Universidad Dominicana

O&M

Grupo No. 3

Sustentantes: Matrículas:

Iswary Durán Delgado 14-MCTN-1-024

Awilda Soriano 14-MCTN-1-175

Leandro Grullón 05-SCTN-1-232

Nimayri Yulissa Feliz S. 14-MCTN-1-025

Previlón Sendie Previl 14-MAEN-1-035

Carolina Mesa 14-MAEN-1-004

Marión Canó 15-MAEN-1-034

Anyelo Rubio de León 14-MCTN-1-004

Johan Javier Lagares Lara 14-MCTN-1-044

Asignatura:

Sistema de Contabilidad

Profesor:

Pedro Molano

Tema:

Los Organigramas

Sección:

0501

Fecha de Entrega:

Viernes 23 de Octubre de 2015

INTRODUCCIÓN

Toda empresa responde a una estructura organizativa, independientemente su tamaño, nivel de

organización, entre otros. En efecto de lo anterior, dicha estructura se hace visible a través de una

herramienta muy práctica que permite darle forma y carácter organizacional, esta es: “Los

Organigramas”.

Un organigrama conjuga en forma gráfica la estructura organizacional de una empresa o entidad

sin importar la naturaleza de la misma, traduciendo e indicando a su vez de manera esquemática,

todos los elementos que conforman dicha entidad, pudiendo ser estos: las diferentes posiciones o

puestos de trabajo, las líneas de autoridad pertinentes, sus líneas de comunicación y asesoría,

entre otros elementos no menos importantes; dichos elementos se organizan en forma jerárquica.

A través de estas herramientas tan prácticas, las empresas y entidades pueden ofrecer

información oportuna al respecto de las características generales de la organización, por ende,

resulta de mucha importancia su aplicación

Este trabajo recopila los aspectos con mayor grado de preponderancia sobre los organigramas, su

origen, su uso, funciones, entre otros elementos que complementan el contenido del tema.

Se espera captar la adecuada atención de los analistas de esta investigación y que dicho proyecto

resulte satisfactorio.

LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o

de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y

muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad,

relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.

Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de una actividad.

El término también se utiliza para nombrar a la representación gráfica de las operaciones que se

realizan en el marco de un proceso industrial o informático.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y cumple con un

rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de la organización.

2.1- Estado Preliminar

Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de

una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se

designan las gráficas en las que se representa la estructura de un organismo social.

Origen de los Organigramas

No es inverosímil que los egipcios antiguos hayan documentado sus métodos de organizar la

división del trabajo para sus grandes proyectos de obras públicas en algunos de estos formatos.

Sin embargo, el primer organigrama fue creado probablemente en 1854 por Daniel McCallum,

superintendente de la compañía de ferrocarril de Nueva Cork y Erie McCallum era responsable

de crear una línea de casi 500 millas que iba desde la ciudad de Jersey, a través de Pennsylvania

de Nueva Cork, hasta las orillas de los Grandes Lagos.

Pasos para elaborar un Organigrama:

1. Elaborar una lista de funciones y sub-funciones probables;

2. Compararla con una lista de comprobación;

3. Preparar cuadros o plantillas, y

4. Diseñar el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada de las

actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación,

explicación de líneas y símbolos especiales.

Finalidad:

Desempeña un papel informativo.

Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación

entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la

estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Manual de organización

Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un

organigrama. Los manuales de organización exponen la estructura de la empresa; señalan los

puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados

de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las actividades de

los órganos de la empresa.

El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos

correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones,

y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los demás de la empresa.

Tipos de manuales de organización:

a. Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa.

b. Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad administrativa en

particular.

El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay dos

herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las

descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las

líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades

y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave.

Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la

empresa.

Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran:

Presentación o identificación

Índice o contenido

Prólogo o introducción

Directorio

Antecedentes históricos

Objetivo

Estructura orgánica

Organigrama

Estructura funcional

Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos: Conocer y entender los

objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se pretenden alcanzar.

Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa.

El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de los

casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de

expertos, éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la estructuración

de la empresa.

El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y humanización de las

relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.

Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios

estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinámicas y flexibles es una

tendencia en las empresas de hoy en día.

2.2- Organización Y Clasificación De Las Compañías

Una organización es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que

actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos

humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada

por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.

La organización es el resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles

(humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren

los fines propuestos.

Principalmente, podemos clasificar a las organizaciones en dos grandes grupos, de acuerdo a su

carácter y busca de rentabilidad:

Organización lucrativa: recibe su nombre ya que la misma posee fines de lucro, es decir

que además de buscar una rentabilidad social, busca una rentabilidad económica. Este

concepto lo podemos simplificar diciendo que son aquellas organizaciones que buscan un

beneficio económico.

Organización no lucrativa: Son organizaciones sin fines de lucro, es decir que su

objetivo principal no es la búsqueda de un beneficio económico.

La Empresa como organización:

En economía se define a la empresa como "la unidad básica de producción de bienes y servicios",

podríamos mejorar esta definición diciendo que "la empresa es un conjunto organizado de

factores de la producción dedicado a la producción de bienes y servicios a cambio de un

beneficio económico".

Podemos definir a la empresa desde dos perspectivas:

Socialmente, la empresa es una organización lucrativa, que proporciona trabajo

remunerado y emplea capital.

Económicamente, la empresa es una organización cuyo fin principal es obtener un

beneficio económico.

Las funciones de la empresa son:

Función de compras: Corresponde al aprovisionamiento de materias primas, materiales,

productos semielaborados, o productos terminados.

Función de producción: transforma las materias primas, o los productos semielaborados,

en terminados y listos para su comercialización y posterior distribución.

Función de comercialización: Distribuye los bienes y servicios a los mercados

correspondientes, proporcionando los ingresos necesarios para la empresa.

Función financiera: Constituyen los fondos que requiere la organización para desarrollar

su actividad. La función financiera, se ocupa de conseguir los mismos.

Función de investigación y desarrollo: Es un proceso que constituye en prever

contingencias futuras. Parte de la formulación de objetivos, establece los cursos de acción

necesarios, y secuencia y determina las operaciones que deben realizarse para

alcanzarlos.

Podemos clasificar la empresa desde distintos aspectos:

Según la titularidad del capital de la empresa:

Empresa privada: Es aquella que corresponde a particulares.

Empresa pública: El estado, u otros entes públicos son los propietarios.

Empresa mixta: La propiedad es compartida entre los particulares y el estado o entes

públicos.

Según el número de propietarios:

Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.

Empresa societaria: Los propietarios son dos o más personas que se asocian para

desarrollar una actividad en común.

Según los sectores de actividad:

Empresa del sector primario: Su actividad se relaciona con los recursos naturales.

Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias, o la

transformación de bienes.

Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de servicios.

Según a la actividad que se dedique:

Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de recursos que

se encuentran en el subsuelo, como ejemplo están las empresas de petróleos, auríferas, de

piedras preciosas y de otros minerales.

Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales,

semi-elaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una utilidad.

Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado.

Industriales: Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o

semielaborados como las fábricas de telas, de muebles, de calzado, etc.

Servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la

comunidad, ya sea de salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros

y otros varios.

Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen

agrícola y pecuario. Dentro de los más comunes encontramos las granjas agrícolas, las

granjas porcinas, avícolas, apícolas, invernaderos, haciendas de producción agrícola etc.

Según la dimensión de la empresa:

Grandes: están conformadas por más de 400 trabajadores.

Medianas: están conformadas por entre 50 y 400 trabajadores.

Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores.

Según su personalidad jurídica:

Personalidad física: La empresa individual y su propietario tienen la misma personalidad.

Personalidad jurídica: Es cuando la personalidad de los propietarios no es la misma que

la de la organización o sociedad.

Según su naturaleza jurídica:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas, colectivas, en comandita, de

capital e industrial, de responsabilidad limitadas, de capital por acciones, anónima, en

comandita por acciones, de economía mixta, sociedades cooperativas, etc.

Según su relación o vínculos con otras empresas:

Independientes: aquellas que no mantienen relaciones o vínculos con ninguna otra

empresa.

Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación del capital

es superior al 10% pero inferior al 50%. En ellas existe un vínculo pero no una relación

de dependencia ya que no se posee el control absoluto.

Controlantes y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen más del 50%

del capital de otra, influyendo en sus decisiones y el control de la misma. Las segundas

son dependientes, es decir que el capital, el control, y las decisiones están en manos de

otros.

Según el origen de su capital:

Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del propio país.

Empresas extranjeras: Los capitales provienen de otros países.

Según su ámbito geográfico:

Globales, nacionales, regionales, locales.

Organigrama General y Organigrama Departamental

Un organigrama sirve para indicar gráficamente la estructura organizativa de

una empresa u organización. Es preciso y el mismo refleja fielmente la estructura organizativa y

la división jerárquica que ostenta una empresa, ya que además de ser una herramienta muy útil

para mostrarle al afuera cómo es su disposición y funciones principales, servirá internamente

para que los empleados de la empresa u organización conozcan sus características generales,

asimismo como el lugar y función que ocuparán en la misma.

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad

para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos

aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos

de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos. En este caso hablaremos más de

los organigramas según su ámbito, los cuales se dividen en: Generales y Departamentales

2.3-Organigrama General:

Contienen información

representativa de una organización

hasta determinado nivel jerárquico,

según su magnitud y características.

En el sector público pueden abarcar

hasta el nivel de dirección general

o su equivalente, en tanto que en el

sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina .Contienen información

representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su

magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se

llaman también carta maestra. Ofrece la representación completa de una entidad, mostrándose las

áreas principales en que está dividida.

2.4-Organigrama Departamental:

Muestran en forma particular la

estructura de un área de la

organización. Nos da una visión de

la forma en que se compone una

Gerencia o Departamento,

pudiendo también reflejar áreas

donde se agrupan dos o varias

unidades comunes dentro de la

organización. En este organigrama

cada departamento tiene un responsable, unos subordinados, unas funciones a realizar y unos

objetivos bien definidos. Proporcionan una mayor información de manera detallada de cada uno

de los departamentos.

Otros Tipos de Organigramas

Basándonos en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro

"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la

Administración de Organizaciones"), ponemos a consideración del lector la siguiente

clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su contenido y 5)

por su presentación o disposición gráfica.

Entendiendo por organigrama, esquema de la organización de una empresa, entidad o de una

actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación gráfica de las

operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o informático.

1. Por su naturaleza. Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en

forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo

corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque

también puede utilizarse en el sector privado.

2. Por su finalidad. Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el

objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información

accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades

del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general

cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información

que presentada en un organigrama permite la ventaja de la De puestos, plazas y

unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o

necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las

personas que ocupan las plazas.

3. Por su presentación o disposición gráfica. Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la

parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son

los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de

organización recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto

que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para

ampliar las posibilidades de la gráfica. Se recomienda utilizarlos en el caso de

organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un

mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que

aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se

ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa

un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último

círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las

unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas

están indicadas por las líneas que unen las figuras.

¿Qué es un Diagrama?

Un diagrama es un gráfico que presenta en forma esquematizada información relativa e inherente

a algún tipo de ámbito, como ser la política o la economía de alguna nación o empresa y que

aparecerá representada numéricamente y en formato tabulado.

Generalmente, los organismos, o como bien decíamos más arriba, los gobiernos y empresas,

suelen echar mano de los diagramas para facilitarle al resto de la gente la comprensión de

importantes cantidades de datos, los cuales presentados en bruto serían prácticamente

inentendibles para cualquiera de los mortales que no se ocupen ni sean especialistas en la

cuestión y también para como consecuencia de la relación que se da entre estos mismos y en

caso que sea necesario, la realización de cálculos electrónicos.

Está ampliamente probado que el cerebro reconoce más fácilmente los dibujos, por eso, presentar

los datos de esta forma hace que sea más comprensible cualquier cuestión, por ejemplo, para que

una empresa le muestre a sus clientes los servicios que ofrece o para capacitar al personal de la

misma, además del ahorro de páginas de texto que esto de los gráficos supone ya de por sí.

Uno de los diagramas más utilizados es el que se conoce con el nombre de Diagramas de flujo,

que es aquella forma más tradicional de mostrar y especificar los detalles algorítmicos de un

proceso, convirtiéndose en la representación gráfica de un proceso que supone la intervención de

una multiplicidad de factores.

Comúnmente este tipo de diagrama y a razón de lo que expusimos más arriba, que los diagramas

son utilizados por varios campos para presentar más comprensiblemente los datos, es

ampliamente utilizado en sectores/disciplinas como ser la programación, economía, psicología

cognitiva y la industria.

El diagrama de organización debe reflejar, entre otros aspectos, el patrón básico de trabajo de

una institución, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes o

unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre éstas; las líneas de autoridad; y los canales de

supervisión. En el diseño de esta gráfica son fundamentalmente importantes los siguientes

aspectos:

1. La ubicación que se le da a cada unidad mayor de la organización a representarse en el

diagrama.

2. Las figuras geométricas

3. Las líneas que enlazan las figuras geométricas.

4. Los nombres de las unidades de trabajo

2.5-Organigrama Del Área Financiera

Se tiende a pensar en el departamento financiero como un centro de costes que no aporta valor

añadido ni beneficio a la compañía. Es decir, que simplemente se centra en preparar los estados

financieros y las obligaciones legales y fiscales de la organización. Nada más lejos de la realidad,

se trata de un departamento que aporta valor añadido a la empresa facilitando información a la

Dirección General y a las diferentes direcciones funcionales para la toma de decisiones y la

mejora continua de todos los procesos.

Existen muchos tipos de empresa y por lo tanto también encontramos diferentes estructuras en

los departamentos financieros de las mismas. Para entender bien las diferentes estructuras de un

departamento financiero primero debemos plantearnos cuales son las principales funciones que

este departamento desarrolla.

Los responsables de las finanzas de las empresas revisan el pasado, hacen una foto del presente y

se proyectan en el futuro.

Debajo de la figura del Director Financiero encontramos las dos áreas que forman el

departamento: Contabilidad y Control de Gestión.

El departamento de contabilidad es el que “fotografía” mes a mes el estado actual de la empresa,

se encarga de reflejar el estado de las cuentas. Excepto en las pequeñas estructuras que tienen un

único Contable, hoy en día en todas las empresas aparece la figura del Responsable de

Administración y Contabilidad, es una persona clave en el organigrama de una sociedad. En el

seno de las pequeñas y medianas empresas, el Responsable de Administración y Contabilidad

asume funciones de Director Financiero. Gestiona un equipo que elabora, centraliza y controla la

información financiera y contable que resulta de la actividad empresarial. Además de supervisar

la contabilidad general y la fiscalidad, puede llegar a controlar los créditos de clientes y la

tesorería.

Colabora en la elaboración del presupuesto sólo o junto al Contralor (dependiendo de la amplitud

de la empresa) y realiza los reportes del cierre según las normas contables determinadas. Por

último, se puede encargar también de tareas administrativas propias de la oficina, así como de

la elaboración y gestión de las nóminas de la plantilla.

Sin lugar a duda, una de las funciones de mayor relevancia de todo ejecutivo de una empresa, es

tomar decisiones y planificar actividades futuras. Por esta razón necesita de forma imperiosa

conocer la situación real de su empresa así como un doctor necesita saber sobre la condición de

su paciente, para prescribir un tratamiento. Es por eso que en el caso de las grandes empresas el

Director Financiero tiene el reporte no únicamente del Responsable de Administración sino que

también cuenta con un Director de Control de Gestión que se encarga de garantizar la fiabilidad

y la pertinencia de los diferentes indicadores y herramientas de gestión. Este departamento

aporta a la Dirección General y a las direcciones operacionales (marketing, comercial,

producción, recursos humanos…) los elementos de análisis necesarios para el control de la

empresa.

En las empresas donde el brazo comercial tiene vital importancia existe la figura del Contralor de

Gestión Comercial, este tiene la tarea de aportar al Departamento Comercial verdaderas

herramientas de ayuda para la toma de decisiones, ya que es el responsable de analizar la

rentabilidad de los productos. Su tarea se centra en asegurar los procesos presupuestarios y

revisiones anuales; el cálculo y seguimiento de la evolución de márgenes/resultados para cada

línea de producto, mercado, clientes, canales de distribución y en participar activamente en el

Plan de Marketing.

Ejemplo de un organigrama del Área Financiera de una Empresa:

CONCLUSIÓN

Al analizar la investigación presente, se ha podido constatar la importancia tan elevada que

poseen los organigramas dentro de las empresas y entidades. Es evidente que esta herramienta es

un complemento fundamental de todo sistema contable y que la misma permite tener una

representación gráfica directa proporcionando así información sobre la estructura organizativa de

las entidades.

La finalidad de los organigramas es fundamentalmente informativa: proporcionar información

sobre los diversos elementos que conforman la empresa en cuestión, aunque no necesariamente

la totalidad de su estructura. No obstante, esa herramienta permite tener identificados los

elementos necesarios y comprender así, como desarrolla día a día sus operaciones.

Para concluir, se tiene a bien citar la siguiente frase: “La mejor estructura no garantizará los

resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso”.

-Javier Díaz, 2009-

BIBLIOGRAFÍA

Carpio,. d. (s.f.). Sistemas y Procedimientos Contables.

Definición de Organigrama. (s.f.). Obtenido de Definición.de: http://definicion.de/organigrama/

Franklin, E. B. (1998). Organización de Empresas. México: McGRAW-HILL.

La Organización del Departamento Financiero. (s.f.). Obtenido de UDIMA:

http://www.adeudima.com/?page_id=343

Tipos de Organigramas. (Julio de 2009). Obtenido de PromonegocioS.net:

http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

Zuani, E. R. (n.d.). Introducción a la Administración de las Organizaciones.