UNIVERSIDAD DE CARABOBO

AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

MAESTRÍA EN CIENCIAS CONTABLES

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA OPTIMIZACIÓN

Y PRESERVACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LAS

EMPRESAS CAUCHERAS

AUTOR: CHACON P, Wladimir

TUTOR: ROMERO, Freddy

Valencia, Marzo de 2005

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA OPTIMIZACIÓN Y

PRESERVACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LAS EMPRESAS

CAUCHERAS.

RESUMEN

El objetivo fundamental de esta investigación es el de diseñar un sistema de control

interno que optimice y preserve los activos fijos de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo. El marco teórico fue fundamental porque

permitió obtener información escrita necesaria para seguir adelante con la

investigación, en especial para reforzar aquellos términos importantes en un momento

determinado. El diseño utilizado para este estudio se realizó bajo la modalidad de

proyecto factible y se ubicó una investigación de campo de tipo descriptiva. La

población está compuesta por las empresas caucheras manufactureras del Estado

Carabobo, con relación a la muestra está representada por las cuatros (4) personas que

laboran en el departamento de activos fijos de las organizaciones en estudio. En

cuanto a las técnicas de recolección de datos se utilizó la observación directa, el

registro interno de las empresas y el cuestionario, los resultados del registro de la

observación directa fueron cualitativamente. Mientras que la técnica de análisis para el

cuestionario fue la descriptiva inferencial y se realizó en términos de porcentaje

detectando así las necesidades existentes en el departamento de activos fijos. Las

conclusiones indican que las operaciones que se realizan en el departamento de activos

fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, no son los más

adecuados y viables para las exigencias de las organizaciones, por lo que las empresas

requieren implementar un sistema de control interno que agilice, preserve y

salvaguarde la gestión del sus departamentos de activos fijos. En tal sentido se elaboró

la propuesta y se formularon recomendaciones que garanticen el éxito al lograr una

mayor eficiencia en los procedimientos que desarrolle el departamento de activos fijos,

al aplicar un sistema de control interno fundamentado en la situación real y actual de la

unidad en estudio.

Palabras Claves: Control Interno, Activos Fijos, Gestión, Investigación, Optimizar,

Preservar.

INTRODUCCIÓN

En vista de las diferentes dificultades y cambios que ha experimentado el país tanto

en el ámbito económico como en lo social en los últimos años, es imprescindible para

cualquier organización tener y mantener sistemas de control interno, con la finalidad de

optimizar y obtener el control riguroso de todas y cada una de las actividades que realizan.

Anteriormente, lo que más predominaba entre las empresas era el uso del efectivo y los

recursos tangibles, pero, a través del tiempo se observa como se ha ido incrementando el

interés por resguardar todos sus valores, así como también, la seguridad razonable de las

operaciones que envuelven a las mismas y el valor humano.

Con esto lo que se quiere establecer es, que un sistema de control interno se debe

regir bajo la premisa del concepto costo/beneficio, el cual implica, el no establecer

únicamente controles por el hecho de establecerlos, sino que, previamente debe existir

una serie de evaluaciones y aplicaciones acerca de que si éstos controles son realmente

necesarios y efectivos para las empresas, y que al mismo tiempo generen un beneficio

mayor al costo al momento de implantarlos en las organizaciones, es decir, que la tasa de

retorno de inversión sea realmente llamativa e interesante para los dueños o accionistas.

Es bueno resaltar la gran importancia y necesidad que resulta el mantener adecuados

sistemas de control interno en las empresas, ya que sirve de plataforma o base sobre la

cual descansa la confiabilidad y certeza de las todas sus operaciones, y cualquier

organización que emplee de manera adecuada y eficaz dichos controles, deberá tener

líneas claras de demarcación entre las responsabilidades y obligaciones adquiridas de su

gestión administrativa.

En esta investigación se pretende preservar y optimizar los activos fijos de las

empresas Caucheras Manufactureras del Estado Carabobo, mediante la implementación

de un sistema de control interno. No obstante, los resultados que se obtengan servirán

para mejorar las toma de decisión por parte de la gerencia, el cual es el departamento más

indicado para realizar las estimaciones necesarias, y así asegurarse de que los beneficios

esperados para una posible implantación del procedimiento de Control interno, son

superiores a los costos de los mismos.

En tal sentido, el siguiente trabajo de grado fué concebido inicialmente bajo la

modalidad de seis (6) capítulos, los cuales fueron estructurados de la siguiente manera:

Capítulo I. “El Problema”, donde se presenta la problemática existente, y se conoce

lo que se desea desarrollar y proponer, las razones que justifican su estudio, el objetivo

general y los específicos que se persiguen en el mismo y el alcance.

Capítulo II. Abarca el marco teórico de la investigación, presentando los

antecedentes de la investigación y las bases teóricas utilizadas importantes y necesarias

para el desarrollo de este trabajo.

Capítulo III. Se presenta el marco metodológico, es decir, las diferentes actividades

llevadas a cabo para la elaboración de esta investigación, aquí se describe el tipo de

investigación, área de investigación y las técnicas e instrumentos de recolección de datos.

Capítulo IV. En este capítulo, describimos el diagnóstico que sustente la propuesta,

presentando los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento de medición y sus

respectivos comentarios.

Capítulo V. La Propuesta, donde se desarrollaron los procedimientos de cada uno de

los pasos y la forma de como manejar el sistema de control interno para los activos fijos

de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo

Capitulo VI. Las conclusiones y las recomendaciones a ser tomadas en cuenta para

las empresas en estudio

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,

se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta cuando

medimos eficiencia y productividad al momento de implantarlos; en especial si se

centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para

mantenerse en el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus

operaciones, permitirá conocer la situación real de las mismas, de allí, la importancia

de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles implantados se

cumplan para darle una mejor visión y seguridad sobre su gestión.

Por su parte, el control interno comprende el plan de organización en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para

proteger y resguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos

contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las

operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una

empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en

constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la

organización.

Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr

implementando y adecuando controles internos, los cuales salvaguarden y preserven los

bienes de un departamento o de la empresa en general. Dentro de este orden de ideas,

Catácora, F. (1999), expresa que el control interno:

Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un

sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe

una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los

estados financieros. Una debilidad importante del control

interno, o un sistema de control interno poco confiable,

representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

(p.238).

En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que

no aplique controles internos adecuados puede correr el riesgo de desviar sus

operaciones y, por supuesto, las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su

gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que se debe

asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

En el caso de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, se

observan deficiencias en el área de activos fijos. Las mismas se refieren a la inexistencia

de controles internos adecuados para la identificación y control de los activos fijos

tangibles existentes en la organización tales como: edificio, maquinarias, mobiliarios,

moldes y vehículos de manera que los mismos se puedan cotejar con sus libros auxiliares,

lo que genera incertidumbre, pérdida de tiempo y desconfianza de la información

financiera.

Lo anteriormente expuesto, se debe a la ausencia de controles internos capaces de

mantener el orden secuencial de las operaciones en el departamento de activos fijos de las

empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, debido a que el personal que

labora actualmente no cuenta con un plan de organización adecuado para el tratamiento

de los bienes muebles dentro de la empresa, trayendo como consecuencia la falta de

prevención o detección de errores, así como determinar la ubicación exacta de los

mismos.

Actualmente, no tienen definido una política para la toma física de inventario de

activos fijos tangibles, ya que en la actualidad no existen normas y procedimientos para

realizar las mismas, por lo tanto no se podrán realizar los mismos en determinados

períodos.

A su vez, existe un descontrol administrativo en cuanto a las entradas y salidas de

activos fijos, bien sea por reparación o préstamo, es decir, cuando un activo sale de la

planta cauchera por cualquiera de las razones anteriormente descritas, no se tiene el

control de cuando reingresa, generando desconocimiento de los activos fijos que están

fuera de la empresa. Siguiendo este orden de ideas, es importante y necesario tener

identificado la ubicación de los activos en poder de terceros, de manera de controlar su

estatus y pronto regreso, y de esta forma, seguir produciendo para la organización.

Al mismo tiempo se puede resaltar, la carencia de un procedimiento que detecte el

movimiento de los bienes muebles al momento de ser trasladado a unidades distintas a su

origen, cabe destacar que estos movimientos se realizan sin existir un responsable ni un

soporte del mismo.

Es importante acotar, el desconocimiento que tienen las gerencias, donde el

departamento de activos fijos está adscrito, en cuanto a la ubicación de los activos fijos

tangibles por centro de costo, a la hora del registro y distribución de gasto de

depreciación contable para su presentación en los estados financieros. Esto traerá como

consecuencia, de continuar sucediendo esta problemática, el riesgo de desconocer tantos

los gastos por depreciación como los pagos por los impuestos de activos empresariales

que se pudieran generar, así como también la incertidumbre de no conocer la cantidad de

activos que se encuentran fuera de planta por reparación o préstamo.

En atención a la problemática existente, se hace necesario establecer nuevos

mecanismos a través de una propuesta sistematizada de control interno para la

optimización y preservación de los activos fijos de las empresas caucheras del Estado

Carabobo, mediante la aplicación y seguimiento de políticas y normas, para

salvaguardar y preservar sus bienes muebles, brindando información que contribuya a

minimizar sus costos y aumentar su funcionalidad; y que a su vez se pueda sincerar la

información que va a los Estados Financieros y a otros registros que tengan incidencia

con este tipo de activos.

Con el diseño practico y adecuado de control interno, tomando en consideración las

exigencias de las gerencias caucheras, se pretenderá optimizar y agilizar la gestión del

departamento de activos fijos de las mismas, de manera que la información que se

maneje sea veraz, confiable y precisa. Es importante acotar que en los departamento de

activos fijos de las empresas Caucheras Manufactureras del Estado Carabobo, descansa

toda la información y control de todas las inversiones de la organización, por lo que se

hace necesario controlarlo y sistematizarlo para minimizar sus riesgos y las operaciones

manuales.

Formulación del Problema

Por todos los motivos antes expuestos, el investigador se plantea la siguiente

interrogante a ser demostrada en este estudio ¿ El sistema de control interno para

optimizar y preservar los activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del

Estado Carabobo, suministra información confiable para garantizar el buen manejo de

los mismos?

El aporte profesional e institucional de este trabajo de investigación, es el de lograr

fomentar un sistema de control interno de los activos fijos tangibles en la empresas

caucheras manufactureras del Estado Carabobo, bajo una metodología consistente,

sencilla y eficiente, que permita optimizar de manera coherente y efectiva todas las

operaciones contables-administrativas referente al tema de estudio.

Objetivo General de la Investigación

Diseñar un sistema de control interno para la optimización y la preservación de los

activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo.

Objetivos Específicos de la Investigación

1. Diagnosticar las características generales de los departamentos de activos fijos de las

empresas caucheras manufactureras.

2. Determinar los puntos críticos del departamento de activos fijos de las empresas

caucheras manufactureras, en cuanto a sus debilidades y fortalezas.

3. Identificar las características de los activos fijos tangibles de las empresas caucheras

manufactureras.

4. Fundamentar teóricamente el sistema de control interno, para aplicar conceptos y

teorías que servirán para complementar el desarrollo de la investigación.

5. Diseñar el sistema de control interno en función de las características de las empresas

caucheras manufactureras del Estado Carabobo, para la optimización de las

operaciones y el funcionamiento del departamento de activos fijos.

Justificación de la Investigación

Es imprescindible para las empresas caucheras manufactureras del estado

Carabobo, que el departamento de activos fijos mantenga el control de todas y cada una

de sus operaciones, ya que dichos bienes muebles forman parte de la naturaleza

permanente en las operaciones del negocio y los mismos no son destinados para las

ventas, es por ello que el no tener procedimientos bien aplicados traerá como

consecuencia desviaciones en las actividades del departamento de activos fijos y en las

organizaciones en estudio.

Es bueno resaltar que, los Activos Fijos de las empresas Caucheras manufactureras

del Estado Carabobo, en general representan el 40% del Balance General y que con el

desarrollo de esta investigación, se dará un aporte a través de una propuesta de

procedimientos de control interno orientados a la optimización y preservación de las

actividades y operaciones de los activos fijos de las mismas, salvaguardando y

minimizando así sus costos, con la finalidad de clasificar el activo, según sea su

naturaleza corpórea dentro de la organización.

La relevancia de este trabajo se centra, en que el control interno debe adaptarse y

aplicarse de manera que ayuden a las empresas Caucheras manufactureras en general, a

identificar los activos fijos, bajo un detalle considerable en cuanto a localización,

información, traslados, reparación y retiros para efectos del control y registro adecuado

de la depreciación.

Alcance de la Investigación

Esta investigación se efectúa para optimizar la gestión del departamento de activos

fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, mediante una

propuesta de control interno, la cual estará orientada a preservar los bienes muebles. Al

mismo tiempo agilizar el desarrollo de las actividades internas de las empresas

caucheras manufactureras, cumpliendo con las metas propuestas y establecidas por la

gerencia con el propósito de ir creciendo operativa y funcionalmente.

Por lo tanto, se deben identificar aquellas características que se relacionan con el

departamento de activos fijos, analizando y determinando donde están sus fortalezas y

debilidades de manera de que se puedan establecer las bases de las dificultades y los

diferentes factores internos y externos, que de una forma u otra existen en el manejo

actual de sus operaciones, con la finalidad de corregirlas y mejorarlas.

Es por ello, que la investigación tiene una gran utilidad teórica ya que permitiría

diseñar procedimientos internos para optimizar las operaciones de las empresas

caucheras manufactureras del Estado Carabobo, con respecto a los activos fijos,

además, transciende del ámbito académico al poder ser aplicada en otras empresas de

similar actividad.

Metodológicamente esta investigación llega hasta el diseño del sistema de control

interno para la optimización y preservación de los activos fijos, no incluye su aplicación

y ajuste de corrección, ya que esto depende de la decisión de las direcciones de las

empresas caucheras manufactureras, del Estado Carabobo de su puesta en marcha.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la Investigación

En toda investigación, se requiere de un estudio de antecedentes, que permita tomar

en consideración nuevas tendencias acerca del tema objeto de estudio, y por ende, apoyar

los lineamientos del usuario y la relación directa con la propuesta que se plantea a esta

investigación.

En la revisión de algunos trabajos de investigación, se pudo conocer algunos

aportes que inciden directamente en la presente investigación. En primer lugar García, Y

(1999), Sistema de control interno para el departamento de almacén de repuestos de

la empresa Tabacalera Nacional C.A., llevado en adelante en la Universidad

Bicentenaria de Aragua para optar al titulo de Magíster en Administración Comercial,

con el fin de optimizar el manejo de los recursos financieros de la empresa, donde a

través de la evaluación de los planes de organización, los procedimientos y los registros

contables le permitan a la empresa tener confiabilidad de sus operaciones, ya que el

sistema de control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización

para preservar sus activos.

En este estudio se evaluó, el sistema de control interno como primer paso para

determinar las variaciones en los estados financieros, por consiguiente los objetivos

logrados y la comprobación de las fallas de este sistema representan las razones

financieras necesarias para confirmar la razonabilidad de sus resultados.

Esta investigación representa una útil referencia para la investigación objeto de

estudio, porque mediante este procedimiento el investigador pudo realizar una evaluación

de control en las empresas caucheras y se comprobó que su funcionamiento afecta a otros

procesos de la misma, lo que resalta el interés con el que deben ser tratadas en esta

investigación cada una de las relaciones entre el control interno del departamento de

compras y los procesos restantes que en nuestro caso el departamento de activos fijos, ya

que es el aspecto fundamental para el funcionamiento de la organización.

Latouche, F (1999) Evaluación de la Norma y Procedimiento que Rigen la

Capitalización de los Activos Fijos Tangibles en la Empresa ELECENTRO, C.A,

Zona Aragua Maracay, realizado en la Universidad Bicentenaria de Aragua, realizó un

proyecto factible apoyándose en una investigación de campo, para optar al titulo de

Magíster en Gerencia Industrial.

En este trabajo se describe la ausencia de medidas y controles en el área de

contabilidad, específicamente en el departamento de Activos Fijos, que proporcione

confiabilidad de las actividades. El trabajo de investigación se fundamenta en clasificar

las operaciones y la segregación de funciones que garanticen la objetividad de los

resultados obtenidos.

El aporte directo con la investigación se basa en la necesidad de ofrecer a toda la

organización mecanismos de control interno que doten al sistema contable y

administrativo, de las fuerzas necesarias que garanticen la confiabilidad de los Activos

Fijos Tangibles. De esta manera se obtendrán resultados confiables y efectivos en cuanto

a la contabilización de las operaciones en cuanto a los activos fijos de las empresas en

estudio.

Igualmente Colmenares, O. (2001), se basó en la Evaluación de los sistemas de

control interno de la sección de cuentas por pagar y su relación con los

departamentos involucrados (almacén y compras), en la empresa Rimaca, C.A., para

optar al titulo de Postgrado en Ciencias gerenciales, realizado en la Universidad

Bicentenaria de Aragua, con el propósito de aportar recomendaciones y conclusiones que

le permita subrayar las fallas tales como: omisión de documentos válidos y los retrasos en

los pagos a los proveedores nacionales entre otros.

Este estudio arrojó resultados positivos por cuanto presenta debilidades en los

controles internos, en la sección de cuentas por pagar de la empresa Rimaca, C.A.,

sugiriéndose soluciones prácticas y adecuadas a la realidad existente, como son un jefe y

un auxiliar de contabilidad, y al mismo tiempo una debida segregación de funciones para

el personal existente de manera tal, que puedan tener unas normas y seguir en su gestión.

La relación que guardar esta investigación con la propuesta existente es, que aporta

elementos para la aplicación del control interno en todos y cada uno de los departamentos

para el logro de sus objetivos. Aplicar un buen sistema de control interno permitirá estar

más tranquilo en cuanto a los procesos establecidos, pero no solo es aplicar controles,

también existe la parte de monitorear los mismos y de esta forma se podría aplicar como

especie de una auditoría de los procesos implantados.

El aporte para la investigación objeto de estudio se basa principalmente, en la

relación directa que pueden tener los diferentes departamentos dentro de una

organización.. Hay que tener en cuenta que un cambio en un departamento puede inferir

en la obstrucción de otros, es decir, un cambio que no se estudie con anticipación, pudiera

traer desequilibrio en otro, por lo tanto mediante este antecedente se pudo corroborar que

muchas dependencias pueden estar trabajando en equipo y los resultados son favorables

siempre y cuando, trabajan sincronizados y en equipo.

Parra, M. (2002), en su trabajo titulado Evaluación del sistema de control interno

del efectivo, realizado en la Universidad Experimental para optar al titulo de Magíster en

Finanzas, define el control interno como un conjunto de elementos que comprenden la

organización general, los métodos y procedimientos, políticas y normas adoptadas con el

fin de salvaguardar los activos de la organización.

Señala que a través de la implementación del control interno se persigue lograr los

siguientes fines, los cuales se pueden clasificar en tres categorías: las autorizaciones, la

contabilización y la salvaguarda. También afirma que la segregación de funciones y las

medidas que se utilizan sobre los procedimientos en la empresa son dos técnicas

utilizadas en el control interno.

El aporte de esta investigación es de mucha significación, ya que precisa el alcance

del control interno en las organizaciones, permitiendo constatar que la segregación de

funciones va unida a cualquier proceso o control interno que se quiera implantar, es decir,

que el factor humano y tecnológico deben estar unidos con el firme propósito de obtener

resultados altamentes positivos en una organización.

Venero, M (2002) Evaluación de Sistema de Control Interno a los Activos Fijos

Depreciables de la Empresa PRODUISA, S.A., ubicada San Mateo, Estado

Aragua., realizada en la Universidad Bicentenaria de Aragua para optar al titulo de

postgrado en mercadotecnia empresarial. Es una investigación con el fin de detectar las

debilidades que existían en los Activos Fijos Depreciables. Con la aplicación de

técnicas de recolección de datos y la observación directa, se encontraron deficiencias y

en otros casos ausencia total de los controles en los procesos mencionados.

Analizados los datos recopilados por el investigador e interpretados los resultados,

llegó a la conclusión que la empresa necesita un diseño de control interno que la dote de

normas y procedimientos para regular sus operaciones, las cuales serían positivamente

en el manejo de los recursos económicos y financieros.

El aporte con la investigación es muy significativa e importante, ya que al aplicar el

control interno en la empresa, surge la necesidad de implementar en todos los niveles de

la organización, sistemas de controles internos adecuados con la finalidad de garantizar

la confiabilidad y seguridad de las operaciones activas, pasivas o de capital para poder

tener decisiones acertadas por parte de la gerencia, evitando así el derroche y el manejo

inadecuado de los recursos de la organización.

Con relación al control interno en las diferentes organizaciones Mendoza, B.

(2003), en su trabajo de grado titulado Propuesta de lineamientos dirigidos a

optimizar la aplicación del control interno en el área de inventario de mercancías

en la empresa Papelería Venezuela, C.A., realizado en la Universidad Bicentenaria de

Aragua para optar al titulo de Postgrado en Administración Comercial, y fue realizado

bajo un enfoque cuantitativo y cualitativo con lineamientos administrativos, empleando

instrumentos de recolección de datos necesarios para implantar una propuesta acorde a

las necesidades de la empresa dentro de los proyectos factibles.

En dicho trabajo de grado, el investigador resalta deficiencias y fallas en cuanto a la

documentación que debe soportar el control de los inventarios en una empresa

manufacturera, lo cual entre otras cosas, produce inadecuados niveles de inventario de

mercancía, así como también, pólizas de seguro no adecuadas a la existencia del

almacén. Con base a lo anteriormente expuesto, propuso recomendaciones para

fortalecer el control interno en el área de inventario.

El aporte de este trabajo de investigación es muy importante, ya que precisa la

necesidad de diagnosticar la situación actual de cada uno de los aspectos involucrados

en los procesos de la organización, con la única finalidad de diseñar los controles

internos con base y funcionabilidad a la realidad estudiada.

2.2 Bases Teóricas

Siempre será importante abordar el problema dentro de un ámbito razonable, por lo

tanto se tomó para ello las bases teóricas más importantes, relevantes y necesarias para

dar así a la investigación un sentido coordinado de aquellos conceptos básicos y

primarios que permitan abordarla en una forma clara y ordenada.

El principal y fundamental objetivo de las bases teóricas es, enriquecer de una

forma sistemática y ordenada el problema mediante un conjunto de conocimientos lo

más sólido y actualizado posible, de modo tal que permita perseguir y orientar la

búsqueda de la información deseada, a través de una conceptualización adecuada de los

distintos términos actualizados que se utilizaron en la investigación, para los efectos de

este estudio.

Por último se puede destacar que las bases teóricas permitirán conocer los aspectos

teóricos que ayudarán a la propuesta a tener un sentido práctico actualizado. Entre los

aspectos más sobresalientes en la investigación se nombran: el control interno, activos

fijos, sistema, controles, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, entre otros.

2.2.1 Teoría de los Sistemas

Los sistemas siempre serán importantes debido a que en la actualidad, el proceso

socio - económico tiene una vertiente muy acelerada, trayendo como consecuencia

desestabilización en todos los sectores y en especial en el ámbito financiero donde su

ritmo debe estar integrado al mundo de una manera clara y específica. Es por ello, que

la empresa tiene razones específicas para conservar un registro sistemático, con el

propósito de mantener información veraz y al instante.

Adicionalmente, el buen funcionamiento que se pueda tener en el proceso contable

en una organización siempre estará dependiendo no solamente del recurso humano y de

sus experiencias, sino de los sistemas implementados, independientemente del tamaño o

tipo de empresa que se quiera investigar.

A pesar que la palabra sistema es utilizada comúnmente según el área de

desenvolvimiento, ésta tiene un significado muy relevante y específico, así Chiavenato,

I. (1993), sistemas es “un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad común

de alcanzar determinado objetivo u objetivos.” (p.50).

Así mismo, Catácora, F. (1999), considera que un sistema es “un conjunto de

elementos, entidades o componentes que se caracterizan para ciertos atributos

identificables que tienen relaciones entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo

común.” (p.25).

En referencia a los diferentes conceptos de sistemas señalados anteriormente,

podríamos tomar para efectos de estudio al sistema como un conjunto de componentes

que unidos formaran un todo organizado que al interrelacionarse funcionalmente entre

sí, permitirá que dichos controles accionen en condiciones optimas.

2.2.2 Teoría de los Controles

Son aquellos que nos permiten definir la forma sistemática de cómo las empresas

han visto la necesidad de implementar controles internos en todas y cada uno de sus

operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el

riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas. Por lo anteriormente descrito

O.Ray Whittington-Kurt Pany (2000) define los controles como “el diseño para

salvaguardar los activos de la organización y al mismo tiempo, para brindar

confiabilidad en los Estados Financieros”.

Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora

organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto

es necesario aplicar un control preventivo, siendo éstos los que se encargaran de

ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa.

Adicionalmente se cuentan con controles de detección los cuales se ejecutan

durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control dependerá

principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la

ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de

control, es necesario definir los objetivos a cumplir.

Unido a esto, Poch, R.(1997), expresa “el control aplicado de la gestión tiene por

meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.” (p.17). De esto se deduce la

importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard, W. (2000), asegura que

“los controles son en realidad una tarea de comprobación para asegurarse que todo se

encuentra en orden.” (p.33).

Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y

organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, lo cual vendría a

constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema

de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplen de acuerdo con las

expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de

tomar medidas y así su reiteración.

Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base

de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planearon. Por

esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar ambos

íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo

establecido por la organización.

2.2.3 Sistemas Contables

Dentro del enfoque de lo que es sistema, existen diferentes metodologías para el

análisis de los mismos, de esta forma tenemos por ejemplo: análisis estructurado,

análisis orientado a objetos y otras metodologías particulares. Un sistema de

información contable comprende al menos de los siguientes elementos:

Hardware donde se procesa la información.

Software o programas.

Recursos humanos.

Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.

Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el verificar

que la información procesada por el sistema se esté efectuando de acuerdo a los

estándares establecidos y las exigencias de la empresa. Cuando se nombran los

estándares establecidos, se refiere a la filosofía que la empresa refleja en manuales,

instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en

donde se plasmen principalmente las políticas que, de alguna forma, pudieran afectar al

desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información

contable.

Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este

movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las

nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes

en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la

contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quizás una delas actividades

por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de

informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las

empresas en los ambientes competitivos.

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que

tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para

aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren

campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa

dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.

Dentro de los nuevos conceptos que surgen como consecuencia de un entorno en

continuo cambio tenemos:

El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las empresas, va

cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el

reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales

inversores, dada la confianza que les puede generar.

Para darle un uso adecuado a estos intangibles antes no reconocidos en los Estados

Financieros es necesario adelantar procesos investigativos que nos proporcionen la

información requerida para darle el debido tratamiento a estos nuevos conceptos y la forma

de evidenciar su importancia en la creación de valor convirtiendo a cada integrante de la

empresa en parte fundamental de la estrategia del ente para la creación de dicho valor. El

capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas con proveedores y

clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de calidad, los medios

tecnológicos, las cualidades humanas etc. Como elementos generadores de valor han de ser

tomados en consideración en el análisis, lo que requiere evaluarlos adecuadamente e

integrarlos en la planificación estratégica de la empresa.

Por lo anterior uno de los retos de la contabilidad en el mundo de hoy aparte de

seguir apoyándose en la contabilidad normal que en sí misma plantea la validez de la

información contable, debe encontrar y aplicar nuevos elementos que le permitan de una

manera integral reflejar todo lo que ocurre en la empresa evidenciándolo en los estados

financieros y en los respectivos informes.

Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentación de la información

es que hace que sobresalga en medio de otras empresas. Los sistemas de información han

desempeñado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización

, sin embargo no debe de limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la

necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el

comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un

manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa

tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es

más fuerte y más agresivo.

La introducción de nuevos conceptos en nuestra profesión va de la mano con el

análisis del impacto de las nuevas tecnologías y la incorporación del riesgo asociado a una

era de rápido cambio que a continuación analizaremos.

En general los sistemas de información estratégicos que se crean para el manejo de

la información de las empresas competitivas esta basado fundamentalmente en las

autopistas de información y el manejo del Cuadro de Mando Integral Hipermedia que

manejan las grandes empresas en el mundo, ya que son estas las que los han desarrollado y

lo han tomado como herramienta fundamental en la construcción de estrategias para las

diferentes etapas que soportan la empresa en el actual mundo cambiante, como lo son la

toma de decisiones en ventas, la alta gerencia, la innovación de productos, las

construcciones de nuevos componentes que los lleven al éxito.

Enfocándonos mas en cada un de estos puntos podemos decir que los sistemas de

información que se manejen estratégicamente serán útiles ya que las empresas se

convertirán en una mezcla de destreza técnica, empresarial y de conocimiento.

La debida utilización de los Si se ha venido desarrollando desde que se comenzaron

a implementar los ordenadores informáticos en el soporte técnicos de las empresas para

convertir sus datos en algo ágil y ordenado; por esta razón se ha venido creando diferentes

SI que se acomoden a la características y los fines que se quieren alcanzar en los entornos

en los que se desenvuelven las empresas y cumplir con la información que satisfaga los

clientes, proveedores y accionistas, como la agilidad y validez de los datos que se

procesan.

Los sistemas de información de las empresas están formados por cuatro

subsistemas que son: SIAD (Subsistema de información para la alta dirección), EIS

(Subsistema de información para ejecutivos), MIS (Subsistema de información par la

gestión) y SIC (Subsistema de información contable); los cuales se nutren de todos los

datos e informes relevantes, tanto de origen interno como externo, ya sea de naturaleza

financiera como no financiera

En estos SI se debe de tener muy en cuenta los avances tecnológicos que se han

dado en las comunicaciones por esto se resaltan tres elementos básicos para las empresas

que quieran estar dentro de el circulo de las grandes lideres en producción, costos y manejo

de sus negocios; estos elementos ayudan al desempeño exitoso de estas y son: El Internet,

el Intranet y el Extranet, que representan sustanciosas ventajas para las empresas que lo

implanten, porque coadyuda a la expansión de estas frente a los adversarios dirigiéndose en

altos estándares de calidad y competitividad.

De otro lado el control de gestión en las actuales organizaciones hace referencia a

los sistemas de control empresarial como un proceso mediante el cual la dirección se

asegura de que los recursos se obtienen y se emplean de manera eficiente y eficaz con la

finalidad de lograr los objetivos de la organización. Este concepto debe de ser replanteado

ya que no cumple con sus expectativas por esto lo remplazan por el cuadro de mando

integral que como su nombre lo dice integra diferentes conceptos que ayudan al eficiente

control de las empresas ya que representa un instrumento idóneo en el proceso de

comunicación de la misión y la estrategia utilizada en la configuración adecuada de toma

de decisiones.

Además de todo esto las empresas no presupuestan riesgos que en un presente o en

un futuro puedan ocasionar daños a la misma e incurren en gastos que afectaran

notablemente la estructura organizacional de la empresa, mas si por el contrario se

adquirieren pólizas de seguros esto transformaría la mentalidad convencional que se viene

manejando y entraríamos a administrar toda clase de riesgos.

2.2.4 Ciclo de Negocios

Un ciclo de negocios o ciclo de operaciones, es el tiempo que transcurre entre la

compra de inventario, en el caso de una empresa manufacturera o la prestación de

servicio, en el caso de una de servicio y su conversión de efectivo. Para algunas

empresas u organizaciones, el ciclo de negocios o también conocido ciclo de operación

puede abarcar más de un año de calendario contable, como puede ser el caso de los

comerciantes que venden a plazo, o empresas constructoras. Este concepto, es uno de

los parámetros que se pueden tomar en cuenta en las empresas para clasificar las

partidas contables en los estados financieros, específicamente en el balance general

como circulante o de largo plazo.

El ciclo de negocios no es más que una herramienta de dirección que integra los

principales documentos normativos. Este ciclo es una ejecución útil tanto para lanzar una

nueva empresa o una actividad en la empresa existente.

Surge la necesidad conceptual, metodológica y de gestión, de introducir un

instrumento que permite concretar las estrategias en términos técnicos, económicos,

tecnológicos y financieros. Este instrumento que se denomina mundialmente como Plan

del ciclo de Negocios, debe argumentar tanto a corto como mediano plazo una descripción

detallada de los servicios y productos que se ofrecen, las oportunidades de mercados que

poseen y cómo está dotado de recursos tangibles e intangibles, que le permitan

determinada competitividad y diferenciación entre competidores y aliados.

Ciclo de negocios según esta definición en las entidades: Es una forma de pensar

sobre el futuro del negocio: a donde ir; cómo ir rápidamente, o qué hacer durante el camino

para disminuir la incertidumbre y los riesgos. Es un documento formal, elaborado por

escrito, que sigue un proceso lógico, progresivo, realista, coherente y orientado a la acción,

en el que se incluyen las acciones futuras que deberán ejecutarse, tanto por el empresario

como por sus colaboradores, para, utilizando los recursos de que dispone la organización,

procurar el logro de determinados resultados (objetivos y metas) y que al mismo tiempo,

establezca los mecanismos que permitirán controlar dicho logro.

Luego de un análisis de los diferentes conceptos que los autores ofrecen sobre el

ciclo de Negocio, es fundamental concentrarse en el objetivo básico y que éste sea claro,

que esté escrito, sea fácilmente comunicable, coherente y medible.

El ciclo de Negocios tiene como objetivo ayuda ha alcanzar un conocimiento amplio

y objetivo de la empresa o la actividad que pretende poner en marcha. Al mismo tiempo

encontrar socios o servir de base para convencer a estos del mérito del proyecto y

conseguir reunir los recursos y capacidades necesarias para poner en marcha el plan, y de

esta manera obtener el financiamiento para ejecutar el negocio.

2.2.5 Control Interno

Es bueno resaltar que el control interno es todo un sistema de controles financieros

utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que los

negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y

ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida

posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de

marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades

en los diferentes departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de

control, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1998), la

define como:

El plan de organización, de todos los métodos y medidas

coordinadas adaptadas al negocio, para proteger y

salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad

de los datos contables y sus operaciones, promover la

eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la

adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa.

(p.310).

Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo

también desde un punto de vista financiero donde Holmes, A. (1997), lo define como:

Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar,

y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos

indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se

contraerán obligaciones sin autorización. Estos objetivos han

de lograrse mediante los controles de procedimiento interno

de la empresa y con la comprobación de la exactitud con que

trabaja la oficina de contabilidad. (p.3).

Asimismo, el concepto de control interno emitido por Redondo, A (1996), detalle

que: “se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de control interno existente,

como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los

procedimientos de auditorías”. (p.267).

Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en

dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el

plan de organización, y todos los métodos que facilitan la planeación y control de la

empresa (planes y presupuestos). Con relación al contable, se puede decir que

comprende métodos y procedimientos relacionados con la autorización de

transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables.

Este tipo de control ayuda a maximizar la eficiencia dentro de cualquier

organización, minimiza los desperdicios de mercancía, errores no intencionales

realizados por el personal que labora en la empresa, al igual que controla y minimiza el

fraude administrativo, y así no perder la intención principal que se quiere llegar como

todo ente organizativo al querer implementar el control interno.

Dentro de esta perspectiva Catácora, F. (1999), señala que: “un sistema de control

interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado

principal al establecer el control interno es diseña pautas y especificaciones de control

cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.” (p.238).

Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión principal ayudar en

la consecución de los objetivos y metas generales trazados por la empresa, y esto a su

vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de

la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.

Sin embargo sobre este punto Redondo, A. (1996), señala que para que un control

interno rinda su cometido, debe ser: “oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable,

eficaz, objetivo y realista” (p.325). Todo esto tomando en cuenta que la clasificación

del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria.

2.2.6 Importancia y Objetivo del Control Interno

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la

confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por

cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que

son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia

operacional en los procesos contables y administrativos.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e

irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el

término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a

errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una

confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un

esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en

los mismos.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar

preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con

falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean

significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que

estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la

correcta conducción del negocio.

2.2.7 Propósito del Control Interno

Según Meigs, W; Larsen, G. Y otros (1998), el propósito del control interno es:

“promover la operación, buscando que el mismo se impulse lo más eficaz y eficiente

para la organización”. (p.49). Esto se puede interpretar como, hacer cumplir los

objetivos de la empresa los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones,

presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose

afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.

De la misma manera para Lozano, F (2000), explica que: “la finalidad del control

interno lo entrelaza a ciertos objetivos llamados por el autor como ineludibles”.(p.83).

El enfoque de este concepto consiste en resguardar los activos contra la situación que se

considere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta situación tratar

de eliminar o reducirlas al máximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el

manejo de las operaciones que el desempeño realizado por las políticas fijadas de la

organización y por último procurar que el control interno establecido de como resultado

mantener a la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha

información sea confiable y llegue en el momento más oportuno para así permitir a la

gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la

empresa.

Siempre se toma en cuenta un control interno cuando existen en la empresa ciertas

situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a la

administración de la empresa. Por medio de este punto de vista al tener trazados del

control interno se pueden detectar las irregularidades, es decir, estableciendo que es lo

que se quiere conseguir con este sistema, permitiendo encontrar ciertas ventajas que

guiarán a la empresa a mejorar las operaciones las cuales oriente al logro de los planes

ya establecidos.

2.2.8 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela

De todas maneras para poder alcanzar el logro positivo de los objetivos de la

empresa, será importante que se tenga presente en todo momento los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), el cual va a ser el lenguaje necesario

para comunicar las operaciones financieras de la empresa.

Estos principios se rigen mediante registros, clasificaciones y resúmenes, que una

vez analizados permiten controlar todas las operaciones para las tomas de decisiones

acertadas, siendo por esto que en el proceso contable deben existir controles internos

sistematizados, que actúen como un todo para el logro de objetivos deseados.

Para efectuar la debida aplicación de los controles internos en las organizaciones

debe existir un conjunto de normas y procedimientos de carácter general, las cuales

deben estar debidamente aceptados, y al mismo tiempo que sirvan para unificar criterios

en materia de evaluación, control e interpretación.

Es así, como el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (1994),

expresa “los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la

delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las

operaciones y la presentación de la información financiera.” (p.23). Por tanto, cualquier

sistema de control interno que deba aplicarse en una empresa debe estar basado en tales

principios contables.

2.2.9 Objetivos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la

elaboración de estados financieros. Cuando se habla de uniformar se debe tener presente

que los estados financieros pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean

éstos internos o externos a una entidad económica.

Los objetivos básicos de los principios contables son:

Uniformar todos los criterios contables presentes en los estados financieros.

Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas en las organizaciones.

Orientar a los usuarios de los estados financieros.

Sistematizar el conocimiento contable.

Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicación de

principios de contabilidad generalmente aceptados el cual deben ser específicos.

Una clasificación aplicable para los estados financieros en las empresas puede ser la

siguiente: los básicos (entidad, realización, partida doble, revelación suficiente de las

partidas en los estados financieros, costo histórico, etc.), los aplicables a partidas

específicas (efectivo, cuentas por cobrar, activos fijos, inventarios, etc.) y los relativos a

estados financieros (cambios contables, consolidación de estados financieros, cambios en

el nivel general de precios, etc.).

La clasificación de los principios contables anteriormente mencionados, no incluye

todos los procedimientos contables que pueden ser aplicados por los PCGA, pero si

presenta los de mayor uso y práctica para una entidad.

2.2.10 Activos

En otro orden de ideas, los activos son todos aquellos bienes que posee la empresa y

que sea posible su valoración en términos monetarios, el efectivo en caja o bancos, la

mercancía, mobiliarios, los vehículos, las maquinarias, los documentos que demuestren

derechos sobre terceros, seguros.

Visto de esta forma, los activos fijos son bienes y derechos adquiridos por la empresa

y los cuales son de carácter más o menos permanentes (duran un plazo largo), los cuales

se adquieren con la intención de utilizarlos en las operaciones normales del negocio y lo

de venderlos.

2.2.11 Activos Fijos

Los activos fijos se clasifican en: tangibles e intangibles. Los tangibles, lo

constituyen bienes con todas las características anotadas anteriormente para los activos

fijos, poseen presencia física, la que se puede apreciar con los sentidos; dentro de este

grupo tenemos: el terreno, los edificios, el mobiliario, las maquinarias, minas, bosques y

pozos petroleros. A. Redondo (2002) define los activos fijos como:

La constitución de cuentas que representan activos de

carácter permanente destinados a la producción de bienes y

servicios. Sus componentes más importantes deben separarse

por rubros, tales como: terrenos, edificaciones, instalaciones,

maquinarias y equipos, mobiliario, vehículos y activos fijos

en proceso de construcción o instalaciones. Debe señalarse la

base de valuación; y en los casos en que ésta no sea el costo

de adquisición o de construcción, debe indicarse como se

determinó la valuación adoptada. (p.45).

En cuanto a los intangibles, están representados por derecho de orden legal o

económico, los cuales tienen como característica principal su inmaterialidad, es decir,

carece de presencia física, lo que implica que su existencia no se puede apreciar con los

sentidos. Dentro de este grupo tenemos, los amortizables que son: patentes de inversión,

derechos de autor, los no amortizables que son: la plusvalía o crédito mercantil, marca de

fábrica etc.

Cabe considerar, por otra parte, que la depreciación es la pérdida de valor que sufren

algunos activos fijos, bien sea por el proceso de desgaste a que son sometidos o bien por

la obsolescencia o antigüedad de estos grupos de activos

Para calcular la depreciación es necesario realizar un estudio en cuanto a sus

elementos:

Valor del costo: Esta compuesto por el monto erogado por la adquisición o compra

del activo fijo, más todos los gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento.

Vida útil: Se trata del tiempo que se estima que un determinado activo fijo dará

servicio útil y renta a la empresa, es decir, contribuirá a los ingresos normales de la

empresa.

Valor de salvamento: Viene a representar el valor estimado que tendrá el activo fijo

en cuanto a su vida útil (cuando se termine de depreciar cuando cese la vida útil del

activo).

Valor según libro: Es la diferencia entre el costo y la depreciación que esta

acumulada a una determinada fecha.

Valor real: Es la cantidad de costo que se recupera cuando el activo es

desincorporado y realmente vendido.

2.2.12 Métodos de Depreciación

En este sentido los métodos de depreciación se clasifican en método de línea recta, el

cual distribuye el gasto del activo fijo en el número de años de vida útil probable en

partes iguales, es decir, se plantea en este caso que si el activo fijo presta todos los años el

mismo servicio o utilidad, lo lógico es que se transfiera a los gastos de cada año la misma

cantidad.

Tasa de Depreciación: Costo - Valor de Salvamento

Anual Horas Máquinas estimadas

Como segundo método se tiene el de los dígitos decrecientes, el cual se caracteriza

porque en los primeros años se registran cantidades elevadas de depreciación, la cual va

disminuyendo años tras años hasta que el activo consume toda su vida útil y queda

totalmente depreciado (excepto su valor de salvamento).

Estos son en virtud de que el activo en los primeros años necesita gastar menos en

reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una mayor depreciación, y en los

últimos años como es lógico se necesita gastar más dinero en reparaciones y

mantenimiento, lo que se compensa con una menor depreciación, lo cual según los

sostenedores de este método tiende a que anualmente se lleve a gastos, más o menos igual

cantidad de dinero.

Para determinar el factor de depreciación anual usaremos la siguiente fórmula:

Factor de depreciación: Costo - Valor de salvamento

S. x Nº de años Vida U. Prob.

S: Sumatoria de Dígitos

Para obtener la tasa de depreciación anual, se multiplicará el factor de depreciación,

por los dígitos (N.) que integran la vida útil, de mayor a menor.

En tercer lugar tenemos el método de horas máquinas, que sirve para depreciar

ciertos medios de producción, como es el caso de una máquina de carácter industrial. En

este caso se estima el número total de horas que puede trabajar la máquina en su vida útil;

es decir, se plantea que si en un año la máquina trabaja más que en otros, en ese año se

debe depreciar en una cantidad mayor.

Para determinar la depreciación por este método se usara la siguiente fórmula:

Factor de depreciación = Costo - Valor de Salvamento

Horas – Máquina Estimada

Para obtener la depreciación anual, este factor se multiplicará por el número de horas

que realmente trabajó la máquina en el año.

Como último método tiene el de unidades de producción. Este método es similar al

anterior, con la variante de que el factor de depreciación se estima sobre la base del

número de unidades que probablemente la máquina va a producir en su vida útil. Para

determinar la depreciación se utilizará la siguiente fórmula:

Factor de Depreciación: Costo - Valor de Salvamento

N de Unidades Estimada a Producir

Para obtener la depreciación anual se multiplicará el factor por el número de unidades

producidas en el año.

Una de las actividades importantes en los activos fijos, es la desincorporación. Este

procedimiento es muy normal dentro de una empresa, bien sea por venta de algunos de

ellos, cambio por equipos nuevas tecnologías, bien que se retiren por no prestar ningún

servicio, es decir: venta, retiro o inversión.

2.2.13 Auditoría (Informe COSO)

El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en E.E.U.U en

1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de

conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.

Los resultados que se presentan durante la tarea realizada durante más de cinco años

por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL

COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos

en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El

grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones:

• American Accounting Association (AAA)

• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)

• Financial Executive Institute (FEI)

• Institute of Internal Auditors (IIA)

• Institute of Management Accountants (IMA)

La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand.

Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco

conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que

venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones

públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o

legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que

satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados. Por todo esto O.

Ray Whittington-Kurt Pany (2000) definen en control interno bajo el enfoque del coso

como: “un proceso o un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo, donde los

objetivos se basan principalmente en el trabajo realizado por los individuos de una

organización.

El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados

mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la

administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto

de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las

siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones

• Confiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

Por otra parte, completan la definición algunos conceptos fundamentales:

• El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin

en sí mismo.

• Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente

de manuales de organización y procedimientos.

• Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la

conducción.

• Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las

categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de

acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás

procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se

hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el

cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de

Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido

como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras

medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan

los siguientes objetivos principales:

• Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como

productos y servicios de la calidad esperada.

• Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores,

fraudes o irregularidades.

• Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al

mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y

objetivos de la misma.

• Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a

través de informes oportunos.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de

esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus

decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se

correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y

contemple las circunstancias vigentes en cada momento.

Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad

superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control

interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión

amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso

constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo

fundamentalmente a sus objetivos.

2.2.14 Componentes (Informe COSO)

El marco integrado de control que plantea el Informe COSO consta de cinco

componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso

de gestión:

• Ambiente de control

• Evaluación de riesgos

• Actividades de control

• Información y comunicación

• Supervisión

El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del

comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la

importancia que le asignan al control interno. Sirve de base de los otros componentes, ya

que es dentro del ambiente reinante que se evalúan los riesgos y se definen las actividades

de control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante y

se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido

de acuerdo con las circunstancias.

El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la

evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que puede también

poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la información y la

comunicación.

No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente

sobre el siguiente, sino que es iterativo multidireccional en tanto cualquier componente

puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro. Existe también una relación directa

entre los objetivos (Eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información y

cumplimiento de leyes y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se

manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada

agente de la organización conforman secuencialmente un esquema orientado a los

resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez cruzada por

los componentes.

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto

determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y

los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud

asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con

relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y

resultados.

Para obtener una mejor amplitud del tema O. Ray Whittington-Kurt Pany (2000)

definen el ambiente de control como: “fija el tono de la organización y, sobre todo, provee

disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su

conjunto”(p.172). Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí

deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas

previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el

establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos

en una organización.

Los principales factores del ambiente de control son:

• La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

• La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de

procedimiento.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de

todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y

objetivos establecidos.

• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del

personal.

• El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de

programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

• En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de

administración y comités de auditoría con suficiente grado de independencia y

calificación profesional.

El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los

factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos

hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y

consecuentemente al tono de la organización.

2.2.15 Evaluación de Riesgos (COSO)

El control interno COSO, ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos

que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de

los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la

vulnerabilidad del sistema.

Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes

de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la

organización (internos y externos) como de la actividad.

El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien

aquellos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el

funcionamiento del mismo. Para Mendieta F. (2002) define la Evaluación de Riesgo: “ Es

el segundo componente importante del control interno enmarcado dentro del COSO. La

gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de

que los objetivos de la organización no sean alcanzados, y luego tratar de manejar esos

riesgos”(p.87).

Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y

con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.

Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores

críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.

A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como

adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

• Una estimación de su importancia / trascendencia.

• Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.

• Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir

variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos

asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros

riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran

importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están

inmersos en las rutinas de los procesos.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial con respecto al

COSO, y más aún si todo va a estar en función del impacto potencial como a continuación

se plantea: En primer lugar:

• Cambios en el entorno

• Redefinición de la política institucional.

• Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

• Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

• Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

• Aceleración del crecimiento.

• Nuevos productos, actividades o funciones.

Los mecanismos para prever, advertir, funcionar, colisionar, identificar y

administrar los cambios deben estar orientados y manejados hacia el futuro, de manera de

anticipar los más significativos y agraviantes cambios a través de sistemas administrativos

que sirvan de alarma; complementados con planes para un abordaje adecuado de las

variaciones que pudieran existir.

2.2.16 Información y Comunicación

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde

desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que

cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus

acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.

Son tan importantes los sistemas de información contable y de comunicación que

O. Ray Whittington –Kurt Pany (2000) lo definen: “consiste en los métodos y registros

establecidos para registrar, procesar, resumir información las transacciones de una entidad

y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonios reacionados”. (p.177).

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que

llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades

individuales.

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema

para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.

Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes

de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.

Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar

datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces

como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante

resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades

institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo

tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en

apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas

exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor

seguimiento y control de las mismas.

Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para

tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se

refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y

accesibilidad.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben

conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada

función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la

responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.

Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con

el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera deben

comunicar la información relevante que generen.

Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación

eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la

información: ascendente, descendente y transversal. La existencia de líneas abiertas de

comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz

comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en ambos

casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los

manuales de políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales,

resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad con

una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades

de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.

En el marco de control postulado a través del Informe COSO, la interrelación de los

cinco componentes (Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control,

Información y comunicación, y Supervisión) genera una sinergia conformando un sistema

integrado que responde dinámicamente a los cambios del entorno. Atendiendo a

necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades

operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la

infraestructura y formar parte de la esencia de la institución.

Mediante un esquema de controles incorporados como el descrito:

• Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de poderes.

• Se evitan gastos innecesarios.

• Se generan respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes.

2.2.17 Integridad y valores éticos

La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y

vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento

moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de

funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal. Por otra parte

Mendieta F. (2002) expresa que: “la efectividad del control interno depende directamente

de la integridad y los valores éticos del personal que es responsable de crear, administrar y

monitorear los sistemas de control”. (p.125)

Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de

Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo

operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá

del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones

normativas.

El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación y su

caldo de cultivo en la cultura del organismo. Esta determina, en gran medida, cómo se

hacen las cosas, qué normas y reglas se observan, si se tergiversan o se eluden. En la

creación de una cultura apropiada a estos fines juega un papel principal la Dirección

Superior del organismo, la que con su ejemplo contribuirá a construir o destruir

diariamente este requisito de control interno. 2.3 Definición de Términos Básicos

Activo: Es el conjunto cuantificable, de los beneficios económicos futuros controlados

por la entidad, representado por el efectivo, derechos y bienes.

Activo Fijo: Son inversiones permanentes cuya finalidad no es convertirse en dinero,

sino prestar un servicio eficaz a la organización.

Activo Fijo Depreciable: Son aquellos que por su naturaleza, al ser usados en la

producción de bienes y servicios, la acción del tiempo disminuye su valor.

Edificio: Son las edificaciones o las estructura que posee la empresa. Los edificios

generalmente se deprecian en 20 años y generalmente son la base primordial de una

organización.

Estados Financieros: Es un informe acerca de la situación económica y financiera de

la empresa. Los más utilizados son: Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General y

Estado de Origen y Aplicación de Fondos.

Empresa: Sociedad comercial o industrial. Unidad económica, en la cual se combina

el capital y el trabajo para producir riquezas.

Mobiliario: Es el costo de los muebles que se utilizan en las diferentes dependencias de

la empresa tales como escritorios, sillas, archivadores, etc.

Moldes: Se usa para trabajo de existencias regulares y tiene un valor a largo plazo.

Puede cargarse a una cuenta de activo y ser reducido por la depreciación.

PCGA: Siglas utilizadas para abreviar Principios de Contabilidad Generalmente

aceptados.

Procedimientos: Métodos para operar un proceso en una determinada área. Sirven

para afinar tareas y verificar que todas las transacciones se estén realizando de la

manera más idónea dentro de una empresa.

Vehículos: Son los bienes muebles que utiliza la compañía para el transporte.

Capital Spending: Presupuesto otorgado por la alta gerencia, para la obtención y

control de los bienes muebles, a fin de, obtener beneficios provechosos a corto plazo.

Tales beneficios como: aumento de la producción, expansión de la planta,

actualización de sistemas computarizados, entre otros...

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de Investigación

Durante el desarrollo de toda investigación, es preciso considerar el grado de

alcance y su importancia en todo momento, reconociendo los esfuerzos necesarios y su

capacidad de análisis. Al considerar que la siguiente investigación permite ofrecer una

alternativa de solución a la problemática detectada en las empresas Caucheras

Manufactureras del Estado Carabobo, se puede señalar que el diseño de la investigación

se enmarca dentro de la modalidad de proyectos factibles, y la Universidad Pedagógica

Experimental Libertador (UPEL) (1990), señala:

El proyecto factible consiste en la elaboración de una

propuesta de un modelo operativo viable, o una solución a un

problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una

institución. Las propuestas deben tener apoyo, en una

investigación de campo o en una de tipo documental; y puede

referirse a la formulación de políticas, programas,

tecnologías, método o proceso. (p.7).

El proyecto se apoya en una investigación descriptiva y de campo, tomando en

consideración el criterio del autor Sabino, C (1996), donde destaca que: “La

investigación de campo es aquella que se realiza directamente en el lugar donde se

originó el problema” (p.255), es decir, en las empresas sin intermediaciones de ninguna

clase, y de esta forma se aportará resultados confiables constituyéndose en un sustento

para la estructuración del sistema.

Dentro de esta perspectiva, se evaluarán todos los procesos existentes en los

departamentos de activos fijos de las empresas Caucheras Manufactureras del Estado

Carabobo, a fin de diseñar y proponer el sistema de control interno.

Tomando en cuenta, que el estudio pretende resolver un problema de forma práctica

e inmediata, es preciso ubicar esta investigación en una de tipo descriptiva.

Dentro de este marco, la Universidad Nacional Abierta (UNA) en sus técnicas de

documentación e investigación I (1995), define la investigación descriptiva como:

“Tratar de obtener toda la información acerca del fenómeno o proceso en una empresa,

para descubrir sus implicaciones y hechos, sin interesarse mucho (o muy poco, según

sea el caso), en conocer el origen o causa de la situación investigada en una momento

determinado.” (p.54).

Visto de esta forma esta investigación es incluida dentro de esta clasificación,

porque sus indagaciones y motivos se enmarcan dentro de este rubro, el cual está

fundamentado hacia la descripción del hecho observado. En este mismo orden de ideas

se puede decir que el trabajo de investigación se enmarca en el orden micro-social.

3.2 Población y Muestra

Debido a que el área de activos fijos de las Empresas Caucheras Manufactureras del

Estado Carabobo, es una dependencia dentro de la misma, a objeto de este estudio tanto la

población como muestra estará conformada por cuatro (04) trabajadores que laboran en el

departamento de activos fijos de las empresas en estudio.

Dicha población y muestra se divide de la siguiente forma: tres (3) analistas de

contabilidad, un (1) auxiliar contable.

3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Para elaborar un trabajo de investigación de cualquier tipo, es necesario seguir y

aplicar técnicas para la obtención de los datos necesarios. Al respecto Witney, F.

(1980), define la técnica como “ El conjunto de procedimientos que se utilizan durante

dicho proceso de recolección”. (p.89). Basándose en este concepto la técnica de

recolección de datos que se aplicó en la investigación fueron las siguientes:

La observación directa: según Sabino (1996), La observación directa consiste en “El

uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la capacitación de loa realidad que

queremos estudiar” (p.146). En este sentido se comprende que esta técnica permitió al

investigador observar los procedimientos actuales en el departamento de activos fijos

con la finalidad de ayudar a obtener información en el mismo lugar donde ocurren los

hechos, y al mismo tiempo, detectar todas las incidencias del enfoque en estudio,

resumiendo que el tipo de observación directa fue la participante ya que el investigador

se involucró dentro de la investigación.

A su vez, la revisión documental que consistió en la consulta de varios textos,

procedimientos similares y trabajos de investigación, de los cuales se realizó una

recopilación de datos bibliográficos para conocer aspectos básicos para la propuesta.

Con respecto al instrumento de recolección de datos, Witney, F. (1980), también

nos aporta que “Un instrumento consiste en un formulario diseñado para registrar la

información que se obtiene durante el proceso de recolección de datos”. (p.89).

Cabe considerar, entonces que el instrumento de recolección de datos utilizado en

la investigación fue el cuestionario. Según el autor Hernández, S. (1998), lo define

como “Un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir”. (p.528), con

el objetivo principal de conocer de manera correcta la problemática existente en el

departamento de activos fijos desde varios puntos de vistas y evaluar detalladamente las

actividades de la unidad investigada.

Este cuestionario está compuesto por una serie de ítems, relacionados

directamente con aspectos a las actividades del departamento de activos fijos, elaborado

con cuatros opciones de respuestas, las cuales tienen un valor numérico predefinido.

Los resultados obtenidos por este medio, se graficaron y tabularon con el fin de precisar

los resultados o estado en que se encuentra el departamento y medir, de esta forma, la

magnitud del problema.

La escala del cuestionario está estructurada de la siguiente manera:

(4) Siempre

(3) Casi siempre

(2) Algunas veces

(1) Nunca

Con respecto a la observación directa, el instrumento utilizado fueron los sentidos,

y los mismos ayudaron al investigador a discernir, inferir y buscar la forma de construir

los instrumentos, permitiendo mejorar sus percepciones.

En cuanto a la revisión documental, los instrumentos utilizados fueron los textos

de los diferentes autores, así como también, los antecedentes de la investigación. La

finalidad de este instrumento es conocer el grado en la cual se encuentran los

departamentos de activos fijos en cuanto a su funcionamiento, tomando en consideración

el estudios de los distintos conceptos, adaptándolos a las técnicas de investigación más

objetivas con la única finalidad de lograr las expectativas propuestas para la solución del

problema.

3.4 Validez y Confiabilidad de los Instrumentos

Para dar consistencia a los resultados obtenidos de los instrumentos de recolección

de información utilizados en este trabajo de investigación, Hernández, S. (1998), señala lo

siguiente “La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la validez

que permite medir”. (p.236). Asimismo, para efectos de este estudio se utilizó la validez

de expertos, lo cual permitió obtener mediante los resultados de los instrumentos, un

mayor grado de certeza de la información para las respuestas de los trabajadores del área.

Para la validación del instrumento se sometió a juicio de expertos, representado por

un experto en diseño de instrumento, un experto en metodología y otro en contenido,

quienes después de revisar cuidadosamente cada uno de los ítems, les asignaron una

puntuación según la escala siguiente: Excelente (4), Buena (3), Regular (2) y Deficiente

(1).

Por otra parte, los expertos en su juicio validaron el instrumento con una media

mayor a 3,63 lo que indica que los ítems se adecuan a los objetivos. Hernández, S. (1998),

también expresa que “La confiabilidad del instrumento de mediciones refiere al grado en

que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados”.(p.235).

Con relación a esto, se analizaron los resultados de confiabilidad del cuestionario y se

utilizó el coeficiente de Alfa de Cronbach.

La Fórmula

n 1- ∑ S↑ P

∝ =

n-1 ∑ S↑ t

α = Coeficiente de Confiabilidad

n = Número de preguntas

∑S↑P = Sumatoria de la Varianza por Pregunta

∑S↑t = Varianza Total del Instrumento

Los instrumentos en esta investigación se realizaron en la unidad de análisis y los

resultados obtenidos se les aplico la formula de cálculo coeficiente alfa de Cronbach, el

cual fue analizado por la varianza de cada ítems, y la varianza total del instrumento, con un

resultado que dio igual a 0,91; lo que indica que el instrumento es confiable.

3.5 Técnicas de Análisis de Datos

Previo a la realización de cualquier estudio, sea cual sea su magnitud, es de vital

importancia que el investigador defina claramente las técnicas que empleará para el

análisis de los datos obtenidos en el proceso de recolección. En este trabajo de

investigación, se realizaron técnicas de análisis tanto cuantitativas como cualitativas. El

análisis cualitativo se realizó en base a la lectura de los aspectos relacionados con el tema

de estudio y de la determinación de las características organizacionales de las empresas,

mientras que el análisis cuantitativo se realizó en base a la utilización de la estadística

descriptiva a través de porcentajes, gráficos, figuras, etc., esto permitirá dar una mejor

visión estadística del tema.

CAPÍTULO IV

DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA

Análisis de los Resultados

Los resultados obtenidos de la observación directa y documental, permitió

determinar las características generales de las empresas caucheras manufactureras del

Estado Carabobo, especialmente en los departamentos de activos fijos de cada una de

ellas, los cuales se registraron en cuadros diseñados para tal fin, de forma tal de ilustrar

de mejor forma todas y cada una de las interrogantes presentadas durante la

investigación.

Por otra parte se realizaron análisis de cada uno de los ítems del cuestionario, los

cuales se presentan a través de tablas donde se indican las frecuencias y porcentajes

obtenidos de las respuestas suministradas por los encuestados, para poder de esta forma

conocer a ciencia cierta los resultados obtenidos. Estos resultados están graficados de

forma tal que se pueda observar las diferentes tendencias encontradas durante su

aplicación al personal que labora en los departamento de activos fijos de las empresas

caucheras manufactureras del estado Carabobo.

- Observación Directa:

Se realizó con el propósito de conocer el funcionamiento de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo en su proceso de activos fijos, y como técnica de

recolección de datos para el diseño del control interno en estudio, se hizo un recorrido por

las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo para constatar, verificar y

razonar si se siguen las pautas establecidas conforme los procedimientos contables

generalmente aceptados en Venezuela y las otras consideraciones enunciadas en el marco

teórico de este trabajo.

- El Cuestionario:

Se llevó a cabo en las instalaciones de las empresas caucheras manufactureras del

Estado Carabobo orientadas por una serie de interrogantes básicas y directas acerca del

manejo del sistema actual de activos fijos.

Mientras se recorrían las instalaciones y se observaban las actividades diarias para

conocer la situación de la investigación, se seleccionó al personal entrevistado, con su

colaboración y honestidad se comprobaron las fallas existentes en el sistema actual de los

activos fijos.

4.2 Características Generales de la Empresa

A continuación en el cuadro No. 1 se encuentran resumidas las características

generales de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo:

Cuadro No. 1

4.3 Características Generales de las Empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo

No. Características Descripción

1 Nombres de las Empresas Bridgestone Fierestone Venezolana, Pirelli, Good Year

2 Figura Jurídica Compañía Anónima

3 Capital Social Pagados

4 Tamaño de las Empresas Grande

5 Ramo de Explotación Manufacturera

6 Objeto Producción y Venta de Cauchos

7 Localización de Proveedores

Local, Regional y Nacional

8 Forma de Pago a Proveedores

De Contado y Crédito a 30 y 60 Días

9 Condiciones de Vta. a

Clientes

De Contado y Crédito a 30 y 45 Días

10 Ejercicio Económico Del 01-01 al 31-12 de Cada Año

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

De acuerdo al cuadro anterior, se puede analizar que las características generales

que presentan las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo en estudio

son las siguientes: los nombres de las empresas son Bridgestone Firestone Venezolana,

Pirelli de Venezuela y C.A. Good Year de Venezuela. Todas bajo las figuras jurídicas

de Compañía Anónima (C.A.).

Son empresas grandes transnacional con buena perspectiva gerencial, su ramo de

explotación es manufacturera, es decir, produce sus propios artículos para hacerlos

llegar a sus clientes. Entre los productos básicos y primordiales que producen podemos

nombrar: la elaboración de cauchos de automóvil, karting, motocicletas, autobuses,

camionetas, camiones y agrícolas en general.

Los proveedores de estas empresas caucheras manufactureras la gran mayoría,

están ubicadas locales, regionales, nacionalmente y algunas materias primas son

obtenidas en el extranjero, ofreciendo de esta forma diversas formas de pago como lo

son de contado y crédito a 15, 30 y 45 días.

Los clientes de las empresas caucheras manufactureras son trabajados de contado y

crédito a 15 y 45 días. El liderazgo que se rigen las empresas son dirigidos por los

directores generales, siempre en concordancia con las personas involucradas en la toma.

4.4 Análisis de Recolección de Datos

A continuación se muestran los resultados recogidos a través de los instrumentos de

recolección de datos, distribuidos en cuadros, gráficos y un análisis de los mismos.

Análisis de los resultados obtenidos del cuestionario, aplicado en el departamento

de activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo:

Items 1: ¿ La cantidad de personas que laboran en el departamento de activos fijos es

acorde al volumen de trabajo?

Items 2: ¿El personal del departamento de activos fijos posee los conocimientos de todas

las disposiciones vigentes relativas al control de los activos fijos?

Items 3: ¿Está actualizado el manual de procedimientos del departamento de activos fijos?

Cuadro No.2

Conocimientos del Departamento de Activos Fijos

PREGUNTAS F 1 F 2 F 3

ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %

SIEMPRE

CASI SIEMPRE 3 83,4

ALGUNAS VECES 4 100 1 16,6

NUNCA 4 100

TOTALES 4 100 4 100 4 100

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Gráfico No.1

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Análisis

Los datos demuestran que según el (100%) de los encuestados, el personal que labora

actualmente en el departamento de activos fijos es suficiente, no es necesario emplear

más personas para realizar las funciones del departamento, claro está que con esto no se

0

1

2

3

4

Siempre 0 0

Casi Siempre 0 3 0

Algunas Veces 4 1 0

Nunca 0 0 4

1 Preg 2 Preg 3 Preg

quiere decir que todo el personal tiene conocimiento pleno de las actividades y

operaciones que se realizan como lo expresan los siguientes datos por lo que se debe

infundir una mejor planificación y verificación de todas las funciones que realiza la

unidad de activos fijos. En cuanto a la actualización de los controles internos, podemos

evidenciar que no existe un manual como tal, es por eso que el 100% de los encuestados

responde que nunca han visto un manual de control interno de los bienes muebles.

Items 4: ¿La documentación actual de los activos fijos está actualizada y preparada para el

cumplimiento de sus funciones?

Items 5: ¿El Director del Área autoriza los traslados de los activos fijos?

Items 6: ¿Al realizar el traslado de un activo fijo se le participa al departamento de

activos fijos?

Cuadro No.3

Actividades del Departamento de Activos Fijos

PREGUNTAS F 4 F 5 F 6

ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %

SIEMPRE

CASI SIEMPRE 1 16,6

ALGUNAS VECES 3 83,4 3 83,4 3 83,4

NUNCA 1 16,6 1 16,6

TOTALES 4 100 4 100 4 100

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Gráfico No.2

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Análisis

La información indica que el departamento de activos a pesar de no contar con un

manual de control interno, las personas que laboran en él, tratan con sus propios medios y

experiencia, de tener actualizado los procesos existentes en el área. Esto es importante

porque por lo menos denota que el personal tiene los conocimientos del departamento,

trayendo como consecuencias por lo menos el conocimientos de los movimientos

existentes.

Ahora bien el director del área debería estar un poco más informado de las

operaciones existentes en su área, porque un traslado de activos fijos provoca una serie de

consecuencias, tales como depreciación, que deberían ser estudiadas y examinadas por un

experto en el área.

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

Siempre 0 0 0Casi siempre 0 1 0

Con relación a la pregunta 6 cabe destacar que es importante que el departamento de

activos fijos este al tanto de todas las operaciones, más aún, si es un traslado como tal,

para que de esta forma, se puedan realizar los cambios internos en la vida del bien mueble

Algunas veces 3 3 3Nunca 1 0 1

4 Preg 5 Preg 6 Preg

trasladado. Es importante que el departamento de activos fijos conozca la ubicación de

cada uno de los activos fijos de la empresa.

Items 7: ¿Quien autoriza el desembolso de capital para las adquisiciones de activos fijos,

realiza los registros contables?

Items 8: ¿Requieren los procedimientos de la compañía una autorización formal para la

venta, retiro y desincorporación de un activo fijo?

Items 9: ¿Se emiten requisiciones para la emisión de las órdenes de compra de los activos

fijos?

Cuadro No.4

Procedimientos del Departamento de Activos Fijos

PREGUNTAS F 7 F 8 F 9

ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %

SIEMPRE 4 100

CASI SIEMPRE 3 83,4 3 83,4

ALGUNAS VECES 1 16,6 1 16,6

NUNCA

TOTALES 4 100 4 100 4 100

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Gráfico No.3

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Análisis

Una de las grandes reglas que existe en el control interno, es la segregación de

funciones, ya que este evita duplicidad de funciones operativas y elimina inconvenientes

administrativos de control interno tales como malversación de fondos y desviaciones

administrativas entre otros.

0

1

2

3

4

Siempre 0 0 4

Casi siempre 3 3 0

Según la pregunta No.7 podemos deducir que una sola persona no debería tener la

potestad y el control en cuanto a las adquisiciones de los activos fijos en la empresa,

debería existir un comité aprobatorio interno, que se regirá según las necesidades y

exigencias del negocio, bien sea para extender su producción o mejorar algunos procesos,

o por consiguiente, actualización de maquinas. A la hora de vender, retirar o desincorporar

un activo fijo, es importante tratarlo según su operatividad, es decir, si se va a vender una

máquina es importante que la persona que la operaba de algunos informes de su estado y

de esta forma respaldar y tomar la decisión del monto de la venta, de esta forma se evita

inconvenientes a la hora de su desincorporación.

Y por último con respecto a la pregunta No.9 se evalúan en un 100% los

presupuestos de compras, lo cual trae como consecuencia positiva un control adecuado de

cada compra o adquisición de los bienes muebles de las empresas caucheras

manufactureras.

Algunas Veces 1 1 0

Nunca 0 0 0

7 Preg 8 Preg 9 Preg

Items 10: ¿Cuando se compra o adquiere un activo fijo se verifica la ubicación y

existencia del mismo por parte de la persona responsable del departamento?

Items 11: ¿Se constata la necesidad de nuevas adquisiciones de activos fijos por

parte de las direcciones de la empresa?

Items 12: ¿Se realizan tomas periódicas de inventario de activos fijos?

Cuadro No.5

Responsabilidades del Departamento de Activos Fijos

PREGUNTAS F 10 F 11 F 12

ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %

SIEMPRE 1 16,6

CASI SIEMPRE 3 83,4

ALGUNAS VECES

NUNCA 4 100 4 100

TOTALES 4 100 4 100 4 100

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Gráfico No.4

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por: W Chacón (2004).

Análisis

Con respecto a la pregunta 10 podemos reafirmar que el personal que labora

actualmente en el departamento de activos fijos, está pendiente de las operaciones de su

entorno, lo que permite estar tranquilo en cuanto a la ubicación y conocimiento de los

bienes muebles de las empresas. La dirección de las empresas deben estar más pendiente

de la adquisiciones de los activos fijos, debido a que una inversión debe ser importante

tanto para las empresas como para los objetivos de las mismas.

Un bien adquirido puede mejorar no solo la producción, sino que los procesos

internos del un departamento. Las tomas físicas de inventario no se realizan

periódicamente como debe ser, siendo esto importante y básico para la determinación

física y real de los bienes muebles de las empresas caucheras manufactureras.

0

1

2

3

4

Siempe 1 0 0

Casi siempre 3 0 0

Items 13: ¿Se aplican los correctivos recomendados en los informes de auditoría interna?

Items 14: ¿Los registros contables de adquisición, retiro y depreciación son realizados por

personas distintas al responsable de los activos fijos?

Algunas veces 0 0 0

Nunca 0 4 4

10 Preg 11 Preg 12 Preg

Items 15: ¿Es empleado un mismo método de depreciación de un año a otro?

Cuadro No.6

Control del Departamento de Activos Fijos

PREGUNTAS F 13 F 14 F 15

ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %

SIEMPRE 4 100

CASI SIEMPRE

ALGUNAS VECES

NUNCA 4 100 4 100

TOTALES 4 100 4 100 4 100

Fuente: Registro de Información.

Elaborado por W Chacón (2004).

Gráfico No.5

Fuente: Registro de Información. Elaborado por: W Chacón (2004).

0

1

2

3

4

Siempre 0 0 4

Casi Siempre 0 0 0

Algunas veces 0 0 0

Nunca 4 4 0

13 Preg 14 Preg 15 Preg

Análisis

El 100% de los encuestados opinó que no son tomadas en cuenta las opiniones

realizadas por las auditorias internas y externas, motivo por el cual llama mucha la

atención ya que el nuevo enfoque de auditoría busca entre sus rasgos principales el buen

uso de los recursos para la obtención de mejores beneficios.

Por otro lado solo la misma persona responsable de los activos fijos es quien se

encarga de los procesos de los bienes muebles, algo que es importante ya que será el la

persona que conozca todos los procesos internos de los mismos y por último el método de

depreciación no es cambiado se mantiene por un promedio de 15 años aproximadamente.

Items 16: ¿ Se registran oportunamente las adiciones y retiros de los activos fijos?

Items 17: ¿ La información suministrada de los demás departamentos que están

involucrados en las operaciones de los activos fijos, es oportuna?

Cuadro No.7 Procedimientos y Control del Departamento de Activos Fijos

PREGUNTAS F 16 F 17

ALTERNATIVAS 4 % 4 %

SIEMPRE 4 100

CASI SIEMPRE

ALGUNAS VECES 1 16,6

NUNCA 3 83,4

TOTALES 4 100 4 100

Fuente: Registro de Información. Elaborado por: W Chacón (2004).

Gráfico No.6

Fuente: Registro de Información. Elaborado por: W Chacón (2004).

Análisis

De las respuestas obtenidas el 100% respondió que los movimientos de los activos

fijos se realizan oportunamente, tomando las experiencias y las necesidades de las

empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, con respecto a la información

de los demás departamentos, cabe destacar que, no es oportuna, en algunos casos el

departamento de proyectos no relaciona oportunamente las adiciones de las nuevas

maquinarias, trayendo como consecuencia contabilizaciones tardías y desinformación de

los bienes muebles puestos en marcha.

0

1

2

3

4

Siempre 4 0

Casi siempre 0 0

4.4 Conclusión General

En forma general podemos concluir que todos estos datos estadísticos que se

presentaron en este capítulo, ayudaron de manera coherente y significativa, a verificar y

validar los objetivos específicos enumerados en el capitulo I de este trabajo de

investigación. Estos objetivos específicos nos ayudan de manera categórica a resolver la

problemática planteada.

Algunas veces 0 1

Nunca 0 3

16 Preg 17 Preg

Las respuestas y los análisis aquí explicados de manera lógica, nos van a dar una visión

general y detallada de las diferentes actividades realizadas en el departamento de activos

fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo. Cada respuesta de

cada interrogante, van encadenada de forma tal que a medida que sus interpretaciones y

resultados sustraídos por los encuestados, fueron examinadas y analizadas por el

investigador para ir desarrollando el sistema de control interno idóneo sin perturbar las

actividades internas y externas del departamento, y de esta forma, aumentar su capacidad

dentro de la organización y evaluar desde todos los puntos de vistas posibles, las diferentes

alternativas de forma tal, que dicho departamento tenga un valor agregado a la

organización y sea modelo de otras dependencias existentes dentro de la empresa.

CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

La siguiente propuesta tiene como finalidad, proponer procedimientos de

controles internos para optimizar y preservar los activos fijos de las empresas

caucheras manufactureras del Estado Carabobo, lo cual permitirá la eficiencia de las

actividades y una alta confiabilidad en sus resultados.

Los procedimientos se presentan en forma clara, sencilla, de fácil comprensión y

aplicación, de manera que la información contenida, sea entendida por el personal que

interviene en el proceso de resguardo de los activos fijos de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo.

La debida aplicación de estos controles internos que se presentan en este trabajo

de investigación, permitirán agilizar las funciones del departamento de activos fijos.

En tal sentido, se diseña un control interno con la única finalidad de resguardar y

respaldar las operaciones en cuanto a contabilización, salidas, entradas, traslados y

desincorporaciones, la compra y venta de activos fijos de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo.

Al mismo tiempo, con el diseño de esta propuesta se optimizará la gestión de la

unidad de activos fijos mediante los controles internos, el cual no se limita solamente

al señalamiento de formulas generales de corrección y adaptación, sino que también,

describe cada una de las alternativas referente a la problemática que se detalle y

expone en el diagnóstico de la investigación, para esto se tomo en cuenta tanto las

debilidades y fortalezas presentadas en este trabajo de investigación y de esta forma se

diseñó el modelo de control interno para preservar y optimizar los activos fijos

propuesto para la solución de la problemática existente.

Justificación de la Propuesta

La implementación de los procedimientos adaptados a la realidad operacional

constituye un aporte que permitirá dar respuestas a las debilidades evidenciadas en el

resultado del diagnóstico obtenido de la aplicación y técnicas de recolección de datos,

es por ello que las mismas representa una herramienta de gran utilidad para las

empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, por tal razón la propuesta

está justificada, ya que con la puesta en marcha de las alternativas planteadas

contribuirá al mejoramiento de los procedimientos y controles de los activos fijos

permitiendo así, gerenciar los recursos financieros destinados para tal fin.

Fundamentación de la Propuesta

Esta fundamentada en los resultados obtenidos del diagnóstico resultante de la

investigación realizada, la cual sirvió para centrar las bases para la propuesta de un

conjunto de alternativas orientadas al mejoramiento de los procedimientos con el fin

de optimizar los controles de los activos fijos.

Estructura de la Propuesta

Con la intención de conciliar operativa y uniformemente las operaciones

contables administrativas a fin de afinar el control interno adecuado, en el área de

activos fijos, y a su vez, una mejor orientación y seguimiento contable para el

departamento de activos fijos en las empresas caucheras manufactureras del Estado

Carabobo, se estructuró la siguiente propuesta de la siguiente manera: a) Identificación

de los activos fijos, b) Control de entradas y salidas de los activos fijos, c) traslados de

activos fijos, d) capitalización de los activos fijos, e) desincorporación de los activos

fijos.

Planteamiento y Desarrollo de la Propuesta

Tomando en consideración todo lo descrito anteriormente, se presenta una

propuesta de control interno para el departamento de activos fijos, con el fin de la

preservación y optimización de los bienes muebles de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo.

Para este punto es necesario describir las diferentes actividades, necesidades e

inquietudes contempladas en los objetivos específicos enmarcados en el primer

capítulo, así como también, las exigencias de las empresas caucheras manufactureras

del Estado Carabobo, todo esto con la intención de corregir la problemática existente

en la unidad investigada.

Para llevar adelante los procedimientos propuestos para el control interno de los

activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, se hizo

necesario la fase de Identificación de los activos fijos:

Identificación de los activos fijos.

a) En esta etapa del proceso de investigación, se desarrollan los procedimientos

sistematizados para la identificación de los activos fijos existentes, con el fin de

conocer el detalle de cada actividad en la operación de las tareas, y de esta

manera cuantificar cual es el valor real de activos fijos en los libros contables.

b) Es importante conocer la ubicación de los diferentes activos fijos existentes en las

empresas, y al mismo tiempo, familiarizarse con los rubros existentes, es decir,

las maquinarias, los vehículos, los moldes, los muebles y enseres, entre otros. La

manera de conocer la ubicación de los activos fijos es conociendo la planta en

general, específicamente donde se encuentran ubicados los bienes muebles de la

organización, y posteriormente la elaboración de un inventario físico de todos los

activos fijos.

Esto facilitó la conciliación real versus libros y dió una cifra razonable de los

activos fijos que hay en las empresas. Este proceso de identificación fue

primordial y básico porque se pudo constatar la similitud existente entre los

activos fijos que tienen las empresas caucheras manufactureras del Estado

Carabobo.

c) Identificar las nuevas adquisiciones de activos fijos desde el almacén de

recepción, inclusive al momento de su llegada, antes de ponerse en

funcionamiento. Esta identificación se realiza, mediante el enchapado del activo

una vez que es recibido por el departamento de recepción de materiales, de está

forma, una vez que es colocado en el departamento solicitante del activo, ya está

marcado o identificado de forma tal que empiece a trabajar.

Procedimientos propuestos para el control de las entradas y salidas de los activos

fijos:

El siguiente proceso, esta centrado en ejecutar controles sobre aquellos activos

fijos que entran y salen de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo,

por concepto de reparación y préstamo. Esto permitirá conocer la situación actual de los

bienes que se encuentran fuera de las mismas.

Reparación de activos fijos:

Para las reparaciones de activos fijos se plantea en realizar un control interno que

vaya dirigido a controlar los bienes muebles que salgan de la empresa (ver figura No. 1).

a) El departamento solicitante del servicio debe elaborar una orden de pedido, y la

envía al departamento de compras. Una vez que dicha orden está en compras, se

procederá a realizar una orden de compra.

En dicha orden se deben especificar el motivo o las razones por el cual el activo

fijos va a salir de la empresa, al mismo tiempo se detallará las especificaciones

del bien, así como también, su destino y su fecha de regreso.

b) Una vez que el departamento de compras realiza la orden de compra, la entrega al

departamento solicitante, y este la envía al departamento de activos fijos con el

fin de que emita un formato propuesto de salida del activo por reparación, y al

mismo tiempo quede constancia en el departamento de activos fijos la salida del

bien mueble, (ver figura No.2).

En dicho formato se debe indicar el concepto del movimiento, descrito

anteriormente, y por supuesto las características del activo fijos que saldrá por

reparación. Tal formato de ser realizado en original y cuatro copias, distribuido

de la siguiente forma:

Original al departamento solicitante, para su control y entrega del activo

fijo.

Primera copia se entrega al departamento de compras, para que tenga

evidencia del movimiento efectuado.

Segunda copia se le entrega al departamento de activos fijos para su

control interno y hacerle seguimiento al bien mueble.

Tercera y cuarta copia se le entrega al proveedor que retira el activo, con

la intención de que la cuarta copia la entregue en vigilancia, y estos pueden

constatar lo que realmente debe salir de la planta. Posteriormente vigilancia debe

enviar dicha copia al departamento de auditoría interna.

La tercera copia se queda con el proveedor como constancia del

movimiento, junto con la orden de compra que le entregó el departamento de

compras.

En caso de que se requiera que el trabajo fuera cotizado luego de revisado el

activo fijo, se emite una orden de compra por un valor estimado y posteriormente

al recibir el costo real del trabajo, se realiza una solicitud de modificación de

orden de compra.

Esto quiere decir que para efectuar el control de las salidas de activos fijos,

estos deben ir soportados por la orden de compra y un formato de autorización de

salida que es remitido por el departamento de activos fijos.

c) Una vez que el departamento de activos fijos realiza el formato de salida del bien

mueble, lo entrega al departamento solicitante para que este gestione las

diferentes firmas aprobatorias (dos responsables de finanzas).

d) Diariamente vigilancia debe enviar al departamento de auditoría, el lote de salidas

de activos fijos generados el día anterior. La intención de enviarlos a auditoría es

para que este departamento pueda hacer en un momento determinado un muestreo

de los procedimientos para constatar la veracidad y efectividad del mismo.

e) Para retornar el activo a la empresa, el proveedor debe pasar por el departamento

de recepción de materiales y entregar la tercera copia del formato de salida que le

fue entregado, y cotejarlo con lo que realmente esta entregando nuevamente; al

mismo tiempo quedará constancia de la entrega del bien a la planta respectiva.

Ese formato debe especificar el número de la orden de compra con la cual

se realizó dicho trabajo para que los responsables en el almacén de recepción de

materiales puedan tener pruebas que lo que salió es realmente lo que está

entrando.

f) El almacén de recepción de materiales realiza la entrada del bien siguiendo su

proceso normal de entregas de mercancía, y luego toma su curso normal para el

pago respectivo al proveedor.

Es importante que el almacén revise tanto los datos de la orden de compra

como los datos explícitos en el formato de salida.

g) Almacén envía al departamento de activos fijos la copia del formato que tenía el

proveedor (3era copia), para que dicho departamento (activo fijo), actualice los

datos y corroboré la puesta en marcha del nuevo bien y a su vez, comunicárselo al

departamento solicitante del servicio para que retire su bien mueble y lo ponga de

nuevo en marcha.

Nota: en horas no laborables, es decir, fuera del horario de oficina (sábados y

domingos), o días de fiestas, y/o que por cualquier razón se tiene que sacar un activo

para ser reparado en un momento determinado, entonces el departamento solicitante

deberá emitir una comunicación o un escrito firmada por el gerente o supervisor del

área de turno.

Este escrito se le debe entregar a la vigilancia para que el bien pueda ser reparado,

y posteriormente al reanudarse el trabajo en oficina comunicarle el movimiento al

departamento de activos fijos para que este empiece a gestionar los formatos respectivos

y el seguimiento al bien que salió.

Prestamos de activos fijos

Este proceso tiene como finalidad controlar aquellos activos que por razones de

emergencia son solicitados por empresas del mismo ramo, para ello se dispone el diseño

de un formato para controlar todas las salidas por el concepto de préstamos (ver figura

No.3). El procedimiento se describe a continuación:

a) La empresa manufacturera de cauchos que requiere el préstamo del activo,

debe emitir una solicitud con una comunicación donde justifique su

necesidad al departamento de compras quien centralizará el préstamo, el

gerente de compras conjuntamente con el director de finanzas dan el visto

bueno para el préstamo, posteriormente la solicitud firmada se envía al

departamento de activos fijos, con la intención de procesar la orden de

salida del activo a prestar (ver figura No. 4).

Una vez que el departamento de activos fijos realiza el formato, procede a la

búsqueda de las respectivas firmas y distribuye el formato de la siguiente manera:

Original para el departamento de activos fijos

Primera copia al departamento de compras

Segunda Copia al departamento de almacén

Tercera copia a la empresa que requiero el préstamo

Cuarta copia a vigilancia

b) La vigilancia toma la copia del documento y verifica tanto las firmas

como los sellos húmedos (ver figura No.5), el cual es emitido por el

departamento de activos fijos, así como también, verifica el activo a salir

con lo señalado en el formato de salida del bien.

c) Diariamente vigilancia deberá enviar la copia de la salida al departamento

de auditoría, que se acumularon el día anterior.

d) Una vez que la empresa cauchera manufacturera solicitante regresa el

activo (en el caso que lo devuelva), el departamento de recepción de

materiales debe registrar mediante sus procesos la llegada del activo fijo

que esta recibiendo. De esta forma se evidencia el cruce de información

del activo que salió con respecto a lo que está llegando.

e) En el caso que el activo fijo no sea devuelto por parte de la empresa que

requirió su préstamo, se procederá previo acuerdo con el gerente de

compras y el director de finanzas, a la realización de una factura para

hacer efectiva la venta, debido que la empresa solicitante se quedará con

el activo para su uso (previo acuerdo), y por supuesto, si la empresa

solicitante del préstamo decide quedarse con el bien, primero deberá

avisar por escrito al departamento de compras y este a su vez al de activos

fijos, para que de esta manera se realice la transacción.

Traslados de activos fijos:

Por último, este procedimiento permitirá ejercer el control y custodia de aquellos

bienes que son transferidos de un departamento a otro, lo que originaria la actualización y

distribución de la depreciación en la contabilidad de acuerdo al centro de costo donde se

encuentre el bien mueble.

En el caso de un traslado de un activo fijo de un departamento a otro (ver figura

No. 6), el departamento solicitante debe emitir un comunicado al gerente del

departamento donde se encuentre ubicado el activo y enviarle copia al departamento de

activos fijos.

El departamento de origen recibe el comunicado para hacer efectivo el traslado

del bien, por consiguiente aprueba el mismo y lo devuelve al departamento solicitante,

para que este proceda a llenar un formato que se denominará “Orden de Movimiento de

Activos Fijos por Traslado” (ver figura No.7).

Este formato denominado “Orden de Movimiento de Activos Fijos por Traslado”,

debe ser firmado por ambas partes, es decir, por la parte que entrega el bien y por la parte

que recibirá el bien, así como también, el encargado de los activos fijos y el director de

finanzas para que autoricen este proceso.

El formato de “Orden de Movimiento de Activos Fijos por Traslado”, debe

constar de un original y dos copias, el cual debe ser distribuido de la forma siguiente para

sus aprobaciones:

El original al departamento de activos fijos, quien deberá realizar los cambios

respectivos con respecto al centro de costos para los efectos de la depreciación, dejando

sin efecto el centro de costo anterior y activando el nuevo.

Primera copia al departamento de origen

Segunda copia al departamento solicitante

Dentro de los controles que lleva el departamento de activos fijos se llevaran

record de dichos movimientos de forma tal que no se pierda la historia inicial y final de

cualquier activos fijos que existe en los estados financieros.

Para los efectos de la depreciación con respecto a este movimiento de traslados,

será distribuido para el departamento entrante tomando en cuenta el tiempo de vida útil

restante del activo fijo, quedando la depreciación acumulada en el departamento anterior

hasta el momento del traslado proponiendo para tal efecto un asiento de memorandún

donde se quedara evidenciado dicho traslado.

Capitalizaciones y Desincorporaciones de Activos Fijos:

Con respecto al punto de las capitalizaciones de activos fijos que actualmente

están realizando estas empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, cumple

con las exigencias del proceso, es decir, lo que se está realizando en estos momentos

sirve de control para las organizaciones; ya que además de incorporar un bien mueble a la

organización, se está identificando y colocándole el centro de costo que le corresponde.

Al mismo tiempo previo a su compra, pasa por una serie de procesos internos de Capital

Spending, donde se planifica la compra del bien y su aporte a las organizaciones.

Esto es muy importante porque las inversiones, en cuanto a los activos fijos, que

se realicen de un año a otro es controlado, tanto por los departamentos de finanzas como

los departamentos de proyectos de las empresas caucheras manufactureras, siendo

fundamental a la hora de invertir y aumentar la producción.

Ahora bien siguiendo en este mismo orden de ideas, las desincorporaciones de

activos fijos se están realizando de manera coherente, pasan por un proceso de

verificación, donde intervienen los departamentos de finanzas, proyectos, o los

departamentos donde se encuentra ubicado el activo. Una desincorporación se puede dar

por la carencia de productividad o cambios modernos, también para la venta de un activo

y su reposición.

Lo importante es que actualmente intervienen varios departamentos para tomar la

decisión de desincorporar el bien. Los departamento de activos fijos de las empresas

caucheras manufactureras del Estado Carabobo, juegan un papel muy importante dentro

del proceso, ya que es él quien actualiza el sistema de activos fijos, repercutiendo los

mismos en los estados financieros.

Administración de la Propuesta

La administración de la siguiente propuesta en cuanto a su planificación,

ejecución, dirección, supervisión, evaluación y control, quedará bajo la entera

responsabilidad de las empresas caucheras manufactureras que operan en el estado

Carabobo.

Cabe destacar, que este trabajo de investigación llega hasta la propuesta de estos

controles internos que de ser aplicados en las empresas caucheras manufactureras del

estado Carabobo van a garantizar un mejor funcionamiento en el área de los activos fijos,

tomando en consideración que serían sus empleados los que darían un buen uso y manejo

de esta herramienta que busca, en primer lugar, la optimización preservación de los

bienes muebles de las organizaciones.

FIGURA No. 2

ORDEN DE SALIDA POR REPARACION Nro. DE SALIDA POR REPARACION: FECHA:

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD EMITIDO POR: DESTINO: RESPONSABLE DE LA RECEPCION: FECHA DE DEVOLUCIÓN SOLICITADO POR AUTORIZADO POR SUPERVISOR DELEGADO FUENTE: WLADIMIR CHACON

FIGURA No. 4

ORDEN DE SALIDA POR PRESTAMO Nro. DE SALIDA POR PRESTAMO: FECHA:

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD

SELLO HUMEDO

REVISADO POR

DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS

CONTABILIDAD

NOMBRE:

FIRMA:

FECHA:

FUENTE: WLADIMIR CHACON

FIGURA No. 7

ORDEN DE MOVIMIENTO POR TRASLADO Nro. DEL TRASLADO: FECHA:

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD

EMITIDO POR: DESTINO: RESPONSABLE DE LA RECEPCION: SOLICITADO POR AUTORIZADO POR SUPERVISOR ACTIVO FIJO

FUENTE: WLADIMIR CHACON

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Los controles internos cuando son bien empleados, producen resultados positivos

dentro de las organizaciones, ya que ellos permiten de una forma u otra mantener, todas

las operaciones en constante chequeo y veracidad de sus procesos. En este nuevo siglo,

las empresas para poder operar necesitan, entre otras cosas, planificar, organizar, dirigir,

ejecutar y controlar y parte de estas operaciones se logra con un buen plan de control

interno que permita que sus necesidades a cualquier nivel se cumplan.

Con respecto a este trabajo de investigación podemos concluir que, una vez

afinado todas las operaciones dentro del departamento de activos fijos de las empresas

caucheras manufactureras del Estado Carabobo, se lograrán optimizar todas y cada una

de sus operaciones, de esta forma aplicando auditorias progresivas podremos afinar y

mejorar dichos procesos, es decir, no es solo aplicar estos controles por el simple hecho

de implementarlos, sino que también es necesario hacerle seguimiento de mejoras con el

fin de encaminarlo hacia el éxito definitivo del departamento de activos fijos.

RECOMENDACIONES

Entre las recomendaciones para la aplicación de la propuesta de los controles

internos para optimizar y preservar los activos fijos de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo, el investigador recomienda la puesta en práctica

de los procedimientos propuestos, la evaluación continua de las condiciones dentro las

empresas que puedan producir cambios, que conlleven a realizar las correcciones

necesarias de las debilidades existentes, orientados a la actualización y mantenimiento

de la calidad de los procedimientos propuestos para la optimización y preservación de

los activos fijos.

Se recomienda a las diferentes direcciones de las empresas caucheras

manufactureras del Estado Carabobo el diseño de mecanismos de supervisión para

garantizar que las normas y procedimientos establecidos en la propuesta sean

cumplidas cabalmente por todos los trabajadores, para así ofrecer seguridad e

integridad de todos los activos fijos.

Se sugiere además, para actualizar los libros contables y los inventarios físicos de

activos fijos, mantener inventarios periódicos que permitan dar cierto grado de

confiabilidad entre lo existente y lo registrado en libros, logrando de esta manera

resultados razonables para la gerencia y tener una mejor perspectiva en cuanto al uso y

manejo de los activos fijos, ya que se podría determinar los siguiente: activos

desincorporados o faltantes, activos inservibles, ubicación y estados de dichos activos.

Tener bien adiestrados mediante programas y cursos al personal que labora en el

departamento de activos fijos, con la intención de que los mismo tomen conciencia de

su trabajo y reconozcan lo importante que es la actividad que realizan. Es necesario

que el personal reconozca que un buen manejo de estos activos fijos pueden traer

beneficios atractivos a la organización. Hay que tomar en cuenta que los activos en la

empresas caucheras manufactureras en el Estado Carabobo, representan un porcentaje

significativo en el balance general.

Se recomienda por otra parte, poner en marcha la utilización de los formatos

propuestos con la intención de controlar cada una de las operaciones relacionadas con

los activos fijos, a su vez poseer los reportes necesarios para ser utilizados en cada una

de las operaciones.

BIBLIOGRAFÍA

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Aragua. Trabajo Especial de Grado Universidad Bicentenaria de Aragua. Maracay

Estado Aragua.

Witney, F. (1980). Contabilidad y Administración de Costos. Editorial McGraw-Hill.

II Edición.

ANEXOS

UNIVERSIDAD DE CARABOBO

AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “ORDEN DE SALIDA POR

REPARACIÓN”.

AUTOR: WLADIMIR CHACON

C.I. 10.738.078

VALENCIA, MARZO 2005

INSTRUCCIONES

A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato

denominado “Orden de Salida por Reparación”, de manera de facilitar su utilización en el

departamento de activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.

1. Numero de Salida por Reparación: vendrá impreso en el formato de forma correlativa.

2. Fecha: se colocará la fecha del movimiento de la salida por reparación del activo fijo.

3. Items: todo activo fijo tiene un número de identificación en su maestra, y es ese

número de identificación que se debe colocar en este renglón.

4. Descripción: el nombre del activo que va a salir.

5. Cantidad: el número de activos fijos de un mismo ítems que va a salir por reparación.

6. Emitido por: la persona que llena el formato (Dpto. de activos fijos).

7. Destino: lugar donde se dirige el activo fijo para su reparación.

8. Responsable de la Recepción: en este renglón va el nombre del departamento que pidió

la reparación del bien.

9. Fecha de Devolución: la fecha probable que el activo fijo regresará a la empresa.

10. Solicitado Por: en este renglón firma la persona del departamento que pidió la

reparación.

11. Autorizado Por: firmará la persona encargada de los activos fijos.

12. Supervisor: en este caso firmará en Supervisor del departamento de activos fijos, que

en muchos casos es, el Supervisor de Contabilidad.

13. Delegado: en este renglón firmará una persona designada por el gerente de finanzas

para que avale estas salidas.

UNIVERSIDAD DE CARABOBO

AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “ORDEN DE SALIDA POR

PRESTAMO”.

AUTOR: WLADIMIR CHACON

C.I. 10.738.078

VALENCIA, MARZO 2005

INSTRUCCIONES

A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato

denominado “Orden de Salida por Préstamo”, de manera de facilitar su utilización en el

departamento de activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.

1. Número de Salida por Préstamo: vendrá impreso en el formato de forma

correlativa.

2. Fecha: se colocará la fecha del movimiento de la salida por reparación del activo

fijo.

3. Items: todo activo fijo tiene un número de identificación en su maestra, y es ese

número de identificación que se debe colocar en este renglón.

4. Descripción: el nombre del activo que va a salir.

5. Cantidad: el número de activos fijos de un mismo ítems que va a salir por

reparación.

6. Emitido por: la persona que llena el formato (Dpto. de activos fijos).

7. Destino: lugar donde se dirige el activo fijo para su reparación.

8. Responsable de la Recepción: en este renglón va el nombre del departamento que

pidió la reparación del bien.

9. Fecha de Devolución: la fecha probable que el activo fijo regresará a la empresa.

10. Solicitado Por: en este renglón firma la persona del departamento que pidió la

reparación.

11. Autorizado Por: firmará la persona encargada de los activos fijos.

12. Supervisor: en este caso firmará en Supervisor del departamento de activos fijos,

que en muchos casos es, el Supervisor de Contabilidad.

13. Delegado: en este renglón firmará una persona designada por el gerente de finanzas

para que avale estas salidas.

ANEXOS

UNIVERSIDAD DE CARABOBO

AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “SELLO HUMEDO”.

INSTRUCCIONES

A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato

denominado “Sello Húmedo”, de manera de facilitar su utilización en el departamento de

activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.

1. Nombre: Nombre y Apellido de la persona responsables de los activos fijos.

2. Firma: firma autógrafa de la persona encargada de los activos fijos.

3. Fecha: se colocará la fecha del movimiento del activo fijo.

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “ORDEN DE MOVIMIENTO

POR TRASLADO”.

INSTRUCCIONES

A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato

denominado “Orden de Movimiento por Traslado”, de manera de facilitar su utilización en

el departamento de activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.

1. Número del Traslado: vendrá impreso en el formato de forma correlativa.

2. Fecha: se colocará la fecha del movimiento del traslado.

3. Items: todo activo fijo tiene un número de identificación en su maestra, y es ese

número de identificación que se debe colocar en este renglón.

4. Descripción: el nombre del activo que se va a trasladar.

5. Cantidad: el número de activos fijos de un mismo ítems que se van a trasladar.

6. Emitido por: la persona que llena el formato (Dpto. de activos fijos).

7. Destino: lugar donde se traslada internamente el activo fijo.

8. Responsable de la Recepción: en este renglón va el nombre del departamento que

pidió el traslado del bien.

9. Solicitado Por: en este renglón firma la persona del departamento que pidió el

traslado.

10. Autorizado Por: firmará la persona encargada de los activos fijos.

11. Supervisor: en este caso firmará en Supervisor del departamento de activos fijos,

que en muchos casos es, el Supervisor de Contabilidad.

12. Delegado: en este renglón firmará una persona designada por el gerente de finanzas

para que avale estas salidas.

ANEXO No. 1

Señor (es):

El siguiente instrumento de recolección de datos tiene como finalidad recabar

información acerca de las diferentes actividades que el departamento de activos fijos de las

Empresas Manufactureras Caucheras del Estado Carabobo, y de los procedimientos y

controles existentes en dicho proceso.

La información suministrada tendrá un carácter estrictamente confidencial y será

usado única y exclusivamente para uso académico del investigador y será tratado con el

mayor grado de confiabilidad, por ende solo el investigador tendrá acceso a ella.

INSTRUCCIONES

A continuación Ud. encontrará una serie de afirmaciones relacionadas con las

distintas funciones aplicadas en el departamento de activos fijos de las Empresas caucheras

del Estado Carabobo.

Al momento de realizar su selección cuente con los siguientes aspectos:

1. Lea detenidamente cada pregunta

2. Responda las preguntas con la mayor sinceridad posible.

3. Marque con una ¨X¨ la alternativa que crea conveniente.

4. El valor de las preguntas esta en el siguiente orden: (4) Siempre; (3) Casi Siempre; (2)

Algunas Veces; (1) Nunca.

SIEMPRE CASI SIEMPRE

ALGUNAS VEVES

NUNCA

1. ¿ La cantidad de personas que laboran en el departamento de activos fijos esta acorde al volumen de trabajo?

2. ¿ El personal del departamento de activos fijos posee los conocimientos de todas las disposiciones vigentes relativas al control de los activos fijos?

3. ¿ Está actualizado el manual de procedimientos del departamento de activos fijos?

4. ¿ La documentación actual de los activos fijos está actualizada y preparada para el cumplimiento de sus funciones?

5. ¿ El Director del área autoriza los trasladados de los activos fijos?

6. ¿ Al realizar el traslado de un activo fijo se le participa al departamento de activos fijos?

7. ¿Quién autoriza el desembolso de capital para las adquisiciones de activos fijos, realiza los registros contables?

8. ¿ Requieren los procedimientos de la compañía una autorización formal para la venta, retiro y desincorporación de un activo fijo?

9. ¿ Se emiten requisiciones para la emisión de las órdenes de compra de los activos fijos?

10. ¿ Cuándo se compra o adquiere un activo fijo se verifica la ubicación y existencia del mismo por parte de la persona responsable del departamento?

11. ¿ Se constata la necesidad de nuevas adquisiciones de activos fijos por parte de las direcciones de la empresa?

12¿ Se realizan tomas periódicas de inventario de

activos fijos? 13¿ Se aplican los correctivos recomendados en los informes de auditoria externa?

14¿ Los registros contables de adquisición, retiro y depreciación son realizados por personas distintas al responsable de los activos fijos?

15¿ Es empleado un mismo método de depreciación de un año a otro?

16¿ Se registran oportunamente las adiciones y retiros de los activos fijos? 17 ¿La información suministrada de los demás departamentos que están involucrados en las operaciones de los activos fijos, es oportuna?

ANEXO No. 2

JUICIO DE EXPERTOS

CALIFICACION (1-4)

EXPERTO EXPERTO EN EXPERTO EN MEDIA

ITEM EN DISEÑO METODOLOGIA CONTENIDO (X) 1 4 4 3 3,67 2 3 4 4 3,67 3 4 4 3 3,67 4 4 4 4 4,00 5 4 3 3 3,33 6 3 3 4 3,33 7 3 4 4 3,67 8 4 3 4 3,67 9 4 3 4 3,67 10 4 4 4 4,00 11 4 3 3 3,33 12 3 4 3 3,33 13 4 3 4 3,67 14 4 4 4 4,00 15 4 4 3 3,67 16 4 3 4 3,67

17 3 3 4 3,33 TOTAL 63 60 62 61,67

XT 3,63 FUENTE: WLADIMIR CHACON

ANEXO No. 3

VALIDACION DE EXPERTOS

Estimados Señores:

Dada su condición de expertos en el área de AUDITORIA, anexo les estoy enviando

objetivos, cuadro de operacionalización e instrumento de recolección de información, a fin

de tener bien, que se sirva a revisar cada una de las preguntas y aplicar los criterios

establecidos en el instrumento de validación anexo.

En espera de su atención, le estoy muy agradecido,

Lic. Wladimir Chacón P.

C.I. 10.738.078

Telf. 0414 4247925

Email: wlachapa@hotmail.com

PREGUNTAS CLARIDAD PERTINENCIA REDACCION OBSERVACIÓN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

VALORACIÓN DE LAS RESPUESTAS: EXCELENTE (3) BUENO (2) REGULAR (1)