DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA DNA-0003-2011 … · 2018-10-08 · SENRES Secretaría...

,ADUANA DEL ECUADOR SENAE

SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA

DNA-0003-2011

DIRECCIÓN GENERAL

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL a: las fases del ciclo presupuestario del presupuesto ejecutado en el año

2009; por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2008 y el 31 de marzo de 2010.

SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR

EXAMEN ESPECIAL a: las fases del ciclo presupuestario del presupuesto ejecutado

en el año 2009; por el periodo comprendido entre el 1 de mayo de 2008 y el 31 de

marzo de 2010.

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA

Guayaquil -- Ecuador

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

CAE Corporación Aduanera Ecuatoriana

CAI Coordinación de Auditoría Interna

CIPRE Ciclo Presupuestario

COMEXI Consejo de Comercio Exterior e Inversiones

COMEX Comité de Comercio Exterior

e-SIGEF Sistema Integrado Administrativo Financiero

FF.AA. Fuerzas Armadas

LOA Ley Orgánica de Aduanas

MEF Ministerio de Economía y Finanzas

NCI Norma de Control Interno

NTP Norma Técnica de Presupuesto

PIA Programación Indicativa Anual

PCC Programación Cuatrimestral de Compromisos

PMD Programación Mensual de Devengados

R. O. Registro Oficial

RUC Registro Único de Contribuyentes

SENRES Secretaría Nacional Técnica de Remuneraciones

UDAF Unidad de Administración Financiera

UE Unidades Ejecutoras

ÍNDICE

CONTENIDO PAG. N°

CAPÍTULO 1

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 2

Objetivos del examen 2

Alcance del examen 2

Base legal 3

Estructura orgánica 3

Objetivos de la entidad 3

Monto de recursos examinados 4

Servidores relacionados 4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones 5

Análisis y Evaluación Presupuestaria Institucional 5

En Informes de evaluación de la ejecución presupuestaria institucional, no se muestran las modificaciones efectuadas por el MEF 7

Reformas a partidas presupuestarias mediante resoluciones de la máxima autoridad, no fueron registradas correctamente 11

Resoluciones de modificaciones presupuestarias autorizadas por el Gerente General, se suscribieron con errores 12

Reformas de incremento y decremento a varias partidas presupuestarias, no fueron consideradas 14

Solicitudes de modificaciones a partidas presupuestarias atendidas discrecionalmente 15

Anexo 1: Nómina de servidores relacionados con el examen

ADI ANA ola_ ECUADOR S NAE

INFORME APRO' Ref: Informe aprobado el

DIRECCIÓNR.L1-' 1

Guayaquil, FECHA.: O 8 ABR 2014

Señor Ne,: (1)

Director General Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Ciudad

De mí consideración:

La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a las fases del ciclo presupuestario del presupuesto ejecutado en el año 2009, por el periodo comprendido entre el 1 de mayo de 2008 y el 31 de marzo de 2010.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente, Dios Patria y L rtad

t,

Lcd CPA en ríquez Salazar Directora NacionaYde Auditoría Interna

CAPÍTULO 1

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial en la Dirección General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana,

actualmente Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se inició con cargo al Plan

Anual de Control 2010, mediante orden de trabajo 008 CAI de 11 de mayo de 2010,

mismo que fue suspendido con autorización de la Dirección Regional 1, mediante

oficio 0002383 DR1JCAI de 10 de junio de 2010, y reiniciado con orden de trabajo 05

CAI de 28 de abril de 2011, emitida por la Directora Nacional de Auditoría Interna.

Objetivos del examen

Generales:

• Medir la gestión institucional mediante el cumplimiento de los objetivos y metas

del presupuesto anual.

• Determinar el nivel de cumplimiento de las disposiciones legales,

reglamentarias y más normatividad aplicable al área examinada.

Específico:

• Establecer si los programas proyectados sufrieron retrasos a causa del cambio

de sistema informático, y de las medidas de salvaguardia implantadas.

Alcance del examen

El examen especial abarcó el desenvolvimiento del presupuesto de la entidad y de las

3 unidades ejecutoras desconcentradas, identificadas con los códigos 001, 002 y 003,

en todas sus fases, enfatizando en la ejecución y su evaluación, para lo cual se

revisaron las partidas con mayor movimiento, dentro del período comprendido entre el

1 de mayo de 2008 y el 31 de marzo de 2010.

2

Base legal

• Ley 99: Ley Orgánica de Aduanas, en la que se crea la Corporación Aduanera

Ecuatoriana, publicada en Registro Oficial (R. O.) 359 de 1998-07-13

• Ley 2006-34: Reformatoria de la LOA, publicada en R. O. 238 de 2006-03-28

Estructura orgánica

En Suplemento del R. O. 362 de 2008-06-18 se publicó el Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos, con una estructura alineada a la misión,

definida en este cuerpo, mismo que empezó a regir a partir de la Resolución SENRES

000018 de 4 de febrero de 2009.

9.3.3 PROCESOS HABILITANTES:

DE APOYO:

9.3.3.5 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS — UARH:

- Desarrollo institucional.

- Gestión de Recursos Humanos y Remuneraciones.

- Bienestar Social.

- Control disciplinario y Asuntos Internos.

9.3.3.6 GESTIÓN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

- Servicios generales.

- Compras.

- Infraestructura.

- Control de bienes-inventarios.

- Presupuesto.

- Contabilidad.

- Administración de caja y Garantías.

- Control de Gestión de Cobranzas.

Objetivos de la entidad

Los objetivos descritos en el referido Estatuto Orgánico, son: ,

3

General:

Facilitar las operaciones de comercio exterior y ejercer control sobre las mercancías,

personas y medios de transporte, de tal forma que se pueda determinar el correcto

cobro de los tributos a fin de disminuir los tiempos de despacho.

Específicos:

• Alcanzar efectividad en el control aduanero

• Mejorar la eficiencia en el proceso operativo aduanero

• Institucionalizar la Corporación Aduanera Ecuatoriana

• Crear una cultura aduanera en la sociedad

Monto de recursos examinados

El presupuesto codificado para el año 2009, de 47 571 739,18 USD, incluye las

asignaciones distribuidas a las 3 unidades ejecutoras UE, así:

Unidad Ejecutora Cobertura Monto asignado USD

9999 Dirección General Distritos Manta, Pto. Bolívar, Cuenca, Huaquillas y Loba 46 502 270,89

0001 Sub gerencia Regional Distritos Esmeraldas, Tulcán y Latacunga

260 600,03

0002 Distrito Quito Distrito Quito 415 020,00 0003 Distrito Guayaquil Zona de Carga Aérea y Salinas 393 848,26 Total presupuesto 739,18 47 571

Servidores relacionados

La nómina de servidores relacionados se encuentra en Anexo 1

4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

Se verificó el cumplimiento por parte de la Dirección Administrativa Financiera en su

área de presupuesto, de tres recomendaciones emitidas por la Dirección Nacional de

Auditoría Interna, dentro del examen especial a las fases del ciclo presupuestario del

año 2008.

Análisis y Evaluación Presupuestaria Institucional

Las principales actividades desarrolladas en las correspondientes fases del ciclo

presupuestario se describen a continuación:

Programación.- No existen actividades relacionadas con esta fase.

Formulación.- Se inicia solicitando la elaboración de los presupuestos a las diferentes

unidades ejecutoras y a la Dirección Administrativa de la Unidad de Administración

Financiera UDAF, quien consolida la proforma de gastos a nivel nacional. En esta

fase la Dirección Financiera y la Dirección de Planificación proyectan los ingresos en

base a estimaciones históricas, indicadores macroeconómicos, políticas

gubernamentales, y regulaciones del Consejo de Comercio Exterior e Inversiones

COMEXI, actual Comité de Comercio Exterior COMEX, que sirven como techo

presupuestario para ajustar los gastos, de acuerdo a las prioridades establecidas por

el Gerente General. La proforma definitiva es remitida a la máxima autoridad para su

aprobación y posterior registro en el sistema e-SIGEF.

Ejecución.- Comprende la emisión de las certificaciones presupuestarias solicitadas a

la UDAF por la Dirección Administrativa, a través de los técnicos de adquisiciones, sea

directamente del sistema, o vía oficio como es el caso de las referidas a Gastos de

Personal; además del ejercicio del control previo al compromiso y al devengado. De

igual manera, durante el año fiscal se debe cumplir con las programaciones

financieras: Programación Indicativa Anual PIA, Programación Cuatrimestral de

5

Compromisos PCC, y Programación Mensual de Devengados PMD, pudiendo

requerirse reformas de los montos asignados, y reprogramaciones de los montos de

compromisos y devengados.

Las Gerencias Distritales, actuales Direcciones Distritales, realizan sus respectivos

requerimientos a la UDAF o a las UE, según el caso.

Evaluación.- Durante el período de ejecución y posterior a ello, se efectúan

evaluaciones de la gestión presupuestaria, con la emisión de reportes de saldos de

compromisos y devengados, sea a nivel de partidas, por grupos de gastos, o por

unidades ejecutoras, que son utilizados por la máxima autoridad financiera, para el

respectivo seguimiento

Clausura y Liquidación.- Esta fase es realizada automáticamente por el Ministerio de

Economía y Finanzas, a través del sistema e-SIGEF.

El nuevo sistema e-SIGEF implementado el 1 de enero de 2009 permite el registro de

la información presupuestaria, contable y de tesorería, en línea, para lo cual se cuenta

con las Directrices del Ministerio, que se encuentran publicadas en el sistema.

Para el cumplimiento de las metas propuestas, se debieron realizar 43 reformas

presupuestarias autorizadas por la máxima autoridad.

En este ejercicio económico, las medidas gubernamentales de salvaguarda incidieron

en que el objetivo macroeconómico de reducción de las importaciones se alcanzara,

pero en detrimento de las recaudaciones aduaneras que se redujeron en 10,5%; sin

embargo, a pesar de ello, éstas mantuvieron un razonado equilibrio alcanzando un

91%, debido a la tasa efectiva promedio de recaudación de 18,05 centavos por cada

dólar importado, que representó un aumento en 1.9 centavos, respecto al ejercicio

anterior, por efecto de las referidas medidas.

Comportamiento de los ingresos:

El total de los ingresos se devengaron en un 81,09%, como efecto del movimiento de

las partidas 130199 Otras tasas, y 110501 Arancelarios a la importación, que tuvieron

6

un buen desenvolvimiento, sobrepasando lo previsto en el presupuesto, en 49,40% y

22,65% respectivamente, compensando a 2 partidas que permanecieron sin

movimiento, lo que fue resaltado en el informe de gestión del ejercicio 2009, en el que

se afirma que extrayendo el ítem 370102 correspondiente a fondos de autogestión o

disponibilidades acumuladas de otros años, para ser utilizados cuando los ingresos

reales devengados no alcancen a cubrir los gastos reales ejecutados, los ingresos se

ejecutaron en un 114,61%

Comportamiento de los Gastos

Su ejecución global fue del 85,81%, resaltando el movimiento del grupo 51 Gastos de

Personal, que ocupó el 51,89% del total del presupuesto, debido a la homologación del

personal, dentro de la escala de 20 grados de la SENRES, hoy Ministerio de

Relaciones Laborales, que incluyó el pago de retroactivo de sueldos, para lo cual se

reformó en el cuatrimestre, la partida del grupo 59 Asignaciones a distribuir.

Otro aspecto que incidió en su elevado porcentaje, fue el pago mensual directo del

valor correspondiente a Fondos de Reserva, para los empleados que optaron por esta

modalidad; y pago a 20 servidores reintegrados por sentencias judiciales.

En informe cuatrimestral se suscribe que los gastos de inversión en proyectos, grupo

73 se devengaron en un 59,19% del total del grupo, refiriendo que 2 proyectos

quedaron sin ejecutarse, debido a factores exógenos provenientes de la crisis

financiera mundial, y al ingreso de la entidad a la plataforma tecnológica e-SIGEF.

Del análisis de todas las fases del ciclo presupuestario se desprendió lo siguiente:

En Informes de evaluación de la ejecución presupuestaria institucional, no se muestran las modificaciones efectuadas por el MEF

En la revisión y análisis efectuados a los movimientos presupuestarios de ingresos y

gastos del ejercicio económico 2009, se evidenció que los datos presentados no

reflejan individualmente las asignaciones presupuestarias reales otorgadas por el

Ministerio de Economía y Finanzas, inobservando las NCI 220-01 Responsabilidad del

control, y 120-04 Sistema de información y comunicación, concordantes desde el 14

e diciembre de 2009 con las NCI 402-01 de igual denominación y 500-02 Canales de

7

comunicación abiertos, respectivamente; y la Norma Técnica de Presupuesto 2.4.3.6.2

De la Subsecretaría de Presupuestos inscrita en Acuerdo 447 del Ministerio de

Economía y Finanzas, publicado en Suplemento de R. O. 259 de 24 de enero de 2008.

Es así que al analizar la partida presupuestaria Construcciones y Edificaciones de

código 750107, se verificó que al valor asignado inicialmente, de 4 815 550,00 USD,

se le realizaron, mediante 14 resoluciones autorizadas por el Gerente General,

decrementos por 5 825 209,95 USD para ser transferidos a otras partidas, apreciando

una diferencia negativa de 1 009 659,95 USD; sin embargo, en la cédula

presupuestaria de enero de 2009 se reflejan incrementos por 2 252 944,99 USD, no

respaldados dentro de la documentación proporcionada por el área financiera.

Con oficios DNA-CIPRE-XIC-014 y 015 de 28 de octubre de 2011, se comunicaron

resultados provisionales a la Directora Financiera Aduanera y a la Analista de

Presupuesto 3, respondiendo la Directora Financiera Aduanera con oficio DFA-JPR-

OF-(i)-2011-1071 de 18 de noviembre de 2011, en los siguientes términos:

"... Mediante CO2-5 de 1 de enero de 2009, se registró a través del Sistema Esigef la disminución de US$ 4,815,550.00 al ítem 750107 "Construcciones y Edificaciones", misma que no fue realizada con el sustento de una Resolución autorizada por el Gerente General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, debido a que fue registrada por los usuarios ... del Ministerio de Finanzas, tal como lo demuestra el documento que se adjunta. - Mediante CO2-6 de 12 de enero de 2009, se registró a través del Sistema Esigef el incremento de US$ 7,135,494.99 al ítem 750107 "Construcciones y Edificaciones", misma que no fue realizada con el sustento de una Resolución autorizada por el Gerente General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, debido a que fue registrada por los usuarios ... del Ministerio de Finanzas, tal como lo demuestra el documento que se adjunta.- De igual forma, se realizó la disminución de US$ 67,000.00 al mismo ítem mediante CO2-11 de 21 de enero de 2009 de conformidad a la Resolución de la Gerencia General No. GG-52, tal como lo demuestra el documento que se adjunta.- Por este motivo, quedarían los saldos al 31 de enero de 2009 en US$ 7,068,494.99..."

Los movimientos presupuestarios de incremento y decremento realizados a la partida

presupuestaria Construcciones y Edificaciones, por el Ministerio de Finanzas y por la

entidad, no fueron registrados, afectando el saldo, por lo que se corrobora el contenido

del comentario.

En Resolución 052 el Gerente General autorizó un incremento en 67 000,00 USD a la

pgrtida Consultoría, Asesoría, e Investigación Especializada de código 730601; sin

á-- •

8

embargo en la cédula presupuestaria de enero de 2009 se demuestra un decremento

de 1 374 500,00 USD, no sustentado en documentos.

Con oficios DNA-CIPRE-XIC-016 y 017-2011 de 31 de octubre de 2011, se

comunicaron resultados provisionales a la Analista de Presupuesto 3 y a la Directora

Financiera Aduanera, respectivamente, respondiendo la Directora Financiera

Aduanera con oficio DFA-JPR-OF-(i)-2011-1072, de 18 de noviembre del 2011, así:

"...Tal como se ha expuesto en Oficios No. DFA-JPR-OF-(0-2011-1061, 1062 y 1071 existieron en el mes de enero de 2009 modificaciones presupuestarias realizadas por el Ministerio de Finanzas, y que en el caso del Item 730601 disminuyeron mediante CO2-5 el valor de US$ 1,441.500.00.- De igual forma, tal como se evidencia en la Resolución No. 52 señalada en su oficio, dicha partida fue incrementada en US$ 67,000.00.- ... Por otro lado, la diferencia resultante entre el valor que debió ser para clausurarse la partida en referencia por el ejercicio del año 2009 de US$ 1,645,696.14 y no de US$ 204,196.14 valor con el que efectivamente se clausuró se explica por la modificación de US$ 1,441.500.00 señalada anteriormente y que fue registrada por el Ministerio de Finanzas ..."

La falta de registro de las transacciones, aceptada por la servidora, afectó el saldo de

la partida, por lo que se corrobora lo comentado.

En la cédula presupuestaria de enero de 2009, se observan partidas de gastos con

movimientos de reforma de incremento y decremento, sin respaldo documental, como

se demuestra a continuación:

Código Partida Presupuestaria Resolución Incremento

USD Decremento

USD 750199 Otras obras de infraestructura No presenta 20 000,00 730701 Desarrollo de sistemas informáticos No presenta 1 630 000,00

739901 Asignación a distribuir para bienes y servicios de inversión

No presenta 121 936,00

750402 Líneas, redes e instalaciones de telecomunicaciones


750501 En obras de infraestructura No presenta 496 500,0

750504 En obras de líneas, redes e instalaciones eléctricas y de telecomunicaciones


Mediante oficios DNA-CIPRE-XIC-018 y 019 - 2011 de 1 de noviembre de 2011, se

comunicaron resultados provisionales a la Directora Financiera Aduanera y a la

Analista de Presupuesto 3 respectivamente, respondiendo la Directora Financiera

9

Aduanera con oficio DFA-JPR-OF-(i)-2011-1062 de 15 de noviembre de 2011, de la

siguiente manera:

"...Mediante CO2-5 de 1 de enero de 2009, se registró a través del Sistema Esigef las modificaciones a los ítems 750199, 750402, 750501, 750504, y 730701 según cuadro contenido en Oficio No. DNA-CIPRE-XIC-018-2011, mismas que no fueron realizadas con sustento de una Resolución autorizada por el Gerente General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, debido a que fueron registradas por los usuarios ... del Ministerio de Finanzas, tal como lo demuestra el documento que se adjunta. - Mediante CO2-7 de 12 de enero de 2009, se registró a través del Sistema Esigef la modificación al ítem 739901 según cuadro contenido en Oficio No. DNA-CIPRE-X1C-018-2011, misma que tampoco fue realizada con el sustento de una Resolución autorizada por el Gerente General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, debido a que fue registrada por el usuario ... del Ministerio de Finanzas, tal como lo demuestra el documento que se adjunta. - En todo caso, tanto el Ministerio de Finanzas, como la Subsecretaría de Presupuestos gozan de las competencias requeridas para ejecutar las modificaciones antes citadas, de conformidad a lo que señala la NTP 2.4.3.5.

Lo expresado por la Directora Financiera deja en evidencia que las modificaciones

efectuadas por el Ministerio de Finanzas no se revelaron en el informe de ejecución

presupuestaria cuatrimestral, situación que dificultó su análisis, por cuanto no se contó

con información suficiente y relevante para conocimiento interno y externo.

Conclusión

La Dirección Administrativa Financiera y su área de presupuesto, al no detallar en los

informes de ejecución presupuestaria institucional, las reformas presupuestarias

efectuadas por el organismo regulador de las finanzas públicas, no transmitieron

información confiable y oportuna.

Recomendación

Al Director Nacional de Capitales y Servicios Administrativos

1. Dispondrá al Director Financiero Aduanero, supervisar y controlar que los

movimientos presupuestarios emitidos por personas jurídicas externas, sean

incluidos de forma clara en los informes o reportes que la institución está

obligada a elaborar y entregar a nivel interno y externo t)

10

Reformas a partidas presupuestarias mediante resoluciones de la máxima autoridad, no fueron registradas correctamente

En la revisión pertinente se observó que en la cédula de febrero de 2009, dos partidas

presupuestarias no contienen el incremento autorizado por el Gerente General, como

se describe a continuación:

Resolución Modificación autorizada Registrado

N° fecha Partida Valor USD

330 2009-02-26 531002 298 400,00 278 400,00

530802 142 560,00 162 560,00

Mediante oficios DNA-CIPRE-XIC-020 y 021-2011 de 1 de noviembre de 2011, se


Analista de Presupuesto 3 respectivamente, respondiendo la Directora Financiera

Aduanera, con oficio DFA-JPR-OF-(i)-2011-1061 de 15 de noviembre del mismo año,

en el que indicó lo siguiente:

"...El saldo inicial del ítem 531002 Suministros para la Defensa y Seguridad Pública es US$ 0.00. Con el objeto de comprar municiones para la ejecución del Convenio Interinstitucional CAE-FFAA se autorizó mediante Resoluciones No. 291 de 16 de febrero de 2009 y No. 330 de 26 de febrero de 2009 traspasos positivos al ítem antes mencionado por el valor de US$ 10,750.00 y US$ 298,400.00, respectivamente.- Dichas modificaciones se realizaron a través del Sistema Esigef con CO2-16 y CO2-25. Sin embargo, por un error involuntario, al momento de ingresar la Modificación Presupuestaria mediante CO2-25 la misma afectó al 'tem 531002 en US$ 278,400.00; sin perjuicio de que la Resolución aprobada por el Gerente General se registró por el monto total de US$ 1,748,020.05 tal como se demuestra en los documentos adjuntos.- Finalmente, la afectación de US$ 278,400,00 no ocurrió en el mes de febrero debido a que dicha modificación puede ser ingresada una vez que se cuenta con la autorización de la autoridad competente, acto administrativo que requiere de la suscripción de la Resolución, misma que aunque posee fecha 26 de febrero de 2009 fue recibida en la Dirección Financiera en días posteriores; motivo por el cual recién fue registrada en el sistema el 11 de marzo de 2009..."

El error involuntario expresado por la Directora Financiera, no fue detectado durante el

ejercicio presupuestario, pues no fue corregido, dando lugar a que las cuentas

afectadas se clausuren con cifras no reales, es decir, con saldos que no

correspondían; y denotando que no se acató lo aprobado por el Gerente general, por

falta de otras instancias o filtros adicionales, posteriores a la ejecución, inobservando P-4

11

las NCI 220-01 Responsabilidad del control, y 120-05 Actividades de monitoreo y/o

supervisión, concordantes desde el 14 de diciembre de 2009 con las NCI 402-01 de

igual denominación, y 401-03 Supervisión, respectivamente; y la Norma Técnica de

Presupuesto 2.4.3.3 Informe de Sustento, contenida en Acuerdo 447 del Ministerio de

Economía y Finanzas, publicado en Suplemento de R. O. 259 de 24 de enero de 2008.

Conclusión

La falta de supervisión permitió el registro equivocado de una reforma presupuestaria

que se mantuvo hasta el fin del proceso sin detectarse, afectándose dos partidas que

se clausuraron con saldos diferentes a los que realmente se debieron obtener.

Recomendación


2. Dispondrá a los servidores encargados del registro, la retroalimentación

respectiva, solicitando el reporte de la modificación realizada, el nuevo saldo, y

copia de la Resolución correspondiente, a fin de constatar su registro correcto y

oportuno, constituyéndose en un nivel de supervisión permanente.

Resoluciones de modificaciones presupuestarias autorizadas por el Gerente General, se suscribieron con errores

En la revisión pertinente se encontró que la Resolución presupuestaria 901 de 3 de

junio de 2009, suscrita por el Gerente General, contiene errores en su elaboración,

como se describe:

La partida 530209 consta en el Clasificador Presupuestario de ingresos y gastos, bajo

la denominación Servicio de aseo; pero en la referida Resolución se tipió Otros

servicios generales, identificada con el código 530299. De igual forma en esta misma

Resolución, se correlaciona la partida de código 530204 Edición, impresión,

reproducción y publicaciones, con la denominación Maquinarias y equipos, cuyo

código correcto es el 530504.

12

La no correspondencia entre los ítem presupuestarios y su descripción, y su falta de

detección oportuna, pueden conllevar a otros errores, como asumir que el error se

había deslizado en el código numérico, y por tanto las modificaciones se realizaban a

la partida Otros Servicios Generales, evidenciando la fragilidad del control de calidad

de la documentación que se maneja en un área relevante; por lo que se inobservaron

las NCI 220-01 Responsabilidad del control, y 120-05 Actividades de monitoreo y/o

supervisión, concordantes desde el 14 de diciembre de 2009 con las NCI 402-01 de

igual denominación, y 401-03 Supervisión, respectivamente.


comunicaron resultados provisionales a la Analista de Presupuesto 3 y a la Directora

Financiera Aduanera respectivamente.

Con oficio DFA-JPR-OF-(i)-2011-1073 de 21 de noviembre de 2011, la Directora

Financiera respondió indicando lo siguiente:

"...La Resolución No. 901 de 3 de junio afecta a la partida 530209 por un incremento de US$ 600.00 y a la partida 530805 por una disminución de US$ 600.00 registrado mediante CO2-3 de la Unidad Ejecutora 0002 cuya copia se adjunta, sin embargo, por un error involuntario al momento de elaborar la Resolución de la Gerencia General el ítem 530209 cuenta con el concepto Otros Servicios Generales, cuando la real intención, tal como está ingresado en el Sistema Esigef es modificar la partida de Servicio de Aseo..."

La servidora financiera en su respuesta, no comenta respecto de la partida 530204

Edición, impresión, reproducción y publicaciones, y no muestra evidencia de que se

haya tratado de corregir el error; expresando, luego de la lectura del borrador de

informe, en memorando SENAE-DF1-2012-0040-M de 11 de enero de 2012, lo

siguiente:

al respecto se debe indicar que no es factible que un funcionario ajeno al proceso de modificación presupuestaria, revise la información correspondiente a la resolución y sus sustentos, debido a que esto se aleja de lo dispuesto en la NTCI 402-04 control de la evaluación en la ejecución del presupuestos por resultados respecto a las atribuciones de los responsables de la evaluación y ejecución presupuestaria..."

La normativa no restringe la implementación de mecanismos adicionales de control,

para reducir los errores, por lo que lo expresado por la servidora no modifica el

comentario de auditoría.

13

Conclusión

El no ejercer un control de calidad riguroso a la documentación manejada en el área

de presupuesto conduce a otros errores que podrían afectar la toma de decisiones.

Recomendación


3. Considerará reforzar los controles en todos los procesos de la fase de reformas

presupuestarias, desde la aprobación de la modificación hasta sus registros.

Reformas de incremento y decremento a varias partidas presupuestarias, no fueron consideradas

De la revisión efectuada a la reforma presupuestaria 1402 de 13 de octubre de 2009,

se desprende que el Gerente General autorizó el incremento y disminución de varias

partidas de diferentes grupos de gastos, entre las que se reseñan las siguientes:

Código Descripción Incremento USD

Decremento USD

530402 Edificios, locales, y residencias 3 000,00

530502 Edificios, locales, y residencias 5 000,00

530301 Pasajes al interior 500,00

En estos casos se verificó que las modificaciones debidamente autorizadas, no fueron

consideradas por el área financiera en las cédulas presupuestarias correspondientes,

ocasionando que los saldos no contengan cifras reales; por lo que se inobservaron las

NCI 110-01 Objetivos generales del control interno, 220-01 Responsabilidad del

control, y 210-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos, concordantes

desde el 14 de diciembre de 2009, con las NCI 100-02 Objetivos del control interno,

402-01 de igual denominación, y 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos

económicos y presentación de información financiera, respectivamente.



Analista de Presupuesto 3, respectivamente.

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La Directora Financiera respondió con oficio DFA-JPR-OF-(i)-2011-1074 de 21 de

noviembre de 2011, manifestando lo siguiente:

".,,La Resolución No. 1402 aprobada por el Gerente General modifica las partidas 530502, 530301 y 530402 en decremento de US$ 5,000.00, incremento de US$ 500.00, y decremento de US$ 3,000.00 respectivamente, mediante CO2-13 cuya copia se adjunta, y que afecta a la Unidad Ejecutora 0003 Distrito Guayaquil; por lo que se puede inferir que los saldos que se muestran en el Oficio No. DNA-CIPRE-XIC-024-2011 como consecuencia de la revisión realizada corresponden a la Unidad Ejecutora 9999..."

La omisión del registro de las modificaciones presupuestarias, afectó el saldo

individual de las partidas, por lo que no se modifica el contenido del comentario.

Conclusión

Una modificación de incremento y dos de reducción, autorizadas por la Gerencia

General, no constan asentadas en la cédula de octubre de 2009, debido a la falta de

conciliación entre las resoluciones emitidas y los registros correspondientes, causando

la presentación de información errónea que no refleja la fidelidad de la ejecución

presupuestaria.

Recomendación

A la Directora Financiera Aduanera

4. Instruirá a la Analista de Presupuesto diseñe una hoja de control en excel, en la

que se registren las afectaciones de incrementos y decrementos por

Resolución, para cada partida reformada, durante todo el ejercicio económico.

Solicitudes de modificaciones a partidas presupuestarias atendidas discrecionalmente

La operación administrativa financiera se desconcentró en una unidad de

administración financiera UDAF, y 3 unidades ejecutoras UE en los Distritos de

Guayaquil (002), Quito (003), y la Subgerencia Regional (001), que empezaron a

funcionar en abril de 2009, contando éstas con la unidad de Presupuesto y Control

Previo, para el pago a proveedores y de viáticos.

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Con oficios DNA-CIPRE-PCC-2011-007, 008 y 009 de 13 de setiembre de 2011, se

requirió información a los servidores que actuaron como responsables de las unidades

ejecutoras 001, 002 y 003, sobre la ejecución de sus presupuestos, respondiendo el ex

Subdirector de la Unidad Ejecutora 001, quien adjuntó a su oficio DDQ-DAFQ-0E-(i)-

0479 de 23 de setiembre de 2011, copias de 12 reformas solicitadas a la Unidad de

Dirección Administrativa Financiera UDAF, varias de las cuales no fueron atendidas

por la UDAF, o se lo hizo de manera parcial.

Sobre las inconsistencias detectadas en las partidas 53.01.04, 53.03.01 y 53.03.03, se

solicitó explicación con oficio DNA-CIPRE-PCC-2011-012 de 25 de octubre de 2011, a

la Directora Administrativa Financiera, quien indicó en oficio DAFQ-Of. (i) 1203 de 16

de noviembre de 2011, lo siguiente:

"...La solicitud de reforma en oficio No. SRU-DAFU-Of. 0782 de fecha 17 de agosto del 2009 por un valor de $1.000,00 no fue atendido.- El monto modificado mediante solicitudes a la UDAF ... en la partida 53.01.04 asciende a $ 10.360,31.- 3) En la partida 53.03.01 el valor de $ 5.000.00 corresponde a la asignación inicial y se solicitó un incremento presupuestario de $ 200,00 mediante traspaso de otra partida. - 4) En la partida 53.03.03 el valor de $ 50.000.00 corresponde a la asignación inicial, se solicitó dos incrementos presupuestarios... , de los cuales lo solicitado en oficio No. SRU-DAFU-Of. 1264 del 20 de noviembre del 2009 por $ 6000, solamente asignaron $ 5000,00,..."

Las solicitudes de modificación de las UE, no atendidas o atendidas parcialmente, no

fueron anuladas ni canjeadas por otras con el valor realmente asignado, por lo que no

se modifica el contenido del comentario.

Mediante correo electrónico de 2 de diciembre de 2011, se solicitó a la Directora

Financiera Aduanera, emitir su opinión, respecto de si se ha generado otro documento

que corrija las reformas no atendidas o atendidas parcialmente, sin obtener respuesta.

En la primera respuesta del Director de la Unidad Ejecutora, se detallan las solicitudes

de reformas que afectaron el presupuesto, sin hacer aclaración alguna sobre los casos

comentados; es decir se mantienen como válidos los requerimientos; por lo que se

inobservaron las NCI 110-01 Objetivos generales del control interno, y 220-01

Responsabilidad del control, concordantes desde el 14 de diciembre de 2009, con las

NCI 100-02 Objetivos de control interno y 402-01 de igual denominación, en su orden.

Las otras 2 unidades ejecutoras no respondieron el requerimiento de auditoría.

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Conclusión

La UDAF no proporcionó información sobre las asignaciones a las partidas

presupuestarias solicitadas por las unidades ejecutoras, por tanto no se identificaron

los motivos de las variaciones concedidas.

Recomendación


5. Dispondrá al servidor encargado de atender las necesidades de las unidades

ejecutoras, que cuando se ajuste el valor de las partidas en montos diferentes

a los solicitados, se comunique por escrito al requirente, indicando los motivos.

Lcda. CPA Wend,

Directora Naciona tnterha Aiaar

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