Unidad 1, ATI, LA Administración de la Función de Sistemas de Información para los alumnos

Instituto Tecnológico Superior de Coatzacoalcos Administración de Tecnologías de la Información. - 8o Sem - Licenciatura en Informática

Unidad 1: La administración de la función de sistemas de Información.

Objetivo:El estudiante identificará la función de un sistema de información para la eficiente integración de éste en la organización.

1. Introducción.Hasta la década de los 80, había poca necesidad de hablar de Sistema de Información a escala mundial, los directivos no necesitaban conocer mucho sobre cómo la información se obtenía, procesaba y distribuía en sus instituciones y la tecnología que se requería era mínima.

Dos poderosos cambios a escala mundial han alterado el entorno de las instituciones; la globalización económica y las transformaciones de las economías y las sociedades industriales en economías de servicios basadas en el conocimiento y la información, lo que establece nuevos retos a la dirección moderna.

Un Sistema de Información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones.

Estos sistemas ayudan a los directivos a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos o servicios por lo que debe operar de forma sistémica, a partir de tres fases básicas: la alimentación o insumo encargada de la captura o recolección de datos dentro de la organización o su entorno; el procesamiento para transformar esos datos primarios en algo que tenga más sentido y el producto o salida, donde se transfiere la información procesada a las personas o actividades donde debe ser utilizada.

Los Sistemas de Información requieren de retroalimentación que es el producto regresado dentro de la institución para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de alimentación.

Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primeramente es necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones, así como el papel de la administración y la toma de decisiones en esta.

Cada sistema de información responde a un fin en correspondencia con los intereses de la institución, es por eso que en América Latina y en Iberoamérica difieren unos a otros dentro de un propio territorio o comunidad educativa a partir del carácter de la Educación y la existencia de escuelas públicas y privadas.

Administración de las Tecnologías de InformaciónLas organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito.

Lo primero que se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información es el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad: • El análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de

L.S.C.A. Raúl Monforte ChulínMORCH Systems

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sus unidades, funciones, procesos y elementos de información • El análisis de los factores críticos para el éxito, el cual se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización están determinadas por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).

Existen cuatro clases de cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el rediseño de una organización en base a sistemas de información:1. Automatización, la forma más común de cambio en la organización que la tecnología de información hace posible. Esta consiste en el uso de computadoras para acelerar el desempeño de tareas existentes. 2. Racionalización, consiste en la agilización de los procedimientos operativos estándar eliminando cuellos de botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes los procedimientos operativos. 3. Reingeniería, esta implica rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir radicalmente los costos del negocio 4. Cambios de paradigma, esta es la forma más radical de cambio en los negocios e implica una reconceptualización de la naturaleza del negocio y de la organización misma.

Un sistema de información nuevo se construye como solución de algún tipo de problema, o conjunto de ellos que la organización percibe ante sí. El término desarrollo de sistemas se refiere a todas las actividades implicadas en la producción de una solución de sistemas de información para un problema u oportunidad de la organización. El desarrollo de sistemas es un tipo de resolución de problemas estructurada con actividades bien definidas. Éstas consisten en:

1. El análisis de sistemas:Análisis de un problema que la organización tratará de resolver con un sistema de información. Además de sugerir una solución el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar si la solución es factible, para ello es preciso analizar tres áreas de factibilidad: • Factibilidad técnica • Factibilidad económica. • Factibilidad operativa.

2. Diseño de sistemas:Detalla cómo un sistema satisfará los requisitos de información determinados por el análisis de sistemas. El diseño puede ser lógico, el cual presenta los componentes del sistema de información; y físico, el cual es el proceso de traducción del modelo lógico al diseño técnico específico el sistema nuevo.

3. Programación:Proceso de traducir a código de programa las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño.

4. Pruebas:Proceso exhaustivo y minucioso que determina si el sistema produce los resultados deseados en condiciones conocidas.

5. Conversión:Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro estrategias de conversión principales: • Estrategia paralela. Enfoque de conversión seguro y conservador en el que tanto sistema antiguo como posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta que todos quedan convencidos de que el sistema nuevo funciona correctamente. • Estrategia de cambio directo. Enfoque de conversión riesgoso en el que el sistema nuevo sustituye totalmente al antiguo en un día designado. • Estrategia de estudio piloto. Introduce el sistema nuevo en un área limitada de la organización hasta que demuestre ser plenamente funcional; sólo entonces podrá efectuarse la conversión al sistema nuevo en toda la organización. • Estrategia del método de fases. Introduce el sistema nuevo


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en etapas, ya sea por funciones o por unidades de organización. 6. Producción y mantenimiento. Una vez que se ha instalado el sistema nuevo y se ha terminado de efectuar la conversión, se dice que el sistema está en producción. En esta etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos revisan periódicamente el sistema para determinar qué tan bien está cumpliendo con sus objetivos originales y decidir si conviene efectuar alguna modificación. Los cambios con el fin de corregir errores, cumplir con requisitos nuevos o mejorar la eficiencia del procesamiento reciben el nombre de mantenimiento.

Los sistemas difieren en cuanto a su tamaño, complejidad tecnológica y los problemas de organización que se supone van a resolver. Puesto que hay diferentes tipos de sistemas y de situaciones en los que cada sistema se concibe o construye, se han desarrollado varios métodos de construcción de sistemas, los cuales deben cumplir con la metodología antes explicada.

1.1 El departamento de los sistemas de información en la estructura organizativa de la empresa.Las nuevas tecnologías de la información modifican las organizaciones ya que se observa una disminución de mandos intermedios por la reducción de niveles jerárquicos y aplanamiento de los organigramas. Cambios externos provocan cambios internos en la gestión y organización empresarial.

Los sistemas de información y comunicación reemplazan a la jerarquía con una redefinición de los puestos de trabajo y se eliminan o suavizan las tareas rutinarias. Se obtiene información determinada mediante las TI sin necesidad de intermediarios. Se refuerza las posibilidades de coordinación directa por intercambio mutuo de información sin mandos jerárquicos intermedios, con lo que la comunicación entre los departamentos es mucho más fluida.

El Departamento de TILa creciente importancia de la información, junto con la mayor distribución de la tecnología a los usuarios informáticos, hace que los profesionales de las tecnologías de la información y los propios directivos de la empresa consideren el nuevo papel de los departamentos de TI de la compañía.

Se producen dos situaciones en muchas empresas actualmente. Por un lado, en el organigrama funcional de la empresa, el departamento de sistemas de información (todavía llamado de informática o de proceso de datos) se sitúa en una posición dependiente de los servicios administrativos. Por otro lado, se crea una barrera de comunicación entre los directivos de la empresa y la jefatura del departamento de sistema de información.

El papel de los directivos de tecnologías de la información es el de asegurar que los directivos conozcan el potencial y los recursos de utilización de la TI, así como proporcionar asesoría y conocimientos técnicos para el funcionamiento de las estrategias empresariales.

Más que la organización de la TI lo que más importa es la capacidad de los directivos para utilizarlas correctamente.

La posición del departamento de sistemas de información en el organigrama debe estar de acuerdo con el diseño de las unidades estratégicas de tecnologías y sistemas de información, y dotado de mecanismos organizativos para que cada responsable de cada unidad mantenga el control sobre sus recursos de tecnologías de la información.


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Por es fundamental que el departamento de tecnologías y sistemas de información no dependa de la dirección correspondiente al usuario principal para evitar así los sesgos que pudieran existir en la distribución de los recursos al resto de la empresa.

El responsable de sistemas de información en la empresa juega un papel fundamental ya que su misión consiste en crear un contexto adecuado para que se dé la colaboración entre el personal de sistemas de información y personal de negocio. Es necesario también Buscar la colaboración con las distintas unidades de negocio.

Mantener esa colaboración exige por un lado, estar dispuesto a aprender mutuamente, es decir, compartir conocimiento, definir las responsabilidades, respetar las competencias de cada miembro, e institucionalizar esas relaciones de colaboración creando vínculos organizativos.

La posición del departamento de sistemas de información en el organigrama debe estar de acuerdo con el diseño de las unidades estratégicas de tecnologías y sistemas de información, y dotado de mecanismos organizativos para que cada responsable de cada unidad mantenga el control sobre sus recursos de tecnologías de la información. Pero es fundamental que el departamento de tecnologías y sistemas de información no dependa de la dirección correspondiente al usuario principal para evitar así los sesgos que pudieran existir en la distribución de los recursos al resto de la empresa.

1.2 La dimensión de servicios en los sistemas de información.Actualmente, las organizaciones empresariales son concebidas como entidades procesadoras de información, independientemente de su actividad, ya que todas las empresas tienen necesidad de obtener y analizar información actualizada sobre mercados, costos, ventas y procesos de producción.

Esta información procede tanto de fuentes internas como de fuentes externas a la organización, y, una vez procesada y utilizada, genera, a su vez, nueva información que será difundida dentro y fuera de la empresa.

Partimos de la idea, ya indiscutible en los años 90, de que para toda organización empresarial resulta imprescindible la implantación de un Sistema de Información dinámico, que garantice información efectiva y de calidad, a fin de que la Toma de Decisiones se realice con el mínimo error posible. Si el Sistema resulta efectivo, gestionará y controlará eficientemente los flujos informativos por los que debe distribuirse una información, esto tendrá como resultado que la empresa sea competitiva en su ámbito, pues generará un producto o servicio de calidad.

Objetivo de la DSI:Ser un espacio propicio para el análisis, planeación, diseño, construcción, implantación, mantenimiento y control de sistemas de información basados en computadora, incluyendo el almacenamiento, actualización y recepción de información en bases de datos.

Es por ello que en el ITESCO …La propuesta de equipamiento del laboratorio de computo se encuentra constituida por equipo (hardware y software) con tecnología de punta, que incorpora prácticamente todas las facilidades de interconexión y aplicación de vanguardia que existen en la actualidad.


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Secciones que conforman la Distribución lógica del Laboratorio de Computo:

Sección V:Redes

Sección VI:Internet II

Sección IV:Base de datos

MainframeSección II:

Electrónica y mantenimiento

Sección III:Multimedia

Sección I:Software de aplicación

AccesoSección I:

Software de aplicación

También…A manera de estudio se presenta el Plan Integral de Desarrollo Informático del INEGI a mediano plazo en el área del sector público, que se considera es el área más desprotegida en este sentido, ya que necesita sobremanera un impulso tecnológico sin precedentes en toda la historia moderna de nuestro país.

Estrategias Definidas para Aprovechar la Informática en el Sector Público:1. Administración Interna.2. Trámites y Servicios Administrativos.3. Intercambio de Información.4. Información Pública.5. Servicios Públicos para atender demandas sociales prioritarias.6. Planeación.7. Estructuras Administrativas.8. Adquisiciones.9. Políticas y Estándares.10. Profesionalización de los Servidores Públicos.

1.3 El proceso de instalación de un sistema de informaciónEl proceso de implantación de una nueva tecnología en la organización implica la aplicación de una metodología que garantice minimizar el impacto organizacional que genera su implementación en la organización, y mejore las relaciones de eficiencia, efectividad, eficacia, calidad y productividad.

Existen diversos factores organizacionales que condicionan un proceso de implantación tecnológica como es, en éste caso la implantación de un sistema de información. Dicho proceso genera resistencia al cambio que se desea implementar o tiene un grado de aceptación por parte del personal de la organización. Debe buscarse un equilibrio que garantice el éxito del cambio deseado.

En ese sentido, es necesaria además la aplicación de un modelo de evaluación de impacto organizacional, el cual garantice minimizar el grado de dicho impacto mediante la identificación de los factores condicionantes. Por otra parte, se debe diseñar un instrumento de medición el cual se aplique a diversas áreas de la organización para conocer sus comentarios respecto a las mejoras, resultados obtenidos y grados de aceptación del sistema, para así involucrarlos en esta experiencia.

Lectura: “Implantación de sistemas de información.”


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Implantación de Sistemas de Información, de la Utopía a la Realidad

¿Alegrías o tristezas?, productividad o quiebra?En esta lectura trataremos de abordar algunos de los típicos problemas en el uso de las tecnologías de información (TI), veremos algunos casos desafortunados en la implantación de los mismos y de llegar a las raíces de los problemas (las cuales suelen estar en lo más básico) en función de evitar estas catástrofes tecnológicas, tratando de evaluar un poco algunos conceptos y como la información en sí, debería ser procesada.

La actual proliferación de sistemas de información en el mundo industrial y comercial es una necesidad que parece inevitable de abordar.

Al pensar el futuro de una empresa parece que la relación de ésta con las Tecnologías de Información es y será un factor preponderante.

Hay algunos paradigmas muy conocidos, algunos son hasta slogan predilectos de algunas empresas, citemos algunos a modo de ejemplo:

¡A mayor información mejor capacidad tendremos ante la competencia!

¡Le ayudamos a usar la información que posee y no usa!

¡Información es poder, a mayor información tendremos más poder! Estas corrientes han desatado toda una fiebre de servicios de información que prometen centralizar absolutamente todo bajo sistemas que permiten el control total de toda la información posible e imaginable (un poco de exageración de mi parte no esta demás, considerando las ofertas de los sistemas de información).

Hay hechos que no mienten, en diciembre de 1998 en Inglaterra analizábamos el proceso de implantación de un sistema de información en una gran empresa transnacional, esta había invertido en el año 1998 bastantes millones de dólares en esa implantación y todavía quedaba mucho por hacer. Cuando comenzamos con la auditoria de la información, se pudo observar cómo esta empresa había caído en uno de los paradigmas anteriores y estaba en un proceso de nunca acabar de levantar datos, que luego trataría de usar de alguna manera. Más no se habían detenido a observar qué información era la más relevante para sus procesos y cómo debería ser usada, mantenida, almacenada, etc. Es decir el ciclo de vida de la información tampoco había sido evaluado. Este caso es bastante común en la industria actual.

También se conoce el caso la compañía farmacéutica norteamericana con ventas de billones de dólares, que se declaró en quiebra después de un intento fallido de instalación de uno de los más famosos sistemas de información del momento.

Una vez en una empresa petrolera de las más importantes del mundo observé como después de solicitar un material clave para una planta de gas, a los 30 días la requisición de compra estaba perdida en los niveles de aprobación y seguridad de un supersistema de información, donde la seguridad había hecho que quien solicitara los materiales debía hacerlo en una hoja de cálculo, para ser enviada por e-mail y luego importada por el sistema (por alguien con nivel de autoridad para hacerlo). Total cuando


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algo era urgente quien lo necesitaba tenia que "salir al supermercado" y comprar lo que requería. Todo esto con más de un año en la implantación.

Luego vi la misma tendencia en otra de las "top ten" de las empresas petroleras, produciendo interfaces complejas (serían sencillas en un principio) para manejar el supercomplejo y omnipoderoso sistema de información.

A menor escala he visto como no me dan factura en un taller de automóviles, porque "es fin de mes y el sistema está cerrando el mes, lo cual lo inhabilita".

Otra empresa enorme, perdió seis meses de información en el "proceso de actualización tecnológica" de su sistema de Información de Gerencia de Mantenimiento (CMMS).

Los GurusVeamos que dicen algunos de los gurús de nuestra época, respecto al tema que nos ocupa.

Peter Drucker:Un sistema adecuado de información debe conducir a los ejecutivos y gerentes a preguntar las preguntas correctas, no solo alimentarlos de información esperada por ellos. Esto presupone que los gerentes y ejecutivos saben qué información requieren.

Los datos deben estar integrados a una estrategia, deben probar las asunciones de la compañía y deben retar la apariencia actual de la empresa.La tendencia post-mortem de la información debe cambiar hacia bases de acción futuras.

Robert S. Kaplan & David P. NortonSi Ud. pide a una división o corporación cambiar su estrategia, Ud. debería cambiar el sistema de medida para ser consistente con la nueva estrategia.

La implementación de una estrategia debe comenzar con la educación de aquellos quienes deben ejecutarla.

Ricardo SemlerLa tecnología es trasformada de un día a otro, la mentalidad toma generaciones en hacerlo.

Ud. puede adoptar sistemas sofisticados y complejos para manejar las complicaciones o Ud. puede simplificar ambos.

La motivación y sentimiento de pertenencia no pueden ser cuantificados, más esto no significa que tienen menos valor que aquellos tópicos con valor monetario asociado.

Thomas StwartNada en la vida corporativa es más peligroso que una función buscando trabajo.

Se hace demasiado para gerenciar el conocimiento, automatizar archivos, librerías hipersónicas enlazadas. Muy poco se hace para servir a los clientes.


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Dr. E.M.GoldrattUna medida mal definida es menos que inútil.

Productividad es el acto de acercar a la compañía a sus metas.

Cada acción que acerca a la compañía a sus metas es productiva.

Cada acción que no acerca a la compañía a sus metas es improductiva.

La Productividad no tiene significado si Ud. no sabe cuales son sus metas.

AnónimoSabiduría es la habilidad de ver redondas las esquinas.

La Reingeniería y los Sistemas TI

La relación de la reingeniería y los sistemas de TI que en muchos casos suena como directa, esta comenzando a ser cuestionada fuertemente, según Varun Grover, en USA se invirtieron cerca de 900 Billones de Dólares en la industria de servicios (en los últimos diez años) con un correspondiente crecimiento mínimo (estimado en un 0.7%), también se estima que un 70% de los proyectos de reingeniería fracasa, su estudio también muestra que la Competencia Técnica no parece significar un problema fuerte en la implantación de proyectos de reingeniería. Entonces una gran atención a la gerencia de la tecnología tener un efecto pequeño o ninguno en los resultados de la reingeniería.Esto confirma lo ocurrido en un gran estudio de Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad (implica una reingeniería del Mantenimiento industrial) realizado por una gran central energética en USA, donde al principio se invirtió una suma de dinero enorme en la evaluación de información y en la búsqueda de patrones de comportamiento, así como medios de automatización, cinco años después de mucho esfuerzo y pocos resultados, se abandonó todo y se quedaron con bases de datos sencillas, hojas de cálculo y procesadores de palabras comerciales, donde se almacenaba la información que arrojaba el conocimiento de los equipos de trabajo y la reingeniería comenzó a dar resultados.

Sistemas de InformaciónLas BasesSi partimos de que un sistema de información debería ayudar a gerenciar la información, entonces deberíamos comenzar a pensar en la información, ¿qué es ésta?, ¿para qué sirve?, ¿cómo la debo gerenciar?, etc.

Bien, ahora comenzaremos a tratar de romper algunos paradigmas.

Normalmente hacemos las cosas correctamente, pero, ¿hacemos las cosas correctas?

Todo sistema de información está basado en la manipulación de datos, los cuales son levantados, procesados, etc.

Todo nace en datos. ¿Alguno de nosotros ha pensado en los datos como un activo?.

Veamos el siguiente diagrama:


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Acá vemos como los datos son la base del conocimiento y la sabiduría de una empresa, los cuales a su vez, son combustible para la productividad.

Ahora el punto de reflexión viene en la poca atención que le damos a los datos, nos preocupamos más en el proceso de los mismos que en ellos como tal, el resultado puede ser fatal, pues como todo proceso donde la materia prima sea obviada, el resultado puede no ser el deseado.

Si estamos de acuerdo en ver los datos como un bien, se deben generar estrategias para:

Adquisición Almacenamiento Procesamiento Mantenimiento Etc.

Por lo menos alguno de los puntos anteriores son deficientes en los intentos problemáticos de implantación de sistemas de información.

En una organización que mejora y aprende, el diagrama anterior debería convertirse en el siguiente:

Este implica que la adquisición de datos y el consiguiente sistema de información debe ser manejado con sabiduría. Suena un poco como aquello del sonido de una palmada dada con una sola mano. Pero el punto de aprendizaje es en realidad sencillo, la gerencia de los datos debe ser realizada partiendo del concepto de que estos son unos bienes valiosos para la empresa, tanto como lo son las turbinas, generadores, robots, etc, puesto que todos los bienes de la empresa serán manejados en función de la información que obtengamos de los datos.

Sabiduría y Departamento de TIEl conocimiento y la sabiduría de cualquier empresa no se encuentra en las personas de TI (a no ser que sea una empresa de TI, por supuesto). Este se encuentra en las personas que ejecutan los procesos. Esto suena evidente, más sin embargo es la gente de TI quien muchas veces coordina la implantación de sistemas de información, quien decide cual implantar (muchas veces deslumbrados por la tecnología y no por las necesidades de su empresa), como hacerlo, por donde comenzar, etc. Al final del proceso se encuentra el usuario final, el cual es adiestrado en la fase final para que comience la implantación definitiva, "que será realizada en tiempo récord".


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El reto para la gente de TI es el de acercarse mucho más a los ejecutores finales de los procesos, involucrarse profundamente y trabajar de una manera más sinergica en función de lograr el objetivo común:Mejorar el Desempeño de la Empresa.Donde esto se realiza se observa una mejor comunión entre los responsables de la implantación de este tipo de proyectos, lo cual mejora el sentido de la propiedad, ingrediente muy valioso para el éxito.

El paradigma de que el departamento de TI está para hacer lo que se le pida y ya, esta cediendo ante los hechos. La gente de TI está muy bien preparada y debe ser usada de una manera más proactiva, permitiéndoles "ver" los procesos y dejar que trabajen con todos a manera de mejorar los procesos.

Al igual que la medicina y el mantenimiento industrial han ido evolucionando de la reparación a la prevención y erradicación de causas. La gente de TI de información debe pasar a ser generadora de un mejor futuro.

Reingeniería Otra VezLa consecución de resultados exitosos de una organización después de implantar un sistema de información, dependerá en gran medida de cuán preparada está la misma para el uso del sistema. Una vez más el uso de sistemas complicados para manejar las complicaciones, es lo que ha generado grandes problemas en la implantación de los sistemas de información. Lo que deseo transmitir es que no solo la sabiduría aplicada al sistema de información será suficiente para una mejor productividad, también se deben estudiar los sistemas de operación como tal y ver hasta que punto se pueden simplificar, buscando unos procesos simples ayudados por un sistema fácil de usar, que ofrezca soluciones y no problemas. Las Empresas de TIEn estos años la cantidad de dinero invertido y a invertir en sistemas de TI, es enorme, esto ha traído al mercado muchos esfuerzos desleales que buscan simplemente apoderarse de gran parte del mismo. Algunas empresas han olvidado el objetivo de la generación de tecnologías, y simplemente buscan tener "joyas estado del arte", que impresionan por su desempeño en sí, pero que no lo reflejan en el aumento de la productividad del usuario final (analizar una a una las razones seria motivo de un libro).Aquellas empresas que de verdad se acerquen al usuario final y entiendan su negocio, sus problemas y hablen el mismo idioma serán las destinadas a ganarse el mercado. Aquellas que comprendan las empresas y hagan las cosas de una manera simple, la respuesta esta ahí, solo hay que buscarla. Para reflexionar: Hay grandes empresas que son manejadas sin grandes sistemas de información de una manera bastante eficiente y a su vez empresas no tan grandes con complejos sistemas de información y son menos eficientes.

El enfoque hacia el objetivo final de la empresa cliente es el que debe prevalecer.

Fin de la lectura: “Implantación de Sistemas de Información, de la Utopía a la Realidad”

1.4 Las fases de evaluación y mantenimiento de un sistema de información.Uno de los principales objetivos de los sistemas de información es precisamente la mejora de los resultados obtenidos por la empresa en estos factores clave de competitividad. Para ello, el mercado ha ofrecido y ofrece una gran variedad de soluciones que han logrado un éxito dispar a la hora de ofrecer mejoras contrastables. Lectura: “Caso del sistema ERP”


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Sistemas ERP:

El termino ERP fue acuñado por la consultora Gartner Group de Stamford a principios de los 70 (Chen 2001, Shehab et al. 2004) para describir el sistema de software empresarial resultante de implantar por completo el concepto de MRPII (de implantar todos y cada uno de sus módulos). Los mismos autores señalan que la madurez del concepto no se da hasta finales de los 90, momento en el que los sistemas empresariales se han extendido por las principales funciones “back-office” (gestión de pedidos, gestión financiera, gestión de almacenes, distribución, control de calidad, gestión de activos y gestión de recursos humanos).

Un sistema ERP es un sistema de software empresarial empaquetado que permite a la compañía gestionar un uso eficiente y efectivo de los recursos (materiales,recursos humanos, finanzas, etc.). Para lograr ese objetivo, el sistema ofrece una solución integrada para cubrir las necesidades de procesamiento de información de la organización.

Soporta una visión orientada a procesos de las organizaciones así como procesos de negocio estandarizados a lo largo de la organización.” El hecho de incluir la orientación a procesos en la definición del concepto resalta la importancia del sistema ERP como herramienta para la transformación de los procesos de negocio y no como una herramienta de gestión pasiva.

La creciente externalización de operaciones que caracterizó la dinámica empresarial en los años 90 y la necesidad de trabajar coordinadamente con proveedores y clientes provocó un cierto ‘desgaste’ del término ERP. Fue el propio Gartner Group, mediante la publicación de un artículo con un título tan descriptivo como “ERP Is Dead -- Long Live ERP II” (Bond et al, 2000), el que remarcó la necesidad de adoptar sistemas de información capaces de cubrir las necesidades de la empresa extendida mediante la gestión de las cadenas de suministro.

En la actualidad, los sistemas de gestión empresarial descritos conviven y compiten con otros sistemas de información. De entre las diversas soluciones que ofrece el mercado, merece la pena destacar dos: el CRM y el PLM.

El CRM (Customer Relationship Management) es ante todo una estrategia y una modalidad operativa que tiene como objetivo mejorar y extender las relaciones con el cliente, generando nuevas oportunidades de negocio. La implantación de un sistema CRM, afecta hoy día sobre todo a los puntos de contacto con el cliente dentro de la empresa en las áreas de ventas, marketing, servicios de atención al cliente y en un segundo plano a gestión de los pedidos, distribución y logística (Díaz de Basurto, 2004). Es en estas últimas áreas donde surgen mayores solapamientos de funciones entre sistemas ERP y CRM, de modo que las empresas distribuidoras de uno y otro tipo de software defienden las idoneidad de su producto para gestionar las relaciones con los clientes. Mientras los defensores de los ERP-s destacan las ventajas de disponer de un sistema integrado, los defensores de los CRM-s defienden la mayor especialización de este tipo de aplicaciones como fuente de ventaja competitiva de la empresa.

Las aplicaciones utilizadas en los departamentos técnicos (CAD/CAM/CAE) han llevado un proceso paralelo de evolución. Para cubrir las crecientes necesidades de gestión de información técnica, han surgido las aplicaciones de tipo PDM (Product Data Management), orientadas principalmente a las necesidades de la Oficina Técnica (almacenamiento de ficheros, gestión de versiones, búsquedas,


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gestión de relaciones entre documentos de conjuntos, piezas y planos, control de acceso, etc. ). Este concepto inicial ha derivado en un concepto más amplio que bajo las siglas PLM (Product Lifecycle Management) engloba una gestión completa de la información técnica a lo largo de todo el ciclo de vida de producto. La asociación CIMData define así el concepto: “Un planteamiento estratégico de negocio que aplica un conjunto robusto de soluciones de negocio colaborativas para soportar la creación, gestión, divulgación y uso de la información de producto a lo largo de la empresa extendida, desde el concepto hasta el fin de la vida del producto e integrando personas, procesos, sistemas de negocio e información (CIMData, 2002).

En esta maraña de soluciones informáticas, es posible que una empresa se pierda en el camino, de modo que la propia implantación de la herramienta absorba tanto esfuerzo que los objetivo iniciales queden en segundo plano. Davenport et al (2004) afirman que la sabiduría convencional recomienda a las empresas la implantación de cambios en los procesos de negocio simultáneamente a la implantación del Sistema Empresarial., pero que sin embargo, en la mayoría de los casos, la mera puesta en marcha de la aplicación consume el tiempo y el presupuesto disponible, dificultando la implantación de modificaciones de los procesos (White et al. 1997; Davenport et al. 2004). En muchos casos el arranque del sistema se convierte en el único objetivo, eliminando cualquier posibilidad real de modificar el modo de funcionamiento. Shehab et al. (2004) corrobora este planteamiento, afirmando que en principio, siempre sería conveniente realizar un rediseño de procesos previo a la implantación del ERP, pero que en la práctica no es sencillo hacerlo, ya que un proyecto BPR es muy costoso en esfuerzos y en dinero, por lo que embarca a la empresa en dos proyectos consecutivos que no dan resultado hasta finalizar el segundo.

3. El proceso de implantaciónLa puesta en marcha del sistema suele ser un proceso largo y duro y no siempre se pueden obtener los resultados deseados. Hillman y Willis-Brown (2002) separan claramente dos fases en la implantación de un ERP. Una primera fase en la que el objetivo es que el sistema funcione y una segunda fase en la que se busca una mejora en el rendimiento del sistema. Los mismos autores también señalan que la presión por el temido efecto 2000, empujó a diversas empresas a instalar un ERP bajo la presión de dicha fecha límite. Debido a esta urgencia, muchas implantaciones se realizaron apresuradamente y siguiendo lo que en lenguaje informático se denomina una implementación “de vainilla”, es decir, con las opciones estándar del sistema y prácticamente sin personalización. Este tipo de implantaciones provocan un cierto grado de rechazo entre los usuarios, ya que por un lado, loscambios suelen generar una cierta molestia hasta acostumbrarse al nuevo sistema y por otro lado, al dejar las personalizaciones para una segunda fase, el sistema carece de ciertas funcionalidades que sí tenía el sistema antiguo.

Un estudio realizado por Trunik (1999) arroja resultados similares: un 40% de los proyectos sólo logran una implantación parcial y un 20% de los intentos son abandonados por considerarse fracasos totales. Dependiendo de la definición del concepto de fracaso, los estudios arrojan resultados más pesimistas. Escalle et al (1999) sugieren que el índice de fracaso de las implantaciones podría ser superior al 50% mientras que Ptak y Schragenheim (1999) informan de que entre un 60% y un 90% de las implementaciones de ERPs no consiguen el retorno de la inversión pretendido en la fase de aprobación de proyecto. Martin (98) sugiere que un 90 % de los proyectos de implantación de ERP sobrepasan los costes y plazos establecidos mientras que Rao (2000) indica que sólo un 3,6 % de los proyectos de ERP finalizan en el plazo establecido, sin sobrepasar el presupuesto inicial, sin problemas técnicos y cumpliendo los objetivos iniciales.


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4. Las fases posteriores a la implantaciónCuando el sistema se pone en marcha comienza el momento más delicado para la empresa cliente. Aún siendo conscientes de que es normal que el sistema no sea aquello que la empresa tenía en mente al comenzar el proyecto, cuesta admitir que se haya realizado tanto esfuerzo para estar peor que antes y es aquí donde cobran mayor importancia factores críticos de éxito como el apoyo de la alta dirección, el programa y cultura de gestión del cambio, la comunicación efectiva o el líder del proyecto.

Fin de la lectura: “Caso del sistema ERP”

Etapa de avaluaciónEsta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseño han sido desarrolladas y probadas por separado.

Durante su desarrollo, el sistema se emplea de forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir que funcione deacuerdo a sus especificaciones y a la manera que los usuarios esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier anomalía, antes de que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de el. Para evaluar el desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios niveles de prueba:

Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos funcionales. De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del sistema y de desempeño. De Integración: Prueba de interfaces. De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados anteriormente, se procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y tablas del nuevo sistema, para de esta forma dar inicio al proceso de acepta-ción final, durante el cual, el sistema comenzará a funcionar bajo la responsabilidad del departamento de operacio-nes y del usuario, por un lapso determinado de tiempo llamado Periodo de Aceptación.

Finalizado el Periodo de Aceptación, se le dará al sistema la aprobación final, para que pase a ser el sistema oficial.

Etapa de mantenimientoCon posterioridad a la fase de implementación de los sistemas, se impone la fase de mantenimiento.El mantenimiento de sistemas es el mantenimiento continuo después del inicio del funcionamiento. Cuando se elaboran planes para la estrategia de información, las organizaciones no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la fase más prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. Las implicaciones del volumen de trabajo para mantenimiento para los planes de estrategia de información en una organización es un tema que merece atención especial. La estructura de organización necesita flexibilidad para apoyar el mantenimiento de los sistemas existentes concurrentemente con la ejecución de nuevas tecnologías.

Es importante considerar la evaluación y el monitoreo de un sistema en términos del mantenimiento necesario y, en consecuencia, reducir o contener los costos implícitos. El mantenimiento de sistemas puede clasificarse en cuatro grupos, cada uno de los cuales repercute en el plan estratégico de información institucional de diferentes maneras:

El mantenimiento de sistemas

Puede clasificarse en cuatro grupos, cada uno de los cuales repercute en el plan estratégico de información institucional de diferentes maneras:


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· Mantenimiento correctivo. Independientemente de cuán bien diseñado, desarrollado y probado está un sistema o aplicación, ocurrirán errores inevitablemente. Este tipo de mantenimiento se relaciona con la solución o la corrección de problemas del sistema. Atañe generalmente a problemas no identificados durante la fase de ejecución.

Un ejemplo de mantenimiento correctivo es la falta de una característica requerida por el usuario, o su funcionamiento defectuoso.

· Mantenimiento para fines específicos. Este tipo de mantenimiento se refiere a la creación de características nuevas o a la adaptación de las existentes según lo requieren los cambios en la organización o los usuarios, por ejemplo, los cambios en el código tributario o los reglamento internos de la organización.

· Mantenimiento para mejoras. Se trata de la extensión o el mejoramiento del desempeño del sistema, ya sea mediante el agregado de nuevas características, o el cambio de las existentes. Un ejemplo de este tipo de mantenimiento es la conversión de los sistemas de texto a GUI (interfaz gráfica de usuarios).

· Mantenimiento preventivo. Este tipo de mantenimiento es probablemente uno de los más eficaces en función de los costos, ya que si se realiza de manera oportuna y adecuada, puede evitar serios problemas en el sistema. Un ejemplo de este mantenimiento es la corrección del problema del año 2000.

1.5 Técnicas de planeación y herramientas de modelación que ayudan al desarrollo de sistemas de información.ProyectoUn proyecto es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Existen múltiples clasificaciones de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y públicos.Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad económica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos.

Proyecto público o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la población objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero.

Etapas de un proyecto:La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto.

Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de prefactibilidad, o incluso de factibilidad.


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Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignación o requerimiento de personal respectivo.

Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.

Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.

1.5.1 Herramientas de modelación que ayudan al desarrollo de sistemas de información.UMLLenguaje Unificado de Modelado es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actualidad; está respaldado por el OMG (Grupo de Gestión de Objetos: es un consorcio dedicado al cuidado y el establecimiento de diversos estándares de tecnologías orientadas a objetos).

Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio y funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables.

UML no puede compararse con la programación estructurada, pues UML significa Lenguaje Unificado de Modelado, no es programación, solo se diagrama la realidad de una utilización en un requerimiento. Mientras que, programación estructurada, es una forma de programar como lo es la orientación a objetos, sin embargo, la programación orientada a objetos viene siendo un complemento perfecto de UML, pero no por eso se toma

UML cuenta con varios tipos de diagramas, los cuales muestran diferentes aspectos de las entidades representadas.

En UML hay 13 tipos diferentes de diagramas. Para comprenderlos de manera concreta, a veces es útil categorizarlos jerárquicamente, como se muestra en la figura de la derecha.

Los Diagramas de Estructura enfatizan en los elementos que deben existir en el sistema modelado.

Los Diagramas de Comportamiento enfatizan en lo que debe suceder en el sistema modelado.

Los Diagramas de Interacción son un subtipo de diagramas de comportamiento, que enfatiza sobre el flujo de control y de datos entre los elementos del sistema modelado.

Proceso de desarrolloEl Proceso Unificado está basado en componentes, lo cual quiere decir que el sistema software en construcción está formado por componentes software interconectados a través de interfaces bien definidos. Además, el Proceso Unificado utiliza el UML para expresar gráficamente todos los esquemas de un sistema software. Pero, realmente, los aspectos que definen este Proceso Unificado son tres: es iterativo e incremental, dirigido por casos de uso y centrado en la arquitectura:

• Dirigido por casos de uso: Basándose en los casos de uso, los desarrolladores crean una serie de modelos de diseño e implementación que los llevan a cabo. Además, estos modelos se validan para que sean conformes a los


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casos de uso. Finalmente, los casos de uso también sir-ven para realizar las pruebas sobre los componentes desarrollados.

• Centrado en la arquitectura: En la arquitectura de la construcción, antes de construir un edificio éste se contempla desde varios puntos de vista: estructura, conducciones eléctricas, fontanería, etc. Cada uno de estos aspectos está representado por un gráfico con su notación correspondiente. Siguiendo este ejemplo, el concepto de arquitectura software incluye los aspectos estáticos y dinámicos más significativos del sistema.

• Iterativo e incremental: Todo sistema informático complejo supone un gran esfuerzo que puede durar desde varios meses hasta años. Por lo tanto, lo más práctico es dividir un proyecto en varias fases. Actualmente se suele hablar de ciclos de vida en los que se realizan varios recorridos por todas las fases. Cada recorrido por las fases se denomina iteración en el proyecto en la que se realizan varios tipos de trabajo (denominados flujos). Además, cada iteración parte de la anterior incrementado o revisando la funcionalidad implementada. Se suele denominar proceso.

Resumiendo, el Proceso Unificado es un modelo complejo con mucha terminología propia, pensado principalmente para el desarrollo de grandes proyectos. Es un proceso que puede adaptarse y extenderse en función de las necesidades de cada empresa.

Proceso interactivo e incremental

Fase Objetivos Puntos de controlInicio * Definir el alcance del proyecto.

* Entender que se va a construir.Objetivo del proyecto

Elaboración * Construir una versión ejecutable de la arquitectura de la aplicación. * Entender cómo se va a construir.

Arquitectura de la aplicación

Construcción Completar el esqueleto de la Aplicación con la fun-cionalidad.Construir una versión Beta.

Versión operativa inicial de la aplicación

Transición Disponibilizar la aplicación para los usuarios fina-les.Construir la versión Final.

Liberación de la versión de la aplicación


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1.5.2 Técnicas de planeación que ayudan al desarrollo de sistemas de información.Microsoft ProjectMicrosoft Project es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Project es una eficaz y flexible herramienta de administración de proyectos, válida para controlar proyectos simples o complejos y que podrá ayudar al responsable del proyecto a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

El objetivo de proyect es el conocer: cómo definir tareas, asignar recursos y determinar costes de ejecución del proyecto, así como conocer de forma rápida la posible desviación del proyecto, una vez que ya ha comenzado, respecto de la planificación inicialmente desarrollada.

Versículo, Frase y Lemas:

Dios tomó al hombre y lo puso en el jardín del Edén (La naturaleza) para que lo cultivara y lo cuidara (Gen 2:15).

Cuidemos nuestra casa natural: “El medio ambiente”, ¡Tirando la basura en su lugar por favor!. (Taquerías “Moyito”, Taquería “Suemi Cecilia”, y Moto-Taquería “El Yuca)

Le doy gracias a Dios por hacer el cielo con todas sus estrellas, porque una estrella eres tú y el cielo es tu amistad…..Gracias a Dios eres mi amigo con todo y tu amistad.

MORCH Systems.

Dios te Bendiga hoy, mañana y siempre; a ti, a toda tu familia y a todos tu amigos.MORCH Systems.

“La vida es bella”, única e irrepetible vívela hoy, como si fuera el último día de tu vida.

MORCH Systems.


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Unidad 1, ATI, LA Administración de la Función de Sistemas de Información para los alumnos

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