30 trucos para Microsoft Excel

20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última orden o formato aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un número en dos celdas y luego se aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la segunda celda y pulsa “F4”, automáticamente esta celda también adoptara el formato negrita.

Borrar celdas mediante “autor relleno

Borrar celdas mediante “autor relleno”: Se puede utilizar la característica de autor rellenado para borrar el

contenido de las celdas. Sólo se ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el

cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas

toman el color gris y cuando suelte el botón del mouse se borrará el contenido de todas las celdas con color

gris (Figura 4).

Desplazamiento rápido con las barras de

desplazamientoSi bien arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante rápido de una zona a otra de una planilla extensa, si además mantenemos pulsada la tecla “Mayús.” mientras se arrastra con el ratón la barra de desplazamiento, el movimiento será aun mas rápido.

Recalculo manualCuando estamos trabajando en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el cálculo manual desde el menú [Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la opción [Manual] (Figura 5), que nos permitirá hacer el cálculo cada vez que lo deseemos pulsando la tecla “F9”. Resulta útil para evitar confusiones dejar marcada la opción [Recalcular antes de guardar].

Números aleatoriosExcel permite la generación de números aleatorios (al azar) por medio de la función ALEATORIO(). Esta

función devuelve un numero dentro del rango 0…..1. Multiplicando la fórmula ALEATORIO() por un número se

obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero

estará comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si deseamos obtener números sin decimales, debemos

cambiar el formato de la celda. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que

recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción [Pegado

especial] del menú [Edición].

Apertura de un libro al inicio

Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue

automáticamente al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta ARCHIVOS DE

PROGRAMAMICROSOFT OFFICEOFFICE11XLSTART. De esta manera, el libro se abrirá automáticamente

cada vez que iniciemos el programa, independientemente de cómo lo llamemos.

Auto completar más rápido

Cargar datos repetitivos en Excel con la función “Autocompletar” activada es un método bastante veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarla aún más. Si está cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinación de teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto despliega un menú con los valores incorporados previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecerá escrito en la celda siguiente.

Ocultar / Recuperar filas

Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas o columnas ocultas, lo que evita tener “a la vista” celdas con resultados intermedios, o que no nos interesa ver. La forma más simple de ocultar una fila es presionar “CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta la celda actual habrá “desaparecido”. Si la queremos recuperar, simplemente la combinación de teclas “CTRL”, “Mayús.” y “8” la harán aparecer nuevamente.

Insertar un comentario en una celda

Excel perite agregar comentarios en cada celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simultáneamente

“Mayús.” y “F2” dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.

Editar fórmulasCuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos

caracteres o números, al pulsar la tecla “Supr” se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.