Trabajo de Presupuesto de Las Empresas. TEMA 5
15
Integrantes: Frontado Gabriela. C.I: 16.314.776. Salazar Zheila. C.I: 12.660.098. Salas Luisa. C.I: 14.498.838. UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE SUCRE ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ASIGNATURA: PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS Profesor: Miguel Romero Sección: 01 Cumaná, Julio 2011
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Integrantes:
Frontado Gabriela. C.I: 16.314.776.
Salazar Zheila. C.I: 12.660.098.
Salas Luisa. C.I: 14.498.838.
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE SUCRE
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
ASIGNATURA: PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS
Profesor: Miguel Romero
Sección: 01
Cumaná, Julio 2011
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INTRODUCCIÓN
El principal y más integrado sistema de control de la actividad económico-
Financiera de la empresa es el Control Presupuestario, el cual sirve también para
controlar la gestión de las actividades y la adscripción de responsabilidades.
Un sistema de control presupuestal debe:
Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción,
inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos
presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan.
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones
correspondientes.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.
Contribuir a lograr las metas de la organización.
La previsión y control de las ventas se realiza a partir del estudio de
correlación con otras magnitudes más fácilmente previsibles.
El objetivo fundamental del control de producción es programar, coordinar
e implementar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las
unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr
las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del
departamento de ventas.
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CONTROL DE VENTAS
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las
cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. Lafunción de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en
relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las
variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales
como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto,
mejorar las facilidades de crédito, aumentar el número de visitas, reforzar al
vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de
los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y
ampliar su perspectiva.
COMPARACIÓN DE LAS VENTAS Y GASTOS DE VENTAS REALES CON LAS
VENTAS Y GASTOS DE VENTAS PRESUPUESTADOS
Las ventas y gastos de ventas son aquellas operaciones que se realizan en la
entidad, enfocándose en su fin más inmediato, que es el de considerarse comouna entidad rentable y obtener el mayor margen de utilidad posible, para ello, la
empresa debe realizar un plan estratégico para las ventas y sus gastos de ventas,
puesto que, es de gran importancia que el plan a ejecutar esté de acuerdo con la
realidad para evitar una sub o sobre estimación innecesaria. Las ventas y gastos
de ventas reales son aquellos resultados que la empresa obtiene en un periodo
determinado, es decir todo lo que se incurrió e ingresó a la empresa proveniente
de su actividad principal. Los resultados reales son de gran importancia porque le
permite a las organizaciones evaluar el comportamiento que han tenido en años
anteriores, para así, corregir errores y mejorar la calidad de un producto o de un
servicio en particular.
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Las ventas presupuestadas son el resultado de un estudio previo del
comportamiento de las operaciones de la empresa, en donde se deben tomar
importantes decisiones acerca de acciones tales como, nuevos productos,
descontinuar productos actuales, asignación de precios, etc. Además de los
gastos de publicidad, de los gastos de venta y de los planes de mercadotecnia, un
plan de ventas ya determinado abarca programas de trabajo y de organización de
las ventas, así como una multitud de otros acuerdos coordinadores necesarios
para la realización de esfuerzos eficientes y agresivos dirigidos a elevar al
máximo, y a un costo mínimo, los ingresos por ventas.
CÁLCULO Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES
Para realizar el cálculo de las variaciones en las ventas en términos reales
debemos tener en cuenta los cambios de precio.
La variación de los precios puede ser calculada a través de varias vías:
La variación de los precios de venta en los negocios o por los servicios
pagados por el público: el índice de precios al consumo (al por menor). La variación de los precios de los productos adquiridos por los mayoristas: el
índice de los precios al por mayor (o bienes manufacturados).
La variación de los precios de los bienes de equipo -máquinas, instalaciones,
vehículos, etc.: el índice de los bienes de equipo.
Estas variaciones en los índices vienen publicadas en documentos oficiales
elaborados por el gobierno y en publicaciones de los institutos de investigación
económica.
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El índice de precios apropiado para ajustar los valores del facturado depende
de la naturaleza de la actividad de la sociedad. Si la actividad principal consiste en
la venta de bienes o servicios directamente al público, el índice de los precios al
consumo sería el más apropiado; si la sociedad vende la mayor parte de sus
productos a mayoristas debemos escoger el índice de precios al por mayor; si la
sociedad está especializada en la fabricación de maquinaria, deberíamos utilizar el
índice de precios de los bienes capitales.
CONTROL DE PRODUCCION
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementartodas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas
de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de
ventas.
Las funciones del control de producción son:
Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función deltiempo.
Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir los
planes si fuere necesario.
Establecer volúmenes económicos de partidas de los artículos que se han
de comprar o fabricar.
Determinar las necesidades de producción y los niveles de existencias en
determinados puntos de la dimensión del tiempo.
Comprobar los niveles de existencias, comparándolas con los que se han
previsto y revisar los planes de producción si fuere necesario.
Elaborar programas detallados de producción y
Planear la distribución de productos.
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COMPARACIÓN DE LA PRODUCCIÓN REAL CON LA PRODUCCIÓN
PRESUPUESTADA
La producción real se refiere aquella que se calcula en forma monetaria tomando
como base los precios de un período o un año, y refleja el incremento físico realde la producción una vez eliminada la variación o fluctuación de los precios.
Generalmente, se utilizan los índices de precios para deflactar la producción
nominal y volverla en términos reales, o a precios constantes, mientras que la
producción presupuestada surge de previsiones de costos en los que se va a
incurrir. No se trata de aplicar metodologías de costos normalizados ni estándares.
Es simplemente un cálculo aproximado que deberá luego ser comparado con el
resultante a efectos de los ajustes necesarios en casos de presupuestos.
CÁLCULO Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES PRESUPUESTARIAS
Las variaciones presupuestarias que se presentan a continuación, tienen
referencia a los elementos del costo: materiales directos, mano de obra directa, y
costos indirectos de fabricación.
Variaciones en el costo de materiales directos:
Las variaciones en el costo del material o en los precios del material que
resultan de pagar importes mayores o menores de lo que se estimó. Entre las
causas de las variaciones se encuentran:
1. Contratos y condiciones de compras desfavorables o favorables.
2. Cambios no previstos en los precios de mercado.
3. Costos de envío más altos o más bajos de lo esperado.
4. Errores al calcular el monto de los descuentos sobre compras esperados.5. Oportunidad de compra adecuada o inadecuada.
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Las variaciones de la cantidad de materiales o del uso del material, que resultan
de utilizar una cantidad mayor o menor de material. Estas variaciones pueden ser
atribuidas a:
1. Emplear diferente grado de material o un substituto del mismo.2. Mejor control, o falta de control, de la merma o del desperdicio.
3. Las operaciones eficientes o ineficientes de la planta que resultan de la
supervisión del tipo de herramientas usadas y de las habilidades de los
trabajadores.
4. Variaciones en el rendimiento de los materiales utilizados.
Puede calcularse y registrarse la variación en el costo del material:
1. En el momento de la compra de los materiales.
2. En el momento del uso del material.
En el primer procedimiento, el inventario de materias primas se registra en
los libros al precio estándar de los materiales. La variación del costo total o del
precio se registra en los libros antes de que se usen los materiales. Al identificar la
variación en el precio del material en el momento de las compras se hace resaltar
pronto la variación.
VARIACIÓN DE LA MANO DE OBRA DIRECTA
Hay dos tipos de variaciones que deben ser tomadas en cuenta:
1. El costo o cuota de las variaciones
2. Las variaciones del uso
El costo de Mano de Obra se calcula de la siguiente forma: se toma ladiferencia entre la cuota real de salarios y la cuota estándar de los mismos y se
multiplica por el número de horas de Mano de Obra directa utilizadas.
El cálculo de la eficiencia de la Mano de Obra o variación de uso representa
tomar la diferencia entre las horas reales empleadas y las horas estándar.
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Después se multiplica esta diferencia por la cuota estándar de salarios. Si las Hs
estándar son más que las horas reales, se considera que hay una variación
favorable.
ANÁLISIS DE LA VARIACIÓN DE LOS CIF CON LOS PRESUPUESTOS
FLEXIBLES:
Cuando se utiliza un sistema de presupuestos flexibles, las variaciones se
calculan sobre la base de un presupuesto ajustado por los costos que podría tener
el nivel real de actividad que se conoce al inicio del periodo del presupuesto.
Cuando se emplea un presupuesto flexible, hay dos enfoques a los cálculos de
variaciones:
MÉTODO DE LAS TRES VARIACIONES:
Las tres variaciones que se calculan de acuerdo con este método se
conocen como la variación del presupuesto o de gasto, la variación de capacidad
o volumen y la variación de eficiencia.
La variación del presupuesto refleja la diferencia en niveles de gastos que
han sucedido durante el periodo con lo que se hubiera esperado para el nivel real
de actividad. La variación es desfavorable debido a que se gastó más de lo que
se hubiera permitido de acuerdo con el presupuesto ajustado.
La variación de capacidad refleja el efecto de distribuir los costos fijos
totales entre un número diferente de unidades de las que en un principio señalaba
el presupuesto.
La tercera variación es la de eficiencia, la cual refleja la diferencia entre el
tiempo real utilizado para terminar cierta cantidad de producción y el tiempo que
debiera haberse empleado para completar esa cantidad. Es claro que si se
necesitaran más Hs. que las permitidas, la variación sería desfavorable.
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MÉTODO DE LAS DOS VARIACIONES:
En este método, las diferencias entre lo real y el estándar se dividen en la
variación controlable o de gastos y la variación en volumen de la planta. La
variación de gastos refleja la diferencia entre los CIF aplicados y el presupuestoajustado a las Hs. Estándar admitidas. Refleja la diferencia entre los costos en que
se incurrió y en los que se debió haber incurrido.
La variación del volumen de la planta es la diferencia entre el presupuesto
entre las Hs. Estándar admitidas y lo CIF que fueron cargados a la producción.
Variaciones de los CIF con presupuesto fijo o estático:
Se emplean tres variaciones:
Variación del presupuesto de gastos: son variaciones del costo de los
CIF y se deben básicamente a CIF que eran más altos o más bajos que el
estimado.
Variaciones de capacidad o volumen: estas representan variaciones de
volumen para la planta considerada comunidad y se produce porque el
volumen estimado de producción en la planta, como una unidad, difiere del
real. Estas horas se calculan multiplicando las horas en exceso por la cuota
estándar predeterminada para los gastos indirectos.
Variación de eficiencia: acontecen porque en la producción se ha empleado
más, o menos, tiempo o esfuerzo del que se debió emplear para obtener una
determinada cantidad de producción.
Estas variaciones representan un análisis de las diferencias de los gastos
indirectos de fabricación aplicados de más o de menos debido a cambios en
costos y en el volumen de producción.
Un punto débil en el empleo de esta variación de presupuesto es que no se
reconocen los cambios en los volúmenes de producción. El empleo de las técnicas
del presupuesto flexible ayudaría a resolver el problema al preparar un
presupuesto ajustado por la producción real.
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ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES
Al analizar un estado de resultados proyectado y compararlo con los resultados
reales de un año, se observarán generalmente variaciones en la utilidad bruta,
esta variación se debe principalmente a variaciones de volumen, precio y mezcla
de producto.
En cuanto a la variación de volumen, el efecto que tiene sobre la utilidad bruta
el hecho de vender más o menos que lo presupuestado, suponiendo que no hay
variación en el precio del presupuesto o en la mezcla de producto.
La variación de precio, el efecto que tiene sobre la utilidad bruta la diferencia
entre los precios reales y los presupuestados para la cantidad real de productosvendida.
La variación de la mezcla del producto, el efecto que tiene sobre la utilidad
bruta la diferencia entre la mezcla del producto real de productos vendida, es
decir, la proporción de cada producto en el total, y la mezcla presupuestada.
La variación de volumen puede dividirse aún más, en una variación del
mercado de la industria y en una participación de la variación en el mercado.
CONTROL DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN
El control de los costos de producción, es un estudio que se realiza
mediante los cálculos técnico-económicos de la magnitud de los gastos para la
fabricación de toda la producción y de cada tipo de artículo que compone el surtido
de la misma.El costo de la producción está constituido por el conjunto de los gastos
relacionados con la utilización de los activos fijos tangibles, las materias primas y
materiales, el combustible, la energía y la fuerza de trabajo en el proceso de
producción, así como otros gastos relacionados con el proceso de fabricación,
expresados todos en términos monetarios.
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La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto
de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se
elabora un producto o servicio:
Materiales directos Mano de obra directa
Gastos indirectos de fabricación.
El objetivo fundamental de un gerente al tener un control sobre los costos
de producción, consiste en la determinación previa de los gastos indispensables
para obtener un volumen determinado de producción con la calidad establecida.
Asimismo, la magnitud del costo planificado y controlados se utiliza en:
La confección de los planes de las empresas, expresando la eficiencia desu actividad económico-productiva. La valoración de la efectividad económica de
las diferentes medidas técnico-organizativas y de la producción en su conjunto. La
valoración de la eficiencia económica obtenida en cada una de las áreas de la
empresa (talleres, establecimientos, brigadas).
En la medición de la efectividad del plan y en su ejecución, se emplean los
indicadores del costo por unidad de producción en las producciones comparables
y costo por peso de producción bruta y mercantil, para el nivel de actividad total dela empresa.
CONTROL DE LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS
Comparación de los gastos reales con los presupuestados
El control administrativo, es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.
Los gastos de administración son todos aquellos gastos que no sean de
producción ni de distribución, y los mismos se incurren en las áreas de
responsabilidad que proveen supervisión y servicio a todas las funciones de la
empresa, más que ejecutar ninguna función en particular.
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Cada renglón de gastos de administración debe identificarse directamente
con un centro o área de responsabilidad, cuyo gerente debe ser responsable por
la planificación y control del gasto
Los gastos se incurren debido:
Al transcurso del tiempo.
A la producción o a la actividad productiva.
A una combinación del tiempo y producción o actividad.
Las comparaciones en los presupuestos flexibles se emplean cuando se
aplica el concepto de presupuesto flexible, los gastos reales incurridos se
comparan con las cifras de los presupuestos flexibles en el centro de la
responsabilidad.
CÁLCULO Y ANÁLISIS DE LAS VARIACIONES PRESUPUESTARIAS
.El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las
variaciones que pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible
efectuación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los
volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos.
La aplicación de este concepto significa que:
Deben identificar los gastos es cuanto a sus componentes fijo y variable.
Los gastos deben relacionarse razonablemente con la producción.
La producción debe medirse en forma segura.
Las formulas presupuestales flexibles deben ser en periodos específicos de
tiempo.
Se deben desarrollar fórmulas para los fines de planificación y control de
responsabilidad en una empresa
Gastos fijos, son aquellos que no varían con la producción o a la actividad
productiva. Se van acumulando principalmente por solo el transcurso del tiempo.
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El control de los gastos fijos a veces se interpreta de forma incorrecta.
Todos los gastos fijos son controlables en el curso del periodo de existencia de la
compañía. Algunos plazos fijos, pero no todos, están sujetos al control de la
administración en el corto plazo.
Los gastos variables, se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo,
porque los mismos se incurren como resultado directo de la producción, la
actividad, la actividad productiva o el trabajo desarrollado.
Los gastos variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios
de producción, por lo tanto si se duplica la producción, el gasto variable también
se duplica, o si disminuye la producción en un diez por ciento, el gasto se reduce
también en un diez por ciento.
INORME DE DESEMPEÑO
Los informes de desempeño del presupuesto comparan los datos
presupuestados contra los resultados reales. Éstos revelan los problemas y
permiten a la gerencia corregirlos, así como también mejorar los métodos de
estimación. Debido a la influencia de los factores externos, no siempre asume la
culpa de los desvíos la gerencia. Sin embargo, es esencial que los presupuestos
contengan objetivos alcanzables que motiven a los empleados y que prevengan la
frustración que pueden causar las metas no alcanzadas.
PREPARACIÓN
La planificación y control integral de utilidades centra su atención en: los informes
de desempeño y en su evaluación para determinar las causas tanto de los
desempeños altamente satisfactorios como de los desempeños mediocres.
CARACTERÍSTICAS DE UN INFORME DE DESEMPEÑO DEL PRESUPUESTO:
El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan.
El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura
organizacional.
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Debe formularse un informe de acuerdo con la autoridad y
responsabilidades asignadas.
se designa los conceptos que son controlables y los que no lo son. estos
dos grupos deben precisarse con claridad para que la medición sea clara y justa.
1. Se formulan informes oportunos.
Para que el control sea eficaz, los informes de desempeño deben emitirse
sobre una base mensual, semanal o algunos casos, diariamente.
Debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas del
problema.
Para que sean útiles y efectivos, deben presentarse unos cuantos días
después al fin del periodo. Cuanto más tiempo se aplace la acción de control mayor será el efecto
financiero desfavorable que se produzca.
2. Se compara los resultados reales con los resultados planificados,
mostrando la diferencia entre los mismos.
Los informes de desempeño deben también llamar la atención hacia las
posibles causas de las variaciones.
El seguimiento es parte importante del control eficaz.
Los informes de desempeño se basan en las responsabilidades asignadas,
que constituyen el soporte de la actividad de seguimiento.
Las variaciones en desempeño del presupuesto son efectos (los resultados)
Hay que dar prioridad al análisis para determinar las causas que
determinarán las variaciones en el desempeño tanto favorable como desfavorable.
3. Determinar la efectividad de las anteriores acciones correctivas.
4. Proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificación
y control.
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BIBLIOGRAFIA
WELSCH, GLENN Y OTROS. Presupuestos: Planificación y Control de utilidades
2da edición Prentice Hall. 1990.
LAWRENCE GITMAN. Principios de Administración Financiera. Editorial PrenticeHall –Pearson. Décima edición.
MALLO CARLOS Y MERLO JOSÉ. Control de Gestión y Control Presupuestario.Madrid, Mc. Graw Hill. 1995.
RAMIRO GAMBOA VELASQUEZ. Finanzas. Editorial Norma S.A 1993
BUENASTAREAS Balance General Presupuestado Consultado en:http://www.buenastareas.com/ensayos/Balance-General
MONOGRAFIAS. El análisis de las variaciones de los costos de producción. Consultado en
http://www.monografias.com/trabajos12/varia/varia.shtml
SLIDESHARE. El papel del presupuesto para la planeación y control. Consultado
en http://www.slideshare.net/guest0ca052/r3-el-papel-del-presupuesto.
