1. ARCHIVOS EN DIFERENTES CIUDADES DE COLOMBIA MARA ALEJANDRA VALENCIA DUQUE ELIANA ROCO MAYORGA BOHRQUEZ JACKELIN VSQUEZ SNCHEZ ADRIANA LPEZ CARDONA ANITA CASTRO OTERO YOLIMA CANABAL VILLADIEGO 2. ARCHIVO DE ECOPETROL Carrera 7 # 39 65, Edificio Teusaca Telfono : 4344000. Cmo est organizado el archivo? Este archivo es de gestin y se encuentra ubicado en el stano del edificio teusaca, donde la informacin es conservada en carpetas, material de cartn, las tapas legajadoras separadas en tamao carta y oficio destinada a albergar (reunir, almacenar, agrupar) y proteger los documentos. Es la unidad de conservacin de uso oficial en ECOPETROL S.A., guardadas en cajas x 200, ubicadas en muebles rodantes. Con 5 profesionales en ciencia de la informacin quienes cumplen el papel de lideres y 30 auxiliares de archivo, se conservan historias laborales y contratos, y los procesos realizados son incluyen prestamos a funcionarios, custodia, digitalizacin y transferencias. Existe un PGD? Si, ya que como lo indica la ley general de archivo, exige la implementacin a todas las entidades publicas o privadas de un programa de gestin documental, este programa es implementado y ejecutado por una empresa contratista llamada PYZ servicios Ltda. Qu procesos administra? En este archivo se manejan el proceso de recepcin de documentos, actualizacin, conformacin, foliacin, prestamos, transferencias, digitalizacin y accesoria. Qu software administra el archivo? En este archivo se manejan 2 software, el primero de ellos fue creado por la empresa ELIANA MAYORGA 3. Cul es? SIDRA, P8 Qu funciones maneja? SIDRA: Este software consiste en una base de datos que brinda informacin de la ubicacin fsica de cada expediente, cuantos captulos conforman el expediente, y rinda el control de los prestamos y devolucin de cada uno de los prestamos. P8: Es la plataforma, en la cual se cargan las imgenes de los documentos escaneados para que los funcionarios logren tener el acceso a las imgenes, y lograr ir construyendo un archivo electrnico, ya que lo que esta en fsico se encuentra en esta plataforma. Qu caractersticas tiene? SIDRA: Sirve como inventario del archivo, controla los prestamos y la devoluciones, ayuda con las trasferencias. P8:ofrece a los funcionarios obtener las imgenes de todo el expediente tal cual como el fsico, programa exclusivo de: Es un archivo digital, Ecopetrol. . 4. Ventajas para la empresa despus de su implementacin? Ya que es una entidad tan grande y que tiene sedes en varias ciudades las ventajas son grandsimas ya que ha sido de gran utilidad, por que logra tener la informacin ordenada y el control estricto de la misma lo cual facilita la ubicacin, control y por tal razn se logra prestar un servicio excelente a los usuarios y que agiliza los procesos. Ventajas para la empresa despus de su implementacin? Ya que es una entidad tan grande y que tiene sedes en varias ciudades las ventajas son grandsimas ya que ha sido de gran utilidad, por que logra tener la informacin ordenada y el control estricto de la misma lo cual facilita la ubicacin, control y por tal razn se logra prestar un servicio excelente a los usuarios y que agiliza los procesos. 5. ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPS Calle 17 A # 69 F 59, Montevideo Telfono : 2927821. Cmo est organizado el archivo? Es un Grupo de Trabajo denominado Grupo de Trabajo Gestin Documental, depende de la Subdireccin de Operaciones y est integrado por 20 funcionarios (1 coordinador y 19 subalternos), solamente el 30% de este grupo posee conocimiento tcnico e idneo en archivstica. Cuenta con el Manual Sistema de Gestin y Administracin Documental adoptado por Resolucin 787 de 2005. Existe un PGD? Si, cuenta con un Programa de Gestin Documental en el cual se tienen en cuenta y aplican los procesos archivsticos. Qu procesos administra? El Grupo para el desempeo de su funcin y objetivos dentro del DPS desarrolla los siguientes procesos: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo y Valoracin LUZ JACKELIN VSQUEZ 6. Qu software administra el archivo? La entidad ha adquirido el Software Sistema de Gestin Documental Orfeo con el fin de organizar y optimizar el trmite de los documentos que gestiona la entidad Cul es? Sistema de Gestin Documental ORFEO Qu funciones maneja? Recepcin, trmite, consulta y conservacin de la informacin. Qu caractersticas tiene? Es flexible, econmico y el ms acertado como solucin a los problemas de la gestin documental. Ventajas para la empresa despus de su implementacin? Contar con la informacin de manera inmediata Direccionamiento inmediato al funcionario competente para su trmite. Llevar el control de la totalidad de los documentos recibidos Agilidad en las consultas 7. Cmo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservacin y privacidad? Clave personal que administra y controla cada uno de los usuarios a quienes en virtud de su funcin se les habilita el aplicativo. Restriccin en la consulta. Restriccin en la modificacin de los datos capturados. Realizacin de Backup peridicamente. Cmo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservacin y privacidad? Clave personal que administra y controla cada uno de los usuarios a quienes en virtud de su funcin se les habilita el aplicativo. Restriccin en la consulta. 8. ARCHIVO DEL BANCO DE LA REPBLICA Calle 13 # 35 25. Telfono: 343 11 11 Cmo est organizado el archivo? El archivo del Banco de la Repblica se encuentra ubicado en la calle 13 No. 35 - 25, lleva sus documentos muy organizados y se preocupan por la preservacin de estos. Cuentan con archivos fsicos, electrnicos y microfilmado. La documentacin es guardada en carpetas debidamente rotuladas, se van almacenando en una caja en cada dependencia para despus enviarlas al archivo central, las cajas van marcadas de acuerdo al contenido. Por ejemplo: Soportes Contables, Enero 2013 de Bogot y se realiza un reporte solicitudes autorizadas conservacin en medio tcnico.. Existe un PGD? Si, tienen implementado un Programa de Gestin Documental, el cual aplican. Qu procesos administra? Existen varios procesos segn la dependencia y las transferencias. El programa detecta en el sistema la ubicacin tanto del archivo fsico como el digitalizado. ADRIANA LPEZ CARDONA 9. Qu software administra el archivo? El Banco de la Repblica utiliza dos (2) software: SIAF Y EL ADOCS. , Cul es? Sistema de Gestin Documental SIAF Y A-DOCS Qu funciones maneja? SIAF: Sistema Integrado de Administracin Financiera del Estado. Es un sistema de registro y gestin de informacin. A-DOCS: Solucin de gestin digitalizada para documentos originales. El sistema permite capturar mediante escner los documentos originales guardando sus imgenes en una Base de Datos de rpido y fcil acceso. Qu caractersticas tiene? SIAF: Basado en el uso de la nueva tecnologa informtica y de comunicaciones que permite manejar inmensos volmenes de informacin y poner esta informacin a disposicin de distintos usuarios en cualquier punto del territorio nacional con conexin a Internet., Es una tarea especializada que la debe ejercer personal calificado y autorizado. A-DOCS: Gestin del escner desde el programa, acceso por navegador solo se instala en el servidor, la plataforma est programada para utilizar las ultimas tcnicas de diseo y programacin, generan actas de destruccin 10. Qu caractersticas tiene? SIAF: Basado en el uso de la nueva tecnologa informtica y de comunicaciones que permite manejar inmensos volmenes de informacin y poner esta informacin a disposicin de distintos usuarios en cualquier punto del territorio nacional con conexin a Internet., Es una tarea especializada que la debe ejercer personal calificado y autorizado. A-DOCS: Gestin del escner desde el programa, acceso por navegador solo se instala en el servidor, la plataforma est programada para utilizar las ultimas tcnicas de diseo y programacin, generan actas de destruccin Ventajas para la empresa despus de su implementacin? Seguridad de la informacin, Documentacin organizada, Fcil acceso para la consulta Cmo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservacin y privacidad? El acceso es restringido. Cada perfil tiene su clave y permisos de modificar, borrar, crear de acuerdo a su competencia. Realizacin de Backup peridicamente. 11. ARCHIVO ALIANZA EDUCATIVA- SEDE ARGELIA DATOS DE LA VISITA: Archivo CED Argelia-Bosa Calle 60 Sur No. 89 A-12 Bosa Centro (Antigua) y Calle 63 Sur No. 81A - 31 (Nueva) Cmo est organizado el archivo? Consiste en un grupo de actividades acadmicas y administrativas que organiza los registros de la institucin, a travs de pasos conectados de tal forma que se pueda asegurar la facilidad y accesibilidad a los documentos. El archivo a acadmico est organizado de forma alfabtica y cronolgica. Este archivo es de gestin y el histrico que se encuentra ubicado en una bodega donde la documentacin se organiza en carpetas colgantes contenidas en archivadores metlicos o estantera. Este archivo es manejado por una secretaria acadmica y una administrativa, para mayor seguridad y control. El archivo acadmico contiene historias acadmicas de estudiantes, solicitudes de cupo e inscripcin, procesos de matrculas; el administrativo contiene hojas de vida docentes, contratos, mantenimientos, entre otros. Existe un PGD? No existe PGD, cada proceso es controlado desde la direccin administrativa financiera y acadmica de la oficina central Alianza Educativa. Se rige cada movimiento bajo los estatutos de la organizacin. YOLIMA CANABAL 12. Qu procesos administra? En la parte acadmica se desarrollan los siguientes procesos: Los Colegios en Concesin CEC- son oficiales y ofrecen educacin de alta calidad y deben cumplir con requisitos emanados de la SED El archivo de gestin se encarga de recibir, ordenar, clasificar, custodiar, tramitar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, as como brindar servicio de consulta nicamente al departamento que gener la documentacin . Administra hoja de vida de estudiantes, procesos de inscripcin y matrculas, trmites de documentos escolares solicitados como certificados, constancias, se expiden ttulos de bachilleres, diplomas, grados acadmicos y dems documentos. Adems, las diferentes actas de comit que se dan. El archivo Histrico es el que custodia y gestiona fondos documentales que deben conservarse permanentemente. manteniendo el historial acadmico del estudiante una vez concluya sus estudios. En la parte administrativa se desarrolla la gestin de contratacin, mantenimientos, inventarios, control de entrada y salida del personal docente y administrativo Qu software administra el archivo? La entidad posee un software, el cual tiene como objetivo administrar datos; fue adquirido a SILEX, est segmentado por varios mdulos. Adems, a travs de la oficina central se gestiona informacin por el correo institucional y una plataforma virtual share point que posee portal de gestin curricular para los docentes. A esta seccin se podr acceder a los servicios exclusivos para usuarios registrados en el 13. Cul es? Sistema integrado de recursos administrativos SIDRA. Qu funciones maneja? Administra datos, es alimentado a travs de la recepcin y trmite de la informacin que se genera con el proceso de inscripcin, matrculas del estudiante, control de notas tanto cuantitativas como cualitativas, boletines, estadsticos, listados de estudiantes. Qu caractersticas tiene? Es confiable, fcil de manejar y utilizar, prctico, rpido. Posee plataforma virtual. Se tiene acceso a travs de su usuario y clave para las personas que lo alimentan o consultan. Ventajas para la empresa despus de su implementacin? Servir de apoyo en los procesos acadmicos permanentes Disponer de forma oportuna de la informacin de los estudiantes, expedicin de certificados y constancias Permite obtener informacin clara y oportuna de cada estudiante y su nivel acadmico; ver el estado de cada uno Genera estadsticos con el fin de llevar control de la cantidad de estudiantes y exalumnos. Agilidad en las consultas, sistematizacin y reportes. 14. Cmo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservacin y privacidad? SEGURIDAD: Cada funcionario posee su usuario y clave personal con la cual alimentan, consultan y generan informacin. El acceso y control a los archivos es administrado por una sola persona. ALTERIDAD: El usuario y la clave permiten saber quin ingresa o modifica informacin, en cuanto a la parte fsica slo expide y firma la persona encargada de este trmite. CONSERVACIN: Bodegas y archivadores adecuados para conservar y en un futuro consultar la documentacin. PRIVACIDAD: Por su carcter acadmico no se permite consulta o acceso a la informacin a cualquier persona, previa autorizacin de los directivos. 15. DECEVAL S.A. DEPOSITO CENTRALIZADO DE VALORES DE COLOMBIA S.A. Cmo est organizado el archivo? La informacin se organiza luego de finalizado el trmite por parte de los responsables, una vez realizado este paso los documentos son remitidos al Centro de Gestin Documental mediante una planilla definida para dicho fin, se da numero de ingreso de los documentos, se procede a la identificacin clasificacin, numeracin e inserto de los documentos en los expedientes. Existe un PGD? Existe un PGD claro y definido, ya que se respetan cada uno de los ocho procesos para as garantizar la integridad ,la eficiencia y la oportunidad de los documentos Qu procesos administra? Jurdicas, solicitudes, derechos de peticin, contables, fiscales Qu software administra el archivo? DECEVAL S.A cuenta con un software llamado GestionDoc, el cual es administrado por SERTISOFT MARIA ALEJANDRA VALENCIA 16. Cul es? El archivo de DECEVAL, cuenta con un software comercial, llamado GestionDoc, esta herramienta permite radicar, visualizar la imagen previamente digitalizada del documento, en su respectivo radicado, permite controlar y acceder a la informacin por medio de la pestaa consultas, esto con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control. Qu funciones maneja? Es un sistema desarrollado, con el objetivo de organizar, controlar y facilitar los procesos tcnicos de los documentos que se reciben y se producen de manera tanto interna como externa, de igual manera esto aplica para documentos fsicos y electrnicos; Gracias a su versatilidad y alto grado de desarrollo tecnolgico, permite realizar la trazabilidad y la gestin de los documentos desde que ingresan o salen hasta su destino final, por medio del modelo cero papel. Qu caractersticas tiene? Registro de fecha y hora en la generacin de numero de radicado Clasificacin de documentos Impresin de rtulos Escaneo de documentos Asignacin y reasignacin electrnica Planilla de distribucin Manejo de ciclos Trazabilidad del documento Cierre de radicados con causa Manejo de vencimientos Vinculacin del documento originado con el radicado de entrada Revisin y aprobacin del documento electrnico 17. Cmo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservacin y privacidad? Para garantizar la seguridad e integridad de la informacin contamos con herramientas de control, inventarios, bases de datos, para acceder a la informacin se debe realizar la consulta a travs del sistema GestionDoc, con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control; para algunos casos especficos es indispensable contar con autorizacin del productor de la informacin, dada la confidencialidad del contenido, por razones de seguridad de la informacin. 18. ARCHIVO HISTORICO DE CARTAGENA DE INDIAS Direccin: Palacio de la Inquisicin. Plaza de Bolvar. Tel. (57) (5) 6644570 Se encuentra organizados por fondos y por secciones: Seccin 1 Gobernacin Manuscritos Cartas Leyes del Estado Soberano de Bolvar Gaceta Departamental Diario Oficial Fechas: 1834 a 1971 Seccin 2 Alcalda Acuerdos Defunciones Gaceta Municipal Anales del Concejo Posesiones Contratos y prestaciones Licencias de construccin Nminas Caja de Accin Social Control urbano Promotora de Turismo ANITA CASTRO OTERO Consejo Municipal: Actas Proyectos de Acuerdos Correspondencia Fechas: 1889 a 1965 Seccin 3 - Notaras Notara Primera: Matrimonios civiles Registros de nacimiento Registros de defunciones Protocolos Protocolos de municipios Notara Segunda: Protocolos Notara Tercera: Protocolos Carmen de Bolvar Calamar Fecha: 1790 a 1981 Seccin 4 Prensa Gran Formato Diario de la Costa El Fgaro El Mercurio El Liberal El Porvenir El Comercio La poca La Patria Unin Comercial Fechas: 1908 a 1960 Pequeo formato: Tomos sueltos de Cartagena Tomos sueltos de otros municipios Miscelnea Fechas: 1889 a 1931 Seccin 5 Hemeroteca Revistas especializadas en historia especialmente de Cartagena y archivstica. Cmo est organizado el archivo? 19. Existe un PGD? Es muy importante implementar un Programa de Gestin Documental en los Archivos porque ayuda a preservar los fondos, facilita el acceso a los documentos y a la informacin, favorece el control por parte de las personas encargadas del archivo, ahorra horas de trabajo a los investigadores y usuarios y beneficia a los usuarios. Por ser Archivo Histrico los documentos que se llegan a nuestra custodia y conservacin han pasado por un proceso de aplicacin de Tablas de Retencin, la cual va a definir que documentos deben ser trasladados a nuestro archivo para su conservacin definitiva Existe un PGD en la Alcalda Mayor de Cartagena, MECE calidad, pero solo se ha desarrollado en parte, todava no se han elaborado las Tablas de Retencin Documental. Qu procesos administra? Recepcin: todos los documentos se reciben debidamente foliados. Organizacin: se organizan en cajas especiales. Conservacin: se mantienen en un ambiente que facilite su conservacin en el tiempo Consulta: de fcil acceso a quien desee consultarlos. Qu software administra el archivo? WINISIS Cul es? WINISIS, es un sistema de almacenamiento y recuperacin de informacin bibliogrfica la cual es manipulada por una serie de mens que se disearon para ordenar las bases de datos. 20. Qu funciones maneja? Definir bases de datos con los elementos datos requeridos por el usuario. Ingresar nuevos registros en una determinada base de datos Modificar, corregir o borrar registros existentes Construir automticamente y mantener el rpido acceso a los archivos de cada base de datos, de cara a maximizar la velocidad de bsqueda Recuperar registros por su contenido, gracias a un sofisticado lenguaje de bsqueda Visualizar los registros o porciones de ellos de acuerdo a sus requisitos Ordenar los registro en cualquier secuencia deseada Imprimir catlogos parciales o totales y/o ndices Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de programacin Qu caractersticas tiene? Fue diseado para manejar campos de longitud variable lo que conlleva a poder configurar una BD alfanumrica acorde a las exigencias y requisitos de quien lo use. Ventajas para la empresa despus de su implementacin? Es gratuito, lo que permite economizar gastos Permite la ubicacin fcil y rpida del documento Conservacin del documento, ya que el usuario obtiene la informacin directamente del sistema Tiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar una base de datos para bibliotecas Fcil manejo para sus usuarios 21. Cmo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservacin y privacidad? SEGURIDAD Depsitos aislados de agentes fsico-qumicos Constante mantenimiento de las instalaciones elctricas e hidrulicas Monitoreo constante a travs de cmaras de seguridad Vigilancia permanente CONSERVACIN Limpieza permanente de los depsitos documentales Limpieza interna de los documentos, con el objeto de detectar cualquier agente degradante como hongos, insectos Fumigacin peridica Estanteras en buen estado Unidades documentales almacenadas en cajas archivadoras Condiciones ambientales adecuadas. Control de la humedad, temperatura y luz solar Tomar medidas de precaucin con los usuarios, como: No escribir o tomar notas sobre los documentos, no pasar las pginas humedeciendo los dedos, no pasar bruscamente las hojas, evitar la manipulacin de los documentos con lapiceros Uso obligatorio de guantes y mascarillas para los usuarios y trabajadores PRIVACIDAD Se pondrn en custodia los documentos que estn en un proceso jurdico delicado.