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NORMAS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EJERCICIO FISCAL 2016

UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA -UDAF-

La siguiente normativa planteada por la Unidad de Administración Financiera (UDAF) va

dirigida a los Coordinadores de Unidades Centrales y Departamentales, así como

Técnicos Financieros de la Entidad Ejecutora del Comité Nacional de Alfabetización

CONALFA-, la cual comprende el período del 1 de enero al 31 de diciembre del 2016.

SECCIÓN DE PRESUPUESTO

APERTURA PRESUPUESTARIA

1. La apertura presupuestaria, estará a cargo de la Sección de Contabilidad, la cual se realizará a través de una partida de apertura contable.

PROGRAMACIÓN FINANCIERA

2. La programación financiera se realizará en forma cuatrimestral, programando el total

de los compromisos a devengar durante los meses que conforman el cuatrimestre, debiendo ejecutarse la totalidad de lo programado.

3. La programación financiera debe enviarse a la Unidad de Administración Financiera -

UDAF-, en los formatos que para el efecto se elaboraron, los cuales no deben ser

modificados o cambiados, conteniendo la siguiente información: Oficio solicitando la

programación, la programación por grupo de gasto, por renglón, por tipo de gasto

(Normal o SIGES y Regularización o Fondo Rotativo Interno) y fuente de

financiamiento, dividida por fuente 11 y 29, justificando con detalle las compras y

pagos de servicios que se efectuarán durante cada mes, con copia a la Unidad de

Investigación y Planificación -UIP- y será presentada de acuerdo al calendario de

actividades de la Sección de Presupuesto.

4. Se podrá solicitar una reprogramación financiera por cuatrimestre, siempre y cuando

sea necesaria para ampliar o disminuir dicha programación, de acuerdo al calendario

de actividades de la Sección de Presupuesto.

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

5. Las modificaciones de asignaciones presupuestarias, se efectuarán conforme lo

establece la Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas. Las solicitudes se

recibirán en la Coordinación de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- de

acuerdo a Calendario de Actividades de la Sección de Presupuesto, debiendo presentarlas con su oficio respectivo, las justificaciones correspondientes de débito y crédito especificando con detalle los motivos de las disminuciones e

incrementos, indicando si existe alguna variación significativa en las metas

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programadas, así como adjuntar documentos de soporte que amparan tal solicitud, previo a verificar en el SICOIN los saldos disponibles actuales y en el departamento de compras que no existan compromisos de eventos que afecten posteriormente los movimientos en los renglones a modificar, dichas solicitudes deben estar firmadas por el Coordinador Departamental y Técnico Financiero.

6. Únicamente deben solicitarse modificaciones presupuestarias en los meses de marzo, mayo y septiembre, enviando vía correo electrónico previo a la fecha de entrega la modificación para su revisión y en original sin excepción en la fecha establecida en el calendario, el documento que no cumpla con esta normativa no se le dará trámite.

7. Cuando soliciten una modificación presupuestaria, incluyendo ampliación y/o disminución por grupo de gasto, que afecte sustancialmente el presupuesto de cada Unidad de Oficinas Centrales y Coordinaciones Departamentales, deberán presentar REPROGRAMACION FINANCIERA, utilizando los formatos de la Programación.

8. En relación a las Modificaciones de los renglones 022, 024, 025, 026, 027, 028, 051, 055, 071, 072 y 073, son solicitadas por la Unidad de Apoyo Administrativo, las cuales deben ser acompañadas con lo siguiente:

a) Situación financiera de los renglones antes mencionados al momento de la solicitud de modificación.

b) Resumen del débito y crédito por renglón de gasto, fuente de financiamiento y justificación de los movimientos solicitados.

9. No se aceptarán solicitudes de Modificaciones Presupuestarias que afecten renglones de servicios básicos 111, 112, 113, 151, cuando la partida presupuestaria esté incorrecta o se efectúen débitos a renglones que han sufrido créditos o viceversa, que venga alterado o modificado el documento original en relación al enviado previamente, quedando bajo responsabilidad del Coordinador de las Unidades de Oficinas Centrales y Coordinadores Departamentales que tal solicitud no pueda efectuarse durante la fecha en que se solicite.

EJECUCION PRESUPUESTARIA

10. La ejecución presupuestaria debe realizarse de acuerdo a toda normativa vigente y aplicable a la misma: Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas, su Reglamento y reformas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias, Plan Operativo Anual y Plan de Compras del año 2016, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2016, Decreto (14-2015) y Acuerdo Gubernativo 275-2015 que aprueba el Presupuesto de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2016 y las que se aprueben posterior a las indicadas anteriormente.

11. En cumplimiento del Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala y Artículo 7 del Decreto 30 -2012, no se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan los saldos disponibles de créditos presupuestarios correspondientes.

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Las autoridades superiores no podrán negociar o suscribir contratos administrativos o de otra índole, sus prorrogas, sus ampliaciones, disminuciones, variaciones o modificaciones, especialmente de ejecución de obras de infraestructura, así como autorizar el pago de sobrecostos, si no se cuenta con la disponibilidad presupuestaria y financiera necesaria que garantice su cumplimiento durante la vigencia del contrato respectivo. El incumplimiento de esta norma es causa justificada para ser separado de su cargo y deberá dilucidar su situación ante los órganos competentes.

12. Servicios Básicos: La Unidad de Apoyo Administrativo y Coordinaciones Departamentales, deberán pagar en forma oportuna los servicios de energía eléctrica, agua, telefonía y otros similares. Así como la Unidad de Apoyo Administrativo deberá realizar el trámite respectivo para el pago de cuotas de seguridad social, clases pasivas (montepío) con cargo a las asignaciones que para estos conceptos se hayan previsto en sus respectivos presupuestos, Según art. 21 Decreto 30-2012. La autoridad superior de cada entidad será responsable del cumplimiento de tales obligaciones.

13. Cuando al Estado le corresponda pagar indemnizaciones y prestaciones, u otras obligaciones que sean exigibles por la vía ejecutiva, las entidades descentralizadas, quedan obligadas a solventar ante la instancia respectiva, con carácter urgente, el pago correspondiente con los créditos que le sean aprobados en su respectivo presupuesto priorizando la utilización de los recursos propios de la entidad sentenciada. En ningún caso puede trabarse embargo sobre las asignaciones que amparan las partidas presupuestarias, depósitos, efectivo, valores y demás bienes muebles e inmuebles del Estado. Art. 66 Decreto 30-2012.

EVALUACIÓN

14. La Sección de Presupuesto con la Unidad de Administración Financiera elaboraran los Informes Financieros Trimestrales y Cuatrimestrales, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 43-86 Artículo 11 literal g), y Decreto 22-2014 Artículo 13, con base al comportamiento de la Ejecución Presupuestaria en relación a las Metas programadas.

15. La Unidad de Informática y Estadística debe trasladar a la Coordinación de la Unidad de Administración Financiera (UDAF) los primeros 5 días hábiles después de finalizado el cuatrimestre, el avance del proceso de alfabetización en español y bilingüe, por etapa, Departamento y género, para agregar dicha información en los informes cuatrimestrales de gestión.

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CALENDARIO ACTIVIDADES DE PRESUPUESTO EJERCICIO FISCAL 2016

ECHA LIMITE

ACCIONES DE PRESUPUESTO

Ene Feb. Mar. Abr. Mayo Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic.

Presentación de Solicitudes de Modificaciones Presupuestarias de Oficinas Centrales y Coordinaciones Departamentales a la UDAF.

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Presentación de programaciones financieras de Oficinas Centrales y Coordinaciones Departamentales a la UDAF del Segundo y Tercer Cuatrimestre.

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Reprogramación (por modificaciones presupuestarias, ampliaciones o disminuciones de grupo) Financiera efectuada por las Oficinas Centrales y Coordinaciones Departamentales a la UDAF.

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Observaciones: Las modificaciones, programaciones y reprogramaciones presupuestarias serán aprobadas de acuerdo a la agenda de reuniones que tiene programada el Comité Nacional de Alfabetización, por lo que dichos movimientos deben ser previamente analizados por cada

Coordinación Departamental y Oficinas Centrales.

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SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Nómina de Salarios, Planilla de Alfabetizadores, Planes de Talleres de Intercambios

Pedagógicos

16.La Unidad de Apoyo Administrativo, debe trasladar de acuerdo al calendario a la Sección de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera, la nómina mensual de salarios, con su orden de compra y CUR, debiendo haber sido revisada y con la certeza que posee datos correctos y totalmente actualizados, asimismo se debe adjuntar toda su papelería de soporte (cuadros de baja, cuadro de toma de posesión, renuncias, suspensiones de IGSS, hoja de préstamos) que respalde cada descuento

realizado.

17. Los listados de descuentos, con los cuales se pagara a los acreedores, deben presentarse en la misma fecha que la nomina, según sea el caso con su orden de

compra, CUR y recibo.

18.La presentación de las planillas del renglón 036 (solo original) con su Orden de Compra, CUR y plantilla correspondiente, será entregada en la Sección de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera, las cuales deben venir divididas por actividades, Español y Bilingüe, indicando la ubicación geográfica y fuentes de financiamiento que se afectará, verificando que existan saldos

presupuestarios.

19.Es responsabilidad de la Coordinación Departamental haber operado a la fecha, según calendario de planilla de alfabetizadores, las bajas que hubieren ocurrido, antes de

presentarla a la Sección de Contabilidad.

20. Los planes de talleres de intercambios pedagógicos en original, deben presentarse con su orden de compra, CUR y plantilla correspondiente, deben venir separados por fecha y por actividad, eso quiere decir que si en una semana hay dos talleres tienen que venir los dos planes, para evitar problemas con los reintegros que se lleguen a realizar, toda capacitación debe contener su plan financiero, el transporte no debe ser cuota fija, se debe controlar a precios oficiales según de donde se traslade. Al momento de haber reintegros deben enviar copia de boleta y numero de CUR, para poder realizar la

devolución correspondiente en el SISTEMA SICOIN-WEB.

21.Para las liquidaciones de planillas del renglón 036, se establecen 10 días hábiles después de la acreditación para realizar dicha liquidación en la Sección de Contabilidad, siendo 5 días para acreditar a las cuentas de los alfabetizadores y 5 días para liquidar dichas planillas. En casos especiales previa autorización del Coordinador

de la UDAF, se pagara con cheque.

22.La acreditación a los alfabetizadores se debe realizar a cada municipio, un lote para

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cada uno, generando así una acreditación para cada municipio, misma que debe ser firmada por el Coordinador, Técnico Financiero y el Encargado de Computo, adjuntado a cada lote el oficio del Coordinador Municipal (mismo que debe contener nombre,

numero de convenio, español o bilingüe, número de cuenta monetaria).

Pago de Servicios

23.La presentación de las facturas por servicio de arrendamiento, será trasladada a la sección de Contabilidad de la Administración Financiera, conteniendo al reverso autorización de pago por Secretaría Ejecutiva, orden de compra, CUR y nota de satisfacción por el servició recibido. Siendo responsabilidad de la Coordinación Departamental llevar el control de los meses pagados, al proveedor. Según calendario

adjunto.

24. La Constancia de Retención debe ser impresa por el Técnico Financiero al momento de terminarse el tramité, debiendo ser entregada conforme lo estipula la ley a los

contribuyentes, quienes fueron sujetos de retención.

Pago de Educadores Cubanos

25.Las planillas para el pago de estipendio económico a los asesores cubanos, será

presentada en la Sección de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera, incluyendo su orden de compra y CUR, se presentara mensualmente según calendario adjunto, el tipo de cambio al día quince (15) de cada mes, tomando de referencia el Banco de Guatemala; sin embargo si por situaciones ajenas al CONALFA, fuera

necesaria alguna modificación se considerara para los efectos que corresponda,

dejando constancia por escrito de la razón del cambio.

Presentación y liquidación de fondos rotativos internos

26.Las liquidaciones de los fondos rotativos con su respectivo FRO3 en estado de solicitado, deben presentarse en la sección de contabilidad en horario de 8:00 a 10:00

a.m. de acuerdo al calendario establecido sin excepción.

27. Según decreto No. 9-2015 del Congreso de la República de Guatemala en su capítulo

III "Modalidades Especificas de Adquisición del Estado y Excepciones"

Artículo 19. Se reforma el artículo 43, el cual queda así:

Artículo 43. Modalidades específicas. Las modalidades especificas de adquisición

pública son:

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a) Compra de baja cuantía: la modalidad de compra de baja cuantía consiste en la

adquisición directa de bienes, suministros, obras y servicios, exceptuadas de los requerimientos de los procesos competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas en la presente ley, cuando la adquisición sea por un monto de hasta diez mil quetzales (10,000.00). La compra de baja cuantía se

realizará bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición pública.

Las compras de baja cuantía deberán publicarse en: GUATECOMPRAS, una vez recibido el bien, servicio o suministro, debiendo publicar la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampare la negociación realizada por constituir información pública de oficio. Cada entidad determinara los

procedimientos para la aplicación de esta modalidad.

El departamento de Compras se encargara de generarles el perfil para el uso del

sistema de GUATECOMPRAS y los lineamientos a seguir.

28. Para la liquidación de fondos rotativos internos, la única persona que puede realizar la presentación de dicha liquidación será el Técnico Financiero o quien se encuentre a cargo del Área financiera en su momento, deberá presentarla con carácter obligatorio una vez al mes, caso contrario se justificara. Deben entregar la documentación completa, en original a la Sección de contabilidad para su respectiva revisión, aprobación y reposición. Los responsables velarán para que no falte ningún documento y que estos se encuentren debidamente razonados, firmados, sellados y autorizados. Así mismo deberán solventar cualquier inconveniente que el analista detecte antes de

realizar la reposición del fondo rotativo.

29.Los responsables del uso, administración y rendición de fondos rotativos internos, deben tener en cuenta que todo desembolso debe ser razonable, lógico y en función de las necesidades operativas, administrativas y financieras que se encuentran en el plan operativo 2016, dichos desembolsos deben tener los documentos de soporte legalmente establecidos (facturas con su solicitud, si la factura es electrónica se debe adjuntar fotocopia de la misma, recorridos de vehículos internos como externos, hojas de control de repuestos y mantenimiento de vehículos, vales de las fotocopias

consumidas con su listado, entre otras).

30.Si al momento de ser revisado el fondo rotativo se identifica algún insumo que no esté

incluido en la matriz POA, NO será tomado en cuenta y se solicitará el reintegro

respectivo al Coordinador Departamental y al Técnico Financiero.

31.Se debe adjuntar al fondo rotativo interno con fecha del día, el reporte de asignación presupuestaria, habiendo sido revisado por el Técnico Financiero cada renglón

presupuestario que fue afectado por el gasto.

32.A los fondos rotativos se les debe adjuntar copia de las conciliaciones bancarias

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(elaboradas en hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas) la que hizo al finalizar el mes y la que corresponde a la fecha de corte de su fondo rotativo, firmada y

sellada por los responsables de las cuentas monetarias.

33. No se reconocerá gastos de viáticos al Técnico Financiero, cuando se presente a la sección de Contabilidad a corregir errores y omisiones en la presentación del fondo

rotativo.

34. Las Coordinaciones Departamentales, Departamento de Personal y Departamento de Compras, Fondos Rotativos de Transportes y Mantenimiento, Compras y Viáticos, serán los responsables de foliar todos los expedientes que ingresen a la Sección de Contabilidad, de acuerdo a como se inicio el tramite, en el caso de las liquidaciones de planillas se debe continuar con la numeración, con la que inicio su proceso de acreditación y la papelería del Fondo rotativo interno, se ordenara de acuerdo al formulario FRO3, debiendo foliar al final de la revisión, sin excepción, dicha

documentación no será recibida hasta que sea completado el requerimiento.

35. El personal que asista a reuniones convocadas por autoridades del Conalfa, pagados por el Conalfa y/o otras instituciones, debe cobrar únicamente los viáticos y el pasaje de ida y vuelta que le correspondan; asimismo quienes sean convocados y no asistan al evento deberán reintegrar el valor monetario que el Conalfa pago, por su participación.

36.Todo reintegro de fondo rotativo, debe realizarlo a su cuenta bancaria (la que utiliza la Coordinación Departamental para su fondo rotativo), dejando copia del depósito en el

fondo rotativo interno que presente a la Sección de Contabilidad.

37.Es importante que los Técnicos Financieros, se queden en oficinas centrales, hasta que el analista responsable de su departamento, termine la revisión de la papelería de

soporte de su fondo rotativo interno.

38. Por falta de disponibilidad financiera del Conalfa, durante los meses de enero y febrero del año 2016, serán aceptados los pagos con mora en la primera liquidación del fondo

rotativo interno, sin excepción.

Otros

39.Todo reintegro en valor monetario solicitado por la Unidad de Auditoría Interna o por la Unidad de Apoyo Administrativo, si corresponde al presente ejercicio, se debe realizar a

la cuenta central, informando de dicho depósito a la sección de Contabilidad para así realizar en SICOIN WEB, la operación correspondiente, caso contrario si el reintegro

corresponde al periodo pasado, debe comunicarse a la sección de Tesorería, para que

le informe el procedimiento a seguir.

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FONDOS ROTATIVOS INTERNOS AÑO 2016

CALENDARIO DE PRESENTACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS INTERNOS

FEBRERO

MARZO 7 8 9 10 11

ABRIL 4 5 6 7 8

MAYO 9 11 12 13 16

JUNIO 6 7 8 9 10

JULIO 4 5 6 7 8

AGOSTO 1 2 3 4 5

SEPTIEMBRE 2 5 6 7 9

OCTUBRE 3 4 5 6 7

NOVIEMBRE 7 8 9 10 11

DICIEMBRE 12 12 12 12 12

UEVES

VIERNES LUNtS ivimr■ a a....7 ....-- ___

CHIMALTENANGO QUETZALTENANGO JUTIAPA SAN MARCOS ZACAPA

SACATEPEQUEZ

GUATEMALA CHIQUIMULA PETEN TOTONICAPAN GUATEMALA

ESCUINTLA SOLOLÁ ALTA VERAPAZ BAJA VERAPAZ SANTA ROSA

JALAPA RETALHULEU QUICHÉ IZABAL HUEHUETENANGO

VIATICOS COMPRAS TRANSPORTES Y MANTENIMIENTO IXCAN EL PROGRESO

SECCION DE TESORERIA

40.Para todo pago, cada expediente debe contener papelería de soporte y requisitos indispensables, tales como: facturas, cotizaciones originales, firmas, sellos y otros que correspondan. En los Fondos Rotativos Internos, los responsables del uso y manejo del mismo, tienen que cumplir con todos los requerimientos que haga la Sección de

Contabilidad del CONALFA y otros que son de conocimiento obligatorio.

41.La Tesorería del CONALFA, a partir del presente año, realizará pagos a través de: Sistema de Pago Electrónico, específicamente a través del BANRURAL, S.A., de lunes

a viernes.

42.Todo dinero, que no sea suministrado a los beneficiarios en el presente Ejercicio

Fiscal-2016, y no le corresponde por alguna causa inesperada, debe hacerse a cuenta monetaria número 3074039671 del BANRURAL, S.A. a nombre del Comité Nacional de

Alfabetización —CONALFA-; y de Ejercicios Fiscales anteriores al 2015, se hace al

Crédito Hipotecario Nacional GT82CHNO1010000010430018034, Tesorería Nacional,

miparntEs

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Depósitos Fondo Común —CHN-.

43. Las Coordinaciones Departamentales de Alfabetización para solicitar formularios de

viáticos, tienen que solicitar por medio de oficio dirigido a la Encargada de Tesorería y agregar fotocopia de los libros que registran el control de entrega al personal de sus

Coordinaciones Departamentales.

44. Previo a elaborar pagos a través de cheques o acreditamiento, los Técnicos Financieros y/o responsables que manejan fondos monetarios de la Institución del

CONALFA, deben de contar con la disponibilidad financiera que respalde el

compromiso adquirido.

45.De los pagos que generen retenciones del Impuesto de Valor Agregado, tienen que adjuntar su constancia en los documentos de soporte de los Fondos Rotativos Internos y en las órdenes de compra que generan las Unidades Compradoras del Sistema de

Gestión, SIGES.

46. El personal que tiene a su cargo Cuentas Monetarias del CONALFA en el Banco de Desarrollo Rural, S.A. debe actualizar la información correspondiente a dichas cuentas.

(Decreto No. 67-2001). Ley Contra el Lavado de Dinero u otros.

47.En los registros de Ingresos y Egresos del libro de Bancos que manejan en Oficinas

Centrales y Coordinaciones Departamentales del Conalfa, deben elaborar las Conciliaciones Bancarias mensuales y consignar sello, firma y fecha de elaboración. Para las Coordinaciones Departamentales, las firmas deben ser del Coordinador(a) y Técnico Financiero(a) y Oficinas Centrales Coordinador(a), Encargados de Sección o

Área y quien lo elaboró.

SECCION DE INVENTARIOS

OFICINAS CENTRALES

48.Cuando se presente el caso de un traslado de personal, se deben asignar en su totalidad los bienes a la persona que disponga el jefe inmediato o el Coordinador de la Unidad a donde corresponda la persona trasladada.

49. Derivado al ingreso de bienes dentro del módulo de inventarios en el SICOINDES, vinculado y controlado por el Ministerio de Finanzas Públicas, se solicita a todo el

personal que se abstengan de solicitar descargos innecesarios, por lo que únicamente se recibirán solicitudes de descargo de bienes que por cualquier razón se encuentren en mal estado e inservible.

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50.Cuando se solicite el descargo de cualquier equipo de cómputo en mal estado (Computadoras, impresoras, UPS, Scanner, discos duros externos, teclados, Mouse etc.), se debe adjuntar el respectivo dictamen que emite la Unidad de Informática, de no adjuntarlo no se recibirán las solicitudes de descargo.

COORDINACIONES DEPARTAMENTALES

51. Remitir a la Sección de Inventarios, los Ingresos a Almacén y/o inventarios, de las compras de bienes fungibles, en la liquidación de fondos rotativos del mes que

corresponda la compra.

52. Cuando se realicen modificaciones dentro del Módulo de inventarios, deberán remitir vía correo electrónico, la solicitud de aprobación al Encargado de la Sección de Inventarios, para que sean aproadas de conformidad.

53.Durante el mes de marzo los Bodegueros Departamentales, deben enviar a la Sección de Inventarios fotocopia de las tarjetas de responsabilidad de Activos Fijos y Bienes Fungibles por separado, con su respectivo consolidado debidamente totalizado y firmado por el Bodeguero Departamental y Coordinador Departamental.

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