Tu Semana de 8 días

45

description

Autoayuda

Transcript of Tu Semana de 8 días

  • 2

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Edwar Apaza Zavala | Productividad y Gestin Personal

    www.cronomaquia.com

    Edicin #1 Febrero 2015

    Copyright 2015 Edwar Apaza Zavala. Todos los derechos reservados.

    TU SEMANA DE 8 DAS

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/

  • 3

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Hola,

    Mi nombre es Edwar Apaza Zavala del blog Cronomaquia y me pone muy contento

    que ests aqu, leyendo estas pginas.

    He escrito este ebook con tres objetivos principales:

    Hacer que ganes un da ms a la semana para

    que lo aproveches en lo que ms te gusta y

    apasiona.

    Ayudarte a que liberes tu mente de estrs y

    obtengas mayor control sobre tu vida.

    Presentarte los conceptos iniciales sobre

    productividad y gestin personal, para que

    puedas profundizar temas ms avanzados con

    familiaridad.

    Quiero que te lleves planes de accin de aplicacin inmediata, para que empieces a

    generar resultados en tu vida.

    Lo ideal es que leas todo el ebook pero tambin puedes ir directo a las propuestas

    que ms te interesan, prefiero que actes sobre lo que ms te impacta a que leas todo

    y slo te lleves ideas o intenciones. Menos pensar y ms poner en prctica.

    Ten a la mano papel, lpiz y mucha actitud de mejora y apertura, espero disfrutes la

    lectura. Manos a la obra.

    Edwar Apaza Zavala

    YA ESTAMOS JUNTOS, BIENVENIDO!

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/

  • 4

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    1. Explorando la realidad 05

    2. Por qu te falta tiempo para todo? 07

    3. De dnde vas a ganar tiempo? 09

    4. Cunto tiempo vas a poder ganar? 15

    5. Manos a la obra! 17

    A. Reduce el tiempo de tus reuniones 17

    B. Reduce el tiempo que dedicas al email 23

    C. Optimiza tus herramientas 28

    D. Implementa mejores hbitos 33

    E. Organiza tu informacin digital y fsica 38

    6. Disfruta de tu semana de 8 das 41

    Mucho ms en Cronomaquia 43

    Acerca del autor 44

    Referencias y lectura complementaria 45

    TABLA DE CONTENIDOS

    http://www.cronomaquia.com/

  • 5

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Ests logrando los resultados que mereces?

    Seguro quisieras, a veces, que los das tuvieran 40 y no 24 horas para que puedas

    hacer todo lo que quieres, tambin es probable que, otras veces, quieras detener el

    tiempo para tomarte un respiro en medio de tantas cosas por hacer.

    Todos hemos tenido estas sensaciones, es normal.

    Pero continuemos explorando, porque quizs ests atravesando una etapa de tu vida

    en la que sientes que:

    No estas logrando todos los resultados que tu esfuerzo merece, tus objetivos

    estn todava lejanos.

    Te estresas con cierta frecuencia, no ests disfrutando de tu trabajo o de tus

    estudios, has perdido un poco de control sobre tu vida y tus acciones.

    Tus proyectos (personales y laborales) estn tardando ms tiempo del previsto y

    no siempre finalizan con xito.

    Tienes pendientes acumulndose uno tras otro, no los terminas a tiempo. No

    estas cumpliendo tus compromisos.

    No tienes tiempo para hacer lo que ms te gusta, lo que te apasiona, tus

    actividades favoritas estn siendo dejadas de lado.

    Si te sientes identificado con alguno de estos puntos, es muy probable que necesites

    mejorar tu gestin personal, disminuir tus tiempos muertos e improductivos y

    agregar mayor valor en el tiempo que ya destinas a cada una de tus actividades

    diarias.

    1. EXPLORANDO LA REALIDAD

    http://www.cronomaquia.com/

  • 6

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Qu vamos a hacer al respecto?

    Quiero ayudarte a que ganes ms tiempo para que empieces a solucionar, uno por

    uno, los sntomas que vimos en el punto anterior.

    Quiero hacer que ganes un da ms a la semana, un da completo para que te

    acerques mucho ms a tus objetivos, para que el estrs no te agobie (tanto) y puedas

    desplegar todas tus facetas. Quiero hacer que tu semana sea de 8 das, para siempre.

    Para lograrlo, vas a seguir los siguientes pasos:

    1. Identificar las fugas de tiempo en tu da a da.

    2. Dimensionar el tiempo que pierdes diariamente por culpa de estas fugas.

    3. Priorizar las fugas de tiempo ms impactantes en tu vida.

    4. Generar planes de accin especficos para atacar estos ladrones de tiempo.

    5. Decidir en qu vas a utilizar el tiempo ganado.

    Sin embargo, quiero hacer nfasis en que el fin mayor no es ganar tiempo porque s,

    no vamos a ganar ningn trofeo slo por ahorrar tiempo, lo que realmente importa

    es conseguir nuestros objetivos, finalizar nuestros proyectos y cerrar nuestros

    pendientes, todo esto en un mbito integral (profesional, personal, familiar, etc.).

    RESUMIENDO EL CAPTULO #1

    Ests en una etapa de tu vida en la que sientes que no estas logrando los resultados

    que tu esfuerzo amerita, necesitas ms horas al da para conseguirlos. En esta gua

    te voy a ayudar a que tu semana sea de 8 das pero recuerda que no dan medallas

    por ser productivo, lo verdaderamente importante es conseguir los objetivos

    integrales de tu vida (laborales, personales, familiares, etc.).

    http://www.cronomaquia.com/

  • 7

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Conociendo a tus enemigos

    Para ganar una guerra, necesitas conocer a profundidad a tus enemigos, en este caso,

    a los ladrones de tiempo.

    Estos ladrones de tiempo hacen que tus das se vuelvan ms improductivos, que tu

    vida se desorganice, que te distraigas demasiado y que te estreses continuamente, en

    suma, perjudican tu vida, te alejan de tus objetivos.

    Estos ladrones de tiempo son por ejemplo:

    Las reuniones

    Las llamadas telefnicas

    Las interrupciones

    Las urgencias

    El email

    Las redes sociales

    La mensajera instantnea

    La televisin

    Los malos hbitos

    La subutilizacin de herramientas

    Las conversaciones de pasillo

    Los archivos extraviados

    Los juegos

    2. POR QU TE FALTA TIEMPO PARA TODO?

    http://www.cronomaquia.com/

  • 8

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    En mi experiencia estos son los quita tiempo ms comunes en nuestro da a da,

    probablemente a ti te impacten mucho ms unos que otros, pero estoy seguro que la

    mayora de ellos estn presentes en tu vida.

    Son muchos, lo s, es por ello que necesitas cuantificarlos y priorizarlos, de mayor a

    menor impacto, para empezar por los ms complejos, para que te tragues el sapo

    primero como dijo Brian Tracy alguna vez, queriendo referirse a que es bueno

    empezar por lo ms molesto o desagradable.

    En el siguiente captulo vamos a ver, con nmeros, cules de estos ladrones de tiempo

    nos conviene atacar, pon atencin y cuidado. La guerra apenas ha empezado.

    RESUMIENDO EL CAPTULO #2

    Para ganar una guerra debes estudiar a tu adversario, en tu particular lucha

    necesitas conocer a los ladrones que ms tiempo te quitan da tras da, luego de

    ello, debers cuantificarlos y empezar a disear tu plan de ataque. Manos a la obra!

    http://www.cronomaquia.com/http://marcaladiferencia.com/hablamos-de-traguese-ese-sapo/

  • 9

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Los nmeros son nuestro mejor aliado

    Las mejores decisiones, usualmente, se basan en informacin de calidad y objetiva.

    Pues bien, por tal motivo es que quiero presentarte estadstica detallada sobre a qu

    dedica su tiempo el trabajador sudamericano promedio, un estudio que basa su

    muestra en 15 empresas de Per, Colombia, Chile, Argentina, Ecuador, Bolivia y

    Paraguay, una muestra que, para los fines que tenemos entre manos, es suficiente y

    reveladora. Adems, dado el carcter referencial de esta informacin tambin puede

    ser de utilidad para otras realidades (como la espaola, mexicana o centroamericana).

    Distribucin tpica de un da laborable

    Analicemos la primera tabla, sta muestra cmo est distribuido uno de tus das

    laborales, nos va a servir de primer acercamiento:

    3. DE DONDE VS A GANAR TIEMPO?

    http://www.cronomaquia.com/

  • 10

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Pasas ms del 40% de tu tiempo en tu centro de trabajo, lo que nos sugiere que,

    definitivamente, esta es la porcin de tiempo que debemos atacar para obtener tu

    da adicional a la semana. Vamos a explorar an ms a detalle este tiempo.

    A modo de alerta solamente, si ests pasando 1.5 horas al da en traslados (o ms) no

    es mala idea que empieces a ver la opcin de mudarte ms cerca de tu trabajo o quizs

    aprovechar ese tiempo del trayecto (escuchando audiolibros por ejemplo).

    Explosin a detalle del tiempo en el trabajo

    Quiero mostrarte ms informacin, ahora quiero que veas cmo se compone la

    permanencia en un centro de labores para las 3 grandes categoras jerrquicas de una

    compaa: el nivel directivo, los mandos medios y el nivel operativo o ejecutor.

    Para una mejor comprensin de las siguientes tablas es preciso definir los trminos

    utilizados, veamos:

    Tiempo en reuniones, es el tiempo que pasamos en medio de reuniones.

    Tiempo en gestin del email, es aquel dedicado a leer y responder correos.

    Tiempo improductivo, es el tiempo que dedicamos a realizar actividades

    laborales sin que eso signifique un valor agregado. Ejemplo: realizar una

    presentacin mal estructurada que luego debe ser realizada de nuevo. O

    tambin, realizar un informe deficiente por carencia de informacin, para luego

    corregir el informe.

    Tiempo productivo individual, tiempo que agrega valor a nuestro trabajo.

    Tiempo de refrigerio, dedicado a almuerzo y comidas en general.

    Tiempo en comunicaciones, es el destinado a llamadas por celular, anexo, etc.

    Tiempo muerto, es el dedicado a conversaciones de pasillo, redes sociales, etc.

    Tiempo en capacitaciones, dedicado a cursos, talleres, seminarios y eventos.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 11

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Como vimos en la primera tabla, un trabajador permanece en promedio 10.4 horas

    de su da en el trabajo, quiero mostrarte cmo estn distribuidas estas horas:

    Distribucin de tiempo si eres Director o Gerente

    Como podemos ver, el directivo promedio pasa un cuarto de su tiempo en el trabajo

    metido en reuniones (algunas provechosas, otras no tanto), luego, casi dos horas son

    muy efectivas a nivel individual, mximo enfoque.

    Tiene 1.8 horas de trabajo improductivo (con interrupciones, reprocesos,

    correcciones, etc.) y un tiempo equivalente leyendo y respondiendo correos (algunos

    con valor, otros no tanto).

    http://www.cronomaquia.com/

  • 12

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    En sntesis, si eres director, vicepresidente o gerente te vendra muy bien optimizar

    tu uso del email, tu participacin en reuniones y en reducir tiempos improductivos.

    Distribucin de tiempo si eres jefe o lder de rea

    De la tabla se aprecia que un lder de rea o jefe tiene mucho tiempo improductivo

    (2.2 horas al da), principalmente causado por interrupciones y retrabajos de los

    entregables de sus subordinados. Tambin tiene algo tiempo dedicado a participacin

    de reuniones y manejo del email (4.2 horas entre los dos tipos de actividad).

    Destacable sealar que destina casi una hora a llamadas telefnicas (va anexo o

    celular).

    http://www.cronomaquia.com/

  • 13

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Distribucin de tiempo si eres ejecutor o analista

    Se evidencia un claro enfoque al trabajo individual, por eso este segmento muestra

    un tiempo productivo alto (2.9 horas) pero tambin mayor tiempo improductivo que

    la media de los otros niveles. En tercer lugar aparece el, ya clsico, email y muy de

    cerca el tiempo dedicado a reuniones.

    Como podrs notar hay una tendencia marcada a la accin aunque sta no sea del

    todo eficiente, un aspecto al que debes prestar atencin si perteneces a este grupo

    de trabajadores.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 14

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    De lo expuesto, se puede concluir:

    Tienes un 22% de tiempo improductivo, es decir, tiempo en el que haces algo

    pero que no agrega valor, puede ser causado por un mal uso de herramientas,

    hbitos poco eficientes, desorganizacin, planificacin dbil, entre otros factores.

    Un 20% de tu tiempo en el trabajo est destinado a reuniones, tienes bastante

    margen de mejora en este rubro.

    Si optimizas el uso de tu correo electrnico, tienes tambin un alto potencial de

    impacto (20% de nuestra jornada laboral).

    Diagnstica tu propio da de trabajo

    Quiero invitarte tambin a que te animes a hacer tu propio diagnstico, te quiero

    presentar un formato creado por David Seah y que es muy prctico en su uso:

    FORMATO DE DIAGNSTICO DE ACTIVIDADES DIARIAS

    Si te animas a usarla seguro obtendrs datos que otorgarn mayor consistencia a la

    estadstica que te mostr prrafos atrs. En todo caso, tambin puedes contactarme

    para que te ayude con un diagnstico profesional.

    RESUMIENDO EL CAPTULO #3

    Pasas 10.4 horas a la semana en tu trabajo, de los cuales ms de 4 horas los dedicas

    a reuniones y correo electrnico. Adems, llegas a invertir hasta 2 horas de tu

    tiempo en actividades que con herramientas adecuadas y con hbitos productivos

    te tomaran mucho menos. Pon cuidado tambin a tus tiempos dedicados a

    transporte y al ocio.

    http://www.cronomaquia.com/http://davidseah.com/http://davidseah.com/pub/downloads/pceo/ett/ETT01-Standard-US-C1.pdfhttp://www.cronomaquia.com/programemos-una-reunion/

  • 15

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Lo que vas a hacer para ganar ms tiempo

    Ya identificamos lo que ms te impacta con bastante grado de certeza, ahora es

    momento de entrar a la accin y empezar a mejorar en estas reas.

    Necesitas ahora objetivos por cada iniciativa que vas a empezar a ejecutar, de tal

    manera que puedas ir evaluando tu progresin, recuerda que cuando hablamos de

    cambiar hbitos debes ir paso a paso, firme pero seguro, esta es una carrera de media

    distancia, paciencia y enfoque, no te pido ms.

    Qu significa ganar un da ms a la semana?

    Bsicamente quiere decir que necesitas ahorrar 17 horas a la semana (considerando

    que descansas 7, en promedio) para que puedas disfrutar de un da ms a la

    semana, de este modo tus semanas pasaran a tener 8 das.

    Estas 17 horas semanales resultan de ahorrar tiempo en el trabajo y en tus actividades

    personales, estas 17 horas semanales sern de disposicin libre, algunas las

    emplearas en ser mucho ms productivo en tu trabajo y otras en hacer lo que ms te

    gusta y apasiona.

    Con este da adicional vas a poder cumplir tus retos laborales, vas a disfrutar de ms

    tiempo con los que ms quieres, en sntesis, vas a tener la materia prima para que tus

    objetivos personales se hagan realidad. Eso espero y deseo.

    4. CUNTO TIEMPO VAS A PODER GANAR?

    http://www.cronomaquia.com/

  • 16

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Objetivos detallados para alcanzar los resultados

    Con base en todo lo analizado quiero proponerte los siguientes objetivos que reflejan

    las optimizaciones de tiempo que he logrado antes en mis proyectos de

    productividad, son objetivos totalmente alcanzables sin que esto implique que dejen

    de ser retadores, va a costar un poco de esfuerzo, nada es fcil. Aqu vamos:

    RESUMIENDO EL CAPTULO #4

    Vas a atacar con intensidad mxima el tiempo que dedicas a reuniones y mails. Vas

    a optimizar tus herramientas. Vas a implementar hbitos ms saludables en tu

    tiempo libre y vas a gestionar con ms orden tu informacin. Con todo esto vas a

    ganar 17.4 horas ms a la semana, es decir, el ansiado da adicional.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 17

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Todo el mundo le tiene pnico a las reuniones, su mal uso ha hecho que huyas de

    ellas o, peor an, que asistas solo para cumplir, un crculo vicioso muy daino.

    Cualquier excusa es buena para convocar a una reunin, tu agenda lo sufre semana a

    semana, casi no te queda tiempo para trabajar y avanzar tus pendientes.

    Enseguida, te propongo 5 acciones para que reduzcas una cuarta parte del tiempo

    que le dedicas a las reuniones:

    ACCIN #1:

    Lucha con todas tus fuerzas por evitar crear reuniones

    que no seas estrictamente necesarias.

    Hace poco publiqu un post sobre cmo tener reuniones efectivas o, mejor todava,

    cmo no tenerlas, en dicho artculo expuse cmo podras contener la avalancha de

    reuniones con tan solo preguntarte realmente necesito una reunin para solucionar

    este problema?, necesitas 5 segundos de reflexin y responder con sinceridad para

    darte cuenta que la solucin probablemente necesite de algo mucho ms sencillo que

    de una reunin formal.

    5. MANOS A LA OBRA!

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/como-tener-reuniones-efectivas-o-incluso-eliminarlas/

  • 18

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Evidentemente no vamos a poder evitar todas las reuniones, pero tenemos suficiente

    autoridad sobre algunas para decidir eliminarlas, cambiar su frecuencia, reducir su

    duracin, etc.

    Piensa en si una llamada o una pequea conversacin directa con la persona

    implicada no te dara el mismo resultado que toda una reunin dentro de 3 das, si no

    son ms, con lo ajustadas que son las agendas hoy en da.

    CONCLUSIN: Antes de convocar una nueva reunin dedica unos minutos

    a definir si realmente la necesitas, encuentra formas ms directas de

    solucionar tus problemas (llamadas, conversaciones puntuales, etc.)

    ACCIN #2:

    Ayuda a todos y reduce la duracin de tus reuniones.

    Una alternativa poco utilizada pero tambin potente es la reduccin del tiempo que

    toman actualmente tus reuniones. Estas acostumbrado a reservar espacios de 1 hora

    por defecto para la mayora de tus reuniones (si es que no es ms tiempo) en parte

    porque las herramientas de calendarizacin (Outlook, Lotus, Google Calendar, etc.)

    as lo predeterminan, pero nada te cuesta empezar a celebrar reuniones 15, 25 o 40

    minutos. Es cuestin de eliminar la idea de las cosas siempre se han hecho as y

    empezar a cuestionar el status quo.

    Te propongo que elabores un inventario de todas tus reuniones recurrentes, con

    asistentes y duracin de las mismas, una vez tengas estas esta informacin preparada

    plantea y coordina nuevas frecuencias, duracin y horarios con los asistentes.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/barreras-a-derribar-para-empezar-en-la-mejora-de-procesos/

  • 19

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Las reuniones candidatas a ser reducidas en tiempo son aquellas de 2 horas o ms de

    duracin, estas reuniones directamente pueden recibir 1 hora de disminucin y te

    aseguro que no pasa nada, es tanto el tiempo que ocupan que la reduccin aplicada

    har que todos afinen sus tiempos de participacin y no se resientan los objetivos.

    Otras reuniones clsicas a reducir son las de revisin de estatus o avances semanales,

    la alternativa es designar con anticipacin una persona que consolide todo el material

    de la reunin y lo enve a todos antes de la misma, as todo transcurrir de manera

    ms fluida.

    CONCLUSIN: Mapea tus reuniones, reduce la frecuencia con la que se

    ejecutan, disminuye asistentes y reduce el tiempo de duracin de las

    mismas, echa especial cuidado a las que duran ms de 2 horas.

    ACCIN #3:

    Te van a odiar un poco pero dile no rotundo a las

    reuniones en las que no agregas valor.

    Una de los hbitos que debes y puedes cambiar de inmediato es el de asistir a

    reuniones en las que no ests en condiciones de aportar, bsicamente asistes por

    costumbre, porque te convocaron por s te necesitan o porque est yendo tu jefe y

    debes acompaarlo.

    Aprovechando el inventario que ya tienes de tus reuniones, te propongo cuestiones

    tu aporte a cada una de ellas, busca al lder o coordinador de cada una de estas

    reuniones y encuentren la necesidad real, quizs puedas solventar sus requerimientos

    de otra forma, comparto algunas ideas contigo al respecto.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 20

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Propn al lder de la reunin estar on call para atender cualquier duda, de esta

    forma, si bien debes estar atento al telfono, puedes aprovechar ese tiempo para

    avanzar con tus pendientes en tu lugar de trabjo.

    Plantea la opcin de que te compartan el acta de la reunin y a travs de ella

    identifiques tus pendientes respectivos.

    Ponte a disposicin de asistir por unos minutos a la reunin cuando realmente

    te necesiten, luego de resuelto el punto te debers retirar, para que esto funcione

    debes acordarlo as previamente con el lder de la reunin.

    CONCLUSIN: Luego de inventariar tus reuniones, cuestiona al lder de

    cada una de ellas la necesidad de tu participacin, en caso no se pueda

    omitir del todo tu asistencia plantea opciones parciales de apoyo.

    ACCIN #4:

    Logra tus objetivos en UNA sola reunin, presiona.

    Si finalmente concluyes que necesitas convocar una reunin para tratar algn tema,

    prepara todo para que logres tus objetivos en una sola sesin, no permitas que se

    genere una cadena de reuniones interminable.

    Para que puedas hacer que en una sola reunin se tomen las decisiones que quieres,

    te recomiendo lo siguiente:

    Define el objetivo de la reunin, declara lo qu quieres lograr.

    Plantea una estrategia para lograrlo, lee a los dems participantes,

    especialmente al del poder de decisin.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 21

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Rene todas las evidencias, pruebas, material, etc., que te sirvan para lograr tus

    objetivos.

    Trata de llevar la reunin en tu oficina, jugar de local siempre otorga un plus.

    Orienta la reunin al resultado que esperas, cierra lo ms pronto que puedas.

    CONCLUSIN: Se muy estratgico a la hora de crear una reunin, plantea

    tu objetivo, analiza a tus interlocutores y orienta todo para que cierres

    trato a la primera oportunidad. Ahorrars varias reuniones futuras.

    Adicionalmente, quiero sugerirte algunas buenas prcticas para que ganes eficiencia

    en tus reuniones, tienen una secuencia lgica y un orden que debes seguir si quieres

    tener buenos resultados.

    Buenas prcticas si solamente eres PARTICIPANTE

    Programa la reunin en tu calendario, el mismo que debes tener disponible

    siempre en tus diferentes dispositivos.

    Revisa los objetivos de la reunin o consltalos al organizador, de este modo

    llegas enfocado.

    Prepara toda tu informacin con anticipacin y a detalle.

    Asiste puntualmente, no quites tiempo a los dems.

    Participa activamente en lo que sea impactante, orientado siempre a una

    solucin.

    Cumple tus compromisos asumidos en la reunin, recuerda que la reunin ser

    efectiva con decisiones tomadas y con los compromisos cumplidos.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 22

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Buenas prcticas si eres el ORGANIZADOR

    Agenda la reunin con anticipacin, asegrate de confirmar la asistencia de los

    involucrados, convoca slo a los imprescindibles.

    Detalla claramente los objetivos de la reunin, todos deben saber a qu estn

    asistiendo y qu se pretende lograr.

    Asegura la logstica de la reunin, verifica la sala, los equipos, el material, las

    cmaras, etc., con 10 minutos antes tendrs todo a punto.

    Declara los objetivos al empezar la reunin y plantea las reglas bsicas de

    comportamiento.

    Modera la reunin y haz que todo conduzca a tomar decisiones y definir planes

    de accin.

    Toma nota y elabora un acta o minuta de la reunin.

    Distribuye los planes de accin, con fechas y responsables.

    Haz seguimiento del cumplimiento de los compromisos, esta etapa es clave para

    determinar si tu reunin tuvo xito o no.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 23

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Vives pegado al email, no descuidas un segundo tu bandeja de correo, ests atento

    a cualquier notificacin e interrumpes lo que sea que ests haciendo para atender ese

    nuevo correo que acaba de llegar, vives para gestionar tu email, esta herramienta te

    tiene a su servicio cuando debera ser al revs. Ataca esto de una buena vez:

    ACCIN #1:

    No respondas va email, llama o visita a tu interlocutor.

    No pierdas de vista que ests donde ests para conseguir resultados, debes pasar a

    la accin y el email es tu aliado, aunque a veces, tambin un arma de doble filo. Enfoca

    tus correos a generar resultados, a tomar decisiones. En ese sentido, cada vez que

    recibas un email donde la respuesta que vayas a dar no va a generar un acuerdo y

    solo va a generar mayor debate opta por llamar a la persona involucrada, entiende

    su necesidad y propn una alternativa que est a tu alcance, compromete a tu

    interlocutor y cumple lo que ofrezcas, de este modo ahorras cadenas de correos que,

    adems de tensionar el ambiente, no terminan en nada productivo, o peor, quizs

    terminen en una reunin, doble perjuicio.

    CONCLUSIN: Llama o visita al remitente de esos emails espinosos y que

    son bombas de tiempo, no generes ms cadenas de correos, corta todo

    con una conversacin directa, ahorraras muchsimo tiempo.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 24

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #2:

    Vaca tu bandeja de entrada.

    Acostmbrate a procesar tu correo electrnico un par de veces al da, define un

    horario especfico y dedica un espacio de tiempo a poner orden en todos tus correos.

    La idea es que vayas depurando tus mensajes y convirtiendo en pendientes los que

    necesiten una accin tuya, si responder un correo te demora menos de 2 minutos,

    hazlo y scate el problema de encima, caso contrario, archvalo pero apunta el

    pendiente.

    No permitas que tu bandeja de entrada sea un repositorio de infinitos correos, peor

    an, de miles de correos sin leer, un pecado mortal.

    Para que tu bandeja est vaca tienes que dar un paso proactivo adicional, quita tu

    email de suscripciones que no te agregan valor, hablo de esos correos que te llegan

    todos los das y siempre borras, date de baja, no tengas piedad.

    Eso s, no dejes de leer ningn correo ni tampoco dejes de responder los que te piden

    as hacerlo, responde escuetamente pero responde, siempre. No daes tu reputacin

    ni pierdas credibilidad. Correo respondido, correo archivado, as de sencillo.

    CONCLUSIN: Haz que tu bandeja de entrada tienda a cero, procesa

    todos tus correos y decide qu hacer con cada uno de ellos, puedes seguir

    un flujo similar al utilizado para procesar informacin, en el link anterior

    te explico cmo hacerlo.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/tener-exito-en-el-arte-de-procesar-informacion/

  • 25

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #3:

    Elimina notificaciones y mantn cerrado tu correo.

    Anula ahora mismo todas las notificaciones de correo nuevo que tengas, en tu

    computadora, en tu tablet o smartphone, qutalos de inmediato porque es uno de los

    vicios que ms tiempo te quitan diariamente.

    Librate de esas ventanas emergentes que te interrumpen continuamente, ya tendrs

    tu momento de revisar el correo donde podrs atender todo lo nuevo, no tienes por

    qu responder en tiempo real, elimina esa idea de tu cabeza, cambia de chip.

    Lo mismo con el celular, quita las alertas que te anuncian que has recibido un correo

    nuevo, estas interrupciones son muy costosas, reconectar costara minutos valiosos

    que nunca volvern, recuerda, si es urgente te van a llamar, tenlo presente.

    CONCLUSIN: Borra toda alerta, sonido, notificacin, ventana emergente

    y todo elemento que te anuncie que has recibido un nuevo correo,

    elimnalos de una buena vez, t decides cuando revisar tu correo, no seas

    esclavo de los mensajes.

    ACCIN #4:

    Utiliza automatismos para ser ms eficiente.

    Una de las bondades menos utilizadas en la gestin del email es el uso de las reglas y

    filtros inteligentes, estas aplicaciones te permiten ahorrar tiempo a travs de

    pequeos automatismos en tu correo electrnico.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 26

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Por ejemplo, puedes resaltar los mensajes de un remitente en especfico, puedes

    tambin reenviar ciertos correos a otra persona, puedes resaltar los correos que son

    dirigidos directa y solamente a ti, y en general puedes aplicar muchas ms reglas para

    ganar ms tiempo manejando tu correo, te invito a que explores las bondades de tu

    gestor de email, los mejores tienen muchas opciones similares, te hablo del caso de

    Outlook, Google Mail, Lotus, etc.

    CONCLUSIN: Automatiza las actividades ms recurrentes en tu correo,

    resalta mensajes exclusivamente tuyos y los que provengan de tus

    clientes clave, explora funcionalidades de tu gestor de correos.

    Tambin quiero plantearte una serie de pequeas sugerencias que harn tu vida ms

    fcil con el email, aqu van:

    Buenas prcticas en el uso del Email

    Mantn cerrado tu email, no ests revisndolo cada 15 segundos.

    Tu primera tarea del da no debe ser revisar el email, enfcate en planificar tu

    da y empezar con uno de tus pendientes ms feroces.

    Primero redacta el mail que vayas a enviar, luego adeca un asunto llamativo y

    finalmente coloca el destinatario, con ese orden aumentas la velocidad de

    envo de tus correos.

    Sugerencia genrica, aplica el 3x3, correos de 3 prrafos como mximo, y de 3

    lneas cada uno, nadie lee testamentos.

    Piensa en la lectura por celular, hoy tan comn en todos, no te explayes

    demasiado ni pongas imgenes o tablas gigantescas, s escueto.

    http://www.cronomaquia.com/https://support.office.com/es-hn/article/Cambiar-automticamente-las-fuentes-y-los-colores-de-los-mensajes-entrantes-segn-el-remitente-el-asunto-o-los-destinatarios-4efbf993-fb00-4f2c-9a3f-78e64e4455echttp://es.wikihow.com/crear-una-regla-en-Outlook-para-reenviar-tu-correo-electr%C3%B3nicohttps://support.office.com/es-es/article/Mejores-pr%C3%A1cticas-para-Outlook-2010-f90e5f69-8832-4d89-95b3-bfdf76c82ef8?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES#__toc283818184https://support.office.com/es-es/article/Mejores-pr%C3%A1cticas-para-Outlook-2010-f90e5f69-8832-4d89-95b3-bfdf76c82ef8?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES#__toc283818184https://support.office.com/es-mx/article/Usar-reglas-para-administrar-los-mensajes-de-correo-50307363-0e79-4f6a-95c0-04b922a2ff13

  • 27

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Esta es una de mis favoritas, evita por favor poner en copia a miles de personas

    en correos en los que tienen muy poco que ver, copia a los indispensables.

    Evita gestionar tareas por email, utiliza herramientas modernas para gestionar

    tus tareas y la de tu equipo.

    Edita asuntos al responder correos que tienen como ttulos: hola, saludos,

    urgente o no tienen ninguno, el asunto es muy poderoso y puede definir si tu

    correo ser ledo o no.

    No uses el correo electrnico para chatear.

    Usa plantillas para correos que envas con recurrencia y con contenido similar.

    Configura una firma automtica.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/el-gestor-de-tareas-y-pendientes-perfecto/http://www.cronomaquia.com/el-gestor-de-tareas-y-pendientes-perfecto/

  • 28

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #1:

    S el mejor utilizando atajos de teclado.

    Invierte tiempo en aprender atajos de teclado, son una maravilla y te ahorrarn el uso

    intensivo del mouse que actualmente tienes.

    Aprende atajos para Windows o Mac, en primer lugar, enseguida aprndelos tambin

    para los programas que ms utilizas en tu da a da, seguro que van a estar Word,

    Excel, Power Point, etc.

    La clave est en practicar, seguro al inicio te costar un poco pero una vez adquirido

    el hbito tu productividad se disparar indudablemente.

    En paralelo, mejora tu velocidad con el teclado, aunque tambin puedes recurrir a

    herramientas que te ayudaran a escribir prrafos mediante atajos predeterminados,

    una opcin interesante si es que dedicas mucho tiempo a escribir correos,

    documentos, etc. es Typinator, prubala.

    CONCLUSIN: Trata de utilizar atajos de teclado para casi todo lo que

    hagas en la computadora, usa el mouse para lo mnimo indispensable.

    Mejora tu velocidad de tecleo.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.ticpymes.es/software/trucos/1069893005704/25-mejores-atajos-teclado-windows-7.1.htmlhttp://www.applesfera.com/os-x/61-atajos-de-teclado-en-os-x-para-novatos-que-te-devolveran-tu-productividadhttp://www.neoteo.com/35-trucos-para-microsoft-word/https://blog.udemy.com/es/24-atajos-de-teclado-de-excel-que-te-ayudaran-a-trabajar-mas-bien-y-mas-rapido/http://www.ergonis.com/products/typinator/

  • 29

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #2:

    Haz capturas de pantalla el triple de rpido.

    Una de las actividades que ms realizamos en nuestra vida diaria es la de hacer

    capturas de pantalla, puede ser para explicar algo, como evidencia o simplemente por

    querer guardar algo encontrado, lo usamos todos los das. Entonces, te propongo que

    utilices una herramienta adecuada para ello, en este caso, te invito a que uses

    FastStone, no te vas a arrepentir, funcionalidad y simplicidad extrema, ahorraras

    mucho tiempo con un programa que pesa menos de 1MB. No hay mucho ms que

    decir.

    CONCLUSIN: Captura tus pantallas de forma eficiente, no pierdas

    tiempo con el Paint, usa algo ms eficiente y ahorra minutos valiosos.

    ACCIN #3:

    Utiliza un gestor de carpetas y ten todo organizado.

    Otro elemento fundamental en tu da son los archivos y carpetas, probablemente

    tengas todo acumulado en diferentes lugares de tu computadora, pues bien, no te

    miento si te digo que vas a ahorrar mucho tiempo si es que organizas todas tus

    carpetas y tu informacin, define tus categoras de vida y trabajo y empieza a explotar

    rboles de informacin, para que todo tenga un sitio donde ser almacenado.

    Enseguida, emplea herramientas que te faciliten la ubicacin, movimiento y guardado

    de estos archivos y carpetas, una excelente alternativa es Q-Dir, un software que

    reemplaza al clsico y menos funcional Explorador de Windows, con Q-Dir ganas

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/captura-de-pantalla-rapida-y-elegante/http://www.cronomaquia.com/captura-de-pantalla-rapida-y-elegante/http://www.cronomaquia.com/como-organizar-documentos-y-archivos-facilmente/http://www.cronomaquia.com/como-organizar-documentos-y-archivos-facilmente/http://www.cronomaquia.com/explorador-de-windows-mas-eficiente/

  • 30

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    velocidad en la gestin de tu informacin, te invito a probarla, es gratis, ligera y

    personalizable. Una maravilla.

    CONCLUSIN: Organiza tu informacin de acuerdo a tus necesidades,

    explota cada carpeta en subcarpetas siguiendo un patrn, luego, utiliza

    herramientas para gestionar tus archivos de forma ptima (por ejemplo:

    Q-Dir).

    ACCIN #4:

    Busca tus archivos a la velocidad de un rayo.

    Otra herramienta ideal para tu optimizar tu trabajo en la computadora es el buscador

    de archivos, Windows y Mac traen sus buscadores nativos, pero los encuentro poco

    eficientes y prcticos, por ello te propongo utilices uno casi mgico, se llama

    Everything y encontrar absolutamente cualquier archivo que desees, lo mejor es

    que te arroja resultados de inmediato, en tiempo real, adis a las largas esperas antes

    de hallar un documento.

    CONCLUSIN: Utiliza los buscadores de informacin, de preferencia

    Everything, un buscador mgico.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/explorador-de-windows-mas-eficiente/http://www.cronomaquia.com/everything-un-buscador-de-archivos-para-windows/http://www.cronomaquia.com/everything-un-buscador-de-archivos-para-windows/http://www.cronomaquia.com/everything-un-buscador-de-archivos-para-windows/

  • 31

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #5:

    Utiliza tu calendario y no dejes que se te escape nada.

    Tienes que poner el calendario a tu servicio, convirtelo en tu aliado incondicional

    (junto con las listas de tus pendientes).

    Usa tu calendario para todos aquellos eventos que deben ocurrir s o s a una

    determinada hora, programa dichas citas con toda la informacin necesaria (lugar,

    interlocutor, direcciones, entregables, etc.), de esta manera cuando consultes el

    evento tendrs a la mano la informacin completa.

    Ten la misma versin de tu calendario en todos tus dispositivos, aprovecha la

    tecnologa y sincroniza para que puedas ver desde el celular lo mismo que ves desde

    la computadora, explora, los mejores gestores de calendario tienen mltiples

    opciones al respecto, te hablo de Outlook, Google Calendar, iCal, etc.

    CONCLUSIN: Potencia tu uso del calendario, convirtelo en una

    herramienta a tu favor y libera tu memoria de todos los eventos a los que

    estas comprometido asistir.

    Finalmente, quiero exponerte algunas prcticas adicionales para que tengas ms

    xito con tus herramientas.

    Buenas prcticas en tu uso de herramientas

    Controla tus programas y aplicaciones, no instales todo lo que encuentras por

    ah y si instalas algo nuevo prubalo, dale una oportunidad real y si no te

    convence desinstala, no acumules cosas que no vas a utilizar. Ten en tu

    http://www.cronomaquia.com/

  • 32

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    computadora o celular lo mnimo indispensable, ahorraras memoria, y

    optimizaras el rendimiento de tus dispositivos.

    Estandariza sistemas y plataformas, es decir, si utilizas una tablet Android, trata

    de que tu smartphone tenga el mismo sistema operativo, toma en cuenta que

    la sincronizacin ser de forma ms fluida y natural, adems de que utilizaras

    las mismas aplicaciones, lo mismo para Apple, si tienes un iPad, lo lgico es que

    vayas por un iPhone (y una Mac si es posible).

    Invierte en herramientas buenas, muchas veces lo barato sale caro y mucho

    ms en esta poca de avance tecnolgico con tanta presencia de hackers y

    peligros cibernticos, invierte en programas y aplicaciones buenas, investiga,

    revisa lo que opinan otros usuarios de lo que quieres comprar antes de hacerlo,

    tienes mucha informacin a tu alcance.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 33

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #1:

    Despierta media hora antes, todos los das.

    Quizs con este consejo te sorprendas y pienses que es una broma, esperabas algo

    ms avanzando?, quizs s, pero eso no quita que este hbito sea muy poderoso,

    despierta media hora antes, todos los das, aprovecha ese espacio para planificar,

    dejar fluir tus ideas, explotar tu creatividad.

    Vas a ganar tiempo de calidad, te lo aseguro.

    Aprovecha para hacer algo de deporte, para avanzar algn proyecto personal o para

    llegar media hora antes al trabajo, tienes muchas opciones, todas ventajosas, media

    hora menos no te va a perjudicar en absoluto, no necesitas ms de 7 horas de sueo

    de calidad para descansar correctamente.

    Tan simple como esto, a m me cuesta un poco todava, sobretodo porque a veces

    duermo tarde, pero lo voy a lograr, espero t tambin.

    CONCLUSIN: En simple, levntate 30 minutos antes de tu hora

    acostumbrada, nada ms que eso, oro puro de la forma ms sencilla.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 34

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #2:

    Mira 30 minutos menos de televisin todos los das.

    Esto si te lo esperabas, estoy seguro, no te sientas culpable, todos queremos ver algn

    partido de futbol, un noticiero, una serie o una pelcula, est bien, pero tampoco

    destinemos todo nuestro tiempo libre a estar frente al televisor, eso es perder el

    tiempo, no me puedes discutir eso.

    Considero que se ha terminado la poca de la TV como la conocamos, no dejes que

    un aparato te imponga lo que quieres ver, te ponga comerciales cada 2 x 3, no seor,

    hoy gracias a Internet puedes elegir lo que quieres ver, pelculas, deportes, msica,

    series, todo, todo al alcance de unos pocos clics, sin comerciales, as que pinsalo.

    De esto si me siento orgulloso, no veo absolutamente nada de televisin, nada, cero,

    no agrega valor a mi vida, el fin de semana sigo por ah un par de partidos por internet

    mientras hago otra cosa, siempre, nunca dedicacin exclusiva.

    Estoy siendo muy conservador pidindote que reduzcas solo 30 minutos, pero est

    bien, empecemos con eso, luego volver para pedirte 1 hora y as, hasta que

    abandones este hbito ms daino que beneficioso.

    CONCLUSIN: Apaga el televisor.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 35

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    ACCIN #3:

    Elimina las notificaciones de mensajera instantnea

    El gran enemigo de la productividad de estos tiempos, tu celular y sus benditas

    notificaciones del Whatsapp, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y cuanta red

    social exista.

    Te vas a ahorrar muchsimo tiempo si es que desactivas todas las alertas que

    provienen de estas aplicaciones, tampoco te pido que las desinstales porque de una

    u otra forma pueden tener utilidad en determinado momento, pero s vas entrar a

    echar un vistazo que sea cuando t quieras y no cuando te alerten cada 5 minutos.

    Este agujero negro se ha intensificado con la masificacin de los smartphones, grupos

    para circular videos, fotos, chistes, etc., no hacen ms que perjudicar tu concentracin

    y enfoque, ponle un alto ya mismo, te vas a ahorrar horas de horas, te lo juro.

    CONCLUSIN: Desactiva las notificaciones que tengas ya mismo, decide

    tu cundo vas a entrar, que no te dominen.

    ACCIN #4:

    Reduce tu actividad en las redes sociales

    Que s, que es divertido estar un rato en Facebook, poner algo interesante, compartir

    informacin, todo bien con eso, pero de ah a estar pendiente de cada actualizacin

    de nuestra red y compartir todo lo que se nos pasa por la cabeza es muy daino, y no

    solo para tu productividad sino tambin para tu salud mental.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 36

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Pon restricciones a tu uso de las redes sociales, ingresa dejando intervalos de 3 horas

    o ms, y por favor, no pretendas ponerte al da de todo lo que no viste, no vas a

    terminar nunca, solo piensa cuando entras a un bar y te unes a la mesa donde estn

    tus amigos, en ningn caso pides un recuento de todo lo que conversaron,

    simplemente te unes a lo que estn haciendo en ese momento y listo, para adelante.

    CONCLUSIN: Redes sociales cada 3 horas, como mnimo y durante no

    ms de 5 minutos, suficiente.

    Finalmente, algunos buenos hbitos complementarios a los expuestos, sencillos pero

    con efectos importantes si es que los adoptas a tu vida. Veamos.

    Buenos hbitos productivos a implementar

    Planifica tu da al empezar o mejor an, en la noche anterior, de esta manera

    ganas enfoque al empezar el da.

    Aplica la regla de los dos minutos, si algo te demora ese tiempo o menos hazlo

    ni bien llegue a tus manos, no lo pospongas.

    Aplica a tu vida el principio de Pareto, el 80% del impacto que necesitas se

    obtiene con el 20% del esfuerzo enfocado en lo correcto. El 80% de tus

    resultados se centran en un 20% de acciones, las clave.

    Haz ejercicio, te dotar de mayor energa, adems que cuidars tu salud.

    Dile adis a la multitarea, avanza pendiente por pendiente.

    Aprende a decir no, atrvete, no tienes por qu siempre ceder, aprende a

    confrontar, a negarte a hacer cosas que no te competen, que no necesitas o

    que simplemente no quieres hacer.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 37

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Haz las cosas con calidad, da el 110% siempre, no olvides ponerle tu sello

    personal.

    Adptate a los no productivos, siempre vas a estar rodeado de gente que hace

    justamente todo lo contrario a lo que has ledo en este ebook.

    Haz las cosas con pasin, da todo de ti, disfruta del proceso, lo mejor de la

    mayora de proyectos es el transcurso del mismo y no solamente el resultado.

    El paisaje que vemos por la ventana al viajar es tan hermoso como lo que

    vislumbramos al llegar a nuestro destino. Ojo con ello.

    http://www.cronomaquia.com/

  • 38

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Esta iniciativa est enfocada en mejorar nuestra administracin de la informacin

    digital que tenemos, hablo de correos, documentos, presentaciones, hojas de clculo,

    fotos, videos, imgenes, carpetas, etc.

    La intencin es que ahorres tiempo al encontrar rpidamente tus archivos, dado que

    cada cosa debe tener su lugar, asimismo, debers ser capaz de procesar toda la

    informacin que llega a tus manos sin que eso te abrume, todo eso es posible, veamos

    cmo.

    ACCIN #1:

    Estructura tus carpetas de acuerdo a categoras.

    Una de las mejores formas de ordenar toda tu informacin es estructurar un rbol de

    carpetas que vaya de lo general a lo especfico, donde el primer nivel de clasificacin

    pueden ser tus categoras de vida (salud, finanzas, educacin, carrera, familia,

    trabajo, etc.) y luego hacer un efecto cascada para seguir explotando las sub carpetas.

    La idea es que reflejes esta clasificacin en tus carpetas de archivos, en tus carpetas

    de correo, en tus notas, y en general en todo aquello que implique administrar

    informacin.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/sistema-definitivo-para-la-administracion-de-informacion/http://www.cronomaquia.com/como-organizar-documentos-y-archivos-facilmente/

  • 39

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Un paso siguiente es que esta distribucin de carpetas este siempre disponible para

    ti, para ello puedes usar herramientas como Dropbox o Google Drive por ejemplo, as,

    acceders a archivos ordenados desde cualquier lugar en el que te encuentres y desde

    cualquier dispositivo.

    Estandariza tus categoras de vida para todas las agrupaciones de informacin que

    tengas.

    CONCLUSIN: Define tus categoras de vida y enseguida refljalas en el

    orden que le das a tus carpetas, todos tus archivos deben formar parte

    del rbol de informacin que vayas a crear.

    ACCIN #2:

    Utiliza una bandeja de entrada fsica y digital.

    Algo que te va a servir mucho es crear bandejas de entrada para todo lo que llegue a

    tus manos, en versiones fsica y digital.

    Una bandeja de entrada (que no es la del correo) es el centro de acopio de todo lo

    que cae en tus manos y que no tienes que atender en ese instante necesariamente,

    la potencia de estas bandejas recae en que servirn para acumular todo hasta que

    llegue el momento de procesar su contenido y decidir qu accin tomar por cada

    elemento que saquemos de la bandeja.

    Tu bandeja digital puede ser una carpeta en el escritorio, la que debers vaciar cada

    tantos das, no conviertas esto en un repositorio de archivos infinitos, tienes que

    depurar continuamente.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/tener-exito-en-el-arte-de-procesar-informacion/

  • 40

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Tu bandeja fsica puede ser una bandeja de plstico en tu escritorio, donde pongas

    todo lo que llega a tus manos en cuanto a papeles, promociones, publicidad, etc., es

    una buena idea que tengas una bandeja para asuntos confidenciales tambin, del

    mismo modo que en los archivos digitales, procura que tu bandeja est siempre en

    constante depuracin.

    CONCLUSIN: Crea una bandeja de entrada digital y otra fsica,

    procsalas continuamente, lo que sale de la bandeja no debe volver a

    entrar.

    Finalmente, algunos hbitos adicionales que quiero sugerirte son:

    Buenos hbitos productivos a implementar

    Aplica 5S digital, esta famosa tcnica de mejora para ambientes fsicos tiene

    principios totalmente replicables en tu entorno digital.

    No almacenes cosas que no vas a utilizar, elimnalas sin temores, no te

    conviertas en un acumulador de archivos sin sentido.

    Depura informacin continuamente, cada cierto tiempo revisa lo que tienes

    almacenado y analiza si te sirve o no, ten la certeza que eliminaras ms y ms

    cosas que no te agregan valor.

    Mantn el escritorio de tu computadora limpio, libre de archivos y carpetas,

    cada cosa tiene su lugar, el escritorio puede albergar un par de accesos

    directos, ms nada.

    Nombra correctamente los archivos, facilitara su reconocimiento y bsqueda

    futura, dedica unos segundos a colocar el nombre ms apropiado.

    Gestin tus notas e ideas, tambin es informacin y muy valiosa, puedes probar

    Evernote por ejemplo.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/evernote-mejorar-la-memoria/http://www.cronomaquia.com/evernote-mejorar-la-memoria/

  • 41

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Llega la mejor parte, la de disfrutar lo ganado.

    El peor escenario sera que ganes mucho tiempo y no lo utilices en lo que realmente

    aporta valor a tu vida, enseguida algunas ideas:

    Vulvete experto en algo, aumenta tu autoridad

    Desarrolla ese proyecto que tienes en mente desde hace tiempo, dedcale

    tiempo y cario, apasinate por l.

    Estudia y sigue aprendiendo, actualmente tienes mltiples opciones virtuales

    sobre temas muy especializados, no necesitas de un centro de enseanza

    tradicional necesariamente.

    Ensea, difunde las cosas que dominas, potencia tu autoridad en un nicho

    especfico ayudando a los dems a mejorar.

    Mejora tu marca personal, hay que ser y parecer dicen los sabios, pues es

    cierto, pon un poco de esfuerzo en lucir mejor, en todo sentido.

    Compite y s el mejor en lo que haces

    Encuentra un deporte y entrena, preprate para superarte a ti mismo, compite

    y sube de nivel poco a poco, cada da se un poco mejor.

    Apasinate por alguna aficin, dedcale tiempo de calidad, mejora

    continuamente. Hagas lo que hagas intenta ser el mejor, siempre. El esfuerzo

    no es negociable, tenlo siempre presente.

    6. DISFRUTA DE TU SEMANA DE 8 DAS

    http://www.cronomaquia.com/

  • 42

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Explora y descubre nuevas cosas por hacer

    Viaja y conoce nuevos lugares, nuevas personas, nuevas formas de ver las

    cosas, aprovecha esas experiencias para mejorar personalmente, descubre,

    compara, comparte, disfruta.

    Ve al teatro, conciertos, descubre eventos, quizs encuentres nuevas formas

    de pasarla bien, quizs conozcas ms personas con quien compartir intereses

    similares, conecta.

    Comparte y conecta con los que quieres

    Haz ms actividades con tu pareja, hijos y familiares cercanos, disfruta el

    tiempo enfocndote en ellos, disfruta el hoy.

    Mejora la interaccin con tu familia lejana y amigos, descubre cosas en comn,

    entabla contacto de mayor calidad, retoma contacto si es que lo has perdido

    en algn momento.

    Conoce nuevas personas, comparte dudas, forma grupos y equipos. Aprovecha

    el poder de las redes.

    Hemos llegado al final, yo soy el ms contento de que hayas completado el ebook, no

    dejes de empezar a poner en prctica los consejos, recuerda que puedes aplicar

    variantes, por supuesto que s, es mejor un hecho pronto que un perfecto futuro,

    no lo olvides.

    Te invito a conocer mucho ms de mtodos, tcnicas, herramientas y buenas

    prcticas de gestin personal y productividad en mi blog, ya lo conoces: Cronomaquia.

    http://www.cronomaquia.com/http://www.cronomaquia.com/

  • 43

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Este ebook es parte de un conjunto de herramientas que quiero poner a tu disposicin

    con el objetivo de ayudarte a lograr mejores resultados en tu vida, integralmente.

    Los otros recursos adicionales a este ebook que estoy desarrollando especialmente

    para ti son, por ejemplo:

    Casos Prcticos

    Mapa Estratgico Personal para el Ejecutivo de 30 aos.

    Mapa Estratgico Personal para el Estudiante de hoy.

    Plantillas y Formatos

    La hoja de trabajo para la construccin de tu Estrategia Personal

    La herramienta para que diagnostiques la distribucin de tu tiempo

    Imprimible del modelo de Gestin Personal Integral.

    Guas

    La caja de herramientas ideal para tu vida.

    Tutorial para que gestiones con xito Gmail.

    Interesado en estos recursos gratuitos?, suscrbete a Cronomaquia ya mismo,

    aunque si recibiste este ebook por haberte suscrito ya no tienes que hacerlo

    nuevamente, te har llegar todo lo nuevo a travs del email.

    Quiero suscribirme ahora!

    MUCHO MS EN CRONOMAQUIA

    http://www.cronomaquia.com/https://cronomaquia.leadpages.net/semana-de-8-dias/

  • 44

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    Mi nombre es Edwar Apaza Zavala y me he propuesto nunca dejar de aprender ni de

    compartir conocimiento y experiencias. Todo lo que comparto y difundo tiene la

    intencin de ayudarte a mejorar en aspectos que a m me costaron muchsimo al

    inicio, definitivamente puedo dar fe de que el cambio existe y que s es posible

    revolucionar tu vida, cuando quieres, claro est.

    Me encanta todo lo que tenga que ver con la consultora, la productividad y la

    enseanza, digamos que son las 3 palabras claves que quiero que me definan, estoy

    trabajando intensamente para lograrlo.

    Quiero invitarte a que mantengamos un contacto cercano, que compartas

    informacin conmigo, me cuentes tus experiencias y sobretodo me gustara conocer

    tu opinin sobre lo que has ledo ac y en el blog, quiero escucharte.

    Puedes ubicarme a travs de infinidad de medios, te estar esperando.

    ACERCA DEL AUTOR

    [email protected]

    http://www.cronomaquia.com/https://pe.linkedin.com/in/edwarapaza/https://plus.google.com/+EdwarApazaZavalahttps://www.facebook.com/EdwarApazaZavalahttps://twitter.com/EdwarApaza

  • 45

    Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal www.cronomaquia.com

    TU SEMANA DE 8 DAS

    No quera cerrar el ebook sin antes recomendar todos los sitios que me inspiraron y

    continan hacindolo da tras da. Mucho se lo debo a ellos.

    Dicen que quien deja de aprender ms pronto que tarde se volver obsoleto, realidad

    triste y dura. Nunca dejes de perder esa curiosidad que, por ejemplo, te ha trado

    hasta ac.

    Quiero dividir los sitios que te voy a recomendar en dos grandes grupos:

    Los grandes maestros de quienes aprend casi todo:

    Think Wasabi de Berto Pena

    El Canasto de Jeroen Sangers

    Jernimo Sanchez

    Optima Infinito de Jos Miguel Bolvar

    David Torn 2.0

    Los que conoc en el camino y me ayudan a mejorar:

    Samuel Casanova

    Lean Liblula de Ana Sastre

    Escuela de Productividad de Jos Bermdez Crespo

    Enfoque Carnot de Jess Serrano Dcar

    Cambiando Creencias de Antonio Jos Masi

    Marcando la diferencia de Rubn Alzola

    REFERENCIAS Y LECTURA COMPLEMENTARIA

    http://www.cronomaquia.com/http://thinkwasabi.com/http://canasto.es/http://jeronimosanchez.com/http://www.optimainfinito.com/http://blog.davidtorne.com/es/http://samuelcasanova.com/http://www.leanlibelula.com/http://escueladeproductividad.es/http://enfoquecarnot.com/http://www.cambiandocreencias.com/http://marcaladiferencia.com/