Trabajo módulo iv

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO.

FACULTAD DE HISTORIA.

DIPLOMADO EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

TRABAJO FINAL DEL MÓDULO IV: LAS TIC PLICADAS A LA GESTIÓN DE ARCHIVO.

EXPOSITORA: MARÍA CENTENO JIMÉNEZ

RESPONSABLE: FERNANDO SIERRA ZAVALA

MORELIA, MICHOACÁN DICIEMBRE 2011.

INTRODUCCIÓN El presente trabajo es la cuarta pieza de una investigación que

forma parte del Diplomado en Gestión de Documentos y Archivo que entre septiembre y diciembre de 2011 imparte la Facultad de Historia de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, específicamente del Módulo IV. Las Tic aplicadas a la gestión de archivo , que fue expuesto por la Maestra. María Centeno Jiménez.

Toda dependencia y/o institución que corresponda a la administración pública o privada, por el desarrollo propio de sus actividades, genera una indeterminada cantidad de documentos que son recibidos, separados, clasificados y organizados por un departamento o área concreta. Esto con la intención fundamental de integrar un archivo documental, fotográfico, hemerográfico, electrónico o de cualquier otra índole posible.

Por lo antes señalado, debemos decir que la importancia de tener un archivo debidamente organizado consiste en conservar cada uno de los expedientes ordenados y ubicados con la finalidad de contar con ellos de una manera rápida y de sencilla consulta que posibiliten eficazmente las resoluciones de los trámites administrativos que ejecutivos, funcionarios y personal diverso tenga que resolver y/o bien para la reconstrucción escrita de la historia institucional, municipal, estatal y nacional, según corresponda el caso.

Por corresponder este apartado a los principios, la metodología, las técnicas, la clasificación, creación y conservación de los documentos electrónicos, nos ocuparemos de la elaboración de diversos trabajos prácticos en donde conozcamos las ventajas de la aplicación de la tecnología al área de la gestión documental de la cual somos responsables en la dependencia donde laboramos.

Morelia, Michoacán, México. Diciembre 2011.






“CUADRO COMPARATIVO SOBRE LA BASE LEGAL O NORMÁTIVA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN CHILE, ESPAÑA, MÉXICO Y PANAMÁ”.



CARACTERISTICAS CHILE ESPANA

MEXICO

PANAMA

Definición de conceptos de sistema electrónico

Si No Si Si

Se aplica todo el territorio nacional

Si Si No Si

Hablan de las características del documento electrónico

Si Si Si Si

Dividido en artículos Si Si Si SiLos documentos no se pueden modificar sin fundamento legal.

No Si Si Si

La base de datos es pública Si Si Si SiToda acción administrativa debe de estar en soporte electrónico

Si Si Si Si

Transitorios Si No Si SiSeñala responsables Si Si Si Si

La tabla comparativa tiene que ver con las diferencias y similitudes encontrada en el documento electrónico de cuatro países.

- En los cuatro casos su creación fue impulsada desde las esferas gubernamentales con la intención de tener un registro general de las personas físicas y morales obligadas a realizar ciertos trámites fiscales y administrativos y con ello contar con un mejor control en la recaudación de impuestos.

- En los cuatro casos analizados el reglamento- ley es aplicado a particulares, servidores públicos y a empresas nacionales y extranjeras domiciliadas en territorio local y/o nacional.

- En todos los casos "analizados" se detecto una labor de convencimiento por parte del Estado para incorporar al mayor número de usuarios a esta nueva tecnología.

- El cuadro comparativo aquí analizado tiene que ver con los documentos electrónicos almacenados por y desde una reglamentación estatal con el propósito de alcanzar una eficacia administrativa de particulares y empresas, públicas y privadas.

- La implementación de normas para el uso de documentos electrónicos, ayuda en gran medida a las instituciones para poder organizar y conservar este tipo de archivos, es por eso que se deben fijar bien las directrices y los aspectos que se deben tomar en cuenta, los diversos formatos, los documentos adjuntos, asegurando siempre la integridad, autenticidad y confiabilidad.






“ DETERMINAR LOS ELEMENTOS Y LAS CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO Y ANALIZAR LA GESTIÓN

DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”.



CARACTERÍSTICAS

Hablan de la Gestión Documental aplicada a los documentos papel y a los electrónicos para cumplir las funciones de un Archivo : conservar, organizar y servir.

Utiliza y sugiere la Metodología ISO-15489

OBJETIVOSUna vez que se convirtieron a documento electrónico, que puede ser

alguna base de datos en PDF, se sugiere que como medida de seguridad la necesidad de algún tipo de migración que asegure la supervivencia a largo plazo de los documentos.

CONCLUSIÓNDe acuerdo a las políticas o normativas establecidas en las instituciones

estas pueden brindar y/o restringir el acceso a la información aún siendo pública.

El archivo digital/electrónico debe ser un complemento del archivo tradicional y viceversa.

Los documentos/expediente independientemente de su naturaleza no pueden ser alterados mutilados, robados. Su acceso debe ser científico, cultural, tecnológico.






“ DETERMINAR LOS ELEMENTOS QUE ALGUNAS EMPRESAS OFRECEN PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN”.



Empresa DMS

Ofrece una gestión documental completa, es decir puede aplicarse a los archivos de trámite, de concentración e históricos.

Un archivador central que es una computadora, será el responsable de almacenar los documentos.

Se tiene la certeza de poder recuperar los documentos y de localizar con prontitud los mismos.

Se archivan de modo automático todos los documentos generados diariamente.

Acceder a los documentos por palabras claves, en cualquier soporte, papel, electrónico, etc.

Ahorro de tiempo y recursos (financieros y humanos). Evita perdidas de documentos, sobre todo en cuestiones como

facturas. Los documentos en papel se escanean, se hacen índices, y se crean

palabras claves. Los documentos electrónicos solo se arrastran al archivador central. Protección de los documentos contra calamidades naturales o

accidentales.

Empresa NORMADAT.

Se encarga desde la recolección de documentos, su traslado y gestión. Una vez que las unidades de transporte llegaron a su destino, se

descarga la documentación de manera ordenada. Después de concluir con el proceso de digitalización, se hace un índice

por materia, contenido, fecha o cualquier otro tipo de acuerdo con las necesidades de la empresa, institución dependencia.

La documentación se entrega al cliente, junto con su respaldo electrónico, si este así lo decide.

Se le hace saber al cliente, que la custodia de los documentos se hace en un depósito muy seguro contra incendios y otras calamidades naturales.

Se informa al propietario de los documentos, que se cuenta con bóvedas de seguridad para documentos en soportes especiales.

En caso de que el cliente lo quiera se puede destruir la documentación en presencia de personal de ambas empresas para tener la certeza del proceso.

Se gestionan los documentos en todas las fases. Si se acuerda la custodia física de los expedientes y en caso de

requerirlos, la entrega los documentos se realiza en forma rápida.

Empresa DOCUWARE.

Esta empresa brinda el servicio de almacenar y organizar las facturas. Se copian e imprimen en una tiffmaker para mayor seguridad. Se hacen índices de lo resguardado. Se da la certeza de que no se pierden las facturas y otros documentos. Compatibilidad con cualquier software comercial. En caso de requerir un documento, las búsquedas son rápidas. En caso de que el cliente lo decida, se proporciona el servicio de

almacenamiento físico de los documentos.

EMPRESAS DMS NORMATAD PETERSVENTAJAS Facilitar la consulta

cotidiana de la información.Todo lo almacena en un archivador central.Se tiene acceso a todos los documentos.Optimización de recursos y tiempo.Se localizan por índices.Migración inmediata.Tiene sello digital.Saca palabras clave automáticamente.

Describe el recorrido del documento.Se puede consultar a través de la red.Custodia de la documentación en cajas debidamente localizables.Entrega de documentos en forma rápida.Respaldo y destrucción de los documentos.15 años de experiencia.

Puede ser compatible con cualquier software comercial y es un apoyo al área de informática.Se crea un respaldo de todos los documentos que se imprimen.

DESVENTAJAS No habla de una seguridad en cuanto al servidor.No dice el precio.No mencionan la ubicación, ni horarios.

No habla de una seguridad en cuanto al servidor.No dice el precio.No mencionan la ubicación, ni horarios.

No habla de una seguridad en cuanto al servidor.La información solo se maneja en CD y USB.No informa si se destruye la documentación. No dice el precio.No mencionan la ubicación, ni horarios.






“ DETERMINAR LOS ELEMENTOS Y LAS CARACTERÍSTICAS DE FOTOGRAFIAS Y MAPAS”.



1.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia

MX-16/053/AGHPEM

1.2 Titulo Mapa del Distrito de Jiquilpan de Juárez

1.3. Fecha Año de 1895

1.4. Nivel de descripción

Colección de Planos de los 16 Distritos del Estado de Michoacán.

1.5.Volumen y soporte

1, Soporte Papel

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGODIPLOMADO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

MÓDULO No.4 LAS TIC APLICADAS A LA GESTIÓN DE ARCHIVOSDESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: fotos y mapas

2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor

Litografía Escuela Industrial Militar Porfirio Díaz, Morelia.

2.2. Historia de la Institución

La Secretaria de Gobierno se funda a partir de 1824 cuando el Estado de Michoacán forma parte de la Federación el Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán.

2.3. Historia del Archivo El Archivo Histórico del Poder Ejecutivo fue Fundado el 30 de Noviembre de 1891, durante la administración de Aristeo Mercado.

2.4 Forma de ingreso Transferencia

3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1.Contenido Describe la situación geográfica del Distrito de Jiquilpan, Identifica los Pueblos Villas y Rancherías, además de los caminos terrestres, las vías de comunicación telegráficas y telefónicas. Describe los limites distritales y estatales.

3.2 Valoración, Selección y Eliminación

Se encuentra en Buen Estado.

3.3 Nuevos Ingresos N/A (No Aplica).

3.4 Organización Planeros metálicos.

4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO

4.1Condiciones de acceso

Presentando Identificación ficha de registro de consulta.

4.2. Condiciones de reproducción

Restringida.

4.3 Lengua de los documentos

Español

4.4 Características físicas

Mapa, fiel copia del original.

4.5 Instrumentos de descripción

Inventario y utilizando la Norma ISAD-G

5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA5.1 Existencia y localización de los documentos originales

Si existen y se localizan en la Mapoteca del Archivo General e Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán.

5.2 Existencia y localización de copias

Es fiel copia de su original.

5.3. Unidad de descripción relacionadas

Inventario.

5.4 Nota de publicación 6. AREA DE NOTAS

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1 Nota del Archivero Norma ISAD-G, Presentación de Humberto Smith mediante unas diapositivas, y revisando el libro Pueblos, Villas y Ciudades.

7.2 Reglas o Normas ISAD-G

7.3 Fecha de descripción 2011/12/09

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1.AREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de referencia. 1.2 Titulo Equipo de fútbol de la selección estudiantil de la Escuela de Historia De la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo. 1.3. Fecha: Abril de 1996. 1. 4. Nivel de descripción: Colección Particular de Fernando Sierra Zavala. 1.5.Volumen y soporte(1) 21cm de ancho x 15 cm de Largo, Soporte Papel

Fotográfico Kodak. 2. AREA DE CONTEXTO. 2.1.Nombre del Productor Archivo Privado de Fernando Sierra Zavala. 2.2. Historia de la Institución. 2.3. Historia del Archivo. 2.4 Forma de ingreso: Por Compra. 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA. 3.1.Contenido: Equipo de la entonces Escuela de Historia de la Universidad

Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, integrado por 14 estudiantes y Profesores de la Facultad, en la década de los 90’s del siglo XX.

3.2 Valoración, Selección y Eliminación: La fotografía se encuentra en estado regular ya que presenta 2 pequeñas perforaciones.

3.3 Nuevos Ingresos. 3.4 Organización

4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO. 4.1Condiciones de reproducción: Es Libre. 4.2. Condiciones de reproducción: Restringida. 4.3 Lengua de los documentos. 4.4 Características físicas: La documentación se encuentra con 2 pequeñas perforaciones. 4.5 Instrumentos de descripción: ISAD G. 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 5.1 Existencia y localización de los documentos originales: El documento se localiza en la

Colección Fotográfica Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala. 5.2 Existencia y localización de copias: Colección Privada de Fernando Sierra Zavala. 5.3. Unidad de descripción relacionadas: NORMA ISAD G 5.4 Nota de publicación. 6. AREA DE NOTA: Colección Formada de las Memorias Institucionales del Historiador

Fernando Sierra Zavala a lo largo de sus Estudios Académicos de Licenciatura en la entonces Escuela de Historia de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN. 7.1 Nota del Archivero: Norma ISAD G, Fotografía que se adquirió de la Colección

Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala. 7.2 Reglas o Normas ISAD G. 7.3 Fecha de descripción: 2011/12/10

UNIVERSIDAD MICHOACANA DESAN NICOLÁS DE HIDALGODIPLOMADO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS


1.AREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de referencia 1.2 Titulo: Equipo de fútbol de la selección de trabajadores del Poder

Judicial Federal de Morelia. Michoacán 1.3. Fecha: octubre 2010. 1. 4. Nivel de descripción: Colección Particular de Fernando Sierra Zavala. 1.5.Volumen y soporte 19cm de ancho x 12 cm de Largo, Soporte

electrónico en USB. 2. AREA DE CONTEXTO. 2.1.Nombre del Productor Archivo Privado de Fernando Sierra Zavala. 2.2. Historia de la Institución. 2.3. Historia del Archivo. 2.4 Forma de ingreso: Por donación de un integrante del equipo Iván

Rangel. 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA. 3.1.Contenido: Equipo del PJF de Morelia, Michoacán, integrado por 14

funcionarios de las áreas administrativas, auxiliares y jurisdiccionales. 3.2 Valoración, Selección y Eliminación: La fotografía se encuentra en

estado bueno. 3.3 Nuevos Ingresos. 3.4 Organización

4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO. 4.1Condiciones de reproducción: Es Libre. 4.2. Condiciones de reproducción: Restringida. 4.3 Lengua de los documentos. En español, tiene una anotación del lugar donde

se tomo la fotografía 4.4 Características físicas: La documentación se encuentra en buen estado en

documento electrónico. 4.5 Instrumentos de descripción: ISAD G. 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 5.1 Existencia y localización de los documentos originales: El documento se

localiza en la Colección Fotográfica Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala.

5.2 Existencia y localización de copias: Colección Privada de Fernando Sierra Zavala.

5.3. Unidad de descripción relacionadas: NORMA ISAD G 5.4 Nota de publicación. 6. AREA DE NOTA: Colección Formada de las Memorias Institucionales del

Historiador Fernando Sierra Zavala en el desempeño deportivo dentro del PJF Mexicano.

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN. 7.1 Nota del Archivero: Norma ISAD G, Fotografía que se adquirió de la

Colección Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala. 7.2 Reglas o Normas ISAD G. 7.3 Fecha de descripción: 2011/12/20

MAPA DE LOS CIRCUITOS JUDICIALES DEL PODER JUDICIAL DE LA

FEDERACIÓN MEXICANA (2011)

1.AREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de referencia 1.2 Titulo: Mapa de los Circuitos Judiciales del Poder Judicial de la Federación

Mexicana. 1.3. Fecha: Hasta 2011. 1. 4. Nivel de descripción: Este mapa lo encontramos en la página de Intranet

http://www.cjf.gob.mx/cap01consejo/organos/directorio/mapa.html 1.5.Volumen y soporte: Volumen variable, Soporte electrónico. 2. AREA DE CONTEXTO. 2.1.Nombre del Productor: Página interna del Consejo de la Judicatura Federal. 2.2. Historia de la Institución: Nace en 1994 con las reformas Constitucionales de

ese año 2.3. Historia del Archivo: 2.4 Forma de ingreso: Por consulta en la página interna del Consejo de la

Judicatura Federal. 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA. 3.1.Contenido: Los 32 Circuitos Judiciales de México en los cuales funcionan áreas

administrativas, auxiliares y jurisdiccionales. 3.2 Valoración, Selección y Eliminación: La fotografía se encuentra en estado

bueno. 3.3 Nuevos Ingresos: 3.4 Organización: Si se conforma un nuevo Circuito Judicial, el mapa se modifica.

4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO. 4.1Condiciones de reproducción: Es libre para el personal del Consejo de la

Judicatura Federal de México. 4.2. Condiciones de reproducción: Restringida a quien no tenga acceso a la

página. 4.3 Lengua de los documentos. En español. 4.4 Características físicas: Se encuentra en buen estado en documento

electrónico. 4.5 Instrumentos de descripción: ISAD G. 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 5.1 Existencia y localización de los documentos originales: El documento se

localiza en la pagina de intranet señalada en el apartado 1.4. 5.2 Existencia y localización de copias: 5.3. Unidad de descripción relacionadas: NORMA ISAD G 5.4 Nota de publicación. 6. AREA DE NOTA: Mapa utilizado por el Historiador Fernando Sierra Zavala

en el trabajo final de los Módulos I y II del Diplomado en Gestión de Documentos y Archivo, que entre septiembre y diciembre de 2011 impartió la UMSNH.


página interna mencionada en el apartado 1.4. Por cuestiones de espacio se describe por separado la parte central de la República Mexicana .

7.2 Reglas o Normas ISAD G. 7.3 Fecha de descripción: 2011/12/26

1.AREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de referencia 1.2 Titulo: Fernando Sierra Zavala con el futbolista retirado Carlos

Reionoso. 1.3. Fecha: octubre 2009. 1. 4. Nivel de descripción: Colección Particular de Fernando Sierra Zavala. 1.5.Volumen y soporte 17.05cm de ancho x 13.07 cm de Largo, Soporte

electrónico en USB. 2. AREA DE CONTEXTO. 2.1.Nombre del Productor Archivo Privado de Fernando Sierra Zavala. 2.2. Historia de la Institución. 2.3. Historia del Archivo. 2.4 Forma de ingreso: Por donación de José Antonio Vázquez Raya. 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA. 3.1.Contenido: Fernando Sierra, Carlos Reinoso y otras personas que

participaron en un evento deportivo organizado por el sindicato del PJF en la ciudad de León, Guanajuato, México.

3.2 Valoración, Selección y Eliminación: La fotografía se encuentra en estado bueno.

3.3 Nuevos Ingresos. 3.4 Organización

4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO. 4.1Condiciones de reproducción: Es Libre. 4.2. Condiciones de reproducción: Restringida por ser personal. 4.3 Lengua de los documentos. En español, tiene una pancarta de identificación

de un equipo participante en el evento deportivo. 4.4 Características físicas: La documentación se encuentra en buen estado en

documento electrónico. 4.5 Instrumentos de descripción: ISAD G. 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 5.1 Existencia y localización de los documentos originales: El documento se

localiza en la Colección Fotográfica Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala.

5.2 Existencia y localización de copias: Colección Privada de Fernando Sierra Zavala.

5.3. Unidad de descripción relacionadas: NORMA ISAD G 5.4 Nota de publicación. 6. AREA DE NOTA: Colección Formada de las Memorias Institucionales del

Historiador Fernando Sierra Zavala en el desempeño deportivo dentro del PJF Mexicano.


Colección Privada del Historiador Fernando Sierra Zavala. 7.2 Reglas o Normas ISAD G. 7.3 Fecha de descripción: 2011/12/206

CONSIDERACIONES FINALES

Una vez concluido el Módulo sobre las Tic aplicadas a la gestión de Archivo, nos percatamos de que la manera en la que estas son aprovechadas en el caso específico del Archivo de Trámite de la Administración Regional del XI Circuito, no son lo suficientes para el desarrollo optimo de los servicios que consiste entre otras más actividades en orientar, sugerir y solucionar los trámites administrativos, financieros, de recursos humanos y de otros más apuros que los funcionarios de las unidades jurisdiccionales, administrativas y auxiliares tienen que resolver en el desarrollo diario de sus funciones laborales

Es por ello que la tarea de un profesional de la archivística o de la historia inmerso en la maraña del servicio público federal mexicano, debe analizar, sugerir y proponer soluciones a los Archivos Administrativos, de Trámite, Concentración e Históricos de la Función Pública Federal o de cualquier otra instancia.

En este orden de ideas, propondremos el asesoramiento del Área de Tecnologías de la Información, a partir claro de las necesidades detectadas en el acervo documental de la dependencia; esto con la intención de agilizar y facilitar las técnicas de la digitalización, escaneo, automatización de los documentos de formato tradicional (que son la mayoría) a documentos con características electrónicas. Ello con la idea de hacerles saber que con la aplicación de estas herramientas tecnológicas mejoraremos la gestión, difusión, consulta y conservación de documentos y expedientes del Archivo aquí tratado.

Trabajo módulo iv

Education

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