TECNICAS DE PLANEACION DE PROYECTOS

Los proyectos modernos abarcan desde la construccin de un centro comercial hasta poner un hombre en la luna; son impresionantemente grandes, complejos y costosos. Completar dichos proyectos a tiempo y dentro del presupuesto no es tarea fcil.

La finalidad de lastcnicasde laplaneacinconsiste en que eladministradorque las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de laorganizacinen donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquierproyecto. En estetrabajoestudiaremos las tcnicas ms usadas como son las siguientes:

1. Graficas de Gantt.

2. CPM (Mtodode Ruta Critica).

Estructura de divisin del trabajo: Consiste en definir las relaciones jerarquicas entre cada una de las actividades del proyecto. En este se llevan acabo las actividades orientadas hacia el proyecto, integrando los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto.

El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del proyecto, determina el cuando y el que del trabajo; los gerentesfuncionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el cmo se har el trabajo.

En esta etapa se debe definir lo siguiente:

1. El Producto que se desea obtener.

2. Las actividades que se realizaran para crear el producto.

3. Definir modulos o etapas del proyecto

4. Entregables de avances del proyecto

5. Definir o Nombrar responsables de las etapas y actividades

EJEMPLO DE Estructura de divisin del trabajo

Graficas de Gantt.Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o laproduccintotal, stamuestrala ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo.Tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente.Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta degrficosde tiempos, ya que son fciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para laplanificaciny laevaluacindel avance de losproyectos.Al igual que los grficosPERT, los grficos Gantt se basan en un enfoque grfico. Un grafico de Gantt es un sencillo grfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos grficos se emplean para encadenar tareas entre s, el eje horizontal debera incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relacin de las tareas.Una ventaja importante de los grficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. A diferencia con los grficos PERT los grficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.

Cmo usar un grfico de Gantt para planificacin:

Para generar un calendario de proyecto utilizando grficos Gantt, primero se tiene que identificar las tareas que deben planificarse. A continuacin, se determinara la duracin de cada tarea a travs de tcnicas y formulas para la estimacin apropiada de tiempos. Si ya se ha preparado un grafico PERT ya se habran identificado las tareas y deberan al menos determinarse las dependencias mutuas entre tareas, ya que los grficos Gantt no muestran claramente estas dependencias, pero es imperativo que el calendario de planificacin las reconozca. Entonces estamos preparados para planificar tareas.Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del grfico Gantt. Las fechas correspondientes a la duracin del proyecto se anotan en el eje horizontal del grfico. Habrn de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijndose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.

Uso de grficos de Gantt para evaluar el avance de proyecto:Una de las responsabilidades ms habituales del director de proyectos es informar sobre el avance del proyecto a sus superiores. Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, en virtud de que pueden comparar de forma conveniente la planificacin original con el desarrollo real. Para informar del avance del proyecto se tiene que ampliar las convecciones propias del grfico de Gantt. Si una tarea ha sido completada, su barra correspondiente aparecer ms oscura. Si ha sido completada solo parcialmente, la parte proporcional de la barra estar ms oscura. El porcentaje de barra oscurecida debera corresponder al porcentaje de tarea completa. Las barras ms claras simbolizan tareas que no han sido empezadas. A continuacin, se trazara una lnea vertical perpendicular al eje horizontal y que cortar a ste en la fecha del da. Entonces, se puede evaluar el avance del proyecto.

CPM (Mtodo de Ruta Critica)Casi al mismo tiempo de haber sido creado PERT, la Compaa DuPont, junto con la Divisin UNIVAC de la Remington Rand, desarroll el mtodo de la ruta crtica (CPM) para controlar elmantenimientode proyectos deplantasqumicas de DuPont. El CPM es idntico al PERT enconceptoymetodologa. La diferencia principal entre ellos es simplemente el mtodo por medio del cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de las actividades son determinsticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son probabilsticos o estocsticos.El mtodo del camino crtico es un proceso administrativo de planeacin,programacin, ejecucin y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crtico y alcostoptimo.Este fue diseado para proporcionar diversos elementos tiles de informacin para los administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM expone la "ruta crtica" de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duracin del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crtica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crtica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse ms tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos.CPM tambin considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programacin sea difcil. El CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarn problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no crticas, permite que elgerentemanipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.Finalmente, el CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en ste y su importancia en la terminacin del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. Las actividades de la ruta crtica, permiten por consiguiente, recibir la mayor parte de la atencin, debido a que la terminacin del proyecto, depende fuertemente de ellas. Las actividades no crticas se manipularan y remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos.

Usos.El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas:

a. Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.

b. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crtico.

c. Que se desee el costo de operacin ms bajo posible dentro de un tiempo disponible.

Dentro del mbito aplicacin, el mtodo se haestadousando para la planeacin y control de diversas actividades, tales comoconstruccinde presas, apertura de caminos, pavimentacin, construccin de casas y edificios, reparacin de barcos,investigacindemercados, movimientos de colonizacin, estudios econmicos regionales,auditoras, planeacin de carreras universitarias,distribucinde tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fbrica, planeacin de itinerarios para cobranzas, planes deventa, censos depoblacin, etc., etc.