Trabajo en Campo Modelo General

8/4/2019 Trabajo en Campo Modelo General

1/101

Gobierno en lnea en el OrdenTerritorial:

Trabajo en campo Modelo General


2/101

MODELO GENERAL

FASE DE INFORMACIN E INTERACCINETAPA DE PREPARACIN YSENSIBILIZACIN (PS)


3/101

Objetivos:

Motivar el ambiente poltico e institucional paradar continuidad al desarrollo de la Estrategia deGobierno en lnea (GEL) en las Fases deInformacin, Interaccin y Transaccin.

Presentar a los representantes legales de las

Entidades Territoriales, el alcance de las Fasesde Informacin e Interaccin e implementar laFase de Transaccin y su impacto en laorganizacin de las Entidades Territoriales.

Explicar el rol de los diferentes actoresterritoriales para el desarrollo de las Fases deInformacin, Interaccin y Transaccin.

Presentar el Modelo Metodolgico.

Impacto del Gobierno en lnea como componenteestratgico de la modernizacin del Estado. Anlisis de prcticas y casos internacionales. Compromisos de las Entidades Territoriales con

relacin a los Planes de Accin y conveniossuscritos con el Ministerio de Tecnologas de laInformacin y las Comunicaciones.

IPS1- IPS4:


4/101

IPS1- IPS4:

Objetivos:

Presentar a la Universidad la Gran Colombia, elEquipo Base, Equipo Coordinador y Delegados acargo de cada Ente Territorial a las autoridades

de las Entidades Territoriales, a fin de iniciar eldesarrollo del proceso de acompaamiento. Invitar al Encuentro Regional a las Entidades

Territoriales beneficiadas. Verificar el recibo de la carta en las Entidades

Territoriales y confirmar asistencia al EncuentroRegional de las Entidades Territoriales.

Presentacin de la Ruta Operativa de

acompaamiento.


5/101

IPS1- IPS4

Participantes:

Representantes legales de cada EntidadTerritorial y por lo menos uno de los

colaboradores que lideran la Estrategia GEL,de preferencia el Lder GEL.

Programa Gobierno en lnea y la Universidad laGran Colombia de cada regin, Equipo Base(Gerente, Asesores), Coordinadores yDelegado Territorial Estratgico.

Profesionales de apoyo. Secretarios de Despacho, incluyendo el Lder

GEL. Delegados de los Concejos


6/101

IPS1- IPS4

Resultados esperados:

Alcaldes, Gobernadores y Lderes GEL informados,motivados y comprometidos con el desarrollo de lasFases de Informacin, Interaccin y Transaccin dela Estrategia GEL.

Lnea de Base inicial de las Entidades Territoriales.

Conocimiento o confirmacin de los EquiposOperadores en las Entidades Territorialesseleccionadas.

Confirmacin del recibido de la carta depresentacin y la invitacin por parte del EquipoBase. Informar sobre el primer encuentro entre laEntidad Territorial y el Equipo Coordinador.

Reporte consolidado de las llamadas realizadas a

los Entes Territoriales. De la misma manera debenir relacionados los participantes por EntidadTerritorial en los que fue posible concretar suasistencia al evento y describir las razones por lascuales no fue posible concretarlos.

Definir acciones para que la Universidad La GranColombia logre el contacto con la Entidad y se inicieel proceso de acompaamiento.


7/101

IPS1- IPS4


Representantes legales, los Secretarios de

Despacho y delegados de asambleas yconcejos sensibilizados e introducidosformalmente al proceso de acompaamientopara la implementacin de la Estrategia condisposicin de trabajar para alcanzar losobjetivos propuestos.

Definicin de la fecha para realizar laactualizacin del diagnstico (Lnea deBase).

Acta para establecer los compromisos yacuerdos.


8/101

Entregables:

IPS2-ES:Invitacin y Carta.

IPS3-ES:Formato de llamadas diligenciado.

IPS1-COES:Carta invitacin, Presentaciones, Acta dereunin, Listado de Asistencia (Mnimo 15personas).

IPS4-ES:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas),acta de reuniones y presentaciones

IPS1- IPS4


9/101

Resumen actividades:

La Universidad la Gran Colombia enva. unacarta a las Entidades Territoriales, dirigida alrepresentante legal de la Entidad Territorial,firmada por el Gerente General del ProgramaAgenda de Conectividad Estrategia de

Gobierno en lnea y lleva una copia al Concejo,en ella se presenta el Equipo de Trabajo de laUniversidad la Gran Colombia para adelantar elacompaamiento en la entidad. Esta cartapermite conocer de forma oficial al Equipo Base(Gerente Regional, Asesores) y CoordinadoresTerritoriales y recordar el compromiso de losEntes Territoriales beneficiados para la

implementacin de la Estrategia. El Equipo Base, profesionales de apoyo y elDelegado Territorial Estratgico deben llamar alas Entidades Territoriales para verificar el recibode la carta y la invitacin al Encuentro Regionalde las Entidades Territoriales beneficiadas.

IPS1- IPS4


10/101


Los Encuentros Regionales son un espacioestratgico de integracin entre los diferentesactores de la Estrategia GEL que van a desarrollarlas Fases de Informacin, Interaccin yTransaccin. Su fin ltimo es motivar a los

gobernantes locales (Alcaldes) para obtener surespaldo y compromiso con el fin de continuar eldesarrollo de la Estrategia GEL, en este caso paradar alcance a las actividades previstas paradesarrollar las Fases de Informacin, Interaccin yTransaccin.

El Delegado de la Universidad La Gran Colombiaasignado a la Entidad Territorial presenta elmodelo metodolgico y los elementos ms

relevantes de la Estrategia de Gobierno en Lnea.Se utiliza este espacio para presentar la rutaoperativa en donde se indicarn las actividades aadelantar y los resultados esperados. Durante lareunin adems se muestra a las EntidadesTerritoriales los objetivos esenciales del modelogeneral y se suscriben los acuerdos y compromisosque permitan su implementacin.

IPS1- IPS4


11/101

MODELO GENERALFASE DE INFORMACIN E

INTERACCINETAPA DE DIAGNSTICO Y PLAN DEACCIN (DPA)


12/101

IDPA1-IDPA9

Objetivos: Elaborar un diagnstico o Lnea de Base queestablezca las condiciones en las que se encuentra laEntidad Territorial en los componentes institucional,marco legal, tecnologa, demanda y contenidos yservicios, para la correcta formulacin del Plan deAccin de Gobierno en lnea y del Plan de Trabajopara las Fases de Informacin, Interaccin yTransaccin. Dar a conocer a todos los funcionarios

de la Entidad Territorial el Diagnstico o Lnea deBase levantado en materia de las condicionesorganizativas, tecnolgicas, normativas, decontenidos y servicios y de demanda en las que seencuentra la Entidad. Validar el Diagnstico y Lneade Base por el Comit de Gobierno en lnea yAntitrmites para alcanzar los objetivos de la Fase deInteraccin. Socializar ante el Comit de Gobierno enlnea y Antitrmites el diagnstico o Lnea de Base

levantada por el Delegado Territorial, sobre el estadode avance de la Entidad Territorial en la Estrategia deGobierno en lnea, de manera que puedan analizarloe identificar los aspectos relevantes actuales yoportunidades para alcanzar una visin deseada en laEstrategia de Gobierno en lnea, a travs deldesarrollo del plan de accin que se formule,acompandolo de proyectos de cambio de cortoplazo.


13/101

Objetivos:

Conformar el Comit de Gobierno en lnea yAntitrmites en las Entidades Territorialesdonde no existe y ppublicar en el sitio Web dela Entidad Territorial el acto administrativo deconformacin del Comit de Gobierno en lnea.

Planificar el desarrollo del Taller Regional deliderazgo para la gestin del cambio yapropiacin del Modelo Metodolgico, dirigidoal Comit de Gobierno en lnea y Antitrmitesde manera que se preparen para poderdesarrollar con eficiencia las diferentesactividades previstas para el Taller. Crear lascondiciones para que los funcionarios de las

Entidades Territoriales destinatarias del ModeloMetodolgico, desarrollen conocimientos,habilidades y actitudes para el mejoramientoorganizacional y de la gestin institucionalincorporndolos en todos los momentos dedesarrollo de la Estrategia de Gobierno enLnea en la Entidad Territorial.

IDPA1-IDPA9


14/101

Objetivos: Presentar la metodologa de formulacin de Planesde Accin. Presentar el Plan de Accin. Presentacinde las acciones para cumplir con las fases deInformacin, Interaccin y Transaccin. Socializar elPlan de Accin GEL propuesto por el Comit GEL yAntitrmites para alcanzar los objetivos de las fasesde Informacin e Interaccin. Priorizacin deproyectos de cambio asociados al desarrollo del Plan

de Accin. Fortalecer las capacidades locales de lasEntidades Territoriales, mediante la aprehensin,apropiacin y puesta en prctica de conocimientos,habilidades y actitudes gerenciales que conduzcan ala formulacin participativa de un Plan de Accin paradesarrollar las Fases de Interaccin y Transaccin dela Estrategia de Gobierno en lnea, de acuerdo conlas expectativas y reflexiones de los actores de laorganizacin funcionarios pblicos- y con el

reconocimiento de las condiciones organizacionalesexistentes diagnstico- en cada Entidad Territorial.

Identificar las acciones necesarias para avanzar en eldesarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea apartir del reconocimiento de las accionesInstitucionales, Tecnolgicas, Normativas, deContenidos y Servicios y de Demanda, que se debenadelantar.

IDPA1-IDPA9


15/101

Objetivos:

Establecer un documento rector, que a travsde un ejercicio de planeacin a mediano plazo,defina los ejes de accin prioritarios en cadaEntidad Territorial para el desarrollo de la

Estrategia de Gobierno en lnea. Esta actividad pretende definir los lineamientosjurdicos para la actualizacin de los sitios Webde las Entidades Territoriales, conforme con elManual de Gobierno en lnea. Socializacin delos procedimientos de actualizacin del sitioWeb, los responsables y los tiemposrequeridos.

Identificar los puntos de acceso comunitarios aTIC (caf Internet, telecentros, centros deacceso comunitario a Internet, etc.). Conformaruna Base de datos sobre oferta local de accesoa internet de carcter gratuito y comercialindicando el tipo de accin que adelantarn encoordinacin con las administraciones locales.

IDPA1-IDPA9


16/101

Participantes:

Delegado Territorial. Responsable legal o cualquier otra dependencia de

la Entidad Territorial responsable de definir losmecanismos de estimulo a los ciudadanos, para elacceso a internet.

Dependencia o Funcionario responsable delservicio al ciudadano.

Dependencia o Funcionario responsable de laactualizacin del sitio Web.

El Lder de Gobierno en lnea y el Comit deGobierno en lnea Territorial y Antitrmites,Concejo Municipal, Contralor y Personero.

Todos los funcionarios y contratistas del Comit de

Gobierno en lnea Territorial y Antitrmites. ElSecretario de Planeacin. Funcionarios designados Todos los funcionarios que no participaron en la

socializacin Concejos, Personeras y Contraloras

IDPA1-IDPA9


17/101

Resultados esperados: Puntos de acceso comunitarios a TIC (caf Internet,

telecentros, centros de acceso comunitario aInternet, etc.) de cada Entidad Territorial yconformar una Base de datos sobre oferta local deacceso a internet de carcter gratuito y comercialindicando el tipo de accin que adelantarn encoordinacin con las administraciones locales.

Adopcin de la resolucin por la cual se define elprocedimiento y se designa el funcionarioresponsable de actualizar el sitio Web de cadaEntidad Territorial. Socializacin de losprocedimientos de actualizacin del sitio Web, losresponsables y los tiempos requeridos.

Autoridades municipales y departamentalesinformadas de los resultados arrojados por el

diagnstico en relacin a la situacin existente enlas Entidades Territoriales en cada uno de loscomponentes. Diagnstico socializado ante todoslos miembros del Comit de Gobierno en lnea yAntitrmites, que les permite preestablecer losgrandes proyectos de cambio necesarios en laadministracin territorial.

IDPA1-IDPA9


18/101

Resultados esperados: Plan de Accin formulado o ajustado de forma

especfica, clara, medible, realizable, y con un nortede tiempo establecido con responsables claros de lasactividades a desarrollar y de acuerdo con lametodologa de formulacin del Plan de Accin deGobierno en lnea. Socializacin de los planes deAccin. Acuerdos y compromisos para el desarrollo

del Plan de Accin. Conocimiento de la Metodologapara formulacin de Planes de Accin. Socializacindel Plan de Accin de Gobierno en lnea. Proyectosde cambio asociados al desarrollo del Plan de Accinconocidos y priorizados.

Empoderamiento de los miembros del Comit deGobierno en lnea y Antitrmites para liderar losproyectos de cambio al interior de la administracinterritorial. Miembros del Comit de Gobierno en Lnea

y Antitrmites motivados a participar y apoyar eldesarrollo del taller y la implementacin del ModeloMetodolgico. Expedicin del Acto Administrativo,por el cual se crea el Comit de Gobierno en lnea yAntitrmites de la Entidad Territorial. Publicacin en elsitio Web del acto administrativo a travs del cual seconforma el Comit de Gobierno en lnea yAntitrmites.

IDPA1-IDPA9


19/101


Identificacin de oportunidades para cambios

organizacionales necesarios para eladelantamiento de la Fase de Interaccin enlas Entidades Territoriales. Proceso de gestindel cambio iniciado y respaldado por la altadireccin y equipos locales de las EntidadesTerritoriales.

Definicin de las actividades, metodologa,logstica y resultados esperados del taller.

Equipos locales de cada Entidad Territorialmotivados a participar en el taller de procesode gestin del cambio y en la implementacindel Modelo Metodolgico.

IDPA1-IDPA9


20/101


Lnea de Base de las Entidades Territoriales,levantada a partir del diligenciamiento delformato de diagnstico, y que muestra el gradode preparacin alrededor de los cincocomponentes, para la implementacin de las

fases de interaccin y transaccin. Diagnsticosocializado ante todos los miembros del Comitde Gobierno en Lnea, que les permitepreestablecer los grandes proyectos de cambionecesarios en la administracin territorial.Conclusiones del anlisis del diagnstico globalencontrado en las entidades territoriales.Informe de diagnstico Lnea de Base de las

Entidades Territoriales en la Estrategia deGobierno en Lnea, planteado a partir de cadauno de los componentes del Modelo.Funcionarios de la Entidad Territorialinformados sobre los resultados arrojados porel diagnstico en cuanto a la situacin existenteen la entidad territorial en cada uno de loscinco componentes.

IDPA1-IDPA9


21/101


Funcionarios de la Entidad Territorial conconocimiento de los principales lineamientosde la Estrategia de Gobierno en lnea para

el Orden Territorial. Conocimiento de lasresponsabilidades individuales de losactores para la implementacin del modeloen las fases de Informacin e Interaccin.Conocimiento de las responsabilidadesindividuales de los actores para laimplementacin del modelo en las Fases deInteraccin y Transaccin. Existencia deuna herramienta de planeacin a medianoplazo para el adecuado e integral desarrollode la Estrategia de Gobierno en lnea en elOrden Territorial.

IDPA1-IDPA9


22/101

Entregables: IDPA1-CA:

Lnea de Base diligenciada

IDPA2-ES:Acto administrativo y publicacin en el sitio

Web de la Entidad Territorial del actoadministrativo (Archivo URL).

IDPA3-ES:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas),acta de reuniones y presentaciones.

IDPA4-CA:

Listado de asistencia (Mnimo 15 personas),acta de reuniones y presentaciones.

IDPA5-ES:Plan de accin, Acto administrativo (Si aplica) ypublicacin en el sitio Web de la EntidadTerritorial del plan de accin y del actoadministrativo (Si aplica) [archivo URL].

IDPA1-IDPA9


23/101

Entregables:

IDPA6-ES:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas),acta de reuniones y presentaciones.

IDPA7-ES:Acto administrativo de la actualizacin del sitioWeb y publicacin en el sitio Web de la EntidadTerritorial del acto administrativo (ArchivoURL).

IDPA8-ESCA:Base de datos oferta local de acceso a Internet

y Acto administrativo para actualizacin del sitioWeb.

IDPA9-CA:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas),acta de reuniones y presentaciones.

IDPA1-IDPA9


24/101


El levantamiento del diagnstico o Lnea de Basees un recurso de informacin indispensable paraidentificar el escenario institucional y social en elcual se va a desarrollar la Estrategia de Gobiernoen lnea. Esta actividad sirve como referente de

primer orden junto con la Lnea de Base entregadapor el Programa, para enfocar el Plan de Accin delas Fases de Informacin, Interaccin yTransaccin, de manera que se fortalezcan losaspectos dbiles y se aprovechen las condicionesfavorables halladas. El Delegado Territorial deCapacitacin es el profesional responsable delevantar la informacin con el apoyo y colaboracinde los funcionarios y responsables en las EntidadesTerritoriales. Dentro de esta labor dediligenciamiento del formato de diagnstico (VerAnexo 1), el Delegado debe contar con lacolaboracin de todas las instancias que considerenecesarias.

IDPA1-IDPA9


25/101


En caso que los Delegados lleguen a las EntidadesTerritoriales, en las que no se haya constituido elComit de Gobierno en Lnea y Antitrmites, debenimpulsar su conformacin de acuerdo con loslineamientos existentes definidos por el Programa

Gobierno en lnea. Es esencial que se agote estaactividad dado que estos Comits, son losprincipales interlocutores de la Universidad La GranColombia, para llevar a cabo todas las actividadesconsagradas en el Modelo Metodolgico.

La reunin preparatoria busca generar un equipo dealiados locales y gestores institucionales delproceso de gestin del cambio que se pretende

generar desde el desarrollo de la Estrategia deGobierno en lnea. Con esta actividad se esperaque el desarrollo del taller sea fluido y que losdiferentes equipos locales convocados puedanalcanzar los resultados previstos.

IDPA1-IDPA9


26/101

Resumen actividades: Esta actividad concreta el Plan de Accin

GEL de la Entidad Territorial en un Plan deAccin para las fases, que se define como:una secuencia estructurada de actividades,que permite a los Entes Territorialesadaptarse al uso de nuevos recursostecnolgicos con el propsito de brindarms y mejores servicios de manera eficientea los ciudadanos y empresas.Posteriormente se sacan las conclusionesdel anlisis del diagnstico global (Lnea deBase) encontrado en las entidadesterritoriales de todos sus componentes y

finalmente se socializa el Diagnstico delplan de Accin ante todos los miembros delComit de Gobierno en Lnea, que lespermite preestablecer los grandes proyectosde cambio necesarios en la administracinterritorial.

IDPA1-IDPA9


27/101

Resumen actividades: Esta actividad busca generar en las

Entidades Territoriales un ejercicio deplaneacin que les permita alcanzaravances significativos en la implementacinde la Estrategia de Gobierno en lnea en losEntes Territoriales. El Plan de Accin deGobierno en lnea fue establecido como unaobligacin para las Entidades Territorialesen el Manual para la Implementacin de laEstrategia de Gobierno en lnea de la

Repblica de Colombia.

IDPA1-IDPA9


28/101

Resumen actividades: El Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites y el

Delegado Territorial definen las actividades adesarrollar a partir del diagnstico realizado,priorizando el fortalecimiento institucional de laEntidad y el mejoramiento de sus condicionestecnolgicas. As mismo es necesario hacer unarevisin y adecuacin del marco normativo para laaplicacin de la Estrategia y de los procedimientospara gestin y oferta de contenidos y servicios enlnea para que se adece a la demanda de losciudadanos.

El Delegado territorial, acompaado por el Lder deGobierno en lnea y el Comit de Gobierno en lneay Antitrmites, programan las reuniones necesariaspara socializar el Diagnstico Lnea de Base

levantado por la Universidad la Gran Colombia yvalidar el Plan de Accin con el Concejo, elContralor y el Personero, de manera que elconjunto de autoridades de la Entidad Territorialestn plenamente informadas sobre sus objetivos,actividades y responsables y se constituyan enactores y aliados relevantes para su desarrollo.

IDPA1-IDPA9


29/101


Cada Entidad Territorial, debe adoptar loslineamientos jurdicos para la actualizacin desus sitios Web, conforme con el Manual deGobierno en lnea. La definicin del

procedimiento de actualizacin del sitio Web ylos responsables y tiempos de esta actividad,son requerimientos que deben surgir deldiagnstico y que deben incluirse comoacciones en el Plan de Accin GEL.

El Lder de Gobierno en lnea de la Entidad y elComit de Gobierno en lnea Territorial yAntitrmites, acompaados por el Delegado

Territorial, buscan la estrategia ms adecuadapara socializar el Diagnstico, el Plan deAccin de Gobierno en lnea con todos losfuncionarios de la Entidad. Esto con el fin desensibilizarlos e informarlos de los alcances ycompromisos que requiere la implementacinde la Estrategia de Gobierno en lnea.

IDPA1-IDPA9


30/101

Resumen actividades: El Delegado Territorial debe identificar los puntos

de acceso comunitarios a TIC (caf Internet,telecentros, centros de acceso comunitario aInternet, etc.) y gestionar mecanismos de apoyopara incentivar el uso por parte de los ciudadanos.Los puntos de acceso que se identifiquen en cada

Entidad Territorial, se deben incluir en eldiagnstico y el desarrollo de los mecanismos deestimulo para que los ciudadanos utilicen los TIC,deben incluirse como acciones en el Plan de AccinGEL. En cada Entidad Territorial, debe crearse atravs de un acto administrativo del representantelegal del Ente Territorial, el registro de puntos deacceso comunitario a TIC y telecentros, denaturaleza pblica y privada, los cuales pueden serbeneficiarios de los programas que definan lasEntidades Territoriales, para el desarrollo de lasociedad de la informacin. Los telecentrosregistrados, integran en cada computador habilitadoo disponible en los locales o espacios dondefuncionen, un ambiente Web que permita alcomenzar la sesin, el acceso al ciudadano al sitioweb del Ente Territorial.

IDPA1-IDPA9


31/101

MODELO GENERALFASE DE INFORMACIN E INTERACCINETAPA DE IMPLEMENTACINHERRAMIENTAS DE INTERACCIN (IHI)


32/101

IIHI1-IIHI9

Objetivos: Sensibilizar e informar a los servidores pblicos de

las Entidades Territoriales sobre los posibles usosde las herramientas de interaccin para mejorar ytransformar la manera de relacionarse conciudadanos y empresas. Haciendo especial nfasisen el uso de chats, foros, blogs, encuestas yconsultas en lnea.

Realizar tutora sobre el uso y manejo de lasherramientas de interaccin al responsable deadministrar el sitio Web.

Documentar las prcticas y experiencias generadasa partir de la implementacin de la Fase deInteraccin de Gobierno en lnea en el OrdenTerritorial.

Analizar las relaciones y aspectos de articulacin

estructural entre diferentes estrategias einstrumentos de modernizacin de laAdministracin Pblica: MECI, SGC, SISTEDA,GEL. Adems definir acciones concretas al interiorde la administracin para armonizar lasdisposiciones de las distintas iniciativas deModernizacin de la Administracin PblicaTerritorial.


33/101

Objetivos: Sensibilizar e informar a los funcionarios pblicos

de las Entidades Territoriales sobre lasrelaciones y aspectos de articulacin estructuralentre diferentes estrategias e instrumentos demodernizacin de la Administracin Pblica(Modelo Estndar de Control Interno, Sistema de

Gestin de Calidad, Sistema de DesarrolloAdministrativo, Gestin Documental, Gobierno enlnea.)

Preparar y desarrollar laboratorio sobreherramientas de interaccin. Tema: Medicin desatisfaccin y necesidades de informacin,trmites y servicios de los ciudadanos y usuarios.

Elaborar e implementar el plan de

comunicaciones interno y externo, que permitainformar y sensibilizar a la comunidad,funcionarios y grupos de inters sobre lasherramientas de interaccin habilitadas.

Elaborar e implementar propuesta para el uso yapropiacin de las herramientas (asociarla a losciclos de la gestin local, eventos culturales,dinmicas propias de la regin, etc.)

IIHI1-IIHI9


34/101

Objetivos:

Fortalecer las capacidades locales de lasEntidades Territoriales, mediante lacapacitacin e informacin focalizada ausuarios potenciales de la Estrategia deGobierno en lnea en el Orden Territorial, deacuerdo con el mapa de actores que seidentifique en el Municipio o Departamento

durante el levantamiento de la lnea base.

IIHI1-IIHI9


35/101

Participantes: Delegados Territoriales de Capacitacin. Funcionarios de las diferentes dependencias de la

Entidad Territorial Miembros de los Comits GEL y Antitrmites de las

Entidades Territoriales. Administrador del sitio Web institucional

Lder de Gobierno en lnea Delegados Territoriales de Procesos Delegados Territoriales Estratgicos Funcionarios de las diferentes dependencias de la

Entidad Territorial (Contratistas, Librenombramiento y remocin, Carrera Administrativa)

Cabezas visibles de los sectores Coordinadores Territoriales Asesores El responsable del rea de servicio al ciudadano o

quien haga sus veces en la Entidad Territorial Funcionario de la Oficina de Prensa (Jefe de

Prensa o Delegado de Prensa o quin haga susveces).

IIHI1-IIHI9


36/101

Participantes:

El pblico objetivo son usuarios potenciales detrmites y servicios en lnea, quienes secontactarn a travs de sus organizaciones,corporaciones u otras figuras que los agrupen.En principio, se presume que podra trabajarsepor lo menos con los siguientes grupos focales:Juntas de Accin Comunal, Madres cabeza defamilia, Grupos de adultos mayores,Asociaciones campesinas, Organizaciones nogubernamentales, Mipymes, Gremio hotelero yturstico, Asociaciones de padres de familia decolegios, Profesores y estudiantes, Estudiantesuniversitarios, Organizaciones del sectorproductivo, Pensionados, Agrupacionesreligiosas, Grupos artsticos o con actividades

culturales.

IIHI1-IIHI9


37/101

Resultados esperados: Funcionarios de cada Entidad Territorial

sensibilizados y capacitados sobre el uso de lasherramientas de interaccin para mejorar la forma deinterrelacionarse con ciudadanos y empresas,principalmente a travs del uso de foros, blogs, chats,encuestas y consultas en lnea.

Administradores del sitio Web institucional, lder del

comit GEL y Antitrmites y dems miembros de laadministracin territorial que sean convocados,capacitados alrededor de la habilitacin yadministracin de las herramientas de interaccin(Encuestas, Buzn de contacto, peticiones, quejas yreclamos, Suscripcin de servicios de informacin alcorreo electrnico, Carga de documentos einformacin de audio y video, Mecanismos departicipacin: blogs, salas de conversacin y foros,

Mecanismos de ayuda y de soporte disponibles paralas Entidades Territoriales) que se usarn parasoportar el desarrollo de la Estrategia de Gobierno enlnea. Adems reforzar los conocimientos en lasEntidades Territoriales alrededor de la plataforma ymesas de ayuda y soporte existentes para laadministracin de los sitios Web territoriales y para eluso del administrador de contenidos brindado por elPrograma Gobierno en lnea.

IIHI1-IIHI9


38/101

Resultados esperados: Recopilar informacin, Diligenciar formatos de

buenas prcticas, Registrar, publicar o cargarinformacin en la herramienta y difundir lainformacin sobre las prcticas y experienciasexitosas desarrolladas por las EntidadesTerritoriales durante la implementacin de lasFases de Informacin e Interaccin.

En el caso donde la entidad territorial no cuente conel sitio Web entregado por el Programa Gobiernoen lnea, el Delegado Territorial de Capacitacindeber implementar dos mecanismos deinteraccin con el administrador del sitio Web de laEntidad.

Delegados del Comit de Gobierno en lnea decada Entidad Territorial, sensibilizados ycapacitados sobre estrategias e instrumentos de

modernizacin: Modelo Estndar de ControlInterno, Sistema de Gestin de Calidad, Sistema deDesarrollo Administrativo, Gestin Documental,Gobierno en lnea.

Plan de armonizacin para el cumplimiento de losrequerimientos de las distintas iniciativas deModernizacin De La Administracin PblicaTerritorial.

IIHI1-IIHI9


39/101

Resultados esperados: Funcionarios de cada Entidad Territorial

sensibilizados y capacitados sobre estrategias einstrumentos de modernizacin: Modelo Estndarde Control Interno, Sistema de Gestin de Calidad,Sistema de Desarrollo Administrativo, GestinDocumental, Gobierno en lnea. Esta actividadadicionalmente se constituye en un momento para

socializar el Plan de Armonizacin de Estrategiasde Modernizacin de la administracin territorial,formulado por el Comit de Gobierno en lnea yAntitrmites, as como las lneas de actividadesidentificadas como prioritarias.

Informacin sobre el grado de satisfaccin de losciudadanos y empresarios respecto a la gestinmunicipal tanto por medios presenciales comoelectrnicos.

Identificacin de las necesidades de ciudadanos yempresarios respecto a acceso a informacin yprestacin de trmites y servicios

Conocimiento prctico por parte de laadministracin sobre la forma de usarestratgicamente las herramientas y canaleselectrnicos de interaccin con ciudadanos yempresarios.

IIHI1-IIHI9


40/101

Resultados esperados: El Plan de comunicacin interno y externo

aprobado por el Comit GEL de cada EntidadTerritorial.

Todos los funcionarios de la Entidad Territorialsensibilizados e informados sobre el desarrollode la Fase de Interaccin y las herramientashabilitadas, el plan de trabajo establecido y lasactividades de capacitacin y acompaamientoque se adelantarn, por medio de la estrategiade comunicaciones interna.

Una estrategia de comunicaciones externahabilitada para publicitar el alcance y uso delas herramientas de interaccin habilitadas.

Generacin de una estrategia de corto y largo

plazo sobre el uso de herramientas deinteraccin para apoyar el ciclo de gestinpblica territorial.

Establecimiento de una estrategia de constantede interrelacin entre la administracin pblicaterritorial y los ciudadanos o empresas, para eluso y apropiacin de las herramientas deinteraccin habilitadas.

IIHI1-IIHI9


41/101


Conocimiento prctico por parte de la

administracin sobre la forma de usarestratgicamente las herramientas ycanales electrnicos de interaccin conciudadanos y empresarios.

Usuarios potenciales de cada EntidadTerritorial sensibilizados y capacitadossobre la implementacin y uso de las

herramientas de interaccin.

IIHI1-IIHI9


42/101

Entregables:

IIHI1-CA: Presentaciones y listado de asistencia con

mnimo 15 personas.

IIHI2-CA: Listado de asistencia con mnimo 15 personas.

IIHI3- CO: Documento de prcticas y experiencias generadas

y documento publicarlo en la herramienta.

IIHI4-CA: Presentaciones, listado de asistencia con mnimo

15 personas y formato Plan de Modernizacin

IIHI5-CA: Presentaciones, listado de asistencia con mnimo

15 personas.

IIHI6-PR: Formato de preparacin del laboratorio, listado de

asistencia con mnimo 15 personas.

IIHI1-IIHI9


43/101

Entregables:

IIHI7-COPR: Documento Plan de comunicaciones internas y

externas.

IIHI8-COCA: Documento de la propuesta para el uso y

apropiacin de las herramientas de interaccin.

IIHI9-CA: Presentaciones, listado de asistencia

IIHI1-IIHI9


44/101

Resumen actividades: El Delegado Territorial de Capacitacin, apoyado

por el Lder de Gobierno en lnea de la entidad,determinar el nmero de talleres necesarios parasensibilizar y capacitar a todos los funcionarios dela administracin territorial sobre el uso de lasherramientas de interaccin, de forma que puedanimplementarlas adecuadamente durante las fases

de Informacin e Interaccin del ModeloMetodolgico. Los talleres estn dirigidos a toda laplanta de personal y deben ser impartidos enlenguaje sencillo. Se deben realizar ejerciciosprcticos de cierre donde los funcionariosidentifiquen, a partir de las reas a las cuales estnvinculados, los posibles usos especficos de estasherramientas.

El Delegado Territorial de Capacitacin de laUniversidad la Gran Colombia brindar unacapacitacin terico - prctica al administrador delsitio Web y al Lder de Gobierno en lnea de laEntidad Territorial, sobre los procedimientos que sedeben agotar para habilitar desde el administradordel sitio Web las distintas herramientas, as comolos principales lineamientos para administrarlas.

IIHI1-IIHI9


45/101


Los Delegados Territoriales de Capacitacin yProcesos con el apoyo de los Lderes GEL de lasEntidades Territoriales y/o la persona que sedesigne para sta labor en la Entidad, los cualesgeneran la documentacin de prcticas exitosas y

la publican en la herramienta. Posteriormente larecopilacin de estos documentos est a cargo delEquipo de Asesores y Coordinadores Territoriales.

Los Delegados Territoriales de Capacitacinrealizan el Taller regional de gestin del cambio.Estrategias de Modernizacin de la AdministracinPblica: Modelo Estndar de Control Interno(MECI), Sistema de Gestin de Calidad, Sistema deDesarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno enlnea y Gestin Documental.

Los Delegados Territoriales de Capacitacinrealizan talleres locales de capacitacin sobreEstrategias de Modernizacin de la AdministracinPblica, dirigidos a todos los funcionarios de laadministracin pblica.

IIHI1-IIHI9


46/101


Los Delegados Territoriales de Procesosrealizan laboratorio con los funcionarios para lun uso prctico de las herramientas deinteraccin, a partir de un ejercicio deplaneacin de las Entidades Territoriales, en elque se monitoree el grado de satisfaccin delos ciudadanos respecto a la gestin presencialy electrnica de la administracin. Ademsidentifican las necesidades de ciudadanos yempresarios respecto a la prestacin deinformacin, trmites y servicios por medioselectrnicos.

Los Delegados Territoriales de Procesos juntocon los funcionarios elaboran e implementan elplan de comunicaciones interno y externo, quepermita informar y sensibilizar a la comunidad,funcionarios y grupos de inters sobre lasherramientas de interaccin habilitadas.

IIHI1-IIHI9


47/101

Resumen actividades: Los Delegados Territoriales de Capacitacin

con los funcionarios elaboran eimplementan propuesta para el uso y

apropiacin de las herramientas (asociarla alos ciclos de la gestin local, eventosculturales, dinmicas propias de la regin,etc.)

Los Delegados Territoriales de Capacitacinrealizan talleres con la comunidad yusuarios potenciales de los servicios deinteraccin implementados en loslaboratorios (organizaciones sociales,escuelas, universidades, juntas de accincomunal etc.).

IIHI1-IIHI9


48/101

MODELO GENERAL

FASE DE INFORMACIN E INTERACCINETAPA DE RACIONALIZACIN DETRMITES Y SERVICIOS (RTS)


49/101

IRTS1-IRTS12

Objetivos: Preparar a los funcionarios responsables de la

administracin de trmites y servicios y al Lder deGobierno en lnea Territorial para el desarrollo delas tareas relacionadas con la identificacin,levantamiento e inscripcin en el Sistema nico deInformacin de Trmites SUIT y en el .Portal delEstado Colombiano -PEC, de todos los trmites y

servicios que ofrecen los Entes Territoriales a losciudadanos.

Identificar y realizar el inventario de los trmites yservicios que prestan las Entidades Territorialespartiendo de la informacin disponible en el SUIT,las Alcaldas y Gobernaciones tales como Manualde Procesos y Procedimientos, Mapa ycaracterizacin de procesos y procedimientos

documentados en la implementacin del ModeloEstndar de Control Interno y el Sistema deGestin de Calidad, si existen. Utilizar el Formatode Hoja de Vida del Servicio, diseado por elDepartamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP.


50/101

Objetivos: Asesorar al Administrador de trmites y servicios o

quien haga sus veces en cada Entidad Territorial enel registro e inscripcin de los trmites y servicioslevantados y documentados en las hojas de vidadel trmite, en el Sistema nico de Informacin deTrmites SUIT y en el Portal del EstadoColombiano -PEC.

Ofrecer a travs del sitio Web de la EntidadTerritorial informacin completa y actualizada enrelacin con los trmites y servicios ofrecidos por laEntidad a los ciudadanos y empresas.

Construir la lnea base que determine la forma enque se est realizando los trmites a racionalizar,simplificar y automatizar a partir de algunos criteriostales como: normatividad, pasos necesarios para su

realizacin, requisitos, tiempo, costos, puntos deatencin, formularios etc., contando con undiagnostico inicial entregado en el Informe detalladode gestin en el registro de trmites y servicios enel Portal del Estado Colombiano de las EntidadesTerritoriales a partir del cual se proponen lasmejoras pertinentes.

IRTS1-IRTS12


51/101

Objetivos: Generar una propuesta de optimizacin,

racionalizacin y simplificacin de los dostrmites tipo asignados por el Programa, la cualdebe ser validada y aprobada por parte delDepartamento Administrativo de la FuncinPblica y el Programa Gobierno en lnea.

Validar y aprobar la propuesta de optimizacin,racionalizacin y simplificacin de los dos (2)trmites tipo asignados por la Universidad laGran Colombia, por parte de la EntidadTerritorial, el Departamento Administrativo de laFuncin Pblica y el Programa Gobierno enlnea.

Modelar uno de los trmites optimizados por la

Universidad la Gran Colombia en laherramienta transaccional desarrollada para laEstrategia de Gobierno en lnea o en laherramienta transaccional de la Universidadprevia aprobacin de la Interventora.

IRTS1-IRTS12


52/101

Objetivos: Propiciar las condiciones en las Entidades

Territoriales, para que los funcionarios asuman elcompromiso de realizar cambios visibles a la horade prestar servicios al ciudadano, expresados encalidad, amabilidad y eficiencia en la respuesta quedemandan los ciudadanos; cconcientizando alconjunto de funcionarios y contratistas sobre la

importancia del servicio al ciudadano como una de

las prioridades del quehacer del Estado. Identificar los servicios de consulta en lnea a bases

de datos que contengan informacin relevante parael ciudadano.

Identificar las certificaciones y constancias que laentidad expida y que no constituyan un trmite de

acuerdo con el SUIT y el PEC. Definir las acciones requeridas para gestionar

totalmente en lnea por parte del ciudadano o elempresario o el servidor pblico segncorresponda.

IRTS1-IRTS12


53/101

Participantes: El Asesor Institucional y de Contenidos y el Delegado

Territorial de Capacitacin Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

(DAFP). Miembros del Comit de Gobierno en lnea y

Antitrmites Territorial y el Lder del Comit Gobiernoen lnea Territorial.

Responsables de cada trmite y servicio en las

diferentes dependencias de las Entidades.Territoriales. Administrador de Trmites y Servicios o quien haga

sus veces en cada Entidad Territorial. Administrador del sitio Web. Responsables de los trmites seleccionados, un

funcionario delegado de la Oficina de Planeacin, unfuncionario delegado de la oficina de atencin alusuario.

Jefe o Director del rea o dependencia responsabledel trmite o servicio

Coordinador. Equipo Base. Lderes y funcionarios de las reas misionales. Funcionarios con responsabilidades de servicio al

ciudadano (Presentes en las ventanillas de cadadespacho).

IRTS1-IRTS12


54/101

Resultados esperados: Funcionarios que realizan la labor de

levantamiento, inscripcin y racionalizacin detrmites capacitados en las metodologas aimplementar.

Identificacin del inventario de productos que ofrecela Entidad Territorial al ciudadano y los trmites yservicios asociados.

Documentacin de los trmites y servicios quepresta la Entidad Territorial en el formato de hoja devida del trmite o servicio y reporte de stos ante elDepartamento Administrativo de la Funcin Pblicapara su validacin y publicacin en el Portal delEstado Colombiano.

Informacin de los trmites y servicios que prestanlas Entidades Territoriales a los ciudadanos,

disponible a travs del sitio Web de la EntidadTerritorial. Establecimiento y anlisis del estado actual o punto

de partida de los dos trmites tipo a optimizar porparte del operador, identificando cuellos de botella yproblemas as como las posibilidades de mejora.

IRTS1-IRTS12


55/101

Resultados esperados: Diligenciamiento del Cuestionario de

Documentacin de Trmites para los trmitesdefinidos.

Dos (2) trmites tipo optimizados de los asignadospor el Programa, estandarizados, validados yaprobados por parte del DepartamentoAdministrativo de la Funcin Pblica, la Entidad

Territorial y el Programa Gobierno en Lnea. Tramite modelado en la herramienta transaccional

desarrollada para la Estrategia de Gobierno enlnea o en la herramienta transaccional de laUniversidad la Gran Colombia previa aprobacin dela Interventora.

Desarrollo del Taller Regional de gestin delcambio: Servicio al ciudadano, cada Entidad

Territorial debe definir las acciones para adoptar unplan de servicio al ciudadano (20 funcionarioscapacitados en cada Entidad Territorial).

Desarrollo del Taller de identificacin de serviciosde consulta en lnea a bases de datos y la gestinen lnea de certificaciones y constancias (20funcionarios capacitados en cada EntidadTerritorial).

IRTS1-IRTS12


56/101

Entregables: IRTS1-CA:

Presentaciones y listado de asistencia (Mnimo15 personas).

IRTS2-PR:

Identificacin de trmites y servicios einventario de trmites y servicios.

IRTS3-PR:Documentacin de los trmites y servicios quela Entidad Territorial ofrece a los ciudadanos(Hojas de vida de trmites 3 trmites y 1servicio) y propuesta de trmites priorizados.

IRTS4-PR:Levantamiento de la informacin del trmite deacuerdo con el formato de hoja de vidalevantado y publicados los 3 trmites y 1servicio en el SUIT y PEC

IRTS1-IRTS12


57/101

Entregables:

IRTS5-PR:Publicacin en el sitio Web de la EntidadTerritorial, de los enlaces de los trmites yservicios que se encuentran disponibles en el

PEC y publicacin en el sitio Web de lainformacin bsica levantada respecto a lostrmites y servicios.

IRTS6-PR:Documento lnea de base trmites y servicios.

IRTS7-CO:

Documento Propuesta de optimizacin,racionalizacin y simplificacin de los dostrmites asignados.

IRTS8-COPR:Presentacin propuesta de rediseo yestandarizacin del trmite.

IRTS1-IRTS12


58/101

Entregables: IRTS9-CO:

Levantamiento de la informacin requeridapara parametrizar y trmite modelado en laherramienta transaccional desarrollada por la

Estrategia de Gobierno en lnea. IRTS10-ES:


IRTS11-CA:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas),

acta de reuniones y presentaciones. IRTS12-CA:


IRTS1-IRTS12


59/101

Resumen actividades: Realizar a travs de talleres de capacitacin terico -prcticos, enfocados al uso y aplicacin de lasherramientas y metodologas desarrolladas por elDepartamento Administrativo de la Funcin Pblicapara la identificacin de trmites y servicios de lasEntidades Territoriales, as como en racionalizacin ysimplificacin de los procesos y procedimientos de lostrmites que se identifiquen como prioritarios para su

implementacin por medios electrnicos. identificacin del universo de trmites y servicios quelas Entidades Territoriales prestan a sus ciudadanos,para tal fin, en primer lugar es necesario determinarlas posibles fuentes de informacin interna a partir dela cual se pueda realizar la tarea de revisin,validacin y complemento de los mismos.

Los responsables de los trmites y servicios en cadauna de las dependencias de las Entidades

Territoriales con el apoyo del Lder de Gobierno enLnea y el Delegado Territorial deben levantar lainformacin de los trmites y servicios solicitada en elSistema nico de Informacin de Trmites para supublicacin en el Portal del Estado Colombiano,mediante el diligenciamiento de las Hojas de Vida deTrmites y Servicios diseadas por el DepartamentoAdministrativo de la Funcin Pblica - DAFP.

IRTS1-IRTS12


60/101

Resumen actividades: El Administrador de Trmites y Servicios es el

responsable de registrar en el Sistema nico deInformacin de Trmites SUIT-, la informacincontenida en las Hojas de Vida de Trmites oServicios, previa aprobacin por parte del Comitde Gobierno en lnea y Antitrmites.

propone que una vez realizado el inventario de los

trmites y servicios dentro de la AdministracinMunicipal o Departamental, la informacin bsicade cada trmite o servicio recopilada debe ponersea disposicin de los ciudadanos a travs del sitioWeb institucional, de forma tal que los usuarioscuenten con una fuente oficial de informacinrespecto a cmo relacionarse con suadministracin. Adicionalmente en relacin concada trmite est disponible la descarga de losformularios necesarios para agotarlo.

Realizar un diagnstico del trmite o servicio con elpropsito de analizar el estado de partida ysituacin actual teniendo en cuenta los siguientesmbitos de inters: proceso, normativa, tecnologay sistemas de informacin y cultura de laorganizacin.

IRTS1-IRTS12


61/101

Resumen actividades: Para realizar esta actividad se cuenta con

dos insumos fundamentales: El diagnstico integral o lnea de base

levantada para los trmites a intervenir.

Propuesta de procedimiento mejorado yestandarizado del Programa Gobierno enlnea utilizado en el modelamiento de lostrmites para su implementacin por medioselectrnicos.

A partir de esta informacin se debenproceder a identificar las reas de

oportunidad y acciones de mejora para cadauno de los trmites. La propuesta de mejoraincluir todos los elementos que seconsideren necesarios para optimizar eltrmite y ajustarlo al estndar propuesto porel Programa Gobierno en lnea.

IRTS1-IRTS12


62/101

Resumen actividades: Una vez definida la propuesta de optimizacin,

racionalizacin y simplificacin de los dos (2)trmites tipo asignados por la Universidad la GranColombia, es necesario que sea enviado alDepartamento Administrativo de la Funcin Pblica,a la Entidad Territorial y al Programa Gobierno enlnea, con el fin que sea revisado y validado para

garantizar que se ajuste a sus diferentescomponentes: normativos, tecnolgicos, y deprocedimientos.

Una vez definida y aprobada la optimizacin deltrmite priorizado, la Universidad la Gran Colombiadebe modelarlo en la herramienta transaccionaldesarrollada por la Estrategia de Gobierno en lnea en caso de requerirse en la herramientatransaccional de la Universidad previa aprobacinde la Interventora, desarrollando el archivoejecutable para que la herramienta transaccionalmodele el trmite optimizado siguiendo ladocumentacin tcnica de la herramienta yparametrizando cada una de las variablesrequeridas para el trmite en cada una de lasentidades territoriales objeto de acompaamiento.

IRTS1-IRTS12


63/101

Resumen actividades: Busca fortalecer la capacidad de los funcionarios de

las Entidades Territoriales con respecto al servicioque se brinda a los ciudadanos y ciudadanas almomento de acercarse a la Administracin Pblica,sin importar el tipo de ayuda que requiera: obtenerinformacin, realizar un trmite, solicitar un servicio,formular un reclamo. El taller debe aportar las

instrucciones, herramientas y protocolos necesariospara que los funcionarios asuman compromisos decambio visibles, expresados eficientemente a lahora de prestar servicios al ciudadano.

Los talleres locales de capacitacin sobre Un mejorEstado al servicio al ciudadano, tienen un alcanceconceptual e informativo con relacin al ProgramaNacional de Servicio al Ciudadano delDepartamento Nacional de Planeacin.

Los talleres de identificacin de servicios deconsulta en lnea busca que los funcionarios de lasEntidades Territoriales identifiquen la informacinque puede ser objeto de consulta en lnea por partede los diferentes pblicos objetivo y las acciones aadelantar para facilitar su acceso.

IRTS1-IRTS12


64/101

MODELO GENERALFASE DE INFORMACIN E INTERACCINETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)


65/101

ISD1-ISD2

Objetivos: Acompaamiento permanente a las

Entidades Territoriales que permita resolverinquietudes y avanzar en la ejecucin de las

actividades que deben desarrollar losresponsables del Comit de Gobierno enlnea para el cumplimiento de lasactividades de los Modelos Metodolgicos.

Monitoreo al cumplimiento de las Fases deGobierno en lnea y seguimiento a laejecucin del Modelo Metodolgico General

para las Fases de Informacin e Interaccin.


66/101

Participantes:

Equipo Asesor: Gerente Regional, AsesorInstitucional y de Contenidos, Asesor Legal,Asesor de Tecnologa, Asesor deContenidos, Coordinadores Territoriales,Coordinadores Modelo Avanzado.

Delegado Territorial Estratgico, DelegadoTerritorial de Capacitacin, DelegadoTerritorial de Procesos.

Miembros de los Comits de Gobierno enlnea de las Entidades Territoriales de cadauna de las regiones.

Los lderes de las reas misionales de lasEntidades Territoriales.

Equipo Coordinador.

ISD1-ISD2


67/101

Resultados esperados: Acompaamiento permanente a las

Entidades Territoriales que permita resolverinquietudes y avanzar en la ejecucin de lasactividades que deben desarrollar losresponsables del Comit de Gobierno enlnea para el cumplimiento de las

actividades de la Entidad Operadora. Inquietudes resueltas para la

implementacin de las actividades delModelo Metodolgico.

Monitoreo a la participacin de los actoresGEL de cada Entidad Territorial.

Alcaldes, Gobernadores y Lderes GEL

participando en el desarrollo de las Fasesde Informacin, Interaccin y Transaccinde la Estrategia GEL.

Acciones de los Comits de Gobierno enlnea en ejecucin y seguimiento.

ISD1-ISD2


68/101

Resultados esperados: Entrega mensual de reportes sobre el estado de

avance en la implementacin de las Fases de laEstrategia de Gobierno en lnea al Comit deGobierno en lnea y al Programa Gobierno en lnea.

Realizacin de reuniones mensuales de seguimientode la implementacin y ejecucin de las actividades.

Entrega mensual de reportes de la implementacin y

ejecucin de las actividades del Modelo Metodolgicoal Comit de Gobierno en lnea y al ProgramaGobierno en lnea.

Entrega de reporte final de la implementacin,ejecucin de las actividades y resultados obtenidosen la implementacin de las Fases de Informacin eInteraccin, con el reporte de ajustes de lametodologa y de las herramientas utilizadas yanlisis sobre los aciertos y desaciertos observados

durante el proceso. Metodologa de Monitoreo y Evaluacin de Gobierno

en lnea aplicada a las Entidades Territoriales paravalidar el cumplimiento de los criterios establecidosen el Manual de Gobierno en lnea.

Monitoreo a la ejecucin del Plan de Accin deGobierno en lnea definido por la entidad territorial.

ISD1-ISD2


69/101

Entregables

ISD1- CO1. Reporte aula virtual capacitados

2. Material de acompaamiento publicado en laherramienta

ISD2 CO1. Reporte de los porcentajes de cumplimiento de laimplementacin de las fases de Gobierno en lnea.2. Reportes de seguimiento

3. Acta de reunin4. Informes

ISD1-ISD2


70/101

Resumen actividades: Los Delegados Territoriales deben capacitar

a los lderes GEL de las EntidadesTerritoriales y funcionarios en el uso de laherramienta, con el fin que se tenga claro elalcance de la informacin y las actividadesque se realizan a travs de sta como lo

son chats, foros, asesoras virtuales etc. El grupo Asesor y Coordinador debe evaluar

el cumplimiento de las Fases de Gobiernoen lnea, teniendo como base los criteriosdefinidos en el Manual de Gobierno en lneay la Metodologa de Evaluacin y Monitoreode Gobierno en lnea. Adems realizar el

seguimiento peridico al avance en laimplementacin del Modelo de Metodolgicoa las Entidades Territoriales de la reginrelacionado con las Fases de Informacin eInteraccin.

ISD1-ISD2


71/101

MODELO GENERAL

FASE DE TRANSACCINETAPA DE AFIANZAMIENTO (AF)


72/101

TAF1-CA

Objetivos:

Formular una propuesta de trabajodonde se definan acciones,responsables, tiempos y mecanismos deseguimiento, entorno a laimplementacin de la Fase deTransaccin


73/101

Participantes:

Lder GEL de la Entidad Integrantes del Comit de Gobierno en

lnea y Antitrmites de la Entidad. Funcionario responsable del

trmites/servicios automatizado.

Delegado Territorial de Capacitacin

TAF1-CA


74/101


Representantes legales y Lderes GELinformados, motivados y comprometidoscon el desarrollo de la Fase deTransaccin de la Estrategia GEL.

Plan de Accin para la Fase deTransaccin.

TAF1-CA


75/101

Entregables:

TAF1-CA: Presentaciones Listado de asistencia 3. Acta de reunin Planes de accin ajustados Publicacin en el sitio web de los planes

ajustados

TAF1-CA


76/101


El Delegado Territorial de Capacitacinrealiza un taller de trabajo con ComitGEL y Antitrmites para validacin delPlan de Accin para la Fase deTransaccin

TAF1-CA


77/101

MODELO GENERAL

FASE DE TRANSACCINETAPA DE EJECUCIN DEL PLAN DEACCIN (EPA)


78/101

TEPA1-TEPA10

Objetivos: Socializar ante el Comit de Gobierno en lnea y

Antitrmites el diagnstico o lnea baseactualizada por el Delegado TerritorialEstratgico, de manera que puedan analizar eidentificar los aspectos relevantes actuales yoportunidades para alcanzar una visin deseadaen la Estrategia de Gobierno en lnea, a travs

del desarrollo del Plan de Accin que se formule,acompandolo de proyectos de cambio de cortoplazo. Validar el Diagnstico y Lnea Base por elComit de Gobierno en lnea y Antitrmites paraalcanzar los objetivos de la Fase de Transaccin.Presentacin de las acciones para cumplir con laFase de Transaccin.

Presentar el Plan de Accin. Priorizacin de

proyectos de cambio asociados al desarrollo delPlan de Accin. Medir la satisfaccin de los usuarios frente el sitio

Web y los servicios ofrecidos por medio delmdulo de encuestas habilitado. Capacitar sobreel uso del mdulo de encuestas disponible en lossitios Web de cada Entidad Territorial.

.


79/101

Objetivos: Trmites y servicios en medios electrnicos. Trmites

y servicios levantados, estandarizados, optimizados ymodelados para desarrollarse a travs de medioselectrnicos.

Definir y concertar los compromisos para realizar loscambios y ajustes requeridos en la organizacin, lasfunciones y los procesos y procedimientos, para laimplantacin de los trmites automatizados.

Definir y concretar las responsabilidades de lasdependencias involucradas en la prestacin deltrmite rediseado. Establecer y asignar las tareasque integran los procedimientos de los trmitesrediseados, entre los funcionarios y contratistasvinculados a las dependencias encargadas de laprestacin y realizacin de los mismos.

Determinar los lineamientos jurdicos para realizar losajustes normativos requeridos en la prestacin de los

trmites y servicios por medios electrnicos, en cadaEntidad Territorial. Realizar los ajustes normativosrequeridos para prestar los trmites y el servicio pormedios electrnicos. Gestionar la expedicin de unproyecto de acuerdo u ordenanza, que permitarealizar los ajustes normativos requeridos paraprestar los trmites por medios electrnicos, en cadaEntidad Territorial.

.

TEPA1-TEPA10


80/101

Objetivos: Sensibilizar y generar competencias en los

funcionarios de las Entidades Territoriales, conrespecto al uso de la herramienta tecnolgica quesoportar los trmites seleccionados.

Establecer un estndar o nivel de calidad que debecumplir la Administracin en la prestacin de lostrmites rediseados y automatizados.

Registrar detalladamente las prcticas yexperiencias exitosas, generadas durante laimplementacin de la Fase de Transaccin.Propiciar transferencia de informacin yconocimiento entre las Entidades Territoriales,mediante la socializacin de las prcticas yexperiencias documentadas y publicadas en elportal del Municipio Colombiano. Publicar lasprcticas y experiencias identificadas ydocumentadas en el Portal del MunicipioColombiano .

Sistematizar, ordenar y difundir la informacinsobre las prcticas y experiencias exitosasdesarrolladas por las Entidades Territorialesdurante la implementacin de la Fase deTransaccin.

TEPA1-TEPA10


81/101

Objetivos: Ajustar del plan de comunicaciones general a

la Entidad Territorial. Informar a los diferentes actores de la

Estrategia de Gobierno en lnea en el nivelterritorial sobre la puesta en marcha de la fasede Transaccin, el plan de trabajo establecido y

las actividades de capacitacin,acompaamiento y/o informacin que sedesarrollarn para grupos focales y lasherramientas y trmites/servicios habilitadospor medios electrnicos.

Promocin del sitio Web municipal. Vnculos a trmites y servicios en lnea. Oferta

de trmites y servicios en lnea disponibles.

Acceso a las herramientas. Paso a paso pararealizar trmites y servicios en lnea (Segnoferta disponible). Si se va hacer a travs deeste Portal o a travs del nuestro y luego porun enlace al de Municipio Colombiano.

TEPA1-TEPA10


82/101

Participantes: Delegado, el Lder de Gobierno en lnea y el Comit

de Gobierno en lnea y Antitrmites. Representante legal de las Entidades Territoriales,

Concejo, Contralor y Personero. Funcionarios responsables de servicio al

ciudadano. Funcionarios responsables de la administracin del

sitio Web. Jefe o Director del rea o dependencia responsable

del trmite o servicio. Equipo Base del Proyecto. Funcionarios responsables de la ejecucin de los

trmites. Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga

las veces. Oficina de prensa o quien haga sus veces en la

Entidad Territorial. Asesor Institucional y de contenidos y el Asesor de

demanda.

TEPA1-TEPA10


83/101

Participantes:

Grupos focales: Juntas de AccinComunal, Madres cabeza de familia,Grupos de adultos mayores,

Asociaciones campesinas,Organizaciones no gubernamentales,Mipymes, Gremio hotelero y turstico,Asociaciones de padres de familia decolegios, Profesores y estudiantes,Estudiantes universitarios,Organizaciones del sector productivo,

Pensionados, Agrupaciones religiosas yGrupos artsticos o con actividadesculturales.

TEPA1-TEPA10


84/101

Resultados esperados: Representantes legales de las Entidades Territoriales

informadas de los resultados arrojados por eldiagnstico en relacin a la situacin existente en lasEntidades Territoriales en cada uno de loscomponentes. Conocimiento de las responsabilidadesindividuales de los actores para la implementacin delmodelo en la Fase de Transaccin. Empoderamiento delos miembros del Comit de Gobierno en lnea y

Antitrmites para liderar los proyectos de cambio alinterior de la administracin territorial.

Plan de Accin para la Fase de Transaccin deGobierno en lnea.

Diagnstico socializado ante todos los miembros delComit de Gobierno en lnea, que les permitepreestablecer los grandes proyectos de cambionecesarios en la administracin territorial.

Capacitacin sobre el uso de encuestas aleatorias para

medir satisfaccin de los usuarios frente al sitio Web ylos servicios ofrecidos.

Las Entidades Territoriales identifican y establecen unaserie de compromisos y acciones a seguir con el fin derealizar los cambios y ajustes requeridos en laorganizacin, las funciones y los procesos yprocedimientos, para la implantacin de los trmitesautomatizados.

TEPA1-TEPA10


85/101

Resultados esperados: Los representantes legales de las EntidadesTerritoriales definen y formalizan lasresponsabilidades y tareas que deben cumplir lasdependencias involucradas ejecucin del trmite,cuando la prestacin del servicio se realiza tantopor el canal presencial como el electrnico.

Aprobacin del proyecto de acuerdo u

ordenanza, que permita realizar los ajustesnormativos requeridos para prestar los trmitespor medios electrnicos, en cada EntidadTerritorial.

Funcionarios capacitados con relacin al uso ylas funcionalidades de la herramienta tecnolgicaque soporta el trmite automatizado.

Estndares de calidad definidos para los trmites

y servicios intervenidos. Mnimo un formato de documentacin deprcticas y experiencias diligenciado en cadaEntidad Territorial durante la Fase deTransaccin. Mnimo un formato dedocumentacin de prcticas y experienciaspublicado por cada Entidad Territorial en elportal.

TEPA1-TEPA10


86/101

Resultados esperados: Contar con un portal de Prcticas y Conocimiento

de Gobierno en Lnea actualizado. Fortalecer lasdinmicas de documentacin y socializacin deiniciativas exitosas desarrolladas por parte de lasEntidades Territoriales en el pas.

El Plan de comunicacin interna y externaaprobado por el Comit GEL de cada Entidad

Territorial. Todos los funcionarios de la EntidadTerritorial sensibilizados e informados sobre lapuesta en marcha de la Fase de Transaccin, elplan de trabajo establecido y las actividades decapacitacin, acompaamiento y/o informacin quese desarrollarn para grupos focales y lasherramientas y trmites/servicios habilitados pormedios electrnicos, por medio de la estrategia decomunicaciones interna. Una estrategia de

comunicaciones externa habilitada para publicitar elalcance y herramientas y trmites/servicioshabilitados por medios electrnicos.

Usuarios potenciales de cada Entidad Territorialsensibilizados y capacitados sobre el acceso y usode los nuevos servicios y trmites prestados pormedios electrnicos.

TEPA1-TEPA10


87/101

Entregables: TEPA1-ESCAPR:

Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), actade reuniones y presentaciones.

TEPA2-CA:Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15personas) y encuestas diligenciadas.

TEPA3-ES:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), actade reuniones y presentaciones.

TEPA4-PR:Listado de asistencia (Mnimo 15 personas) y actade reunin.

TEPA5-CO:Acto administrativo ajustado, publicacin del actoajustado en el sitio Web y acta de reunin

TEPA6-CA:Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15personas) y Manual tcnico del trmite y servicioautomatizado.

TEPA1-TEPA10


88/101

Entregables:

TEPA7-CO:Documento estndares de calidad paratrmites y servicios.

TEPA8-CO:Documento de prcticas y experienciasgeneradas.

TEPA9-COPR:Documento Plan de comunicaciones ajustado.

TEPA10-CA:Presentaciones y listado de asistencia (Mnimo15 personas).

TEPA1-TEPA10


89/101

Resumen actividades: El Delegado Territorial Estratgico, acompaado

por el Lder de Gobierno en lnea y el Comit deGobierno en lnea y Antitrmites, programan lasreuniones necesarias para socializar el diagnsticolevantado por la Universidad la Gran Colombia yvalidar el Plan de Accin con el Concejo Municipal,el Contralor y el Personero, de manera que elconjunto de autoridades de la Entidad Territorialestn plenamente informadas sobre sus objetivos,actividades y responsables y se constituyan enactores y aliados relevantes para su desarrollo.

Esta capacitacin tiene un sentido estratgico muyimportante, porque asegura que los funcionarioscuenten con herramientas sencillas de interaccin

con los ciudadanos al alcance de su mano paraverificar la efectividad de sus acciones, identificarprioridades, retroalimentar el nivel de satisfaccinde los ciudadanos y calificaciones por parte de losusuarios acerca de su gestin, los procesos queadelantan y los servicios que prestan, entre otros.

TEPA1-TEPA10


90/101

Resumen actividades: Necesario analizar y establecer los cambios

organizacionales requeridos para implementar pormedios electrnicos los trmites rediseados yestandarizados, tales como: procesos,procedimientos y tareas, dependencias implicadas yroles respectivos, recursos que consume,intervencin de terceros (otras entidades, agentessociales, etc.), mbito territorial, soportesdocumentales (formularios, instrucciones, etc.).

El proceso de implementacin de la propuesta finalde optimizacin de dos (2) trmites acordados con elPrograma y del sector seleccionado como prioritario,implican la realizacin de los cambios y ajustes en elmodelo organizacional que soporta la prestacin destos servicios en la administraciones municipales ydepartamentales. En este sentido, un aspectoimportante a tener en cuenta en la realizacin de loscambios organizacionales necesarios paraimplementar el trmite optimizado, es el relacionadocon la definicin y la asignacin de las tareas quecada una de las dependencias de la administracinmunicipal o departamental debe cumplir para laprestacin del servicio a los ciudadanos oempresarios.

TEPA1-TEPA10


91/101

Resumen actividades: Cada Entidad pblica del orden territorial, debeadoptar los lineamientos jurdicos para realizar losajustes normativos requeridos en la prestacin delos trmites y servicios por medios electrnicos, encada Entidad Territorial. La definicin de loscambios normativos debe surgir del diagnstico ydeben incluirse como acciones en el Plan deAccin.

La Universidad la Gran Colombia debe capacitar alos funcionarios responsables del rea de sistemasde la Entidad Territorial y de las reas misionales,con relacin al uso y funcionalidad de laherramienta tecnolgica utilizada para el trmiteseleccionado y automatizado. Esta actividad decapacitacin tiene como objetivo garantizar laadministracin y el uso eficaz de la herramientaque soporta el trmite automatizado.

El principal objetivo de los estndares de calidad escrear una cultura de mejora y aprendizaje continuosen la gestin del Ente Territorial, promoviendo asque dichas organizaciones puedan madurar y rendiral mximo, segn los objetivos planteados, yofrecer a las personas usuarias un producto oservicio de la ms alta calidad.

TEPA1-TEPA10


92/101

Resumen actividades: Se pretende llevar un registro detallado de

las prcticas y experiencias que hayasurgido durante de la implementacin de laFase de Transaccin. Esta documentacinse realizar en el portal del MunicipioColombiano. Esta actividad busca que losfuncionarios encargados de la Estrategia deGobierno en Lnea en el nivel territorial,fortalezcan la prctica de documentar endetalle sus actividades, y ponerlas adisposicin de otros actores pblicos yprivados interesados en adquirir

conocimientos e informacin sobre lasprcticas y experiencias exitosassusceptibles de ser replicadas, durante laimplementacin de la Fase de Transaccin.

TEPA1-TEPA10


93/101

Resumen actividades: Se elabora e implementa el plan de comunicacionesinterna y externa sobre las herramientas ytrmites/servicios habilitados por medios electrnicosdurante la Fase de Transaccin. La oficina de prensao quien haga sus veces en la Entidad Territorial es laencargada de armonizar los medios de comunicacinque ms se utilicen al interior de la administracinmunicipal y hacia el exterior de la misma, en funcin

de la Estrategia de Gobierno en lnea yparticularmente la Fase de Transaccin y lasherramientas y trmites/servicios habilitados pormedios electrnicos. El comit GEL de cada EntidadTerritorial comentar y aprobar el plan decomunicaciones teniendo en cuenta que su estructurasea la idnea para cumplir con los objetivospropuestos.

La Estrategia de Gobierno en lnea busca que el

Estado Colombiano pueda ofrecer ms y mejoresservicios al ciudadano. Este enunciado pasa de seruna premisa a ser una afirmacin que se concretacuando los dos actores confluyen en el mismointers, en este caso en la oferta y demanda deservicios y trmites de competencia Municipal oDepartamental a travs de medios electrnicos.

TEPA1-TEPA10


94/101

MODELO GENERALFASE DE TRANSACCINETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)


95/101

TSD1 TSD2

Objetivos:

Acompaamiento permanente a lasEntidades Territoriales que permitaresolver inquietudes y avanzar en la

ejecucin de las actividades que debendesarrollar los responsables del Comitde Gobierno en lnea para elcumplimiento de las actividades de losModelos Metodolgicos.

Monitoreo al cumplimiento de las Fasesde Gobierno en lnea y seguimiento a la

ejecucin del Modelo MetodolgicoGeneral para las Fases de Informacin eInteraccin.


96/101

Participantes: Equipo Asesor: Gerente Regional,

Asesor Institucional y de Contenidos,Asesor Legal, Asesor de Tecnologa,Asesor de Contenidos, Coordinadores

Territoriales, Coordinadores ModeloAvanzado. Delegado Territorial Estratgico,

Delegado Territorial de Capacitacin,Delegado Territorial de Procesos.

Miembros de los Comits de Gobiernoen lnea de las Entidades Territoriales de

cada una de las regiones. Los lderes de las reas misionales de

las Entidades Territoriales. Equipo Coordinador.

TSD1 TSD2


97/101

Resultados esperados: Acompaamiento permanente a las

Entidades Territoriales que permita resolverinquietudes y avanzar en la ejecucin de lasactividades que deben desarrollar losresponsables del Comit de Gobierno en

lnea para el cumplimiento de lasactividades de la Entidad Operadora. Inquietudes resueltas para la

implementacin de las actividades delModelo Metodolgico.

Monitoreo a la participacin de los actoresGEL de cada Entidad Territorial.

Alcaldes, Gobernadores y Lderes GELparticipando en el desarrollo de las Fasesde Informacin, Interaccin y Transaccinde la Estrategia GEL.

Acciones de los Comits de Gobierno enlnea en ejecucin y seguimiento.

TSD1 TSD2


98/101

Resultados esperados: Entrega mensual de reportes sobre el estado deavance en la implementacin de las Fases de laEstrategia de Gobierno en lnea al Comit deGobierno en lnea y al Programa Gobierno en lnea.

Realizacin de reuniones mensuales de seguimientode la implementacin y ejecucin de las actividades.

Entrega mensual de reportes de la implementacin y

ejecucin de las actividades del Modelo Metodolgicoal Comit de Gobierno en lnea y al ProgramaGobierno en lnea.

Entrega de reporte final de la implementacin,ejecucin de las actividades y resultados obtenidosen la implementacin de las Fases de Informacin eInteraccin, con el reporte de ajustes de lametodologa y de las herramientas utilizadas yanlisis sobre los aciertos y desaciertos observados

durante el proceso. Metodologa de Monitoreo y Evaluacin de Gobiernoen lnea aplicada a las Entidades Territoriales paravalidar el cumplimiento de los criterios establecidosen el Manual de Gobierno en lnea.

Monitoreo a la ejecucin del Plan de Accin deGobierno en lnea definido por la entidad territorial.

TSD1 TSD2


99/101

Entregables

TSD1- CO Reporte aula virtual capacitados Material de acompaamiento publicado en la

herramienta

TSD2 CO

Reporte de los porcentajes de cumplimiento de laimplementacin de las fases de Gobierno en lnea.

Reportes de seguimiento Acta de reunin

Informes

TSD1 TSD2


100/101


Los Delegados Territoriales deben capacitar alos lderes GEL de las Entidades Territoriales yfuncionarios en el uso de la herramienta, con elfin que se tenga claro el alcance de lainformacin y las actividades que se realizan atravs de sta como lo son chats, foros,asesoras virtuales etc.

El grupo Asesor y Coordinador debe evaluar elcumplimiento de las Fases de Gobierno enlnea, teniendo como base los criteriosdefinidos en el Manual de Gobierno en lnea yla Metodologa de Evaluacin y Monitoreo deGobierno en lnea. Adems realizar elseguimiento peridico al avance en laimplementacin del Modelo de Metodolgico alas Entidades Territoriales de la reginrelacionado con la Fase de Transaccin.

TSD1 TSD2


101/101

Trabajo en Campo Modelo General

Documents

Transcript of Trabajo en Campo Modelo General