UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · de investigación: SISTEMA DE CONTROL...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA AGENCIA DE VIAJES "LIKE US TURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA, DEDICADA A LA VENTA DE PAQUETES TURÍSTICOS, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA AUTORA: MARÍA BELÉN YEROVI ORTIZ TUTOR: MGT. CARLOS JACINTO MONTALVO LÓPEZ QUITO, D.M. MARZO DE 2017
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA AGENCIA DE VIAJES "LIKE US
TURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA, DEDICADA A LA VENTA DE
PAQUETES TURÍSTICOS, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA: MARÍA BELÉN YEROVI ORTIZ
TUTOR: MGT. CARLOS JACINTO MONTALVO LÓPEZ
QUITO, D.M. MARZO DE 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: María Belén Yerovi Ortiz, [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: MGT. Carlos Jacinto Montalvo López,
Yerovi Ortiz, María Belén (2017). Sistema de Control Interno, para la
agencia de viajes " Like Us Turist " Representaciones Cía. Ltda.,
dedicada a la venta de paquetes Turísticos, ubicada en el Distrito
Metropolitano de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de
investigación para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad
y Auditoría. Contadora Pública Autorizada. Carrera de Contabilidad y
Auditoría. Quito: UCE. 135 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, María Belén Yerovi Ortiz, con C.C. 172372816-6 en calidad de autora del trabajo
de investigación: SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA AGENCIA DE
VIAJES "LIKE US TURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA, DEDICADA A LA
VENTA DE PAQUETES TURÍSTICOS, UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta
obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de Marzo de 2017
María Belén Yerovi Ortiz
C.C. 172372816-6
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo MGT. Carlos Jacinto Montalvo López, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA AGENCIA DE VIAJES "LIKE US
TURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA, DEDICADA A LA VENTA DE
PAQUETES TURÍSTICOS, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO, elaborado por la estudiante María Belén Yerovi Ortiz, de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne
los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser
sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de
titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de Marzo de 2017
MGT. Carlos Jacinto Montalvo López
C.C. 1706667852
v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
vi
DEDICATORIA
Con amor el desarrollo de mi tesis la dedico a los que me han forjado y me ha dirigido
por el sendero correcto, Dios y la Virgen Santísima por brindarme el don de la
perseverancia para alcanzar esta meta.
Gracias madre mía María Ortiz por ser mi apoyo y mi gran ejemplo de que ser padre y
madre a la vez no es una adversidad de superación para sus hijos aun dejando de lado
la suya, forjando valores esenciales que me han permitido ser una mejor persona cada
día tanto personal como profesionalmente.
A mis hermanos Lenin, Xavier, Alex, Luis Geovanny, por ser esa figura de padre,
modelo firme de constancia y perseverancia en la consecución de este logro.
Con amor a mi esposo Edison por ser mi gran amigo, confidente y compañero de vida
que junto a mi hija Scarleth son el mejor de los regalos que Dios me brindo para ser mi
fortaleza y que con su paciencia y apoyo incondicional este será el primero de los
muchos logros a conseguir juntos de la mano.
A mi familia política que con sus consejos y ayuda estuvieron presentes en la evolución
de mi tesis.
Gracias a todos ustedes por ser los benefactores de este sueño alcanzado, los llevare en
el alma siempre.
María Belén Yerovi Ortiz
vii
AGRADECIMIENTO
La vida tan llena de retos, he aquí uno de ellos cumplido. Gracias a la Universidad
Central Del Ecuador que me abrió sus puertas para mi formación académica y
profesional, brindándome oportunidades incomparables que me han permitido
fomentar los valores antes adquiridos en mi hogar y complementado por el gran
profesionalismo de sus docentes.
A mi tutor Mgt. Carlos Montalvo por haberme brindado la oportunidad de recurrir a su
capacidad profesional y científica, así como también la paciencia y el tiempo brindado
en el desarrollo del presente trabajo.
Un agradecimiento especial a toda la familia “LIKE US TURIST”, por permitirme
emplear todos los conocimientos adquiridos en las aulas, en tan honorable empresa,
mismos que serán de ayuda para generar mayor competencia en el mercado turístico
del país y como no decirlo a nivel internacional.
María Belén Yerovi Ortiz
viii
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN .............................iv
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................ v
DEDICATORIA ...............................................................................................................vi
AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................ viii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................... xv
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................xvi
RESUMEN .....................................................................................................................xix
ABSTRACT .................................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
1. ANTECEDENTES ................................................................................................ 2
1.1. Generalidades ................................................................................................ 2
1.1.1. El Turismo ..................................................................................................... 2
1.1.2. Importancia del Turismo................................................................................ 4
1.1.3. Agencias de Turismo ..................................................................................... 4
1.1.4. Importancia de la Agencias de Viajes. .......................................................... 5
1.2. Base Legal ..................................................................................................... 5
1.3. Reseña Historica de la agencia de viajes LIKE US TURIST Cia Ltda. ....... 8
1.3.1. Paquetes que ofrece la agencia de viajes LIKE US TURIST Cia Ltda. ....... 9
1.4. Direccionamiento Estratégico. ..................................................................... 17
1.4.1. Misión .......................................................................................................... 17
1.4.2. Visión ........................................................................................................... 17
1.4.3. Valores Corporativos ................................................................................... 18
1.4.4. Objetivos Institucionales ............................................................................. 19
1.5. Organización Estructural ............................................................................. 20
1.5.1. Clasificación de los organigramas ............................................................... 20
2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 22
2.1. Sistema ......................................................................................................... 22
2.1.1. Definición de Sistema .................................................................................. 22
2.1.2. Componentes de un Sistema ........................................................................ 22
ix
2.1.3. Importancia de los sistemas ......................................................................... 23
2.1.4. Tipos de Sistemas ........................................................................................ 24
2.1.4.1. Sistema Administrativo ............................................................................... 25
2.1.4.1.1. Proceso Administrativo ............................................................................... 26
2.1.4.1.1.1. Planeación .................................................................................................... 27
2.1.4.1.1.2. Organización ................................................................................................ 27
2.1.4.1.1.3. Dirección...................................................................................................... 28
2.1.4.1.1.4. Control ......................................................................................................... 29
2.1.4.2. Sistema Financiero....................................................................................... 30
2.1.4.2.1. Importancia .................................................................................................. 30
2.1.4.2.2. Proceso Contable ......................................................................................... 31
2.1.4.2.3. Políticas Contables....................................................................................... 31
2.1.4.3. Sistema Contable ......................................................................................... 31
2.1.4.3.1. Código de las cuentas .................................................................................. 32
2.1.4.3.2. Plan general de cuentas ................................................................................ 32
2.1.4.3.3. Estructura del plan de cuentas ..................................................................... 33
2.2. Procedimientos ............................................................................................ 35
2.2.1. Definición .................................................................................................... 35
2.2.2. Objetivos ...................................................................................................... 35
2.2.3. Características .............................................................................................. 36
2.2.4. Descripciones ............................................................................................... 36
2.2.5. Alcance ........................................................................................................ 36
2.3. Control Interno............................................................................................. 37
2.3.1. Definición .................................................................................................... 37
2.3.2. Importancia del Control Interno .................................................................. 38
2.3.3. Objetivos del control interno ....................................................................... 38
2.3.4. Beneficios del Control Interno..................................................................... 38
2.3.5. Características del Control Interno .............................................................. 39
2.3.6. Componentes del Control Interno ................................................................ 42
2.3.6.1. Ambiente de Control.................................................................................... 42
2.3.6.2. Evaluación de Riesgos ................................................................................. 43
2.3.6.3. Actividades de Control ................................................................................ 44
x
2.3.6.4. Información y Comunicación ...................................................................... 45
2.3.6.5. Supervisión y Monitoreo ............................................................................. 46
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ...................................................................... 47
3.1. Análisis Externo........................................................................................... 48
3.1.1. Macro ambiente ........................................................................................... 48
3.1.1.1. Factor Legal ................................................................................................. 49
3.1.1.2. Factor Económico ........................................................................................ 53
3.1.1.2.1. Producto Interno Bruto ................................................................................ 53
3.1.1.2.2. Inflación ....................................................................................................... 54
3.1.1.3. Factor Tecnológico ...................................................................................... 55
3.1.1.4. Factor Social ................................................................................................ 56
3.1.2. Microambiente ............................................................................................. 57
3.1.2.1. Clientes ........................................................................................................ 57
3.1.2.2. Proveedores.................................................................................................. 59
3.1.2.3. Competencia ................................................................................................ 60
3.2. Análisis Interno ............................................................................................ 60
3.2.1. Cuestionario de control interno de la capacidad administrativa .................. 62
3.2.2. Cuestionario de control interno de la capacidad de Ventas ......................... 65
3.2.3. Cuestionario de control interno de la capacidad de Operaciones ................ 68
3.2.4. Análisis FODA ............................................................................................ 70
3.2.4.1. Matriz FODA ............................................................................................... 71
4. PROPUESTA DE UN “SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA
AGENCIA DE VIAJES " LIKE US TURIST " REPRESENTACIONES
CIA LTDA, DEDICADA A LA VENTA DE PAQUETES TURISTICOS,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”. .................. 73
4.1. Introducción ................................................................................................. 73
4.2. Alcance ........................................................................................................ 73
4.3. Importancia .................................................................................................. 74
4.4. Objetivos de la propuesta............................................................................. 74
4.5. Contenido de la propuesta ........................................................................... 74
4.6. Procedimientos del Departamento Administrativo Financiero.................... 75
4.6.1. Reclutamiento y Selección .......................................................................... 75
xi
4.6.1.1. Objetivo ....................................................................................................... 75
4.6.1.2. Responsables................................................................................................ 76
4.6.1.3. Políticas........................................................................................................ 76
4.6.1.4. Procedimientos ............................................................................................ 77
4.6.1.5. Flujograma ................................................................................................... 78
4.6.2. Contratación ................................................................................................. 79
4.6.2.1. Objetivo ....................................................................................................... 79
4.6.2.2. Responsables................................................................................................ 79
4.6.2.3. Políticas........................................................................................................ 79
4.6.2.4. Procedimientos ............................................................................................ 80
4.6.2.5. Flujograma ................................................................................................... 81
4.6.3. Inducción y Capacitación ............................................................................ 82
4.6.3.1. Objetivo ....................................................................................................... 82
4.6.3.2. Responsables................................................................................................ 82
4.6.3.3. Políticas........................................................................................................ 82
4.6.3.4. Procedimientos ............................................................................................ 83
4.6.3.5. Flujograma ................................................................................................... 84
4.6.4. Nomina ........................................................................................................ 85
4.6.4.1. Objetivo ....................................................................................................... 85
4.6.4.2. Responsables................................................................................................ 85
4.6.4.3. Políticas........................................................................................................ 85
4.6.4.4. Procedimientos ............................................................................................ 86
4.2.1.1 Flujograma ................................................................................................... 87
4.6.5. Caja .............................................................................................................. 88
4.6.5.1. Objetivo ....................................................................................................... 88
4.6.5.2. Responsables................................................................................................ 88
4.6.5.3. Políticas........................................................................................................ 88
4.6.5.4. Procedimientos ............................................................................................ 89
4.6.5.5. Flujograma ................................................................................................... 90
4.6.6. Bancos.......................................................................................................... 91
4.6.6.1. Objetivo ....................................................................................................... 91
4.6.6.2. Responsables................................................................................................ 91
xii
4.6.6.3. Políticas........................................................................................................ 91
4.6.6.4. Procedimientos ............................................................................................ 92
4.6.6.5. Flujograma ................................................................................................... 93
4.6.7. Cuentas por Cobrar ...................................................................................... 94
4.6.7.1. Objetivo ....................................................................................................... 94
4.6.7.2. Responsables................................................................................................ 94
4.6.7.3. Políticas........................................................................................................ 94
4.6.7.4. Procedimiento .............................................................................................. 95
4.6.7.5. Flujograma ................................................................................................... 96
4.6.8. Cuentas por Pagar ........................................................................................ 97
4.6.8.1. Objetivo ....................................................................................................... 97
4.6.8.2. Responsables................................................................................................ 97
4.2.1.2 Políticas........................................................................................................ 97
4.6.8.3. Procedimiento .............................................................................................. 98
4.6.8.4. Flujograma ................................................................................................... 99
4.6.9. Ingresos ...................................................................................................... 100
4.6.9.1. Objetivo ..................................................................................................... 100
4.6.9.2. Responsables.............................................................................................. 100
4.6.9.3. Políticas de control .................................................................................... 100
4.6.9.4. Procedimiento ............................................................................................ 101
4.6.9.5. Flujograma ................................................................................................. 102
4.6.10. Gastos ........................................................................................................ 103
4.6.10.1. Objetivo ..................................................................................................... 103
4.6.10.2. Responsable ............................................................................................... 103
4.6.10.3. Políticas de control .................................................................................... 103
4.6.10.4. Procedimiento ............................................................................................ 104
4.2.1.3 Flujograma ................................................................................................. 105
4.7. Procedimientos del Departamento de Ventas ............................................ 106
4.7.1. Plan de Marketing Digital .......................................................................... 106
4.7.1.1. Objetivo ..................................................................................................... 106
4.7.1.2. Responsable ............................................................................................... 106
4.7.1.3. Políticas...................................................................................................... 106
xiii
4.7.1.4. Procedimiento ............................................................................................ 107
4.7.1.5. Flujograma ................................................................................................. 108
4.7.2. Publicidad .................................................................................................. 109
4.7.2.1. Objetivo ..................................................................................................... 109
4.7.2.2. Responsables.............................................................................................. 109
4.7.2.3. Políticas...................................................................................................... 109
4.7.2.4. Procedimientos .......................................................................................... 110
4.7.2.5. Flujograma ................................................................................................. 111
4.7.3. Atención al cliente ..................................................................................... 112
4.7.3.1. Objetivo ..................................................................................................... 112
4.7.3.2. Responsable ............................................................................................... 112
4.7.3.3. Políticas...................................................................................................... 112
4.7.3.4. Procedimiento ............................................................................................ 114
4.7.3.5. Flujograma ................................................................................................. 115
4.8. Procedimientos del Departamento de Operaciones ................................... 116
4.8.1. Elaboración del presupuesto ...................................................................... 116
4.8.1.1. Objetivo ..................................................................................................... 116
4.8.1.2. Responsables.............................................................................................. 116
4.8.1.3. Políticas...................................................................................................... 116
4.8.1.4. Procedimiento ............................................................................................ 117
4.8.1.5. Flujograma ................................................................................................. 118
4.8.2. Aprobación del presupuesto ...................................................................... 119
4.8.2.1. Objetivo ..................................................................................................... 119
4.8.2.2. Responsables.............................................................................................. 119
4.8.2.3. Políticas...................................................................................................... 119
4.8.2.4. Procedimiento ............................................................................................ 120
4.8.2.5. Flujograma ................................................................................................. 121
4.8.3. Ejecución del presupuesto ......................................................................... 122
4.8.3.1. Objetivo ..................................................................................................... 122
4.8.3.2. Responsables.............................................................................................. 122
4.8.3.3. Políticas...................................................................................................... 122
4.8.3.4. Procedimiento ............................................................................................ 123
xiv
4.8.3.5. Flujograma ................................................................................................. 124
4.9. Propuesta de Organigrama de la Agencia de Viajes Like US Turist
Cia. Ltda .................................................................................................... 125
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 127
Conclusiones .................................................................................................................. 127
Recomendaciones .......................................................................................................... 128
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 129
xv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Características de una Compañía Limitada ....................................................... 52
Tabla 2 Procesos de Reclutamiento del Personal ........................................................... 77
Tabla 3 Procedimiento de Contratación ......................................................................... 80
Tabla 4 Procesos de Inducción y capacitación ............................................................... 83
Tabla 5 Procesos de nomina ........................................................................................... 86
Tabla 6 Proceso de Caja ................................................................................................. 89
Tabla 7 Procesos de Bancos ........................................................................................... 92
Tabla 8 Procesos de Cuentas por Cobrar ........................................................................ 95
Tabla 9 Proceso de Cunetas por Pagar ........................................................................... 98
Tabla 10 Proceso de Ingresos ....................................................................................... 101
Tabla 11 Proceso de Gasto ........................................................................................... 104
Tabla 12 Proceso del plan de marketing ....................................................................... 107
Tabla 13 Proceso de Publicidad.................................................................................... 110
Tabla 14 Proceso de Atención al Cliente...................................................................... 114
Tabla 15 Proceso de Elaboración del presupuesto ....................................................... 117
Tabla 16 Proceso de Aprobación del presupuesto ........................................................ 120
Tabla 17 Proceso de Ejecución del presupuesto .......................................................... 123
xvi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Origen del Turismo ............................................................................................ 2
Figura 2 Lugares turísticos del Ecuador ........................................................................... 3
Figura 3 Agencias de Viajes ............................................................................................. 4
Figura 4 Servicio de Rentas Internas ................................................................................ 5
Figura 5 Logotipo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ......................................... 6
Figura 6 Ministerio de Trabajo ......................................................................................... 7
Figura 7 Like US Turist .................................................................................................... 8
Figura 8 Argentina ............................................................................................................ 9
Figura 9 Brasil ................................................................................................................ 10
Figura 10 Florida ............................................................................................................ 11
Figura 11 México ........................................................................................................... 11
Figura 12 Chile ............................................................................................................... 12
Figura 13 Cuba ............................................................................................................... 13
Figura 14 Panamá ........................................................................................................... 14
Figura 15 Uruguay .......................................................................................................... 15
Figura 16 Perú ................................................................................................................ 15
Figura 17 San Andrés ..................................................................................................... 16
Figura 18 Misión ............................................................................................................ 17
Figura 19 Visión ............................................................................................................ 18
Figura 20 Organigrama de la empresa Like US Turist Cía. Ltda. ................................ 21
Figura 21 Componentes de un sistema ........................................................................... 22
Figura 22 Sistema Administrativo .................................................................................. 25
Figura 23 Proceso Administrativo .................................................................................. 26
Figura 24 Organización ................................................................................................. 28
Figura 25 Dirección ........................................................................................................ 29
Figura 26 Concepto de Control ...................................................................................... 29
Figura 27 Características de los Procedimientos ............................................................ 36
Figura 28 Control Interno ............................................................................................... 37
Figura 29 Control Interno ............................................................................................... 39
Figura 30 Componentes de la gestión de integridad....................................................... 40
Figura 31 Competencias Laborales ................................................................................ 41
xvii
Figura 32 Segregación de Funciones ............................................................................. 41
Figura 33 Historial de Mantenimiento............................................................................ 42
Figura 34 Ambiente de control ....................................................................................... 43
Figura 35 Evaluación del riesgo ..................................................................................... 44
Figura 36 Actividades de Control ................................................................................... 45
Figura 37 Diferencias entre la Información y Comunicación ........................................ 45
Figura 38 Supervisión y monitoreo ................................................................................ 46
Figura 39 Diagnostico Situacional. ................................................................................ 47
Figura 40 Factores que envuelven externamente a la empresa ...................................... 48
Figura 41 Manual de calidad turística ............................................................................ 49
Figura 42 Ley de régimen tributario ............................................................................... 50
Figura 43 Ley de Compañía ........................................................................................... 51
Figura 44 Ley de Turismo .............................................................................................. 52
Figura 45 Producto Interno Bruto por sectores .............................................................. 54
Figura 46 Inflación del sector ......................................................................................... 55
Figura 47 Tecnología en Agencia de Viajes ................................................................... 56
Figura 48 Ecuador Turístico ........................................................................................... 56
Figura 49 Factores del Microambiente ........................................................................... 57
Figura 50 Clientes de agencia de viajes ........................................................................ 58
Figura 51 Proveedores de la agencia de viajes ............................................................... 59
Figura 52 Competencia ................................................................................................... 60
Figura 53 Análisis Interno .............................................................................................. 61
Figura 54 Análisis FODA ............................................................................................... 70
Figura 55 Flujograma de Reclutamiento y selección del personal ................................. 78
Figura 56 Flujograma de contratación ............................................................................ 81
Figura 57 Flujograma de Inducción y Capacitación ....................................................... 84
Figura 58 Flujograma de Nomina ................................................................................... 87
Figura 59 Flujograma de Caja ........................................................................................ 90
Figura 60 Flujograma de Bancos .................................................................................... 93
Figura 61 Flujograma de Cuentas por Cobrar ................................................................ 96
Figura 62 Flujograma de Cuentas por Pagar .................................................................. 99
Figura 63 Flujograma de Ingresos ................................................................................ 102
xviii
Figura 64 Flujograma de Gastos ................................................................................... 105
Figura 65 Flujograma del Plan de Marketing Digital ................................................... 108
Figura 66 Flujograma de Publicidad ............................................................................ 111
Figura 67 Flujograma de Atención al cliente ............................................................... 115
Figura 68 Flujograma de la Elaboración del presupuesto ............................................ 118
Figura 69 Flujograma de la Aprobación del presupuesto ............................................. 121
Figura 70 Flujograma de la Ejecución del presupuesto ................................................ 124
Figura 71 Organigrama Propuesto ................................................................................ 126
xix
SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA AGENCIA DE VIAJES "LIKE
US TURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA, DEDICADA A LA VENTA
DE PAQUETES TURISTICOS, UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
RESUMEN
“Like US Turist” es una Agencia de Viajes Turística especializadas en diferentes tipos
de servicios referentes a programación de tours, reservaciones de boletos aéreos, así
como el de reservaciones en los diferentes hoteles nacionales como a nivel de todo el
mundo y que con el paso del tiempo se ha vuelto cada vez más competitiva la actividad
de turismo por lo que la organización tendrá que implementar un sistema de control
interno que le permita mejorar la gestión instituciones y así optimizar sus recursos.
Por lo tanto tendrá que formalizar los procedimientos que se realizan dentro de la
empresa, como el manejo del recurso humano, mismo que permitirá al personal
administrativo ayudar al control del reclutamiento, selección, contratación, inducción y
nómina del personal, y a su vez la implementación de procedimientos contables,
comercialización, publicidad, atención al cliente y la designación del presupuesto anual
a las actividades.
Esto permitirá la designación de funciones y responsabilidad al personal teniendo en
cuenta sus capacidades de desenvolviendo en el entorno laboral y así se obtendrá más
eficiencia y productividad en la organización, logrando alcanzar los objetivos
establecidas para la mejora continua de las actividades de la agencia de viajes.
PALABRAS CLAVES: ADMINISTRATIVOS–FINANCIEROS / CONTROL
INTERNO / DIAGNOSTICO SITUACIONAL / VENTAS PAQUETES TURÍSTICOS
/ OPERACIONES TURÍSTICAS / PROCEDIMIENTOS TURÍSTICOS
xx
INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR THE TRAVEL AGENCY "LIKE US
TOURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA, DEDICATED TO THE SALE
OF TOURIST PACKAGES, LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT
OF QUITO
ABSTRACT
“Like US Tourist” Is a Tourist Travel Agency specialized in different types of services
related to tour scheduling, air ticket reservations, as well as reservations in different
national hotels as worldwide and over time has become more and more competitive
tourism activity so the organization will have to implement a system of internal control
that allows it to improve the institutional management and thus optimize its resources.
Therefore, it will have to formalize the procedures that are carried out within the
company, such as the management of the human resource, which will allow the
administrative staff to help control the recruitment, selection, hiring, induction and
payroll of personnel, and in turn the implementation accounting procedures, marketing,
advertising, customer service and the designation of the annual budget for activities.
This will allow the designation of functions and responsibility to the staff taking into
account their capacities of developing in the work environment and thus will obtain
more efficiency and productivity in the organization, achieving to reach the objectives
established for the continuous improvement of the activities of the travel agency.
KEYWORDS: ADMINISTRATIVE-FINANCIAL / INTERNAL CONTROL /
SITUATIONAL DIAGNOSIS / TOURISM PACKAGE SALES / TOUR
OPERATIONS / TOURIST PROCEDURES
1
INTRODUCCIÓN
“Like US Turist” es una Agencia de Viajes Turística, fue creada por profesionales
capacitados en distintas áreas, que decidieron adherir sus capitales y constituir una
compañía con Responsabilidad Limitada, un cuatro de Abril del año 2006 con la única
finalidad, es de brindar a la las personas de recursos medios-altos la oportunidad de
conocer tanto nuestro hermoso país como también los distintos destinos del mundo.
Mediante la investigación realizada se establece un sistema que incorpora
procedimientos de control interno que ayuden a mejorar el desempeño de todos los
trabajadores de la empresa tanto en el área administrativa, financiera, ventas y de
operaciones.
Se establece los antecedentes generales, las operaciones que realiza y estructura
organizacional, contiene además una investigación relacionada al giro del negocio para
lo cual se describió brevemente la historia del turismo, las operaciones que presta
nacional e internacionalmente, así mismo indica el gobierno corporativo como entes
reguladores para la empresa. Se ejecuta el estudio situacional de la empresa, analizando
los factores internos y externos para determinar las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas (FODA), mismas que ayudarán a determinar el problema que
será analizado y propuesto.
Además se establece el marco teórico referente al CONTROL INTERNO mediante la
aplicación conceptual del estudio, que servirá de base para el desarrollo de la propuesta
de trabajo, pues refleja criterios de varios autores que ayudarán a guiar el empleo de
procedimientos de control interno. El desarrollo de la propuesta del trabajo de
investigación contiene procedimientos de control interno para el área administrativa,
financiera, ventas y de operaciones que ayudarán a mejorar el desempeño de los
trabajadores y el desarrollo de actividades. En consecuencia de lo expuesto
anteriormente se elaboró las conclusiones y recomendaciones del trabajo de
investigación realizado que buscan mejorar el desempeño de las operaciones diarias de
la agencia de viajes "LIKE US TURIST" REPRESENTACIONES CIA LTDA.
2
1. ANTECEDENTES
1.1. Generalidades
1.1.1. El Turismo
La Organización Mundial del Turismo (OMT), define al turismo como las actividades
que los seres humanos ejecutan, durante su viaje en lugares donde no es habitual que se
encuentren y cuyo objetivo son el ocio, los negocios u otros y que tienen una duración
inferior a un año. (Organización Mundial de Turismo, 2012)
En nuestro país, la Ley de Turismo en su Art. 2, define al Turismo como: " El ejercicio
de todas las actividades asociadas con el desplazamiento de personas hacia lugares
distintos al de su residencia habitual; sin ánimo de radicarse permanentemente en ellos"
(Ley de Turismo No. 97, 2012)
La Organización Mundial de Turismo (OMT), considera al turismo como un fenómeno
social, cultural y económico, que tiene relación "Con el movimiento de las personas a
lugares que se encuentran fuera de su lugar de residencia habitual por motivos
personales o de negocios profesionales" (Organización Mundial de Turismo, 2012)
Figura 1 Origen del Turismo
En: (Sofía, 2014)
3
El turismo es un eje fundamental en la economía del país, ya que genera fuentes de
empleo, desarrolla nuevas infraestructuras hoteleras, vías de accesos e incrementa la
inversión local y extranjera.
El Ecuador se encuentra ubicado en el noreste de América del Sur, atravesado por la
línea ecuatorial que hace que su territorio se encuentre dividido entre dos hemisferios:
Norte Sur, otorgándole así una posición única en el mundo. Las Cuatro Regiones
Naturales: Costa, Sierra, Oriente y Región Insular.
Sin duda es el país de la mega diversidad y posiblemente uno de los más ricos del
planeta, pues gracias a sus grandes contrastes, en su pequeño territorio conjuga cuatro
regiones naturales que ofrecen una inmensidad de suelos, climas, montañas, páramos,
playas, islas y selva, que a la vez constituyen el hogar de miles de especies de flora y
fauna. Pero el Ecuador no sólo es rico en naturaleza también es rico en su gente, pues
su territorio es padre de 14 nacionalidades indígenas con costumbres, idiomas y
tradiciones múltiples.
Solo como muestra de la increíble flora más de 10 mil especies de plantas existen en la
Serranía ecuatoriana, 8 200 especies vegetales de la Amazonia, de las que 2 725
pertenecen al grupo de las orquídeas y a las que se suman 600 especies nativas de la
Región Insular. Así mismo Ecuador es dueño del 8% de las especies animales y 18%
de las aves del planeta.
Con el fin de proteger espacios naturales el Estado ecuatoriano ha declarado la
existencia de 10 parques nacionales, 14 reservas naturales y un refugio silvestre, todos
protegidos por el gobierno.
El turismo es una actividad económica que en las últimas décadas se ha desarrollado de
manera acelerada a nivel mundial y permite conocer sitios únicos, culturas, paisajes
increíbles y vivir experiencias de crecimiento profesional y personal.
Ecuador cuenta con una variedad de paisajes, fauna, flora y grupos étnicos por lo que es
un destino turístico muy atractivo.
Figura 2 Lugares turísticos del Ecuador
En: (Ecuador Turístico, 2016)
4
1.1.2. Importancia del Turismo
Según la OMT, en el año 2010, el turismo a nivel mundial generó 919 mil millones de
dólares americano y en el 2011 las llegadas de turistas internacionales creció más de un
4% para llegar a cerca de 980 millones. Este dato confirma la importancia que tiene el
turismo y su impacto en la economía de las naciones. Es así que por su relevancia, exige
que los países generen políticas claras del manejo del turismo para el desarrollo y
conservación de sus bienes naturales y cumturales, que permitan atraer inversionistas
extranjeros que generen empleo bajo las leyes de fomento a la producción así como del
cuidado y conservación del medio ambiente. (Organización Mundial de Turismo, 2012)
En la actualidad el turismo para todos los países en el mundo tiene una importancia
relevante y en muchos casos es su sustento económico, debido a que genera ingresos,
fuentes de empleos, convirtiéndose en un eje primordial de la economía y de alto
impacto en el desarrollo nacional especialmente en la balanza de pagos, el cobro de
tasas e impuestos y el impacto en el producto interno bruto.
1.1.3. Agencias de Turismo
Una agencia de viajes es una empresa turística dedicada a la intermediación,
organización y realización de proyectos, planes e itinerarios y elaboración y venta de
productos turísticos entre sus clientes y determinados proveedores de viajes: como por
ejemplo: transportistas ((aerolíneas, cruceros)), servicio de alojamiento (hoteles,) con el
objetivo de poner los bienes y servicios turísticos a disposición de quienes deseen y
puedan utilizarlos. (Ballesteros Coello, 2012)
Figura 3 Agencias de Viajes
En: (Admon, 2013)
5
Las agencias de viajes tiene como objetivo principal el brindar un servicio de calidad en
la generación de paquetes turísticos a varios lugares exóticos, proporcionando servicios
como el hospedaje, talleres, movilización y alimentación.
1.1.4. Importancia de la Agencias de Viajes.
Las Agencias de Viajes son empresas que sirven de enlace profesional entre el turista y
las empresas turísticas nacionales y extranjeras. Durante mucho tiempo se les ha
considerado empresas de apoyo, sin tomar en cuenta que has desarrollado sus funciones
originales y generado nuevas, para convertirse en uno de los factores importantes en la
comercialización de la oferta turística a niveles local, regional, nacional e internacional,
al provocar y canalizar de manera directa el desplazamiento individual y masivo.
(Ballesteros Coello, 2012)
Las agencias de viajes son empresas de apoyo a la economia del pais ya que desarrolla
nuevas fuentes de ingresos como la creacion de vias de accesos , infraestructuras de
calidad e innovadoras, incrementa las fuentes de empleo y promocionar los lugares
turisticos que tiene el pais.
1.2. Base Legal
La constitución de la agencia de viajes fue constituida en la ciudad de Quito conforme a
la base legal ecuatoriana, y para realizar sus actividades comerciales deberá regirse a las
leyes aplicables en el país y además a los reglamentos o estatutos establecidos por los
siguientes organismos de control:
Servicio de Rentas Internas
Figura 4 Servicio de Rentas Internas
En: (Servicio de Rentas Internas, 2016)
6
Contribuir a la construcción de la ciudadanía fiscal, mediante la concientización, la
promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de las obligaciones tributarias,
en el marco de principios y valores, así como de la Constitución y la Ley para garantizar
una efectiva recaudación destinada al fomento de la cohesión social.
Ser una institución que goza de confianza y reconocimiento social por hacerle bien al
país.
Hacer bien al país por nuestra transparencia, modernidad, cercanía y respeto a los
derechos de los ciudadanos y contribuyentes.
Hacer bien al país porque contamos con funcionarios competentes, honestos,
comprometidos y motivados.
Hacer bien al país por cumplir a cabalidad la gestión tributaria, disminuyendo
significativamente la evasión, elusión y fraude fiscal.” (Servicio de Rentas Internas,
2016)
Al encontrarse legalmente constituida, la empresa debe cumplir con las obligaciones
tributarias con el Servicio de Rentas Internas, los cuales son los siguientes:
Declaración mensual del IVA
Declaración mensual de la Retención en la Fuente
Declaración anual del Impuesto a la Renta
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 5 Logotipo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
En: (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2012)
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y
funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad,
universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el
Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de
Seguridad Social. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015)
7
La agencia de viajes posee las siguientes obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social:
Realizar los avisos de entrada y salida de los trabajadores
Afiliación de todos los trabajadores al seguro social.
Cancelar el sueldo establecido en la ley el cual es regulado por el Ministerio de Trabajo.
Cancelar los fondos de reserva, décimo tercer y cuarto sueldo en las fechas estipuladas
por ley.
Realizar el pago del seguro hasta el 15 de cada mes.
Ministerio del trabajo
Figura 6 Ministerio de Trabajo
En: (El Ciudadano, 2014)
Ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y
demanda laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y
ser el ente rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del
talento humano y de las remuneraciones del Sector Público.” (Ministerio del Trabajo,
2016)
El Ministerio de Trabajo se encarga de verificar que se aplique las políticas de empleo
establecidas con la finalidad de regular las relaciones laborales entres empleadores y
trabajadores.
A continuación se detalla las obligaciones que tiene que cumplir la agencia de viajes
Legalización de Contratos de Trabajo
Legalización de Actas de Finiquito
8
Legalización de Pagos de Décimo Tercer Sueldo
Legalización de Pagos de Décimo Cuarto Sueldo
1.3. Reseña Historica de la agencia de viajes LIKE US TURIST Cia Ltda.
Figura 7 Like US Turist
“Like US Turist” es una Agencia de Viajes Turística Ubicada dentro del Distrito
Metropolitano de Quito, Zona Norte, Calle Juan González N35-26 y Juan Pablo Sáenz,
Ed. Vizcaya, fue creada por profesionales capacitados en distintas áreas, que decidieron
adherir sus capitales y constituir una compañía con Responsabilidad Limitada, un cuatro
de Abril del año 2006 con la única finalidad, es de brindar a la las personas de recursos
medios-altos la oportunidad de conocer tanto nuestro hermoso país como también los
distintos destinos del mundo entero.
Al ser esta una de las muchas agencias de viajes existentes en nuestra ciudad,
especializadas en diferentes tipos de servicios referentes a programación de tours,
reservaciones de boletos aéreos, así como el de reservaciones en los diferentes hoteles
nacionales como a nivel de todo el mundo y que con el paso del tiempo se ha vuelto
cada vez más competitiva entre las que la realizan esta actividad.
Esta empresa diseña y opera programas de viaje a infinidad de destinos tanto para
agencias de viajes como para corporaciones hacia los principales mercados alrededor
del mundo, siendo una de las principales empresas de viaje del Ecuador se dedica a
ofrecer un producto de total satisfacción para el cliente además de la obtención de
rentabilidad. Con el fin de lograr una mejor estructura organizacional en todos los
departamentos y a su vez una mejor posición dentro del mercado Turístico de nuestro
país.
Para el logro de las metas y objetivos planteados es necesario contar con un sistema de
control interno adecuado que permita evaluar y mejorar la productividad de los recursos
9
disponibles mediante la innovación, manteniendo un bajo costo de producción,
eficiencia y productividad, contando con la experiencia, conocimiento y entrega
personal, de un equipo de trabajo altamente capacitado en cada campo laboral con el
enfoque hacia la satisfacción de los clientes.
1.3.1. Paquetes que ofrece la agencia de viajes LIKE US TURIST Cia Ltda.
Los productos ofertados por la agencia de viajes LIKE US TURIST Cia Ltda. son :
1. ARGENTINA:
Figura 8 Argentina
BUENOS AIRES-IGUAZU-MONTEVIDEO
PLAN INCLUYE:
Traslado aeropuerto Ecoica –hotel BUE
03 Noches de alojamiento en hotel seleccionado con desayuno
City tour Buenos Aires
Traslado de salida del hotel - Puerto
Tkt de barco rápido ida y vuelta vía colonia
Traslado de llegada en Montevideo
noches de alojamiento en hotel seleccionado con desayuno
City tour
Traslado de salida en Montevideo
Traslado in-out BUE
01 Noche de alojamiento en BUE
Traslado de llegada al hotel en Iguazu
02 Noches de alojamiento en hotel seleccionado con desayuno
Excursión cataratas argentinas (sin entradas)
Excursión cataratas brasileras (sin entradas)
Parque de aves (sin entradas )
10
Almuerzo churrasquería Premium( sin bebida)
Traslado salida hotel en Iguazu
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
2. BRASIL
Figura 9 Brasil
FOZ IGUAZU
PLAN INCLUYE:
Traslados Aeropuerto/Hotel/Aeropuerto (diurno)
02 Noches de alojamiento
Desayunos diarios
Cataratas brasileras y argentinas sin entradas
Parque de Aves y Dreamland ( Museo de cera, valle de Dinosaurios y Maravillas
del Mundo), son cortesías y sin entradas
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
11
3. FLORIDA
Figura 10 Florida
ORLANDO FLASH
PLAN INCLUYE:
Traslados aeropuerto – hotel – aeropuerto (traslados en regular)
03 noches de alojamiento
Traslados ida y vuelta a atracciones
Un día de admisión a los parques de Disney (mk, ak, hs, ec).
Un día de admisión a los parques de Universal (us o ia)
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros.
4. MÉXICO – CANCUN
Figura 11 México
12
CANCÚN SOL Y ARENA
MÉXICO - CANCÚN
PLAN INCLUYE:
Traslado aeropuerto/hotel/aeropuerto en Cd de México
03 noches de alojamiento en Cd. de México
03 Desayunos buffet
03 Cenas menú en mismo hotel
Tour de Basílica de Guadalupe
Tour de Castillo de Chapultepec
Tour del Barrio de Coyoacán
Visita a la casa de la Famosa Casa Azul de Frida Kahlo
Visita al famoso Bazar del Sábado en San Angel
Recepción en Aeropuerto Internacional de Cancun
Traslado a hotel asignado en Cancun
04 noches de alojamiento en Cancun con Sistema TODO INCLUIDO
Tour de Cenote Sagrado y Pirámides de Chichenitza
Traslado hotel/aeropuerto Internacional de Cancun
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
Propinas a bell boys y camaristas
5. CHILE
Figura 12 Chile
13
PLAN INCLUYE:
Traslados / Aeropuerto / Hotel / Aeropuerto
03 Noches de Alojamiento en Hotel elegido
Desayunos
01 Full Day “ El Colorado” con Ticket mayor de principiante, con 01 clase
colectiva grupal de Ski, con equipo de Ski, que corresponde a Ski +
fijaciones + botas.
01 Full Day “Parque de Nieve en Farellones” con silla panorámica, tubing,
canopy, Snack en cafetería.
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
6. CUBA
Figura 13 Cuba
LA HABANA & VARADERO
PLAN INCLUYE:
Traslados aeropuerto - hotel VARADERO
02 Noches de alojamiento en Varadero
Desayunos diarios
Plan alimenticio todo incluido
Traslado hotel Varadero - Hotel La Habana - aeropuerto
02 Noche de alojamiento en La Habana
Desayunos diarios
Tour de ciudad
14
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
7. PANAMÁ CIUDAD & PLAYA (2-2)
Figura 14 Panamá
PANAMÁ CIUDAD Y PLAYA
PLAN INCLUYE:
Traslados aeropuerto - hotel ciudad
02 Noches de alojamiento en hotel a elegir
Desayunos diarios
City tours Canal + Compras Amphora Duty Free+ Compras Albrook Mall
Traslados hotel ciudad - hotel playa - aeropuerto
02 Noches de alojamiento en hotel Sheraton Bijao
Plan alimenticio todo incluido
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
15
8. URUGUAY COMPLETO
Figura 15 Uruguay
URUGUAY COMPLETO
PLAN INCLUYE:
Traslados apto/hotel/apto
03 noches de alojamiento en hotel a elegir
Desayunos diarios
Tkt. Barco rápido BUE/Colonia/MVD
Tkt barco rápido MVD/Colonia/BUE
City tour Montevideo
Full day Punta del Este
Cena show El Milongón (sin traslados)
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto salida de capital
Impuestos hoteleros
9. CUSCO, MACHU PICCHU, VALLE SAGRADO
Figura 16 Perú
16
CUSCO, MACHU PICCHU Y VALLE SAGRADO
PLAN INCLUYE:
Traslados aeropuerto/hotel/aeropuerto
03 Noches de alojamiento en hotel a elegir
Desayunos diarios
Visita a la ciudad y 04 ruinas cercanas
Visita al Valle Sagrado de los Incas con almuerzo
Traslados hotel/estación de tren/hotel
FD Excursión a Machu Picchu – Almuerzo en restaurante local
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
10. SAN ANDRÉS 2016
Figura 17 San Andrés
SAN ANDRÉS
PLAN INCLUYE:
Traslados aeropuerto - hotel - aeropuerto (diurno)
02 Noches de alojamiento en hotel a elegir
Plan alimenticio a elegir
Vuelta a la Isla Especial (pasajeros deben desplazarse por su cuenta a los
puntos de salida de los tours)
IVA Mayorista y Agencia
ISD Impuesto Salida de Capital
Impuestos hoteleros
17
1.4. Direccionamiento Estratégico.
Las organizaciones para crecer, generar utilidades y permanecer en el mercado deben
tener muy claro hacia dónde van, es decir haber definido su direccionamiento
estratégico. El direccionamiento estratégico lo integran los principios corporativos, la
visión y la misión de la organización. (Serna, 2010).
1.4.1. Misión
“Misión es una declaración duradera de propósitos que distingue a una organización de
otras similares. Es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para
determinar objetivos y formular estrategias.” (Vásquez, 2012)
Figura 18 Misión
En: (Elika, 2013)
La misión de la empresa “Like Us Turist” es la siguiente:
“Like Us Turist es una de las principales empresas de viaje del Ecuador dedicadas a
ofrecer un producto de total satisfacción para el cliente. Esto lo logramos con
innovación, manteniendo un bajo costo de producción, eficiencia y productividad,
contando con la experiencia, conocimiento y entrega personal, de un equipo de trabajo
altamente capacitado.”
1.4.2. Visión
“Es la declaración amplia de donde quiere que su organización este dentro de cinco o
diez años. Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco referencial de lo que
una organización es y quiere ser en el futuro.” (Vásquez, 2012)
18
La visión es hacia dónde quiere llegar la empresa en un largo plazo o un tiempo
determinado.
Figura 19 Visión
En: (Serviceandproces.com, 2014)
La visión de la empresa “Like Us Turist”, es la siguiente:
“Para el año 2017 agencia de viajes Like Us Turist, será la mejor agencia de viajes de
Ecuador brindando un servicio de calidad, rompiendo barreras y logrando viajes a
destinos no ofrecidos por ninguna otra agencia además de contar con su propia línea de
autobuses y renta de aviones.”
1.4.3. Valores Corporativos
Los valores administrativos guían al gerente en la selección de un propósito, una visión,
una misión, unas metas y unos objetivos para la firma. Los valores son creencias
fundamentales a cerca del negocio y de la gente que guía la estrategia organizacional.
(Admon, 2013)
Los valores corporativos son los lineamientos éticos, morales y sociales que tiene cada
uno de los miembros de la empresa, los mismos que mejorarán el entorno laboral.
La empresa Like Us Turist Cia Ltda. Cuenta con los siguientes valores corporativos:
Cumplimiento
Puntualidad
19
Honestidad
Compromiso
Trabajo en equipo
Lealtad
Responsabilidad social
Respeto
Tolerancia
Amistad
1.4.4. Objetivos Institucionales
“Los objetivos corporativos son los resultados globales que una organización espera
alcanzar en el desarrollo y operacionalización concreta de su misión y visión”. (Coopers
& Lybrand, 2010)
Los objetivos institucionales son las metas que desea cumplir la empresa en un tiempo
determinado, utilizando sus recursos económicos, humanos, técnicos entre otros.
Los objetivos de Like US Turist Cía. Ltda., Han sido establecidos en conjunto con el
personal, son los siguientes:
Ofrecer programas actualizados y con precios bajos garantizados en nuestra
página web y a través de mailings de nuestro equipo de producción.
Dar una respuesta flexible, a todas sus consultas.
Ofrecer una rápida respuesta a cualquier pregunta realizada.
Las comunicaciones son muy importantes para nosotros, y nos aseguramos de
tener el mejor sistema y tecnología disponible. Conexión las 24 horas en
teléfonos celulares y a través del MSN.
Reconocer que cada grupo o pasajero individual es diferente, nos aseguramos
de poner la máxima energía y creatividad en cada solicitud que ustedes nos
permitan manejar, para así acceder a las expectativas de viaje de vuestros
clientes.
Proporcionar personal de alta calificación profesional, llenos de espíritu
dinámico y experimentados en la industria turística ecuatoriana
20
1.5. Organización Estructural
Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de una actividad.
El término también se utiliza para nombrar a la representación gráfica de las operaciones que se
realizan en el marco de un proceso industrial o informático. (Gerencie.com, 2010)
1.5.1. Clasificación de los organigramas
Organigrama Estructural.
“Organigrama estructural detalla los diferentes componentes de la estructura
empresarial, relaciones y dependencias existentes entre los mismos.” (Lana, 2011)
En organigrama estructural se detalla la jerarquía que la empresa determinó para su
funcionamiento empresarial, en base a su departamentalización, mismo que permite
visualizar cual es la estructura actual de la empresa.
Organigrama Funcional.
“Además de lograr especificar el número de departamentos y relaciones existentes entre
los mismos detalla las funciones a ser desempeñadas por dichos departamentos.” (Lana,
2011)
El organigrama funcional se revela la estructura empresarial, detalla las funciones y
actividades que realiza cada cargo en el diario convivir.
Organigrama Posicional.
Es el elemento a través del cual se logra ubicar con efectividad la función específica que
desempeña cada individuo dentro de la estructura empresarial, de modo que puede ser utilizado
para especificar la necesidad de incrementar o disminuir las actividades que desempeña cada
individuo en la producción de bienes y servicios. (Hernandez, 2010)
El organigrama posicional es donde se determina la cantidad de cargos vacantes u
ocupados existen en cada departamento o área.
21
JUNTA DE SOCIOS
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
PRODUCTO Y PROMOCION
OPERACIONES
INTERNACIONALES
AXULIAR
Figura 20 Organigrama de la empresa Like US Turist Cía. Ltda.
22
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Sistema
2.1.1. Definición de Sistema
Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las
demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que
permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones teniendo muy en
cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema pueda operar y el recurso humano
que interactúa con el mismo, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
(Econlink.com, 2011)
Un sistema es un conjunto de elementos ordenados que tiene como propósito principal
de encontrar actividades interrelacionadas entre si y tienen con un mismo objetivo.
2.1.2. Componentes de un Sistema
Un sistema está compuesto por los siguientes componentes:
Ingreso de datos
Procesamiento de datos
Almacenamiento de información
Salida de información
Figura 21 Componentes de un sistema
Por: (Saonam, 2015)
23
Entrada de información
Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior
procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales
se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros
sistemas.
Almacenamiento de información
Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e
información para su uso posterior
Procesamiento de información
Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades
de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente:
1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.
2. Analiza y evalúa su contenido.
3. Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y
constituye un componente clave en el sistema de información gerencial.
Salida de información
Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios
finales.
2.1.3. Importancia de los sistemas
Es imposible llevar adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras.
La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero y
no financiero; el proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en la
información generada por los sistemas de información. (Ministerio del Trabajo, 2016).
Las organizaciones en la actualidad requieren de los sistemas ya que mejora su
funcionamiento, reduce el riesgo del impacto de las decisiones que la gerencia realiza.
24
2.1.4. Tipos de Sistemas
Existen varios tipos de sistemas los mismos que se detallarán a continuación:
Sistemas integrados
Sistema integrado es el conjunto de módulos donde se ingresa los datos por una sola vez
y se guardan en un único almacenamiento al que acceden todos los módulos.
Es decir, en un sistema integrado los módulos comparten archivos e intercambian datos
entre sí, permitiendo ahorrar costos en la medida que evita el reingreso de los datos en
cada módulo asegurando que todos los módulos manejan la misma información.
Como parte de la operación de un sistema integrado podemos anotar las siguientes
etapas:
Definición de parámetros.- Consiste en establecer las medidas iniciales para el
funcionamiento del sistema así como el traspaso de los registros.
Captura de la información.- Esta etapa se refiere a la recepción de la
información transferida de un sistema a otro a través de movimientos parame
trizados previamente.
Transferencia de la información.- Esta etapa puede ser ejecutada de manera
automática o por un usuario autorizado, inicia al momento en que la información
es trasladada desde el sistema de origen en donde se generó hasta el sistema de
destino en donde será centralizada y guardada.
Controles sobre la transferencia.- En esta etapa se puede clasificar de acuerdo
al momento en que se realizar la transferencia de información la cual puede ser
inmediata o al final del período, identificando que si es inmediata los controles
van hacer más fuertes. (Ministerio del Trabajo, 2016)
Los sistemas integrados son el conjunto de módulos empresariales necesarios que
permiten el desarrollo de las actividades de la empresa de forma eficiente.
Sistemas no integrados
El sistema no integrado está compuesto por varios subsistemas o módulos como ventas,
compra, producción, logística, recursos humanos, finanzas, contabilidad, etc., a
diferencia del Sistema Integrado estos operan de manera independiente generando una
mayor utilización de recursos. (Eumed.net, 2010)
Los sistemas no integradores son aquellos que contienen los módulos necesarios para
empresas medianas, contienen módulos específicos de cada necesidad de la empresa.
25
Sistemas auxiliares
Un sistema auxiliar se puede definir como aquel sistema que maneja de forma operativa
y detallada todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio. Se puede
decir un sistema auxiliar se reduce a un parte pequeña de un negocio, por ejemplo un
sistema de facturación. (Ministerio del Trabajo, 2016)
Los sistemas auxiliares son aplicados por empresas de acuerdo al tamaño de las
actividades que desarrollan.
2.1.4.1. Sistema Administrativo
Una integración lógica de técnicas para reunir y usar información para tomar decisiones de
planificación y control, motivar el comportamiento de los empleados y evaluar el rendimiento. Los
propósitos de un sistema administrativo son los siguientes:
Comunicar con claridad los objetivos de la organización
Asegurar que los administradores y empleados entiendan las acciones específicas que se
requieren de ellos para alcanzar las metas organizacionales.
Notificar los resultados de las acciones a toda la organización
Garantizar que los administradores puedan adaptarse a cambios en el ambiente.” (Horngren,
Stratton, & Sundem, 2010)
Un sistema administrativo es una herramienta para establecer procedimientos que se
relacionan con el proceso administrativo lo que ayudará a la empresa a que se cumplan
con los objetivos establecidos.
Figura 22 Sistema Administrativo
En: (Integridad , 2011)
26
2.1.4.1.1. Proceso Administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración.
La administración comprende una serie de fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento
resulta esencial para aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de
esta disciplina. En la administración de cualquier empresa existen dos fases: una
estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de
obtenerlos; y otra operacional, en la que se ejecuta todas las actividades necesarias para
lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases de la administración mecánica y dinámica. La
mecánica administrativa es la parte de diseño y arquitectura de la administración en la
que se establece lo que debe hacerse. Mientras que durante la dinámica se implanta lo
establecido durante la mecánica, en pocas palabras se refiere a la operación de la
empresa. (Munch, 2010)
El proceso administrativo contiene las fases de planificación, organización, dirección y
control, ejecutadas para lograr un objetivo en común utilizando los recursos de manera
eficiente.
Figura 23 Proceso Administrativo
Por: (Gestiopolis.com, 2012)
27
Las principales características del Proceso Administrativo son:
El proceso administrativo dentro de una empresa es flexible y acoplable a las
necesidades de la empresa.
Se implementa periódicamente la supervisión y control de los procesos.
En el proceso administrativo interviene la planeación, organización, dirección,
control y evaluación.
Este proceso permitirá el crecimiento de la organización.
2.1.4.1.1.1. Planeación
La planeación empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y definir los objetivos
es seleccionar anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación
determina a dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y en qué orden.
(Chiavenato, 2010)
La planificación es parte del proceso administrativo, en donde se desarrolla un plan,
lineamientos que permiten conseguir los objetivos de la empresa, y así proveer
problemas que pueden ocurrir en el futuro.
Las principales funciones de la planeación son:
Detallar las actividades a realizar
Pronosticar los posibles acontecimientos de la organización.
Establecer las condiciones para el cumplimiento de objetivos.
Determinar tiempos y responsables de las actividades a realizar.
Establecer estrategias que minimicen el impacto de los riesgos de la
organización
2.1.4.1.1.2. Organización
La organización consiste en determinar las actividades específicas necesarias para el
logro de los objetivos planeados (especialización), se encarga de agrupar las
actividades en una estructura lógica (departamentalización) y asigna las actividades a
posiciones y personas específicas (cargos o tareas). (Chiavenato, Administración en
los nuevos tiempos, 2010)
28
En la etapa de la organización se diseñan los organigramas de la empresa, para
determinar la línea de mando, la jerarquía y así designar las responsabilidades que
deben cumplir los empleados de la organización
Figura 24 Organización
Por:(Moreno Sanchez, 2013)
Las principales funciones de la organización son:
Diseñar el organigrama de la empresa
Designar las líneas de mando
Asignar las responsabilidades de los empleados
Distribución de trabajo.
2.1.4.1.1.3. Dirección
Consiste en estimular a las personas a desempeñarse bien. Se trata de digerir y motivar
a los empleados, y de comunicarse con ellos, en forma individual o en grupo. La
dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente que contribuye a
orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas en equipo y de la organización.
(Chiavenato, Administración en los nuevos tiempos, 2010)
La finalidad de la dirección es ejecutar las actividades que ya se planearon y
organizaron de forma ordenada, lo que permitirá que las tareas sean direccionadas de tal
forma que se cumplan los objetivos de la empresa.
29
Figura 25 Dirección
En: (Anamedm, 2012)
Las principales funciones de la dirección son:
Diseñar políticas de comportamiento empresarial.
Motivar al personal.
Desarrollar mecanismo de comunicación.
Establecer procesos de supervisión y direccionamiento del personal.
2.1.4.1.1.4. Control
El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y
desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término
control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia
con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación. (Aulafácil.com,
2012)
El control tiene como objetivo medir el desarrollo de las actividades que se
planificaron, evaluar el cumplimiento de la planificación, conocer los resultados
finales.
Figura 26 Concepto de Control
En: (Hidalgo A. , 2011)
30
Las principales funciones del control son:
Diseñar políticas de control.
Evaluar el desempeño del personal
Aplicar indicadores de cumplimiento
Diseñar controles preventivos , correctivos
2.1.4.2. Sistema Financiero
Es el conjunto de directrices, normas, procesos, operaciones, documentos o libros
contables que rigen el registro y el reporte de las transacciones económicas, los
movimientos de los fondos de una cooperativa u organización, con el objeto de
determinar la situación económica financiera de ella y el valor de los resultados
alcanzados en un período económico. (Vaca G, 2010)
Un sistema financiero dentro de una empresa es necesario, ya que es una herramienta
que controla las transacciones y registros contables que se ejecutan en la empresa.
2.1.4.2.1. Importancia
En el ámbito interno: Permite contar con información oportuna, a la dirección superior y
mandos medios, para la toma de decisiones en el nivel estratégico, táctico y operativo.
En el ámbito externo:
Brinda información a los socios y entidades de financiamiento, organizaciones de
cooperación respecto a la situación institucional en la perspectiva de lograr un mayor
acceso a recursos.
Brinda información a los organismos de control respecto al cumplimiento de las
normas de prudencia y solvencia financiera y los niveles de riesgo institucional.
Brinda información a las personas naturales, potenciales inversionistas y ahorristas
respecto a la calidad financiera institucional. (Vaca G, 2010)
Los sistemas de información financiera facilitan la obtención de datos, medidas en
unidades monetarias, derivados de las operaciones de una organización, institución o
empresa.
31
Es importante la utilización de sistemas financieros ya que estos establecen
lineamientos claros de cómo se van a realizar los diferentes procedimientos
relacionados con el registro.
2.1.4.2.2. Proceso Contable
Es el proceso metodológico de causación o acumulativo de todas las transacciones que
realiza la empresa durante el ejercicio contable de acuerdo a las normas del país. El
proceso consiste en la identificación, medición, clasificación, registro, interpretación,
análisis, evaluación e informe de todas las operaciones en desarrollo de la actividad
comercial de acuerdo al objeto social. (Fierro Martínez, 2011)
Es una secuencia de pasos que se encuentran ordenados y relacionados entre sí, los
cuales permiten realizar un análisis de las transacciones contables desarrolladas al
trascurso de un periodo.
La aplicación de procesos financieros permiten tener conocimiento de los documentos
fuentes de una transacción contable , estos son utilizados para el desarrollo de los
estados financiero , y así poder interpretar, analizar información contables obtenida.
2.1.4.2.3. Políticas Contables
Las políticas contables en una empresa son lineamiento que delimitan la
realización de las actividades de una empresa
Son un conjunto de normas que están diseñadas para controlar, normar el
comportamiento financiero.
Son utilizadas para registrar las transacciones de tesorería
Son lineamientos que determinar la presentación, registro, manejo de las
cuentas financieras de una empresa.
2.1.4.3. Sistema Contable
Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y
financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones
gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna, la información debe ser
analizada, clasificada y registrada de manera estandarizada que facilite la
interpretación de los resultados. (Rodríguez R. , 2014)
32
Un sistema contable es un conjunto de elementos relacionados entre sí, que ayudan a
procesar la información contable, para realizar la presentación de los estados
financieros, donde se refleja el cumplimientos de las actividades.
El análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los siguientes
objetivos:
Asegurar la integridad de los datos y de las cuentas contables.
Desarrollar un adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
Presentar la información financiera en forma confiable y eficiente.
Garantizar la aplicación de las normativas vigentes.
2.1.4.3.1. Código de las cuentas
Es un listado de los nombres de las cuentas contables respectivamente codificadas de
manera numérica, alfabética y alfanumérica.
El catálogo de cuentas tiene los siguientes fines:
Facilitar el trabajo contable al momento de consolidar cifras financieras.
Mantener registros claros y fiables.
Diseñar una contabilidad estándar.
2.1.4.3.2. Plan general de cuentas
“Es un listado ordenado, que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos
contables, las mismas que van jerarquizadas en cuentas de mayor general y sub-cuentas
en el que debe constar la clasificación, denominación y su utilización en las empresas”.
(Ambuludí, 2011)
El plan de cuentas es un listado ordenado de nombres que se asigna a un grupo de bines
con características similares entre sí o con una misma finalidad.
33
2.1.4.3.3. Estructura del plan de cuentas
La estructura debe ser agrupada y jerarquizada por niveles:
PRIMER NIVEL
Este grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica.
Situación financiera
Activos
Pasivo
Patrimonio
Situación económica
Ingresos
Gastos
Situación potencial
Cuentas de orden
SEGUNDO NIVEL
El subgrupo de las cuentas anteriores está dado por la división racional de los grupos,
efectuado bajo algún criterio de uso generalizado.
El activo se ordena bajo el criterio de liquidez
Activo corriente
Activo fijo o propiedad, planta y equipo
Diferido y otros activos
34
El pasivo se ordena bajo el criterio de exigibilidad
Pasivo corriente (corto plazo)
Pasivo fijo (largo plazo)
Diferidos y otros pasivos
El patrimonio se ordena bajo el criterio de inmovilidad
Capital
Reservas
Superávit de capital
Resultados
El Ingreso se ordena de acuerdo a la actividad económica de la empresa.
Ingresos operacionales
Ingresos no operacionales
Ingresos extraordinarios (otros ingresos)
Los Gastos se ordenan así:
Gastos operacionales
Gastos no operacionales
Gastos Extraordinarias
Las cuentas de orden se desagregan así:
Deudoras
Acreedoras
35
2.2. Procedimientos
2.2.1. Definición
Un procedimiento consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una
labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es
posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con
estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia. (Definición.de,
2010)
“Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a
seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores”.
(Blogspot, 2010)
Un procedimiento es una serie de acciones relacionadas que establecen un desarrollar
eficiente de la actividad, los procedimientos requieren una estructura y recursos para
que sean dirigidos de manera eficiente.
2.2.2. Objetivos
Los principales objetivos que tiene un procedimiento son los siguientes:
“El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo
una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.” (Blogspot,
2010)
“Garantizarse el éxito de la acción que se lleva cabo y más cuando son varias las
personas y entidades que participan en el mismo, que requerirán de la observación de
una serie de estadios bien organizados.” (Definición ABC, 2010)
Los objetivos de un sistema están en desarrollar actividades en forma ordenada y así
alcanzar resultados óptimos, los procedimientos mejoran la eficiencia de los procesos y
así la organización pueda alcanzar los objetivos.
36
2.2.3. Características
Entre las características que posee un procedimiento están:
Figura 27 Características de los Procedimientos
En: (Blogspot, 2010)
2.2.4. Descripciones
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en
práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las
operaciones. Son como el “seccionamiento” funcional del acto administrativo, y se dan
en todos los niveles de la empresa, por lo que se define entonces como “Un plan de
trabajo, preciso y minucioso previamente elaborado y verificado en la práctica
experimentalmente (Biblioteca .udo.edu, 2011)
Los procedimientos son técnicas que sirven para desarrollar y aplicar un método
adecuado en el manejo de las distintas actividades.
Los procedimientos es una secuencia lógica de acciones, con el propósito de crear una
guía de acción para la realización de las actividades designadas al personal.
2.2.5. Alcance
Los procedimientos es un elemento principal para desarrollar la planificación, estos se
dividen de acuerdo a los procesos de la organización, por lo que se clasifica en dos
grandes grupos:
No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y
sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
37
Procedimientos Administrativos
Procedimientos Contables
2.3. Control Interno
2.3.1. Definición
El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados
mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las
siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. : (Sindicatura General de la Nación,
2015)G
El control interno es un proceso que permite diseñar mecanismo de control a las
actividades de la organización para así poder garantizar el logro de los objetivos
establecidos.
El control interno es un sistema que puede establecido por toda una organización esto
permitirá a la administración mejorar la gestión administrativa, financiera contable y
operativa además de mejorar las relaciones interpersonales con clientes interno y
externos para así poder incrementar la productividad y eficiencia.
Figura 28 Control Interno
En: (Casals & Associates, 2011)
38
2.3.2. Importancia del Control Interno
Los controles financieros efectivos incluyen el mantenimiento de apropiados riesgos
contables, son un elemento importante del control interno.
Ayudan a asegurar que la compañía no este expuesta de manera innecesaria a riesgos
financieros que se pueden evitar y que la información financiera que se usa del control de
negocio y para publicación es confiable.
También contribuye a salvaguardar los activos incluyendo la prevención y detección del
fraude. (Mantilla, 2011)
Es necesaria la aplicación del control interno en las empresas sin importar el tamaño que
tenga , debido a que esto permite maximizar la utilización de una mejor manera de los
recursos en el desarrollo de las actividades de la gestión financiera, administrativa,
contable y operativa.
2.3.3. Objetivos del control interno
Los objetivos que tiene un sistema de control interno en una organización son:
1. Desarrollar un adecuado lineamiento mecanismo de control a las actividades
operacionales de la organización
2. Clasificar y conocer los impactos que generan riesgo para el logro de objetivos
empresariales.
3. Verificar y evaluar la fiabilidad de la información generada en el trascurso de un
periodo.
4. Diseñar una estructura organiza confiables, donde se determina las
responsabilidades, líneas de autoridad, canales de comunicación y niveles
jerárquicos.
2.3.4. Beneficios del Control Interno
“El control interno controla acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y
su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una
entidad.” (Pontifica Universidad Católica del Perú, 2014)
39
La implementación de un sistema de control interno permitirá que las organizaciones
cuenten con un incremento en el cumplimiento de los objetivos y metas, a través del
desarrollo de una buena cultura organizacional.
A continuación se presentan los beneficios del control interno:
Reducir riesgos empresariales
Lograr eficiencia y eficacia en operaciones de la organización
Fomentar la práctica de valores corporativos
Promover el desarrollo organizacional.
Asegurar el cumplimiento del marco normativo.
Lograr objetivos y metas establecidas.
Figura 29 Control Interno
En: (Escamilla, 2013)
2.3.5. Características del Control Interno
Son características del Control Interno las siguientes:
Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de
información y operacionales de la respectiva entidad;
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misión de la organización;
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable;
40
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna,
de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros;
Debe haber organización de manera que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad
relativa a las actividades de la empresa; y ;
Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de
contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control (Eslava, 2011).
Las características principales del control interno son:
Gestión de la Integridad
Personal Competente
Separación de Funciones
Historial de Mantenimiento
A continuación se detalla cada una de las características:
Gestión de la Integridad
Figura 30 Componentes de la gestión de integridad
En: (Integridad , 2011)
“El proceso de Gestión de Integridad se fundamenta en un ciclo de mejora continua que
requiere un claro entendimiento de los parámetros de diseño y operación, riesgo y
confiabilidad, requerimientos de inspección, etc.” (Integridad , 2011)
La Gestión de la Integridad es una aplicación de control interno que logra una adecuada
aplicación de manuales de funciones y responsabilidades.
41
Personal Competente
Figura 31 Competencias Laborales
En: (Slideplayer, 2011)
La capacidad de una organización para reclutar y retener personal competente indica la
intención de la administración de registrar correctamente las operaciones contables.
Además, la retención de los empleados aumenta la capacidad de comparación de los
registros financieros de un año a otro. Por otra parte, la confianza del auditor en los
registros contables subyacentes se incrementa a medida que observa la fiabilidad del
personal de la organización. Esto a su vez reduce la evaluación del auditor del riesgo de
errores materiales en los estados financieros de la entidad. (James, 2012)
En las empresas deberá existir personal que sea competente para que se desarrollen
correctamente las actividades a fin de minimizar los errores.
Segregación de Funciones
Figura 32 Segregación de Funciones
En: (Wordpress, 2015)
La segregación de funciones es fundamental para un control interno efectivo, ya que
reduce el riesgo de errores y acciones inapropiadas. Un sistema efectivo de control
interno separa las funciones de autoridad, de contabilidad y de custodia. Por ejemplo, un
empleado abre el correo entrante, un segundo empleado prepara boletas de depósito de
recibos diarios, mientras que un tercio de los empleados deposita los recibos en el
banco. El ejemplo anterior evita la posibilidad de que un empleado malverse fondos
entrantes. (James, 2012)
42
La segregación de funciones es una característica principal del control interno dado que
se genera responsabilidad en los trabajadores al momento de realizar las actividades
asignadas a cada uno.
Historial de Mantenimiento
Figura 33 Historial de Mantenimiento
En: (Tecnologías Avg S.A.S, 2015)
El mantenimiento de registros apropiados asegura que existe documentación adecuada
para cada transacción comercial. La administración de registros involucra almacenar,
proteger y con el tiempo destruir registros tangibles o electrónicos.
Además, un adecuado respaldo disuade a un empleado o la gestión de la creación de
transacciones discontinuas en los registros contables subyacentes. (James, 2012)
Es indispensable que la información sea confiable para la empresa, para que así la
gerencia pueda tomar decisiones que beneficien a la organización.
2.3.6. Componentes del Control Interno
El control interno está compuesto por cinco componentes debidamente
interrelacionados considerando los siguientes componentes:
Ambiente de control
Valoración de riesgos
Actividad de control
Información de control
Monitoreo.
2.3.6.1. Ambiente de Control
El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del
43
entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los
empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en
que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al
consejo de administración. (Pérez Solórzano, 2010)
El ambiente de control es la base para el manejo de la organización ya que en el
desarrollamos, escenarios donde se va a encontrar el talento humano de la organización,
el cual contiene los siguientes elementos que se detallan a continuación:
• Integridad y valores éticos
• Competencia
• Experiencia y dedicación de la Alta Administración
• Filosofía
Figura 34 Ambiente de control
En: (Medwave, 2012)
2.3.6.2. Evaluación de Riesgos
Una vez creado el ambiente de control se está en condiciones de proceder a una
evaluación de los riesgos, pero, no se puede evaluar algo que previamente no haya
identificado; por tanto, el proceso de identificación de los riesgos comienza paralelamente
con el establecimiento del ambiente de control y del diseño de los canales de
comunicación e información necesarios a lo largo y ancho del Instituto.
Debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se
modifican de forma continua, se hacen necesarios mecanismos para identificar y
minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio, por lo que cada vez es mayor
la necesidad de evaluar los riesgos previo al establecimiento de objetivos en cada nivel de
la organización. (Eumed.net, 2010)
44
La evaluación del riesgo permite encontrar los problemas potenciales que se encuentran
afectando al desarrollo de las actividades, cabe recalcar que los riesgos son internos o
externos.
Figura 35 Evaluación del riesgo
En: (Dreamstime, 2017)
2.3.6.3. Actividades de Control
En el diseño organizacional deben establecerse las políticas y procedimientos que
ayuden a que las normas de la organización se ejecuten con una seguridad razonable
para enfrentar de forma eficaz los riesgos. Las actividades de control se definen como
las acciones establecidas a través de las políticas y procedimientos que contribuyen a
garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos
con impacto potencial en los objetivos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las
diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico, y sirven como
mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Según su naturaleza
pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades
manuales y automatizadas. Las actividades de control conforman una parte fundamental
de los elementos de control interno. Estas actividades están orientadas a minimizar los
riesgos que dificultan la realización de los objetivos generales de la organización. Cada
control que se realice debe estar de acuerdo con el riesgo que previene, teniendo en
cuenta que demasiados controles son tan peligrosos como lo es tomar riesgos excesivos.
(Auditool, 2013)
Las actividades de control son realizas para normar lo que se está realizando en la
organización a través del establecimiento de políticas y procedimientos que permitan
lograr el cumplimiento de los objetivos.
45
Figura 36 Actividades de Control
Por: (Rodríguez, 2013)
2.3.6.4. Información y Comunicación
Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos e
control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de
aplicación sobre los sistemas de información.
1. Controles Generales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad
adecuada, e incluyen al control sobre el centro de procesamiento de datos y su
seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la
operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo
y mantenimiento de sistemas, soporte técnico y administración de base de datos.
2. Controles de Aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y
funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la
autorización y validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las
aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que se reciben o
entregan información. (Romero, 2012)
3.
Figura 37 Diferencias entre la Información y Comunicación
En: (FinanzasFP, 2010)
46
La información y comunicación en una empresa permite el desarrollo de las actividades
debido a que existe una mejor difusión de las decisiones realizadas por el gerente de una
organización.
2.3.6.5. Supervisión y Monitoreo
Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de
mejoramiento continuo, así mismo el sistema de control interno debe ser flexible para
reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de monitoreo y
supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y
funcionando en la entidad.
Es importante determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura
de control interno, teniendo en cuenta:
Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la
entidad.
Evaluaciones separadas.
Condiciones reportables.
Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.
(Auditool, 2013)
Figura 38 Supervisión y monitoreo
Por: (Ekman, 2013)
Es uno de los componentes que se aplica en toda la empresa, con el fin de que no
existan impactos negativos de los riesgos.
Para que exista un buen control se debe:
Interpretar apropiadamente las políticas
Los procedimientos deben estar correctamente aplicados
Tomar medidas correctivas
Revisar todas las actividades que se realicen
47
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
“El diagnóstico situacional es la identificación, descripción y análisis evaluativo del
escenario actual de la organización, en función de los resultados que se esperan y que
fueron planteados en la misión.” (Munch, 2010)
El análisis situacional permite la evaluación de los principales factores que inciden en el
desarrollo de la organización ya sean internos o externos.
Figura 39 Diagnostico Situacional.
Por: (Aguirre, 2014)
Mediante la aplicación del diagnóstico situacional la organización analiza los factores
interno y externo que le rodean, pudiendo así determinar:
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
48
El conocimiento de las puntos fuertes, débiles y limitaciones permiten el desarrollo de
estrategias, las misma que logran el posicionamiento de la empresa e incrementó de los
beneficios económicos.
3.1. Análisis Externo
El análisis externo, también conocido como análisis del entorno, evaluación externa o
auditoría externa, consiste en la identificación y evaluación de acontecimientos,
cambios y tendencias que suceden en el entorno de una empresa y que están más allá de
su control. (Kets, 2014)
En el momento de realiza el análisis de los factores externo que influyen en el desarrollo
de las actividades de la agencia de viajes, se tendrá que identificar los posibles factores
que puedan afectar de manera negativa a la empresa y así poder controlar su impacto.
Figura 40 Factores que envuelven externamente a la empresa
Por: (Sánchez Chavarria, 2013)
3.1.1. Macro ambiente
Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún
control. Podemos citar el rápido cambio de tecnología, las tendencias demográficas, las
políticas gubernamentales, la cultura de la población, la fuerza de la naturaleza, las
tendencias sociales, etc. ;fuerzas que de una u otra forma pueden afectar
significativamente y de las cuales la empresa pueden aprovechar las oportunidades que
ellas presentan y a la vez tratar de controlar las amenazas. (Negocios, 2010)
49
El macro ambiente son factores que afectan a la empresa externamente, debido a que se
deben analizar los cambios que existen en el transcurso de un periodo , los mismo que
pueden tener in impacto negativo o positivo que afecten a la realización de la as
actividades de la empresa.
3.1.1.1. Factor Legal
Los gobiernos ocupan un lugar preferencial en el análisis del entorno, motivado por
varios aspectos, desde su poder de compra, pasando por su poder legislativo y su
capacidad de apoyar a nuevos sectores mediante políticas de subvenciones, sin olvidar
la incidencia de sus políticas en nuevas inversiones.
Por ello es importante desde el punto de vista del análisis del entorno evaluar las
tendencias y sus posibles consecuencias para la empresa a corto y medio plazo. (Best
Business Service, 2010)
Figura 41 Manual de calidad turística
En: (Escamilla, 2013)
En el factor legal se tiene las diferentes leyes y normativas que el gobierno del país
establece para el funcionamiento de un actividades económica, la cual es uno de los ejes
principales para el desarrollo de las actividades de la agencia de viajes.
El factor legal para la agencia de viaje representa una Oportunidad debido a que el país
está priorizando en su matriz productiva el turismo con el fin de generar recursos
económicos, debido a que generan un alto porcentaje del PIB.
50
El factor legar es la normativa que regulan, controlan o condicionan las actividades de la
empresa, además regulariza las actividades que realizan las organizaciones, por lo cual la
empresa está en la obligación de cumplir con una amplia normativa para ejercer de manera
adecuada sus actividades.
Ley de Régimen Tributario Interno
Ley de Compañías
Ley de Seguridad Social
Ley de Turismo
Ley de Régimen Tributario Interno
Figura 42 Ley de régimen tributario
En: (Editorial Juridica del Ecuador, 2016)
En esta ley se encuentran disposiciones que se deben cumplir, con relación al pago de
impuestos, tasa, contribuciones y declaraciones, las mimas que contribuyen a la
económica del país, y el organismo de control es el Servicio de Rentas Internas
Es necesario que todas las empresas conozcan que obligaciones poseen con el
mencionado organismo de control que se basada en la ley de régimen tributario interno.
Art. 52.- Objeto del impuesto.- Se establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que
grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de
naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos de
autor, de propiedad industrial y derecho.
51
Art. 56.- Impuesto al valor agregado sobre los servicios.- El impuesto al valor agregado
IVA, grava a todos los servicios, entendiéndose como tales a los prestados por el
Estado, entes públicos, sociedades, o personas naturales sin relación laboral, a favor de
un tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, a
cambio de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros servicios o cualquier
otra contraprestación. Se encuentran gravados con tarifa cero los siguientes servicios:
1.- Los de transporte nacional terrestre y acuático de pasajeros y carga, así como
los de transporte internacional de carga y el transporte de carga nacional aéreo
desde, hacia y en la provincia de Galápagos. Incluye también el transporte de
petróleo crudo y de gas natural por oleoductos y gasoductos; (Ley de Régimen
Tributario Interno, 2015)
La agencia de viaje debe aplicar los lineamientos establecido para poder desarrollar las
actividades de mejor manera, logrando así incrementar el porcentaje de acogida de los
clientes a nivel nacional e internacional.
Ley de Compañías
Figura 43 Ley de Compañía
En: (Editorial Juridica del Ecuador, 2016)
En esta ley se encuentran todas las regulaciones para las diferentes compañías que
integran el sector económico ecuatoriano, como así también su constitución legal,
aportes, capital social, sus derechos y obligaciones que la agencia de viaje de aplicar
siendo una Compañía Limitada.
A continuación se muestra las características principales de las compañías limitadas.
52
Tabla 1 Características de una Compañía Limitada
CRITERIO CONCEPTO
NOMBRE Y
SIGLAS
Al nombre asignado se deberá agregar las palabras “compañía limitada”
o sus respectivas siglas Cía. Ltda.
SOCIOS Está conformada por un mínimo de dos socios y máximo de quince
socios, los que responden hasta por el monto de sus aportaciones
individuales.
CAPITAL La compañía de responsabilidad limitada se constituye con un capital
mínimo de $400,00 dólares, dividido en participaciones, siendo
necesario el pago por lo menos del 50% de cada participación.
FINALIDAD La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la
realización de toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones
mercantiles permitidos por la ley excepción, hecha de operaciones de
bancos, seguros, capitalización de ahorros.
Nota: Muestra el detalle de las características de una compañía Limitada
En: (Superintendencia de Compañías, 2010)
Ley de Turismo
Figura 44 Ley de Turismo
En: (Editorial Juridica del Ecuador, 2016)
Art. 3.- Son principios de la actividad turística, los siguientes:
a) La iniciativa privada como pilar fundamental del sector; con su contribución mediante la
inversión directa, la generación de empleo y promoción nacional e internacional;
b) La participación de los gobiernos provincial y cantonal para impulsar y apoyar el desarrollo
turístico, dentro del marco de la descentralización;
53
c) El fomento de la infraestructura nacional y el mejoramiento de los servicios públicos básicos
para garantizar la adecuada satisfacción de los turistas;
d) La conservación permanente de los recursos naturales y culturales del país; y,
e) La iniciativa y participación comunitaria indígena, campesina, montubia o afro ecuatoriana,
con su cultura y tradiciones preservando su identidad, protegiendo su ecosistema y participando
en la prestación de servicios turísticos, en los términos previstos en esta Ley y sus reglamentos
Art. 15.- El Ministerio de Turismo es el organismo rector de la actividad turística ecuatoriana,
con sede en la ciudad de Quito. (Ley de Turismo, 2010)
El factor legal representa una Oportunidad para la empresa porque en estos se
encuentran los lineamientos que deben seguir para ejecutar sus actividades, permitiendo
asi ofrecer un servicio de calidad y eficiente a los clientes.
3.1.1.2. Factor Económico
Está formado por la evolución de las principales magnitudes macroeconómicas, como la renta
nacional, producto interno bruto, el tipo de interés, la inflación, el desempleo, el tipo de cambio,
la balanza de pagos y la carga fiscal. Estas variables determinan la capacidad de compra e
influyen en las pautas del consumo. (Hidalgo A. , 2011)
Es necesario realizar el análisis de los factores, los mismos que desarrollan muchos
cambios en este el aspecto económico del país y de la agencia de viajes, es por ello que
se van a analizar dos variables importantes Producto Interno Bruto e Inflación.
3.1.1.2.1. Producto Interno Bruto
“Es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor del Área
Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los
consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de
hogares.” (Banco Central del Ecuador, 2016)
El Producto Interno Bruto es la producción de bienes y servicios de un país en un
determinado periodo de tiempo, además se lo puede diferenciar por sectores.
54
Figura 45 Producto Interno Bruto por sectores
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Como se puede apreciar en la figura anterior el sector al cual perteneces la agencia de
viajes es a otros servicios, ya que aquí es donde se encuentra la actividad que
desempeña la empresa, ha aportado de forma negativa al PIB en un 1.7 %, lo que
representa una Amenaza para la empresa, debido a que ha existido una baja producción
en este tipo de empresas para lo cual Agencia de Viajes debe buscar alternativas para
mejorar su generación de recursos.
Uno de los factores principales para que el factor económico sea una amenaza es la
inestabilidad económica por la que atraviesa el país, la falta de liquidez, ocasionando así
que las personas consideren que la utilización de agencias de viajes es un gasto
innecesarios, como consecuencia de esto es el decremento de los ingresos de la empresa
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
3.1.1.2.2. Inflación
La utilización más habitual del concepto tiene un sentido económico: la inflación es, en
este caso, la elevación sostenida de los precios que tiene efectos negativos para la
economía de un país.
Esto quiere decir que, con la inflación, suben los precios de los bienes y servicios, lo que
genera una caída del poder adquisitivo. (Definición.de, 2013)
55
La inflación es la subida de precios por pérdida del poder adquisitivo de la moneda, lo
que hace que exista un desequilibrio en la economía.
Figura 46 Inflación del sector
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Como se muestra en la figura anterior en el segmento en dónde se encuentra la agencia
de viajes ha tenido una inflación de 9,86%, lo que representa una Amenaza debido a
que existe un alza de precios y los posibles clientes priorizan sus recursos en otras
necesidades básicas como son alimentación, vestido, vivienda dejando de un lado el
realizar turismo.
3.1.1.3. Factor Tecnológico
Ha tenido un gran impacto en los estilos de vida del hombre moderno, en sus hábitos de
consumo y en su bienestar económico. Los avances tecnológicos pueden influir en el
marketing de tres maneras:
Al dar origen a industrias enteramente nuevas, como lo han hecho las computadoras, los
rayos láser y los robots.
Al modificar de modo radical o destruir prácticamente las industrias existentes.
Al estimular los mercados y las industrias no relacionadas con la nueva tecnología.
(WordPress, 2010)
El factor tecnológico es indispensable ya que su aplicación permitirá brindan servicios
de calidad basado en la satisfacción del cliente mediante la utilización de herramientas
tecnológicas como las TICS, por ende se podrá aumentar la productividad de la agencia
de viajes.
56
Figura 47 Tecnología en Agencia de Viajes
En: (Noticiasdeturismo.com, 2015)
En la actualidad la tecnología es el medio de comunicación y difusión de mayor acogida
por lo que la agencia de viaje implementa la comercialización de sus paquetes turístico
mediante la utilización de tecnología de punta.
Es considerado una Oportunidad para la agencia de viajes, debido a que mejora mejorar
el servicio que ofrece a través del manejo de redes sociales y la página web de la
empresa logrando promocionar sus paquetes turísticos ya sean Nacional e
Internacionalmente, proporcionando así un servicio de calidad y de innovación a los
clientes y además adquiriendo un reconocimiento internacional.
3.1.1.4. Factor Social
Figura 48 Ecuador Turístico
En: (Econlink.com, 2011)
57
“La suma de los patrones y normas que regulan el comportamiento de una sociedad,
incluyendo valores, creencias y costumbres, y que son transmitidos en el tiempo por la
sociedad, configuran el entorno cultural.” (Hidalgo A. , 2011)
El factor social para la agencia de viajes es una Oportunidad ya que promociona el
cuidado del medio ambiente y a su vez incentiva al turismo interno, logrando así que la
población tenga una cultura de exploración los diversos lugares que posee el país.
3.1.2. Microambiente
En el microambiente se determinara las oportunidades y amenazas del grupo más cercano a la
empresa que influye de manera más directa a las actividades que realiza la misma. Por lo tanto
se analizara los siguientes factores:
Clientes
Proveedores
Competencia
Figura 49 Factores del Microambiente
Por: (Estupiñan , 2012)
3.1.2.1. Clientes
Es la persona u organización que realiza una compra. Puede estar comprando en su
nombre, y disfrutar >personalmente del bien adquirido, o comprar para otro, como el caso
de los artículos infantiles. Resulta la parte de la población más importante de la
compañía. (Cultural S.A., 2010)
58
Figura 50 Clientes de agencia de viajes
En: (Alorural.com, 2010)
Los clientes son la razón de ser de la empresa, en este caso son todas las personas que
tengan la necesidad de realizar cualquier viaje nacional o internacional.
Los principales clientes son:
GUALASAM
VOLARE TOURS
DEYK TRAVEL
METROPOLITAN TOURING
POLIMUNDO
HOLIDAYS TRAVEL
SUAREZ Y SUAREZ
CANTABRIA TOURS
ESITOUR
ABB TRAVEL
RIO TOUR TRAVEL
BAMBOLI VIAJES
WINNERS TRAVEL
SARAMA TRAVEL
MIM TRAVEL GROUP
ABSOLUD JOY
DIN VIAJES
VIAJES DEL CANO
59
PAM TOURS
COSTA MAR
KLS TOURS
QUITU TRAVEL
Este factor representa una Oportunidad debido a que gracias a la contratación de
paquetes aéreos y turísticos la empresa genera recursos y puede crear plazas de empleo.
3.1.2.2. Proveedores
“Influyen de manera directa en la calidad de los productos o servicios de una empresa. Se debe
identificar a aquellos que ofrezcan ventajas competitivas respecto de los productos o servicios
que vamos a desarrollar.” (Emprendedor XXI, 2011)
Figura 51 Proveedores de la agencia de viajes
En: (Elika, 2013)
Entre los proveedores más importantes de la empresa se encuentran:
ORLANDO ACEVEDO
AMERICAN EXECUTIVE
HOTEL
DOLLAR RENTA CARD
PRIVILEGET
VIA CAPI
60
Este factor es considerado una Oportunidad para la empresa porque con proveedores de calidad
se puede brindar un servicio con especificaciones de calidad y las mejoras condiciones, cabe
resaltar que antes de ser contratados son analizados con el fin de evitar cualquier inconveniente.
3.1.2.3. Competencia
“El saber competir es no sólo ofrecer productos innovadores y originales, sino
mantenerse a través del tiempo en el mercado con productos y servicios de calidad, que
hagan la diferencia entre la competencia y nosotros.” (Consegra, 2011)
Figura 52 Competencia
En: (Clasificados.com, 2010)
La competencia para Like US Turist. Representa una Amenaza debido a que existe en el
mercado el mismo servicio a varios costos, por lo que los demandantes tienen varias
opciones para elegir, es por ello que la empresa debe crear estrategias para atraer a
clientes.
3.2. Análisis Interno
Un análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores o
elementos que puedan existir dentro de una empresa. Realizar un análisis interno tiene
como objetivo conocer los recursos y capacidades con los que cuenta la empresa e
identificar sus fortalezas y debilidades, y así establecer objetivos en base a dichos
recursos y capacidades, y formular estrategias que le permitan potenciar o aprovechar
dichas fortalezas, y reducir o superar dichas debilidades. (Crecenegocios.com, 2014)
En el análisis interno se determina las fortalezas y debilidades de la agencia de viaje,
estos factores existen en el interior de la empresa.
61
Se realizará un estudio enfocado a los departamentos de ventas, operaciones y
administrativo por lo tanto se aplicará un cuestionario de control interno en base al
COSO II.
La aplicación de este cuestionario permitirá establecer un nivel de riesgo a través de
preguntas cerradas, las cuales tendrán una ponderación de los rangos de 1 a 10.
Figura 53 Análisis Interno
Por: (Isoformula, 2015)
62
3.2.1. Cuestionario de control interno de la capacidad administrativa
Cuestionario de Capacidad Administrativa
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS POND
SI NO
1 ¿Cuenta la agencia de viajes con un manual de
procedimientos para el área administrativa?
X 0
2 ¿La agencia de viajes maneja una cultura
organizacional adecuada en esta área?
X 0
3 ¿La empresa cuenta con objetivos establecidos para
el área administrativa?
X 6
4 ¿Like Us Turist mide el cumplimiento de los
objetivos establecidos por el área administrativa?
X 4
5 ¿Se ha designado correctamente la autoridad,
funciones y responsabilidades al personal del área
administrativa?
X 4
6 ¿Existe un procedimiento de control para el
cumplimiento de las actividades de contratación
del personal?
X 0
7 ¿Se cuenta con procedimientos para controlar el
manejo de nómina?
X 0
8 ¿Se evalúa el desempeño del personal del área
administrativa?
X 0
9 ¿La información administrativa es sustentada con
evidencias documentales?
X 6
10 ¿Se capacita al personal de manera periódica? X 2
11 ¿Se realiza un control al registro del avance de las
actividades diarias del personal administrativo?
X 0
12 ¿Se han establecido procedimientos de control para
el cumplimiento del organigrama?
X 0
13 ¿Existen adecuados canales de comunicación entre
directivos y empleados?
X 7
14 ¿Se realiza informes de cumplimiento de objetivos
para ser analizados con gerencia?
X 0
15 ¿Se supervisa que se cumplan con las políticas
establecidas?
X 0
16 ¿Se cuenta con lineamientos para supervisar el
manejo de la nómina?
X 0
TOTALES 29
Nota: Cuestionario de control interno
63
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
ADMINISTRACIÓN
Variables:
CT= Calificación Total
PT= Puntaje Total
NC= Nivel de Confianza
NR= Nivel de Riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
CTx100
NC = PT = Nivel de Confianza
29x100
NC = 160 = 18,13 %
RIESGO DE CONTROL
RC = 100%-NC = Riesgo de Control
RC = 100%-18,13 % = 81,88%
Interpretación
El Riesgo de Control es de 81.88% lo que indica que existen deficiencias en el
control interno aplicado por la empresa, específicamente porque no existen
procedimientos de control establecidos para contratación del personal y para la
estructura del organigrama de la agencia de viaje.
La agencia de viajes tiene en el departamento administrativo las siguientes fortalezas y
debilidades
FORTALEZAS
La agencia cuneta con los objetivos establecidos administrativos
La agencia tiene la información administrativa sustentada por documentos
La agencia de viajes tiene canales de comunicación adecuado
64
DEBILIDADES
La agencia de viajes no cuenta con manual de procedimientos del área
administrativa
En la agencia no se cuenta con una cultura organizacional del área
La agencia no tiene mecanismo de medición del cumplimiento de los objetivos
administrativos
No existe una designación correcta de las funciones y responsabilidades del
personal
La agencia no cuenta con procedimientos de contratación al personal , nómina y
capacitación
LIKE US TURIST no cuenta con la evaluación del desempeño del personal
No existen registro de control de las actividades del personal
No se contrala el cumplimiento del organigrama funcional
La agencia de viaje no cuenta con procesos de supervisión
La agencia no cuenta con lineamientos de supervisión
65
3.2.2. Cuestionario de control interno de la capacidad de Ventas
Cuestionario de control de Ventas
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE VENTAS
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS POND
SI NO
1 ¿Cuenta la empresa con un manual de
procedimientos para la comercialización de los
servicios de la agencia de viajes?
X 4
2 ¿Se maneja medios de comunicación para a la
comercialización de los paquetes turísticos?
X 4
3 ¿La empresa cuenta con objetivos establecidos
para el área contable?
X 0
4 ¿Se mide el cumplimiento de los objetivos
establecidos con relación a las ventas?
X 0
5 ¿Se ha designado personal competente para el
manejo de las ventas de la agencia?
X 0
6 ¿Existe un procedimiento de control para
facturación y ventas?
X 7
7 ¿La agencia cuenta con un plan de marketing
digital?
X 0
8 ¿Se evalúa el desempeño del personal de ventas? X 0
9 ¿La empresa tiene procesos de control de las
ventas realizadas?
X 1
10 ¿La agencia de viajes tiene procedimientos de
control a la cartera de cobro?
X 2
11 ¿Se realiza un control al registro y archivo de los
facturas?
X 8
12 ¿Se han establecido procedimientos de publicidad
y promoción de los paquetes turísticos?
X 0
13 ¿Existen adecuados canales de comunicación
entre los clientes y la agencia de viajes?
X 0
14 ¿Se aplican mecanismo de marketing para
incrementar las ventas?
X 0
15 ¿Se supervisa la atención a los clientes durante la
utilización del servicio?
X 5
16 ¿Se cuenta con lineamientos para supervisar el
cumplimiento del plan de marketing de los
paquetes turísticos?
X 0
TOTALES 31
Nota: detalle del cuestionario
66
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
VENTAS
Variables:
CT= Calificación Total
PT= Puntaje Total
NC= Nivel de Confianza
NR= Nivel de Riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
CTx100
NC = PT = Nivel de Confianza
31x100
NC = 160 = 19.38 %
RIESGO DE CONTROL
RC = 100%-NC = Riesgo de Control
RC = 100%-19.38% = 80.63%
Interpretación
El Riesgo de Control es de 80.63% lo que indica que existen deficiencias en el
control interno aplicado por la empresa, específicamente porque no existen
procedimientos de control establecidos para las ventas y para el plan de marketing de
comercialización de los paquetes turísticos.
La agencia de viajes tiene en el departamento administrativo las siguientes fortalezas y
debilidades
FORTALEZAS
La agencia de viajes cuenta con procedimientos de ventas y facturación
La agencia cuenta con procedimientos de control en el registro y archivo de las
facturas
67
DEBILIDADES
La agencia de viajes no cuenta con manual de procedimientos del área ventas
En la agencia no se cuenta con una medios de comunicación para la
comercialización de los paquetes turísticos
La agencia no tiene establecidos los objetivos del área de ventas
La agencia no tiene mecanismo de medición del cumplimiento de los objetivos
ventas
No se desarrolla un plan de marketing digital para la comercialización de los
paquetes turísticos
No se evalúa el desempeño del persona de ventas
No existen procedimientos de control de la cartera de cobro
La agencia no cuenta con procedimientos de publicidad y promoción de los
paquetes turístico con medios digitales
No se realiza la supervisión de la atención dada al cliente
68
3.2.3. Cuestionario de control interno de la capacidad de Operaciones
Cuestionario de control interno de operaciones LIKE US TURIST CIA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE OPERACIONES
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS POND
SI NO
1 ¿Cuenta la empresa con un manual de procedimientos para la
contratación de proveedores?
X 0
2 ¿La agencia de viaje tiene mecanismo de selección de los
proveedores?
X 0
3 ¿La empresa cuenta con lineamientos de contratación de los
proveedores?
X 0
4 ¿En la agencia de viajes se realiza el presupuesto anual previo
al cierre del ejercicio contable?
X 0
5 ¿Se ha designado correctamente el presupuesto para los gastos
incurridos del giro del negocio?
X 0
6 ¿Existe un procedimiento de control para el uso del dinero
asignado a los gastos de operación de la agencia de viajes?
X 0
7 ¿Se cuenta con procedimientos para controlar las cuentas de
caja, bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, compras,
ventas?
X 0
8 ¿Se evalúa el desempeño del personal del área contable al
momento de realizar el presupuesto?
X 2
9 ¿La información contable es sustentada con evidencias
documentales para la asignación de presupuesto?
X 0
10 ¿Se cumple puntualmente el pago de obligaciones tributarias y
beneficios sociales?
X 6
11 ¿Se realiza un control al registro y archivo de los documentos
contables?
X 0
12 ¿Se han establecido procedimientos de control para cada una de
las cuentas contables que maneja la empresa?
X 0
13 ¿Existen adecuados canales de comunicación? X 7
14 ¿Los responsables de la elaboración del presupuesto presentan
informes de ejecución?
X 0
15 ¿Se supervisa que se cumplan con las políticas contables
establecidas?
X 2
16 ¿Se cuenta con lineamientos para supervisar el manejo de las
cuentas por cobrar y cuentas por pagar que tenga pendiente la
empresa?
X 0
TOTALES 17
Nota: detalla el cuestionario de control interno
69
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
OPERACIONES
Variables:
CT= Calificación Total
PT= Puntaje Total
NC= Nivel de Confianza
NR= Nivel de Riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
CTx100
NC = PT = Nivel de Confianza
17x100
NC = 160 = 10.63%
RIESGO DE CONTROL
RC = 100%-NC = Riesgo de Control
RC = 100%-10.63% = 89.38%
Interpretación
El Riesgo de Control es de 89.38% lo que indica que existen deficiencias en el
control interno aplicado por la empresa, específicamente porque no existen
procedimientos de control establecidos para la elaboración del presupuesto y el manejo
La agencia de viajes tiene en el departamento administrativo las siguientes fortalezas y
debilidades
FORTALEZAS
La agencia de viajes evalúa el desempeño del personal en la realización del
manejo contable
La información contable es sustentada con documentos
La agencia de viajes realiza el pago puntual de sus obligación
La empresa cuenta con canales de comunicación
70
DEBILIDADES
La agencia de viajes no cuenta con manual de procedimientos de la contratación
de proveedores
En la agencia no se cuenta con mecanismo de selección de los proveedores
La agencia no tiene lineamientos de contratación de los proveedores
No existe un presupuesto anual planificado
No cuenta con una designación eficiente de gastos incurridos por la empresa
En la agencia de viajes no existen procedimientos de control de los gastos
No cuenta con procesos de control a las cuentas contables de la agencia de viajes
No existe registros y archivos de documentos contables
No cuenta con informes de presupuesto ejecutados
No existen procedimientos de supervisión de las actividades de la agencia de
viajes
3.2.4. Análisis FODA
La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con los que se
cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras
fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y
Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros
objetivos). (Matrizfoda.com, 2011)
En la matriz FODA se plasman las principales fortalezas y debilidades que se derivaron
del análisis interno, las oportunidades y amenazas del análisis externo, con la
realización de este tipo de matriz se pueden crear estrategias para aprovechar los
aspectos positivos y desechar los negativos, además es una visualización amplia de la
situación actual de la empresa.
Figura 54 Análisis FODA
Por: (Planeación Estratégica Aplicada, 2012)
71
3.2.4.1. Matriz FODA
LIKE US TURIST CIA.LTDA
MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. La agencia cuenta con los objetivos establecidos administrativos
2. La agencia tiene la información administrativa sustentada por
documentos
3. La agencia de viajes tiene canales de comunicación adecuado
4. La agencia de viajes cuenta con procedimientos de ventas y
facturación
5. La agencia cuenta con procedimientos de control en el registro y
archivo de las facturas
6. La agencia de viajes evalúa el desempeño del personal en la
realización del manejo contable
7. La agencia de viajes realiza el pago puntual de sus obligación
1. La agencia de viajes no cuenta con manual de procedimientos del área
administrativa , ventas y operaciones
2. En la agencia no se cuenta con una cultura organizacional del área
3. La agencia no tiene mecanismo de medición del cumplimiento de los
objetivos administrativos
4. No existe una designación correcta de las funciones y responsabilidades
del personal
5. La agencia no cuenta con procedimientos de contratación al personal ,
nómina y capacitación
6. No existen registro de control de las actividades del personal
7. No se contrala el cumplimiento del organigrama funcional
8. La agencia de viaje no cuenta con procesos de supervisión
9. La agencia no cuenta con lineamientos de supervisión
10. La agencia no tiene lineamientos de contratación de los proveedores
11. No existe un presupuesto anual planificado
12. No cuenta con procesos de control a las cuentas contables de la agencia
de viajes
13. En la agencia no se cuenta con una medios de comunicación para la
comercialización de los paquetes turísticos
14. No se desarrolla un plan de marketing digital para la comercialización de
los paquetes turísticos No se realiza la supervisión de la atención dada al
cliente
72
Nota: Describe las fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades de la empresa
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. El factor legal para la agencia de viaje permite tener una
oportunidad debido a que el país está priorizando en su matriz
productiva el turismo
2. El factor tecnológico es considerado una oportunidad ya que
mejora el servicio que ofrece a través del manejo de redes sociales
y la página web de la empresa logrando promocionar sus paquetes
turísticos.
3. El factor social para la agencia de viajes es una oportunidad ya
que promociona el cuidado del medio ambiente y a su vez
incentiva al turismo interno
4. Los proveedores son considerados como una oportunidad para la
empresa porque proporcionan materiales de calidad se puede
brindar un servicio.
5. Los clientes representa una oportunidad debido a que gracias a la
contratación de paquetes aéreos y turísticos la empresa genera
recursos y puede crear plazas de empleo.
1. La competencia para Like US Turist. Representa una Amenaza debido a
que existe en el mercado el mismo servicio a varios costos
2. El factor económico es una amenaza debido a que existe un alza de
precios y los posibles clientes priorizan sus recursos en otras necesidades
básicas como son alimentación, vestido, vivienda dejando de un lado el
realizar turismo
73
4. PROPUESTA DE UN “SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA LA
AGENCIA DE VIAJES " LIKE US TURIST " REPRESENTACIONES CIA
LTDA, DEDICADA A LA VENTA DE PAQUETES TURISTICOS,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”.
4.1. Introducción
“Like US Turist” es una Agencia de Viajes Turística Ubicada dentro del Distrito
Metropolitano de Quito, Zona Norte, Calle Juan González N35-26 y Juan Pablo Sáenz,
Ed. Vizcaya, fue creada por profesionales capacitados en distintas áreas, que decidieron
adherir sus capitales y constituir una compañía con Responsabilidad Limitada, un cuatro
de Abril del año 2006 con la única finalidad, es de brindar a la las personas de recursos
medios-altos la oportunidad de conocer tanto nuestro hermoso país como también los
distintos destinos del mundo entero.
Esta empresa diseña y opera programas de viaje a infinidad de destinos tanto para
agencias de viajes como para corporaciones hacia los principales mercados alrededor
del mundo, siendo una de las principales empresas de viaje del Ecuador se dedica a
ofrecer un producto de total satisfacción para el cliente además de la obtención de
rentabilidad. Con el fin de lograr una mejor estructura organizacional en todos los
departamentos y a su vez una mejor posición dentro del mercado Turístico de nuestro
país.
4.2. Alcance
Se desarrollarán procedimientos de control interno, los mismos que ayudarán al
personal a realizar sus actividades de forma eficiente, logrando optimizar los recursos
económicos y materiales.
74
4.3. Importancia
La presente propuesta representa una herramienta eficaz que debe ser utilizada por todas
las personas que conforman la empresa con el fin de minimizar errores y pérdida de
recursos causados por desconocimiento al momento de ejecutar las actividades,
mediante la aplicación de esta herramienta permite mejorar el manejo de la
administración de la agencia de viajes.
4.4. Objetivos de la propuesta
Establecer procedimientos de control interno para el correcto desarrollo de las
actividades de la empresa.
Determinar políticas para cada uno de los procedimientos establecidos con la
finalidad de que el personal cuente con lineamientos que permitan realizar las
actividades de manera eficiente.
Elaborar un flujo grama de cada uno de los procedimientos con el fin de que el
personal tenga un apoyo visual que le ayude de manera clara y sencilla a
desempeñarse de manera correcta.
Asignar responsables a cada procedimiento para su cumplimiento y adecuado
manejo.
4.5. Contenido de la propuesta
Los procedimientos que se propondrán son:
Departamento Administrativo Financiero
Reclutamiento y selección del personal
Contratacion
Induccion Y Capacitacion
Nomina
Caja
Bancos
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
75
Ingreso
Gasto
Departamento de Ventas
Plan de marketing Digital
Publicidad
Atenciòn a cliente
Departamento de Operación
Elaboraciòn del presupuesto
Aprobaciòn del presupuesto
Ejecuciòn del presupuesto
Restructuracion del Organigrama de la agencia de viajes
4.6. Procedimientos del Departamento Administrativo Financiero
4.6.1. Reclutamiento y Selección
El reclutamiento es la forma de atraer a un determinado personal que tiene ciertas
características, el mecanismo de reclutamiento es por medio de publicaciones en
periódicos de mayor circulación o por anuncios publicitarios, después se realiza el
proceso de selección el mismo que tiene ciertas especificaciones las cuales deben
cumplir los postulantes, mediante estos procesos se puede obtener postulantes más
adecuados para la vacante.
4.6.1.1. Objetivo
Determinar procedimientos de reclutamiento y selección de personal, los mismos que
permitan contratar personal altamente calificado el cual pueda desarrollar sus aptitudes
en el puesto de trabajo asignado.
76
4.6.1.2. Responsables
Jefe de Recursos Humanos
Gerente General
4.6.1.3. Políticas
Los puestos deben cumplir los requisitos y perfiles para que los postulantes
conozcan sus actividades a desempeñar.
El gerente es responsable de autorizar el requerimiento del proceso de
reclutamiento y selección de personal.
El departamento que requiere de la contratación de nuevo personal debe realizar
un formulario de requerimiento y enviar oportunamente al Departamento de
Talento Humano.
Los documentos de los solicitantes deben ser entregados en sobre cerrado para
evitar conflictos entre los mismos.
El postulante al puesto debe llenar como primer requisito el formulario dispuesto
por la empresa.
Se debe comunicar a los postulantes que van a ser sometidos a test de
conocimientos y psicológicos.
77
4.6.1.4. Procedimientos
Tabla 2 Procesos de Reclutamiento del Personal
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PJROCESO : RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Recibe el formulario de requerimiento del personal Jefes de departamentos
2 Analiza los cargos vacantes Jefe de Recursos
Humano
3 Analiza e indica el perfil del personal para cada
puesto
Jefe de Recursos
Humano
4 Aprueba y autoriza el reclutamiento y selección
del personal
Gerente
5 Publicación de la convocatoria de vacantes de
puestos
Jefe de Recursos
Humano
6 Recibe los documentos de los postulantes del
cargo
Jefe de Recursos
Humano
7 Revisa el formulario y documentos de los
postulantes del cargo
Jefe de Recursos
Humano
8 Toma pruebas y entrevistas a los solicitantes del
cargo de acuerdo al perfil de la vacante
Jefe de Recursos
Humano
9 Elabora lista de los candidatos óptimos Jefe de Recursos
Humano
10 Selecciona al personal adecuado para cubrir la
vacante
Gerente
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Procedimientos de reclutamiento del personal
78
4.6.1.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIEROS
PROCESO : RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
JEFE DE RECURSOS
HUMANOS
GERENTE
GENERAL
JEFES DE
DEPARTAMENTOS
Fase
INICIO
Recibe el
formulario de
requerimiento
del personal
Analiza los
cargos
vacantes
Analiza e
indica el perfil
del personal
para cada
puesto
Publicación de
la
convocatoria
de vacantes de
puestos
Aprueba y
autoriza el
reclutamiento
y selección del
personal
Recibe los
documentos de
los postulantes
del cargo
Revisa el
formulario y
documentos de
los postulantes
del cargo
Toma pruebas
y entrevistas a
los solicitantes
del cargo de
acuerdo al
perfil de la
vacante
Elabora lista
de los
candidatos
óptimos
Selecciona al
personal
adecuado para
cubrir la
vacante
FIN
Figura 55 Flujograma de Reclutamiento y selección del personal
79
4.6.2. Contratación
Una vez concluido el procedimiento de reclutamiento y selección de personal, se da
inicio al proceso de procedimiento de la contratación de personal, es decir se realiza la
firma del contrato legal, al registro del nuevo empleado en el IESS.
4.6.2.1. Objetivo
Contratar personal capacitado para el puesto vacante que tiene la empresa, para así
poder desarrollar las actividades de mejor forma.
4.6.2.2. Responsables
Gerente
Jefe de Recursos Humano
Nuevo Personal
4.6.2.3. Políticas
El personal debe ser contratado previa autorización del Gerente General de la
empresa.
Para la legalización del nuevo empleado se debe requerir los siguientes
documentos:
Copia de Cedula a Color
Curriculum
Certificado de Honorabilidad de sus anteriores trabajos
Analizar el perfil del puesto vacante con el personal seleccionado para ocuparlo,
de tal forma que no se realice una mala contratación.
Verificar los documentos del personal a contratar como son las referencias y
documentación personal.
80
El personal del Departamento de Recursos Humano es el encargado de localizar
y comunicar al personal contratado.
Comunicar y explicar al nuevo personal acerca de las funciones que debe
realizar.
El Gerente es el único que podrá dar por terminado el contrato del personal.
Se hará el registro correspondiente del nuevo personal en Instituto de Seguridad
Social
4.6.2.4. Procedimientos
Tabla 3 Procedimiento de Contratación
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO -FINANCIEROS
PROCESO : CONTRATACIÓN
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Analiza la lista de los candidatos y escoge a la
persona a contratar
Gerente
2 Localiza y Comunica al personal acerca de la
contratación
Jefe de Recursos
Humanos
3 Informa acerca de las actividades que deberán
realizar en los diferentes puestos de trabajo.
Jefe de Recursos
Humanos
4 Realiza el contrato establecido bajo ley. Contadora
5 Revisa y firma el contrato Nuevo personal
contratado
6 Realiza trámites correspondientes a legalización
del contrato y los dictados por el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social
Contadora
7 Firma los documentos correspondientes para
formalizar la contratación.
Gerente General
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de los procedimientos de contratación
81
4.6.2.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO : CONTRATACION
JEFE DE RECURSOS
HUMANOS CONTADORA
GERENTE
GENERALNUEVO PERSONAL
Fa
se
INICIO
Analiza la lista
de los
candidatos y
escoge a la
persona a
contratar
Localiza y
Comunica al
personal
acerca de la
contratación
Informa acerca
de las
actividades
que deberán
realizar en los
diferentes
puestos de
trabajo.
Revisa y firma
el contrato
Realiza el
contrato
establecido
bajo ley
Realiza trámites
correspondientes a
legalización del
contrato y los
dictados por el
Instituto
Ecuatoriano de
Seguridad Social
Firma los
documentos
correspondient
es para
formalizar la
contratación.
FIN
Figura 56 Flujograma de contratación
82
4.6.3. Inducción y Capacitación
La inducción y capacitación del personal sirve para dar a conocer las condiciones del
puesto al cual será asignado y dar las herramientas de trabajo.
4.6.3.1. Objetivo
Proporcionar al trabajador de la empresa las herramientas necesarias para que se
desarrolle de forma eficiente en sus actividades.
4.6.3.2. Responsables
Jefe de Recursos Humano
Gerente
Nuevo Personal
4.6.3.3. Políticas
Los nuevos empleaos deberán recibir una inducción y capacitación sobre las
actividades a realizar en sus puestos de trabajo
El jefe de departamento al cual perteneciera el empleado nuevo debe entregar las
herramientas , materiales y los equipos que le correspondan para desempeñar sus
labores
Al nuevo empleado tendrá un periodo de una semana de inducción para
familiarizarse con sus actividades.
Indicar al nuevo personal todas las áreas que conforman la empresa.
Conocer el departamento donde el personal nuevo desempeñara sus funciones.
Proveer de todos los recursos necesarios para realizar las capacitaciones de los
diferentes temas a tratar según las necesidades de la empresa.
El jefe de cada departamento debe entregar la normativa , políticas que el nuevo
empleado desarrollará
Se realiza un listado del personal que asista a las inducciones, caso no asistencia
se tomará medidas disciplinarias.
83
El jefe de recursos humanos entregará un informe de la inducción y capacitación
del personal al gerente general
4.6.3.4. Procedimientos
Tabla 4 Procesos de Inducción y capacitación
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - FINANCIEROS
PROCESO :INDUCCION Y CAPACITACION
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Proporcionar información acerca de las funciones
que debe de realizar dentro de la empresa.
Jefe de Recursos
Humano
2 Establecer un registro de inducción, para
corroborar la asistencia.
Jefe de Recursos
Humano
3 El personal nuevo es presentado al jefe inmediato
y compañeros
Jefe de Recursos
Humano
4 Realiza un cronograma para poner en marcha las
capacitaciones.
Jefe de Recursos
Humano
5 Constatar la designación de los recursos para la
realización de las capacitaciones
Jefe Administrativo
Financiero
6 Ejecuta el plan de capacitación según el
cronograma propuesto
Jefe de Recursos
Humano
7 Asiste al curso de capacitación y recibe un
certificado de haber asistido y pasado las
evaluaciones correspondientes.
Nuevo Personal
Contratado
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
84
4.6.3.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO : INDUCCION Y CAPACITACION
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
NUEVO PERSONALJEFE DE RECURSOS
HUMANO
Fase
INICIO
Proporcionar
información
acerca de las
funciones que
debe de
realizar dentro
de la empresa.
Establecer un
registro de
inducción,
para
corroborar la
asistencia.
El personal
nuevo es
presentado al
jefe inmediato
y compañeros
Constatar la
designación de
los recursos
para la
realización de
las
capacitaciones
Realiza un
cronograma
para poner en
marcha las
capacitaciones
.
Ejecuta el plan
de
capacitación
según el
cronograma
propuesto
Asiste al curso de
capacitación y recibe
un certificado de
haber asistido y
pasado las
evaluaciones
correspondientes.
FIN
Figura 57 Flujograma de Inducción y Capacitación
85
4.6.4. Nomina
El proceso de Nomina se realiza para el ingreso legal del nuevo empleado, registro en el
IESS, pago de los beneficios sociales, ingresos en el sistema de nómina de la agencia de
viaje.
4.6.4.1. Objetivo
Diseño de procesos de registro y control del ingreso al sistema de la agencia del
personal contratado, mejorando el manejo de la nómina.
4.6.4.2. Responsables
Gerente
Jefe Administrativo Financiero
Contadora
4.6.4.3. Políticas
La Contadora de la empresa será quien se encargue de los cálculos y pago
oportuno de la nómina del personal de la empresa.
Los jefes de cada área serán quienes informen al Departamento de Contabilidad
las novedades presentadas durante el mes sobre el personal que ellos dirigen.
Las novedades mensuales del personal serán remitidas a la Contadora hasta el 27
de cada mes.
El rol general deberá estar realizado hasta el 30 de cada mes.
El Jefe Administrativo Financiero será quien revise el rol realizado y coloque su
aprobación en el mismo.
Para el pago de nómina el rol general deberá tener el autorizado final del
Gerente de la empresa.
Los Roles individuales serán entregados al personal al momento del pago
86
4.6.4.4. Procedimientos
Tabla 5 Procesos de nomina
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - FINANCIEROS
PROCESO :NOMINA
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Solicitar el reporte de cada uno de los
trabajadores sobre las asistencias, faltas o
descansos de los empleados.
Contadora
2 Realizar el reporte de los descuentos, comisiones
o bonificaciones de cada empelado.
Contadora
3 Elaborar el rol de pagos de acuerdo al reporte
realizado de los descuentos entro otros.
Contadora
4 Enviar el rol de pagos a la Gerencia para la
aprobación respectiva.
Contadora
5 Revisar lo roles de pagos y emitir la respectiva
aprobación.
Gerente General
7 Elaborar los cheques para el pago de acuerdo al
rol de pagos.
Contadora
8 Recibir los cheque y los roles de pago para la
cancelación respectiva.
Jefe Administrativo
Financiero
9 Revisa y firma el rol de acuerdo al pago. Trabajadores
ELABORADO POR: María Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
87
4.2.1.1 Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO : NOMINA
GERENTE
GENERAL
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
CONTADORA EMPLEADOS
Fase
INICIO
Solicitar el
reporte de
cada uno de
los
trabajadores
sobre las
asistencias,
faltas o
descansos de
los empleados.
Realizar el
reporte de los
descuentos,
comisiones o
bonificaciones
de cada
empelado.
Elaborar el rol
de pagos de
acuerdo al
reporte
realizado de
los descuentos
entro otros
Revisar lo
roles de pagos
y emitir la
respectiva
aprobación.
Enviar el rol
de pagos a la
Gerencia para
la aprobación
respectiva.
Elaborar los
cheques para
el pago de
acuerdo al rol
de pagos.
Recibir los
cheque y los roles
de pago para la
cancelación
respectiva.
FIN
Revisa y firma
el rol de
acuerdo al
pago.
Figura 58 Flujograma de Nomina
88
4.6.5. Caja
4.6.5.1. Objetivo
Establecer un control interno adecuado en el uso correcto del fondo de caja de la
agencia de viajes LIKE US TURIST y así evitar faltantes o sobrante en el fondo de caja.
4.6.5.2. Responsables
Jefe Administrativo Financiero
Contadora
4.6.5.3. Políticas
Los gastos realizados con el fondo de caja chica deben estar debidamente
respaldados con los documentos autorizados por el SRI.
El fondo de Caja será responsabilidad de la contadora totalmente independiente
de los registros contables.
Está prohibido realizar préstamos o anticipo de sueldos a los empleados con el
fondo de caja
Se realizarán los arqueos de caja una vez a la semana para tener control del
manejo del fono de caja.
El monto destinado a caja será de $300.00 dólares para la realización de gastos
menores.
Los gastos con el fondo de Caja son para pagos de hasta el 10% del fondo
asignado.
Los pagos por montos mayores necesariamente se efectuarán con cheque o
transferencia bancaria.
Se realizará un informe de los movimientos que se realiza en el periodo de mes
y con sus valores finales
89
4.6.5.4. Procedimientos
Tabla 6 Proceso de Caja
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - FINANCIEROS
PROCESO : CAJA
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Deposito del valor de la cuenta caja Contadora
2 Solicita el listado de los movimientos de caja Jefe Administrativo
Financiero
3 Revisar la documentación de la justificación del uso de
caja
Asistente contable
4 Cotizar los documentos con el saldo de caja Asistente contable
5 Realizar arqueos de caja Jefe Administrativo
Financiero
6 Presentación del informe del arqueo de caja Jefe Administrativo
Financiero
7 Archiva la documentación Asistente contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
90
4.6.5.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIEROS
PROCESO : CAJAJEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ASISTENTE
CONTABLECONTADORA
Fase
INICIO
Deposito del
valor de la
cuenta caja
Solicita el
listado de los
movimientos
de caja
Revisar la
documentació
n de la
justificación
del uso de caja
Realizar
arqueos de
caja
Cotizar los
documentos
con el saldo de
caja
Presentación
del informe
del arqueo de
caja
Archiva la
documentació
n
FIN
Figura 59 Flujograma de Caja
91
4.6.6. Bancos
4.6.6.1. Objetivo
Verificar la exactitud de los registros contables de la cuenta bancos así como también
custodiar los fondos de la agencia de viajes evitando de esta manera el desvió o mal uso
de los recursos económicos de la misma.
4.6.6.2. Responsables
Jefe Administrativo Financiero
Contador
4.6.6.3. Políticas
El control de la cuenta de bancos será la responsabilidad de la contadora en su
registro y su manejo.
Las conciliaciones bancarias se realizaran de todos y cada uno de los bancos con
las cuentas contables, ajustando e inspeccionado las partidas de conciliación si
fuese el caso.
Se cuidará de evitar la existencia de emisión de cheques firmados en blanco.
Se deberá archivar los cheques anulados, pero sin antes romper la parte de la
firma.
Solo personal autorizado tendrá acceso a los estados de cuentas y saldos.
Los cheques, talonarios de cheques y sellos de firmas deberán estar
suficientemente custodiados y protegidos, con esto podrán evitar cualquier uso
fraudulento.
La empresa mantendrá un convenio bancario para firmas conjuntas.
Los comprobantes de egreso deberán contar la respectiva firma de
responsabilidad por parte del Contador, Director Financiero y Gerente.
La única persona responsable de realizar la autorización que se realice las
trasferencias bancarias será el Director Administrativo Financiero y el Gerente
de la empresa.
92
4.6.6.4. Procedimientos
Tabla 7 Procesos de Bancos
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO :BANCOS
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Solicita el estado de cuenta al banco. Contadora
2 Imprimir del sistema contable el reporte de movimientos
de Bancos
Asistente Contable
3 Realiza la conciliación bancaria con la información
obtenida
Asistente Contable
4 Identifica si existe algún error. Contadora
5 Realiza los ajustes y envía la conciliación bancaria para
ser revisada
Asistente Contable
6 Revisa la conciliación bancaria. Jefe Administrativo
Financiero
7 Aprueba la conciliación bancaria. Jefe Administrativo
Financiero
8 Archiva la conciliación bancaria aprobada Asistente Contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
93
4.6.6.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCANIEROS
PROCESO: BANCOS
ASISTENTE
CONTABLE
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
CONTADORA
Fase
INICIO
Solicita el
estado de
cuenta al
banco.
Imprimir del
sistema
contable el
reporte de
movimientos
de Bancos
Realiza la
conciliación
bancaria con la
información
obtenida
Realiza los
ajustes y
envía la
conciliación
bancaria para
ser revisada
Identifica si
existe algún
error.
Revisa la
conciliación
bancaria.
Aprueba la
conciliación
bancaria.
Archiva la
conciliación
bancaria
aprobada
FIN
Figura 60 Flujograma de Bancos
94
4.6.7. Cuentas por Cobrar
4.6.7.1. Objetivo
Proporcionar procedimientos de control interno para el manejo correcto de las cuentas
por cobrar que posee la empresa y de esta forma evitar la acumulación de cartera
vencida y la falta de liquidez de la agencia de viaje.
4.6.7.2. Responsables
Jefe Administrativo Financiero
Vendedor
4.6.7.3. Políticas
1. Debe existir un registro del número de clientes que adeudan a la agencia
2. Verificar de forma periódica la concesión de créditos a los clientes.
3. Todos los créditos se deben estar aprobados por Gerencia
4. Adoptar medidas para el seguimiento y recuperación de deudas de
antigüedad importante.
5. Conseguir que todos los clientes que no tienen firmado ningún documento
por su deuda puedan hacerlo.
6. Se debe calcular las provisiones contables y fiscales para insolvencia,
siguiendo los criterios y normas mercantiles correspondientes.
7. Todos los datos y archivos informáticos deberán estar protegidos contra
accesos no autorizados.
8. No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses
trabajando. Y además debe tener firmado un contrato permanente.
95
4.6.7.4. Procedimiento
Tabla 8 Procesos de Cuentas por Cobrar
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCESO :CUENTAS POR COBRAR
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Solicita que el pago del producto se lo realice a crédito Cliente
2 Autoriza que se realice la venta a crédito Jefe de Ventas
4 Procede a realizar la venta a crédito. Vendedor
5 Recibe el producto Cliente
6 Entrega a contabilidad los documentos que respalden la
venta.
Jefe de Ventas
7 Envía la Factura Electrónica al cliente y registra la venta
del producto a crédito.
Asistente Contable
8 Realiza el primer pago según el cronograma establecido Cliente
9 Registra el cobro verificando el valor cobrado Asistente Contable
10 Si los clientes no han cancelado su deuda se envía una
notificación.
Asistente Contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
96
4.6.7.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO : CUENTAS POR COBRAR
JEFE DE VENTAS VENDEDOR CLIENTEASISTENTE
CONTABLE
Fase
INICIO
Solicita que el
pago del
producto se lo
realice a
crédito
Autoriza que
se realice la
venta a crédito
Procede a
realizar la
venta a
crédito.
Entrega a
contabilidad
los
documentos
que respalden
la venta.
Recibe el
productoEnvía la
Factura
Electrónica al
cliente y
registra la
venta del
producto a
crédito.
Realiza el
primer pago
según el
cronograma
establecido
Registra el
cobro
verificando el
valor cobrado
Si los clientes
no han
cancelado su
deuda se
envía una
notificación.
FIN
Figura 61 Flujograma de Cuentas por Cobrar
97
4.6.8. Cuentas por Pagar
4.6.8.1. Objetivo
Establecer lineamientos de control para las cuentas por pagar estableciendo mecanismos
que permitan la optimización de la cancelación a tiempo de las obligación con terceros.
4.6.8.2. Responsables
Jefe Administrativo Financiero
Contadora
4.2.1.2 Políticas
1. Cada semana se realizara un flujo de efectivo para conocer las cuentas por pagar
pendientes y considerarlas dentro del mismo.
2. Cada semana se efectuara un informe de las cuentas por pagar pendientes.
3. Las cuentas por pagar no deberán sobrepasar los plazos establecidos por los
proveedores.
4. Las cuentas por pagar deben ser tratadas de manera oportuna evitando perder el
crédito otorgado por los proveedores.
5. Se cancelará las cuentas por pagar que tenga el menor plazo concedido por los
proveedores
6. Se realizar aun informa de las cuentas que tengan más prioridad, dependiendo de
los proveedores.
7. Para la generación de obligación con los proveedores se tendrá en consideración:
Tipo de proveedor
98
Servicio que provee a la agencia
Plazos que ofrece
Calidad del servicio
Referencias
Autorización del Gerente General
4.6.8.3. Procedimiento
Tabla 9 Proceso de Cunetas por Pagar
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO- FINANCIERO
PROCESO :CUENTAS POR PAGAR
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Solicita la compra de un bien o un servicio, Jefes de
Departamentos
2 Enlista a los posibles proveedores del bien o servicio Contadora
3 Autoriza la compra si existe disponibilidad
presupuestaria
Jefe administrativo
financiero
4 Entrega el bien o presta el servicio Proveedor
5 Recibe la factura y entrega a contabilidad. Jefe administrativo
financiero
6 Contabiliza la compra de un bien o servicio y crea la
cuenta por pagar
Contadora
7 Realiza el cronograma de pagos Contadora
8 Revisa y autoriza que se realicen los pagos en las
fechas previstas
Jefe Administrativo
Financiero
9 Procede a realizar los cheques Contadora
10 Firma y autoriza que se realicen todos los pagos Gerente General
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
99
4.6.8.4. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO : CUENTAS POR PAGAR
CONTADORA
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
JEFES DE
DEPARTAMENTOSPROVEEDOR
GERENTE
GENERAL
Fa
se
INICIO
Solicita la
compra de un
bien o un
servicio,
Enlista a los
posibles
proveedores
del bien o
servicio
Autoriza la
compra si
existe
disponibilidad
presupuestaria
Recibe la
factura y
entrega a
contabilidad.
Entrega el bien
o presta el
servicio
Contabiliza la
compra de un
bien o servicio
y crea la
cuenta por
pagar
Revisa y
autoriza que
se realicen los
pagos en las
fechas
previstas
Procede a
realizar los
cheques
Firma y
autoriza que se
realicen todos
los pagos
FIN
Figura 62 Flujograma de Cuentas por Pagar
100
4.6.9. Ingresos
4.6.9.1. Objetivo
Diseñar procedimientos de control a la cuenta de ingresos, garantizando que la
información contable de esta cuenta se confiable y muestre la situación real de la
agencia de viajes.
4.6.9.2. Responsables
Gerente General
Jefe de Ventas
Contadora
Cliente
4.6.9.3. Políticas de control
1. Cada una de las ventas deberán estar sustentadas con la factura.
2. El depósito por concepto de ingresos de las ventas de los paquetes de viajes
deberán ser depositados en la cuenta corriente de la empresa de manera diaria.
3. En el caso de que los ingresos sea a través de transferencias bancarias deberá
tener la documentación que los sustente
4. Contablemente los ingresos deberán ser registrados bajo el principio de
devengado.
5. De manera mensual se elaborará un informe por las ventas obtenidas, en donde
se detallará al cliente, el valor y el paquete de viaje que adquirió.
6. Se deberá tener actualizada la lista de clientes, para poder hacer un seguimiento
a estos y obtener posibles ventas futuras.
7. El Jefe de Ventas deberá hacer el seguimiento de los clientes, a través de correos
o llamadas telefónicas según sea necesario.
8. De manera trimestral el Gerente General se reunirá con el Jefe de Ventas y el
Jefe Administrativo Financiero, para establecer las tarifas o analizar algún
cambio.
101
4.6.9.4. Procedimiento
Tabla 10 Proceso de Ingresos
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
PROCESO : INGRESOS
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Solicita los datos de los paquetes turísticos Cliente
2 Brinda información al cliente en cuanto a los paquetes
Turísticos
Vendedor
3 Selecciona el producto que desea adquirir Cliente
4 Recibe el dinero del cliente por la venta realizada Vendedor
5 Solicita los datos personales al cliente para registrarlos en
el documento sea esta factura o nota de venta
Vendedor
6 Elabora la factura por la venta realizada con todas las
especificaciones descritas en la ley
Vendedor
7 Entrega la factura original al cliente y se queda con la
copia que será archivada como sustento de la transacción
Asistente Contable
8 Registra las ventas diarias en el sistema Asistente Contable
9 Realiza una conciliación con lo registrado en el libro
contable y lo vendido
Contadora
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
102
4.6.9.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO :INGRESOS
VENDEDORASISTENTE
CONTABLECLIENTE CONTADORA
Fase
INICIO
Solicita los
datos de los
paquetes
turísticos
Brinda
información al
cliente en
cuanto a los
paquetes
Turísticos
Selecciona el
producto que
desea adquirir
Recibe el
dinero del
cliente por la
venta realizada
Solicita los
datos
personales al
cliente para
registrarlos en
el documento
sea esta
factura o nota
de venta
Elabora la
factura por la
venta realizada
con todas las
especificacion
es descritas en
la ley
Entrega la
factura
original al
cliente y se
queda con la
copia que será
archivada
como sustento
de la
transacción
Registra las
ventas diarias
en el sistema
FIN
Realiza una
conciliación
con lo
registrado en
el libro
contable y lo
vendido
Figura 63 Flujograma de Ingresos
103
4.6.10. Gastos
4.6.10.1. Objetivo
Proporcionar lineamientos de manejo para los gastos en los que incurre la empresa para
que tenga una adecuada clasificación y un correcto control, que muestre la situación real
de la empresa.
4.6.10.2. Responsable
Gerente General
Departamento Solicitante
Contador
4.6.10.3. Políticas de control
1. Para la contratación o utilización de servicios de terceros deberá ser previamente
autorizado por el Gerente
2. Todos los gastos en los que se incurra deberán tener la factura como documento
de respaldo, para evitar problemas administrativos y tributarios.
3. La contadora será la encargada de verificar que cada una de las facturas estén
correctamente llenadas.
4. Se debe verificar que el registro, así como el control de la documentación de
cada gasto pertenezca al mes en el que fue incurrido.
5. Para incurrir en algún gasto se lo debe hacer únicamente con los proveedores
seleccionados por la empresa
6. Para incurrir en algún gasto el jefe de cada área deberá llenar una solicitud
dirigida al gerente para tener la autorización.
7. El asistente contable será el encargado de archivar toda la información de
manera cronológica.
104
4.6.10.4. Procedimiento
Tabla 11 Proceso de Gasto
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO
PROCESO : GASTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Presenta la solicitud de requerimiento de bienes o
servicios
Jefes Departamentales
2 Recibe la petición y coloca el sello de recibido Jefe Administrativo
Financiero
3 Analiza la petición comparando con el presupuesto Jefe Administrativo
Financiero
4 Envía al gerente un informe con las observaciones
correspondientes
Gerente General
5 Revisa y autoriza la compra si existe presupuesto Gerente General
6 Solicita tres proformas de diferentes proveedores Contadora
7 Analiza y escoge la proforma más conveniente Jefe Administrativo
Financiero
8 Envía la proforma seleccionada Asistente Contable
9 Autoriza la compra Gerente General
10 Emite el comprobante de pago Contadora
11 Registra contablemente la compra y posteriormente el
pago
Asistente Contable
12 Revisa que el pago se haya realizado Contadora
13 Archiva la documentación pertinente Asistente Contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
105
4.2.1.3 Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
PROCESO : GASTOS
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
GERENTE
GENERAL
JEFES DE
DEPARTAMENTOSCONTADORA
ASISTENTE
CONTABLE
Fase
INICIO
Presenta la
solicitud de
requerimiento
de bienes o
servicios
Recibe la
petición y
coloca el sello
de recibido
Analiza la
petición
comparando
con el
presupuesto
Revisa y autoriza la
compra si existe
presupuesto
Envía al gerente un
informe con las
observaciones
correspondientes
Solicita tres
proformas de
diferentes
proveedores
Analiza y
escoge la
proforma más
conveniente
Envía la
proforma
seleccionada
Autoriza la
compra
Emite el
comprobante
de pago
FIN
Registra
contablemente
la compra y
posteriormente
el pago
Revisa que el
pago se haya
realizado
Archiva la
documentació
n pertinente
Figura 64 Flujograma de Gastos
106
4.7. Procedimientos del Departamento de Ventas
4.7.1. Plan de Marketing Digital
4.7.1.1. Objetivo
Desarrollar objetivos, lineamientos, estrategias de comercialización de los paquetes
turísticos de la agencia de viajes, para incrementar el porcentaje de participación del
mercado y mejorando la calidad del servicio.
4.7.1.2. Responsable
Jefe de Ventas
Jefe Administrativo
Gerente General
4.7.1.3. Políticas
1. Establecer los paquetes turísticos que se ofrecerán en las campañas publicitarias
2. Conocer el mercado al cual la agencia de viajes es designado a ofrecer los
servicios de turismo
3. Determinar las estrategias de mercadeo que la agencia de viajes llevara a cabo
en el periodo
4. Definir los objetivos de la comercialización de los paquetes turísticos
5. Realiza un listado de proveedores con los que se trabajara en el trascurso del
periodo de comercialización
6. Designar los recursos económicos
7. Establecer el plan de actividades anuales
8. Realizar un diagnóstico de la situación de la promoción y publicidad de la
comercialización de los paquetes turísticos
9. Designar un responsable para el control del cumplimiento del plan de marketing
digital
107
4.7.1.4. Procedimiento
Tabla 12 Proceso del plan de marketing
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCESO : PLAN DE MARKETING DIGITAL
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Reunión de los responsable para diseño del plan
de marketing digital
Departamento de Ventas
2 Analizar la situación de la comercialización del
productos
Jefe de Ventas
3 Determinar el mercado , competidores y público
Objetivo
Jefe de Ventas
4 Establecer un FODA de la comercialización
actual de la agencia de viajes
Jefe de Ventas
5 Definir los objetivos del plan Jefe de Ventas
6 Determinar los mecanismo de difusión de la
comercialización
Jefe administrativo Financiero
7 Obtener las proformas de los medios de la
difusión
Jefe administrativo Financiero
8 Realizar un cronograma de campañas a
realizarse
Jefe administrativo Financiero
9 Evaluación del cumplimiento de los objetivos
del plan
Gerente General
10 Designación del presupuesto Contadora
11 Aprobación del plan de marketing Gerente General
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
108
4.7.1.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCESO : PLAN DE MARKETING DIGITAL
JEFE DE VENTAS
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO
DE VENTAS
GERENTE
GENERALCONTADORA
Fase
INICIO
Reunión de los
responsable
para diseño del
plan de
marketing
digital
Analizar la
situación de la
comercializaci
ón del
productos
Determinar el
mercado ,
competidores
y público
Objetivo
Definir los
objetivos del
plan
Establecer un
FODA de la
comercializaci
ón actual de la
agencia de
viajes
Determinar los
mecanismo de
difusión de la
comercializaci
ón
Obtener las
proformas de
los medios de
la difusión
Realizar un
cronograma de
campañas a
realizarse
FIN
Evaluación del
cumplimiento
de los
objetivos del
plan
Designación
del
presupuesto
Aprobación
del plan de
marketing
Figura 65 Flujograma del Plan de Marketing Digital
109
4.7.2. Publicidad
4.7.2.1. Objetivo
Estructurar un plan de medios que concentre los medios publicitarios a emplear durante
la campaña anual de la comercialización de los paquetes turísticos de la agencia de
viajes
4.7.2.2. Responsables
Jefe de Ventas
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero
4.7.2.3. Políticas
1. La publicidad de los paquetes turísticos deberán estar registrados en el plan de
marketing Digital
2. El formato que deberá contener la presentación de las campañas publicitarias
son:
Nombre de la campaña
Objetivo de la campaña
Meta a alcanzar
Vigencia de Campaña
Población Objetivo
Tiempos
Actividades
Muestras de Prueba
Bocetos
Recursos Asignados
3. No se podrá llevar a cabo a difusión de las campañas de publicidad de los
paquetes turísticos sin la autorización del Gerente General y la aprobación de la
Junta de Socios.
110
4. Los recursos designados a las campañas publicitarias deberán estar previamente
presupuestadas.
5. La designación de recursos deberán ser aprobados por el gerente general y el
jefe administrativo Financiero.
6. Para la selección de los medios de difusión de las campañas se requerirá por de
licitaciones.
7. Las campañas publicitarias deberán cumplir y acatar los estándares establecidos
en la normativa de la ARCOTEL.
4.7.2.4. Procedimientos
Tabla 13 Proceso de Publicidad
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCESO :
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Autoriza la promoción y publicidad de los
paquetes turísticos
Gerente General
2 Envió de la autorización al jefe Administrativo
Financiero
Gerente General
3 Recibe y comunica de la autorización y del
inicio de la publicidad
Jefe Administrativo Financiero
4 Cotización de los medios de comunicación y de
los materiales a utilizar en la campaña
publicitaria
Contadora
5 Diseñar la presentación de la campaña Jefe de Ventas
6 Realizar un presentación de prueba a la junta de
socios y del gerente general
Jefe de Ventas
7 Revisión y aprobación de la campaña
publicitaria
Gerente General
8 Entrega del presupuestos Contadora
9 Desarrollo de la campaña publicitaria Jefe de Ventas
10 Registro de gastos de publicidad en el sistema Asistente contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
111
4.7.2.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCESO : PUBLICIDAD
JEFE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
CONTADORAGERENTE
GENERALJEFE DE VENTAS
ASISTENTE
CONTABLE
Fa
se
INICIO
Autoriza la
promoción y
publicidad de
los paquetes
turísticos
Envió de la
autorización al
jefe
Administrativo
Financiero
Recibe y
comunica de la
autorización y
del inicio de la
publicidad
Cotización de
los medios de
comunicación
y de los
materiales a
utilizar en la
campaña
publicitaria
Diseñar la
presentación
de la campaña
Realizar un
presentación
de prueba a la
junta de socios
y del gerente
general
Revisión y
aprobación de
la campaña
publicitaria
Entrega del
presupuestos
FIN
Desarrollo de
la campaña
publicitaria
Registro de
gastos de
publicidad en
el sistema
Figura 66 Flujograma de Publicidad
112
4.7.3. Atención al cliente
4.7.3.1. Objetivo
Desarrollar una cultura de atención al cliente ya que ellos contribuyen a la rentabilidad
de la agencia de viajes para garantizar un servicio de calidad y eficiente.
4.7.3.2. Responsable
Jefe de Ventas
Vendedor
Cliente
4.7.3.3. Políticas
1) Mantener un trato cordial a los clientes que requieran el servicio, para así
mantener la relación.
2) Realizar encuestas de satisfacción de forma físico o telefónica.
3) Se enviara periódicamente mensajes de promociones o campañas de los paquetes
turísticos.
4) Se realizará capacitaciones cada 2 meses a los vendedores para la atención al
cliente.
5) Realizar un seguimiento a los clientes , para detectar las falencias o errores
cometidos en el momento de prestar el servicio
6) La agencia de viaje tendrá políticas de reservación, pago, cancelación de los
paquetes turísticos que el cliente solicite.
Políticas de Reservaciones
1) Las tarifas de los paquetes turísticos serán válidos por un día después de sus
cotización, si se diera el casos de una cotización posterior se deberá evaluar la
tarifa.
113
2) El número de confirmación de la reserva se enviará en un correo electrónico
después de que se haya efectuado el pago de la parte proporcional , hasta ese
momento se considera un reservación completa
3) La reserva estará sujeta a disponibilidad en el momento que se realice el pago de
su totalidad.
4) La reserva y la confirmación deberán ser impresa y entregadas en el momento de
que se efectué el paquete turístico
5) Los precios son por personas e incluyen los servicios indicados con anterioridad.
Políticas de Cancelación
1) La cancelaciones serán informadas mediante él envió de un correo electrónico a
la siguiente dirección : [email protected]
2) En el correo electrónico debe contener el número de la reservación
3) Las reservaciones que sean canceladas 3 días o más antes de la fecha del servicio
están sujetas a un recargo del 10% del monto total del costo del paquete turístico
4) La reservaciones canceladas 2 a 0 días antes de la fecha del servicio o en caso de
no llegar , no serán reembolsables los costos del paquete turístico
Políticas de Pago
1) El monto total de la reserva será carga de forma inmediata a su tarjeta de crédito
previamente confirmada la disponibilidad del paquete turístico
2) Se aceptan las siguientes tarjetas :
Visa
Master Card
American Express
Si no cuenta con tarjeta de crédito se puede cancelar a través de una
trasferencia bancaria
114
4.7.3.4. Procedimiento
Tabla 14 Proceso de Atención al Cliente
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCESO :
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 El cliente solicita información de los paquetes
turísticos
Cliente
2 Proporciona información por medio de texto, correo
electrónicos
Vendedor
3 Escucha los requerimientos del cliente y registra en
el formulario
Vendedor
4 Ingreso del formulario al sistemas de reservaciones
de los paquetes turísticos
Vendedor
5 Entrega al cliente los folletos de los proveedores de
hospedaje
Vendedor
6 Elección del hospedaje Cliente
7 Explicar las condiciones del servicio Vendedor
8 Aceptación del servicio y pago del mismo Cliente
9 Cobro por medio de tarjeta de crédito o trasferencia
bancaria
Vendedor
10 Registro en el sistema contable de la generación de
la venta
Asistente Contable
11 Entrega de la factura al cliente Asistente Contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
115
4.7.3.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROCESO: ATENCION AL CLIENTE
VENDEDORASISTENTE
CONTABLECLIENTE
Fase
INICIO
El cliente
solicita
información
de los
paquetes
turísticos
Proporciona
información por
medio de texto,
correo electrónicos
Escucha los
requerimientos del
cliente y registra en
el formulario
Ingreso del
formulario al
sistemas de
reservaciones de
los paquetes
turísticos
Entrega al cliente
los folletos de los
proveedores de
hospedaje
Elección del
hospedaje
Explicar las
condiciones del
servicio
FIN
Aceptación del
servicio y
pago del
mismo Cobro por medio
de tarjeta de
crédito o
trasferencia
bancaria
Registro en el
sistema
contable de la
generación de
la venta
Entrega de la
factura al
cliente
Figura 67 Flujograma de Atención al cliente
116
4.8. Procedimientos del Departamento de Operaciones
4.8.1. Elaboración del presupuesto
4.8.1.1. Objetivo
Elaborar el presupuesto general de la agencia de viajes LIKE US TURIST, el mismo
que deberá contar con los aspectos necesarios que requiera las actividades a realizarse.
4.8.1.2. Responsables
Gerente General
Jefe de Operaciones
Jefe Administrativo Financiero
4.8.1.3. Políticas
1. La elaboración del presupuesto es responsabilidad del jefe de operaciones.
2. Cada departamento deberá emitir un listado de las adquisiciones que requieran
para sus actividades.
3. Los departamentos deberán realizar el presupuesto de área, el mismo que se
enviará al jefe de operaciones para generar un presupuesto global.
4. El jefe de presupuestos deberá asignar la hora y la fecha para la reunión con el
Gerente General para la aprobación del presupuesto.
5. El Gerente General será el encargado de realizar la aprobación del presupuesto
y contar con el respectivo respaldo para su control.
6. Se deberá solicitar dos proformas a los proveedores de los bienes y los servicios
para una adecuada selección.
7. El presupuesto de cada departamento deberá contar con las respectivas firmas
de responsabilidad para un adecuado control.
117
4.8.1.4. Procedimiento
Tabla 15 Proceso de Elaboración del presupuesto
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
PROCESO : ELABORACION DEL PRESU`PUESTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Recibir el listado de las adquisiciones de cada
departamento
Jefe de
Operaciones
2 Solicitar las proformas de acuerdo al listado de
adquisiciones.
Jefe de
Operaciones
3 Recibir las proformas por parte de los proveedores y enviar
al departamento de operaciones
Contadora
4 Solicitar los presupuestos realizados por cada departamento Jefe de
Operaciones
5 Selecciona las proformas de menor costo y mayor calidad. Jefe de
Operaciones
6 Elaborar el presupuesto de acuerdo a las proformas
seleccionadas.
Jefe de
Operaciones
7 Enviar a la Gerencia el informe del presupuesto elaborado
para su aprobación.
Jefe de
Operaciones
8 Recibir el informe del presupuesto revisar y emitir la
respectiva aprobación.
Gerente General
9 Aprobar el presupuesto y archivarlo para su control. Gerente General
ELABORADO POR: María Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
118
4.8.1.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
PROCESO : ELABORACION DEL PRESU`PUESTO
CONTADORAGERENTE
GENERAL
JEFE DE
OPERACIONES
Fase
INICIO
Recibir el
listado de las
adquisiciones
de cada
departamento
Solicitar las
proformas de
acuerdo al
listado de
adquisiciones
Recibir las
proformas por
parte de los
proveedores y
enviar al
departamento de
operaciones
Solicitar los
presupuestos
realizados por
cada
departamento
Selecciona las
proformas de
menor costo y
mayor calidad.
Elaborar el
presupuesto de
acuerdo a las
proformas
seleccionadas.
FIN
Enviar a la
Gerencia el
informe del
presupuesto
elaborado para
su aprobación.
Recibir el informe
del presupuesto
revisar y emitir la
respectiva
aprobación.
Aprobar el
presupuesto y
archivarlo para su
control.
Figura 68 Flujograma de la Elaboración del presupuesto
119
4.8.2. Aprobación del presupuesto
4.8.2.1. Objetivo
Determinar un control interno para la Aprobación del Presupuesto de la agencia de
viajes LIKE US TURIST, el mismo que deberá beneficiar al desarrollo de las
actividades y permita evaluar la ejecución del presupuesto.
4.8.2.2. Responsables
Gerente General
Jefe de Operaciones
Secretaria
4.8.2.3. Políticas
1) El presupuesto será aprobado mediante la reunión de los siguientes
responsables:
Gerente General
Jefe de Operaciones
Jefe Administrativo Financiero
2) La aprobación del presupuesto se realizará cada 30 de Noviembre del año en
curso
3) El presupuesto es puesto en marcha siempre y cuando cuente con las firmas de
responsabilidad de la aprobación realizada.
4) El Gerente General es la única persona responsable en realizar la aprobación del
Presupuesto elaborado.
5) El Jefe de Operaciones es el encargado de informar al Gerente General sobre el
Presupuesto Anual establecido.
6) El Gerente General establecerá la fecha para la presentación del Presupuesto, el
mismo que será revisado y analizado.
120
7) Al presupuesto global de la empresa se debe adjuntas el plan anual de las
actividades para su aprobación
4.8.2.4. Procedimiento
Tabla 16 Proceso de Aprobación del presupuesto
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
PROCESO :APROBACION DEL PRESUPUESTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Entregar el Presupuesto al Gerente General para su
respectiva aprobación.
Jefe de
Operaciones
2 Realizar una solicitud donde conste la entrega del
informe del presupuesto y que solicite la aprobación.
Jefe de
Operaciones
3 Entregar al Gerente General Jefe de
Operaciones
4 Recibir el informe del presupuesto y realizar el
análisis.
Gerente General
5 Aprobar el presupuesto establecido y entregar un
memorándum indicando la aprobación.
Gerente General
7 Recibir la aprobación y establecer la fecha para su
ejecución.
Jefe de
Operaciones
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
121
4.8.2.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
PROCESO: APROBACION DEL PRESUPUESTO
GERENTE
GENERAL
JEFE DE
OPERACIONESFa
se
INICIO
Entregar el
Presupuesto al
Gerente
General para
su respectiva
aprobación.
Realizar una
solicitud
donde conste
la entrega del
informe del
presupuesto y
que solicite la
aprobación.
Entregar al
Gerente
General
Recibir el informe
del presupuesto y
realizar el análisis.
Aprobar el
presupuesto
establecido y
entregar un
memorándum
indicando la
aprobación.
Recibir la
aprobación y
establecer la fecha
para su ejecución
FIN
Figura 69 Flujograma de la Aprobación del presupuesto
122
4.8.3. Ejecución del presupuesto
4.8.3.1. Objetivo
Determinar un control en la Ejecución del Presupuesto con el objetivo de contar con un
buen uso de los recursos económicos de la empresa BEIERSDORF BDF S.A., y
cumplir con el 100% de lo establecido en el presupuesto en la adquisición del bien o
servicio.
4.8.3.2. Responsables
Gerente General
Jefe de Operaciones
Jefes Departamentales
Jefe Administrativo Financiero
4.8.3.3. Políticas
1. El presupuesto anual de la empresa deberá ser ejecutado en los tiempos
establecidos de acuerdo a la información emitida por los departamentos.
2. El personal del departamento Administrativo Financiero será la responsable de
solicitar las nuevas proformas a los proveedores.
3. El personal del departamento Administrativo Financiero será el responsable de
recibir los bienes por parte del proveedor y elaborar un acta entrega recepción.
4. Los proveedores de la empresa deberá ser personas que no tenga ningún
parentesco con los trabajadores de la empresa.
5. El registro contable de la ejecución del presupuesto será ingresado al sistema por
el asistente contables , siempre y cuando existan los documentos de respaldo
6. Las adquisiciones que se realizan el periodo presupuestado serán registrado con
la fecha de la adquisición y su valor correspondiente al del presupuesto
7. Se realizan ajustes siempre y cuando no exceda el valor designado en el
presupuesto
8. Se emitirá in informe de la ejecución del presupuesto al finalizar el periodo
contable.
123
4.8.3.4. Procedimiento
Tabla 17 Proceso de Ejecución del presupuesto
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
PROCESO :EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES
1 Enviar la solicitud de las proformas a los
proveedores.
Jefe de operaciones
2 Recibir las proformas, elaborar el cuadro
comparativo y enviar a Gerencia para la
selección del proveedor.
Jefe de operaciones
3 Recibir el cuadro comparativo y seleccionar al
mejor proveedor.
Contadora
4 Enviar el nombre del proveedor seleccionado,
para que se inicie con el proceso de selección.
Jefe de operaciones
5 Elaborar el contrato de la adquisición del bien
o servicio y coordinar con el Gerente y el
proveedor.
Jefe de operaciones
6 Firmar el contrato y coordinar la fecha de
entrega de lo adquirido.
Contadora
7 Recibir la factura y revisar que cumpla con los
requisitos de ley.
Contadora
8 Ingresar los datos de la factura en el sistema
con el que cuenta la empresa.
Asistente Contable
ELABORADO POR: Ma. Belén Yerovi
APROBADO POR: MGT. Carlos Montalvo
Nota: Detalle de las actividades
124
4.8.3.5. Flujograma
LIKE US TURIST CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
PROCESO: EJECUCION DEL PRESUPUESTO
CONTADORAASISTENTE
CONTABLE
JEFE DE
OPERACIONES
Fase
INICIO
Enviar la
solicitud de las
proformas a
los
proveedores.
Recibir las
proformas,
elaborar el
cuadro
comparativo y
enviar a
Gerencia para
la selección
del proveedor.
Recibir el cuadro
comparativo y
seleccionar al
mejor proveedor.
Enviar el
nombre del
proveedor
seleccionado,
para que se
inicie con el
proceso de
selección.
Elaborar el
contrato de la
adquisición
del bien o
servicio y
coordinar con
el Gerente y el
proveedor.
Firmar el contrato
y coordinar la
fecha de entrega de
lo adquirido.
FIN
Recibir la
factura y
revisar que
cumpla con los
requisitos de
ley.
Ingresar los datos
de la factura en el
sistema con el que
cuenta la empresa.
Figura 70 Flujograma de la Ejecución del presupuesto
125
4.9. Propuesta de Organigrama de la Agencia de Viajes Like US Turist Cia. Ltda
A continuación se propone una nueva estructura orgánica, la cual ayudara a definir las
funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos existentes, a su vez permite
tener líneas de comunicación, líneas de autoridad y minimizar la duplicidad de
funciones, la falta de comunicación.
126
JUNTA DE SOCIOS
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE
VENTAS
DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
PRODUCTO Y
PROMOCION
ATENCION AL
CLIENTE
OPERACIONES
NACIONALES
OPERACIONES
INTERNACIONALES
MARKETING DIGITAL
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS
Figura 71 Organigrama Propuesto
127
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. LIKE US TURIST es una agencia de viajes dedicada a la prestación de servicios
de paquetes turísticos nacionales como internacionales, esta tiene definidos con
claridad los procedimientos administrativos, financieros, ventas y de operaciones a
su vez no están establecidas las funciones y responsabilidades del personal.
2. Los procedimientos y funciones administrativas, financieras, ventas y de
operaciones no se encuentran redactadas en un documento, el mismo que sirva de
guía para todo el personal que se encuentra laborando y el nuevo que se integre a la
empresa, sobre las funciones que deben realizar diariamente.
3. Sea investigado las diferentes definiciones, características, importancia del control
interno, para poder diseñar los procedimientos de acuerdo a las necesidades de la
agencia de viaje.
4. La agencia de viaje no cuenta con un organigrama funcional que esté de acuerdo a
sus requerimientos para desarrollar las actividades de forma eficiente , ocasionado
la deficiencia en sus procesos
6. Sean identificado los eventos que puedan afectar a las organizaciones, para que la
agencia de viaje pueda desarrollar estrategias, medidas de corrección necesarias y
así se aplicadas e en el tiempo adecuado, logrando evitar el impacto negativos de
estos eventos.
7. En la propuesta se establece un sistema de control interno, el mismo que tiene
como finalidad el control de las actividades para su cumplimiento eficiente eficaz.
8. En el presente trabajo de investigación se define para cada departamento las
políticas y procedimientos de control, para optimizar los recursos de la empresa y
mejorar el manejo del personal de la agencia de viaje.
128
Recomendaciones
1. La agencia de viajes LIKE US TURIST es una empresa que debido a su
versatilidad en la satisfacción del cliente , puede desarrollar nuevos mecanismo
de promoción y publicidad de sus paquetes turísticos
2. Aplicar el mecanismo de control recomendados en el presente trabajo de
investigación para la optimización de los recursos de la agencia de viajes.
3. La gerencia general debe aplicar los procedimientos de la distribución de las
funciones y de las responsabilidad de cada puesto de trabaja , logrando así el
mejoramiento continuo de la agencia de viajes
4. Dar a conocer por parte de los directivos a los responsables de cada área sobre
los grandes beneficios que se obtiene al definir con claridad los procedimientos
y que estos se encuentren en un documento, sobre las actividades que
diariamente realizan.
5. Capacita a todo el personal sobre los procedimientos que deben seguir por cada
actividad que realizan en la empresa, para reducir el retraso y demora en los
procesos.
6. Implementar las actividades de control expuestas en el presente trabajo de
investigación, teniendo como resultado procedimientos efectivos de control
interno, personal adecuado, efectivo y eficiente, ventas acordes con el objetivo
de la empresa y cuentas por cobrar tolerables.
7. Incorporar tecnología en el desarrollo de las actividades de control ,
supervisión , mediante la aplicación de estas tecnología minimizarán el riesgo
de incumplimiento de la planificación de la agencia de viaje
8. Las autoridades de la empresa deben realizar periódicamente evaluaciones,
midiendo el rendimiento del personal, para implementar si fuera el caso
acciones correctivas.
129
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