UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · Sistema de Inventarios para la...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Sistema de Inventarios para la Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en el

cantón Rumiñahui

Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del

Título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada

AUTORA: Toaquiza Sillo Wendy Alexandra

TUTORA: Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva

Quito, 2019

REFERENCIAS DEL AUTOR: Wendy Alexandra Toaquiza Sillo

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva

REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Sistema de Inventarios para la

Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en el cantón Rumiñahui

Toaquiza Sillo, Wendy Alexandra (2019). “Sistema de Inventarios para la

Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en el cantón Rumiñahui”. Trabajo de

Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del

Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Carrera de Contabilidad

y Auditoría, Quito: UCE. 125 p.

mailto:[email protected]

ii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Wendy Alexandra Toaquiza Sillo con cedula 175138452-8 en calidad de autora

del trabajo de investigación: “SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA

DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN

RUMIÑAHUI” de conformidad con el artículo 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA

ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, DE LA CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad Central del Ecuador una licencia

gratuita e intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con fines

estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de autor sobre la

obra, establecidos en la normativa citada.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.

El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de

expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad

por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la

Universidad de toda responsabilidad.

En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes Julio de 2019

______________________________________

Wendy Alexandra Toaquiza Sillo

CC: 175138452-8

E-MAIL: [email protected]

TELF: 0999526835

iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, Maritza Gicela Andrade Cueva en calidad de tutor del trabajo de titulación

“SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA

HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN RUMIÑAHUI”, elaborado por el

estudiante Wendy Alexandra Toaquiza Sillo de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,

Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,

APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos

necesarios en el campo metodológico y epistemológico para ser sometido al jurado

examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación

determinado por la Universidad Central del Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes Julio de 2019

_______________________________________

Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva

CC: 170538898-9

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE

TITULACIÓN

Yo, Maritza Gicela Andrade Cueva en calidad de tutor del trabajo de titulación

“SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA

HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN RUMIÑAHUI”, elaborado por el

estudiante Wendy Alexandra Toaquiza Sillo de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,

Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,

APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencia con los parámetros establecidos

considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y

revisión personal.

Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF

En la ciudad de Quito, a los 25 días del mes Noviembre de 2019

Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva

CC: 170538898-9

v

INFORME URKUND

vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

vii

DEDICATORIA

A Dios:

Por el regalo de la vida y la salud.

A mis padres, hermanas y sobrino:

Por el amor, la comprensión y por ser el pilar

fundamental de mi vida.

A mi novio:

Por el amor, la confianza y el apoyo incondicional.


viii

AGRADECIMIENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Dios porque gracias a su infinito amor, me ha protegido, guiado y dado la fortaleza

necesaria para culminar una de mis metas; mi carrera profesional.

A mis padres Zoila Sillo y Gabriel Toaquiza por el ejemplo de constancia, sacrificio y

perseverancia, por ser mi apoyo incondicional y por su gran amor.

A mi jefa y amiga Silvia Álvarez que desde que me conoció, confió en mí y en mis

capacidades de alcanzar cualquier meta que me proponga; gracias también por

permitirme ser parte de su hermosa familia y por ser como mi segunda madre.

A mi novio César Pionce por creer en mí, por sus palabras de aliento, por la

comprensión y sobre todo por ese gran amor que día a día me brinda las fuerzas

necesarias para continuar.

Finalmente quiero expresar mi más profundo agradecimiento a la Universidad Central

del Ecuador por abrirme las puertas del conocimiento y a los señores docentes que

durante la realización de esta investigación me brindaron valiosas orientaciones; Ing.

Maritza Andrade, Ing. Verónica Espinoza y al Ing. Gustavo Cáceres.


ix

CONTENIDOS

DERECHOS DE AUTOR ................................................................................................ ii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE

TITULACIÓN .................................................................................................. iv

INFORME URKUND ...................................................................................................... v

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................... vi

DEDICATORIA ............................................................................................................. vii

AGRADECIMIENTOS ................................................................................................. viii

CONTENIDOS ................................................................................................................ ix

LISTA DE TABLAS ...................................................................................................... xv

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xvi

RESUMEN ................................................................................................................... xvii

ABSTRACT ................................................................................................................ xviii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1

1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA .......................................................... 2

1.1 Reseña Histórica ................................................................................................. 2

1.2 Base Legal .......................................................................................................... 3

1.3 Productos ............................................................................................................ 4

1.4 Misión ............................................................................................................... 10

1.5 Visión ............................................................................................................... 10

1.6 Objetivos Institucionales .................................................................................. 10

1.7 Organigrama Estructural .................................................................................. 11

x

2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................... 12

2.1 Análisis del Macroambiente ............................................................................. 12

Factor Político .................................................................................................. 12

Factor Económico............................................................................................. 13

Factor social ..................................................................................................... 15

2.2 Análisis del Microambiente.............................................................................. 17

Clientes ............................................................................................................. 17

Proveedores ...................................................................................................... 24

Competencia ..................................................................................................... 27

Organismos de Control ..................................................................................... 29

Servicio de Rentas Internas .............................................................................. 29

Ministerio de Trabajo ....................................................................................... 30

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ....................................................... 30

Control Interno ................................................................................................. 31

Evaluación de Control Interno ......................................................................... 31

2.3 Matriz FODA ................................................................................................... 42

Matriz FODA ................................................................................................... 42

Matriz de Estrategias ........................................................................................ 43

3 MARCO REFERENCIAL ............................................................................... 46

3.1 Marco Teórico .................................................................................................. 46

Definición de inventarios ................................................................................. 46

Costo de Inventario .......................................................................................... 46

Costo Adquisición ............................................................................................ 46

Costo de Transformación ................................................................................. 47

Costos excluidos del Inventario ....................................................................... 47

xi

Valor Neto de Realización ............................................................................... 47

Valor Razonable ............................................................................................... 47

Deterioro ........................................................................................................... 47

Sistema de Inventarios...................................................................................... 48

Sistema de Cuenta Múltiple ............................................................................. 48

Sistema de Inventario Permanente ................................................................... 48

Valoración de inventarios ................................................................................. 49

Promedio Ponderado ........................................................................................ 49

Modelo de inventarios ...................................................................................... 49

Sistema de reabastecimiento opcional o Minimax ........................................... 49

Políticas Contables ........................................................................................... 50

Control Interno ................................................................................................. 50

Importancia del Control Interno ....................................................................... 50

COSO ............................................................................................................... 50

Componentes del Control Interno .................................................................... 51

Entorno de control ............................................................................................ 51

Evaluación de riesgo ........................................................................................ 51

Actividades de Control ..................................................................................... 51

Información y Comunicación ........................................................................... 51

Actividades de Supervisión .............................................................................. 52

COSO I ............................................................................................................. 52

COSO II ............................................................................................................ 53

COSO III .......................................................................................................... 54

Principios COSO III – Entorno de Control ...................................................... 54

Principios COSO III – Evaluación de Riesgos ................................................. 55

Principios COSO III – Actividades de Control ................................................ 55

xii

Principios COSO III – Sistemas de Información ............................................. 56

Principios COSO III - Supervisión del sistema de control – Monitoreo .......... 56

Nivel de Riesgo y Nivel de confianza .............................................................. 56

Manual de procedimientos ............................................................................... 57

Marco Teórico .................................................................................................. 57

Objetivos .......................................................................................................... 58

Políticas De Control ......................................................................................... 58

Símbolos de utilización para las rutinas de procedimientos............................. 58

La técnica de Organigramas ............................................................................. 59

Introducción...................................................................................................... 59

Conceptos ......................................................................................................... 60

Objetivos .......................................................................................................... 60

Características de los Organigramas ................................................................ 60

Administración de formularios ......................................................................... 61

Definición: ........................................................................................................ 61

Características del formulario .......................................................................... 61

Ciclo del Formulario: ....................................................................................... 61

Funciones del formulario.................................................................................. 61

3.2 Marco Legal ..................................................................................................... 62

Ley de Régimen Tributario y su reglamento de aplicación.............................. 62

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ............................. 62

4 PROPUESTA ................................................................................................... 63

4.1 Tema ................................................................................................................. 63

4.2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 63

Objetivo General de la propuesta ..................................................................... 63

xiii

Objetivos Específicos de la propuesta .............................................................. 63

4.3 Importancia ....................................................................................................... 63

4.4 Evaluación de Control Interno – Inventarios ................................................... 64

Resultados de la evaluación de control interno por componente COSO III .... 74

Ambiente de Control ........................................................................................ 74

Evaluación al Riesgo ........................................................................................ 74

Actividades de Control ..................................................................................... 74

Sistemas de Información .................................................................................. 74

Supervisión y Monitoreo .................................................................................. 75

Recomendaciones para la cuenta inventarios ................................................... 75

4.5 Propuesta .......................................................................................................... 78

Direccionamiento Estratégico .......................................................................... 78

Misión propuesta .............................................................................................. 78

Visión Propuesta............................................................................................... 78

Objetivos Corporativos..................................................................................... 79

Principios y Valores ......................................................................................... 80

Estructura Orgánica .......................................................................................... 81

Organigrama Estructural .................................................................................. 81

Organigrama Funcional .................................................................................... 82

Descriptivo de funciones .................................................................................. 83

Gerente Propietario........................................................................................... 83

Secretaria .......................................................................................................... 84

Contador ........................................................................................................... 85

Asistente Contable ............................................................................................ 86

Jefe de Ventas ................................................................................................... 87

Vendedor .......................................................................................................... 88

xiv

Cajero ............................................................................................................... 89

Bodeguero ........................................................................................................ 90

Jefe de Talento Humano ................................................................................... 91

Asistente de Talento Humano .......................................................................... 92

Jefe de Adquisiciones ....................................................................................... 93

Asistente de Adquisiciones .............................................................................. 94

Sistema de Inventarios...................................................................................... 95

Adquisición de mercadería ............................................................................... 97

Devolución en Compra de mercadería ........................................................... 100

Despacho de mercadería ................................................................................. 103

Toma de Inventarios ....................................................................................... 106

Baja de Inventarios ......................................................................................... 110

Deterioro de Inventarios ................................................................................. 113

Donación de Inventarios ................................................................................. 116

4.6 Evaluación del Sistema de Inventarios propuesto .......................................... 119

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 121

BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 123

xv

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Clasificación de las Personas Naturales ............................................................. 4

Tabla 2. Objetivos Institucionales ................................................................................. 11

Tabla 3. Principales clientes encuestados ....................................................................... 17

Tabla 4. Pregunta 1, Encuesta Clientes .......................................................................... 18



Tabla 7 . Pregunta 4, Encuesta Clientes ......................................................................... 21



Tabla 10. Pregunta 1, Encuesta Proveedores .................................................................. 25



Tabla 13. Principal competencia .................................................................................... 28

Tabla 14. Matriz de Perfil Competitivo .......................................................................... 28

xvi

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Logotipo de la empresa Vidriería Horizontal.................................................... 2

Figura 2. Exteriores de la empresa ................................................................................... 3

Figura 3. Productos: Perfiles de Aluminio: ...................................................................... 5

Figura 4. Productos: Planchas de Aluminio compuesto: .................................................. 5

Figura 5. Productos: Vinil: ............................................................................................... 7

Figura 6. Productos: Acrílicos: ........................................................................................ 7

Figura 7. Organigrama estructural .................................................................................. 11

Figura 8. Tasa de Inflación ............................................................................................. 13

Figura 9. Valoración del PIB a precios del año base = 2007. ........................................ 14

Figura 10. Empleo .......................................................................................................... 15

Figura 11. Subempleo ..................................................................................................... 16

Figura 12. Desempleo ..................................................................................................... 16

Figura 13. Pregunta 1, Encuesta Clientes ....................................................................... 18

Figura 14. Pregunta 2 Encuesta Clientes ........................................................................ 19



Figura 17. Pregunta 5 Encuesta Clientes ....................................................................... 22


Figura 19. Pregunta 1, Encuesta Proveedores ................................................................ 25



Figura 22 Logo Servicio de Rentas Internas .................................................................. 29

Figura 23 Logo Ministerio de Trabajo ........................................................................... 30

Figura 24 Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................ 30

Figura 25. Componentes COSO I ................................................................................... 52

Figura 26. Componentes COSO II ................................................................................. 53

Figura 27. Componentes COSO III ................................................................................ 54

Figura 28 Interrelación del nivel de Riesgo y Confianza ............................................... 57

Figura 29. Símbolos tradicionales .................................................................................. 59

xvii

TÍTULO: Sistema de inventarios para la Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en

el cantón Rumiñahui

Autora: Wendy Alexandra Toaquiza Sillo

Tutora: Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva

RESUMEN

El presente proyecto de investigación se lo realiza, previo a la obtención del título de

Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, y está enfocado a la elaboración de un sistema de

inventarios para la Distribuidora Vidriería Horizontal, empresa del sector comercial

dedicada a la distribución de aluminio y vidrio dentro del cantón Rumiñahui. El diseño

del Sistema de Inventarios abarca de manera general los procesos de adquisición,

devolución en compras, almacenamiento y despacho de la mercadería, toma física, baja,

deterioro y donación de inventarios. Inicia con un minucioso estudio de la empresa; su

misión, visión, estructura organizacional, procesos y procedimientos actuales; seguidos

del análisis del macroambiente y microambiente que influyen de manera directa en el

giro del negocio; y de la normativa contable-financiera y tributaria vigente; hasta llegar

al diseño de la propuesta. La propuesta busca de manera general disminuir los

resultados negativos que la empresa ha obtenido al término de los últimos ejercicios

económicos; así como el incremento en el nivel de competitividad que tiene con

respecto a sus principales competidores.

PALABRAS CLAVES: SISTEMA/ CONTROL/ INVENTARIOS/ VIDRIERÍA/

PRODUCTO TERMINADO

xviii

TITLE: Inventory system for the Horizontal Glassware Distributor located in the

Rumiñahui canton

Author: Wendy Alexandra Toaquiza Sillo

Tutor: Eng. Maritza Gicela Andrade Cueva

ABSTRACT

This research project is carried out prior to obtaining the degree of Accounting and

Audit Engineer, and it is focused on the development of an inventory system for the

Horizontal Glassware Distributor, a commercial sector company dedicated to the

distribution of aluminum and glass inside the Rumiñahui canton. The design of the

Inventory System generally covers the processes of acquisition, return on purchases,

storage and clearance of merchandise, physical collection, withdrawal, deterioration and

donation of inventories. The research begins with a thorough study of the company; its

mission, vision, organizational structure, current processes and procedures; followed by

the analysis of the macroenvironment and microenvironment that directly influence the

business turn; and the current accounting-financial and tax regulations; until you reach

the proposal design. The proposal generally seeks to reduce the negative results that the

company has obtained at the end of the last financial years; as well as the increase in the

level of competitiveness that it has with respect to its main competitors.

KEY WORDS: SYSTEM / CONTROL / INVENTORIES / GLASSWARE /

FINISHED PRODUCT

1

INTRODUCCIÓN

Actualmente, el inventario de productos terminados sea cual sea el sector productivo

de un país, puede llegar a ser un problema para los responsables de su

administración, debido a que representan una alta inversión, llegando a un punto en

el que son considerados como el activo más importante de una empresa, por ende,

debe ser administrado de forma responsable y técnica.

Las empresas que se dedican a la distribución de Aluminio y Vidrio en el cantón

Rumiñahui; en los últimos años se han fortalecido y posicionado, tanto en el

mercado local como nacional; esto debido a que, a pesar de la crisis económica por

la que nuestro país está atravesando la construcción y mejoramiento de viviendas se

ha incrementado; estas son las principales aplicaciones de este tipo de productos.

Por lo tanto, es transcendental que el presente sistema de inventarios brinde todas las

pautas necesarias para su implementación, garantizando su eficiencia mediante el

establecimiento formal de procesos, procedimientos, políticas e indicadores, que

permitan evaluar y aplicar los respectivos correctivos.

En el primer capítulo encontraremos una breve reseña histórica e información

general de la empresa; en el segundo capítulo se realiza un análisis de la situación

actual de la empresa, con relación a factores internos y externos que influyen en el

desarrollo normal de sus operaciones; el tercer capítulo expone el marco teórico que

explica de manera textual y técnica todo lo relacionado a los procesos,

procedimientos y políticas que se aplican dentro de la propuesta presentada en el

capítulo cuatro. En el quinto capítulo se muestran las conclusiones y

recomendaciones enfocadas al tema.

2

1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 Reseña Histórica

Vidriería Horizontal es una empresa privada del sector comercial, que inició sus

actividades el 26 de octubre del 2012; bajo la dirección del Sr. Fernando Rubén Pérez

Zumba con Registro Único de Contribuyentes (RUC) N° 0603052903001 y con

domicilio en el cantón Rumiñahui, sector San Sebastián.

Su actividad principal es la venta de aluminio y vidrio. Las series de aluminio que

comercializaba inicialmente eran en color blanco, bronce (negro) y natural (aluminio);

actualmente se han adicionado series en color maderato.

Las planchas de vidrio se comercializaban inicialmente en 3 colores: claro, bronce y

negro; en espesores de 3mm, 4mm, 6mm y 8mm; actualmente se han adicionado colores

como azul, verde automotriz, gris, catedral arabesco claro y bronce, catedral llovizna,

laminado 3+3, laminado 4+4, al ácido y espejo con espesores de 3mm, 4mm, 6mm,

8mm y 10mm.

Figura 1. Logotipo de la empresa Vidriería Horizontal

Fuente: Vidriería Horizontal

3

Figura 2. Exteriores de la empresa

Elaborado por: Wendy Toaquiza

Desde el año 2017, el Servicio de Rentas Internas (SRI), la señaló como obligada a

llevar contabilidad, y dejando de lado su registro de ingresos y gastos inició con la

implementación de las denominadas Normas Internacionales de Información Financiera,

adquiriendo para ello un sistema contable, producto de Ábaco Soluciones S.A.,

denominado 1C Contabilidad.

El señor Rubén Pérez Zumba menciona que: “A pesar de llevar 2 años con esta

obligación, la contabilidad no ha sido cien por ciento definida y el tema de inventarios

resulta aún más difícil de controlar” (Vidrieria Horizontal, 2019)

Vidriería Horizontal cuenta desde el año 2015 con la infraestructura necesaria para ser

una microempresa competitiva, su espacio físico es de 200,00 metros cuadrados; el área

de bodega ocupa aproximadamente el 75% de este espacio, aquí se encuentran

acopiados por secciones todos los productos que comercializa.

1.2 Base Legal

La base legal de una empresa está compuesta por un conjunto de leyes, normas y

reglamentos que debe cumplir con la finalidad de ejercer su actividad comercial dentro

de un marco legal y de cumplimiento ante los requerimientos de los organismos de

control.

4

Vidriería Horizontal se encuentra inscrita en el Registro Único de Contribuyentes

(RUC) y se rige a la Constitución de la República del Ecuador, al Código Tributario, a

la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de Aplicación vigentes.

Tabla 1.

Clasificación de las Personas Naturales

Tipo de Contribuyente Base Legal

Obligación de llevar contabilidad Art. 19 LRTI

Persona natural obligada a llevar contabilidad Art. 37 RLRTI

Persona natural obligada a llevar un registro de ingresos y

gastos

Art. 38 RLRTI

1.3 Productos

El aluminio que la empresa comercializa es el producido por FISA (Fundiciones

Industriales S.A.); empresa ecuatoriana ubicada en la provincia del Guayas, con la

primera y más grande planta de extrusión de aluminio en el país. La calidad de los

productos FISA ha permitido llegar a diferentes mercados en América como Estados

Unidos, Colombia, Perú, Bolivia y la Región del Caribe.

FISA, no es la única marca en el mercado, sin embargo, es altamente demandada por su

calidad y tecnología en relación a otras marcas como CEDAL (producida por

Corporación Ecuatoriana de Aluminio S.A., empresa ecuatoriana ubicada en la

provincia de Cotopaxi), ALUMINA (producida por Aluminio Nacional S.A., empresa

colombiana con distribuidores autorizados en el país), inclusive existen otras de origen

chino cuyas marcas no son reconocidas.

Este material se encuentra físicamente acopiado en la bodega de la empresa por color y

por serie de la siguiente manera: serie de ventana corrediza de 7 perfiles (brinda mayor

seguridad) y 5 perfiles, serie 100 y serie 200 (brinda mayor estabilidad) que se utilizan

para mamparas o ventanas fijas grandes, serie fija estándar utilizada para ventanas fijas

que se pueden adaptar y convertirse en una ventana fija mixta corrediza, serie de puerta

batiente, serie de puerta corrediza, serie de otras estructuras de aluminio para la

5

construcción y aluminio compuesto en colores gris, blanco, negro, azul, amarillo, rojo,

tomate y maderado.

Sus medidas por pieza son de 6,40 metros, a excepción del aluminio compuesto el cual

tiene un espesor de 4mm y sus dimensiones por plancha son de 0,80 x 2,00 y 1,22 por

2,44.

Figura 3. Productos: Perfiles de Aluminio

Elementos procesados que se pueden integrar para formar puertas, ventanas, estructuras en fachadas

rápidas, tabiquería, sistemas especiales de carrocerías, publicidad, entre otros.


Figura 4. Productos: Planchas de Aluminio compuesto

Planchas delgadas, livianas, amoldables al contorno tanto de una pared como de una columna, resistentes

al medio ambiente y cuyas caras son tratadas para mantener los colores sin variación.


6

Las planchas de vidrio que la empresa comercializa son de vidrio flotado y se

encuentran acopiadas por colores y espesores en caballetes; esto permite su libre

comercialización y minimiza el riesgo de accidentes.

Cabe señalar que el vidrio es un material altamente reciclable, pues no existe un límite

en la cantidad de veces que puede ser reprocesado; incluso al reciclarlo sus propiedades

se mantienen y se ahorra un 30% de energía aproximadamente con relación a vidrios

nuevos.

Figura 4. Productos: Planchas de Vidrio

Son utilizadas en diferentes trabajos del sector de la construcción.


Como se ha podido observar anteriormente las principales líneas de comercialización de

la empresa son el aluminio y vidrio, sin embargo; se comercializan también otros

productos relacionados con la construcción de puertas, ventanas, mamparas y otras

estructuras de aluminio, por ejemplo: vinil, acrílicos, felpa, chapas, accesorios para

cortinas y silicón. (Vidrieria Horizontal, 2019)

7

Figura 5. Productos: Vinil:

Utilizado como intermedio en el aluminio y vidrio para que no se rompa o despostille el vidrio.


Figura 6. Productos: Acrílicos

Son láminas decorativas para interiores y puertas de baño.


8

Figura 7. Productos: Felpa

Se utiliza en puertas y ventanas de aluminio; dificulta el paso del polvo, ruido y viento a través de las

aberturas que estas puedan tener.


Figura 8. Productos: Chapas de puerta

Utilizado para abrir o cerrar una puerta tirando de él, pueden fabricarse en casi cualquier material en una

gran variedad de diseños.


9

Figura 9. Productos: Terminales y soportes para cortina Utilizados en la construcción y acabados de cortinas. Elaborado por: Wendy Toaquiza

Figura 10. Productos: Silicón

Es un adhesivo sellador, 100% silicón, de uso múltiple y acción duradera, para interiores, exteriores;

protege principalmente contra el agua.


10

1.4 Misión

“La misión es, la formulación de los propósitos de una organización que la distingue de

otros negocios en cuanto al desenvolvimiento de sus operaciones los productos, los

mercados y el talento humano que soporta el logro de estos propósitos” (Serna, 2010,

pág. 10).

1.5 Visión

Serna (2010) manifiesta que:

La visión corporativa es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que

proveen el marco de referencia de lo que una empresa es y quiere alcanzar en el futuro.

La visión no se expresa en términos numéricos, la define la alta dirección de la

compañía, debe ser amplia e inspiradora, conocida por todos e integrar al equipo

gerencial a su alrededor. Requiere de líderes para su definición y para su cabal

realización.

1.6 Objetivos Institucionales

‘’Un objetivo institucional consiste en un resultado preciso que se debe alcanzar en un

plazo determinado. Deberá definirse cualitativamente y deben determinarse y afectarse

los medios necesarios para lograrlo”. (Dobles, 2012, pág. 251)

MISIÓN:

Somos una empresa que trabaja día a día con el objetivo satisfacer a todos nuestros

clientes, brindándoles productos de aluminio y vidrio con el mejor precio, de gran

calidad y que se adapten a sus necesidades.

VISIÓN:

Al 2023 Vidriería Horizontal será una empresa líder en la distribución de aluminio y

vidrio con precios competitivos; dentro de la ciudad y a nivel nacional.

11

Tabla 2.

Objetivos Institucionales

Fomentar la unión de los trabajadores de la microempresa por medio de programas

de motivación y desarrollo personal.

Brindar un trato amable y atento a los clientes a través de la aplicación de

principios y valores corporativos.

Minimizar costos y gastos de operación por medio de la eficiencia y eficacia en la

ejecución de las actividades diarias.

Buscar nuevos clientes y productos que ofrecer a través de la investigación de

mercados


1.7 Organigrama Estructural

‘’Un organigrama estructural representa el esquema básico de una organización, los

cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus

unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas’’. (Vásquez

V. , 2010, pág. 262)

Figura 7. Organigrama estructural



LIMPIEZA CONTABILIDAD

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL “DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”

GERENCIA GENERAL

ADQUISICIONES SERVICIOS GENERALES FINANCIERO

BODEGA

VIDRIERIA

O RIZO NTAL

12

2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

El análisis situacional, también conocido como diagnostico situacional permite realizar

un examen del ambiente externo e interno de la empresa objeto de estudio. Este tipo de

análisis tiene la finalidad de llegar a identificar oportunidades, amenazas, fortalezas y

debilidades, para así generar estrategias que permitan maximizar las fortalezas,

aprovechar las oportunidades, eliminar las debilidades y evitar las amenazas;

garantizando de esta manera la consecución de los objetivos institucionales.

2.1 Análisis del Macroambiente

Factor Político

El factor político está representado por las diferentes leyes y ordenanzas que se dictan y

que afectan directa e indirectamente la toma de decisiones gerenciales. Así también, el

factor político tiene que ver con la estabilidad o inestabilidad política de un país, dado

que está situación influye directamente sobre la inversión nacional y la extranjera.

La actual situación política del país se muestra estable dado que el gobierno del Lcdo.

Lenin Moreno, está abierto al dialogo con los diferentes sectores de la sociedad a fin de

llegar a un acuerdo nacional que permita superar las diferencias políticas y sobre todo

diseñar estrategias encaminadas a eliminar la delincuencia, el femicidio y en el aspecto

económico superar el alto nivel de endeudamiento ocasionado por el gobierno del Econ.

Rafael Correa. (El Comercio, 2019)

El Banco Central del Ecuador señala que al término del segundo trimestre del 2019: “El

flujo neto de la Inversión Extrajera Directa (IED), alcanzó los USD 257,9 millones,

mayor en USD 49,0 millones respecto al reportado en el segundo trimestre de 2018,

cuando estuvo en USD 208,9 millones. Del monto total de la IED, USD 127,1 millones

corresponden a nuevos capitales, USD 43,0 millones a utilidades reinvertidas y USD

87,8 millones a préstamos netos de capital de empresas relacionadas con sus afiliadas,

en donde los desembolsos recibidos fueron mayores a las amortizaciones pagadas. Los

recursos de la inversión se destinaron, en mayor medida, a las siguientes actividades:

explotación de minas y canteras (USD 172,8 millones), industria manufacturera (USD

61,2 millones), transporte, almacenamiento y comunicación (USD 31,7 millones),

servicios prestados a las empresas (USD 5,6 millones) y comercio (USD 2,1 millones)”.

(Banco Central del Ecuador, 2019)

13

Dentro de este contexto, el factor político que tiene el Ecuador actualmente representa,

tanto para el sector de la construcción como para la empresa; una OPORTUNIDAD

debido al significante incremento que la inversión nacional y extranjera registra en lo

que va del año 2019.

Factor Económico

El factor económico se encuentra representado por las diferentes variables del marco

económico que inciden en la toma de decisiones gerenciales, dentro de las cuales

destacan: la inflación, tasa activa y tasa pasiva del sistema financiero, índice de

desempleo, tasa de crecimiento empresarial, entre otros

Tasa de Inflación

Según el Instituto Nacional de Estadística y Censo (INEC): “La inflación anual en

agosto de 2019 en ubico en 0,33%. El índice mensual, en cambio, fue de -0,10%. Los

rubros que más aportaron a la inflación anual fueron transporte, educación, salud,

alojamiento y servicios básicos. Por el contrario, las categorías como prendas de vestir y

zapatos, muebles, recreación y cultura, entre otras, tuvieron variaciones negativas.” (El

Comercio, 2019)

Figura 8. Tasa de Inflación

Fuente: (Instituto Ecuatoriano de Estadistica y Censo, 2019)

Como se ha podido apreciar en el análisis anterior, la inflación hasta el mes de agosto

2019 se muestra muy inestable, lo cual representa una AMENAZA, tanto para el sector

14

de la construcción como para la empresa, debido a que genera variación de precios,

imposibilitando la adquisición de bienes o servicios.

Producto Interno Bruto (PIB)

El producto interior bruto (PIB) es un indicador económico que refleja el valor

monetario de todos los bienes y servicios finales producidos por un país o región en un

determinado periodo de tiempo, normalmente un año. Se utiliza para medir la riqueza de

un país. También se conoce como producto bruto interno (PBI). (Economipedia, 2019)

Según el Banco Central del Ecuador (BCE): “El Producto Interno Bruto (PIB) creció

0,3% en el segundo trimestre de 2019 en comparación con similar período de 2018.

Respecto al primer trimestre de este año, el crecimiento fue de 0,4%. Con estos

resultados, el Producto Interno Bruto (PIB) del período que va entre abril y junio de

2019 se ubicó en 17.988 millones de dólares constante. Los principales factores que

explican el crecimiento de 0,3% del PIB son la mayor dinámica de las exportaciones y

del consumo final de los hogares, que subieron 5,7% y 0,6%, respectivamente, a nivel

interanual. De su parte, las importaciones de bienes y servicios, que por su naturaleza

disminuyen el PIB, fueron mayores en 2,2% a las registradas en el segundo trimestre de

2018”. (Banco Central del Ecuador, 2019)

Figura 9. Valoración del PIB a precios del año base = 2007.

Fuente: (Banco Central del Ecuador, 2019)

Con relación al sector de la construcción indica que: “Este sector se contrajo en -3,7%

en relación al segundo trimestre del año anterior. El número de operaciones de crédito

otorgadas en el segmento inmobiliario por el Sector Financiero Público (incluye BIESS)

se redujo en 17,4%. Igualmente, el número de operaciones concedidas por las

instituciones del Sector Financiero Privado y de la Economía Popular y Solidaria

mostraron una tasa de variación interanual negativa de 26,8% en el crédito otorgado

15

para la Vivienda de Interés Público (VIP) y de -8,7% para el crédito inmobiliario”.

(Banco Central del Ecuador, 2019)

El comportamiento del PIB para el sector de la construcción representa una

AMENAZA; debido a que limita la circulación de bienes y capitales; y a pesar de sus

múltiples encadenamientos con otros sectores, su participación dentro del PIB

disminuyó.

Factor social

Empleo

Entre marzo 2018 y marzo 2019, la tasa de empleo bruto presentó una variación

negativa estadísticamente significativa a nivel nacional y en el área urbana. A

nivel nacional el empleo bruto se ubicó en 63,4%, a nivel urbano fue de 59,4%,

mientras que en el área rural fue de 72,7%. (Instituto Nacional de

Estadísticas y Censos, 2019)

Figura 10. Empleo

Fuente: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2019)

Subempleo

A nivel nacional, a marzo de 2019, la tasa de subempleo fue de 18,7%, en el

área urbana 18,5% y en el área rural 19,1% (Figura 8). Entre marzo de 2018 y

el mismo mes de 2019, esta tasa no presentó variaciones estadísticamente

significativas, a nivel nacional ni por área de residencia. (Instituto Nacional

de Estadísticas y Censos, 2019)

16

Figura 11. Subempleo


Desempleo

En marzo de 2019, la tasa de desempleo a nivel nacional fue de 4,6%, a nivel

urbano esta tasa se ubicó en 5,8%, y a nivel rural en 2,2%; las variaciones tanto

a nivel nacional, urbano y rural respecto a marzo de 2018 no fueron

estadísticamente significativas. (Instituto Nacional de Estadísticas y

Censos, 2019)

Figura 12. Desempleo


De acuerdo al análisis realizado al Factor Social en el ámbito de empleo, subempleo y

desempleo; estos representan tanto para la empresa como para el sector de la

construcción una OPORTUNIDAD; debido a que no presentan variaciones

significativas, lo cual refleja que el poder adquisitivo de la población se mantiene con

respecto al año anterior.

17

2.2 Análisis del Microambiente

Está compuesto por los clientes, proveedores, competencia y precios, a través de los

factores anteriormente indicados la empresa estará en capacidad de identificar fortalezas

y debilidades. Para esto es necesario que se realice una investigación y recolección de la

información a través de encuestas, las mismas que serán aplicadas a sus principales

clientes y proveedores, así como una evaluación del perfil competitivo y un análisis de

precios.

Clientes

El cliente representa a las personas o empresas que están dispuestas a pagar una

determinada cantidad monetaria a cambio de un bien o la prestación de un servicio. Los

clientes constituyen la base para alcanzar el éxito empresarial, dado que de ellos

depende directamente el nivel de ventas, razón por la cual es necesario realizar un

análisis y evaluación del nivel de satisfacción y necesidades de los mismos.

Tabla 3.

Principales clientes encuestados

Cliente RUC Línea % Vtas. Anuales

Arte y Diseño

Yumisaca

1792531519001 Accesorios 7%

Chasipanta Fabián 1715882724001 Aluminio y Vidrio 4%

Gómez José Luis 1710248814001 Aluminio y Vidrio 9%

O.P. Constructora 1792647894001 Aluminio 10%

Salazar Diego 1710445121001 Aluminio y Vidrio 8%

Saquinga Cristian 0503114480001 Aluminio y Vidrio 5%

Tejada José 1704467305001 Aluminio y Vidrio 9%

Terán Edwin 1714120829001 Vidrio 18%

Vargas Germán 1714122114001 Aluminio y Vidrio 13%

En la ilustración anterior se pueden identificar los principales clientes de la empresa,

ordenados de manera alfabética; mismos que han sido categorizados de esta manera por

su relación porcentual con respecto al valor de ventas totales del año 2018.

18

La relación de los clientes antes mencionados con respecto a cada una de las líneas de

comercialización de la empresa es: Terán Edwin, principal comprador de vidrio; O.P.

Constructora, principal comprador de aluminio; y en la línea de accesorios tenemos a la

empresa Arte y Diseño Yumisaca como principal comprador.

A continuación, se presenta el análisis de los resultados de la encuesta aplicada al grupo

de clientes mencionados.

Tabla 4.

Pregunta 1, Encuesta Clientes

PREGUNTA RESPUESTA TOTAL

1. ¿La atención y el servicio ofrecido

por la empresa es cordial?

Si No

6 3 9

Porcentajes

67% 33% 100%

Figura 13. Pregunta 1, Encuesta Clientes

Análisis de Resultados

El 67% de los encuestados indicó que la atención por parte de la empresa es cordial, el

33% indicó lo contrario. Por lo tanto, la atención al cliente es una FORTALEZA.

Si67%

No33%

Si

No

19

Tabla 5.



2. ¿Considera usted que la

calidad del producto cumple sus

expectativas?

Si No

7 2 9

Porcentajes

78% 22% 100%

Figura 14. Pregunta 2 Encuesta Clientes

Análisis de los Resultados

El 78% de los clientes encuestados indicó que la calidad del producto cumple con sus

expectativas, el 22% indicó que el mismo no cumple con sus expectativas. Por lo tanto,

la calidad de los productos constituye una FORTALEZA.

78%

22%

Si

No

20

Tabla 6.



3. ¿Considera usted que los

precios de los productos están

acordes al mercado?

Si No

5 4 9

Porcentajes

56% 44% 100%



El 56% de los encuestados indico que se los precios de los productos están acordes al

mercado, mientras que el 44% dijo que no lo están. Por lo tanto, los precios constituyen

una FORTALEZA.

56%44%

Si

No

21

Tabla 7 .



4. ¿Considera usted que el local

comercial se encuentra ubicado

estratégicamente?

Si No

7 2 9

Porcentajes

78% 22% 100%



La ubicación del local comercial es estratégica para el 78% de los encuestados, mientras

que el 22% dijo que no lo es. Por lo tanto, la ubicación del local comercial constituye

una FORTALEZA para la empresa.

78%

22%

Si

No

22

Tabla 8.



5. ¿Las políticas de crédito

ofrecidas por la empresa se

ajustan a sus necesidades?

Si No

4 5 9

Porcentajes

44% 56% 100%



El 56% de los clientes encuestados indicó que las políticas de crédito no se ajustan a sus

necesidades, mientras que el 44% indicó que si están en relación a sus necesidades. Por

lo tanto, las políticas de crédito que la empresa mantiene constituyen una DEBILIDAD

y deben ser mejoradas.

44%56%

Si

No

23

Tabla 9.



6. ¿En el caso de reclamos y

sugerencias, estos son atendidos

oportunamente?

Si No

7 2 9

Porcentajes

78% 22% 100%



El 78% de los clientes encuestados indicó que sus reclamos han sido atendidos

oportunamente por el personal de la empresa, mientras que el 22% indicó que no se

habían atendido oportunamente. Por lo que la resolución de reclamos constituye una

FORTALEZA para la empresa.

78%

22%

Si

No

24

Proveedores

Los proveedores son aquellas personas o empresas que suministran bienes o servicios a

la empresa con la finalidad de ofrecer un bien o prestar un servicio, la selección de los

proveedores debe ser realizada de manera sistemática y minuciosa, con la finalidad de

garantizar la calidad de los productos o servicios, así también es importante evaluar el

tipo de financiamiento que ofrece el proveedor en cada una de las compras realizadas.

Tabla 10

Principales proveedores encuestados

Proveedor RUC Línea % Compras

Anuales

Aluminios Continental C. Ltda. 0990319111001 Aluminio

Compuesto

5%

ALVIAL S.A. 2100421375001 Vidrio 16%

Cerraduras Ecuatorianas S.A. 1790001997001 Accesorios de

Aluminio

5%

FERCEVA S.A. 0992471158001 Vidrio 6%

FISA Fundiciones Industriales S.A. 0990008647001 Aluminio 37%

Plásticos DALMAU S.A. 1790064352001 Acrílicos 4%

PROALUM S.A. 0992583266001 Aluminio

Maderado

13%

Vejar Edwin Vladimir 1707984280001 Vinil 3%

Window World S.A. 0992327707001 Vidrio 4%

En la tabla anterior podemos observar a los principales proveedores de la empresa,

ordenados de manera alfabética y categorizados de esta manera por el porcentaje de

participación de cada uno en el valor total de compras del año 2018.

En cuanto a las líneas de comercialización; FISA S.A. y PROALUM S.A., son los

principales proveedores de aluminio; y ALVIAL S.A. y PROALUM. S.A., son los

principales proveedores del vidrio.

Los proveedores que la empresa maneja tienen domicilio principalmente en la provincia

del Guayas, por lo que la adquisición de mercaderías, debe ser un proceso que se realice

de manera oportuna y con todas las consideraciones necesarias; por ejemplo: costos de

envío, la pérdida total o parcial y el deterioro de la mercadería en el trayecto.

25

Se ha aplicado una pequeña encuesta a los proveedores anteriormente mencionados, y a

continuación, se presenta el análisis de los resultados obtenidos.

Tabla 10.

Pregunta 1, Encuesta Proveedores


1. ¿La atención a los proveedores

es cordial?

Si No

8 1 9

Porcentajes

89% 11% 100%

Figura 19. Pregunta 1, Encuesta Proveedores


El 89% de los proveedores encuestados indicó que la atención a los proveedores es

cordial, mientras que el 11% dijo lo contrario. Por lo que, la atención a los proveedores

constituye una FORTALEZA para la empresa.

89%

11%

Si

No

26

Tabla 11.



2. ¿La empresa cumple con los

acuerdos establecidos?

Si No

6 3 9

Porcentajes

67% 33% 100%



Para el 67% de los proveedores encuestados indicó que la empresa cumple con los

acuerdos establecidos, mientras que el 33% dijo que no. Por lo tanto, este factor

representa una FORTALEZA para la empresa.

67%

33%

Si

No

27

Tabla 12.



3. ¿La empresa cumple

puntualmente con el pago de las

facturas?

Si No

5 4 9

Porcentajes

56% 44% 100%



El 56% de los encuestados indicó que la empresa cumple puntualmente con los pagos de

facturas, el 44% dijo que la empresa no cumplía con puntualidad los pagos. Por lo tanto,

el pago puntual a proveedores constituye una FORTALEZA, porque ha pasado el 50%

de aceptabilidad.

Competencia

La competencia está representada por aquellas personas o empresas que producen y

comercializan un bien o que prestan un servicio con similares características al del

objeto de estudio. Es importante que exista una evaluación del perfil competitivo con la

finalidad de identificar áreas críticas donde la competencia presenta un mejor

desempeño en relación a la empresa analizada.

56%

44%

SI

NO

28

Tabla 13.

Principal competencia

Competencia RUC

Distribuidora Alvalle 1707077416001

Distribuidora Shyris 1717273989001

Distribuidora Al-Glas 1704467305001

En la tabla anterior se pueden observar los principales competidores que la empresa

mantiene, esta competencia se ha generado principalmente por la marca de aluminio que

cada una distribuye, por su ubicación, por sus costos y por la disponibilidad de stock de

cada uno de los productos.

Tabla 14.

Matriz de Perfil Competitivo

Vidriería Horizontal Distribuidora Alvalle Distribuidora Shyris

Factores a

Evaluar Evaluación Ponderación Evaluación Ponderación Evaluación Ponderación

Experiencia 8 10 7 10 9 10

Calidad de los

productos 10 10 9 10 9 10

Precios

competitivos 8 10 9 10 10 10

Solidez

financiera 7 10 9 10 9 10

Innovación 9 10 9 10 10 10

Ubicación 7 10 8 10 9 10

Disponibilidad

de Stock 7 10 8 10 8 10

Total 56

59

64

La matriz de perfil competitivo permite evaluar a la empresa con sus competidores

directos; con la finalidad de identificar fortalezas y debilidades. Dicha matriz ha sido

elaborada en base a las encuestas aplicadas anteriormente a clientes y proveedores;

factores como la experiencia, solidez financiera y disponibilidad de stock; han sido

evaluados en base a la observación directa e información disponible en la página del

Servicio de Rentas Internas.

Vidriería Horizontal muestra un bajo nivel de competitividad en relación a las dos

empresas evaluadas. Las falencias se dan específicamente en el área de solvencia

29

financiera, precios competitivos y disponibilidad de stock, mismas que constituyen una

DEBILIDAD.

Organismos de Control

“Las agencias reguladoras son aquellas entidades de carácter público que velan por la

aplicación de la normativa que regula una actividad comercial legalmente reconocida.”

(Gonzales Andrea, 2013)

Servicio de Rentas Internas

Figura 22 Logo Servicio de Rentas Internas

El Servicio de Rentas Internas es una entidad gubernamental cuya responsabilidad es la

gestión tributaria y velar por el cumplimiento de la normativa vigente por parte de los

contribuyes. Las responsabilidades de las personas naturales y jurídicas se encuentran

en contenidas dentro de los deberes formales del contribuyente como, por ejemplo:

obtener el registro único de contribuyente, solicitar autorización para emitir

comprometes de venta, llevar un registro de ingresos y gastos, así como presentar de

forma oportuna la declaración de impuestos. (Servicio de Rentas Internas, 2017)

Son obligaciones de la empresa todas aquellas señaladas en su Registro Único de

Contribuyentes (RUC) y las establecidas en el Capítulo III del Código Tributario

vigente, específicamente en el Art. 96.- Deberes Formales.

Obligaciones Tributarias de la Empresa.

Anexo Transaccional Simplificado (ATS)

Anexo Relación Dependencia (RDEP)

Declaración de Impuesto a la Renta – Persona Natural (Formulario 102)

Declaración de Retenciones en la Fuente (Formulario 103)

Declaración Mensual de IVA (Formulario 104)

30

Ministerio de Trabajo

Figura 23 Logo Ministerio de Trabajo

El Ministerio de Trabajo es el ente regulador de la relación laboral entre empleador y

empleado, por lo tanto, vela por el cumplimento del Código de Trabajo y brinda

oportuna solución cuando existe conflicto entre las partes (empleador y empleado).

Dentro de los deberes fundamentes que se debe cumplir ante este organismo de control

se encuentra: legalización de contratos de trabajo, liquidación de actas de finiquito,

presentación de pago de utilidades y beneficios sociales entre otros. (Ministerio de

Relaciones Laborales, 2017)

Son obligaciones de la empresa según el Código de Trabajo vigente todas las señaladas

en el Capítulo IV De las obligaciones del empleador y del trabajador; específicamente

aquellos señalados en el Art. 42.- Obligaciones del empleador.

Obligaciones Laborales de la empresa

Obtención de clave

Registro de contratos

Registro de acta de finiquito

Registro de décimo tercero

Registro de décimo cuarto

Registro de utilidades

Elaborar y Legalizar el Reglamento Interno de Trabajo

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Figura 24 Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

31

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad pública la cual vela por la

correcta aplicación de la Ley de Seguridad Social por parte de empleadores y empleados.

Dentro de los deberes fundamentales se encuentran: notificación oportuna de avisos de

entrada y salida del personal, presentación y pago oportuno de planillas, descuento y pago

de préstamos entre otros. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016)

La obligatoriedad de afiliación es un tema muy discutido en el área laboral debido a que

existe una normativa legal que a groso modo obliga a la afiliación y otra que indica que

la afiliación es voluntaria, generando una serie dudas y la necesidad de que el Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social emita una resolución que detalle y determine este

hecho de manera concreta.

Por otro lado, el Art. 34 de la Constitución de la República del Ecuador, indica que: “El

derecho a la seguridad social es un derecho irrenunciable de todas las personas, y será

deber y responsabilidad primordial del Estado…”, lo cual junto con lo que indica el

inicio del Art. 367 de la misma Carta Magna en lo que respecta a que: “El sistema de

seguridad social es público y universal…”. (Asamblea Nacional Constituyente, 2008)

Obligaciones con la Seguridad Social de la empresa

Afiliación a todos sus empleados

Notificar la salida de sus empleados

Presentación y pago de planillas de aportes al IESS de forma mensual

Reportar ingresos adicionales (horas extras, comisiones y bonos)

Control Interno

Evaluación de Control Interno

El análisis en esta parte del trabajo de titulación se realiza en base al Método COSO III,

considerado el más adecuado para evaluar a las empresas de manera transparente; el

instrumento a aplicar con el objetivo de recolectar mayor información y realizar una

correcta evaluación del nivel de riesgo y de confianza de la empresa, es un cuestionario

estructurado en base los 5 componentes de control interno.

El presente cuestionarios ha sido aplicado al Gerente General.

32

DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)

N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones

a) Ambiente de Control.

Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

1 ¿Cuenta la empresa un Código de Ética o

de Conducta formalmente documentado? 10 0 No cuenta con uno.

2 ¿Fomenta la empresa el compromiso y

los valores éticos al personal? 10 10

3

¿Se han establecido sanciones para

empleados y directivos que violen las

exigencias éticas y de integridad de la

empresa?

10 5 En aspectos puntuales

únicamente

Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión

4

¿Aplica la Gerencia mecanismos que le

permiten la supervisión general del

funcionamiento de la empresa?

10 5

5

¿La Gerencia de la empresa realiza el

seguimiento necesario a la ejecución del

plan estratégico y operativo, evaluando la

necesidad de ajustes o acciones

reorientados?

10 5

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

6

¿Cuenta la empresa con una estructura

funcional debidamente descrita a través

de un organigrama?

10 0 No cuenta con un

organigrama

7

¿La organización cuenta con manuales de

procedimientos y normativas que regulen

las operaciones de la entidad,

estableciendo adecuadamente las líneas

de autoridad y responsabilidad?

10 0

8

¿Se cuenta con un Manual de Funciones

que defina con precisión funciones y

responsabilidades de cada uno de los

miembros de la organización?

10 0

Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia

9

¿Se reúne periódicamente la Gerencia

con las áreas claves de la empresa para

hacer un seguimiento a la gestión;

determinando mejoras o ajustes?

10 10

Todas las semanas se

realiza una reunión en

la que se tratan todos

los temas pendientes.

10

¿Existen planes de capacitación que

favorezcan el mantenimiento y mejora de

las competencias de los puestos claves

tanto a nivel operativo como gerencial?

10 0 Ningún plan

actualmente

11

¿Se cuenta con mecanismos que permitan

recoger quejas, reclamos, sugerencias o

hechos impropios relacionados con la

empresa y su funcionamiento?

10 5

Únicamente de

manera verbal y

directamente con la

Gerencia de la

empresa

12

¿Existen y se cumplen lineamientos y

criterios detallados para la promoción

interna de personal?

10 0

33

Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad

13

¿A las diferentes áreas se les otorgan

facultades que les permitan ejercer la

toma de decisiones de su competencia?

10 5

El único objetivo que

se busca es la

satisfacción de los

clientes

14

¿Existen lineamientos y criterios

detallados para la evaluación de personal,

tanto a nivel operativo como gerencial?

10 0 Ningún criterio

15

¿La entidad realiza un proceso de

evaluación a los distintos niveles de

personal, al menos una vez por año?

10 0

No se han realizado

evaluaciones al

personal

TOTAL 150 45

Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Entorno de Control

El nivel de confianza en este componente es del 30,00% y el riesgo es de 70,00%.

La empresa no cuenta con un código de ética formal sin embargo si se fomentan el

compromiso y los valores éticos. No existe un organigrama estructural definido; ni

manuales de procedimientos y funciones. No se han definido criterios de promoción,

lineamientos de capacitación ni procesos de evaluación para el personal que labora en la

empresa.

CALIFICACION TOTAL 45

PONDERACION TOTAL 150 ALTO

MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

30%

70%

TABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA

TABLA DEL NIVEL DE RIESGO

0 AL 24%

RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DEL ENTORNO DE CONTROL

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA

51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO

100% 70% ALTO50 AL 100%

25 AL 49%

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)

CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE ENTORNO DE CONTROL

NIVEL DE CONFIANZA

NC = 30% BAJO76 AL 100%

34

DISTRIBUIDORA VIDRIERIA HORIZONTAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (METODO COSO III)


b) Evaluación al Riesgo


16

¿Cuenta la entidad con un plan

estratégico formal vigente

debidamente documentado?

10 0 No cuenta con uno

17

¿La elaboración del plan estratégico se

ha realizado con la participación y

aporte de personal de cada área?

10 0 N/A

Principio 7: Identifica y analiza riesgos

18

¿Se analizan y discuten con la

Gerencia el comportamiento de la

empresa frente a sus competidores a

efectos de medir su desempeño frente

a éstos?

10 10

19

¿La entidad cuenta con un plan de

contingencia que asegure la

continuidad del negocio ante la

ocurrencia de factores externos?

(cortes de energía, incendio,

inundación, etc.)

10 0

20

¿Se realizan periódicamente ejercicios

o simulacros de situaciones críticas

como incendios o similares?

10 0

21

¿Se pronostica, con certeza razonable

los flujos de efectivo a corto y

mediano plazo?

10 10

22

¿Existe un plan formal de

contingencias para hacer frente a los

requerimientos anormales de liquidez

en la empresa?

10 5

23

¿Los empleados han sido capacitados

en normas de prevención de

accidentes?

10 5

24

¿La empresa cumple con los

requerimientos de infraestructura que

mitiguen los riesgos de accidentes

laborales?

10 5

Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude

25

¿Existe una adecuada segregación de

funciones en el proceso de registro y

control contable?

10 10

26

¿Se cuenta con un sistema o

metodología para identificar

operaciones inusuales o sospechosas;

relacionados con la prevención de

lavado de dinero y financiamiento del

terrorismo?

10 0

35

27

¿Existen políticas y/o procedimientos

reglamentados para restringir y

controlar el acceso a los edificios e

instalaciones físicas de la entidad?

10 5

Solo al área

administrativa y

parte de la bodega

28

¿Se ejecutan procesos de verificación

en forma periódica de la información

crediticia proporcionada por sus

clientes (identidad del sujeto de

crédito, lugar de residencia, lugar de

trabajo, nivel de ingresos, autenticidad

de firmas)?

10 5

Únicamente en el

caso de nuevos

clientes

29

¿Se realizan conciliaciones periódicas

y oportunas de las cuentas contables

que puedan ser utilizadas para

perpetrar y ocultar fraudes (caja,

fondos fijos, bancos, cuentas por

cobrar, cuentas por pagar)?

10 5

Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

30

¿Se monitorea periódicamente la

existencia de cambios o ajustes

referentes a regulaciones (laborales,

tributarias, entre otras) que afecten a la

empresa?

10 7

31

¿En caso de manifestarse crecimientos

importantes en la empresa y de nuevos

productos, el personal es capacitado y

entrenado adecuadamente para

atenderlos?

10 5

32 ¿La Gerencia evalúa la posición de la

empresa frente a sus competidores? 10 10

TOTAL 170 67



MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

39%

61%



0 AL 24%

RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE LA EVALUACION AL RIESGO

NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO

100% 61% ALTO50 AL 100%

25 AL 49%


CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL RIESGO

NIVEL DE CONFIANZA

NC = 39% BAJO76 AL 100%

36

Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Evaluación al Riesgo

El nivel de confianza y riesgo en este componente es del 39,00% y 61,00%

respectivamente.

La empresa no cuenta con un plan estratégico que brinde las garantías necesarias para el

cumplimiento de su misión y visión. No existen planes de contingencia ante la

ocurrencia de factores externos como cortes de energía, inundaciones o incendios;

tampoco se realizan simulacros de situaciones críticas. Los flujos de efectivos son

manejados con certeza razonable sin embargo no se han formulado planes de

contingencia ante requerimientos anormales que disminuyan el nivel de liquidez de la

empresa.

Si bien es cierto las funciones de registro y control contable están a cargo de la

contadora, no se cuenta con un sistema que identifique operaciones inusuales. Existen

políticas básicas de restricción en el acceso a las instalaciones físicas de la empresa,

especialmente al área de bodega.

No se verifica de manera periódica la información crediticia proporcionada por los

clientes, ni se concilian oportunamente las principales cuentas contables.




c) Actividades de Control

Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control

33 ¿Se utilizan bóvedas o cajas fuertes para

custodiar el dinero que maneja la empresa? 10 10

34

¿Se realizan arqueos sorpresivos y

periódicos a los cajeros y demás

responsables de la custodia del efectivo?

10 0

35 ¿Se aplica el sistema de firmas conjuntas

para el giro de cheques? 10 0

36 ¿Se giran todos los cheques a nombre del

beneficiario? 10 10

37

¿Los valores recibidos en caja son

depositados en bancos a más tardar al día

siguiente hábil?

10 10

37

38

¿Los comprobantes de egreso e ingresos

son pre numerados y archivados en forma

correlativa y/o cronológica?

10 0 No se utiliza este tipo

de comprobantes

39

¿Se realizan periódicamente inventarios del

activo fijo incluido software (con sus

respectivas licencias)?

10 0 No se lo ha realizado

40

¿Los activos fijos son revaluados y

depreciados conforme a disposiciones

legales vigentes?

10 10

41 ¿Se realizan periódicamente inventarios de

mercaderías? 10 5 1 vez al año

42

¿La entidad cuenta con pólizas de seguros

sobre los activos y la mercadería, tales

como fraudes, robo, incendios, de vida,

fenómenos naturales, terrorismo?

10 0 Ninguna póliza

Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología

43

¿Se analiza periódicamente a nivel

gerencial, la viabilización de nuevos

desarrollos tecnológicos que pudieran ser

útiles y productivos para la empresa?

10 0

44

¿Se cuentan con medidas de seguridad en

los recursos tecnológicos y aplicativos, de

manera que solo personal autorizado pueda

ingresar a programas confidenciales o que

pongan en riesgo la disposición de los

recursos institucionales?

10 10

45

¿Los usuarios del sistema informático

tienen limitados sus accesos sólo al área de

su competencia?

10 10 Solo lo utiliza el área

administrativa

46

¿Existe y se aplica en forma periódica, una

política o procedimiento de actualización

de claves de accesos a los aplicativos de

software?

10 0

47

¿Existe un plan formal de contingencias

para hacer frente a fallas o interrupciones

temporales o permanentes derivadas de los

sistemas de información de la empresa?

10 0 Ningún plan

48

¿Se toman las medidas preventivas

respecto de los cortes de energía y caídas

de los sistemas de información y

comunicación?

10 5

En el caso de la

facturación se utiliza

provisionalmente

facturas físicas

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos

49

¿Cuenta la empresa con un reglamento de

créditos que establezca límites a la

concesión de los mismos?

10 0

50

¿Existen políticas para la cobranza de los

créditos en mora o con problemas, judicial

o extrajudicial?

10 0

51

¿Se tienen establecidos criterios para la

selección de los proveedores y se

documenta la selección en base a estos

criterios?

10 10 Precio y calidad del

producto

38

52

¿Se aplica en forma estandarizada y

reglamentada las decisiones que se refieran

a la administración de activos e

inventarios? (compra, venta,

almacenamiento, mantenimiento y dada de

baja)

10 5

53

¿Se aplica una política de previsiones de

obsolescencia, deterioro u otros que

pudieran afectar a los activos e

inventarios?

10 0

54

¿Se revisan los manuales de

procedimientos de los procesos claves al

menos una vez al año?

10 0 No se cuenta con

manuales

TOTAL 220 85

Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Actividades de

Control

El nivel de confianza y riesgo de este componente es del 39,00% y 61%

respectivamente.

No se realizan arqueos sorpresivos y periódicos a los cajeros y demás responsables de la

custodia del efectivo, los cheques son emitidos a nombres del beneficiario, y el único

que firma es el señor Gerente. No se utilizan comprobantes de egreso e ingreso

numerados. No se han realizado inventarios de activo fijo, y el de inventario se realiza

una vez al año. No existen pólizas para activos ni mercadería por eventos imprevistos

como robo, incendio, fenómenos naturales ni de vida.



MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

39%

61%

50 AL 100%

25 AL 49%


CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE ACTIVIDADES DE CONTROL

NIVEL DE CONFIANZA

NC = 39% BAJO76 AL 100%



0 AL 24%

RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE ACTIVIDADES DE CONTROL

NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO

100% 61% ALTO

39

Los sistemas de información son únicamente utilizados por el área administrativa y no

se cuenta con un plan de contingencia frente a fallas o interrupciones ya sean temporales

o permanentes, cortes de energía e incluso caída de los sistemas.

La Gerencia revisa y analiza la información de la situación financiera de la empresa una

vez al año.




d) Sistemas de Información

Principio 13: Usa información relevante

55

¿La Gerencia analiza los Estados de

Situación Financiera de manera

periódica?

10 3 Al finalizar el

ejercicio económico

56

¿Se analizan los reportes e

indicadores necesarios para identificar

desviaciones que pudieran darse y que

alteraran aspectos organizativos,

económicos o de gestión de la

empresa?

10 5

Principio 14: Comunica internamente

57

¿Dentro de los procesos de

capacitación al personal nuevo,

existen acciones de inducción para

que este comprenda la cultura de la

entidad?

10 8

58

¿Se cuenta con un esquema de

informes y reportes desde las distintas

dependencias a la gerencia?

10 0

59

¿Se socializa con los empleados la

misión y visión de la empresa y los

avances sobre su ejecución?

10 5

60

¿El Gerencia cuenta con información

periódica referente a los créditos

concedidos, su morosidad, el estado

de los cobros judiciales y las

previsiones?

10 10

Todo crédito es

autorizado por la

Gerencia

Principio 15: Comunica externamente

61

¿Se cuenta con mecanismos que

permitan conocer la percepción de los

clientes sobre la entidad, fuera esta

positiva o negativa?

10 0 Ningún mecanismo

62

¿Se cuenta con mecanismos de

socialización constante de

reglamentos, promociones, y otros?

10 0

63

¿Existen canales apropiados de

comunicación para clientes y

proveedores para obtener una

comunicación directa con la

administración y el personal en

general?

10 5

TOTAL 90 36

40

Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Sistemas de

Información

El nivel de confianza y riesgo de este componente es del 40,00% y 60,00%

respectivamente.

No se cuentan con esquemas de informes y reportes desde las distintas dependencias a

la Gerencia, ni se ha socializado al cien por ciento la misión y visión de la empresa.

No existen mecanismos que permitan a la Gerencia conocer la percepción que sus

clientes tienen sobre la empresa.

No cuenta con mecanismos de socialización constante de reglamentos, promociones ni

otros. La comunicación con trabajadores, clientes, y proveedores no es apropiado en su

totalidad.



MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

40%

60%

50 AL 100%

25 AL 49%


CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

NIVEL DE CONFIANZA

NC = 40% BAJO76 AL 100%



0 AL 24%

RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO

100% 60% ALTO

41




e) Supervisión del sistema de Control y Monitoreo

Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes

64 ¿La entidad contrata auditoría externa

en forma anual? 10 10 No tiene la obligación

65

¿La Gerencia de la empresa tiene acceso

a toda la información que requiera para

ejercer su función?

10 5

66

¿Se realizan seguimientos periódicos a

los flujos de efectivo (operativo y de

financiamiento) a fin de determinar la

existencia de alertas?

10 10

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias

67

¿El seguimiento a la gestión implica la

revisión periódica de indicadores y el

grado de alcance de los mismos con

respecto a la misión y visión de la

empresa?

10 0

68

¿Cuenta la entidad con auditoría interna

u otra dependencia que ejerza tareas de

este tipo?

10 0 No cuenta con ninguna

69


evaluación o autoevaluación que

permitan a los colaboradores conocer

indicadores de desempeño respecto a

sus funciones?

10 0

No se han establecido

criterios, ni mecanismos

de evaluación.

TOTAL 60 25



MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

42%

58%

50 AL 100%

25 AL 49%


CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE SISTEMAS DE CONTROL Y MONITOREO

NIVEL DE CONFIANZA

NC = 42% BAJO76 AL 100%



0 AL 24%

RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE SISTEMAS DE CONTROL Y MONITOREO

NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO

100% 58% ALTO

42

El nivel de confianza y riesgo de este componente es del 42,00% y 58,00%

respectivamente.

La Gerencia no cuenta con la información necesaria para ejercer su función de manera

oportuna, no se puede dar seguimiento a la gestión de manera periódica debido a que no

cuenta con un plan estratégico, no cuenta con un departamento de auditoría interna. No

existen mecanismos de evaluación ni autoevaluación que permita a sus colaboradores

conocer indicadores de desempeño de sus funciones.

2.3 Matriz FODA

Matriz FODA

La matriz FODA permite identificar oportunidades y amenazas que se encuentran en el

macroambiente. Así también se identifica las fortalezas y debilidades del microambiente

y del análisis interno, por lo tanto, la matriz FODA constituye la base fundamental para

posteriormente elaborar estrategias que permitan utilizar las fortalezas para aprovechar

las oportunidades y diseñar estrategias que permitan reducir o eliminar las debilidades

para evitar las amenazas.

MATRIZ FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

1 Excelente atención 1 Ausencia de políticas para inventarios

2 Productos de Calidad 2 Inexistencia de procedimientos para

inventarios

3 Solvencia Financiera 3 Inventarios Obsoletos

4 Productos Diversificados 4 Baja rotación de inventarios

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1 Nivel de competencia 1 Comportamiento inestable de la inflación

2 Actualización del portafolio de productos 2 Contracción del sector de la construcción

con relación al PIB.

3 Estabilidad Política

3 Normativa emitida por los organismos de

control. 4 Incremento de la inversión extranjera y

privada en el país

43

Matriz de Estrategias

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

MATRIZ FODA

ANÁLISIS EXTERNO

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1 Nivel de competencia 1 Comportamiento inestable de la inflación

2 Actualización del portafolio de productos 2 Contracción del sector de la construcción con

relación al PIB.

3 Estabilidad Política

3 Normativa emitida por los organismos de

control. 4 Incremento de la inversión extranjera y privada en

el país

AN

ÁL

ISIS

IN

TE

RN

O

FORTALEZAS ESTRATEGIAS F. O ESTRATEGIAS F. A

1 Excelente atención 1 F1.01. Ejecutar un programa de capacitación para

elevar el nivel de competitividad de la empresa. 1

F2. A1. Incrementar la calidad de los productos,

con el objetivo de sobresalir ante la

competencia. 2 Productos de Calidad 2 F2. 02. Distribuir nuevos productos de la misma

calidad, acorde con las nuevas tecnologías.

3 Solvencia Financiera

3 F3.04 Apertura de una nueva sucursal 2

F1. A3. Mantener el personal debidamente

capacitado en el área tributaria, laboral y

financiera para cumplir con los distintos

organismos de control. 4 Productos Diversificados

DEBILIDADES ESTRATEGIAS D. O ESTRATEGIAS D. A

1 Ausencia de políticas para

inventarios 1 D1. 01. Diseñar y ejecutar un manual de políticas

1 D1.A1 Fortalecer el Direccionamiento

Estratégico

2 Inexistencia de procedimientos

para inventarios 2 D1.A1 Fortalecer la estructura organizacional

3 Inventarios Obsoletos 2

D2. 01. Diseñar y ejecutar un manual de

procedimientos 3 D1.A1 Diseñar un Sistema de Inventarios

4 Baja rotación de inventarios

44

Análisis Matriz de Estrategias FODA

Fortalezas-Oportunidades (FO)

1. Capacitar al personal por lo menos dos veces al año en atención al cliente.

F1. O1 Ejecutar un programa de capacitación para elevar el nivel de

competitividad de la empresa.

2. Adquirir nuevos productos con la misma calidad y que responda de manera positiva a

las diferentes necesidades de sus clientes.

F2. O2 Distribuir nuevos productos de la misma calidad, acorde con las nuevas

tecnologías.

3. Establecer una nueva sucursal en un punto estratégico del cantón.

F3. O4 Apertura de una nueva sucursal.

1. Capacitar al personal por lo menos dos veces al año en atención al cliente.

F1. O1 Ejecutar un programa de capacitación para elevar el nivel de

competitividad de la empresa.

Fortalezas-Amenazas (FA)

1. Participar en ferias y eventos del sector, con el fin de conocer nuevos productos que

ofrecer.

F2. A1. Incrementar la calidad de los productos, con el objetivo de sobresalir

ante la competencia.

2. Capacitar de manera continua al personal administrativo para el cumplimiento de

obligaciones con los diferentes organismos de control.

F1. A3. Mantener el personal debidamente capacitado en el área tributaria,

laboral y financiera para cumplir con los requerimientos de los organismos de

control.

45

Debilidades-Oportunidades (DO)

1. Implementar un manual de políticas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

D1. O1. Diseñar y ejecutar un manual de políticas

2. Implementar un manual de procedimiento de acuerdo a las necesidades de la

empresa.

D2. O1. Diseñar y ejecutar un manual de procedimientos

Debilidades-Amenazas (DA)

1. Mejorar el direccionamiento estratégico de la empresa mediante charlas que den a

conocer a todos los que conformar la entidad sobre los objetivos que la empresa debe

alcanzar.

D1. A1 Fortalecer el Direccionamiento Estratégico

2. Implementar planes de reconocimiento a los trabajadores de la empresa con el

objetivo de fortalecer la estructura organizacional.

D1. A1 Fortalecer la estructura organizacional

3. Diseñar un Sistema de Inventarios en función de las principales necesidades que la

empresa posee.

D1. A1 Diseñar un Sistema de Inventarios

46

3 MARCO REFERENCIAL

3.1 Marco Teórico

Definición de inventarios

De acuerdo a lo establecido por las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF), un inventario es aquel que cumple con los siguientes

requerimientos:

1) Es un activo destinado para la venta dentro del ciclo normal de las operaciones es

decir doce meses 2) Es un activo que se encuentra en proceso de transformación

como es el caso del inventario de productos en proceso que normalmente se

encuentran en las empresas industriales 3) Es un activo fungible, es decir, que es

consumible dentro del ciclo normal de las operaciones. En este caso se puede citar

como ejemplo los inventarios de suministros de fabricación, inventario de

suministros de oficina y aseo; entre otros. (Estupiñan, 2017, pág. 45)

Si el activo cumple con los requerimientos anteriormente indicados puede ser

considerado como inventario o existencias que es el término utilizado según la NIIF,

cabe señalar que actualmente la normativa que se emplea para registrar los

movimientos relacionados con existencias (inventarios) es la NIC 2 y la Sección 13

de NIIF PYME.

Costo de Inventario

“Una entidad incluirá en el costo de los inventarios todos los costos de adquisición,

costos de transformación y otros costos incurridos para dar a los inventarios su

condición y ubicación actuales.” (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 59)

Costo Adquisición

Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio de compra, los

aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente

de las autoridades fiscales), el transporte, la manipulación y otros costos

directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios.

Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para

determinar el costo de adquisición. (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 56)

47

Costo de Transformación

Los costos de transformación de los inventarios incluirán los costos directamente

relacionados con las unidades de producción, tales como la mano de obra directa.

También incluirán una distribución sistemática de los costos indirectos de producción

variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en

productos terminados. Son costos indirectos de producción fijos los que permanecen

relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la

depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo

de gestión y administración de la fábrica. Son costos indirectos variables los que varían

directamente, o casi directamente, con el volumen de producción, tales como los

materiales y la mano de obra indirecta. (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 57)

Costos excluidos del Inventario

Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios y reconocidos como

gastos en el periodo en el que se incurren, los siguientes:

a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de

Producción. b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso

productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior. c) Costos indirectos de

administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales

d) Costos de venta. (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 62)

Valor Neto de Realización

Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la

operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para

llevar a cabo la venta. (IASB, Normas Internacionales de Contabilidad N 2, 2015)

Valor Razonable

Valor razonable es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por

transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado en la fecha

de la medición. (IASB, Normas Internacionales de Contabilidad N 2, 2015)

Deterioro

Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en productos de los mismos se reconocerá

como gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de operación.

El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como

todas las demás pérdidas en los inventarios, será reconocido en el periodo en que ocurra la

rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un

incremento en el valor neto realizable se reconocerá como una reducción en el valor de los

48

inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el periodo en que la recuperación

del valor tenga lugar. (IASB, Normas Internacionales de Contabilidad N 2, 2015)

Sistema de Inventarios

Sistema de Cuenta Múltiple

Este sistema se caracteriza por emplear un gran número de cuentas en el registro de los

movimientos de la cuenta mercadería. Las cuentas utilizadas son:

Compras: Esta cuenta sirve para registrar exclusivamente la adquisición de mercadería.

Se debita por la adquisición y se acredita por la regularización para obtener el

disponible para la venta. Devolución en compras: Esta cuenta para obtener las compras

netas y se acredita para registrar la devolución de los productos que nos satisfacen los

requerimientos de la selectiva clientela que mantiene la empresa. Descuento es

compras: Esta cuenta se debita cuando se determina el valor de las compras netas y se

acredita al momento de registrar el descuento que brinda el proveedor. (Moreno, 2014,

pág. 142) Transporte en compras: También denominado como flete de mercadería, sed debita al

momento de registrar el valor cancelado al transportista y se acredita de determinar el

valor de compras netas. Ventas: Es una cuenta que pertenece al Ingreso Operacional y

se debita al momento de determinar el valor de las ventas netas y se acredita cuando se

registran los valores recaudados por concepto de venta de mercadería. Devolución en

ventas: Es una cuenta que se debita al momento de registrar los valores por concepto de

productos que no cumplen los requerimientos solicitados por los clientes y se acredita al

momento de determinar el valor de ventas netas. (Moreno, 2014, pág. 143) Descuento en ventas: Es una cuenta que se debe debitar por el registro de los

descuentos otorgados a los clientes ya sea por el volumen de adquisición o modalidad

de pago y se acredita al momento de registrar las ventas netas. Regularización de la

cuenta mercadería: Tiene como objetivo determinar el valor del costo de venta para lo

cual es necesario realizar la toma física de inventario de esta manera se obtiene el valor

del Inventario Final que es necesario para aplicar la fórmula del Costo de Venta.

Costo de Venta: Al finalizar el periodo contable normalmente al 31 de diciembre se

procede a realizar el cálculo del Costo de Venta que se lo obtiene al sumar el Inventario

Inicial de mercadería más Compras Netas menos el Inventario Final. (Moreno, 2014,

pág. 143)

Sistema de Inventario Permanente

Conocido también como Sistema de Inventario Perpetuo o Periódico, se caracteriza por

utilizar exclusivamente tres cuentas contables para el registro de los movimientos

económicos de la mercadería. Estas cuentas se detallan a continuación:

Inventario de mercadería: Esta cuenta se debita por la adquisición de los productos

destinados para la venta, así como para registrar la devolución de mercadería y se

acredita en el momento del registro del Costo de ventas, baja de mercadería por robo

49

u obsolescencia. Ventas: Esta cuenta se debita al momento de registrar las

devoluciones de mercadería por parte de los clientes y por el cierre de cuentas de

ingresos para determinar la utilizar del ejercicio por medio del resumen de rentas y

gastos y se acredita por las ventas realizadas. Costo de venta: Es una cuenta que el

Contador debita al momento de registra en forma periódico el costo de venta del

producto vendido que se obtiene a través de la tarjeta KARDEX empleando el

método Promedio Ponderado o FIFO de acuerdo a lo establecido en las Normas

Internacionales de Contabilidad (NIC 2 Existencias) y se acredita por la devolución

de mercadería al costo y por el cierre de cuentas de Ingresos y Gastos para

determinar la Utilidad Bruta del ejercicio. (Moreno, 2014, pág. 155)

Valoración de inventarios

De acuerdo a lo establecido por la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 2

Existencias) los inventarios deben ser valorizados a través de la aplicación de las

fórmulas del costo que pueden ser: Promedio ponderado o Primeros en entras primeros

en salir (FIFO). La decisión de seleccionar la fórmula del costo más adecuada para la

empresa debe estar fundamentada en una política contable. (Mantilla, 2015, pág. 120)

Promedio Ponderado

“Se estima utilizar este método para aquellos bienes donde el tiempo no tiene efectos

negativos o cambios relevantes, pues no hay diferencia entre los productos que se

adquirieron en diferentes tiempos, por lo que se pueden organizar y controlar

indistintamente” (Rincón Soto, 2011, pág. 70).

Modelo de inventarios

El Modelo de Inventarios se refiere a las técnicas que puede utilizar una empresa para

administrar de forma eficiente y eficaz los inventarios. En este sentido existe varias

técnicas entre las cuales destacan Cantidad optima de inventario y el Sistema JAT que

quiere decir Justo A Tiempo; tales técnicas tienen como finalidad mantener un stock

optimo evitando el exceso y desabastecimiento de los productos para lo cual es

necesario analizar las características de los artículos, así como la capacidad de

almacenamiento que son las dos variables fundamentales que sustentan el éxito de estas

técnicas anteriormente mencionadas. (Muñoz, 2009, pág. 135)

Sistema de reabastecimiento opcional o Minimax

Se utiliza para revisar la posición del inventario a intervalos fijos, y si dicha

posición ha disminuido hasta un nivel predeterminado (o más abajo del mismo),

se hace un pedido de tamaño variable que cubra las necesidades. El nuevo

pedido es suficientemente grande para llevar de nuevo la posición del inventario

a la del inventario objetivo. (Carro Paz & González Gómez, 2013, pág. 25)

El nivel mínimo actúa como el punto de reorden R en un sistema Q. Si el

objetivo es 100 y el nivel mínimo es 60, el tamaño del pedido mínimo es 40 (o

sea, 100-60). (Carro Paz & González Gómez, 2013)

50

Políticas Contables

De acuerdo a lo que establece la Norma Internacional de Contabilidad NIC 1

Presentación de Estados de Financieros y la Sección 10 de NIIF PYME una Política

Contable es el conjunto de Principios, reglas procedimientos y acuerdos que una entidad

emplea para elaborar y presentar sus estados Financieros. Políticas contables para

inventarios pueden ser la selección del método de valoración, la evaluación del

deterioro, frecuencia para la toma de inventarios, condiciones para dar de baja

inventarios, entre otras. (Mantilla, 2015, pág. 123)

Control Interno

Según lo establecido en la Auditoria Financiera para PYMES manifiesta que el Control

Interno es un plan diseñado por la organización, el cual está compuesto por políticas,

procedimientos, manuales, instructivos, entre otros, con la finalidad de salvaguarda los

recursos, brindar información financiera oportuna y fiable, cumplir con la normativa

vigente y garantizar el cumplimento de los objetivos institucionales. (Mantilla,

Auditoría Financiera para las Pymes, 2011, pág. 44)

Importancia del Control Interno

El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los

pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la

eficiencia y la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el

cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables. El control interno se

sustenta en la independencia entre las unidades operativas, en el reconocimiento

efectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijación de

responsabilidades. Sólo así podrá tener éxito. En consecuencia, podríamos decir que el

control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia y asegura la

efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principios contables. (Ruffner, 2014)

COSO

COSO son las siglas del “Committee of Sponsoring Organization of the Treadway

Commission”, esta comisión con sede en Estados Unidos es privada, patrocinada y

financiada por los siguientes gremios: American Accounting Association (AAA),

American Institute of Certified Public Accounting (AICPA), Financial Executives

International (FEI), Institute of Management Accounting (IMA), The Institute of

Internal Auditors (IIA) y tiene como objetivo orientar sobre la gestión del riesgo

empresarial, el control interno y disuasión de fraudes para mejorar el desempeño,

supervisión y reducción del grado de fraude en las organizaciones. (Ruffner, 2014)

51

Componentes del Control Interno

Entorno de control

Es el ambiente donde se desarrollan todas las actividades organizacionales bajo

la gestión de la administración. El entorno de control es influenciado por

factores tanto internos como externos, tales como la historia de la entidad, los

valores, el mercado, y el ambiente competitivo y regulatorio.

Comprende las normas, procesos y estructuras que constituyen la base para

desarrollar el control interno de la organización. Este componente crea la

disciplina que apoya la evaluación del riesgo para el cumplimiento de los

objetivos de la entidad, el rendimiento de las actividades de control, uso de la

información y sistemas de comunicación, y conducción de actividades de

supervisión. Para lograr un entorno de control apropiado deben tenerse en cuenta

aspectos como la estructura organizacional, la división del trabajo y asignación

de responsabilidades, el estilo de gerencia y el compromiso. (Rafael González ,

2013, pág. 15)

Evaluación de riesgo

Este componente identifica los posibles riesgos asociados con el logro de los objetivos

de la organización. Toda organización debe hacer frente a una serie de riesgos de origen

tanto interno como externo, que deben ser evaluados.

Estos riesgos afectan a las entidades en diferentes sentidos, como en su habilidad para

competir con éxito, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública

positiva. Por ende, se entiende por riesgo cualquier causa probable de que no se

cumplan los objetivos de la organización. (Rafael González , 2013)

Actividades de Control

Las actividades de control se definen como las acciones establecidas a través de las

políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las

instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los

objetivos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las

diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico, y sirven como

mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Según su naturaleza pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia

gama de actividades manuales y automatizadas. Las actividades de control conforman

una parte fundamental de los elementos de control interno. (Rafael González , 2013)

Información y Comunicación

El personal debe no solo captar una información sino también intercambiarla para

desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. Por lo tanto, este componente hace

referencia a la forma en que las áreas operativas, administrativas y financieras de la

organización identifican, capturan e intercambian información. La información es

52

necesaria para que la entidad lleve a cabo las responsabilidades de control interno que

apoyan el cumplimiento de los objetivos. (Rafael González , 2013)

Actividades de Supervisión

Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y

principios están presentes y funcionando en la entidad. Es importante determinar,

supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura de control interno,

teniendo en cuenta:

Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la

entidad.

Evaluaciones separadas.

Condiciones reportables.

Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.

Es importante establecer procedimientos que aseguren que cualquier deficiencia

detectada que pueda afectar al Sistema de Control Interno sea informada oportunamente

para tomar las decisiones pertinentes. Los sistemas de control interno cambian

constantemente, debido a que los procedimientos que eran eficaces en un momento

dado, pueden perder su eficacia por diferentes motivos, como la incorporación de

nuevos empleados, restricciones de recursos, entre otros. (Rafael González , 2013)

COSO I

De acuerdo a lo establecido en el Marco Integrado de Control Interno COSO I se dedica

a desarrollar marcos y orientaciones generales sobre el control interno, la gestión del

riesgo empresarial y la prevención del fraude, diseñados para mejorar el desempeño

organizacional y la supervisión, y reducir el riesgo de fraude en las organizaciones.

(Rafael González , 2013)

Figura 25. Componentes COSO I

El Informe Coso I señala que un control interno efectivo también tiene sus limitaciones;

es decir puede presentar fallas ocasionadas por malas decisiones, deficiencia de criterios

profesionales o por situaciones externas a la organización; estas limitaciones hacen que

53

las autoridades de la entidad no tengan la absoluta seguridad de la consecución de los

objetivos planificados; COSO (2013) señala las posibles causas que limitan al control

interno efectivo:

La falta de adecuación de los objetivos establecidos como condición previa para el

control interno, el criterio profesional de las personas en la toma de decisiones pueden

ser erróneo y estar sujeto a errores, fallos humanos como puede ser la omisión de un

simple error, la capacidad de la administración de anular al control interno, la capacidad

de la dirección y demás miembros de personal y/o terceros para eludir los controles

mediante connivencia entre ellos, acontecimientos externos que escapan al control de la

organización (COSO, 2013, pág. 9).

COSO II

De acuerdo a lo establecido en el Marco Integrado de Control Interno COSO II es la

gestión de riesgos corporativos se ocupa de los riesgos y oportunidades que afectan a la

creación de valor o su preservación. Se define de la siguiente manera “La gestión de

riegos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de una

entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda

le empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que puedan, afectar a la

organización, gestionar sus riesgos dentro del riego aceptado y proporcionar una

seguridad razonable sobre el logro de los objetivos”. (Abella Rubio, 2013)

Figura 26. Componentes COSO II

54

COSO III

De acuerdo a lo establecido en el Marco Integrado de Control Interno COSO III

es definido como un proceso integrado y dinámico llevado a cabo por la

administración, la dirección y demás personal de una entidad, diseñado con el

propósito de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la

consecución de los objetivos relacionados con las operaciones, la información y

el cumplimiento. (Rafael González , 2013)

Figura 27. Componentes COSO III

Principios COSO III – Entorno de Control

1. Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.

La Administración debe mostrar una actitud de respaldo y compromiso con la

integridad, los valores éticos, las normas de conducta y la prevención de

irregularidades administrativas y la corrupción. (Rafael González , 2013)

2. Ejerce responsabilidad de supervisión.

La Administración es responsable de supervisar el funcionamiento del control

interno, a través de las unidades que establezca para tal efecto.

3. Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.

La Administración debe autorizar, conforme a las disposiciones jurídicas y

normativas aplicables, la estructura organizacional, asignar responsabilidades y

delegar autoridad para alcanzar los objetivos institucionales, preservar la

integridad, prevenir la corrupción y rendir cuentas de los resultados alcanzados.

(Rafael González , 2013)

55

4. Demuestra compromiso para la competencia.

La Administración, es responsable de promover los medios necesarios para

contratar, capacitar y retener profesionales competentes. (Rafael González ,

2013)

5. Hace cumplir con la responsabilidad.

La Administración, debe evaluar el desempeño del control interno en la

institución y hacer responsables a todo el personal por sus obligaciones

específicas en materia de control interno. (Rafael González , 2013)

Principios COSO III – Evaluación de Riesgos

6. Especifica objetivos relevantes.

La Administración, debe formular un plan estratégico que de manera coherente y

ordenada oriente los esfuerzos institucionales hacia la consecución de los

objetivos y las disposiciones jurídicas y normativas aplicables. (Rafael González

, 2013)

7. Identifica y analiza los riesgos.

La Administración, debe identificar, analizar y responder a los riesgos asociados

al cumplimiento de los objetivos institucionales, así como de los procesos por

los que se obtienen los ingresos y se ejerce el gasto, entre otros. (Rafael

González , 2013)

8. Evalúa el riesgo de fraude.

La Administración, debe considerar la posibilidad de ocurrencia de actos de

corrupción, fraude, abuso, desperdicio y otras irregularidades relacionadas con la

adecuada salvaguarda de los recursos, al identificar, analizar y responder a los

riesgos, en los diversos procesos que realiza la empresa. (Rafael González ,

2013)

9. Identifica y analiza cambios importantes.

La Administración, debe identificar, analizar y responder a los cambios

significativos que puedan impactar al control interno

Principios COSO III – Actividades de Control

10. Selecciona y desarrolla actividades de control.

La Administración, debe diseñar, actualizar y garantizar la suficiencia e

idoneidad de las actividades de control establecidas para lograr los objetivos

institucionales y responder a los riesgos. En este sentido, la Administración es

responsable de que existan controles apropiados para hacer frente a los riesgos

que se encuentran presentes en cada uno de los procesos que realizan,

incluyendo los riesgos de corrupción. (Rafael González , 2013)

56

11. Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.

La Administración, debe diseñar los sistemas de información institucional y las

actividades de control relacionadas con dicho sistema, a fin de alcanzar los

objetivos y responder a los riesgos (Rafael González , 2013)

12. Se implementa a través de políticas y procedimientos.

La Administración, debe implementar las actividades de control a través de

políticas, procedimientos y otros medios de similar naturaleza.

Principios COSO III – Sistemas de Información

13. Usa información Relevante.

La Administración, debe implementar los medios que permitan a cada unidad

administrativa elaborar información pertinente y de calidad para la consecución

de los objetivos institucionales y el cumplimiento de las disposiciones aplicables

a la gestión financiera.

14. Comunica internamente.

La Administración, es responsable de que cada unidad administrativa comunique

internamente, por los canales apropiados y de conformidad con las disposiciones

aplicables, la información de calidad necesaria para contribuir a la consecución

de los objetivos institucionales y la gestión financiera.

15. Comunica externamente.

La Administración, es responsable de que cada unidad administrativa comunique

externamente, por los canales apropiados y de conformidad con las

disposiciones aplicables, la información de calidad necesaria para contribuir a la

consecución de los objetivos institucionales y la gestión financiera.

Principios COSO III - Supervisión del sistema de control – Monitoreo

16. Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.

La Administración, debe establecer actividades para la adecuada supervisión del

control interno y la evaluación de sus resultados, en todas las áreas de la

empresa.

17. Evalúa y comunica deficiencias.

La Administración, es responsable de que se corrijan oportunamente las

deficiencias de control interno detectadas.

Nivel de Riesgo y Nivel de confianza

El nivel de confianza se determina teniendo en consideración el máximo riesgo de

muestreo que el auditor pueda tolerar. El complemento del nivel de confianza es el

57

riesgo de que se acepte como bueno un sistema de control interno no efectivo. El auditor

debe prestar su mayor atención a este tipo de riesgo. (De Agustín Melendro, 1995)

Figura 28 Interrelación del nivel de Riesgo y Confianza

Manual de procedimientos

Marco Teórico

Cuando la empresa dispone de manuales de procedimientos, el personal más calificado

puede dedicar mayor tiempo a funciones de supervisión, dejando al personal

subordinado las actividades de menor complejidad. (Vásquez, 2014, pág. 357)

Un Manual de Procedimientos se basa en el ordenamiento de sus actividades en forma

secuencial lógica. Una vez definido un procedimiento es importante que se respete

todos sus pasos, ya que la omisión de alguno de ellos, en lugar de favorecer puede

entorpecer y obstaculizar todo el procedimiento. (Vásquez, 2014, pág. 357)

Documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la

realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

Incluye además los puestos o unidades administrativas que interviene, precisando su

responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de

formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a

utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las

actividades. (Vásquez, 2014, pág. 357)

58

Objetivos

Un Manual de cualquier naturaleza que sea, tiene bien definido sus objetivos, su marco

de acción y su utilización en la organización. La mayoría de los Manuales coinciden con

el enfoque de los siguientes objetivos:

a. Determinar los instrumentos sobre los aspectos de carácter administrativo

que tienen lugar en el desarrollo de las funciones y responsabilidades de la

empresa.

b. La empresa, se desarrolla sus actividades con mejores índices de eficiencia

cuando dispone de procedimientos para cada área.

c. Propender, en la medida de lo posible, a la sistematización de funciones.

(Vásquez, 2014, pág. 359)

Políticas De Control

El establecimiento de sistemas de control apropiadas ayuda a maximizar rendimientos y

a reducir costos.

La garantía de un sistema de control es disponer de una separación adecuada

de funciones y responsabilidades.

La acción de controlar va desde un simple paso de un procedimiento hasta la

aplicación de reglamentos, o desde la compra de un lápiz hasta la de un

edificio. (Vásquez, 2014, pág. 359)

Símbolos de utilización para las rutinas de procedimientos

En la graficación de las rutinas de los procedimientos se utiliza una serie de símbolos

convencionales, los mismos que se cumplen una función en el diagrama y tiene su

propio significado. Los símbolos pueden clasificarse en dos clases: el tipo tradicional y

los modernos. (Vásquez, 2014, págs. 360-361)

59

Figura 29. Símbolos tradicionales

La técnica de Organigramas

Introducción

Los organigramas son utilizados como herramienta auxiliar de trabajo del ejecutivo,

puesto que en ellos se demuestra mediante líneas la autoridad, la relación funcional y la

coordinación y mediante figuras geométricas las unidades administrativas que integran

la organización. (Vásquez, 2014, pág. 231)

Los organigramas reflejan la realidad de cómo está estructurada la organización y pueden ser

usados para un número variado de propósitos. Generalmente se utilizan para los siguientes

aspectos: como base primaria de los estudios de reorganizaciones, emisión de instrucciones,

aplicar mecanismos de control, conocer las funciones básicas de cada unidad, identificar la línea

de autoridad, sirven también para divulgación interna y externa (Vásquez, 2014, pág. 231)

60

Conceptos

Organigrama es, esencialmente una representación gráfica de la estructura de una

empresa, con sus servicios, órganos y puestos de trabajo y de sus distintas relaciones de

autoridad y responsabilidad. (Vásquez, 2014, pág. 232)

Objetivos

El organigrama cumple fundamentalmente una finalidad informativa que le permite

alcanzar diversos propósitos:

a. Para los Niveles Jerárquicos, facilita el conocimiento de su campo de

acción y de sus relaciones con las demás unidades

b. Para los Niveles Funcionarios, les permite conocer posición relativa dentro

de la organización

c. Para los Especialistas Administrativos, les permite conocer la estructura

actual y sus problemas.

d. Para el Público, les permite tener una visión de conjunto de la estructura

organizacional. (Vásquez, 2014, pág. 232)

Características de los Organigramas

Exactitud: En esta característica el organigrama refleja la estructura real de la organización, esto

es, en el momento en que el organigrama se dibuja en sus unidades expresadas en rectángulos y

sus relaciones dadas mediante líneas de funcionalidad, autoridad y coordinación, principalmente.


Actualidad: Un organigrama es útil cuando representa la organización vigente, caso contrario da

lugar a confusiones y errores. Por esta razón, se aconseja que todo el organigrama lleve la fecha

que ha sido elaborado. Nadie puede aceptar que un organigrama es actual si su diseño fue

elaborado hace 5 años atrás, nadie aceptaría un estancamiento del proceso de desarrollo técnico

científico. (Vásquez, 2014, pág. 233)

Claridad y Sencillez: Todo organigrama debe garantizar una información exacta y asimilable

por quienes utilizan dicho instrumento.

Los organigramas parten desde los más sencillos, en los que se refleja la estructura de las

unidades principales, hasta los más complicados que incluyen todas las unidades secundarias, así

como las variaciones de la autoridad, las relaciones entre los departamentos, los niveles de

jerarquía, etc., todo lo cual permite una visión clara y precisa de la organización. (Vásquez,

2014, pág. 233)

Uniformidad: No es posible sostener un criterio de uniformidad en la estructura de

organigramas, por la falta de normatividad al respecto. Pues hay libertad para usar en su diseño

cualquier figura geométrica, lo que si debe cuidar es utilizar en los organigramas la misma figura

geométrica (rectángulos, cuadrados, círculos, rombos, etc.) (Vásquez, 2014, pág. 233)

61

Administración de formularios

Definición:

El formulario es un papel que contiene datos pre-impresos y espacios en blanco, en el

cual se anotarán los datos que servirán para realizar operaciones de la organización


Características del formulario

Agilidad o entorpece una actividad

Motiva al usuario positiva o negativamente

Incentiva para dar información

Produce despilfarro de materiales, equipos, personas, que el empresario destaca

muy rara vez. (Vásquez, 2014, pág. 311)

Ciclo del Formulario:

Llenado

Distribución según el procedimiento

Lectura y utilización de la información

Archivo en las unidades correspondientes

Distribución, luego de que su trámite haya terminado y la información haya sido

utilizada (Vásquez, 2014, págs. 312-313)

En la elaboración de los formularios se considerará:

El papel, calidades, pesos, tamaños y colores

Líneas y letras según el diseño y procedimiento

Máquinas utilizadas en las actividades

Equipos y procedimientos de fabricación

Estética y forma de presentación (Vásquez, 2014, pág. 313)

Funciones del formulario

Algunos formularios son complejos, otros son muy sencillos. No hay regla fija para

determinar su complejidad o su sencillez, más bien es un asunto de adaptación y sentido

común. Los formularios complejos son más costosos y de diseño más laborioso.


62

Las Funciones más importantes son:

1. Para autorizar, dar instrucciones o información. Ejemplos: órdenes de

pago, pedidos, requisiciones, solicitudes, recibos y comprobantes

2. Uniformidad en la información

3. Para eliminar el sistema de copia a mano

4. Para completar la secuencia del cálculo

5. Para dar exactitud numérica (Vásquez, 2014, pág. 313)

3.2 Marco Legal

Ley de Régimen Tributario y su reglamento de aplicación

El Marco Normativo Legal Tributario que regulariza la actividad económica relacionada

con inventarios es la Ley de Régimen Tributario Interno conjuntamente con su

Reglamento de Aplicación; en dichos cuerpos legales existen artículos que deben ser

aplicados en el registro contable de la cuenta mercadería, como es el caso del IVA y del

Impuesto a la Renta, así como el Impuesto a la Salida de Divisas por concepto de pago

por importaciones. En este sentido es importante que toda empresa conozca sus

obligaciones tributarias para evitar posteriores sanciones de los organismos de control

como es el caso del Servicio de Rentas Internas (SRI) quien es el ente responsable de la

recaudación tributaria y brindar oportuna y adecuada solución a los conflictos que se

presentan entre la administración tributaria y el contribuyente. (Mantilla, 2011, pág.

88)

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

Las NIIF son estándares utilizados a manera mundial cuya finalidad es obtener estados

financieros oportunos y fiables que contribuyan a la toma de decisiones gerenciales. En

lo que se refiere a los inventarios existen dos normas que ejercen lineamientos para un

adecuado registro contable. La primera normativa está relacionada con la NIC 2

Existencias que será aplicada por aquellas empresas que de acuerdo a sus características

hayan concluido que es necesario implementar para su Contabilidad la NIIF Plena o

Completa. En cambio, para aquellas empresas que no cotizan en bolsa y que son

consideradas pequeñas y medianas entidades deberán llevar su registro por medio de la

Sección 13 Inventarios. (Mantilla, 2015, pág. 123)

63

4 PROPUESTA

4.1 Tema

SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA

HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN RUMIÑAHUI

4.2 OBJETIVOS

Objetivo General de la propuesta

Diseñar un sistema de inventarios enmarcado en la utilización de la Norma

Internacional de Contabilidad 2 Inventarios y la Ley de Régimen Tributario con el fin

de salvaguardar los recursos mejorando su rentabilidad y que beneficie la aplicación de

políticas contables.

Objetivos Específicos de la propuesta

1. Rediseñar y fortalecer el Direccionamiento Estratégico de la empresa

2. Definir la estructura orgánica de la empresa.

3. Establecer un descriptivo de funciones para cada una de las personas que

intervienen en dichos procedimientos.

4. Plantear los principales procedimientos relacionados con el inventario, con

su respectivo manual y representación gráfica.

4.3 Importancia

La importancia del Sistema de Inventario radica en la eficiencia y eficacia que se logra a

través de una correcta aplicación de procedimiento y políticas; que permitirán obtener

un nivel óptimo de inventarios evitando el desabastecimiento y el exceso de inventario

que tiene baja rotación.

64

4.4 Evaluación de Control Interno – Inventarios

Con el objetivo de establecer cuál es la situación actual del inventario de la empresa se

aplica un cuestionario de control interno al personal de bodega; obteniendo los

siguientes resultados.

Primer cuestionario






1 ¿Fomenta la empresa el compromiso y los

valores éticos al personal? 10 10

2

¿Se han establecido sanciones para aquellos

que violen las exigencias éticas y de

integridad de la empresa?

10 10


3


permiten la supervisión general del manejo

del inventario de la empresa?

10 5


4


funcional debidamente descrita a través de un

organigrama?

10 0

5



todas las operaciones relacionadas al

inventario, estableciendo adecuadamente las

líneas de autoridad y responsabilidad?

10 0


6

¿Se reúne periódicamente la Gerencia con el

área de bodega para hacer un seguimiento a

la gestión; determinando mejoras o ajustes?

10 10 Todos los lunes.

7


favorezcan el mejoramiento de las

competencias de los trabajadores de la

bodega de la empresa?

10 0 En los últimos años

no

8 ¿Existen lineamientos y criterios detallados

para la promoción interna de personal? 10 0


9

¿La entidad realiza un proceso de evaluación

al personal de bodega, por lo menos una vez

por año?

10 0

65






10 ¿Cuenta la entidad con un plan estratégico

vigente debidamente documentado? 10 0

11

¿La elaboración del plan estratégico se ha

realizado con la participación y aporte de

personal de cada área?

N/A


12

¿Cuenta la empresa con un plan de

contingencia que asegure la continuidad del

negocio ante la ocurrencia de factores

externos? (cortes de energía, incendio,

inundación, etc.)

10 0

13 ¿Los empleados han sido capacitados en

prevención de accidentes? 10 5

14

¿Cumple la empresa con los requerimientos de

infraestructura que mitiguen los riesgos de

accidentes laborales?

10 5


15


reglamentados para restringir y controlar el

acceso a las bodegas de la empresa?

10 5

16

¿Se realizan conciliaciones permanentes entre

la mercadería facturada y la entregada al

cliente final?

10 7

La mayoría de

despachos son

verificados


17

¿En el caso de nuevos productos, el personal es

capacitado y entrenado adecuadamente para

atenderlos?

10 5



18

¿Los comprobantes de ingreso y egresos de

mercadería son pre numerados y archivados en

forma correlativa y/o cronológica?

10 0

No se utiliza

este tipo de

comprobantes

19 ¿Se realizan periódicamente inventarios de

mercadería? 10 3 1 vez al año


20 ¿Se ha capacitado al personal de bodega sobre

el sistema contable que la empresa maneja? 10 0

21

¿Se han establecido las medidas preventivas

respecto de los cortes de energía y caídas de

los sistemas de información y comunicación?

10 0


22

¿Se aplica en forma reglamentada las

decisiones que se refieren a la administración

de los inventarios? (compra, devolución,

almacenamiento, venta, donación y dada de

baja)

10 0

23 ¿Se revisan los manuales de procedimientos de

los procesos claves al menos una vez al año? 10 0

No se cuenta

con manuales

66






24

¿Se emiten reportes para identificar y

documentar desviaciones que pudieran darse

y que alteraran aspectos organizativos,

económicos o de gestión de la empresa con

relación al inventario?

10 5


25

¿Se cuenta con un esquema de informes y

reportes desde las distintas dependencias a la

gerencia?

10 0

26

¿Se socializa con los empleados la misión y

visión de la empresa y los avances sobre su

ejecución?

10 5


27

¿Se cuentan con mecanismos de

socialización constante de reglamentos,

promociones, y otros?

10 5

28


comunicación para clientes y proveedores

para obtener una comunicación directa con la

administración y el personal en general?

10 5

e) Supervisión del sistema de control y Monitoreo


29

¿La Gerencia realiza evaluaciones periódicas

al componente inventario para verificar si

está funcionando o no?

10 5


30

¿Se cuenta con mecanismos de evaluación o

autoevaluación que permitan a los

colaboradores conocer indicadores de

desempeño respecto a sus funciones?

10 0 No se han

establecido.

TOTAL 290 90

67

Segundo cuestionario








2


aquellos que violen las exigencias éticas

y de integridad de la empresa?

10 10


3


permiten la supervisión general del

manejo del inventario de la empresa?

10 7


4


funcional debidamente descrita a través

de un organigrama?

10 0

5



todas las operaciones relacionadas al

inventario, estableciendo adecuadamente

las líneas de autoridad y responsabilidad?

10 0


6

¿Se reúne periódicamente la Gerencia con

el área de bodega para hacer un

seguimiento a la gestión; determinando

mejoras o ajustes?

10 7 No todo se

soluciona



MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

31%

69%

0 AL 24%

RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO

NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO


100% 69% ALTO50 AL 100%

25 AL 49%


CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO

NIVEL DE CONFIANZA

NC = 31% BAJOTABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA

76 AL 100%

68

7





10 0

8


detallados para la promoción interna de

personal?

10 0


9


evaluación al personal de bodega, por lo

menos una vez por año?

10 0






10


estratégico vigente debidamente

documentado?

10 0

11

¿La elaboración del plan estratégico se

ha realizado con la participación y


N/A


12


contingencia que asegure la continuidad

del negocio ante la ocurrencia de

factores externos? (cortes de energía,

incendio, inundación, etc.)

10 5 En caso de incendios

y temblores

13 ¿Los empleados han sido capacitados en

prevención de accidentes? 10 5

14

¿Cumple la empresa con los



laborales?

10 7


15



controlar el acceso a las bodegas de la

empresa?

10 7

16

¿Se realizan conciliaciones permanentes

entre la mercadería facturada y la

entregada al cliente final?

10 5


17

¿En el caso de nuevos productos, el

personal es capacitado y entrenado

adecuadamente para atenderlos?

10 5 En algunos productos

si



69

18

¿Los comprobantes de ingreso y egresos

de mercadería son pre numerados y

archivados en forma correlativa y/o

cronológica?


de comprobantes

19 ¿Se realizan periódicamente inventarios

de mercadería? 10 5 1 vez al año


20

¿Se ha capacitado al personal de bodega

sobre el sistema contable que la

empresa maneja?

10 3 Cuando se lo adquirió

21

¿Se han establecido las medidas

preventivas respecto de los cortes de

energía y caídas de los sistemas de

información y comunicación?

10 0


22


decisiones que se refieren a la

administración de los inventarios?

(compra, devolución, almacenamiento,

venta, donación y dada de baja)

10 0 Lo maneja el área

administrativa

23


procedimientos de los procesos claves al

menos una vez al año?


manuales






24


documentar desviaciones que pudieran

darse y que alteraran aspectos

organizativos, económicos o de gestión

de la empresa con relación al

inventario?

10 5


25

¿Se cuenta con un esquema de informes

y reportes desde las distintas


10 0

26




10 6


27


socialización constante de reglamentos,

promociones, y otros?

10 0

28





administración y el personal en general?

10 5


70


29

¿La Gerencia realiza evaluaciones

periódicas al componente inventario

para verificar si está funcionando o no?

10 7


30





sus funciones?

10 0

No se han establecido

criterios, ni

mecanismos de

evaluación.

TOTAL 290 99

Tercer cuestionario








2


aquellos que violen las exigencias

éticas y de integridad de la empresa?

10 10


3

¿Aplica la Gerencia mecanismos que

le permiten la supervisión general del

manejo del inventario de la empresa?

10 5




MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

34%

66%

0 AL 24%


NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO


100% 66% ALTO50 AL 100%

25 AL 49%



NIVEL DE CONFIANZA


76 AL 100%

71

4


funcional debidamente descrita a

través de un organigrama?

10 0

5

¿La organización cuenta con manuales

de procedimientos y normativas que

regulen todas las operaciones

relacionadas al inventario,

estableciendo adecuadamente las

líneas de autoridad y responsabilidad?

10 0


6

¿Se reúne periódicamente la Gerencia

con el área de bodega para hacer un

seguimiento a la gestión;

determinando mejoras o ajustes?

10 10 Los días lunes

7





10 0

8


detallados para la promoción interna

de personal?

10 0


9


evaluación al personal de bodega, por

lo menos una vez por año?

10 0






10


estratégico vigente debidamente

documentado?

10 0 No cuenta con un plan

estratégico

11

¿La elaboración del plan estratégico

se ha realizado con la participación y


N/A


12


contingencia que asegure la

continuidad del negocio ante la

ocurrencia de factores externos?

(cortes de energía, incendio,

inundación, etc.)

10 7

13 ¿Los empleados han sido capacitados

en prevención de accidentes? 10 10

14

¿Cumple la empresa con los



laborales?

10 5


72

15



controlar el acceso a las bodegas de la

empresa?

10 5

16

¿Se realizan conciliaciones

permanentes entre la mercadería

facturada y la entregada al cliente

final?

10 5


17

¿En el caso de nuevos productos, el

personal es capacitado y entrenado

adecuadamente para atenderlos?

10 5



18

¿Los comprobantes de ingreso y

egresos de mercadería son pre

numerados y archivados en forma

correlativa y/o cronológica?


de comprobantes

19 ¿Se realizan periódicamente

inventarios de mercadería? 10 5 1 vez al año


20

¿Se ha capacitado al personal de

bodega sobre el sistema contable que

la empresa maneja?

10 0

21

¿Se han establecido las medidas

preventivas respecto de los cortes de

energía y caídas de los sistemas de

información y comunicación?

10 5

Se anota en un

cuaderno, para su

posterior facturación


22


decisiones que se refieren a la

administración de los inventarios?

(compra, devolución,

almacenamiento, venta, donación y

dada de baja)

10 5

23


procedimientos de los procesos claves

al menos una vez al año?


manuales






24


documentar desviaciones que

pudieran darse y que alteraran

aspectos organizativos, económicos o

de gestión de la empresa con relación

al inventario?

10 5


73

25

¿Se cuenta con un esquema de

informes y reportes desde las distintas


10 0

26




10 5


27


socialización constante de

reglamentos, promociones, y otros?

10 0

28





administración y el personal en

general?

10 5



29

¿La Gerencia realiza evaluaciones


para verificar si está funcionando o

no?

10 5


30





sus funciones?

10 0

TOTAL 290 107



MODERADO

BAJO

NR = 100% - NC ALTO

MODERADO

BAJO

37%

63%

0 AL 24%


NIVEL DE CONFIANZA


51 AL 75%

0 AL 50%

NIVEL DE RIESGO


100% 63% ALTO50 AL 100%

25 AL 49%



NIVEL DE CONFIANZA


76 AL 100%

74

Resultados de la evaluación de control interno por componente COSO III

Como se pudo observar en los cuestionarios aplicados el nivel de confianza se mantiene

entre el 35,00% y el 40% y el nivel de riesgo va de 60% a 65%; resultados similares a

los obtenidos en la evaluación general de la empresa.

Ambiente de Control

La empresa no cuenta con una estructura funcional debidamente descrita a través de un

organigrama, tampoco existen manuales de procedimientos que regulen las operaciones

relacionadas con el inventario. No existen planes de capacitación que favorezcan el

mejoramiento de las competencias de los trabajadores de la bodega de la empresa.

Evaluación al Riesgo

La empresa no cuenta con un plan estratégico, planes de contingencia que aseguren la

continuidad del giro del negocio ante la ocurrencia de factores externos debidamente

documentados. El libre acceso a las instalaciones de la empresa, la falta de

conciliaciones permanentes entre la mercadería facturada y la entregada constituyen

factores de alto riesgo. En el caso de nuevos productos el personal no recibe la

capacitación necesaria.

Actividades de Control

No se utilizan documentos numerados, pre impresos en el ingreso y egreso de

mercadería, el único documento habilitante son las facturas de venta; en el caso de que

la venta sea facturada en ese momento caso contrario se anota en un cuaderno simple

que lleva la Gerencia y se factura cuando el cliente lo solicita. Los inventarios de

mercadería se realizan una sola vez al año. El personal desconoce el funcionamiento del

sistema contable que la empresa maneja.

Sistemas de Información

Se emiten reportes para identificar y documentar desviaciones que pudieran darse y que

alteraran aspectos organizativos, económicos o de gestión de la empresa con relación al

75

inventario; sin embargo, estos no son resueltos en un cien por ciento. Tampoco se ha

socializado con el personal de la empresa la misión y visión de la empresa. Los

mecanismos de comunicación utilizados actualmente no permiten que la comunicación

fluya provocando inconvenientes con clientes y proveedores e inclusive con el personal

de la empresa.

Supervisión y Monitoreo

La Gerencia realiza evaluaciones periódicas al componente inventario de manera

parcial, verificando su funcionamiento. Y no se cuentan con mecanismos de evaluación

o autoevaluación que permitan a los colaboradores conocer indicadores de desempeño

con respecto a sus funciones.

Recomendaciones para la cuenta inventarios

La empresa no cuenta con una estructura funcional debidamente descrita a través de un

organigrama, tampoco existen manuales de procedimientos que regulen las operaciones

relacionadas con el inventario. No existen planes de capacitación que favorezcan el

mejoramiento de las competencias de los trabajadores de la bodega de la empresa.

Se recomienda a la Gerencia la elaboración de un organigrama, manuales de

procedimientos y descriptivos de funciones que establezcan líneas de autoridad y

responsabilidades.

La empresa no cuenta con un plan estratégico, planes de contingencia que aseguren la

continuidad del giro del negocio ante la ocurrencia de factores externos debidamente

documentados. El libre acceso a las instalaciones de la empresa, la falta de

conciliaciones permanentes entre la mercadería facturada y la entregada constituyen

factores de alto riesgo. En el caso de nuevos productos el personal no recibe la

capacitación necesaria.

Establecer un plan estratégico y de contingencia ante factores externos

debidamente documentados.

76

Establecer políticas que restrinjan el acceso a las áreas de bodega y de

verificación de la mercadería vendida contra la mercadería entregada.

Definir programas de capacitación continua para el personal.

No se utilizan documentos numerados, pre impresos en el ingreso y egreso de

mercadería, el único documento habilitante son las facturas de venta; en el caso de que

la venta sea facturada en ese momento caso contrario se anota en un cuaderno simple

que lleva la Gerencia y se factura cuando el cliente lo solicita. Los inventarios de

mercadería se realizan una sola vez al año. El personal desconoce el funcionamiento del

sistema contable que la empresa maneja.

Diseñar formatos que se utilicen de manera eficiente tanto en el ingreso como

egreso de la mercadería.

Establecer una política de periodicidad de la toma física de inventarios (mínimo

2 veces al año).

Instruir al personal de la empresa en el uso del sistema contable, con las debidas

restricciones de usuarios por confidencialidad de la información sobre todo

costos.

Se emiten reportes para identificar y documentar desviaciones que pudieran darse y que

alteraran aspectos organizativos, económicos o de gestión de la empresa con relación al

inventario; sin embargo, estos no son resueltos en un cien por ciento. Tampoco se ha

socializado con el personal de la empresa la misión y visión de la empresa. Los

mecanismos de comunicación utilizados actualmente no permiten que la comunicación

fluya provocando inconvenientes con clientes y proveedores e inclusive con el personal

de la empresa.

Priorizar la resolución y dar seguimiento a las desviaciones que surgen durante

el desarrollo normal de las actividades de la empresa.

Socializar la misión, visión y demás aspectos prioritarios para que el personal, se

comprometa con la consecución de los objetivos planteados.

La Gerencia realiza evaluaciones periódicas al componente inventario de manera

parcial, verificando su funcionamiento. Y no se cuentan con mecanismos de evaluación

77

o autoevaluación que permitan a los colaboradores conocer indicadores de desempeño

con respecto a sus funciones.

Definir los mecanismos de evaluación y auto evaluación para que cada uno de

los trabajadores de la empresa mida su nivel de desempeño.

78

4.5 Propuesta

Direccionamiento Estratégico

Misión propuesta

Vidriería

Horizontal

Misión

Asunto: Reestructuración de la misión Pág. Nº: 1/1

Capítulo: IV Fecha de Vigencia: A partir de su

aprobación

Elaborado por: Wendy Toaquiza Fecha de Revisión: Anual

Aprobado por: Gerente Propietario

Somos una empresa que trabaja día a día con el objetivo de entregar a su distinguida

clientela productos de aluminio y vidrio con altos estándares de calidad, a precios

competitivos y con una atención personalizada.

Visión Propuesta

Vidriería

Horizontal

Visión

Asunto: Reestructuración de la visión Pág. Nº: 1/1


aprobación



Para el año 2023 la empresa busca ser líder en la distribución de aluminio y vidrio

tanto en el mercado local como nacional, reconocido por la calidad de sus productos

y por la atención personalizada que brinda a sus clientes.

79

Objetivos Corporativos

Vidriería

Horizontal

Asunto: Formulación de objetivos institucionales Pág. Nº: 1/1


aprobación



Objetivos Institucionales

N° Área/Departamento Descripción del objetivo

1 Financiero

Brindar información financiera oportuna y

fiable para contribuir a la toma de

decisiones gerenciales.

2 Bodega

Custodiar los artículos destinados para la

venta así con mantener saldos actualizados

y debidamente respaldados.

3 Talento Humano

Desarrollar las habilidades y destrezas del

personal por medio de programas de

capacitación y motivación.

4 Adquisiciones

Adquirir productos con altos estándares de

calidad y garantizar el abastecimiento de

acuerdo a la demanda y niveles de

inventarios.

80

Principios y Valores

Vidriería

Horizontal

Valores y Principios Asunto: Formulación de principios y

valores Pág. Nº: 1/1

Capítulo: IV Fecha de Vigencia: A partir

de su aprobación



Valores

Calidad

Trabajo en equipo

Responsabilidad

Honestidad

Principios

Orientación al servicio

Constancia

Orientación al cliente

La misión, visión, objetivos corporativos, valores y principios propuestos se basan en el

análisis realizado a la situación actual de la empresa, y deben ser socializados a todas las

áreas que la conforman. La reformulación de los mismos es posible, en el caso de que se

considere necesario.

81

Estructura Orgánica

Organigrama Estructural

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL “DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”

ADQUISICIONES

ADQUISICIONES

GERENCIA

SECRETARIA

CONTABILIDAD BODEGA TALENTO HUMANO

BODEGA TALENTO HUMANOFINANCIERO

VIDRIERIA

O RIZO NTAL

82

Organigrama Funcional

JEFE DE VENTAS

Captación y fidelización de clientes

Realizar promoción y publicidad

Realiza el pedido

Elabora Nota de Pedido Identifica arcticulos defectuosos Contratación Recibe y envía facturas de

proveedores a contabilidad Entrega al cliente la mercaderia

vendida

Mantener saldos actualizados Elaborar cronograma de capacitación

Emite reporte de articulos obsoletos Ejecutar capacitación

Cobra y registra

directamente los

movimientos del dinero

de la empres

y a sus productos. Elabora Notas de Entrada y Salida Aplicación de pruebas

ASIST. DE ADQUISICIONES

Registro de hechos económicos Atencion a los clientes que solicitan Recepcion, revisión, almacenaje y

despacho de la mercaderia

Convocatoria de aspirantes Solicita cotizaciones

de manera cronológica informacion relativa a la empresa Revisión de hojas de vida Comunicación con proveedores

ASISTENTE CONTABLE VENDEDOR CAJERO BODEGUERO ASIST. DE TALENTO HUMANO

Administración y evaluación de Revisa y aprueba cotizaciones,

devoluciones en compra y baja de

inventarios

los recursos financieros de la la productividad del talento

empresa humano de la empresa

-Representación Legal

-Establecimiento de objetivos institucionales

SECRETARIA

Elabora documentos administrativos

Archivo de documentos administrativos

ORGANIGRAMA FUNCIONAL “DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”

GERENTE GENERAL

- Planifica, organiza, dirige, controla y evalua.

Asiste a la Gerencia

CONTADOR JEFE DE TALENTO HUMANO JEFE DE ADQUISICIONES

Administración y control de

VIDRIERIA

O RIZO NTAL

83

La nueva estructura organizacional propuesta para la Distribuidora Vidriería

Horizontal, representa no solo una estructura jerárquica, sino que es sinónimo de

flexibilidad y eficiencia en la implementación, control y mejora de procesos. Es ideal

ante las exigencias actuales del mercado en el que desarrolla sus actividades y permite a

cada uno de sus trabajadores conocer cuál es su posición dentro de la empresa.

Descriptivo de funciones

Gerente Propietario

Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones

Cargo: Gerente Propietario

Reporta a: Propietarios

Subordinados:

Contador General

Jefe de Ventas

Jefe de Talento

Humano

Jefe de Adquisiciones

Nº Funciones

1 Dirige al equipo de trabajo hacia el logro de metas

2 Ejerce las fases de la administración

3 Emplea técnicas de motivación grupal

4 Evalúa la eficiencia y eficacia

5 Garantiza el cumplimiento de objetivos

6 Representante y responsable legal

Perfil Profesional

Titulo : Administrador de empresas

Experiencia:: 3 años

Habilidades:

Responsable

Líder

Proactivo

Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración

Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar

84

Secretaria


Cargo: Secretaria

Reporta a: Gerente Propietario

Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Asistir en reuniones de trabajo a la Gerencia

2 Atención afable de llamadas y redes sociales

3 Colaborar a la Gerencia en asuntos pertinentes al ámbito

administrativo

4 Coordinar agenda de trabajo de Gerencia

5 Elaborar informes, oficios, comunicados o circulares

6 Llevar un archivo de correspondencia de Gerencia

Perfil Profesional

Titulo : Asistente Administrativo


Habilidades y

capacidades:

Responsable

Amable

Proactiva



85

Contador


Cargo: Contador


Subordinados: Asistente contable

Nº Funciones

1 Mantener una contabilidad de acuerdo a la normativa

vigente

2 Presentar informes ante los órganos de control

3 Presentar estados financieros que reflejen la realidad de la

empresa

4 Asesorar a la Gerencia en el ámbito contable, tributario y

financiero

5 Acudir ante los órganos de control en caso de solicitar su

presencia

6 Evaluar y supervisar el trabajo de sus asistentes

Perfil Profesional

Titulo : Contador


Habilidades:

Trabajo en equipo

Responsable

Líder

Analítico

Elaborado

por: Aprobado por:

Fecha de Elaboración


86

Asistente Contable


Cargo: Asistente Contable

Reporta a: Contador

Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Asistir en las funciones y responsabilidades delegadas por

el Contador

2 Registrar los movimientos contables en base a la

normativa vigente

3 Elaborar informes requeridos por el Contador

4 Mantener un archivo actualizado de comprobantes

contables

5 Custodiar los recursos financieros entregados como

fondos rotativos

6 Llevar en forma cronológica y oportuna los auxiliares

contables

Perfil Profesional

Titulo : Contador

Experiencia:: 1 año

Habilidades y

capacidades:

Capacidad para trabajar bajo presión

Alto sentido de

responsabilidad

Capacidad de colaboración

Pro actividad



87

Jefe de Ventas


Cargo: Jefe de Ventas


Subordinados: Vendedor

Nº Funciones

1 Realizar investigación de mercado

2 Prospectar nuevos

clientes

3 Elaborar informes

4 Formar vendedores

5 Evaluar el trabajo de los vendedores

6 Fijar planes de comisión

7 Fomentar el trabajo en equipo

Perfil Profesional

Titulo : Ing.: en Marketing


Habilidades y

capacidades:

Capacidad de comunicación

Liderazgo

Empatía

Elaborado

por: Aprobado por: Fecha de Elaboración

Wendy

Toaquiza Fernando Pérez 30-mar

88

Vendedor


Cargo: Vendedor

Reporta a: Jefe de Ventas

Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Atender a los clientes de manera cordial y respetuosa

2 Brindar información puntual de productos y servicios de

la empresa

3 Contribuir a la toma de decisiones de los clientes

4 Dar a conocer precios, descuentos y promociones de

temporada

5 Brindar seguimiento postventa

6 Crear un vínculo entre empresa-cliente

Perfil Profesional

Titulo : Ejecutivo de ventas


Habilidades y

capacidades:

Capacidad de comunicación

Expresión oral y corporal

Trabajo en equipo



89

Cajero


Cargo: Cajero


Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Elaborar y emitir facturas

2 Cobrar al clientes los montos facturados

3 Preparar al finalizar el día cuadres de caja

4 Elaborar informes de depósitos bancarios

5 Realizar cuadres entre valores depositados y depósitos

efectivizados

6 Elaborar reportes de trabajo mensualmente

7 Custodiar los recursos en efectivo

Perfil Profesional

Titulo : Cajero comercial y bancario


Habilidades y

capacidades:

Conteo de dinero con exactitud

Efectividad

Honestidad



90

Bodeguero


Cargo: Bodeguero


Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Recibir y verificar que la mercadería se encuentre en

perfectas condiciones

2 Guardar y custodiar los artículos destinados para la

venta

3 Limpiar y mantener en orden la bodega

4 Elaborar notas de ingreso y notas de salida de bodega

5 Mantener actualizadas las tarjetas Kardex

6 Realizar inventarios físicos periódicos

7 Elaborar informes de gestión.

Perfil Profesional

Titulo : Tecnólogo de Administración de bodegas


Habilidades y

capacidades:

Capacidad de organización

Trabajo en equipo

Capacidad para trabajo bajo presión.



91

Jefe de Talento Humano


Cargo: Jefe de Talento Humano


Subordinados: Asistente de Talento

Humano

Nº Funciones

1 Elaborar perfiles de cargo

2 Elaborar cronograma para selección de personal

3 Aplicar pruebas para selección de personal

4 Reclutar Personal

5 Seleccionar personal

6 Inducir al personal

7 Contratar y evaluar al personal

Perfil Profesional

Titulo : Administración de Empresas


Habilidades y

capacidades:

Orientación a resultados

Análisis de datos e información

Liderazgo

Elaborado

por: Aprobado por:


Wendy


92

Asistente de Talento Humano


Cargo: Asistente de Talento

Humano

Reporta a: Jefe de Talento Humano

Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Cumplir oportuna y responsablemente con las actividades

delegadas por el Jefe de Talento Humano

2 Llevar un folder actualizado de cada empleado

3 Mantener al día las obligaciones ante los organismos de

control

4 Presentar requerimientos ante Ministerio de Trabajo e

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

5 Revisar la asistencia puntual de los empleados

6 Preparar y subir planillas de aportes

7 Constatar los datos contenidos en la hojas de vida de los

aspirantes y empleados.

Perfil Profesional

Titulo : Tecnólogo en Administración de Empresas


Habilidades y

capacidades:

Honestidad y responsabilidad

Redacción de informes

Trabajo en equipo

Elaborado

por: Aprobado por:


Wendy


93

Jefe de Adquisiciones


Cargo: Jefe de adquisiciones


Subordinados: Asistente de

adquisiciones

Nº Funciones

1 Dirige y supervisa el trabajo del personal de compras

2 Revisa y aprueba cotizaciones

3 Revisa y aprueba devolución en compras

4 Revisa y aprueba baja de inventarios

Perfil Profesional

Titulo : Administración de Empresas


Habilidades y

capacidades:

Liderazgo

Visión de Negocio

Proactivo


Wendy


94

Asistente de Adquisiciones


Cargo: Asistente de

adquisiciones

Reporta a: Jefe de adquisiciones

Subordinados: N/A

Nº Funciones

1 Recepta órdenes de compra

2 Solicita cotizaciones

3 Comunica con proveedores seleccionados

4 Realiza el pedido de mercadería

5 Entrega documentos a contabilidad para pago a

proveedores

Perfil Profesional

Titulo : Tecnólogo en Administración de Empresas

Experiencia:: 1 año

Habilidades y

capacidades:

Proactivo

Capacidad para trabajar bajo presión.

Trabajo en Equipo


Wendy


La definición de manuales de funciones para el personal de la Distribuidora Vidriería

Horizontal, sirve como una guía para la evaluación, capacitación y recompensa de los

mismos. Dichos manuales determinan responsabilidades de cada puesto, y su relación

con los demás colaboradores de la empresa, asegurando la continuidad y coherencia en

cada uno de los procedimientos planteados, evitando duplicidad de funciones y malos

entendidos durante el desarrollo de sus operaciones.

95

Sistema de Inventarios

Un Sistema de Inventarios está compuesto por un conjunto de procedimientos, los

cuales constituyen actividades que deben ser desarrolladas en forma lógica y secuencial.

Incluye además políticas para el cumplimiento apropiado de los procedimientos.

Mediante la observación directa y entrevistas realizadas al personal responsable del

inventario, se han determinado que las siguientes actividades y tareas son las que

actualmente maneja la empresa con relación al inventario:

Adquisición de mercadería

- Gerencia solicita a bodega un detalle de existencias por líneas de

comercialización, y en base a ello envía el listado a contabilidad.

- Contabilidad establece contacto con el proveedor y solicita el material indicado.

- El Proveedor emite la factura correspondiente y envía la mercadería; en algunas

ocasiones viene en 2 partes.

- Contabilidad recibe la factura, emite la retención respectiva y saca el cheque de

pago.

Devolución en compra de mercaderías

- Cualquiera de los bodegueros recibe la mercadería, verificando cantidades con la

guía de remisión del proveedor.

- En el caso de faltantes, pérdida parcial o total de la mercadería se informa

inmediatamente a la Gerencia.

- La Gerencia se comunica con el proveedor, solicita la mercadería faltante, o el

cambio de lo enviado.

Despacho de la mercadería

- El cliente solicita directamente en la bodega los productos que requiere.

- Bodeguero entrega un papel simple con las cantidades, los códigos, y en el caso

del aluminio los colores del material, para su facturación.

- Cajera emite la factura de venta, registra el cobro o archiva la respectiva cuenta

por cobrar.

96

- En algunas ocasiones la Gerencia, sale y constata que todo lo entregado este

facturado o viceversa.

Toma física de inventario

- Gerencia dispone fecha de toma física.

- Contabilidad prepara el listado de artículos.

- Bodega realiza el conteo, registra y entrega el documento en contabilidad.

- Contabilidad asigna costo y determina el inventario final.

Baja de inventarios

- No se han realizado bajas de inventario.

Deterioro de inventarios

- No se han realizado ajustes por deterioro.

Donación de inventarios

- No se han realizado donaciones de inventario.

En base a lo anteriormente detallado, el sistema de inventarios propuesto inicia con el

proceso de adquisición de mercadería mismo que tiene como resultado final mantener

un stock óptimo de inventario y evitar desabastecimiento o exceso de inventarios. Una

vez realizado el pedido y recibida la mercadería en las bodegas de la empresa, se

verifica que la misma cumpla con las especificaciones requeridas por la empresa y

ofrecidas por el proveedor; en el caso de que esta no cumpla con alguna de esas

especificaciones se procederá con el proceso de devolución de compra de mercadería al

proveedor, el cual deberá envía la mercadería solicitada y ofrecida o a su vez emitir una

nota de crédito por la mercadería no recibida. La mercadería recibida a completa

satisfacción pasa a ser almacenada para su posterior despacho.

El proceso de toma de inventarios, es considerado para la empresa como un proceso de

control que se realizara de manera semestral con el objetivo de conciliar la mercadería

que existe en sus registros contables con lo que realmente tiene en su bodega.

97

En el caso de que al realizar una toma de inventarios exista mercadería que no se

encuentre en perfecto estado o cuya inexistencia esté debidamente justificada se deberá

aplicar los procesos de Deterioro de inventarios o su vez el de Baja de inventarios; el

objetivo de estos procesos es tener un valor de inventarios de acuerdo a la NIC 2, un

inventario real que se puede ofrecer al cliente final y que genere satisfacción en el

mismo.

El proceso de Donación de Inventarios se aplicará en el caso de que la empresa lo

considere necesario y deberá contar con la autorización de la gerencia.

Adquisición de mercadería

Vidriería Horizontal

PROCEDIMIENTO

Área: Adquisiciones

Procedimiento

: Adquisición de mercadería

Objetivo:

Adquirir mercadería de calidad y en las

cantidades necesarias de manera que las

operaciones de la empresa sean eficientes.

Nº Actividades Responsable

1 Solicita cotizaciones Asistente de adquisiciones

2 Revisa y aprueba cotizaciones Jefe de adquisiciones

3 Comunica a proveedor seleccionado Asistente de adquisiciones

4 Elabora Nota de Pedido Bodeguero

5 Realiza el pedido Asistente de adquisiciones

6 Entrega mercadería Proveedor

7 Recibe y revisa mercadería Bodeguero

8 Bodegaje de mercadería Bodeguero

9 Elabora Nota de Entrada Bodeguero

10 Entrega factura de proveedor Bodeguero

11 Recibe y envía a Contabilidad Asistente de adquisiciones

Políticas

Nº Descripción

1 La selección de proveedores se hará en base a 3 cotizaciones.

2

La provisión de mercadería será en base al método de cantidades

máximas y mínimas, previamente establecidas en cada uno de los

productos.

3 La adquisición de mercadería debe realizarse previa la autorización

del jefe de adquisiciones.

98

Flujograma

Procedimiento: Compra de mercadería

Asistente de

adquisiciones

Asistente de

Contabilidad Bodeguero Proveedor

Adqu

isic

ion

es

Inicio

Solicita cotizacionesRevisa y aprueba

cotizaciones

Comunica a

proveedor

seleccionado

Bodegaje de

mercadería

Recibe y envía a

contabilidad

¿Correcto?si

Fin

¿Correcto?

si

no

Elabora Nota de

PedidoRealiza el pedido

Entrega mercaderíaRecibe y revisa

mercadería

Elabora Nota de

Entrada

Entrega factura de

proveedor

no

99

Formularios

Código: Nomenclatura: Unidad de medida:

Cant. Mínima Cant. Máxima

Cant. V. Unitario Total Cant. V. Unitario Total Cant. V. Unitario Total

KARDEX PROPUESTO

“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”

TOTAL

INGRESOS EGRESOS SALDOSNomenclaturaCódigo

Fecha: __________________

Empresa:

RUC:

Dirección:

Contacto: Teléfono:

E-mail: Condicion Pago:

Razón Social: PÉREZ ZUMBA FERNANDO RUBÉN

RUC: 0603052903001

Dirección: Av. De los Shyris S/N y Titira

E-mail: [email protected] Teléfono: 02 2335 747

Fecha de entrega:

Código Nomenclatura Cantidad Precio Total

Subtotal:

IVA __ % :

Total :

Elaborado por: Firma:

Autorizado por: Firma:

N°: 002-002-000000001

NOTA DE PEDIDO


DATOS DEL PROVEEDOR

DATOS DE FACTURACIÓN

100

Indicadores

Eficiencia en la

adquisición

N° Artículos presupuestados para la Venta

N° Artículos Adquiridos



Devolución en Compra de mercadería


PROCEDIMIENTO

Área: Adquisiciones

Procedimiento: Devolución en compra de mercadería

Objetivo: Garantizar la correcta devolución y

reposición de mercadería defectuosa.


1 Identifica artículos defectuosos Bodeguero

2 Elabora Nota de Salida Bodeguero

3 Revisa y aprueba Jefe de adquisiciones

4 Notifica al proveedor Asistente de adquisiciones

5 Realiza devolución Proveedor

6 Recibe y revisa mercadería Bodeguero

7 Realiza bodegaje Bodeguero

8 Elabora Nota de Entrada Bodeguero

Políticas

Nº Descripción

1 La devolución de mercadería se realizará máximo en 24 horas de

identificado el articulo defectuoso

2 En el caso de no existir la devolución del producto, se solicitará una

Nota de Crédito al proveedor.

3 La devolución de mercadería debe estar autorizada por el Jefe de

Adquisiciones.

4 La salida de mercadería por devolución al proveedor debe estar

respaldada con la Nota de Salida de Bodega.

Flujograma

101

Bodeguero Jefe de AquisicionesAsistente de

AdquisicionesProveedor

Adqu

isic

ion

es

Inicio

Identifica artículos

defectuosos

Revisa y aprueba

Bodegaje de

mercadería

¿Correcto?

Fin

¿Correcto?

si

Notifica al

proveedor

Recibe y revisa

mercadería

Elabora Nota de

Entrada

Elabora Nota de

Salida

sino

Reliza devolución

no

102

Formularios

Indicadores

Eficiencia en la

devolución

N° Artículos defectuosos

N° Artículos devueltos



Fecha: __________________

Bodega:

Operación: Venta ______ Devolución Proveedor:

Consumo Interno ____ Otro: __________________________

Contraparte:

Código Nomenclatura Entregado Por entregar

Entregado por: Firma:

Recibido por: Firma:


NOTA DE SALIDA

N°: 002-002-000000001

Cantidad

103

Despacho de mercadería


PROCEDIMIENTO

Área: Bodega

Procedimiento: Despacho de mercadería

Objetivo:

Distribuir la mercadería de manera

eficiente y sin duplicidad de

funciones, garantizando satisfacción

en el cliente final.


1 Elabora Nota de Pedido Vendedor

2 Recibe y revisa Nota de Pedido Bodeguero

3 Prepara artículos Bodeguero


5 Traslada productos a caja Bodeguero

6 Entrega al cliente Vendedor

7 Da de baja en el sistema Bodeguero

8 Archiva documentos Bodeguero

Políticas

Nº Descripción

1 Toda salida de mercadería debe estar sustentada con Nota de

Pedido y su respectiva Nota de Salida.

2 El bodeguero es responsable de despachar los artículos

3 Una vez salida la mercadería inmediatamente debe darse de baja

del sistema.

4 Exclusivamente el bodeguero despachará la mercadería.

Flujograma

104

Procedimiento: Despacho de Mercadería

Vendedor Bodeguero

Bod

ega

Inicio

Recibe y revisa Nota

de Pedido

¿Correcto?

Fin

Elabora Nota de

Pedido

no

Da de baja en el

sistema

Archiva documentos

Prepara articulos

Elabora Nota de

Salida

Traslada productos a

cajaEntrega al cliente

105

Formularios

Indicadores

Eficiencia en el despacho N° Artículos solicitados

N° Artículos despachados



Fecha: __________________

Bodega:

Operación: Venta ______ Devolución Proveedor:

Consumo Interno ____ Otro: __________________________

Contraparte:

Código Nomenclatura Entregado Por entregar

Entregado por: Firma:

Recibido por: Firma:


NOTA DE SALIDA

N°: 002-002-000000001

Cantidad

106

Toma de Inventarios


PROCEDIMIENTO

Área: Bodega

Procedimiento: Toma de inventario Físico

Objetivo:

Verificar que los saldos de inventario

arrojados por sistema contable, coincida

con la mercadería física que se custodia.


1 Emite Kardex del sistema contable Asistente de Contabilidad

2 Conteo físico Bodeguero

3 Supervisa conteo Asistente de Contabilidad

4 Cruza información (Kardex con

existencia) Asistente de Contabilidad

5 Determina diferencias Asistente de Contabilidad

6 Elabora ajuste Asistente de Contabilidad

7 Actualiza existencias en bodega Bodeguero

8 Firma acta Asistente de Contabilidad

9 Firma acta Bodeguero

10 Archiva documentación Asistente de Contabilidad

Políticas

Nº Descripción

1 La toma de inventario físico se realizará de forma semestral

2 Es responsabilidad del bodeguero los faltantes identificados

3 Los ajustes por sobrante deben ser autorizados por el Contador y jefe

de adquisiciones

4 Los ajustes por faltante deben ser autorizados por el Contador y jefe

de adquisiciones

Flujograma

107

Procedimiento: Toma de inventario

Físico Asistente de

ContabilidadBodeguero

Bod

ega

Inicio

Conteo fisico

¿Correcto?

Fin

Actualiza

existencias en

bodega

Emite kardex del

sistema contable

Firma acta

Archiva documentos

Supervisa conteo

Cruza información

(kardex con

existencia)

Determina

diferencias

Elabora ajuste

108

Formularios


ACTA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

En Sangolquí, hoy día _______ __ de ______ del ____, en las instalaciones de la

empresa situadas en la Av. de los Shyris S/N y calle Titira, a las ____ horas del día; el/la

trabajador/a ________________, en calidad de ______________; comparece ante el Sr.

Pérez Zumba Rubén, Gerente General de la Empresa y ________________, como

Contador/a de la empresa; con el objeto de verificar las existencias físicas de los bienes

que se encuentran bajo su custodia y responsabilidad, contra las existencias arrojadas

por el Sistema de información, encontrándose las siguientes novedades:

Código Nomenclatura Cantidad Costo

Unitario

No.

Sobrantes

No.

faltantes

Valor

sobrante o

faltante.

En el caso de bienes faltantes se procederá a establecer la responsabilidad del antes

mencionado, para continuar con el registro de la respectiva cuenta por cobrar; sin

Fecha: Hoja N°

Inventario Físico al: Departamento:

CódigoUnidades según

SistemaUnidades Físicas Sobrantes Faltantes

Realizado por: __________________ Supervisado por: ___________________

Firma Firma


HOJA DE CONTEO FISÍCO

Nomenclatura

109

embargo; en el caso, de que esta no fuera posible de determinar se procederá a dar de

baja dicho inventario. (Para casos donde existen faltantes)

Para el registro de los bienes sobrantes, estos serán valorados de acuerdo a los costos de

elementos de igual o de similares características. (Para casos donde existen sobrantes)

Se anexa como parte integral de la presente acta los reportes de existencia del Sistema

de Información y las hojas de conteo físico utilizadas con las respectivas sumillas de los

responsables.

Para constancia y aceptación de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el

presente documento

______________________________ ___________________________________

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

C.C.: C.C.:

_____________________________

Nombre:

Cargo:

C.C.:

Indicadores

Eficiencia en la toma de

inventarios

N° Artículos existentes

N° Artículos Inventariados



110

Baja de Inventarios


PROCEDIMIENTO

Área: Bodega

Procedimiento: Baja de Inventario

Objetivos:

Mantener saldos reales de inventario

disponible para la venta, con las

condiciones adecuadas.


1 Emite reporte de artículos obsoletos Bodeguero

2 Revisa y aprueba Jefe de adquisiciones

3 Elabora Acta Asistente de Contabilidad

4 Revisa y aprueba Contador

5 Revisa y aprueba Gerente Propietario

6 Firman acta Contador

7 Firman acta Gerente Propietario

8 Legalización Asistente de Contabilidad

9 Archivo de documentación Asistente de Contabilidad

Políticas

Nº Descripción

1 La baja de inventarios debe estar legalizada ante un notario

2 La baja de inventarios debe realizarse hasta el 31 de diciembre

3 La baja de inventarios se da por obsolescencia

4 La baja de inventarios debe estar autorizada por Gerente y Contador.

Flujograma

111

Procedimiento: Baja de Inventario

Bodeguero Jefe de AdquisicionesAsistente de

ContabilidadProveedor Gerente Propietario

Bodega

Inicio

Revisa y aprueba

¿Correcto?

Fin

Emite reporte de

articulos obsoletos

sino

Legalización

Archiva documentos

Elabora ActaRevisa y aprueba

¿Correcto?no

Revisa y aprueba

¿Correcto?

si

no

Firman acta

112

Formularios


ACTA PARA LA BAJA DE INVENTARIOS


empresa situadas en la Av. de los Shyris S/N y calle Titira, a las ____ horas del día; el/la

trabajador/a ________________, en calidad de ______________; comparece ante el Sr.

Pérez Zumba Rubén, Gerente General de la Empresa y ________________, como

Contador/a de la empresa; con el objeto de formalizar la baja definitiva de la/s

mercadería/s que se detallan a continuación:


Unitario

Costo

Total Observaciones

La mercadería se encuentra en estado de inservibles u obsolescencia, y no representan

ya ningún beneficio para la empresa; determinando como destino final de los mismo, el

relleno sanitario de la localidad.


presente documento.

______________________________ ___________________________________

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

C.C.: C.C.:

_____________________________

Nombre:

Cargo:

C.C.:

Indicadores

Eficiencia en la baja N° Artículos obsoletos

N° Artículos dados de baja



113

Deterioro de Inventarios


PROCEDIMIENTO

Área: Bodega y Contabilidad

Procedimiento: Deterioro de inventario

Objetivo:

Mantener un saldo real de la cuenta

mercadería, conjuntamente con un

inventario físico óptimo.


1 Emite reporte de saldos contables Asistente de contabilidad

2 Identifica indicios de deterioro Contador

3 Determina el VNR Contador

4 Realiza pruebas de deterioro Contador

5 Registra ajuste por deterioro Asistente de contabilidad

6 Cálculo del impuesto diferido Contador

7 Registro del impuesto diferido Asistente de contabilidad

8 Archiva documentación Asistente de contabilidad

Políticas

Nº Descripción

1 Es responsabilidad del contador identificar indicios de deterioro

del valor de los inventarios

2 Los inventarios serán medidos al menor entre el costo y el Valor

Neto de Realización

3 Los ajustes por deterioro deben estar documentados

4 Los ajustes por deterioro originaran activos por impuestos

diferidos

Flujograma

114

Procedimiento: Deterioro de inventario

Asistente de

ContabilidadContador

Bod

ega

y C

ont

abil

idad

Inicio

Identifica indicios

de deterioro

¿Correcto?

Fin

Emite reporte de

saldos contables

Archiva documentos

Determina el VNR

Realiza pruebas de

deterioro

Registra ajuste por

deteriorosi

no

Calculo del

impuesto diferido

Registro del

impuesto

diferido

115

Formularios

Indicadores

Eficiencia en el deterioro N° Artículos deteriorados

N° Artículos dados de baja por deterioro



Fecha:

Cantidad Costo Costo TotalPVP

Estimado

Gastos de

VentasVNR Unitario Total

Realizado por: __________________ Aprobado por: ___________________

Firma Firma

TOTAL


CÁLCULO DEL VNR

Costo según Kardex

Código Nomenclatura

Valor Neto Realizable Deterioro

Fecha Código Descripción Debe Haber

31/12/2018 ----X----

5020402002 Gasto Deterioro de Inventario x,xx

1010313001 Provisión Por Deterioro De Inventario x,xx

P/r provisión de deterioro de los inventarios al 31/12/2018

116

Donación de Inventarios


PROCEDIMIENTO

Área: Bodega

Procedimiento: Donación de inventario

Objetivo

Establecer un procedimiento que

cumpla con todos los aspectos

formales de las donaciones y que

permita tener un saldo actualizado del

inventario.


1 Entrega oficio Solicitante

2 Recepta oficio Secretaria

3 Entrega a Gerente Propietario Secretaria

4 Recibe y revisa Gerente Propietario

5 Aprueba Gerente Propietario

6 Prepara artículos Bodeguero


8 Entrega donación Gerente Propietario

9 Elabora registro contable Asistente de contabilidad

10 Archiva documentación Asistente de contabilidad

Políticas

Nº Descripción

1 Las donaciones deben estar autorizadas por el Gerente Propietario

2 Las donaciones no superaran el valor de $5.000,00

3 Las donaciones deben estar debidamente facturadas

4 Las donaciones deben estar sustentadas y aprobadas

Flujograma

117

Formularios


ACTA PARA LA DONACIÓN DE INVENTARIOS


empresa situadas en la Av. de los Shyris S/N y calle Titira, a las ____ horas del día;

comparecen el Sr. Pérez Zumba Rubén, Gerente General de la Empresa, quien

ENTREGA y la empresa _______________, con RUC ____________, debidamente

representada por ________________; quien RECIBE; con el objeto de formalizar la

donación de la/s mercadería/s que se detallan a continuación:

Procedimiento: Donación de inventario

Solicitante Secretaria Gerente Propietario BodegueroAsistente de Contabilidad

Bodega

Inicio

Recepta oficio

¿Correcto?

Fin

Archiva documentos

Prepara artículos

Entrega oficio

Entrega a Gerente

PropietarioRecibe y revisa

no si

Elabora Nota de

SalidaEntrega donación

Elabora registro

contable

118


Unitario

Costo

Total Observaciones

Previas las siguientes consideraciones:

1. Que los elementos objeto de la presente entrega a título de donación hayan sido

dados de baja de los registros contables como de los inventarios de la empresa,

por encontrarse en estado de inservibles u obsolescencia, y que no representan

ya ningún beneficio para la empresa.

2. Que la persona o entidad que recibe los elementos, presta una función social y se

encuentran legalmente constituida y reconocida de conformidad con los

documentos previamente aportados y verificados por la gerencia de la empresa.

3. Que los gastos que genere el traslado de los elementos entregados, así mismo los

costos para su reparación o cualquier tipo de arreglo que tienda a la recuperación

del bien para su utilización serán a cargo de la persona o entidad que los recibe.


presente documento.

______________________________ ___________________________________

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

C.C.: C.C.:

Indicadores

Eficiencia en la donación N° Artículos destinados para donación

N° Artículos donados



119

4.6 Evaluación del Sistema de Inventarios propuesto


INVENTARIOS

Componente Situación Actual Situación Aplicado el Sistema de

Inventarios Propuesto

a) Ambiente de

Control.

La empresa no cuenta con una

estructura funcional debidamente

descrita a través de un organigrama,

tampoco existen manuales de

procedimientos que regulen las

operaciones relacionadas con el

inventario. No existen planes de

capacitación que favorezcan el

mejoramiento de las competencias de

los trabajadores de la bodega de la

empresa.

La empresa cuenta con manuales de

procesos y políticas definidos en base

a la normativa contable y tributaria

vigente, para todos los

procedimientos relacionados al

inventario.

b) Evaluación al

Riesgo

La empresa no cuenta con un plan

estratégico, planes de contingencia que

aseguren la continuidad del giro del

negocio ante la ocurrencia de factores

externos debidamente documentados. El

libre acceso a las instalaciones de la

empresa, la falta de conciliaciones

permanentes entre la mercadería

facturada y la entregada constituyen

factores de alto riesgo. En el caso de

nuevos productos el personal no recibe

la capacitación necesaria.

La empresa cuenta con un

direccionamiento estratégico y

manuales de funciones que definen

responsabilidades y líneas de mando.

El área de recursos humanos es el

encargado ahora de programar las

capacitaciones del personal y de los

diferentes planes de contingencia

c) Actividades de

Control

No se utilizan documentos numerados,

pre impresos en el ingreso y egreso de

mercadería, el único documento

habilitante son las facturas de venta; en

el caso de que la venta sea facturada en

ese momento caso contrario se anota en

un cuaderno simple que lleva la

Gerencia y se factura cuando el cliente

lo solicita. Los inventarios de

mercadería se realizan una sola vez al

año. El personal desconoce el

funcionamiento del sistema contable

que la empresa maneja.

Se han diseñado varios formatos, de

fácil llenado, claros, concisos y de

gran utilidad en el manejo del

inventario. La periodicidad de toma

física de inventarios ha sido definida

y ahora se realizará 2 veces al año.

d) Sistemas de

Información

Se emiten reportes para identificar y

documentar desviaciones que pudieran

darse y que alteraran aspectos

organizativos, económicos o de gestión

de la empresa con relación al

inventario; sin embargo, estos no son

resueltos en un cien por ciento.

Tampoco se ha socializado con el

personal de la empresa la misión y

visión de la empresa. Los mecanismos

de comunicación utilizados actualmente

no permiten que la comunicación fluya

provocando inconvenientes con clientes

y proveedores e inclusive con el

personal de la empresa.

Contabilidad contara con información

veraz, lo cual proporciona a la

Gerencia en el momento que lo

solicite información confiable. La

toma de decisiones contara con los

respaldos necesarios. Recursos

humanos se encargará de la

socialización del direccionamiento

estratégico que ahora la empresa

posee. El manual de funciones

establece criterios de evaluación y de

promoción.

120


INVENTARIOS

Componente Situación Actual Situación Aplicado el Sistema de

Inventarios Propuesto

e) Supervisión y

Monitoreo

La Gerencia realiza evaluaciones


de manera parcial, verificando su

funcionamiento. Y no se cuentan con

mecanismos de evaluación o

autoevaluación que permitan a los

colaboradores conocer indicadores de

desempeño con respecto a sus

funciones.

El inventario contara con un valor

razonable lo cual viabilizara las

evaluaciones del funcionamiento

del inventario por parte de la

Gerencia.

121

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Al concluir con la presente investigación y conforme a los resultados obtenidos

referente a la administración de los inventarios, se ha llegado a las siguientes

conclusiones.

Vidriería Horizontal no cuenta con un Sistema de Inventarios, en el cual se

identifiquen de manera clara sus participantes, el tiempo de ejecución y los recursos

necesarios, lo cual representa también un control interno deficiente.

Se debe socializar y capacitar al personal de la Distribuidora Vidriería Horizontal,

sobre la implementación del Sistema de Inventarios propuesto de manera previa.

La empresa en su totalidad debe estar comprometida a participar activamente y con

responsabilidad en la implementación de la propuesta contribuyendo de esta manera

al desarrollo de la empresa en todos sus ámbitos.

Los seguimientos y avances de la implementación de la propuesta deben ser

periódicos para que se pueda identificar falencias y de esta manera corregirlas

mediante estrategias eficientes.

RECOMENDACIONES

Elaborar un cronograma de implementación de la Propuesta “Sistema de

Inventarios” identificado claramente participantes, recursos y estableciendo plazos

de tiempo.

Diseñar y ejecutar un programa de capacitación dirigido a dar a conocer el

contenido de la propuesta, así como su alcance y beneficios esperados. De esta

manera se logra la sociabilización de la propuesta.

122

Comprometer a la empresa en participar activamente y con un alto sentido de

responsabilidad en la implementación de la propuesta realizada con la finalidad de

contribuir al desarrollo de la empresa en el ámbito económico, administrativo y

comercial.

Realizar seguimientos y evoluciones periódicas respecto al grado de cumplimiento

de la misión, visión objetivos, políticas y procedimientos; a fin de identificar

falencias para formular estrategias que permitan mitigar o eliminar las mismas.

123

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