UI VERSIDAD JOSÉ AT OI O PÁEZ LIEAMIETOS … · A Mi Madre María Balbín: Quien me trajo al...

Urb.Yuma II, calle No. 3 Municipio San Diego

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U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ

LI�EAMIE�TOS ESTRATÉGICOS PARA

OPTIMIZAR EL I�VE�TARIO DEL

ALMACE� DE GE�ERAL MOTORS VE�EZOLA�A, C. A.

(Centro De Servicio Post Venta

Guacara Edo. Carabobo)

Autor(es): Yuliana, Jaspe Balbín

Sulay, Vegas Prado

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA

LI�EAMIE�TOS ESTRATÉGICOS PARA OPTIMIZAR

EL I�VE�TARIO DEL ALMACE� DE GE�ERAL MOTORS

VE�EZOLA�A, C. A. (Centro De Servicio Post Venta Guacara Edo. Carabobo)

Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de

Contador Público

Autor(es): Yuliana, Jaspe Balbín

Sulay, Vegas Prado

Tutor(a): MSc. Mirian Salazar Uscátegui

San Diego, Enero 2013

ACEPTACIO� DEL TUTOR

Quien suscribe Mirian Salazar Uscátegui, titular de la cedula de identidad No.

5.383.684, en mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por las ciudadanas

Yuliana, Jaspe Balbín y Sulay, Vegas Prado, titulares de la Cedula de identidad No.

15.419.588, y 14.079.569, titulado Lineamientos estratégicos para optimizar el

inventario del almacén de GE�ERAL MOTORS VE�EZOLA�A, C. A.

(Centro De Servicio Post Venta Guácara Edo. Carabobo), Presentado como

requisito parcial para optar al título de Licenciado de Contaduría Publica, considero

que dicho trabajo reúne los requisitos y meritos suficientes para ser sometido a la

presentación pública de evaluación por parte del jurado examinador que se designe.

San diego, a los Siete (7) días del mes de Enero del año dos mil trece.

MSc. Mirian Salazar Uscátegui

C.I. No. 5.383.684

DEDICATORIA

A Mi Dios: Por haberme dado la oportunidad de vivir, la fortaleza para

luchar y la perseverancia para seguir adelante y cumplir metas que me ayudan a

crecer como ser humano y ser ejemplo para mi familia…

A Mi Madre María Balbín: Quien me trajo al mundo, me ayudo a dar

mis primeros pasos y ha estado conmigo en todo momento, en las buenas y en las

malas dándome aliento y buenos consejos para tener éxito en la vida. Gracias

mami…

A Mi Hermana Yissi: Por ser mi única hermana y compañera de vida,

de juegos, de alegrías, de viajes, de tristezas y de crecimiento, me ayudaste

a lograr esta meta y a tener un futuro…

Yuliana Jaspe Balbín

AGRADECIMIE�TO

A Mi Madre María Balbín: Por apoyarme siempre en todo momento,

por enseñarme a luchar por las cosas que quiero y salir adelante, gracias a su

ayuda y buenos consejos he logrado alcanzar mi meta.

A Mi Hermana Yissi: Por ayudarme a lograr esta meta y por brindarme la

ayuda en este momento tan importante para mi futuro.

A Mi Amiga Zulay: Mi mejor compañera de clases, amiga y mi

motivadora personal, gracias a ti zula que en muchos momentos me ayudaste a

seguir adelante y no desfallecer en esta larga meta, a su manera ha sido capaz

de ganarse mi admiración así como sentirme en deuda con ella por todo lo

recibido de su parte.

A mi Asesor Académico: MGS. Miriam Salazar, por su ayuda, dedicación

y paciencia hemos podido finalizar triunfantes una de mis metas.

A Mis Compañeros de Trabajo: Quienes me prestaron su colaboración y

dedicación a cada una de las informaciones necesarias para lograr el desarrollo de

este trabajo y por enseñarme cada día conocimientos básicos para

desenvolverme en una organización.

Y por su puesto a GE�ERAL MOTORS VE�EZOLA�A, C. A: Por

abrirme sus puertas y por haberme brindado la oportunidad de llevar a cabo el

presente Trabajo Especial de Grado y poder adquirir nuevos conocimientos para mi

futuro laboral.

Tengo el gusto de Agradecerles a todas aquellas personas que de una u otra

forma con su aporte lograron encaminar mi meta.

A todos Gracias…

DEDICATORIA

Inicialmente y ante todo a Dios, quien ha sido y será mi guía en la vida, mi

protección mi compañero eterno y mi fortaleza…

A Mis Hijos Enzo y Camila, son el motor que mueve mi mundo, mi fuerza,

mis risas y mi alegría, mi adoración, mis compañeros, mi príncipe y mi princesa

amada…por ellos y para ellos es el logro de esta meta…

A Mi Esposo Manuel Eduardo, al que amo inmensamente, y por siempre

estar allí conmigo ayudándome a cumplir las metas propuestas, por tantas cosas

vividas, y por siempre hacerme feliz…

A Mis viejos Carmen y Luis, por siempre estar allí…cada meta, cada logro

es para ellos, que dieron todo por nosotros…

Sulay J. Vegas P.

AGRADECIMIE�TO

A Mis Hijos Enzo y Camila, por ser mis compañeros de clases en muchas

oportunidades, por su paciencia en muchos días y noches de juego que no estuve, por

su amor incondicional, Los Amo.

A Mi Esposo Manuel Eduardo, sin él… y sin su ayuda, su apoyo, su

paciencia y colaboración ante todo y en todo, no hubiera podido lograr esta meta…

A la Sra. Mari y al Sr. Manuel, mis Suegros, Por ser los segundos padres

de mis hijos mientras yo estaba en la universidad, por estar con ellos en esos días y

noches de juegos, dándoles tanto amor y calor, por su apoyo, por su colaboración con

Manuel, y por siempre estar allí.

A mis viejos Carmen y Luis, por aquellas noches en que me esperaban a que

llegara bien a mi casa, por siempre estar pendiente de mi, y por estar allí.

A Mi Amiga Yuliana, por ser esa amiga que recorrió conmigo este largo

camino, por todas las experiencias vividas, por todo lo que compartimos juntas en

todo momento hasta el final, y por ser siempre mi amiga al cual también admiro,

respeto y quiero mucho, y la que siempre podrá contar conmigo.

A nuestra Asesor Académico: MGS. Miriam Salazar, por su colaboración

y atención en la elaboración de este Trabajo de Grado.

A Sánchez & CIA, S.A., muy agradecida, por la oportunidad de brindarme el

apoyo económico para poder realizar mis estudios y lograr esta meta.

Y a todos aquellos que olvido mencionar y ayudaron al logro de esta meta…

A todos Gracias…

Í�DICE GE�ERAL

CO�TE�IDO

pp.

RESUMEN INFORMATIVO ................................................................................... v

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1

CAPÍTULO

I EL PROBLEMA……………………………………………………... 3

1.1. Planteamiento del Problema………. ..................................................................3

1.2. Formulación del Problema ................................................................6

1.2. Objetivos ................................................................................................6

1.3. Justificación ................................................................................................7

II MARCO TEÓRICO................................................................................................8

2.1. Antecedentes ................................................................................................8

2.2. Bases Teóricas ................................................................................................12

2.3. Definición de Términos ......................................................................................20

III MARCO METODOLÓGICO ................................................................23

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación……………………………… 23

3.2. Fases Metodológicas…………………………………………… 24

IV PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS................................28

4.1. Resultados de la I fase metodológica ……………………………28

4.2. Resultado de la II fase metodológica……………………………. 53

4.3. Resultado de la III Diseño de lineamientos..……………………. 54

4.3.1. Justificación de la propuesta……………………….. ………….54

4.3.2. Objetivos de la propuesta……………………………………….55

4.3.3. Factibilidad de la propuesta……………………………………. 55

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………………….59

5.1. Conclusiones………………………………………………………59

5.2. Recomendaciones………………………………………………..60

REFERENCIAS......................................................................................................... .63

Impresa………………………………………………………………..63

Electrónicas..………………………………………………………….64

ANEXOS ................................................................................................................... .66

A. Fotos del Almacén (Antes)………………………………………....67

B. Fotos del Almacén (Después)……………………………………....67

C. Cuestionario……………….…………………………………….....79

LISTA DE CUADROS Y TABLAS

CO�TE�IDO

CUADRO

TABLAS

pp.

1 Cuadro Población del estudio……………………………………………….. 25

2 Conocimiento de los procedimientos………………………………………. 29


4 Uso de instructivos…………………………………………………………. 31

5 Identificación de documentos………………………………………………. 32

6 Aspectos importantes del instructivo………………………………………. 33

7 Suministro de Información necesaria………………………………………. 34

8 Control de Material…………………………………………………………. 35

9 Llenado de Material…………………………………………………………. 36

10 Utilidad Hoja de chequeo…………………………………………………. 37

11 Lineamientos correctos………………………………………………………. 38

12 Listado de chequeo…………………………………………………………. 39

13 Registro de ubicación en sistema…………………………………………... 40

14 Controles para el material colocado………………………………………... 41

15 Instructivo de llenado de formato..………………………………………... 42

16 Correlativo del numero de instructivo……………………………...……... 43

17 Registro de firmas…………………………………………………...……... 44

18 Metodología de trabajo…………………..…………………………...……... 45

19 Ubicación del Material…………………..…………………………...……... 46

20 Autorización de Documentos…………..…………………………...……... 47

21 Cumplimiento del control interno…………………………………...……... 48

22 Personas Autorizadas…………….…………………………………...……... 49

23 Verificación del Contenedor……….………………………………...……... 50

24 Ubicación del Material Correcto..…………………………………...……... 51

25 Datos en los procesos…………..…………………………………...……... 52

26 Debilidades y Fortalezas………..…………………………………...……... 53

27 Costo de la Propuesta………………………………………………...……... 54

LISTA DE GRAFICOS Y FIGURAS

CO�TE�IDO

GRAFICO

FIGURA

pp.



3 Uso de instructivos…………………………………………………………. 31

4 Identificación de documentos………………………………………………. 32

5 Aspectos importantes del instructivo………………………………………. 33

6 Suministro de Información necesaria………………………………………. 34

7 Control de Material…………………………………………………………. 35

8 Llenado de Material…………………………………………………………. 36

9 Utilidad Hoja de chequeo…………………………………………………. 37

10 Lineamientos correctos………………………………………………………. 38

11 Listado de chequeo…………………………………………………………. 39

12 Registro de ubicación en sistema…………………………………………... 40

13 Controles para el material colocado………………………………………... 41

14 Instructivo de llenado de formato..………………………………………... 42

15 Correlativo del numero de instructivo……………………………...……... 43

16 Registro de firmas…………………………………………………...……... 44

17 Metodología de trabajo…………………..…………………………...……... 45

18 Ubicación del Material…………………..…………………………...……... 46

19 Autorización de Documentos…………..…………………………...……... 47

20 Cumplimiento del control interno…………………………………...……... 48

21 Personas Autorizadas…………….…………………………………...……... 49

22 Verificación del Contenedor……….………………………………...……... 50

23 Ubicación del Material Correcto..…………………………………...……... 51

24 Datos en los procesos…………..…………………………………...……... 52

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

LI�EAMIE�TOS ESTRATEGICOS PARA OPTIMIZAR EL I�VE�TARIO ALMACE� DE GE�ERAL MOTORS VE�EZOLA�A, C. A., (Centro De

Servicio Post Venta Guácara Edo. Carabobo)

Autor(es): Sulay Vegas Yuliana Jaspe Tutor: Miriam Salazar Fecha: Enero de 2013

RESUME� I�FORMATIVO

Este trabajo de investigación se presenta bajo la modalidad de proyecto factible, ya que la misma plantea la solución a un problema específico en el (CSPV) Centro de Servicio Post Venta de la Empresa General Motors Venezolana, C. A., el mismo tiene como objetivo principal Proponer Lineamientos Estratégicos en el Área de que permita Optimizar el Control Interno del Almacén. De igual forma se apoya en una investigación de campo, en donde se observa y describe una situación determinada y los datos se recogen directamente de la realidad. Para el cumplimiento de los objetivos planteados, la investigación se desarrolla en tres (3) fases y para la recolección de la información serán utilizadas las técnicas de Observación Directa y la Encuesta, empleando como instrumento la hoja de registro de observación y el Cuestionario respectivamente. El mismo será aplicado a la población objeto de estudio para identificar los aspectos relacionados con el control a ser aplicado al almacén. Cabe señalar que la población está conformada por 104 trabajadores que laboran en el área. Por otro lado, la muestra se establecerá usando el tipo de muestreo intencionado probabilístico, en este caso, no se tomarán todos los elementos de la población. Descriptores: Procedimiento, Control Interno, Inventario, Control de Procesos.

I�TRODUCCIÓ�

Un almacén tiene que ser objeto de control eficiente, toda vez que

involucran notables cifras de inversión financiera, el mismo tiene que ser

riguroso, profundo, organizado con el sistema de control de la empresa y ser

naturalmente, objeto de programación adecuada. Sin embargo, el mismo debe

tener como precedentes una serie de fases en las cuales la efectividad de una

influye directamente en la otra.

Actualmente las empresas para mantener su posición en un mercado

influenciado por la competencia y globalización, aplican estrategias que van dirigidas

a alcanzar altos niveles de productividad, estableciendo procesos estandarizados que

abarquen y controlen la utilización adecuada de los recursos necesarios para lograr de

forma efectiva los objetivos planteados por la organización.

En este sentido General Motors Venezolana C. A., por ser una empresa de clase

mundial consolidada en los últimos tiempos como la ensambladora de mayor

número de unidades producidas del género automotor, basa sus esfuerzos hacia la

mejora continua de los procesos productivos y los controles internos.

Sin embargo, existen debilidades en cuanto a la recepción y colocación de los

materiales en el almacén destinado para tal fin, trayendo como consecuencias:

pérdida de tiempo, aumento de los costos operacionales, retraso en los registros

contables, procesos incompletos, debido a la mala colocación del material, fallas a

la hora de efectuar el proceso de surtido generando retrasos, no pudiendo

embalar ni facturar y por ende atraso en los despachos a los clientes tanto

internos como externos.

En atención a esta problemática, el presente trabajo tiene como objetivo general

elaborar Lineamientos Estratégicos para Optimizar el Inventario del Almacén del

Centro de Servicio de Post-Venta de la Empresa General Motors Venezolana,

C. A., El desarrollo de esta investigación se divide en cinco capítulos, distribuidos

de la siguiente manera:

Capítulo I, está compuesto por el planteamiento del problema, los

objetivos generales, los objetivos específicos y la justificación, además de la

descripción detallada de la problemática existente en el almacén de materiales.

Capítulo II, se desarrolla el marco teórico referencial, contiene los

antecedentes históricos, las investigaciones previas, las bases teóricas, una breve

descripción de la empresa y definición de los términos básicos, que permiten

establecer un mayor conocimiento en relación al problema en estudio,

fortaleciendo la investigación con fuentes bibliográficas.

Capítulo III, se fundamenta en la metodología empleada para la

investigación, seleccionando la metodología a emplearse, se determina la

población y la muestra a medir con la finalidad de aplicarles instrumentos de

recolección de datos pertinentes para el estudio, finalizando con el análisis e

interpretación de los resultados a fin de determinar la factibilidad del proyecto.

Capítulo IV, se establecen los recursos utilizados en la investigación, los

mismos son de carácter humano, institucionales, materiales y de tiempo.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del problema.

Hoy en día las organizaciones buscan estar en el primer lugar dentro del ramo

que se desempeñan, considerando la innovación y la mejora continua de sus procesos

internos tanto productivos como de calidad, por tal motivo cada punto del proceso es

relevante, por lo que debe existir una integración gerencial para sistematizar las

diferentes actividades que forman parte de los procesos para así poder generar un

producto o servicio. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el

plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad

establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la

dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así

como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura

para asegurar el crecimiento futuro, por ello la gerencia estratégica busca mecanismos

para controlar mejor las empresas que dirigen.

Es importante mencionar que la función primordial de un almacén es recibir

para su resguardo todos los materiales y proporcionar los artículos mediante

solicitudes autorizadas de las unidades que lo requieran y mantener el almacén en

óptimas condiciones teniendo un lugar específico para cada material, trayendo

consigo la rápida rotación que debe realizarse en la mencionada área. El control

interno en el área de almacén es muy importante, debido a que los inventarios forman

parte de los activos corrientes de la empresa; los cuales permiten obtener la mayor

parte de los ingresos a través del proceso de ventas. En tal sentido, el sistema de

control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe

por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo cuando los controles se

incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la

empresa. Estos fomentan la calidad y las iniciativas de delegación de poderes; se

evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias

cambiantes.Dicho proceso comprende el plan de organización, así como los métodos

debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una

entidad para proteger sus recursos, apegarse a la exactitud y confiabilidad de la

información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el

cumplimiento de los planes, así como estimular la cumplimiento de las normas,

procedimientos y regulaciones establecidas. La implantación de las medidas de

control interno y la realización sistemática de los controles los cuales conllevan a

erradicar las deficiencias en el sistema de almacenaje. Puede decirse que la parte más

importante de la definición es que se alcanzarán los objetivos es por esto que:

Los controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos, permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos porque se refieren a los riesgos a superar para alcanzarlos. No se trata sólo de los objetivos relacionados con la información financiera y el cumplimiento de la normativa, sino también de las operaciones de gestión del negocio. Esta manera de ver los controles da valor a las tareas de evaluación y perfeccionamiento de los controles internos y se convierten en responsabilidad de todos.

(http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_interno)

El control interno no necesariamente es un elemento condicional, para los

procesos centrales dentro del almacén para específicamente en el área de inventario;

estos promueven que los objetivos superen los riesgos para alcanzar una alta

eficiencia dentro del almacén, evalúen y perfecciones a su vez los controles internos

para convertirlos en responsabilidad de todos. Catacora, (1996) plantea lo siguiente:

Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas y los estados financieros. Una debilidad importante del control interno poco confiable representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

El control interno en las organizaciones es de suma importancia, con mayor

influencia en los inventarios ya que estos son el aparato circulatorio de una empresa

de comercialización, las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus

inventarios.

Un almacén tiene que ser objeto de controles eficientes, una vez que

involucran notables cifras de inversión financiera, el mismo tiene que ser

riguroso, profundo, organizado con el sistema de control de la empresa y ser

naturalmente, objeto de programación adecuada. Sin embargo, el mismo debe

tener como precedentes una serie de fases en las cuales la efectividad de una

influye directamente en la otra.

En este orden de ideas; la empresa General Motors de Venezuela, C.A.

dentro de su almacén de repuestos Centro de Servicio Post-Venta se basa

principalmente bajo una serie de procedimientos que permiten alcanzar elevados

niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al sistema logístico en

general. Sin embargo, se han detectado fallas al momento de llevar a cabo el proceso

de surtido los cuales son ocasionados por la mala ubicación dentro del almacén, esta

problemática se revela cuando es emitido el listado de Picking; el cual establece una

metodología de trabajo a seguir para efectuar el proceso de surtido y posterior

embalaje de la piezas tanto a nivel físico como en sistema, generando pérdida de

tiempo, en virtud que impide que se puedan surtir, por lo tanto no se puede embalar,

ni facturar, no pudiendo garantizar el suministro continuo y oportuno de los

materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma

eficiente.

Esta situación trae como consecuencia, aumento de los costos

operacionales, retraso de los registros contables y deficiencia en la

documentación que se debe acompañar a la solicitud de órdenes de salida de

almacén. Lo anteriormente planteado, genera la necesidad de elaborar herramienta

administrativas que permita Optimizar el Inventario en el Almacén de General

Motors Venezolana, C.A. Centro de Servicio Post Venta Guácara Edo Carabobo

1.1.1. Formulación del Problema.

Tomando en cuenta todas las variables, surge la siguiente interrogante:

¿Qué efectos generaría la implementación de Lineamientos Estratégicos para

Optimizar el Control Interno del Almacén de General Motors Venezolana, C.A.

Centro de Servicio Post Venta Guácara Edo. Carabobo?.

1.2. Objetivos de la Investigación.

1.2.1. Objetivo General.

Proponer lineamientos estratégicos para optimizar el control interno del

almacén de General Motors Venezolana, C.A. Centro de Servicio Post Venta Guácara

Edo Carabobo.

1.2.2. Objetivos Específicos.

• Diagnosticar la situación actual del proceso de colocación del material, en el

Almacén de General Motors Venezolana, C.A.

• Determinar las debilidades y fortalezas del control interno existente, de la

empresa General Motors Venezolana, C.A.

• Diseñar lineamientos estratégicos para el proceso de colocación de material

en el Almacén de General Motors Venezolana, C.A.

1.3. Justificación de la Investigación.

El área de almacén de todas las empresas representa un punto estratégico

dentro de la planificación del proceso productivo, ya que se puede garantizar a

la organización que los insumos se encuentran resguardados en cantidades y

condiciones adecuadas. Debido a los cambios tecnológicos que suceden a diario y a

la gran variedad de los mismos, es necesario adaptarse para tener un mayor

rendimiento y productividad en las operaciones que se desempeñan.

En el almacén del Centro de Servicio Post Venta de la empresa General

Motors Venezolana, C. A., el Proceso de Colocación de Materiales, se dificulta al

momento de la búsqueda para el embalaje y el respectivo despacho a los clientes. Por

esta razón, la investigación se fundamenta en el análisis como base de trabajo para

orientar hacia el futuro, al tomar en cuenta los nuevos problemas o retos, por

ejemplo, en relación con las situaciones estratégicas.

Así mismo, esta investigación contribuirá en el estudio de los controles

internos responsables del desarrollo que participan en favorecer los buenos procesos

de colocación de materiales en el almacén del Centro de Servicio Post Venta de la

empresa General Motors Venezolana, C. A.

El trabajo se realizara principalmente en el área de colocación de material, el

cual es el eje fundamental de las operaciones del almacén, debido a que si se coloca

mal un material esto trae como consecuencia una falla y por ende un cliente

insatisfecho y un retraso en las operaciones, la idea de esta investigación es corregir

los defectos que producen dichos retrasos para así lograr una mejor productividad,

mayor ergonomía en las operaciones y la causa principal del negocio la satisfacción

total de los clientes.

La finalidad de esta investigación será definir lineamientos para optimizar el

control interno que permita corregir las debilidades que se presentan en el área de

recibo, específicamente en el proceso de colocación de material, para que el

servicio que se presta sea de alta competitividad en el mercado y de esta forma

garantizar el correcto Inventario en el Almacén del Centro de Servicio Post

Venta de la empresa General Motors Venezolana, C.A.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2. Antecedentes de la Investigación.

Con el fin de dar fundamentación teórica a la investigación, se ejecutaron

diversos estudios de investigaciones los cuales desarrollaron como tema principal lo

referente al “Control Interno” focalizado en los Inventarios, dicho desarrollo de esas

investigaciones están enlazados en la mayoría de su información con la problemática

de la investigación abordada, por esto se debe resaltar la importancia que estas

investigaciones dan para el trabajo.

Dichos antecedentes servirán como marco referencial y son esenciales porque

estos establecen información basada en el tema de investigación abordada, de igual

manera servirá como refuerzo del contenido de la investigación realizada. Según esto,

los "Controles Internos de Inventarios" han sido un tema de objeto de estudio en

diferentes investigaciones desplegadas por diversos autores entre los cuales

nombraremos a continuación:

López, Salazar y Fernández (2008), en la Universidad de Carabobo (UC),

presentan una investigación que consintió en realizar una “Propuesta sobre la

implantación de un plan estratégico para la optimización y control de los

inventarios en Farmacias SAAS ubicada en el centro comercial San Jacinto de

Maracay Edo. Aragua”. El estudio se enmarco en proyecto de modalidad de

proyecto factible basado en una investigación de campo tipo descriptiva, las técnicas

de recolección de datos utilizada fue la encuesta teniendo como instrumento el

cuestionario aplicado a una muestra de 12 personas que laboraban en la farmacia, lo

que contribuyo para la obtención de información necesaria para el logro de los

objetivos planteados.

En los aportes dados por esta investigación destacan la aplicación de un

cuestionario muy amplio y completo para recopilar información, adicionalmente

destacan los análisis de factibilidad operacional, técnica y económica todas

fundamentales en los análisis que cada una implica.

Aliangel Padrón (2008), “Sistema de control interno para el área de

inventario, pasantías realizadas en la Empresa Laminas y Perfiles del Centro,

C.A”. Su objetivo fue diseñar un sistema de control interno de inventarios que

permitiera un adecuado manejo de los productos adquiridos y vendidos, ya que surgió

en la empresa la necesidad de resguardar y proteger sus inventarios que forman parte

del capital de la misma, es por esto que es necesario tener información real de lo que

entra y sale de dichos inventarios. La investigación fue de tipo descriptivo, basado en

un diseño de campo, el cual se hizo necesario para la obtención de los datos

directamente de la realidad. Se empleó la observación directa para lograr caracterizar

un objeto estudio y lograr señalar las características del manejo del departamento de

almacén. Se realizó una entrevista informal no estructurada al personal directamente

relacionado con el proceso de inventario para conocer la problemática en esa área

para luego elaborar un conjunto de normas y procedimientos.

Su relación en esta investigación será que se busca implementar controles para

asegurar los inventarios de la empresa, contar con información veraz y confiable y así

detectar cualquier falla del control de inventario para que el sistema de control interno

sea eficiente.

Henríquez y Angulo (2007). Realizaron una investigación para optar por el

título de licenciado en Contaduría Pública en la Universidad de Carabobo. En la cual

abordaron el Análisis de un modelo de auditoría basado en la gerencia de

procesos como herramienta del control interno para optimizar el proceso de

almacenaje y distribución de los insumos de la cadena de franquicias WE�DY´S

DE VE�EZUELA. Por esta razón la investigación se orientó al análisis de un

método basado en la gerencia de procesos para optimizar el proceso de almacenaje y

distribución de los insumos de la red de franquicias WENDY´S. para tal fin se

identificaron controles internos existentes en los centros de distribución evaluando el

grado de confianza que puede depositarse en un proceso seleccionado. En atención a

estas características encontradas se inserta en la modalidad de proyecto factible con

base en la investigación documental. Finalizada la investigación y sobre la base el

análisis de los resultados en función de los objetivos formulados se concluyó que el

diseño de los procesos que conforman el sistema de almacenaje y distribución de los

insumos, se define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que

estos procesos brindan a los sistemas en general, se permite definir los riesgos

fundamentales que puedan estar presentes en este subsistema y así girar

recomendaciones que optimicen los procesos.

Este trabajo sirve como antecedente a esta investigación porque permite

destacar la manera de optimizar los procesos de almacenaje dentro de los almacenes

mediante el control interno, empleando objetivos formulados que conforman el

sistema de almacenaje y distribución de los insumos. Lo cual aporta información

complementaria por ser una investigación que abarca los procesos de auditoría y de

control interno.

Ramones, D. y Zaitoune Y. (2007) en su Trabajo Especial de Grado titulado

Parámetros para Mejorar la Gestión Administrativa del Inventario en la

Empresa I�PPROD, S.A. para optar al título de Licenciadas en Administración de

Empresas en la Universidad José Antonio Páez del Estado Carabobo Venezuela,

centran su investigación en presentar los parámetros que permitan mejorar la gestión

administrativa del inventario con el fin de lograr reducir los costos y aumentar el

nivel de servicio esperado por los clientes, basándose en un trabajo de campo a nivel

descriptivo, dividiéndola en tres fases, la primera de diagnóstico de los factores que

afectan la gestión, la segunda para identificar los factores actuales más relevantes y la

tercera para determinar los parámetros de mejoramiento. Las conclusiones obtenidas

en la investigación dan muestra de una debilidad en el modelo de gestión de

inventarios, representando un elemento crítico en el buen desarrollo de la empresa,

pudiendo ocasionar problemas de abastecimiento de materiales, para superar esta

debilidad finalizan recomendando llevar un programa de seguimiento de clientes,

para evaluar el grado de satisfacción de estos, también recomiendan elaborar un

estudio de demanda de sus productos para pronosticar sus compras y mantener un

stock adecuado, y para mejorar la gestión total de inventarios recomiendan analizar la

rotación de los productos para optimizar el almacenamiento, y lo más importante

evaluar la posibilidad de un cambio en la política del manejo del inventario a fin

establecer mínimos y máximos, cuando y cuanto comprar en materiales, y llevar un

registro de las entradas y salidas de almacén.

La investigación resumida en el párrafo anterior complementa este proyecto,

dado que es muy bien sabido que todos los resultados de las empresas finalmente se

reflejan en números, pero para llegar a estos números se deben pasar por un gran

número de procesos que de ser realizados en buena gestión, llevando esos resultados

en números a que sean los más idóneos para la decisiones que deban tomar los

directivos de la empresa.

Da Silva y Olga (2007), presento informe de pasantías titulada: “Diseño de

un sistema de inventario de productos terminado para la empresa Euro Feed de

Venezuela”. Presentada en la Universidad José Antonio Páez Valencia, para optar al

título de Licenciado en Administración de Empresas. El presente estudio tiene por

objetivo general el diseño de un sistema de inventario de productos terminados para

la empresa Euro Feed de Venezuela, a fin de optimizar el control y la supervisión de

un inventario, para ello se estableció los siguientes objetivos específicos: Identificar

las características generales de la empresa Euro Feed de Venezuela, Diagnosticar a

través de una matriz DOFA la situación actual de la empresa Euro Fedd de

Venezuela, Diseñar el sistema de inventario de productos terminados para la empresa

Euro Reed. Para lograr los objetivos ya mencionados se utilizó la investigación de

campo tipo proyecto factible no experimental. La recolección de información se

realizó a través de la observación directa y la aplicación de un cuestionario de

preguntas cerradas.

Este trabajo de grado interesa como referencia para esta investigación porque

muestra aportes a la investigación para evitar pérdidas y fugas de materiales de

materia prima como producto terminado, además por ser una investigación de

carácter descriptiva y aporta los procesos en elementos teóricos y metodológicos que

pueden ser concurrentes con nuestra indagación.

2.1. Bases Teóricas.

En todo tipo de organización o empresa debe de existir un control que

comprenda un plan de organización y un conjunto de métodos y procedimientos que

aseguren que los bienes de esta estén debidamente protegidos, que los registros

contables son fidedignos y que la actividad de tal entidad se desarrolla eficaz y

eficientemente según las directrices marcadas por la administración. En tal sentido en

control se refiere principalmente a la gente por lo cual todas las personas en sus

diferentes niveles en la organización deben de estar conscientes de la evaluación a fin

de que estos den respuestas de una manera más apropiada para cada situación.

Los controles están diseñados para proveer una seguridad razonable pero al

mismo tiempo nos e puede esperar que estos eviten todos los problemas, aborden

todos los asuntos o permitan la suficiencia organizacional, es decir, el desempeño y

las metas de rentabilidad, cumpliendo con las leyes y las regulaciones a las cuales la

organización esté sujeta.

2.1.1. Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una

dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la

organización y no existe un mecanismo que informe si los hechos van de acuerdo con

los objetivos. El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o

dirección; en este sentido, Rodríguez (2000: 48) afirma que:

El concepto de control interno ha sufrido a través de los años diversas modificaciones, hace más de 50 años el término utilizado era verificación interna, describía las prácticas seguridad por los departamentos de contabilidad y finanzas para realizar el doble objetivo: reducir al mínimo los errores en la rutina contable y proteger los objetivos, particularmente el efectivo, contra pérdida o robo.

La importancia del control es el de crear una mejor calidad en cuanto a las

fallas del proceso que se detectan y el proceso corrige para eliminar errores; que

pueden enfrentar los cambios que forman parte del ambiente de cualquier

organización. La función del control sirve para responder a las amenazas o a las

oportunidades de todo el proceso, porque les ayuda a detectar los cambios que están

afectando los productos y los servicios de sus organizaciones; en razón de ello

Rodríguez (2000: 48) afirma que:

Es un elemento del control que se basa en procedimientos y métodos, adoptados por una organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de informes contables y administrativos; apoyar y medir la eficacia y eficiencia de esta, y medir la eficiencia de operación en todas las áreas funcionales de la organización.

El control es vital para el funcionamiento de todo tipo de organizaciones como

un sistema, de acuerdo con el principio de la retroalimentación. Lo más importante de

las estas dediciones consiste en actuar sobre comportamientos determinados a fin de

reducir alguna desviación que se detecte; gracias a ello es posible mantener una

adecuada función de dirección y por tanto, lograr objetivos; en tal sentido y orientado

a lo planteado Pozo Navarro (1992: 203) afirma que:

Los conceptos por los que el control ha pasado en este sentido, definen en cierta manera la evolución del concepto empresa como un sistema

actuado sobre su medio y sobre su propia estructura, ajustando en ambas situaciones un esfuerzo que liga a ambos en la relación medio-objeto.

El control en las empresas y organizaciones ayudan a la definición y

evolución de todos los procedimientos en el medio involucrado, y focalizando

normativas y situaciones donde se presenten desviaciones.

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea Para:

(a) Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige

para eliminar errores.

(b) Enfrentar el cambio: Esta forma parte obligatoriamente del ambiente de

cualquier organización. La función del control sirve a las organizaciones para

responder a las amenazas y oportunidades.

(c) Producir ciclos más rápidos: Los clientes de la actualidad no solo esperan

velocidad en el proceso, sino también productos y servicios a su medida.

(d) Agregar valor: Los tiempos veloces de los procesos son una manera de

obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la

administración japonesa “Kenichi Ohmae, Tratar de igualar todos los movimientos de

la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente”, de igual manera

también afirma que:

Advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control (S/P)

(e) Facilitar el trabajo en equipo: El proceso de control permite que en la

organización se controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o

participación.

En lo que se refiere al establecimiento de normas es necesario destacar,

que se requiere definir los planes de acción que presentan el punto de partida

para la creación de controles, puesto que los planes varían de acuerdo al

grado de complejidad en el que se diseñan y los administradores no pueden

vigilarlos todos, es por eso que se hace necesario establecer el control de las

normas y lineamientos.

2.1.2. Inventario.

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta la empresa u

organización o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su

posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias

primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los

materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes

fabricados para la venta o en la prestación de servicios empaques, envases y los

inventarios en tránsitos.

El inventario, en el mundo empresarial, es el conjunto de todos los bienes

propios y disponibles para la venta a los clientes. Se convierte en efectivo dentro del

ciclo operacional de la empresa, por lo que se considera como un activo corriente.

Los inventarios están constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la

venta o a la producción para su posterior venta, tales como son la materia prima, la

producción en proceso, los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en

el empaque, envase de mercancía o las refacciones para el mantenimiento que se

consuman en el ciclo de operaciones.

Uno de los principales objetivos de los inventarios proveer o distribuir

adecuadamente los materiales necesarios a la empresa colocándolos a disposición en

el momento indicado, para así evitar aumentos de costos, perdidas, entre otros;

permitiendo satisfacer correctamente las necesidades de la empresa.

Los inventarios son importantes para toda aquella organización en general, y

varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta

parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado

de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

• Inventarios de Materia Prima

• Inventarios de Producción en Proceso

• Inventarios de Productos Terminados

• Inventarios de Materiales y Suministros

Inventarios de Materias Primas

Son aquellos materiales que serán sometidos a un proceso para obtener al

final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en

mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso

se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado.

Inventarios de Productos en Proceso

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas industriales, los

cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la

cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de

cierre.

El inventario de productos en proceso comprende los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción, a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción.

(www.bibliotecavirtual.com.do/Contabilidad/TiposdeInventarios.htm)

Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va

aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto

terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventario de Productos Terminados

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos

elaborados.

Inventario de Materiales y Suministros

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias

• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la

industria

• Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias

y aparatos operativos, los artículos de reparación.

Objetivo de un sistema de inventario

• Evitar o reducir fraudes.

• Salvaguarda contra el desperdicio.

• Salvaguarda contra la insuficiencia.

• Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

• Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

• Salvaguardar los activos de la empresa.

• Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas

fijadas por la administración.

Pensando en las necesidades de la empresa, el mismo es el corazón de

las actividades de comercialización y manufactura debido a que integra todos

los movimientos transaccionales que tienen relación con consumos, ventas e

ingresos, entre otros, realizados directamente en él o donde los demás módulos

con los que interactúa.

2.1.3. Control de Inventario.

La eficiencia del control de inventarios puede afectar la flexibilidad de

operación de la empresa. Dos empresas esencialmente idénticas, con la misma

cantidad de inventario, pero con grandes diferencias en los grados de flexibilidad de

sus operaciones, pueden tener inventarios desbalanceados, debido básicamente a

controles ineficientes de estos. Ello ocasiona que en determinado momento se

encuentren con abundancia de alguna materia y carezcan de otra.

Se bebe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en proceso y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.

(http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/no12/controlinventarios.htm)

Finalmente, estas deficiencias tienen efectos negativos en la utilidad. En otras

palabras, la ineficacia del control de inventarios para un nivel dado de flexibilidad

afecta el monto de las inversiones que requieren, es decir, a menor eficiencia en el

sistema de control de inventarios, mayor la necesidad de inversión.

Consecuentemente, las altas inversiones en inventarios tendrán un impacto adverso en

la utilidad de la empresa.

Expuesta la importancia de un sistema de control de inventarios cabe

mencionar estos objetivos generales:

• Minimizar la inversión en el inventario.

• Minimizar los costos de almacenamiento.

• Minimizar las perdidas por daños, obsolescencia o por artículos perecederos.

• Mantener un inventario suficiente para que la producción no carezca de

materias primas, partes y suministros.

• Mantener un transporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones

de despacho y recibo.

• Mantener un sistema eficiente de información del inventario.

• Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad.

• Realizar compras de manera que se pueden lograr adquisiciones económicas y

eficientes.

• Hacer pronósticos sobre futuras necesidades de inventario.

No es posible alcanzar todos estos objetivos; en su consecución se debe hacer

ciertas concesiones. Hay varias condiciones que impiden el logro de estos objetivos.

Más bien que representar problemas que pueden ser solucionados, estas condiciones

siempre están presentes y tienden a frustrar el control efectivo del inventario.

Cuando se va a realizar un estudio relacionado a controles de inventario se

deben tener en cuenta una serie de elementos que lo caracterizan y que están referidos

a la demanda, el plazo de suministro, el almacenamiento y el costo. Cualquiera que

sea la situación de inventario objeto de estudio, estos elementos estarán presentes y

será necesario siempre un buen control de inventario.

2.2. Definición de Términos Básicos.

Accesorio: Secundario, depende de lo principal. Complemento que ayuda al efecto de

algo.

Almacenamiento: Acción y resultado de poner o guardar las cosas en un almacén.

Almacén: Es una unidad de servicio en la estructura orgánica u funcional de una

empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia y

control.

Área de almacenamiento: Es la cantidad de resistencia que posee un sitio o lugar

para almacenar.

Centro: Punto medio en el interior de una figura o cuerpo, del que equidistan las dos

partes. Lugar donde se reúnen los miembros de una institución o personas de interés

afines. Lugar de donde parten o donde convergen acciones coordinadas del individuo.

Punto o calles más concurridos de una ciudad. Lugar en donde se desarrolla más

intensamente una actividad.

Colocación: Poner una persona o cosa en su debido lugar. Invertir el dinero.

Acomodar a uno en un empleo.

Control: Sostienen que son pasos específicos comprendidos por la gerencia de la

organización para garantizar el logro de los objetivos de esta y el uso eficiente y

efectivo de sus recursos.

Demanda: Pedido de mercancías o bienes sujeto al pago de una cantidad

determinada.

Despacho: Acción efecto de despachar Aposento de una casa destinado a atender

negocios u otros asuntos. Mobiliario de ese aposento. Comunicación escrita entre el

gobierno de la nación y sus representantes. Expediente, resolución. Comunicación

trasmitida por teléfono o telégrafo.

Distribución: Se definen dos conceptos de distribución. El primero habla de reparto

de algo entre varios según un criterio y el segundo de reparto de un producto a los

locales en que debe comercializarse.

Eficiencia: Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles.

Entrada: Sinónimo de ingreso. Acción de entrar. Datos que se deben procesar por

medio de un sistema de computación.

Espacio: Un lugar donde se puede fabricar, construir u ocupar algún objeto.

Ítem: Cada uno de los elementos que forman parte de un dato

Material: Ingrediente, componente. Conjunto de lo necesario para una profesión,

obra.

Organización: Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones,

niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,

con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Proceso: Es una entidad activa que tiene asociada un conjunto de atributos: código,

datos, registros e identificador único.

Producción: Desde el punto de vista económico es el proceso por el cual se crea

valor, utilidad o se incrementa por la aplicación de los factores de producción: tierra,

trabajo y capital

Productividad: Capacidad de producir, ser útil o provechoso. Capacidad de

producción por unidad de trabajo. Incremento o disminución de los rendimientos

finales en función de los factores productivos.

Recepción: Sinónimo de recibimiento. Acción y efecto de recibir.

Recibo: Recepción. Escrito firmado en que se declara haber recibido dinero u otra

cosa.

Recolección: Juntar cosas, frutos o personas. Recoger la cosecha.

Registro: Libro para registrar. Asiento que queda de lo registrado.

Reporte: Son documentos que sirven para sustentar la actividad que ha sido

realzada.

Repuesto: Acción de reponer. Pieza de recambio.

SAP: Sistema administrativo productivo.

Stock: Conjunto de mercancías en depósito o reserva.

Lineamientos: conjunto de órdenes o directivas que un líder realiza a sus seguidores

o subordinados.

Líder. La persona a la que un grupo sigue. Recomendado como jefe u orientador.

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación.

De acuerdo a las distintas características que presenta esta investigación

es orientada a un Proyecto Factible según su propósito: Al respecto la

Universidad Experimental Libertador (1998) en su Manual de Trabajo de

Grado manifiesta que:

El proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible a un problema de tipo práctico para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de tipo documental y debe referirse a la formulación de políticas, programas, métodos y procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades.

(p.7).

Cabe destacar sobre la base de proyecto factible se puede explicar de

la siguiente manera: consiste en la recolección de los datos necesarios para así

poder estar consciente de cuál es el problema en cuestión y de cómo esta

investigación puede ayudar a solucionarlo o en su defecto minimizar su

gravedad.

El siguiente trabajo de investigación, se insertara en el diseño de campo;

como lo plantea Sabino (1992): “Los diseños de campo, se basan en

informaciones o datos primarios obtenidos directamente de la realidad. El

innegable valor reside en que le permite cerciorarse al investigador de las

verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos.” (p.94).

Esta investigación es de campo, porque los datos recopilados fueron

extraídos directamente del Área de Recibo del CSPV de la Empresa General

Motors Venezolana, C. A., mediante los cuales se entendieron las causas y los

efectos del problema planteado en dicha área.

3.2. Fases de la Investigación.

Fase I: Diagnóstico de la situación actual del control interno del Inventario

de Repuestos.

Para lograr un diagnóstico de los procedimientos del control interno

actual en el área de inventario de mercancía se utilizó la aplicación de la

encuesta se elaboró un cuestionario el cual Arias (1999) define como “un

instrumento de medición ordenado que registra datos observables, que

representan verdaderamente los conceptos o variables que el investigador tiene

en mente, reuniendo las condiciones esenciales de confiabilidad y validez.”

(p.53).

Dicho instrumento se aplicará de forma escrita por medio de preguntas

alternativas fijas, llamadas comúnmente cerradas, una vez obtenida la

información a través del instrumento utilizado se tomó la medida necesaria

para darle curso a dicha propuesta, ya que estos resultados son completamente

confiables veraz.

Una población está determinada por sus características definitorias, por tanto,

el conjunto de elementos que posea esta característica se denomina población: a “la

totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una

característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación.”

(Tamayo Tamayo; 2000:114)

Por otra parte, una muestra “comprende el estudio de una parte de los

elementos de una población, en teoría, el investigador podrá pensar que es

conveniente estudiar la población completa; en la práctica, quizás sea conveniente

realizar el muestreo.” (Méndez; 2003:181).

El objetivo de la muestra se delimita en estimar un parámetro de una

población. Se hará uso de un muestreo estratificado ya que la población, la cual es

objeto del conocimiento primordial de la investigación, es heterogénea en sus

características, en general se podrá decir que el muestro estratificado se requiere

utilizar una variable auxiliar para realizar la estratificación.

En dicha investigación de la cual se hace referencia se utilizará una población

de ciento cuatro (104) integrantes del personal de la organización, los cuales se

dividen en 100 Operarios y 4 Supervisores; la muestra seleccionada estadísticamente

fue de 37 Operarios y 4 Supervisores que fueron seleccionados por el área en la cual

laboran, dicha población servirá como muestra para la investigación abordada, entre

ellas las personas que están encargadas de la parte de colocación en al almacén de

General Motors Venezolana, C.A., (Centro de servicio Post Venta).

Cuadro �.-1 Población del estudio.

Personal 1er

Turno

2do

Turno

3er

Turno

Total

�.- de personas

Supervisor General 1 1

Supervisor 1 1 1 3

Lideres 2 3 2 7

Colocadores 11 13 13 37

Chequeadores 11 10 10 31

Montacarguistas 9 8 8 25

Fuente: Recursos Humanos De GMV (2012)

Dentro de este orden de ideas, sabino (1992), afirma que: “las preguntas de alternativas fijas, llamadas comúnmente cerradas, formalizan más el cuestionario, pues en ellas solo se otorgan al entrevistado la posibilidad de escoger entre un número limitado de respuestas posibles. No importa la cantidad de alternativas ofrecidas,

sean estas dos, tres, o veinte, si el respondiente no puede elegir una respuesta que este fuera de la lista, la pregunta se habrá de considerar cerrada.”

(p.160).

La recolección de datos de esta investigación se llevará a cabo mediante la aplicación de la técnica de la encuesta. Según Méndez (2002). Ha sido definida como la recolección de información a través de formulario; los cuales tienen aplicación aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de observación, análisis de fuentes documentales y demás sistema de conocimiento. La encuesta permite el conocimiento de las motivaciones, las actitudes y las opiniones de los individuos con relación a su objeto de investigación. Méndez (2002) “Las técnicas para recolección de datos son los medios empleados para recolectar la información.”

(p.62).

El instrumento será el cuestionario, el cual es definido por Méndez (2002) como la aplicación a una población bastante homogénea. Con niveles similares y problemática semejante. Se puede aplicar colectivamente, por correo o a través de llamadas telefónicas. Es el instrumento para realizar la encuesta y el medio constituido por una serie de preguntas sobre un determinado aspecto las cuales se les formulan a las personas que se consideren relacionadas con el mismo. La formulación de estas preguntas depende de la índole que se quiere estudiar y de los aspectos por formular.

En este caso, el cuestionario estará constituido por veinticuatro (24) preguntas,

de respuestas cerradas dicotómicas, las cuales son aquellas en las que solamente el

encuestado tiene dos opciones para responder, dejando a un lado su opinión, con el

cual se evaluó la situación actual de los controles internos de los proceso de

colocación en el almacén de General de Motors Venezolana, C.A.

Fase II: Determinación de las fortalezas y debilidades del control interno

del Inventario de Repuestos.

En esta el propósito se centrará en determinar las fortalezas y

debilidades del control interno del Inventario de Repuestos, tomando como base

los resultados obtenidos en la aplicación del instrumento. Si se quiere esta fase

será la primordial ya que a través de esta se puede hacer énfasis en lo que

realmente se va proponer ya que si se tiene el diagnostico real del

departamento, se podrá atacar las debilidades y amenazas así como también se

fortalecerán esas oportunidades. Esta herramienta utilizada permitirá hacer la

evaluación de las estrategias a proponer.

Fase III: Diseño de lineamientos estratégicos para el proceso de colocación

del Inventario de Repuestos.

Esta fase es fundamental ya que en ella se plantearon los

procedimientos del control interno que permitirá la optimización en el área de

Inventario dentro de la empresa en estudio, se tomó en consideración los

resultados obtenidos en las fases previas, los cuales se usaron como

herramientas para el diseño de la propuesta tomando en consideración los

elementos del control interno, para el departamento de almacén.

CAPÍTULO IV

PRESE�TACIÓ� Y A�ALISIS DE LOS RESULTADOS

4.1 Fase I: Diagnóstico de la situación actual del control interno del

Inventario de Repuestos.

En este nivel se conocerán los resultados de evaluación, utilizando

dichos resultados, están dados por un instrumento de validación de la

información para la recolección de datos; el cual contiene veinticuatro (24)

preguntas cerradas dicotómicas, aplicadas a una muestra de cuarenta y un (41)

personas del Almacén en el área de Colocación de General Motors

Venezolana, C. A., con el instrumento seleccionado se podrán validar las

posibles fallas en el control interno.

Por otra parte se representaran los resultados del cuestionario en

gráficos para así poder reflejar los efectos generalizados según las respuestas

obtenidas de cada una de las personas involucradas, lo que determinará la

efectividad del control interno implementado en el área actualmente. De igual

manera, se demostrara las deducciones y razonamientos obtenidos en la

aplicación del mismo.

A continuación se presenta las preguntas formuladas a los trabajadores

tomados como muestra en General Motors Venezolana, C. A. , la interpretación

de los datos obtenidos:

Ítems �° 1 ¿Conoce usted los procedimientos relativos al proceso de colocación del

producto terminado en el almacén de GMV?

Cuadro �° 1 Conocimiento de los Procedimiento

Indicador

Control del Material que ingresa a GMV

Fuente: Vegas y Jaspe (2012)

Gráfico �° 1

Interpretación de los resultados:

En esta pregunta se afirma con un 100% de los entrevistados que estos

coincidieran que existe y se conocen los procedimientos relativos de colocación

¿Sabe los Procedimientos de Colocación?

Cuadro �° 1 Conocimiento de los Procedimientos.

Variable SI %

Efectividad de los controles internos dentro del almacén.

41

100


Gráfico �° 1 Conocimiento de los Procedimientos.

Fuente: Cuadro No. 1 (2012)




100%

0%


�O %

-

-

Conocimiento de los Procedimientos.




SI

NO

del producto terminado, mostrando así según las respuestas que la empresa

utiliza un medio de información sobre los procedimientos que asegura que los

trabajadores lleven a cabo correctamente la colocación en el almacén de GMV.

Ítems �° 2 Si su respuesta anterior es afirmativa conteste: ¿Cómo lo conoció?

Por Inducción, Por un Compañero, Por un Manual.

Cuadro �° 2 Conocimiento de los Procedimientos.

Indicador

Variable

Por

Inducción

%

Por un

Compañero

%

Por un

Manual

%

Control del Material que ingresa a GMV.


13

33

22

52

6

15


Gráfico �° 2


En cuanto a cómo conocieron los procedimientos relativos al proceso de

colocación en el almacén respondieron con un 52% que los medios fueron “Por un

Amigo” lo que indica que estarían fallando los mecanismos de capacitación, por esto

es necesaria la implementación de inducciones constantemente a los trabajadores del

área de manera que se

o mala información por parte de otras personas.

Ítems �° 3 ¿Hacen uso del Instructivo del Proceso de Colocación en GMV?

Cuadro �° 3 Uso de Instructivos

Indicador

Gráfico �° 2 Conocimiento de los Procedimientos.




el almacén respondieron con un 52% que los medios fueron “Por un



área de manera que se eviten fallas en los procesos de control interno por alteraciones

o mala información por parte de otras personas.

¿Hacen uso del Instructivo del Proceso de Colocación en GMV?

Uso de Instructivos.

Variable SI %

33%

52%

15%

¿Como lo conocio?

Conocimiento de los Procedimientos.


el almacén respondieron con un 52% que los medios fueron “Por un



eviten fallas en los procesos de control interno por alteraciones

¿Hacen uso del Instructivo del Proceso de Colocación en GMV?

�O %

Por Inducción

Por un Compañero

Por un Manual





En lo que respecta al ítems N° 3 sobre el uso del instructivo del proceso de

colocación el 37% de la muestra encuestada respondió que “SI” hacen uso de dicho

instrumento, mientras el 63% afirma que “NO” hacen uso del instructivo relacionado

con el área, lo que refleja que no tienen un procedimiento constante y no forma parte

de las normas a la hora de realizar la colocación del material en el almacén de la

empresa GMV.


15

37


Gráfico �° 3 Uso de Instructivos.






que refleja que no tienen un procedimiento constante y no forma parte


37%

63%

Uso de Instructivo

26

63




que refleja que no tienen un procedimiento constante y no forma parte


SI

NO

Ítems �° 4 ¿Usted identifica de forma correcta el o los documento(s) relacionados

con el proceso de colocación?

Cuadro �° 4 Identificación de Documentos

Indicador




Gráfico �° 4


¿Identifica los Documentos?

¿Usted identifica de forma correcta el o los documento(s) relacionados

el proceso de colocación?

Identificación de Documentos.

Variable SI %


39

95


Gráfico �° 4 Identificación de Documentos.



95%

5%

¿Identifica los Documentos?

¿Usted identifica de forma correcta el o los documento(s) relacionados

�O %

2

5

Identificación de Documentos.

SI

NO

Con relación a la identificación de los documentos relacionados con el

proceso de colocación, el 95% de la muestra seleccionada considera que “SI” puede

identificar correctamente todos aquellos formatos e información referencial del

proceso de colocación del material, mientras que el 5% de los encuestados respondió

que “NO” identifica la documentación, esto confirma que existe una buena

descripción para el entendimiento y palabras con facilidad de entender para el uso de

los documentos de colocación en el almacén de GMV.

Ítems �° 5 ¿El instructivo menciona los aspectos importantes que se dan durante el

desarrollo del proceso de colocación?

Cuadro �° 5 Aspectos Importantes del Instructivo.

Indicador Variable SI % �O %



13

32

28

68


Gráfico �° 5


En este caso se observa un 68% de la muestra considera que no se refleja

claramente los aspectos más importantes durante el proceso de colocación, esto es de

mucha importancia a la hora de realizar el trabajo diario ya que el instructivo debe

incluir las fases más importantes de dicho proceso para que se realice los

procedimientos de una manera más rápida y correcta, de igual manera estas

respuestas evidencian que esta desactualizado el instructivo utilizado actualmente con

respecto a aspectos con más relevancias dentro del proceso de colocación.

Ítems �° 6 ¿En el instructivo e

principales para poder iniciar el proceso de colocación?

Cuadro �° 6 Suministro de Información �ecesaria

Aspectos Importantes del Instructivo

Gráfico �° 5 Aspectos Importantes del Instructivo.



este caso se observa un 68% de la muestra considera que no se refleja




tos de una manera más rápida y correcta, de igual manera estas



¿En el instructivo es suministrada la información necesaria o los datos

principales para poder iniciar el proceso de colocación?

Suministro de Información �ecesaria.

32%

68%


Aspectos Importantes del Instructivo.

este caso se observa un 68% de la muestra considera que no se refleja




tos de una manera más rápida y correcta, de igual manera estas



s suministrada la información necesaria o los datos


SI

NO

Indicador



Gráfico �° 6


Según el 61% de los entrevistados considera que el instructivo “NO”

suministra la información necesaria o datos principales para dar inicio al proceso de

colocación, por lo que se puede inferir que dicho instructivo debe reflejar el llenado

de los datos más relevantes y claros para el comienzo de la actividad, así podría

disminuir el porcentaje de error en el proceso de colocación.

¿Suministro de Información Necesaria?

Variable SI %


16

39


Gráfico �° 6 Suministro de Información Necesaria.




nformación necesaria o datos principales para dar inicio al proceso de



centaje de error en el proceso de colocación.

39%

61%


�O %

25

61

Suministro de Información Necesaria.


nformación necesaria o datos principales para dar inicio al proceso de




SI

NO

Ítems �° 7 ¿Se establece el control de todo material que ingresa al almacén de

manera exacta en el sistema con lo que se recibe físicamente para posteriormente

asignarle ubicación correcta?

Cuadro �° 7 Control de Material

Indicador



¿Hay control de todo Material?

¿Se establece el control de todo material que ingresa al almacén de


asignarle ubicación correcta?

Control de Material.

Variable SI %


36

88


Gráfico �° 7 Control de Material.


88%

12%


¿Se establece el control de todo material que ingresa al almacén de


�O %

5

12


SI

NO


Un 88% de la muestra considera que “SI” se tiene un control interno correcto

a todo el material que se recibe en el almacén, de igual manera se controla al

momento de ingresar al sistema correctamente la cantidad física que realmente se

recibió, lo cual permite la desaparición de fallas entre inventario físico y el teórico en

el sistema.

Ítems �° 8 ¿Se facilita el proceso a través del llenado del formato del listado del

Picking?

Cuadro �° 8 Llenado de Formato.




26

63

15

37



En relación a la facilidad en el proceso a través del llenado del formato del

listado un 63% de la m

llenado, lo cual significa que los trabajadores del área “SI” llenan el formato del

proceso de colocación con más desenvoltura para que este se desarrolle con más

fluidez.

Ítems �° 9 A la hora de la descarga y la verificación del contenido del tráiler,

¿Utiliza usted la hoja de chequeo de contenedores?

Cuadro �° 9 Utilidad de Hoja de Chequeo

Gráfico �° 8 Llenado de Formato.




listado un 63% de la muestra encuestada considera que consta de facilidad para su



A la hora de la descarga y la verificación del contenido del tráiler,

¿Utiliza usted la hoja de chequeo de contenedores?

Utilidad de Hoja de Chequeo.

63%

37%

¿Se facilita el Proceso?


uestra encuestada considera que consta de facilidad para su



A la hora de la descarga y la verificación del contenido del tráiler,

SI

NO

Indicador



Gráfico �° 9


Un 85% de la muestra encuestada afirma que “SI” utilizan la hoja de chequeo

de contenedores, es decir, se utilizan las herramientas proporcionadas o establecidas

por la empresa para el control de la entrada de material al almacén.

¿Utiliza la Hoja de Chequeo?

Variable SI %


35

85


Gráfico �° 9 Utilidad de Hoja de Chequeo.




, es decir, se utilizan las herramientas proporcionadas o establecidas


85%

15%

¿Utiliza la Hoja de Chequeo?

�O %

6

15


, es decir, se utilizan las herramientas proporcionadas o establecidas


SI

NO

Ítems �° 10 ¿En el instructivo se establecen los lineamientos correctos para el

llenado del formato a utilizar para el proceso de colocación?

Cuadro �° 10 Lineamientos Correctos

Indicador



¿En el instructivo se establecen los lineamientos correctos para el

llenado del formato a utilizar para el proceso de colocación?

Lineamientos Correctos.

Variable SI %


28

68


Gráfico �° 10 Lineamientos Correctos.


68%

32%

¿Lineamientos Correctos?

¿En el instructivo se establecen los lineamientos correctos para el

�O %

13

32

SI

NO


En lo que respecta a los lineamientos correctos para el llenado del formato a

utilizar para el proceso de colocación, un 68% de los encuestados indican que en el

instructivo se encuentra señalado los pasos a seguir para el llenado del formato, con

lo cual garantiza el buen funcionamiento de los procesos en el almacenado.

Ítems �° 11 Después del chequeo del material, ¿Suministra usted el listado

chequeado al área de recibo para que se realice el proceso de verificación y carga al

sistema?

Cuadro �° 11 Listado de Chequeo.




34

83

7

17



Un 83% de los encuestados afirmo que “SI” suministra el listado chequeado al

área de recibo para que se realice el proceso de verificación y carga al sistema,

mientras que un 17% respondió que “NO”, esto señala que no existe control entre las

personas que laboran en el área de colocación lo que acarrea un desnivel entre los

inventarios, físico y teóricos.

Ítems �° 12 ¿Es registrado a nivel de sistema la ubicación correcta del material en el

almacén?

Cuadro �° 12 Registro de Ubicación en Sistema

¿Suministra el Listado de Chequeo?

Gráfico �° 11 Listado de Chequeo.






laboran en el área de colocación lo que acarrea un desnivel entre los

inventarios, físico y teóricos.

¿Es registrado a nivel de sistema la ubicación correcta del material en el

Registro de Ubicación en Sistema.

83%

17%





laboran en el área de colocación lo que acarrea un desnivel entre los

¿Es registrado a nivel de sistema la ubicación correcta del material en el


SI

NO

Indicador



Gráfico �° 12


De acuerdo con los procesos de colocación utilizados en la empresa que

permiten conocer si es registrado de manera correcta en cuanto a nivel de sistema la

ubicación correcta del material, del cual el 78% contestó afirmativamente y el otro

22% que “NO”, lo cual demuestra que no se cumple efectivamente este paso del

proceso, este resultado

desconoce la ubicación del material.

¿Registra la Ubicación en Sistema?

Variable SI %


32

78


Gráfico �° 12 Registro de Ubicación en Sistema.




cer si es registrado de manera correcta en cuanto a nivel de sistema la



proceso, este resultado no conviene, ya que de lo no registrado en el sistema se

desconoce la ubicación del material.

78%

22%


�O %

9

22



cer si es registrado de manera correcta en cuanto a nivel de sistema la



no conviene, ya que de lo no registrado en el sistema se


SI

NO

Ítems �° 13 ¿Se establecen los controles necesarios de todo el material colocado

físicamente en el almacén es correcto?

Cuadro �° 13 Controles para el

Indicador



Gráfico �° 13

¿Hay Controles para el Material Colocado?

¿Se establecen los controles necesarios de todo el material colocado

físicamente en el almacén es correcto?

Controles para el Material Colocado.

Variable SI %


22

54


Gráfico �° 13 Registro de Ubicación en Sistema.


54%46%


¿Se establecen los controles necesarios de todo el material colocado

�O %

19

46



SI

NO


El 56% de los encuestados contestaron que “NO” se establecen los controles

necesarios del material colocado físicamente, de igual manera no se realiza la

colocación de manera correcta, y el 44% respondió que “SI”, por lo que se debe

establecer mejoras en el instructivo en cuanto a la colocación del material en los

Racks y Estanterías, a fin de que disminuya las perdidas, descontrol y re trabajo en el

proceso.

Ítems �° 14 ¿Se le asigna el código de identificación correcto al “Instructivo de

Llenado de Formato” del proceso de Colocación?

Cuadro �° 14 Instructivo de Llenado de Formato.




12

29

29

71


Gráfico �° 14


En este caso el 71% de los encuestados respondió que existen fallas al

momento de llenado del formato del proceso de colocación por lo que genera

equivocación al momento de ubicar el material dentro del almacén, mientras que el

otro 29% contesto que no existe ningún problema, esto implica de igual manera

perdida y re trabajo en dicho pro

Ítems �° 15 ¿Es llevado de manera correlativa el número correspondiente al

nivel de revisión del instructivo?

Cuadro �° 15 Correlativo del �úmero del Instructivo

¿Se le Asigna Código de Identificación?

Gráfico �° 14 Instructivo de Llenado de Formato.



te caso el 71% de los encuestados respondió que existen fallas al

lenado del formato del proceso de colocación por lo que genera



perdida y re trabajo en dicho proceso.

¿Es llevado de manera correlativa el número correspondiente al

nivel de revisión del instructivo?

Correlativo del �úmero del Instructivo.

29%

71%


Instructivo de Llenado de Formato.

te caso el 71% de los encuestados respondió que existen fallas al

lenado del formato del proceso de colocación por lo que genera



¿Es llevado de manera correlativa el número correspondiente al


SI

NO

Indicador



Gráfico �° 15


Con respecto al ítems 15, el 71% de los encuestados contestaron que “NO” es

llevado de manera correlativa el número correspondiente al nivel de revisión del

instructivo, por lo cual es otra causa de que no se cumpla de manera efectiva el

proceso de colocación en el almacén, mientras que el 29% contesto que “SI”, esto

implica descontrol y perdida de los formatos a la hora de establecer entradas y salidas

del material.

Variable SI %


12

29


Gráfico �° 15 Correlativo del Número del Instructivo.






ción en el almacén, mientras que el 29% contesto que “SI”, esto


29%

71%

¿Es Llevado un Correlativo?

�O %

29

71

Correlativo del Número del Instructivo.




ción en el almacén, mientras que el 29% contesto que “SI”, esto


SI

NO

Ítems �° 16 ¿Se mantienen actualizados los registros de firmas autorizadas?

Cuadro �° 16 Registro de Firmas

Indicador



¿Se mantienen actualizados los registros de firmas autorizadas?

Registro de Firmas.

Variable SI %


20

49


Gráfico �° 16 Registro de Firmas.


49%51%

¿Se Actualizan las Firmas?

¿Se mantienen actualizados los registros de firmas autorizadas?

�O %

21

51

SI

NO


De acuerdo con el ítems 16, se afirma que el 49% de los encuestados mantiene

los registros de firmas autorizadas para la entrada, colocación y salida de mercancía

del almacén, mientras que el 51% está totalmente en desacuerdo, lo que ayuda a

realizar un trabajo fluido y sin atrasos a la hora de autorizaciones de actividades.

Ítems �° 17 ¿Se lleva a cabo la metodología de trabajo para la realización a

nivel de sistema del Picking?

Cuadro �° 17 Metodología de Trabajo.




33

80

8

20



El 80% de la muestra encuestada afirma que “SI” se lleva a cabo una

metodología de trabajo par

un 20% respondió que “NO”, lo que asegura que el proceso de utilización de los

Picking es conocido por los trabajadores cumpliendo los pasos correspondientes del

procedimiento, pero según los ít

parte de los involucrados.

Ítems �° 18 ¿Escribe usted en la hoja de colocación la posición de material

en el campo “Ubicación Nueva” a la hora de no poder ubicar el material en

la posición asignada?

¿Se Lleva una Mteodología de Trabajo?

Gráfico �° 17 Metodología de Trabajo.




metodología de trabajo para la realización a nivel de sistema de Picking, mientras que



procedimiento, pero según los ítems anteriores estas metodologías no se cumplen por

parte de los involucrados.

¿Escribe usted en la hoja de colocación la posición de material


la posición asignada?

80%

20%



a la realización a nivel de sistema de Picking, mientras que



ems anteriores estas metodologías no se cumplen por

¿Escribe usted en la hoja de colocación la posición de material



SI

NO

Cuadro �° 18 Ubicación del Material

Indicador




En el ítems N° 18 relacionado con el llenado del formato de colocación, un

85% de los encuestados respondieron que “SI” colocan la posición del material en el

campo “Ubicación Nueva” a la hora de no poder ubicar el material en la posición

asignada, mientras que un 15% respondió que “NO”, esto significa que existe un

¿Coloca la Posición del Material?

Ubicación del Material.

Variable SI %


35

85


Gráfico �° 18 Ubicación del Material.




dos respondieron que “SI” colocan la posición del material en el



85%

15%


�O %

6

15


dos respondieron que “SI” colocan la posición del material en el




SI

NO

déficit en la población a la hor

incrementando los índices de riesgo y perdida de material en el almacén.

Ítems �° 19 ¿Están identificadas las personas designadas para autorizar y

aprobar determinadas formas y documentos?

Cuadro �° 19 Autorización de Documentos

Indicador



Gráfico �° 19

¿Sabe quien Autoriza los Documentos?

déficit en la población a la hora de ubicar el material en una nueva posición


¿Están identificadas las personas designadas para autorizar y

aprobar determinadas formas y documentos?

Autorización de Documentos.

Variable SI %

Seguridad del proceso de colocación de materiales para su posterior ubicación dentro del almacén.

30

73

(2012)

Gráfico �° 19 Autorización de Documentos.


73%

27%


a de ubicar el material en una nueva posición


¿Están identificadas las personas designadas para autorizar y

�O %

11

27

Autorización de Documentos.


SI

NO


El 75% de la muestra encuestada afirma que están debidamente identificadas

las personas designadas para autorizar y aprobar determinadas formas y documentos,

lo cual evitara pérdidas de tiempo y molestias innecesarias a la hora de la

autorización para todos los puntos del instructivo del proceso de colocación en el

almacén al igual que la entrada y salida de la mercancía del mismo.

Ítems �° 20 ¿Usted cumple con las medidas establecidas de control interno, las

cuales permiten proteger y salvaguardar los bienes e intereses de la Empresa

GMV?

Cuadro �° 20 Cumplimiento de Control Interno.




37

90

4

10


Gráfico �° 20


En el ítems N° 20 enfocado con las medidas establecidas de control interno un

90% afirma que “SI” cumple con las medidas establecidas de control interno los

cuales permiten proteger y salvaguardar los bienes e interés de la empresa y un 10%

de la población encuestada dijo que “NO”, esto señala que de una u otra forma se está

resguardando el nivel y calidad de los inventarios en la empresa.

Ítems �° 21 ¿Existen personas autorizadas para firmar en ausencia de

directores, supervisores, lideres entre otros superiores, cuando los mismos se

encuentran fuera de las instalac

Cuadro �° 21 Personas Autorizadas

Indicador

¿Usted Cumple el Control Interno?

Gráfico �° 20 Cumplimiento de Control Interno.




firma que “SI” cumple con las medidas establecidas de control interno los



el nivel y calidad de los inventarios en la empresa.

¿Existen personas autorizadas para firmar en ausencia de


encuentran fuera de las instalaciones de GMV?

Personas Autorizadas.

Variable SI %

90%

10%


Cumplimiento de Control Interno.


firma que “SI” cumple con las medidas establecidas de control interno los



¿Existen personas autorizadas para firmar en ausencia de


�O %


SI

NO




Un 59% de la muestra encuestada negó la existencia de personas autorizadas

para firmar en ausencia de directores, supervisores, entre otros, cuando los mismos se

encuentran fuera de las instalaciones, mientras que un 41% afirmo que “SI” existen,

esto afecta la continuidad y tiempo del trabajo, así como retrasan los procesos de

colocación, según el control de la empresa se basa en la existencia de estas personas

pero el personal no está al tanto de a quienes se les designo esta responsabilidad.

¿Existen Personas Autorizadas?


17

41

y Jaspe (2012)

Gráfico �° 21 Personas Autorizadas.




a firmar en ausencia de directores, supervisores, entre otros, cuando los mismos se



ación, según el control de la empresa se basa en la existencia de estas personas


41%

59%


24

59


a firmar en ausencia de directores, supervisores, entre otros, cuando los mismos se



ación, según el control de la empresa se basa en la existencia de estas personas



SI

NO

Ítems �° 22 ¿Verifica usted a la llegada de los tráiler que el número de

precinto de dicho tráiler sea el mismo que aparece en la guía de transporte?

Cuadro �° 22 Verificación de Contenedor

Indicador



Gráfico �° 22


¿Verifica el Número de Precinto?

¿Verifica usted a la llegada de los tráiler que el número de

to de dicho tráiler sea el mismo que aparece en la guía de transporte?

Verificación de Contenedor.

Variable SI %


27

66


Gráfico �° 22 Verificación de Contenedor.



66%

34%


¿Verifica usted a la llegada de los tráiler que el número de

to de dicho tráiler sea el mismo que aparece en la guía de transporte?

�O %

14

34

Verificación de Contenedor.


SI

NO

En el ítems N° 22 un 66% de la población contesto que “SI” verifican a la

llegada de los tráiler que el número de precinto de dicho tráiler sea el mismo que

aparece en la guía de transporte mientras que una parte de la muestra razonable

refleja con un 34% niega realizar la revisión, es uno de los problemas más relevantes

ya que según esto se ubicará un material no correspondiente en las posiciones

ubicadas por los colocadores.

Ítems �° 23 Según su experiencia ¿Esta correctamente identificado el material

con la hoja de chequeo y colocación al momento de la ubicación del

material?

Cuadro �° 23 Ubicación de Material Correcto.




30

73

11

27


Gráfico �° 23


Según las respuestas correspondientes al ítems N° 23 un 7

respondió que “SI” se encuentra debidamente identificado el material con la hoja de

chequeo y colocación al momento de la ubicación del material, mientras que un 27%

respondió que “NO”, existiendo discrepancia con el resultado de las pregu

relacionadas ya que han existido y se han detectado fallas en dicho proceso.

Ítems �° 24 Al momento de finalizar el proceso de colocación, ¿Anota usted

su nombre y apellido, chapa y fecha de proceso en la hoja de colocación?

Cuadro �° 24 Datos en los Procesos

Indicador

¿Esta Identificado el Material?

Gráfico �° 23 Ubicación de Material Correcto.



las respuestas correspondientes al ítems N° 23 un 7



respondió que “NO”, existiendo discrepancia con el resultado de las pregu


Al momento de finalizar el proceso de colocación, ¿Anota usted


Datos en los Procesos.

Variable SI %

73%

27%


Ubicación de Material Correcto.

las respuestas correspondientes al ítems N° 23 un 73% de la muestra



respondió que “NO”, existiendo discrepancia con el resultado de las preguntas


Al momento de finalizar el proceso de colocación, ¿Anota usted


�O %


SI

NO




Un 95% de la población contesto que “SI” al momento de finalizar su proceso

de colocación anotan su nombre y apellido, chapa y fecha en la hoja de colocación

mientras un 5% contesto que “NO, lo cual debería de hacerse obligatorio la inclusión

de sus datos personales para poder ubicar al personal responsable a la hora de que

exista alguna falla o problema en el proceso que se efectuó.

¿Anota sus Datos en la Hoja de Proceso?


39

95


Gráfico �° 24 Datos en los Procesos.






tos personales para poder ubicar al personal responsable a la hora de que

exista alguna falla o problema en el proceso que se efectuó.

95%

5%


2

5




tos personales para poder ubicar al personal responsable a la hora de que


SI

NO

4.2 Fase II: Determinación de las fortalezas y debilidades del control

interno del Inventario de Repuestos.

Con la finalidad de dar cumplimiento a la fase II, y en base a la

información obtenida luego de ser aplicado el instrumento de recolección de

datos, como fue la observación directa, la encuesta y el cuestionario, como

también la revisión bibliográfica, siendo estos una base fundamental de fuente

de información, que se pudo determinar la situación actual del proceso de

colocación, permitiendo de esta manera un diagnóstico preciso que permita en

función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas

formuladas, para ello se enumeraron y clasificaron las debilidades y fortalezas

del control de inventario en el proceso de colocación.

Cuadro �° 25 Debilidades y Fortalezas.

Oportunidades Fortalezas

1. Capacitar al personal con cursos de adiestramiento.

2. Supervisión continúa en las áreas de almacén.

3. 100% satisfacción al cliente.

1. Coordinación y comunicación entre las áreas del almacén.

2. Se lleva sistema de inventario. 3. Actualización de los métodos de

inventario a través de las normas internacionales.

Amenazas Debilidades

1. Almacén desordenado y mala ubicación del inventario.

2. Insatisfacción del cliente por

1. No aplican el manual y los procedimientos.

2. No se aplica el inventario cíclico

incapacidad de respuestas en la entrega oportuna del material.

3. Falta de aplicación de controles, trae como consecuencia pérdida de prestigio de la entidad.

periódico en el almacén. 3. No existe descripción de cargo

para el personal del almacén.


4.3 Fase III: Diseño de lineamientos estratégicos para el proceso de

colocación del Inventario de Repuestos.

El diseño propuesto es de fácil comprensión, de tal manera que su

aplicación es factible, sirviendo de apoyo a las personas involucradas en este

proceso, con el fin de que conozcan la normativa aplicable y dispongan de

formularios que los oriente en el desarrollo de este proceso, así como facilitar

la colocación del material, la ubicación del mismo en el almacén.

La propuesta tiene como finalidad ofrecer al personal que labora en el

área de almacén los lineamientos que le garanticen el correcto control y

ubicación de los inventarios y el buen funcionamiento de los procesos de

colocación, y de esta manera contar con una herramienta actualizada que les

sirva de soporte a cada uno de ellos y de esta forma desarrollar funciones

siguiendo los parámetros correctos que garantice la efectividad y rapidez de las

actividades del área.

4.3.1 Justificación de la Propuesta.

La propuesta de lineamientos estratégicos para optimizar el control

interno del almacén, genera una efectiva gestión en el manejo de los mismos,

lo cual se justifica debido a fallas que influyen negativamente en las áreas de

estudio por efectuarse en forma defectuosa, lo que origina que los resultados y

la información presentada por la gerencia no sea confiable.

El control interno de los inventarios implica un seguimiento estricto

sobre las cantidades y ubicación del mismo que se manejan a través de la

colocación, implantándose controles que son instrumentados a través de

formularios que agilicen el proceso, esto permitirá controlar la pérdida del

material por falta de organización.

4.3.2. Objetivos de la Propuesta.

Objetivo General.

Proponer lineamientos estratégicos para optimizar el control interno del

almacén de General Motors Venezolana, C.A. Centro de Servicio Post Venta Guácara

Edo Carabobo.

Objetivos Específicos.

• Diagnosticar la situación actual del proceso de colocación del material, en el

Almacén de General Motors Venezolana, C.A.

• Determinar las debilidades y fortalezas del control interno existente, de la

empresa General Motors Venezolana, C.A.

• Diseñar lineamientos estratégicos para el proceso de colocación de material

en el Almacén de General Motors Venezolana, C.A.

4.3.3. Factibilidad de la Propuesta.

Para dar cumplimiento a la propuesta planteada, es imprescindible

evaluar las posibilidades del estudio, con la finalidad de proporcionar los

medios necesarios para el alcance de los objetivos propuestos, es por esto que

se debe tomar en consideración la factibilidad operativa, tecnológica y

económica.

Factibilidad Operativa: Esta factibilidad viene determinada por todas

las actividades u operaciones que se realizan en el almacén, por consiguiente

en el desarrollo de esta investigación la propuesta es operativamente factible,

ya que la misma genera cambios, logrando afectividad en los procedimientos y

métodos ejecutables para el control interno del inventario de los materiales.

Factibilidad Tecnológica: La factibilidad tecnológica, está estrechamente

relacionada con procedimientos, recursos y medios con que cuenta el almacén,

para garantizar los resultados deseados con el diseño propuesto. Por

consiguiente el almacén tiene a disposición un personal capacitado para

manejar el diseño de las nuevas herramientas propuestas, así mismo cuenta

con equipos tecnológicos actualizados (computadoras, impresoras, escáneres),

que permitan mantener al día los controles que requiere el control interno de

inventario de los materiales.

Factibilidad Económica: Esta factibilidad consiste en el análisis de los

costos-beneficios aplicados para el diseño de la propuesta, permitiendo conocer

de esta forma la inversión a realizar. El almacén solo aportará una mínima

inversión económica, siendo esta factible para llevar a cabo la aplicación de

esta propuesta.

Cuadro �° 26 Costo de la Propuesta.

Actividad

Recursos

Cantidad

Precio

Unitario

Costo

Total

Programa de Capacitación al Personal

Taller de

involucrado en el Proceso de Colocación.

Adiestramiento. 3

Acondicionamiento de las Áreas.

Pintura 1

Letreros de

Identificación.

35

Material de Oficina.

Resma de Papel 1

Tinta de Impresión. 1

Bolígrafos. 1

Etiquetas. 1

Total Costos de la Propuesta:


LI�EAMIE�TOS ESTRATEGICOS PROPUESTOS

1. Establecer ubicaciones físicas fijas para cada repuesto, según su familia y

clase de inventario.

2. Utilizar cantidades máximas y mínimas de inventario en la ubicación y el

exceso de material llevar a reservas.

3. Agregar un número de control a las hojas de Colocación, para posteriormente

ser archivadas.

4. Asignarle código de barra para la identificación de la Ubicación del almacén.

5. Elaborar un manual de procedimientos del nuevo proceso de colocación de

repuesto.

6. Aplicación de las políticas FIFO, ya establecidas por la empresa.

7. Mejorar el tiempo de respuesta al cliente, a fin de prestar un óptimo servicio.

8. En cuanto al área de colocación, se recomienda modificar la ubicación actual

de los materiales en el área de recepción, de manera tal, se pueda facilitar el

acceso y mejor distribución del almacén, logrando mayor eficiencia y rapidez

en las operaciones.

CAPÍTULO V

CO�CLUSIO�ES

De acuerdo con los objetivos de la investigación efectuada y en el

análisis de los resultados, se concluye de la siguiente manera:

En la Empresa General Motors Venezolana, C. A., Centro de Servicio

Post-Venta, existen normas, procedimientos, lineamientos e instructivos, tanto

administrativos como contables, enfocados principalmente en los controles

internos en el área del almacén, pero según lo observado no son utilizados por

la mayoría de las personas involucradas en el proceso de colocación dirigidos

a mantener un adecuado control de los inventarios físicos y en sistema, de

igual manera se pudo observar que las personas que utilizan los instructivos

no lo usan correctamente bajo los lineamientos establecidos.

No obstante, se observa que no han adoptado nuevos enfoques de

control interno tomando en cuenta las fallas detectadas en otras ocasiones, ya

que se pudo comprobar que no existen códigos que regulen las conductas de

los trabajadores dentro de la empresa específicamente en el área del almacén,

lo que interfiere negativamente en propiciar un ambiente ideal de trabajo que

ayude a mejorar las actividades además que no se realizan actualizaciones en

los manuales e instructivos para especificar las labores y funciones a

desempeñar en el proceso de almacén – colocación.

A pesar de existir controles internos en el almacén para la colocación

de material en los Racks y Estanterías en muchos casos no se cumplen, ya

que existe discrepancia entre las clasificaciones de los materiales entrantes y

salientes de acuerdo con lo establecido en el listado de Picking, después de

este procede a la utilización dentro del almacén, donde se detecta realmente la

existencia de piezas que no están en la ubicación correcta, extraviadas o

perdidas dentro del almacén, esto genera pérdida de tiempo, ya que impide

que se puedan surtir, por lo tanto no se puede embalar, ni facturar y mucho

menos despachar.

Los departamentos encargados de la capacitación del personal deben

implementar adiestramientos constantemente a los trabajadores del área sobre el

uso del instructivo de colocación, ya que una de las principales razones de que

exista discrepancia en los inventarios se debe a que no se utiliza

correctamente dichas normativas de control, el cual por otra parte debe

especificar los puntos e ítems más importantes a seguir en el proceso

indicado, así los responsables de autorizaciones y personas autorizadas para

cada lineamiento, esto a fin de que el usuario conozca sus responsabilidades y

funciones dentro del almacén y al momento de la colocación del material para

su cabal cumplimiento y eficiencia en la misma.

Por otra parte, no existe una buena planificación para la toma física

que se debe realizar sobre los inventarios constantemente, es decir, no se

realiza efectivamente ya que no se efectúa un seguimiento oportuno de las

diferencias y discrepancias encontradas en relación con los registros que se

encuentran en el sistema, para así poder minimizar las irregularidades y

fraudes en el almacén al momento de la colocación profundamente

relacionados con los inventarios, el cual es el activo de mayor importancia en

la Empresa.

Finalmente se puede decir que se encontró discrepancia entre algunas

preguntas efectuadas a la muestra escogida para la aplicación de la encuesta

con respecto a que si lleva a cabo la utilización del instrumento donde se

pudo notar que no existe un buen uso del mismo al igual que no existe una

buena comunicación sobre las actividades y metas a lograr, esto a su vez

genera potenciales riesgos de no cumplir los principales objetivos

organizacionales.

RECOME�DACIO�ES

Los lineamientos de control interno para el almacén en el área de

colocación tiene como objetivo solventar las debilidades que se han encontrado

en la empresa, una vez realizado el análisis de los resultados se recomienda:

Actualizar los controles internos del inventario que se maneja en el

almacén en el área de colocación ajustándolo con respecto a las debilidades de

capacitación e inducción del personal orientadas al uso del instructivo, pasos a

seguir en el proceso de colocación, con el fin de minimizar los riesgos.

Realizar inventarios físicos de forma regular haciendo seguimiento de

las diferencias encontradas entre el inventario físico y el inventario teórico el

cual se encuentra reflejado en el sistema, así como establecer los correctivos

necesarios para minimizar las diferencias.

Mantener una información integral de todo los procesos que se lleven a

cabo en la empresa, facilitando la identificación por parte de los trabajadores

de los potenciales riesgos, de sus responsabilidades, de los objetivos, de sus

conocimientos y habilidades, quienes son sus supervisores, a quien deben

reportar y quienes son los responsables de las autorizaciones cuando no estén.

Evaluar constantemente la ejecución del almacén en la parte de

colocación con relación al control de los inventarios, con el propósito de

detectar y corregir frecuentemente los errores o irregularidades y asegurarse

que están cumpliendo de acuerdo a lo estipulado en las normativas de la

organización, por ellos deberán establecer controles preventivos antes de la

ejecución de los procesos y controles utilizados actualmente.

Informar a todo el personal relacionado con el control interno de los

inventarios y su colocación, sobre las políticas, lineamientos y procedimientos

emitidos por la organización, a través de publicaciones en carteleras,

inducciones y de ser necesario publicar en sitios visibles para que el personal

lo consulte cada vez que lo requiera.

Incluir en los formularios utilizados, aclaratorias y palabras claves que

puedan ser manejadas con facilidad por los usuarios de los mismos, asignar

trabajadores que se encarguen de supervisar por periodos asignados o guardias

el llenado y uso de dichos formularios, para así evitar fallas al momento de

la colocación e inclusión al sistema.

REFERE�CIAS

Bibliográficas.

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Caracas.

Acosta, J. (2.003), Implantación De Un Procedimiento Planificado Y

Programado Para La Recepción De Mercancía En El Almacén De La

Empresa Morgon International, C. A., realizada en el Instituto Universitario

de Tecnología Industrial (IUTI), extensión Guácara.

Bernal T, Augusto (1998). “Metodología de la Investigación”. McGraw Hill.

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Bastardo, L. (2001), Enfoque muy Sencillo para un Almacén, Cuadernos

Educativos.

Colmenares, J. (2.000), Análisis del Manejo de Materiales en el Centro de

Distribución de Partes de la Empresa General Motors Venezolana, C. A.,

presentado en el Colegio Universitario de Administración y Mercadeo

(CUAM - INDUSTRIAL).

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