TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Margarita Mercedes Vásquez RestrepoAdriana María Carvajal TorresOrfa Liliam Buriticá Restrepo

Grupo de trabajo1

INTRODUCCION El desarrollo de las tecnologías

informáticas ha permitido la aparición de los documentos electrónicos. Libros, revistas y periódicos, pero también otros documentos, comienzan, en algunos casos, a tener su versión electrónica paralela a su versión tradicional y en ocasiones comienzan a existir sólo en su formato electrónico. Nuevos documentos, como los sitios web o las páginas web toman carta de naturaleza.

OBJETIVOS OBJETIVO PRINCIPAL

El objetivo general de este trabajo es comprender la importancia de tener claro todos los conceptos sobre documentos electrónicos y también que desarrollemos la habilidad para utilizar estas herramientas en nuestro diario vivir, pues es lo que se está implementando ahora en el mundo entero, todo lo relacionado con la tecnología y nosotros como estudiantes, de la materia de Gestión de Documentos Digitales debemos desarrollar habilidades para manejar todo lo referente al tema.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Entender y tener claro todas las

características que explican los Documentos Electrónicos

Tener muy bien definido el concepto sobre los Expedientes Electrónicos, Mixtos e Híbridos.

Analizar todo lo relacionado con el proceso de Gestión Documental

Revisar y asimilar todo lo existente en una organización de espacio de trabajo.

Entender todo lo referente a la organización de Documentos Electrónicos

1. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Los expedientes garantizan un acceso eficiente y seguro a la información y su primordial función es la de conservarla y transmitirla. Se llevara a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad órgano o entidad actuante según proceda.

El Expediente Electrónico ofrece entre otras ventajas:

Seguridad Comodidad Rapidez Ecología y ahorro Reducción de Costo Maximización de su Espacio Físico Disminución de Riesgos Mayor Accesibilidad Información Valiosa

EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS El expediente electrónico es el conjunto de

documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga.

El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según procesa. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico permitirá su recuperación cuando se requiera.

Este "expediente electrónico" reemplazará en el futuro los documentos tradicionales por los elaborados exclusivamente en soporte informático.

Los expedientes deben contener:

Su organización y estructura que debe reflejar el trámite que soporta.

Contener los datos y los metadatos de cada uno de los documentos, y se debe establecer desde el momento en que inicia la producción documental de un determinado tramite.

2. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO(Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de

archivo)Conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales relacionados entre sí y conservados en parte en soporte electrónico. CARACTERISTICAS

Gestión de documentos electrónicos eje temáticos. Tienen un principio y fin claramente determinados. Existe un vinculo de tramite y gestión entre cada uno de los

documentos que lo conforman. Obras en diferentes instancias o dependencias que aportan

documentos para la gestión correspondiente. Responde a un trámite que debe ser cuestionado de acuerdo con

procesos y procedimientos previamente establecidos. Tiene un principio y fin claramente determinados. Forman series documentales. Documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos.

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO La función mixto producir almacenar y

mantener documentos en soportes físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como son el microfilme, medios electrónicos, y se relacionan entre sí de tal manera que llegado a este punto de convergencia que garantice la conservación de los documentos por todo el tiempo que sean requeridos.

3. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión Documental, en la Ley General de archivos, Ley 594 del 2000, la define como un conjunto de actividades administrativas Y técnicas, tendientes a la planificación, manejo, y organización de la documentación producida y recibida por la institución desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su organización y conservación.

Por lo tanto el proceso de gestión documental comprende un conjunto de operaciones tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos y que en su conjunto buscan racionalizar la producción documental, facilitar la recuperación oportuna de la información y regular la organización de los archivos.

4. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Para iniciar hay que saber las normas que requieren la gestión

documental de un archivo, así mismo de una organización. Se deben conservar adecuadamente los documentos incorporando unos requisitos archivísticos para el control de los documentos durante el ciclo de vida, garantizando su calidad e integridad permanente.

Los documentos se deben almacenar y manipular en soportes y formatos garantizando su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación durante el tiempo que sea necesario.

Se deben diseñar los sistemas de gestión de documentos electrónicos, buscando que permanezcan accesibles, auténticos y confiables, además de utilizables, durante su tiempo de duración, a menos que se realice algún cambio operado en el sistema.

PRINCIPIO BÁSICO DE SEGURIDAD

Conservar nuestro lugar de trabajo limpio y ordenado es uno de los principios importantes en una organización, se debe eliminar cualquier elemento innecesario mientras realizamos nuestras labores, pues perjudica nuestro control visual pues inducen a cometer errores. La idea es mantener nuestro sitio de trabajo organizado de acuerdo con la clase de objetos o material y frecuencia con que los utiliza, o sea la idea es organizar en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas que requiere para el ciclo de la tarea. Lo importante es no llenar el escritorio de papeles o documentos que no se utilizan frecuentemente, es mejor colocarlos en un sitio diferente.

Otra de las cosas importantes sobre este tema es no llenar el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas.

ILUMINACIÓN RUIDO Y TEMPERATURA

Una de las cosas importantes para nuestro lugar de trabajo es la iluminación y ojalá que sea la correcta para aumentar la eficacia en nuestro trabajo. Se necesita que sea tenue y que no provoque deslumbramientos o reflejos.

Importante también que las bombillas ojalá sean incandescentes normales a los tubos fluorescentes, pues suelen emitir cierto centelleo y puede provocar molestias.

El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad e irritación.

Otro contaminante de ruido son los equipos de oficina que pueden causar ciertos ruidos, como son las maquinarias informáticas, impresoras, fax, etc.) Pues pueden emitir sonidos agudos o perturbadores.

RUIDO Y TEMPERATURA Se recomienda alejar los focos de ruido de

las áreas de trabajo, además encerrar ese tipo de herramientas como impresoras en lugares acústicos. Otro factor especial es si se siente mucho frío o calor, pues produce incomodidad o somnolencia, ansiedad e inquietud Por lo tanto se debe mantener una temperatura ambiental entre 19 y 24 grados centígrados y una humedad relativa entre 40% y 70%

5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El correcto manejo de la información electrónica es una ventaja competitiva que cualquier empresa debe buscar. La organización de los documentos electrónicos debe involucrar herramientas y procesos que involucren el correcto almacenamiento, ubicación y disponibilidad para utilizar la información en forma de textos, gráficos, videos, audios y otros soportes

Si va a crear o guardar documentos propios de la función de una dependencia, por ejemplo actas, proyectos etc., se debe clasificar la información siguiendo el mismo esquema utilizado para la determinación de las series y subseries documentales de la organización, se debe utilizar los mismos nombres asignados a las series y subseries en las tablas de retención.

Los diferentes sistemas informáticos permiten manejar subdirectorios o carpetas que corresponden a su vez a categorías que pueden ser prefijadas antes de archivar los documentos. Estas categorías se pueden asimilar a las series documentales y pueden subdividirse de acuerdo con las necesidades de cada

organización.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Es indispensable antes de crear un documento se determine la categoría a la cual pertenece (serie), otra situación importante de controlar en la gestión de documentos electrónicos, es la relacionada con la denominación de los documentos la cual se debe hacer con las denominaciones correspondientes a los asuntos que tratan, cualquier otra denominación conduce a la pérdida de información e impide una consulta eficiente.

De la misma manera es necesario que las personas responsables de crear documentos en formato electrónico, conozcan las diferentes posibilidades de uso que ofrecen los sistemas instalados en los equipos y comprendan las implicaciones de uso, así como aquellas relacionadas con una adecuada gestión de la información.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Con la creciente utilización de la tecnología en la creación y administración de los documentos electrónicos el profesional de la información debe estar preparado y recomendar las siguientes estrategias:

Identificar el nivel tecnológico en el que se encuentra la organización

Identificar problemas en el manejo de la información en formato electrónico

Adoptar un proyecto de gestión electrónica de documentos que involucre calidad, seguridad y control

Al hacer la evaluación de soluciones en la organización de los documentos electrónicos se debe buscar las que respondan a las necesidades del presente y con visión de futuro, que sean ampliamente probadas y en lo posible con respaldo en el país donde se desarrolle el proyecto

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Una solución tecnológica para la organización de los documentos electrónicos debe cumplir los siguientes requerimientos:

Amigable y fácil de usar, arquitectura abierta e interfaz gráfica, de fácil mantenimiento, actualizable, con herramientas para integración a otros sistemas, al mismo tiempo la información debe estar disponible para distribución y consulta en la intranet, internet u otras redes de las entidades.

También la implementación de procesos electrónicos en el manejo documental requiere claridad y profundidad en los siguientes aspectos: redefinición y conceptualización del manejo documental, alternativas tecnológicas ofrecidas en el mercado, seguridad, valor legal o probatorio, siempre persiguiendo tener una solución integral

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Al mismo tiempo tener en cuenta los factores de éxito en el proyecto tecnológico como los factores organizacionales que involucra: recursos económicos, resistencia al cambio, falta de sinergia, capacitación, y la misión de la organización. Los factores externos como: nivel de desarrollo de la tecnología que se pretende incorporar, condiciones del mercado del software, el mercado de proveedores, el soporte técnico y la capacitación. Factores tecnológicos como: la plataforma tecnológica actual, el nivel de desarrollo tecnológico de la organización, los problemas de incompatibilidad, etc.

Con base en lo anterior, doctrinariamente puede conjugarse lo que se llama equivalencia funcional en el sentido de que un programa de gestión documental aplicado a documentos análogos, también puede aplicarse a documentos en formato electrónico.

BIBLIOGRAFÍA Expediente electrónico [internet]. [Consultado 2011 marzo

24]. Disponible en: ww.jcyl.es/scsiau/Satellite/pr/ds/MunicipiosDigitales/vnd.ms...

ZAPATA, Carlos Alberto y ABDALA, Adalgisa. Pautas y lineamientos para el manejo adecuado de la información electrónica. En: Revista de la Universidad de la Salle. Mayo, 2002. no. 33, p. 45-56.

http://www.slideshare.net/MisAntropa/gestin-de-doc-electrnicos

http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos