien expone que la gerencia: “...debe verificar el sistema para
cerciorarse del cumplimiento de los procedimientos establecidos, de que se tienen
en cuenta los cambios en la situación operacional y que se adoptan las medidas
correctoras oportunas cuando existan anomalías en el sistema”
Por lo tanto, la Administración Pública en el desarrollo de sus
procedimientos de gestión para prevenir el fraude debe tomar en cuenta todo un
conjunto de elementos que incluyan:
Un adecuado plan de organización que permita una eficaz declaración de
objetivos, normas y procedimientos generales del ente de acuerdo a su naturaleza,
tamaño y funcionamiento. En este sentido, el modelo COSO-ERM por ejemplo,
habla de la importancia de la categorización de los objetivos y su alineación con
las estrategias, proponiendo para ello un “esquema de cascada”, con el fin de
asumir cada nivel con mayor especificidad.
Dirección y control efectivos, pues ningún sistema de control debe dejar de
lado en su diseño, la debida revisión y autorización en todos los niveles de las
actividades que se realizan dentro del organismo, implementando para ello las
políticas necesarias y el uso de manuales. Es importante resaltar que para asegurar
la respuesta al riesgo de forma adecuada y oportuna, el método COSO ERM
integra las políticas como una actividad de control.
Una apropiada estructura organizativa, donde se pueda apreciar una
clara separación de las funciones operacionales, de contabilidad y auditoría
interna a la vez que existan definiciones inequívocas de las responsabilidades del
personal, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por la
dirección.
Planificación presupuestaria; tomando como referencia lo dicho por
Mainou (2000) quien expone que “la existencia de un presupuesto bien
planificado es una de las formas de control más eficaces” se puede decir que una
correcta planificación presupuestaria debe garantizar la continuidad de los
programas y el logro de los objetivos, en este caso debe estar enmarcada dentro de
la ley de presupuesto anual
Finanzas, tomando como referencia a Mainou (2000) quien resalta que “La
introducción y funcionamiento de un tipo específico de control de gastos,
constituye un factor vital del sistema de control global” se desprende la
importancia que los jerarcas deben emplazar en la correspondencia de los recursos
y las actividades proyectadas o presupuestadas, de manera tal que se lleve a cabo
su materialización sin ningún desperdicio.
Recursos humanos, no se pueden esperar resultados eficaces en la
implementación de procedimientos de gestión antifraude, sino se cuenta con
personal competente y motivado para cumplir con sus obligaciones. Por lo tanto la
calidad del personal debe necesariamente incluir la ética, inteligencia, dedicación
y responsabilidad para hacer que las cosas funcionen.
Contabilidad, el diseño de los formatos y los procedimientos contables son
parte importante en la detección oportuna y funcional de cualquier irregularidad,
así como la implementación de medidas necesaria para la salvaguarda y
protección de los documentos que respaldan cada una de las operaciones de la
entidad.
Por lo que sigue, a continuación se mencionan los artículos restantes de las
leyes antes mencionadas que guardan relación con el tema tratado, conjuntamente
con la normativa legal en Venezuela que está enmarcada dentro del objetivo
general de esta investigación.
Ley Orgánica de Administración Pública, cuyo objetivo es el
establecimiento de los principios y bases que rigen la organización y el
funcionamiento de la Administración Pública, así como regular los compromisos
de gestión, crear mecanismos para promover la participación y el control sobre las
políticas y resultados públicos; además de establecer las normas básicas sobre los
archivos y registros públicos.
Ley Orgánica de Planificación, promulgada en Gaceta Oficial N° 5.554 de
fecha 13 de noviembre de 2001. Esta ley determina a todo lo largo de ella, las
bases y lineamientos que se deben seguir para la construcción, viabilidad,
perfeccionamiento y organización de la planificación en la Administración
Pública. Dicha ley regula los Planes Nacionales, que no son mas que: el Plan
Nacional de Desarrollo, el Plan Operativo Anual Nacional, el Plan Nacional de
Desarrollo Regional, los Planes Nacionales de Desarrollo Sectorial, el Plan
Nacional de Desarrollo Institucional, los Planes Operativos y los demás planes
que establezca la ley. Todos estos planes, proporcionan al estado la situación
prevista, que luego será comparada con el real a través de la evaluación del
control de gestión.
Ley Orgánica de La Administración Financiera Del Sector Público,
promulgada en Gaceta Oficial N° 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005, es la que
regula entre otros aspectos, la administración financiera y el sistema de control
interno del sector público, artículos: 2, 6, 10, 21, 30, 38, 53 y 59.
La Ley Orgánica de Licitaciones promulgada en Gaceta Oficial No 36.687
de fecha 26 de abril de 1999. La cual tiene por objeto regular los procedimientos
que deben seguir todos los organismos de la administración, para la selección de
los contratistas que ejecuten obras, suministren materiales o bienes o presten
servicios distintos a los profesionales y laborales.
La Ley Contra la Corrupción, promulgada en Gaceta Oficial No 5.637, de
fecha 07 de abril de 2003, tiene por objeto dictar las normas que establecen el
comportamiento o conducta que deben tener todos los empleados y funcionarios
públicos sujetos a la misma.
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público, promulgada
según Gaceta Oficial Nº 36.100 de fecha 04 de diciembre de 1996 concerniente a
la contabilidad de los organismos y entidades del sector público, con el fin de que
produzca sistemática y estructuralmente información veraz, útil y oportuna sobre
las transacciones que realiza y los eventos económicos que la afectan, todo ello
con el objeto de facilitar el proceso de toma de decisiones en relación con dicha
entidad económica.
Normas Generales de Control Interno, contiene las disposiciones y
estándares mínimos que deben ser observados por los organismos y entidades del
sector público, en el establecimiento, implantación, funcionamiento y evaluación
de sus sistemas y mecanismos de control interno. Artículos: 3, 6, 23, 26 y 32.
Normas Generales de Auditoría de Estado, promulgada según Gaceta
Oficial Nº 36.229 de fecha 17 de junio de 1997. Dirigida a optimizar la labor de
auditoría de estado, mediante el establecimiento de un marco técnico normativo
para el análisis y la evaluación de la gestión pública. Artículos: 2, 15, 16, 17, 18,
19, 20, 21, 22, 23, y 24.
Normas Generales de Control Interno y Normas para el
Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno,
publicadas en gaceta Oficial N0 36.229 de fecha 17 de junio de 1997. Se encargan
de regular el funcionamiento coordinado de las actividades de control, vigilancia y
fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, de igual forma se encarga
de las operaciones relativas a los mismos por parte de los órganos que integran los
sistemas de control interno y externo del sector público, con la finalidad de lograr
economía, eficiencia, eficacia y sujeción a las normativa existente.
Reglamento Parcial Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública,
publicada en Gaceta Oficial Nº 5.623 Extraordinario de fecha 29 de diciembre de
2002. Su objeto es establecer las disposiciones básicas para el funcionamiento del
sistema de contabilidad pública, el cual debe ser único, integrado y aplicable a
todos los órganos de la República, así como a sus entes descentralizados
funcionalmente. Artículos: 1, 18, 19, 20 y 22.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
Administración Central y Descentralizada, publicada según Gaceta Oficial Nº
38.282 de fecha 09 de septiembre de 2005, en el que se expone los lineamientos
para la implantación de un sistema de administración financiera y el sistema de
control interno de los órganos públicos pertenecientes a la Administración Pública
Nacional centralizada y descentralizada funcionalmente.
AUDITORIA FORENSE
Tomando en cuenta, que los sistemas de control eventualmente pueden ser
vulnerados, las organizaciones se han apoyado en metodologías y herramientas de
auditoría que pueden emplear para diagnosticar la eficiencia y efectividad de los
controles en operación y corregir las situaciones potencialmente riesgosas. En
efecto, la auditoría cobra especial relevancia como mecanismo de monitoreo y
diagnóstico de actividades indebidas, gracias a su diversificación y adaptación a
las actividades sustantivas de la empresa, con la finalidad de detectar las
irregularidades tan pronto como sea posible y tomar las medidas requeridas para
solventar la situación y prevenir que ocurra de nuevo.
Obviamente, la auditoría financiera es la originaria, tradicional, plenamente
normada y difundida de las auditorías, su enfoque es el análisis y estudio de los
estados financieros con la finalidad de emitir una opinión (dictamen) sobre la
razonabilidad de los estados financieros y su concordancia con los principios y
normas generalmente aceptados; sin embargo, el auditor financiero en caso de
detectar fraudes en la ejecución de su trabajo de auditoría, no se preocupa de
profundizar en los mismos más allá de evidenciar y determinar la incidencia que
tienen sobre los saldos auditados. Profundizar sobre la detección y prevención del
fraude es labor de la auditoría forense.
Esta auditoría especializada identificada con las ciencias forenses, nace de la
evolución de diversas técnicas y prácticas que se han desarrollado a través de los
años en la lucha contra los delitos financieros, Cano y Castro (2002) la definen de
la siguiente manera:
La auditoría forense es una ciencia que permite reunir y presentar información financiera, contable, legal, administrativa e impositiva, en una forma que será aceptada por una corte de jurisprudencia contra los perpetradores de un crimen económico, por lo tanto, existe la necesidad de preparar personas con visión integral, que faciliten evidenciar especialmente, delitos como: la corrupción administrativa, el fraude contable, el delito en los seguros, el lavado de dinero y el terrorismo, entre otros.
De este concepto se desprende, la correspondencia por parte de la auditoría
forense del uso de técnicas de investigación integradas con la contabilidad y
auditoría, para brindar información y opiniones, como evidencia en la corte para
resolver disputas, con un componente financiero significativo de por medio,
permitiendo a la justicia actuar con mayor certeza, y donde la intuición, el análisis
crítico y el entendimiento del comportamiento humano van a jugar un papel
fundamental para los auditores.
Es importante señalar, que esta auditoría generalmente se aplica después
que el hecho ha sido cometido, en un proceso reactivo, pero debido a que existen
diversos campos de acción donde es necesario no sólo la conclusión, sino también
la asesoría de un auditor forense, también se está empleando como un mecanismo
evaluador de los procesos de prevención de fraudes y actos ilícitos, dividiéndose
de esta manera, en dos grandes enfoques: Detectivo-Combativo y Preventivo-
Disuasivo. Badillo (2008) los expone de la siguiente manera:
Auditoría Forense Detectiva-Combativa: Orientada a identificar la
existencia de fraudes financieros mediante la investigación profunda de los
mismos, llegando a establecer, entre otros aspectos los siguientes: cuantía del
fraude, efectos directos e indirectos; posible tipificación (según normativa legal
aplicable); presuntos autores, cómplices y encubridores, aportando evidencias
contundentes y admisibles que serán puestas a consideración de la justicia que se
encargará de analizar, juzgar y dictar la sentencia respectiva. Este enfoque, como
se dijo anteriormente, es reactivo por cuanto implica tomar acciones y decisiones
en el presente respectos de fraudes sucedidos en el pasado.
Auditoría Forense Preventiva-Disuasiva: Orientada a proporcionar
aseguramientos (evaluación) o asesoría a las organizaciones respecto de su
capacidad para disuadir, prevenir (evita), detectar y reaccionar ante fraudes
financieros, puede incluir trabajos de consultoría para implementar: programas y
controles anti-fraude, esquemas de alerta temprana de irregularidades y sistemas
de administración de denuncias. Este enfoque es proactivo por cuanto implica
tomar acciones y decisiones en el presente para evitar fraudes en el futuro.
Es precisamente, dentro de este enfoque prospectivo que se desarrolla la
presente investigación, donde se realiza la identificación de las situaciones de
riesgo y el diagnóstico o descubrimiento de las amenazas y oportunidades que el
entorno ofrece para el avance de delitos y fraudes, tanto en el ámbito general
como específico; de manera tal que el auditor pueda de manera sistemática y
disciplinada evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de riesgo,
control y gobierno.
Si bien es cierto que este nuevo rumbo que ha tomado esta disciplina
representa un nuevo bastión en la prevención, disuasión y la posibilidad de
enfrentar a tiempo los diferentes actos de corrupción, fraude y lavado de dinero,
también es cierto que ha sido fuente de diversos debates donde se discute la
función del auditor forense como auditor preventivo y su labor como asesor en la
evaluación y diseño de un sistema que minimice la exposición de las empresas a
este tipo de riesgos.
Debido a que aun cuando su experiencia y conocimiento de la normativa
legal lo respaldan, el auditor forense no puede presumir de que su contribución en
el establecimiento de controles detectivos garantice la no ocurrencia de un acto de
naturaleza ilícita dentro de la organización, al respecto Ruette (2007) señala:
El Auditor Forense puede, dada su experiencia y conocimiento del ordenamiento legal y de los negocios, hacer auditorias preventivas para reducir la exposición al riesgo civil y/o penal, donde su trabajo de auditoria exhaustiva, se basará en los supuestos legales que constituyen un delito que afecte a la empresa, los accionistas y/o sus empleados desde una perspectiva del riesgo, aportando recomendaciones tendentes a disminuir estos riesgos que a su vez minimicen las pérdidas de los accionistas. Aún así, se debe aplicar la máxima de uno de los mas importantes principios de los Sistemas de Control Interno, que no es otro que dichos sistemas no garantizan una confiabilidad del 100%, sino una razonabilidad.
Sin duda, los resultados de las prácticas de auditoria forense componen
hoy en día una plataforma para la labor preventiva, no obstante para el desarrollo
de su actividad evaluadora, el auditor forense debe poseer ciertas características y
requisitos que lo sitúen como un profesional altamente capacitado, capaz de
realizar el estudio de los riesgos asociados con operaciones fraudulentas. Este
debe poseer una formación integral y ser un experto en áreas tan sensible como
contabilidad, auditoría, control interno, administración de riesgos, finanzas,
informática, técnicas de investigación, legislación penal y otras disciplinas.
En cuanto a su formación personal, el auditor forense debe ser totalmente
objetivo e independiente, además de poseer características que definan su
conducta como una persona justa, analítica e intuitiva, que le permitan identificar
oportunamente cualquier síntoma de fraude. No obstante, Soto y Paillacar (2004)
hacen referencia a una serie de nuevas habilidades y competencias relacionadas
con este nuevo enfoque de la auditoría forense que hoy en día se les demandan a
los auditores, tales como:
• Conocimiento del negocio, comprendiendo su funcionamiento y forma
de planificar, administrar y controlar, anticipándose a la posibilidad de
hechos fraudulentos.
• Adoptar una mente estratégica a fin de cumplir con una función
investigadora de la gestión empresarial.
• Conocimiento avanzado de tecnologías de información.
• Adopción de técnicas innovadoras de auditoría para prevenir hechos
delictivos.
• Desarrollar habilidades de investigación, en especial en los tipos de
fraudes y delitos que se pueden cometer en las empresas.
• Poseer conocimiento de aspectos legales que tipifican hechos
delictuales en cuanto a transacciones y documentos sospechosos que
puedan dar origen a una investigación.
Técnicas de una Auditoría Forense Preventiva-Disuasiva
Iniciar un servicio de auditoria forense con carácter asesor lleva a establecer
una metodología que conste de elementos definidos, consistentes e integrales para
crear lo que Rivas (2007) define como el ciclo de la auditoría forense, el cual se
compone de la siguiente manera:
Prevenir:
• Establecer un Código de Conducta
• Capacitar en su aplicación
• Establecer adecuados controles preventivos
Disuadir:
• Establecer Comité de Ética y comunicar su existencia
• Establecer canales de denuncia
• Establecer controles detectivos
Perseguir:
• Investigar irregularidades
• Denunciarlas ante la Justicia Penal
• Re – evaluar los controles en los casos de fraude
Para llegar a construir un modelo de auditoría forense que contemple estas
funciones se cuenta con las características propias de los modelos de control y de
investigación, basado en procedimientos y técnicas existentes en la auditoría
interna, los cuales le van a brindar un marco de referencia a través de una serie de
pasos que se van a establecer de forma lógica y secuencial agrupada en etapas o
fases. Para explicarlas se hace referencia al trabajo de Soto y Paillacar (2004) que
comprende la descripción de cada una de ellas:
Evaluación Preliminar De Riesgos
Para el establecimiento de cualquier técnica investigativa, primeramente es
necesario tener un conocimiento general en cuanto a los riesgos que representa el
incumplimiento de los lineamientos estratégicos de la organización definidos en
su visión, misión, filosofía, políticas y metas institucionales. En esta fase el
auditor forense debe conocer los modelos de negocios que ha desarrollado la
empresa, a fin de dar atención en su examen a aquellos aspectos irregulares que
afecten el cumplimiento de los objetivos corporativos. Por lo tanto, en una
primera instancia se debe partir por conocer los objetivos en cada nivel de la
organización, los cuales deben ser coherentes entre sí.
Vale decir, que anterior a la evaluación de riesgos, es el establecimiento de
objetivos; estos como componente del control interno (COSO ERM), constituyen
un requisito que asegura el funcionamiento del mismo y pueden estar relacionados
con las operaciones, con la información financiera y con el cumplimiento, de
manera explícita o implícita, general o particular. En este sentido, la implantación
de objetivos globales por actividad, puede ayudar a una entidad a identificar los
factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir su rendimiento, sin
dejar de recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
Una vez identificados los objetivos, se lleva a cabo el análisis de los riesgos
con la identificación y análisis de los factores internos y externos que podrían
afectar la consecución de los mismos. En este contexto, deben definirse el tipo de
operaciones que pueden ser susceptibles en un momento dado a sufrir algún tipo
de maniobra financiera malintencionada, proveyéndose para ello de un catalogo
de tipos de transacciones o por muestreo a transacciones que se tipifican. Por otro
lado, el conocimiento relativo al modus operandi de los actores que provocan
acciones fraudulentas permite al auditor establecer ciertas rutinas de recorrido en
su investigación.
En una auditoría forense se deben identificar los problemas y los riesgos que
enfrenta la organización, dándoles un orden de acuerdo a las prioridades
institucionales, considerando para ello tres formas básicas de proceder:
• Clasificación de los riesgos de delitos y fraudes, de acuerdo al impacto
que podría tener en la actividad examinada.
• Clasificación de riesgo de acuerdo a la factibilidad de gobernar el
riego, es decir, la posibilidad o condiciones que estos ofrezcan para su
control.
• Clasificar los riesgos de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia.
Posteriormente se procede a:
• Asociar riesgos con áreas o procesos del negocio.
• Determinar áreas o procesos mas expuestos a riesgo
• Determinar áreas o procesos responsables de la gestión de riesgos.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos de delitos o fraudes incluirá:
• Una estimación de su importancia / trascendencia.
• Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
• Una definición del modo en que habrán de manejarse.
• Definición de las condiciones necesarias para la prevención.
• Una definición de responsabilidades.
En esta etapa también se toman en consideración las circunstancias dadas
por los cambios que las entidades suelen sufrir y por ende merecen una atención
especial en una auditoría forense, estas pueden ser:
• Cambios en el entorno.
• Redefinición de la política institucional.
• Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
• Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
• Incorporación de nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
• Aceleración del crecimiento.
• Incorporación de nuevos productos, actividades o funciones.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben
estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a
través de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje
adecuado de las variaciones.
Por esta razón, el trabajo del auditor no se sustenta solamente en la
evaluación del funcionamiento adecuado de un sistema de control interno, sino
que debe desarrollar en forma conjunta una búsqueda y evaluación de riesgos que
comprometan la seguridad y la gestión de la empresa. Para lo anterior, la
actuación del auditor forense en la gestión institucional, y en particular, por el rol
que le corresponde desempeñar en la búsqueda y análisis de los riesgos, es del
todo relevante.
Dentro de las funciones de examen de hechos ocurridos y de prevención del
auditor forense y que le corresponde realizar, está la de cumplir con una labor de
vigilancia del cumplimiento correcto de las políticas, normas e instrucciones de la
dirección, asegurando de esta manera, el flujo de la información y la
comunicación interna y externa. Además de los roles ya enunciados, y dada la
importancia que ha adquirido la gestión del riesgo, el auditor forense debe
proporcionar un producto adicional a su actividad tradicional de examen de
hechos fraudulentos acontecidos, que es el agregar valor en los procesos
administrativos, constituyéndose de esta forma la función de auditoría forense en
un instrumento que apoya a la dirección de la empresa.
En el trabajo del auditor forense se identifican los puntos débiles que tengan
la actividad o área examinada, descubriendo de esta manera los problemas que
debe solucionar la empresa. Junto con la identificación del problema, corresponde
deducir los riesgos inherentes que se encuentran asociados a dicho problema y
para cada uno de ellos, corresponde involucrarse en la definición de medidas que
permitan responder a los riesgos detectados.
Conocimiento del Entorno General y Específico
Una vez que el auditor forense conoce y comprende el entorno institucional
desde perspectivas macro y micro, se presenta una gran oportunidad para
identificar aspectos perjudiciales a la actividad de la organización auditada, por lo
que se hace fundamental conocer el medio en el cual se desarrolla, el «día a día»
de la organización y que se pueden prestar a prácticas inadecuadas por parte del
personal de la entidad, tales como:
• La negociación de los contratos con el fin de favorecer a amigos,
familiares o conocidos.
• Soborno para la obtención privilegiada de servicios, licencias, entre
otros.
• Dar información privilegiada.
• Pérdida, sustracción o daño a bienes del Estado cuando hay
conocimiento de liquidaciones o cierres del ente.
• Errores cometidos a propósito y que obligan a la organización a
cancelar demandas o verse inmersa en procesos legales.
• La Entidad en su interior
Con el fin de identificar las áreas de la organización susceptibles al fraude e
irregularidades el entorno se examina desde diversas vertientes:
Identificación de indicios de presencia del crimen organizado en el medio,
que puede ser responsable de la gran mayoría de los fraudes externos, teniendo
presente que por general, éstos sólo pueden ser exitosos con la complicidad de
uno o más empleados de la empresa.
Posibilidad de participación deshonesta de empleados de la empresa,
quienes ante la posibilidad de enriquecimiento u obtención de recursos en forma
ilícita, colaboran con personas externas o actúan individualmente en la
defraudación a la Empresa
La actuación de gente técnicamente bien preparada, muy conocedora de los
negocios y de los mercados, que actúa sin escrúpulos para lograr su objetivo de
obtener dinero sin importar la forma en cómo lo obtenga.
El avance tecnológico proporciona las condiciones para la falsificación de
todo tipo de instrumentos financieros o documentos que posibiliten la obtención
dolosa de dinero. De igual manera, los sistemas informáticos permiten que se
produzca una mayor velocidad en el movimiento de fondos posibilitando la
realización de un fraude en tiempos ínfimos. En general, el entorno competitivo
en el que actúa la empresa, la agresividad y la velocidad que requiere la gestión de
las empresas, proporciona nuevas oportunidades de fraude por errores propios de
la operación y gestión empresarial.
Producto de la globalización, se genera un tipo de fraude internacional, en
el cual se involucran personas que participan en la administración de las empresas
y que transfieren fondos y gastos obtenidos y realizados en un país para
registrarlos en la misma empresa situada en otro país que ofrece ventajas o
tratamientos más beneficiosos.
La gestión financiera de las empresas desarrollada a través de instrumentos
que presentan una alta complejidad en su manejo y en su administración. Este
aspecto asociado al desconocimiento y falta de controles permite la ocurrencia de
hechos fraudulentos.
Entre otros, los elementos mencionados deben formar parte del
conocimiento preliminar que requiere el auditor forense, en lo relativo al entorno
actual de la institución, siendo importante examinar también en detalle las
relaciones con los proveedores y contratistas, ya que a través de sus precios,
manipulación de la calidad de producto y calidad de servicio se genera la
posibilidad de hechos fraudulentos.
El objetivo que ha de tener el auditor forense en la realización del análisis
externo es el diagnóstico o descubrimiento de las amenazas y oportunidades que
el entorno ofrece para el avance de delitos y fraudes, tanto en el ámbito general
como específico. Aportar estos elementos le debe permitir además, como parte de
su evaluación preliminar, identificar los riesgos inherentes que pueden afectar a la
empresa auditada y las áreas críticas para el funcionamiento de la organización
Conocimiento y Evaluación Interna
En este momento el auditor forense debe ser capaz de identificar los puntos
fuertes y débiles que posibilitan la ocurrencia de delitos y fraudes y por lo tanto
debe estar en condiciones de prevenir riesgos que afecten la gestión institucional.
Con el fin de determinar las principales áreas de actividad funcional, el auditor
debe considerar aspectos tales como:
� Naturaleza del negocio.
� Presupuesto por áreas
� Personal asignado por áreas.
� Niveles de contratación.
� Manuales de procedimientos y de funciones.
� Estructura orgánica
� Misión-Visión.
� Planes, programas y proyectos.
En esta etapa el auditor forense procederá a un diagnóstico interno con el
que podrá comparar los recursos y los medios del ente, con los distintos
escenarios del entorno en el que se deben haber identificado las oportunidades y
amenazas de la empresa, con los puntos fuertes y débiles que la empresa tiene
para afrontarlos. En este nivel, el auditor debe estar en condiciones de identificar
los aspectos críticos de operación, es decir los riesgos inherentes de la
organización.
En este sentido, algunos factores internos que el auditor debe tener en
cuenta, a fin de establecer deficiencias o puntos vulnerables en la entidad, son:
� Ciclos transaccionales.
� Utilización, adquisición y disposición de los bienes y activos.
� Métodos de archivo.
� Sistematización y base de datos.
� Sistemas de recaudación de ingresos.
� Actitudes y valores de los funcionarios.
Cuando el auditor conoce la entidad establece las áreas de actividad en las
cuales puede florecer el fraude, asimismo determina el campo de aplicación e
incluso cuenta con elementos que le permitan definir o modificar el equipo de
auditoría. Algunas prácticas irregulares que se pueden presentar son:
� Negociaciones irregulares entre líderes del gobierno y los sindicatos.
� Excesiva concentración de poderes en manos de pocos funcionarios.
� Pérdidas o sustracción de inventarios.
� Negligencias.
� Adquisición de bienes innecesarios.
� Asientos contables inusuales.
Como resumen general de las tareas que va a desarrollar el auditor forense,
este debe llevar a cabo una planificación con anterioridad al comienzo del trabajo,
fijándose unos criterios objetivos y constantes sobre los que se basa la
planificación y programación de la auditoría. Dicha programación y planificación
de la auditoría forense especificará los procedimientos de auditoría que se van a
emplear, la extensión que se dará a las pruebas, el momento en que éstas se van a
aplicar, y los papeles de trabajo donde se registrarán los resultados.
La planificación y programación inicial debe ser objeto de un seguimiento
continuo durante la ejecución del trabajo, con el fin de adaptarla a las
circunstancias cambiantes, debido a que, a medida que el auditor forense va
adentrándose en el núcleo de la entidad auditada, va descubriendo problemas,
defectos e inconvenientes, así como nuevas necesidades y riesgos que su
programa de trabajo debe ir agregando y corrigiendo.
Importancia de la Auditoría Forense Preventiva
Hoy en día, el interés por parte de lo auditores en el concepto “riesgo”
experimenta un cambio desde el riesgo de control, pasando por el riesgo de
negocio, hasta el punto de evaluar la probabilidad de riesgo de ilícitos. Para ello,
se hace necesaria la implementación de mecanismos capaces de detectar y encarar
el tratamiento de los riesgos asociados a delitos y fraudes, siendo la auditoría
forense la encargada de aportar las evidencias que soportan la investigación, con
el objeto de prevenir transacciones ilícitas o para detectar las pruebas necesarias
que tipifiquen un hecho de carácter delictual.
Esta auditoría aunque no cuenta con normas estándares para su realización,
recurre a las normas relativas a auditorías internas para aportar un proceso de
evaluación similar al de los otros riesgos pero de forma independiente, dada su
gran importancia, y las posibilidades de que la gestión de los cambios pasen
inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos
Igualmente, se debe señalar que el riesgo del negocio no es necesariamente
una consecuencia de la existencia de controles deficientes o que no estén bien
definidos, sino que es algo que debe ocurrir en la actividad cotidiana del
empresario y que deben enfrentar día a día, ya que la gestión de los negocios
requiere asumirlos para obtener una mayor rentabilidad y eficiencia.
Por lo tanto, el trabajo del auditor no se sustenta solamente en la evaluación
del funcionamiento adecuado de un sistema de control interno, sino que debe
desarrollar en forma conjunta una búsqueda y evaluación de riesgos que
comprometan la seguridad y la gestión de la empresa.
La auditoría forense en su carácter de actividad proactiva y preventiva debe
asistir a la organización mediante la identificación y evaluación de las
exposiciones significativas a los riesgos de fraude y corrupción, además de
contribuir a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control. Por tanto, la
auditoría forense debe evaluar las exposiciones al riesgo referidas a fraudes e
irregularidades, especialmente en aquellos que puedan vulnerar los sistemas de
información, colocando gran atención en lo siguiente:
� Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa,
� Protección de activos, y
� Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.
La importancia de un modelo para la realización de la auditoría forense, con
las características propias de los modelos de control y de investigación basado en
procedimientos y técnicas existentes en la auditoría interna, debe permitir contar
con un nuevo enfoque y nuevas herramientas que ayuden a detectar y combatir los
delitos cometidos por parte de empleados deshonestos o patrocinadores externos
contra los bienes públicos y de las organizaciones en general.
Resultados de su Aplicación
La demanda de contadores con una especialidad forense es cada vez mayor,
debido a que la contabilidad forense es algo más que cálculo de números, se trata
de una formación especializada de investigación que requiere una licencia
adicional que certifique al contador como un experto examinador financiero.
Según una encuesta realizada por el American Institute of Certified Public
Accountants.- AICPA durante el año 2008, el 68% de sus miembros dicen que sus
prácticas forenses han crecido durante el último año como consecuencia del
aumento del fraude en los estados financieros y la compilación de los daños
económicos.
En efecto, los números que representan el crecimiento de la compañía del
fraude son asombrosos. La Federación Internacional de Contabilidad emitió una
declaración en 1997 donde expone que el fraude y los delitos de cuello blanco
habían alcanzado la marca de 400 mil millones de dólares para ese año; en 2007 la
estimación era de 660 mil millones de dólares solamente en los Estados Unidos.
La empresa promedio pierde cerca de 6 por ciento de los ingresos anuales por este
flagelo.
Frente a esta situación, no solo los auditores forenses han promovido nuevas
estrategias en su lucha contra el fraude y la corrupción al tratar de proyectar esta
nueva orientación con un enfoque prospectivo, que aunque no es su fin originario,
les ha permitido utilizar su experiencia en la implementación de prácticas y
procedimientos que prevengan o minimicen el fraude, sino también que
organismos como el IIA está firmemente empeñado en ayudar a que sus miembros
se especialicen en materia de fraude, introduciendo para ello programa de cursos
de formación y seminarios electrónicos sobre temas de fraude de plena actualidad
para lograr esos objetivos.
En suma, se debe estar consciente de que existe una realidad en la que el
delito de fraude ya no se trata solamente de un grupo de individuos que tratan de
lucrarse aisladamente, sino que se está presentando como una actividad
organizada que involucra a diversos sectores, tanto públicos como privados, con
conexiones internacionales, que pueden abarcar delitos como el tráfico de drogas,
el lavado de dinero y hasta el terrorismo, en donde el contador público y
especialmente el auditor como especialista en el manejo de la información
financiera, tienen una participación determinante, obligándose a tener una
educación profesional continua que le ayude a hacer frente a estos verdaderos
azotes y darle valor agregado a su trabajo.
�
Cuadro Nº 1: Mapa de Variables
Elaborado por la Autora. 2009
OBJETIVO GENERAL: Contextualizar la Auditoría Forense como un nuevo enfoque para evaluar riesgos de fraude en la Administración Pública
Objetivos Específicos Variables Dimensiones Indicadores Instrumento
01 02
Describir los elementos de la
Auditoría Forense como mecanismo
preventivo y de atención para
minimizar riesgos de fraude en la
Administración Pública.
Auditoría Forense
Elementos -Objetivos -Técnicas y Procedimientos -Importancia -Resultados
35-36 37-40 44-45 41-43
Identificar los procedimientos de
gestión de riesgos para prevenir
fraude en la Administración Pública
Procedimientos de Gestión
- Organización. - Dirección y Control - Estructura Organizativa - Planificación Presupuestaria - Recursos Humanos - Finanzas - Contabilidad
1-4 5-13
14-15 16-19 20-25 26-31 32-34
Determinar una estructura de los
actos, hechos u omisiones de mayor
incidencia que pueden involucrar
riesgos de fraude contra el Patrimonio
Público en el Estado Trujillo
Gestión de Riesgos
Estructura Organizativa -Datos Estadísticos -Clasificación -Investigación -Tratamiento
1-2 3-4 5-6
7-8-9
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación
De acuerdo al nivel de conocimiento trabajado, en esta investigación
descriptiva, la investigadora hizo referencia a la auditoría forense como el objeto
de estudio utilizado para describir detalladamente las características de esta
práctica desde la perspectiva de un mecanismo evaluador del nivel de exposición
de las empresas e instituciones a riesgos de fraudes y demás hechos ilícitos,
utilizando para ello un plano objetivo y real como lo es la Administración Pública,
todo esto en función de lograr el objetivo propuesto: Describir la auditoria forense
como un nuevo enfoque para evaluar riesgos de fraude en la Administración
Pública.
De igual forma, la investigación es considerada de carácter descriptivo,
porque parte del hecho de que existe una realidad que apenas se conoce, pero que
al mismo tiempo constituye un aspecto relevante e interesante para que se lleven a
cabo ciertos avances y desarrollos. En este sentido, se concuerda con Tamayo y
Tamayo (2000) ya que esta comprende la descripción, registro, análisis e
interpretación de la naturaleza de la auditoría forense bajo este nuevo enfoque y la
estructura de los sistemas de gestión de riesgos y control empleados en la
Administración Pública, a través del acopio de técnicas y estadísticas con su
correspondiente interpretación.
Diseño de la Investigación
Con el fin de recolectar la información necesaria para responder a las
preguntas de investigación, se utilizó un plan de trabajo apoyado en un diseño de
campo, el cual de acuerdo a lo dicho por Muñoz (1998) se puede definir como la
actividad por medio de la cual la investigadora puede obtener los datos de las
instituciones públicas acerca de los riesgos de fraude que atentan contra el
patrimonio, a la vez que observa el desarrollo de las prácticas administrativas y
contables para su gestión, estudiados en su ambiente natural, así como la
determinación de los elementos de la auditoría forense como un mecanismo
preventivo para minimizarlos. Este estudio se basó por tanto, en datos primarios,
que se obtuvieron directamente de la realidad.
Cabe destacar, que este tipo de diseño de investigación contribuyó con la
investigadora a observar el fenómeno digno de estudio en su propio ambiente, ya
que el estudio realizado, surgió de la realidad y la información requerida por él, se
obtuvo directamente de ella. Al mismo tiempo, para cumplir con los objetivos de
estudio, también fue necesario el empleo de datos secundarios, provenientes de
fuentes bibliográficas, tales como informes de otras investigaciones similares,
información existente en la normativa legal aplicable, entre otros.
Población y Muestra
Debido a que el trabajo de investigación se desarrolla en el ámbito del sector
público, el universo digno de estudio, haciendo referencia a lo expuesto por
Baptista (1998) estuvo conformado por los Coordinadores de Gestión de las
Instituciones Públicas pertenecientes a la administración descentralizada del
estado Trujillo, la cual conforma un universo de quince (15) individuos dignos de
estudio, quienes tienen responsabilidad administrativa de las actividades y
procesos de cada una de ellas.
Por otra parte, debido a que la Contraloría del Estado es el órgano
establecido constitucionalmente para llevar a cabo el control de los recursos
asignados a estos organismos, velando por la eficacia, eficiencia, transparencia y
buen funcionamiento de la Administración Pública Estadal, mediante actividades
de inspección y auditorías, se consideró pertinente trabajar directamente con ella a
través de la titular de la Dirección de Control de la Administración Pública
Estadal Descentralizada.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Para esta investigación se tomaron en consideración diferentes herramientas
para la recolección de la información, que van desde la observación directa hasta
el manejo de cuestionarios, que según Tamayo y Tamayo (2000) constituyen una
forma concreta de la técnica de observación, logrando que la investigadora fije su
atención en los indicadores que conforman las variables dignas de observación,
reduciendo así, la realidad a datos esenciales. También se trabajó con
cuestionarios tipo entrevista.
Validación del Instrumento del Investigación
Considerando que el instrumento de medición debe contener representados a
todos los ítems del dominio de contenido de las variables a medir, y su validez se
traduce en el grado en que la medición representa al concepto medido, se señala
que para la elaboración del instrumento se solicitó la colaboración de juicios
expertos de docentes especialistas en la materia, a quienes se les hizo entrega del
instrumento, un cuadro de validación y la guía con el problema y los objetivos de
investigación, para su respectiva verificación y la realización de los ajustes
necesarios.
Confiabilidad del Instrumento de Investigación
Entendiéndose como confiabilidad del instrumento de investigación al grado
en que su aplicación repetida a los mismos sujetos genera iguales resultados, en el
presente estudio para determinar la confiabilidad del instrumento de medición se
realizó la prueba del Coeficiente del Alfa de Cronbach, que apoyada en
Hernández S. y otros (1992) “ es la técnica que requiere una sola administración
del instrumento de medición y genera valores que oscilan entre 0 y 1” su
interpretación indica que, cuanto más se acerque el índice al extremo 1, mejor es
la confiabilidad, considerando una confiabilidad respetable a partir de 0,80.
Fórmula del coeficiente de Cronbach
� =
Donde:
� = Alfa
= la varianza de cada ítem.
= la varianza total
K = el número de preguntas o ítems.
Al sustituir los valores obtenidos se procedió a la aplicación de la fórmula
correspondiente:
� = 45 1- 3.35
45 - 1 125.89
�
� = [ 1.022 ] [ 1 - 0.027 ]
� = [ 1.022 ] [ 0.97 ]
� = 0.99134 ��� = 0.99
Procedimiento de la Investigación
El estudio se constituyó en fases con la finalidad de realizar un trabajo de
investigación, coordinado, organizado y coherente:
1.-Fase Inicial: Se llevaron a cabo pasos importantes, entre los que destacan:
ubicación del tema a ser investigado, planteamiento y formulación del mismo, así
como el establecimiento de los objetivos de investigación y sistema de variables.
2.-Fase Documental: Se seleccionó y extrajo la información pertinente al
objeto de estudio; para dar cumplimiento con el marco teórico y cada uno de los
elementos que lo constituyen, previa ordenación de la información mediante un
sistema de fichas.
3.-Fase de Campo: Se aplicaron las técnicas e instrumentos necesarios sobre
la muestra seleccionada previamente para la investigación.
4.-Fase Conclusiones: Se establecieron las conclusiones pertinentes a las
investigación, donde se reflejaron las respuestas a cada uno de los objetivos
trazados, y a la vez se plasmaron las recomendaciones pertinentes a las
necesidades reflejadas al problema planteado
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
El presente capítulo recoge el análisis e interpretación de los resultados
obtenidos luego de la aplicación de los instrumentos de recolección de datos
durante la fase de campo, que permitió la descripción de las prácticas
administrativas y contables que forman parte de la gestión de riesgos de la
Administración Pública, así como la comprensión de la auditoría forense bajo un
nuevo enfoque que busca la aportación de nuevos elementos para el tratamiento
de los riesgos de actos fraudulentos.
Resultados del Cuestionario
1.- ¿Existe una misión que permite comprender la especificidad de las
funciones institucionales?
Tabla Nº 1: Especificidad de las funciones institucionales.
ALTERNATIVA FR %
SI 15 100
NO 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El total de los coordinadores de gestión encuestados, señalaron que la
institución que presiden si cuenta con una misión que le permite comprender la
especificidad de las funciones institucionales.
100%
0
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Grafico Nº 1: Especificidad de las funciones institucionales
En este sentido, los resultados evidencian que las instituciones públicas que
conforman la muestra en su totalidad, poseen una misión concreta y especifica
que determina las funciones para lo cual han sido creadas, lo cual se ajusta a lo
establecido por la Ley Orgánica de la Administración Publica en su Art. 16 donde
se expone como requisito para los órganos y entes administrativos la “ indicación
de su finalidad y delimitación de sus competencias o atribuciones” asimismo el
Art 19 de la referida Ley también establece lo siguiente: “ La actividad de las
unidades administrativas sustantivas de los órganos y entes de la Administración
Pública se corresponderá y ceñirá a su misión...”
2.- ¿Existen objetivos identificados a mediano y largo plazo?
Tabla Nº 2: Identificación de objetivos a mediano y largo plazo.
ALTERNATIVA FR %
SI 07 47
NO 08 53
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 53% de los coordinadores encuestados manifestó que la institución que
ellos dirigen no cuenta con objetivos identificados a mediano y largo plazo,
mientras que un 47% manifestó que si.
47%
53%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 2: Identificación de objetivos a mediano y largo plazo
De acuerdo a los resultados, la mayoría de las instituciones públicas que
hacen vida en el estado no identifica sus objetivos a mediano y largo plazo,
incumpliendo de esta manera con lo establecido en el Art. 18 de la Ley Orgánica
de Administración Pública que dice que: “ El funcionamiento de los órganos y
entes de la Administración Pública se sujetará a las políticas, estrategias, metas y
objetivos que se establezcan en los respectivos planes estratégicos y compromisos
de gestión” trayendo como consecuencia la dificultad para identificar los factores
internos y externos que podrían afectar la consecución de los mismos y la
determinación con éxito de criterios para medir su rendimiento.
3.- ¿Para el desempeño de sus funciones, la gerencia se vale de la
planificación estratégica, la cual dispone de calidad en todos sus niveles
(Planificación, Organización, Evaluación y Reajuste)?
Tabla Nº 3: Planificación estratégica.
ALTERNATIVA FR %
SI 09 60
NO 06 40
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 60% de los encuestados dijo que para el desempeño de sus funciones, la
gerencia si se vale de la planificación estratégica, la cual dispone de calidad en
todos sus niveles; un 40% dijo que no la utilizan.
60%
40%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 3: Planificación estratégica
De estos resultados se desprende, que si bien una fracción importante de la
Administración Pública en el estado Trujillo utiliza la planificación estratégica
como herramienta para el desempeño de sus funciones en concordancia con la Ley
Orgánica de Planificación, una significativa minoría aun no toma conciencia de la
importancia de esta herramienta y sigue sin tomar en cuenta la función
institucional de la planificación, la cual es de carácter permanente y sujeta a
evaluación periódica tal como lo establecen también los Art 16 y 17 de las
Normas de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República.
4.- ¿Los objetivos definidos están jerarquizados por su importancia?
Tabla Nº 4: Jerarquización de los objetivos
ALTERNATIVA FR %
SI 08 53
NO 07 47
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 53% de los coordinadores indicó que los objetivos de las instituciones
que manejan si se encuentran jerarquizados por su importancia, sin embargo el
47% indicó que no.
53%
47%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 4: Jerarquización de los objetivos
Estos resultados demuestran que una mayoría discreta de las instituciones
que conforman la Administración Pública en el estado tiene sus objetivos
debidamente jerarquizados por su importancia, sin embargo dado que la mayoría
de las instituciones no posee objetivos específicos (Item Nº 2) que se integren a
los objetivos globales, aun cuando estos últimos conserven un orden según su
importancia, se torna cuesta arriba la óptima realización del “ principio de eficacia
en el cumplimiento de los objetivos y metas fijados” plasmado en el Art. 19 de la
Ley Orgánica de la Administración Pública y el “ esquema de cascada” planteado
por el modelo COSO ERM que propone la alineación de los objetivos con las
estrategias para asumir cada nivel con mayor especificidad.
5.- ¿Se coordinan efectivamente las actividades de los departamentos de la
organización?
Tabla Nº 5: Coordinación de las actividades
ALTERNATIVA FR %
SI 10 67
NO 05 33
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los encuestados afirmaron que la institución que dirigen coordina
de manera efectiva las actividades de los departamentos que la integran, en tanto
que el 33% dijeron que no lo hacen.
67%
33%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 5: Coordinación de las actividades
Los resultados arrojados evidencian que la mayoría de los encuestados
coordinan efectivamente las actividades de los departamentos que conforman las
instituciones que dirigen. Ahora bien, no se puede obviar el desconocimiento por
parte de un importante sector acerca del significado de planificación estratégica,
lo cual quedó evidenciado en los resultados obtenidos en el Item Nº 3, lo que
demuestra que en la Administración Pública aun queda mucho camino que
recorrer en este sentido.
6.- ¿Se ejerce un control efectivo sobre las actividades que desarrollan los
diferentes departamentos de la organización?
Tabla Nº 6: Control de las actividades
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de la muestra expresó que si ejercen un control efectivo sobre las
actividades que desarrollan los diferentes departamentos de la organización, el
27% dijo que este control no es efectivo.
73%
27%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 6: Control de las actividades
Según los resultados en gran parte de la Administración Pública se ejerce un
control efectivo de las actividades internas, tomando en cuenta que debe existir
una debida revisión y autorización en todos los niveles de las actividades que se
realizan dentro del organismo, en apego al Art 18 de la Ley Orgánica de
Administración Pública que establece que “ El funcionamiento de los órganos y
entes de la Administración Pública...comprenderá el seguimiento de las
actividades, así como la evaluación y control del desempeño institucional y de los
resultados alcanzados”
7.- ¿La gerencia procura un clima laboral participativo y de trabajo
mancomunado para el logro de objetivos y metas?
Tabla Nº 7: Ambiente adecuado para el logro de los objetivos y metas
ALTERNATIVA FR %
SI 12 80
NO 03 20
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 80% de los encuestados manifestó que la gerencia si procura un clima
laboral participativo y de trabajo mancomunado para el logro de objetivos y
metas, mientras que el 20% manifestó que no.
80%
20%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 7: Ambiente adecuado para el logro de los objetivos y metas
De estos resultados, se deduce que en su mayoría las instituciones públicas
procuran para sus empleados un clima de participación y trabajo en equipo con el
fin de dar cumplimiento a los objetivos y metas trazados por la gerencia, dando
cumplimiento a lo establecido en el Art 15 de las Normas de Control Interno que
indica que las decisiones adoptadas deben procurar, entre otras cosas, la
motivación del personal hacia la consecución de los objetivos y metas
establecidos; en otras palabras, se resalta la importancia de crear un ambiente en
el que los empleados desarrollen “ sentimientos positivos” acerca de la entidad
donde laboran y se sientan identificados con las actividades que desarrollan; no en
vano, esta es una de las premisas fundamentales de los principales programas y
controles de fraude.
8.- ¿Se asegura que los controles internos contribuyen al logro de los
resultados esperados de la gestión?
Tabla Nº 8: Aseguramiento integral de los controles internos
ALTERNATIVA FR %
SI 10 67
NO 05 33
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los coordinadores aseguró que los controles internos de las
instituciones que dirigen si contribuyen al logro de los resultados esperados de la
gestión, mientras que un 33% de ellos no lo aseguró.
67%
33%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 8: Aseguramiento integral de los controles internos
De acuerdo a estos resultados, se parte que si bien una fracción importante
de la muestra aseguró que los controles internos contribuyen al logro de los
resultados esperados, en concordancia con el Art 10 de las Normas de Control
Interno que establecen que: “ Los niveles directivos y gerenciales de los
organismos o entidades deben vigilar permanentemente la actividad
administrativa de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tienen a
su cargo” , otra fracción parece no mostrar preocupación por alcanzar las metas y
mejorar la gestión, lo cual es preocupante.
9.- ¿Se evalúa el sistema de control interno de la organización y se formulan
recomendaciones para mejorarlo?
Tabla Nº 9: Evaluación de sistema de control interno
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los encuestados dice que si se evalúa el sistema de control
interno de la organización y se formulan las recomendaciones para mejorarlo, solo
el 27% dijo que no.
73%
27%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 9: Evaluación de sistema de control interno
Como se puede apreciar, la mayoría de los encuestados afirmaron que se
lleva a cabo la evaluación del sistema del control interno y la formulación de las
recomendaciones que diere lugar para mejorarlo, cumpliendo con su
responsabilidad, pues es obligación de la dirección mostrarse diligente; al respecto
Mainou (2000) expone que la gerencia: “ ...debe verificar el sistema para
cerciorarse del cumplimiento de los procedimientos establecidos, de que se tienen
en cuenta los cambios en la situación operacional y que se adoptan las medidas
correctoras oportunas cuando existan anomalías en el sistema” . Sin embargo, aun
puede apreciarse que una fracción importante, aunque menor, no se muestra presta
a asumir esta responsabilidad.
10.- De ser afirmativa la respuesta anterior ¿Cada cuánto tiempo se realiza
esta evaluación?
Tabla Nº 10: Regularidad de la evaluación del control interno
ALTERNATIVA FR %
Semestral 0 0
Anual 01 09
Continua 10 91
TOTAL 11 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 91% de los que contestaron afirmativamente la pregunta anterior dijo que
esta evaluación se realiza de forma continua, tan solo el 9% dijo que lo hacia de
forma anual.
9%
91%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
Anual Continua
Gráfico Nº 10: Regularidad de la evaluación del control interno
Tal como se puede ver, la mayoría de los encuestados que aseguran que
realizan la revisión del control interno dentro de sus instituciones de forma
continua cumplen con el Art. 8 numeral 2 de las normas para el funcionamiento
coordinado de los sistemas de control externo e interno que le atribuye como
responsabilidad a cada organismo: “ Crear los sistemas y procedimientos de
control interno, asegurar su implantación, funcionamiento, evaluación periódica y
actualización, así como adoptar las acciones a que haya lugar para su
mejoramiento y eficacia”
11.- ¿Se promueve la aplicación de medidas correctivas?
Tabla Nº 11: Aplicación de medidas correctivas
ALTERNATIVA FR %
SI 9 60
NO 6 40
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 60% de la muestra expresó que si se promueve la aplicación de medidas
correctivas dentro de la institución, mientras que el 40% dijo que no.
60%
40%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 11: Aplicación de medidas correctivas
Los resultados muestran que, en efecto, la Administración Pública trata de
promover la aplicación de medidas correctivas, que le permitan tener, tal como lo
establece el artículo Nº 15 de las normas generales de control interno: “ ...la debida
concordancia y adecuación de la organización con sus planes y programas” y
“ establecer mecanismos para ejercer el control de las actividades de acuerdo con
lo programado” con el fin de optimizar el control interno, aun así, un gran
porcentaje no está adoptando las decisiones que se ajusten a sus planes y
programas para evitar desviaciones, lo que pone al descubierto una gran apatía por
parte de algunos jerarcas en el manejo de los recursos y las consecuencias que
deriven de ello.
12.- ¿Se evalúan las observaciones y recomendaciones formuladas por las
dependencias y los organismos encargados del control interno y externo?
Tabla Nº 12: Evaluación de observaciones y recomendaciones
ALTERNATIVA FR %
SI 10 67
NO 05 33
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de la muestra aseguró que si se evalúan las observaciones y
recomendaciones formuladas por las dependencias y los organismos encargados
del control interno y externo, tan solo el 33% dijo que esto no se hace.
67%
33%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 12: Evaluación de observaciones y recomendaciones
En este sentido, se puede decir que en la mayoría de las instituciones existe
un seguimiento a las observaciones y recomendaciones formuladas por estos
organismos, cumpliendo así con el Art 10 de las normas generales de control
interno que establece claramente este deber para los niveles directivos y
gerenciales de los organismos o entidades públicas y el Art. 8 numeral 3 de las
normas para el funcionamiento coordinado de los sistemas de control externo e
interno que establece la implantación de: “ las medidas correctivas señaladas en los
informes y recomendaciones de los órganos de control interno y/o externo, según
corresponda, siempre que no sean manifiestamente inconstitucionales o ilegales”
13.- ¿Verifica la legalidad de los procesos, operaciones institucionales y el
acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del
organismo?
Tabla Nº 13: Verificación y acatamiento de políticas
ALTERNATIVA FR %
SI 13 87
NO 02 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 87% de los encuestados dijo que si verifican la legalidad de los procesos,
operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las
máximas autoridades del organismo, no obstante un 13% dijo que no realizan esta
verificación.
87%
13%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 13: Verificación y acatamiento de políticas
De estos resultados se desprende, que en gran porción de los entes públicos
encuestados se realiza la verificación y el acatamiento de las políticas establecidas
ya que la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal establece en el Art. 39 lo siguiente: “ Los gerente, jefes
o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro
organizativo especifico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las
normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos
de control interno...” por lo tanto estas normas son impartidas y del conocimiento
de todos los empleados y funcionarios con el fin de que se responsabilicen de sus
actuaciones ante una sola autoridad.
14.- ¿Se orientan los procesos hacia el conocimiento y satisfacción de las
necesidades de la comunidad?
Tabla Nº 14: Orientación de los procesos para satisfacer las necesidades de la
comunidad
ALTERNATIVA FR %
SI 13 87
NO 02 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 87% indicó que los procesos de la institución que dirigen si se orienta
hacia el conocimiento y satisfacción de las necesidades de la comunidad, mientras
que un 13% indicó lo contrario.
87%
13%20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 14: Orientación de los procesos para satisfacer las necesidades de la
comunidad
Como se puede apreciar, la mayoría de los coordinadores de gestión
orientan los procesos internos hacia el conocimiento y satisfacción de las
necesidades de la comunidad, tomando en consideración el tamaño y la estructura
organizativa de los entes que tienen a su cargo, los cuales deben ser
proporcionales y consistentes con los fines y propósitos asignados, en fiel
cumplimiento a lo establecido en el Art. 21 de la Ley Orgánica de la
Administración Pública, esto deja entrever que la estructura organizativa adoptada
por estas instituciones contribuyen con el cumplimiento de sus metas y objetivos y
propenden la utilización racional de los recursos del Estado.
15.- ¿Existe una estructura organizativa flexible, cónsona con la misión y los
objetivos planteados?
Tabla Nº 15: Estructura organizativa
ALTERNATIVA FR %
SI 13 87
NO 02 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 87% de los encuestados afirmó que cuentan con una estructura
organizativa flexible, cónsona con la misión y los objetivos planteados; el 13% lo
negó.
87%
13%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 15: Estructura organizativa
En consecuencias, se puede decir que una fracción importante de las
organizaciones y entes públicos facilita el cumplimiento de la misión y los
objetivos planteados, gracias a que posee una estructura organizativa flexible, en
este sentido, el Art 22 de la Ley Orgánica de la Administración Pública establece
que: “ La organización de la Administración Pública perseguirá la simplicidad
institucional y la transparencia en su estructura organizativa, asignación de
competencias, adscripciones administrativas y relaciones interorgánicas” , esto con
el fin de proveer una mayor comprensión y participación, en caso de ser necesario,
de particulares que brinden la información y ayuda adecuada para resolver un
determinado asunto.
16.- ¿Se planifica en función de prestar los servicios que se corresponden con
los ofertados?
Tabla Nº 16: Planificación de los servicios ofertados
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los coordinadores dijo que si planifican en función de prestar los
servicios que se corresponden con los ofertados, sin embargo el 27% de los
encuestados reconoció que esto no lo hacen.
73%
27%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 16: Planificación de los servicios ofertados
Los resultados arrojados revelan que si bien, en gran medida se lleva a cabo
una planificación presupuestaria en las instituciones públicas en función de prestar
los servicios que se corresponden con los ofertados, existe una importante
fracción, aunque menor, que no emplea esta significativa herramienta, aun cuando
el Art 16 de las Normas de Control Interno establece que “ La planificación debe
ser una función institucional permanente, sujeta a evaluación periódica” esto con
el fin de evitar desvíos de los recursos destinados al cumplimiento de los fines
institucionales.
17.- ¿Se evalúan los resultados de la gestión a fines de determinar la eficacia,
eficiencia y economía de las operaciones?
Tabla Nº 17: Evaluación de resultados de la gestión
ALTERNATIVA FR %
SI 12 80
NO 03 20
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 80% de los encuestados dijo que si se evalúan los resultados de la gestión
a fines de determinar la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones; el 20%
reveló que no realizan esta evaluación. 80%
20%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 17: Evaluación de resultados de la gestión
De acuerdo con los resultados, la mayoría de los coordinadores evalúa los
resultados de la gestión a fines de determinar la eficacia, eficiencia y economía de
las operaciones en concordancia con el Art 132 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público que establece que el sistema de
control interno en todos sus aspectos (incluido el presupuestario) debe ser
evaluado en criterios de eficacia, eficiencia y economía.
18.- ¿Cuentan con personal especializado asignado a las tareas de
planificación y programación de las actividades?
Tabla Nº 18: Personal especializado
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los coordinadores dijo contar con personal especializado
asignado a las tareas de planificación y programación de actividades, pero un 27%
dijo que no. 73%
27%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfica Nº 18: Personal especializado
De estos resultados se extrae que en gran parte la Administración Pública
del estado posee personal especializado asignado a las tareas de planificación y
programación de las actividades en cumplimiento del Art 18 de la Ley Orgánica
de Administración Financiera del Sector Público que establece que: “ Las
autoridades correspondientes designarán a los funcionarios encargados de las
metas y objetivos presupuestarios, quienes participarán en su formulación y
responderán del cumplimiento de los mismos y la utilización eficiente de los
recursos asignados” de esta forma cada ente u organismo de la Administración
Pública contará con personal idóneo, dispuesto a acatar las normas e instructivos
técnicos dictados por la Oficina Nacional de Presupuesto.
19.- ¿La planificación se revisa periódicamente en función de las
contingencias?
Tabla Nº 19: Revisión de la planificación
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los encuestados afirmó que la planificación se revisa
periódicamente en función de las contingencias; el 27% dijo que no realiza esta
revisión.
73%
27%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 19: Revisión de la planificación
Estos resultados muestran que en gran medida la planificación si es revisada
en función de las contingencias dentro de las instituciones públicas, pues como se
explicó en un ítem anterior esta debe estar sujeta a evaluaciones periódicas, ahora
bien el Art 8 literal b de las normas generales de control interno establecen que “ el
sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios,
contables, administrativos y operativos del organismo o entidad y no un área
independiente, individual o especializada” por lo tanto tal como lo expresa el Art
9 de las precitadas normas estos “ deben estar sometidos a las pruebas selectivas y
continuas de seguimiento y exactitud” si se quiere detectar con prontitud cualquier
desviación.
20.- ¿Se considera como factor fundamental de la organización lo relacionado
con la calidad del trabajo y desarrollo de las potencialidades individuales y
de grupos?
Tabla Nº 20: Calidad del trabajo
ALTERNATIVA FR %
SI 10 67
NO 05 33
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los encuestados expresó que si se considera como factor
fundamental de la organización lo relacionado con la calidad del trabajo y
desarrollo de las potencialidades individuales y de grupos, no obstante un 33%
dijo que esto no se toma en consideración.
67%
33%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 20: Calidad del trabajo
De estas resultas se desprende que aunque en su mayoría los coordinadores
de gestión contestaron afirmativamente, queda claro que aún no se cumple a
plenitud el Art 63 de la Ley del Estatuto de la Función Pública que señala que al
funcionario público hay que “ habilitarlo para que asuma nuevas
responsabilidades, se adapte a los cambios culturales y de las organizaciones, y
progresar en la carrera como funcionario o funcionaria público” esto perjudica el
sentido de permanencia en el ente y la motivación de prestar un mejor servicio.
21.- ¿La institución posee planes de adiestramiento de personal?
Tabla Nº 21: Adiestramiento del personal
ALTERNATIVA FR %
SI 9 60
NO 6 40
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 60% de la muestra dijo que la institución si posee planes de
adiestramiento de personal, mientras que un 40% dijo que no.
60%
40%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 21: Adiestramiento del personal
De acuerdo con las cifras obtenidas, la mayoría de las instituciones públicas
cuenta con planes de adiestramiento para su personal, pero se sigue evidenciando
la poca atención que tiene el funcionario público en cuanto a su formación, lo que
genera preocupación no solo porque se está incumpliendo con la normativa legal,
especialmente la Ley del Estatuto de la Función Pública que habla acerca del
desarrollo y capacitación técnico, profesional y moral que debe tener el
funcionario público; sino porque también se dejan de corregir deficiencias en la
gestión y se presentan dificultades para incorporar nuevas tecnologías que
mejoren la eficiencia de las actividades, ya que el funcionario no va a estar
preparado para desempeñar funciones más complejas.
22.- En caso de ser afirmativa la respuesta anterior, ¿Con qué frecuencia se
ejecutan?
Tabla Nº 22: Frecuencia de los planes de adiestramiento de personal
ALTERNATIVA FR %
Trimestral 6 67
Semestral 2 22
Anual 1 11
TOTAL 9 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los coordinadores que contestó afirmativamente la pregunta
anterior, dijo que estos planes de adiestramiento se ejecutan de forma trimestral,
otro 22% manifestó que se ejecutan de forma semestral y un 11% indicó que los
realiza de forma anual.
22%
11%
67%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
67%
Semestral Anual Trimestral
Gráfico Nº 22: Frecuencia de los planes de adiestramiento de personal
Los resultados logrados demuestran, que en gran medida la frecuencia de
aplicación de estos planes es de forma trimestral, demostrando que el recurso
humano de la Administración Pública también es un factor que requiere un
mejoramiento continuo, en este sentido la Ley del Estatuto de la Función Pública
establece en su Art. 12 que el fin de los planes de personal es “ la óptima
utilización del recurso humano tomando en consideración los objetivos
institucionales, la disponibilidad presupuestaria y las directrices que emanen de
los órganos de gestión de la función pública”
23.- ¿Se revisan frecuentemente las condiciones de remuneración del
personal?
Tabla Nº 23: Condiciones salariales del personal
ALTERNATIVA FR %
SI 12 80
NO 03 20
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 80% de los encuestados dijo que si se revisan frecuentemente las
condiciones de remuneración del personal; el 20% dijo que no.
80%
20%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 23: Condiciones salariales del personal
De acuerdo a los resultados obtenidos la mayoría de los coordinadores
aseveró que la remuneración del personal es revisada con frecuencia, en
cumplimiento con el Art 55 de la Ley del Estatuto de la Función Pública que
establece que: “ El sistema de remuneraciones que deberá aprobar mediante
decreto el Presidente o Presidenta de la República...establecerá las normas para la
fijación, administración y pago de sueldos iniciales” además de otros beneficios y
asignaciones que por razones de servicio deban otorgarse a los funcionarios o
funcionarias públicos.
24.- ¿La selección y búsqueda del personal atiende a los requisitos de la
descripción del cargo?
Tabla Nº 24: Selección del personal
ALTERNATIVA FR %
SI 13 87
NO 02 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 87% de los encuestados expresó que la selección y búsqueda del personal
si atiende a los requisitos de la descripción del cargo, solo el 13% dijo que esto no
se cumplía.
87%
13%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 24: Selección del personal
De acuerdo con las cifras obtenidas se puede apreciar que en importante
fracción, la Administración Pública si atiende a los requisitos de la descripción del
cargo a la hora de seleccionar su personal, atendiendo al principio establecido en
la Constitución en su Art. 146 que establece que: “ Los cargos de los órganos de la
Administración Pública son de carrera” de igual forma el Art 40 de la Ley del
Estatuto de la Función Pública establece que el proceso de selección se basará en
las aptitudes, actitudes y competencias por medio de concursos públicos sin
discriminación alguna.
25.- ¿Cuenta con un sistema de incentivos económicos para promoción
interna que estimule la permanencia y el desarrollo individual?
Tabla Nº 25: Estímulos de permanencia y desarrollo del personal
ALTERNATIVA FR %
SI 6 40
NO 9 60
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 60% dijo que no cuentan con un sistema de incentivos económicos para
promoción interna que estimule la permanencia y el desarrollo individual,
mientras que el 40% considera que si.
40%
60%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 25: Estímulos de permanencia y desarrollo del personal
Los resultados alcanzados evidencian que la mayoría de los empleados del
sector público no goza de un sistema de incentivos económicos para promoción
interna que los estimule a permanecer en la institución, esto contrasta con los
resultados obtenidos en el Ítem Nº 23 y resulta por demás interesante, que aunque
el sistema de remuneraciones es revisado constantemente, estos beneficios de
alguna manera no están siendo asimilados por los funcionarios y empleados
públicos, lo que hace pensar que es el sistema de evaluación el que no está dando
resultados, porque es este sistema el que sienta las bases de una justa
remuneración; así lo establece el Art 61 de la Ley del Estatuto de la Función
Pública: “Con base en los resultados de la evaluación, la oficina de recursos
humanos propondrá los planes de capacitación y desarrollo del funcionario o
funcionaria público y los incentivos y licencias del funcionario en el servicio”
26.- ¿Existen políticas que le permiten verificar la necesidad, el origen y
justificación de los gastos?
Tabla Nº 26: Políticas de gastos
ALTERNATIVA FR %
SI 13 87
NO 02 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 87% de lo coordinadores afirmó la existencia de políticas que le permiten
verificar la necesidad, el origen y justificación de los gastos; el 13% negó su
existencia.
87%
13%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 26: Políticas de gastos
Conforme a estos resultados, se puede decir que gran parte de los
coordinadores encuestados afirma que en sus respectivas instituciones existen
políticas que les permiten verificar la necesidad, el origen y la justificación de los
gastos cumpliendo de esta manera con el Plan Operativo Anual, vinculado a la
política de gastos contenida en la Ley de Presupuesto, tal como lo establece la Ley
Orgánica de Régimen Presupuestario en su Art 12 numeral 2 donde establece
como una información esencial: “ La política de gastos y su vinculación con el
Plan Operativo Anual”
27.- ¿Cuentan con normas y procedimientos que le permitan verificar
aspectos técnicos, legales y presupuestarios de los compromisos y pagos?
Tabla Nº 27: Normas y procedimientos para verificación de compromisos y pagos
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los encuestados manifestó que cuentan con normas y
procedimientos que le permitan verificar aspectos técnicos, legales y
presupuestarios de los compromisos y pagos; el 27% manifestó que no cuentan
con ello.
73%
27%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 27: Normas y procedimientos para verificación de compromisos y
pagos
Sin duda, de acuerdo a esto resultados la mayoría de las instituciones si
cuentan con normas y procedimientos que le permitan verificar aspectos como
validez, razonabilidad, autorización y registro los cuales deben cumplir con la
legislación vigente y servir de base para presentar a la dirección unas
recomendaciones constructivas, por lo que se hace referencia a Mainou (2000)
quien resalta que “ La introducción y funcionamiento de un tipo específico de
control de gastos, constituye un factor vital del sistema de control global”
28.- ¿Cumplen con las disposiciones concernientes al ingreso y gasto público
constituidas en las leyes, reglamentos y cualquier otro instrumento normativo
de la gestión administrativa?
Tabla Nº 28: Cumplimiento de las disposiciones pertinentes al ingreso y gasto
público
ALTERNATIVA FR %
SI 14 93
NO 01 7
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 93% de los encuestados dijo que si cumplen con las disposiciones
concernientes al ingreso y gasto público constituidas en las leyes, reglamentos y
cualquier otro instrumento normativo de la gestión administrativa, tan solo un 7%
dijo que no.
93%
7%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 28: Cumplimiento de las disposiciones pertinentes al ingreso y gasto
público
Evidentemente estos resultados demuestran que en la mayoría de las
instituciones públicas del estado si cumplen con las disposiciones legales y
normativas, teniendo en cuenta que la utilización de los bienes y el gasto de los
recursos que integran el patrimonio público debe hacerse de la manera prevista en
la Ley Orgánica del Régimen Presupuestario, que en su Art. 2 establece que los
presupuestos públicos deberán expresar “ los planes nacionales y locales dentro del
marco del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación...en aquellos
aspectos que exigen, por parte del sector público, captar y asignar recursos
conducentes al cumplimiento de las metas” por lo que la Ley Contra la
Corrupción advierte en su Art 18 lo siguiente: “ los funcionarios y empleados
públicos deberán utilizar los bienes y recursos públicos para los fines previstos en
el presupuesto correspondiente” .
29.- ¿Cuenta con un sistema de control presupuestario que le permita
registrar y controlar el presupuesto, sus modificaciones y las transacciones
efectivamente realizadas por la entidad?
Tabla Nº 29: Disposición de un sistema de control presupuestario
ALTERNATIVA FR %
SI 14 93
NO 01 7
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 93% de los coordinadores encuestados indicó que si cuentan con un
sistema de control presupuestario que le permita registrar y controlar el
presupuesto, sus modificaciones y las transacciones efectivamente realizadas por
la entidad, solamente un 7% indicó que no cuentan con ello.
93%
7%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 29: Disposición de un sistema de control presupuestario
Definitivamente, estos resultados demuestran que las instituciones públicas
cuentan de manera mayoritaria con un sistema de control presupuestario tal como
lo establece el Art 39 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario “ Para cada
ejercicio presupuestario, los organismos públicos ejecutores del presupuesto
programarán la ejecución física y financiera, especificando entre otros aspectos,
los compromisos y desembolsos máximos que podrán contraer o efectuar para
cada sub-período del ejercicio presupuestario”
30.- En caso de ser afirmativa la respuesta anterior, según su opinión Ud.
considera que el sistema de control presupuestario que posee la institución
es:
Tabla Nº 30 Consideraciones acerca del sistema de control presupuestario
ALTERNATIVA FR %
Efectivo 6 43
Regular 8 57
Deficiente 0 0
TOTAL 14 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 53% de los encuestados que contestó afirmativamente la pregunta
anterior, reveló que el sistema de control presupuestario que poseen las
instituciones que dirigen es regular; el 47% lo consideró efectivo.
57%
43% 0%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
Regular Efectivo Deficiente
Gráfico Nº 30: Consideraciones acerca del sistema de control presupuestario
En contraste con la pregunta anterior, estos resultados revelan que aunque la
mayoría de las instituciones públicas del estado cuentan con un sistema de control
presupuestario, gran parte de los coordinadores de gestión lo considera regular,
admitiendo que el sistema presenta deficiencias que hay que mejorar; tomando
como referencia lo dicho por Mainou (2000) “ la existencia de un presupuesto bien
planificado es una de las formas de control mas eficaces” se puede decir que los
sistemas de control presupuestario deben ser fortalecidos para garantizar la
continuidad de los programas y las inversiones socio económicas que aportan al
desarrollo sustentable del país.
31.- El control en la ejecución del presupuesto de acuerdo con la
programación se lleva a cabo de forma:
Tabla Nº 31: Frecuencia en el control de la ejecución presupuestaria
ALTERNATIVA FR %
Mensual 14 93
Trimestral 01 7
Semestral 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 93% de los encuestados señaló que el control en la ejecución del
presupuesto de acuerdo con la programación se lleva a cabo de forma mensual,
tan solo un 7% señaló que lo realiza trimestralmente.
7%
93% 0%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
Trimestral Mensual Semestral
Gráfico Nº 31: Frecuencia en el control de la ejecución presupuestaria
Las cifras obtenidas indican que de forma mayoritaria las instituciones
controlan la ejecución de su presupuesto de acuerdo con su programación
mensual, ajustándose al plan operativo anual, a la vez que cumple con el Art. 40
de la Ley Orgánica del Registro Presupuestario que establece que “ Los
organismos público deberán participar los resultados de la ejecución del
presupuesto a la Oficina Central de Coordinación y Planificación, a la Oficina
Central de Presupuesto y a la Dirección Nacional de Contabilidad
Administrativa” . Esto con el fin de que la Oficina Central de Presupuesto informe
al final de cada trimestre al Presidente acerca del cumplimiento de las metas
programadas.
32.- ¿Los registros de contabilidad están respaldados por los documentos de
soportes que determina la normativa legal y reglamentaria?
Tabla Nº 32: Respaldo de los registros contables
ALTERNATIVA FR %
SI 15 100
NO 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El total de los encuestados manifestó que los registros de contabilidad si
están respaldados por los documentos de soportes que determina la normativa
legal y reglamentaria.
100%
0
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 32: Respaldo de los registros contables
Sin duda alguna, de acuerdo a estos resultados las instituciones, en su
totalidad, cumplen con los respaldos que los registros de contabilidad deben tener
a través de los documentos de soporte, tal como lo establece el Art 10 de las
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público donde se deja claro que
estos registros “ deben estar respaldados por los documentos de soporte que
determine la normativa legal y reglamentaria, así como por las instrucciones
dictadas por los órganos competentes, como consecuencia de los sistemas de
contabilidad que se prescriban” . Asimismo el Art 23 literal A de las normas de
control interno establece que estos documentos “ deben contener información
completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de
archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo
estipulado legalmente”
33.- ¿La organización ha implementado medidas para salvaguardar los
documentos contra incendios, sustracción o cualquier otro riesgo de pérdida?
Tabla Nº 33: Medidas para el resguardo y conservación de documentos
ALTERNATIVA FR %
SI 10 67
NO 05 33
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los coordinadores expresó que la organización si ha
implementado medidas para salvaguardar los documentos contra incendios,
sustracción o cualquier otro riesgo de pérdida, pero un 33% declaró que esto aun
no se ha hecho.
67%
33%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
SI NO
Gráfico Nº 33: Medidas para el resguardo y conservación de documentos
Estos resultados evidencian que gran parte de las instituciones públicas está
tomando conciencia acerca de la salvaguarda de sus documentos, pues ha
implementado medidas contra incendios, sustracción o cualquier otro riesgo de
pérdida, sin embargo aun existe una importante minoría que no lo ha hecho, en
desconocimiento al Art 23 de las Normas de Control Interno que responsabiliza a
las autoridades de los organismos a adoptar las medidas necesarias para el debido
resguardo y conservación de los documentos.
34.- ¿Posee los registros tales como diario, mayor y auxiliares que le permitan
llevar oportunamente el registro de las operaciones y producir los estados y
reportes financieros que se requieran?
Tabla Nº 34: Oportunidad en el registro de las operaciones
ALTERNATIVA FR %
SI 13 87
NO 02 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 87% de los encuestados dice que si poseen los registros tales como
diario, mayor y auxiliares que le permitan llevar oportunamente el registro de las
operaciones y producir los estados y reportes financieros que se requieran; el 13%
dice que no.
87%
13%
20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 34: Oportunidad en el registro de las operaciones
De estas resultas se desprende, que las instituciones en su mayoría cuentan
un sistema ajustado a las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público
que les permite el registro oportuno de sus operaciones tal como lo establece el
Art. 25 de las Normas Generales de Control Interno: “ Se establecerá un adecuado
sistema de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las operaciones
financieras realizadas por la entidad u organismo, el cual deberá sujetarse a las
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público” , de la misma manera la
norma establece que los asientos deben ser aprobados por un funcionario
competente, con el propósito de garantizar la correcta y exacta imputación en cada
cuenta de control.
35.- ¿Disponen de un mecanismo con información acerca del desempeño de la
organización para controlar y evaluar la gestión?
Tabla Nº 35: Mecanismos de control y evaluación de la gestión
ALTERNATIVA FR %
SI 5 33
NO 10 67
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los encuestados reconoce que no disponen de un mecanismo con
información acerca del desempeño de la organización para controlar y evaluar la
gestión; el 33% dijo que si.
33%
67%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
SI NO
Gráfico Nº 35: Mecanismos de control y evaluación de la gestión
Los resultados demuestran claramente, que de forma mayoritaria, las
instituciones del estado, no disponen de un mecanismo con información que los
ayude a conocer el desempeño de la organización, de manera que, puedan
controlar y evaluar su gestión efectivamente, tal como lo establece el Art. 31 de
las Normas Generales de Control Interno: “ La máxima autoridad jerárquica del
organismo o entidad, deberá garantizar la existencia de sistemas o mecanismos
con información acerca del desempeño de la organización, para controlar y
evaluar la gestión” . Por lo tanto, la mayoría de estas instituciones no cuentan con
el fundamento que se requiere para realizar una evaluación eficaz del desempeño
de los funcionarios públicos para la aplicación de incentivos y sanciones en
función del desempeño institucional.
36.- En caso de ser afirmativa la respuesta anterior ¿Este mecanismo les
permite identificar situaciones de riesgo de delitos y fraudes de manera
oportuna?
Tabla Nº 36: Identificación de riesgos de delitos y fraudes
ALTERNATIVA FR %
SI 2 40
NO 3 60
TOTAL 5 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 60% de los encuestados que respondieron afirmativamente la pregunta
anterior dijo que este mecanismo no les permite identificar situaciones de riesgo
de delitos y fraudes de manera oportuna; el 40% dijo que si.
40%
60%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
SI NO
Tabla Nº 36: Identificación de riesgos de delitos y fraudes
Estos resultados ponen de manifiesto, que una fracción mayoritaria de las
instituciones que posee un mecanismo con información acerca del desempeño de
las mismas, no dispone de la identificación oportuna de riesgo de delitos y
fraudes, razón por la cual, el problema que representa el no contar con un
mecanismo adecuado o lo suficientemente desarrollado, sigue latente; de acuerdo
a la reflexión que hace Malvicino (2004) que expresa que: “ La incertidumbre
respecto al comportamiento anticipable de los distintos elementos que constituyen
a la sociedad es ya una de las cuestiones a aceptar en cualquier estrategia si se
pretende entender los tiempos que corren” se puede decir que el Estado no está
afrontando la situación actual con visión de futuro que le advierta sobre escenarios
en los cuales deba asumir nuevos roles.
37.- ¿Se aplican políticas administrativas de supervisión y vigilancia para
minimizar las posibilidades de fraude?
Tabla Nº 37: Implementación de políticas para minimización del fraude
ALTERNATIVA FR %
SI 8 53
NO 7 47
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 53% de los coordinadores encuestados indicó que si se aplican políticas
administrativas de supervisión y vigilancia para minimizar las posibilidades de
fraude; el 47% indicó que no se aplican.
53%
47%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
SI NO
Gráfico Nº 37: Implementación de políticas para minimización del fraude
Los resultados obtenidos exponen que una fracción ligeramente mayor de
los encuestados se preocupa en aplicar este tipo de políticas administrativas,
obviamente estos resultado no son muy alentadores. Ahora bien, ya se tiene el
conocimiento de que el método COSO ERM integra las políticas como una
actividad de control para asegurar que las respuestas al riesgo se llevan a cabo de
manera adecuada y oportuna; si las instituciones públicas no se preocupan por
sentar las políticas necesarias en todos sus niveles y funciones perderá toda
posibilidad de hacer frente a los riesgos de fraude y mucho menos podrá
minimizar su incidencia dentro de la Administración Pública.
38.- ¿Se realiza seguimiento al cumplimiento de los controles
administrativos?
Tabla Nº 38: Seguimiento de los controles administrativos
ALTERNATIVA FR %
SI 11 73
NO 04 27
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los encuestados expresó que si se realiza seguimiento al
cumplimiento de los controles administrativos, pero un 27% expresó que no lo
realizaban.
73%
27%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
SI NO
Gráfico Nº 38: Seguimiento de los controles administrativos
Ciertamente, los resultados arrojaron que una parte importante de las
instituciones que conforman la Administración Pública en el estado realiza
seguimiento al cumplimiento de los controles administrativos; al respecto el Art. 9
de las Normas Generales de Control Interno establece dos tipo de pruebas para
verificar su capacidad de respuesta: las pruebas de cumplimiento que “ están
dirigidas a determinar sí dichos sistemas y mecanismos permiten detectar con
prontitud cualquier desviación en el logro de las metas y objetivos programados”
y las pruebas de exactitud que “ están referidas a la verificación de la congruencia
y consistencia numérica que debe existir en los registros contables entre sí y en los
estadísticos, y a la comprobación de la ejecución física de tareas y trabajos” . No
obstante, es triste que estas acciones no sean ejercidas por la totalidad de las
instituciones en el estado, provocando con ello que las medidas y los controles
administrativos pierdan su fuerza y no cumplan con el fin para los que fueron
creados.
39.- En caso de ser afirmativa la respuesta anterior, indique la frecuencia con
que se realiza este seguimiento:
Tabla Nº 39: Frecuencia del seguimiento de los controles administrativos
ALTERNATIVA FR %
Cada vez que se presenta una contingencia 0 0
De forma constante 6 55
Cuando se considera necesario 5 45
TOTAL 11 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 55% de los encuestados que respondieron afirmativamente la pregunta
anterior, indicó que este seguimiento se realiza de forma constante, mientras que
un 45% manifestó que lo realiza cuando lo considera necesario.
55%
45% 0%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
Constante Contingencia Necesario
Tabla Nº 39: Frecuencia del seguimiento de los controles administrativos
Como complemento, se puede decir que de acuerdo a estos resultados, sigue
presente la inconformidad, puesto que, aun cuando la mayoría de las instituciones
que dijo realizar el seguimiento a los controles administrativos lo hace de manera
constante, una parte importante manifestó que solo lo hace cuando lo considera
necesario perdiéndose de esta manera la objetividad del procedimiento.
40.- ¿Se llevan a cabo diagnósticos de amenazas que el entorno ofrece para
cometer delitos y fraudes?
Tabla Nº 40: Realización de diagnósticos de amenazas de fraude
ALTERNATIVA FR %
SI 4 27
NO 11 73
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 73% de los encuestados reconoció que las instituciones que dirigen no
llevan a cabo diagnósticos de amenazas que el entorno ofrece para cometer delitos
y fraudes; el 27% indicó que si lo hacen.
27%
73%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
0%
SI NO
Grafico Nº 40: Realización de diagnósticos de amenazas de fraude
Es evidente, dado los resultados, que una amplia mayoría de los
coordinadores encuestados no realizan los diagnósticos de amenazas que el
entorno ofrece para cometer delitos y fraudes, un factor a ser tomado en cuenta
para esto, por ejemplo lo constituyen las denuncias recibidas por el organismo, las
cuales según el Art. 13 de las Normas de Control Interno literal F deben ser
tomadas en consideración para la elaboración de criterios de economía,
objetividad, oportunidad y relevancia material aplicables al plan operativo anual.
De ahí que, el sector público luce dramáticamente vulnerable ante las situaciones
externas al no identificar los eventos que suceden en su entorno y puedan tener un
impacto negativo en la gestión.
41.- ¿Se han tomado medidas que maximicen la protección de la institución
luego de ser descubierto algún hecho irregular?
Tabla Nº 41: Implementación de medidas posteriores a un hecho irregular
ALTERNATIVA FR %
SI 15 100
NO 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El total de los encuestados manifestó que si han tomado medidas para
maximizar la protección de la institución luego de ser descubierto algún hecho
irregular.
100%
0
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
1
SI NO
Gráfico Nº 41: Implementación de medidas posteriores a un hecho irregular
Dado estos resultados, se pone de manifiesto que todas las instituciones han
atravesado o hecho frente alguna vez a hechos irregulares que las ha puesto en
alerta, lo que ratifica la apreciación que tiene la ciudadanía en general acerca de la
ocurrencia de esta práctica ilícita en el sector público. Los encuestados, en su
totalidad dijeron haber reaccionando a estos hechos con la aplicación de medidas
correctivas.
42.- En caso de ser afirmativa la respuesta anterior; estas medidas tienen que
ver con:
Tabla Nº 42: Medidas implementadas
ALTERNATIVA FR %
Redefinición de políticas internas 7 47
Reestructuración interna 4 27
Incorporación de nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías
2 13
Incorporación de nuevas actividades o funciones
2 13
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 47% de los encuestados expresó que la medida que han tomado luego de
ser descubierto un hecho irregular tiene que ver con redefinición de políticas
internas, 27% indicó que han realizado una reestructuración interna, 13% ha
recurrido a la incorporación de nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías y
otro 13% ha optado por incorporar nuevas actividades o funciones en el desarrollo
de sus operaciones.
47%
27% 13%
13%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
13%
Políticas Reestructuración Sistemas Funciones
Gráfico Nº 42: Medidas implementadas
Tomando en cuenta las resultas, en su mayoría, las instituciones han optado
por redefinir sus políticas internas una vez que han conocido de un hecho
irregular, mientras que otro importante segmento ha optado por realizar
reestructuraciones internas, estas medidas obedecen en parte a la naturaleza del
ente y el hecho irregular cometido en cuestión, y esto es completamente válido
puesto que el Art. 3 de las Normas Generales de Control Interno establece que
cada organismo o entidad debe organizar su control interno sobre “ las políticas y
normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente
implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo
funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos” . Sin
embargo, llama la atención el poco alcance que han tenido como medidas, la
incorporación de nuevas tecnologías, procedimientos y funciones, como por
ejemplo la implantación de un programa antifraude, que pueden ayudar a
minimizar la incidencia de hechos irregulares en las instituciones.
43.- ¿Se han obtenido resultados positivos con su aplicación?
Tabla Nº 43: Resultados de medidas implementadas
ALTERNATIVA FR %
SI 12 80
NO 03 20
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 80% de los encuestados dijo que si han obtenido resultados positivos con
su aplicación, mientras un 20% dijo que no.
80%
20%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 43: Resultados de medidas implementadas
Las cifras demuestran que las instituciones, en su mayoría han obtenido
resultados positivos luego de aplicar alguna medida correctiva como consecuencia
de la realización de algún hecho irregular, esto demuestra que se está haciendo un
esfuerzo que está generando buenos resultados, con todo como se ha podido
apreciar en ítemes anteriores, todavía hay muchas cosa que tomar en cuenta y
mejorar si se quieren ver excelentes resultados.
44.- ¿Evaluar la exposición a los riesgos de fraude y corrupción es algo
primordial para la institución?
Tabla Nº 44: Evaluación de exposición a los riesgos de fraude
ALTERNATIVA FR %
SI 9 60
NO 6 40
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 60% de los encuestados dijo que si es primordial para la institución
evaluar su exposición a los riesgos de fraude y corrupción, sin embargo un 40%
admitió que esto no es algo primordial.
60%
40%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 44: Evaluación de exposición a los riesgos de fraude
Los resultados revelan que a pesar de todo, una gran parte de la
Administración Pública está entendiendo esta prioridad en el ámbito de cada
organismo o entidad, donde a cada uno le corresponde la verificación de su
actuación en conformidad con la normativa que les sea aplicable, pero al mismo
tiempo también es notable el desconocimiento que existe para desarrollar los
mecanismos adecuados de información que los va a ayudar a realizar una
evaluación efectiva, lo que hace temer que los esfuerzos que se realicen en esta
materia queden solo en buenas intenciones.
45.- ¿Considera Ud. que la institución hace todo lo posible para aminorar los
hechos de corrupción?
Tabla Nº 45: Alcance del combate contra hechos de corrupción
ALTERNATIVA FR %
SI 5 33
NO 10 67
TOTAL 15 100
Fuente: Instrumento aplicado a coordinadores de gestión (2009)
El 67% de los encuestados reconoció que la institución no hace todo lo
posible para aminorar los hechos de corrupción, solo un 33% dijo que si hace todo
lo posible. 33%
67%
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
SI NO
Gráfico Nº 45: Alcance del combate contra hechos de corrupción
Estos resultados contrastan con los mostrados en la pregunta anterior, lo que
demuestran que si bien es cierto que la Administración Pública está tomando
conciencia de sus riesgos en este sentido, aun no se está haciendo todo lo que se
podría hacer para aminorar los riesgos de que ocurran actos de fraude y
corrupción; esto aunado al desconocimiento que existe acerca de la temática
planteada deja vacíos importantes en el camino del desarrollo de este sector hacia
la excelencia de la gestión administrativa.
Resultados de la Entrevista
Una vez recopilada la información obtenida de la aplicación del cuestionario
tipo entrevista a la titular de la Dirección de Control de la Administración Pública
Estadal Descentralizada de la Contraloría del Estado Trujillo, aplicado con el fin
de establecer una estructura organizativa de los actos, hechos u omisiones de
mayor incidencia que pueden involucrar riesgos de fraude contra el Patrimonio
Público en el estado, se procedió a realizar su correspondiente análisis e
interpretación, el cual se muestra a continuación:
Datos Estadísticos
1.- Manejo de datos estadísticos.
La entrevistada afirmó que la Contraloría del Estado Trujillo maneja los
datos estadísticos de los actos, hechos u omisiones acaecidos en los organismos de
la Administración Pública del Estado, lo que les permite hablar de niveles de
riesgo de fraude y corrupción en general de una forma mas objetiva pero no como
una medición del fenómeno, pues su difícil aprehensión debido al carácter secreto
con que se llevan a cabo este tipo de operaciones fraudulentas y las debilidades de
los sistemas de control previo en los distintos entes y organismos, contribuyen en
su descubrimiento tardío en muchos casos.
2.- Tipificación de acciones que involucran alto riesgo de hechos ilícitos
Según la entrevistada, los datos estadísticos que ellos manejan se encuentran
debidamente clasificados y por lo tanto les brinda información precisa y oportuna
en la tipificación de acciones que pueden involucrar alto riesgo de hechos ilícitos.
Sin embargo, también señaló que aunque todavía no están implementando mapas
de riesgos, en la actualidad se está trabajando en su elaboración sistemática en los
distintos entes públicos para ayudar en la determinación de las actividades
administrativas y financieras críticas para la realización de intervenciones de
control, ya que esta práctica se está impulsando desde organismos tan importantes
como la INTOSAI para enfrentar oportunamente los riesgos de fraude y
corrupción, las cuales se están desarrollando de forma exitosa en Entidades
Fiscalizadoras de otros países.
Clasificación
3.- Tendencias que potenciaron el fraude durante el año 2008
Según la entrevistada, las tendencias que determinaron en el año 2008 la
potencialidad de ocurrencia de hechos ilícitos residen básicamente en la
deficiencia de los sistemas de control interno, por cuanto se cumple de manera
parcial el ordenamiento jurídico que rige las áreas administrativas, presupuestarias
y de ejecución de obras. Esto se intensifica más aun cuando se denota la ausencia
de planes operativos o estos no concuerdan con el presupuesto, incumpliendo así
con la Ley Orgánica de Planificación.
Otra constante con la que se encontraron con frecuencia en los distintos
entes y organismos es la ausencia de manuales y sistemas de control de gestión
eficientes, lo cual no es extraño si no cuentan con planes operativos, ya que el
control de gestión se inicia con el proceso de planificación, tal como lo expresa el
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, añadió la entrevistada.
4.- Deficiencias que vulneran el Control Interno
La entrevistada admitió que una de las deficiencias que vulneran los
mecanismos de control existentes para que se lleven a cabo estas irregularidades
en la Administración Pública del estado Trujillo es que por lo general los
empleados aun cuando en la mayoría de los casos si cumplen con el perfil
educativo requerido para el cargo, no se sienten motivados a permanecer en la
institución, lo que demuestra la ausencia de mecanismos de contratación, ascenso
y destitución de acuerdo a méritos y eficiencia, al igual que la firmeza de la
vocación de servicio público por parte de los aspirantes a estos cargos,
demostrando con ello una falta de conciencia en cuanto a lo delicado del manejo
de las finanzas públicas desde todo punto de vista.
Aun más preocupante, la titular de la Dirección también señaló que en
algunas instituciones no se llevan a cabo concursos para los cargos de auditoría,
dificultando el proceso de evaluación, cooperación y coordinación que deben
tener con los titulares de dichos cargos en la tarea de vigilancia y control de la
gestión administrativa, al estos no estar debidamente capacitados y por lo tanto a
la altura de dicho compromiso.
Investigación
5.- Factores o Dispositivos que han promovido su descubrimiento
La entrevistada manifestó que para la Contraloría es muy importante que la
ciudadanía se involucre en el diagnóstico de situaciones irregulares donde los
ciudadanos puedan aportar la información de que disponen, por ello han creado
ámbitos adecuados en el marco de la formulación de denuncias debidamente
sustanciadas, cumpliendo un papel relevante las organizaciones comunitarias
objeto de apoyo de la Dirección de Atención al Ciudadano, las cuales están
conformadas por:
� Contralorías Sociales, nombradas en asambleas de ciudadanos o
asambleas comunitarias.
� Asociaciones de vecinos legalmente registradas y activas.
� Comité de salud y Comités de deporte y recreación.
� Comités vecinales de Defensa y Seguridad Ciudadana.
� Otros, de acuerdo a cada realidad comunitaria
La entrevistada indicó, que de igual forma las auditorías que ellos realizan y
las actuaciones fiscales que incluyen inspecciones y fiscalizaciones también han
promovido el descubrimiento de fraudes y demás irregularidades.
6.- Recaudos para formalizar una denuncia
La entrevistada indico que para denunciar correctamente en la Dirección
de Atención al Ciudadano el denunciante debe consignar en un oficio los hechos
irregulares conjuntamente con los documentos probatorios dependiendo del caso,
cumpliendo con los siguientes requerimientos básicos:
� Identificación del denunciante
� Dirección del Municipio o residencia
� Relatar los hechos que en su criterio constituyan irregularidades
en el manejo de los bienes y recursos públicos.
� Indicar quienes son los presuntos responsables.
� Aportar las pruebas que le permitan a la Contraloría verificar los
hechos denunciados.
� Brindar información clara y precisa.
Estas denuncias pueden ser presentadas de tres maneras, siendo estas
confiables para la ciudadanía, puesto que, se mantiene el carácter secreto de los
datos del denunciante:
1. Personalmente, en forma verbal o escrita en la Dirección de
Atención al Ciudadano
2. Por correo convencional.
3. Por correo electrónico a:
Tratamiento
7.- Elementos para el desarrollo de estrategias
La entrevistada señaló, que como órgano nacional de control fiscal, este
debe propiciar el fortalecimiento de los órganos de control interno, para garantizar
la calidad y transparencia de la función pública, proporcionando la asesoría
técnica que los organismos objeto de su control necesitan en todo lo relacionado
al funcionamiento de sus sistemas de control. En ese sentido, se promueven los
planes de formación y capacitación al personal que integra las unidades de
auditoría interna de las entidades públicas a través de cursos y seminarios en
materia de normas técnicas de auditoría y de mecanismos de lucha contra la
corrupción emitidas por distintos organismos técnicos y organizaciones
internacionales.
De igual manera, la entrevistada resaltó que la Contraloría promueve dentro
de sus filas la conformación de equipos multidisciplinarios para el combate
integral de hechos ilícitos dentro de la Administración Pública, por lo cual se ha
invertido en la capacitación de su personal en áreas claves como informática e
inspección de obras para un mayor alcance en sus trabajos de fiscalización.
8.- Implementación de políticas de conducta y valores fundamentados en la ética
La entrevistada reveló que la Contraloría imparte charlas para fomentar los
principios de ética y probidad dentro de las instituciones y promueve la
realización de simposios para concientizar a la gente acerca de la participación
ciudadana en la salvaguarda del patrimonio público. Por lo general llega gente de
Caracas, específicamente de la Contraloría General de la República o entes con
quienes hayan suscrito convenios para desarrollar este tipo de capacitación. Sin
embargo, también explicó que la Contraloría está circunscrita a un presupuesto,
muchas veces insuficiente para cubrir todas las necesidades que ésta requiere para
el cumplimiento de sus fines y eso incluye la realización de este tipo de eventos
con más frecuencia.
9.- Adelantos en el tratamiento o atención a estos hechos para contribuir con su
disminución.
En general, la entrevistada cree que si se están dando los adelantos
necesarios en el tratamiento de estos hechos y declaro que a pesar de las
deficiencias que aun mantienen las instituciones en muchos aspectos, si ha podido
evidenciar un avance en el manejo presupuestario debido a la firmeza en las
exigencias de presentación de cuentas claras que se le han hecho a estos
organismos.
Cuadro Nº 2: Contraste y Verificación de los Objetivos de Investigación
OBJETIVOS ESPECÍFICOS RESULTADOS OBTENIDOS CONTRASTE Y VERIFICACIÓN
Describir los elementos de la Auditoría Forense como mecanismo preventivo y de atención para minimizar riesgos de fraude en la Administración Pública.
En el marco teórico se desarrollaron los criterios y normas bajos los cuales debe desarrollarse la auditoría forense con criterio evaluador-asesor, empleando técnicas para evaluar el control interno y los riesgos probables de ilícitos a través de indicadores y tendencias, además de la asesoría para su manejo y gestión. Sin embargo, la mayoría de los entes públicos encuestadas no disponen de un mecanismo que permita la identificación oportuna de los riesgos de delitos y fraudes, siendo notable el desconocimiento que existe acerca de los mecanismos adecuados para realizar esta tarea y mostrando poco interés en la incorporación de nuevas tecnologías y procedimientos como por ejemplo la implantación de un programa antifraude.
La Auditoría Forense bajo el enfoque preventivo tiene como primordial propósito el agregar valor en los procesos administrativos, pero para que esta disciplina contribuya en la lucha contra el fraude en la Administración Pública, debe ejecutarse sobre la base de criterios, procedimientos, técnicas y prácticas que tengan en cuenta la actividad multisectorial de estos instituciones y el grado de responsabilidad y objetividad que los gerentes y coordinadores tengan en el cumplimiento de sus funciones, siendo esto último fundamental para el éxito de esta práctica.
Identificar los procedimientos de gestión de riesgos para prevenir fraude en la Administración Pública
Los procedimientos que adelanta la Administración Pública en la prevención del fraude y de la corrupción en general, no contemplan la gestión de riesgos como parte importante de su gestión estratégica, y en muchos casos da la impresión de que la propia Dirección no esta prestando la debida atención a los controles que ella misma ha establecido, lo que se traduce en fallas con el cumplimiento de políticas, planes y procedimientos del ente, además de la falta de cumplimiento con leyes y reglamentos. Esta situación da lugar, peligrosamente, a la improvisación y ante la ausencia de objetivos claros la subjetividad reina, lo cual deviene, tal como lo manifiesta Rivas (2007) en decisiones erróneas usando información incorrecta, inoportuna, incompleta o poco importante
Ya se tiene claro que la Gestión de Riesgos no se limita a un evento o circunstancia, sino que es un proceso dinámico que se desenvuelve a través del tiempo y permea a cada aspecto y operación de la entidad. Aun así, el sector público evidencia descuido en su forma de organizar y conducir la gestión pública, incluyendo el manejo de sus riesgos, y definitivamente no está dejando claro el mensaje de que no se aceptarán, bajo ninguna circunstancia, el incumplimiento de la normativa legal e institucional, o de lo contrario se aplicarán las respectivas medidas disciplinarias que dieren lugar, lo cual es grave.
Determinar una estructura de los actos, hechos u omisiones de mayor incidencia que pueden involucrar riesgos de fraude contra el Patrimonio Público en el Estado Trujillo
Con base en la información proporcionada por la Contraloría del Estado Trujillo y de acuerdo a lo establecido en el Art 91 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, se puede decir que los supuestos generadores de responsabilidad administrativa que se evidencia con mayor frecuencia en el estado y que pueden constituirse en puerta de entrada a fraudes importantes son: la omisión del control previo, la falta de planificación, y la contratación de obras con inobservancia del procedimientos de selección de contratistas según lo previsto en la Ley de Licitaciones. De igual manera se vulnera el capitulo II de la Ley Orgánica de la Contraloría General y los artículos correspondientes al título VI de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público tratantes del control interno
El identificar la problemática del Estado Trujillo en cuanto a los riesgos de fraudes y actos de corrupción en la Administración Pública otorga un visión amplia sobre los problemas que enfrenta este sector dándole un orden y clasificación de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia, tal como lo propone Soto y Paillacar (2004) para la realización de una Auditoría Forense, de manera que se pueda dar una respuesta efectiva que propicie la mejora y optimización de las instituciones públicas de acuerdo a la realidad existente.
Elaborado por la Autora. 2009
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez aplicado los instrumentos de recolección de datos a los sujetos
dignos de estudio y obtenido la información que de ellos se generó,
conjuntamente con los respectivos análisis, se lograron unos resultados que le
permite a la investigadora presentar el siguiente conjunto de conclusiones:
En cuanto a la verificación de los procedimientos de gestión de riesgos para
prevenir fraude en la Administración Pública, se precisó que aunque en su
totalidad cuentan con una misión concreta y especifica acerca de la funciones para
las cuales han sido creadas, no existe una adecuada categorización de los objetivos
que prioricen las estrategias que se deben desarrollar y, en consecuencia no se
puede asegurar la respuesta al riesgo de fraude de forma oportuna.
A esto se le une la inexistencia de una revisión continua de los sistemas de
control interno y gestión, por lo que se concluye que la Dirección no cuenta con la
disposición y competencia para cumplir con su responsabilidad de establecer,
mantener, revisar y actualizar la estructura de sus procedimientos para la
prevención del fraude. Además no existen programas de compensación efectivos
para promoción interna ni tampoco se considera prioritaria la formación y el
desarrollo del funcionario público, lo que provoca la entrada en escena del
desgano y la rutina, que así como dan una sensación de “ comodidad laboral”
también conlleva a que se pierdan de vista la visión y la misión de la institución
por parte de los funcionarios.
A la luz de las evidencias, los coordinadores de gestión no están
reconociendo el problema y sus consecuencias, por lo que incurren de manera
reiterada en actos, hechos y omisiones que involucran altos riesgos de fraude; en
el caso particular del estado Trujillo durante el año 2008, período al cual se le hizo
la observación, las tendencias que determinaron la potencialidad de ocurrencia de
hechos ilícitos fueron la omisión del control previo, la falta de planificación, y las
adquisiciones y/o ejecuciones de obra al margen de la Ley de Licitaciones, siendo
esta última una burla directa a la población y sus necesidades, ya que estas
contrataciones y adquisiciones del estado generalmente se tratan de montos de
dinero elevados y no son terminadas.
En este sentido, se pudo observar que la Contraloría del Estado Trujillo no
está orientando la ejecución de sus procedimientos sobre la base de criterios que
tengan en cuenta la actividad multisectorial y la realidad de cada una de las
instituciones públicas que hacen vida en el estado, limitándose solamente al
reconocimiento de estas deficiencias, dejando en evidencia que aun no posee un
mecanismo de acción a través del cual se pueda realizar un mejor diagnóstico y
control de la información adquirida por parte del equipo auditor durante los
procesos de fiscalización, sin embargo, vale la pena resaltar que la institución
también esta sujeta a un presupuesto que les impone restricciones para el
desarrollo de su trabajo de vigilancia y capacidad de respuesta eficaz.
Por otra parte, también se pudo constatar la existencia de prácticas
tradicionales negativas, como la continua resistencia de los entes de proporcionar
información para que se pueda conocer y monitorear el manejo de los fondos
públicos, debido a las diversas trabas presentadas por distintos organismos
gubernamentales a la autora de la presente investigación para la obtención de
información que sirviera de sustento al trabajo desarrollado, limitando de esta
forma un derecho fundamental para ejercer la fiscalización sobre la gestión de las
instituciones y el cual este plasmado en la constitución nacional.
Así pues, queda demostrada una débil práctica de la vigilancia ciudadana,
aun cuando desde el punto de vista legal se esta impulsando su fortalecimiento, lo
cual eleva los riesgos de fraude y corrupción, en particular cuando los controles
públicos oficiales son ya débiles, ratificando de esta manera las prácticas
acostumbradas en estos casos, de reemplazar los funcionarios implicados en
hechos fraudulentos, por otros con antecedentes cuestionables o inexpertos, y
como sus predecesores, en lugar de identificar, procesar y sancionar estos hechos,
lo encubren.
Como se ha podido ver a lo largo de toda la investigación, el fraude genera a
grandes rasgos conflictos que representan desafíos a los auditores internos e
independientes, los cuales se han preocupado por desarrollar técnicas y prácticas
que han evolucionando hacia la garantía de la credibilidad de la información
financiera, la eficiencia, economía y efectividad de las operaciones.
En este sentido, se consideraron los elementos de la auditoría forense como
mecanismo de atención para minimizar riesgos de fraude, porque ofrece desde la
valoración del control interno y el cumplimiento de la normativa legal-
corporativa, hasta la determinación de los defectos y desvíos detectados en áreas
críticas, incluyendo un diagnostico del entorno que permite proponer mejoras,
correcciones y soluciones, convirtiéndola en un completo modelo de evaluación
de los riesgos de fraude y un nuevo enfoque en el combate de los delitos
cometidos por parte de empleados deshonestos o patrocinadores externos contra
los bienes y recursos del Estado.
Finalmente, de este trabajo se desprende de manera sólida y categórica que
la administración de riesgos constituye un componente clave para el desarrollo de
técnicas y prácticas en el combate del fraude, pues todas las actividades de la
organización y sus controles de gestión son susceptibles a que se cometan hechos
ilícitos; y como la mayoría de los riesgos, este se encuentra relacionado de igual
manera al compromiso asumido en el cumplimiento de la misión y visión de la
entidad, la selección de las estrategias y los objetivos, las obligaciones operativas,
así como la asignación de los fondos y la susceptibilidad de pérdidas de
reputación o credibilidad.
Recomendaciones
Para prevenir, detectar y luchar contra el fraude y la corrupción es necesario
que la Administración Pública aplique un conjunto de actividades de control que
incluya autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de operaciones,
salvaguarda de activos, segregación de funciones y otras; las mismas que deben
ser parte del control interno institucional. La auditoría forense examina el
cumplimiento de estas acciones.
De igual manera, se recomienda fortalecer el sistema de control
presupuestario, porque el mismo contribuye al uso racional y efectivo de los
recursos y facilitan alcanzar los objetivos establecidos en las normas y
reglamentos. También se recomienda la incorporación de programas efectivos de
evaluación del personal para promoción interna y programas de formación que
mejoren la calidad del mismo tomando en cuenta aspectos tan importantes como
la ética, probidad y responsabilidad.
La Contraloría del Estado Trujillo debe fijar una serie de normas, políticas y
procedimientos que conduzcan a identificar los riesgos de fraude dentro de la
Administración Pública, mediante la realización de un sistema de medición de
riesgo que permita el diagnóstico y control de la información adquirida por parte
de un equipo auditor durante los procesos de auditoría a la vez que logra la
planeación de la gestión del proceso de fiscalización e identificar las instituciones
con mayores niveles de riesgo y las áreas más propensas a prácticas corruptas.
El gobierno regional debe desarrollar su gestión regional haciendo uso de
instancias y estrategias concretas de participación ciudadana en las fases de
formulación, seguimiento, fiscalización y evaluación de los planes, presupuestos y
proyectos regionales. En esta instancia es de utilidad la aplicación de auditorías
forenses.
En general se considera la auditoría forense como un modelo de control
completo de evaluación de la gestión institucional; por lo que se recomienda su
aplicación como mecanismo que informe su opinión sobre la eficiencia, eficacia y
economía de los procedimientos de gestión de riesgos para prevenir fraude, el
cumplimiento de las normas legales, administrativas, contables y financieras; así
como su intervención en la proposición de soluciones, mejoras y correcciones
para finalizar con el seguimiento y la asesoría que necesitan estas entidades para
optimizar su gestión institucional.
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