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UNIVERSIDAD FERMIN TOROVICERRECTORADO ACADMICOFACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALESESCUELA DE ADMINISTRACIN

TUTORIAL ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVOCarmen Beatriz Riera E. Informtica AplicadaSAIA DQue es un Software Administrativo? Es un Programa de aplicaciones administrativas, diseadas para ayudar a la gerencia en el proceso de toma de decisiones usando mtodos cuantitativos. Existen toda una variedad de este tipo de programas, desde los que cumplen labores especficas, como los programas para el control de inventario o para el manejo de contabilidad, hasta aquellos que cumplen tareas mas complejas e integras. Ayuda a mejorar la calidad de los procesos y la administracin de la empresa.

MODULO ADMINISTRATIVO

Es el eje fundamental del sistema, donde se hace la carga de informacin de proveedores, instancias de inventario, depsitos, inventario, zonas, vendedores, servicios, facturas en lote, convenios, clientes, servidores, instrumentos de pago y operaciones. Desde este mdulo se emiten los reportes que le ayudarn en la toma de decisiones, se verifican los estados de cuenta de los clientes y proveedores en las cuentas por cobrar y pagar respectivamente.

Ventajas

Facilidad de operar y permite que los procesos que se realicen en menos tiempo, incrementando la productividad de la empresa. Se adapta a la empresa cubriendo requerimientos especiales para lograr un mejor funcionamiento. Es un sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos evitando la duplicidad de trabajo. Es sumamente confiable y proporciona informacin exacta, oportuna e inmediata de la operacin de la empresa, con la que se podr tomar mejores decisiones.

ACCESO AL MODULO ADMINISTRATIVO (EJEMPLO :SAINT ADMINISTRATIVO)

Para ejecutar el Mdulo Administrativo, desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a continuacin el elemento SAINT Software Administrativo Enterprise Administrativo Administrativo. La siguiente figura es la ventana principal del Mdulo SAINT Administrativo:

ELEMENOS QUE COMPONEN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO (EJEMPLO: SAINT ADMINISTRATIVO)En la parte superior se encuentra una barra horizontal llamada Barra de Men, y debajo de sta la barra de acceso rpido o Barra de Herramientas.

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic con el ratn en la opcin que se desee abrir o presionar la combinacin de teclas ALT + la letra que est subrayada, ejemplo ALT + A le dar acceso al men Archivos.ESTRUCTURA DE LA VENTANA DEL MODULO SAINT ADMINISTRATIVO. 1.- MENU ARCHIVOPara acceder a cualquier opcin del Sistema SAINT, podemos hacer click en la opcin Archivo; inmediatamente se desplegar la carga de informacin de datos importantes como de proveedores, instancias de inventario, depsitos, inventario, zonas, vendedores, servicios, facturas en lote, convenio, clientes, servidores, instrumentos de pago y operaciones. como se muestra en la imagen.

MEN ARCHIVO A.- OPCIN PROVEEDORESSon los que suministran a la empresa los bienes o servicios que stacomercializa o consume y generan cuantas por pagar.En la siguiente imagen se muestra la ventana de proveedores, paraadministrar la informacin de los mismos:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR PROVEEDORESMEN ARCHIVO A.- OPCIN PROVEEDORES. AGREGAR POVEEDORPara agregar un proveedor, debemos hacer click en el botn Agregar de la pantalla opcin proveedores del men archivo, desplegndose una pantalla como la figura y en el campo cdigo crearemos una combinacin de letras y nmeros para identificar al nuevo Proveedor; especificando y llenando todos los campos que el sistema nos solicite.

MEN ARCHIVO B.- OPCIN INSTANCIASLas instancias permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de caractersticas similares, segn las necesidades de la empresa. Se sugiere consultar la clasificacin del plan de cuentas para alinear con las instancias a efectos de consolidacin.

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR INSTANCIASMEN ARCHIVO C.- OPCIN DEPSITOSUbicacin fsica de los productos en inventario. La siguiente ventanapermite Agregar, Modificar o Borrar depsitos:

MEN ARCHIVO D.- OPCIN INVENTARIOEs inventario para una empresa comercializadora de productos, son todos aquellos bienes comprados para su posterior comercializacin.Al entrar al men Archivo y seleccionar la opcin Inventario, productos:

MEN ARCHIVO D.- OPCIN INVENTARIO

Se despliega una ventana como la figura. Desde esta ventana podremos Agregar, Modificar y Borrar productos, en la parte izquierda de la ventana se encuentran los productos que ya fueron creados con su Cdigo y Descripcin; y al lado derecho se encuentran todas las fichas que dan informacin adicional de los productos que ya existen o que se van a crear.MEN ARCHIVO E.- OPCIN ZONASSe puede hacer una divisin en funcin de ubicacin geogrfica, tipo de cliente o por sectores de mercado. Para tener acceso a la ventana de zonas. Al entrar al men Archivo y seleccionar la opcin Zonas se desplegar una ventana. Posteriormente de seleccionada la opcin Zonas se nos muestra la siguiente pantalla:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR ZONASMEN ARCHIVO F.- OPCIN VENDEDORESLos vendedores son los que ofrecen en venta los productos que estn en inventario. Para tener acceso a la ventana de Vendedores hay que entrar al men Archivo al seleccionar la opcin vendedores. Seguidamente de seleccionada la opcin vendedores se nos muestra la siguiente pantalla:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR VENDEDORESMEN ARCHIVO G.- OPCIN SERVICIOSUn servicio es aquel que presta la empresa que se transforma en unbeneficio para el cliente (por Ej. servicio de reparacin de telfonos),los servicios se caracterizan por no estar en el Inventario de la empresa. Para tener acceso a la opcin Servicios hay que entrar al men Archivo y al seleccionar la opcin se despliega una pantalla como la figura siguiente:

En esta ventana se muestran los servicios que presta la empresa, pueden ser: Reparaciones, asesoras, consultas, alquileres, etc. Una vez que se agrega un servicio, aparecen en la parte inferior de la ventana los botones de Agregar, Modificar y BorrarMEN ARCHIVO H.- OPCIN FACTURACIN EN LOTESLa Facturacin en Lotes es un proceso que permite agrupar productos de Inventario y de Servicios que se facturan continuamente a los mismos clientes..En la parte derecha de la ventana se encuentran los campos que nos van a permitir crear una nueva Factura en Lote, como se ve en la siguiente ventana:

SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR FACTURACION EN LOTESMEN ARCHIVO I.- OPCIN CONVENIOSLa empresa puede tener ciertos clientes a los cuales les factura condescuento por comprar una cantidad determinada de productos, para esto se usa el convenio. En la pantalla siguiente se muestra:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR CONVENIOSMEN ARCHIVO J.- OPCIN CLIENTESUn cliente es la persona natural o jurdica a quien la empresa vendebienes o servicios. Esta opcin permite agregar, modificar y borrar los Clientes, al hacer clic en esta opcin, se despliega la siguiente ventana:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR CLIENTESMEN ARCHIVO K.- OPCIN SERVIDORESLas personas que, en la empresa prestan un servicio son consideradosServidores. Cuando se factura un servicio, es porque ha sido ejecutadopor un servidor. Al seleccionar el elemento de men Archivo Servidores se activa la ventana que facilita el manejo de Servidores.

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR SERVIDORESMEN ARCHIVO L.- OPCIN INSTRUMENTO DE PAGOEl sistema facilita el manejo de los instrumentos de pago con que laempresa acepta pagos o los realiza, tales como tarjetas de crdito,dbito, cesta ticket, entre otros, permitiendo saber el porcentaje deRetencin de Impuesto y comisin que cobra cada una de ellos.Al seleccionar del Men Archivo la opcin Instrumentos de Pago seactiva la siguiente ventana:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR INSTRUMENTOS DE PAGOMEN ARCHIVO M.- OPCIN OPERACIONESRegistre en este catlogo los diferentes tipos de retenciones de Impuesto sobre la Renta que sern requeridos a la hora de hacer retenciones.Tambin puede ser usado para clasificar las operaciones de su empresa como los centros de costos. Al seleccionar del Men Archivo la opcin Operaciones se visualiza la siguiente ventana:

TAMBIEN SE PUEDE AGREGAR, MODIFICAR Y BORRAR OPERACIONES

2.- MEN TRANSACCIONESEn el men Transacciones se podr acceder a las operacionesrelacionadas con el manejo comercial de su Empresa. El elemento demen Transacciones de Mdulo Administrativo se despliega mostrandosus opciones tal como muestra la siguiente figura:

MEN TRANSACCIONESA.- OPCIN CUENTAS POR COBRARstas se generan por las transacciones de ventas de productos o servicios de la empresa involucrando a clientes con la empresa.Con la ayuda de este modulo podemos registrar operaciones, previas a la puesta en marcha del sistema, con los clientes como: Registro de Facturas, Notas de Dbitos, Pagos o Abonos, Emisin de Giros, anticipos, entre otros.La ventana de Cuentas por Cobrar, tiene la siguiente apariencia:

MEN TRANSACCIONESB.- OPCIN INTERESES DE MORALos intereses de mora se ocasionan cuando el cliente sobrepasa loslapsos para cancelar una obligacin contrada con la empresa. Generala nota de dbito por el monto correspondiente a los intereses calculados del(os) cliente(s)

MEN TRANSACCIONESC.- OPCIN CUENTAS POR PAGARLa Empresa genera cuentas por pagar como resultado de la relacin comercial con tus Proveedores, este mdulo constituye una herramienta para llevar el control de las cuentas que contrajo la empresa con sus proveedores.Y se presenta dela siguiente manera:

MEN TRANSACCIONESD.- OPCIN OPERACIONES DE INVENTARIONos ubicamos en la parte de transacciones, operaciones de inventarios, donde se nos desplegar varias opciones como: Traslados de inventario, cargo de inventario, descargos de inventarios, ajustes de inventarios, imprimir operaciones de inventario y borrar documentos en espera.

MEN TRANSACCIONESD.- OPCIN OPERACIONES DE INVENTARIO: TRASLADO DE INVENTARIO, CARGOS DE INVENTARIO, DESCARGOS DE INVENTARIO, AJUSTE DE INVENTARIO, IMPRIMIR OPERACIONES DE INVENTARIO

MEN TRANSACCIONESE.- OPCIN CALCULOS DE MINIMO Y MAXIMOSEsta opcin permite calcular las cantidades mnimas y mximas deProductos en Inventario, de tal manera que se pueda estipular lacantidad mnima de equipos que debe tener en Inventario para noperder ventas y la cantidad mxima de productos que sepa que va avender sin riesgo de comprometer capital. Al entrar a esta opcin sepresenta una ventana como la que sigue:

MEN TRANSACCIONESF.- OPCIN AJUSTES DE PRECIOSEsta opcin le permitir a la empresa ajustar los precios de lamercanca que tiene en inventario manual o automticamente.

MEN TRANSACCIONESG.- OPCIN AJUSTES DE IMPUESTOEsta opcin permite cambiar los impuestos que hayan sufrido variacin.

3.-MEN DE REPORTESAINT provee al agente una amplia variedad de Reportes, en esta seccin solo se mostrarn los que se consideran ms relevantes, aunque todos contienen informacin que puede ser valiosa a la hora de toma de decisiones. En esta seccin se muestra como generarlos.

MEN REPORTE A.-OPCIN PROVEEDORESEsta seccin muestra todos los proveedores de la empresa, al seleccionar esta opcin de men (proveedores) se activa la siguiente ventana:

Desde esta ventana podemos acceder al Anlisis de Proveedores, Estadsticas, cuentas por pagar, anlisis de vencimientos, relacin de pagos, transacciones pendientes y acumuladas, y compra de productos en el que se muestran todos los datos y operaciones de cada proveedor de forma detallada.MEN REPORTE B.- OPCIN INSTANCIASDentro del Reporte de Instancias se encuentran las siguientes categoras: Instancias de Inventario. La ventana que permite generar el reporte es la siguiente:Tambin podemos acceder a: Consolidado de Inventario, Instancias de Servicio, Consolidado de Servicio, Estadstica de Servicios y Estadsticas de Inventario.

MEN REPORTE C.- OPCIN INVENTARIODentro del reporte de Inventario ubicaremos las siguientes categoras: Productos Reposicin de inventario Anlisis de compra-venta Lista de precios Inventario Fsico Operaciones de Inventario.

MEN REPORTE D.- OPCIN VENDEDORESDentro del Reporte de Vendedores se encuentran las opciones de Vendedores, Comisiones, Efectividad, ltima venta a clientes, Ventas por instancias, Ventas de Productos y Estadsticas. Estos reportes muestran todas las operaciones realizadas por los vendedores, al final de mes y permite calcular el monto de lasComisiones que cada vendedor gener.

MEN REPORTE E.-OPCIN CLIENTESPermite conocer la situacin de los clientes con la empresa. Algunas de las opciones del Reporte de Clientes son: Permite emitir un reporte de todos sus clientes utilizando diferentes criterios para ello. La ventana que aparecer al hacer clic en esta opcin es la siguiente:

Tambin permite acceder a las cuentas por cobrar, anlisis de vencimientos, MEN REPORTE F.-OPCIN SERVICIOSPermite ver por pantalla los servicios que presta en su tienda. Al entrar a esta opcin la ventana que se muestra es la siguiente:Tambin se pueden emitir reportes de: Ventas de Servicios, Comprasde Servicios y Estadsticas.

MEN REPORTE G.-OPCIN SERVIDORESEste reporte muestra todos los servidores que prestan su servicio al Agente. La ventana que permite generar el reporte es la siguiente:

MEN REPORTE H.-OPCIN VENTASLos reportes de ventas dan acceso a la informacin de ventas que genera la gestin de la empresa, entre ellos: los Reporte de Transacciones de Ventas, Reporte de cierre de venas diarias, Reporte de Relacin de Ventas, Reporte de cierre de caja, Reporte de transacciones procesadas, Visualizar transacciones, Reporte de relacin de ventas a crdito, Reporte de ventas por instancia

MEN REPORTE I.-OPCIN COMPRASLos reportes de compra dan acceso a la informacin de compras que genera la gestin de la empresa. Esta informacin puede ser emitida en diferentes formas y aplicando varios filtros modificando opciones de la ventana Compras.

MEN REPORTE J.-OPCIN IMPUESTOSCon estos reportes la empresa tiene una herramienta para hacer su declaracin de Impuestos al final del mes.