Taller de Administración

Unidad 1. Introducción

1.1 Definición y objetivo

La administración es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos.

1.1 Definición y objetivo

• Administración es una palabra procedente del latín, administratione, que significa dirección, gestión o gerencia, donde el prefijo ad- significa dirección, tendencia, hacia, y el vocablo minister significa obediencia, al servicio de, subordinación.

• Este término también proviene del latín ad-ministrare, que significa servir, o ad manus trahere, que significa gestionar o manejar

Eficacia es el cumplimiento de objetivos.

Eficiencia es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos.

Eficacia y Eficiencia

Una organización, se define como un grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit.

En las organizaciones comerciales, este superávit son las utilidades.

En las organizaciones no lucrativas, tales como las filantrópicas, el superávit puede estar representado por la satisfacción de necesidades.

Organización

Uno de los objetivos de todos los administradores es la de afirmar que todos deben ser productivos.

Las compañías de éxito generan un superávit a través de sus operaciones productivas.

Objetivo

Podemos definir productividad como la relación productos-insumos en un periodo específico con la debida consideración de la calidad.

Productividad

La productividad puede elevarse:

1. Incrementando los productos con los mismos insumos

2. Reduciendo los insumos pero manteniendo los mismos productos

3. Incrementando los productos y reduciendo los insumos

1.2 Definición de empresa y su clasificación.

Empresa: Organización que transforma recursos (insumos) en productos (producción).

Las empresas son las unidades productoras primarias en una economía de mercado.

Principios de Microeconomía, Case/Fair, Prentice Hall

Empresa: Grupo social en el que a través de la administración de sus recursos, de K y de L, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de una comunidad. Conjunto de actividades humanas organizadas con el fin de producir bienes o servicios.

Recursos: Materiales, Técnicos, Humanos, Financieros.

Existe una empresa cuando una persona o grupo de personas decide elaborar uno o varios productos mediante la transformación de insumos (es decir, recursos en el sentido más amplio) en producción (los productos que se venden en el mercado).

Algunas empresas producen bienes otras producen servicios.

Algunas son grandes, otras pequeñas y las hay de magnitud intermedia.

Sin embargo, todas las empresas existen para transformar recursos en cosas que la gente desea.

Casi todas las empresas existen para obtener ganancias. Se dedican a la producción porque pueden vender su producto por más dinero del que les cuesta producirlo.

Las empresas toman decisiones con miras a maximizar sus ganancias o utilidades.

Clasificación de las empresas

Por su actividad o giroIndustrialesComercialesServiciosSegún el origen del capital Públicas PrivadasSegún la magnitud de la empresaPequeñaMedianaGrande

Exposiciones en equipos

Por su clasificación o giro

• Industriales.- Son las principales exportadoras. Su principal objetivo es hacer productos con la mayor calidad.

• Comerciales.- Son las que proporcionan producto-consumidor lo que significa que están mas cerca de la gente.

• Servicios.- El objetivo principal es brindar servicio de bienes no materiales.

Según la magnitud de la empresa

• Pequeñas.- Tienen un numero limitado de trabajadores de 50 a 100 para la industria y menos de 30 para el comercio. Su capital no tiende a ser muy grande.

• Medianas.- Se caracterizan con un numero de empleados mayor a 50 o 100. Incorpora personas que asumen funciones de control y coordinación.

• Grandes.- Se caracterizan por un numero de empleados mayor a 250 personas. Sus ingresos van de los 2 millones/año en adelante.

Según el origen del capital

• Publicas.- La empresa publica es la que hace el gobierno y es publica para todos.

• Privadas.- Se caracterizan por se independientes y con un fin de lucro especifico. No rinden informes de las acciones que realizan ni de sus tomas de desiciones.

También se pueden clasificar :

Por su finalidad.Organizaciones lucrativas vs. no lucrativas

Por su estructura legal.Personas físicas y personas morales.

Las personas físicas son todas las personas o individuos que poseen, por el hecho de serlo, obligaciones y derechos de goce y ejercicio.

Las personas morales, según el artículo 25 del Código Civil son:

• Las naciones, los estados y los municipios• Las corporaciones de carácter público reconocidas por la

ley• Las sociedades civiles y/o mercantiles• Los sindicatos y las asociaciones profesionales• Las sociedades cooperativas y mutualistas• Las asociaciones distintas a las enumeradas, que se

propongan fines políticos, científicos, artísticos, de recreación o de cualquier otro fin lícito, siempre que no fueran desconocidas por la ley.

1.3 Áreas básicas de una organización

Función de las Áreas básicas de una organización

AREA FUNCION

RECURSOS HUMANOS

Recluta, selecciona, contrata e induce al personal que ingresa.

PRODUCCION Transforma los insumos en productos terminados.

MERCADOTECNIA

Promoción y ventas de los productos.

FINANZAS Obtención y administración delos recursos financieros.

ADMINISTRACION

Previsión, planificación, organización, integración, dirección y control de todas las actividades.

Organigrama básico de una organización

1.4 Proceso administrativo

El estudio de las funciones de una empresa ha sido uno de los fundamentos de la teoría administrativa.

La visión de Henry Fayol de sistematizar las tareas de la empresa en un proceso administrativo revolucionó la administración.

Funciones de la Administración

Planeación

Las organizaciones como las personas realizan todos los días actividades relacionadas con la planeación.

La vida personal o profesional exige definir lo que se quiere y ponerse a trabajar para conseguirlo.

Cuando una organización o las personas asumen un proceso de planeación, significa que definen objetivos y realizan un esfuerzo coordinado para alcanzarlos.

Sus planes son elaborados para el corto y el largo plazo.

La planeación formal tiene dos características: es un compromiso aceptado y aplica una metodología definida.

La planeación es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto futuro.

La planeación está relacionada con la definición de objetivos de la organización y la determinación de las formas en que pueden alcanzarse.

Un plan eficaz tiene las siguientes características:

• Es realista, es decir, se puede llevar a la practica• Está basado en recursos y limitaciones

conocidos. • Supone el compromiso de los que participan

en diseñarlo y aplicarlo• Es flexible y puede adaptarse a las

condiciones cambiantes del entorno• Sus logros y resultados pueden medirse y

evaluarse.

¿Por qué planear?

• Para analizar sistemáticamente el rumbo deseado• Para lograr un uso óptimo de los recursos• Para disminuir el alto nivel de incertidumbre del medio• Para adaptarse a las condiciones cambiantes de los

factores sociales, económicos, políticos, tecnológicos, culturales, etc.

• Para desarrollar estrategias frente a la competencia• Para formular de manera consciente las estrategias de

la organización• Para tener proactividad ante las situaciones de

cambio.• Para integrar todas las decisiones de la organización.

Organización

Esta etapa del proceso administrativo consiste en decidir qué recursos y actividades son necesarios para alcanzar los objetivos de la organización, distribuir recursos, definir funciones y tareas y clarificar autoridad y responsabilidades.

Organizar: Es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, recursos y ambiente.

La estructura es definir las clásicas cuestiones sobre quién, qué, dónde, cuándo y cómo.

Los principios clásicos del diseño de la organización son: estructura y estrategia.

LA ESTRUCTURA

Estructura Función

Unidad de mando Considera que cada subordinado debe tener solo un superior ante el que es responsable.

Tramo de control Definir cuantos subalternos debe tener un jefe para que su labor pueda ser considerada eficaz.

División del trabajo

Especialización de las tareas que permiten a las personas desempeñar mejor sus actividades. .

*Integración (organización)

Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional.

Esto se realiza mediante la identificación de:

• Los requerimientos de fuerza de trabajo• El inventario de las personas disponibles • El reclutamiento, selección, contratación, ascenso,

evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación o desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.

Dirección

Dirigir es conducir el talento y el esfuerzo de los demás para conseguir el logro de los resultados esperados, es decir, influir sobre su desempeño y coordinar su esfuerzo individual y de equipo.

La dirección que lleva a cabo un administrador en una organización supone la utilización de tres mecanismos para ejercer su papel de dirigir a los demás:

Influencia: acciones o ejemplos que directa o indirectamente producen un cambio en el comportamiento o actitud de otra persona o grupo.

Poder : lo podemos entender como la capacidad de ejercer influencia.

Autoridad: Son los derechos inherentes a una posición de dar órdenes y esperar que éstas sean obedecidas. La autoridad está relacionada con la posición que se ocupa.

Control

Tiene como propósito asegurarse de que se cumplan las actividades como fueron planeadas y se establezcan medidas correctivas en caso necesario.

Control significa comparar el desempeño real con el estándar deseado.

Las tres etapas del control son:

1. Medición del desempeño

2. Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias, si existen

3. Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las medidas correctivas necesarias

Un sistema de control eficaz debe tener estos atributos:

• Exactitud: Debe ser confiable y producir información válida

• Oportunidad: Debe generar oportunamente la información

• Ahorro: Debe justificarse en términos de costo/beneficio

• Flexibilidad: Debe adecuarse a cambios o nuevas necesidades

• Inteligibilidad: Debe entenderse con facilidad la información que proporciona

• Criterios razonables: Debe ser factible o alcanzable

• Colocación estratégica: Deben controlar los factores estratégicos de la empresa

• Hincapié en la excepción: Deben adaptarse a condiciones que escapan al estándar establecido

• Criterios múltiples: La diversidad de criterios de medición ofrece una evaluación más exacta del desempeño

1.5 Desempeño gerencial y organizacional.

• Desempeño gerencial: Es la medida de la eficiencia y la eficacia de un gerente; grado en que determina o alcanza los objetivos apropiados.

• Desempeño organizacional: Es la medida de la eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos acertados.

Tipos de gerentes

Se ha usado el término gerente para referirse a quien sea responsable de cumplir con las 4 (o 5) actividades básicas de la administración en el desarrollo de sus relaciones.

Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organización y en diferentes rangos de actividades dentro de ella.

Niveles de la administración.

• Gerentes de primera línea (o primer nivel). Las personas responsables del trabajo de las demás, que ocupan el nivel más bajo de una organización. Estos gerentes dirigen a empleados que no son gerentes;

Ejemplos: El jefe o el supervisor de producción de una planta, el supervisor técnico de un departamento de investigación.

Con frecuencia los gerentes de primera línea reciben el nombre de “supervisores”.

• Gerentes medios. El término incluye varios niveles de una organización. Estos gerentes dirigen las actividades de gerentes de niveles mas bajos y, en ocasiones, también las de empleados de operaciones.

La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus patrones.

• Alta gerencia. Esta compuesta por una cantidad de personas comparativamente pequeña y es la responsable de administrar toda la organización. Estas personas reciben el nombre de ejecutivos.

Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su entorno. Algunos cargos típicos de la alta gerencia son “director general ejecutivo”, “director” y “subdirector”.

Gerentes generales y Gerentes funcionales.

Otra de las clasificaciones de los gerentes depende del alcance de las actividades que administran.

• Gerentes funcionales. El gerente funcional sólo es responsable de un área funcional, por ejemplo, la producción, la mercadotecnia o las finanzas.

• Gerentes generales. Dirigen una unidad compleja, por ejemplo, una compañía, una subsidiaria o una división de operaciones independiente. Este gerente es responsable de todas las actividades de esa unidad, por ejemplo, de su producción, mkt y finanzas.

1.7 Destrezas gerenciales

Algunos autores afirman que hay tres habilidades básicas que todo gerente necesita: la técnica, la humanista y la conceptual.

La habilidad técnica es la destreza para usar los procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado.

La habilidad humanista es la destreza para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sea en forma individual o en grupos.

La habilidad conceptual es pericia para coordinar e integrar todas las actividades y los intereses de una organización. Ésta implica comprender la organización como un todo, entender cómo unas de sus partes dependen de otras y anticipar cómo un cambio en alguna de las partes afectará al todo.

Fayol y Katz sugieren que, si bien las tres habilidades son esenciales para un gerente, su importancia relativa dependerá, sobre todo, del rango del gerente en la organización.

Administración, Una perspectiva global, Koontz/Weihrich, McGrw Hill

Administración Contemporánea, Garza Treviño, McGraw Hill

Administración, James Arthur Finch Stoner, Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Pilar Mascaró Sacristán.

Otros