UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · Yaguana Suing, Jessica (2015)....

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA CESA DEL ECUADOR

TECNOCESA S.A., UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO POR EL EJERCICIO

TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

AUTORA: JESSICA ANDREA YAGUANA SUING

Email: [email protected]

DIRECTORA: DRA. MÓNICA NOBOA

Email: [email protected]

QUITO, D.M. SEPTIEMBRE, 2015

Yaguana Suing, Jessica (2015). Auditoría de Gestión aplicada a la

empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., ubicada en la ciudad

de Quito por el ejercicio terminado el 31 de diciembre del 2014.

Trabajo de investigación para optar de Ingeniera en Contabilidad

y Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Carrera de

Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 164 p.

ii

DEDICATORIA

A Dios

Por haberme permitido llegar a cumplir uno de mis objetivos, por darme todo su amor, por estar

conmigo en cada paso que hoy, por sus bendiciones, por guiar mi vida en un camino de bien y por

regalarme salud y vida para seguir adelante en búsqueda de mis objetivos planteados.

A mis padres

Por haberme apoyado en todo mí camino de lucha, por su comprensión y valores de humanidad, por

su amor y cariño.

A mis hermanos

Por todo su apoyo incondicional, compañía y comprensión constante por verme conseguir mis

objetivos.

Jessica Yaguana

iii

AGRADECIMIENTO

A Dios

Le agradezco a Dios por la salud, por escuchar siempre mis plegarias, por haberme guiado en todo

momento, gracias por la fuerza para lograr enfrentar los inconvenientes que se presentaron en mi

camino.

A mi familia

Quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo

momento. Depositando su entera confianza en cada reto que se me presenta sin dudar ni un solo

momento.

A la Universidad Central del Ecuador

Facultad de Ciencias Administrativas, que me abrió sus puertas y me permitió cumplir mi sueño más

anhelado, que es graduarme, por sus conocimientos impartidos y por fomentar la superación

constante.

A mi tutora

Un especial agradecimiento a la Dra. Mónica Noboa por haberme confiado en mi persona, por la

presencia, por su apoyo, por su esfuerzo, por su motivación y por la dirección profesional de este

trabajo.

iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Yo, Jessica Andrea Yaguana Suing, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis realizada

sobre “Auditoría de Gestión aplicada a la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., ubicada en la

ciudad de Quito por el ejercicio terminado el 31 de diciembre del 2014.”, por la presente autorizo a

la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me

pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de

investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán

vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes

de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 30 de septiembre de 2015

__________________________

FIRMA

C.C. 1721548194

E- mail: [email protected]

v

APROBACIÓN DEL TUTOR

vi

CERTIFICADO

vii

CONTENIDO

DEDICATORIA ................................................................................................................................................ ii

AGRADECIMIENTO ...................................................................................................................................... iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................................ iv

APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................................... v

CERTIFICADO................................................................................................................................................ vi

CONTENIDO .................................................................................................................................................. vii

LISTA DE TABLAS ...................................................................................................................................... xiv

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................................... xv

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................. xvii

ABSTRACT ................................................................................................................................................. xviii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ..................................................................................................................................................... 2

1. GENERALIDADES ................................................................................................................................. 2

1.1 Antecedentes .............................................................................................................................................. 2

1.1.1 Reseña histórica de la empresa ................................................................................................................ 3

1.1.2 Ubicación geográfica de la empresa ........................................................................................................ 5

1.1.3 Logotipo de la empresa ........................................................................................................................... 5

1.1.4 Productos y servicios ............................................................................................................................... 5

1.2 Diagnóstico situacional ............................................................................................................................ 12

1.2.1 Análisis interno ...................................................................................................................................... 12

1.2.1.1 Departamentos de la empresa ............................................................................................................. 13

1.2.2 Análisis externo ..................................................................................................................................... 14

1.2.2.1 Macroambiente ................................................................................................................................... 14

viii

1.2.2.1.1 Factor económico ............................................................................................................................ 15

1.2.2.1.2 Factor político-legal ......................................................................................................................... 18

1.2.2.1.3 Factor tecnológico ........................................................................................................................... 19

1.2.2.2 Microambiente .................................................................................................................................... 19

1.2.2.2.1 Clientes ............................................................................................................................................ 20

1.2.2.2.2 Proveedores ..................................................................................................................................... 21

1.2.2.2.3 Competencia .................................................................................................................................... 22

CAPÍTULO II.................................................................................................................................................. 23

2. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ..................................................................................................... 23

2.1 Direccionamiento estratégico ................................................................................................................... 23

2.1.1 Misión .................................................................................................................................................... 23

2.1.2 Visión .................................................................................................................................................... 23

2.1.3 Objetivos ............................................................................................................................................... 24

2.1.4 Políticas ................................................................................................................................................. 25

2.1.5 Metas ..................................................................................................................................................... 26

2.1.6 Estrategias ............................................................................................................................................. 27

2.1.7 Valores .................................................................................................................................................. 28

2.2 Organigrama ............................................................................................................................................. 28

2.2.1 Organigrama estructural ........................................................................................................................ 28

2.2.2 Organigrama funcional .......................................................................................................................... 30

2.2.3 Organigrama Personal ........................................................................................................................... 37

2.3 Matriz de direccionamiento estratégico .................................................................................................... 39

3. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................................... 44

3.1 Generalidades de la auditoría de gestión ................................................................................................. 44

ix

3.1.1 Concepto ................................................................................................................................................ 44

3.1.2 Importancia de la auditoría de gestión .................................................................................................. 46

3.1.3 Alcance de la auditoría de gestión ........................................................................................................ 47

3.1.4 Objetivos de la auditoría de gestión...................................................................................................... 47

3.1.5 Enfoque y orientación de la auditoría de gestión .................................................................................. 48

3.1.6 Indicadores de gestión ........................................................................................................................... 48

3.2 Fases de la auditoría de gestión ................................................................................................................ 50

3.2.1 Planificación .......................................................................................................................................... 51

3.2.1.1 Planificación preliminar ..................................................................................................................... 51

3.2.1.2 Planificación específica ...................................................................................................................... 52

3.2.2 Ejecución de la auditoría ....................................................................................................................... 52

3.2.2.1 Programa de auditoría ......................................................................................................................... 52

3.2.2.1.1 Pruebas de auditoría ........................................................................................................................ 53

3.2.2.2 Evaluación del Sistema de Control interno......................................................................................... 53

3.2.2.2.1 Definición de Control Interno .......................................................................................................... 54

3.2.2.2.2 Objetivos de control interno ............................................................................................................ 54

3.2.2.2.3 Componentes del control interno ..................................................................................................... 54

3.2.2.2.4 Tipos de control interno ................................................................................................................... 56

3.2.2.3 Evaluación de los riesgos de auditoría ................................................................................................ 57

3.2.2.4 Aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría ........................................................................ 58

3.2.2.4.1 Técnicas de Auditoría ...................................................................................................................... 58

3.2.2.4.2 Procedimientos de Auditoría ........................................................................................................... 60

3.2.2.5 Papeles de Trabajo .............................................................................................................................. 61

3.2.2.5.1 Índices y marcas de auditoría .......................................................................................................... 61

x

3.2.2.6 Evidencias .......................................................................................................................................... 64

3.2.2.6.1 Tipos de Evidencias ......................................................................................................................... 64

3.2.3 Informe .................................................................................................................................................. 65

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................................ 66

4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA CESA DEL ECUADOR TECNOCESA

S.A. 66

4.1 Planificación de la auditoría ..................................................................................................................... 66

4.1.1 Planificación preliminar ........................................................................................................................ 66

4.1.1.1 Carta de solicitud ................................................................................................................................ 67

4.1.1.2 Carta de oferta .................................................................................................................................... 68

4.1.1.3 Carta de aceptación ............................................................................................................................. 71

4.1.1.4 Contrato de Auditoría ......................................................................................................................... 72

4.1.1.5 Plan de Auditoría ................................................................................................................................ 75

4.1.1.6 Programa de auditoría preliminar ....................................................................................................... 79

4.1.2 Planificación específica ......................................................................................................................... 86

4.1.2.1 Memorando de planificación .............................................................................................................. 86

4.1.2.2 Carta de presentación ......................................................................................................................... 90

4.1.2.3 Carta de compromiso .......................................................................................................................... 91

4.2 Ejecución de la auditoría .......................................................................................................................... 92

4.2.1 Programa de auditoría del proceso de reclutamiento de personal .......................................................... 92

4.2.1.1 Cuestionario de control interno .......................................................................................................... 93

4.2.1.2 Determinación del nivel de riesgo ...................................................................................................... 94

4.2.1.3 Determinación de indicadores de gestión ........................................................................................... 95

4.2.1.4 Hoja de hallazgos ............................................................................................................................... 96

xi

4.2.2 Programa de auditoría del proceso de selección de personal ................................................................. 97

4.2.2.1 Cuestionario de control interno .......................................................................................................... 98

4.2.2.2 Determinación del nivel de riesgo ...................................................................................................... 99

4.2.2.3 Determinación de indicadores de gestión ......................................................................................... 100

4.2.2.4 Hoja de Hallazgos ............................................................................................................................. 101

4.2.3 Programa de auditoría del proceso de contratación de personal .......................................................... 102

4.2.3.1 Cuestionario de control interno ........................................................................................................ 103

4.2.3.2 Determinación del nivel de riesgo .................................................................................................... 104



4.2.4 Programa de auditoría del proceso de inducción de personal .............................................................. 107





4.2.5 Programa de auditoría del proceso de capacitación de personal .......................................................... 112





4.2.6 Programa de auditoría del proceso de contabilidad ............................................................................. 117




xii


4.2.7 Programa de auditoría del proceso de tesorería ................................................................................... 122





4.2.8 Programa de auditoría del proceso de presupuesto .............................................................................. 127





4.2.9 Programa de auditoría del proceso de control de inventario ................................................................ 132





4.2.10 Programa de auditoría del proceso de ventas ..................................................................................... 137

4.2.10.1 Cuestionario de control interno ...................................................................................................... 138

4.2.10.2 Determinación del nivel de riesgo .................................................................................................. 139

4.2.10.3 Determinación de indicadores de gestión ....................................................................................... 140

4.2.10.4 Hoja de Hallazgos ........................................................................................................................... 141

4.2.11 Programa de auditoría del proceso de compras ................................................................................. 142

4.2.11.1 Cuestionario de control interno ...................................................................................................... 143

4.2.11.2 Determinación del nivel de riesgo .................................................................................................. 144

xiii

4.2.11.3 Determinación de indicadores de gestión ....................................................................................... 145

4.2.11.4 Hoja de Hallazgos ........................................................................................................................... 146

4.3 Informe de auditoría ............................................................................................................................... 147

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................................................... 158

5.1 Conclusiones .......................................................................................................................................... 158

5.2 Recomendaciones ................................................................................................................................... 159

Bibliografía .................................................................................................................................................... 161

xiv

LISTA DE TABLAS

Tabla 1-1 PIB en millones de dólares .............................................................................................. 16

Tabla 1-2 Porcentaje de Inflación Anual .......................................................................................... 17

Tabla 1-3 Clientes de la empresa ..................................................................................................... 21

Tabla 1-4 Competencia de CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A. ....................................... 22

Tabla 2-1 Detalla las funciones de los miembros de la empresa ...................................................... 32

Tabla 2-2 Matriz de Direccionamiento estratégico de la empresa CESA DEL ECUADOR

TECNOCESA S.A. .......................................................................................................................... 39

Tabla 3-1 Ejemplos de indicadores .................................................................................................. 49

xv

LISTA DE FIGURAS

Figura 1-1 Matriz y Subsidiarias del Grupo CESA ............................................................................ 2

Figura 1-2 Se define dese 3 puntos diferentes quiénes son la empresa .............................................. 4

Figura 1-3 Aliados estratégicos de la empresa ................................................................................... 4

Figura 1-4 Ubicación geográfica de la empresa ................................................................................. 5

Figura 1-5 Logotipo de la empresa .................................................................................................... 5

Figura 1-6 Productos y servicios de la empresa Grupo Cesa ............................................................. 6

Figura 1-7 Redes y Telecomunicaciones............................................................................................ 7

Figura 1-8 Hardware .......................................................................................................................... 8

Figura 1-9 Software ............................................................................................................................ 9

Figura 1-10 Áreas de negocio que cubre un CRM ............................................................................. 9

Figura 1-11 Características de lo que ofrecen las mesas de ayuda ................................................... 10

Figura 1-12 Soluciones de las herramientas financieras .................................................................. 11

Figura 1-13 Data Centers ................................................................................................................. 11

Figura 1-14 Servicios de alta disponibilidad .................................................................................... 12

Figura 1-15 Factores del macroambiente ......................................................................................... 15

Figura 1-16 Aspectos relevantes del factor económico ................................................................... 15

Figura 1-17 PIB en millones de dólares ........................................................................................... 16

Figura 1-18 Porcentaje de la Inflación ............................................................................................. 17

Figura 1-19 Concepto factor político - legal .................................................................................... 18

Figura 1-20 Concepto factor tecnológico ......................................................................................... 19

Figura 1-21 Aspectos analizar en el microambiente ........................................................................ 20

Figura 1-22 Proveedores de la empresa ........................................................................................... 22

Figura 2-1 Organigrama Estructural ................................................................................................ 29

Figura 2-2 Concepto de organigrama funcional ............................................................................... 30

Figura 2-3 Organigrama funcional de la empresa ............................................................................ 31

Figura 2-4 Organigrama personal de la empresa .............................................................................. 38

Figura 3-1 Concepto de auditoría de gestión.................................................................................... 44

Figura 3-2 Aspectos importantes de la auditoría de gestión ............................................................ 45

Figura 3-3 Concepto de eficacia ....................................................................................................... 45

Figura 3-4 Eficiencia ........................................................................................................................ 46

Figura 3-5 Objetivos de la auditoría de gestión ............................................................................... 47

Figura 3-6 Aspecto importantes de la auditoría de gestión .............................................................. 49

Figura 3-7 Fases de la auditoría de gestión ...................................................................................... 51

Figura 3-8 Ejecución de la auditoría ................................................................................................ 52

xvi

Figura 3-9 Concepto de pruebas de auditoría de cumplimiento ....................................................... 53

Figura 3-10 Componentes del control interno .................................................................................. 54

Figura 3-11 Tipos de control interno ................................................................................................ 56

Figura 3-12 Otros tipos de control interno ....................................................................................... 57

Figura 3-13 Clasificación de los riesgos de auditoría ...................................................................... 57

Figura 3-14 Técnicas de auditoría .................................................................................................... 59

Figura 3-15 Procedimientos de la auditoría ..................................................................................... 60

Figura 3-16 Clases de índices ........................................................................................................... 62

Figura 3-17 Detalle de los índices de auditor ................................................................................... 62

Figura 3-18 Clases de marcas de auditoría ....................................................................................... 63

Figura 3-19 Ejemplo de marcas de auditoría.................................................................................... 63

Figura 3-20 Clases de evidencias ..................................................................................................... 65

xvii

RESUMEN EJECUTIVO

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA CESA DEL ECUADOR

TECNOCESA S.A., UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO POR EL EJERCICIO

TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

En el presente trabajo se ha realizado una auditoría de gestión a la Empresa Cesa del Ecuador S.A.,

la cual fue fundada en el año 2008 y se dedica al desarrollo e implementación de soluciones que

favorecen a la Integración de Tecnologías de Información (TI), en el área de comunicaciones, se ha

caracterizado por suplir tanto de productos hardware como software para consolidar excelentes

sistemas informáticos. Este examen se ha realizado con la finalidad de evaluar la eficiencia, eficacia

y economía de los procesos de los departamentos, como son: administrativo, financiero, tecnológico

y comercial mediante indicadores de gestión. En el desarrollo del trabajo se ha detectado algunos

hallazgos, como son: la falta de ejecución de los cursos de capacitación, la falta de control para el

presupuesto asignado para los planes, programas o proyectos, legalización de los contratos fuera del

plazo legal vigente, entre otros; se emitió un informe con conclusiones y recomendaciones esto le

permitirá a la gerencia poder visualizar la situación actual de cómo se encuentra la empresa y en base

a esto le permitirá tomar decisiones para el mejoramiento de las actividades y operaciones, con el

objetivo de lograr la metas, objetivos, políticas y estrategias establecidas en la empresa.

PALABRAS CLAVES

AUDITORÍA

INDICADORES

EFICIENCIA

EFICACIA

HALLAZGOS

CONTROL

xviii

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

La auditoría de Gestión esta aplicada a la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A. con la finalidad

de verificar y analizar la eficiencia, eficacia y economía con las que se desarrollan su actividades en

el logro de las metas y objetivos establecidos por sus directivos, el presente trabajo de investigación

se divide en :

CAPÌTULO I: Se obtendrá un conocimiento de la organización de manera general empezando por

su reseña histórica, los servicios que ofrece a sus clientes y los logros alcanzados, este capítulo se

desarrolló el diagnóstico con la finalidad de conocer la situación actual de la misma.

CAPÌTULO II: Se desarrolló el direccionamiento estratégico en el cual se detalla misión, visión,

objetivos, políticas, metas y estrategias y sus respectivos organigramas estructurales cuyo fin fue el

estructurar la matriz de direccionamiento estratégico.

CAPÌTULO III: Se desarrolló el marco teórico el que aporta el soporte de la Auditoría de Gestión,

en cual se detalla los indicadores de gestión, las fases de auditoría, las técnicas de auditoría, entre

otros.

CAPÌTULO IV: Se aplicó la auditoría a la empresa con el objetivo de analizar las políticas, manuales,

procedimientos y controles internos, para detectar deficiencias en los controles y llegar a elaborar el

informe de gestión.

CAPÌTULO V: Se establece las conclusiones y recomendaciones que conlleven al mejoramiento de

la empresa en sus operaciones administrativas.

2

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES

1.1 Antecedentes

GRUPO CESA es una empresa dedicada a la integración de sistemas en tecnologías de la información.

Durante cuatro décadas ha desarrollado un liderazgo en el mercado centroamericano y más

recientemente en México y Ecuador implementando soluciones innovadoras, de alta calidad y diseñadas

por un equipo profesional que atienden cada una de las necesidades de los clientes. Es una empresa

costarricense, que representa las marcas más reconocidas mundialmente para desarrollar las mejores

soluciones en integración de sistemas. (Grupo Cesa, 2015 www.grupocesa.com)

GRUPO CESA se encuentra conformado por:

Figura 1-1 Matriz y Subsidiarias del Grupo CESA

En: (Grupo Cesa, 2010 www.grupocesa.com)

MATRIZ Y SUBSIDIARIAS

“Control Electrónico S.A., en Costa Rica inicia sus operaciones en 1973, con solo cuatro personas y

desarrollando componentes electrónicos. Actualmente es reconocido por su liderazgo en la

integración y consultoría de sistemas de TIC y está conformado por 85 funcionarios”. (Grupo Cesa,

2010 www.grupocesa.com)

SUBSIDIARIA GUATEMALA

SUBSIDIARIA HONDURAS

SUBSIDIARIA ECUADOR

MATRIZ COSTA RICA

3

SUBSIDIARIAS

Tiene las siguientes subsidiarias, como son: CESA GUATEMALA, CESA HONDURAS, CESA

ECUADOR

GUATEMALA

“Arrancó operaciones en el año 2004, fue precisamente la primera subsidiaria de Grupo CESA en

la región. Actualmente cuenta con 30 colaboradores y desarrolla proyectos con organizaciones de

primera línea en áreas como Telecomunicaciones, Banca, Gobierno, Industria y Educación”. (Grupo

Cesa, 2010 www.grupocesa.com)

HONDURAS

“Inicia operaciones en el año 2005, demostrando la solidez de sus alianzas, la alineación de sus

procesos y controles de calidad. Trabaja todos los días conociendo cada uno de las necesidades de

sus clientes y brindarles soluciones con valor agregado”. (Grupo Cesa, 2010 www.grupocesa.com)

ECUADOR

“Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., es una empresa privada dentro de servicios de programación

informática personalizada fundada en el 2008. Con 13 empleados, la empresa es mucho más grande

que el promedio de servicios de programación informática personalizada”. (Grupo Cesa, 2010

www.findthecompany.com.mx)

1.1.1 Reseña histórica de la empresa

La Empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., fue fundada en el año 2008.

“Es una empresa dedicada al desarrollo e implantación de soluciones que favorecen a la Integración

de Tecnologías de Información (TI), en el área de telecomunicaciones, se ha caracterizado por suplir

tanto de productos hardware como software para consolidar excelentes sistemas informáticos”.

(Grupo Cesa, 2015 www.grupocesa.com)

Diseña e implementa soluciones que se ajustan a las necesidades de los clientes en los sistemas de

tecnologías de información, además introduce al mercado de las TIC nuevos productos, servicios y

procesos que garantizan la competitividad y el desarrollo de los clientes. Desde años antes la empresa

implementa un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos, el cual está debidamente

certificado por la Norma ISO 9001: 2008. (Grupo Cesa, 2015 www.grupocesa.com)

4

Figura 1-2 Se define dese 3 puntos diferentes quiénes son la empresa


Aliados Estratégicos

CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., “es una empresa eficiente, plenamente calificada para

ofrecer soluciones innovadoras y confiables que permiten satisfacer necesidades específicas de

nuestros clientes, por esta razón mantiene alianzas estratégicas con”: (Grupo Cesa, 2015

www.grupocesa.com)

Figura 1-3 Aliados estratégicos de la empresa

Se define desde 3 puntos diferentes quiénes son la empresa y se detalla a continuación:

Somos Integración: porquediseñamos e implementamossoluciones que se ajustan alas necesidades de nuestrosclientes en los sistemas detecnologías de información.

Somos Consultoría: porqueescuchamos, orientamos yasesoramos a organizacionespara que a través de lastecnologías de informaciónalcancen sus objetivosempresariales.

Somos Innovación: porqueintroducimos al mercado delas TIC nuevos productos,servicios y procesos quegarantizan la competitividady el desarrollo de nuestrosclientes.

5

1.1.2 Ubicación geográfica de la empresa

La Empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., se encuentra ubicada en la Av. 12 de

Octubre N31-110 y Wimper, Edificio Tenerife, quinto piso, oficina No.501

Figura 1-4 Ubicación geográfica de la empresa

En: (Find The Company, 2015 www.findthecompany.com.mx)

1.1.3 Logotipo de la empresa

El logotipo de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., se muestra a continuación:

Figura 1-5 Logotipo de la empresa


1.1.4 Productos y servicios

La empresa se dedica a la venta y prestación de servicios en los que son: sistemas tanto de software,

hardware, redes y telecomunicaciones, entre otros.

6

A continuación se detalla los productos y servicios que brinda la empresa Grupo Cesa:

Figura 1-6 Productos y servicios de la empresa Grupo Cesa

Grupo CESA

Productos y Servicios

REDES Y TELECOMUNICACIONES

Seguridad

Redes de alto desempeño

Optimización de aplicaciones

HARDWARE

Servidores

Almacenamiento

Redes

Centrales Telefònicas

SOFTWARE

Call Center

Herramientas Financieras

Protecciòn de propiedad intelectual

DATA CENTER

Protecciòn de datos

Base de datos

Vistualizaciòn

7


Figura 1-7 Redes y Telecomunicaciones


Seguridad

La empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., ayuda a que protejan los datos y activos

los clientes también permite que logren cumplir los principales objetivos de seguridad en las

organizaciones, como son: la confidencialidad, la integridad, entre otros; de la información.


En la actualidad la calidad de las redes es de vital importancia para el buen funcionamiento de las

organizaciones, pues son indispensables para potenciar el negocio y optimizar el tiempo en los

aspectos de intercambio de datos y documentos.

Optimización de Aplicaciones

La mayoría de las organizaciones se manejan a través infraestructuras distribuidas, la finalidad de

optimizar las aplicaciones es para consolidarlas en un solo punto a todas las sucursales, que tengan

la misma calidad y disponibilidad tanto en servicios como calidad y aplicaciones.

Con el paso de tiempo esto ha ido evolucionando y creciendo en tamaño y complejidad, por lo tanto

el tráfico ha incrementado de manera constante en la circulación de la red.

8

HARDWARE

Figura 1-8 Hardware En: (Grupo Cesa, 2015 www.grupocesa.com)

Servidores

La empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., diseña e implementa diferentes estrategias

para que los clientes tengan resultados positivos en cuestiones del espacio, consumo de energía y

capacidad de procesamiento.

Los servidores permiten que el hardware tenga alta estabilidad en operación, también que los equipos

tengan una amplia gama de interfaces de comunicación, esto garantiza la capacidad de conectividad

y que se amplíe en el futuro, entre otros.

Almacenamiento

El almacenamiento permite que tengan flexibilidad para adecuar el crecimiento de capacidad de

acuerdo a la necesidad de los clientes, posee múltiples herramientas para recuperación ante cualquier

desastre que ocurra, conserva una capacidad para aplicar virtualización a nivel del almacenamiento,

entre otros.

Redes

Hay varios factores que inciden en la eficiencia y eficacia de una red, todo esto depende del uso

adecuado y oportuno de los equipos tanto de hardware como de software con la finalidad que permita

un excelente funcionamiento.

9

Centrales telefónicas

Las centrales telefónicas personifican un activo de vital importancia para todo tipo de las

organizaciones, todo depende esencialmente del correcto uso del cliente para su buen

funcionamiento.

SOFTWARE

Figura 1-9 Software

En: (Grupo Cesa, 2015www.grupocesa.com)

CRM (Customer Relationship Manager)

Un CRM permite acercar a las organizaciones con los clientes. Es de vital importancia porque captura

nuevas oportunidades de negocio, con el propósito de conservar la fidelidad de los clientes.

Figura 1-10 Áreas de negocio que cubre un CRM


Un

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mo

:

Ventas: En administración de oportunidades, cuotas,precios y pronósticos. Análisis del ciclo de ventas ypropuestas.

Servicios: En mezcla de ventas y servicios,solicitudes y resolución de problemas.

Sector financiero: En finanzas y ventasinstitucionales, investigación de mercados,inversiones y banca comercial.

Viajes y transporte: En manejo de oportunidades,ciclo de venta, pronósticos y metodologías de ventas.

Bienes de consumo: En administración de marcas ycomercio, manejo de cuentas y servicio al cliente,entre otros.

10

Call Centers

Los Call Centers son de gran importancia porque permiten que las empresas sean competitivas y que

mejore su rentabilidad, alinean las estrategias de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los

clientes. Todo esto permite que las organizaciones brinden un servicio de la mejor calidad y aseguran

el éxito completo.

Mesa de ayuda

Las mesas de ayuda se adaptan a cada una de las necesidades de las organizaciones, ya que es un

instrumento que permite administrar y monitorear el centro de soporte técnico dentro de las

empresas.

Las mesas de ayuda de clase mundial ofrecen:

Figura 1-11 Características de lo que ofrecen las mesas de ayuda


Herramientas financieras

Las herramientas financieras brindan varias soluciones, como son:

Un único punto de contacto para la gestión deincidentes, problemas y cambios.

Asignación y administración de acuerdos de nivelesde servicio, permitiendo cumplir con los tiempos ycondiciones acordadas por el departamento de TI.

Ambiente Web para el accesso a la herramienta desdecualquier punto.

11

Figura 1-12 Soluciones de las herramientas financieras


DATA CENTER

La empresa cuenta con personal suficientemente capacitado y profesional esto permitirá que pueda

brindar un excelente servicio a todos los clientes.

Figura 1-13 Data Centers


Protección de datos

La protección de datos respalda tanto servidores físicos como virtuales de forma transparente,

controla de manera centralizada el proceso de respaldo completo, ante la falla de un equipo restaura

su configuración completa en un servidor diferente al original, entre otros.

Core Bancario

Administración de tarjetas de

crédito/débito.

Prevención para el lavado de activos

12

Bases de datos

Para utilizar una base de datos se debe tener en cuenta una serie de factores importantes, tales como:

la disponibilidad y el nivel de la información; y más aún si va a utilizar para transacciones o gestionar

decisiones que van a ser guía para la empresa.

Alta disponibilidad

Ofrecen a los clientes servicios profesionales en:

Figura 1-14 Servicios de alta disponibilidad


1.2 Diagnóstico situacional

En el diagnóstico situacional es necesario realizar un análisis tanto internamente como externamente

con la finalidad de poder conocer el estado actual en el que se encuentra la organización.

1.2.1 Análisis interno

“Relevamiento de los factores claves que han condicionado el desempeño pasado, la evaluación de

dicho desempeño y la identificación de las fortalezas y debilidades que presenta la organización en

su funcionamiento”. (Gongora, 2013 www.slideshare.net)

En el análisis interno se debe analizar todos los aspectos que son de gran importancia o relevantes

para el buen funcionamiento de la empresa, pero sobre todo esto permitirá que se verifique si los

funcionarios están realizando las actividades o funciones de forma eficiente y eficaz.

Diseño, implementación y soporte integral.

Soluciones para proveer alta disponibilidad en losdiferentes ambientes de operación de su Centro de Datos.

Experiencia en el análisis e implementación de proyectospara la alta disponibilidad.

Servicios especializados en el desarrollo eimplementación de estas soluciones.

13

1.2.1.1 Departamentos de la empresa

Para conocer la situación actual de la empresa se procede a realizar un análisis interno en todos los

departamentos de la organización, como son:

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

En la empresa no cuentan con manuales de procedimientos, por lo tanto no es fácil de

identificar cualquier error o falencia que se presente en las operaciones o actividades

realizadas por los funcionarios.

En la empresa no evalúan la economía, eficiencia y eficacia de las actividades y operaciones

efectuadas, es por esta razón que cuando se presenta cualquier problema o inconveniente no

puede ser resuelto de forma inmediata.

En la empresa cumplen con todas las leyes, reglamentos, normas, entre otros; es decir cumple

con toda la normativa que se encuentra vigente en el país, esto permitirá que la empresa

pueda continuar compitiendo en el mercado.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

En la empresa en el área financiera no cuenta con manual de procedimiento, es necesario

que se implemente debido a la gran importancia que tiene la información que llevan en esta

área.

No se lleva ningún control de las cuentas que tienen que ver con los clientes y proveedores.

Los clientes son un activo muy importante para la organización y de igual forma los

proveedores porque permiten recibir productos de la mejor calidad a costos accesibles.

En la empresa no llevan ningún control periódico de los Estados Financieros. Es necesario

que lleven un control debido que la información que llevan es importante para que la máxima

autoridad pueda tomar decisiones de forma eficiente y efectiva.

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN

La empresa cuenta con un área o departamento adecuado y personal apto para realizar tanto

las adquisiciones como las ventas de los sistemas de hardware y software.

14

En la empresa todos los funcionarios reciben de forma capacitación de forma periódica con

la finalidad de brindar un producto y servicio de los sistemas informáticos de forma eficiente

y efectiva.

En la empresa realizan estrategias de marketing, esto permite que puedan continuar

compitiendo en el mercado y superar a las organizaciones que brindan el producto o servicio

similar.

DEPARTAMENTO TECNOLÓGICO

En la empresa si reciben cursos de capacitación con la finalidad de manejar los equipos

informáticos y sistemas de forma eficiente y efectiva.

En la empresa no se efectúa inventario tanto de materiales como de los equipos tecnológicos.

Es necesario que se realicen inventarios ya que esto permitirá conocer con que cuenta la

empresa y que necesita con la finalidad de adquirir en el momento oportuno.

En la empresa conservan y mantienen todos los equipos de sistemas informáticos en un lugar

adecuado. Todo esto será de gran ayuda para la organización ya que le permitirá seguir

compitiendo y creciendo en el mercado.

1.2.2 Análisis externo

En el análisis externo se debe analizar los factores tanto los que benefician a la organización como

los que perjudican, esto permitirá que en la organización no tenga un gran impacto al momento que

se proceda a realizar un cambio de cualquiera de los factores.

1.2.2.1 Macroambiente

Afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará cambios en uno o más de los

otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los directivos de las organizaciones. Está

compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la empresa.

Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control.

(Rosales, 201 www.blogspot.com)

En el macroambiente se analizan factores que no pueden ser controlados por las organizaciones, pero

es necesario que se aplique un examen exhaustivo con la finalidad que al momento que se produzca

un cambio no tenga un gran impacto. Estos factores pueden tanto favorecer como son las

oportunidades y perjudicar como son las amenazas.

15

En el macroambiente se puede analizar los siguientes factores:

Figura 1-15 Factores del macroambiente

1.2.2.1.1 Factor económico

Está conformado por la evolución de las principales magnitudes macroeconómicas, como la renta

nacional, el tipo de interés, la inflación, el desempleo, el tipo de cambio, la balanza de pagos y la carga

fiscal. Estas variables determinan la capacidad de compra e influyen las pautas del consumo. (Hidalgo,

2011 www.blogspot.com)

El factor económico es todo lo relacionado con los cambios que ocurren de acuerdo a la parte

económica, todo esto beneficiará o perjudicará a las organizaciones.

Los aspectos que se debe analizar en este factor se detallan a continuación:

Figura 1-16 Aspectos relevantes del factor económico

TECNOLÓGICO

POLÍTICO - LEGAL

ECONÓMICO

PIB (Producto Interno Bruto) Inflación Tasa de ínteres

16

PIB (Producto Interno Bruto)

En el PIB es un indicador en el cual se puede reflejar los valores monetarios tanto de los bienes como

de los servicios, este indicador mide tanto el crecimiento como el decrecimiento de la producción del

país.

Tabla 1-1 PIB en millones de dólares

En: (Banco Central del Ecuador, 2015 www.bce.fin.ec)

Figura 1-17 PIB en millones de dólares

En: (Banco Central del Ecuador, 2015 www. bce.fin.ec)

0

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

120.000.000

2010 2011 2012 2013 2014

69.555.36779.276.664

87.623.41194.472.779

101.000.000

CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES DE DOLARES

AÑOS CRECIMIENTO DEL PIB EN MILLONES

DE DOLARES

2010 69.555.367

2011 79.276.664

2012 87.623.411

2013 94.472.679

2014 101.000.000

17

El PIB ha ido incrementado años tras año, por lo tanto beneficia a la empresa Cesa del Ecuador

Tecnocesa S.A., ya que puede continuar incrementando sucursales y continuar compitiendo en el

mercado. El incremento de los valores del PIB refleja el aumento de los bienes y servicios que se han

producido en el país.

Inflación

La inflación es el indicador donde se refleja el incremento o disminución de los bienes o servicios de

las organizaciones dependiendo de la actividad a la que se dedique como puede de ser de

comercialización, producción o de servicios. Todo esto se mide en un tiempo determinado, para

cuantificar y obtener datos más exactos se utiliza el índice de precios de consumo.

Tabla 1-2 Porcentaje de Inflación Anual

AÑO PORCENTAJE DE INFLACION

2010 3,33%

2011 5,41%

2012 4,16%

2013 2,70%

2014 3,67%

En: (Banco Central del Ecuador, 2015 www.bce.fin.ec)

Figura 1-18 Porcentaje de la Inflación En: (Banco Central del Ecuador, 2015 www.bce.fin.ec)

0

1

2

3

4

5

6

2010 2011 2012 2013 2014

3,33

5,41

4,16

2,7

3,67

PORCENTAJE DE INFLACIÓN

18

En los datos que se obtuvo del Banco Central del Ecuador refleja que los valores han ido

incrementando año tras año, es decir que los precios de los bienes y servicios han ido aumentando,

por lo tanto esto perjudica a la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., debido que han tenido que

incrementar el valor de los sistemas de hardware y software, esto con lleva que disminuya la demanda

de los clientes.

1.2.2.1.2 Factor político-legal

Figura 1-19 Concepto factor político - legal

En: (Hidalgo, 2011 www.blogspot.com)

En el factor legal se debe analizar toda la normativa que se encuentra vigente en el país con la

finalidad que en todas las organizaciones se conserve un buen ambiente organizacional adecuado. Es

necesario que todas las organizaciones cumplan con las normas, leyes y reglamentos; esto permitirá

que puedan brindar los servicios o productos sin ningún tipo de problema, por decir al no cumplir la

ley de régimen tributario interno, el Servicio de Rentas Internas procedería a causarles, debido a que

no cumplen con las declaraciones de los impuestos.

La empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., cumple con la siguiente normativa:

Código de trabajo

Código de comercio

Ley de Régimen Tributario Interno

Ley de Seguridad y Salud Ocupacional

Ley de Comunicación

Reglamentos de Comprobantes de ventas, retención y documentos complementarios

Ley de compañías, entre otras.

La empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., se encuentran aplicando toda la normativa antes

mencionada. Es necesario que todas las organizaciones se rijan a toda la normatividad que se

encuentra vigente en el país, esto permitirá que se mantenga un buen clima organizacional, pero

sobre todo que no tenga ningún problema de tipo legal en el país.

Las empresas están cada vez másafectadas por los procesos políticos ylegales de la sociedad. La legislacióntiene una gran influencia sobre eldesarrollo de las actividades deMarketing.

Los factores políticos y legales demayor influencia sobre la actividadgeneral y comercial de las empresaspueden agruparse en las siguientescategorías: las políticas monetarias yfiscales, las leyes sociales de caráctergeneral, los programas públicos.

19

1.2.2.1.3 Factor tecnológico

Figura 1-20 Concepto factor tecnológico

En: (Hidalgo, 2011 www.blogspot.com)

Con el pasar del tiempo la tecnología ha ido incrementando con gran velocidad y esto ha favorecido

a todas las organizaciones. Todo esto se puede reflejar en la optimización de los recursos, como son:

humanos, materiales, entre otros, pero sobre todo se puede observar en la optimización del tiempo

debido que se puede realizar varias actividades en el menor tiempo, es decir contribuye a que los

funcionarios de las organizaciones puedan realizar las actividades y funciones de forma eficiente y

efectiva.

Este avance tecnológico favorece a la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., debido que con el

paso del tiempo del tiempo los sistemas de software y hardware se van actualizando y las

organizaciones siempre van a continuar requiriendo algún producto o servicio que brinda la empresa.

1.2.2.2 Microambiente

Afectan a una empresa en particular y, a pesar de que generalmente no son controlables, se puede influir

en ellos. Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr

el cambio deseado. Entre ellas tenemos a los proveedores, la empresa en sí, intermediarios, clientes y

público. (Rosales, 2013 www.blogspot.com)

En el microambiente se analiza igualmente los factores que tanto que benefician como afectan a la

organización, se realiza una investigación de estos factores con la finalidad de aprovechar y también

tratar de evitar lo que pueda tener una gran afectación para la empresa.

En el microambiente se debe analizar de igual forma los aspectos que benefician y perjudican a la

organización, como son:

La tecnología tiene unefecto decisivo, modificalos estilos de vida, lospatrones de consumo y elbienestar social, en general.

Los adelantos tecnológicosafectan a la sociedad de unamanera positiva, aunque enalgunos casos tambiénpueden generar conflictos.

Los avances tecnológicosinfluyen en: el mercado, loscostes y la productividad,las variables y acciones demarketing.

20

Figura 1-21 Aspectos analizar en el microambiente

1.2.2.2.1 Clientes

“El factor más importante del entorno externo a la organización, ya que integran y son protagonistas

de las relaciones de intercambio, objeto del Marketing. Los clientes se agrupan de mercados (de

consumo y de organizaciones)”. (Hidalgo, 2011 www.blogspot.com)

Los clientes son el activo más importante en todas las organizaciones sea cualquier actividad a la que

se dedique, como son: comercial, de servicios o de producción. Las personas que adquieren un

producto o servicio lo realizan con la finalidad de satisfacer un deseo o una necesidad, algunos

compran para consumirlo, otros para seguir vendiendo, esto quiere decir para ser intermediaros, ellos

seguirán vendiendo hasta que llegue al consumidor final.

Uno de los principales clientes para la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., es el Ministerio

de Salud Pública.

Les brinda un sistema informático para administrar todos los

hospitales del país, mejorando sustancialmente la atención de

los usuarios. Es una solución completa que le permite al

sistema de salud pública contar con información centralizada y

accesible sobre datos médicos y administrativos del paciente,

indicadores de gestión en tiempo real, procesamiento completo

del manejo de medicamentos y responsabilidades. (Grupo

Cesa, 2011 www.grupocesa.com)

COMPETENCIA

PROVEEDORES

CLIENTES

21

El sistema informático es de gran ayuda ya que les permite llevar la información tanto de los

pacientes como de los doctores de forma eficiente y efectiva.

Tabla 1-3 Clientes de la empresa

La empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., cuenta con una gran variedad de clientes, esto

favorece a la organización en gran parte debido que todas las empresas que se describieron

anteriormente son clientes fijos, pero sobre todo lleva varios años brindándoles los productos y

servicios de la mejor calidad y garantizados.

1.2.2.2.2 Proveedores

Las empresas no son sistemas autosuficientes y no pueden disponer de todos los recursos necesarios

para realizar su actividad. En la mayoría de los casos, la oferta de los productos depende del adecuado

suministro de un gran número de proveedores y de la existencia de un mercado de trabajo amplio y

capacitado. (Hidalgo, 2011www.blogspot.com)

Los proveedores son las personas que se encargan de abastecer los productos que las personas u

organizaciones lo requieran con la finalidad de satisfacer las necesidades o deseos de la sociedad,

muchas de las veces también proveen a los intermediarios, con la finalidad que lleguen al consumidor

final.

En la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., cuentan con proveedores tanto nacionales como

internacionales, a continuación se detalla:

CLIENTES DE CESA DEL

ECUADOR TECNOCESA S.A.

AKROS CÍA. LTDA.

OLEODUCTO DE CRUDOS PESADOS (OCP) ECUADOR S.A.

SUPERDEPORTE S.A.

TEVECABLE S.A.

CENTRO DE TRANSFERENCIA Y DESARROLLO

PC-EXPRESS S.A.

22

Figura 1-22 Proveedores de la empresa

1.2.2.2.3 Competencia

Las acciones que realiza la empresa están orientadas a la consecución de sus objetivos en los mercados.

Estas actuaciones pueden ser interferidas por las acciones de las empresas competidoras que trabajan

en los mismos mercados, dificultando, de esta forma, el logro de los objetivos propuestos. (Hidalgo,

2011 www.blogspot.com)

La competencia son las empresas que prestan igual o similar el servicio o proveen el mismo producto

en el mercado, con la finalidad de satisfacer las necesidades de la sociedad. A continuación se

detallan las empresas que representan una competencia para la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa

S.A.:

Tabla 1-4 Competencia de CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

Todas las empresas que se detallaron anteriormente brindan el servicio o producto similar o muy

parecido a la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., esto perjudica en parte a la

organización debido a que tiende a disminuir la demanda en el mercado.

• TECH IMAGINE

• COLTUR ECUATORIANA DETURISMO QUITO CÍA. LTDA.

• ECUACHEM CÍA. LTDA.

PROVEEDORES INTERNACIONALES

• PROYECTOS SIN LIMITES PROLIMITCÍA. LTDA.

• COMPUIDEA & A.N.D PUBLICIDAD

• MARTEC CÍA. LTDA.

• XPC MAYORÍSTA EN COMPUTACIÓN

PROVEEDORES NACIONALES

COMPETENCIA DE CESA

DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

Ondú Soluciones Tecnológicas S.A

Electrónica G.O.I.A

Servicios de Tecnología Avanzada

Compufacil

BRELDYNG S.A

Datapro S.A

I.S. Consulting

Microinformática Cía. Ltda.

Protecompu C.A

Pincomputers C.A

23

CAPÍTULO II

2. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

2.1 Direccionamiento estratégico

El direccionamientos estratégico es un instrumento en el cual se enfoca todo lo que organización

desea alcanzar, se identifica los procesos críticos dentro de la gestión y todas las áreas o

departamentos que se relacionen con la misión, visión, objetivos, políticas y estrategias.

Es fundamental y necesario el direccionamiento estratégico para todas las organizaciones, el

principal objetivo es que la empresa tenga un mejoramiento de forma continua es por esto que es

necesario controlar y verificar el cumplimiento de todo que ha sido previamente establecido.

2.1.1 Misión

La misión es la razón por la cual fue creada la empresa, es decir es como una guía para orientar y

direccionar a los miembros de la entidad, es la forma en como los socios a accionistas deciden hacer

realidad la visión de la organización.

La misión de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., es:

2.1.2 Visión

La visión es hacia dónde quiere llegar la empresa en un período de 3 a 5 años y para esto los socios

o accionistas deben hacer algunas consideraciones necesarias acerca de dónde quiere llevar la

compañía y realizar una visión de las de clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.

La visión de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., es:

Ofrecemos equipos informáticos y software actualizados, de acuerdo a las necesidades que

se vayan presentando por los avances tecnológicos, permitiendo a nuestros clientes

desenvolverse de mejor manera en el sector que se desempeña.

Ser una empresa líder en el mercado para el año 2016. Enfocada en la solución tecnológica

para nuestros mercados pero sobre todo para empresas que dependen de las tecnologías de

información.

24

2.1.3 Objetivos

Los objetivos son las metas o propósitos que la empresa desea lograr o alcanzar con la finalidad de

seguir creciendo y compitiendo en el mercado. Los objetivos deben tener concordancia lógica con la

actividad que se dedica la empresa y lo que esperar obtener en un tiempo determinado como puede

ser a corto, mediano o largo plazo.

Los objetivos de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., son:

Velar por el bienestar de todo el personal que se encuentra laborando en la empresa

verificando el cumplimiento de las actividades que han sido designadas a cada uno.

Efectuar los procesos administrativos de forma eficiente cumpliendo con todos los planes,

programas y proyectos, organizando reuniones de forma periódica y optimizando todos los

recursos de la organización.

Llevar la información financiera de forma eficiente y efectiva con la finalidad de brindar a

la gerencia los balances en el momento adecuado y oportuno para la toma de decisiones.

Realizar con efectividad las actividades, como: de custodia, control, manejo, desembolso de

fondos, valores y todos los demás documentos que se manejen en el departamento.

Realizar un control de forma periódica de todos los equipos informáticos que entran y salen

de bodega con la finalidad de conocer con exactitud sobre las cantidades de los productos

con los que cuenta la organización.

Atender a todos clientes de forma eficiente y efectiva, brindando un producto de la mejor

calidad y así continuar incrementando las ventas de forma periódica.

Realizar estudios de mercado en la cual abarque los puntos importantes, como son: precio,

plaza, producto y promoción con la finalidad de poder seguir compitiendo en el mercado.

Brindar productos de Data Center, software, hardware, red y telecomunicación con

tecnología avanzada pero sobre todo cien por ciento garantizados.

25

2.1.4 Políticas

Es de gran importancia que en todas organizaciones establezcan políticas, para que todos los

miembros sean parte de un solo eje, es decir se debe establecer parámetros o lineamientos con la

finalidad que se llegue a cumplir los objetivos establecidos.

Las políticas deben ser de fácil comprensión y entendimiento para todos los miembros que laboran

en la organización. Absolutamente todos los funcionarios deben estar comprometidos con la empresa

y deben regirse a todo lo establecido en la entidad.

Las políticas de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., son:

Capacitar a todo el personal de forma periódica, planificar todas las actividades y funciones

que deben realizar tanto los jefes como los funcionarios de cada departamento.

Verificar el cumplimiento de planes, programas y proyectos pero sobre todo que se haya

optimizado los recursos en cada uno de los procesos realizados.

El jefe del departamento financiero tendrá que revisar de forma periódica que toda la

información financiera se lleve de forma adecuada y eficiente.

El jefe del departamento financiero tendrá que verificar que se haya efectuado todos los

trámites del departamento de forma eficiente y efectiva.

Se llevará un registro de todos los equipos informáticos que entre y salgan de bodega esto

permitirá que se tenga un mayor control de los bienes que tiene la empresa.

Solicitar sugerencias de los clientes de forma periódica con la finalidad de emplear en la

organización y cumplir con todas las expectativas.

Evaluar los estudios de mercado con el propósito de cumplir todas las expectativas y

requerimientos de los clientes.

Revisar los equipos de Data Center, software, hardware, red y telecomunicaciones cumplan

con todas las características requeridas pero sobre todo que sean de la mejor calidad.

26

2.1.5 Metas

Las metas son los deseos que los gerentes desean alcanzar en un cierto período. Es por esta razón

que realizan estudios y buscan todos los medios o medias necesarias con la finalidad de alcanzar lo

que tanto han deseado.

En todas las organizaciones es necesario que cumplan ciertos parámetros y utilicen ciertos recursos

para alcanzar lo que tan han esperado, es necesario que sean claras y concretas las metas ya que esto

permitirá que esto permitirá que se puedan cumplir de forma eficiente y eficaz.

A continuación se detallan las metas de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.:

Se verificará el cumplimiento de las actividades y funciones cada 30 días de todos los

miembros que conforman la organización.

Se evaluará cada 30 días el cumplimiento de los planes, programas y proyectos junto con la

optimización de los recursos.

El jefe del departamento financiero entregará el quinto día de cada mes los balances a la

gerencia para que conozca la situación actual de la empresa y tome decisiones de forma

eficiente.

El jefe financiero verificará cada fin de mes que se haya cumplido de forma eficiente las

actividades de custodia, control, manejo, desembolso de fondos y todos los trámites que se

efectúen en el departamento.

Llevar un control diario sobre el manejo que se realice de inventarios (ingresos y egresos).

Se capacitará y evaluará a todo el personal del área de ventas de forma trimestral con la

finalidad de incrementar la demanda.

Se evaluará los estudios de mercado cada 30 días con la finalidad de conocer si se cumple

con todas las expectativas y sugerencias de los clientes.

Se realizará compras quincenalmente, pero se efectuará una verificación del stock de

inventario.

27

2.1.6 Estrategias

“Estrategia de una compañía consiste en las medidas competitivas y planteamientos comerciales con

que los administradores compiten de manera fructífera, mejoran el desempeño y hacen crecer el

negocio” (Thompson, Arthur, Peterraf, Margaret, & Gambie, 2012, pág. 245)

Las estrategias permiten que mejore la organización de forma continua, es decir tienen la finalidad

de cumplir con todas expectativas de los clientes, lograr el cumplimiento de los objetivos

institucionales, entre otros.

Algunas de las estrategias de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., son:

Brindar cursos de capacitación actualizados y bonificarles económicamente siempre y

cuando se haya desempeñado de forma eficiente y efectiva.

Llevar un control de forma exhaustiva en todos los planes, programas y proyectos desde que

inician hasta que finalizan esto permitirá corregir cualquier error de forma inmediata.

El cierre de las operaciones financieras se realizará 2 días antes de terminar el mes.

Realizar un control a las actividades de: custodia, manejo, desembolso de fondos, valores y

todos los demás trámites que se efectúe en el departamento.

Realizar inventarios de los materiales que se encuentran en bodega y verificar que sea similar

a la información que se lleva en los registros.

Realizar publicidad a través de diferentes medios de comunicación, como son: radio,

televisión, páginas de internet, entre otros; con la finalidad de que los clientes conozcan sobre

los productos que ofrece la organización en el mercado.

Realizar promociones de forma bimensual con la finalidad de que los equipos informáticos

tengan acogida de forma inmediata en el mercado.

Realizar un análisis de todos los proveedores que brindan equipos informáticos con la

finalidad de adquirir a mínimos costos y de la mejor calidad.

28

2.1.7 Valores

Los valores son las actitudes que cada una de las personas pone en práctica, es decir es la forma de

comportarse que tiene el individuo ante la sociedad sea en el trabajo, en el hogar, con los amigos,

entre otros; es el comportamiento que las personas demuestran en su diario convivir con la

humanidad.

Los valores de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., son:

Responsabilidad

Solidaridad

Liderazgo

Transparencia

Lealtad

Equidad

Ética

Integridad

Honestidad

Respeto

2.2 Organigrama

En toda empresa es necesario e indispensable tener un organigrama para conocer la forma de cómo

se encuentra estructurada o dividida internamente, en el esquema gráfico se puede visualizar

fácilmente el orden jerárquico, es decir desde el nivel alto, medio y bajo.

2.2.1 Organigrama estructural

El organigrama estructural es un esquema en el cual se puede visualizar de forma objetiva cada uno

de los departamentos de la organización y la relación de dependencia de cada uno.

Esto permite que los funcionarios puedan de forma más rápida la forma en cómo se encuentra

estructura la organización.

29

Figura 2-1 Organigrama Estructural


30

2.2.2 Organigrama funcional

Figura 2-2 Concepto de organigrama funcional

En: (Ferrer, 2011 www.blogspot.com)

Es de gran importancia el organigrama funcional ya que se puede visualizar lo siguiente:

Sirve para realizar un análisis de toda la organización.

Se puede dividir las funciones de cada uno de los departamentos.

Se puede observar quien depende de quién y saber a dónde acudir al momento de requerir

cualquier información.

Se observa los jefes de cada departamento y los operarios que contribuirán en ese

departamento.

Se observa las relaciones que tiene cada uno de los funcionarios que laboran en la

organización.

Una vez tengamos claras la Visión y la Misión de la Empresa las cuales trate en laentrada anterior y que deben aparecer en el Plan Estratégico, y antes de meternos delleno en el, debemos confeccionar el Organigrama Funcional por distintas razonesque a continuación explicare, pero también para saber las personas que participarandesde el inicio o se irán incorporando en la elaboración del citado Plan Estratégico.

31

Figura 2-3 Organigrama funcional de la empresa


32

A continuación se detallan las funciones de todos los departamentos que se describen en el

organigrama:

Tabla 2-1 Detalla las funciones de los miembros de la empresa

PUESTOS FUNCIONES

Junta General de

Accionistas

Directorio

Nombrar y remover a los miembros de los organismos

administrativos de la empresa.

Conocer anualmente las cuentas, el balance, los informes que le

presentaren los administradores y fijar políticas institucionales.

Conocer los informes de auditoría externa.

Fijar la retribución de los comisarios, administradores e integrantes

de los organismos de administración y fiscalización.

Asuntos a resolver:

Distribución de los beneficios sociales.

Emisión de las partes beneficiarias y de las obligaciones.

Amortización de las acciones.

Transformación, disolución y liquidación de la empresa.

Cerciorarse de la constitución y subsistencias de las garantías de

los administradores y gerentes.

Exigir a los administradores la entrega de un balance mensual de

comprobación.

Examinar de forma imprevista los libros y papeles de la compañía.

Revisar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias con el

propósito de presentar a la junta un informe.

Solicitar a los administradores que hagan constar en la orden del

día puntos importantes a tratar.

Presentar a la junta general las denuncias que reciba acerca de la

administración, con el informe relativo a las mismas.

33

PUESTOS FUNCIONES

Gerencia General Cuidar bajo su responsabilidad, que se lleven los libros exigidos

por el Código de Comercio.

Llevar el libro de actas de la junta general.

Llevar el libro de actas de las juntas administradores o

directorios.

Entregar a los comisarios y presentar por lo menos cada año a la

junta general.

Convocar a las juntas generales de accionistas conforme a la Ley

y los estatutos.

Intervenir en calidad de secretarios en las juntas generales.

Asesoría Legal

Asesora en la constitución, gestión y disolución que se resuelva

en la empresa.

Defiende los intereses de la empresa en todo tipo de

procedimientos legales.

Analizar y resuelve todos los problemas legales relacionados

con la empresa, es decir con: contratos, convenios y todo

respecto a las normas, leyes y reglamentos vigentes.

Revisa que todos los contratos cumplan con todos los aspectos

relacionados a la parte legal.

Emite informes jurídicos sobre las distintas áreas de la empresa.

Jefe Administrativo

Verifica que la administración de los recursos financieros y

físicos se lo efectúen de forma eficiente y efectiva.

Supervisa que las actividades se efectúen de forma eficiente y

efectiva del departamento.

Define metas de los indicadores de gestión en dirección

administrativa y verificar el cumplimiento de los mismos.

Establece estrategias tendientes a la obtención de recursos

financieros requeridos para la ejecución de los planes de

inversión.

Realiza el plan de inversiones de la empresa y garantizar su

cumplimiento.

34

PUESTOS FUNCIONES

Jefe de Talento

humano

Conserva un buen ambiente organizacional entre todos los

miembros de la organización.

Efectúa y controla todo el proceso de reclutamiento, selección,

ingreso e inducción del personal.

Da a conocer al nuevo personal todo el direccionamiento

estratégico, las funciones y responsabilidades.

Realiza programas de capacitación y entrenamiento para cada

área que requiera la empresa.

Supervisa y verifica que las actividades de los funcionarios se

hayan efectuado con efectividad.

Verifica que los planes, programas y proyectos sean ejecutados

eficiente y eficazmente.

Asistente

administrativo

Revisa el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Verifica que todas las actividades se esté realizando de forma

eficiente y efectiva

Planifica las actividades y funciones del personal.

Llena los formatos de órdenes de pago por concepto de: pagos a

proveedores, pagos de servicios, aportes, entre otros.

Analiza toda la información de los planes, programas y

proyectos.

Recibe y reciba las licitaciones de los proveedores.

Archivador

Revisa que todos los documentos cuenten con las firmas de

responsabilidad y que estén en condiciones adecuadas.

Ordena todos los documentos de acuerdo a la numeración

consecuente.

Conserva toda la documentación en un lugar adecuado y la

mantiene en condiciones óptimas.

Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de

las carpetas.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando

cualquier anomalía.

Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.

35

PUESTOS FUNCIONES

Jefe Financiero Presentarlos balances a la Gerencia y Junta Directiva.

Establece parámetros para la realización de presupuestos para

ingresos, gastos y compra de activos de acuerdo a las políticas

definidas por la Junta General.

Lleva un manejo y actualización del inventario de los materiales,

suministros, bienes muebles e inmuebles utilizados en la

empresa.

Revisa de forma periódica toda la información financiera que ha

sido ingresado al sistema contable.

Planifica las actividades a realizar y capacitar al personal del

departamento siempre y cuando sea necesario.

Lleva un control de las cuentas de gran importancia para la

actividad que se dedica la empresa.

Contador

Revisa que todas las facturas estén autorizadas por el Servicio

de Renta Internas y que tengan las firmas de responsabilidad.

Ingresa al sistema toda la información financiera de forma

eficiente y efectiva.

Registra las facturas recibidas de los proveedores y mantener

actualizada la cuenta.

Revisa el cálculo de las planillas de retención de impuesto sobre

la renta personal emitidas por los empleados.

Lleva un control de las cuentas de por cobrar y por pagar.

Elabora los estados financieros de forma mensual.

Asistente Tesorería

Ejecuta las actividades asignadas, en concordancia con las leyes,

políticas, normas y reglamentos establecidos en la empresa.

Recibe, registra y revisa las órdenes de compra y pago de todas

las áreas de la empresa.

Emite cheques siempre y cuando haya existido órdenes de pago.

Lleva un control de la remisión de cheques de acuerdo al registro

de la emisión y retiro de los mismos.

Mantiene actualizado el registro de firmas autorizados de las

cajas chicas y órdenes de pago.

Recibe, clasificar e incluir en el sistema los diferentes contratos

formados por la empresa.

36

PUESTOS FUNCIONES

Control de

inventario

Revisa que todos los equipos se encuentren en lugares

adecuados y en óptimas condiciones.

Lleva un control de todos los equipos que entran y salen de

bodega.

Verifica que los registros tengan información similar a lo que se

encuentra en bodega.

Jefe de

Comercialización

Realiza un inventario de los equipos que se encuentran en

bodega de forma periódica.

Brinda asesoramiento a todo el personal encargado de la

comercialización de los equipos informáticos.

Capacitar y evaluar al personal del departamento de forma

trimestral.

Ventas Solicita sugerencias a los clientes con la finalidad de seguir

mejorando.

Cumple a cabalidad con las expectativas y sugerencias de los

clientes.

Realiza promoción cada 6 meses con la finalidad que los

productos tenga gran acogida en el mercado.

Compras

Selecciona proveedores con la finalidad de poder adquirir

productos a mínimos costos.

Solicita presupuestos y realizar adquisiciones con

requerimientos específicos.

Gestiona la relación con los proveedores.

Marketing

Realiza estrategias de mercado con la finalidad de continuar

creciendo y compitiendo en el mercado.

Efectúa promocione y publicidad de forma periódica.

Realiza estudios del producto con la finalidad de brindar de

calidad y sobre todo garantizado.

37

PUESTOS FUNCIONES

Data Center

Brinda un servicio de forma eficiente y efectiva con la finalidad

de obtener efectividad en su totalidad.

Brinda protección y base de datos cien por ciento garantizados.

Software y hardware

Revisa que los equipos se encuentren en óptimas condiciones y

que sean de la mejor calidad.

Revisa las marcas y brinda el producto y/o servicio garantizado.

Red y

telecomunicaciones

Brinda un servicio de comunicación y red de forma adecuada y

oportuna.

Da a conocer a los clientes sobre las características y beneficios

sobre la red y telecomunicaciones.

2.2.3 Organigrama Personal

“También constituye una variación del organigrama estructural y sirve para presentar, en forma

objetiva, la distribución del personal en las diferentes unidades administrativas. Se indica el número

de cargos, la denominación del puesto y la clasificación en caso de haberla. En algunos casos se

puede incluir la numeración de cada puesto y aun el nombre del funcionario que lo desempeña”

(Vásquez, Organización Aplicada, 2010, pág. 221).

En el organigrama personal se puede fácilmente visualizar el personal de que esta encargado de cada

uno de los departamentos, es decir los jefes y cada uno de los operarios que se van a desempeñar en

cada una las respectivas áreas.

38

Figura 2-4 Organigrama personal de la empresa

Por, (Grupo Cesa, 2010 www.grupocesa.com)

39

2.3 Matriz de direccionamiento estratégico

Tabla 2-2 Matriz de Direccionamiento estratégico de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

OBJETIVOS

POLÍTICAS

METAS

ESTRATEGIAS INDICADORES DE

GESTIÓN

1. Velar por el bienestar del

personal verificando el

cumplimiento de las

actividades asignadas.

Planificar las actividades

y funciones que deben

realizar tanto de los jefes

como de los funcionarios

de cada uno de los

departamentos.

Se verificará el cumplimiento

de las actividades y funciones

cada 30 días de todos los

miembros que conforman la

organización

Brindar cursos de

capacitación actualizados y

bonificarles económicamente

siempre y cuando se haya

desempeñado de forma


30 días = 100 %

31 días = 80%

32 días = 60%

33 días = 40%

34 días = 20%

35 días = 0%

MISIÓN

Ofrecemos equipos informáticos y software

actualizados, de acuerdo a las necesidades que

se vayan presentando por los avances

tecnológicos, permitiendo a nuestros clientes

desenvolverse de mejor manera en el sector

que se desempeña.

VISIÓN

Ser una empresa líder en el mercado para el

año 2016. Enfocada en la solución

tecnológica para nuestros mercados pero

sobre todo para empresas que dependen de

las tecnologías de información.

MATRIZ DE DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

.

40

OBJETIVOS

POLÍTICAS

METAS


GESTIÓN

2. Efectuar los procesos

administrativos de forma

eficiente cumpliendo con

los planes, programas y

proyectos.

Verificar el

cumplimiento de planes,

programas y proyectos,

también la optimización

de los recursos.

Se evaluará cada 30 días el

cumplimiento de los planes,

programas y proyectos junto

con la optimización de los

recursos.

Llevar un control de forma

exhaustiva en todos los

planes, programas y

proyectos desde que inician

hasta que finalizan.

30 días = 100 %

31 días = 80%

32 días = 60%

33 días = 40%

34 días = 20%

35 días = 0%

3. Llevar la información

financiera de forma

eficiente y efectiva para

la toma de decisiones de

la gerencia.

El jefe del departamento

financiero revisará de

forma periódica toda

información financiera

que se lleve de forma

adecuada y eficiente.


financiero entregará el quinto

día de cada mes los balances

a la gerencia para la toma de

decisiones.

El cierre de las operaciones

financieras se lo realizará 2

días antes de terminar el mes.

5to día = 100 %

6to día = 80%

7to día = 60%

8to día = 40%

9no día = 20%

10mo día = 0%

41

OBJETIVOS

POLÍTICAS

METAS


GESTIÓN

4. Realizar con efectividad

las actividades de:

custodia, control, manejo,

desembolso de fondos y

valores.


financiero tendrá que

verificar que se haya

efectuado todos los

trámites de forma

eficiente y efectiva

El jefe financiero verificará

cada fin de mes que se haya

cumplido todas las

actividades y trámites del

departamento forma eficiente

y efectiva.

Realizar un control a las

actividades de: custodia,

manejo, desembolso de

fondos, valores y demás

trámites que se hayan

efectuado.

30 días = 100 %

31 días = 80%

32 días = 60%

33 días = 40%

34 días = 20%

35 días = 0%

5. Realizar un control de

forma periódica a todos

los equipos informáticos

(software) que se

encuentran en bodega.

Se llevará un registro de

todos los equipos

informáticos que entren

y salgan de bodega.

Llevar un control diario sobre

el manejo que se realice de

inventarios (ingresos y

egresos).

Realizar inventarios de los

equipos informáticos y demás

materiales que se encuentran

en bodega y verificar que sea

similar a la información de

los registros.

1er día = 100 %

2do día = 80%

3er día = 60%

4to día = 40%

5to día = 20%

6to día = 0%

42

OBJETIVOS

POLÍTICAS

METAS


GESTIÓN

6. Atender a todos los

clientes de forma

eficiente y efectiva,

brindando un producto de

la mejor calidad.

Solicitar sugerencias de

los clientes de forma

periódica con la finalidad

de cumplir con todas las

expectativas.

Se capacitará y evaluará a

todo el personal del área de

ventas de forma trimestral

con la finalidad de

incrementar la demanda.

Realizar publicidad a través

de diferentes de

comunicación, como son:

radio, televisión, páginas de

internet, entre otros.

3er mes = 100 %

4to mes = 80%

5to mes = 60%

6to mes = 40%

7mo mes = 20%

8vo mes = 0%

7. Realizar estudios de

mercado en la cual

abarque el precio,

producto, plaza y

promoción.

Evaluar los estudios de

mercado con el propósito

de cumplir con todas las

expectativas y

requerimientos de los

clientes.

Se evaluará los estudios de

mercado cada 30 días con la

finalidad de conocer si se

cumple con todas las

expectativas y sugerencias de

los clientes.

Realizar promociones de

forma bimensual con la

finalidad de que los equipos

informáticos tengan acogida

de forma inmediata en el

mercado.

30 días = 100 %

31 días = 80%

32 días = 60%

33 días = 40%

34 días = 20%

35 días = 0%

43

OBJETIVOS

POLÍTICAS

METAS


GESTIÓN

8. Brindar productos de

Data Center, software,

hardware, red y

telecomunicaciones con

tecnología avanzada y

garantizados.

Revisar que todos los

equipos informáticos

cumplan con todas las

características requeridas

pero sobre todo que sean

de la mejor calidad.

Se realizará compras

quincenalmente, pero se

efectuará una verificación del

stock de inventario.

Realizar un análisis de todos

los proveedores que brindan

equipos informáticos con la

finalidad de adquirir a

mínimos costos y de la mejor

calidad.

15 días = 100 %

16 días = 80%

17 días = 60%

18 días = 40%

19 días = 20%

20 días = 0%

44

3. MARCO TEÓRICO

3.1 Generalidades de la auditoría de gestión

3.1.1 Concepto

Figura 3-1 Concepto de auditoría de gestión

En: (El Contralor General del Estado, 2011 www.contraloria.gob.ec)

La auditoría de gestión se realiza con la finalidad de efectuar un análisis y evaluar de forma eficiente

y efectiva todas las áreas o departamentos de la organización, esto permitirá que se pueda controlar

y corregir cualquier tipo de inconveniente en el menor tiempo posible, pero sobre todo que se pueda

cumplir los objetivos establecidos de mejor forma, cuidando sus costos y teniendo buena

rentabilidad.

En la auditoría de gestión se analiza los procedimientos con la finalidad de verificar si se cumplen

los indicadores de gestión a través de visión, misión, objetivos, políticas, metas y estrategias; esto

permitirá que se evalué el funcionamiento de toda la organización y en base a esto emitir un informe

el cual contenga conclusiones y recomendaciones que permita el mejoramiento de la organización.

La auditoría de gestión contribuye a que la máxima autoridad y a todos los funcionarios que laboran

en la organización puedan realizar sus funciones y actividades de forma eficiente y efectiva, esto se

efectúa con el propósito de reconocer todos los errores o irregularidades que ocurren en los procesos

o procedimientos y corregir en el menor tiempo posible.

Después de haber encontrado todas las falencias o haber detectado los errores en la organización es

indispensable aplicar estrategias que le permitan a la organización seguir mejorando continuamente,

compitiendo y creciendo en el mercado.

La auditoría de gestión, es un examensistemático y profesional, efectuadopor un equipo multidisciplinario, con elpropósito de evaluar la eficacia de lagestión de una entidad, programa,proyecto u operación, en relación a susobjetivos y metas

Determinar el grado de economía yeficiencia en el uso de los recursosdisponibles; medir la calidad de losservicios, obras o bienes ofrecidos; y, elimpacto socio-económico derivado desus actividades.

45

Permitirá en gran parte a mejorar la organización al momento de conocer las definiciones de eficacia,

eficiencia y economía.

Figura 3-2 Aspectos importantes de la auditoría de gestión

A continuación se detalla cada una:

Figura 3-3 Concepto de eficacia En: (El Contralor General del Estado, 2011 www.contraloria.gob.ec)

Desarrollar las actividades o funciones de la organización de forma efectiva permitirá que se cumplan

los objetivos y se logre alcanzar todo le deseado, es decir esto permitirá que la entidad pueda medir

las metas de forma mensurables y cualitativas, y permitirá solucionar cualquier inconveniente de

manera oportuna.

•Metas mensurables

•Metas cualitativas

Eficacia

•Productividad y rentabilidad

•Estándares de desempeño

Eficiencia

•Reducir los costos yoptimizar recursos.

•Mide resultadosobtenidos.

Economía

EFICACIA

En una concepción general, laeficacia o efectividad, consisteen lograr o alcanzar losobjetivos propuestos, las metasprogramadas, o los resultadosdeseados.

Es fundamental por lo tanto, quela organización cuente con unaplanificación detallada, consistemas de información einstrumentos.

Permitan conocer en formaconfiable y oportuna lasituación en un momentodeterminado y los desvíosrespecto a las metasproyectadas, para que se puedamedir el grado de eficacia.

46

La eficiencia relaciona los siguientes términos:

Figura 3-4 Eficiencia


Realizar las actividades o funciones en la organización de forma eficiente quiere decir que se va

aprovechar todos los recursos al máximo, esto se efectúa con la finalidad de que entidad obtenga

mayor productividad y rentabilidad.

En la economía es necesario analizar el aspecto de la economía con el propósito de minimizar los

costos y optimizar los recursos, sin perder la calidad, esto permitirá que la entidad pueda mejorar de

forma continua, siga creciendo en el mercado.

3.1.2 Importancia de la auditoría de gestión

Es importante realizar la auditoría de gestión en cualquier tipo de empresa sea: pública o privada;

grande, mediana, pequeña, entre otros; ya que esto permitirá que en la organización mejore los

EFICIENCIA

Productividad y rentabilidad

Por productividad se entiendela relación entre el monto delos bienes o serviciosproducidos y el monto de losrecursos utilizados en suproducción.

La rentabilidad es lacapacidad que tienen loscapitales propios o ajenosinvertidos en una empresa oentidad.

Estándares de desempeño o medidas de

comparación

Otros de los elementosrequeridos por la auditoría degestión en materia deeficiencia, efectividad y loscostos invertidos paralograrlas, economía.

Estos estándares o medidas,pueden ser los indicadores degestión determinados en laplanificación de una entidadque lograrse en el futuro.

47

procesos o procedimientos, es decir que las actividades y funciones de los miembros que laboran en

la organización sean efectuadas de forma eficiente y efectiva, esto también permitirá que se detecten

falencias y se las corrija de manera oportuna.

Es de vital importancia que la máxima autoridad de la organización pueda identificar deficiencias en

las distintas áreas que causen inconvenientes al cumplimiento de objetivos, se debe realizar una

evaluación y buscar una mejora y así poder conseguir un buen desempeño en el entorno de la

actividad que se desempeña.

3.1.3 Alcance de la auditoría de gestión

Es necesario programar en la auditoría de gestión tanto el tiempo como el área, con la finalidad de

conocer cuánto se va demorar en realizar el examen y que áreas no más se van a realizar el examen,

pero para esto es necesario conocer el tamaño de la organización, esto permitirá conocer en que partes

se encuentras las falencias y el tiempo exacto que se va a demorar en realizar el examen con todas

las evidencias suficientes.

3.1.4 Objetivos de la auditoría de gestión

Los resultados de la auditoría de gestión dependerá de la planificación del diagnóstico que se realice

ya que puede ser a corto, mediano o largo plazo; se debe realizar un estudio para poder identificar

qué proceso afecta para que no se puedan cumplir con los objetivos planteados. En todo el proceso

de la auditoría se debe conseguir todas las evidencias suficientes y competentes que respalden todo

el trabajo realizado por el auditor, de acuerdo a esto se determinará la gravedad de los hallazgos

encontrados, todo esto se realiza con la finalidad de que la organización mejore.

Figura 3-5 Objetivos de la auditoría de gestión

En: (Duarte, 2012 www.gerencie.com)

Mejorar niveles de competitividad, productividad ycalidad.

Establecer si los controles aseguran la eficiencia yeficacia de las actividades y operaciones.

Identificar áreas de reducción de costos e incrementarla rentabilidad.

Determinar el grado en que los empleados hancumplido las funciones asignadas.

48

El objetivo principal de la auditoría de gestión es verificar si se cumple los indicadores de gestión

mediante la visión, misión, objetivos, políticas, metas y estrategias; esto permitirá que se evalué el

funcionamiento de toda la organización y en base a esto emitir un informe el cual contenga

conclusiones y recomendaciones que permita el mejoramiento de la organización.

3.1.5 Enfoque y orientación de la auditoría de gestión

La auditoría de gestión se la realiza en base a la planificación establecida, pero dependiendo de los

hallazgos o evidencias encontradas y peor aún si hay áreas tan críticas se procederá a realizar ciertos

cambios con la finalidad de entregar un trabajo realizado de forma eficiente y efectiva.

3.1.6 Indicadores de gestión

El fin primordial de emplear indicadores en los procesos es poder evaluar en términos cualitativos y

cuantitativos el cumplimiento puntual de sus etapas y su propósito estratégico; a partir de la revisión de

sus funciones. Para estar en posibilidad de obtener mayor y mejor información, a cada etapa del proceso

se le asignan indicadores cualitativos (estos son los que otorgan su razón de ser a la organización), así

como cuantitativos (los que traducen en hechos el objetivo de ésta).

El manejo simultáneo de estos dos indicadores obedece al propósito de que el auditor tenga una visión

global y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con

los resultados. (Franklin, 2013, pág. 415)

La finalidad de los indicadores de gestión en la auditoría de gestión es evaluar de forma cualitativa

y cuantitativa todas las áreas o departamentos de la organización, todo esto permitirá evaluar si se

está cumpliendo con el direccionamiento estratégico de la empresa, pero sobre todo para verificar la

eficiencia, eficacia y economía de la organización.

Los indicadores de gestión son una herramienta que permite medir el desempeño y los resultados

obtenidos, esto se realiza con la finalidad de obtener resultados de forma veraz que permita el

mejoramiento de la organización pero sobre todo que aporte con información que sean necesaria para

poder brindar valores confiables y que le permita guiarse a la organización y que le permita que

funciones de forma eficiente y alcance los objetivos deseados.

Los indicadores ayudan a que se logre cumplir los objetivos deseados pero sobre todo provean de

información veraz y confiable, todo contribuye para optimizar los recursos, gracias a los indicadores

se logrará que cumplir en su totalidad las expectativas de los clientes, también logra que se mejoren

los procesos y funciones en todas las áreas o departamentos de la organización.

49

Los tipos de indicadores son: cuantitativos y cualitativos

Figura 3-6 Aspecto importantes de la auditoría de gestión


Los indicadores cuantitativos permiten medir en cantidades o numéricamente el rendimiento y

desempeño de las actividades que realizan los funcionarios de la organización y los cualitativos se

los emplea con la finalidad de medir la calidad de la buena administración que se aplica en la

organización.

Los indicadores de gestión tanto cualitativos como cuantitativos permitan verificar la eficiencia,

eficacia y economía de la organización.

A continuación se detallan algunos indicadores como ejemplos para la presente investigación:

Tabla 3-1 Ejemplos de indicadores

INDICADOR DE RENTABILIDAD

NO INDICADOR FÓRMULA

1

Rendimiento de ventas

𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑛𝑒𝑡𝑎𝑠

2

Rendimiento de la inversión total

𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑅𝑒𝑎𝑙

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑥 𝑝𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜

INDICADOR DE LIQUIDEZ

1

Movilidad del activo circulante

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑖𝑟𝑐𝑢𝑙𝑎𝑛𝑡𝑒

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑖𝑟𝑐𝑢𝑙𝑎𝑛𝑡𝑒

𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑖𝑟𝑐𝑢𝑙𝑎𝑛𝑡𝑒

2

Capital de trabajo

Activo circulante – Pasivo circulante

• Miden el rendimiento de unaactividad y entre otros pueden ser:indicadores de volumen detrabajo, de eficiencia, deeconomía, de efectividad.

Indicadores cuantitativos

•Estos no miden numéricamente unaactividad, sino que se establecen apartir de los principios generales deuna sana administración.

Indicadores cualitativos

50

INDICADOR DE FINANCIAMIENTO

1

Inversión en activo fijo

𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑓𝑖𝑗𝑜

2

Tasa de inversión corriente

𝐼𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒

𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑜 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠

INDICADOR DE VENTAS

1

Aceptación de los productos

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠

𝐷𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠

2

Políticas de créditos

𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠

𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑐𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠

INDICADOR DE PRODUCCIÓN

1

Índice de productividad

Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜

Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑙

2

Estado del activo fijo

𝑅𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑦 𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒𝑛𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑓𝑖𝑗𝑜

INDICADOR DE FUERZA LABORAL

1

Rotación del personal

𝑅𝑒𝑛𝑢𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠

2

Asistencia al trabajo

𝐴𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠

𝐷í𝑎𝑠 𝐿𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑙𝑒𝑠

3.2 Fases de la auditoría de gestión

Se debe realizar una observación de la entidad, como soporte el auditor deberá realizar los respectivos

papeles de trabajo en el cual respaldara las evidencias detectadas, el análisis se realizara a través de

indicadores de gestión con la finalidad de medir la eficiencia, eficacia y economía de la entidad.

Es necesario que durante toda la auditoría que realice de acuerdo las fases, como son: planificación,

ejecución, informe; al momento de efectuar la auditoría en este orden se obtendrá mejores resultados

y se podrá brindar a la organización un informe con información sumamente confiable.

51

Figura 3-7 Fases de la auditoría de gestión

A continuación se detallan más a fondo cada una de las fases:

3.2.1 Planificación

Es necesario planificar antes de empezar a realizar la auditoría de gestión ya que esto permitirá

conocer las áreas que van a realizar analizadas, el tiempo va a llevar la revisión, el equipo de trabajo

que se va a utilizar durante todo el proceso de la auditoría y todos los recursos que se van utilizar con

la finalidad de cumplir los objetivos esperados y que ayude a la organización a cumplir los objetivos

institucionales.

Para esto se debe realizar la planificación preliminar y específica, a continuación se detallan más a

fondo:

3.2.1.1 Planificación preliminar

Antes de planificar el trabajo de auditoría se debe realizar un conocimiento preliminar en la

organización que va a ser auditada, con la finalidad de conocer al personal o a los funcionarios que

laboran en la organización, esto será de gran ayuda para saber quién podrá brindar la información

requerida por el equipo de trabajo de auditoría, también es para conocer el tamaño de organización,

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN

INFORME

FASES

AUDITORÍA DE GESTIÓN

52

es decir para saber cuántas áreas o departamentos tiene la entidad, en base a esto y muchos aspectos

más se procederá a realizar la planificación de la auditoría.

La planificación preliminar será de gran ayuda para el equipo de auditoría ya que esto permitirá

designar el trabajo a cada uno de las personas que se van a desempeñar en la auditoría con la finalidad

de encontrar evidencias que permitan sustentar todo el trabajo realizado por el equipo.

3.2.1.2 Planificación específica

En la planificación específica se determinará las herramientas a utilizar para proceder a la realización

de la auditoría, es decir a través de encuestas, entrevistas, observación directa, entre otras; con la

finalidad de encontrar todas las falencias o áreas críticas y también de respaldar todo el trabajo

realizado por parte del equipo de auditoría ya que esto permitirá evidenciar todos los errores o

falencias que se están presentando en la organización.

3.2.2 Ejecución de la auditoría

Figura 3-8 Ejecución de la auditoría


En esta fase de la auditoría se desarrolla con la finalidad de emplear programas y obtener toda la

información necesaria e indispensable de acuerdo al criterio del auditor y las evidencias suficientes,

competentes y relevantes, todo se efectúa con el propósito de sustentar todo el trabajo efectuado por

el equipo de autoría y también el informe.

3.2.2.1 Programa de auditoría

Los programas de auditorías son una herramienta que sirven de gran ayuda para respaldar el trabajo

realizado por el equipo multidisciplinario de auditoría. Esto programas se realizan para analizar la

eficiencia, eficacia y economía de la entidad.

En esta etapa, se ejecuta eltrabajo de auditoría, con eldesarrollo de los programas ycon la obtención de la evidenciasuficiente, relevante ycompetente, basada en criteriosde auditoría y procedimientosdefinidos en cada programa.

Evaluación de los resultados dela gestión y determinación de loshallazgos resultantes parasustentar los comentarios, lasconclusiones y recomendacionesque serán incluidas en el informe

53

Para realizar los programas de auditoría se debe aplicar las pruebas de auditoría, las cuales son: las

sustantivas y las de cumplimiento, a continuación se detallará con más profundidad:

3.2.2.1.1 Pruebas de auditoría

Las pruebas de auditoría son técnicas o procedimientos que permiten obtener la información

necesaria con la finalidad de respaldar todo el trabajo realizado por el equipo multidisciplinario de

auditoría, sustentar lo establecido en el dictamen.

Clasificación

Las pruebas de auditoría se clasifican en pruebas de cumplimiento y sustantivas, pero para la presente

investigación se detallará las de cumplimiento que se empleará en la presente investigación.

Figura 3-9 Concepto de pruebas de auditoría de cumplimiento En: (Anaya Cabeza, 2012 www.slideshare.net)

Las pruebas de auditoría de cumplimiento son de gran ayuda para equipo de trabajo

multidisciplinario de auditoría ya que puede verificar si la organización cumple o no con todo lo

referente las normas, leyes y reglamentos, pero también sirve para comprobar el cumplimiento de las

políticas institucionales y además el auditor puede colaborar a establecer los procedimientos óptimos

para que la empresa mejore.

3.2.2.2 Evaluación del Sistema de Control interno

Dentro de la evaluación del sistema de control interno se analizará el concepto, los objetivos, los

componentes y tipos de control interno.

Un auditor interno lleva a cabo unaprueba de cumplimiento paraasegurar que los procedimientos deuna empresa cumplan con losrequisitos reglamentarios, prácticasde las industrias o políticascorporativas y la función según loprevisto.

Una auditoría de pruebade cumplimiento puedecubrir riesgos operativos,sistemas de tecnología,controles financieros odirectrices reguladores.

Un consultor externo amenudo puede ayudar aestablecer losprocedimientos depruebas adecuados.

54

3.2.2.2.1 Definición de Control Interno

Todas las entidades deben aplicar control interno en todas las áreas o departamentos con la finalidad

de corregir cualquier error o inconveniente en el menor tiempo posible, pero para esto deben

colaborar todos los miembros de los organización desde la máxima autoridad hasta cada uno de los

operarios, esto permitirá que las actividades u operaciones se realicen de forma eficiente y efectiva,

también contribuirá a optimizar los recursos pero sobre todo aportará que se cumpla con toda la

normativa vigente en el país y que se cumpla con los objetivos que ha sido previamente establecidos.

3.2.2.2.2 Objetivos de control interno

El control interno se lo efectúa con la finalidad optimizar los recursos, también para garantizar la

eficacia, la eficiencia y economía en cada una de las operaciones realizaciones por todo que personal

esto contribuirá al logro de los objetivos institucionales, de la misión y visión.

Al emplear el control interno permitirá que se verifique si cada una de las actividades u operaciones

que están efectuando cada uno de los miembros de la organización se lo está realizando con la

finalidad de cumplir los objetivos institucionales.

3.2.2.2.3 Componentes del control interno

Figura 3-10 Componentes del control interno

Supervisión

Información y comunicación

Actividades de control

Evaluación de riesgos

Ambiente de control

55

A continuación se detalla cada uno más a fondo:

Ambiente de control: se refiere al control que se lleva en las actividades o funciones que

realiza cada uno de los miembros de la organización, todo esto depende para que todo se

efectué de forma eficiente y efectiva.

Evaluación de riesgos: Se evalúa todos los aspectos relevantes o de gran importancia para

la organización con la finalidad de verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Actividades de control: Se verifica el cumplimiento de las actividades que has sido

asignados desde la máxima autoridad hasta cada uno de los operarios, todas las operaciones

o funciones que realicen cada uno de los miembros deben estar relacionados con el

cumplimiento de los objetivos institucionales.

Información y comunicación: Es necesario que todas las organizaciones exista una buena

información y comunicación entre todos los miembros de la organización con la finalidad

que todo se maneje de forma adecuada y oportuna.

Supervisión: Es necesario efectuar la supervisión ya que esto permitirá que se verifique si

el sistema de control interno ha sido efectivo en cada una de las operaciones realizadas y si

se ha mejorado de forma adecuada y oportuna en cada uno de los casos que se han

presentado.

Cada uno de los componentes del control interno sirve para realizar una actividad esencial y

fundamental con la finalidad que mejore continuamente la organización, se debe ir realizando en el

orden previamente establecido con la finalidad de ir detectando las falencias e irles corrigiendo, con

el fin de que no se vuelvan a repetir hasta tener el menor número de errores en la entidad.

Es necesario aplicar de forma minuciosa cada uno de los componentes del control, esto permitirá que

se procede de forma adecuada y oportuna en cada uno de los casos que se presente en la organización,

pero sobre todo permitirá que se efectué de forma eficiente y efectiva cada una de las actividades u

operaciones y permitirá el logro de los objetivos institucionales.

En la mayoría de las organizaciones si aplicaran el control interno podrían obtener el menor número

de errores y esto permitiría que continúen creciendo y compitiendo en el mundo de los negocios.

56

3.2.2.2.4 Tipos de control interno

En una organización se puede identificar dos clases de controles internos, como son:

Figura 3-11 Tipos de control interno

En: (Mantillas, 2010, pág. 317)

A continuación se detallará más a fondo cada uno de los tipos de control interno:

Control interno administrativo

En el control interno administrativo se analiza si se está cumpliendo de forma eficiente todas las

actividades y operaciones por parte de los miembros de la organización, se evalúa todos los

procedimientos que son efectuados en cada una de las áreas o departamentos de la organización.

Control interno contable

Es necesario realizar control interno en toda la parte contable, ya que es una de las áreas más

importantes de la empresa, depende mucho de los registros contables y de toda la información

contable y depende de los resultados que se obtenga se podrá saber en qué situación se encuentra la

organización.

En el control interno contable se evalúa todo lo correspondiente a las cuentas de las cuentas de los

estados financieros con la finalidad de obtener información financiera confiable y veras, pero sobre

todo que permita que la gerencia pueda tomar decisiones de forma adecuada y oportuna.

Todos estos tipos de control se realizan con la finalidad de detectar cualquier falencia que se esté

presentando en la entidad, también para tratar de prevenir o evitar acciones que afecten a la

organización en gran parte a la organización y en caso de que se presenten poder corregir en el tiempo

oportuno, con el propósito de que vuelvan a ocurrir nuevamente.

•Se relaciona con la eficiencia enlas operaciones establecidas porlos miembros de la organización.

Administrativo

•Influye directa o indirectamente enla confiabilidad de los registroscontables y de la veracidad de losestados financieros.

Contable

57

Otros tipos de control interno son:

Figura 3-12 Otros tipos de control interno En: (Cundumi Ocoro, Meza, Mendoza Rangel, & Maceas Rúa, 2011 www.slideshare.net)

3.2.2.3 Evaluación de los riesgos de auditoría

Los riesgos son situaciones o eventualidades que se pueden presentar en todas las empresas sin

importar la actividad a la que se dediquen, los riesgos pueden ser analizados con la finalidad de poder

disminuir el impacto en la organización.

La finalidad del equipo de auditoría es poder detectar los riesgos que se pueden presentar durante

toda la investigación efectuada, es necesario que el auditor sepa que los riesgos pueden ser

contralados y con el paso del tiempo disminuir pero nunca podrán eliminados por completo.

Figura 3-13 Clasificación de los riesgos de auditoría

•Trata de evitarsituaciones nodeseables.

Preventivo

•Se utiliza paradetectar situacionesque ponen enriesgos el logro delos objetivos.

Detectivo

•Actúan paracorregir y evitar larecurrencia de unasituaciónproblemática.

Correctivo

•Puedenpromover q queocurran cosaspositivas

Proactivo

Clasificación de los riesgos de auditoría

Riesgo Inherente

Riesgo de control

Riesgo de detección

58

A continuación se detalla más a fondo cada uno de los riesgos de auditoría:

Riesgo Inherente.- Este riesgo puede ser detectado en la información que presentan los

funcionarios de la organización, es decir son los errores o falencias que se han encontrado

durante el trabajo de la auditoría, es por esta razón que no pueden ser eliminados solo pueden

ser analizados para que mejore la organización.

Riesgo de Control.- Este riesgo se puede presentar aun cuando las empresas apliquen los

sistemas de control interno, este riesgo no puede ser detectado por este sistema es por esto

que puede ser detectado por el equipo de auditoría en la información brindada, esto

contribuiría en la mitigación del riesgo.

Riesgo de Detección.- Este riesgo está sumamente relacionado a los procedimientos que

realiza el equipo de auditoría, este riesgo es de gran importancia ya que debido que como

lo aplique el auditor no requerirá del riesgo inherente y tampoco del riesgo de control. De

acuerdo a como se aplique todo el procedimiento de la auditoría va a depender para que se

pueda brindar un informe con conclusiones y recomendaciones veraces y oportunas para el

mejoramiento de la organización.

Es necesario saber aplicar de forma adecuada los procedimientos de la auditoría desde que inicia

hasta que finaliza esto permitirá que se pueda emitir un informe efectivo que permita el mejoramiento

de la organización.

3.2.2.4 Aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría

Las técnicas de auditoría son los métodos que el auditor decide aplicar durante todo el trabajo de la

auditoría esto permitirá que el auditor pueda obtener evidencia suficiente y veras que le permita

respaldar las conclusiones y recomendaciones que son emitidas en el informe de auditoría.

Tanto las técnicas de auditoría como los procedimientos tienen una estrecha relación, es decir si el

auditor aplica mal las técnicas de auditoría, el equipo de auditoría de auditoría no obtendrá los

resultados esperados y el trabajo será ineficiente.

3.2.2.4.1 Técnicas de Auditoría

Para recabar la información requerida de una manera ágil y ordenada, se puede emplear alguna de

las siguientes técnicas o una combinación de ellas:

59

Figura 3-14 Técnicas de auditoría

En: (Franklin, 2013, pág. 415)

A continuación se detalla más a fondo cada una de las técnicas de auditoría:

Ocular: Es la forma en como el auditor puede observar una evidencia de gran relevancia,

por decir las malas condiciones en se encuentran los materiales de bodega.

Verbal: Es la forma en que el auditor obtiene información mediante una conversación con

cualquier personal que se encuentre laborando en la empresa, por decir al momento de

realizar un levantamiento de procesos.

Escrita: es la forma en como el auditor obtiene información mediante la escritura, por decir

al momento de realizar encuesta, esto permitirá por evidenciar en los papeles de trabajo.

Documental: es la forma en que el auditor obtiene información mediante documentos de

gran relevancia para la empresa, por decir los contratos de trabajo que han sido realizados

en la empresa.

Inspección Física: es una técnica que realiza el auditor con la finalidad de verificar la

información que le están brindando los funcionarios de la empresa, por decir al momento de

analizar la cuenta de inventario el auditor puede acudir a la bodega para constatar lo físico

con lo escrito.

Las técnicas de auditoría se realizan desde diferentes puntos de vista, como son: investigación

documental, esta se efectúa con la finalidad de revisar todos los documentos legales de la empresa,

como la constitución, los estatutos, los manuales, los registros contables, entre otros.

Técnicas de auditoría

Investigación documental

Observación directa

Acceso a redes de

informaciónEntrevistas Cuestionarios

60

Otra técnica es la observación directa en esta se puede visualizar cualquier acontecimiento que se

esté efectuando en la organización esto debe realizarlo directamente el auditor, con el propósito de

tener una información veraz y confiable.

Otra técnica es el cuestionario o mediante la técnica escrita esto se lo aplica con la finalidad de

realizar preguntas para que se detecten los puntos fuertes y débiles de la organización, y si le aplica

preguntas cerradas es mucho más fácil para obtener resultados, en fin se pueden aplicar otras técnicas

pero todo depende del criterio del auditor.

3.2.2.4.2 Procedimientos de Auditoría

Para proceder a la realización de la auditoría de gestión se debe seguir un procedimiento con la

finalidad que se realice un trabajo de forma eficiente y efectiva, a continuación se detalla los

procedimientos que se debería aplicar durante todo el trabajo de la auditoría:

Figura 3-15 Procedimientos de la auditoría

En: (Franklin, 2013, pág. 415)

Es necesario aplicar la auditoría siguiendo ciertos procedimientos que permitirá realizar un trabajo

de mejor forma, el equipo multidisciplinario de auditoría debería seguir pasos en un orden lógico con

la finalidad de que si se presenta algún problema o inconveniente el auditor sabe en qué lugar se

equivocó y podrá corregirlo de forma oportuna.

Seguir todo este procedimiento permitirá que el equipo multidisciplinario entregue un trabajo de

forma eficiente y efectiva que será de gran apoyo para que la organización mejore.

Conocer y describir el hecho que se analiza.

Descomponerlo para percibir todos sus

aspectos y detalles.

Revisarlo críticamente en aras de comprender mejor cada elemento.

Ordenar cada elemento de acuerdo

con el criterio de clasificación y seleccionado.

Definir las relaciones que operen entre cada

elemento, considerando

individualmente y en conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento

con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su

atención

61

3.2.2.5 Papeles de Trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su actividad, el auditor tiene que basarse en lo que se

denomina papeles de trabajo; es decir, los registros donde se describen técnicas y procedimientos

aplicados, pruebas realizadas, información obtenida y conclusiones alcanzadas.

Estos papeles brindan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su

informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; además, apoyan la

ejecución y supervisión del trabajo. Deben formularse con claridad y exactitud, con los datos referentes

al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones

detectadas. También se indicarán las desviaciones registradas respecto a criterios, normas o previsiones

de presupuesto, en la medida que esta información apoye las evidencias obtenidas, las cuales validan

las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría. (Franklin,

2013, pág. 415)

Los papeles de trabajo permitirán sustentar todo el trabajo realizado por el equipo de auditoría, en

estos documentos se respalda toda la información pero sobre todo contribuirá a que se sustente todas

las evidencias necesarias durante todo el proceso de la auditoría. Estos papeles se los realiza en la

etapa de planeamiento y ejecución de la auditoría. Toda la información que contengan estos

documentos permitirá que se realice un informe de forma eficiente y efectiva.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las

condiciones de aplicación de la auditoría ya que son el testimonio que registra el trabajo efectuado y el

respaldo de sus juicios y conclusiones. (Franklin, 2013, pág. 415)

Los papeles de trabajo son documentos realizados por parte del auditor con la finalidad de respaldar

toda la información que ha sido revisada y analiza por parte del equipo multidisciplinario de

auditoría, toda esta información es de suma importancia ya que depende de toda información para

proceder a la elaboración del informe. Toda esta información es obtenida durante todo el proceso de

auditoría es decir en la planificación, ejecución, entre otras; hasta llegar a la comunicación de

resultados, en la cual se le informará al gerente mediante el informe todo lo que se ha encontrado y

se dará recomendaciones con la finalidad de que la empresa mejore.

3.2.2.5.1 Índices y marcas de auditoría

Dentro de la realización de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligación de incluir

dentro de estos una serie de símbolos o abreviaciones alfabéticas que permitan que su trabajo se

encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En la

auditoría estas abreviaciones se conocen como índices y los símbolos que se utilizan son conocidos

como marcas de auditoría. (Mendoza García, 2013 www.slideshare.net)

Para facilitar el trabajo del auditor puede aplicar los índices y las marcas de auditoría, es decir en los

papeles de trabajo se les puede marcar con índices que indiquen claramente la sección en la que

corresponde cada uno de los papeles y el lugar en el que debe ser archivado, esto le facilitará

localizarse en el momento que lo requiera nuevamente.

62

Índices

Es necesario aplicar los índices de auditoría con un lápiz de color rojo, respecto a los índices que va

a usar todo depende del criterio del auditor para que facilite el trabajo y lo pueda realizar en el menor

tiempo posible.

Clasificación de los índices

Figura 3-16 Clases de índices

Figura 3-17 Detalle de los índices de auditor

Índice Numérico Albético

Índice Albético Doble

Índice Alfabético

Doble Numérico

Índice Decimal

Índice del Plan Único de Cuentas

Índice Numérico Alfabético

En esto se les asigna una letra mayúscula a las

cuentas que están en grupo de

Activo y dobles letras

mayúsculas a las cuentas de

Pasivo y Capital. Las cuentas de

ingresos y gastos llevarían números arábigos

ascendentes.

Índice Alfabético

Doble

A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a

las cédulas analíticas dos

letras mayúsculas.

Índice Alfabético

Doble Numérico

Es una combinación de

los sistemas Numérico

Alfabético y Alfabético

Doble. Se le asigna una letra mayúscula a las

cédulas sumarias de Activo y doble letra

mayúscula a las sumarias de

Pasivo y Capital.

Índice Numérico

A las cédulas sumarias de

Activo, Pasivo, Capital y

Resultados se les asignan números

arábigos progresivos y las cédulas analíticas

números fraccionarios.

Índice Decimal

A las cédulas sumarias de

Activo, Pasivo, Capital y

Resultados se le asignan números

arábigos en múltiplos de 1000 y a las

cédulas analíticas números arábigos

dependientes de las sumarias en

múltiplos de 100.

63

Marcas de auditoría

Las marcas de auditoría son símbolos o signos que utiliza el auditor para identificar aspectos de gran

relevancia o para señalar información que ha sido revisada y analizada, cada símbolo tiene un

significado pero todo esto depende del criterio del auditor.

Objetivos de la marcas de la auditoría

Dejar constancia del trabajo realizado

Facilitar el trabajo y ayudar a que se aprovecha al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir

detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas.

Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoría. (Mendoza García, 2013

www.slideshare.net)

Las marcas de auditoría se clasifican en dos grupos:

Figura 3-18 Clases de marcas de auditoría

En: (Mendoza García, 2013 www.slideshare.net)

Ejemplo de marcas de auditoría:

Marca Definición

E

A

F

X

Y

Operación aritmética incorrecta

Comprobantes sin firmas correspondientes.

Sin comprobante

Comprobante sin lleno de requisitos

Comprobante con requisitos completos.

Figura 3-19 Ejemplo de marcas de auditoría

•Se utilizan para hacer referencia atécnicas o precedimientos que seaplican constantemente en lasauditorías y son interpretadas dela misma manera por todos losauditores que las emplean.

Marcas de auditoría estandar

•Son de uso común, en la medidaen que se adopten deberánintegrarse al índice de marcascorrespondiente y señalarse contoda claridad el pie o calce de lospapeles de trabajo estas dependende cada auditoría específica ysegún el usurario.

Marcas de auditoría especificas

64

3.2.2.6 Evidencias

Las evidencias obtenidas durante todo el trabajo realizado por parte del equipo multidisciplinario la

auditoría, dependiendo del criterio del auditor las considera si son suficientes, competentes o

relevantes con la finalidad de analizar y encontrar lo necesario o indispensable, con la finalidad que

la organización siga mejorando, todo esto depende del trabajo del auditor haberlo realizado de forma

eficiente.

La evidencia de la auditoría puede considerarse entre estos 2 aspectos de análisis que se enuncian de

la siguiente manera:

a) Evidencia suficiente: consiste en la evidencia con la cual debe contar el auditor, para

sustentar su opinión sobre la información obtenida, ya que muchos casos pueden suspender

una falta de ética o profesionalismo por parte del auditor para determinar su opinión y de ahí

la importancia de una evidencia suficiente y competente que respaldará las conclusiones

vertidas por los profesionales del área.

b) Evidencia competente: la validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se

recibió, por lo tanto es difícil generalizar la valides de una evidencia, pero ordinariamente la

información es más válida cuando:

Se genera internamente a través de sistemas información, con probados sistemas de control

eficientes.

Se obtuvo directamente del auditor, como por ejemplo observando la realización de una

toma física.

De forma documental, ya que en estos puede plasmar los responsables del desarrollo o

elaboración del mismo.

La obtención de documentos originales, como por ejemplo: cartas de representación

debidamente firmadas.

3.2.2.6.1 Tipos de Evidencias

El auditor recibe una combinación de muchos tipos de evidencia, para reducir

satisfactoriamente el riesgo de la auditoría. Los principales tipos de evidencias son:

65

Figura 3-20 Clases de evidencias

Existen distintas formas de poder evidenciar o sustentar la información del auditor, pero todo

depende del criterio del auditor, dependiendo de la investigación que esté realizando puede aplicar

lo que es la evidencia documental, física, testimonial o analítica; todo esto se aplica con el propósito

de obtener información veraz y suficiente que respalde las conclusiones y recomendaciones del

informe que es entregado por parte del auditor.

3.2.3 Informe

Una vez investigado todos los aspectos más relevantes en la organización y después de haber aplicado

ciertas técnicas indispensables y necesarias de acuerdo al criterio del auditor se procede a la elaborar

el informe para comunicar resultados que se ha determinado después de analizado todo los aspectos

y haber obtenido todas las evidencias necesarias que sustente el informe realizado por el auditor en

el cual se establecerán conclusiones y recomendaciones con la finalidad de que mejora la

organización.

Una vez de haber analizado y evaluado todas las áreas o departamentos de la organización y también

hacer detectado los riesgos y obtenido todas la evidencias necesarias y a ver analizado todos los

hallazgos que fueron encontrados se procede a realizar el informe el cual contienen conclusiones y

recomendaciones pero es necesario que el informe sea objetivo, imparcial y constructivo.

Analítica

Testimonial

Física

Documental

66

CAPÍTULO IV

4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA CESA DEL

ECUADOR TECNOCESA S.A.

En este capítulo de realizará la auditoría de gestión a la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A.,

aplicando la metodología que ha sido descrita en el capítulo anterior, con la finalidad de verificar si

se cumplen los indicadores de gestión a través de visión, misión, objetivos, políticas, metas y

estrategias; esto permitirá que se evalué el funcionamiento de toda la organización y en base a esto

emitir un informe.

4.1 Planificación de la auditoría

En esta fase la auditoría de gestión aplicada a le empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., se la

realizará en dos etapas: planificación preliminar y planificación específica, efectuado en cada una de

estas etapas los papeles de trabajo respectivos.

4.1.1 Planificación preliminar

En esta fase se inicia con la emisión de la orden de trabajo emitida por el jefe de auditoría, después

se procede a la realización del programa general a la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., y

finaliza con un informe emitido por el jefe de auditoría.

En esta fase de auditoría se aplicará diferentes técnicas, como son: la entrevista, la observación y la

revisión selectiva dirigida a obtener o actualizar información de gran relevancia para el examen.

En esta fase se pretende obtener:

Conocer la empresa y todos los aspectos legales o jurídicos.

Conocer las actividades, funciones, departamentos, metas u objetivos establecidos.

Identificación de las principales políticas y reglamentos.

67

4.1.1.1 Carta de solicitud

CARTA DE SOLICITUD DE SERVICIO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

Quito, 01 de abril 2015

Señorita

Jessica Yaguana

JEFE DE EQUIPO DE AUDITORÍA

Presente.-

Reciba un cordial saludo de quienes formamos parte de la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A.

Grupo CESA es una empresa que se encuentra conformada por una Matriz que se encuentra ubicada

en Costa Rica y tres subsidiarias las cuales se encuentra ubicadas en Guatemala, Honduras y Ecuador.

Grupo CESA se encuentra constituida desde 1973, pero la subsidiaria que está ubicada en Ecuador

fue fundada en el año 2008 y se dedica a brindar tanto productos como servicios de software,

hardware, data center, red y telecomunicaciones.

El motivo de esta carta es para solicitar sus servicios en el campo de la Auditoría de Gestión,

necesitamos conocer la gestión tanto interna como externa que se realiza en los Departamentos

Administrativo, Financiero, Tecnológico y de Comercialización de la empresa.

Solicito me envié la oferta de sus servicios, fecha de inicio, el cronograma de las actividades, pero

sobre todo los beneficios que se obtendrá al efectuar la auditoría.

De antemano anticipo mis agradecimientos.

Atentamente,

Juan David Rothe

GENRENTE GENERAL

68

4.1.1.2 Carta de oferta

CARTA OFERTA DE SERVICIO DE AUDITORÍA


Señor

Juan David Rothe

GERENTE GENERAL CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

Presente.-

Reciba un cordial saludo de Yaguana & Asociados, somos una firma de auditora con una gran

experiencia para realizar Auditoría de gestión, nos complace presentarle a usted la propuesta de

nuestro servicio con las siguientes especificaciones de nuestro trabajo de campo, los beneficios, los

costos y el tiempo que llevará efectuar el trabajo.

PROGRAMA DE TRABAJO

El programa de trabajo a efectuarse en CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., se lo

desarrollará por fases con la finalidad de realizar un trabajo de auditoría de gestión de forma eficiente

y efectiva, también se detallará el equipo de trabajo y sobre todo el tiempo que llevará efectuarlo.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Realizar una Auditoría de Gestión a los procedimientos administrativos, financieros, tecnológicos y

de comercialización de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., con la finalidad de

aplicar indicadores de gestión, encontrar hallazgos y presentar un informe en el que incluye las

observaciones, conclusiones y recomendaciones, esto permitirá mejorar los procedimientos críticos

de la empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar la planificación preliminar y específica con el fin de obtener resultados y verificar

los objetivos de la organización con la evidencia suficiente.

69

Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y reglamentos que

regulan las actividades y funciones de los funcionarios de todos los departamentos que

laboran en la organización.

Verificar la eficiencia, eficacia y economía de la organización a través de indicadores de

gestión.

Entregar un informe con conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de la

organización.

ALCANCE

El servicio de auditoría de gestión se lo realizará a las áreas, como son: administrativa, financiera,

tecnológica y de comercialización de la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., del 01 de enero

del 2014 al 31 de diciembre del 2014.

ETAPAS EN QUE SE REALIZARÁ EL TRABAJO

La auditoría de gestión se realizará en tres fases:

En la primera fase se efectuará actividades preliminares con el fin de determinar el alcance

y los objetivos de la auditoría. Se evaluará el sistema de control interno y todo lo necesario

que permita elaborar el programa de auditoría.

En la segunda fase se aplicará técnicas de auditoría que permitan encontrar hallazgos de

auditoría y obtener la evidencia suficiente para sustentar el informe de auditoría.

En la tercera fase de realizará y entregará un borrador del informe y después un informe

definitivo con la finalidad de presentar todas las observaciones, conclusiones y

recomendaciones de acuerdo a los hallazgos detectados durante toda la auditoría.

70

ENFOQUE DE AUDITORÍA

El enfoque de la auditoría se lo ha efectuado para responder a las necesidades de la empresa Cesa del

Ecuador Tecnocesa S.A., brindando conclusiones y recomendaciones que beneficien de forma

adecuada y oportuna, pero sobre todo que mejore las actividades y se optimice los recursos.

PLAZO

Se establece como plazo para la realización del examen de la auditoría de gestión de las áreas

administrativas, financieras, tecnológicas y de comercialización de tres meses a partir del 01 de mayo

hasta el 31 de julio del 2014 fecha en se entregará el informe de auditoría.

HONORARIOS

Los honorarios por el servicio de auditoría, para el período del 01 de enero al 31 de diciembre 2014

será de USD 3.000 (tres mil con 00/100 dólares), más el Impuesto al Valor Agregado.

La remuneración será pagada el 50% a la firma del contrato, el 30% cuando se efectúe la entrega del

informe preliminar y el 20% en la entrega del informe final.

No dude en comunicarse con nosotros en caso de requerir cualquier información adicional.

Gustos en servirles,

Ingeniera

Srta. Jessica Yaguana

Yaguana & Asociados

71

4.1.1.3 Carta de aceptación

CARTA DE ACEPTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA


Ingeniera

Jessica Yaguana

SOCIO FIRMA DE AUDITORÍA YAGUANA & ASOCIADOS

Presente.-

De nuestras consideraciones:

Una vez analizada su propuesta de trabajo de auditoría, le comunico que la Junta General de

Accionistas ha decido adjudicarle como nuestros auditores externos para la ejecución de la auditoría

de Gestión correspondiente al período 01 de enero al 31 de diciembre del 2014, para lo cual se

otorgará toda la información necesaria para el desarrollo de la auditoría de los departamentos, como

son: administrativa, financiera, tecnológica y de comercialización, la misma que se realizará desde

el 01 de mayo al 31 de julio del 2015.

Agradezco la atención realizada.

Atentamente,

Sr. Juan David Rothe

GERENTE GENERAL

72

4.1.1.4 Contrato de Auditoría

CONTRATO DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA

En la ciudad de Quito D.M., al 01 de mayo del 2015, celebran el presente contrato por una parte el

señor Juan David Rothe, representante legal de la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., persona

jurídica a quien en adelante se la denominará “Contratante” y por otra parte la Srta. Jessica Yaguana,

en calidad de Socio y representante legal de Yaguana & Asociados, a quien se le denominará

“Auditor”, celebran el presente contrato de servicios de Auditoría de Gestión a las áreas, como son:

administrativa, financiera, tecnológica y de comercialización de la empresa Cesa del Ecuador

Tecnocesa S.A.

El presente contrato contiene las siguientes cláusulas:

PRIMERA.- PERÍODO

“CESA DEL ECUADOR TECNOCESA” S.A., contrata a YAGUANA & ASOCIADOS para

efectuar la auditoría de gestión por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del

2014.

SEGUNDA.- MATERIA DE CONTRATO

“CESA DEL ECUADOR TECNOCESA” S.A., suscribe el presente contrato con la compañía

YAGUANA & ASOCIADOS., para que esta preste los servicios de auditoría, la que acepta prestar

tales servicios, de conformidad con las estipulaciones del presente contrato.

TERCERA.- OBJETO Y ALCANCE

Realizar la auditoría a las actividades y operaciones efectuadas por “CESA DEL ECUADOR

TECNOCESA” S.A., por el período comprendido al 31 de diciembre del 2014.

En la auditoría se evaluará las actividades ejecutadas por los procedimientos administrativos,

financieros, tecnológicos y de comercialización. Este examen tendrá por objeto examinar

detalladamente los métodos en todos los departamentos con la finalidad de detectar errores o

falencias presentadas por “CESA DEL ECUADOR TECNOCESA” S.A., al 31 de diciembre del

2014.

73

La auditoría se realiza con el propósito de detectar deficiencias causadas por errores o falencias que

han causado pérdidas de todos los recursos con los que cuenta la empresa debido a la falta de una

buena organización.

La Gerencia es la única responsable por el diseño y operación de los sistemas de control interno

contable. En consecuencia, “Auditor” no es responsable de perjuicios originados por actos

fraudulentos causados por los administradores, directores, funcionarios y empleados de la empresa

“CESA DEL ECUADOR TECNOCESA” S.A.

CUARTA.- OBLIGACIONES DE LA COMPAÑÍA

La compañía para colaborar con la buena ejecución de los trabajos que realizará el equipo de auditoría

brindará toda la información necesaria, incluso el tiempo tanto de los jefes como los funcionarios de

los departamentos con la finalidad de tomar decisiones de forma adecuad y oportuna, también

brindará un espacio físico, muebles para efectuar el trabajo de auditoría.

QUINTA.- VALOR DEL CONTRATO

Por los servicios de auditoría se establece en USD 3.000 (tres mil con 00/100 dólares), más el

Impuesto al Valor Agregado. Este valor serán facturado de la siguiente forma: el 40% con la

aprobación del contrato, el 30% cuando se efectúe la visita preliminar y el 30% en la entrega de los

informes.

SEXTA.- INDEPENDENCIA LABORAL

Las partes convienen expresamente que el presente contrato es netamente de carácter civil, sin que

por lo tanto haya relación de dependencia entre el auditor y la compañía y de haberla, será

responsabilidad del auditor.

SÉPTIMA.- INFORMES A PRESENTAR

Como resultado del trabajo de Yaguana & Asociados., presentará un informe con conclusiones y

recomendaciones de la auditoría realizada a la empresa “CESA DEL ECUADOR TECNOCESA”

S.A., por el período del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014.

Se preparará una carta de Recomendaciones a la Gerencia y se revisará todos los puntos observados

con el Gerente General de “CESA DEL ECUADOR TECNOCESA” S.A.

74

OCTAVA.- DOMICILIO, JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

Las partes fijan su domicilio en la ciudad de Quito y se someten a la jurisdicción y competencia del

Tribunal de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Quito, quienes dictarán el laudo

arbitral de derecho, de acuerdo con la ley de arbitraje y conciliación vigente.

Para constancia y fiel cumplimiento de lo expuesto, las partes firman tres ejemplares de igual tenor,

en el lugar y la fecha indicada al inicio de este instrumento.

CESA DEL ECUADOR TECNOCES S.A.

YAGUANA & ASOCIADOS

______________________________

Sr. Juan David Rothe

___________________________


GERENTE GENERAL

SOCIO- REPRESENTANTE LEGAL

75

4.1.1.5 Plan de Auditoría

CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.


Período: 01 de enero al 31 de diciembre 2014

PLAN DE AUDITORÍA

1) Motivo del examen

La firma auditora Yaguana & Asociados al efectuar la inspección física y analizar la información

brindada determino que la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., actualmente cuenta con una

serie de errores o falencias en las áreas, como son: administrativa, financiera, tecnológica y de

comercialización lo que ha impedido que se cumpla los objetivos institucionales, por esta razón se

realiza la Auditoría de Gestión, aplicando la normativa vigente e indicadores de gestión con la

finalidad de determinar en forma cuantitativa la gestión de la empresa.

2) Objetivos

General

Realizar una Auditoría de Gestión a los procedimientos administrativos, financieros, tecnológicos y

de comercialización de la empresa CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A., con la finalidad de

aplicar indicadores de gestión, encontrar hallazgos y presentar un informe en el que incluye las

observaciones, conclusiones y recomendaciones, esto permitirá mejorar los procedimientos críticos

de la empresa.

Específicos

Realizar la planificación preliminar y específica con el fin de obtener resultados y verificar

los objetivos de la organización con la evidencia suficiente.

Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y reglamentos que

regulan las actividades y funciones de los funcionarios de todos los departamentos que

laboran en la organización.

76

Verificar la eficiencia, eficacia y economía de la organización a través de indicadores de

gestión.

Entregar un informe con conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de la

organización.

3) Alcance

El servicio de auditoría de gestión se lo realizará a las áreas, como son: administrativa, financiera,

tecnológica y de comercialización de la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., del 01 de enero

del 2014 al 31 de diciembre del 2014.

4) Distribución del equipo y tiempo estimado

FASES DE LA AUDITORÍA HORAS

PROGRAMADAS

RESPONSABLE

PLANIFICACIÓN

Preliminar

Específica

EJECUCIÓN

Evaluación del control Interno

Medición del Riesgo

Aplicación de los procedimientos y

técnicas en los papeles de trabajo para

obtener hallazgos

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

8

7

15

10

125

10

J.Y

J.Y

J.Y

J.Y

J.Y

J.Y

TOTAL 175

77

5) Recursos

Humanos:

El trabajo de auditoría de gestión lo realizará por el siguiente personal:

NOMBRE CARGO INICIALES

Jessica Yaguana Auditora J.Y

Materiales:

Para la auditoría de Gestión se requerirá los siguientes equipos y materiales:

Equipos

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

Laptop

Impresora

Memoria Flash

1

1

2

Materiales

DETALLE MEDIDA CANTIDAD V. UNITARIO TOTAL USD

Papel A4

Esferos

Carpetas

Cuadernos

Cartuchos

Resma

Unidades

Unidades

Unidades

Unidades

2

4

6

1

2

4,50

0,30

0,30

1,50

25,00

9,00

1,20

1,80

1,50

50,00

TOTAL 63,50

78

Financieros:

DESCRIPCIÓN VALOR

Transporte

Honorarios

150,00

3.000,00

TOTAL 3.150,00

6) Resultados de Auditoría de Gestión

El resultado del trabajo de auditoría de gestión contendrá:

Un informe de auditoría el cual contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones que se dará

a conocer de la áreas examinadas, con la finalidad que mejore la empresa.

Atentamente,

Jessica Yaguana

AUDITORA

79

4.1.1.6 Programa de auditoría preliminar



DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR

Objetivo: Conocer las instalaciones de la empresa, el giro del negocio, el direccionamiento

estratégico, la normativa en la que se encuentra regida y obtener toda la información necesaria

para el trabajo de la auditoría.

No. PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE FECHA OBSERVACIONES

1 Solicitar una entrevista con

el Gerente General de la

empresa.

P.P 1

1/2

Jessica

Yaguana

03/05/2015

2 Realizar una visita técnica a

las instalaciones de la

empresa y efectuar la

narrativa respectiva.

P.P 2

1/1

Jessica

Yaguana

04/05/2015

3 Solicitar el organigrama

estructural de la empresa.

P.P 3

1/1

Jessica

Yaguana

09/05/2015 El personal colaboró

con la información

solicitada.

4 Solicitar direccionamiento

estratégico, información de

los productos y servicios.

P.P 4

1/1

Jessica

Yaguana

09/05/2015

Elaborado por: Jessica Yaguana

Revisado por: Dra. Mónica Noboa

Fecha: 22/05/2015

Fecha: 23/05/2015

P.P

1/1

80




NARRATIVA DE LA ENTREVISTA

Nombre del entrevistado: Sr. Juan David Rothe

Cargo: Gerente General

Entrevistador: Jessica Yaguana

Fecha: 25/04/2015

Objetivo: Conocer las perspectivas que tiene el Gerente General de acuerdo a la situación actual

que se encuentra la empresa.

1. ¿De acuerdo al tiempo que lleva constituida, cómo cree que se encuentra la empresa?

La empresa lleva constituida 6 años, en los últimos 2 años la empresa ha tenido una gran

disminución económica, gracias a los productos y servicios que brindan en el mercado que son de

la mejor calidad y sobre todo garantizados la empresa ha podido mantenerse.

2. ¿Las principales fortalezas y debilidades que considera usted son?

La principales fortalezas son: todo el personal con el que cuenta la empresa es capacitado de forma

periódica, se conservan los sistemas informáticos (software) en lugares adecuados y esto ha

permitido que se brinde productos de la mejor calidad y garantizados

Las principales debilidades son: en la empresa no cuentan con manuales de procedimientos

establecidos, no evalúan la economía, eficiencia y eficacia de las actividades y operaciones. No se

lleva ningún control de la cuenta tanto de clientes como de proveedores.

3. ¿Cuentan con manuales de funciones en cada uno de los departamentos?

En ninguno de los departamentos, como son: Administrativo, financiero, tecnológico y de

comercialización se cuenta con manuales de funciones, es decir ni para los jefes ni tampoco para

ningún funcionario que se encuentra laborando en cualquier departamento.

4. ¿Cuentan con procedimientos para la inducción del personal?

No se cuentan con procedimientos establecidos para la inducción del personal debido que en el

área de talento humano les solicitan ciertos requisitos y dependiendo de eso el gerente es el que se

encarga de revisar y aprobar al nuevo personal.



Fecha: 03/05/2015

Fecha: 05/05/2015

P.P 1

1/2

81




NARRATIVA DE LA ENTREVISTA

Nombre del entrevistado: Sr. Juan David Rothe

Cargo: Gerente General


Fecha: 25/04/2015

Objetivo: Conocer el giro del negocio, las perspectivas que tiene el Gerente General de acuerdo

a la situación actual que se encuentra la empresa.

5. ¿Cuál es la expectativa de la Auditoría de Gestión?

Que las conclusiones y recomendaciones establecidas en el informe de auditoría en un tiempo

determinado reflejen un incremento en la economía, eficiencia y eficacia, pero sobre todo que se

refleje en el incremento de la rentabilidad de la compañía

6. ¿Cómo es el ambiente laboral que se maneja en la empresa?

Todos los funcionarios mantienen una buena relación, cuando se presenta algún problema o

inconveniente todos los funcionarios dan su opinión o comentario y ayudan a resolverlo en el

menor tiempo posible.

7. ¿Qué dificultades de gran relevancia consideran que presentan el departamento

administrativo?

No se cuenta con procedimientos establecidos para la inducción, contratación, entre otros; pero

sobre todo no evalúan la eficiencia, eficacia y economía de todos los procedimientos que son

realizadas por las actividades de cada uno de los funcionarios de la empresa.

8. ¿Cuentan con procedimientos establecidos para realizar la capacitación del

personal?

No se cuenta con procedimientos establecidos, pero el curso de capacitación se lo realiza

dependiendo del departamento y cargo que requiere en la empresa.

9. ¿Existen políticas claramente definidas para cada uno de los departamentos?

La empresa cuenta con políticas establecidas para cada uno de los departamentos de la empresa.



Fecha: 03/05/2015

Fecha: 05/05/2015

P.P 1

2/2

82




NARRATIVA DE LA VISITA A LAS

INSTALACIONES

Nombre del entrevistado: Sr. Fabián Mendoza

Cargo: Jefe del departamento administrativo


El día 03 de mayo del año 2015, se visitó las instalaciones de la empresa Cesa del Ecuador

Tecnocesa S.A., ubicada en la Av. 12 de Octubre N31-110 y Wimper, Edificio Tenerife, quinto

piso, oficina No.501, en compañía del Sr. Fabián Mendoza, Jefe Administrativo en donde se pudo

observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar:

La empresa Cesa del Ecuador cuenta con los siguientes departamentos:

La oficina del Gerente General cuenta con un escritorio, una computadora portátil, un

teléfono convencional.

Las oficinas del departamento administrativo: jefe de Talento, asistente de administrativo,

archivador; cada persona cuenta con: un escritorio, una computadora, teléfono y con un

mueble donde colocan las carpetas o archivos de todos los documentos de la empresa.

Las oficinas del departamento financiero: Contabilidad, tesorería, presupuesto, control de

inventario; cada persona cuenta con: un escritorio, una computadora, un teléfono y un

archivador de todas las facturas, comprobantes de retención, entre otros.

En el departamento de comercialización laboran 3 personas en: ventas, compras y

marketing. En el área de venta cuenta con un espacio amplio y adecuado para las visitas

de los clientes, una impresora, un teléfono convencional y un fax.



Fecha: 04/05/2015

Fecha: 06/05/2015

P.P 2

1/2

83




NARRATIVA DE LA VISITA A LAS

INSTALACIONES

Nombre del entrevistado: Sr. Fabián Mendoza

Cargo: Jefe del departamento financiero


En el departamento tecnológico laboran 3 personas que se encargan de manejar los

equipos informáticos (Software) como son: Data Center, Software, hardware, red

y telecomunicaciones.

Cuentan con una sala de reuniones, en este lugar se reunión a tratar puntos importes el

gerente general con cada uno de los jefes de los departamentos.

Cuentan con un solo baño es de uso tanto para el personal que labora en la empresa tanto

masculino como femenino y para los clientes.

Cuentan con un cuarto orientado para actividades de comedor.

En los exteriores de la empresa, en la parte subterránea se encuentra una bodega para almacenar

los equipos y sistemas informáticos, también cuentan con un parqueadero para los clientes. Se

puedo notar el manejo de la imagen corporativa por el uso de los colores para la fachada de las

instalaciones que concuerda con el logo, generando uniformidad y distinción.

Los horarios de trabajo son: de 9:00-12:00 y 13:00-18:00. En la hora de almuerzo designada para

el almuerzo no se atiende ningún tipo de situación laboral y las instalaciones se cierran por

completo.



Fecha: 04/05/2015

Fecha: 06/05/2015

P.P 2

2/2

84




ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL



Fecha: 09/05/2015

Fecha: 11/05/2015

P.P 3

1/1

85




DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO,

PRODUCTOS Y SERVICIOS



Fecha: 09/05/2015

Fecha: 11/05/2015

P.P 4

1/1

MISIÓN

Ofrecemos equipos informáticos y software actualizados, de acuerdo a las necesidades

que se vayan presentando por los avances tecnológicos, permitiendo a nuestros clientes

desenvolverse de mejor manera en el sector que se desempeña.

VISIÓN

Ser una empresa líder en el mercado para el año 2016. Enfocada en la solución

tecnológica para nuestros mercados pero sobre todo para empresas que dependen de las

tecnologías de información.

POLÍTICA DE CALIDAD

Revisar los equipos de Data Center, software, hardware, red y telecomunicaciones

cumplan con todas las características requeridas pero sobre todo que sean de la mejor

calidad con la finalidad de brindar productos y servicios garantizados.

PRODUCTOS Y SERVICIOS

HARWARE

Servidores

Almacenamiento

Redes

SOFTWARE

Call Center

Herramientas Financieras

Protección de propiedad intelectual


Seguridad


Optimización de desempeño

86

4.1.2 Planificación específica

En esta fase se define la estrategia a seguir para el desarrollo de la auditoría, con fundamento de la

información obtenida de la planificación preliminar, la misma que se fundamenta la necesidad de

una auditoría de gestión aplicada a toda la empresa.

4.1.2.1 Memorando de planificación

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

EMPRESA CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

ACTIVIDAD:

DIRECCIÓN:

TELÉFONOS:

PERÍODO:

REALIZADO POR:

COLABORADORES:

Desarrolla e implementa soluciones de Tecnologías de Información

(TI), vende productos tanto de hardware como de software.

Av. 12 de Octubre N31-110 y Wimper, Edificio Tenerife, quinto

piso, oficina No.501

(593) 2-3995700

Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014

Jessica Yaguana

Dra. Mónica Noboa

1. Objetivos

General

Realizar una auditoría de gestión con la finalidad de emitir un informe siempre y cuando se haya

determinado la eficacia, eficiencia y efectividad con que se cumplen los objetivos, políticas, metas

de la organización y de esta forma cumplir con la misión y visión establecidas.

87

Específicos

Determinar la confiabilidad y exactitud de la información, también la efectividad de los

procedimientos internos.

Contribuir a la gerencia general con la finalidad que la administración de las operaciones de

la organización se maneje de forma eficiente y efectiva.

Verificar que la empresa cumpla con la normativa que se encuentra vigente en el país.

Examinar las funciones y responsabilidades del personal que se encuentra laborando en la

empresa.

Evaluar las políticas de control dadas por la compañía a sus subordinados.

2. Alcance y metodología de la auditoría

La auditoría de gestión se realizará a los departamentos, como son: administrativo, financiero,

tecnológico y de comercialización al 31 de diciembre del 2014, para lo cual consideraremos lo

siguiente:

Evaluación del direccionamiento estratégico y estructura organizacional

Verificar si los objetivos y metas se han cumplido de acuerdo a lo establecido.

Verificar el cumplimiento de las actividades que han sido asignados a cada uno de los

funcionarios de la organización.

Determinar si los recursos de la empresa han sido optimizados.

En la auditoría de gestión se evaluará el control interno de cada uno de los departamentos y todos los

aspectos de gran relevancia, poniendo énfasis en el grado de eficiencia, eficacia y efectividad y

verificando si los recursos han sido utilizados de forma óptima en beneficio de la empresa.

3. Descripción del cliente

3.1 Base legal

La empresa tiene como razón social compañía dedicada al desarrollo e implantación de soluciones

que favorecen a la Integración de Tecnologías de Información (TI), CESA DEL ECUADOR

88

TECNOCESA S.A., es con este denominativo que será ante los clientes, está basada en el servicio

que prestará a todos sus clientes que requieren de productos y/o servicios tanto de hardware como

software.

La empresa inicio sus actividades en el año 2008, con leyes, normas y reglamentos que se encuentran

vigentes en el país, con fines de lucro. Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., opera bajo las normas del

Servicio de Rentas, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, de la Superintendencia de

Compañías, entre otros.

3.2 Misión

Ofrecemos equipos informáticos y software actualizados, de acuerdo a las necesidades que se vayan

presentando por los avances tecnológicos, permitiendo a nuestros clientes desenvolverse de mejor

manera en el sector que se desempeña.

3.3 Visión

Ser una empresa líder en el mercado para el año 2016. Enfocada en la solución tecnológica para

nuestros mercados pero sobre todo para empresas que dependen de las tecnologías de información.

3.4 Objetivos del negocio

Velar por el bienestar de todo el personal que se encuentra laborando en la empresa

verificando el cumplimiento de las actividades que han sido designadas a cada uno.

Efectuar los procesos administrativos de forma eficiente cumpliendo con todos los planes,

programas y proyectos, organizando reuniones de forma periódica y optimizando todos los

recursos de la organización.

Llevar la información financiera de forma eficiente y efectiva con la finalidad de brindar a

la gerencia los balances en el momento adecuado y oportuno para la toma de decisiones.

Realizar con efectividad las actividades, como: de custodia, control, manejo, desembolso de

fondos, valores y todos los demás documentos que se manejen en el departamento.

89

Realizar un control de forma periódica de todos los equipos informáticos que entran y salen

de bodega con la finalidad de conocer con exactitud sobre las cantidades de los productos

con los que cuenta la organización.

Atender a todos clientes de forma eficiente y efectiva, brindando un producto de la mejor

calidad y así continuar incrementando las ventas de forma periódica.

Realizar estudios de mercado en la cual abarque los puntos importantes, como son: precio,

plaza, producto y promoción con la finalidad de poder seguir compitiendo en el mercado.

Brindar productos de Data Center, software, hardware, red y telecomunicación con

tecnología avanzada pero sobre todo cien por ciento garantizados.

4. Evaluación del control interno

El trabajo de auditoría se lo realizará aplicando cuestionarios de control interno, técnicas de auditoría,

como son: entrevista, indagación, observación, entre otras; con la finalidad de evidenciar los

hallazgos detectados y estar al tanto en la situación que se encuentra la empresa.

5. Indicadores de gestión

La finalidad de los indicadores de gestión en la auditoría de gestión es evaluar de forma cualitativa

y cuantitativa todas las áreas o departamentos de la organización, todo esto permitirá evaluar si se

está cumpliendo con el direccionamiento estratégico de la empresa, pero sobre todo para verificar la

eficiencia, eficacia y economía de la organización.

Con la finalidad de obtener resultados más efectivos, se aplicará:

Indicadores de liquidez

Indicadores de ventas

Indicadores de compras

Indicadores de cumplimiento de presupuesto

Indicadores de incremento cartera de clientes

Atentamente,


AUDITORA

90

4.1.2.2 Carta de presentación

CARTA DE PRESENTACIÓN

Quito, 22 de abril de 2015

Señor

Juan David Rothe

GERENTE GENERAL


Presente.-

De mi consideración:

La firma auditora Yaguana & Asociados., contratada por CESA DEL ECUADOR TECNOCESA

S.A., se encuentra realizando la auditoría de gestión, del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014.

La persona que realizará el trabajo de auditoría es:

NOMBRE CARGO

Dra. Mónica Noboa


Supervisor

Jefe de equipo

Se analizará todos los departamentos que cuenta la organización, el tiempo que llevará realizar el

trabajo es de 175 horas, las mismas que se dispondrán en cada una de las fases de auditoría.

Esperamos la colaboración de todo el personal que se encuentra laboran en la empresa.

Atentamente,

__________________


AUDITORA

91

4.1.2.3 Carta de compromiso

CARTA DE COMPROMISO

Quito, 25 de abril de 2015

Señor

Juan David Rothe

GERENTE GENERAL CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

Presente.-

Pongo en su conocimiento que la firma auditora Yaguana & Asociados., realizará la auditoría de

Gestión a las áreas, como son: administrativa, financiera, tecnológica y de comercialización.

Por medio de la presente confirmamos nuestra aceptación y compromiso para el desarrollo de la

auditoría en la cual se evaluará los procedimientos de las actividades efectuadas en las áreas antes

detallas, brindando un informe final con conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de

todas las áreas de la empresa.

Esperamos la colaboración de todo el personal que se encuentra laboran en la empresa.

Atentamente,

__________________


AUDITORA

92

4.2 Ejecución de la auditoría

4.2.1 Programa de auditoría del proceso de reclutamiento de personal


ÁREA

TALENTO

HUMANO


PROGRAMA DE AUDITORÍA DE

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE

DEL 2014

OBJETIVO: Evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia con la finalidad de optimizar los

recursos en el proceso de reclutamiento de personal.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES

1 Elaborar y aplicar el

cuestionario de control

interno.

CI-01

Jessica Yaguana

01/06/2015

2 Calcular el nivel de

confianza y riesgo de

control interno

P/T -01

Jessica Yaguana

01/06/2015

3 Determinar los

indicadores de gestión

P/T-02

Jessica Yaguana

02/06/2015

4 Elaborar los hallazgos de

auditoría de la evaluación

del control interno.

HA-01

Jessica Yaguana

02/06/2015



Fecha: 01/06/2015

Fecha: 02/06/2015

PA - 1

93

4.2.1.1 Cuestionario de control interno



DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL

2014

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Proceso: Reclutamiento de personal

Responsable: Fabián Mendoza


Fecha: 01/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE

OBSERVACIONES Obtenido Óptimo

1 ¿Cuentan con políticas establecidas

para el reclutamiento de personal?

X

10

10

2 ¿Cuentan con manual de funciones


X

0

10 No cuentan con manual

de funciones ni de

procedimientos.

3 ¿Cuentan con un cronograma de

actividades establecido para el

reclutamiento del personal?

X

10

10

No cuentan con un

cronograma de

actividades para este

proceso.

4 ¿Existen puestos de trabajo que les

lleva más tiempo para realizar el

reclutamiento?

X

10

10

5 ¿Existe una oficina independiente

dedicada al reclutamiento de personal?

X

0

10

6 ¿Existe un control durante todo el

proceso de reclutamiento de personal?

X

10

10 No realizan ningún

control durante el

proceso de reclutamiento

7 ¿Existe una persona encargada del

reclutamiento de personal?

X

10

10

8 ¿Cuentan con manual de procedimientos


X

0

10

9 ¿Utilizan diferentes medios de

comunicación para convocar que se

requiere nuevo personal?

X

10

10

Los medios de

comunicación, son:

Volantes

10 ¿Se verifica que el proceso de

reclutamiento se haya realizado de

forma eficiente y efectiva?

X

10

10

No realizan ninguna

verificación del proceso

de reclutamiento.

TOTAL 60 100



Fecha: 01/06/2015

Fecha: 02/06/2015

CI - 01

94

4.2.1.2 Determinación del nivel de riesgo




2014

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA DE AUDITORÍA

SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total

CALIFICACIÓN PORCENTUAL

BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟔𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟔𝟎%

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO DE AUDITORÍA

Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de reclutamiento de personal,

se determina que existe un nivel de confianza medio (60%) y un nivel de riesgo de control interno

medio (36%).

CÁLCULO DEL RIESGO DE CONTROL

RC = 100 – Nivel de confianza = 100 – 60 = 40%

SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control

Riesgo de Detección

Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,60 * 0,40 * 0,15

RA = 36 %



Fecha: 01/06/2015

Fecha: 02/06/2015

P/T - 01

95

4.2.1.3 Determinación de indicadores de gestión




2014

DETERMINACIÓN DE INDICADORES

PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐑𝐞𝐜𝐥𝐮𝐭𝐚𝐝𝐨 =Total del personal requerido

Total del personal reclutado X 100

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐑𝐞𝐜𝐥𝐮𝐭𝐚𝐝𝐨 =4

30 X 100

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐑𝐞𝐜𝐥𝐮𝐭𝐚𝐝𝐨 = 𝟏𝟑, 𝟑𝟑%

Del total personal requerido para ocupar las vacantes disponibles en la empresa durante el año

2014, el 13,33% fueron reclutadas, lo cual indica que el procedimiento es ineficiente. Acuden muy

pocas personas para ocupar los puestos de los vacante debido que en la empresa no aplican más

medios para comunicar al momento de requerir personal nuevo en la empresa.

𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐑𝐞𝐪𝐮𝐞𝐫𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 =Total formularios aprobados cumplen con requisitos

Total formularios de requerimiento aprobados X 100


𝟑𝟎 X 100

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐑𝐞𝐜𝐥𝐮𝐭𝐚𝐝𝐨 = 𝟑𝟑, 𝟑𝟑%

Del total de formularios aprobados para requerimientos presentados durante el año 2014, el

33,33% cumplen con los requisitos de registro y con el plazo establecido para el proceso; y el

66,67% de los requerimientos no cumplen con los requisitos solicitados.



Fecha: 02/06/2015

Fecha: 03/06/2015

P/T - 02

96

4.2.1.4 Hoja de hallazgos




2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: FALTA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA CONVOCAR SOBRE

LOS PUESTOS DE TRABAJO

CONDICIÓN:

Los medios de comunicación que emplean para publicar que se requiere nuevos vacantes, como

son: volantes. No son lo suficiente efectivos debido que el personal que acude para el

reclutamiento no cuenta con la capacidad suficiente ni la experiencia requerida.

CRITERIO:

En los manuales de procedimientos y funciones se debería señalar que medios son necesarios para

convocar que se requiere nuevo personal, como puede ser: páginas web, radio, volantes, entre

otros; pueden utilizar estos y muchos otros medios que existe actualmente, pero existe una falta

de manuales en la empresa.

CAUSA:

Debido a los costos altos que representa realizar una convocatoria por radio, por prensa, entre

otros; en la empresa se ha presentado una deficiencia debido a que no ha sido posible reclutar un

número considerable para poder escoger personas idóneas que cumplan con todos los requisitos.

EFECTO:

Durante el proceso de reclutamiento se presentan un mínimo número de vacantes, peor aún no

cuentan con los requisitos solicitados, esto conlleva a que se pierda bastante tiempo durante todo

este proceso.

CONCLUSIÓN:

No se cuentan con manuales de manuales de procedimientos ni de funciones, es por esta razón que

al momento de realizar el proceso de reclutamiento solo lo realizan por medio de volantes, debido

que los demás medios tienen costos altos. Durante el reclutamiento se presentan vacantes que no

cumplen con los requisitos solicitados.

RECOMENDACIÓN:

En la empresa es necesario que se cuente con manuales de procedimientos y funciones, además es

necesario que en dichos manuales se establezcan políticas y que lleven un control de todo el

procedimiento, esto permitirá que se efectúe el proceso de reclutamiento con efectividad.



Fecha: 02/06/2015

Fecha: 03/06/2015

HA - 01

97

4.2.2 Programa de auditoría del proceso de selección de personal


ÁREA

TALENTO

HUMANO



SELECCIÓN DEL PERSONAL


DEL 2014


recursos en el proceso de selección de selección de personal.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-02

Jessica Yaguana

03/06/2015



control interno

P/T -03

Jessica Yaguana

03/06/2015

3 Determinar los


P/T-04

Jessica Yaguana

04/06/2015




HA-02

Jessica Yaguana

04/06/2015



Fecha: 03/06/2015

Fecha: 04/06/2015

PA - 2

98






Proceso: Selección del personal



Fecha: 03/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE

OBSERVACIÓN Obtenido Óptimo

1 ¿Realizan un control durante todo el

proceso de selección de personal?

X

0

10 No se lleva ningún

control durante el

proceso de selección

2 ¿Cuentan con un manual de funciones

para el proceso de selección del

personal?

X

0

10

No cuentan con

manual de funciones

para este proceso

3 ¿Se selecciona al personal de acuerdo a

su capacidad técnica y experiencia

laboral?

X

10

10

4 ¿Cuentan con políticas establecidas que

regulen y guíen para la selección del

personal?

X

10

10

5 ¿Cuentan personal asignado para el

proceso de selección de personal?

X

0

10 No cuentan personal

que se encargue de

la selección personal

6 ¿Todas las hojas de vidas receptadas

cumplen todo lo del perfil requerido?

X

0

10

7 ¿Cuentan con un manual de

procedimientos para el proceso de

selección del personal?

X

0

10

No cuentan con

manual de

procedimientos

8 ¿Se realiza un cronograma de actividades

para el proceso de selección de personal?

X

10

10

9 ¿La gerencia finalmente aprueba la

selección del personal?

X

10

10

10 ¿Se verifica que el proceso de selección

de personal se haya realizado de forma

eficiente y efectiva?

X

0

10

No verifican el

proceso de selección

de personal

TOTAL 40 100



Fecha: 03/06/2015

Fecha: 04/06/2015

CI - 02

99





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟒𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟒𝟎%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de selección de personal, se

determina que existe un nivel de confianza medio (40%) y un nivel de riesgo de control interno

medio (36%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptico

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,40 * 0,60 * 0,15

RA = 36 %



Fecha: 03/06/2015

Fecha: 04/06/2015

P/T - 03

100





2014


PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐑𝐞𝐜𝐥𝐮𝐭𝐚𝐝𝐨 =Total hojas de vida receptadas que cumplen con el perfil

Total hojas de vida receptadas para el proceso X 100


100 X 100

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐑𝐞𝐜𝐥𝐮𝐭𝐚𝐝𝐨 = 𝟒𝟎%

Del total de hojas receptadas para proceso de selección durante el año 2014, es el 40% de hojas de

vida que cumplen con el perfil; y el 60% no cumplen con el perfil buscado. Debido que cuando se

publica que se requiere los respectivos vacantes, no informan los requisitos deben cumplir.

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐞𝐯𝐚𝐥𝐮𝐚𝐝𝐨 𝐝𝐮𝐫𝐚𝐧𝐭𝐞 𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐨 𝐝𝐞 𝐬𝐞𝐥𝐞𝐜𝐜𝐢ó𝐧 =Total personal evaluado psicológica y técnicamente

Total personal seleccionado X 100

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐞𝐯𝐚𝐥𝐮𝐚𝐝𝐨 𝐝𝐮𝐫𝐚𝐧𝐭𝐞 𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐨 𝐝𝐞 𝐬𝐞𝐥𝐞𝐜𝐜𝐢ó𝐧 = 4040

X 100

𝐏𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 𝐞𝐯𝐚𝐥𝐮𝐚𝐝𝐨 𝐝𝐮𝐫𝐚𝐧𝐭𝐞 𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐨 𝐝𝐞 𝐬𝐞𝐥𝐞𝐜𝐜𝐢ó𝐧 = 𝟏𝟎𝟎%

Del total de personas seleccionadas, el 100% de los candidatos han sido evaluados técnica y

psicológicamente. El proceso es totalmente eficiente para evaluar al personal idóneo seleccionado.



Fecha: 04/06/2015

Fecha: 05/06/2015

P/T - 04

101

4.2.2.4 Hoja de Hallazgos




2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: CANDIDATOS QUE NO CUMPLEN CON EL PERFIL DEL PUESTO AL

CUAL APLICAN

CONDICIÓN:

En el período transcurrido desde el 01 de enero hasta el 3 de diciembre del 2014, se seleccionaron

100 hojas vida para cubrir las diferentes vacantes disponibles en la empresa, de las cuales 60% de

las personas no cumplen con el perfil requerido por la empresa.

CRITERIO:

El Jefe de Talento Humano aclara que se admitir la participación en el proceso de selección

únicamente a los candidatos que en las hojas de vida cumplan con el nivel de estudio requerido y

la experiencia mínima requerida.

CAUSA:

En el proceso de reclutamiento no especifican los requisitos que deben cumplir los vacantes es por

esta razón que la mayoría de los vacantes no cumplen con el perfil del puesto al cual están

aplicando.

EFECTO:

De acuerdo a los resultados obtenidos el 60% de los vacantes no cumplen con el perfil al cual

aplican, por lo tanto se refleja una ineficiencia.

CONCLUSIÓN:

Del total de hojas de vida recopiladas para cubrir las diferentes vacantes disponibles en la empresa,

por la falta de control y manuales tanto de procedimientos como de funciones el personal

encargado del proceso de selección se ha generado una ineficiencia del 60% durante todo el

proceso.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda a al jefe de talento humano que lleve un mayor control durante el proceso de

selección de personal y que implemente manuales de procedimientos y funciones con la finalidad

de detectar cualquier error de forma inmediata, esto permitirá que el proceso se lo realice de forma




Fecha: 04/06/2015

Fecha: 05/06/2015

HA - 02

102

4.2.3 Programa de auditoría del proceso de contratación de personal


ÁREA

TALENTO

HUMANO



CONTRATACIÓN DE PERSONAL


DEL 2014


recursos en el proceso de contratación de personal.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-03

Jessica Yaguana

05/06/2015



control interno

P/T -05

Jessica Yaguana

05/06/2015

3 Determinar los


P/T-06

Jessica Yaguana

08/06/2015




HA-03

Jessica Yaguana

08/06/2015



Fecha: 05/06/2015

Fecha: 08/06/2015

PA - 3

103





2014


Proceso: Contratación de personal



Fecha: 05/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE


1 ¿Cuentan con manuales de


contratación del personal?

X

0

10

No cuentan con

manual de

procedimientos

2 ¿Respaldan en un lugar seguro y

adecuado todos los contratos?

X

10

10


para la contratación de personal?

X

10

10

4 ¿Todos los contratos tienen las

respectivas firmas de responsabilidad?

X

10

10

5 ¿Se lleva un expediente que contenga el

historial de cada empleado y funcionario

en cuanto a: Solicitud de empleo,

curriculum vitae, control de vacaciones,

entre otros?

X

10

10

6 ¿El proceso de contratación ha sido

formalizado y legalizado

oportunamente?

X

10

10

7 ¿En el contrato se indica: el puesto que

ocupará, las funciones, el sueldo, etc.?

X

10

10

8 ¿Realizan un control durante todo el

proceso de contratación del personal?

X

0

10 No realizan ningún

tipo de control durante

el proceso

9 ¿Legalizan los contratos en el tiempo

oportuno y adecuado?

X

0

10

10 ¿Cuentan con manuales de funciones

para el proceso de contratación del

personal?

X

0

10

No cuentan con

manuales de funciones

TOTAL 60 100



Fecha: 05/06/2015

Fecha: 08/06/2015

CI - 03

104





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟔𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟔𝟎%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de contratación de personal, se


medio (36%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,60 * 0,40 * 0,15

RA = 36 %



Fecha: 05/06/2015

Fecha: 08/06/2015

P/T - 05

105





2014


PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL

𝐑𝐞𝐠𝐢𝐬𝐭𝐫𝐨 𝐝𝐞 𝐧ó𝐦𝐢𝐧𝐚 =Total personal registrado en nómina

Total personal contratado X 100

𝐑𝐞𝐠𝐢𝐬𝐭𝐫𝐨 𝐝𝐞 𝐧ó𝐦𝐢𝐧𝐚 =5

5 X 100

𝐑𝐞𝐠𝐢𝐬𝐭𝐫𝐨 𝐝𝐞 𝐧ó𝐦𝐢𝐧𝐚 = 𝟏𝟎𝟎%

Del total de personal contratado durante el año 2014, el 100% ha sido registrado en la nómina

correctamente desde su incorporación a la empresa. El proceso se realizó con un mínimo de errores

debido a la falta de manuales de funciones y de procedimientos.

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐥𝐞𝐠𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐝𝐨𝐬 =Total contratos legalizados a tiempo

Total contratos celebrados X 100

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐥𝐞𝐠𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐝𝐨𝐬 =3

5 X 100

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐧𝐭𝐫𝐚𝐭𝐨𝐬 𝐥𝐞𝐠𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐝𝐨𝐬 = 𝟔𝟎%

Del total de contratos celebrados durante el año 2014, el 60% de contratos fueron legalizados a

tiempo, mientras que el 40% restante pago multa por legalización fuera del plazo permitido



Fecha: 08/06/2015

Fecha: 09/06/2015

P/T - 06

106





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS FUERA DEL PLAZO LEGAL VIGENTE

CONDICIÓN:

Durante el año 2014, se celebraron 5 contratos correspondientes al nuevo personal de la empresa,

de los cuales 2 contratos han sido legalizados fuera del plazo máximo legal vigente.

CRITERIO:

Para realizar el proceso de contratación de personal no cuentan con manuales de procedimientos

ni de funciones, tampoco cuentan con políticas establecidas y no aplican ningún tipo de control

durante todo este procedimiento.

CAUSA:

El personal de Talento Humano tramita la legalización de los contratos por grupos de al menos 6

contratos, descuidando algunos contratos que sobrepasan el plazo legal asignado para su registro.

EFECTO:

Se refleja una ineficiencia del 40% en el cumplimiento de la legalización de los contratos dentro

del plazo legal vigente.

CONCLUSIÓN:

Del total de contratos correspondientes al nuevo personal de la empresa, se refleja una ineficiencia

del 40% en el cumplimiento de legalización dentro del plazo legal vigente, debido que el personal

de talento humano tramita la legalización de los contratos por grupos de al menos 6 contratos

descuidando la vigencia de plazos para el registro.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda que el jefe de talento humano disponga que se trámite la legalización de contratos,

dando prioridad a aquellos que están por concluir el plazo de tramitación permitido, sin tomar en

consideración la cantidad de documentos que se han reunido.



Fecha: 08/06/2015

Fecha: 09/06/2015

HA - 03

107

4.2.4 Programa de auditoría del proceso de inducción de personal


ÁREA

TALENTO

HUMANO



INDUCCIÓN DE PERSONAL


DEL 2014


recursos en el proceso de inducción de personal.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-04

Jessica Yaguana

09/06/2015



control interno

P/T -07

Jessica Yaguana

09/06/2015

3 Determinar los


P/T-08

Jessica Yaguana

10/06/2015




HA-04

Jessica Yaguana

10/06/2015



Fecha: 09/06/2015

Fecha: 10/06/2015

PA - 4

108





2014


Proceso: Inducción de personal



Fecha: 09/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE


1 ¿Se realiza un cronograma de actividades

para el proceso de inducción de

personal?

X

10

10

2 ¿Se lleva un control durante el proceso de

inducción de personal?

X

0

10 No llevan ningún

control durante todo el

proceso


para el proceso de inducción de

personal?

X

0

10

No cuentan con

manual de funciones

para este proceso

4 ¿Cuentan con políticas establecidas para

la inducción y orientación del personal?

X

10

10

5 ¿Cuentan con una persona asignada para

realizar el proceso de inducción de

personal?

X

0

10

6 ¿Dan a conocer de forma efectiva sobre

las actividades que desempeñará el

nuevo personal?

X

10

10

7 ¿Se verifica que el proceso de inducción

se haya realizado con efectividad?

X

0

10

8 ¿Dan a conocer al nuevo personal la

actividad a la que se decía la empresa, el

direccionamiento estratégico y las

instalaciones?

X

0

10

No dan a conocer la

actividad a la que se

dedica la empresa, las

instalaciones, etc.

9 ¿El proceso de inducción lo realiza a todo

el personal nuevo sin excepción?

X

10

10

10 ¿El personal que ha sido ascendido de

puesto se les ha ofrecido inducción?

X

10

10

TOTAL 50 100



Fecha: 09/06/2015

Fecha: 10/06/2015

CI - 04

109





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟓𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟓𝟎%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de inducción de personal, se


medio (38%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,50 * 0,50 * 0,15

RA = 38 %



Fecha: 09/06/2015

Fecha: 10/06/2015

P/T - 07

110





2014


PROCESO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐩𝐫𝐞𝐥𝐢𝐦𝐢𝐧𝐚𝐫 =Total personal nuevo que ha recibido inducción preliminar

Total personal nuevo X 100

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐩𝐫𝐞𝐥𝐢𝐦𝐢𝐧𝐚𝐫 =𝟒

10 X 100

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐩𝐫𝐞𝐥𝐢𝐦𝐢𝐧𝐚𝐫 = 𝟒𝟎%

De total del personal nuevo que ha ingresado a la empresa durante el año 2014, el 40% ha recibido

inducción preliminar, esto se debe que no se lleva ningún control durante el proceso de inducción.

A todo el personal nuevo no les indican la actividad a la que se dedica la empresa, el

direccionamiento estratégico y las instalaciones de la empresa.

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐀𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚 =Totalpersonal administrativo que ha recibido inducción específica

Total personal administrativo nuevo contratado X 100

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐀𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚 =8

10 X 100

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐀𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚 = 𝟖𝟎%

Del total de personal administrativo nuevo que ha ingresado a la empresa durante el año 2014, el

80% ha recibido inducción específica correspondiente al cargo que ocupará, debido la falta de

manuales de procedimientos, políticas y sobre todo de control.



Fecha: 10/06/2015

Fecha: 11/06/2015

P/T - 08

111





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: DEFICIENCIA EN LA COMUNICACIÓN SOBRE EL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y ACTIVIDADES A REALIZAR

CONDICIÓN:

Durante el año 2014, se contrató 10 personas nuevas para que laboren en la empresa pero de todas

solo 4 personas recibieron inducción de forma eficiente y se les asignó las actividades y funciones

que deben realizar

CRITERIO:

Para realizar el proceso de inducción el personal no cuentan con manuales de procedimientos ni

de funciones, tampoco cuentan con políticas establecidas y no aplican ningún tipo de control


CAUSA:

El jefe de talento humano no verifica que todo el personal nuevo que ha empezado a desempeñarse

en la empresa haya sido inducido de forma eficiente y efectiva.

EFECTO:

Se refleja una ineficiencia del 40% en el cumplimiento de la inducción del personal nuevo que

labora en la empresa.

CONCLUSIÓN:

De total del personal nuevo que ha ingresado a la empresa, el 40% ha recibido inducción

preliminar, esto se debe que no se lleva ningún control durante el proceso de inducción. A todo el

personal nuevo no les indican la actividad a la que se dedica la empresa, el direccionamiento

estratégico, las instalaciones de la empresa, las actividades y funciones que deben realizar.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda que el jefe de talento humano lleve un control de todo el proceso de inducción del

nuevo personal y que verifique si se ha realizado de forma eficiente, esto permitirá que se cumpla

un mínimo de errores en el proceso de inducción.



Fecha: 10/06/2015

Fecha: 11/06/2015

HA - 04

112

4.2.5 Programa de auditoría del proceso de capacitación de personal


ÁREA

TALENTO

HUMANO



CAPACITACIÓN DEL PERSONAL


DEL 2014


recursos en el proceso de capacitación de personal.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-05

Jessica Yaguana

11/06/2015



control interno

P/T -09

Jessica Yaguana

11/06/2015

3 Determinar los


P/T-10

Jessica Yaguana

12/06/2015




HA-05

Jessica Yaguana

12/06/2015



Fecha: 11/06/2015

Fecha: 12/06/2015

PA - 5

113





2014


Proceso: Capacitación de personal



Fecha: 11/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE



para el proceso de capacitación del

personal?

X

10

10

2 ¿Se realizan actividades de motivación

dirigidas hacia el personal?

X

10

10

3 ¿Cuentan con un adecuado plan de

entrenamiento para el personal con la

finalidad que responda a los objetivos y

necesidades de la empresa?

X

10

10

4 ¿Las capacitaciones han sido ejecutadas

de forma eficiente y efectiva?

X

0

10 Algunas de las

capacitaciones no han

sido ejecutadas.

5 ¿Capacitan al nuevo personal sobre las

funciones que contempla su nuevo

cargo?

X

10

10

6 ¿Se lleva un cronograma de actividades

para capacitar personal?

X

10

10

7 ¿Cuentan con programas de capacitación

enfocados a los altos cargos?

X

0

10 No realizan programas

para capacitar para los

altos cargos

8 ¿Se incorporan programas de formación

para el personal, en el caso de ascenso?

X

0

10

No se capacita al

personal en caso de

ascenso

9 ¿Cuentan con un manual de


capacitación del personal?

X

0

10

10 ¿Se lleva un control de todo el proceso de

capacitación de personal?

X

10

10

TOTAL 60 100



Fecha: 11/06/2015

Fecha: 12/06/2015

CI - 05

114





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟔𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟔𝟎%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de capacitación de personal, se


medio (36%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,60 * 0,40 * 0,15

RA = 36 %



Fecha: 11/06/2015

Fecha: 12/06/2015

P/T - 09

115





2014


PROCESO DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL

𝐑𝐞𝐧𝐝𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐏𝐥𝐚𝐧 𝐝𝐞 𝐂𝐚𝐩𝐚𝐜𝐢𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐀𝐧𝐮𝐚𝐥 =Total capcaitaciones ejecutadas

Total capacitaciones registradas X 100

𝐑𝐞𝐧𝐝𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐏𝐥𝐚𝐧 𝐝𝐞 𝐂𝐚𝐩𝐚𝐜𝐢𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐀𝐧𝐮𝐚𝐥 =8

10 X 100

𝐑𝐞𝐧𝐝𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐏𝐥𝐚𝐧 𝐝𝐞 𝐂𝐚𝐩𝐚𝐜𝐢𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐀𝐧𝐮𝐚𝐥 = 80%

Del total de capacitaciones registradas en el plan anual de capacitaciones de la empresa durante el

año 2014, el 80% han sido ejecutadas, por lo tanto de determina que no todo el personal ha sido

capacitado de forma oportuna y eficiente.

𝐂𝐚𝐩𝐚𝐜𝐢𝐭𝐚𝐜𝐢𝐨𝐧𝐞𝐬 𝐞𝐱𝐭𝐞𝐫𝐧𝐚𝐬 =Total capacitaciones externas aprobadas

Total propuesta de capacitación solicitadas X 100

𝐂𝐚𝐩𝐚𝐜𝐢𝐭𝐚𝐜𝐢𝐨𝐧𝐞𝐬 𝐞𝐱𝐭𝐞𝐫𝐧𝐚𝐬 =𝟏

2 X 100

𝐂𝐚𝐩𝐚𝐜𝐢𝐭𝐚𝐜𝐢𝐨𝐧𝐞𝐬 𝐞𝐱𝐭𝐞𝐫𝐧𝐚𝐬 = 𝟓𝟎%

Del total de capacitaciones externas solicitadas por el personal de la empresa durante el año 2014,

el 50% han sido aprobadas; por lo que concluye que el proceso no es realizado de forma eficaz.



Fecha: 12/06/2015

Fecha: 15/06/2015

P/T - 10

116





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: FALTA DE EJECUCIÓN DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN DE

PERSONAL

CONDICIÓN:

Durante el año 2014, se registró 10 capacitaciones para el personal que labora en la empresa pero

de todas solo 8 se ejecutarán y se realizaron de forma eficiente.

CRITERIO:

Para realizar el proceso de capacitación el personal no cuentan con manuales de procedimientos

ni de funciones, tampoco cuentan con políticas establecidas y no aplican ningún tipo de control


CAUSA:

El jefe de talento humano no verifica que todo el personal haya sido capacitado de forma eficiente

y efectiva.

EFECTO:

La ineficiencia que se presenta en la capacitación del personal es del 20%, esto se refleja al

momento que el personal debe desempeñarse en cada uno de sus cargos.

CONCLUSIÓN:

Del personal que ha sido capacitado durante el año 2014, el 80% ha recibido capacitación de forma

eficiente esto se debe a que no se lleva ningún control durante el proceso de capacitación. Es

necesario capacitar a todo el personal sea cualquier área o departamento que se desempeñe.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda que el jefe de talento humano lleve un control de todo el proceso de capacitación,

esto permitirá que el personal se desempeñe de mejor forma y contribuya al cumplimiento de los

objetivos o metas institucionales.



Fecha: 12/06/2015

Fecha: 15/06/2015

HA - 05

117

4.2.6 Programa de auditoría del proceso de contabilidad


DEPARTAMENTO

FINANCIERO



CONTABILIDAD


DEL 2014


recursos en el área de contabilidad.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-06

Jessica Yaguana

15/06/2015



control interno

P/T -11

Jessica Yaguana

15/06/2015

3 Determinar los


P/T-12

Jessica Yaguana

16/06/2015




HA-06

Jessica Yaguana

16/06/2015



Fecha: 15/06/2015

Fecha: 16/06/2015

PA - 6

118





2014


Área: Contabilidad

Responsable: Geovanna Noguera


Fecha: 15/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE


1 ¿Es presentada de forma adecuada y

oportuna la información financiera a la

gerencia?

X

8

10

2 ¿Controla y evalúa las actividades

realizadas por el personal?

X

8

10

3 ¿Al momento de recibir las facturas se

verifica: encabezado, valores, vigencia

de la factura, autorización del SRI?

X

10

10

4 ¿Existe asignación de funciones dentro

del área de contabilidad?

X

0

10 No se realiza

5 ¿El contador no se encuentra con

conocimientos actualizados para la

declaración de los impuestos?

X

0

10

Últimamente no se

ha recibido cursos

de capacitación.

6 ¿Cuentan con un archivo ordenado de

las declaraciones de los impuestos?

X

0

10 Los documentos no se

encuentran ordenados.

7 ¿Cuentan con fechas establecidas para

le presentación de los balances?

X

10

10

8 ¿El contador se encuentra capacitado

para proceder al cierre de los balances?

X 6 10

9 ¿Cuenta con manuales de

procedimientos en esta área?

X 0 10

10 ¿El sistema contable permite que se

lleve la información financiera de

forma eficiente y efectiva?

X

10

10

TOTAL 52 100



Fecha: 15/06/2015

Fecha: 16/06/2015

CI - 06

119





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟓𝟐 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟓𝟐%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de contabilidad, se determina

que existe un nivel de confianza medio (52%) y un nivel de riesgo de control interno medio (37%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,52 * 0,48 * 0,15

RA = 37 %



Fecha: 15/06/2015

Fecha: 16/06/2015

P/T - 11

120





2014


ÁREA DE CONTABILIDAD

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐞𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐟𝐮𝐞𝐧𝐭𝐞 =No. Documentos correctos

No.Total Comprobantes de Egreso X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐞𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐟𝐮𝐞𝐧𝐭𝐞 =30

35 X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐞𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐟𝐮𝐞𝐧𝐭𝐞 = 86%

Del total de comprobantes de egreso han sido analizados y revisados, el 86% se encuentra

debidamente presentados con los soportes necesarios, por lo tanto se determina que la información

no es totalmente eficiente.

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐨𝐩𝐨𝐫𝐭𝐮𝐧𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐫é𝐝𝐢𝐭𝐨 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 =No. Facturas que cumplen el plazo establecido

No..Total Facturas X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐨𝐩𝐨𝐫𝐭𝐮𝐧𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐫é𝐝𝐢𝐭𝐨 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 = 810

X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐨𝐩𝐨𝐫𝐭𝐮𝐧𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐫é𝐝𝐢𝐭𝐨 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 = 80%

Del total de facturas solo el 80% cumplen el plazo establecido para realizar el pago, en la empresa

no se exige que se efectúen los pagos de acuerdo a lo acordado con los clientes.



Fecha: 16/06/2015

Fecha: 17/06/2015

P/T - 12

121





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: FALTA DE EMISIÓN DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN Y

DEFICIENCIA EN LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS

CONDICIÓN:

Los procedimientos aplicados actualmente no son adecuados debido que en el área de contabilidad

no se cuentan con manual de procedimientos establecido, también no aplican ningún control de la

información financiera y no cuentan con un archivo ordenado de las declaraciones de los

impuestos.

CRITERIO:

Debido a la ausencia de manuales de procedimientos se realizan las actividades u operaciones en

el área contable de forma ineficiente.

CAUSA:

Por la falta de manuales de procedimientos, falta de personal y demasiada carga de funciones, no

se lleva un adecuado cumplimiento de la normativa vigente relacionada a todos los aspectos

relacionados con la contabilidad.

EFECTO:

Al no contar con manuales de procedimientos, políticas establecidas esto puede producir que se

entregue información financiera inadecuada y la gerencia no podrá tomar decisiones que beneficie

a la organización.

CONCLUSIÓN:

Debido a la sobre carga de funciones asignadas al contador, la falta de control en toda la

información relacionada a la parte financiera, la falta de capacitación y la ausencia de manuales

de procedimientos, la información financiera no es fiable para la toma de decisiones.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda al jefe de contabilidad implementar manuales de procedimientos, capacitar al personal

contable, contratar personal para disminuir el exceso de actividades y funciones asignadas al contador,

llevar un control de la información que es ingresada al sistema contable, verificar que la documentación

se tenga un orden lógico, esto permitirá que se tenga información fiable y la gerencia pueda tomar

decisiones de forma eficiente y efectiva.



Fecha: 16/06/2015

Fecha: 17/06/2015

HA - 06

122

4.2.7 Programa de auditoría del proceso de tesorería


DEPARTAMENTO

FINANCIERO



TESORERÍA


DEL 2014


recursos en el área de tesorería.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-07

Jessica Yaguana

17/06/2015



control interno

P/T -13

Jessica Yaguana

17/06/2015

3 Determinar los


P/T-14

Jessica Yaguana

18/06/2015




HA-07

Jessica Yaguana

18/06/2015



Fecha: 17/06/2015

Fecha: 18/06/2015

PA - 7

123





2014


Área: Tesorería

Responsable: Elizabeth Peñafiel


Fecha: 17/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

PUNTAJE


1 ¿Existe caja fuerte para custodia del

efectivo?

X

8

10

2 ¿Existe un fondo para Caja Chica? X 8 10

3 ¿Se archiva en un lugar adecuado y

seguro todos los comprobantes de

ingresos y egresos?

X

10

10

4 ¿Los valores recaudados a diario son

ingresados directamente a caja?

X

8

10

5 ¿Realizan conciliaciones de forma

periódica?

X

8

10

6 ¿Realizan un control de la emisión de

cheques?

X

0

10 No llevan control de la

emisión de cheques

7 ¿Existe segregación del manejo de

cheques?

X

10

10

8 ¿Existe autorización previa a la salida

de cheques?

X 6 10

9 ¿Cuentan con manuales de funciones

y procedimientos para el área de

tesorería?

X

0

10

No cuentan con

manuales de

procedimientos.

10 ¿Se asigna funciones en el área de

tesorería?

X

0

10 Falta de asignación de

funciones.

TOTAL 58 100



Fecha: 17/06/2015

Fecha: 18/06/2015

CI - 07

124





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟓𝟖 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟓𝟖%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el área de tesorería, se determina que existe

un nivel de confianza medio (58%) y un nivel de riesgo de control interno medio (37%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,58 * 0,42 * 0,15

RA = 37 %



Fecha: 15/06/2015

Fecha: 16/06/2015

P/T - 13

125





2014


ÁREA DE TESORERÍA

% 𝐄𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐜𝐢𝐚 𝐞𝐧 𝐥𝐚 𝐫𝐞𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐨𝐩𝐨𝐫𝐭𝐮𝐧𝐚 𝐝𝐞 𝐚𝐫𝐪𝐮𝐞𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐚𝐣𝐚 𝐜𝐡𝐢𝐜𝐚 =No. Veces que se realizo arqueos

No. Arqueos de Caja Sugeridos X 100

% 𝐄𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐜𝐢𝐚 𝐞𝐧 𝐥𝐚 𝐫𝐞𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐨𝐩𝐨𝐫𝐭𝐮𝐧𝐚 𝐝𝐞 𝐚𝐫𝐪𝐮𝐞𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐚𝐣𝐚 𝐜𝐡𝐢𝐜𝐚 = 35 X 100

% 𝐄𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐜𝐢𝐚 𝐞𝐧 𝐥𝐚 𝐫𝐞𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐨𝐩𝐨𝐫𝐭𝐮𝐧𝐚 𝐝𝐞 𝐚𝐫𝐪𝐮𝐞𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐚𝐣𝐚 𝐜𝐡𝐢𝐜𝐚 = 60%

Del total de arqueos realizados de caja chica durante el año 2014, se analizado que existe una

deficiente del 40% es decir no llevan un control adecuado en los manejo de los fondos de caja

chica.

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐟𝐮𝐞𝐧𝐭𝐞 =No. De transacciones con soporte

Total transacciones X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐟𝐮𝐞𝐧𝐭𝐞 =42

42 X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐟𝐮𝐞𝐧𝐭𝐞 = 100%

Del total de transacciones revisadas y analizadas el 100% cuentan con respaldo suficiente, los

asientos se encuentran realizados de forma eficiente y efectiva.



Fecha: 16/06/2015

Fecha: 17/06/2015

P/T - 14

126





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: FALTA DE ASIGNACIÓN DE FUNCIONES Y CONTROL EN LAS

ACTIVIDADES REALIZADAS

CONDICIÓN:

La persona encargada de ingresar información al sistema contable, es la misma persona encarga

de emitir los cheques, de realizar las conciliaciones bancarias y de llevar los fondos de caja chica,

es decir cuenta con un exceso de funciones la misma persona.

CRITERIO:

Es necesario que se lleve un control de la cuenta caja y bancos, también que se implemente

manuales de procedimientos con la finalidad que el dinero de la empresa se lleve de forma eficiente

y efectiva.

CAUSA:

Existe un exceso de funciones para la misma que persona que se encarga de realizar de llevar los

fondos de caja chica, realizar las conciliaciones e ingresar la información financiera al sistema

contable pero sobre todo no llevan ningún control en el área de tesorería y tampoco cuentan con

manuales de procedimientos.

EFECTO:

Por la falta de control se podrían presentar fraudes efectuados en la cuenta de caja y bancos.

CONCLUSIÓN:

Una sola persona realiza varias funciones, como: emisión de cheques, fondo de caja chica, entre

otras; adicionalmente no se lleva ningún control y tampoco se cuenta con manuales de

procedimientos.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda al jefe de tesorería distribuir las actividades y funciones de forma similar para todo

el personal que se encuentra laborando en el área contable y de tesorería, implementar manuales

de procedimientos, llevar un mayor control con la finalidad de disminuir cualquier riesgo de

fraude que se pueda presentar.



Fecha: 16/06/2015

Fecha: 17/06/2015

HA – 07

127

4.2.8 Programa de auditoría del proceso de presupuesto


DEPARTAMENTO

FINANCIERO



PRESUPUESTO


DEL 2014


recursos en el área de presupuesto

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-08

Jessica Yaguana

19/06/2015



control interno

P/T -15

Jessica Yaguana

19/06/2015

3 Determinar los


P/T-16

Jessica Yaguana

22/06/2015




HA-08

Jessica Yaguana

22/06/2015



Fecha: 19/06/2015

Fecha: 22/06/2015

PA – 8

128





2014


Área: Presupuesto

Responsable: Guido Espinosa


Fecha: 19/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO PUNTAJE



para efectuar el manejo de los

presupuestos?

X

0

10

2 ¿Las modificaciones de los

presupuestos son efectuadas y

modificadas por personal autorizado?

X

8

10

3 ¿Cuentan con manuales de funciones y

procedimientos para el área de

presupuesto?

X

0

10

No se cuentan con

manuales de

procedimientos.

4 ¿Existe un presupuesto aprobado para

el logro de metas y objetivos de la

empresa?

X

10

10 No existe presupuesto

para el cumplimento

de objetivos.

5 ¿Existe una persona responsable de la

preparación y control del presupuesto?

X

8

10

6 ¿Llevan un control del presupuesto

asignado para cada plan, programa o

proyecto?

X

0

10 No se lleva control del

presupuesto asignado

para los programas.

7 ¿Al finalizar el período contable se

efectúa la verificación del

cumplimiento del presupuesto?

X

10

10

8 ¿Realizan controles desde la entrada

hasta la salida del presupuesto?

X

10 10

9 ¿Existe segregación de funciones entre

quienes autorizan, registran y verifican

el presupuesto?

X

10

10

10 ¿Los presupuestos son autorizados por

la gerencia general?

X

10

10

TOTAL 66 100



Fecha: 19/06/2015

Fecha: 22/06/2015

CI - 08

129





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟔𝟔 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟔𝟔%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el área de presupuesto, se determina que

existe un nivel de confianza medio (66%) y un nivel de riesgo de control interno medio (34%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,66* 0,34* 0,15

RA = 34 %



Fecha: 19/06/2015

Fecha: 22/06/2015

P/T - 15

130





2014


ÁREA DE PRESUPUESTO

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐮𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐲 𝐠𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 =Costos y gastos ejecutados

Presupuesto de costos y gastos X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐮𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐲 𝐠𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 = 𝟐𝟎.𝟐𝟓𝟔,𝟓𝟔32.586,52

X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐮𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐲 𝐠𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 = 62%

Del total del presupuesto de costos y gastos durante el año 2014, el 62% fue ejecutado de forma

eficiente, por lo que existe una deficiencia del 38% del presupuesto asignado.

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐮𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐠𝐫𝐞𝐬𝐨𝐬 =Ventas Totales

Presupuestos de ingresos X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐮𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐠𝐫𝐞𝐬𝐨𝐬 = 30.478,2550.789,54

X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐩𝐫𝐞𝐬𝐮𝐩𝐮𝐞𝐬𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐠𝐫𝐞𝐬𝐨𝐬 = 60%

Del total del presupuesto de ingresos en el año 2014, el 60% se lo ejecutado en las ventas de forma

eficiente.



Fecha: 22/06/2015

Fecha: 23/06/2015

P/T - 16

131





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: FALTA DE CONTROL PARA EL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA LOS

PROGRAMAS

CONDICIÓN:

En la empresa no cuentan con políticas establecidas para el manejo de los presupuestos asignados

para los planes, programas o proyectos tampoco se lleva ningún control durante todo el proceso

que es utilizado el presupuesto.

CRITERIO:

No se lleva ningún control de los presupuestos asignados para los planes, programas o proyectos

como verifican que todo el proceso del presupuesto fue realizado de forma eficiente y efectiva.

CAUSA:

La empresa no cuenta con manuales de procedimientos ni con políticas establecidas con la

finalidad que el presupuesto sea ejecutado con efectividad.

EFECTO:

Al momento de llevar ningún control de los presupuestos asignados para los planes, programas o

proyectos como garantizan o verifican que el presupuesto fue utilizado de la mejor forma y para

lo que fue asignado.

CONCLUSIÓN:

La empresa no ha establecido políticas para el manejo de los presupuestos ni controles sobre las

operaciones realizadas, como consecuencia no se puede verificar la forma en como fue utilizado

el presupuesto y si se ocupó para lo que los funcionarios tenían planificado.

RECOMENDACIÓN:

Es necesario que establezcan políticas para el manejo de los presupuestos, implementen manuales

de procedimientos pero sobre todo que lleven un control del presupuesto asignados para un plan,

programa o proyecto con la finalidad de verificar si es que el presupuesto fue empleado de forma

eficiente, efectiva y si se logró los objetivos deseados.



Fecha: 22/06/2015

Fecha: 23/06/2015

HA - 08

132

4.2.9 Programa de auditoría del proceso de control de inventario


DEPARTAMENTO

FINANCIERO



CONTROL DE INVENTARIO


DEL 2014


recursos en el área de control de control de inventario.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-09

Jessica Yaguana

23/06/2015



control interno

P/T -17

Jessica Yaguana

23/06/2015

3 Determinar los


P/T-18

Jessica Yaguana

24/06/2015




HA-09

Jessica Yaguana

24/06/2015



Fecha: 23/06/2015

Fecha: 24/06/2015

PA - 9

133





2014


Área: Control de inventario

Responsable: Carmen Aguirre


Fecha: 23/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO PUNTAJE


1 ¿Cuentan con un reglamento o políticas

aprobadas para el manejo de

inventarios?

X

10

10

2 ¿Se efectúan constancias físicas de

forma periódica?

X

0

10 No se efectúan tomas

físicas de los equipos

3 ¿Existe un control sobre el número

máximo y mínimo de los equipos y/o

sistemas informáticos?

X

0

10

No se lleva ningún

control de los equipos

informáticos

4 ¿Se mantiene actualizado de forma

periódica el registro de inventario?

X

0

10 Se lleva

desactualizado el

registro de inventario

5 ¿Conservan en un lugar adecuado y

seguro los equipos y/o sistemas

informáticos?

X

8

10

6 ¿Realizan controles para verificar el

producto en cuanto al precio y calidad?

X

8

10

7 ¿Realizan reportes de recepción de los

equipos y/o sistemas informáticos?

X

8

10

8 ¿Cuentan con procedimientos

claramente definidos para identificar

faltantes de los equipos informáticos?

X

0

10

No se cuentan con

manuales de

procedimientos.

9 ¿Se toman acciones por faltantes entre

saldos de los informes y saldos físicos?

X

10

10

10 ¿Se asigna claramente funciones al

personal de esta área?

X

10

10

TOTAL 54 100



Fecha: 23/06/2015

Fecha: 24/06/2015

CI - 09

134





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟓𝟒 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟓𝟒%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el área de control de inventario, se


medio (37%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,54 * 0,46 * 0,15

RA = 37 %



Fecha: 23/06/2015

Fecha: 24/06/2015

P/T - 17

135





2014


ÁREA CONTROL DE INVENTARIO

𝐂𝐨𝐧𝐭𝐫𝐨𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐫𝐢𝐨 =Tomas físicas realizadas

Tomas físicas planificadas X 100

𝐂𝐨𝐧𝐭𝐫𝐨𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐫𝐢𝐨 =6

10 X 100

𝐂𝐨𝐧𝐭𝐫𝐨𝐥 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐫𝐢𝐨 = 60%

Del total de tomas físicas planificadas de la empresa durante el año 2014, el 60% han sido

realizadas, por lo tanto se determina una deficiencia en el proceso de control de inventario.



Fecha: 24/06/2015

Fecha: 25/06/2015

P/T - 18

136





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: DESACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE INVENTARIO

CONDICIÓN:

En la empresa no realizan tomas físicas de forma periódica esto ha originado que no se lleve un

control del número máximo y mínimo de los equipos informáticos (software).

CRITERIO:

En la empresa se mantiene desactualizado el registro de los inventarios con la toma física de los

equipos que se encuentran en bodega.

CAUSA:

No cuentan con personal asignado para que se encargue de realizar la toma física y de llevar un

control de los equipos que entran y salen de bodega.

EFECTO:

Esto ha ocasionado que haya un descuadre de los equipos informáticos (software) que se

encuentran en bodega con la información que consta en el sistema contable de los inventarios.

CONCLUSIÓN:

Debido a la falta de manuales de procedimientos y falta de personal asignado para que realice la

actividad de la toma física ha ocasionado que no se lleve un control de los equipos informáticos

que entran y salen de bodega.

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda al jefe del área de control de inventario que implemente manuales de

procedimientos, que asignen a una persona que se encargue de realizar la toma física de los equipos

informáticos (software) con la finalidad de verificar la cantidad y las características de los mismos

sean similar a la información que se lleva en los registros.



Fecha: 24/06/2015

Fecha: 25/06/2015

HA - 09

137

4.2.10 Programa de auditoría del proceso de ventas


DEPARTAMENTO

DE

COMERCIALIZACIÓN



VENTAS


DEL 2014


recursos en el área de ventas.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-10

Jessica Yaguana

25/06/2015



control interno

P/T -19

Jessica Yaguana

25/06/2015

3 Determinar los


P/T-20

Jessica Yaguana

26/06/2015




HA-10

Jessica Yaguana

26/06/2015



Fecha: 25/06/2015

Fecha: 26/06/2015

PA - 10

138





2014


Área: Ventas

Responsable: Armando Benavidez


Fecha: 25/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO PUNTAJE


1 ¿Existen políticas para realizar ventas a

crédito?

X

10

10

2 ¿Los clientes cumplen con las formas

de pagos acordadas?

X

0

10

3 ¿Existe una buena comunicación entre

las áreas relacionadas con las ventas?

X

10

10

4 ¿Se capacita de forma periódica al

personal encargado de las ventas?

X

10

10

5 ¿Se revisa las facturas que son emitidas

a los clientes?

X

10

10

6 ¿El personal conoce la fijación de los

precios y devoluciones?

X

10

10

7 ¿Cuentan con un reglamento

debidamente aprobado para el manejo

de las ventas?

X

0

10

8 ¿Cuentan con un lugar adecuado y

seguro para recaudar el dinero de las

ventas realizadas en el día?

X

10

10

9 ¿Cuentan con manuales de funciones y

procedimientos para esta área?

X

0

10

10 ¿Existe algún medio que autorice y

controle la venta de equipos y/o

sistemas informáticos?

X

10

10

TOTAL 70 100



Fecha: 25/06/2015

Fecha: 26/06/2015

CI - 10

139





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟕𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟕𝟎%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el área de ventas, se determina que existe

un nivel de confianza alto (70%) y un nivel de riesgo de control interno medio (32%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,70 * 0,30 * 0,15

RA = 32%



Fecha: 25/06/2015

Fecha: 26/06/2015

P/T - 19

140





2014


ÁREA DE VENTAS

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐬𝐚𝐭𝐢𝐬𝐟𝐚𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐜𝐥𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 =% Objetivo de satisfacción cliente autorizado

% Objetivo de satisfacción cliente propuesto

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐬𝐚𝐭𝐢𝐬𝐟𝐚𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐜𝐥𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 =81,15%

90%

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐝𝐞 𝐬𝐚𝐭𝐢𝐬𝐟𝐚𝐜𝐜𝐢ó𝐧 𝐜𝐥𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 = 𝟗𝟎, 𝟏𝟕%

Del porcentaje del cumplimiento de satisfacción del cliente durante el año 2014, el 90,17% ha sido

con los clientes que se ha cumplido con todas las expectativas requeridas.

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐩𝐥𝐚𝐳𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐫é𝐝𝐢𝐭𝐨 =No. Cliente que cumple con los plazos

No. Total de cliente X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐩𝐥𝐚𝐳𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐫é𝐝𝐢𝐭𝐨 =6

10% X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐩𝐥𝐚𝐳𝐨𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐫é𝐝𝐢𝐭𝐨 = 60%

Del porcentaje de los clientes que han cumplido con los plazos de crédito en el año 2014, el 60%

han sido los clientes que han cumplido de forma adecuada y oportuna lo que se ha establecido

durante la venta.



Fecha: 26/06/2015

Fecha: 27/06/2015

P/T - 20

141





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: LOS CLIENTES NO CUMPLEN CON LAS FORMAS DE PAGO

ACORDADAS

CONDICIÓN:

En la empresa el mayor número de clientes no cumplen con las formas de pago que se han

acordado durante las ventas de los equipos informáticos realizadas en el año 2014.

CRITERIO:

En la empresa existen políticas establecidas para realizar las ventas a crédito, depende de la

fidelidad, la cantidad de equipos que adquieren, entre otros; es necesario que el cliente cumpla con

lo acordado.

CAUSA:

Falta de seguimiento y control por parte del personal que se encarga de realizar las ventas a crédito

a los clientes.

EFECTO:

Los clientes no cumplen con lo que se acuerda durante la venta que se realiza a crédito, no cancelan

en los tiempos establecidos y esto ha llevado que en la empresa se genere una gran afectación a la

liquidez.

CONCLUSIÓN:

Los clientes al no tener presión en la cancelación de la deuda asumida no lo realizan el en tiempo

establecido, es importante tener comunicación con los clientes una vez adquirida la deuda con la

finalidad que cancelen en el tiempo establecido.

RECOMENDACIÓN:

Con la finalidad de impedir que se genere inconvenientes con los clientes es necesario que se

implemente políticas, por decir si pagan antes de lo establecido se les brindará un descuento y si

pagan después se les irá incrementando un interés adicional, así entre otras políticas en beneficio

de la empresa.



Fecha: 26/06/2015

Fecha: 27/06/2015

HA - 10

142

4.2.11 Programa de auditoría del proceso de compras


DEPARTAMENTO

DE

COMERCIALIZACIÓN



COMPRAS


DEL 2014


recursos en el área de compras.

No

PROCEDIMIENTOS REF.

P/T

RESPONSABLE

FECHA

OBSERVACIONES



interno.

CI-11

Jessica Yaguana

29/06/2015



control interno

P/T -21

Jessica Yaguana

29/06/2015

3 Determinar los


P/T-22

Jessica Yaguana

30/06/2015




HA-11

Jessica Yaguana

30/06/2015



Fecha: 29/06/2015

Fecha: 30/06/2015

PA - 11

143





2014


Área: Compras

Responsable: Juan Pérez


Fecha: 29/06/2015

No

PREGUNTAS

SI

NO

CALIFICACIÓN


1 ¿Se lleva un registro de la mercadería

que ingresa a la bodega?

X

10

10

2 ¿Antes de realizar una adquisición de

un equipo y/o sistema informático es

revisado por algún responsable?

X

10

10 Jefe administrativo,

financiero y de

comercialización

3 ¿Existe una persona encargada para

autorizar la adquisición de los equipos

y/o sistemas informáticos?

X

10

10

Jefe administrativo,

financiero y de

comercialización

4 ¿Los proveedores conocen la forma

como opera la empresa?

X

10

10

5 ¿Cuenta con procedimientos

establecidos para esta área?

X

0

10

6 ¿Conserva los equipos informáticos en

lugares y en condiciones adecuados?

X

10

10

7 ¿Al momento de recibir los equipos se

revisa las especificaciones requeridas?

X

0

10

8 ¿En este departamento se maneja

comprobantes de egresos para la

realización de las transacciones?

X

0

10

9 ¿Existen políticas que se relaciones con

los proveedores?

X

10

10

10 ¿Se aplica algún método para la

selección de proveedores?

X

10

10

TOTAL 70 100



Fecha: 29/06/2015

Fecha: 30/06/2015

CI - 09

144





2014


SIMBOLOGÍA

NC

PO

PT

Nivel de Confianza

Puntaje Obtenido

Puntaje Total


BAJO MEDIO ALTO

0-30 31-60 61-100

CÁLCULO

𝐍𝐂 =𝑷𝑩 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝑷𝑻

𝐍𝐂 =𝟕𝟎 ∗ 𝟏𝟎𝟎

𝟏𝟎𝟎= 𝟕𝟎%


Explicación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el área de compra, se determina que existe

un nivel de confianza alto (7%) y un nivel de riesgo de control interno medio (32%).



SIMBOLOGÍA

RC

RD

RA

Riesgo de Control


Puntaje Óptimo

CÁLCULO

RA = NC *RC * RD

RA = 0,70 * 0,30 * 0,15

RA = 32 %



Fecha: 29/06/2015

Fecha: 30/06/2015

P/T - 21

145





2014


ÁREA DE COMPRAS

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 𝐜𝐚𝐥𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐝𝐨𝐬 𝐜𝐨𝐫𝐫𝐞𝐜𝐭𝐚𝐦𝐞𝐧𝐭𝐞 =No. Proveedores calificados correctamente

No. Total proveedores calificados X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 𝐜𝐚𝐥𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐝𝐨𝐬 𝐜𝐨𝐫𝐫𝐞𝐜𝐭𝐚𝐦𝐞𝐧𝐭𝐞 = 44 X 100

% 𝐂𝐮𝐦𝐩𝐥𝐢𝐦𝐢𝐞𝐧𝐭𝐨 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 𝐜𝐚𝐥𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐝𝐨𝐬 𝐜𝐨𝐫𝐫𝐞𝐜𝐭𝐚𝐦𝐞𝐧𝐭𝐞 = 100%

Del porcentaje obtenido de cumplimento de proveedores calificados correctamente durante el año

2014, el 100% lo han realizado de forma eficiente.

% 𝐄𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐜𝐢𝐚 𝐞𝐧 𝐥𝐚 𝐞𝐧𝐭𝐫𝐞𝐠𝐚 𝐝𝐞 𝐩𝐞𝐝𝐢𝐝𝐨𝐬 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 =Pedidos que cumplen el plazo

Total pedidos X 100

% 𝐄𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐜𝐢𝐚 𝐞𝐧 𝐥𝐚 𝐞𝐧𝐭𝐫𝐞𝐠𝐚 𝐝𝐞 𝐩𝐞𝐝𝐢𝐝𝐨𝐬 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 =𝟏𝟎

13 X 100

% 𝐄𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐜𝐢𝐚 𝐞𝐧 𝐥𝐚 𝐞𝐧𝐭𝐫𝐞𝐠𝐚 𝐝𝐞 𝐩𝐞𝐝𝐢𝐝𝐨𝐬 𝐩𝐫𝐨𝐯𝐞𝐞𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 = 𝟕𝟔, 𝟗𝟐%

Del porcentaje obtenido de eficiencia en la entrega de pedidos a los proveedores en el año 2014,

el 76,92% lo han realizado de acuerdo a los pedidos realizados y el 23,08 lo han realizado de forma

eficiente.



Fecha: 30/06/2015

Fecha: 01/07/2015

P/T - 22

146





2014

HOJA DE HALLAZGOS

TÍTULO: DEFICIENCIA EN EL PROCESO DE INGRESO DE LOS EQUIPOS

INFORMÁTICOS A BODEGA

CONDICIÓN:

En la empresa al momento que son recibidos los equipos informáticos (software), el encargado de

bodega no verifica que cuentan con las características y especificaciones requeridas esto lleva a

que se demore bastante tiempo en ingresar los equipos a la bodega.

CRITERIO:

El proceso de ingresar los equipos informáticos a la bodega (software) se lo debe realizar en el

menor tiempo posible, con el fin de tener un stock de inventario de forma más exacta.

CAUSA:

Todo el proceso que se realiza hasta que los equipos lleguen a bodega lo realizan de forma manual

y esto ha ocasionado que se pierda bastante tiempo de trabajo.

EFECTO:

Inseguridad en la mercadería adquirida, pérdida de tiempo, perdida de la información financiera

que debe ser ingresada al sistema contable.

CONCLUSIÓN:

No cuentan con manuales de procedimientos establecidos, existe una pérdida de tiempo, algunos

pasos se realiza de forma repetitiva es por esta razón que se presentan varios problemas debido a

la variedad de errores efectuados.

RECOMENDACIÓN:

Implementar manuales de procedimientos, llevar un mayor control de los equipos informáticos

(Software) al momento de recibirlos, asignar funciones con el fin de realizar actividades de forma

repetitiva, esto permitirá que disminuya el nivel de errores y la empresa mejore.



Fecha: 30/06/2015

Fecha: 01/07/2015

HA - 11

147

4.3 Informe de auditoría

CARTA DE PRESENTACIÓN

Quito, 20 de Julio 2015

Señor

Juan David Rothe

GERENTE GENERAL


Presente;

Se ha realizado el trabajo de Auditoría de Gestión a la Empresa “Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A.”,

con la finalidad de evaluar la eficiencia y eficacia de los departamentos administrativo, financiero,

tecnológico y de comercialización. El examen fue realizado en base a las Normas Internacionales de

Auditoría, durante el proceso se aplicó técnicas y procedimientos de auditoría que se consideran

necesarias para el trabajo realizado.

Se realizó la auditoría de gestión a los departamentos administrativo, financiero, tecnológico y de

comercialización por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2014. El

informe contiene conclusiones y recomendaciones, con la finalidad que mejore la empresa.

Atentamente,

Ingeniera

Jessica Yaguana

AUDITORA

148

AUDITORÍA EXTERNA

INFORME

EMPRESA CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A.

Informe de Auditoría de Gestión aplicadas a los departamentos administrativo,

financiero, tecnológico y de comercialización en el período comprendido entre el

1 de enero al 31 de diciembre del 2014

149

EMPRESA CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A

MOTIVO DE LA AUDITORÍA

La evaluación realizada a los departamentos administrativo, financiero, tecnológico y de

comercialización de la Empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., se lleva a cabo por los

requerimientos de la Gerencia.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Evaluar la eficiencia y eficacia de los departamentos administrativo, financiero, tecnológico

y de comercialización de la Empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., determinar hallazgos

y establecer conclusiones y recomendaciones.

Evaluar el sistema de control interno a los departamentos administrativo, financiero,

tecnológico y de comercialización, con la finalidad de determinar riesgos y plantear acciones

que los reduzcan.

Determinar las deficiencias de los departamentos analizados y evaluados.

Determinar si en los departamentos, como son: administrativo, financiero, tecnológico y de

comercialización han realizado de forma adecuada y oportuna las actividades y funciones.

Elaborar el informe final de la Auditoría de Gestión, el cual contendrá comentarios,

conclusiones y recomendaciones de las deficiencias detectadas, esto permitirá que la

empresa mejore y que la gerencia pueda tomar decisiones que beneficien a la empresa.

Componentes Auditados

Gestión Administrativa

Gestión Financiera

Gestión Comercial

Gestión Tecnológica

150

EMPRESA CESA DEL ECUADOR TECNOCESA S.A

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoría de gestión tiene como alcance evaluar las actividades ejecutadas por los procesos

administrativos, financieros, comerciales y tecnológicos, determinar actividades y funciones

deficientes. Este examen se los realizará por el período comprendido del 1 de enero al 31 de

diciembre del 2014.

PRESENTACIÓN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES POR PARTE DEL

AUDITOR

La finalidad del examen fue determinar el grado de confiabilidad de los controles y procedimientos

establecidos por la entidad y detectar las falencias o deficiencias que requieran acciones correctivas

con la finalidad de mejorar su gestión y lograr los objetivos institucionales.

El presente trabajo realizado consistió en evaluar los departamentos, como son: administrativo,

financiero, comercial y tecnológico; a las hallazgos detectados se establecen conclusiones y

recomendaciones.

Conclusión

La gestión dentro de los departamentos, como son: administrativo, financiero, comercial y

tecnológico, de acuerdo a las calificaciones de los riesgos obtenidos en la evaluación de los

cuestionarios de control interno dan como resultado que en la empresa se ha detectado deficiencias

leves.

Recomendación

Revisar los puntos críticos detectados y mejorar la gestión de los departamentos, como son:

administrativo, financiero, comercial y tecnológico de la Empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A.,

esto permitirá que la gerencia tome decisiones en beneficio de la empresa.

151

RECOMENDACIONES DESTINADAS A MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS DE LOS

DEPARTAMENTOS ANALIZADOS

1) FALTA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA CONVOCAR SOBRE LOS

PUESTOS DE TRABAJO

Observación

En la empresa en el área de talento humano para efectuar el reclutamiento de personal, es decir

cuando requieren nuevo personal para cualquier departamento solo lo realizan mediante volantes

debido a los inmensos gastos que concurre realizarlo a través de otros medios de comunicación, como

son: radio, páginas de sitio web, entre otros. Debido a la falta de manuales y a la falta de control se

producen errores que ha tenido gran afectación para la empresa.

Conclusión

No se cuentan con manuales de manuales de procedimientos ni de funciones, es por esta razón que

al momento de realizar el proceso de reclutamiento solo lo realizan por medio de volantes, debido

que los demás medios tienen costos altos. Durante el reclutamiento se presentan vacantes que no

cumplen con los requisitos solicitados.

Recomendación

En la empresa es necesario que se cuente con manuales de procedimientos y funciones, además es

necesario que en dichos manuales se establezcan políticas y que lleven un control de todo el

procedimiento, esto permitirá que se efectúe el proceso de reclutamiento con efectividad.

2) CANDIDATOS QUE NO CUMPLEN CON EL PERFIL DEL PUESTO AL CUAL

APLICAN

Observación

En el proceso de selección de personal se presenta una deficiencia debido a que la mayoría de los

vacantes no cumplen con todos los requisitos para cubrir el perfil, esto se debe que al momento de

requerir personal la información lo publican de manera incompleta es por esta razón que este proceso

ha tenido algunos inconvenientes.

152

Conclusión

Del total de hojas de vida recopiladas para cubrir las diferentes vacantes disponibles en la empresa,

por la falta de control y manuales tanto de procedimientos como de funciones el personal encargado

del proceso de selección se ha generado una ineficiencia del 60% durante todo el proceso.

Recomendación

Se recomienda al jefe de talento humano que lleve un mayor control durante el proceso de selección

de personal y que implemente manuales de procedimientos y funciones con la finalidad de detectar

cualquier error de forma inmediata, esto permitirá que el proceso se lo realice de forma eficiente y

efectiva.

3) LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS FUERA DEL PLAZO LEGAL VIGENTE

Observación

En el proceso de contratación de personal la persona que es asignada para realizar los contratos y

hacerlos legalizar lo realiza de forma deficiente debido a que espera que se le acumulen una cierta

cantidad de contratos firmados para proceder a legalizarlos, es por esta razón que algunos contratos

se han pasado del plazo vigente para poder proceder a la legalización.

Conclusión

Del total de contratos correspondientes al nuevo personal de la empresa, se refleja una ineficiencia

del 40% en el cumplimiento de legalización dentro del plazo legal vigente, debido que el personal de

talento humano tramita la legalización de los contratos por grupos de al menos 6 contratos

descuidando la vigencia de plazos para el registro.

Recomendación

Se recomienda que el jefe de talento humano disponga que se trámite la legalización de contratos,

dando prioridad a aquellos que están por concluir el plazo de tramitación permitido, sin tomar en

consideración la cantidad de documentos que se han reunido.

153

4) DESCONOCIMIENTO DE LA ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDICA LA EMPRESA

Y DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Observación

En la empresa al momento que ingresa nuevo personal el jefe de talento humano no verifica que se

haya realizado con la inducción del personal es por esta razón que la mayoría de las empresa que se

encuentran laboran en la empresa desconocen de la actividad a la que se dedica la empresa, el

direccionamiento estratégico y sobre todo como no les han asignado actividades y funciones que

deben cumplir en un determinado período el personal pasa conversando y mal gastando el tiempo.

Conclusión

De total del personal nuevo que ha ingresado a la empresa, el 40% ha recibido inducción preliminar,

esto se debe que no se lleva ningún control durante el proceso de inducción. A todo el personal nuevo

no les indican la actividad a la que se dedica la empresa, el direccionamiento estratégico, las

instalaciones de la empresa, las actividades y funciones que deben realizar.

Recomendación

Se recomienda que el jefe de talento humano lleve un control de todo el proceso de inducción del

nuevo personal y que verifique si se ha realizado de forma eficiente, esto permitirá que se cumpla un

mínimo de errores en el proceso de inducción y que se optimicen todos los recursos.

5) FALTA DE EJECUCIÓN DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL

Observación

El personal encargado de planificar, organizar y dirigir los cursos de capacitación de todos los

miembros que laboran en la empresa no lo realiza de forma eficiente y efectiva debido al exceso de

actividades y funciones que le asignan, es por esta razón que algunos cursos de capacitación no son

ejecutados en su totalidad

Conclusión

Del personal que ha sido capacitado durante el año 2014, el 80% ha recibido capacitación de forma

eficiente esto se debe a que no se lleva ningún control durante el proceso de capacitación. Es

necesario capacitar a todo el personal sea cualquier área o departamento que se desempeñe.

154

Recomendación

Se recomienda que el jefe de talento humano lleve un control de todo el proceso de capacitación,

esto permitirá que el personal se desempeñe de mejor forma y contribuya al cumplimiento de los

objetivos o metas institucionales.

6) FALTA DE EMISIÓN DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN Y DEFICIENCIA

EN LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS

Observación

El contador no cuenta con manuales de procedimientos, tiene desconocimiento en la declaración de

los impuestos actuales, tiene exceso de actividades y funciones que realizar, la documentación que

se respalda en los respectivos archivadores no tienen un orden secuencial y los comprobantes de

retención de forma adecuada y oportuna, a pesar de todos inconvenientes que se presentan no se

llevan ningún control en el área contable.

Conclusión

Debido a la sobre carga de funciones asignadas al contador, la falta de control en toda la información

relacionada a la parte financiera, la falta de capacitación y la ausencia de manuales de

procedimientos, la información financiera no es fiable para la toma de decisiones.

Recomendación

Se recomienda al jefe de contabilidad implementar manuales de procedimientos, capacitar al

personal contable, contratar personal para disminuir el exceso de actividades y funciones asignadas

al contador, llevar un control de la información que es ingresada al sistema contable, verificar que la

documentación se tenga un orden lógico, esto permitirá que se tenga información fiable y la gerencia

pueda tomar decisiones de forma eficiente y efectiva.

7) FALTA DE ASIGNACIÓN DE FUNCIONES Y CONTROL EN LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS

Observación

En el área de tesorería una sola persona se encarga de emitir los cheques, de llevar el fondo de caja

chica, de realizar las conciliaciones bancarias, entre otras; los arqueos de caja chica no se realizan de

forma periódica y no se lleva ningún control en el área de tesorería.

155

Conclusión

Una sola persona realiza varias funciones, como: emisión de cheques, fondo de caja chica, entre

otras; adicionalmente no se lleva ningún control y tampoco se cuenta con manuales de

procedimientos.

Recomendación

Se recomienda al jefe de tesorería distribuir las actividades y funciones de forma similar para todo el

personal que se encuentra laborando en el área contable y de tesorería, implementar manuales de

procedimientos, llevar un mayor control con la finalidad de disminuir cualquier riesgo de fraude que

se pueda presentar.

8) FALTA DE CONTROL PARA EL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA LOS

PROGRAMAS

Observación

En la empresa se asigna presupuesto para los planes, programas o proyectos de los equipos

informáticos (software) pero no se lleva un control y tampoco se verifica si el presupuesto se utilizado

para lo que fue planificado y si se logró todo lo esperado con el presupuesto asignado.

Conclusión

La empresa no ha establecido políticas para el manejo de los presupuestos ni controles sobre las

operaciones realizadas, como consecuencia no se puede verificar la forma en como fue utilizado el

presupuesto y si se ocupó para lo que los funcionarios tenían planificado.

Recomendación

Es necesario que establezcan políticas para el manejo de los presupuestos, implementen manuales de

procedimientos pero sobre todo que lleven un control del presupuesto sea para un plan, programa o

proyecto con la finalidad de verificar si es que el presupuesto fue empleado de de forma eficiente,

efectiva y si se logró los objetivos deseados.

156

9) DESACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE INVENTARIO

Observación

La cantidad y características de los equipos informáticos que se encuentran en bodega no constan en

la información que se encuentra en el sistema contable, el jefe del área de control de inventario debe

revisar y verificar que se lleve un registro con la cantidad, características y especificaciones de cada

uno de los equipos informáticos (software).

Conclusión

Debido a la falta de manuales de procedimientos y falta de personal asignado para que realice la

actividad de la toma física ha ocasionado que no se lleve un control de los equipos informáticos que

entran y salen de bodega.

Recomendación

Se recomienda al jefe del área de control de inventario que implemente manuales de procedimientos,

que asignen a una persona que se encargue de realizar la toma física de los equipos informáticos

(software) con la finalidad de verificar la cantidad y las características de los mismos sean similar a

la información que se lleva en los registros.

10) LOS CLIENTES NO CUMPLEN CON LAS FORMAS DE PAGO ACORDADAS

Observación

En la empresa el personal encargado de las ventas no realiza seguimiento a los clientes que realizaron

compras a crédito, es por esta razón que los clientes no cumplen lo que se acordó durante la venta,

es necesario que den seguimiento hasta el punto que el deudor haya realizado el pago de la compra

de equipos informáticos (software).

Conclusión

Los clientes al no tener presión en la cancelación de la deuda asumida no lo realizan el en tiempo

establecido, es importante tener comunicación con los clientes una vez adquirida la deuda con la

finalidad que cancelen en el tiempo establecido.

157

Recomendación

Con la finalidad de impedir que se genere inconvenientes con los clientes es necesario que se

implemente políticas, por decir si pagan antes de lo establecido se les brindará un descuento y si

pagan después se les irá incrementando un interés adicional, así entre otras políticas en beneficio de

la empresa.

11) DEFICIENCIA EN EL PROCESO DE INGRESO DE LOS EQUIPOS

INFORMÁTICOS A BODEGA

Observación

En la empresa al momento de recibir los equipos informáticos (software), los proveedores entregan

con otras características y especificaciones, esto ha generado que disminuya la calidad y por ende

que se pierda tiempo al momento de recibir los equipos.

Conclusión

No cuentan con manuales de procedimientos establecidos, existe una pérdida de tiempo, algunos

pasos se realiza de forma repetitiva es por esta razón que se presentan varios problemas debido a la

variedad de errores efectuados.

Recomendación

Implementar manuales de procedimientos, llevar un mayor control de los equipos informáticos

(Software) al momento de recibirlos, asignar funciones con el fin de realizar actividades de forma

repetitiva, esto permitirá que disminuya el nivel de errores y la empresa mejore.

158

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones

Empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., es una organización que se dedica a la venta de

software y hardware cuenta con una infraestructura adecuada y con personal suficiente

profesional.

Se realizó un análisis tanto interno como externo con la finalidad de conocer los factores que

afectan en gran parte a la empresa y los factores que benefician, esto permitirá que no se

genera un gran impacto en la organización.

En el direccionamiento estratégico que ha sido analizado y evaluado, se encuentra

establecidos de acuerdo a la actividad que se dedica la empresa y a lo que desea alcanzar en

un tiempo determinado.

Se estableció una matriz de direccionamiento estratégico con la finalidad de determinar

indicadores de gestión los cuales permiten evaluar de forma eficiente la situación en la que

se encuentra la organización.

El marco teórico aporta el soporte de la auditoría de gestión realizada a la empresa Cesa del

Ecuador Tecnocesa S.A., se establece indicadores de gestión, las fases y técnicas de

auditoría, entre otros.

En la empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., se realizó la auditoría de gestión y se

detectó que algunos de los miembros que laboran en la empresa no conocen la actividad a la

que dedica la empresa, el direccionamiento estratégico, las actividades y funciones que

deben realizar debido a la falta de manuales de procedimientos.

En al área contable el personal no realiza de forma adecuada la declaración de os impuestos,

no cuenta con documentación que respalde la información financiera en el sistema contable

y esto genera deficiencias al momento que la gerencia requiere conocer la situación que se

encuentra la empresa e impide que pueda tomar decisiones en beneficio de la empresa.

159

En el área de control de inventario los equipos informáticos (software) que se encuentran en

bodega no es igual a la información que se obtiene del sistema contable y en el área de

comercialización los clientes no cumplen con los pagos que se acordaron durante las ventas

realizadas.

5.2 Recomendaciones

La empresa Cesa del Ecuador Tecnocesa S.A., debe conservar la infraestructura y equipo

tecnológico avanzado, esto permitirá que la empresa continúe creciendo tanto en el mercado

como económicamente.

Con el propósito de conservar el posicionamiento de la empresa se debe realizar una

investigación de mercado, esto permitirá que se identifique las necesidades de los clientes a

fin de desarrollar equipos informáticos (software) que satisfagan los requerimientos del

consumidor.

La gerencia debe establecer objetivos, políticas, estrategias, metas, entre otras; que vayan

entrelazados y que sean alcanzables en un tiempo determinado y de acuerdo a la actividad

que se dedica la empresa.

Se recomienda que la empresa analice los indicadores de gestión que se establecieron en la

matriz de direccionamiento estratégico con la finalidad que la empresa continúe mejorando

en todos los departamentos.

Es recomendable que el trabajo se lo realice en base a todo lo investigado, esto permitirá

acogerse a ciertos lineamientos que le permitirá a la empresa tener un mejoramiento en todo

aspecto.

Es recomendable que el área de talento humano de a conocer al nuevo personal las

instalaciones, la actividad a la que se dedica la empresa, el direccionamiento estratégico, los

organigramas organizacionales, las funciones y actividades que deben realizar, pero sobre

todo es importante que se implemente manuales de procedimientos con la finalidad que se

comentan un mínimo de errores y optimicen los recursos.

160

Se recomienda llevar un mayor control de las declaraciones de los impuestos realizados y de

toda la documentación que respalda la información en el sistema contable con la finalidad

que sea más confiable la información financiera y la gerencia pueda tomar decisiones de

forma eficiente y efectiva.

Es recomendable que se realice una constatación física de los equipos informáticos

(software) con la finalidad de llevar un registro actualizado toda la mercadería que se

encuentra en bodega y al sobre todo al personal que se encarga realizar de las ventas deberían

aplicar estrategias para que los clientes cumplan con lo acordado.

161

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