INTRODUCCIN

Actualmente una de las herramientas predominantes en la dinmica gerencial de las organizaciones es el analisis de procesos, este modelo de gestin aplicado a travs de la implementacin de los sistemas de gestin incorpora indicadores, medicines, estandares, entre otros conceptos estudiados a lo largo del curso Procesos de fabricacin de bienes y servicios, permiten evaluar la eficiencia de los procesos, procedimientos y actividades realizadas en las organizacines. Esta actividad usualmente asociada al ahorro de costos por parte del gerente tambien puede generar a partir de un uso eficiente de los recursos mayor comodidad al trabajador teniendo en cuenta el ahorro en el uso eficiente del tiempo por parte del mismo.

En este caso se evaluo el procedimiento de facturacin en la empresa Dinmica Logstica, trabajo realizado por el auxiliar de facturacin con el acompaamiento de la Jefe de Servicio al cliente, para el analisis se tuvieron en cuenta el resultado de las facturas elaboradas totales en el periodo enero-noviembre de 2013 y las observaciones durante 5 das al procedimiento.

OBJETIVOS

GENERAL

Elaborar un analisis al procedimiento de facturacin en la empresa Dinamica Logstica y particularmente al tiempo utilizado para la realizacin del mismoESPECIFICOS

Aplicar las herramientas y conceptos aprendidas durante el curso

Realizar y evaluar la medicin del tiempo de elaboracin de una factura

Efectuar un control estadstico del procedimiento

DATOS DE LA EMPRESALa empresa escogida para la elaboracin del trabajo final es Dinmica Logstica, pertenece al sector de servicios y especficamente del sector de transporte terrestre. Teniendo en cuenta el nmero de empleados se categoriza como micro empresa, pertenece al sector privado y est ubicada en Cencar Yumbo en el Bloque A1 Oficina 209.

HISTORIA

Dinmica logstica es el resultado de la continuacin de una experiencia de ms de 25 aos en el transporte terrestre de carga. Es una microempresa familiar fundada en 1980 por Laureano Alberto Arellano y hasta el ao 2006 se denomino Transportes AJ momento en el cual sus socios deciden cambiar la razn social de la empresa debido a la muerte de su fundador.

SERVICIOTransporte terrestre de productos a los principales puertos y ciudades Colombianas. Tipos de carga: masiva y semimasiva a granel, suelta o en contenedor, Nacional De Importacin De Exportacin.EMPLEADOSActualmente laboran en la empresa 19 empleados. (5 conductores y 14 empleados administrativos)

ORGANIGRAMA

INFORMACIN DEL PROCESO SELECCIONADO

Mapa de Procesos

PROVEEDORESENTRADASPROCESOSALIDASCLIENTES

Coordinador de despachos

- Documentos (Remesa, remisin, tiquete de bascula, nota de inspeccin)FACTURACIN Facturas de VentaCartera (Cobro)

Conductores- TarifasClientes

- FletesMensajero

- Requisitos de los clientes

Diagrama de Flujo Procedimiento

No.ACTIVIDADRESPONSABLEREGISTROSIMBOLO

6.1.RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA FACTURAR

6.1.1.El Coordinador logstico hace entrega al auxiliar de facturacin de los documentos necesarios para facturar teniendo en cuenta los requisitos del cliente como son: remesa de Dinmica Logstica, remisin del cliente, tiquete de bscula y nota de inspeccin.Auxiliar de FacturacinFormato para el Recibo y entrega de cumplidos

6.2.DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

6.2.1.Luego de recibir los documentos el encargado los digitaliza a travs del escaner para conservar soporte de los mismos y subirlos al software de transporte.

Se diitalizn en formato PDF en resolucin media no mayor a 1MBAuxiliar Facturacin

Archivo digtal PC Facturacin

6.3.CARGUE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA (SILOGTRAN)

6.3.1.A travs del procedimiento cargue foto del formulario remesa se suben los documentos al sistema. Auxiliar Facturacin Silogtran

6.4CONFIRMACIN DEL PEDIDO

6.4.1Se confirma el pedido con la Jefe de Servicio al Cliente para facturar los servicios de transporte (remesas) de acuerdo al pedido del cliente (cuando es requerimiento del mismo)Jefe de Servicio de ClienteObservacin Factura

6.5.DILIGENCIAR FORMULARIO FACTURA

6.5.1.En el software SILOGTRAN se ejecuta el procedimiento facturacin automatica en donde se diligencian los campos obligatorios (azules) y se seleccinan de la lista las remesas para incluir en la factura.

Se verifican las condiciones de facturacin en el formulario (pedido, nmero de remesas por factura, documentos necesarios para facturar, etc)Auxiliar FacturacinSilogtran

6.6IMPRESION DE LA FACTURA

6.6.1Se realiza la impresin de la factura en original y 3 copias (cliente, cartera y copia archivo), se firman y sellan todas las facturas y a la copia cartera se le coloca el sello devolver firmada y selladaAuxiliar FacturacinArchivo

6.7.ENTREGA DE LA FACTURA Y LOS SOPORTES AL MENSAJERO

6.7.1.Se entregan al mensajero las facturas con los soportes correspondientesAuxiliar FacturacinFormato entrega de correspondencia

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Diagrama de flujo de procedimiento Facturacin ItemActividad/SubprocesoTransf.TranspAlm.Insp.Dem.Tiempo

1Recepcin de documentos

60 seg.

2Digitalizacin de documentos

40 seg.

3Cargue documentos en sistema

52 seg.

4Confirmacin de Pedido

420 s.

5Diligenciar formulario factura

65 seg.

6Impresin de la factura

73 seg.

7Firma y sello de la factura

26 seg.

8Entrega al mensajero

44 seg.

Total780 seg.

Mano de Obra:1 empleado - Auxiliar Facturacin

Maquinaria:

Scanner

Computador

Impresora

Materias PrimasDocumentos para facturacin: (Remesa, Remisin, Tiquete de Bscula y Nota de

Inspeccin

Jornada LaboralLunes-Viernes (5 dias semana)

1 Turno (8 horas)

Semana: 40 horas

Ausencia laboral 0

Descanso (10 minutos)

Producto:

Facturas de Venta por servicios de transporte de acuerdo a los requerimientos del

Cliente.

Mediciones del Proceso - Variables que se midenLa variable que se mide es el tiempo (segundos) necesario para la elaboracin de una factura de venta.

Facturas Elaboradas 2013 (Ene-Nov) 1722/220 das 7.8 facturas/da (61.5 minutosx factura)

Facturas Anuladas

175

Velocidad Nominal

25 minutos (19 facturas al da)

Periodo de alistamiento

5 minutos

Formato de Medicin

ANALISIS DEL PROCESO SELECCIONADOTiempo de Ciclo (tiempo de duracin del proceso)El proceso lo realiza un solo empleado y en forma secuencial y continua.

TC: Tiempo de duracin del proceso

TC: 25 minutos

% Utilizacin

Tiempo de uso/tiempo disponible

8horas/24horas= 33.33%

Eficiencia Operacional

Taza de rendimiento real(Tiempo programado-tiempo perdido)/

Velocidad Nominal(Tiempo programado tiempo perdido)

(0.01625* (480-10))/0.052(480-10)

7.63/24.4

31.27%

Eficiencia disponible

(Tiempo programado Tiempo perdido) / Tiempo programado

8horas(480 minutos 10 minutos) / 480 minutos

470 / 480 minutos

97.9%

Eficiencia de calidad

(Unidades producidas Unidades defectuosas)/Unidades producidas

1722 (facturas elaboradas) 175(anuladas)/1722

1547/1722

89.8%Eficiencia Global del Proceso

0.3127*0.979*0.898

27.49%

Tiempo de Rendimiento

Sumatoria Tiempos de ciclo + tiempos de Bloqueo + Inventario de procesos en tiempo

25 + 0 + 0

25 minutos

Tiempo de preparacin

1 minuto

Productividad

Salidas (unidades producidas)/Entradas (Horas hombre)

7.8 facturas*da/8horas

0.975 facturas +hora hombre

CALCULO TIEMPO DE DESEMPEOSe realizo la medicin del procedimiento teniendo en cuenta el tiempo de ejecucin de el Coordinador de Calidad quien fue la persona que realizaba el procedimiento durante 1 ao.

El tiempo de desempeo obtenido fue de 13 minutos de acuerdo al promedio de los dez datos mas altos, para lo cual se obtiene un indice de desempeo del 95% (1.95) con una tolerancia del 5%.

Tiempo Normal:13*1.95

Tiempo Normal:25,1

Tiempo Estandar25,1*(1+0.05)

Tiempo Estandar26,35

Clculo de Control EstadsticoVariable a controlar del procesoLa variable a trabajar durante el proceso seleccionado es el tiempo en segundos

Se tomaron los tiempos en la elaboracin de 5 facturas durante 5 das comprendidos entre el 21 y 28 de octubre (Lunes-Viernes) obteniendo los siguientes resultados.

_

Media promedio X = X / NXpromedio:

Xprom/#datos

Xpromedio:

165,06/5

Xpromedio:

33,012

_Rango promedio R = R / NRpromedio

Rprom/#datos

Rpromedio

54,5/5

Rpromedio

10,9Desviacin Estandar_ _

X=R / d2*

*d2(n=5)= 2,534

10,9/2,534

4,301ESPECIFICACIONES DEL CLIENTETodos los clientes esperan que como mximo la factura sea recibida el mismo da en que se entrega la mercanca en el lugar de destino. Para el caso del proceso eso implica que la factura sea envada inmediatamente despues de haber recibido los documentos en la oficina.ESPECIFICACIONES DEL PROCESOLimites de control Grfico X

UCL=Xprom+A2 Rprom

33,012+(0.577)*10,9

33,012+6,2893

39,3013LCL=Xprom-A2 Rprom

33,012-6,2893

26,7227

Limites de control Grfico R

UCL=D4Rprom

2,114*10,9

23,04LCL=D3Rprom

0*10,9

0

Grfico de X

Grfico de R

BIBLIOGRAFA Diapositivas profesor Hugo burgos

Apuntes en clases

Datos de variable (tiempo) en campo.

TRABAJO FINAL DE

PROCESOS DE FABRICACIN DE BIENES Y SERVICIOSSANDRA VILLAQUIR

JORGE MORAUNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SANTIAGO DE CALI

2013TRABAJO FINAL DE

PROCESOS DE FABRICACIN DE BIENES Y SERVICIOSSANDRA VILLAQUIR

JORGE MORA1041133

ASIGNATURA: PROCESOS DE FABRICACIN DE BIENES Y SERVICIOSDOCENTE: HUGO BURGOS

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SANTIAGO DE CALI

2013

CONTENIDO 1. INTRODUCCIN2.OBJETIVOS

2.1Objetivo general

2.2Objetivos especficos

3.INFORMACIN DE LA EMPRESA

3.1Datos empresa

3.2Historia

3.3Nmero de empleados

3.4Productos

5.INFORMACIN DEL PROCESO SELECCIONADO

6.ANLISIS DEL PROCESO SELECCIONADO

7.CALCULO DE CONTROL ESTADSTICO

8.CONCLUSIONES

9.BIBLIOGRAFA

CONCLUSIONESTeniendo en cuenta los siguientes resultados:

La actividad con mayor tiempo de ciclo es la confirmacin del pedido, la cual explicara la variacin en el nmero de facturas elaboradas por da, respecto a los resultados anuales.

La eficiencia global del proceso es muy baja debido a que la eficiencia operacional tamben es baja. Lo anterior se debe a que el tiempo utilizado durante la elaboracin (velocidad nominal) es bajo en relacin al nmero de facturas elaboradas mensual o anualmente.

Los resultados obtenidos para el control estadstico reflejaran que el proceso esta fuera de control y por otra parte la variacin en el rango y la desviacin estandar reflejan diferencias en la elaboracin del proceso bastante altas lo cual se puede explicar por demoras o tiempos ociosos en la elaboracin del proceso.

Se puede concluir lo siguiente:

Es necesario implementar medidas que posibiliten minimizar la dispersin de los datos obtenidos.

Uno de los puntos a tener en cuenta es minimizar la demora en la confirmacin del pedido durante la elaboracin del proceso.

Debido a que el requerimiento del cliente se encuentra por fuera del alcance del procedimiento es necesario realizar la medicin de los procedimientos anteriores y posteriores a la facturacin para implementar mediciones respecto a la capacidad del proceso y as identificar las demoras del proceso y adecuarse a los requerimientos del cliente

Una de las concluisiones ms importantes del analisis es evidenciar de acuerdo a los resultados del analisis es evidenciar que asignar una persona dedicada exclusivamente a la realizacin del proceso es improductivo e ineficiente.

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